Upload
moesairil-hadi
View
101
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
MODUL PILOT PROJECT
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PRAJABATAN GOLONGAN III (Student’s Book)
Lembaga Administrasi Negara – Republik Indonesia
2009
DAFTAR ISI
SAMBUTAN............................................................................... iii
KATA PENGANTAR................................................................. v
DAFTAR ISI............................................................................... vii
BAB I PENDAHULUAN...................................................... 1
A. Latar Belakang....................................................... 1
B. Deskripsi Singkat Tata Naskah Dinas.................... 3
C. Hasil Belajar........................................................... 4
D. Indikator Hasil Belajar........................................... 4
E. Materi Pokok.......................................................... 5
BAB II PENGERTIAN DAN ASAS TATA NASKAH
DINAS........................................................................ 6
A. Pengertian............................................................... 6
B. Asas........................................................................ 9
BAB III JENIS DAN SUSUNAN NASKAH DINAS............... 13
A. Naskah Dinas Arahan............................................. 14
B. Naskah Dinas Korespondensi................................. 59
C. Naskah Dinas Khusus............................................. 78
D.Laporan.................................................................... 110
E. Telaahan Staf........................................................... 113
F. Formulir................................................................... 116
G. Naskah Dinas Elektronis......................................... 116
BAB IV PENGERTIAN DAN KETENTUAN UMUM TATA
PERSURATAN DINAS.............................................. 138
A. Pengertian, Tujuan dan Fungsi Surat...................... 138i
B. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas........................ 142
C. Ketentuan Surat Menyurat...................................... 145
D. Susunan Surat Dinas............................................... 147
E. Kewenangan Penandatanganan............................... 159
BAB V PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA YANG
BAIK DAN BENAR DALAM PENULISAN............
NASKAH DINAS....................................................... 161
A. Penggunaan Bahasa Indonesia Yang Baik Dan
Benar Dalam Penulisan Naskah Dinas................. 161
B. Penggunaan Bahasa Indonesia Yang Baik Dan
Benar Dalam Tata Persuratan Dinas..................... 172
BAB VI PENUTUP................................................................... 185
DAFTAR PUSTAKA.................................................................. 188
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Cita-cita dan tujuan bangsa Indonesia dalam bernegara
telah digariskan oleh para pendiri Negara Kesatuan Republik
Indonesia. Cita-cita dan tujuan tersebut berpangkal dari dan
bersesuaian dengan nilai-nilai kemanusiaan dan peradaban yang
luhur yang terkandung dalam falsafah negara, bersifat hakiki dan
universal, sebab itu berlaku sepanjang masa, dan upaya untuk
mencapainya tidak akan terhenti. Cita-cita dan tujuan bangsa
dalam bernegara itu tercantum dalam Pembukaan Undang-
Undang Dasar Negara Indonesia Tahun 1945. Cita-cita bangsa
dalam bernegara yang tersurat pada Pembukaan Undang-Undang
Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 tersebut berbunyi,
“negara Indonesia yang merdeka, bersatu, berdaulat, adil dan
makmur”, dan yang merupakan tujuan bernegara adalah
“melindungi segenap bangsa Indonesia dan seluruh tumpah darah
Indonesia, memajukan kesejahteraan umum, mencerdaskan
kehidupan bangsa, dan ikut melaksanakan ketertiban dunia yang
berdasarkan kemerdekaan, perdamaian abadi dan keadilan
sosial”.
Tujuan negara sebagaimana dimaksud dalam Pembukaan
UUD 1945 dilakukan oleh Pemerintah Negara Republik
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 2
Indonesia, untuk dapat mencapai tujuan tersebut diperlukan
adanya sumber daya aparatur penyelenggara negara yang terdiri
dari Pegawai Negeri dan Bukan Pegawai Negeri. Adapun yang
dimaksud dengan Pegawai Negeri adalah mereka yang setelah
memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam peraturan
perundang-undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang
berwenang dan diserahi tugas dalam sesuatu jabatan negeri atau
diserahi tugas negara lainnya yang ditetapkan berdasarkan
sesuatu peraturan perundang-undangan dan digaji menurut
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Dalam pencapaian tujuan negara, berbagai kegiatan
dilakukan oleh Pemerintah Negera Republik Indonesia, salah
satunya adalah kegiatan administrasi perkantoran. Administrasi
perkantoran tersebut merupkan urat nadinya dari suatu
organisasi pemerintah, oleh karena itu dari kegiatan administrasi
perkantoran akan menghasilkan Naskah Dinas. Adapun yang
dimaksud dengan Naskah dinas adalah merupakan infor-masi
tertulis yang dijadikan sebagai alat komunikasi kedinasan yang
dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di
lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan
tugas pemerintahan dan pembangunan. Karena naskah dinas
merupa-kan alat komunikasi dalam kedinasan, maka dalam
pembuatan atau penyusunan naskah dinas harus memenuhi asas-
asas :
Untuk terwujudnya tertib administrasi dan tertib
pelaksanaan maka administrasi perkantoran tersebut perlu ditata
dengan baik, penataan kegiatan administrasi perkantoran yang
mengahsilkan berbagai naskah dinas perlu dilakukan penataan.
3 Tata Naskah Dinas
Penataan tersebut disebut disebut Tata Naskah Dinas dan Tata
Persuratan Dinas. Adapun yang dimaksud dengan Tata Naskah
Dinas adalah Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi
tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan,
pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan, serta
media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Sedangkan
yang dimaksud dengan Tata Persuratan Dinas adalah adalah
pengaturan ketatalaksanaan penyelenggaraan surat-menyurat
dinas yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah dalam rangka
pelaksanaan tugas.
Dalam rangka mewujudkan kelancaran dan efektifitas
kegiatan administrasi perkantoran dalam suatu organisasi
pemerintah, maka kepada Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS)
yang akan diberikan mandat untuk melaksanakan kegiatan
administrasi perkantoran perlu diberikan pemahaman tentang
Administrasi Perkantoran, khususnya adalah Tata Naskah Dinas
dan Tata Persuratan Dinas.
B. Deskrip
si Singkat Tata Naskah Dinas
Tata Naskah adalah merupakan pengaturan teknis
prosedural penanganan naskah dinas dalam rangka mendukung
terselenggaranya tugas pokok instansi pemerintah dengan daya
guna dan hasil guna yang optimal. Tata Naskah Dinas merupakan
unsur utama dari sistem ketatausahaan instansi pemerintah yang
salah satu kegiatannya berhubungan dengan surat menyurat.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 4
Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi
tertulis (naskah) yang men-cakup pengaturan jenis, format,
penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan
penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi
kedinasan.
Sehubungan dengan hal tersebut diatas dalam mata diklat
tata naskah dinas ini akan membahas pengertian tata naskah
dinas, asas-asas tata naskah dinas, jenis tata naskah dinas,
susunan tata naskah dinas dan tata persuratan dinas serta
penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam tata
naskah dinas dan tata persuratan dinas.
C. Hasil
Belajar
Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu
memahami asas-asas tata naskah, jenis tata naskah dinas dan tata
persuratan dinas serta menyusun naskah dinas dan surat dinas.
D. Indikato
r Hasil Belajar
Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diharapkan mampu :
1. menjelaskan pengertian dan asas-asas tata naskah
dinas;
2. menjelaskan jenis, bentuk dan wewenang
penandatanganan tata naskah dinas;
5 Tata Naskah Dinas
3. menjelaskan pengertian dan asas-asas tata persuratan
dinas;
4. menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar
dalam tata naskah dinas dan tata persuratan dinas;
5. menyusun naskah dinas dan surat dinas;
6. melaksanakan tugas dan fungsi jabatan sesuai
dengan bidangnya.
E. Materi
Pokok
Materi pokok dalam tata naskah ini meliputi :
1. Pengertian tata naskah dinas;
2. Asas-asas tata naskah dinas.
3. Naskah Dinas Arahan;
4. Naskah dinas Korespodensi;
5. Naskah Dinas Khusus;
6. Laporan;
7. Telaahan Staf;
8. Naskah Dinas Elektronik
9. Pengertian tata persuratan dinas;
10. Ketentuan dalam tata persuratan dinas;
11. Susunan surat dinas;
12. Kewenangan penandatanganan surat dinas;
13. Penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar
dalam naskah Dinas dan Surat Dinas;
14. Praktek Penyusunan Naskah Dinas;
15. Praktek Penyusunan Persuratan Dinas.
BAB II
PENGERTIAN DAN ASAS
TATA NASKAH DINAS
A. Pengerti
an
Naskah dinas adalah semua informasi tertulis sebagai
alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka
penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangun-
pembangunan; tata naskah dinas adalah pengelolaan
informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan jenis,
format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan
penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi
kedinasan (Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor 22 Tahun 2008).
Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan cara
melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai program dan
kegiatan di lingkungan instansi pemerintah, baik pusat dan
daerah. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan
pemerintah adalah administrasi umum.
Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah
dinas (tata surat, distribusi, formulir, dan media), penamaan
lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang
perkantoran. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur
7 Tata Naskah Dinas
administrasi umum meliputi antara lain pengaturan tentang jenis,
penyusunan, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas,
penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, tata surat,
perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, serta ralat.
Dalam rangka memberikan batasan terhadap berbagai
istilah terkait dengan Tata Naskah Dinas dan Tata Persuratan
Dinas, maka dalam modul ini yang dimaksud dengan :
1. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat
komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan
oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi
pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas
pemerintahan dan pembangunan.
2. Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis
yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan,
pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan,
serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
3. Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan ketatalaksanaan
penyelenggaraan surat menyurat dinas yang dilaksanakan
oleh instansi pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas
umum pemerintah dan pembangunan.
4. Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat
dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian
naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada
pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 8
3. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan
administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan
lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang
perkantoran.
4. Komunikasi intern adalah tata hubungan dalam
penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan antarunit
kerja dalam organisasi, secara vertikal dan horizontal.
5. Komunikasi ekstern adalah tata hubungan penyampaian
informasi kedinasan yang dilakukan oleh instansi dengan
pihak lain di luar lingkungan instansi yang bersangkutan.
6. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang
menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan
lambang negara, logo instansi, dan cap dinas.
7. Kewenangan penandatanganan naskah dinas adalah hak
dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk
menandatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung
jawab kedinasan pada jabatannya.
8. Instansi pemerintah adalah kementerian negara dan lembaga
pemerintah non kementerian, sekretariat lembaga negara, dan
pemerintah daerah.
9. Aparatur pemerintah adalah alat kelengkapan pemerintah
untuk menjalankan tugas pemerintahan dan pembangunan, di
pusat dan di daerah, termasuk aparatur BUMN dan BUMD.
10. Lambang negara adalah simbol negara yang dituangkan
dalam gambar burung garuda sesuai dengan peraturan
perundang-undangan.
9 Tata Naskah Dinas
11. Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas instansi
pemerintah.
12. Cap Dinas adalah suatu tanda pengenal yang berbentuk dan
berukuran tertentu, dibuat dari logam atau bahan lainnya,
memuat tulisan nama satuan organisasi, yang berfungsi
untuk menyertai tanda tangan pejabat dan jabatan.
B. Asas
Naskah dinas adalah merupakan informasi tertulis yang
dijadikan sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi
pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan
dan pembangunan. Karena naskah dinas merupakan alat
komunikasi dalam kedinasan, maka dalam pembuatan atau
penyusunan naskah dinas harus memenuhi asas-asas :
1. Asas Efektif dan Efisien
Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara
efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau
lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam
penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.
2. Asas Pembakuan
Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan
bentuk yang telah dibakukan.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 10
3. Asas Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat
dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur,
kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.
4. Asas Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan
kegiatan administrasi umum.
5. Asas Kecepatan dan Ketepatan
Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi unit kerja
atau satuan organisasi, tata naskah dinas harus dapat
diselesaikan secara tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain
dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural,
serta kecepatan penyampaian dan distribusi.
6. Asas Keamanan
Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi
mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada
yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi.
Selain asas-asas sebagaimana dimaksud diatas, dalam
penerbitan Naskah Dinas, pejabat administrasi negara juga
harus memperhatikan asas-asas umum penyelenggaraan
pemerintahan negara yang baik. Asas-asas umum
penyelenggaraan pemerintahan negara yang baik sebagaimana
diatur dalam UU No. 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan
Negara yang Bersih dan Bebas dari KKN meliputi :
11 Tata Naskah Dinas
1. Asas Kepastian Hukum, yaitu asas dalam negara hukum
yang mengutamakan landasan peraturan perundang-
undangan,kepatuhan dan keadilan dalam setiap kebijakan
Penyelenggara Negara;
2. Asas Tertib Penyelenggaraan Negara , yaitu asas yang
menjadi landasan keteraturan, keserasian, dan keseimbangan
dalam pengendalian penyeleng-garaan negara;
3. Asas Kepentingan Umum,yaitu asas yang mendahulukan
kesejahteraan umum dengan cara aspiratif, akomodatif, dan
selektif;
4. Asas Keterbukaan, yaitu membuka diri terhadap hak
masyarakat utk memperoleh informasi yang benar, jujur, dan
tidak diskriminatif tentang penyelenggaraan negara dengan
tetap memperhatikan perlindungan atas hak asasi pribadi,
golongan, dan rahasia negara;
5. Asas Proporsionalitas, yaitu asas yang mengutamakan
keseimbangan antara hak dan kewajiban Penyelenggara
Negara;
6. Asas Profesionalitas, yaitu asas yang mengutamakan
keahlian yang berlandaskan kode etik dan ke-tentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku; dan
7. Asas Akuntabilitas yaitu asas yang menentukan setiap
kegiatan dan hasil akhir dari kegiatan Penyelenggara Negara
harus dapat dipertanggung-jawabkan kepada masyarakat atau
rakyat sebagai pemegang kedaulatan tertinggi negara sesuai
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 12
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
Naskah Dinas tidak semata-mata sebagai alat komunikasi
antar pejabat administrasi negara di dalam menyelenggarakan
urusan pemerintahan,namun demikian Naskah Dinas ada juga
yang merupakan produk hukum dan/atau naskah dinas yang dapat
berakibat hukum, oleh karena itu di dalam pembuatan naskah
dinas tersebut sebaiknya harus memperhatikan asas-asas yang
berlaku di dalam pembentukan peraturan perundang-undangan
yang baik yang meliputi:
1. kejelasan tujuan;
2. kelembagaan atau organ pembentuk
yang tepat;
3. kesesuaian antara jenis dan materi
muatan;
4. dapat dilaksanakan;
5. kedayagunaan dan kehasilgunaan;
6. kejelasan rumusan; dan
7. keterbukaan.
BAB III
JENIS DAN SUSUNAN NASKAH DINAS
Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah
Dinas disebutkan bahwa Jenis Tata Naskah Dinas adalah sebagai
berikut :
1. Naskah Dinas Arahan, yang terdiri dari naskah dinas
pengaturan, naskah dinas penetapan (keputusan) dan naskah
dinas penugasan (surat perintah/ penugasan). Sedangkan Naskah
Dinas Pengaturan terdiri dari peraturan, pedoman, petunjuk
pelaksanaan, instruksi, prosedur tetap dan surat edaran.
2. Naskah Dinas Korespodensi, yang terdiri dari naskah dinas
korespodensi intern (nota dinas dan memorandum), naskah dinas
korespodensi ekstern (surat dinas dan, surat undangan.
3. Naskah Dinas Khusus, terdiri dari surat perjanjian, surat
kuasa, berita acara, surat keterangan, surat pengantar dan
pengumuman).
4. Laporan
5. Telaahan staf
6. Formulir
7. Naskah Dinas Elektronik
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 14
Pedoman Umum Tata Naskah Dinas sebagaimana diatur dalam
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara tersebut
berlaku bagi instansi pemerintah.
Sedangkan berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri
Nomor 1 Tahun 2005 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Departemen Dalam Negeri, disebutkan bahwa Naskah Dinas
dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk-produk hukum serta
bentuk surat. Naskah Dinas yang dirumuskan dalam bentuk produk-
produk hukum meliputi : Peraturan Menteri Dalam Negeri;
Peraturan Bersama Menteri Dalam Negeri; Keputusan Menteri
Dalam Negeri; dan Instruksi Menteri Dalam Negeri. Sedangkan
naskah dinas yang dirumuskan dalam bentuk surat meliputi : Surat
Edaran; Surat Biasa; Surat Keterangan; Surat Perintah; Surat Ijin;
Surat Perjanjian; Surat Kuasa; Surat Undangan; Surat Panggilan;
Nota Dinas; Pengumuman; Telegram; Laporan; Surat Pengantar;
Lembar Disposisi; Berita Acara; Telaahan Staf; Rekomendasi; Daftar
Hadir; Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STPL); Piagam;
Memo; dan Notulen.
Berkaitan dengan dua Peraturan tentang Tata Naskah Dinas
tersebut, dalam hal ini tidak akan diuraikan secara keseluruhan, tetapi
hanya naskah dinas yang sering dipergunakan.
A. Naskah Dinas Arahan
Naskah dinas arahan adalah naskah dinas yang memuat
kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus
dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas
15 Tata Naskah Dinas
dan kegiatan di setiap instansi pemerintah yang berupa produk
hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.
