tecnicas de arquivook ok - ead.colegiopolivalente.com.bread.colegiopolivalente.com.br/AreaFechada/pdf/Tecnicas_arquivo.pdf · Conhecer os tipos de arquivamento. Classificação dos

TÉCNICO EM SECRETARIA ESCOLAR

TÉCNICAS DE ARQUIVO

Proibida reprodução deste material em parte ou no todo, propriedade do CIP – Lei n° 9.610

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APRESENTAÇÃO

Acreditamos que, como nós, você lute “por um Brasil melhor” na perspectiva do desenvolvimento da

Educação Profissional.

Você encontrará um material inovador que orientará o seu trabalho na realização das atividades

propostas. Além disso, percebera por meio de recursos diversos como é fascinante o mundo da “Educação

Profissional”. Gradativamente, dominará competências e habilidades para que seja um profissional de

sucesso.

Participe de direito e de fato deste Curso de Educação a Distância, que prioriza as habilidades

necessárias para execução de seu plano de estudo:

Você precisa ler todo o material de Ensino.

Você deve realizar todas as atividades propostas.

Você precisa organizar-se para estudar.

Abra, leia, aproveite e acredite que “as chaves estão sendo entregues, logo as portas se abriram”.

Esta disposto a aceitar o convite?

Contamos com a sua participação para tornar este objetivo em realidade.

Equipe Polivalente

COLÉGIO INTEGRADO POLIVALENTE “Qualidade na Arte de Ensinar”




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SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO ............................................................................................. 1 SUMÁRIO ....................................................................................................... 2 INTRODUÇÃO................................................................................................. 3 TÉCNICAS DE ARQUIVO ................................................................................. 4

ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO........................................................................................................ 4 EXERCÍCIOS ............................................................................................................................. 5

INTRODUÇÃO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS ................................................................................... 6 EXERCÍCIOS ............................................................................................................................. 9

ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DOS DOCUMENTOS ................................................................... 11 INSTITUIÇÕES CULTURAIS ......................................................................................................... 11 INTRODUÇÃO A ARQUIVOLOGIA................................................................................................. 12 GESTÇÃO DOCUMENTAL .............................................................................................................. 13 GLOSSÁRIO DE TERMOS ARQUIVISTICOS................................................................................... 13 ATIVIDADE DE CONSERVAÇÃO.................................................................................................... 13 TÉCNICAS MODERNAS A SERVIÇO DOS ARQUIVOS ..................................................................... 16 ARQUIVO ESCOLAR ..................................................................................................................... 18

CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................................. 21





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INTRODUÇÃO

Você esta iniciando o estudo do Módulo – TÉCNICAS DE ARQUIVO. Você terá contato

com teorias importantes que vão proporcionar um desempenho eficiente durante o seu Curso.

Você terá oportunidades de estudar Órgãos de documentação; Introdução ao estudo dos arquivos; Elementos característicos dos documentos; Instituições culturais; Introdução a Arquivologia; Gestão documental; Glossário de termos arquivisticos; Atividade de conservação; Técnicas modernas a serviço dos arquivos; Arquivo escolar e Procedimentos básicos. Nossa linha de trabalho abre um caminho atraente e seguro pela seqüência das

atividades – leitura, interpretação, reflexão e pela variedade de propostas que mostram

maneiras de pensar e agir, e que recriam situações de aprendizagem.

As aprendizagens teóricas são acompanhadas de sua contrapartida prática, pois se

aprende melhor fazendo. Tais praticas são momentos de aplicação privilegiados, oportunidades

por excelência, de demonstrar o saber adquirido.

Nessa perspectiva, dois objetivos principais serão perseguidos neste material. De um lado, torná-lo

habilitado a aproveitar os frutos da aprendizagem, desses saberes que lhe são oferecidos de muitas maneiras,

em seu estudo, ou até pela mídia – jornais, revistas, rádio, televisão e outros – pois sabendo como foram

construídos poderá melhor julgar o seu valor. Por outro lado, capacitando-se para construir novos saberes. Daí

a necessidade do seu estágio para aliar a teoria à pratica.

A soma de esforços para que estes módulos respondessem as suas necessidades, só foi possível

mediante a ação conjunta da Equipe Polivalente.

Nossa intenção é conduzir um dialogo para o ensino aprendizagem com vistas a conscientização,

participação para ação do aluno sobre a realidade em que vive.

A Coordenação e Tutores/Professores irá acompanhá-lo em todo o seu percurso de

estudo, onde as suas dúvidas serão sanadas, bastando para isso acessar o nosso site:

WWW.COLEGIOPOLIVALENTE.COM.BR

Equipe Polivalente


propriedade do CIP – Lei n° 9.610 4


EMENTA:

1) Arquivo: conceitos e definições 2) Arquivo escolar

• Arquivo corrente • Arquivo intermediário • Arquivo permanente

3) Gestão de documentos 4) Conservação de documentos 5) Microfilmagem e informatização de arquivos

OBJETIVOS:

1) Conceituar e definir: Arquivos, Bibliotecas, museus e Centros de Documentação. Traçar um paralelo entre Arquivo e Biblioteca.

2) Definir e conceituar Arquivo, função dos arquivos, classificação e terminologia arquivística. Conhecer os tipos de arquivamento. Classificação dos documentos. Classificação e caracterização de correspondência;

3) Organização e administração de arquivos. Levantamento de dados. Análise dos dados coletados, planejamento;

4) Arquivos correntes e protocolos. Protocolo, expedição e arquivamento;

5) Arquivos intermediários. Histórico, tratamento, armazenamento e localização da documentação;

6) Arquivos permanentes; atividades de destinação, arranjo, descrição e publicação, conservação, referência;

7) Arquivos especiais: fotográfico; fita magnética, filme e disco, recorte de jornal, catálogo impresso

8) Microfilmagem e microinformática.

ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO

ARQUIVOS, BIBLIOTECAS, MUSEUS

Nosso primeiro passo será definir o que é a escrita.

Segundo Mariana Leite Paes, “A escrita é um conjunto de símbolos dos quais nos servimos para reapresentar e fixar a linguagem falada”. Ela expressa idéias e fixa pensamentos, e o faz transcender o tempo e o espaço.

Após conseguir se comunicar com seu semelhante o homem primitivo viu a necessidade de perpetuar seu pensamento. Através de símbolos rudimentares ele pode registrar nas paredes das cavernas, suas façanhas e seus feitos. Com o passar do tempo ele foi aperfeiçoando esses símbolos e os suportes foram se desenvolvendo paralelamente.

Quando surgiram as primeiras civilizações. Agrupamentos e cidades, houve um acumulo de documentos, viu-se então a necessidade de... “reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resultado de suas atividades políticas, sociais, religiosas e até mesmo de suas vidas particulares. Surgiram assim, os arquivos, destinados não só à guarda dos tesouros culturais da época, como também à proteção dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimônios, bem como daqueles que contavam a história de sua grandeza”.

