T.C. KALİTE EL Kİ… · ISO 9001:2015 (KYS), Standartları çerçevesinde, (KYS)’nin İl Müdürlüğümüzde başarıyla uygulanması hedeflenmektedir. Kahramanmaraş İl Gıda

T.C.

KAHRAMANMARAŞ VALİLİĞİ

İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ

ISO 9001:2015

KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ

KALİTE EL KİTABI

YÜRÜRLÜK TARİHİ: 30.04.2018

T.C.


İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü

Doküman Kodu GTHB.46.İLM.KEK.001

Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000

KALİTE EL KİTABI Yürürlük Tarihi 30.04.2018

Sayfa No 1 / 44

STANDART NO İÇİNDEKİLER

- GİRİŞ 3

- ÖNSÖZ 4

- KAHRAMANMARAŞ İL GTHM TANITIMI 6

- MİSYON 8

- VİZYON 8

- TEMEL DEĞERLERİMİZ VE İLKELERİMİZ

L DEĞERLERİMİZ VE İLKELERİMİZ

8

1. KAPSAM 9

2. ATIF YAPILAN STANDARTLAR 9

3. TERİMLER, TARİFLER, KISALTMALAR 10

4. KURULUŞ 11

4.1. KURULUŞ BAĞLAMI 11

4.1.1. İÇ HUSUSLAR 11

4.1.2. DIŞ HUSUSLAR 12

4.2. İLGİLİ TARAFLARIN İHTİYAÇ VE BEKLENTİLERİ 12

4.3. KYS KAPSAMI 14

4.4. KYS SÜREÇLERİ 14

5. LİDERLİK 17

5.1. LİDERLİK VE TAAHHÜT 17

5.1.1. GENEL 17

5.1.2. MÜŞTERİ ODAKLILIK 17

5.2. POLİTİKA 18

5.2.1. KALİTE POLİTİKASININ OLUŞTURULMASI 18

5.2.2. KALİTE POLİTİKASININ DUYURULMASI 18

5.3. KURUMSAL GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR 18

6. PLANLAMA 20

6.1. RİSK VE FIRSATLARI BELİRLEME FAALİYETLERİ 20

6.2. KALİTE AMAÇLARI VE PLANLAMA 20

6.3. DEĞİŞİKLİKLERİN PLANLANMASI 21

7. DESTEK 21

7.1. KAYNAKLAR 21

7.1.1. GENEL 21

7.1.2. KİŞİLER 21

7.1.3. ALTYAPI 22

7.1.4. SÜREÇ İŞLETİMİ İÇİN ORTAM 22

7.1.5. İZLEME VE ÖLÇME KAYNAKLARI 22

7.1.5.1. GENEL 22

7.1.5.2. ÖLÇÜM İZLENEBİLİRLİĞİ 23

7.1.6. KURUMSAL BİLGİ

23

7.2.

YETKİNLİK

23

7.3. FARKINDALIK

24

7.4. İLETİŞİM 24

7.5. DÖKÜMANTE EDİLMİŞ BİLGİ 27

7.5.1. GENEL 27

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 2 / 44

7.5.2. OLUŞTURMA VE GÜNCELLEME 27

7.5.3. DÖKÜMANTE EDİLMİŞ BİLGİNİN KONTROLÜ 28

8. OPERASYON 28

8.1. OPERASYONEL PLANLAMA VE KONTROL 28

8.2. ÜRÜN VE HİZMETLER İÇİN ŞARTLAR 28

8.2.1. MÜŞTERİ İLE İLETİŞİM 28

8.2.2. ÜRÜN VE HİZMETLER İÇİN ŞARTLARIN TAYİNİ 28

8.2.3. ÜRÜN VE HİZMETLER İÇİN ŞARTLARIN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ

29

8.2.4. ÜRÜN VE HİZMETLER İÇİN ŞARTLARIN DEĞİŞMESİ 29

8.3. (TASARIM VE ÇİZİM OLMADIĞINDAN HARİÇ

TUTULMUŞTUR.) 29

8.4. DIŞARIDAN TEDARİK EDİLEN ÜRÜN HİZMET VE SÜREÇLERİN KONTROLÜ

29

8.4.1. GENEL 29

8.4.2. KONTROLÜN TİPİ VE BOYUTU 30

8.4.3. DIŞ TEDERİKÇİ İÇİN BİLGİ 30

8.5. ÜRETİM VE HİZMETİN SUNUMU 30

8.5.1. HİZMET SAĞLAMANIN KONTROLÜ 30

8.5.2. TANIMLAMA VE İZLENEBİLİRLİK 31

8.5.3. TEDARİKÇİ VE MÜŞTERİ MÜLKİYETİ 31

8.5.4. MUHAFAZA 31

8.5.5. ÜRÜN VE HİZMET SUNUMUNDAKİ DEĞİŞİKLİKLERİ 32

8.6. HİZMETLERİN SUNUMU 32

8.7. UYGUN OLMAYAN ÇIKTININ KONTROLÜ 32

9. PERFORMANS DEĞERLENDİRME 32

9.1. İZLEME, ÖLÇME, ANALİZ VE DEĞERLENDİRME 32

3232 9.1.1. GENEL 32

9.1.2. MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ 33

9.1.3. ANALİZ VE DEĞERLENDİRME 33

9.2. İÇ TETKİK 33

9.3. YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 34

9.3.1. GENEL 34

9.3.2. YGG GİRDİLERİ 34

9.3.3. YGG ÇIKTILARI 35

10. İYİLEŞTİRME 35

10.1. GENEL 35

10.2. UYGUNSUZLUK VE DÜZENLEYİCİ FAALİYET 36

10.3. SÜREKLİ İYİLEŞTİRME 36

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 3 / 44

GİRİŞ

Kahramanmaraş İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü Kalite El Kitabı (KEK), Kurumun ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sisteminin işleyişini açıklamaktadır.

Sistem, yasal şartlar çerçevesinde kurum tarafından verilen hizmetlerin istenilen kalitede vatandaş ve hizmet alanların beklenti ve şartlarına uygun olarak verilebilmesi ile her bir hizmetin başlangıç noktasından hizmet teslimine kadar sürecin her aşamasını kontrol altında tutarak, istenilen kalitenin sürekli olarak muhafaza edilmesini ve iyileştirilmesini sağlamaktadır.

Kalite El Kitabı, kurumun tüm birimlerinde kalite anlayışının gelişmesine, sistem yaklaşımının ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanımının çalışanlar tarafından benimsenmesine yardımcı olması hedeflenmiştir.

Bu kalite el kitabı (KEK),Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı mevzuatı, TS-EN-ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Standartları ve Kahramanmaraş İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü değerleri çerçevesinde; Kahramanmaraş İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü Kalite Yönetim Sistemi Ekibi tarafından idari/teknik/sağlık ve destek personelinin çalışma şartlarına uygun olarak görev yetki ve sorumluluklarını yerine getirmeleri için bir el kitabı niteliğindedir.

İl Müdürlüğümüz Kalite Yönetim Sistemi (KYS) performansını, vatandaş ve çalışanlarının memnuniyetini, ihtiyaçlarını ve beklentilerini, kurumsal çevredeki değişiklikler veya çevreden kaynaklanacak riskler, özel hedefler, sunulan ürünler, çalışılan süreçler ve kuruluşun büyüklüğü ve yapısı ile ilgili bilgileri gözlemleyerek, veri toplayarak değerlendirmektedir. Bu bilgi ve verilerin elde edilmesi ve kullanımı için gerekli yöntemleri de belirlemiştir.

Kahramanmaraş İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü ”Kalite Politikası” doğrultusunda belirlenen kalite hedeflerine ulaşmak, kalite yönetim sisteminin sürekliliğini ve geliştirilmesini sağlanması tüm çalışanların katılımı ile mümkündür.

Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığımızın misyon ve vizyonu temelinde belirlediğimiz kalite politikamızı, kalite hedeflerine ulaşmayı, kurmuş olduğumuz Kalite Yönetim Sisteminin işleyişini, sürekliliğini ve gelişmesini, standartlara ve kurumumuzun yapısına uygun olarak yapacağımızı ve bunlar için gerekli olan kaynakları ayıracağımızı taahhüt ediyoruz.

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 4 / 44

ÖNSÖZ

Bu Kalite El Kitabı, İl Müdürlüğümüz merkez ve ilçe teşkilatında uygulanmakta olan Kalite Yönetim Sisteminin (KYS) genel şartlarını tanımlayan bir dokümandır. Bu doküman Kurumumuzun Kalite Politikasını, kalite anlayışını, organizasyonunu ve TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistem Standardı kapsamındaki uygulamalarını içermektedir.

Kalite kelimesi; Latince ‘Qualis’ (Bitki ve nebatatın) Ne?! neyi?! (Nasıl oluştuğu) anlamındaki kelimeden türemiş ‘Qualitas’ olarak kullanılmış ve İngilizceye Quality, Türkçe ’ye Kalite kelimesiyle girmiştir. Diğer bir anlatımla Kalite; Ürün ya da süreçleri, hayran edici ya da mükemmel oluşturabilmek anlamına gelir. Bu sağlanırsa, sonucunda müşteri memnuniyeti ya da kullanıma uygunluk gerçekleşir1.

Kalite, bir ürün veya hizmet ile ilgili özelliklerin, belirlenen veya olabilecek ihtiyaçları karşılama derecisidir. Dünyada en çok kullanılan yönetim standardı ISO 9001 Kalite Yönetim Standardının son revizyonu 15 Eylül 2015 tarihinde yayınlanmıştır. Standardın yeni revizyonu Kalite Yönetim Sistemi uygulayacak kuruluşlar için risk bazlı düşünme bakış açısını katarak mevcut iş süreçlerinin kalite yönetim süreçleriyle bütünleştirilmesini amaçlayan bir yapıya ulaşmıştır.

Yönetim sistemi politika ve hedefleri oluşturmak ve bu hedefleri gerçekleştirmek için kullanılan sistemi, Sistem ise birbiri ile ilgili olan veya karşılıklı etkileşimde bulunan elemanlar takımını ifade etmektedir.

Kalite Yönetim Sistemi (KYS), kurumdaki tüm çalışanların faaliyetlerinin ve hizmetlerinin sürekli iyileştirilmesi yoluyla; hizmet alanların memnuniyet hedefine odaklanan çağdaş bir yönetim tekniği ve felsefesi diğer bir tanımla bir kuruluşu kalite açısından yönlendiren ve kontrol eden yönetim sistemidir.

Kurumumuzda da yönetim tekniği ve felsefesini sürekli kılmak için Kalite Yönetim Sisteminin (KYS) işlerliğini kazandırmak üzere hazırlanan ve İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü Kalite Yönetim Sistemini tanıtan Kalite El Kitabı (KEK), sistemin en üst düzeydeki dokümanıdır.

Kalitenin güvence altına alınması için, yapılanları yazmak, yazılanları yapmak ve doğrulamak gerekir.

Kahramanmaraş İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü’ne ait (KEK), İl Müdürlüğünün (KYS)’ni tanıtmak ve tüm uygulamalarında temel alınmak üzere hazırlanmıştır. Kahramanmaraş İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü (KYS), içindeki bütün bölümlerin her kademesindeki çalışanlar bu el kitabını ve el kitabının gönderme yaptığı bütün dokümanları eksiksiz ve doğru olarak uygulamaktan sorumludurlar.

Proses, prosedür, talimat, form ve diğer sistem dokümanlarına atıfları da içeren bu kitap, Kahramanmaraş İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğünü tanıtıcı bilgilerin yanı sıra, (KYS)’nin kapsamını, dokümantasyon yapısını, yönetimin sorumluluğunu, kaynak

1(2017) Kalite Güvence Sistemi ve Kurumsal İç Değerlendirme Ölçütleri. Marmara Üniversitesi Kalite Koordinatörlüğü. İstanbul (http://docplayer.biz.tr/59042727-Kalite-guvence-sistemi-ve-kurumsal-ic-degerlendirme-olcutleri.html)

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 5 / 44

yönetimini ve hizmet gerçekleştirme son olarak da ölçme, analiz ve iyileştirme faaliyetlerini izah eden bölümleri içermektedir.

Bu çerçevede; İl Müdürlüğümüze verilen görevleri günümüzün ihtiyaçlarına cevap verecek şekilde yerine getirebilecek bir dönüşümü içeren Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarının başarıyla yürütülmesi planlanmıştır.

İl Müdürlüğü olarak; bu uygulama modeline ihtiyaç duyulduğu ve bir hizmet felsefesi olarak faydalı olacağı düşünülmektedir. Bu kapsamda (KYS), uygulanmasıyla Gıda Tarım ve Hayvancılık alanına Bütçe ile tahsis edilen kaynakların verimliliğinin ve bu alanlarda sunulan hizmetlerin etkinliğinin arttırılması sonucunda İlimizde ve dolayısı ile Ülkemizde daha kaliteli ve verimli bir tarımsal üretim ortamının oluşması amaçlanmaktadır.

Bu itibarla, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 55 inci maddesi ile bu Kanuna 5436 sayılı Kanunun 15 inci maddesi ile eklenen hükümler gereğince ve TS EN ISO 9001:2015 (KYS), Standartları çerçevesinde, (KYS)’nin İl Müdürlüğümüzde başarıyla uygulanması hedeflenmektedir.