1. Naskah Dinas Pengaturan
Sesuai dengan tingkatannya, naskah dinas yang bersifat
pengaturan terdiri atas Peraturan, Pedoman, Petunjuk
Pelaksanaan, Instruksi, Prosedur Tetap dan Surat Edaran.
a. Peraturan
1) Pengertian
Peraturan adalah naskah dinas yang bersifat
mengatur, memuat kebijakan pokok dan bersifat
umum, berlaku untuk seluruh satuan
organisasi/unit kerja dalam sebuah instansi
pemerintah, dan dapat merupakan dasar bagi
penyusunan naskah dinas lainnya.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan
menandatangani peraturan adalah pejabat
pimpinan tertinggi pada setiap instansi pemerintah.
3) Susunan
a) Judul
(1) Judul Peraturan memuat keterangan
mengenai jenis, nomor, tahun
pengundangan atau penetapan, dan nama
Peraturan.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 16
(2) Nama Peraturan dibuat secara singkat dan
mencerminkan isi Peraturan.
(3) Judul ditulis seluruhnya dengan huruf
kapital yang diletakkan di tengah marjin
tanpa diakhiri tanda baca.
b) Pembukaan
Pembukaan Peraturan terdiri atas:
(1) Frase “DENGAN RAHMAT TUHAN
YANG MAHA ESA” ditulis seluruhnya
dengan huruf capital yang diletakkan di
tengah margin;
(2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan
Peraturan ditulis seluruhnya dengan huruf
kapital diletakkan di tengah marjin dan
diakhiri dengan tanda baca koma.
(3) Konsiderans
Konsiderans diawali dengan kata
Menimbang.
(a) Konsiderans memuat uraian singkat
mengenai pokok-pokok pikiran yang
menjadi latar belakang dan alasan
pembuatan Peraturan;
(b) Pokok-pokok pikiran pada konsiderans
Peraturan memuat unsur filosofis,
yuridis, dan sosiologis yang menjadi
17 Tata Naskah Dinas
latar belakang pembuatannya;
(c) Pokok-pokok pikiran yang hanya
menyatakan bahwa Peraturan
dianggap perlu untuk dibuat adalah
kurang tepat karena tidak
mencerminkan tentang latar belakang
dan alasan dibuatnya peraturan;
(d) Jika konsiderans memuat lebih dari satu
pokok pikiran, tiap-tiap pokok pikiran
dirumuskan dalam rangkaian kalimat
yang merupakan kesatuan pengertian;
(e) Tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan
huruf abjad, dan dirumuskan dalam satu
kalimat yang diawali dengan kata
bahwa dan diakhiri dengan tanda baca
titik koma.
(4) Dasar Hukum
Dasar hukum diawali dengan kata
Mengingat.
(a) Dasar hukum memuat dasar
kewenangan pembuatan Peraturan;
(b) Peraturan Perundang-undangan yang
digunakan sebagai dasar hukum hanya
Peraturan Perundang-undangan yang
tingkatannya sama atau lebih tinggi;
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 18
(c) Jika jumlah Peraturan Perundang-
undangan yang dijadikan dasar hukum
lebih dari satu, urutan pencantuman
perlu memperhatikan tata urutan
Peraturan Perundang-undangan dan
jika tingkatannya sama disusun secara
kronologis berdasarkan saat
pengundangan atau penetapannya;
(d) Undang-Undang, Peraturan
Pemerintah, dan Peraturan Presiden
perlu dilengkapi dengan pencantuman
Lembaran Negara Republik Indonesia
dan Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia yang diletakkan di
antara tanda baca kurung.
(5) Diktum
Diktum terdiri atas:
(a) Kata “Memutuskan” ditulis seluruhnya
dengan huruf kapital tanpa spasi di
antara suku kata dan diakhiri dengan
tanda baca titik dua serta diletakkan di
tangah marjin;
(b) Kata “Menetapkan” yang dicantumkan
sesudah kata “Memutuskan”,
disejajarkan ke bawah dengan kata
“Menimbang” dan “Mengingat”. Huruf
19 Tata Naskah Dinas
awal kata ”Menetapkan” ditulis dengan
huruf kapital dan di akhiri dengan
tanda baca titik dua (:).
c) Batang Tubuh
(1) Batang tubuh Peraturan memuat semua.
substansi Peraturan yang dirumuskan
dalam Bab, Paragraf dan pasal (-pasal).
(2) Pada umumnya substansi dalam batang
tubuh dikelompokkan ke dalam:
(a) Ketentuan Umum;
(b) Materi Pokok yang Diatur;
(c) Ketentuan Sanksi (Jika diperlukan);
(d) Ketentuan Peralihan (Jika diperlukan);
(e) Ketentuan Penutup.
d) Kaki
Bagian kaki Peraturan memuat keterangan
tentang :
(1) tempat (kota sesuai dengan alamat
instansi) dan tanggal penetapan
Peraturan;
(2) jabatan pejabat yang menetapkan, yang
ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri
dengan tanda baca koma;
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 20
(3) tanda tangan pejabat yang menetapkan
Peraturan;
(4) nama lengkap pejabat yang
menandatangani Peraturan yang
ditulis dengan huruf kapital, tanpa
mencantumkan gelar.
4) Pengabsahan
a) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan
bahwa sebelum digandakan dan
didistribusikan dengan sah, suatu Peraturan
telah dicatat dan diteliti sehingga dapat
diumumkan oleh pejabat yang bertanggung
jawab di bidang hukum atau administrasi
umum.
b) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang
tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri
atas kata Salinan sesuai dengan aslinya, dan
dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang
dan cap instansi yang bersangkutan.
5) Distribusi
Peraturan yang telah ditetapkan didistribusikan
kepada yang berkepentingan atau instansi terkait.
6) Hal yang Perlu Diperhatikan
Naskah asli dan Salinan Peraturan yang diparaf
harus disimpan sebagai pertinggal.
21 Tata Naskah Dinas
Format Peraturan dapat dilihat pada Contoh 1.
CONTOH 1
FORMAT PERATURAN
Lambang negara dan nama jabatantelah dicetak
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 22
b. Pedoman
1) Pengertian
Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan
yang bersifat umum di lingkungan instansi
pemerintah yang perlu dijabarkan ke dalam
petunjuk operasional/teknis dan penerapannya
disesuaikan dengan karakteristik instansi/organisasi
yang bersangkutan.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatangan
Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti
kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya
ditetapkan dengan Peraturan pejabat yang
berwenang.
3) Susunan
a) Lembar Pemisah
Lembar pemisah terdiri dari :
(1) Lambang Negara dan nama jabatan pejabat
negara (untuk pejabat negara) atau logo
dan nama jabatan pimpinan tertinggi
instansi (untuk non pejabat negara), yang
diletakkan secara simetris.
(2) Tulisan lampiran peraturan, nomor,
tentang, dan nama pedoman yang ditulis
dengan huruf kapital secara simetris, dan
dicantumkan di antara Peraturan dan
23 Tata Naskah Dinas
Lampiran Peraturan yang berupa
Pedoman.
b) Kepala
Bagian kepala Pedoman memuat
(1) tulisan pedoman, yang dicantumkan di
tengah atas ditulis dengan huruf
kapital;
(2) rumusan judul Pedoman yang ditulis
secara simetris dengan huruf kapital.
c) Batang Tubuh
Batang tubuh Pedoman memuat keterangan
tentang
(1) Pendahuluan yang berisi latar belakang/
dasar pemikiran/ maksud, tujuan/ruang
lingkup/tata urut, dan pengertian;
(2) materi Pedoman;
(3) penutup terdiri atas hal yang harus
diperhatikan, penjabaran lebih lanjut, dan
alamat pembuat Pedoman yang ditujukan
kepada para pembaca/pengguna atau
mereka yang akan menyampaikan saran
penyempurnaan.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 24
d) Kaki
Bagian kaki Pedoman memuat keterangan
tentang
(1) nama jabatan pejabat yang
menandatangani ditulis dalam huruf
kapital dan diakhiri dengan tanda baca
koma;
(2) tanda tangan;
(3) nama lengkap ditulis dengan huruf kapital,
tanpa mencantumkan gelar.
4) Pengabsahan
a) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan
bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan
dengan sah, suatu Peraturan telah dicatat
dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh
pejabat yang bertanggung jawab di bidang
hukum atau administrasi umum.
b) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang
tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri
atas kata Salinan sesuai dengan aslinya, dan
dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang
dan cap instansi yang bersangkutan.
5) Distribusi
Peraturan yang telah ditetapkan didistribusikan
kepada yang berkepentingan atau instansi terkait.
25 Tata Naskah Dinas
6) Hal yang Perlu Diperhatikan
Naskah asli dan Salinan Pedoman yang diparaf
harus disimpan sebagai pertinggal.
Format Pedoman dapat dilihat pada Contoh 2a dan
2b.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 26
CONTOH 2a
FORMAT LEMBAR PEMISAH
27 Tata Naskah Dinas
CONTOH 2b
FORMAT PEDOMAN
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 28
c. Petunjuk Pelaksanaan
1) Pengertian
Petunjuk Pelaksanaan adalah naskah dinas
pengaturan yang memuat cara pelaksanaan
kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan
menandatangani petunjuk pelaksanaan adalah
pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah,
pusat dan daerah; dalam hal tertentu dan sesuai
dengan kebutuhan kewenangan tersebut dapat
dilimpahkan kepada pejabat satu tingkat di
bawahnya.
3) Susunan
a) Lembar Pemisah
Lembar pemisah terdiri dari :
(1) Lambang Negara dan nama jabatan pejabat
negara (untuk pejabat negara) atau logo
dan nama jabatan pimpinan tertinggi
instansi (untuk non pejabat negara), yang
diletakkan secara simetris.
(2) Tulisan lampiran peraturan, nomor,
tentang, dan nama petunjuk pelaksanaan
yang ditulis dengan huruf kapital secara
29 Tata Naskah Dinas
simetris, dan dicantumkan di antara
Peraturan dan Lampiran Peraturan yang
berupa Petunjuk Pelaksanaan.
b) Kepala
Bagian kepala Petunjuk Pelaksanaan memuat
hal berikut:
(1) tulisan Petunjuk Pelaksanaan ditulis
dengan huruf kapital dicantumkan di
tengah atas;
(2) rumusan judul Petunjuk Pelaksanaan
ditulis dengan huruf kapital secara
simetris.
c) Batang Tubuh
Batang tubuh Petunjuk Pelaksanaan terdiri dari:
(1) pendahuluan, yang memuat penjelasan
umum, maksud, dan tujuan Petunjuk
Pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian,
dan hal lain yang dipandang perlu;
(2) batang tubuh materi Petunjuk Pelaksanaan
yang dengan jelas menunjukkan urutan
tindakan, pengorganisasian, koordinasi,
pengendalian, dan hal lain yang dipandang
perlu untuk dilaksanakan.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 30
c) Kaki
Bagian kaki Petunjuk Pelaksanaan memuat
informasi tentang
(1) nama jabatan pejabat yang menetapkan
petunjuk pelaksanaan, yang ditulis dengan
huruf kapital diakhiri dengan tanda baca
koma;
(2) tanda tangan pejabat yang menetapkan;
(3) nama lengkap pejabat yang
menandatangani yang ditulis dengan huruf
kapital, tanpa mencantumkan gelar.
4) Pengabsahan
a) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan
bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan
dengan sah, suatu Peraturan telah dicatat dan
diteliti sehingga dapat diumumkan oleh
pejabat yang bertanggung jawab di bidang
hukum atau administrasi umum.
b) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda
tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata
Salinan sesuai dengan aslinya, dan dibubuhi
tanda tangan pejabat yang berwenang dan cap
instansi yang bersangkutan.
5) Distribusi
Peraturan yang telah ditetapkan didistribusikan
31 Tata Naskah Dinas
kepada yang berkepentingan atau instansi terkait.
6) Hal yang Perlu Diperhatikan
Naskah asli dan Salinan Petunjuk Pelaksanaan yang
diparaf harus disimpan sebagai pertinggal.
Format Petunjuk Pelaksanaan dapat dilihat pada
Contoh 3a dan 3b.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 32
CONTOH 3a
FORMAT LEMBAR PEMISAH
33 Tata Naskah Dinas
CONTOH 3b
FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 34
d. Instruksi
1) Pengertian
Instruksi adalah naskah dinas yang memuat arahan
atau perintah tentang pelaksanaan kebijakan.
2) Wewenang Penetapan dan
Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan
menandatangani Instruksi adalah pejabat pimpinan
tertinggi instansi pemerintah pusat dan daerah.
3) Susunan
a) Kepala
Kepala Instruksi memuat keterangan berikut.
(1) Kop naskah dinas yang terdiri atas gambar
lambang negara dan nama jabatan ditulis
dengan huruf kapital.
(2) Kata ”instruksi” dan ”nama jabatan”
pejabat yang menetapkan ditulis dengan
huruf kapital.
(3) ”Nomor” instruksi ditulis dengan huruf
kapital.
(4) Kata ”tentang” ditulis dengan huruf
kapital.
(5) ”Judul” Instruksi ditulis dengan huruf
kapital.
35 Tata Naskah Dinas
(6) ”Nama jabatan pejabat” yang
menetapkan instruksi ditulis dengan
huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca
koma.
b) Konsiderans
Konsideran Instruksi memuat keterangan
tentang
(1) Kata ”Menimbang” yang memuat latar
belakang penetapan Instruksi;
(2) Kata ”Mengingat” yang memuat dasar
hukum sebagai landasan penetapan
Instruksi.
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Instruksi memuat substansi
instruksi.
d) Kaki
Bagian kaki instruksi memuat keterangan
tentang
(1) tempat (kota sesuai dengan alamat instansi)
dan tanggal penetapan Instruksi;
(2) jabatan pejabat yang menetapkan, yang
ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri
dengan tanda koma;
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 36
(3) tanda tangan pejabat yang menetapkan
instruksi;
(4) nama lengkap pejabat yang
menandatangani, yang ditulis dengan huruf
kapital, tanpa mencantumkan gelar.
4) Distribusi dan Tembusan
Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan
kepada yang berkepentingan.
5) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan
pokok sehingga Instruksi harus merujuk pada
suatu Peraturan yang lebih tinggi.
b) Wewenang penetapan dan penandatanganan
Instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada
pejabat lain.
Format Instruksi dapat dilihat pada Contoh 4.
37 Tata Naskah Dinas
CONTOH 4
FORMAT INSTRUKSI
Memuat substansi tentang arahan yang di instruksi- kan
Kota sesuai dengan alamat
instansi dan tanggal penandatanganan
Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 38
e. Prosedur Tetap (Protap)
1) Pengertian
Prosedur Tetap (Protap) adalah naskah dinas
yang memuat serangkaian petunjuk pimpinan
tentang cara serta urutan suatu kegiatan
operasional atau administratif tertentu yang harus
diikuti oleh individu pejabat atau unit organisasi
tertentu.
2) Tujuan Prosedur Tetap
Prosedur Tetap bertujuan untuk
a) menyederhanakan, memudahkan, dan
mempercepat penyampaian perintah;
b) memudahkan pekerjaan;
c) memperlancar pelaksanaan kegiatan;
d) meningkatkan kerja sama antara pimpinan,
staf, dan unsur pelaksana.
3) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Pejabat yang menetapkan dan menandatangani
Prosedur Tetap adalah pejabat yang berwenang
atau pejabat lain yang ditunjuk.
4) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala Prosedur Tetap terdiri dari :
39 Tata Naskah Dinas
(1) Kop naskah dinas terdiri atas lambang
negara/logo instansi dan nama
jabatan/nama instansi yang ditulis dengan
huruf kapital.
(2) Tulisan ”Prosedur Tetap” dicantumkan
di bawah Lambang Negara/logo instansi
ditulis dengan huruf kapital, serta nomor
Prosedur Tetap diletakkan di bawahnya.
(3) Kata ”tentang” dicantumkan di bawah
kata Prosedur Tetap yang ditulis dengan
huruf kapital.
(4) Judul Prosedur Tetap ditulis secara
simetris dengan huruf kapital dan
diletakkan di bawah kata tentang.
b) Batang Tubuh
Batang tubuh Prosedur Tetap memuat
keterangan tentang
(1) dasar penetapan Prosedur Tetap;
(2) pertimbangan ditetapkannya Prosedur
Tetap;
(3) penetapan prosedur dan tata cara
pelaksanaan kegiatan.
c) Kaki
Bagian kaki Prosedur Tetap memuat
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 40
(1) tempat dan tanggal penetapan;
(2) nama jabatan penandatangan;
(3) ruang tanda tangan dan cap instansi;
(4) nama pejabat penandatangan, yang ditulis
dengan huruf kapital;
(5) cap dinas.
Format Prosedur Tetap dapat dilihat pada
Contoh 5.