Devido à natureza dos suportes utilizados, esses arquivos eram poucos e de difícil manuseio. Somente mais tarde o mármore, a madeira, as tábuas de argila foram sendo substituídas pelo papiro, pergaminho e pelo papel, permitindo assim a reunião de grandes arquivos.

Durante muito tempo as noções de arquivo, biblioteca e museu se confundiram, não só pela finalidade e forma física dos documentos, as também porque estas instituições tinham o mesmo objetivo. Na verdade, elas funcionavam como grandes depósitos de documentos, de qualquer espécie, produzidos pelo homem. Entretanto, a evolução histórica da humanidade, aliada a fatores culturais e tecnológicos como, por exemplo, o advento da imprensa, pouco a pouco forçaram a delimitação dos campos de atuação de cada uma delas. Muito embora as três tenham a função de guardar, seus objetivos são diferentes, podendo ser assim definidos:

• Arquivo – É a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria, textuais criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.

• Biblioteca – É o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.

• Museu – É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público, conjuntos de peças e objetos de valor cultural.

Portanto, está claro que existe uma

diferença entre estas três instituições, enquanto as bibliotecas e museus são essencialmente culturais, os arquivos são funcionais, embora o valor cultural exista uma vez que são fontes de pesquisa histórica.

CEDOC – CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO

Com o desenvolvimento tecnológico; a partir do séc. XIX, houve um significativo aumento





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da complexidade dos documentos. Vários novos tipos de suporte apareceram: relatórios técnicos, teses, patentes, desenhos, fotografias, microfilmes, microfichas, filmes, diapositivos, fitas magnéticas e mais recentemente os produtos dos sistemas de computador – cartões perfurados, fitas discos, etc.

Esse constante crescimento qualitativo e quantitativo, também chamado de explosão da informação “provocou a evolução e o aperfeiçoamento das técnicas de registro e análise dos documentos. Em síntese, o CEDOC tem por finalidade coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda informação em si mesma”. (Centro Interamericano de Pesquisa e Documentação em Formação e Profissional Montevidéu. 1970).

O órgão de documentação varia na sua finalidade. De acordo com os propósitos

fundamentais de sua criação. Trabalha com documentos. Criando-os ou coletando-os. Classificando-os. Conservando-os ou divulgando-os.

De acordo com suas características físicas e a significação de seu conteúdo, os documentos devem receber tratamento distinto, adequado a cada caso.

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO

Shellenberg (1959), arquivista norte americano, definiu os campos de atuação das bibliotecas e dos arquivos, estabelecendo um paralelo entre esses distintos órgãos de documentação. Suas características principais podem ser assim resumidas:

BIBLIOTECAS ARQUIVOS

GÊNEROS DE DOCUMENTOS Documentos impressos Documentos textuais Audiovisual Audiovisual Cartográfico Cartográfico

ORIGEM Os documentos são produzidos e conservados com objetivos culturais

Os documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais

AQUISIÇÃO OU CUSTÓDIA Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação.

Os documentos não são objetos; provém tão-só das atividades públicas ou privadas, servidas, pelo arquivo.

Os documentos existem em numerosos exemplares.

Os documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias.

A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si

Há uma significação orgânica entre os documentos.

MÉTODO OU AVALIAÇÃO Aplica-se a unidades isoladas

Preserva-se documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não como unidades isoladas.

O julgamento não tem caráter irrevogável Os julgamentos são finais e irrevogáveis O julgamento envolve questões de conveniência, e não de preservação ou perda total.

A documentação não raro existe em cópia única

MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO Utiliza métodos predeterminados

Estabelece classificação específica para cada instituição, ditada pelas suas particularidade.

Exige conhecimento do sistema, conteúdo e significação dos documentos a classificar.

Exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e funcionamento dos órgãos.

MÉTODOS DESCRITIVOS Aplica-se a unidades discriminadas Aplica-se a conjuntos de documentos As séries (anuários, periódicos etc.) são unidades isoladas para catalogação.

As séries (órgãos e suas subdivisões; atividades funcionais ou grupos documentais da mesma espécie) são consideradas unidades para fins de descrição.

Concluindo, pode-se dizer que a Biblioteconomia trata de documentos individuais, e a Arquivística de conjuntos de documentos.

EXERCÍCIOS

01. Defina, com suas palavras, o que é escrita. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

02. discorra sobre a citação abaixo: “Pode um povo elaborar o seu futuro, ou mesmo chegar a compreender o seu presente se perder a lembrança de suas raízes?” (Franklin de Oliveira)




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___________________________________________________________________________________________________________________________ 03. Defina: a) Arquivo: b) Biblioteca c) Museu: d) CEDOC. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 04. Arquive!!! BIBLIOTECA (1) ARQUIVO (2) MUSEU (3) CEDOC (4) ( ) Enciclopédia BARSA ( ) Mapa Geográfico ( ) Histórico Escolar ( ) Filmes sobre a Construção de Brasília ( ) Periódicos ( ) Documentos referentes à CPI do P.C. Farias ( ) Carta do Secretário da Educação à Diretora

Escolar Maria Ribeiro ( ) Lei Áurea ( ) Planilhas de custos de uma determinada

empresa 05. O que se entende por “Há uma significação

orgânica entre os documentos?” ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 06. Pesquise em livros de História Antiga sobre o

valor dos arquivos para as antigas civilizações. Faça um resumo para ser discutido em sala de aula.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

INTRODUÇÃO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS

ORIGEM

Do grego Arché – palácio dos magistrados, local de guarda e depósito de documentos.

Do latin Arch (arcivum) – pode, autoridade.

CONCEITO

01. Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição;

02. Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações passadas; e

03. Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, de todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.

O TERMO ARQUIVO TAMBÉM DESIGNA

• Conjunto de documentos, • Móvel para guarda de documentos, • Local onde o acervo documental deverá ser

conservado, • Órgão governamental ou instituição cujo

objetivo seja o de guardar e conservar a documentação, e

• Títulos de periódicos – geralmente no plural, devido à influência inglesa e francesa.

FINALIDADE

A principal finalidade do arquivo é servir à administração, constituindo-se conseqüentemente, em base de conhecimento da história.

FUNÇÃO

São funções básicas do arquivo a guarda e a conservação dos documentos, visando a sua utilização.

CLASSIFICAÇÃO

Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados segundo:

• As entidades mantenedoras, • Os estágios de sua evolução, • A extensão de sua atuação, e • A natureza dos documentos.

ENTIDADES MANTENEDORAS

Em face das características das organizações, os arquivos por elas produzidos podem ser:

Deus Criador, ajuda-nos a ser fiéis plantando as sementes da justiça no mundo à nossa volta. Que as outras pessoas possam ver o Teu amor em nossa vida diária e assim buscar a Tua graça. Em nome de Jesus. Amém.