Kahramanmaraş İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü, (KYS)’ni tanımlayan bu El Kitabının TS/EN/ISO 9001:2015 standart şartlarına göre uygulanan sistem dokümanlarına atıf yaptığını, yeterli ve kontrollü olduğunu tasdik ederim.

İhsan EMİRALİOĞLU

İl Müdürü

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 6 / 44

KAHRAMANMARAŞ İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ

Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkındaki Tarih : 9/10/1984 tarih ve Sayı :

18540 ve 3046 sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında 174 Sayılı Kanun

Hükmünde Kararname İle 13/12/1983 Gün ve 174 Sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev

Esasları Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Bazı Maddelerinin Kaldırılması ve

Bazı Maddelerinin Değiştirilmesi Hakkında 202 Sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin

Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun gereği, Bakanlığın kuruluş amaçlarını

gerçekleştirmek ve yürütmekte oldukları hizmetleri vatandaşlara sunmakla görevli

bakanlık taşra teşkilatı, Bakanlığımızı temsilen İl ve İlçe seviyesinde İlde: İl Valisine bağlı

Kahramanmaraş İl Müdürlüğü, İlçede: Kaymakama bağlı olarak İlçe Müdürlükleri,

kurulmuştur.

441 ve 639 sayılı Kanun Hükmünde Kararnameler (7/8/1991 tarihli ve 441 sayılı Kanun

Hükmünde Kararname ile Tarım ve Köyişleri Bakanlığının Kuruluş ve Görevleri Hakkında

Kanun Hükmünde Kararname, 8/6/2011 tarih ve No : 27958 Mükerrer sayılı R. Gazetede

yayınlanan 639 sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile Gıda Tarım ve Hayvancılık

Bakanlığı`nın Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname) ve Gıda,

Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı Taşra Teşkilatının, Görevleri, Çalışma Usul ve Esasları

Hakkında Yönerge ile de İl Müdürlüğünün bu günkü birimleri ve görevleri yeniden

belirlenmiştir. En son Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı Taşra Teşkilatının, Görevleri,

Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönergede belirtildiği üzere:

a) Valiliğe bağlı il kuruluşu olarak İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü

b) Kaymakamlığa bağlı ilçe kuruluşu olarak İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık

Müdürlüğü aşağıda belirtilen görevleri İl ve İlçe düzeyinde yerine getirmektedir. Bu

görevler: Bitkisel ve hayvansal üretim ile su ürünleri üretiminin geliştirilmesi, tarım

sektörünün geliştirilmesine ve tarım politikalarının oluşturulmasına yönelik araştırmalar

yapılması, gıda üretimi ve güvenirliği, kırsal kalkınma, toprak, su kaynakları ve

biyoçeşitliliğin korunması, verimli kullanılmasının sağlanması, çiftçinin örgütlenmesi ve

bilinçlendirilmesi, tarımsal desteklemelerin etkin bir şekilde yönetilmesi, tarımsal

piyasaların düzenlenmesi gibi ana faaliyet konularının gerçekleştirilmesine yönelik

çalışmalar yapmak; gıda, tarım ve hayvancılığa yönelik genel politikaları belirlemek,

uygulanmasını izlemek ve denetlemektir.

Bu kapsamda Kahramanmaraş İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü Gıda Tarım ve

Hayvancılık Bakanlığının taşra kuruluşu olarak İlçe Müdürlükleri ile idari, teknik ve hukuki

yönden ortaklaşa faaliyet göstermektedir.

İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü Organizasyon Şeması İl Müdürlüğümüz

bünyesinde 9 Şube Müdürlüğü, 1 Döner Sermaye İşletmesi, Hukuk Birimi (Avukat), Sivil

Savunma ve Afet Hizmetleri Birimi, İş Sağlığı ve Güvenliği Birimi, Kalite Yönetim Sistemi

Birimi ve 11 İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü bulunmaktadır.

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 7 / 44

ORGANİZASYON ŞEMASI

İL MÜDÜR YARDIMCISI

GIDA VE YEM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

AFŞİN İLÇE GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ

ANDIRIN İLÇE GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ

ÇAĞLAYANCERİT İLÇE GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ

DULKADİROĞLU İLÇE GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ

GÖKSUN İLÇE GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ

NURHAK İLÇE GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ

EKİNÖZÜ İLÇE GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ

ELBİSTAN İLÇE GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ

PAZARCIK İLÇE GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ

TÜRKOĞLU İLÇE GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ

ONİKİŞUBAT İLÇE GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ

İL MÜDÜR YARDIMCISI

İL MÜDÜR YARDIMCISI KALİTE YÖNETİMİ SİSTEMİ

SORUMLUSU

İL MÜDÜRÜKALİTE TEMSİLCİSİ

BİTKİSEL ÜRETİM VE BİTKİ SAĞLIĞIŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

ÇAYIR MERA VE YEM BİTKİLERİŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

ARAZİ TOPLULAŞTIRMA VE TARIMSAL ALTYAPIŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

BALIKÇILIK VE SU SÜRÜNLERİŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

HAYVAN SAĞLIĞI VE YETİŞTİRİCİLİĞİŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

KIRSAL KALKINMA VE ÖRGÜTLENMEŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

KOORDİNASYON VE TARIMSAL VERİLERŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

HUKUK BİRİMİ

SİVİL SAVUNMA VE SEFERBERLİK HİZMETLERİ BİRİMİ

DÖNER SEYMAYE İŞLETMESİ

KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ EKİBİ

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 8 / 44

Bunun haricinde Organizasyonda İl Müdürlüğünce icraatı ve sekretaryası yapılan Hayvan

Sağlığı ve Sağlığı Zabıtası Komisyonu, Mera Komisyonu, Toprak Koruma Kurulu ve İş

Sağlığı ve Güvenliği Kurulu mevcuttur.

İl Müdürlüğünce icraatı yapılan ve Sekretaryası yapılan bu Kurullar dışında icraatı yapılan

ve Sekretaryası diğer kurumlarca yürütülen İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğünün

üyesi bulunduğu diğer kurum üyelikleri: Kronik Solunum Hastalıklarına Karşı Küresel

İşbirliği- GARD (Global Alliance against Chronic Respiratory Diseases) Kurulu, Tütün

Kurulu, Tütün Kaçakçılığı ile Mücadele Komisyonu ve İl Uyuşturucu ile Mücadele Kurulu

ve Hayat Boyu Öğrenme Kurulu’ dur.

MİSYON

Sürdürülebilir tarımsal üretimi, yeterli ve güvenilir gıdaya erişimi, kırsal kalkınmayı ve rekabet edilebilirliği sağlamak amacıyla yenilikçi politikalar belirlemek, uygulamak, izlemek ve değerlendirmek.

VİZYON

Gıda, tarım ve hayvancılıkta rekabetçi, milli ve küresel çözümler üreten güçlü bir Türkiye’de Kahramanmaraş.

TEMEL DEĞERLERİMİZ VE İLKELERİMİZ

Erişilebilirlik: İl Müdürlüğümüz hizmetlerine kolaylıkla ulaşılabilir.

Duyarlılık: İl Müdürlüğümüz toplumun ihtiyaçlarına duyarlı ve çözüm odaklıdır.

Paydaş Odaklılık: İl Müdürlüğümüz, politika ve uygulamalarında hizmetlerinden

yararlananların ve birlikte hizmet ürettiklerinin görüşlerini dikkate alır.

Özverili Çalışma ve Gelişime Açıklık: Çalışanların sürekli gelişimine önem verilir ve

bunu destekleyici faaliyetler teşvik edilir. Çalışanlar, İl Müdürlüğümüz hizmetlerinden

yararlananlara faydalı olabilmek için fedakârlıkta bulunurlar.

Stratejik Bakış: İl Müdürlüğümüz geleceğe yönelik öngörülebilir gelişme ve riskler

çerçevesinde sürdürülebilir stratejilerini bugünden belirler.

Sürekli İyileştirme Anlayışı: İl Müdürlüğümüz faaliyet ve süreçleri, etkin yöntemlerle

analiz edilerek değerlendirilir ve gerekli iyileştirmeler yapılır.

Tutarlılık ve Süreklilik: İl Müdürlüğümüz, kurumsal yapısı ve imajı ile faaliyet ve

uygulamalarında prensipleri doğrultusunda daima dengeli hareket eder.

Sonuca Odaklılık: İl Müdürlüğümüz elde edilecek başarıya yönelik olarak kaynaklarını

ve faaliyetlerini planlar ve o doğrultuda hareket eder.

Toplumsal Sorumluluk: İl Müdürlüğümüz, faaliyetlerinde ve paydaşlarıyla ilişkilerinde

sosyal sorumluluğu gözetir, bu yönde kararlar alır ve uygular.

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 9 / 44

1. KAPSAM

Kahramanmaraş İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğünde Kalite Yönetim Sisteminin kurulmasındaki amaç kurumsal yapıyı iyileştirerek sistemi etkin bir şekilde uygulayarak müşteri memnuniyetini arttırmak, yasal şartların ve uyulması gereken tüm düzenlemelerin güncelliğinin sağlanarak zamanında uygulamaya alınmasını sağlamaktır.

2. ATIF YAPILAN STANDARTLAR

Kahramanmaraş İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğünün Kalite El Kitabı’nda, TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Standardına, prosedürlere, süreç tanım formlarına, talimatlara, iş akış şemalarına, formlara ve listelere atıf yapılmaktadır. Bu atıflar metin içerisinde uygun yerlerde belirtilmiştir.

Kalite El Kitabı; Kahramanmaraş İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğünün kurmuş ve uygulamakta olduğu TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi standardının tüm maddelerinin özetini verir ve anılan standart şartlarının sağlandığını açıklar.

Bu kaynak hazırlanırken ISO 9001:2015 Standardından yararlanılmıştır.

Bu kitapta fonksiyonları tanımlanmış her yönetici/birim/çalışan kendi yetki düzeyinde kitabın şartlarını yerine getirmekten sorumludur.

Atıf Yapılan Standartlar veya Kanunlar:

TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Standardı Bakanlık Stratejik Planı 639 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu Yönergeler, Prosedürler, Süreç Tanım Formları, Talimatlar, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu 5488 Sayılı Tarım Kanunu 4342 Sayılı Mera Kanunu 5403 Sayılı Toprak Koruma ve Arazi Kullanımı Kanunu 3083 Sayılı Sulama Alanlarında Arazi Düzenlemesine Dair Tarım Reformu Kanunu Taşra Teşkilatı Görev Yönergesi Taşra Teşkilatı İmza ve Yetki Devri Yönergesi Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı İş Sağlığı ve Güvenliğine İlişkin Gıda Tarım

ve Hayvancılık Rehberleri İş Akış Şemaları, Formlar ve Listeler

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 10 / 44

3. TERİMLER, TARİFLER, KISALTMALAR

Kalite Yönetim Sisteminin standarda uygunluğu açısından İSO 9001 standardında verilen

terimler ve tarifler uygulanmaktadır.

Kalite El Kitabı: Kuruluşun Kalite Yönetim Sistemini belirleyen doküman.

Dış Sağlayıcı: Ürünü sağlayan kurum, kuruluş veya kişi.

Prosedür: Bir sürecin veya bir faaliyetin yürütülmesi için yasal kısıtlarla belirlenmiş yol

Uygunluk: Bir şartın yerine getirilmesi

Uygunsuzluk: Bir şartın yerine getirilmemesi

Düzeltici Faaliyet: Saptanmış bir uygunsuzluğun sebebinin veya istenmeyen diğer

durumların ortadan kaldırılması için yapılan faaliyet

Dokümante Edilmiş Bilgi: Bilgi ve onu destekleyen ortam

Kayıt: Elde edilen sonuçları belirten veya gerçekleştirilen faaliyetin delillerini sağlayan

doküman Gözden Geçirme: Oluşturulan hedeflere ulaşmak amacıyla ele alınan konunun

uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini tayin etmek için yapılan faaliyet.

Tetkik: Tetkik kriterlerinin (yerine getirilme derecesini belirlemek amacıyla tetkik delilini

elde etmek ve objektif olarak değerlendirmek için yapılan sistematik, bağımsız ve

dokümante edilmiş süreç.