41 Tata Naskah Dinas
CONTOH 5
FORMAT PROSEDUR TETAP
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 42
f. Surat Edaran
1) Pengertian
Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat
pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap
penting dan mendesak.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Kewenangan untuk menetapkan dan
menandatangani Surat Edaran oleh pejabat
pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat
dilimpahkan kepada pejabat pimpinan sekretariat
instansi pemerintah atau pejabat yang ditunjuk
sesuai dengan substansi Surat Edaran.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala Surat Edaran terdiri dari:
(1) Kop naskah dinas terdiri atas gambar
lambang negara/ logo instansi dan nama
jabatan/instansi yang ditulis dengan huruf
kapital;
(2) Kata “Yth.” yang diikuti oleh nama
pejabat yang dikirimi Surat Edaran;
(3) Tulisan ”Surat Edaran” dicantumkan di
bawah lambang negara/logo instansi,
ditulis dengan huruf kapital serta nomor
Surat Edaran di bawahnya;
43 Tata Naskah Dinas
(4) Tulisan ”Tentang” dicantumkan di
bawah tulisan ”Surat Edaran” ditulis
dengan huruf kapital.
(5) Tulisan Judul Surat Edaran ditulis
dengan huruf kapital simetris di bawah
tulisan ”Tentang”.
b) Batang Tubuh
Batang tubuh Surat Edaran memuat
(1) alasan tentang perlunya dibuat Surat
Edaran;
(2) peraturan atau dokumen lain yang menjadi
dasar pembuatan Surat Edaran;
(3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang
dianggap mendesak.
c) Kaki
Bagian kaki Surat Edaran memuat informasi
tentang
(1) tempat dan tanggal penetapan;
(2) jabatan pejabat yang menetapkan, yang
ditulis dengan huruf kapital, diakhiri
dengan tanda baca koma;
(3) tanda tangan pejabat yang menetapkan;
(4) nama lengkap yang menandatangani
ditulis dengan huruf kapital;
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 44
(5) cap dinas.
4) Distribusi
Surat Edaran didistribusikan kepada pejabat dan
pihak terkait lainnya.
Format surat edaran dapat dilihat pada Contoh 6.
45 Tata Naskah Dinas
CONTOH 6
FORMAT SURAT EDARAN
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 46
2.Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)
Jenis naskah dinas penetapan hanya ada satu macam, yaitu
keputusan.
a. Pengertian
Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan
yang bersifat administrasi yang tidak bersifat mengatur
dan merupakan pelaksanaan dari suatu kebijakan
pokok, yang digunakan untuk
1) menetapkan/mengubah status
personal/material/keanggotaan;
2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu
badan kepanitiaan/ tim;
3) menetapkan pelimpahan wewenang yang
bersifat sementara.
b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan
menandatangani Keputusan adalah pejabat pimpinan
tertinggi pada setiap instansi pemerintah, dan untuk hal
tertentu dapat didelegasikan kepada pejabat satu
tingkat di bawahnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala Keputusan memuat keterangan
tentang
Judul SE yang ditulis dengan huruf kapital
Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya SE
Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkannya SE
Memuat pemberitahuantentang hal tertentu yang dianggap mendesak.
Daftar pejabat yang menerima SE.
47 Tata Naskah Dinas
(a) Kop naskah dinas yang terdiri atas gambar
lambang negara dan nama jabatan/nama
instansi ditulis dengan huruf kapital;
(b) kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang
menetapkan ditulis dengan huruf kapital;
(c) nomor Keputusan ditulis dengan huruf
kapital;
(d) kata penghubung tentang ditulis dengan huruf
kapital;
(e) judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital;
(f) nama jabatan pejabat yang menetapkan
Keputusan ditulis dengan huruf kapital dan
diakhiri dengan tanda baca koma.
2) Konsiderans
Bagian konsiderans Keputusan mengandung kata
(a) Kata ”Menimbang”, yaitu konsiderans yang
memuat alasan/
tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang
perlu ditetapkannya Keputusan;
(b) Kata ”Mengingat”, yaitu konsiderans yang
memuat peraturan perundang-undangan
sebagai dasar pengeluaran Keputusan.
3) Diktum
Bagian diktum Keputusan memuat hal berikut.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 48
(a) Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang
ditulis dengan huruf awal kapital dan diikuti
kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf
awal kapital.
(b) Substansi kebijakan yang ditetapkan
dicantumkan setelah kata menetapkan yang
ditulis dengan huruf awal kapital.
(c) Untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat
dilengkapi dengan Salinan dan Petikan sesuai
dengan Peraturan Perundang-undangan.
4) Batang Tubuh
Sistematika dan cara penulisan batang tubuh
Keputusan sama dengan ketentuan dalam
penyusunan Peraturan, tetapi substansi Keputusan
diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan
diawali dengan bilangan bertingkat/diktum Kesatu,
Kedua, Ketiga, dst.
5) Kaki
Bagian kaki Keputusan memuat keterangan tentang
(1) tempat (kota sesuai dengan alamat instansi)
dan tanggal penetapan Keputusan;
(2) jabatan pejabat yang menetapkan, yang
ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri
dengan tanda baca koma;
49 Tata Naskah Dinas
(3) tanda tangan pejabat yang menetapkan
Keputusan;
(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani
Keputusan yang, ditulis dengan huruf kapital,
tanpa mencantumkan gelar.
d) Pengabsahan
1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa
sebelum digandakan dan didistribusikan dengan
sah, suatu Keputusan telah dicatat dan diteliti
sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang
bertanggung jawab di bidang administrasi umum
atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi
Keputusan.
2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda
tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata
Salinan sesuai dengan aslinya, nama jabatan,
tanda tangan, nama pejabat penandatangan, dan
dibubuhi cap instansi nama jabatan dan nama
lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.
e) Distribusi
Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan
kepada yang berkepentingan.
f) Hal yang Perlu Diperhatikan
Naskah asli dan salinan Keputusan yang diparaf harus
disimpan sebagai pertinggal.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 50
Format Keputusan dapat dilihat pada Contoh 7A, 7B
dan 7C.
51 Tata Naskah Dinas
CONTOH 7A
FORMAT KEPUTUSAN
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 52
CONTOH 7B
FORMAT KEPUTUSAN
DITANDATANGANI OLEH NON PEJABAT
NEGARA
Logo
53 Tata Naskah Dinas
CONTOH 7C
FORMAT SALINAN KEPUTUSAN
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 54
3. Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/Surat Tugas)
a. Surat Perintah/Surat Tugas
1) Pengertian
Surat Perintah/Surat Tugas adalah naskah dinas yang
dibuat oleh atasan kepada bawahan atau pejabat yang
berwenang dan memuat apa yang harus dilakukan oleh
bawahan atau pejabat/pegawai yang terkait.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
Surat Perintah/Surat Tugas dibuat dan ditandatangani
oleh pimpinan/ pejabat yang berwenang berdasarkan
lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala Surat Perintah/Surat Tugas memuat
keterangan tentang
(1) Kop naskah dinas berupa nama instansi
dengan lambang negara dan nama jabatan
(untuk pejabat negara) atau logo instansi (untuk
non pejabat negara), yang ditulis dengan dengan
huruf kapital secara simetris;
(2) kata Surat Perintah/Surat Tugas yang ditulis
dengan huruf kapital secara simetris;
(3) nomor yang berada di bawah tulisan Surat
Perintah/Surat Tugas.
55 Tata Naskah Dinas
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Surat Perintah/Surat Tugas
terdiri darihal berikut.
(1) Konsiderans yang meliputi pertimbangan
dan/atau dasar pertimbangan memuat
alasan/tujuan ditetapkannya Surat Perintah/Surat
Tugas, sedangkan dasar memuat ketentuan yang
dijadikan landasan ditetapkannya Surat
Perintah/Surat Tugas tersebut.
(2) Diktum yang dimulai dengan kata ”memberi
perintah/memberi tugas”, yang ditulis dengan
huruf kapital dan ditulis secara simetris, diikuti
kata ”Kepada” di tepi kiri serta nama dan
jabatan pegawai yang mendapat tugas, di bawah
kata ”Kepada” ditulis kata ”untuk” disertai
tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
c) Kaki
Bagian kaki Surat Perintah/Surat Tugas terdiri dari
(1) tempat dan tanggal Surat Perintah/Surat Tugas;
(2) jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis
dengan huruf awal kapital pada setiap awal
unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) tanda tangan pejabat yang menugaskan;
(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani
surat tugas, ditulis dengan huruf awal kapital
pada setiap awal unsurnya;
(5) cap dinas.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 56
d) Distribusi dan Tembusan
(1) Surat tugas disampaikan
kepada yang mendapat tugas.
(2) Tembusan surat tugas
disampaikan kepada pejabat/instansi yang
terkait.
e) Hal yang Perlu Diperhatikan
(1) Bagian konsiderans memuat
”Pertimbangan” atau ”Dasar”;
(2) Jika tugas merupakan tugas
kolektif, daftar pegawai yang ditugaskan
dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri atas
kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan,
dan keterangan;
(3) Pada dasarnya, surat tugas
ditetapkan oleh atasan pegawai yang mendapat
tugas, kecuali apabila karena pertimbangan
tertentu pejabat tersebut diberi wewenang tertulis
untuk menetapkan surat tugas untuk diri sendiri;
(4) Surat tugas tidak berlaku lagi
setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.
Format Surat Perintah/ Tugas dapat dilihat pada
Contoh 8A dan 8B.
57 Tata Naskah Dinas
CONTOH 8a
FORMAT SURAT PERINTAH
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 58
CONTOH 8b
FORMAT SURAT TUGAS
59 Tata Naskah Dinas
B. Naskah Dinas Korespondensi
1. Naskah Dinas Korespondensi Intern
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 60
a. Nota Dinas
1) Pengertian
Nota dinas adalah bentuk naskah dinas intern yang
dibuat oleh seseorang pejabat dalam melaksanakan
tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada
pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat
rutin, berupa catatan ringkas yang tidak
memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat
langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat
yang dituju.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Nota Dinas dibuat oleh dan untuk para pejabat
dalam satu lingkungan instansi/satuan organisasi
sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan
tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala Nota Dinas meliputi
(1) kop naskah dinas berupa nama instansi
yang ditulis secara simetris di tengah atas
atau di sebelah kiri atas, yang diketik
pada saat mengetik Nota Dinas, kecuali
Nota Dinas yang ditandatangani oleh
Menteri/pejabat negara, kop naskah dinas
61 Tata Naskah Dinas
menggunakan lambang negara;
(2) kata ”Nota Dinas” ditulis di tengah
dengan huruf kapital;
(3) kata ”Nomor” ditulis di tengah dengan
huruf kapital;
(4) kata ”Yth.” ditulis dengan huruf awal
kapital;
(5) kata ”Dari” ditulis dengan huruf awal
kapital;
(6) kata ”Hal” ditulis dengan huruf awal
kapital;
(7) kata ”Tanggal” ditulis dengan huruf awal
kapital.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Nota Dinas terdiri atas
alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup
yang singkat, padat, dan jelas.
c) Kaki
Bagian kaki Nota Dinas terdiri atas tanda
tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika
perlu).
2) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Nota Dinas tidak dibubuhi cap dinas;
b) Tembusan Nota Dinas berlaku di lingkungan
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 62
intern instansi;
c) Penomoran nota dinas dilakukan dengan
mencantumkan nomor Nota Dinas, kode
jabatan penandatangan, kode klasifikasi arsip,
bulan, dan tahun.
Format Nota Dinas dapat dilihat pada Contoh 9.
63 Tata Naskah Dinas
CONTOH 9
FORMAT NOTA DINAS
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 64
b. Memorandum
1) Pengertian
Memorandum adalah bentuk naskah dinas intern
yang bersifat mengingatkan suatu masalah,
menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan
pendapat kedinasan.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Memorandum dibuat oleh/untuk para pejabat
dalam lingkungan instansi/unit kerja sesuai dengan
lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala ”Memorandum” terdiri dari :
(1) kop naskah dinas berupa nama instansi
yang ditulis secara simetris di tengah atas
atau di sebelah kiri atas, yang diketik
pada saat mengetik memorandum; kecuali
memorandum yang ditandatangani oleh
Menteri/pejabat negara, kop naskah dinas
menggunakan lambang negara;
(2) kata ’Memorandum” ditulis di tengah
dengan huruf kapital;
(3) kata ’Nomor” ditulis di bawah kata
Memorandum dengan huruf kapital;
65 Tata Naskah Dinas
(4) kata ”Yth.” ditulis dengan huruf awal
kapital;
(5) kata ”Dari” ditulis dengan huruf awal
kapital;
(6) kata ”Hal” ditulis dengan huruf awal
kapital;
(7) kata ”Tanggal” ditulis dengan huruf awal
kapital.
b) Batang Tubuh
Batang tubuh Memorandum terdiri atas alinea
pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang
singkat, padat, dan jelas.
c) Kaki
Bagian kaki Memorandum terdiri atas tanda
tangan dan nama pejabat serta tembusan jika
diperlukan.
4) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas.
b) Tembusan Memorandum berlaku di
lingkungan intern instansi.
c) Penomoran Memorandum dilakukan dengan
mencantumkan kode M (singkatan dari
Memorandum), nomor Memorandum, kode
jabatan penandatangan, bulan, dan tahun.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 66
Format Memorandum dapat dilihat pada Contoh 10A,
dan 10B
67 Tata Naskah Dinas
CONTOH 10A
FORMAT MEMORANDUM
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 68
CONTOH 10B
FORMAT MEMORANDUM
69 Tata Naskah Dinas
2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern (Surat Dinas)
Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya ada satu
macam, yaitu Surat Dinas.
a. Pengertian
Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas
pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan
berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan,
penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal
kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi/
organisasi yang bersangkutan.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat dinas dibuat oleh pejabat sesuai dengan lingkup
tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala Surat Dinas terdiri dari :
a) kop naskah dinas menggunakan lambang
negara dan nama jabatan (untuk pejabat
negara) atau logo instansi dan nama instansi
(untuk nonpejabat negara);
b) Nomor, Sifat, Lampiran, dan Hal diketik
dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di
bawah nama jabatan/instansi;
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 70
c) tempat dan tanggal pembuatan surat yang
diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris
dengan nomor;
d) kata Yth. ditulis di bawah Hal, diikuti
dengan nama jabatan yang dikirimi surat;
e) alamat surat ditulis di bawah Yth.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Surat Dinas terdiri atas alinea
pembuka, alinea isi, dan alinea penutup surat.
3) Kaki
Bagian kaki Surat Dinas memuat
a) nama jabatan ditulis dengan huruf awal
kapital, diakhiri tanda baca koma;
b) tanda tangan pejabat;
c) nama lengkap pejabat/penanda tangan ditulis
dengan huruf awal kapital;
d) stempel/cap dinas digunakan sesuai dengan
keperluan;
e) tembusan yang memuat nama jabatan pejabat
penerima.
d. Distribusi
Surat Dinas disampaikan kepada penerima.
e. Hal yang Perlu Diperhatikan
71 Tata Naskah Dinas
1) Kop naskah dinas hanya digunakan pada halaman
pertama Surat Dinas.
2) Jika Surat Dinas disertai lampiran, pada kolom
Lampiran dicantumkan jumlahnya.
3) Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang
ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap
unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca.
e. Tata cara dan asas pembuatan surat dinas akan
diuraikan tersendiri dalam Tata Persuratan Dinas
Format surat dinas dapat dilihat pada Contoh 11A dan 11B.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 72
CONTOH 11A
FORMAT SURAT DINAS UNTUK PEJABAT NEGARA
73 Tata Naskah Dinas
CONTOH 11B
FORMAT SURAT DINAS UNTUK NON PEJABAT NEGARA
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 74
3. Surat Undangan
a. Pengertian
Surat Undangan adalah surat dinas yang memuat
undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada
alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan
tertentu, seperti rapat, upacara, kedinasan, dan
pertemuan.
b. Kewenangan
Surat Undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai
dengan tugas, fungsi, wewenang dan
tanggungjawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala Surat Undangan terdiri dari :
a) kop naskah dinas menggunakan lambang
negara dan nama jabatan (untuk pejabat
negara) atau logo instansi dan nama instansi
(untuk nonpejabat negara);
b) Nomor, Sifat, Lampiran, dan Hal diketik di
sebelah kiri di bawah nama jabatan/instansi;
c) tempat dan tanggal pembuatan surat diketik di
sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan
nomor;
75 Tata Naskah Dinas
d) kata Yth. ditulis di bawah hal, alamat
surat ditulis di bawah Yth.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Surat Undangan terdiri dari:
a) alinea pembuka;
b) isi undangan, yang meliputi hari, tanggal,
pukul, tempat, dan acara;
c) alinea penutup.
3) Kaki
Bagian kaki surat undangan terdiri atas nama
jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital,
tanda tangan, dan nama pejabat yang ditulis
dengan huruf awal kapital.
d. Hal yang perlu diperhatikan
1) Format Surat Undangan sama dengan format
Surat Dinas, bedanya pihak yang dikirimi surat
pada Surat Undangan dapat ditulis pada lampiran;
2) Format Surat Undangan untuk keperluan
tertentu dapat berbentuk kartu.
Format surat undangan dapat dilihat pada Contoh 12A,
12B dan 12C
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 76
CONTOH 12A
FORMAT SURAT UNDANGAN
77 Tata Naskah Dinas
CONTOH 12B
FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 78
CONTOH 12C
FORMAT SURAT UNDANGAN RESMI
79 Tata Naskah Dinas
C. Naskah Dinas Khusus
1. Surat Kuasa
a. Pengertian
Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian
wewenang kepada badan hukum/kelompok
orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas
namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu
dalam rangka kedinasan.
b. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala Surat Kuasa terdiri dari :
a) kop naskah dinas yang berisi logo dan nama
instansi diletakkan secara simetris dan ditulis
dengan huruf kapital;
b) judul Surat Kuasa; , dan
c) nomor Surat Kuasa.
