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Te ofrecemos una serie de reglas que te servirán

L a definición más técnica de carta comercial nos la muestracomo el instrumento de comunicación entre dos empresas oentre una empresa y un particular. Lo cierto es que puede llegara convertirse en la mejor o en la peor primera impresión.

Una carta comercial puede impulsar un contacto o desecharlo, animara una compra, resolver una reclamación o prolongarla en el tiempo…

Existen varios tipos de cartas comerciales dependiendo de su finalidad,pero nos vamos a quedar con las que se utilizan para presentar unaempresa, un producto o un servicio. La redacción puede variar enfunción del destinatario, pero la estructura debe ser siempre la misma:encabezamiento, cuerpo (introducción, núcleo y conclusión) y cie-rre. Analizaremos cuatro ejemplos distintos.

Isabel G. Méndez

Tu mejor tarjetaUna carta comercial puede convertirse en lamejor forma de presentar nuestra empresa,nuestro producto o a nosotros mismos.Seguir unas sencillas pautas a la hora decrearla te ayudará a conseguir tu objetivo.

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para diseñar y redactar cartas de presentación

de visitaE

l encabezamientodebe constar, almenos, de la presen-

tación del remitente, deldestinatario y el saludo. Sila compañía dispone demembrete, se incluirá.Cuando la comunicaciónes a otra empresa, convie-ne añadir también nuestroteléfono, para estar máslocalizable. La fecha debeincluir el lugar, día, mes yaño, separado por comas.Hay que incluir todos losdatos identificativos deldestinatario. Si conoce-mos el cargo y el nombre,hay que consignarlo.

Estamos elaborandouna carta comercialy queremos transmi-

tir un mensaje y promoveruna acción. En este caso es la contratación de nues-tros servicios. Nuestrointerlocutor tiene pocotiempo y mucha corres-pondencia indeseada, peropuede poseer un interésobjetivo en nuestro men-saje, por lo que debemosllamar su atención desdela primera frase.

Con el cierre emplaza-mos al lector a tenerun contacto con nos-

otros: primero, expresándole nuestra confianza en una futurarelación y, después, explicándole nuestro siguiente paso. Ladespedida incluye un saludo, la firma, el nombre y el cargo. Sise añaden anexos, se consignan con la abreviatura “Incl.” o“Anex.”. Una post data sirve de llamada de atención y nos per-mite mostrar conocimientos extra sobre la compañía.

Sería ésta la introduc-ción del cuerpo de lacarta. No existen fór-

mulas fijas para redactar-la, pero la presentación denuestra empresa debe sermotivo de satisfacción, almenos para nosotros, yconviene traducirlo enexpresiones como “es unplacer”, “me complace”…Siempre utilizaremos elusted o ustedes, aunqueno evitaremos las fórmu-las coloquiales.

La explicación denuestros serviciosdebe estar redacta-

da de forma simple yclara. Los párrafos han deser cortos (en una carta nodeben sobrepasar nuncalas ocho líneas), las frasesno superarán las 25 pala-bras (preferiblemente, nomás de 20) y las oracionesdeben construirse deforma sencilla: entre el su-jeto y el verbo no debehaber más de 12 palabras,porque el lector sería inca-paz de retener el sentidode lo que está leyendo. Lasideas más importantes, enfrases simples: sujeto,verbo y predicado. Y espreferible utilizar los ver-bos en voz activa y simple.

Hemos despertado el interés del lector haciendo que se forjase una imagendel problema que le vamos a solucionar. A continuación, le explicamoscómo se lo vamos a resolver y, por último, presentamos la compañía. Para

esto, nos reservamos las cifras y datos concretos. A nuestro futuro cliente le inte-resa saber qué números nos avalan: empleados, cartera, delegaciones… Si toda-vía estamos empezando, señalaremos cuál es nuestro objetivo.

Madrid, 20 de febrero de 2006Att. Sr. HernándezGerenciaLa Dulce Berzosac/ Redondo, 13

Estimado Sr. Hernández:

Es un placer para mí comunicarle la próxima inauguración de la nuevasede de Reciclajes Ramírez en su localidad.

Con Reciclajes Ramírez se acabaron las montañas de papel, decartón o de cajas; las esperas interminables para la recogida de los car-tuchos de tinta; los sobrantes de plásticos o de latas… Nosotros nosencargamos de todo.

Ponemos a su disposición un servicio de recogida diario, alterno osemanal y en el horario que mejor se adapte a sus intereses. ReciclajesRamírez se encarga de suministrarle, además, unos contenedoresespeciales en los que depositar los residuos separados según su natu-raleza, para facilitar su posterior reciclaje.

