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1. TÉCNICAS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO
3.1 HISTORIA DEL ARCHIVO
La historia en realidad no dice cuándo, cómo o dónde se inventó este sistema, que
ha sido y es una necesidad en la historia de una empresa y también del hombre,
nace con él y forma parte de su vida.
Se sabe que los antiguos guardaban en los templos de los dioses sus archivos y
eran manejados por los sacerdotes. Tal importancia daban a sus documentos que
los llevaban a las guerras, por temor a dejarlos en las ciudades donde los
enemigos los destruirían con mayor facilidad.
La información ha sido el elemento primordial para el desarrollo histórico de la
humanidad en todos sus aspectos. La información le permite al hombre avanzar
en conocimientos y apreciar al mundo que lo rodea, esto es, el descubrimiento de
su mundo personal, a una adaptación a los cambios y al empleo de nuevas
técnicas, todo condicionado por varios factores como el ambiente, la naturaleza,
las costumbres, la educación.
La constante necesidad del ser humano de obtener información se ha hecho
presente desde tiempos remotos: los ideogramas encontrados en las cavernas, las
tablas de arcilla de los antiguos babilonios, los papiros egipcios, los juglares
durante el Medioevo; y ahora, la imprenta, el telégrafo, el teléfono, la radio, la
televisión, la computadora, los satélites. Son todos métodos que la humanidad ha
utilizado y utiliza en su afán de guardar la información que obtiene para su
posterior utilización.
Si hacemos un breve recorrido por los pueblos de la antigüedad, los egipcios dan
testimonio de sus archivos: En sus templos había columnas recubiertas de
inscripciones para consulta de sus sacerdotes. En la China y en la India las leyes
sagradas eran custodiadas en los templos, por los sacerdotes. Los griegos y los
romanos guardaban sus testamentos y documentos en marmol, en bronce
grabado y en madera.
La expresión del pensamiento, desde la antigüedad hasta nuestros días, ha sido
grabada en piedra, marmol, arcilla, pizarra, metal, madera, plantas y pieles y
desde hace unos mil años se escribe sobre papel.
El primer contacto con el archivo se inició por los años 1700, cuando el hombre vio
en su tienda la necesidad de guardar algunos documentos; inventó un aparato
llamado aguja o spendle que consistía en una varilla bastante delgada,
ensamblada en una base y terminada en una punta fina, donde se insertaban los
papeles. Con este elemento la consulta se hacía muy difícil y los documentos se
rompían con mucha facilidad. Más tarde se ideó otro sistema llamado gancho.
Este tenía mayor ventaja que el anterior ya que hacía la consulta más rápida, pues
consistía en una medialuna provista de varios ganchos en donde se clasificaban
los papeles; pero a medida que la clientela aumentaba, aumentaba también la
papelería, haciéndose indispensable la división y clasificación de documentos para
encontrarlos más rápidamente. De esa necesidad surgió el llamado Shannon; se
trataba de una tabla base que tenía en su borde superior un gancho que
aprisionaba los papeles.
Tiempo después, aparece un nuevo clasificador que permitía archivar por asuntos:
El pigeón hole que quería decir nido de palomas; era una caja con divisiones
internas, tanto verticales como horizontales que hacían tantos espacios como se
quisieran. A partir de esta época la necesidad obligó a clasificar en algún orden la
documentación, puesto que no existía ningún sistema y se pensó en ordenarlos
alfabéticamente; para el efecto, se creó el boxfile o archivo de caja, construido en
madera. De éste surgió uno nuevo que se llamó bellows-file, que quería decir
carpeta de fuelle y facilitó el manejo del material.
Todo lo anterior prueba que siempre ha sido necesario guardar y clasificar
documentos, dando origen a la regla de oro del archivo; "debe haber un lugar para
cada cosa y cada cosa en su lugar"
3.2 CONCEPTOS
3.2.1 EL ARCHIVO
Es una entidad que sirve para guardar toda la información que se genera en una
institución y toda la que recibe de acuerdo con su actividad. El archivo es, por lo
tanto: la información con la cual cuenta toda la institución. La memoria de la
empresa.
Archivo es la organización metódica y apropiada de los documentos para su
manejo, registro, conservación, restauración, consulta y control.