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Famílias ou pessoas

ESTÁGIOS DE SUA EVOLUÇÃO

Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deverá atender às necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos.

Essas fases são definidas por Valette como as três idades dos arquivos:

Corrente, intermediário e permanente.

• Arquivo corrente – constituído de documentos em cursos ou consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso:

• Arquivo intermediário – constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema

novamente focalizado. Não precisa ficar próximo aos escritórios, e sua permanência nestes locais é transitória; e

• Arquivo permanente – constituído por documentos que perderam todo valor administrativo e que se conservam pelo seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos.

A cada uma dessas fases, que são

complementares, corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e conseqüentemente, uma organização adequada.

EXTENSÃO DE SUA ATUAÇÃO

Eles podem ser setoriais e gerais ou centrais

• Setoriais – são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais cumprindo funções de arquivo corrente:

• Gerais ou centrais – são os que se destinam a receber os documentos correntes

Públicos

Federal

Municipal

Estadual

Central

Regional

Institucionais

Instituições educacionais

Igrejas

Corporações não lucrativas

Sociedades, associações

Comerciais

Firmas

Corporações

Companhias




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provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma organização, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.

NATUREZA DOS DOCUMENTOS

A natureza de um documento implica no tipo de suporte em que a informação está gravada. Na sua forma física.

• Arquivo especial – fotografias, discos, fitas magnéticas, etc.

• Arquivo especializado – independente do suporte utilizado, trata de assuntos específicos de uma determinada área do documento humano. Arquivos hospitalares, escolares. etc.

TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

OBS: - será entregue um anexo com um pequeno dicionário de terminologia, o mesmo servirá para fins de consulta.

TIPOS DE ARQUIVAMENTO

A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os tipos de arquivamento. São eles: horizontal e vertical.

No tipo horizontal, os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. O arquivamento horizontal é amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso é, entretanto desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer documento é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localização da informação.

No tipo vertical, os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas.

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem ser classificados segundo o gênero e a natureza do assunto.

GÊNERO

Quanto ao gênero, os documentos podem ser escritos ou textuais, audiovisuais, cartográficos e iconográficos.

A documentação escrita ou textual apresenta inúmeros tipos físicos ou espécies documentais criados para produzir determinada ação específica, tais como: contratos, folhas de pagamento, livro de contas, requisições diversas, atas, relatórios, regimentos, regulamentos, editais, certidões, tabelas, questionários, correspondência e outros.

NATUREZA DO ASSUNTO

Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.

A classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração.

Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza devem ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

CORRESPONDÊNCIA, SUA CLASSIFICAÇÃO E CARACTERIZAÇÃO.

Dentre o gênero de documentos escritos, a correspondência merece tratamento especial por se constituir uma parte considerável dos acervos arquivísticos, uma vez que as ações administrativas são, em sua maioria, desencadeadas por seu intermédio.

A classificação e a caracterização da correspondência são dois fatores da maior importância no desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo.

Mas o que vem a ser afinal, correspondência?

Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.

Quanto ao destino e procedência pode-se classificar a mesma em externa e interna.

• EXTERNA – correspondência trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas, como ofícios, cartas e telegramas,

• INTERNA – correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos, despachos, circulares.

A correspondência pode ser, ainda, oficial

ou particular.

• OFICIAL – é aquela que trata de assunto de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição: e

• PARTICULAR – é a de interesse pessoal de servidores de uma instituição.

Quando a correspondência é encaminhada,

em geral fechada a uma instituição, há que se identifica-la por suas características externas, para que se oficial, possa ser aberta devidamente registrada e remetida ao destino correto.

Seguem-se alguns exemplos que servirão de subsídios na identificação da correspondência oficial. Os nomes e endereços são oficiais.




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IDENTIFICAÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA OFICIAL:

a) Envelope dirigido a uma instituição ou a qualquer de suas unidades ou subunidades.

À Agência de Consultoria e Marketing C & C Rua das Acácias. 214 78500-000 – São Paulo – S.P.

Ao Departamento de Recursos Humanos Agência de Consultoria e Marketing C & C Rua das Acácias, 214 78500-000 – São Paulo – S.P.

b) Envelope dirigido a uma instituição ou a qualquer de suas subunidades, mesmo contendo, em segundo plano, o nome do servidor, sem fazer mensão ao cargo que exerce:

Ao Departamento de Recursos Humanos Agência de Consultoria e Marketing C & C Dr. Antônio Moura Carvalho Rua das Acácias, 214 78500-000 – São Paulo – S.P.

c) Envelope dirigido a servidor de uma instituição contendo em segundo plano o cargo que ocupa mesmo que o nome do servidor não corresponda ao atual ou real do cargo.

Dr. Humberto de Almeida Prado (titular atual) Presidente da Agência de Consultoria e Marketing C & C Rua das Acácias, 214 78500-000 – São Paulo – S.P. Dr. Frederico de Souza (titular atual) Presidente da Agência de Consultoria e Marketing C & C Rua das Acácias, 214 78500-000 – São Paulo – S.P.

d) Envelope dirigido aos titulares dos cargos, mesmo quando em segundo plano conste um nome que não seja o do real ou atual ocupante do cargo.

Presidente da Agência de Consultoria e Marketing C & C Dr. Humberto de Almeida Prado Rua das Acácias, 214 78500-000 – São Paulo – S.P.

Presidente da Agência de Consultoria e Marketing C & C Dr. Frederico de Souza Rua das Acácias, 214 78500-000 – São Paulo – S.P.

É importante observar que correspondência

oficial, mesmo quando enquadrada em qualquer dos itens descritos. NÃO DEVERÁ SER ABERTA quando o envelope contiver as indicações de CONFIDENCIAL, RESERVADO, PARTICULAR ou equivalente.

EXERCÍCIOS

01. Qual é a principal finalidade do arquivo? _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________ 02. Defina: FUNÇÃO BÁSICA DO ARQUIVO. _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 03. Dê três exemplos de entidades mantenedoras. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 04. Complete: a) Para que os arquivos possam desempenhar

suas funções. __________________________________________________________________________________ b) O arquivo passa por três estágios de evolução,

a saber: __________________________e _____________________________________.

05. As fases de evolução do arquivo são totalmente

independentes. Você concorda com esta afirmação? Explique o motivo de sua resposta.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 06. A atuação do arquivo corrente pode ser

setorial. Explique esta afirmação!




