TATACARA PENGURUSAN PENDAHULUAN DIRI (PEGAWAI AWAM )

TATACARA PENGURUSAN PENDAHULUAN DIRI(PEGAWAI AWAM )

1

Disedia Oleh:

Seksyen Pengurusan Perakaunan Pinjaman Bahagian Perkhidmatan

Operasi Pusat & Agensi, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

SKOP TAKLIMAT:

- Perundangan/Peraturan Berkuatkuasa

- Takrifan- Kuasa Melulus- Jenis Pendahuluan Diri- Syarat & Kelayakan - Senarai Semak Permohonan - Catatan Pelarasan Akaun

Perundangan/Peraturan Berkuatkuasa

Kumpulanwang Amanah Kerajaan

Ditubuhkan di bawah Seksyen 10 Akta Prosedur Kewangan 1957

Untuk maksud tertentu melalui resolusi yang dilulus oleh Dewan Rakyat

Bercorak kumpulanwang pusingan

Takrifan Pendahuluan DiriMemberi pendahuluan kewangan

kepada pegawai dalam perkhidmatan awam Kerajaan Persekutuan :

Untuk elaun sara hidup dan perbelanjaan bagi perjalanan atas tugas rasmi, kursus dan berpindah

Bagi maksud lain yang boleh diluluskan dengan tertentu oleh Perbendaharaan

JENIS- JENIS PENDAHULUANKELULUSAN : PEGAWAI PENGAWAL (KEW 325)

KSU dan Ketua Jabatan disenaraikan sebagai Pegawai Pengawal dalam Buku Anggaran Belanjawan Tahunan. - Boleh secara bertulis melantik seorang pegawai kanan untuk luluskan

•Bagi pegawai Persekutuan di Sabah & Sarawak :- Pegawai Pengawal boleh wakilkan kepada Ketua Jabatan Persekutuan Sabah & Sarawak

853201 - Pengangkutan orang & perbelanjaan sara hidup (dalam negeri)

853202 - Pengangkutan orang & perbelanjaan sara hidup (luar negeri)

853204 - Deposit Sewa Luar Negara853213 - Pendahuluan sewa rumah luar negeri (Surat Perbendaharaan: KK/BP(s)11/780/3/76 sk 1/20080(8) Bertarikh 4 Ogos 2008)

*853205 - Bayaran terlebih emolumen - ansuran 18 bulan atau kurang (Kew 106)( AP 327(b) )

JENIS- JENIS PENDAHULUAN

KELULUSAN : PERBENDAHARAAN (KEW 106)

853203 - Perbelanjaan perubatan luar negara

*853205 - Bayaran terlebih emolumen- Ansuran Lebih 18 bulan (AP 327(b) )

853207 - Perbelanjaan di bawah AP59 853208 - Kehilangan wang awam 853209 - Tunggakan Caruman KWSP


KELULUSAN : PERBENDAHARAAN (KEW 106)

853214 - Pendahuluan Yuran Sekolah 853215 - Perbelanjaan di bawah AP55

(Perbelanjaan Darurat) 853216 – Pendahuluan Cagaran Sekolah 853296 – Jabatan Perkhidmatan Awam 853299 – Pendahuluan Diri Pelbagai


Penerangan Lanjut

853205 Bayaran Terlebih Emolumen AP 327 (b) - Bagi mendapatkan balik gaji

atau elaun yang terlebih bayar

Pegawai Pengawal boleh membenarkan ansuran bulanan dengan secepat mungkin dan tidak lewat dari lapan belas (18) bulan atau sebelum pegawai itu meninggalkan perkhidmatan Kerajaan mengikut mana yang lebih awal.

Lebih 18 bulan, dengan kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pihak Berkuasa Kewangan Negeri.

853205 Bayaran Terlebih Emolumen Jika pulangan diluluskan, suatu

permohonan Pendahuluan Diri hendaklah dibuat dari Kumpulan Wang Amanah Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) atas nama penerima bayaran yang berkenaan bagi melaraskan akaun yang berkenaan.

Ansuran bulanan itu hendaklah dikredit kepada Akaun Pendahuluan.