Bu el kitabında ve ilgili diğer dokümanlarda kullanılan kısaltmalar:

GTHB (Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı) Kalite El Kitabı (KEK) Kalite Yönetim Sistemi (KYS) İç Kontrol Sistemi (İKS) Düzeltici Faaliyet (DF) Yönetimi Gözden Geçirme Toplantısı (YGG) Uluslararası Standartlar Organizasyonu (ISO) Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi (CİMER) Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) Yeşil Masa (YM) Prosedür (PRD) Süreç/Proses (SRÇ) Görev Tanımı (GT) Organizasyon Şeması (OŞ) Talimat (TLM) Plan (PLN) İş Akış Şeması (AKŞ) Liste (LST) Form (FRM) Anket (ANK)

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 11 / 44

Elektronik Belge Yönetim Sistemi ( EBYS) Bakanlık Kayıt Sistemleri ( TÜKAS, SGBNET, GGBS, SUBİS, İVA, İBS, ÇMVA,

İKİS, MOSİS, TÜMSİS, TYDBİS, TBS, OTBİS, TVYS, MERBİS, ZİLAC, BKKS, ÖKS, ÇKS, KKKS, DATBİS, E-ISLAH, HİTAP, PERBİS, KBS, MYS, TVK, VETBİS, SKS, HİEBİS)

4. KURULUŞ 4.1 KURULUŞ BAĞLAMI Kahramanmaraş İl Gıda, Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü, ISO 9001:2015 standardının gereklerine uygun olarak bir Kalite Yönetim Sistemi kurmuş ve uygulamaya almıştır. Bu El Kitabı İl Müdürlüğünün bütün birimlerinin Kalite Yönetim Sistemini açıklar, gereklilikleri tanımlar ve sorumlulukları tayin eder. Bütün gerekleri dokümante edilmiş sistem çeşitli yöntemlerle ölçülüp izlenmekte, süreklilik sağlanmakta ve sürekli iyileştirilmektedir. Kahramanmaraş İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğünün, hedeflerine ulaşmasını etkileyebilecek, amacı ve stratejik yönü ile ilgili olan ve kalite yönetim sistemlerinin amaçlanan sonuç/sonuçlarına ulaşmak için yeteneğini etkileyen, süreç dokümanlarında iç ve dış konular tespit edilmiş ve tanımlanmıştır. Bu kapsamda Bakanlığımızca 03.03.2017 tarihinde hazırlanarak İl Müdürlüklerine gönderilen Risk Yönergesine göre İl Müdürlüğümüzce bu yönergede yer alan standartlar doğrultusunda risk değerlendirme çalışmaları için iç konular belirlenmiş riskler analiz edilerek değerlendirilmiş olup belirli periyodlarda ilgili birimler tarafından izlenmekte ve YGG toplantılarında gözden geçirilmektedir. 4.1.1 İÇ HUSUSLAR İl Müdürlüğümüzün organizasyon yapısı, kurum kültürü, İl Müdürlüğü bilgi birikiminin dokümante edilmemiş olması, çalışanlar arasındaki iletişim, yönetim yaklaşımı, birimler arası iletişim, yetki kargaşası, kaynak ihtiyacı karşılanmasındaki sıkıntılar, bilgi işlem alt yapısı, insan kaynakları ve altyapı yetersizliği, etik olmayan davranışlar gibi kuruluş kontrolü altında olan durumlar iç konularımızı kapsar. Organizasyonel yapı: Kahramanmaraş İl Müdürlüğünde, İl Müdürü, İl Müdür Yardımcısı, Şube Müdürü, İlçe Müdürü, Avukat, Sivil Savunma Uzmanı, Döner Sermaye İşletmesi Muhasebe Yetkilisi ile Sosyolog, Ekonomist, Araştırmacı, Ziraat/Gıda/Harita/Su Ürünleri/Balıkçılık Teknolojisi/Kimya Mühendisi, Kimyager, Veteriner Hekim, Veteriner Sağlık Teknikeri/Teknisyeni, Ziraat Teknikeri/Teknisyeni, Sağlık Teknikeri, Elektrik Teknikeri/Teknisyeni, Makine Teknikeri, Ev Ekonomisi Teknisyeni, Şef, Muhasebeci, Bilgisayar İşletmeni, Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni, Memur, Ambar Memuru, Şoför, Hizmetli, İşçi gibi kadrolarda görev yapan personellerimiz bulunmaktadır. Personellerin görevleri mevzuatla belirlenmiş olup İş Tanımları ve Gerekleri Belgeleri mevcuttur. Referans Dokümanlar:

Süreç Tanım Formları Risk Eylem Planları

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 12 / 44

İyileştirme Planları Çalışan Memnuniyet Anketleri Yatırım Bütçesi İş Tanımları ve Gerekleri Belgesi İş Sağlığı ve Güvenliği İç Yönergesi Hizmet Standartları Tablosu Norm Kadro Hassas Görevler Tablosu Görev Envanteri

4.1.2 DIŞ HUSUSLAR İl Müdürlüğümüz kontrolünde olmayan, hedeflere ulaşmada belirsizlik oluşturabilecek; ülkedeki ekonomik ve siyasi konjonktür, dış ülkelerle olan ilişkiler, coğrafi durum, iklim şartları, doğal afetler, siber saldırılar, kamu kurumları arasındaki görev tanımlarının net olmaması, mevzuatlar, hükümet programındaki öncelikler, bütçe yetersizliği vs. dış konularımızı oluşturmaktadır. Verilen hizmetleri ve kurumsal yapımızı etkileyen belli başlı dış hususlar şunlardır:

Hükümet programı Ekonomik durum (ulusal ve uluslararası) Diğer Kamu Kurum ve Kuruluşlarının düzenlemeleri Politik faktörler Pazar payı Uluslararası düzenlemeler İklim ve çevre şartları İlgili tarafların (sivil toplum kuruluşları vb.) beklentileri Teknolojik gelişmeler Uluslararası rekabet Hızlı nüfus artışı, göçler, Doğal afetler Savaş, terör, güvenlik Turizm Üreticinin Eğitim düzeyi

Dış paydaşların tercihleri 4.2 İLGİLİ TARAFLARIN İHTİYAÇ VE BEKLENTİLERİ

Kahramanmaraş İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğünün; hizmetlerini planlayıp yürütürken iç ve dış paydaşlarının şart ve beklentilerini göz önünde bulundurarak belirli periyodlar halinde iç ve dış paydaş anketleri, toplantı ve benzeri araçlar yolu ile gözden geçirir. Ayrıca süreç dokümanlarında ilgili taraflar belirlenmiştir. Hizmet alanımızla ilgili olarak ve İSO 9001:2015 Standardının İş Sağlığı ve Güvenliğini de kapsaması nedeniyle İl Müdürlüğümüz Kalite Yönetim Sistemi sekmesine Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığınca hazırlanan Gıda Tarım ve Hayvancılık alanıyla ilgili 5 rehber kitapçık ilgili tarafların erişimine açılmıştır.

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 13 / 44

İÇ PAYDAŞLAR

İl Müdürlüğümüz Şube Müdürlüklerimiz İlçe Müdürlüklerimiz İl Müdürlüğümüz Diğer Birimleri Merkez Hizmet Birimleri Diğer İl/İlçe Müdürlükleri Bağlı Kuruluş Müdürlüklerinde görev yapan çalışanlar ve kuruluşlar

İÇ PAYDAŞ BEKLENTİLERİ

Kişisel gelişime katkıda bulunulması Personelin yaptığı işe olan yakın ilgi İl Müdürlüğünde fark oluşturma İl Müdürlüğünün kurum olarak bilinirliği İş güvenliğine uygun olma İdarecilerin adil olması Birim yöneticisinin kararlar alınırken çalışanların fikir ve önerilerini dikkate alması Kurumda diğer birim çalışanlarıyla birlikte sıklıkla çalışılması Çalışan olarak sosyal haklardan yararlanılması Kurumda izin, hastalık izni, sosyal haklar vb politikalarda adil olunması Personelin maaş ve özlük haklarının geliştirilmesi Çalışma ortamının rahatlığı İş yeri güvenliği

DIŞ PAYDAŞLAR

Üreticiler, Çiftçiler, Hizmet Alanlar Nihai tüketiciler, Kamu Kurumları Bankalar, Bakanlıklar ve Bağlı Kuruluşlar Meslek Odaları Belediyeler Sivil Toplum Kuruluşları Üniversiteler Kooperatifler, Birlikler Medya Kuruluşları TSE vb. şeklinde tanımlanmıştır.

DIŞ PAYDAŞ BEKLENTİLERİ

Güvenilir gıda Tarımsal üretimin arttırılması

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 14 / 44

İş ve işlemlerde hız Park yeri, otopark Engellilere yönelik düzenlemeler Şikâyet bildirimi Başvuru işlemleri İl Müdürlüğü yetkililerine ulaşılabilirlik Vatandaş şikâyetlerinin çözülmesi İstek ve şikâyetlere geri dönüş paydaşlarla işbirliği Hizmet alana yönelik çözüme odaklı yaklaşım Halkın problemlerine çözüm üretmek Kurumun Yenilikçi/yaratıcı fikirlere açık olması Çalışkan/dinamik olmak Şeffaf hesap veren bir kurum Toplumsal sosyal yaşama katkı sunabilir olmak Paydaşların görüşlerini ifade edebilecekleri ortamların oluşmasını sağlamak Diğer kurum kişilerle iletişim kurmada başarılı olmak Gerektiğinde kamuoyu ile bilgi paylaşan bir kurum olmak Değişen koşullara uyum sağlama konusunda başarılı olmak Karşılıklı işbirliği Sürekli dayanışma Bilgi ve deneyim paylaşımı

4.3 KYS KAPSAMI

Kalite El Kitabı, TS EN ISO 9001:2015 standardı şartlarının, Kahramanmaraş İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü ve İlçe Müdürlüklerindeki yürütülen bütün hizmetleri kapsamaktadır. Kalite El Kitabı; Kahramanmaraş İl Gıda, Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğünü kalite sistemi açısından genel hatları ile göz önüne seren, sistemin uygulanması ve devamının sağlanması için referans görevi yapan ve tüm kalite dokümanlarını kapsayan bir dokümandır. Kalite El Kitabı, süreçler arasında etkileşimi ve ilişkiyi gösterecek yapıda hazırlanmış olup gerekli noktalarda diğer dokümanlara atıflarda bulunmaktadır.

Kapsam belirlenirken 4.2 ve 4.3 maddelerinde belirlenen hususlar dikkate alınmıştır.

8.5.5 Teslimat Sonrası Faaliyetler maddesi, hizmet sonrasında yasal olarak verilmiş yükümlülükler kapsamında olmaması nedeniyle uygulanmamaktadır. 8.3 Hizmetin Tasarımı ve Geliştirilmesi maddesi Kahramanmaraş İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğünün hizmetlerinin mevzuat çerçevesinde yapılması nedeniyle hizmet tasarımı yapılmadığı için uygulanmamaktadır.

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 15 / 44

4.4. KYS VE SÜREÇLERİ İl Müdürlüğü çapında müşteri memnuniyetini ve hizmet kalitesini doğrudan ya da dolaylı etkileyebilecek faaliyetler süreç olarak seçilmiş, her bir süreç için bu el kitabı ekinde yer alan süreç tanım formları oluşturulmuştur. Süreçlerle ilgili uygulamalar; sırası, etkileşimi ve izleme metotları ile gerekli kriterler belirlenmiş olup, süreçleri ifade eden detay dokümanlarda anlatılmıştır. Süreçler için ihtiyaç duyulan kaynaklar sağlanmıştır. Ayrıca süreçlerin izleme ve ölçme yöntemleri süreç tanım formlarında tanımlanmıştır.

Birbirleriyle etkileşimi gösterilen Kalite Yönetim Sistemi Süreçlerinin, ölçme veya izleme ile kontrol edilmesi, izleme ve ölçme sonuçlarının analiz edilerek gerektiğinde iyileştirme planlarının veya düzeltici faaliyetlerin yapılması, gözden geçirilerek gerektiğinde politika ve hedeflerde revizyona gidilmesi ve ayrıca gerekli kaynakların (personel işgücü, altyapı ve çalışma ortamı) üst yönetim tarafından sağlanması suretiyle KYS sürekli iyileştirilmektedir. İl Müdürlüğümüzce yönetilen Süreçlerin listesi ile hizmet gerçekleştirme süreçlerinin birbirine olan etkisi ve etkileşimleri bu el kitabının ekinde yer alan Süreç Etkileşim Tablosunda gösterilmiştir.