2) Batang tubuh
Batang tubuh Surat Kuasa memuat materi yang
dikuasakan.
3) Kaki
Bagian kaki Surat Kuasa memuat keterangan
tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan serta
nama dan tanda tangan para pihak yang
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 80
berkepentingan, dan dibubuhi meterai sesuai
dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku. Khusus untuk Surat Kuasa terjemahan
dalam berbahasa Inggris tidak menggunakan
materai.
Format Surat Kuasa dapat dilihat pada Contoh 13A, 13B,
dan 13C.
81 Tata Naskah Dinas
CONTOH 13A
FORMAT SURAT KUASA
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 82
CONTOH 13B
FORMAT SURAT KUASA UNTUK PENANDATANGANAN
MOU
83 Tata Naskah Dinas
CONTOH 13C
FORMAT SURAT KUASA UNTUK PENANDATANGANAN
MOU
(TERJEMAHAN DALAM BAHASA INGGRIS)
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 84
2. Berita Acara
a. Pengertian
Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi
uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang
harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi.
b. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala Berita Acara memuat judul, nomor,
hari, tanggal, tahun, dan tempat pelaksanaan
penandatanganan, nama, dan jabatan para pihak yang
membuat berita acara.
2) Batang tubuh
Bagian batang tubuh Berita Acara memuat substansi
berita acara.
3) Kaki
Bagian kaki Berita Acara memuat nama
jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan para
saksi.
Format Berita Acara dapat dilihat pada Contoh 14
85 Tata Naskah Dinas
CONTOH 14
FORMAT BERITA ACARA
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 86
3. Surat Keterangan
a. Pengertian
Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi
informasi mengenai hal atau seseorang untuk
kepentingan kedinasan.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat Keterangan dibuat dan ditandatangani oleh
pejabat yang sesuai dengan tugas, wewenang, dan
tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala Surat Keterangan memuat
keterangan yang meliputi nama instansi dan
nomor.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh Surat Keterangan memuat pejabat
yang menerangkan dan pegawai yang
diterangkan serta maksud dan tujuan
diterbitkannya surat keterangan.
3) Kaki
Bagian kaki Surat Keterangan memuat keterangan
tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda
tangan, dan nama pejabat yang membuat Surat
Keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak
Tanda tangan
para pihak dan para saksi
87 Tata Naskah Dinas
pada bagian kanan bawah.
Format Surat Keterangan dapat dilihat pada Contoh
15.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 88
CONTOH 15
FORMAT SURAT KETERANGAN
89 Tata Naskah Dinas
4. Surat Pengantar
a. Pengertian
Surat Pengantar adalah bentuk surat yang digunakan
untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat Pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat
sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung
jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala Surat Pengantar meliputi
a) kop naskah dinas;
b) nomor;
c) tanggal;
d) nama jabatan/alamat yang dituju;
e) tulisan surat pengantar yang ditempatkan
secara simetris (di tengah).
2) Batang Tubuh
Batang tubuh Surat Pengantar dalam bentuk kolom
meliputi
a) nomor urut;
b) jenis yang dikirim;
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 90
c) banyaknya naskah/barang;
d) keterangan.
3) Kaki
Bagian kaki Surat Pengantar terdiri dari
a) pengirim berada di sebelah kanan, yang
meliputi
(1) nama jabatan pembuat pengantar;
(2) tanda tangan;
(3) nama dan NIP;
(4) stempel jabatan/instansi.
b) penerima berada di sebelah kiri, yang meliputi
(1) nama jabatan penerima;
(2) tanda tangan;
(3) nama dan NIP;
(4) cap instansi instansi;
(5) nomor telepon/faksimile;
(6) tanggal penerimaan.
d. Hal yang Perlu Diperhatikan
Surat Pengantar dikirim rangkap dua, lembar pertama
untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.
e. Penomoran
91 Tata Naskah Dinas
Penomoran Surat Pengantar sama dengan penomoran
surat dinas.
Format Surat Pengantar dapat dilihat pada Contoh 16.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 92
CONTOH 16
FORMAT SURAT PENGANTAR
93 Tata Naskah Dinas
5. Pengumuman
a. Pengertian
Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat
pemberitahuan yang ditujukan kepada semua
pejabat/pegawai dalam instansi atau perseorangan dan
golongan di dalam atau di luar instansi.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat
yang mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk.
c. Susunan
a) Kepala
Bagian kepala pengumuman mengandung
informasi berikut.
(1) Kop naskah dinas terdiri atas logo instansi
dan nama instansi yang ditulis dengan huruf
kapital;
(2) Tulisan pengumuman dicantumkan di bawah
logo instansi, ditulis dengan huruf kapital dan
nomor pengumumam di cantumkan di
bawahnya;
(3) Kata tentang dicantumkan di bawah
pengumuman ditulis dengan huruf kapital;
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 94
(4) Rumusan judul pengumuman ditulis dengan
huruf kapital secara simetris di bawah
tentang.
b) Batang Tubuh
Batang tubuh Pengumuman hendaknya
(1) memuat alasan tentang perlunya dibuat
pengumuman;
(2) memuat peraturan yang menjadi dasar
pembuatan pengumuman;
(3) memuat pemberitahuan tentang hal tertentu
yang dianggap mendesak.
c) Kaki
Bagian kaki Pengumuman memuat
(1) tempat dan tanggal penetapan;
(2) jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis
dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan
tanda baca koma;
(3) tanda tangan pejabat yang menetapkan;
(4) nama lengkap yang menandatangani ditulis
dengan huruf awal kapital;
(5) cap dinas.
95 Tata Naskah Dinas
4) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali
yang ditujukan kepada kelompok/golongan
tertentu.
b) Pengumuman bersifat menyampaikan
informasi, tidak memuat cara pelaksanaan
teknis suatu peraturan.
Format Pengumuman dapat dilihat pada Contoh 17.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 96
CONTOH 17
FORMAT PENGUMUMAN
97 Tata Naskah Dinas
6. Surat Perjanjian
a. Pengertian
Surat Perjanjian adalah naskah dinas berisi kesepakatan
bersama tentang suatu objek yang mengikat antara dua
belah pihak atau lebih untuk melaksanakan suatu
tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati
bersama.
b. Lingkup Perjanjian
Lingkup perjanjian meliputi perjanjian dalam negeri
dan perjanjian Internasional (bilateral, regional dan
multilateral).
1) Perjanjian Dalam Negeri
Kerjasama antar instansi baik yang
diselenggarakan oleh Pemerintah Pusat maupun
Daerah di dalam negeri dan dibuat dalam bentuk
Kesepahaman Bersama atau Perjanjian Kerjasama.
2) Perjanjian Internasional
Perjanjian intenasional (bilateral, regional, dan
multilateral) dapat dilakukan sebagai upaya untuk
mengembangkan hubungan dan kerjasama antar
Negara. Hubungan dan kerjasama luar negeri dapat
dilakukan atas prakarsa dari instansi pemerintah,
baik pusat maupun daerah, serta Perwakilan
Republik Indonesia di luar negeri.
Dalam hal hubungan dan kerjasama pemerintah
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 98
daerah dengan pihak asing dapat melalui proses
sebagai berikut:
a) Pemerintah Daerah yang berminat
mengadakan kerjasama dengan Pemerintah
Provinsi/Kota yang ingin di luar negeri supaya
memberitahukan kepada Departemen Luar
Negeri, Departemen Dalam Negeri dan
instansi terkait untuk mendapatkan
pertimbangan.
b) Pemerintah Daerah bersama dengan
Departemen Luar Negeri melalui Perwakilan
RI di luar negeri mengadakan penjajakan
untuk mengetahui apakah minatnya tersebut
mendapatkan tanggapan positif dari
Pemerintah Provinsi/Kota di luar negeri.
c) Dalam hal terhadap tanggapan positif dari
kedua Pemerintah Daerah mengenai rencana
kerjasama, maka kedua Pemerintah Daerah
jika diperlukan, dapat menyiapkan
penandatanganan kesepakatan awal dalam
bentuk Surat/Surat Kehendak (Letter of Intent).
d) Surat Minat/Surat Kehendak (Letter of Intent)
ini dapat disiapkan oleh Pemerintah Daerah,
Departemen Luar Negeri atau Perwakilan RI di
luar negeri untuk disampaikan dan dimintakan
tanggapan kepada mitra asing di luar negeri;
99 Tata Naskah Dinas
e) Surat Minat/Surat Kehendak (Letter of Intent)
yang disepakati dapat ditandatangani oleh
Pimpinan atau Pejabat setingkat dari kedua
Pemerintah Daerah;
f) Sebagai tindak lanjut dari Surat Minat/Surat
Kehendak (Letter of Intent), kedua belah pihak
dapat bersepakat untuk melembagakan
kerjasama dengan menyiapkan Memorandum
of Understanding (MoU);
g) Tindak lanjut MoU dilakukan dalam bentuk
pengaturan teknis lebih lanjut antar pihak yang
berkepentigan (Agreement and Treaty);
h) Setiap Kerjasama antar Pemerintah Daerah
dengan pihak asing harus menghormati
kedaulatan NKRI, persamaan kedudukan, tidak
memaksakan kehendak, memberi manfaat dan
saling menguntungkan, tidak mengarah pada
campur tangan urusan dalam negeri;
i) Dalam naskah kerja sama Pemerintah Pusat
dan Daerah yang dilakukan pihak departemen,
kementerian, lembaga, propinsi,
kabupaten/kota dengan pihak asing, kedua
belah pihak menggunakan naskah asli yang
masing-masing pihak menandatangani naskah
perjanjian kerjasama sebagai berikut:
(1) Naskah yang menyebutkan Pihak
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 100
Indonesia sebagai pihak yang disebutkan
terlebih dahulu , pembubuhan tanda tangan
wakil Indonesia diletakkan di sebelah kiri
bawah;
(2) Naskah yang menyebutkan Pihak Asing
sebagai pihak yang disebutkan terlebih
dahulu, pembubuhan tanda tangan wakil
Asing diletakkan di sebelah kiri bawah;
j) Naskah asli milik pemerintah/Wakil Indonesia
disimpan diruang perjanjian (treaty room)
Departemen Luar Negeri. Untuk kepentingan
Daerah yang bersangkutan, Departemen Luar
Negeri membuat salinan naskah resmi
(Certified true copy);
k) Pembuatan perjanjian internasional dilakukan
di atas lembar kekrtas yang dicetak oleh
Direktorat Jenderal Hukum dan Perjanjian
Internasional, Departemen Luar Negeri.
c. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
1) Perjanjian Dalam Negeri
Perjanjian yang dilakukan antar instansi
pemerintah di dalam negeri baik di Pusat maupun
di Daerah di buat dan ditanda-tangani oleh pejabat
sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung
jawabnya.
2) Perjanjian Internasional
101 Tata Naskah Dinas
a) Perjanjian Internasional dibuat dan
ditandatangani oleh Pejabat sesuai dengan
tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya,
setelah mendapat Surat Kuasa dari Menteri
Luar Negeri;
b) Lembaga Negara dan Instansi Pemerintah
Pusat dan Daerah yang mempunyai rencana
untuk membuat perjanjian internasional,
terlebih dahulu melakukan konsultasi dan
koordinasi mengenai rencana tersebut dengan
Menteri Luar Negeri.
c. Susunan
1) Perjanjian Dalam Negeri
a) Kepala
Bagian kepala Perjanjian kerja sama dalam
negeri terdiri dari:
(1) Lambang negara (untuk pejabat negara)
diletakkan scara simetris, atau logo (untuk
non pejabat negara) yang diletakkan
disebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan
dengan penyebutan nama instansi;
(2) Nama instansi;
(3) Judul perjanjian;
(4) Nomor.
b) Batang Tubuh
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 102
Bagian batang tubuh Perjanjian kerja sama
memuat materi perjanjian, yang dituangkan
dalam bentuk pasal-pasal.
c) Kaki
Bagian kaki Perjanjian kerja sama terdiri atas
nama penanda tangan para pihak yang
mengadakan perjanjian dan para saksi (jika
dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai
dengan peraturan perundang-undangan.
2) Perjanjian Internasional
a) Kepala
Bagian kepala Perjanjian kerja sama dalam
negeri terdiri dari:
(1) Nama pihak-pihak yang mengadakan
perjanjian /MoU;
(2) Judul perjanjian.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Perjanjian Internasional
terdiri dari :
(1) Penjelasan para pihak sebagai pihak yang
terikat oleh perjanjian/MoU;
(2) Keinginan para pihak;
(3) Pengakuan para pihak terhadap perjanjian
tersebut;
103 Tata Naskah Dinas
(4) Rujukan terhadap surat minat/surat
kehendak;
(5) Acuan terhadap ketentuan yang berlaku;
(6) Kesepakatan kedua belah pihak terhadap
ketentuan yang tertuang dalam bentuk
pasal-pasal.
c) Kaki
Bagian kaki Perjanjian Internasional terdiri
dari :
(1) nama jabatan pejabat penanda tangan
selaku wakil pemerintah masing-masing,
tanda tangan, dan nama pejabat
penandatangan, yang letaknya disesuaikan
dengan penyebutan dalam judul perjanjian;
(2) tempat dan tanggal penandatangan
perjanjian;
(3) penjelasan teks bahasa yang digunakan
dalam perjanjian;
Format Perjanjian kerja sama lingkup nasional dapat
dilihat pada Contoh 18A,184B, 18C dan 18D.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 104
CONTOH 18A
FORMAT PERJANJIAN KERJA SAMA
PEMERINTAH ANTAR INSTANSI DALAM NEGERI
105 Tata Naskah Dinas
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 106
CONTOH 18B
FORMAT KESEPAKATAN AWAL/LETTER OF INTENT
107 Tata Naskah Dinas
CONTOH 18C
FORMAT MEMORANDUM OF UNDERSTANDING
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 108
109 Tata Naskah Dinas
CONTOH 18D
FORMAT PERJANJIAN KERJA SAMA
PEMERINTAH LINGKUP NASIONAL
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 110
111 Tata Naskah Dinas
D. Laporan
1. Pengertian
Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan
tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.
2. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas.
3. Susunan
a) Kepala
Bagian kepala Laporan memuat judul laporan yang
ditulis dalam huruf kapital, dan diletakkan di tengah-
tengah secara simetris.
b) Batang Tubuh
Batang tubuh Laporan mengandung keterangan tentang
hal berikut.
1) Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud
dan tujuan, serta ruang lingkup dan sistematika
laporan.
2) Materi Laporan terdiri atas kegiatan yang
dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil
pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan
hal lain yang perlu dilaporkan.
3) Kesimpulan dan saran perlu disampaikan sebagai
bahan pertimbangan.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 112
4) Penutup merupakan akhir laporan yang memuat
harapan dan ucapan terima kasih.
c)Kaki
Bagian kaki Laporan memuat
1) tempat dan tanggal pembuatan Laporan;
2) nama jabatan/pejabat pembuat Laporan yang ditulis
dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya;
3) tanda tangan;
4) nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital
pada setiap unsurnya.
Format Laporan dapat dilihat pada Contoh 19
113 Tata Naskah Dinas
CONTOH 19
FORMAT LAPORAN
Logo dan nama instansi yang telah dicetak
Judul laporan
yang ditulis dengan huruf kapital
Kota sesuai dengan alamat
instansi, tanggal penandatangan- an, nama jabatan, tanda tangan, dan nama lengkap.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 114
E. Telaahan Staf
1. Pengertian
Telaahan Staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh
pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas
mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan
keluar/pemecahan yang disarankan.
2. Susunan
a) Kepala
Bagian kepala Telaahan Staf memuat
1) judul telaahan staf dan diletakkan secara simetris di
tengah atas;
2) uraian singkat tentang permasalahan.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Telaahan Staf mengandung
informasi tentang berikut.
1) Persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas
tentang persoalan yang akan dipecahkan.
2) Praanggapan memuat dugaan yang beralasan,
berdasarkan data yang ada, saling berhubungan
sesuai dengan situasi yang dihadapi, dan
merupakan kemungkinan kejadian di masa yang
akan datang.
115 Tata Naskah Dinas
3) Fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang
merupakan landasan analisis dan pemecahan
persoalan.
4) Diskusi kupasan dan analisis pengaruh
praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan
akibatnya, hambatan serta keuntungan dan
kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang
mungkin atau dapat dilakukan.
5) Kesimpulan memuat intisari hasil diskusi, yang
merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar.
6) Tindakan yang disarankan, yang memuat secara
ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk
mengatasi persoalan yang dihadapi.
c) Kaki
Bagian kaki Telaahan Staf memuat
1)jabatan penelaah staf, yang ditulis dengan huruf awal
kapital pada setiap unsurnya;
2)tanda tangan;
3)nama lengkap;
4)daftar lampiran.
Format Telaahan Staf dapat dilihat pada Contoh 20.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 116
CONTOH 20
FORMAT TELAAHAN STAF
117 Tata Naskah Dinas
F. Formulir
Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar
naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi.
Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak
dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan.
