TATACARA PERSURATAN RASMIPenyampai: Ahmadbi bin Haji Othman Pegawai Latihan Institut Perkhidmatan Awam Jabatan Perdana Menteri Negara Brunei Darussalam.

Surat Rasmi Segala yang bertulis @ bercetak untuk dihantar kepada penerima yang tidak terbatas sifat & saiznya Ditulis dalam urusan-urusan rasmi Dikirim oleh orang ramai / firma kepada Kerajaan & sebaliknya Di antara kementerian / jabatan Kerajaan Di antara negara dengan negara lain

Fungsi Menyelenggara satu saluran komunikasi di antara dua pihak Memelihara satu rekod tetap atau kekal mengenai komunikasi

Tujuan Menyampai maklumat Mengaju pertanyaan Memohon sesuatu perkara dsbnya

Jenis-jenis Surat Rasmi

Surat Keliling Surat Pemberitahuan Surat Arahan Surat Makluman / Permohonan Antara Jabatan / Kementerian Memorandum Minit Poskad Teleks / Telegram (kawat) Faksimile; dsb.

Format Surat Rasmi Logo (kepala surat) Nama dan alamat pengirim Nombor telefon, teleks, faksimili, e-mel Bilangan rujukan fail tarikh

Format Memorandum Saiz A4 atau A5 Perkataan MEMORANDUM Daripada Kepada Tarikh Garisan panjang melintang Bilangan Rujukan Fail Kami / Tuan

MEMORANDUMDaripadaKepada

:: Tarikh:

Ruj. Kami:

Ruj. Tuan

Format Surat Keliling / Surat Pemberitahuan Logo Nama Kementerian / Jabatan Bilangan dan tahun Tajuk Tandatangan Rujukan Tarikh

Format Minit Perkataan MINIT Garisan panjang melintang dan menurun

MINIT

Kaedah Menulis Perancangan (draft) Supaya mencapai maksud, matlamat & berkesan Bagaimana? Buat nota, catatan kasar atau panduan sebelum menulis Sebelum ditaip, tentukan perancangan dibuat dengan teliti

5W & 1HWhat? (Apa?) Who? (Siapa?) When? (Bila?) Where? (Di mana?) Why? (Mengapa?) How? (Bagaimana?)

Chontoh Borang DraftWhat? (Apa?) Who? (Siapa?) When? (Bila?) Where? (Di mana?) Why? (Mengapa?) How? (Bagaimana?)Memohon perkhidmatan fasilitator dari IPA bagi mengendalikan Taklimat Tatacara Persuratan

85 orang Guru-Guru Besar dan Penolong-Penolong Guru Besar Yang Baru, Kementerian PendidikanIsnin, 09 Jun 2008 Setengah hari (jam 8.40 pagi hingga 9.30 pagi) Dewan Sekolah Rendah Rimba II, Brunei II

Tujuan: untuk memberi pengetahuan dan kemahiran mengenai kaedah penulisan minit, memorandum dan persuratan rasmi yang bersesuaian dengan tugas Guru Besar dan Penolong Guru Besar Secara ceramah dan interaksi.

Format Hendaklah menarik perhatian Susunan berbeza mengikut jenis surat Mengandungi alamat pengirim, gantinama diri, isi surat, penutup, tandatangan dsb. Saiz kertas hendaklah sesuai agar tidak sesak atau renggang

Isi Surat Fikir semasak-masaknya sebelum menulis Tentukan maksud menulis surat itu Hendaklah meliputi segala perkara yang hendak disampaikan Jika menjawab, mestilah menumpukan jawapan kepada perkara yang dimaksudkan sahaja Jangan ada ulasan kepada perkara yang tiada kena mengena dengan surat itu.

Bahasa Gunakan bahasa / perkataan yang mudah difahami Terus menuju maksud yang hendak disampaikan (direct to the point) Haruslah bersopan santun & menunjukkan sifat hormat

Butiran Hendaklah disusun rapi mengikut tujuan surat Susunan butiran sebolehnya ringkas tetapi padat Lazimnya dibahagi & dijelaskan dalam perenggan yang berlainan Setiap perenggan memperkatakan tentang perkara atau tajuk yang hendak disampaikan

Perenggan Jika mengandungi banyak perenggan, hendaklah catat nombor perenggan, dimulakan pada perenggan kedua Jika perlu, setiap perenggan boleh disusuli dengan tajuk kecil Tujuan memberi nombor perenggan & tajuk kecil adalah bagi memudahkan penerima melihat perkembangan surat / membezakan bahan-bahannya dengan jelas

Gaya Merupakan satu aspek linguistik yang menekankan kepelbagaian penggunaan bahasa Juga dihubungkan dengan sifat penggunaan bahasa yang baik, berkesan & menarik Dengan itu faktor gaya harus diberi perhatian dalam penulisan surat rasmi Gaya yang sesuai akan membantu / memudahkan pemahaman kandungan sesuatu surat Gaya yang sesuai akan melebihkan lagi keberkesanan penulisan sesuatu surat