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____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 07. Qual a principal desvantagem do arquivamento

horizontal? Em que situação ele poderá ser adotado?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 08. No arquivo corrente, que tipo de arquivamento

é aconselhável? Explique. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 09. Um dos gêneros de documentos são os escritos

ou textuais. Dê alguns exemplos de espécies documentais.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 10. O que são documentos ostensivos? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 11. Defina documentos sigilosos. E classifique de

acordo com cada categoria.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 12. O que é correspondência? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 13. Defina: a) Correspondência interna. b) Correspondência externa c) Correspondência oficial. d) Correspondência particular. 14. Qual o procedimento correto ao de receber uma

correspondência? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 15. Você é secretário em uma empresa de

comércio e exportação. Recebeu pela manhã toda a correspondência do dia. No meio desses documentos há um envelope com as seguintes características:

Qual o procedimento adotará para encaminhar esta carta corretamente? 16. Em quais circunstâncias deverá o secretário abrir a correspondência para encaminhamento? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 17. Com o advento da Revolução Industrial, a necessidade de uma estrutura funcional nas organizações se

tornou fundamental. Comente com suas palavras qual o papel do secretário na estrutura de uma organização.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Presidente da EXPORT – Representações S.A Dr. Adalberto de Souza Campos Rua Tancredo Neves, 2351 Edifício Village, sala 214, 2° andar CEP – 78000-000 – Campinas – S.P

CONFIDENCIAL




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__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DOS DOCUMENTOS

Suporte, forma, formato, gênero,espécie, tipo, contexto de produção. DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS

Suporte “material sobre o qual informações são registradas”

Fita magnética, filme de nitrato, papel

Forma “estágio de preparação e de transmissão de documentos”

Original, cópia, minuta, rascunho

Formato “configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado”

Caderno, cartaz, diapositivo, folha, livro, mapa, planta, rolo de filme

Gênero

“configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo”

Documentação audiovisual, documentação textual, documentação fonográfica, documentação iconográfica

Espécie “configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas”

Boletim, certidão, declaração, relatório, ata

Tipo “configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”

Boletim de ocorrência, boletim de freqüência e rendimento escolar, certidão de nascimento, declaração de bens, declaração de imposto de renda, relatório de atividades, relatório

INSTITUIÇÕES CULTURAIS

ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO

Tipo de suporte

Manuscritos impressos, audiovisuais, exemplar único

Impressos, manuscritos audiovisuais, exemplares múltiplos

Objetos br/tridimensionais exemplar único

Audiovisuais (reproduções), exemplar único ou múltiplo

Tipo de conjunto

Fundos: documentos reunidos pela origem

Coleção: documentos unidos pelo conteúdo

Coleção documentos unidos pelo conteúdo ou pela função

Coleção; documentos unidos pelo conteúdo

Produtor

A máquina administrativa, a atividade humana individual

Atividade humana individual e coletiva

Atividade humana, a natureza

Atividade humana

Fins da produção

Administrativos, jurídicos, funcionais, legais, poderá se tornar cultural

Culturais, científicos, técnicos, artísticos, educativos

Informar entreter, culturais, artísticos funcionais

Científicos

Objetivo Provar, testemunhar, subsidiar o processo decisório

Instruir, informar Informar entreter Informar

Entrada de documentos

Passagem natural de fonte geradora única, doação

Compra, doação, permuta de fontes múltiplas

Compara, doação, permuta de fontes múltiplas

Compra, doação pesquisa

Processamento técnico

Identificação, classificação, avaliação arranjo, descrição

Tombamento, classificação, catalogação, fichários

Tombamento, catalogação

Tombamento, classificação, catalogação

público

Produtor e pesquisador, administrador corrente e permanente

Grande público e pesquisador

Grande público e pesquisador

Pesquisador




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INTRODUÇÃO A ARQUIVOLOGIA

Os documentos de arquivo podem ser caracterizada segundo o gênero, a espécie e a natureza do assunto a) Caracterização quanto ao gênero

• Documentos textuais – são os manuscritos, datilografados ou impressos;

• Documentos cartográficos – são os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex: mapas, plantas e perfis;

• Documentos iconográficos – são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estática. Ex: fotografias, desenhos e gravuras;

• Documentos filmográficos – são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Ex: filmes e fitas videomagnéticas;

• Documentos micrográficos – são os documentos em suporte fílmico resultante da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas especiais. Ex: rolo e microficha;

• Documentos informáticos – são os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Ex: disco flexível (disquete), disco rígido (winchester) e disco óptico.

b) Caracterização quanto à Espécie

• Atos normativos – são as regras e normas expedidas por autoridades administrativas. Exemplos: medida provisória, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão;

• Atos enunciativos – são as regras e normas expedidas por autoridades administrativas. Exemplos: medida provisória, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão;

• Atos de assentamento – são os configurados por registros, consubstanciado assentamento sobre fatos ou ocorrência. Exemplos: apostila, ata, termo, auto de infração;

• Atos comprobatórios – são os que comprovam assentamentos, decisões, etc. Ex: certidão, atestado.

• Atos de ajuste – são representados por acordos em que a administração pública (federal, estadual ou municipal) é parte. Exemplos: tratado, convênio, contrato;

• Atos de correspondência – objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo. Ex: aviso, ofício, carta, memorando, exposição de motivos, notificação, telegrama, circular.

c) Caracterização quanto à natureza do assunto

O Decreto n° 2.134, de 24 de janeiro de 1997 dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles. Os documentos públicos sigilosos classificam-se em quatro categorias:

Ultra-secreto

Os que requeiram excepcionais medidas de segurança e cujo teor só deva ser do conhecimento de agentes públicos ligados ao seu estudo e manuseio. Ex: documentos referentes à soberania e integridade territorial nacionais, planos de guerra e relações internacional do País, cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado.

Secreto

Os que requeiram rigorosas medidas de segurança e cujo teor ou característica possam ser do conhecimento de agentes públicos que, embora sem ligação íntima com seu estudo ou manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimentos em razão de sua responsabilidade funcional, ex documentos referentes a planos ou detalhes de operações militares a informações que indiquem instalações estratégicas e aos assuntos diplomáticos que requeiram rigorosas medidas de segurança, cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado.

Confidenciais

Aqueles cujo conhecimento e divulgação possam ser prejudiciais ao interesse do País. Ex: documentos cujo sigilo deve ser mantido por interesse do governo e das partes cuja divulgação prévia possa vir a frustrar seus objetivos ou ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado.

Reservados Aqueles que não devam imediatamente, ser do conhecimento do público em geral. Ex: documentos cuja divulgação, quando ainda em trâmite, comprometa as operações ou objetivos neles previstos.




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GESTÇÃO DOCUMENTAL

Por gestão fundamental entendemos o planejamento e o controle dos documentos desde sua produção até sua destinação final. Portanto, sua atuação tem como objetivo o de padronizar e racionalizar a produção dos documentos para que não sejam criados documentos desnecessários evitando, assim, a duplicidade dos mesmos.

A gestão de documentos tem os seguintes objetivos:

• Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos,

• Garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessário ao governo e aos cidadãos,

• Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa científica.

• Assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação. E

• Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico.

GLOSSÁRIO DE TERMOS ARQUIVISTICOS

ACERVO

Totalidade dos documentos conservados num arquivo.