El archivo es el centro fundamental de información de la empresa, cuya
organización y funcionamiento requiere orden, precisión, claridad y agilidad. Es la
agrupación sistemática de documentos con características comunes, que permitan
un conocimiento detallado de cada documento determinado: asunto, código, tipo y
localización dentro del archivador.
En síntesis es el eje director de información por excelencia.
3.2.2 ARCHIVAR
Consiste en guardar los documentos de tal forma que estén protegidos contra el
deterioro, destrucción o pérdida, y que facilite la localización de la correspondencia
en el momento en que se solicite.
La técnica que trata sobre conservación, administración, clasificación, ordenación
e interpretación de la correspondencia en los archivos, fuentes de consulta, tanto
interna como externa, se llama archivología.
3.2.3 ARCHIVOLOGÍA
Estudia la sistematización de los archivos con el objeto de determinar métodos de
ordenación, conservación, restauración, encuadernación y administración. Su
campo es cada día más extenso porque no solamente se archivan documentos
escritos, sino también cintas magnetofónicas, películas, filminas, discos, planos y
otros.
3.3 IMPORTANCIA
Todo negocio necesita archivar para conservar datos importantes acerca de sus
productos, empleados, enseñanzas, reseñas o de algunos documentos por
constituir patrimonio histórico, legal, administrativo, académico, investigativo o por
cualquier otra razón que haga necesaria su conservación.
Estos datos deben ser encontrados oportunamente, y debido a que el manejo del
archivo es cada día una de las funciones más importantes de una empresa, deben
existir funcionarios encargados de él con el fin de poder tomar decisiones rápidas
y precisas.
Se dice que las comunicaciones escritas son el combustible que alimenta los
negocios; crece su caudal, se multiplican y éstas se convierten en documentos
que hay que guardar para referencias futuras, tanto en empresas grandes, como
pequeñas basando todas sus posibilidades de surgir, en una programación
cuidadosa de trabajo y en un conocimiento preciso de fechas y acontecimientos.
Para que los documentos que se archivan produzcan la información, es necesario
agruparlos y clasificarlos por sus características y contenidos; conocer los
orígenes y funciones (planes de la compañía); determinar los principios de
procedencia básica de cada documento, su frecuencia y el tiempo que debe
guardarse.
3.4 FUNCIONES
Las funciones del Archivo son:
Recoger, organizar, custodiar y conservar la documentación que le sea
remitida por los distintos servicios de la Institución.
Elaborar los instrumentos para el tratamiento de la documentación.
Gestionar las transferencias documentales de las unidades administrativas.
Aplicar la evaluación y selección de la documentación según los criterios
establecidos.
Gestionar el préstamo de la documentación a los organismos productores y
la consulta de la misma de acuerdo con las normas de acceso a los
documentos.
Proporcionar asesoramiento técnico a los archivos de oficina para su
organización.
Facilitar el acceso y difusión del patrimonio documental de la Institución.
3.5 OBJETIVOS
La definición de objetivos debe adecuarse a cada empresa, pero hay unos
elementos básicos entendibles y aplicables en todos los entornos. En general, un
sistema de gestión documental pretende:
1. Hacer más fácil a las personas trabajar con los documentos. Cada persona
sabe qué documentos tiene que guardar, cuando, como y donde. Cada
persona sabe cómo encontrar en poco tiempo los documentos adecuados
cuando los necesita.
2. Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un recurso
colectivo, evitar que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitar
dobles grabaciones de datos, etc.
3. Conservar la memoria de la Institución más allá de los individuos que
trabajan en ella y poder aprovechar el valor de los contenidos en los que
queda plasmada la experiencia, evitando empezar de cero sobre aspectos
en los que ya hay experiencia acumulada.
4. Localización y consulta fácil, rápida y segura de cualquier documento.
5. Construcción de centros de información activa para la empresa, disponible
en todo momento.
6. Conservación y ordenación adecuada de documentos de la compañía.
7. Agrupación de los documentos homogéneos a través de una nomenclatura
en los diferentes asuntos.
8. Aceleración del trámite y centro de atención prestada a cada documento en
particular y cada asunto.
9. Supresión de duplicados y documentos innecesarios.
10.Aplicación de normas sobre duplicación, retención y transferencia de
documentos de acuerdo con su importancia, utilización y consulta.
11.Determinación de métodos, elementos y formularios para lograr una
operación efectiva con la mayor economía de espacio y de tiempo.