853207 Perbelanjaan di bawah AP59

(Perbelanjaan Suci Hati) PP Bilangan 8 Tahun Tahun 2009

Walau apa pun peruntukan mana-mana Arahan Perbendaharaan (AP) yang lain, pembayaran sesuatu bil yang dikemukakan dengan sempurnanya oleh seseorang bagi barang atau perkhidmatan yang dipesan dan dibekalkan dengan suci hati kepada kerajaan tidak boleh ditahan oleh sebab apa-apa keraguan sama ada pertanggungan itu telah dilakukan dengan sepatutnya oleh pegawai kerajaan yang bertanggungjawab.


(Perbelanjaan Suci Hati)Jika KSP/PKN berpuas hati bahawa suatu tanggungan kontrak telah dilakukan, tetapi berpendapat bahawa seseorang pegawai mungkin telah bersalah pada melakukannya, bil itu hendaklah dibayar dengan segera dan dipertanggungkan pada mula-mulanya kepada Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) atas nama pegawai yang berkenaan, atau jika nama pegawai yang berkenaan itu tidak dapat ditentukan dengan serta merta, atas nama jawatan Pegawai Pengawal yang berkenaan sementara menantikan keputusan penyelesaian perkara tersebut.


(Perbelanjaan Suci Hati) Pegawai Pengawal hendaklah menyediakan satu

laporan bertulis bagi menghuraikan sebab-sebab yang mendorongnya menyimpang daripada cara yang biasa dan mengemukakan kepada KSP/PKN tidak lewat dari 60 hari daripada tarikh pendahuluan diri diluluskan.

Pelarasan pendahuluan diri hendaklah dilakukan dengan segera tetapi tidak lewat daripada 60 hari setelah mendapat kelulusan KSP/PKN

853208 Kehilangan Wang Awam

AP 3, 315 - 328 PP 13/2008 dan SPP 3/2011 AP3 –Takrifan Kehilangan termasuk

kehilangan Wang Awam dan Aset Awam disebabkan oleh kecurian, kebakaran, kemalangan, bencana alam, kesusutan, penipuan, kecuaian pegawai,kekurangan, bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh dapat balik, hasil yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan yang sia-sia

853215 Perbelanjaan Darurat

keadaan yang luar biasa untuk kepentingan perkhidmatan awam bahawa:- perbelanjaan patut dilakukan dengan segera; - tiada peruntukan bagi perbelanjaan tersebut; dan - masa tidak mengizinkan untuk dapat kebenaran cara biasa

853215 Perbelanjaan Darurat

melalui Pegawai Pengawal dengan segera menyampaikan kepada KSP/PKN satu laporan bertulis menghuraikan sebab menyimpang daripada cara yang biasa

Dalam hal seumpama ini, pembayaran pada mulanya dipertanggungkan kepada Kumpulanwang Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) atas nama pegawai itu sendiri.

Kemudian dapatkan Kelulusan KSP/PKN sebelum pelarasan pendahuluan diri tersebut dilakukan.

853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup

853201 – Dalam Negara 853202 – Luar Negara SPP 2/1993 – Perwakilan Kuasa

Meluluskan PD - Para 6.1 dibatalkan oleh SPP6/1994 PP 3/2003 (Pindaan oleh SPP 8/2010) PP 3/2005 Lain-lain pekeliling berkaitan yang

berkuatkuasa


Layak dipohon bagi tujuan:

Menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabat sama ada di dalam atau di luar negara

Menghadiri kursus

Berpindah/bertukar


Unsur yang terlibat: Elaun Makan Bayaran Sewa Hotel

Kelulusan amaun: 100% - luar negara 90% - dalam negara Untuk hari bertugas rasmi sahaja


Had minima permohonan:

Kumpulan Pengurusan Tertinggi /Kumpulan Pengurusan & Profesional

RM500.00

Kumpulan Sokongan (Kategori > 17) RM300.00

Permohonan yang kurang dari had minima adalah tidak dibenarkan

KECUALI

Kumpulan Sokongan Kategori < 17 Tiada Had Minima


Senarai semak:• Sediakan Daftar Pendahuluan Diri• Borang Pendahuluan dibuat dalam 4

salinan• Permohonan dikemukakan 7 hari sebelum

bertolak• Semak had minima permohonan• Pendahuluan lama telah diselesaikan• Kemaskini Daftar selepas kelulusan

diterima dan kutipan balik dibuat


Pembayaran Balik:• Bayaran Balik dibuat melalui tuntutan

perjalanan atau serahan tunai

• Tuntutan dikemukakan tidak lewat 10hb bulan berikutnya

• Memotong sekali gus dari gaji pegawai sehingga selesai sekiranya pendahuluan tidak dijelaskan dalam tempoh yang ditetapkan