Gaya Hendaklah mudah tetapi berkesan Jangan gunakan terlalu banyak perkataan untuk menyatakan perkara yang mudah Jangan pula gunakan perkataan terlalu ringkas hingga boleh membawa berbagai makna Jangan juga gunakan ayat terlalu panjang hingga sukar untuk memahaminya Gunakan ayat yang tidak mengelirukan dari segi maksudnya

Ejaan Beri perhatian sewajarnya Sekiranya banyak ejaan salah akan membangkitkan perasaan kurang senang di pihak penerima Kalau ragu-ragu tentang ejaan, rujuk KAMUS atau hubungi DBP

Tanda BacaTanda-tanda baca yang salah boleh membawa maksud yang berlainan dan mengelirukan (boleh mengubah maksud sesuatu ayat)

Bersikap AdilCuba bersikap adil semasa menulis surat itu. Walaupun kita perlu bersikap simpati tetapi jangan terlalu merendah diri. Walaupun demikian, penulis jangan sekali-kali menunjukkan sikap memerintah.

Kasar Cara sebaiknya apabila menulis itu ialah tidak bersikap terlalu kasar & bersikap tidak terlalu berlemah-lembut Jika tidak bersetujupun, jangan sekali bertindak di luar perikemanusiaan Semasa menulis surat aduan, perlu tunjuk sikap berlemah-lembut Bahasa yang lemah-lembut membayangkan peribadi & budi pekerti pengirimnya.

Ditaip Persuratan rasmi Kerajaan kepada Kementerian / Jabatan / orang ramai biasanya ditaip dengan mesin taip, word processor atau komputer Surat orang ramai kepada Kementerian / Jabatan boleh ditulis dengan tulisan tangan tetapi tulisan mesti jelas

Puji-pujian Mestilah sesuai kepada siapa surat ditujukan Penutup surat hendaklah sejajar dengan gantinama diri dalam surat itu Kadangkala, orang yang dikirimi surat itu tidak payah disebut nama batang tubuhnya; memadai sebut pangkat atau jawatan sahaja

Sampul Surat Alamat pada sampul surat hendaklah ditulis atau ditaip dengan lengkap, jelas & betul Pastikan agar POSKOD dibubuh mengikut nombor yang ditetapkan Jabatan Perkhidmatan Pos

Melipat Surat Surat yang telah ditandatangani hendaklah dilipat dengan cermat & betul caranya Kaedah yang baik ialah dengan cara melipat surat itu dua kali Sesuaikan lipatan surat dengan sampul surat yang hendak dikirim & lekatkan penutupnya dengan cermat

TATACARA PERHUBUNGAN PERSURATAN DALAM SISTEM BERKEMENTERIAN(S.K. JPM Bil. 4/1985 & 15/1987)

Tatacara Perhubungan Persuratan Dalam Sistem Berkementerian Sesetengah Kementerian dan Jabatan Kerajaan sering keliru ketika memilih jenis atau tatacara yang digunakan bagi perhubungan persuratan di dalam sistem berkementerian Beberapa kesalahan yang ketara dilakukan ialah apabila satu Jabatan menggunakan surat (letter head) bila berhubungan dengan Kementerian sendiri atau Kementerian atau Jabatan di dalam Kementerian lain Satu panduan tentang Tatacara Perhubungan Persuratan Dalam Sistem Berkementerian telah dikeluarkan melalui Surat-Surat Keliling Jabatan Perdana Menteri Bil. 4/1985 bertarikh 2 Mac 1985 dan Bil. 15/1987 bertarikh 11 Julai 1987.

TATACARA PERHUBUNGAN PERSURATAN DALAM SISTEM BERKEMENTERIAN(1) SUT dgn SUT (Kementerian dgn Kementeriaan) SUT Kementerian dgn Jabatan lain bukan dlm kementeriannya Surat (Letter head) Surat (Letter head) & c.c. kpd Kementerian berkenaan Memo

(2)

(3)

Jabatan kpd SUT Kementerian dlm Kementerian yg sama

(4)

Jabatan kpd Jabatan dlm Kementerian yg samaJabatan dlm satu kementerian kpd Jabatan di dlm Kementerian lain

Memo

(5)

Memo Surat (Letter head) & c.c kpd Kementeriannya

(6)

Jabatan kepada SUT di Kementerian lain

(S.K. JPM Bil. 4/1985 & 15/1987)

Terasul (Panggilan)

Terasul (Panggilan) Terasul @ panggilan bagi pangkal nama seseorang adalah tertakluk kepada pangkat dan gelaran masing-masing Panggilan bagi pangkal nama seorang ketua jabatan @ individu yang tidak dikurniai gelaran & bintang kebesaran dimulakan dengan perkataan Yang Mulia ..(sebut nama atau jawatannya). Contoh:Yang Mulia, Awang Sa Bali bin Abas Atau Yang Mulia, Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam, Negara Brunei Darussalam.