SÜREÇ ETKİLEŞİM TABLOSU

S.NO SÜREÇ ADI/KODU ETKİLENDİĞİ SÜREÇLER ETKİLEDİĞİ SÜREÇLER

1 Denetim ve Kontrol

Temel Süreci/01

Yetkilendirme, Belgelendirme İşlemleri Temel Süreci

Tarımsal Eğitim Yayım Temel Süreci

Destek Hizmetleri Temel Süreci

Kalite Yönetim Süreci Tarımsal Desteklemeler

Temel Süreci Tarımsal Altyapı Temel

Süreci Bitki Sağlığı, Hayvan Sağlığı

ve Refahı Temel Süreci

2 Tarımsal Altyapı Temel Süreci/02

Denetim ve Kontrol Temel Süreci


Kalite Yönetim Süreci

3

Yetkilendirme, Belgelendirme İşlemleri Temel

Süreci/03


Tarımsal Eğitim ve Yayım Temel Süreci


Kalite Yönetim Süreci Tarımsal Eğitim ve Yayım

Temel Süreci Tarımsal Destekleme Temel

Süreci

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 16 / 44

4 Tarımsal

Destekleme Temel Süreci/04





Kalite Yönetim Süreci Tarımsal Eğitim ve Yayım

Temel Süreci Bitki Sağlığı, Hayvan Sağlığı


5 Tarımsal Eğitim

Yayım Temel Süreci/05

Bitki Sağlığı, Hayvan Sağlığı ve Refahı Süreci




ve Refahı Temel Süreci Denetim ve Kontrol Temel

Süreci Tarımsal Altyapı Temel

Süreci

6

Bitki Sağlığı, Hayvan Sağlığı ve

Refahı Temel Süreci/06






Temel Süreci Denetim ve Kontrol Süreci Tarımsal Eğitim Yayım

Planlaması ve Uygulaması Yetkilendirme, Belgelendirme

İşlemleri Süreci

7 Destek Hizmetleri Temel Süreci/07

Kalite Yönetim Süreci Denetim ve Kontrol

Temel Süreci Tarımsal Altyapı Temel

Süreci Yetkilendirme,

Belgelendirme İşlemleri Temel Süreci

Tarımsal Destekleme Temel Süreci


Bitki Sağlığı, Hayvan Sağlığı ve Refahı Temel Süreci

Kalite Yönetim Süreci Denetim ve Kontrol Temel

Süreci Tarımsal Altyapı Temel

Süreci Yetkilendirme, Belgelendirme

İşlemleri Temel Süreci Tarımsal Destekleme Temel

Süreci Tarımsal Eğitim ve Yayım



T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 17 / 44

5. LİDERLİK 5.1 LİDERLİK VE TAAHHÜT 5.1.1 GENEL

İl Müdürlüğümüzde yönetim; KYS nin kurulması ve sürdürülmesi için insan kaynağı altyapı, eğitim gibi temel ihtiyaçları sağlamakta, personel donanımı ve motivasyonuna önem vermekte, İl Müdürlüğümüz Bakanlık politika ve hedeflerini gerçekleştirmek için çalışmaktadır. Bunlara ek olarak her seviyedeki yöneticilere sorumluluk verilerek, inisiyatif ve becerilerini kullanmaları sağlanmakta önemli konularda görüş vermeleri istenmektedir. İl Müdürlüğümüz hizmetlerinin yürütülmesi esnasında yönetim tarafından düzenlenen toplantılarda (İl Müdürlüğümüz Şube Müdürleri, İlçe Müdürleri ile Bilgi Alış Veriş (BAV) toplantıları gibi) diğer yöneticilerin katılımı sağlanmakta ve fikir alışverişinde bulunulmaktadır. Yönetim, aşağıdakiler vasıtasıyla Kalite Yönetim Sistemi için liderlik ve taahhütlerini;

a) Kalite yönetim sisteminin etkinliği için hesap verilebilirliği,

b) Kalite politikası ve kalite amaçlarının oluşturulduğu ve bunların kuruluşun stratejik yönü ve bağlamı ile uyumluluğunun güvence altına alınması,

c) Kalite yönetim sistemi şartlarının, kuruluşun iş süreçleri ile entegre olduğunun

güvence altına alınması,

d) Süreç yaklaşımı ve risk temelli düşünmenin kullanımının teşvik edilmesi,

e) Kalite yönetim sistemi için gerekli kaynakların varlığının güvence altına alınması,

f) Etkin kalite yönetimi ve kalite yönetim sistem şartlarına uygunluğun öneminin paylaşılması,

g) Kalite yönetim sisteminin amaçlanan çıktılarına ulaşmasının güvence altına

alınması,

h) Kalite yönetim sisteminin etkinliğine katkı sağlayacak kişilerin, işe alınması, yönlendirilmesi ve desteklenmesi,

i) İyileştirmenin teşvik edilmesi,

j) Diğer ilgili yönetim görevlilerinin (kendi sorumluluk alanlarına uygulanması

bakımından) liderliğini göstermek için desteklenmesi, yoluyla sağlamaktadır. 5.1.2 MÜŞTERİ ODAKLILIK Hizmet verdiğimiz tüm kesimler; vatandaş ve kamu kurumları vs. müşteri olarak tanımlanmıştır. İl Müdürlüğümüzde, müşteri şartları yasal mevzuatlar çerçevesinde belirlenmiştir. Risk değerlendirme çalışmalarında müşteri memnuniyetini etkileyebilecek

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 18 / 44

konular özellikle göz önünde bulundurulmuştur. Müşteri memnuniyeti, yüz yüze yapılan görüşmeler, periyodik anketler, toplantı, çalışma ziyareti vb. yollarla ölçülüp değerlendirilmektedir. Gıda Tarım ve Hayvancılık İl Müdürlüğü, hizmet verdiği kişi ve kuruluşlar ile çalışanlarının mevcut ve geleceğe yönelik beklentilerini tespit eder ve bunları karşılar. Bu amaçla Kalite Yönetim Sistemi, hizmet alanların ve çalışan personelin ihtiyaç ve beklentilerini karşılayacak şekilde planlanması, sürdürülmesi, sürekli iyileştirilmesi ve memnuniyetlerinin izlenmesi gibi faaliyetleri yönetmektedir. Bu faaliyetler hizmet alanlar ve çalışan personelin; şikâyet formları ve dilek/öneri kutuları, memnuniyet anketleri v.b. yöntemlerle yapılan gerekli düzeltici faaliyetleri kapsamaktadır. 5.2 POLİTİKA 5.2.1. KALİTE POLİTİKASININ OLUŞTURULMASI Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı Stratejik Planı (2013-2017) (2018-2023) doğrultusunda İl Müdürlüğümüzün misyonu, vizyonu, temel değerleri politika ve (kalite) hedefleri oluşturulmuş ve Bakanlığımızda değerlendirilmektedir. Kurum çalışanlarında temel değerlerimizin benimsenerek kalite hedefleri doğrultusunda çalışma anlayışının benimsenebilmesi için farkındalık oluşturulmasına çalışılmaktadır.

Gıda, tarım ve hayvancılık alanlarında nitelikli hizmet sunan, bölgesinde lider ve

dünyada söz sahibi bir İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü olmak için kalite

politikamız;

Sürdürülebilir tarımsal üretimi,

Yeterli ve güvenilir gıdaya erişimi,

Kırsal kalkınmayı ve rekabet edilebilirliği, sağlamak amacıyla yenilikçi politikalar

belirlemek, uygulamak, izlemek ve değerlendirmektir.

5.2.2. KALİTE POLİTİKASININ DUYURULMASI İl Müdürlüğümüzde kalite politikası belli noktalara asılarak ve elektronik ortamda tüm çalışanlarımızın ve ilgili tarafların erişimine açılmıştır. 5.3 KURUMSAL GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLAR İl Müdürlüğü Organizasyon şemasında İl Müdürlüğü yapısı ve bağlı yapılar detaylandırılmıştır. Çalışanlarımızın görev tanımları, İş Tanımı ve Gerekleri Belgelerinde (İç Kontrol Sistemi organizasyon kitabı) yer almaktadır. Bunlara ek olarak KYS için aşağıda yer alan hiyerarşik yapı oluşturulmuş ve yapı içerisinde yer alanlar için görev tanımları ayrıca oluşturulmuştur. Kalite Yönetim Temsilcisi (İl Müdürü ) : Kahramanmaraş İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü’nün ana fonksiyonlarını yerine getirmek üzere, İl Müdürü için tanımlanmıştır.

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 19 / 44

Kalite Yönetim Sorumlusu (İl Müdür Yardımcısı) : Tanımlanan fonksiyonlara ait faaliyetleri gerçekleştirmek üzere katma değer yaratan iş ve işlemlerden oluşan İl Müdür Yardımcısı için tanımlanmıştır. Kalite Yönetim Ekibi (KYS Eğitimi Almış Şube Müdürünün Başkanlığındaki Ekibi): Kalite Yönetim Sistemi kurulumunu ve gelişimini sağlayacak ekip olup İMİ Şube Müdürü, Kalite Yönetim Sistemi Birimi çalışanları ile her şube müdürlüğünden bir KYS temsilcisi tarafından oluşturulur. Kalite Yönetim Sistemi Şube Müdürlüğü Görevlisi: Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarında Kalite Ekibine Şube Müdürlüğünü ilgilendiren konularda destek sunmaktadırlar. Kalite Yönetim Sistemi İlçe Müdürlüğü Görevlisi: Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarında Kalite Ekibine İlçe Müdürlüğünü ilgilendiren konularda destek sunmaktadırlar. Görev, sorumluluklar ve yetkiler organizasyon şeması ve görev tanımları ile belirlenmiş ve çalışanlara duyurulmuştur. Ayrıca süreçlerde ilgili personelin o faaliyet çerçevesindeki görevleri belirtilmektedir.

İl Müdürü aynı zamanda diğer sorumlulukları yanı sıra Kalite Yönetim Temsilcisi olarak;

Yönetim sisteminin standart şartlarını karşılamasını güvence altına almasını sağlar,

Süreçlerinin istenen sonuçları ortaya çıkarmasını sağlar. İyileştirme ihtiyaçları dahil yönetim sisteminin performansını takip eder. Vatandaş odaklılığın teşvik edilmesini sağlar Yönetim sistemi değişiklikleri planlanır ve uygulanırken sistemin bütünlüğünün

güvence altına alınmasını sağlar.

Ayrıca Kalite Birimi ve Kalite Ekibi mevcuttur. Kalite Birimi, Kalite Yönetim Sistemi faaliyetlerinin, verimli ve etkin bir şekilde sürdürülebilmesi için Kalite Ekibi ve şubeler arasında eşgüdümü sağlar.

Kalite Ekibi;

Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarını dağıtır, saklar, yürürlükten kaldırılanları toplar.

Kalite Yönetim Sistemiyle ilgili kayıtları onaylar. Kalite faaliyetlerinin planlara uygun olarak yürütülüp yürütülmediğini kontrol eder,

uygunsuzlukları belirler ve düzeltici faaliyet önerir. Birim içinde, Kalite Yönetim Sistemini değerlendirme toplantısını organize eder.

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 20 / 44

6. PLANLAMA 6.1. RİSK VE FIRSATLARI BELİRLEME FAALİYETLERİ İl Müdürlüğümüz, hizmetin gerçekleştirilmesi için tüm süreçleri planlanmıştır. Planlanan bu süreçlerde karşılaşılabilecek olası riskler için Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği gereğince Bakanlığımızca Risk Yönergesi (2017) oluşturulmuştur. Yönerge ile risklerin tespitinin nasıl yapıldığı, derecelendirme ve önceliklendirme kriterlerinin ne olduğu, İl Müdürlüğü risk iştahının tespiti, belirlenen risklerin sorumlularının kimler olduğu gibi hususlara ilişkin standartlar belirlenmiştir. Bu kapsamda bütün birimler risk değerlendirme çalışmalarını yapmış, önemli riskler için kontrol faaliyetleri, sorumlular ve süre belirlenmiştir. Belirlenen risklere ilişkin sürekli izleme yapılmakta, iç konuların güncelliği sağlanmaktadır. Ayrıca belirlenen süreçler üzerinden yapılan analizler ile risklere ilişkin fırsatlar belirlenmekte ve bu fırsatlar değerlendirilerek iyileştirme çalışmaları gerçekleştirilmektedir. Dış konular ise süreçler ile müşteri ve paydaşlar üzerinden yapılan analizler yoluyla belirlenmekte ve belirlenen dış konular üzerinden sürekli izleme ve iyileştirme faaliyeti yürütülmektedir. İl Müdürlüğü yönetim sistemini planlar ve sürdürürken iç ve dış hususları, paydaşları ve beklentilerini, risk ve fırsatları değerlendirmektedir. Bunlar Stratejik Plan aşamasında yapılmaktadır.

Bakanlığımızca (2013-2018) Stratejik Planı ve Yıllık Performans Programları yayınlanarak Bakanlık Web Sitesinde iç ve dış paydaşların erişimine (https://www.tarim.gov.tr/SGB) açılmıştır. Risk Yönergesine göre İl Müdürlüğümüzce yürütülen süreçlerde riskler Web Sitesinde yayınlanan Stratejik Plan ve Performans Programlarındaki hedeflerle uyumlu olarak tespiti edilerek analiz edilmekte Risk Eylem Planları ile İyileştirme Planları yapılarak kontrol faaliyetleri ile önlem alınmakta ve sonuçları izlenmektedir.

Referans Dokümanlar:

Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği Bakanlık Risk Yönergesi (3.3.2017) Risk Eylem Planları İyileştirme Planları Risk Analizi İç Kontrol Sistemi Uyum Eylem Planı Stratejik Plan ve Performans Programları

6.2. KALİTE AMAÇLARI VE PLANLAMA İl Müdürlüğümüz kalite politikasında yer alan her bir taahhüt için; ulaşılabilir, ölçülebilir, makul, belli periyodlarda izlenen ve temini olan hedefler süreç dokümanlarında oluşturulmuştur. Her bir hedef için, süre, sorumlu, kaynak ihtiyacı ve izlenecek stratejiyi içeren Bakanlık Performans Programı yıllık olarak oluşturulmakta ve İl Müdürlüğümüzce 3’er aylık periyotlar halinde Programda yer alan hususlara ilişkin gerçekleşmeler takip edilmektedir.

https://www.tarim.gov.tr/SGB

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 21 / 44


Performans Programları (https://www.tarim.gov.tr/SGB)

Yıllık İyileştirme Planları Performans Değerlendirme Tablosu Yatırım Bütçesi

6.3. DEĞİŞİKLİKLERİN PLANLANMASI İl Müdürlüğümüzce yerine getirilen hizmetlerle ilgili mevzuat, organizasyon yapısı ya da ilgili standartların değişmesi durumunda sistem dokümantasyonu değişikliğe paralel olarak revize edilir. Söz konusu revizyonlar Güncel Doküman Listesi Formunda ve Kalite El Kitabının ekinde yer alan değişiklikler formunda belirtilerek dokümante edilmektedir. İl Müdürlüğümüzde kalite sisteminin kuruluşu, devam ettirilmesi ve geliştirilmesi için gerekli olabilecek; insan kaynağı, altyapı, eğitim gibi kaynak ihtiyaçları ilgili mevzuat çerçevesinde temin edilmektedir.