Con más de cinco años de experiencia, Reciclajes Ramírez se ha con-vertido en líder de su sector con una cartera de 300 clientes, cuatro dele-gaciones y 120 empleados. Esto ha sido posible gracias a la seriedad yrigor que siempre hemos demostrado en nuestra actividad y que nos hahecho merecedores del sello de calidad ISO 9000.

Esperamos colaborar en un futuro próximo con su empresa. Enbreve nos pondremos en contacto con usted para concertar una cita.

Cordialmente,

Florentino GómezDirector general

Incl. Catálogo de servicios.P.D.: Enhorabuena por la nueva línea de conservas.

DE UNA EMPRESA A OTRA( (

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marketing

DE UNA EMPRESA A UN PARTICULAR

Del encabezamientode esta carta des-aparece el número

de teléfono de la empre-sa e, incluso, puede omi-tirse el departamentodesde el que se escribe.El saludo aparece igual-mente debajo de losdatos del destinatario,aunque se sustituye el“estimado” por un máscercano “apreciado”.

Hemos llamado laatención del lectoren el primer párra-

fo: le hemos abierto losojos a un problema quetiene. En este segundobloque le damos la solu-ción. Y lo hacemos de unaforma directa, simple y uti-lizando un recurso que esmuy efectivo: la enu-meración. El resultado deelegir esta opción es unalectura más ágil y unamejor comprensión. Utili-zamos mucho verbo de ac-ción y la primera personadel plural para personali-zar al máximo nuestro es-crito: hay personas de car-ne y hueso detrás de estasletras que se comprome-ten con el servicio. Las me-tacomunicaciones de estetipo pueden marcar el lími-te entre el éxito y el fraca-so de un mensaje comer-cial. Pero, además, reforza-mos esta idea con la últi-ma línea en la que garanti-zamos la satisfacción delcliente con la devolucióndel dinero: imprime serie-dad y profesionalidad.

Si en la presentación de empresa a empresa, el dinero ylas condiciones de contratación las reservamos para unavisita personal del comercial, en una carta a un particu-

lar conviene hacer referencia a los precios, aunque sea depasada. Además, en esta conclusión estamos también promo-

Nuevamente, quere-mos estimular allector, persuadirle

pero, en este caso, parti-mos de la base de quenuestro interlocutor es ab-solutamente indiferente anuestra empresa, por loque debemos mantenersu atención. Empezamoscon los detalles para quesea el destinatario el quellegue a la idea principalpor inducción. Llamamossu atención ofreciéndolecifras llamativas, aludien-do a estudios rigurosos...Estamos utilizando un len-guaje directo y personali-zado en el que converti-mos al destinatario en su-jeto de lo que le conta-mos. Conviene matizar almáximo a nuestro públicoobjetivo en función delgrupo de población al quenos dirigimos.

Una vez presentado elservicio o el produc-to, de nuevo explica-

mos en qué consiste nues-tra empresa. A estas altu-ras a la lectora le interesaconocer todo lo relativo auna compañía que pareceofrecerle la solución ideala sus problemas. La expli-cación puede extendersetodo lo que queramos, in-cluyendo una breve des-cripción de por qué se fun-dó o quién fue el promo-tor, pero no olvidemos lamáxima de las cartas:párrafos cortos y,preferiblemente, una idea,un párrafo.

viendo la acción, porque estamos ofreciendo una oportunidad única a nues-tra lectora para que nos llame ya. Se puede provocar la respuesta indicandola acción concreta que deseamos (la llamada antes de un tiempo, ofreciendodescuentos) o facilitando la acción (es decir, presentándola como algo senci-llo de hacer, en este caso, le damos el cupón y sólo tiene que rellenarlo).

Dirección generalLimpieza a medida, SLc/ Hinojosa, 2022222 – Burgos

Josefa Pérezc/ Redondo, 1322221 – Burgos

Apreciada Sra. Pérez:¿Sabía que, según el último informe del Instituto de la Salud, las per-

sonas invertimos tres horas diarias en el mantenimiento y limpieza denuestro hogar? ¿Se imagina poder dedicar ese tiempo a realizar otrasactividades más placenteras?

Con Limpieza a medida, SL es posible porque, por primera vez, unaempresa se encarga de gestionar todo lo relacionado con los trabajosdomésticos. Usted sólo tiene que comunicarnos sus necesidades ynosotros le encontramos el servicio a medida. Ya no tendrá que pre-ocuparse por:

- La seguridad: todos nuestros trabajadores ofrecen las mejores refe-rencias.

- El horario: nos adaptamos prácticamente a todos los horarios y turnos.

- La capacidad: le encontramos el servicio que más le conviene.

- Los resultados: garantizamos la satisfacción del cliente o le devolvemosel dinero.