G. Naskah Dinas Elektronis
1. Pengertian
Naskah Dinas Elektronis adalah naskah dinas berupa
komunikasi dan informasi yang dilakukan secara elektronis
atau yang terekam dalam multimedia elektronis.
2. Lingkup Kegiatan
Naskah Dinas Elektronis mencakupi surat menyurat
elektronis, arsip dan dokumentasi elektronis, transaksi
elektronis, dan naskah dinas elektronis lainnya.
Ketentuan lebih lanjut tentang tata naskah dinas
elektronis diatur dalam pedoman tersendiri, yang mengacu pada
Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan
Strategi Nasional Pengembangan E-
Government, Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang Pedoman
Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet, dan Keputusan
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
KEP/1121/M.PAN/3/2006 tentang Pedoman Umum Tata
Naskah Dinas Elektronis di Lingkungan Instansi Pemerintah.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 118
Selain Naskah Dinas sebagaimana telah diuraikan diatas, masih
ada jenis naskah yang sering dipergunakan dalam kegiatan sehari-
hari yaitu Peraturan Bersama; Surat Ijin; Surat Panggilan; Telegram;
Lembar Disposisi; Rekomendasi; Daftar Hadir; Surat Tanda Tamat
Pendidikan dan Pelatihan (STPL); Piagam; dan Notulen.
1. Peraturan Bersama
a. Pengertian
Peraturan Bersama adalah naskah dinas yang bersifat
mengatur, dan merupakan kebijakan pelaksanaan, dengan
tujuan untuk mengatur kepentingan bersama serta dapat
dijadikan sebagai dasar bagi naskah dinas lainnya.
b. Wewenang Penetapan dan
Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani
peraturan adalah pejabat pimpinan tertinggi pada kedua
instansi pemerintah.
c. Susunan
Ketentuan dalam Susunan, Penulisan dan Format Peraturan
Bersama tidak berbeda dengan Peraturan, hanya dibedakan
pada :
1) Judul adalah Peraturan Bersama antara Dep. A dan
B;
2) Nomor Peraturan Bersama yang digunakan adalah
nomor dari dua Institusi yang membuat Peraturan
Bersama;
119 Tata Naskah Dinas
3) Pejabat yang nenandatangani Peraturan Bersama
adalah dua Pejabat dari Institusi yang membuat
Peraturan Bersama;
Format Peraturan Bersama dapat dilihat pada Contoh 21
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 120
CONTOH 21
FORMAT PERATURAN BERSAMA
121 Tata Naskah Dinas
2. Surat Ijin
a. Pengertian
Surat Ijin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan
terhadap suatu permohonan yang dikeluarkan oleh Pejabat
yang berwenang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
b. Wewenang Penetapan dan
Penandatanganan
Pejabat yang berwenang memberikan dan menandatangani
Surat Ijin adalah pejabat yang berwenang sesuai dengan
jenjang jabatan dan kewenanganya.
c. Susunan
Susunan Surat Ijin terdiri dari:
1) Kepala Surat Ijin
a) Kop Naskah dinas atau Logo Instansi;
b) Tulisan “Surat Ijin” yang ditempat ditengah lembar
atas kertas naskah dinas;
c) Tulisan “Nomor dan Tahun” diterbitkannya Surat
Ijin dan ditulis dibawah tulisan “Surat Ijin”;
d) Tulisan “Tentang” ditulis dib awah Nomor dan
Tahun Surat Ijin;
e) Hal surat ijin yang diberikan, ditulis dibawah tulisan
“Tentang” ditulis dengan huruf kapital;
2) Dasar Pertimbangan memberikan Surat Ijin
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 122
Alasan yang dijadikan dasar pertimbangan
diterbitkannya atau diberikannya Surat Ijin.
3) Isi Surat Ijin
Isi surat ijin ditulis dalam rumusan yang singkat dan
padat sesuai dengan ijin yang diberikan.
4) Kaki Surat Ijin terdiri atas:
a) Tempat dan tanggal Surat Ijin dibuat/diterbitkan;
b) Nama Jabatan, Tanda Tangan dan Nama Pejabat
yang memberikan Surat Ijin;
c) Stempel Jabatan/Instansi;
d) Tembusan (bila dipandang perlu).
Format Ijin dapat dilihat pada Contoh 22
123 Tata Naskah Dinas
CONTOH 22
FORMAT SURAT IJIN
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 124
3. Surat Panggilan
a. Pengertian
Surat Panggilan adalah naskah dinas yang dipergunakan
untuk memanggil pejabat/staf/pihak lain untuk dimintai
keterangan mengenai sesuatu permasalahan.
b. Wewenang
Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menandatangani Surat Panggilan
adalah pejabat yang berwenang sesuai dengan jenjang
jabatan dan kewenanganya.
c. Susunan
Susunan Surat Panggilan terdiri dari:
1) Kepala Surat Panggilan
a) Kop Naskah dinas Logo Instansi;
b) Sebelah kiri atas kertas naskah dinas tertulis :
(1) Nomor Surat;
(2) Sifat Surat;
(3) Lampiran (jika ada);
(4) Hal : Panggilan.
c) Sebelah kanan atas kertas naskah dinas tertulis :
(1) Tanggal, bulan dan tahun surat;
(2) Nama pejabat/staf/pihak lain yang akan
125 Tata Naskah Dinas
dipanggil;
(3) Alamat pejabat/staf/pihak lain yang akan
dipanggil;
2) Isi Surat Panggilan
Isi surat panggilan memuat :
a) Permintaan untuk menghadap;
b) Hari/tanggal dan Waktu;
c) Tempat;
d) Pejabat yang akan dituju;
e) Keperluan menghadap.
3) Kaki Surat Panggilan terdiri atas:
a) Nama Jabatan, Tanda Tangan dan Nama Pejabat
yang memanggil;
b) Stempel Jabatan/Instansi;
c) Tembusan (bila dipandang perlu).
Format Surat Panggilan dapat dilihat pada Contoh 23
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 126
CONTOH 23
FORMAT SURAT PANGGILAN
127 Tata Naskah Dinas
4. Telegram
a. Pengertian
Telegram adalah naskah dinas yang berisi berita singkat dan
sifat penyampaiannya cepat serta penyelesaiannya
memerlukan waktu yang cepat, ditulis dengan menggunakan
kata-kata yang singkat dan jelas yang dikirim melalui
telekomunikasi elektronik .
b. Wewenang Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menandatangani Telegram adalah
pejabat yang berwenang sesuai dengan jenjang jabatan dan
kewenanganya.
c. Susunan
Susunan Telagram terdiri dari:
1) Kepala Berita Telegram
a) Kop Naskah dinas Logo Instansi diletakkan
disebelah kiri atas;
b) Tulisan “Register Nomor” diletakkan disebelah
kanan atas;
c) Tulisan “Formulir Berita” ditengah kertas naskah
dinas;
d) Sebelah kiri atas kertas naskah dinas tertulis :
(1) Pejabat yang mengirim berita;
(2) Pejabat yang dituju/menerima berita;
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 128
(3) Tembusan.
2) Isi Berita Telegram terdiri atas :
a) Klasifikasi berita;
b) Nomor;
c) Uraian isi berita dirumuskan dalam kalimat singkat
dan jelas;
d) Singkatan titel;
e) Tanggal, bulan, dan tahun.
3) Kaki Berita Telegram terdiri atas:
a) Nama Pejabat yang mengirim;
b) Nama Jabatan yang mengirim;
c) Tanda tangan pejabat yang mengirim.
Format Telegram dapat dilihat pada Contoh 24
129 Tata Naskah Dinas
CONTOH 24
FORMAT TELEGRAM
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 130
5. Lembar Disposisi
a. Pengertian
Lembar disposisi adalah naskah dinas internal yang
merupakan alat komunikasi yang ditujukan kepada bawahan
yang berisi informasi atau perintah.
b. Susunan
Susunan Lembar Disposisi terdiri dari:
1) Kepala Lembar Disposisi
a) Kop Naskah dinas Logo Instansi diletakkan di
tengah atas;
b) Tulisan “Satuan Unit Organisasi” diletakkan
dibawah Kop Naskah Dinas;
c) Tulisan “Lembar Disposisi” ditengah kertas naskah
dinas;
d) Sebelah kiri atas kertas naskah dinas tertulis :
(1) Asal Surat;
(2) Nomor Surat;
(3) Tanggal Surat.
e) Sebelah kanan atas kertas naskah dinas tertulis
“Sifat”:
(1) Biasa;
(2) Penting;
131 Tata Naskah Dinas
(3) Segera;
(4) Amat Segera.
3) Badan/Isi Lembar Disposisi :
a) Sebelah kiri tertulis “Unit
Organisasi/ Pejabat yang akan diberi disposisi”;
b) Sebelah kanan tertulis
“Catatan”.
4) Kaki Lembar disposisi adalah merupakan
perintah/informasi, yang terdiri atas:
a) Proses;
b) Selesaikan;
c) Jadwalkan;
d) Pelajari/Tanggapan;
e) Bicarakan dengan saya;
f) Berkas kembali ke saya;
g) Edarkan;
h) USP;
i) File.
Format Lembar disposisi dapat dilihat pada Contoh 25
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 132
CONTOH 25
FORMAT LEMBAR DISPOSISI
133 Tata Naskah Dinas
6. Rekomendasi
a. Pengertian
Rekomendasi adalah naskah dinas yang berisikan
keterangan/penjelasan untuk mendukung sesuatu hal yang
ada hubungannya dengan kebijakan institusi atau pimpinan.
b. Susunan
Susunan Rekomendasi terdiri dari:
1) Kepala Rekomendasi
a) Kop Naskah dinas atau Logo Instansi diletakkan di
tengah atas;
b) Tulisan “Satuan Unit Organisasi” diletakkan
dibawah Kop Naskah Dinas;
c) Nomor Rekomendasi;
d) Tulisan “Rekomendasi” ditengah kertas naskah
dinas;
e) Tulisan “Tentang”;
f) Judul Rekomendasi.
4) Badan/Isi Rekomendasi :
Isi rekomendasi berupa uraian singkat yang
menggambarkan latar belakang, bahasan/kajian,
kesimpulan yang berupa rekomendasi.
5) Kaki Rekomendasi terdiri atas:
a) Nama tempat, tanggal, bulan dan
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 134
tahun;
b) Nama jabatan pembuat Rekomendasi;
c) Tandang tangan pejabat yang
membuat Rekomendasi;
d) Nama jelas, pangkat dan NIP;
Format Lembar Rekomendasi dapat dilihat pada Contoh 26
135 Tata Naskah Dinas
CONTOH 26
FORMAT REKOMENDASI
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 136
7. Notulen
a. Pengertian
Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan jalannya
kegiatan rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan
masalah sampai dengan pengambilan keputusan serta
penutupan.
b. Susunan
Susunan Notulen terdiri dari:
1) Kepala Notulen
a) Kop Naskah dinas Logo Instansi diletakkan di
tengah atas;
b) Rapat;
c) Hari/Tanggal;
d) Waktu rapat;
e) Acara;
f) Pimpinan rapat;
g) Peserta rapat.
2) Isi Notulen terdiri atas:
a) Kata pembukaan;
b) Pembahasan;
c) Pembacaan keputusan;
d) Waktu penutupan.
137 Tata Naskah Dinas
3) Bagian akhir Notulen terdiri atas:
a) Nama jabatan;
b) Tanda tangan;
c) Nama pejabat, pangkat dan NIP.
Format Lembar Notulen dapat dilihat pada Contoh 27
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 138
CONTOH 27
FORMAT LEMBAR NOTULEN
BAB IV
PENGERTIAN DAN KETENTUAN
UMUM TATA PERSURATAN DINAS
Indikator Hasil Belajar: setelah mempelajari bab ini, peserta
diharapkan mampu menjelaskan pengertian, ketentuan tata
persuratan dan susunan surat dinas
A. Pengertian, Tujuan dan Fungsi Surat1. Pengertian Surat Dinas
Kita sebagai salah satu anggota organisasi/ instansi di mana
tempat kita bekerja, pasti pernah membaca, menulis atau
paling tidak pernah melihat surat. Namun apabila ditanya
“apa yang dimaksud dengan surat”, tidak satupun diantara
kita yang dapat memberikan jawaban yang memuaskan.
Namun untuk lebih memperjelas pengertian surat, berikut
akan disajikan beberapa pengertian tentang surat yang
diberikan oleh berbagai kalangan.
Menurut E. Zainal Arifin (1996:2), memberikan batasan
bahwa surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis
untuk menyampaikan pesan dari satu pihak (orang, instansi,
atau organisasi) kepada pihak lain (orang, inatansi atau
organisasi).
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 140
Surat dapat pula diartikan sebagai satu sarana untuk
menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari
pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi itu dapat
berupa pemberitahuan, tugas, perintah, permintaan, teguran,
penghargaan, panggilan, perjanjian, laporan, penawaran,
pesanan, pengantar, putusan, dan sebagainya. .
Pengertian lain menyebutkan bahwa surat adalah alat
komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas
kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan
manusia.
Berbagai pengertian lain tentang surat tentu saja masih
sangat banyak, bahkan kita juga dapat memberikan
pengertian surat sesuai dengan kepentingan kita
masing.masing. Keanekaragaman pengertian surat, tentu saja
akan melengkapi satu sama lain. Namun demikian, dengan
semakin majunya sarana komunikasi, mulai saat ini bahkan
di masa-masa yang akan datang, surat tidak selalu tertulis di
atas kertas. Ke depan, kecenderungannya semua kegiatan
perkantoran mengarah pada paperless. Pengertian paperless
di sini tidak berarti tidak menggunakan kertas sama sekali.
Dengan demikian kita dapat menyimpulkan bahwa yang
dimaksud dengan surat dalam tulisan ini adalah salah satu
alat komunikasi tertulis yang berisi informasi yang
disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain.
141 Tata Naskah Dinas
Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi
informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan
instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat
dinas atau surat resmi. Mengacu pada Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008
tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, menyatakan
bahwa surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas
pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian
naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada
pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan.
Surat menyurat dinas merupakan kegiatan yang sangat
penting untuk mendukung terselenggaranya tugas pokok
organisasi. Jika pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat
dan teliti, akan memakan banyak waktu dan biaya. Tata
persuratan dinas yang baik akan meningkatkan daya guna
dan hasil guna instansi pemerintah.
Sedangkan yang dimaksud dengan Tata Persuratan Dinas
mengacu pada Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 BAB IV. A. tentang
Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, dinyatakan bahwa Tata
Persuratan Dinas adalah pengaturan ketatalaksanaan
penyelenggaraan surat menyurat dinas yang dilaksanakan
oleh instansi pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas
umum pemerintahan dan pembangunan.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 142
2. Tujuan Umum Surat Dinas
Dalam setiap proses komunikasi, pasti pengirim pesan atau
informasi selalu mengharap infromasi yang dikirimnya dapat
sampai ke penerima, dan mengharap sipenerima surat
mengerti atau memahami. Bila dikehendaki oleh si pengirim
selanjutnya diharapkan penerima kaan melakukan langkah
tertentu sesuai dengan yang dikehendaki. Dengan kata lain,
tujuan umum setap surat yang ditulis oleh pengirimnya
adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat
seperti yang diharapkan.
3. Fungsi Surat Dinas
Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin
dalam rumusan pengertiannya, yaitu sebagai alat komunikasi
tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi.
Informasi dapat berupa pemberitahuan, tugas, perintah,
permintaan, teguran, penghargaan, panggilan, perjanjian,
laporan, penawaran, pesanan, pengantar, putusan, dan
sebagainya. Dalam kaitan itu, surat antara lain mempunyai
fungsi sebagai berikut.
a. surat dinas sebagai duta atau wakil penulis/instansi
pengirimnya untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran
mentalitas pengirimnya;
b. surat dinas sebagai alat pengingat, karena surat dapat
diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan;
c. surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat
keputusan atau surat instruksi atau juklak;
143 Tata Naskah Dinas
d. surat dinas sebagai bukti tertulis hitam putih, misalnya
surat perjanjian;
e. surat dinas sebagai alat bukti tentang yang
dikomunikasikan, yang selanjutnya sebagai bukti
sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan
perkembangan suatu instansi, yuridis dan administrative;
f. surat dinas sebagai jaminan keamanan, mislanya surat
jalan.
Di samping itu, jika dibandingkan dengan sarana
komunikasi yang lain, surat juga memiliki kelebihan, yaitu:
a. merupakan bukti tertulis yang sah secara
hukum;
b. biayanya relatif murah;
c. dapat menjangkau seluruh pelosok dunia;
d. dapat disimpan dalam jangka waktu yang
relatif lama;
e. dapat menghindari terjadinya
kesalahpahaman.
B. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas
Beberapa hal perlu dipegang teguh dalam menyelenggarakan
tata persuratan dinas:
1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat menyurat
dinas harus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak
menimbulkan salah penafsiran.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 144
2. Koordinasi antar pejabat sebaiknya dilakukan dengan
mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, seperti
diskusi, kunjungan pribadi, dan jaringan telepon local. Jika
penyusunan surat dinas diperlukan koordinasi pejabat yang
bersangkutan, melakukannya mulai tahap penyusunan draft,
sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari.
3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata
cara dan prosedur surat-menyurat harus menggunakan sarana
komunikasi resmi.