Kaynakların kullanım amaçları; Kalite Yönetim Sistemini devam ettirmek ve etkinliğini sürekli geliştirmek, hizmet alanların memnuniyetini sağlamak ve beklentilerini karşılamaktır.

Kalite yönetim sisteminin gereği gibi uygulanması için, Üst Yönetimden bir üye, Yönetim Temsilcisi olarak görevlendirilmiştir. Kalite yönetim sistemi ile kurumun çalışmasını etkileyen faaliyetleri ve süreçleri yönetmek ve gerekli kontrolleri yapmak için birimlerde Kalite Yönetim Sistemi Sorumluları belirlenmiştir. Referans Dokümanlar:

657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı Taşra Birimlerinin Görev, Yetki ve

Sorumlulukları ile Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelikler Yönerge ve Tebliğler

7. DESTEK 7.1. KAYNAKLAR 7.1.1. GENEL

İl Müdürlüğümüzde; kalite sisteminin kuruluşu, devam ettirilmesi ve geliştirilmesi için gerekli olan insan kaynağı, altyapı, eğitim gibi kaynak ihtiyaçları ilgili mevzuat çerçevesinde temin edilmektedir.

7.1.2. KİŞİLER

İl Müdürlüğümüzün insan kaynağı ihtiyacı ilgili mevzuat ve kanunlar çerçevesinde Bakanlığımızca temin edilmekte, işe alım ve yer değiştirmelerde personelin yetkinliğine

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 22 / 44

ve norm kadro uygulamasına dikkat edilmektedir. Özellikle süreçler için gerekli sayı ve nitelikte personel görevlendirilmesine önem verilmektedir.

İl Müdürlüğümüzde hizmet kalitesini etkileyen yerlerde çalışan personelin eğitimi, yeteneği ve deneyimine önem verilmektedir. Oluşturulan görev tanımları ile her düzeydeki personelin sayısı ve nitelikleri belirlenmiştir.


657 sayılı Devlet Memurları Kanunu Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı Taşra Teşkilatı Personelinin Yer Değiştirme

Suretiyle Atanmalarına İlişkin Yönetmelik Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan

Değişikliği Yönetmeliği İş Tanımları, Eğitim Deneyim Tablosu

7.1.3. ALTYAPI

İl Müdürlüğümüzde; hizmetlerin en iyi şekilde sunulması için ihtiyaç duyulan yazılım, donanım, binalar, çalışma alanları ve ulaşım ihtiyaçları, sosyal alanlar sağlanmış olup, bunlara ilişkin bakım ve onarım işleri düzenli olarak yürütülmektedir. Yürütülen faaliyetlerde kullanılan cihazlar için GTHB_46_İLM_İKS/KYS.FRM.064 Kodlu bakım ve onarım talimatı oluşturulmuştur.

7.1.4. SÜREÇ İŞLETİMİ İÇİN ORTAM

İl Müdürlüğümüzde çalışanlar arasında etnik kökene, cinsiyete dayalı ayrımcılık yapılmadan, gerekli yeterliği sağlayan herkes işe alınmakta ya da kariyer planlaması doğrultusunda terfi edebilmektedir. Çalışanlarda aşırı iş yükü ya da psikolojik şiddet gibi konular çalışan memnuniyeti anketinde yer almakta ve anket sonuçları üst yönetimin görüşüne sunulmaktadır. Personelimizin işini rahat yapabilmesi için gerekli fiziksel şartların sürekli olarak iyileştirilmesi sağlanmıştır.

7.1.5. İZLEME VE ÖLÇME KAYNAKLARI

7.1.5.1. GENEL

İl Müdürlüğümüz tarafından sunulan hizmetlerin şartlara uygunluğunu doğrulamak amacıyla yürütülen izleme ve ölçme faaliyetlerinin sonuçlarının geçerli ve güvenilir olmasını güvence altına almak için ihtiyaç duyulan kaynaklar belirlenmiş ve sağlanmıştır. İzleme ve ölçme kaynaklarının gerçekleştirilen belirli izleme ve ölçme faaliyet tipleri için uygun olduğunu ve uygunluğunun devam ettiğini güvence altına almak için belirli periyotlarda veya kullanımdan önce doğrulama faaliyetleri gerçekleştirilmekte ve amaca uygunluğunun kanıtı olarak dokümante edilmiş bilgi muhafaza edilmektedir.

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 23 / 44

7.1.5.2. ÖLÇÜM İZLENEBİLİRLİĞİ

İl Müdürlüğümüz tarafından yürütülen faaliyetlerde kullanılan ölçüm teçhizatı belirlenmiş olup, Kalibrasyon Prosedürüne uygun bir biçimde belirli periyotlarda kalibre ettirilmekte ve doğrulanmaktadır. İzleme ve ölçme ekipmanları; İzleme ve ölçme ekipmanlarının kalibrasyon durumunun ve sonraki ölçüm sonuçlarını geçersiz kılacak ayarlama, hasar veya bozulmadan korunması için çalışma şartları belirlenmiş olup gerekli önlemler alınmıştır. Gerekli işlemler İlgili prosedür ve kalibrasyon prosedürüyle tanımlanmıştır.


İş Sağlığı ve Güvenliği Yönergesi/ Kurul Toplantı Raporları Periyodik Bakım Takip Formu Kalibrasyon Prosedürü Bakım Onarım Prosedürü

7.1.6. KURUMSAL BİLGİ

İl Müdürlüğümüzde çalışanlar arasındaki tecrübe ve örtük bilgi paylaşımı için çalışanlar arasında toplantılar yapılmakta özellikle kritik faaliyetlerle ilgili iş akışları oluşturulurken ve risk değerlendirmeleri gerçekleştirilmelerinde tecrübeli personelin katılımı sağlanmaktadır. Göreve yeni başlayan personelin, konusunda tecrübe sahibi personel yanında çalışması sağlanarak deneyim kazanmaları amaçlanmaktadır.

Kurum dışında eğitim seminer gibi etkinliklere katılan personel, eğitim dönüşü GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.063 Kodlu Eğitim Dönüşü Rapor Formu düzenlemekte, eğitime katılan personelden eğitim notları ve dokümanlar talep edilerek diğer çalışanların erişimine açılmakta, ayrıca gerekli görülen durumlarda eğitime katılan personel tarafından eğitimin konusunun ilgili olduğu personelle, bilgilendirme toplantısı yapmaları sağlanmaktadır.

7.2. YETKİNLİK

İl Müdürlüğümüzde planlı ve plansız eğitimler, aday memur eğitimi ile oryantasyon eğitimleri personel mevzuatında anlatıldığı şekilde Eğitim, Yayım ve Yayınlar Dairesi Başkanlığı tarafından ilgili süreç ve iş akışları çerçevesinde gerçekleştirilmekte olup, eğitimin etkinliği HİEBİS sistemi üzerinden anketlerle eğitime katılanlar tarafından değerlendirilmektedir. Eğitim faaliyetleri ile ilgili kayıtlar mevzuatlarda belirtilen sürelere uygun muhafaza edilmektedir. Birimlerde yıllık eğitim planları yapılırken, kalite ile ilgili eğitimler de aynı kapsamda değerlendirilmektedir. Faaliyetleri sırasında hizmet kalitesi üzerinde önemli etkileri olan veya olabilecek tüm personel, çalışma alanıyla ilgili mevzuat ve faaliyet konusunda eğitim almaktadır. Eğitim ve bilgilendirme faaliyetlerinin amacı, çalışan personelin kalite bilincinin ve anlayışının geliştirilmesidir.

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 24 / 44


Aday Memurların Yetiştirilmelerine İlişkin Genel Yönetmelik İş Tanımları ve Gerekleri Belgesi Eğitim Deneyim Tablosu

7.3. FARKINDALIK

İl Müdürlüğümüzde KYS ile ilgili farkındalık oluşturmak için, kalite ekipleri tarafından kendi birimlerinde çalışanlara yılda en az bir kez KYS Temel eğitimi verilir. Bu eğitimlerde özellikle kuruluş politikası, hedefler, birim dokümantasyonu ve KYS ile ilgili genel bilgilendirme yapılır. KYS şartlarının yerine getirilmediği durumlarda çalışanların müdahil olmaları amacıyla İl Müdürlüğümüz web sayfasında online olarak doldurulabilecek öneri/şikayet formları yer almaktadır. Kurumumuzda çalışanlar, kalite politikası, ilgili kalite amaçlarının, stratejik amaç ve hedeflerinin, kalite yönetim sistemi şartlarının yerine getirilmediği durumlarda müdahil olması gerektiğinin farkındadır.

7.4. İLETİŞİM

İl Müdürlüğümüzde çalışanlar arasında iletişim internet, e-posta, sms, sistem dokümantasyonu, toplantılar, duyurular yoluyla gerçekleşir. Vatandaş ya da diğer kamu kurumlarıyla iletişim yazışma, ziyaret, toplantılar, CİMER, BİMER, Yeşil Masa, Açık Kapı ve EBYS yoluyla gerçekleşir.

Unvanı : T.C. Kahramanmaraş Valiliği İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü

Adresi : Menderes Mahallesi, 9. Sok. No:49, 46060 Dulkadiroğlu / Kahramanmaraş

Tel : 0 344 231 32 12 (Pbx)

Fax : 0 344 231 32 19 [email protected]

E-mail : [email protected]

Kahramanmaraş İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü; 8 Teknik, 1 idari Şube

Müdürlüğü, 11 İlçe Müdürlüğü ile hizmet vermekte olup, adresleri aşağıdaki tabloda

belirtilmiştir.

KURULUŞ ADI KURULUŞ ADRESİ

1. İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü

Ana Bina: Menderes Mahallesi 9. Sok. No:49 Dulkadiroğlu / Kahramanmaraş Ek Bina: İsmet Paşa Mahallesi Hükümet Bulvarı No : 2 Dulkadiroğlu / Kahramanmaraş

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 25 / 44

2. Gıda ve Yem Şube Müdürlüğü Ek Bina: İsmet Paşa Mahallesi Hükümet Bulvarı No : 2 Dulkadiroğlu / Kahramanmaraş

3. Hayvan Sağlığı ve Yetiştiriciliği Şube Müdürlüğü

Ek Bina: İsmet Paşa Mahallesi Hükümet Bulvarı No : 2 Dulkadiroğlu / Kahramanmaraş

4. Balıkçılık ve Su Ürünleri Şube Müdürlüğü Ek Bina: İsmet Paşa Mahallesi Hükümet Bulvarı No : 2 Dulkadiroğlu / Kahramanmaraş

5. Bitkisel Üretim ve Bitki Sağlığı Şube Müdürlüğü

Ana Bina: Menderes Mahallesi 9. Sok. No:49 Dulkadiroğlu / Kahramanmaraş

6. Arazi Toplulaştırma ve Tarımsal Altyapı Şube Müdürlüğü


7. Çayır Mera ve Yem Bitkileri Şube Müdürlüğü


8. Kırsal Kalkınma ve Örgütlenme Şube Müdürlüğü

Ek Bina: İsmet Paşa Mahallesi Hükümet Bulvarı No : 2 Dulkadiroğlu / Kahramanmaraş

9. Koordinasyon ve Tarımsal Veriler Şube Müdürlüğü


10. İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğü Ana Bina: Menderes Mahallesi 9. Sok. No:49 Dulkadiroğlu / Kahramanmaraş

11. Afşin İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü

Efsusturan Mah. Afşinbey Cad. No:72 Afşin/Kahramanmaraş Tel: (0344) 511 49 70 Faks: (0344) 511 40 13

12. Andırın İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü

Pınarbaşı Mahallesi Çiçekli Caddesi. No 17/C Andırın / Kahramanmaraş Tel: (0344) 561 20 13 Faks: (0344) 561 20 17

13. Çağlayancerit İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü

Fatih Mah. Halk Cad. No: 8 Çağlayancerit / Kahramanmaraş Tel: (0344) 351 20 93 Faks: (0 344)351 22 27

14. Dulkadiroğlu İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü

Mehmet Akif Mah 24. Sok No:4 Dulkadiroğlu /Kahramanmaraş Tel: (0344) 232 18 70 Faks: (0344) 232 18 72

15. Ekinözü İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü

Öztürk Mahallesi İbni Sina Caddesi Hükümet Konağı Ekinözü/ Kahramanmaraş Tel: (0344) 481 21 80 Faks: (0 344)481 22 26

