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Taxonomie et gouvernanceTaxonomie et gouvernance
Organiser le patrimoine Organiser le patrimoine informationnel des entreprisesinformationnel des entreprises
SommaireSommaire
Aperçu des styles de déploiement sur une plate-forme SharePointConseils sur la façon d’utiliser chaque style de déploiementAperçu de certaines technologies :
SchémaTypesRétention
Styles d’organisationsStyles d’organisations
Librairies
Dossier
Site
Librairie
Serveur
Collection de site
Centre de documents
Portail\Site d’équipe
Distribué
Structuré Autonome
Stockage d’enregistrements
Exemple d’expérience Exemple d’expérience utilisateurutilisateur
Centre de documentsCentre de documents
Contenu stocké et géré dans une bibliothèque unique pour l’ensemble de l’entreprise :
Centre d’information partenaire.Bibliothèque de produits.Bibliothèque de spécifications.Centre de rapport des notes de frais.
Serveur
Collectionde sites
Site
Librairie
DossierDossierDossierDossierDossier
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Plus de détails sur le “Centre de Plus de détails sur le “Centre de documents”documents”
Serveur
Collectionde sites
Site
Librairie
DossierDossierDossierDossierDossier
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Gestion de Gestion de métadonnéesmétadonnées
Gestion de Gestion de versions versions
mineures/majeumineures/majeuresres
Permissions par Permissions par élémentélément
Stratégies/Stratégies/modèlesmodèles
WorkflowWorkflow
Intégration Intégration messageriemessagerie
Exemple d’expérience Exemple d’expérience utilisateurutilisateur
Opportunités et contraintesOpportunités et contraintes
Opportunités :Administration la plus centralisée.
Présentation des données la plus riche.
Meilleure capacité de recherche.
Contraintes :La montée en charge réclame de la réflexion.
Approche hautement centralisée.
Serveur
Collectionde sites
Site
Librairie
DossierDossierDossierDossierDossier
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Types de contenusTypes de contenus
Une façon de gérer les métadonnées et le comportement d’un type de document ou d’éléments dans une approche centralisée, de réutilisation :
Types multiples par librairie,
Declaré au niveau des sites ; utilisé dans les listes.
Colonnes \ métadonnées
Workflow
Stratégies
Modèle de document
Conversions
Gestion de document : Gestion de document : Capture évoluée de méta-données dans le client Office Capture évoluée de méta-données dans le client Office 20072007
Panneau Panneau personnalisablepersonnalisable
, basé sur , basé sur InfoPathInfoPath
Capture des Capture des méta-données méta-données dans le cadre dans le cadre
du processus de du processus de rédactionrédaction
Méta-données Méta-données obligatoire dans obligatoire dans la définition du la définition du type de contenutype de contenu
Ex : librairie marketing ContosoEx : librairie marketing Contoso
Un endroit unique où le département marketing peut aller pour gérer l’information sur :
Les déploiements clients,
Les produits Contoso,
Les produits concurrents,
Les évènements,
Les ventes.
Chercher de l’information grâce à :
La navigation par dossier :
<Division>\<Equipe>
Les vues :Propriétaire = ‘Jason’
La recherche.
Les types de contenus définissent le comportement des documents.
Taxonomie via les champs extensibles.
Portail \ Site d’équipePortail \ Site d’équipe
Contenu stocké dans des sites gérés individuellement au sein d’une collection de sites uniques.Exemples :
Portail pour animer une initiative (ex : campagne sécurité) :
Sites d’équipe pour les animateurs sur chaque type de risque (spam, virus, etc.).
Portail de division production :
Sites d’équipe pour chacun des produits.
Serveur
Collection de site
Site
LibraryLibrary
Librairie
Site
LibraryLibrary
Librairie
Site
LibraryLibrary
Librairie
Site
ListList
NavigationListListListe
Opportunités et contraintesOpportunités et contraintes
Meilleur compromis entre délégation et centralisation :
Bonne option de répartition,
Gestion centrale :Types de contenus “propagés”,Héritage pour la sécurité – stratégies.
Autonomie des sites :Les utilisateurs choisissent les types,Gestion des utilisateurs des sites,Apparence.
Bonne organisation pour la recherche.
Server
Site Collection
Site
LibraryLibrary
Library
Site
LibraryLibrary
Library
Site
LibraryLibrary
Library
Site
ListList
NavigationListListList
Rétention de documentsRétention de documents
Besoin d’un endroit pour stocker les versions finalisées de documents :
Optimisé pour les tâches de rétention (juridique, réglementaire, etc.),
Conçu différemment d’un stockage “vivant”.
Les documents sont envoyés dans ce lieu de stockage quand :
Un workflow est terminé,
Après un laps de temps donné,
Quand un utilisateur clique sur “envoyer au stockage”.
Stockage d’enregistrements et Stockage d’enregistrements et métadonnéesmétadonnées
Une gestion centralisée facilite l’implémentation :Le lieu de stockage peut imposer des métadonnées.Les sites soumettant des éléments, qui possèdent ces métadonnées, occasionneront une meilleure expérience de soumission.L’absence d’administration centralisée n’est pas problématique : le lieu de stockage d’enregistrement collectera les métadonnées si nécessaire.
Les types de contenus représentent les définitions de métadonnées pour le lieu de stockage :
Déployez vos types dans le lieu de stockage, de la même façon que pour les autres sites.Les champs et les types sont associés par nom.Une table de correspondance est utilisée pour lier des types similaires (mais non identiques).
Modèle distribuéModèle distribué
Contenu stocké dans des serveurs / collections de sites gérés de façon indépendante dans l’entreprise.Exemples :
Déploiements SharePoint non coordonnés :
‘Chaque équipe a un serveur sous son bureau’.
Déploiements hostés.Systèmes indépendants :
HRWeb,Portail de division,Portail d’entreprise.
Serveur
Collection de Site
Collection de Site
SiteSiteSite
Serveur
Collection de Site
Site
Collection de Site
SiteSiteSite
Collection de Site
Serveur
Collectionde Site
Site
Site
Site
Opportunités et contraintesOpportunités et contraintes
Opportunités :Flexibilité totale pour les propriétaires de contenus.
Evolutivité.
Contraintes :Propagation limitée.
Difficile à gérer en central.
Navigation discontinue.
Recherche peu optimisée.
Serveur
Collectionde Site
Collectionde Site
SiteSiteSite
Serveur
Collectionde Site
Site
Collectionde Site
SiteSiteSite
Collectionde Site
Serveur
Collection de Site
Site
Site
Site
Considérations sur l’évolutivitéConsidérations sur l’évolutivité
Pourquoi plus de collections de sites ?Throughput !
Taille des sauvegardes.
10 000 000 d’éléments dans une librairie.
100 000 000 d’éléments par indexeur.
Le nombre magique : 2 0002 000 sites dans une collection de sites.
2 000 listes dans un site.
2 000 éléments dans une liste.
2 000 éléments dans une vue (après filtrage de l’indexation).
En résuméEn résumé
1. Les styles de déploiement forment un continuum de choix :
Mix and match !
2. Fonctionnent pour tous les types de contenus : listes d’éléments, de documents, contenus Web.
3. Fonctionnalités poussées de rétention et de gestion de la conformité, utilisables dans les différents types.
Librairies
Dossier
Site
Librairie
Serveur
Collection de site
Centre de documents
Portail\Site d’équipe
Distribué
Structuré Autonome
Stockage d’enregistrements