4. Jawaban terhadap surat masuk
a. Instansi pengirim harus segera menginformasikan
kepada penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam
suatu proses komunikasi.
b. Instansi penerima harus segera memberikan jawaban
terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi
pengirim.
5. Waktu Penandatangan Surat
Waktu penandatangan surat harus memperhatikan jadwal
pengiriman surat yang berlaku di instansi masing-masing dan
segera dikirim setelah ditandatangani.
6. Salinan
Salinan surat hanya diberikan kepada yang berhak dan
memerlukan, yang menyatakan dengan memberikan alamat
yang dimaksud dalam tembusan .
Salinan surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan berikut:
a. Salinan tembusan, yaitu salinan surat yang disampaikan
kepada pejabat yang secara terus fungsional terkait.
145 Tata Naskah Dinas
b. Salinan laporan, yaitu salinan surat yang disampaikan
kepada pejabat yang berwenang.
c. Salinan untuk arsip, yaitu salinan surat yang disimpan
untuk kepentingan pemberkasan arsip.
7. Tingkat Kemanan
a. Sangat Rahasia disingkat (SR): tingkat keamanan isi
surat dinas yang tertinggi, sangat erat hubungannya
dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan
secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak,
surat ini akan membahayakan keamanan dan
keselamatan Negara.
b. Rahasia disingkat (R): tingkat keamanan isi rurat dinas
yang berhubungan erat dengan keamanan dan
keselamatan Negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau
jatuh ke tangan yang tidak berhak, surat ini akan
merugikan Negara.
c. Biasa disingkat (B): tingkat kemanan isi suatu surat
dinas yang tidak termasuk dalam butir a dan b. Namun,
itu tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat
disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
8. Kecepatan Penyampaian
a. Amat Segera/Kilat adalah surat dinas harus
diselesaikan/dikirim/disampaikan pada hari yang sama
dengan batas waktu 24 jam.
b. Segera adalah surat dinas yang harus
diselesaikan/dikirim/disampaikan dalam waktu 2 X 24
jam.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 146
c. Biasa adalah surat dinas yang harus
diselesaikan/dikirim/disampaikan menurut urutan yang
diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadual
perjalanan caraka/kurir
C. Ketentuan Surat Menyurata. Komunikasi Langsung
Surat dinas dikirim langsung kepada individu (pejabat
formal). Jika surat teresebut ditujukan kepada pejabat
yang bukan kepala instansi, untuk mempercepat
penyampaian surat kepada pejabat yang dituju itu, surat
tetap ditujukan kepada kepala instansi, tetapi dicantum
ungkapan u.p. (untuk perhatian) pejabat yang
bersangkutan.
b. Alur Surat Menyurat
Alur surat menyurat harus melalui hierarki dari tingkat
pimpinan tertinggi instansi hingga ke pejabat structural
terendah yang bewenang sehingga dapat dilakukan
pengendalian penyelesaian.
Surat menyurat yang bersifat operasional teknis diatur
lebih lanjut oleh masing-masing instansi.
Alur surat menyurat yang bermuatan
kebijakan/keputusan/arahan pimpinan harus
menggunakan jalur sesuai dengan garis
kepemimpinan/eselon.
c. Rujukan
147 Tata Naskah Dinas
a. Dalam hal surat dinas memerlukan
rujukan, naskah rujukan ditulis pada alinea pembuka,
diikuti substansi materi surat yang bersangkutan.
Apabila rujukan lebih dari satu naskah, rujukan itu
harus ditulis secara kronologis.
b. Cara menulis rujukan adalah sebagai
berikut.
a) Rujukan berupa naskah
Penulisan rujukan berupa naskah mencakupi
informasi singkat tentang naskah yang menjadi
rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis
naskah dinas, jabatan penandatangan naskah
dinas, nomor naskah dinas, tanggal penetapan
dan subyek naskah dinas.
b) Rujukan berupa Surat Dinas
Penulisan rujukan berupa surat dinas mencakup
informasi singkat tentang surat dinas yang
menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut:
jenis surat, jabatan penandatangan, nomor surat,
tanggal penandatanganan surat, dan hal.
c) Rujukan berupa Surat Dinas
Elektronis
Penulisan rujukan berupa surat dinas elektronis
(surat yang dikirim melalui sarana elektronis),
diatur tersendiri
c. Rujukan surat kepada Instansi
NonPemerintah
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 148
Rujukan tidak harus dicantumkan pada surat dinas
yang ditujukan kepada instansi non pemerintah.
d. Penangan Surat dengan Tingkat Keamanan Tertentu
Surat yang mengandung materi dengan tingkat keamanan
tertentu (Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga
keamanannya dalam rangka keamanan dan keselamatan
Negara.
Tanda tingkat keamanan:
ditulis dengan cap (tidak diketik)
berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap
halaman surat dinas.
Jika surat dinas disalin, cap tingkat keamanan pada
salinan harus dengan warna yang sama dengan
warna cap pada surat asli.
D. Susunan Surat Dinas1. Kop Surat
Kop surat mengidentifikasikan nama jabatan atau
nama instansi pembuat surat dan alamat dengan
ketentuan sebagai berikut.
a. Kop Surat Nama Jabatan
1) Kop surat nama jabatan adalah kepala surat
yang menunjukkan jabatan tertentu. Kertas
dengan kop surat nama jabatan hanya
digunakan untuk surat yang ditandatangani
oleh pejabat Negara. Lambang Negara
berwarna emas digunakan pada surat dinas
149 Tata Naskah Dinas
yang ditandatangani sendiri oleh pejabat
Negara.
2) Kop surat nama instansi terdiri atas lambang
negara di tengah dan nama jabatan yang
ditulis paling banyak tiga baris (apabila
nama jabatan terlalu panjang digunakan
singkatan atau akronim tanpa mengorbankan
kejelasan). Perbandingan ukuran lambang
negara dan huruf yang digunakan hendaknya
serasi sesuai dengan ukuran kertas
b. Kop Surat Nama Instansi
1) Kop surat nama instansi menunjukkan nama
dan alamat instansi pemerintah di
lingkungan kementerian Negara, Provinsi,
dan Kabupaten/Kota. Kertas dengan kop
surat dimaksud digunakan untuk kemudahan
semua surat.
2) Kop surat nama instansi menggunakan logo
diletakkan di kiri atas, dan nama instansi
tersebut ditulis sebanyak-banyaknya tiga
baris; logo ditulis setingkat lebih tinggi
(serasi) di atas nama instansi pembuat surat.
3) Surat yang ditandatangani oleh pejabat pada
tataran kepemimpinan adalah surat jenis nota
dinas, memorandum, dan surat pengantar;
surat dari instansi yang tidak mempunyai
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 150
logo instansi tidak perlu mencantumkanl ogo
instansi pada kop surat, tetapi seyogyanya
setiap instansi memiliki logo.
4) Pada surat yang berbentuk formulir, kepala
surat yang dicetak, diketik, dicap, atau
ditulis dengan tangan hanya digunakan pada
halaman pertama surat dan dituliskan pada
baris kelima dari tepi atas kertas.
5) Surat yang mempunyai kop surat nama
instansi ditandatangani oleh pimpinan
instansi yang bersangkutan atau pejabat lain
yang ditunjuk oleh kepala instansi yang
bersangkutan
Contoh:
Lembaga Administrasi NegaraRepublik Indonesia
Jalan Veteran Nomor 10 Jakarta 10110Telepon (021) 3455021 – 025, Faksimile (021) 3848860
Nomor : ……….., tanggal ………….Lampiran :Hal :
Logo
151 Tata Naskah Dinas
2. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut:
a. Tanggal ditulis dengan angka arab;
b. Bulan ditulis lengkap;
c. Tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka
arab
Contoh:
14 Oktober 2009
17 Agustus 2009
16 Maret 2009
Bukan:
14 Bulan Oktober 2009
17 – 08 2009
16 Maret 09
3. Nomor Surat
Nomor surat selau dicantumkan pada setiap surat dinas
yang keluar. Dalam hubungan itu, nomor surat berfungsi
untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan
dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan
menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.
Kecuali itu, nomor surat juga berfungsi sebagai:
a. alat petunjuk bagi petugas
arsip;
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 152
b. alat untuk mengetahui unit
asal surat;
c. alat pengukur kegiatan
instansi yang berkaitan dengan surat-surat pada
periode tertentu;
d. alat referensi
Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan
tanda titik atau pun tanda titik dua dan tanda kurang.
Contoh:
Nomor: 345/F8/C.11/2009
Bukan:
Nomor: 345/F8/C.11/2009.
Nomor: 345/F8/C.11/2009,-
4. Lampiran
Kata lampiran digunakan untuk memberitahukan
kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang
disertakan bersama surat. Oleh karena itu, jika memang
tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak
perlu dicantumkan.
Contoh:
Lampiran: Lima lembar
Lampiran: Satu berkas
153 Tata Naskah Dinas
Bukan:
Lampiran: 5 (lim) lembar
Lampiran: Satu (1) berkas
Lampiran: -
5. Hal Surat
Hal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan
kelompok kata singkat tetapi jelas. Hal perlu
dicantumkan dengan alasan berikut:
(a) menyampaikan penjelasan singkat tentang materi
yang dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam
komunikasi;
(b) memudahkan identifikasi dalam penyusunan
halaman pada surat yang terdiri atas lebih dari satu
halaman;
(c) memudahkan penentuan alur pengiriman surat atau
pemberkasan dan penyimpanan surat.
Contoh:
Hal: Undangan
Bukan:
Hal: Undangan untuk menghadiri
Rakernas tanggal 13 Oktober 2009
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 154
6. Alamat Surat
a. Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan
pimpinan dari instansi pemerintah yang dituju. Surat
dinas tidak dapat ditujukan kepada identitas yang
tidak individual, misalnya kantor, departemen,
kementerian dan instansi.
b. Surat dinas yang ditujukan kepada pejabat
pemerintah/pejabat Negara ditulis dengan urutan
sebagai berikut:
1) nama jabatan;
2) kota;
3) kode pos.
Contoh:
Yth. Menteri ...........................
Jalan ..............
Jakarta 10xxx
Bukan:
Yth. Menteri ............................
Jl. ...................
Jakarta 10xxx
Kepada Yth. Menteri ...............
Jl. .....................
Di
Jakarta 10xxx
155 Tata Naskah Dinas
Yth. Bapak Kepala ................
Lembaga ..............................
Jalan ................
Jakarta 10 xxx
c. Penggunaan Untuk Perhatian (u.p.)
Alamat surat dengan menggunakan istilah u.p. (untuk
perhatian) digunakan untuk keperluan berikut:
1) untuk mempercepat penyelesaian surat yang
diperkirakan cukup dilakukan oleh pejabat atau
staf tertentu di lingkungan instansi pemerintah;
2) untuk mempermudah penyampaian oleh
secretariat penerima surat kepada pejabat yang
dituju dan untuk mempercepat penyelesaiannya
sesuai dengan maksud surat;
3) untuk mempercepat penyelesaian surat karena
tidak harus menunggu kebijaksanaan langsung
pimpinan instansi.
Contoh:
Yth. Kepala …………………………………………………………
Jalan ………………………………….Jakarta 10xxx
u.p.
Deputi ……………………………….
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 156
7. Paragraf Surat
Paragraf adalah sekelompok kalimat pernyataan yang
berkaitan satu sama lain yang merupakan satu kesatuan.
Fungsi paragraf untuk mempermudah pemahaman
penerima, memisahkan, atau menghubungkan pemikiran
dalam komunikasi tertulis.
8. Penggunaan Spasi
Isi surat dinas diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5 – 2
spasi diantara paragraf yang satu dengan paragraf yang
lainnya. Surat yang terdiri atas satu paragraf jarak antar
barisnya adalah dua spasi. Pemaragrafan ditandai
dengan takuk, yaitu ± 6 ketuk atau spasi.
9. Garis Kewenangan dan Penanda tanganan
a. Penggunaan Garis Kewenangan
Pimpinan organisasi instansi pemerintah
bertanggung jawab atas segala kegiatan yang
dilakukan di dalam organisasi atau instansinya.
Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan
atau diserahkan kepada seseorang yang bukan
pejabat berwenang. Garis kewenangan yang
digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh
pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang
berwenang.
157 Tata Naskah Dinas
b. Penandatanganan
Penandatangan surat dinas yang menggunakan garis
kewenangan dapat dilaksanakan dengan
menggunakan tiga cara:
1) Atas Nama (a.n.)
Atas nama nama yang disingkat (a.n.) digunakan
jika pejabat yang menandatangani surat dinas
telah diberi kuasa oleh pejabat yang
bertanggungjawab, berdasarkan bidang tugas dan
tanggung jawab pejabat yang bersangkutan.
Pejabat penandatangan surat dinas bertanggung
jawab atas isi surat dinas kepada penanggung
jawab, tanggung jawab tetap berada pada
pejabat yang memberikan kuasa;
Contoh:
2) Untuk Beliau (u.b.)
Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan
jika pejabat yang diberi kuasa memberi mandat
a.n.Menteri …………………………………Direktur Jenderal ………………………….
Nama
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 158
kepada bawahannya. Oleh sebab itu, u.b.
digunakan setelah a.n.
Contoh :
3) Penandatangan atas nama pejabat lain disusun
sebagai berikut.
Nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis
lengkap dengan huruf capital, didahului dengan
singkatan a.n.
(a) Nama jabatan pejabat yang menandatangani
naskah dinas dapat ditulis singkatannya
dengan huruf awal capital.
(b) Jika naskah dinas ditetapkan untuk beliau,
singkatan u.b. dituliskan di bawah (di
tengah-tengah) nama jabatan pejabat yang
menandatangani, dalam huruf awal kapitas
dan diakhiri dengan tanda baca koma. Dalam
susunan ini pemakaian singkatan nama
a.n.Menteri ..……………………… Sekretaris Jenderal …………..
u.b. Kepala Biro ..……………………… Nama
159 Tata Naskah Dinas
jabatan hanya pada nama jabatan pejabat
yang menandatangani naskah dinas.
(c) Ruang tempat tanda tangan dituliskan.
(d) Nama pejabat yang menandatangani naskah
dinas.
(e) Cap jabatan/instansi sesuai dengan ketentuan
yang berlaku
10. Pelaksana Tugas (Plt.)
Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas yang
disingkat (Plt) adalah sebagai berikut.
a. Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat
yang berwenang menandatangani naskah dinas
belum ditetapkan karena menunggu ketentuan
bidang kepegawaian lebih lanjut.
b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai
dengan pejabat yang definitive ditetapkan
Contoh:
Plt. Kepala Biro Umumtanda tangan Nama
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 160
11. Pelaksana Harian (Plh.)
Ketentuan penandatanganan pelaksana harian yang
disingkat (Plh.) adalah sebagai berikut.
a. Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat
yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak
berada di tempat sehingga untuk kelancaran
pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat
sementara yang menggantikannya.
b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai
dengan pejabat yang definitive kembali di tempat.
Contoh:
12. Warna Tinta
Tinta yang digunakan untuk penulisan surat berwarna
hitam, sedangkan untuk penandatanganan surat
berwarna hitam atau biru. Tinta berwarna merah hanya
Plh. Kepala Biro Umum tanda tangan Nama
161 Tata Naskah Dinas
digunakan untuk penulisan tingkat kemanan surat
Rahasia atau Sangat Rahasia. Penggunaan warna tinta
cap dinas berwarna ungu.
E. Kewenangan Penandatanganan1. Kewenangan untuk melaksanakan dan
menandatangani surat dinas antar/ keluar instansi
pemerintah yang bersifat kebijakan/keputusan/arahan
berada pada pejabat pimpnan tertinggi instansi
pemerintah.
2. Kewenangan untuk melaksanakan dan
menandatangani surat yang tidak bersifat
kebijakan/keputusan/arahan dapat diserahkan/
dilimpahkan kepada pimpinan organisasi di setiap
tingkat eselon atau pejabat lain yang diberi
kewenangan untuk menandatanganinya
BAB V
PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA
YANG BAIK DAN BENAR DALAM
PENULISAN NASKAH DINAS
A. Penggunaan Bahasa Indonesia Yang Baik dan
Benar Dalam Penulisan Naskah Dinas
“Bahasa menunjukkan suatu bangsa”, itulah pepatah yang
dikenal oleh masyarakat luas. Karena dari tutur katanya akan
terlihat karakter dan kepribadian suatu bangsa. Bahkan, dalam
lingkup yang lebih sempit, bahasa akan menunjukkan suatu
identitas dan karakter individu. Karena dalam kehidupan sehari-
hari, bahasa merupakan salah satu alat yang paling sering
digunakan, baik bahasa lisan maupun bahasa tulis. Begitu
dekatnya kita kepada bahasa, terutama bahasa Indonesia,
sehingga tidak dirasa perlu untuk mendalami dan mempelajari
bahasa Indonesia secara lebih jauh. Akibatnya, sebagai pemakai
bahasa, orang Indonesia tidak terampil menggunakan bahasa.
Suatu kelemahan yang semakin lama tidak disadari.