12.Mantener bajo seguridad y reserva documentos confidenciales de
funcionamiento de la empresa.
13.Suministrar información en forma ágil y precisa.
Definir el ámbito de aplicación de un sistema de gestión documental desde un
punto de vista práctico, nos obliga a considerar un enfoque global en el que tienen
que integrarse los archivos en papel, los documentos electrónicos y las bases de
datos. En cualquier empresa existen estas tres realidades conviviendo de forma
tan relacionada que no se pueden ofrecer soluciones parciales, en conclusión
básicamente tendremos como objetivos:
Constituir un centro vivo y activo de información.
Establecer un sistema que ofrezca los más eficientes servicios.
Asegurar una perfecta organización y custodia de los documentos.
Mantener un sistema constante de transferencia de documentos.
La persona que maneja el archivo debe conocer:
La institución a la cual pertenece el archivo.
Su estructura y organización.
El origen de los documentos que genera a recibe la empresa.
Tiempo que debe guardarse cada documento, en razón del tipo de
institución.
Las clases de archivos según su uso y necesidad.
3.6 CARACTERÍSTICAS
Para que el archivo cumpla la función de guardar ordenadamente los documentos,
y que puedan encontrarse cuando se necesiten, debe reunir las siguientes
características:
1. Ajustado a las necesidades de la oficina.
2. Simple, con relación a la identificación de su contenido.
3. Rápido en la operación de archivar papeles en sitios no equivocados.
4. De fácil manejo, para encontrar documentos sin dificultad ni pérdida de
tiempo.
5. Independiente de la memoria del archivero.
6. Seguro, y que inspire confianza en la persona que los maneja para evitar
pérdida de documentos.
7. Ubicado en un sitio iluminado y con gran medida de seguridad.
8. Claro, evitando ambigüedad en el proceso de información.
9. El método y el sistema establecido deben proporcionar a los usuarios y a la
empresa servicio eficiente.
10.Debe cumplir los objetivos como banco de datos sobre personal,
proveedores, mobiliarios y maquinas; evitando que el archivo sea
solamente para el servicio de conservación de papeles.
3.7 DOCUMENTO
DEFINICIÓN: Es todo material que, de una u otra forma, nos ofrece información.
Visión global que integre los documentos en papel, los documentos electrónicos y
las bases de datos.
El término “gestión documental” o “gestión de documentos” puede tener distintos
significados en el contexto empresarial. En la mayor parte de los casos, se
entiende como la gestión de los “papeles” que, en casi todos los contextos,
desbordan la capacidad de las personas para guardarlos y encontrarlos cuando
los buscan. En otros, con un nivel tecnológico más alto, “gestión documental” se
asocia a digitalización de imágenes y a escáneres que milagrosamente hacen
desaparecer los papeles. Pero, gestión documental es esto, y algo más. Para
intentar explicar que es un sistema de gestión documental en el entorno
empresarial, tenemos que insistir en dos aspectos importantes: los objetivos que
pretendemos conseguir y el ámbito de aplicación del proyecto.
3.8 FUENTES DE ARCHIVO
Las oficinas de hoy son un constante fluir de correspondencia, que, dada la
variedad, es indispensable establecer una clasificación, para que la información
contenida en la correspondencia pueda ser identificada, clasificada y archivada
satisfactoriamente.
3.8.1 CLASES
Correspondencia y documentos propiamente dichos.
Correspondencia es el conjunto de cartas o comunicaciones que se envía o se
recibe y se clasifica de acuerdo con su fuente en:
a) Externa.
b) Interna.
3.8.1.1 CORRESPONDENCIA EXTERNA
Corresponde a todos aquellos mensajes y documentos que se reciben, y se
envían, tales como estados de cuentas, cartas, pagarés, contratos, solicitudes,
facturas de compra,
1 Dentro de la correspondencia enviada y recibida, es importante hacerle estudio
particular para determinar su clasificación y mantener la Secuencia, tanto en las
carpetas individuales como en las carpetas del archivo general. La
correspondencia para las carpetas tanto enviada como recibida se archiva en
orden cronológico (año, mes, día). Licencias, etc. Estas deben tener una
clasificación establecida de acuerdo con el método del archivo de la empresa: por
asunto, alfabético, numérico, cronológico, alfabético/numérico; puede tener
además un distintivo específico de color o de marbetes en las carpetas para
distinguir la correspondencia enviada de la recibida.