ARQUIVO

01. Conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas e privadas,

02. Entidade administrativa responsável pela custódia, tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição.

ARQUIVO PERMANENTE

Conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor.

AVALIAÇÃO

Processo de análise de documentos de arquivo, visando a estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhes foram atribuídos.

DOCUMENTAÇÃO INTERMEDIÁRIA

Conjunto documental de uso não-corrente, transferido dos arquivos de primeira idade (setoriais ou correntes), onde aguarda destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente.)

DOCUMENTAÇÃO PERMANENTE

Conjunto documental de uso não-corrente, mas que, pela informação que ele encerra, constitui elemento de prova, servindo não somente à investigação histórica, mas provando as atividades realizadas pelas pessoas ou entidades, além de direitos adquiridos. Podem ser consultados não só pela geradora, como também por terceiros.

DOCUMENTOS:

Toda e qualquer informação registrada independentemente do suporte que a contém.

FUNDO

Conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados por determinada entidade pública ou privada, pessoa ou família no exercício de suas funções ou atividades, guardando entre si relações orgânicas, preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, não devendo ser mesclados a documentos de outro conjunto.

HIGIENIZAÇÃO

Retirada da poeira e outros materiais estranhos aos documentos, por meio de técnicas apropriadas com vistas à sua preservação.

RECOLHIMENTO

Passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

TABELA DE TEMPORALIDADE:

Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente e que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos.

TEORIA DAS TRÊS IDADES:

Teoria segundo a qual os documentos, desde a sua produção até a sua destinação final, passam as três fases: corrente, intermediária e permanente.

ATIVIDADE DE CONSERVAÇÃO

A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e, conseqüentemente, ao local de sua guarda.

Para a construção de um arquivo, o ideal é um local elevado, com o mínimo de umidade em área isolada, com previsão de ampliação futura e




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precaução contra o fogo. O material a ser empregado, tanto quanto isto seja possível, deve ser não-inflamável, utilizando-se pedra, ferro, concreto e vidro.

A luz, o ar seco, umidade, o mofo, a temperatura inadequada, a poeira gases e

inúmeras pragas, a médio e longo prazos, são altamente prejudiciais à conservação do acervo documental.

Luz A luz do dia deve ser abolida na área de armazenamento porque não só acelera o

desaparecimento das tintas, como enfraquece o papel. A própria lua artificial deve ser usada com parcimônia.

Ar seco É outro fator de enfraquecimento do papel. Umidade Além de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia o desenvolvimento do mofo. O

índice de umidade ideal situa-se entre 45 58% Temperatura Não deve sofrer oscilações. Mantendo-se entre 20 e 22°. O calor constante destrói fibras

do papel.

O ideal é a utilização ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumificadores, a fim de climatizar as áreas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. Não sendo viável tal prática, deve-se empregar sílica-gel, acondicionada em recipientes plásticos, no fundo das gavetas ou estantes para combater a umidade.

Poeira e gases – contribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis.

A poeira é composta de partículas em suspensão que penetram nas fibras do papel. Quando este é manuseado faz-se sentir a sua ação cortante.

As emanações deletérias dos gases também destroem as fibras do papel. Praga – determinados insetos são atraídos pela celulose do papel, cola, goma ou caseira, mas a umidade é a principal causadora de seu aparecimento. Pois neste ambiente encontram condições ideais para de desenvolverem.

São as seguintes as principais operações de conservação:

a) Desinfestação b) Limpeza c) Alisamento d) Restauração e) Reparo.

DESINFESTAÇÃO

O método de combate aos insetos mais eficiente é a fumigação. A substância química a ser empregada nesse processo deve passar por testes e garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ação.

Existem câmeras especiais para fumigação. O processo consiste em introduzir os documentos.

Na câmera, onde se faz o vácuo, aplica-se o produto químico – timol DDT, fluoreto de sódio, cristais de paradicloro-bezeno ou kiloptera líquido – e submete-se os documentos à ação do fumigante pelo prazo de 48 a 72 horas aproximadamente. Em seguida, repete-se o vácuo, insufla-se o ar e retiram-se os documentos. Com a fumigação os

insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, são completamente destruídos.

Quando não existem câmeras apropriadas pode-se fazer a fumigação na própria área de armazenamento, calafetando-a e introduzindo o gás por meio de mangueiras, sob a proteção de máscaras.

LIMPEZA

Em países desenvolvidos há instalações especiais para a operação de limpeza, que é a fase posterior à fumigação. Na falta dessas instalações usa-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de pó.

ALISAMENTO

Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável expondo-os à ação do ar com forte porcentagem de umidade (90 a 95%), durante uma hora em uma câmera de umidificação. Em seguida, são passados a ferro, folha por folha em máquinas elétricas. Caso existem documentos em estado de fragilidade recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.

RESTAURAÇÃO

A restauração exige um conhecimento profundo dos papéis e tintas empregados. Vários são os métodos existentes.

O método ideal é aquele que aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do meio ambiente – mofo. Pragas, gases manuseio – sem que advenha prejuízo quanto à legibilidade e flexibilidade e sem que aumente o volume do peso.

Nos métodos mais comuns aplica-se uma película protetora em um dos lados do papel, por meio de solução vaporizadora, imersão ou dos processos de laminação e silking. Essa película não deve impedir a passagem dos raios ultravioletas ou infravermelhos. O processo deve ser fácil e tão elástico que permita o tratamento dos documentos antigos como modernos, seja qual for o seu estado de conservação. A matéria-prima e o equipamento




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utilizados devem ser de baixo custo e de fácil aquisição.

BANHO DE GELATINA

Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raio ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porém tratados por este processo, que é manual, tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e dos fungos, além de exigir habilidade do executor.

TECIDO

Processo de reparação em que são usadas folhas de tecidos muito fino, aplicadas com a pasta de amido. A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido proporciona o ataque de insetos e fundos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, além de reduzir a legibilidade e flexibilidade.

LAMINAÇÃO

Processo em que se envolve o documento nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidráulica, sob pressão média de 7 a 9 kg/cm e temperatura entre 145 e 155°C.

O acetato de celulose, por ser termoplástico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda e dispensa o adesivo. A

durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com água e sabão.

O volume do documento é reduzido, mas o peso duplica. A aplicação, por ser mecanizada, é rápida e a matéria-prima de fácil obtenção. A fotografia é simplificada e o material empregado na restauração não impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as características de laminação são as que mais se aproximam do método ideal. Laminação manual – Este processo, desenvolvido na Índia, utiliza a matéria-prima básica da laminação mecanizada, embora não empregue calor nem pressão, que são substituídos pela acetona. Esta, ao entrar em contato com o acetato, transforma-o em camada semiplástica que, ao secar, adere ao documento, juntamente com o papel de seda.

A laminação manual, também chamada de laminação com solvente, oferece grande vantagem àqueles que não dispõe de recursos para instalar equipamentos mecanizados.