INDIKATOR KEBERHASILAN:Setelah mengikuti pembelajaran peserta diharapkan mampu
menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam penulisan naskah dinas
163 Tata Naskah Dinas
Komunikasi lisan atau nonstandar yang sangat praktis
menyebabkan kita tidak teliti berbahasa. Akibatnya, kita
mengalami kesulitan pada saat akan menggunakan bahasa tulis
atau bahasa yang lebih standar dan teratur. Pada saat dituntut
untuk berbahasa’ bagi kepentingan yang lebih terarah dengan
maksud tertentu, kita cenderung kaku. Kita akan berbahasa
secara terbata-bata atau mencampurkan bahasa standar dengan
bahasa nonstandar atau bahkan, mencampurkan bahasa atau
istilah asing ke dalam uraian kita. Oleh karena itu, jika cermat
dalam menggunakan bahasa, kita akan cermat pula dalam berfikir
karena bahasa merupakan cermin dari daya nalar (pikiran). Hasil
pendayagunaan daya nalar itu sangat bergantung pada ragam
bahasa yang digunakan. Pembiasaan penggunaan bahasa
Indonesia yang baik dan benar akan menghasilkan buah
pemikiran yang baik dan benar pula.
Sebuah pesan dari cerita yang disampaikan oleh seorang
bijak bernama Khong Hu Chu atau di Barat dikenal dengan nama
Confucius, lebih dari dua ribu tahun yang lalu, yaitu suatu ketika
beliau ditanya muridnya tentang apa yang pertama akan ia
lakukan apabila ia diberikan kekuasaan untuk mengatur urusan
negara. Jawabnya “Saya akan yakinkan bahwa bahasa harus
digunakan secara benar.” “Tentu,” jawab murid-muridnya, “Ini
masalah kecil. Mengapa guru anggap ini sangat penting?” Sang
guru menjawab “Jika bahasa tidak digunakan secara benar maka
apa yang diucapkan bukanlah apa yang dimaksud. Jika apa yang
diucapkan bukanlah apa yang dimaksud maka apa yang harusnya
diselesaikan tidak dikerjakan. Jika pekerjaan yang harusnya
diselesaikan tidak dilaksanakan, akhlak dan seni akan rusak. Jika
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 164
akhlak dan seni rusak maka keadilan akan tersesat. Jika keadilan
tersesat maka rakyat berada dalam kebingungan tanpa daya.”
Penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar
mempunyai makna bahwa dalam menggunakan bahasa harus
secara benar; dan bahasa yang baik. Pengertian menggunakan
bahasa yang benar berkaitan dengan aspek kaidah, yakni
peraturan bahasa. Kriteria yang digunakan untuk melihat
penggunaan bahasa yang benar meliputi aspek (1) tata bunyi
(fonologi), (2)tata bahasa (kata dan kalimat), (3) kosa kata
(termasuk istilah), (4), ejaan, dan (5) makna. Sedangkan untuk
penggunaan bahasa yang baik adalah ketepatan memilih ragam
bahasa yang sesuai dengan kebutuhan komunikasi. Pemilihan ini
bertalian dengan topik yang dibicarakan, tujuan pembicaraan,
orang yang diajak berbicara (kalau lisan) atau pembaca (jika
tulis), dan tempat pembicaraan. Selain itu, bahasa yang baik itu
bernalar, dalam arti bahwa bahasa yang kita gunakan logis dan
sesuai dengan tata nilai masyarakat kita. Penggunaan bahasa
yang benar tergambar dalam penggunaan kalimat-kalimat yang
gramatikal, yaitu kalimat-kalimat yang memenuhi kaidah tata
bunyi (fonologi), tata bahasa, kosa kata, istilah, dan ejaan.
Penggunaan bahasa yang baik terlihat dari penggunaan kalimat-
kalimat yang efektif, yaitu kalimat-kalimat yang dapat
menyampaikan pesan/informasi secara tepat.
Dalam penulisan naskah dinas, pada dasarnya bahasa
yang dipakai tunduk pada tata Bahasa Indonesia, baik yang
menyangkut pembentukan kata, penyusunan kalimat, teknik
penulisan, maupun pengejaannya, namun demikian bahasa dalam
165 Tata Naskah Dinas
penulisan naskah dinas khususnya yang menyangkut Peraturan
Perundang–undangan mempunyai corak tersendiri dan
mempunyai ciri-ciri sebagai yang ditetapkan dalam UU RI No 10
Tahun 2004, tentang Pembentukan Peraturan Perundang-
undangan, sebagai berikut:
1. kejernihan atau kejelasan pengertian, kelugasan, kebakuan,
keserasian, dan ketaatan asas sesuai dengan kebutuhan
hukum.
Contoh :
Pasal 34
Suami isteri wajib saling cinta mencintai, hormat
menghormati, setia dan memberi bantuan lahir bathin yang
satu kepada yang lain.
Rumusan yang lebih baik :
Suami isteri wajib saling mencintai, menghormati, setia, dan
memberi bantuan lahir bathin.
2. dalam merumuskan ketentuan Peraturan Perundang–undangan
digunakan kalimat yang tegas, jelas, singkat, dan mudah
dimengerti.
Contoh :
Pasal 5
Untuk dapat mengajukan permohonan kepada Pengadilan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) Undang-
Undang ini, harus dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 166
Rumusan yang lebih baik :
Permohonan beristri lebih dari seorang sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) harus memenuhi syarat-
syarat sebagai berikut :
3. Hindarkan penggunaan kata atau frase yang artinya kurang
menentu atau konteksnya dalam kalimat kurang jelas.
Contoh :
Istilah minuman keras mempunyai makna yang kurang jelas
Dibandingkan dengan istilah minuman beralkohol.
4. Dalam merumuskan ketentuan Peraturan Perundang-
undangan, gunakan kaidah tata bahasa Indonesia yang baku.
Contoh kalimat yang tidak baku:
a. Rumah itu pintunya putih.
b. Pintu rumah itu warnanya putih.
c. Ijin usaha perusahaan yang melanggar kewajiban
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 dapat dicabut.
Contoh kalimat yang baku:
a. Rum
ah itu mempunyai pintu (yang berwarna) putih.
b. Pintu
rumah itu (berwarna) putih.
c. Warn
a pintu rumah itu putih.
d. Perus
ahaan yang melanggar kewajiban sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 6 dapat dicabut izin usahanya.
167 Tata Naskah Dinas
5. Untuk memberikan perluasan pengertian kata atau istilah
yang sudah diketahui umum tanpa membuat definisi baru,
gunakan kata meliputi.
Contoh :
Pejabat negara meliputi direksi badan usaha milik negara dan
direksi badan usaha milik daerah.
6. Untuk mempersempit pengertian kata atau isilah yang sudah
diketahui umum tanpa membuat definisi baru, gunakan kata
tidak meliputi.
Contoh :
Anak buah kapal tidak meliputi koki magang.
7. Hindari pemberian arti kepada kata atau frase yang
maknanya terlalu menyimpang dari makna yang biasa
digunakan dalam penggunaan bahasa sehari-hari.
Contoh :
Pertanian meliputi pula perkebunan, peternakan, dan perikanan.
Rumusan yang baik :
Pertanian meliputi perkebunan.
8. Di dalam Peraturan Perundang-undangan yang sama hindari
penggunaan:
a. beberapa istilah yang berbeda untuk menyatakan
satu pengertian
Contoh :
Istilah gaji, upah, atau pendapatan dapat menyatakan
pengertian penghasilan. Jika untuk menyatakan
penghasilan,dalam suatu pasal telah digunakan kata gaji
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 168
maka dalam pasal pasal selanjutnya jangan menggunakan
kata upah atau pendapatan untuk menyatakan pengertian
penghasilan.
b. Satu istilah untuk beberapa pengertian yang berbeda.
Contoh :
Istilah penangkapan tidak digunakan untuk meliputi
pengertian penahanan atau pengamanan karena pengertian
penahanan tidak sama dengan pengertian pengamanan.
9. Jika kata atau frase tertentu digunakan berulang-ulang maka untuk
menyederhanakan rumusan dalam peraturan perundang–
undangan, kata atau
frase sebaiknya didefinisikan dalam pasal yang memuat arti
kata, istilah, pengertian, atau digunakan singkatan atau akronim.
Contoh :
a. Menteri adalah Menteri Keuangan.
b. Komisi Pemeriksa Kekayaan Penyelenggara Negara yang
selanjutnya disebut Komisi Pemeriksa adalah … .
c. Tentara Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya
disingkat TNI adalah … .
d. Asuransi Kesehatan yang selanjutnya disingkat ASKES.
10. Jika dalam peraturan pelaksanaan dipandang perlu
mencantumkan kembali definisi atau batasan pengertian yang
terdapat dalam Peraturan Perundangundangan yang
dilaksanakan, rumusan definisi atau batasan pengertian tersebut
hendaknya tidak berbeda dengan rumusan definisi atau batasan
169 Tata Naskah Dinas
pengertian yang terdapat dalam Peraturan Perundang-undangan
yang lebih tinggi tersebut.
11. Penyerapan kata atau frase bahasa asing yang banyak dipakai dan
telah disesuaikan ejaanya dengan kaidah Bahasa Indonesia dapat
digunakan, jika kata atau frase tersebut:
a. mempunyai konotasi yang cocok;
b. lebih singkat bila dibandingkan dengan padanannya dalam
Bahasa Indonesia;
c. mempunyai corak internasional;
d. lebih mempermudah tercapainya kesepakatan; atau
e. lebih mudah dipahami daripada terjemahannya dalam
Bahasa Indonesia.
Contoh:
1. devaluasi (penurunan nilai uang)
2. devisa (alat pembayaran luar negeri)
12. penggunaan kata atau frase bahasa asing hendaknya hanya
digunakan di dalam penjelasan peraturan perundang–undangan.
Kata atau frase bahasa asing itu didahului oleh padanannya
dalam Bahasa Indonesia, ditulis miring, dan diletakkan di antara
tanda baca kurung.
Contoh :
1. penghinaan terhadap peradilan (contempt of court)
2. penggabungan (merger)
13. Untuk menyatakan sifat kumulatif sekaligus alternatif, gunakan
frase dan/atau.
Contoh :
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 170
A dan/atau B dapat memperoleh…
14. Untuk menyatakan adanya suatu hak, gunakan kata berhak.
Contoh :
Setiap orang berhak mengemukakan pendapat di muka umum.
15. Untuk menyatakan pemberian kewenangan kepada seseorang
atau lembaga gunakan kata berwenang.
Contoh :
Presiden berwenang menolak atau mengabulkan permohonan
grasi.
16. Untuk menyatakan sifat diskresioner dari suatu kewenangan yang
diberikan kepada seorang atau lembaga, gunakan kata dapat.
Contoh :
Menteri dapat menolak atau mengabulkan permohonan
pendaftaran paten.
17. Untuk menyatakan adanya suatu kewajiban yang telah ditetapkan,
gunakan kata wajib. Jika kewajiban tersebut tidak dipenuhi,
yang bersangkutan akan dijatuhi sanksi hukum menurut hukum
yang berlaku.
Contoh :
Untuk membangun rumah, seseorang wajib memiliki izin
mendirikan bangunan.
18. Untuk menyatakan pemenuhan suatu kondisi atau persyaratan
tertentu, gunakan kata harus. Jika keharusan tersebut tidak
171 Tata Naskah Dinas
dipenuhi, yang bersangkutan tidak memperoleh sesuatu yang
seharusnya akan didapat seandainya ia memenuhi kondisi atau
persyaratan tersebut.
Contoh :
Untuk memperoleh izin mendirikan bangunan, seseorang harus
memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
19. Untuk menyatakan adanya larangan, gunakan kata dilarang.
20. Apabila ada pasal yang mengacu pada pasal/ayat yang lain maka
dilakukan teknik pengacuan sebagai berikut:
a. dilakukan dengan menunjuk pasal atau ayat dari Peraturan
Perundang–undangan yang bersangkutan atau Peraturan
Perundang–undangan yang lain dengan menggunakan frase
sebagaimana dimaksud dalam Pasal … atau sebagaimana
dimaksud pada ayat … .
Contoh :
Persyaratan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 ayat (1)
dan ayat (2) …
b. Pengacuan dua atau lebih terhadap pasal atau ayat yang
berurutan tidak perlu menyebutkan pasal demi pasal atau ayat
demi ayat yang diacu tetapi cukup dengan menggunakan
frase sampai dengan.
Contoh :
….sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 sampai dengan
Pasal 12.
… sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) sampai
dengan ayat (4).
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 172
c. Pengacuan dua atau lebih terhadap pasal atau ayat yang
berurutan, tetapi ada ayat dalam salah satu pasal yang
dikecualikan, pasal atau ayat yang tidak ikut diacu
dinyatakan dengan kata kecuali.
Contoh :
Ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 sampai
dengan Pasal 12 berlaku juga bagi calon hakim, kecuali Pasal
7 ayat (1).
d. Pengacuan sedapat mungkin dilakukan dengan
mencantumkan pula secara singkat materi pokok yang diacu.
Contoh :
Izin penambangan batu bara sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 15 diberikan oleh ….
e. Hindari pengacuan ke pasal atau ayat yang terletak setelah
pasal atau ayat yang bersangkutan.
Contoh :
Pasal 5 Permohonan izin pengelolaan hutan wisata
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 dibuat dalam rangkap
5 ( lima ).
f. Pengacuan dilakukan dengan menyebutkan secara tegas
nomor dari pasal atau ayat yang diacu dan dihindarkan
pengguna frase pasal yang terdahulu atau pasal tersebut di
atas.
21. Untuk menyatakan bahwa (berbagai) peraturan pelaksanaan dari
suatu Peraturan Perundang–undangan masih diberlakukan atau
dinyatakan berlaku selama belum diadakan penggantian dengan
173 Tata Naskah Dinas
Peraturan Perundang–undangan yang baru, gunakan frase
berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan dalam
(jenis peraturan yang bersangkutan).
22. Jika Peraturan Perundang-undangan yang dinyatakan masih tetap
berlaku hanya sebagian dari ketentuan peraturan perundang–
undangan tersebut, gunakan frase tetap berlaku, kecuali ….
Contoh :
Pada saat Undang-Undang ini berlaku, Peraturan Pemerintah
Nomor … Tahun … (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun … Nomor … , Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor …) tetap berlaku, kecuali Pasal 5 sampai
dengan Pasal 10.
Pemakaian tata Bahasa Indonesia yang dikemukakan diatas
merupakan tata Bahasa yang dapat dipakai dalam menyusun
penulisan naskah dinas khususnya yang terkait dengan naskah
dinas arahan dan naskah dinas khusus.
B. Penggunaan Bahasa Indonesia Yang Baik Dan
Benar Dalam Tata Persuratan Dinas
Dalam pembahasan penggunaan bahasa Indonesia yang baik
dan benar khusus dalam tata persuratan dinas ini, terkait dengan
tatabahasa Indonesia, oleh karena itu unsur bahasa yang perlu
diperhatikan adalah Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia
yang Disempurnakan (PUEYD), pembuatan kalimat dan alinea
yang efektif sehingga menghasilkan kalimat surat yang jelas, dan
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 174
ada kepaduan antara kalimat dalam satu alinea maupun kepaduan
alinea dalam satu surat.
Seperti yang sudah dibahas dalam Tata Persuratan Dinas, dalam
bagian isi surat tercantum pesan penulis yang ingin disampaikan
kepada penerima surat. Sotyaningrum A.T (2008) menyatakan
bahwa, agar pesan yang terdapat di dalam surat itu komunikatif dan
mudah dipahami oleh penerima surat, maka surat, sebaiknya dibuat
secara efektif (tepat) dan efisien (singkat). Efektifitas surat terpenuhi
apabila surat dapat mewakili gagasan atau perasaan penulis serta
sanggup menimbulkan gagasan yang sama tepatnya antar pikiran
pembaca dan penulis surat. Sedangkan efisiensi surat terpenuhi
apabila surat dapat tampil secara singkat tidak bertele-tele.
Efektivitas dan efisiensi surat ditentukan oleh cara menguraikan
pokok masalah (tema) ke dalam kalimat dan alinea. Suatu alinea
tersusun dari kalimat, kalimat tersusun dari rangkaian kata dan tanda
baca. Berikut kita akan bahas unsur-unsur tersebut.
1. Pemilihan Kata
Arifin Zaenal (1996) mengemukakan bahwa untuk surat-surat resmi
perlu dipihkan kata-kata yang memenuhi syarat baik atau baku,
lazim, dan cermat. Di samping itu, pemakaian ungkapan idiomatik,
ungkapan penghubung atau ungkapan yang bersinonim harus
dituliskan dengan benar.
175 Tata Naskah Dinas
a. Kata yang baik atau baku
Penggunaan kata-kata dialek yang belum diakui kebakuannya tidak
dibenarkan. Contoh penggunaan kata-kata emang, bikin, cuman, dll,
termasuk yang tidak baik. Padanan kata-kata tersebut yang dianggap
baku adalah memang, membuat, hanya. Ada beberapa contoh kata
baku dibawah ini:
No Kata Baku Kata Tidak Baku
1. Februari Pebruari
2. November Nopember
3. Senin Senen
4. Jumat Jum’at
5. Kuitansi Kwitansi
6. Jadwal Jadual
7. Sistem Sistim
8. Mengubah Merubah
b. Kata yang lazim
Untuk surat resmi hendaklah dipilih kata-kata yang lazim dalam
masyarakat, yaitu kata-kata yang sudah dikenal. Hindarilah perasaan
ingin memperlihatkan keintelekan atau kesarjanaan Anda dengan
menggunakan kata atau istilah asing.