16. Elbistan İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü

Kıcılcaoba Mah. İstiklal Cad.. No: 5 Elbistan Kahramanmaraş Tel: (0344) 415 20 16 Faks: (0344) 415 20 15

17. Göksun İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü

Kayabaşı Mah. İbnisina Caddesi No:29/A Göksun/Kahramanmaraş Tel: (0344) 714 10 20 Faks: (0344) 714 10 27

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 26 / 44

18. Nurhak İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü

Kıyılar Mah. Atatürk Bulvarı Nurhak /Kahramanmaraş Tel: 0 344 471 24 91 Faks: 0 344 471 24 91

19. Onikişubat İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü

İsmetpaşa Mah. Borsa Cad. No:11 Dulkadiroğlu /Kahramanmaraş Tel: 0 344 232 15 65-66 Faks: 0 344 232 15 67

20. Pazarcık İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü

Menderes Mahallesi İstasyon Caddesi No:7/A Pazarcık/Kahramanmaraş Tel: (0344) 311 40 22 Faks: (0344) 311 47 52

21. Türkoğlu İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü

Cumhuriyet Mah. Güneş Sokak No:1 Türkoğlu/ Kahramanmaraş Tel: (0344) 618 10 39 Faks: (0344) 618 10 27

Şube ve İlçe Müdürlükleri

E-posta Adresleri Kep adresleri

1. Gıda ve Yem Şube Müdürlüğü

[email protected] [email protected]

2. Hayvan Sağlığı ve Yetiştiriciliği Şube Müdürlüğü


3. Balıkçılık ve Su Ürünleri Şube Müdürlüğü


4. Bitkisel Üretim ve Bitki Sağlığı Şube Müdürlüğü


5. Arazi Toplulaştırma ve Tarımsal Altyapı Şube Müdürlüğü


6. Çayır Mera ve Yem Bitkileri Şube Müdürlüğü


7. Kırsal Kalkınma ve Örgütlenme Şube Müdürlüğü


8. Koordinasyon ve Tarımsal Veriler Şube Müdürlüğü


9. İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğü


10. Afşin İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü


11. Andırın İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü


12. Çağlayancerit İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü


mailto:[email protected]















T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 27 / 44

13. Dulkadiroğlu İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü


14. Ekinözü İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü


15. Elbistan İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü


16. Göksun İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü


17. Nurhak İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü


18. Onikişubat İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü


19. Pazarcık İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü


20. Türkoğlu İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü


7.5. DOKÜMANTE EDİLMİŞ BİLGİ 7.5.1.GENEL

Kahramanmaraş İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğümüzde KYS uygulaması için standardın istediği dokümanlara ek olarak KEK, prosedür, talimat ve iş akışları oluşturulmuş ve personel erişimine açılmıştır.

İl Müdürlüğümüz, TS EN ISO 9001:2015 şartlarına uygun olarak Kalite Yönetim Sistemi oluşturmuş, dokümante etmiş ve uygulamaktadır. Bu El Kitabı; T.C. Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı Kahramanmaraş İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğünün Kalite Yönetim Sistemi’ni açıklar, gereklilikleri tanımlar ve sorumlulukları tayin eder.

KYS dokümantasyonu; Kalite Politikası, Kalite El Kitabı, Süreçler, Prosedürler, Talimatlar, İş Akış Şemaları, Listeler, Formlar vb. iç kaynaklı dokümanlar ile dış kaynaklı dokümanlarda toplanmıştır.

7.5.2. OLUŞTURMA VE GÜNCELLEME KYS doküman yapısının oluşturulması, formatı, güncelleme yöntemleri GTHB_46_İLM_PRD.03 no.lu Doküman Kontrolü ve Kayıt Prosedüründe açıklanmıştır.

















T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 28 / 44

7.5.3. DOKÜMANTE EDİLMİŞ BİLGİNİN KONTROLU

İl Müdürlüğümüzde KYS için gerekli olan dökümanlar hazırlanmış olup, dokümanlar kullanılmakta ve dökümanların sürekliliği sağlanmaktadır. KYS kapsamında tüm faaliyetlere yönelik oluşturulan dokümanların hazırlanması, onaylanması, numaralandırılması, revize edilmesi, dağıtılması, imha edilmesi ve kontrolü dağıtımı ve dış kaynaklı dokümante edilmiş bilginin güncellik yöntemi ve uygunluğun delili olarak muhafaza edilen dokümante edilmiş bilginin istenmeyen değişikliklere karşı korunması GTHB_46_İLM_PRD.03 no.lu Doküman Kontrolü ve Kayıt Prosedüründe açıklanmıştır.

8. OPERASYON 8.1. OPERASYONEL PLANLAMA VE KONTROL

İl Müdürlüğümüzde sunulan tüm hizmetler için iş akışları oluşturulmuş ve bu hizmetlerin belirlenen şartlara uygunluğu için kontroller yapılmaktadır. Bazı hizmetlerimiz dış kaynaklı olarak gerçekleştirilebilmektedir. Bu hizmetlere ait şartnameler ve protokoller, titizlikle hazırlanmakta ve kabulleri yapılmaktadır.

8.2. ÜRÜN VE HİZMET İÇİN ŞARTLAR 8.2.1. MÜŞTERİ İLE İLETİŞİM

Kurumumuzda vatandaş ve diğer kamu kurumları ile iletişim, İl Müdürlüğümüzde kurulan yeşil masa ile ziyaret, toplantı, yüz yüze görüşme, şahsi dilekçeler ve elektronik ortamda sağlanmaktadır. Şikayetler; İl Müdürlüğümüzün hizmet binasının çeşitli yerlerinde bulunan öneri ve şikayet formlarının hem çalışanlar hem de hizmet alan kişiler tarafından doldurulması, başvuranın doğrudan idaremize yazılı ya da sözlü başvurusu ve Yeşil Masa, CİMER, BİMER yoluyla ya da Bakanlığın bildirimi ile alınmaktadır. Şikayetler ilgili birim tarafından incelenmekte ve sonuç hakkında karşı tarafa dönüş yapılmaktadır.

8.2.2. ÜRÜN VE HİZMETE BAĞLI ŞARTLARIN TAYİNİ

İl Müdürlüğümüzün vermiş olduğu hizmetler yasal mevzuatlar çerçevesinde yürütülmektedir. İl Müdürlüğümüzde Bakanlığımızın icracı Genel Müdürlükleri tarafından sunulan hizmetlerin çerçevesini oluşturan;

639 sayılı Kanun Hükmünde Kararname 5488 sayılı Tarım Kanunu 5996 sayılı Veterinerlik Hizmetleri, Bitki Sağlığı, Gıda ve Yem Kanunu 4342 sayılı Mera Kanunu 5403 sayılı Toprak Koruma ve Arazi Kullanımı Kanunu 3083 sayılı Sulama Alanlarında Arazi Düzenlemesine Dair Tarım Reformu Kanunu 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu GTHB Taşra Teşkilatı Görev Yönergesi GTHB Taşra Teşkilatı İmza ve Yetki Devri Yönergesi GTHB Risk Yönergesi olarak belirlenmiştir.

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 29 / 44

8.2.3. ÜRÜN VE HİZMETLER İÇİN ŞARTLARIN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ

İl Müdürlüğümüzde sunulan tüm hizmetlerin ilgili mevzuat çerçevesinde gerçekleşmesi için, hizmetlerimizle ilgili iş akışları ve diğer destek dokümanları mevzuat şartlarına göre hazırlanmakta ve kontrol edilmektedir. Mevzuata uygun olan başvurular kabul edilir, mevzuata uygun olmayan talepler yetkili birimlerce reddedilir ve başvuru sahibi bilgilendirilir.

8.2.4. ÜRÜN VE HİZMETLER İÇİN ŞARTLARIN DEĞİŞMESİ

Verilen hizmetler için yasal şartlar değiştiğinde dokümante edilmiş bilgi listesi yasal kısıtlar paralelinde güncellenir. Değişiklik durumunda ilgili personel bilgilendirilir. Hizmet alanların bilgilendirilmesi web sitesi, basın yayın, SMS, posta vb. iletişim kanalarıyla yapılır.

Hizmetlerin çerçevesini oluşturan yasal mevzuat, GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.06 kodlu Dış Kaynaklı Dokümante Edilmiş Bilgi Listesi Formunda bulunur ve güncellikleri ilgili prosedürde belirtilen şekilde takip edilir. Değişiklik durumunda ilgili personel bilgilendirilir ve gerekirse KYS dokümanları revize edilir.

8.3. TASARIM VE ÇİZİM OLMADIĞINDAN HARİÇ TUTULMUŞTUR

8.4. DIŞARIDAN TEDARİK EDİLEN ÜRÜN HİZMET VE SÜREÇLERİN KONTROLU 8.4.1.GENEL

İl Müdürlüğümüzde satın alma faaliyetleri bütçe kaynağı göz önünde bulundurularak 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, Kamu İhale Tebliği ve Kamu İhale Kanunu kapsamındaki Yönetmelikler ve Kamu İhale Kararları doğrultusunda yürütülmektedir. 4734 sayılı Yasanın gerekleri doğrultusunda, gerekli teknik ve idari şartnameler oluşturulur. Şartnamelere ve teklif fiyatlarına göre tedarikçi firma seçimleri gerçekleştirilir. Süreç Tanımı Formunda satın alma ile ilgili izlenmesi gereken kriterler ve izleme yöntemleri belirlenmiştir. İlgili kriterler ölçülmekte ve izlenmektedir. Satın alma faaliyetleri sonunda performansı uygun bulunmayan tedarikçiler ilgili yasa çerçevesinde değerlendirilir.


4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu Kamu İhale Kanunu kapsamındaki Yönetmelikler Kamu İhale Tebliği Şartnameler Muayene ve Kabul Komisyonu Hakediş Raporları

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 30 / 44

İl Müdürlüğümüzde satın alma faaliyetleri bütçe kaynağı göz önünde bulundurularak Ulusal ve Uluslararası mevzuat çerçevesinde gerçekleştirilmektedir. Satın alma faaliyetinin nasıl yürütüleceğine ilişkin Ulusal ve Uluslararası mevzuata uygun olarak iş akış şemaları oluşturulmuştur.

8.4.2. KONTROLUN TİPİ VE BOYUTU

Dış tedarikçiden temin edilen ürün, hizmet ve süreçlerin şartname koşullarına uygunluğu muayene ve kabul komisyonları tarafından tespit edilir ve bu kontrollere ait kayıtlar ihale dosyasında muhafaza edilir.

Referans Dokümanlar: İhale Standart Formları ve İhale Komisyon Tutanakları

8.4.3. DIŞ TEDARİKÇİ İÇİN BİLGİ

Kurumumuzda hizmet sürecini etkileyen alım yapılacak mal ve hizmetlerin satın alınması yönünde ihtiyaca uygun şekilde idari ve teknik şartnameler birimler tarafından hazırlanır/hazırlatılır. Bu şartnamelerde malzemeye/hizmete ait teknik ve kalite özellikleri tanımlanır. Bu şartnameler Kamu İhale Mevzuatı uyarınca dış sağlayıcılara duyurulur. Şartnamelerin istenen ürün ya da hizmeti yeterince tanımlamış olmasına dikkat edilir. Özellikle hizmet alımı ve dış kaynaklı süreç için hazırlanan şartnamelerde personel nitelikleri, kullanılacak yöntemler, muayene ve kabul kriterleri gibi konuların yeterince detaylandırılmasına dikkat edilir. Referans Dokümanlar:

4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu Yıllık Bakım Sözleşmesi

8.5. ÜRETİM VE HİZMET SUNUMU

8.5.1. HİZMET SAĞLAMANIN KONTROLÜ

Ana hizmetler ile destek hizmetlerini yerine getiren birimler bazında sunulan tüm hizmetler için İç Kontrol Sistemi kapsamında oluşturulan organizasyon kitabında yer alan iş akışları oluşturulmuştur. Hizmetlerle ilgili kayıtlar elektronik ortamda yasal mevzuatta belirtilen sürelerde muhafaza edilir. Hizmetlerin rahat bir şekilde sunulabilmesi için gerekli altyapı ve çalışma ortamı oluşturulmuştur. Hizmetler esnasında personelden kaynaklanabilecek hatalar risk analizinde göz önüne alınmıştır. İl Müdürlüğümüzde aşılama, küpeleme faaliyetleri iç ve dış kaynaklı olarak gerçekleştirilmektedir. Bu faaliyetlerin istenen şartları karşılayıp karşılamadığı ilgili birimler tarafından kontrol edilerek kayıtları tutulmaktadır.