ENCAPSULAÇÃO

Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento.

O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas fazes; entre o documento e a fita deve haver um espaço de 3 mm, deixando o documento solto dentro das lâminas.(ver figura 33).

Ao terminar a operação, corta-se o excesso de poliéster e arredondam-se as extremidades para que se evitem acidentes com pessoas que manipulam os documentos e danos aos demais que lhes estiverem próximos, A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de restauração de documentos.

Além das técnicas aqui descritas, aplicadas por especialistas na arte da restauração, existem

maiôs mais simples que podem ser empregados em pequenos reparos pelos próprios arquivistas no dia-a-dia de seu trabalho, tais como usar papel de seda japonesa – já existe similar no Brasil – e cola Carbox Metil Celulose, em pó – oferecida no comércio a quilo. Preparar uma mistura com 20g deste pó e meio litro de água morna – filtrada e servida – e bater até atingir a consistência de gelatina transparente. Aplicar o preparo no verso

DOCUMENTO Fita adesiva

Películas de poliéster

Amado Deus, ensina-nos a ouvir a Tua voz e a seguir-Te. Em nome de Jesus Cristo oramos. Amém.




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da folha, por meio de pincel – mesmo que contenha informação – e em seguida, aderir o papel de seda que, por ser transparente não omite o texto.

TÉCNICAS MODERNAS A SERVIÇO DOS

ARQUIVOS

MICROFILMAGEM

Não é objetivo deste livro, oferecer ao leitor neste capitulo informações técnicas sobre maquinas, filmes, processos químicos, etc: que poderão ser encontradas em catálogos de fabricantes e em obras arroladas nas bibliografias especializadas.

Deseja-se prestar alguns esclarecimentos sobre a tão controvertida aplicação da microfilmagem nos arquivos que para esta autora ainda não foi adequadamente compreendida em nosso País, e apresentar sugestões de ordem prática para sua adoção.

Ninguém pode negar o fascínio que a microfilmagem assim como a informática, exerce sobre os profissionais e os usuários da informação. E, como só acontecer tudo o que fascina gera posicionamentos radicais. Assim, destacam-se de um lado os que acreditam ser o microfilme um instrumento mágico para reduzir massas de arquivos e do outro os que alimentam forte preconceito contra ele.

Os adeptos do primeiro grupo, em geral exacerbam a aplicação do microfilme como fator de economia, colocando em destaque a questão do espaço físico e dos gastos decorrentes do elevado valor locativo das áreas urbanas (Oliveira & rosa. 1981). Os do segundo grupo, em sua grande maioria, só aceitam o microfilme como instrumento de consulta, visando unicamente preservar os originais do manuseio.

Não se pode deixar de criticar a posição dos que apresentam a microfilmagem como solução milagrosa para reduzir espaço, fundamentando sua argumentação na economia dela decorrente, sem considerar, deliberadamente ou não, altos custos dos equipamentos, dos filmes da manutenção de um sistema micrográfico e sobretudo dos recursos humanos necessários ao preparo da documentação para microfilmar

A propósito, o especialista francês Michael Duchein – talvez o mais conceituado arquivista contemporâneo – observa (1981): “Na França. Há alguns anos, realizou-se, com a participação de especialistas de microfilme, um estudo comparativo dos preços da microfilmagem de 100m lineares de documentos e da construção e instalação se um edifício para conservar os mesmos 100m de documentos. O estudo foi feito por duas equipes distintas: uma do Arquivo Nacional e outra de uma firma de material fotográfico. Cada equipe elaborou

seu trabalho de modo totalmente independente. A equipe do Arquivo Nacional concluiu que a conservação dos documentos originais custaria três vezes menos do que sua microfilmagem e a equipe da firma de material fotográfico concluiu que a microfilmagem custaria cinco vezes mais do que a construção de edifício.

Da mesma forma, pode –se criticar aqueles que, a pretexto de preservar a memória institucional, acumulam inutilmente papéis que, após cumprir sua finalidade administrativa ou jurídica, poderiam pelo valor meramente informativo de seu conteúdo, ser substituídos por microfilmes ou em muitos casos simplesmente eliminados.

A discussão entre os que advogam uma ou outra corrente de pensamento vem-se perpetuando inocuarmente através dos tempos, porque a essência da questão ainda não foi devidamente colocada: o custo – benefício da microfilmagem.

A opção pelo uso da micrográfica jamais poderá basear-se apenas no exame frio dos custos e/ou economia decorrentes de sua implantação. Dirigentes e profissionais, além dos custos, deverão considerar, sobretudo, as vantagens da microfilmagem como instrumento tecnológico auxiliar não só para preservar documentos originais, passíveis de destruição pelo manuseio, como também para recuperação das informações e facilitar o seu intercâmbio, preencher lacunas dos acervos arquivísticos ou, ainda, substituem em situações específicos, grandes volumes de documentos de guarda transitória.

O enfoque deformado da matéria tem sido responsável pelo insucesso de inúmeros programas de microfilmagem, desacreditando e enfraquecendo a imagem de uma tecnologia que, corretamente aplicada, contribui para o aprimoramento dos serviços do arquivo.

Assim, a implementação ou adoção da microfilmagem não é simples como pode parecer à primeira vista.

Um bom serviço de microfilmagem pressupõe, em primeiro lugar, a organização arquivística dos documentos e o estabelecimento de um criterioso programa de avaliação e seleção do acervo documental.

Uma vez organizados os arquivos e os documentos devidamente selecionados, o especialista, baseado na análise da documentação a der microfilmada, deverá proceder a um estilo de viabilidade econômica, de acordo com as disponibilidades financeiras da instituição, definindo e propondo, conforme o caso, uma das seguintes opções ou a combinação de mais de uma delas: a) Contratar serviços de terceiros para realizar

todas as fases da microfilmagem: preparo, microfilmagem, processamento e duplicação.

b) Microfilmar a documentação na própria instituição e contratar serviços de terceiros para as fases de processamento e duplicação;

c) Executar todas as fases da microfilmagem na própria instituição; e




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d) Construir instalações adequadas para arquivamento da documentação, adotando-se a microfilmagem apenas para documentos raros ou de significativo valor histórico.

De conformidade com a opção escolhida,

só então, poder-se-á dimensionar o quadro de pessoal necessário, os equipamentos, filmes e demais materiais e acessórios, as instalações para laboratório, arquivos de segurança e de consulta, tratamento técnico dos documentos e seu armazenamento, bem como estabelecer as normas de funcionamento de todo o sistema que for adotado.

Estes são, em linhas gerais, os pontos fundamentais que devem ser analisados e colocados em discussão.

Cada instituição deverá encontrar a solução que melhor atenda às suas peculiaridades, examinando todas as vantagens e desvantagens, devem ser considerados como investimento e não como despesa.