Terasul (Panggilan) Ada sesetengah pihak mewujudkan panggilan permulaan tersebut dengan perkataan Yang Berbahagia . atau Yang Terhormat dan sebagainya. Panggilan seumpama itu tidak lazim digunakan dalam tatacara mengalamatkan surat rasmi di Negara Brunei Darussalam.

Terasul bagi pangkal nama orang-orang yang dikurniai gelaran dan orang yang dikurniai dengan Bintang Kebesaran NBD adalah menurut penyesuaian gelaran yang dikurniakan. Terasul lengkap dan cara mengalamatkan serta panggilan dalam surat menyurat yang diamalkan di negara ini boleh dirujuk dalam buku panduan yang dikeluarkan oleh Jabatan Adat Istiadat Negara.

TERASUL (PANGGILAN)(1) Wazir-Wazir Yang Teramat Mulia Paduka Seri Pengiran (gelarannya) Pengiran (namanya) Yang Amat Mulia Pengiran (gelarannya) Pengiran (namanya) Yang Dimuliakan Pehin (gelarannya) (namanya)

(2)

Cheteria-Cheteria

(3) (4)

Pehin-Pehin Manteri Manteri-Manteri Hulubalang termasuk Manteri-Manteri Pedalaman Menteri-Menteri Kabinet & Ahli-Ahli Majlis Mesyuarat Timbalan Menteri, SUT, Timbalan SUT & Ketua Jabatan

Yang Mulia (gelarannya) (namanya) Yang Berhormat (gelarannya bagi orang yang dikurniai gelaran) namanya) Yang Berhormat (namanya) Yang Mulia (namanya)

(5)

(6)

Bentuk-bentuk Kesalahan Dalam Surat Rasmi

Bentuk-bentuk Kesalahan Ejaan Gaya Terasul (panggilan) Tatacara Perhubungan Persuratan Dalam Sistem Berkementerian

Ejaan Salah satu bentuk kesalahan yang utama di dalam surat-surat rasmi Kerajaan Masih ada setengah pihak masih menggunakan ejaan lama @ mencampuradukkan ejaan baru vs lama

Ejaan Kerajaan Kebawah DYMM telah memaklumkan kepada semua Ketua Jabatan Kerajaan melalui Surat Keliling Pejabat Setiausaha Kerajaan Bil: 5/1983 bertarikh 13 April 1983 supaya penggunaan ejaan baru bagi NBD dimulakan pada awal tahun 1983 secara berperingkat-peringkat dengan menetapkan penggunaannya kepada Jabatan Kerajaan terlebih dahulu & kemudian diperluaskan kepada orang ramai.

Ejaan Kesalahan yang menyalahi keselarasan vokal Kesalahan yang menyalahi peraturanperaturan kekecualian keselarasan vokal Kesalahan-yang menyalahi peraturanperaturan menulis di dan ke Kesalahan yang menyalahi peraturan penggunaan tanda bacaan

Contoh Kesalahan Menyalahi Keselarasan VokalMisti Kampong Bolih Kecenderongan Tempuh Penoh Ketol Tulong Numbor Masok Ator Musoh Kedudokan Bolih Olih Bena Mesti Kampung Boleh Kecenderungan Tempoh Penuh Ketul Tolong Nombor Masuk Atur Musuh Kedudukan Boleh Oleh Bina

Contoh Kesalahan Menyalahi Kekecualian Keselarasan VokalAnih Lapur Calun Lapuran Pamir Bena Kelang Aneh Lapor Calon Laporan Pamer Bina Kilang

Contoh Kesalahan Berhubung Aspek Rangkap KonsonanKonterek Komplek Sekop Sekim Kontrak Kompleks Skop Skim

Kesalahan Berhubung Penulisan di dan ke Penulisan kedua-dua morfem ini menimbulkan masalah kerana di dan ke boleh berfungsi sebagai awalan (kata kerja) dan juga sebagai kata depan Cara penulisannya telah ditetapkan iaitu di dan ke ditulis terpisah jika ia berfungsi sebagai kata depan. Contoh: ke pasar

Kesalahan Berhubung Penulisan di dan ke Tapi jika di atau ke berfungsi sebagai awalan, perlu digabungkan dengan kata dasar. Contoh: kehendak; ditulis. Semua kata partikel (kah, tah & lah) dan juga kata ganti yang menunjukkan kepunyaan perlu digabungkan kepada kata sebelumnya. Contoh: apatah; rumahmu.

Kesalahan Berhubung Penulisan di dan keDi-tanda-tangani Di nasihatkan Disabuah kampong diatas Ditandatangani Dinasihatkan Di sebuah kampung Di atas

Kesalahan Berhubung Penggunaan Tanda Bacaan Penggunaan tanda baca merupakan satu daripada perkara penting dalam penulisan Tanda baca yang diberi perhatian: tanda titik (.) tanda koma bertitik (;) tanda titik bertindih (:) tanda sempang (-) tanda ellipsis () tanda tanya (?) tanda seruan (!) tanda petik () tanda petik tunggal () tanda garis miring (/) tanda penyingkat ()

SekianTerima Kasih Atas Perhatian Biskita