Contoh:
masukan bukan input
usaha patungan bukan joint venture
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 176
pendekatan bukan approach
peringkat bukan rangking
c. Kata yang cermat
Kata-kata memohon, meminta, menugasi, memerintahkan,
menganjurkan, dan menyarankan merupakan kata-kata yang
mempunyai arti yang sama. Dalam hal ini, penulis surat dinas
hendaknya dapat meilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan
pesan yang ingin disampaikan dalam surat.
Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Anda, perlu
disesuaikan dengan kedudukan orang yang dikirimi surat. Apakah
penerima surat tersebut lebih tinggi pangkat dan kedudukannya,
ataukah penerima surat itu sederajat kedudukannya dengan pengirim
surat.
d. Ungkapan Idiomatik
Unsur-unsur dalam unkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa.
Karena itu, unsur-unsur tersebut tidak boleh ditambahi, dikurangi,
atau dipertukarkan. Yang termasuk ungkapan idiomatik itu, antara
lain,
sesuai dengan,
bertemu dengan,
berhubung dengan,
sehubungan dengan,
177 Tata Naskah Dinas
bersamaan dengan,
berbicara tentang,
terbuat dari,
terjadi dari,
terdiri atas,
disebabkan oleh,
e. Ungkapan Penghubung
Ungkapan penghubung dalam bahasa Indonesia ada dua, yaitu
ungkapan penghubung intrakalimat dan antarkalimat. Ungkapan
penghubung intrakalimat berfungsi menghubungkan unsur-unsur
dalam suatu kalimat. Yang termasuk ungkapan penghubung
intrakalimat adalah, antara lain, baik…..maupun, antara….dan,
seperti dan misalnya, serta demikian dan sebagai berikut.
Contoh:
Tidak baku
Dalam rapat itu akan dibicarakan berbagai masalah, baik
yang menyangkut konsolidasi ke dalam ataupun yang
menyangkut koordinasi ke luar.
Kami mohon dikirimi bahan-bahan bangunan, misalnya
semen, bata merah, pasir, dan kayu
Baku
Dalam rapat itu akan dibicarakan berbagai masalah, baik
yang menyangkut konsolidasi ke dalam maupun yang
menyangkut koordinasi ke luar.
Kami mohon dikirimi bahan-bahan bangunan seperti semen,
bata merah, pasir dan kayu.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 178
f. Ungkapan yang Bersinonim
Ungkapan-ungkapan yang bersinonim berikut tidak digunakan
sekaligus karena penggunaan dua kata yang berarti sama merupakan
penulisan yang mubazir. Penulis surat dinas harus menentukan salah
satu diantaranya.
Contoh:
Sejak dan dari (tidak digunakan dalam satu kalimat)
Adalah dan merupakan (tidak digunakan sekaligus)
Demi dan untuk (tidak digunakan sekaligus)
Seperti dan lain sebagainya (tidak digunakan sekaligus)
Antara lain dan lain-lain (tidak digunakan sekaligus)
Agar dan supaya (tidak digunakan sekaligus)
Contoh:
Tidak Baku
Kiriman ini adalah merupakan kiriman tambahan untuk melengkapi
kekurangan kiriman kami tiga hari yang lalu.
Baku
Kiriman ini merupakan kiriman tambahan untuk melengkapi
kekurangan kiriman kami tiga hari yang lalu.
g. Kata-kata yang Bermiripan
Dalam bahasa Indonesia terdapat kata-kata bermiripan, baik dari segi
bentuk maupun dari segi makna. Bahkan dari segi makna boleh
dikatakan bahwa kata-kata tersebut bersinonim. Yang temasuk kata-
179 Tata Naskah Dinas
kata yang bermiripan, antara lain, suatu dan sesuatu, masing-masing
dan tiap-tiap, jam dan pukul, serta dari dan daripada.
Contoh:
Kata sesuatu tidak diikuti oleh kata benda, sedangkan kata suatu
harus diikuti oleh kata benda.
Tidak baku
Jika dalam rapat nanti ada sesuatu masalah yang ingin disampaikan,
Anda diharapkan menyiapkan dahulu sebaik-baiknya.
Baku
Jika dalam rapat nanti ada suatu masalah yang ingin disampaikan,
Anda diharapkan menyiapkan dahulu sebaik-baiknya.
Jika dalam rapat nanti ada sesuatu yang ingin disampaikan, Anda
diharap menyiapka dahulu sebaik-baiknya.
2. Penerapan Ejaan Yang Disempurnakan
Penulis surat dinas sebaiknya menguasai kaidah-kaidah ejaan yang
terdapat dalam buku Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang
Disempurnakan (PUEYD). Dalam surat-surat resmi masih terdapat
penulisan yang serangkai, padahal seharusnya terpisah, penggunaan
tanda-tanda baca yang salah, penulisan huruf besar dan huruf miring
dan sebagainya.
Contoh:
Baku Tidak Baku
u.p. (untuk perhatian) u/p atau c/q
a.n. (atas nama) a/n
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 180
dkk. d.k.k.
antarwarga antar warga
subbagian sub bagian
bertanda tangan bertandatangan
berterima kasih berterima kasih
menandatangani menanda tangani
serah terima serahterima
tunakarya tuna karya
tunawisma tuna wisma
memberi tahu memberitahu
memberitahukan memberi tahukan
3. Penyusunan Kalimat
Kalimat yang dipakai dalam surat dinas sebaiknya berupa kalimat
efektif, yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa, singkat, dan
enak dibaca. Kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa adalah
kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang berlaku. Kalimat
yang baik memenuhi unsur-unsur Subyek, Predikat, Obyek dan
Keterangan (jika diperlukan). Sedangkan kalimat yang singkat
adalah kalimat yang tidak bertele-tele atau tidak berbelit-belit.
Kalimat harus mampu mewakili secara tepat isi pikiran atau perasaan
penulisnya, bagaimana ia dapat mewakilinya secara segar, dan
sanggup menarik perhatian pembaca terhadap apa yang dibicarakan.
Satu kalimat sebaiknya mengandung satu ide.
181 Tata Naskah Dinas
Contoh:
Tidak Baku
Membalas surat Bapak tanggal 17 Juli 1993, No.
452/K/VII/1993, tentang……, saya ingin menanggapinya
sebgai berikut.
Atas kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Atas perhatiannya, saya ucapkan beribu-ribu terima kasih.
Sebelum dan sesudahnya, kami ucapkan terima kasih.
Mohon periksa adanya.
Demikian harap maklum
Baku
Sehubungan dengan surat Bapak tanggal 17 Juli 1993,
No.452/K/VII/1993, tentang…
Atas kerja sama Saudara, kami menyampaikan terima kasih.
Atas perhatian Bapak, saya menyampaikan terima kasih.
Kami berharap agar Saudara bersedia menjadi koordinator
kegiatan tersebut.
Demikian laporan kami, harap Bapak mengetahuinya.
Demikian permohonan saya, semoga Bapak dapat
mempertimbangkannya.
4. Penyusunan Alinea/paragraf
Alinea adalah kelompok kalimat yang saling berhubungan satu
dengan yang lain dalam membentuk satu kesatuan yang utuh. Alinea
me ngandung satu pikiran utama dan satu atau beberapa pikiran
penjelas. Maksud yang dituangkan dalam surat sebaiknya diatur
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 182
dlam alinea-alinea sehingga isi surat dapat dipahami dnegan mudah.
Kriteria yang perlu diperhatikan dalam penyusunan alinea adalah
kesatuan dan kepaduan. Alinea dikatakan memiliki kesatuan apabila
satu alinea merupakan satu pokok pikiran/masalah. Alinea dikatakan
memiliki kepaduan apabila kalimat-kalimat yang disusun dalam satu
alinea saling berhubungan atau saling berkaitan.
Sebagaimana dalam sebuah tulisan, alinea dalam sebuah suraqt pada
dsarnya terdiri dari:
a. Alinea Pembuka
Alinea ini mempunyai sifat dantujuan membuka dan menghantar
karangan atau menghantar pokok pikiran dalam suatu bagian
karangan. Oleh karena itu sifat dari alinea ini harus menarik minat
dan perhatian pembaca serta sanggup menyiapkan pikiran pembaca
kepada apa yang akan segera diuraikan. Dilihat dari strukturny,
alinea pembuka ini lebih pendek isinya.
Contoh alinea pembuka surat:
Dimulai dengan menunjuk surat
Sehubungan dengan surat Bapak No…, Tanggal…
tentang…..
Berdasarkan surat Bapak No…, Tanggal…. tentang…..
Menyampaikan alasan, tujuan, pertimbangan
Dalam rangka merayakan…..
Sehubungan dengan rencana….
183 Tata Naskah Dinas
Langsung menyampaikan maksud
Kami memberitahukan bahwa……
Kami mengundang Saudara….
b. Alinea Inti
Alinea ini terletak di antara alinea pembuka dan alinea penutup.
Alinea ini merupakan inti dari permasalahan yang disampaikan.
Alinea inti ini dapat lebih dari satu paragraf tergantung dari
permasalahn yang ingin disampaikan. Untuk menjaga keutuhan
alinea ini harus diperhatikan agar hubungan antar alinea tersebut
teratur dan ditata secara logis, pokok pikiran jangan meloncat-loncat
supaya pembaca dapat dengan mudah memahaminya. Kalimat-
kalimat dalam sebuah paragraf akan saling berhubungan dan akan
saling berkaitan jika diikat dengan pengait paragraf, yang berupa
ungkapan penghubung antarkalimat, seperti selanjutnya, selain itu,
sebaiknya, namun, oleh karena itu; diikat dengan kata ganti, seperti
itu, ini, nya dan tersebut; atau diikat dengan pengulangan kata yang
dipentingkan.
Contoh:
Tidak Baku
Buku-buku keagamaan kiriman Bapak telah saya terima dengan baik.
Di dalamnya ada satu judul buku yang sebenarnya tidak saya pesan.
Buku yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman itu. Buku itu
tertukar.
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 184
Bersama ini saya kembalikan buku yang tidak saya pesan, dan saya
mohon Bapak segera mengirimkan buku yang saya pesan, yaitu Asas-
Asas Sosiologi.
Baku
Buku-buku keagamaan kiriman Bapak telah saya terima dengan baik.
Namun di dalamnya ada satu judul buku yang sebenarnya tidak saya
pesan. Sebaliknya, buku yang saya minta ternyata tidak ada dalam
kiriman itu. Mungkin buku itu tertukar ketika Bapak mengepaknya.
Oleh sebab itu, bersama ini saya kembalikan buku yang tidak saya
pesan, dan saya mohon Bapak segera mengirimkan buku yang saya
pesan, yaitu Asas-Asas Sosiologi.
c. Alinea Penutup
Alinea penutup ditujukan untuk menutup atau mengakhiri sebuah
tulisan. Lazimnya paragraf itu mengandung kesimpulan
permasalahan atau pendapat yang disampaikan oleh penulis. Tetapi
hal ini bukan suatu keharusan, dalam surat, alinea ini berfungsi
untuk menutup pembicaraan. Hampir sama dengan alinea pembuka,
alinea penutup isinya jangan terlalu banyak dan panjang. Isi alinea
penutup sebaiknya disesuaikan dengan perihal surat. Sebaiknya,
alinea penutup berisi ucapan terima kasih dan atau harapan penulis
surat.
Contoh:
Atas perhatian Saudara, kami menyampaikan terima kasih.
Atas kehadiran Saudara memenuhi undangan ini, kami
menyampaikan terima kasih.
185 Tata Naskah Dinas
Demikian surat ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana
mestinya.
Semoga Saudara maklum. Terima kasih.
Semoga informasi ini berguna bagi Saudara. Terima kasih.
BAB VI
PENUTUP
Naskah Dinas adalah semua informasi tertulis sebagai
alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka
penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangun-
pembangunan. Sedangkan yang dimaksud Tata Naskah Dinas
adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan,
distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam
komunikasi kedinasan. Adapun yang dimaksud dengan Tata
Persuratan Dinas adalah pengaturan ketatalaksanaan
penyelenggaraan surat-menyurat dinas yang dilaksanakan oleh
instansi pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas.
Dalam rangka mewujudkan tertib administrasi didalam
penyelenggaraan urusan pemerintahan yang dilakukan di lingkungan
instansi pemerintahan tata naskah dinas menjadi salah satu bagian
yang sangat penting, namun demikian yang tidak kalah pentingnya
adalah Pegawai Negeri selaku pelaksana dan sekaligus sebagai
penyelenggara urusan pemerintahan. Adapun yang dimaksud dengan
Pegawai Negeri adalah mereka yang setelah memenuhi syarat-syarat
yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku,
diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam
sesuatu jabatan Negeri atau diserahi tugas Negara lainnya yang
187 Tata Naskah Dinas
ditetapkan berdasarkan sesuatu peraturan perundang-undangan dan
digaji menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Oleh karena itu dalam rangka memberikan pemahaman dan
bekal terhadap Calon Pegawai Negeri Sipil yang menjalankan roda
kegiatan dilingkungan instansi pemerintah, dipandang perlu untuk
memberikan materi Tata Naskah Dinas dan Tata Persuratan Dinas
kepada peseta Diklat Prajabatan Calon Pegawai Negeri Sipil
Golongan III. Adapun indikator hasil belajar yang diharapakan dari
pembelajaran Tata Naskah Dinas ini adalah peserta mampu
menjelaskan dan menyusun tata naskah dinas dan tata persuratan
dinas, hal ini disebabkan karena Tata Naskah Dinas dan Tata
Persuratan Dinas adalah merupakan urat nandi dari suatu kegiatan
instansi pemerinah.
Namun demikian di dalam menyusun dan menjalankan Tata
Naskah Dinas dan Tata Persuratan Dinas walaupun telah didasarkan
kepada azas-azas dalam penyusunan Tata Naskah Dinas dan Tata
Persuratan Dinas yang tidak kalah pentingnya untuk diperhatikan
oleh semua Pegawai Negeri Sipil adalah azas-azas umum
penyelenggaraan pemerintahan yang baik sebagaimana diatur dalam
UU No. 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih
dan Bebas dari KKN disebutkan bahwa asas-asas umum
penyelenggaraan negara yang baik meliputi :
1. Asas Kepastian Hukum,yaitu asas dalam negara hukum
yang mengutamakan landasan peraturan perundang-
undangan,kepatuhan dan keadilan dalam setiap kebijakan
Penyelenggara Negara;
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 188
2. Asas Tertib Penyelenggaraan Negara ,yaitu asas yang
menjadi landasan keteraturan, keserasian, dan keseimbangan
dalam pengendalian penyeleng-garaan negara;
3. Asas Kepentingan Umum,yaitu asas yang mendahulukan
kesejahteraan umum dengan cara aspiratif,akomodatif, dan
selektif;
4. Asas Keterbukaan, yaitu membuka diri terhadap hak
masyarakat untuk memperoleh informasi yang benar, jujur, dan
tidak diskriminatif tentang penyelenggaraan negara dengan tetap
memperhatikan perlindungan atas hak asasi pribadi, golongan,
dan rahasia negara;
5. Asas Proporsionalitas, yaitu asas yang mengutamakan kese-
imbangan antara hak dan kewajiban Penyelenggara Negara;
6. Asas Profesionalitas, yaitu asas yang mengutamakan
keahlian yang berlandaskan kode etik dan ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku; dan
7. Asas Akuntabilitas yaitu asas yang menentukan setiap
kegiatan dan hasil akhir dari kegiatan Penyelenggara Negara
harus dapat dipertanggung-jawabkan kepada masyarakat atau
rakyat sebagai pemegang kedaulatan tertinggi negara sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
DAFTAR PUSTAKA
Dokumen :
Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945
Undang-Undang No. 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan
Negara yang Bersih dan Bebas dari KKN
Undang-Undang No. 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan
Peraturan Perundang-Undangan
Peratauran Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2005 tentang Tata
Naskah Dinas di Lingkungan Departemen Dalam Negeri
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. 22
Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas
Buku :
Bagir Manan dan Kuntana Magnar, Beberapa Masalah Hukum Tata
Negara Indonesia, Bandung : Alumni, 1997
E. Zainal Arifin, Penggunaan Bahasa Indonesia Dalam Surat Dinas,
Jakarta: Akademi Pressindo, 1996
Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 190
Lembaga Administrasi Negara, Sistem Administrasi Negara
Kesatuan Republik Indonesia: Buku I : Prinsip-.P.prinsip
Penyelenggaraan Negara, Jakarta: LAN, 2003
S. Prajudi Atmosudirdjo, Hukum Administrasi Negara, Jakarta :
Ghalia Indonesia, 1995
S. Prajudi Atmosudirdjo, Kesekretariatan dan Administrasi
Perkantoran, Jakarta : Ghalia Indonesia, 1995, Edisi Revisi
Yayah B. Mugnisjah Lumintaintang, Penggunaan Bahasa Indonesia
Dalam Tata Naskah Dinas, Makalah disampaikan pada
Lolakarya Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Kementeri
Negara Pendayagunaan Aparatur Negara RI, Surabaya, 10-11
Juli 2008