AUTOMAÇÃO

Na segunda metade do século XX surgiu uma nova técnica – a informática – capaz de enfrentar o problema de harmonizar o ritmo da produção documental com a recuperação das informações, o que os processos até então em uso não conseguiram resolver. Sendo a informação a matéria – prima indispensável no processo decisório, bem como o alicerce do conhecimento e das comunicações nos campos técnico, econômico e social, e, consequentemente a essência do trabalho arquivístico, não se poderia deixar da fazer algumas considerações a propósito dos efeitos da automação nos arquivos. Dois aspectos se colocam de imediato para reflexão: 1) O arquivo como usuário da tecnologia da

automação; 2) O arquivo como órgão responsável pela guarda

e tratamento técnico das informações armazenadas em suportes produzidos pelos computadores, tornando-as disponíveis para consulta.

No primeiro caso, o arquivo se utiliza, do

computador como um instrumento de trabalho na identificação de séries documentais, no registro de documentos, no controle do acervo, na elaboração de guias, inventários, catálogos etc. No segundo caso, o assunto é bem mais complexo, pois depende de grandes investimentos e alterações substanciais na estrutura dos arquivos uma vez que a guarda, tratamento e consulta de informações armazenadas em fitas, discos e outros suportes produzidos pelos computadores exigem técnicas e métodos especiais de arquivamento e controle, equipamento eletrônico específico

(microcomputadores, terminais etc), bem como recursos humanos especializados em automação. O arquivista moderno deve pois se conscientizar de que os documentos convencionais estão cedendo lugar a novos suportes surgidos em decorrência do tratamento automático da informação, e se preparar para assumir seu papel no mundo mágico dos computadores. Alem das obvias vantagens de agilização dos processos de localização e recuperação de informações a experiência tem demonstrado que o uso da automação concorre ainda significativamente, para disciplinar procedimentos arquivísticos e detectar falhas eventuais como por exemplo entre outras, transcrição errônea na grafia de nomes ausência de documentos nos dossiês e arquivamentos inadequados. Não se quer com isso dizer que o computador faz milagres. Apenas que a sua utilização exigindo um levantamento preciso de dados, induz o arquivista a manipular os próprios documentos fazendo-os descobrir falhas como as referidas. Outro fato comumente revelado em decorrência da utilização do computador – em virtude das inúmeras possibilidades de recuperação que os dispositivos de saída oferecem – é a dispersão pelo acervo de documentos e/ou dossiês que em algum momento foram desmembrados e que deveriam integrar uma mesma série ou unidade de arquivamento. A constatação do fato possibilita a restauração da ordem original dos conjuntos documentais. Como se pode observar, o uso do computador oferece também a oportunidade de corrigir erros, lacunas e aperfeiçoar os métodos adotados. No Brasil, as iniciativas visando à automação dos arquivos ainda são muito tímidas se considerar o trabalho desenvolvido em outros países como França, EUA, Inglaterra, Canadá, Alemanha e Rússia. Na Bibliografia desta publicação, o leitor encontrará sugestões de leituras sobre os sistemas adotados nos países referidos, dentre as quais merece referência especial o trabalho de Jannice Monte-Mor, apresentado no Seminário de Tecnologia, Administração e Arquivo, promovido pela Associação dos Arquivistas Brasileiros, em março de 1982. Nesse trabalho, a autora faz uma excelente síntese sobre os sistemas PROSPEC adotado pelo British Public Office, da Inglaterra o SPINDEX I e II e o NARS A-1 do National Archives dos EUA, bem como sobre o CALCO, formato adaptado do MARC II, na Biblioteca do Congresso Americano, operacionalizado pela Fundação Getúlio Vargas e que está sendo utilizado por uma rede de bibliotecas brasileiras inclusive a Biblioteca Nacional. Nos EUA, além das versões do MARC para monografias, publicações periódicas, mapas e músicas, criou-se ainda uma versão para




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manuscritos destinada a ser aplicada também nos arquivos. Assim como o MARC foi adaptado para atender às características de diversos tipos de documentos, também o CALCO foi objeto de adaptações tendo sido criadas igualmente as mencionadas versões. O CALCO manuscrito vem sendo estudado na Fundação Getúlio Vargas, visando sua aplicação em caráter experimental nos arquivos da entidade.

ARQUIVO ESCOLAR

Conjunto ordenado de documentos que comprovam o registro sistemático dos fatos relativos à vida escolar do aluno, bem como do funcionamento do estabelecimento de ensino. Os documentos no arquivo devem:

• Estar guardados em satisfatórias condições de segurança;

• Apresentar-se classificados e ordenados, de tal modo que sua localização e consulta se tornem fáceis e rápidas.

ARQUIVO CORRENTE – Trata-se do arquivo dinâmico, onde são guardados os documentos escolares do ano em curso e de uso freqüente. ARQUIVO INTERMEDIÁRIO: É o arquivo onde são guardados os documentos escolares que deixaram de ser freqüentemente consultados e, portanto, quão são mais necessários às atividades rotineiras, razão pela qual aguardam arquivamento definitivo. ARQUIVO PERMANENTE: É o arquivo onde são guardados os documentos escolares de uso esporádico, os quais, em razão de seu valor probatório e informativo, deverão ser conservados.

TIPO DE ORGANIZAÇÃO Arquivo corrente Arquivo ativo Arquivo intermediário Arquivo único Arquivo Permanente Arquivo passivo

Arquivo ativo: Trata-se do arquivo dinâmico, onde são guardados os documentos escolares do ano em curso e de uso freqüente. Arquivo único: é o arquivo onde são guardados os documentos escolares que deixaram de ser freqüentemente consultados e, portanto, não são mais necessários as atividades rotineiras, razão pela qual aguardam arquivamento definitivo. Arquivo passivo: É o arquivo onde são guardados os documentos escolares de uso esporádico, os quais em razão de seu valor probatório e informativo, deverão ser conservados.

DOCUMENTO QUE COMPÕE O ARQUIVO ESCOLAR

• ATA DE ABERTURA E DE ENCERRAMENTO DO ANO LETIVO,

• ATA DE EXAMES E PROCESSOS ESPECIAIS DE AVALIAÇÃO,

• ATA DE INCINERAÇÃO DE DOCUMENTOS ESCOLARES,

• ATA DE RESULTADOS FINAIS, • ATA DE RESULTADOS FINAIS, • ATA DE CONSELHO DE CLASSE, • DIÁRIO DE CLASSE, • LIVRO DE REGISTROS DE DIPLOMAS E/OU

CERTIFICADOS, • LIVRO DE REGISTROS DE OCORRÊNCIA E

VISITAS • TERMO DE VISITA DE INSPEÇÃO • TERMO DE INVESTIDURA DE DIRETOR,

VICE-DIRETOR E DE SECRETARIO/CHEFE DE SECRETARIA.

