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Técnicas de Planeación y Control
TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL
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Sesión No. 11
Nombre: Sistemas de control administrativo. Segunda parte.
Objetivo: Al finalizar la sesión, los estudiantes presentarán gráficamente el
conocimiento adquirido sobre las etapas de un sistema de control administrativo y la
contabilidad por áreas de responsabilidad con el objeto de reforzar el aprendizaje de
tales conceptos.
Contextualización ¿Crees que es fácil implementar un sistema de control administrativo?
En temas anteriores se explicó lo importante que
es la planeación estratégica y como el
presupuesto maestro proporciona información
numérica trascendente para analizar si se está
yendo por buen camino.
La sesión anterior empezó a abordarse el tema
del sistema de control administrativo. Quedó claro que planeación y control están
íntimamente relacionados.
En esta ocasión conocerás las etapas que integran el control administrativo para que
comprendas que se necesita de todo un proceso y finalmente se hablará de la
funcionalidad que tiene para las empresas la implementación de la contabilidad por
áreas o unidades de responsabilidad.
Es relevante porque al ser parte de una organización, tendrás que participar en un
área que forzosamente se verá involucrada en el proceso de control y tendrá que
rendir resultados.
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Introducción al Tema
¿Te has visto involucrado en formar parte del control administrativo al ejercer funciones en tu trabajo?
Si bien los directivos son quienes se
responsabilizan de dar cumplimiento al sistema
de control administrativo, es necesario que
involucren a sus empleados para que les quede
claro cuál es su papel en esto.
Primero, será sustancial concientizarlos de que
el control se requiere para el logro de los objetivos planteados. Después explicarles
que esto representa un proceso en cuyas etapas los diversos departamentos se verán
implicados.
También será trascendental que comprendan que el correcto desempeño de sus
funciones y acciones ayudará para seguir las estrategias que conducirán a las metas
organizacionales.
De la misma manera, deberán entender que, si esto no se realiza bien, la etapa de
control lo detectará para hacer las correcciones necesarias en busca de la mejora
continua.
Todos los que forman parte de una empresa deben tener claro que el control
administrativo busca eficientar los costos para obtener los mejores resultados.
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Explicación Etapas para diseñar un control administrativo
¿Sabes en qué consiste la contabilidad por áreas de responsabilidad? El proceso de control administrativo es un subproceso administrativo que muestra la
sucesión de estados o pasos de control de un estado a otro, en el flujo del plan
estratégico (Torres, 2014; p.253.)
El siguiente diagrama es un círculo para indicar que hay un punto de inicio y final, si
bien se puede empezar en cualquier punto. Cuando se reinicia el proceso para su
revisión, se tiene oportunidad de mejorar, lo que conlleva a la mejora continua.
Torres, Zacarías y Torres, Helí. (2014). Planeación y Control. México: Larousse -
Grupo Editorial Patria.
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1. Establecer objetivos que se quieren lograr y
estándares técnicos.
2. Observar el comportamiento (desempeño)
de las acciones que se efectúan desde el inicio
hasta el final para evitar desviaciones en el
proceso.
3. Medir el desempeño del proceso productivo
en números para verificar que se haya dado en tiempo y forma.
4. Comparar el desempeño versus objetivos/estándares considerando dos
aspectos: criterio (estimaciones subjetivas) y números y hechos (estimaciones
objetivas.
5. Dar a conocer resultados acerca del desempeño real comparado con los
objetivos deseados.
6. Emprender acciones reforzadoras, si el desempeño real es mejor que el
esperado o iniciar acciones correctivas si el desempeño real es peor que el
esperado.
En el enfoque sistémico, el control administrativo se compone de tres etapas:
1. Etapa de entrada Su función es preventiva, se aplica antes de que se realicen los planes. Por
ejemplo, inspeccionar materias primas que se usarán o determinar previamente
el perfil de personal a contratar.
2. Etapa de conversión El control se ejerce durante la ejecución de los planes para poder resolver
problemas conforme se presentan en procesos continuos. Como administrar la
mejora continua y calidad total.
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3. Etapa de realimentación Aquí se ejerce el control de resultados. Los problemas son resueltos posteriores
a su ocurrencia. Las acciones son correctivas. Un ejemplo es dar solución a las
quejas.
Contabilidad por áreas de responsabilidad Definición
Se considera un sistema de información para
aplicar el control administrativo. A diferencia
de la contabilidad tradicional, informa sobre el
desempeño de cada área de la empresa,
mediante el análisis de sus actividades y
procesos. Establece la relación entre costos e
ingresos (insumos – resultados.)
Enfoque sistémico de control
Fuente: Torres, Zacarías y Torres, Helí (2014) Planeación y
Control. México: Larousse - Grupo Editorial Patria.
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Ríos (2010) citando a Horngren, Sundem y Stratton (2006:385), dice que “se
basa en identificar que partes de la organización tienen la responsabilidad
principal de cada acción, desarrollar mediciones del rendimiento y objetivos, y
diseñar reportes de dichas mediciones por centro de responsabilidad”.