Limpieza a Medida, SL, es una empresa de servicios especializada enla gestión integral de los trabajos domésticos. Llevamos más de diezaños en el mercado y contamos ya con 60 empleados contratados deforma fija y otros 125 de forma temporal. Nuestra preocupación por lacalidad y la satisfacción queda reflejada en la puntuación de 8 sobre 10que nos dieron los clientes en la última encuesta de calidad.

En el folleto adjunto podrá comprobar la tabla de horarios y tarifaspero, si nos llama antes del 1 de febrero, se beneficiará de un descuen-to del 15% en los importes mensuales durante los tres primerosmeses. Puede utilizar el cupón adjunto, que no necesita franqueo, o lla-mar al teléfono 99 555 55 55.

Cordialmente,

Segismunda OnofreDirectora general

Burgos, 20 de febrero de 2006

LIMPIEZA A MEDIDA

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PRESENTACIÓN DE UN PRODUCTO

En la presentaciónde un producto oservicio es impor-

tante añadir al resto delos datos que incluimosen cualquier encabeza-miento la referencia o el asunto sobre el que vaa tratar la carta, para que el destinatario identi-fique en un primer vista-zo el mensaje principal de la misiva.

Tras la introducción,pasamos al núcleo,donde se explican

las características delnuevo producto y dondedebemos despertar elinterés de nuestro interlo-cutor. La descripción delartículo está en la primeralínea. Esto es importanteporque un error frecuentede las cartas comercialeses que el énfasis por resal-tar las características denuestros productos noshace olvidar que no lo he-mos explicado y el lectorse encuentra con que nosabe qué le están presen-tando hasta la octava onovena línea. No está demás que resaltemos elesfuerzo tecnológico oinversor que hay detrásdel lanzamiento y, sobretodo, es el momento deensalzar las característi-cas que lo hacen peculiar.

Es el momento deredactar la conclu-sión, es decir, el ele-

mento que cierra el cuer-po de la carta. En esencia,es un resumen de todo lo dicho anteriormente, pero ponién-dolo en relación con el destinatario de nuestra carta, es decir,le estamos dando los motivos por los que debe decidirse pornuestro producto y siempre apelando a su propio interés.Este párrafo ha de ser corto y contundente.

Nuestro objetivo espersuadir al lector,convencerle de que

adquiera nuestros produc-tos. En este primer párrafohacemos una primera lla-mada de atención, apelan-do al interés común con ellector, “la preocupaciónpor la calidad y la frescu-ra”, haciéndolo protago-nista de nuestro mensajey, de paso, llevándolo anuestro terreno. Haymuchas formas de llamarla atención del lector, perolo importante es reseñardesde la primera línea laesencia de nuestro men-saje y luego repetirlodurante toda la carta. Eneste caso, lo fundamentales la calidad y la frescurade nuestros productos. Ellenguaje debe ser ágil,rápido, con verbos simplesy construcciones sencillas.

En este párrafo da-mos todo tipo dedetalles sobre el

producto. El texto buscarigor y objetividad por esohuye del abuso de adjeti-vos que puedan hacerpensar que su interlocutores un charlatán. Sinembargo, el empleo de al-gunos vocablos contribuyea ensalzar esa imagen deprofesionalidad: especia-listas, seleccionados, pre-parados… Todo ello indu-ce a pensar que estamos,no ante unas simples con-servas, sino ante un com-plicado engranaje a dispo-sición del consumidor.

Llegamos al cierre de la carta. Debe concluirse con una llamada a la acción,dejando claro al destinatario qué se espera de él. Tenemos que mostrarseguridad en nuestro mensaje: hemos despertado su interés, le hemos

dado todo tipo de detalles sobre las ventajas de nuestro producto y sabemosque tenemos un tesoro en nuestras manos. Transmitámoslo.

( )Conservas Iberia

Departamento comercialConservas Iberiac/ Hinojosa, 2022222 – Madrid

Att.: Sr. HernándezResponsable departamento de comprasLa Dulce Berzosac/ Redondo, 1322222 – Madrid

Ref.: Nuevos productos en conservaEstimado Sr. Hernández:

Sabemos que su compañía ha hecho de la calidad y la frescura de losproductos que distribuye su principal argumento comercial. Por eso nodudamos en ofrecerle la línea “De la huerta a su mesa”, que cumple sobra-damente con ambos requisitos.

“De la huerta a su mesa” es la nueva línea de conservas de la compa-ñía Conservas Iberia. Detrás de este lanzamiento se encuentran largosmeses de investigación y trabajo para obtener un producto que llega a losconsumidores con todas las propiedades de los alimentos frescos y sinconservantes. Desde su recolección hasta su puesta en el mercado ape-nas transcurren tres días y con las nuevas fórmulas de envasado el produc-to mantiene sus características inalterables durante seis meses.