• Documentos organizacionais da escola: REGIMENTO ESCOLAR, PROPOSTA CURRICULAR/GRADE CURRICULAR e outros,

• Documentos integrantes das pastas individuais dos alunos.

PREPARAÇÃO DO ARQUIVO ATIVO

• ORGANIZAR A DOCUMENTAÇÃO DOS ALUNOS.

• IDENTIFICAR AS PASTAS INDIVIDUAIS COM O NOME SÉRIE, GRAU, TURMA E TURNO DO ALUNO.

• AGRUPAR AS PASTAS DOS ALUNOS POR SÉRIE, GRAU, TURMA E TURNO.

• ARQUIVAR AS PASTAS INDIVIDUAIS EM ORDEM ALFABÉTICA, OU PELO NÚMERO DE CHAMADA, OU DE ACORDO COM O SISTEMA ADOTADO PELO ESTABELECIMENTO.

• ARQUIVAR, APÓS O ENCERRAMENTO DO ANO LETIVO, AS FICHAS INDIVIDUAIS DOS ALUNOS NAS RESPECTIVAS PASTAS INDIVIDUAIS.

• REDISTRIBUIR, NO INÍCIO DO ANO LETIVO, NO ARQUIVO ATIVO, AS PASTAS INDIVIDUAIS DOS ALUNOS QUE PERMANECEREM NO ESTABELECIMENTO DE ENSINO, APÓS A DEFINIÇÃO DA SÉRIE, TURMA EM QUE ESTUDARÃO.

DOCUMENTOS OBRIGATÓRIOS NAS PASTAS INDIVIDUAIS DOS ALUNOS

• SOLICITAÇÃO DE MATRICULA ESCOLAR-SOME ou equivalente.




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• Declaração de transferência • Documentos de identificação (cópia)

CARTEIRA DE IDENTIDADE, CERTIDÃO DE NASCIMENTO OU DE CASAMENTO, etc.

• ATESTADO - quando for o caso • HISTÓRICO ESCOLAR- quando se tratar de

alunos transferidos de outro estabelecimento de ensino

• FICHA INDIVIDUAL - de aluno recebido por transferência no

decorrer do ano letivo - de aluno que teve sua matrícula renovada.

ENQUANTO NO ARQUIVO PERMANENTE

Toda documentação do Arquivo Corrente, depois de feita a devida seleção, acrescida da FICHA INDIVIDUAL e da cópia do HISTÓRICO ESCOLAR dos alunos transferidos para outro estabelecimento de ensino, bem como da cópia do DIPLOMA ou do CERTIFICADO, quando for o caso.

PREPARAÇÃO DO ARQUIVO PERMANENTE

• Retirar do Arquivo corrente a pasta individual do aluno, devidamente organizada.

• Preencher a folha de rosto (capa) com os dados de identificação do aluno o número da caixa ou equivalente e o número de ordem na caixa.

• Transcrever os dados básicos do aluno (nome, filiação e o respectivo número da caixa ou equivalente)

• Guardar as caixas ou equivalentes que contêm as pastas individuais dos alunos, em local seguro e fácil acesso e, também, a relação ACESSO AO ARQUIVO PERMANENTE OU FICHÁRIO, para as consultas que se fizerem necessárias.

1) AS FICHAS INDIVIDUAIS do ano em curso serão arquivadas, por série e turma, em uma mesma pasta e separadas das pastas individuais, para facilitar os registros bimestrais dos resultados da avaliação do rendimento escolar dos alunos, a serem transcritos dos “canhotos” dos DIÁRIOS DE CLASSE.

• Após o encerramento do ano letivo, as

FICHAS INDIVIDUAIS deverão ser assinadas pelo diretor e pelo secretário/chefe de secretaria e arquivadas nas pastas individuais dos alunos.

2) No caso de aluno cuja matrícula foi efetivada

mediante a aplicação do Parecer n° 57/74 – CEDF, juntar, também, à sua pasta individual a DECLARAÇÃO assinada por duas pessoas, sendo uma delas a mãe, o pai ou o responsável, conforme disposição do citado Parecer. (Ver neste Manual, a orientação para o caso.)

3) No caso de retorno de ex-aluno à escola, retirar

sua pasta individual equivalente, a série, grau, turma e turno onde o aluno se encontra estudando.

4) A classificação de arquivo em corrente,

intermediário e permanente baseia-se na obra ARQUIVO. Teoria e Prática, de Marilena Leite Paes, 2° edição, Editora da Fundação Getúlio Vargas, Rio de Janeiro, 1991.

5) Os estabelecimentos de ensino da rede pública

estão, gradativamente, implantando estas normas de organização de arquivo, ficando a critério dos estabelecimentos de ensino da rede particular adota-las ou não.

FEDF ACESSO AO ARQUIVO PERMANENTE LETRA

NOME DO(A) ALUNO(A)

FILIAÇÃO CAIXA N° _____ OU EQUIVALENTE

N° ORD. NA CAIXA

PAI MÃE PAI MÃE PAI MÃE PAI MÃE PAI MÃE PAI MÃE




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Observação: Este modelo é adotado pela Fundação Educacional do Distrito Federal. ACESSO AO ARQUIVO PERMANENTE

ALUNO(A)

PAI

MÃE

SEMESTRE ANO TURMA CAIXA N° _____ OU EQUIVALENTE

PASTA INDIVIDUAL N°

FEDF ACESSO AO ARQUIVO PERMANTENTE - ARQPER

Obs: modelo adotado pela Fundação Educacional do Distrito Federal – FEDF.




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CONSIDERAÇÕES FINAIS

Neste módulo, você encontrou conteúdo, textos e interpretações para apoiá-lo no seu Curso. Aqui, a

teoria é acompanhada da sua contrapartida – estágio – que será de grande valor para o seu enriquecimento

profissional.

Não pretendemos de forma alguma ditar receitas infalíveis. Nossa intenção é conduzir um diálogo

direcionado a você e dessa forma, ajudá-lo a desenvolver habilidades de estudo – consultas a dicionários

enciclopédias e leitura de textos – tornando-o apto a superar os limites que esse material encerra.

Agora, vamos ao seu desempenho. Se você acertou tudo, passará para o próximo módulo. Caso

contrário, esclareça suas dúvidas com o seu professor/tutor, de acordo com a sua disponibilidade de tempo e

esteja você onde estiver, seja por telefone, fax ou internet (www.colegiopolivalente.com.br)

O desafio de toda Equipe Polivalente é saber articular um ensino profissionalizante de modo a ser

compreendido pela comunidade. O único modo para articulá-lo e vivê-lo, é dando testemunho de vida.

O seu sucesso é também sucesso do CIP.

Afinal, o CIP é você!!!

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tecnicas de arquivook ok - ead.colegiopolivalente.com.bread.colegiopolivalente.com.br/AreaFechada/pdf/Tecnicas_arquivo.pdf · Conhecer os tipos de arquivamento. Classificação dos