Ríos también cita a Ramírez (2008:442) señalando que “es un sistema de
información orientado a no evaluar funciones, sino informar sobre la actuación
de las diferentes áreas o unidades de la organización, a través de un análisis de
sus procesos y actividades”.
Metodología
Comprende áreas de responsabilidad a cargo de
un administrador. Se responsabiliza de un
conjunto de actividades en específico y tiene
copartícipes que a su vez se encargan de una
subunidad de la organización.
Las áreas de responsabilidad se catalogan en centros de ingresos, costos,
utilidad e inversión.
Por supuesto que, para laborar con este sistema, la
organización debe contar con lo siguiente:
o Tener una estructura orgánica bien definida.
o Establecer estándares de calidad en
utilidades, costos e inversiones.
o Informes de cada área que cuenten con elementos controlables y
muestren la información más importante para el análisis y toma de
decisiones.
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Ventajas:
o Favorece que se deleguen funciones y que haya un responsable por
área.
o Colabora en definir objetivos estratégicos.
o Facilita la evaluación adecuada de la actuación de cada jefatura.
o Facilita la evaluación de las desviaciones de presupuestos y costos
estándares.
o Define las áreas que lograron los objetivos.
o Brinda información relevante para comparar el presupuesto con lo
obtenido y poder definir las actividades o procesos que agregan valor o
las que no para descartarlos.
o Promueve la administración por objetivos o resultados.
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Conclusión
¿Crees que la contabilidad por áreas administrativas hace que cada unidad logre más fácil sus objetivos?
Cómo pudiste observar, el proceso de control se conforma de etapas que tienen un
inicio y final. Cada vez que se reinicia, se va hacia la mejora continua. En el enfoque
sistémico de control, se manejan tres etapas: entrada, conversión y realimentación. La
primera es preventiva, la segunda corrige sobre la marcha y la última da soluciones
posteriores a los resultados conseguidos.
La contabilidad por áreas de responsabilidad facilita el
proceso de control, ya que cada centro debe tener un
jefe responsable de actividades específicas. Así se
promueve la administración por objetivos, se compara
más fácilmente el presupuesto con el resultado
conseguido, evaluando a cada departamento por
separado y sus funciones, para determinar qué actividades son fructíferas y cuáles no.
Por supuesto, es necesario que la empresa cuente con ciertos elementos para que
esto funcione, entre ellos, una estructura orgánica bien definida, estándares de calidad
e información con elementos controlables.
En la siguiente sesión, concluiremos con el tema de partidas y la evaluación de las
áreas de responsabilidad.
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Para aprender más
Te recomendamos que veas ese divertido video, en el cual se muestran las etapas del
control administrativo haciendo alusión a un segmento de la película Monsters Inc.:
The monchis. (2013). Control Administrativo. Consultado el 3 de junio de
2016: https://www.youtube.com/watch?v=2Get6x6_meg
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Actividad de Aprendizaje
Instrucciones:
Para reforzar el aprendizaje de esta unidad, representa en un mapa conceptual los
conceptos analizados de las etapas para diseñar un sistema de control administrativo y de la
contabilidad por áreas de responsabilidad. Incluye tu reflexión personal.
Procura elaborarlo en PowerPoint para facilitar tu tarea, pero también puedes utilizar alguno
de los software especiales para ello (recuerda que debe llevar palabras enlace entre los
conectores.)
Para hacer el mapa correctamente, consulta la siguiente dirección:
http://cmap.ihmc.us/docs/origenes.php
La actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo siguiente:
• Tus datos generales
• Título
• Mapa conceptual
• Reflexión personal
• Referencias bibliográficas
• Ortografía y redacción.
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Cibergrafía
Chambergo, I. (2011). Contabilidad por Áreas de Responsabilidad y Asignación del
Costo. Consultado el 3 de junio de 2016:
http://aempresarial.com/web/revitem/5_12244_11851.pdf
Ramírez, D. (2008). Contabilidad Administrativa. Consultado el 3 de junio de
2016: https://www.academia.edu/8000614/Contabilidad_administrativa_8va_Edicion
Ríos, M., Ferrer, J., y Espinoza, R. (2010). Análisis de la contabilidad por áreas de
responsabilidad como un sistema de información eficaz para la gestión empresarial.
Consultado el 3 de junio de 2016:
http://congreso.investiga.fca.unam.mx/docs/xv/docs/163.pdf
Imágenes:
http://www.pixabay.com
Http://www.bing.com
(1) Imagen referenciada de http://moritas04.wikispaces.com/Control bajo licencia de
Creative Commons
(2) Imagen referenciada de http://nutriuno.wikispaces.com/4.+Control bajo licencia de
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(3) Imagen referenciada de http://g1equipo1.wikispaces.com/CONTROL bajo licencia
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