• Denda 10% setahun akan dikenakan bagi pendahuluan yang tidak diselesaikan


Penyelenggaraan Buku Daftar:SPP Bil. 2 Tahun 1993 (Para 4.1)

i. Rujukan Fail Jabatanii. Nama Pegawai yang

memohon iii. Amaun Pendahuluan Diri iv. Tarikh diluluskan

v. Tarikh pergivi. Tarikh balik/sampai


Penyelenggaraan Buku Daftar:SPP Bil. 2 Tahun 1993 (Para 4.1)

vii. Tarikh dan amaun tuntutan dikemukakanviii. Tarikh dan nombor rujukan baucar atau jurnal ix. Tarikh dan amaun tuntutan

dibayar x. Amaun denda dikenakan;

jika berkaitan (10% setahun) xi. Catatan

Format Buku Daftar


Penyediaan Laporan:

1. Laporan Bulanan - Sediakan Laporan Pendahuluan Diri yang belum selesai berdasarkan

Buku Daftar Pendahuluan Diri.- Edarkan laporan tersebut ke PTJ yang berkenaan untuk

penyelarasan.

2. Laporan Suku Tahun- Sediakan Laporan Berkala Pendahuluan Diri yang belum

diselesaikan bagi tujuan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun untuk dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan

3. Laporan Setengah Tahun- Sediakan Penyata yang menunjukkan ringkasan

mengenai kedudukan Pendahuluan diri yang diluluskan dan hasil pengutipannya untuk dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan

CATATAN PELARASAN

Akaun Amanah Pendahuluan Diri

853201 & 853202 Tuntutan melebihi pendahuluan diri:

Baucar bayaran tuntutan perjalanan DT Vot RM1200 KT Amanah (853201/853202) RM1000 KT Akaun Bank – Pemohon RM200

Tuntutan sama dengan pendahuluan diri: Pelarasan jurnal sahaja

DT Vot RM1000 KT Amanah (853201/853202) RM1000

853201 & 853202Tuntutan kurang dari pendahuluan diri

Pelarasan jurnal DT Vot RM900 KT Amanah (853201/853202) RM900

DAN Penyata Pemungut bagi bayaran balik

lebihan (pemohon perlu mengembalikan dengan serta- merta) melalui PTJ

DT Terimaan RM100 KT Amanah (853201/853202) RM100

Catatan Pelarasan 853205

Pelarasan jurnal bagi pengwujudan pinjaman DT Amanah (853205) KT Vot Gaji / Emolumen (1XXXX) KT Akaun Hasil – (81101 jika berkaitan)

(catatan ke dalam akaun hasil sekiranya emolumen yang terlibat melibatkan peruntukan tahun sebelum)

Potongan gaji dilakukan bagi menjelaskan pendahuluan yang diambil seperti yang telah diluluskan oleh PERBENDAHARAAN melalui Arahan Potongan Gaji SG 20 kod 4189

DT TerimaanKT Amanah (853205)


Cara Pembayaran Balik selepas keputusan Perbendaharaan:-

Pegawai Tidak Dikenakan Tindakan SurcajSediakan pelarasan jurnal seperti berikut:

DT VotKT Amanah (853207)

Pegawai Dikenakan Tindakan Surcaj sepenuhnya

Sediakan penyata pemungut seperti berikut: DT TerimaanKT Amanah (853207)


Cara Pembayaran Balik selepas keputusan Perbendaharaan:-

Pegawai Dikenakan Tindakan Surcaj Sebahagian Amaun

Sediakan pelarasan jurnal seperti berikut:DT VotKT Amanah (853207)

Sediakan penyata pemungut seperti berikut: DT TerimaanKT Amanah (853207)

CONTOH BORANG

Documents

TATACARA PENGURUSAN PENDAHULUAN DIRI (PEGAWAI AWAM )