Referans Dokümanlar: Talimatlar İş Akışları Süreçler

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 31 / 44

8.5.2. TANIMLAMA VE İZLENEBİLİRLİK

Hizmete bağlı şartlar, mevzuatta ve İlgili dönem Stratejik Planında tanımlıdır. Hizmetler, kayıtlar üzerinden geriye doğru izlenebilir. Bakanlığın tüm birimlerinde uygulanmakta olan E-Belge sistemi çerçevesinde kullanılan EBYS programı üzerinden gelen tüm başvurulara kayıt numarası verilmektedir. Kayıtlar veri toplamayı, izlemeyi ve ölçmeyi kolaylaştıracak biçimde tutulur. Bu kayıt numarası ve bilgisayar programı yardımı ile bütün işlemlerin aşamaları, işlemi yapanlar, kontrol edenler vb. bilgilere ulaşılabilmektedir. Denetim ve yerinde kontrol faaliyetleri ile ilgili de gerekli kayıtlar üretilmekte ve saklanmaktadır. İzlenebilirlik kayıtları sayesinde düzeltici ve önleyici faaliyetlerin etkinliği de sağlanmaktadır.


EBYS Bilgi Sistemleri Arşiv İl Müdürlüğü Sunucusunun Yedeklemesi Güvenlik Kamerası Yedekleri Döner Sermaye Çalışma Programı ve Bütçesi Araç Takip Sistemi

8.5.3. TEDARİKÇİ VE MÜŞTERİ MÜLKİYETİ

İl Müdürlüğümüzde tarımsal bilgi yönetimi kapsamında tutulan kayıtlar müşteri mülkiyeti olarak kabul edilmekte bunların gizliliği sağlanmaktadır. Denetimler esnasında el konulan her türlü mal ve malzemeler uygun şartlarda muhafaza edilir ve kayıtları tutulur, gerekli durumlarda numuneler alınır ve kontrolleri yapılır.

8.5.4. MUHAFAZA

Kahramanmaraş İl Gıda, Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü, birimlerinde süreç olarak nitelendirdiğimiz hizmetlerin başvurudan teslim aşamasına kadar geçen süre içinde işlemi devam eden evraklardan süreç sorumluları ve süreç çalışanları sorumludur. Başvuru ile ilgili tüm evraklar saklanarak muhafaza edilir. Ürün ve hizmetlerde kullanılan tüm malzemeler özelliklerine uygun olarak depolanmaktadır. Depoda yer alan malzemelerin gerekli tanımlamaları yapılmıştır. Depolar yerleşim planına uygun olarak düzenlenmiştir. Tüm malzemelerin zarar görmeyecek şekilde muhafazası sağlanır. Depolarda yer alan malzemeler, depo sorumlusu tarafından ilgili birimlere sevk edilir. Sevk sırasında herhangi bir zarar görmemeleri için gerekli önlemler alınır.


Taşınır Mal Yönetmeliği Taşınır Kayıt Kontrol Formları Arşiv Yönetmeliği

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 32 / 44

8.5.5. ÜRÜN VE HİZMET SUNUMUNDAKİ DEĞİŞİKLİKLER

Sunulan hizmetlerde herhangi bir nedenden dolayı iş akışlarında ya da hizmetlerde kullanılan malzeme veya teçhizatta değişiklik yapılması durumunda yapılan değişikliğin istenen sonucu verip vermediği kontrol edilerek ilgili kayıtlar muhafaza edilir.

8.6. HİZMETLERİN SUNUMU

Sunulan hizmetlerin ilgili mevzuat ve sistem dokümantasyonuna uygunluğu hiyerarşik olarak imza ve paraflar yoluyla kontrol edilmektedir. Ayrıca iş akışlarında kontrol noktaları belirlenmiş olup, uygunsuzluk durumunda ilgili kişilerden düzeltmeler talep edilerek uygunsuzluk kayıtları tutulmaktadır. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda yanlış olan yazı bölümleri düzeltilmek üzere ilgilisine gönderilmekte ve gerekli düzenlemeler yapıldıktan sonra hiyerarşik olarak imza ve paraflar yoluyla kontrol gerçekleştirilmektedir.

8.7. UYGUN OLMAYAN ÇIKTININ KONTROLÜ

Satın alma işlemi esnasında tespit edilen uygunsuzluk durumunda malzemeler tedarikçiye iade edilir. Hizmetler esnasında işin iş akışına, ilgili düzenlemelere uygun bir şekilde gerçekleşmediği tespit edilirse bu durum birim sorumluları tarafından GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.10 kodlu Hatalı Hizmet Formuna kaydedilir, kritik ve tekrarlayan hatalar için düzeltici faaliyetler başlatılır. Uygun olmayan hizmetlerle ilgili gerçekleşmeler YGG toplantılarında gözden geçirilir. Buna dair tutanaklar tanzim edilmektedir. Kamu zararına yol açan herhangi bir çıktının meydana gelmesi durumunda ilgili yasal süreçler başlatılır.


Çalışan Öneri/Şikayet Formu Hizmet Alan Başvuruları 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Yönetmelikle İlgili Genelge (2011/1)

9. PERFORMANS DEĞERLENDİRME 9.1. İZLEME, ÖLÇME, ANALİZ VE DEĞERLENDİRME 9.1.1. GENEL

Kahramanmaraş İl Gıda, Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü; birimlerinde hizmet kalitesi üzerinde önemli etkileri olan belli başlı işlem ve faaliyetler izlenmekte, periyodik olarak ölçülüp ve gözlemlenmekte ve sonuçları raporlanmaktadır. Ayrıca yılda bir kez çalışan ve dış paydaş (hizmet alan) memnuniyeti anketleri uygulanmakta ve sonuçları raporlanmaktadır. Çıkan sonuçlar üzerinden iyileştirmeye açık alanlar tespit edilerek eylem planları oluşturulmaktadır. Kalite performansının izlenmesi; amaç ve hedeflerle uyum içinde bulunmasını temin etmek amacıyla veriler düzenli olarak kaydedilmektedir.

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 33 / 44


Memnuniyet Anket Sonuçları İç Kontrol Sistemi İzleme Formu İç Kontrol Uyum Eylem Planı

9.1.2. MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ

Kahramanmaraş İl Gıda, Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü hizmetlerinden yararlananlar için web sitemizde online olarak doldurulabilecek öneri/şikayet formları, memnuniyet anketleri bulunmaktadır. Bunun yanı sıra kurumumuza Bilgi Edinme Kanunu çerçevesinde (BİMER ve CİMER vb.) gelen dilekçelere cevap verilmektedir. Kurumumuzca Hizmet Alan ve Toplum Memnuniyeti Anketleri düzenlemektedir. Anket, geribildirim raporları üst yönetimce incelenmekte ve gerekli iyileştirmeler yapılmaktadır. Gelen şikayetler bilgisayar ortamına kayıt edilir ve takibi yapılır. Sonucu ile ilgili olarak şikâyet sahibine sözlü veya yazılı olarak mutlaka bilgi verilir. Hizmet verdiğimiz kişi ya da kurumların memnuniyeti periyodik olarak, anketler ile değerlendirilir ve değerlendirme sonuçları yorumlanarak YGG toplantısında üst yönetime sunulur.


Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü İyileştirme Planları Memnuniyet Anketleri Öneri/ Şikayet Formları Şikayet Dilekçeleri

9.1.3. ANALİZ VE DEĞERLENDİRME

İl Müdürlüğü olarak sistemin etkinliğini ve performansını değerlendirmek için müşteri memnuniyeti, süreç ve kalite hedeflerimizin gerçekleşme oranları, uygun olmayan hizmet sayıları, risk değerlendirme faaliyetlerinin etkinliği konularında istatistiksel çalışmalar yapılır. Bunlara ek olarak hizmet gerçekleşmeleri ve hedeflerle ilgili analizler yıllık faaliyet raporlarında tüm paydaşlara iletilir.

İyileştirme Planları İç Kontrol Sistemi İzleme Formu Performans Göstergeleri Tablosu

9.2. İÇ TETKİK

İl Müdürlüğümüzde kalite yönetim sisteminin uygunluk ve etkinliğini değerlendirmek için planlanmış aralıklarla eğitim almış personel tarafından GTHB_46_İLM_PRD.01 prosedüründe belirtildiği şekilde iç tetkik yapılır.

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 34 / 44

Yönetim Temsilcisi her yılbaşından geçerli olmak üzere ilgili tüm faaliyet alanlarını kapsayacak şekilde Yıllık İç Tetkik Planı hazırlar. Bu plana göre tetkik edilecek süreçle doğrudan ilgisi olmayan ve iç tetkik konusunda eğitimli kişiler tarafından iç tetkik yapılır.

Tetkik sonucu tespit edilen uygunsuzluklar kayıt altına alınır ve tetkik sonucunda rapor hazırlanarak tetkik edilen süreç yetkilisine sunulur. Tetkikçiler tespit edilen uygunsuzluklar ve bunlara karşı planlanan önlemleri takip ederler. Uygulama tarihlerine göre uygunsuzluk için alınan önlemleri doğrular veya yetersiz ise yeni önlem talebinde bulunurlar. Yapılan iç tetkiklerin sonuçları ile ilgili raporlar oluşturularak YGG Toplantısında gündeme getirilir ve Kalite Sisteminin etkinliği izlenir.


İç Tetkik Prosedürü

9.3. YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 9.3.1. GENEL

Kahramanmaraş İl Gıda, Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü’nde uygulanan KYS’nin etkinliğinin ve uygunluğunun sürekliliğinin sağlanması amacıyla İl Müdürünün başkanlığında yılda en az bir kez YGG toplantısı yapılır. Toplantı İl Müdürlüğü Kalite Temsilcisinin Başkanlığında, İl Müdürlüğü Kalite Yönetim Sorumlusu ve Kalite Yönetim Ekibinin katılımıyla gerçekleşir. Bu Toplantılar iyileştirme ve değerlendirme fırsatları, Kalite Hedefleri ve Kalite Politikasının uygunluğu ve ilintili uygulamaları içermektedir.

9.3.2. YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ GİRDİLERİ

YGG toplantısı öncesinde birim kalite sorumluları ve kalite temsilcisi (Kimin tarafından hazırlanacağı belirlenecek) tarafından 9.3.2 maddesinin tüm alt başlıklarının detaylandırıldığı KYS performans raporu ve toplantı gündemi elektronik ortamda tüm katılımcılara toplantıdan önce iletilir.

Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısında (GTHB_46_İLM_İLM.İKS./KYS.FRM.12) KYS’ nin etkinliği, yürürlükteki politika ve hedeflere uygunluğu göz önüne alınır. Toplantı gündemini; yönetimin gerekli gördüğü diğer konuların yanı sıra;

Bir önceki toplantı kararlarının gerçekleşme durumları Kalite Yönetim Sistemini etkileyebilecek iç ve dış hususlardaki değişiklikler Kalite Yönetim Sisteminin performansı ve etkinliği ile ilgili bilgi ve aşağıdaki konular

ele alınmaktadır: İç ve dış tetkiklerin sonuçları Hedef kitle memnuniyeti ve ilgili taraflardan gelen geri bildirimler Faaliyetlerin ve ürünlerin uygunluğu ile ilgili performans göstergeleri Kalite Hedeflerinin gerçekleşme düzeyi Kalite Politikasının uygunluğu ve sürekliliği Önleyici ve Düzeltici faaliyetlerin durumu

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 35 / 44

Bir önceki gözden geçirmeden devam eden takip faaliyetleri Kalite Yönetim Sistemini etkileyebilecek değişiklikler Risk ve fırsatlara yönelik faaliyetler (Risk Eylem Planları) İyileştirme planları (çalışan ve hizmet alanlardan gelen öneriler) konuları ele alınır.

9.3.3. YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ ÇIKTILARI

YGG toplantısı sonucunda alınan; iyileştirme, kaynak ihtiyaçları, değişiklik ve iyileştirme fırsatları ile ilgili kararları ve sorumlularını içeren tutanak tüm katılımcılara iletilir. YGG toplantılarının sonunda aşağıdaki konularla ilgili kararlar alınır ve faaliyetler belirlenir.

Toplantıda Kalite Yönetim Sisteminin ve bu sisteme ait;

Süreçlerin etkinliğinin iyileştirilmesine ve verilen hizmetlerin kalitesinin artırılmasına ilişkin kararlar alınır.

Kaynak ihtiyaçları belirlenir. KYS ile ilgili varsa değişiklik ihtiyaçları değerlendirilir.

Alınan kararlar Toplantı Tutanağına kaydedilir ve her bir faaliyetin sorumlusu ve gerçekleşme süresi belirlenir. Toplantı tutanağı tüm katılımcılara iletilir. Toplantı kararlarına göre birimler çalışmalar yapar ve sonuçlarından Kalite Temsilcisini haberdar ederler. Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantı kayıtları Kalite Ekibi tarafından GTHB_46_İLM_PRD.03 kodlu Doküman Kontrolü ve Kayıt Prosedürüne göre muhafaza edilir. Alınan kararlar düzeltici önleyici faaliyetlere de veri teşkil eder.


Yönetimi Gözden Geçirmesi Prosedürü Doküman Kontrolü ve Kayıt Prosedürü

10. İYİLEŞTİRME

10.1. GENEL

İl Müdürlüğümüzde; özellikle, hizmet kalitesini ve müşteri memnuniyetini arttırmak için neler yapılabileceği, iyileştirme fırsatlarının neler olabileceği konularında çalışan önerileri, müşteri talepleri ve tarım sektöründeki gelişmeler değerlendirilmektedir.