Los alimentos son cuidadosamente escogidos por personal especializa-do de Conservas Iberia, que se encarga de elegir sólo aquellos productosque cumplen con los más exigentes estándares de calidad. Una vez selec-cionados, se trasladan en camiones frigoríficos especialmente acondicio-nados para transportar fruta y verdura. En menos de cinco horas llegan anuestras instalaciones donde se introducen en los túneles de lavado paraeliminar la suciedad y los restos de insecticidas y desinfectantes adheridos.De ahí pasan a la sección de corte y envasado y, en menos de 24 horas, seencuentran listos y limpios para ser consumidos en el hogar.

Todas estas características convierten a “De la huerta a su mesa” enuna marca imprescindible en su catálogo de productos frescos y decalidad.

Nuestro comercial se pondrá en contacto con usted la semana queviene para hacerle una demostración del producto y explicarle las referen-cias de las que disponemos.

Atentamente,

Felipe PérezDirector Comercial

Madrid, 20 de febrero de 2006

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PRESENTACIÓN DE UN SERVICIO

Esta es una maneramás informal de ini-ciar una carta: prime-

ro manifestamos conocerlas últimas novedades dela compañía a la que nosdirigimos. Después, deja-mos constancia de quesabemos cómo funciona ycuál es la especialidad dela entidad y la opinión quenos merece. Y de la sumade un dato objetivo (lasnoticias sobre la expan-sión internacional) y otrosubjetivo (nuestro parecersobre la empresa) deduci-mos el valor añadido quepodemos ofrecerle. Llama-mos la atención del lector,pero no sobre un pro-blema, ni sobre un interéscomún, sino apelando a suvanidad. Términos como“expansión”, “afán”,“retos”... transmiten muybien las ideas positivas.

El cierre en este casoes más directo. Instaa mantener una rela-

ción profesional en el futu-ro y expresa seguridad yconfianza, dos sentimien-tos que conviene fomen-tar a la hora de ofrecernuestros servicios. Losnombres de los departa-mentos pueden ir o no enmayúscula, no es obligato-rio. Queda a criterio decada compañía.

Nos enfrentamos a ladesventaja de que,a la hora de ofrecer

un servicio, no tenemos normalmente datostécnicos que avalen o garanticen nuestra eficacia. En la presenta-ción de un productopodemos hablar de cómose ha elaborado, de susprestaciones, de sus ven-tajas sobre la competen-cia, de sus cualidades téc-nicas... pero, en el casode un servicio, nuestroaval serán las referencias que podamos obtener de otros clientes.En este caso, nuestroemisor opta por mencio-nar los actos internacio-nales en los que han participado: tienen lasuficiente relevancia para convertirse en uninmejorable aval.Otra forma de demostrarla validez del servicio es ofreciendo ventajascontrastadas, pero con datos exactos:“permitirá un ahorro de xxx minutos al día”,“reducirá los costes del departamento en xxx euros”, “podrá de-ducirse un xxx por cientode la tasa anual”,“permitirá la reasignaciónde fondos…”, etcétera.

Departamento de marketingTodolenguasc/ Hinojosa, 2022222 – Madrid

Att.: Sr. HernándezDirector de serviciosTecnifraguasc/ Redondo, 1322222 – Madrid

Ref.: Servicios de traducciónEstimado Sr. Hernández:

Recientemente los medios de comunicación se han hecho eco de susinminentes planes de expansión internacional por Oriente Próximo y elnorte de África. Somos conscientes de que su compañía ha destacadosiempre por su afán de innovación y su capacidad para afrontar nuevosretos y queremos ayudarles a conseguir mejor sus objetivos. ¿Cómo?Ofreciéndoles nuestros servicios de traducción técnica e intérpretes.

Todolenguas es una empresa joven y dinámica integrada por 20 filó-logos, especialistas en traducción técnica y simultánea y expertos en len-guas árabes y orientales. Nos avalan cinco años de experiencia ynuestra participación en la Cumbre Intercontinental, la reunión delFondo Internacional del Desarrollo y las sesiones europeas del FMI.

Esperamos colaborar con ustedes en un futuro próximo.Hasta entonces,

Irene LópezDirectora de marketing

Madrid, 20 de febrero de 2006

Más a fondo Himstreet, William C. y Baty, Wayne M. “Guía para la redacción de cartas e informes en la empresa”, Ediciones Deusto. Bilbao, 2000Berrou, Jean-Paul. “Para escribir bien en la empresa”. Ediciones Deusto. Barcelona, 2004.Sparks, Suzanne. “La habilidad de escribir en los negocios”. McGraw-Hill. Madrid, 2002www.venmas.com

Tod

o lenguas

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