Düzeltici Faaliyet Prosedürü İyileştirme Planları Memnuniyet Anketleri Öneri Formları

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 36 / 44

10.2. UYGUNSUZLUK VE DÜZELTİCİ FAALİYET

KYS uygulamaları esnasında yapılan tetkiklerde, hizmet sunumu esnasında karşılaşılan uygunsuzluklar, haklı şikayet gibi durumlarda GTHB_46_İLM_PRD.02 no.lu Düzeltici Faaliyet Prosedüründe belirtilen şekilde uygunsuzluklara sebep olan kök nedeni ortadan kaldırmak için düzeltici faaliyetler uygulanır ve bu faaliyetlerin etkinliği takip edilir.

10.3. SÜREKLİ İYİLEŞTİRME

Sürekli olarak iyileştirme İl Müdürlüğümüz Kalite Yönetim Sistemi’nin temelidir. KYS’nin uygunluğu, yeterliliği ve etkinliği periyodik olarak YGG toplantıları ve veri analiz çalışmaları yoluyla değerlendirilmekte, özellikle memnuniyetin düşük olduğu alanlar ve ulaşılamayan hedefler belirlenmekte, şikâyet ve uygunsuzlukların nedenleri araştırılarak gerekli kaynak ihtiyaçları sağlanmakta, iyileştirmeler ve düzeltici faaliyetler yoluyla müşteri memnuniyeti ve hedeflerin çıtası yükseltilmektedir. Bu şekilde KYS performansının sürekli arttırılması sağlanmaktadır.

Sürekli iyileştirmeyi de taahhüt eden Kalite Politikası, İl Müdürlüğümüzün hedefleri, veri analizleri, performansların izlenmesi ve ölçülmesi, İç Tetkikler ve Yönetimin Gözden Geçirmesi ile Kalite Yönetim Sistemi’nin etkinliği sürekli takip edilerek iyileştirilmektedir. Süreçlerde performans göstergesi, Süreç Performans İzleme Formu üzerinden takip edilmektedir. Sürekli iyileştirmelerde bu göstergeler önceliklidir.

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 37 / 44

Ek-1

Prosedür Listesi

Ek-2

SÜREÇ LİSTESİ

Operasyonel Süreçler

Doküman No Doküman Adı İlk Yürürlük

Tarihi

Rev.00

1. Rev.

Tarihi

Rev.01

GTHB_46_İLM_PRD.001 İç Tetkik Prosedürü 30.04.2018

GTHB_46_İLM_PRD.002 Düzenleyici Faaliyet Prosedürü 30.04.2018

GTHB_46_İLM_PRD.003 Doküman Kontrolü ve Kayıt Prosedürü 30.04.2018

GTHB_46_İLM_PRD.004 Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü 30.04.2018

GTHB_46_İLM_PRD.005 Yönetimin Gözden Geçirme Prosedürü 30.04.2018

GTHB_46_İLM_PRD.006 Kalibrasyon Prosedürü 30.04.2018

GTHB_46_İLM_PRD.007 Ölçme, Analiz ve İyileştirme Prosedürü 30.04.2018

GTHB_46_İLM_PRD.008 Eğitim Prosedürü 30.04.2018

Süreç

No Doküman Adı

İlk Yürürlük

Tarihi Rev.00

1. Rev. Tarihi

Rev.01

1 Kontrol ve Denetim İşlemleri Süreci 30.04.2018

2 Tarımsal Altyapı Temel Süreci 30.04.2018

3 Yetkilendirme ve Belgelendirme İşlemleri Süreci 30.04.2018

4 Tarımsal Desteklemeler Temel Süreci 30.04.2018

5 Tarımsal Eğitim, Yayım ve Veriler Süreci 30.04.2018

6 Bitki Sağlığı, Hayvan Sağlığı ve Refahı Süreci 30.04.2018

7 Destek Hizmetleri Süreci 30.04.2018

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 38 / 44

EK-3

Güncel Doküman Listesi

Doküman No Doküman Adı İlk Yürürlük

Tarihi

Rev.00

1. Rev.

Tarihi

Rev.01

GTHB_ 46_İLM_KEK Kalite El Kitabı 30.04.2018

PROSEDÜRLER

GTHB_ 46_İLM_PRD.001 İç Tetkik Prosedürü 30.04.2018

GTHB_ 46_İLM_PRD.002 Düzenleyici Faaliyet

Prosedürü

30.04.2018

GTHB_ 46_İLM_PRD.003 Doküman Kontrolü

ve Kayıt Prosedürü

30.04.2018

GTHB_ 46_İLM_PRD.004 Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü

30.04.2018

GTHB_ 46_İLM_PRD.005 Yönetimi Gözden Geçirme Prosedürü

30.04.2018

GTHB_46_İLM_PRD.006 Kalibrasyon Prosedürü 30.04.2018

GTHB_46_İLM_PRD.007 Ölçme, Analiz ve İyileştirme Prosedürü

30.04.2018

GTHB_46_İLM_PRD.008 Eğitim Prosedürü 30.04.2018

FORMLAR

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.001 İç Tetkik Rapor Formu 30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.002 İç Tetkik Soru Listesi 30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.003 İç Tetkik Uygunsuzluk

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.004 GTHB Yıllık İç Tetkik Planı 30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.005 Düzeltici Faaliyet Talep ve

Takip Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.006 Dış Kaynaklı Doküman

Listesi Formu

30.04.2018

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 39 / 44

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.007 Güncel Doküman Listesi

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.008 Kalite Kayıtlarını Saklama

Süreleri Listesi Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.009 Doküman Revizyon Talep

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.010 Uygun Olmayan Hizmet

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.011 Uygun Olmayan Hizmet

Takip Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.012 Yönetimin Gözden

Geçirme Toplantı Rapor

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.013 Kalite Yönetim Sistemi

Performans

Değerlendirme Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.014 Yıllık Mazeret İzin Formu 30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.015 Hastalık (Sıhhi) İzin

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.016 Kısa Süreli İzin Ve Görev

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.017 Yurtdışı İzin Formu 30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.018 Aday Memurlar Staj

Değerlendirme Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.019 Devlet Memuru Yemin Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.020 İşçi İzin İstek Formu 30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.021 Daimi İşçi Değerlendirme

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.022 Bilgi Notu Formu 30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.023 Görüş Bildirme Formu 30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.024 Ön Mali Kontrol Rapor

Formu

30.04.2018

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 40 / 44

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.025 Vekalet Formu 30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.026 Yetki Devri Formu 30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.027 Görev Devri Formu 30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.028 Hata Bildirim Formu 30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.029 Şikayet Formu 30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.030 Tutanak Formu 30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.031 Çalışan Öneri Formu 30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.031 Müşteri Öneri Formu 30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.032 Ön Mali Kontrol İnceleme

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.033 Ön Mali Kontrol Kayıt

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.034 İç Kontrol İzleme (Soru)

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.035 Temel Süreç Tanım

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.036 İş Tanımı ve Gerekleri

Belgeleri Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.037 Ortak Görev ve

Sorumluluklar

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.038 İş Süreçleri Evrak Takip

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.039 Ön Mali Kontrol Görüş

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.040 Süreç İzleme ve Ölçme

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.041 Düzeltici Faaliyet İzleme

Listesi

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.042 Hizmet Alanlar Görüş

Öneri Ve Anket Formu

30.04.2018

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 41 / 44

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.043 Hizmet Alanlar Görüş

Öneri Takip Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.044 Hizmet Alanlar Şikayetleri

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.045 Personel Görüş, Öneri Ve

Anket Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.046 Eğitim Kayıt - Katılım Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.047 Eğitim Değerlendirme Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.048 Oryantasyon Eğitim

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.049 Eğitim Hizmeti

Değerlendirme Anket

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.050 Soru Önergesi Bilgi Formu 30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.051 Yazili ve Sözlü Soru Önergesi Kayit Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.052 Yatırım Bütçesi Teklif

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.053 ….Yılı Programı Süreç

Detay Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.054 ……. Yılı Programı Tedbir

Teklif Format Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.055 Koordinasyon İletişim

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.056 Stratejik Plan Hedef

Toplama Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.057 Stratejik Plan Hedef -

Birim İlişkisi Formu

30.04.2018

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 42 / 44

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.058 Personelin Eğitim Düzeyi

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.059 Genel Personel Dağılımı

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.060 Mevcut Durum Formu 30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.061 Taşınmazlar Mevcut

Durum Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.062 Taşınırlar Mevcut Durum

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.063 Eğitim Dönüşü Rapor

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.064 Bakım Onarım Talimatı

Formu

30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS./KYS.FRM.065 Kalibrasyon Takip Formu 30.04.2018

GTHB_46_İLM_İKS/KYS.FRM.065 Tıbbi Atık Takip Formu 30.04.2018

TABLOLAR

GTHB_46_İLM_İKS/KYS.TBL.001 Temel Süreçlerin

Sınıflandırılması Tablosu

05.02.2018

GTHB_46_İLM_İKS/KYS.TBL.002 Süreç Hiyerarşisi Tablosu 05.02.2018

GTHB_46_İLM_İKS/KYS.TBL.003 Görev Envanteri Tablosu 05.02.2018

GTHB_46_İLM_İKS/KYS.TBL.004 Eğitim Deneyim Tablosu 05.02.2018

GTHB_46_İLM_İKS/KYS.TBL.005 İç Hareketlilik Analizi Tablosu

05.02.2018

GTHB_46_İLM_İKS/KYS.TBL.006

İç Denetim Raporu

Sonucu Hazırlanan Eylem

Planı Tablosu

05.02.2018

GTHB_46_İLM_İKS/KYS.TBL.007 Risk Veri Toplama

Tablosu

05.02.2018

GTHB_46_İLM_İKS/KYS.TBL.008 Risk Kaydı Tablosu 05.02.2018

GTHB_46_İLM_İKS/KYS.TBL.009 Temel Risk Listesi 05.02.2018

T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 43 / 44


Konsolide Risk Rapor

Tablosu

05.02.2018

GTHB_46_İLM_İKS/KYS.TBL.011 Risk Eylem Planı Tablosu 05.02.2018

GTHB_46_İLM_İKS/KYS.TBL.012 Risk Matrisi 05.02.2018


İş Akış Şemaları Çizim

Standartları Tablosu

05.02.2018


Hassas Görevler Envanter

Tablosu

05.02.2018

TALİMATLAR

GTHB.46.İLM.İKS/KYS.TA.01 Genel Bakım ve Temizlik

Talimatı 30.04.2018

GTHB.46.İLM.İKS/KYS.TA.02 Dosyalama, Arşiv ve Bilgi

Yedekleme Talimatı 30.04.2018

GTHB.46.İLM.İKS/KYS.TA.03 Yemekhane Çalışma


GTHB.46.İLM.İKS/KYS.TA.04 Genel Evrak Çalışma


GTHB.46.İLM.İKS/KYS.TA.05

Makina İkmal

Sorumluluğu Çalışma

Talimatı

30.04.2018


Sivil Savunma ve

Seferberlik Hizmetleri

Çalışma Talimatı

30.04.2018

GTHB.46.İLM.İKS/KYS.TA.07 Bilgi İşlem Merkezi (BİM)

Çalışma Talimatı 30.04.2018


Personel (Özlük)


Talimatı

30.04.2018

GTHB.46.İLM.İKS/KYS.TA.09 Muhasebe Sorumluluğu


GTHB.46.İLM.İKS/KYS.TA.10 İhale Sorumluluğu


T.C.




Revizyon No 000

Revizyon Tarihi 000


Sayfa No 44 / 44

GTHB.46.İLM.İKS/KYS.TA.11 Santral Sorumluluğu



Taşınır Konsolide


Talimatı

30.04.2018

GTHB.46.İLM.İKS/KYS.TA.13 İş Sağlığı ve Güvenliği


GTHB.46.İLM.İKS/KYS.TA.14 Kullanma ve Bakım


GTHB.46.İLM.İKS/KYS.TA.15 Standart Dosyalama Planı 30.04.2018

GTHB.46.İLM.İKS/KYS.TA.16 İlkyardım Talimatı 30.04.2018

GTHB.46.İLM.İKS/KYS.TA.17 Elektrikle Çalışmalarda

İSG Talimatı 30.04.2018

GTHB.46.İLM.İKS/KYS.TA.18 İSK KKD Kullanma

Talimatı Zimmet Formu 30.04.2018

GTHB.46.İLM.İKS/KYS.TA.19 Harcama Talimatı 30.04.2018

GTHB.46.İLM.İKS/KYS.TA.20 Yangın Dolabı Talimatı 30.04.2018


Yangın Söndürücüleri ve

Yangın Söndürme

Talimatı

30.04.2018

GTHB.46.İLM.İKS/KYS.TA.22 Tekne Acil Durum Talimatı 30.04.2018

GTHB.46.İLM.İKS/KYS.TA.23 İlk Yardım Ecza Dolabı

Kontrol Talimatı 30.04.2018

GTHB.46.İLM.İKS/KYS.TA.24 Tıbbi Atık Talimatı 30.04.2018

Documents

T.C. KALİTE EL Kİ… · ISO 9001:2015 (KYS), Standartları çerçevesinde, (KYS)’nin İl Müdürlüğümüzde başarıyla uygulanması hedeflenmektedir. Kahramanmaraş İl Gıda