También podemos decir que correspondencia externa es el sistema de
comunicación escrita que se produce entre las instituciones.
3.8.1.2 CORRESPONDENCIA INTERNA
Comprende a todas las comunicaciones, mensajes de administración y disciplina
que se tramitan dentro de la empresa, a través de formatos de notas,
memorandos, circulares, órdenes de trabajo / autorizaciones, copias de diferentes
trabajos, informes, actas y otros y deben ser archivadas como correspondencia
interna recibida y enviadas, en orden consecutivo de fechas, de acuerdo con el
remitente, el destinatario o el asunto.
3.8.2 DOCUMENTOS PROPIAMENTE DICHOS
Son creados para trasmitir datos a información, tales como avisos, catálogos,
certificados, órdenes de servicios, decretos, informes, registros contables, papeles
de inversión, títulos de propiedad, garantías, informes jurídicos.
3.9 CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL
Para el buen funcionamiento de un negocio o empresa es importante conocer cual
es el ciclo de vida de un documento, cómo guardarlo y custodiarlo, cuando
transferirlo o eliminarlo. Comprende las siguientes etapas:
1. Creación o recibo.
2. Archivo y protección.
3. Utilización.
4. Transferencia.
5. Eliminación.
CREACIÓN o RECIBO: Es enorme la cantidad de documentos que circulan por
una organización sean éstos recibidos o generados en ella. El momento en el cual
se produce un documento o se lo recibe en la institución corresponde a esta
primera etapa del ciclo de vida.
ARCHIVO Y PROTECCIÓN: Cuando se decide tener documentos, se deben
tomar medidas para guardarlos y protegerlos durante el tiempo de su vida útil.
UTILIZACIÓN: Los documentos se guardan por un motivo primordial: para su
consulta.
Solo los documentos que se van a necesitar para referencia futura justifican en
tiempo empleado para guardarlos. Para poder distinguir cuales documentos serán
utilizados posteriormente y cuáles no, es importante conocer la empresa, las leyes
sobre conservación de documentos y poseer una buena dosis de sentido común.
TRANSFERENCIA: A medida que la consulta de determinados documentos se
vuelve ocasional o nula, deben ser sacados de los archivos activos y transferirlos
a los archivos inactivos, mediante un sistema de traslado de documentos.
La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un
archivo a otro del sistema, en nuestro caso, de los Archivos de gestión o de oficina
al Archivo General.
Los objetivos principales son:
a) Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeración de
documentos en las oficinas y descargándolas de aquellos cuyo uso es poco
frecuente.
b) Traspasar a un servicio especializado las funciones de gestión, conservación
(temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos.
Para el traslado periódico se deben fijar criterios o seguir los ya establecidos. Hay
necesidad de crear, sin excepción, un archivo semi activo o un archivo intermedio,
de manera que, si en algún momento se requiere cualquier papel, éste se lo
encuentre fácilmente.
En el momento de hacer la transferencia se debe tener en cuenta:
- Documentos fundamentales, esenciales para la vida de la empresa
(escrituras) y que no deben ser trasferidos.
- Documentos importantes y de utilidad diaria, pueden ser trasferidos al
archivo semi- activo, luego de un tiempo prudencial (Ej. Actas - un año, dos
años), luego al archivo inactivo.
- Documentos eficaces temporalmente (Recibos, cheques - tres o cuatro
años) y que posteriormente pueden ser remplazados.
Trasmitir datos procesados se conoce como egreso y los documentos se
denominan de acción
ELIMINACIÓN: Documentos no esenciales, estos documentos tienen valor por
tiempo muy corto (Ej. memos de seis meses, propaganda) estos pueden
destruirse y no se justifica su conservación por más tiempo previo a un análisis,
como también podemos decir que es el material que puede ser descartado o
eliminado luego de corto uso.
3.10 CONDICIONES DE UBICACIÓN DEL ARCHIVO Y MEDIDAS PREVENTIVAS PARA LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
Teniendo en cuenta las características fundamentales del archivo como unidad de
información en toda organización empresarial, y dada la función de control y
conservación de documentos, es conveniente darle la importancia que le
corresponde para lograr el cumplimiento de los objetivos, por lo que debe tener las
mínimas condiciones de ubicación y medidas preventivas, tales como:
1) No utilizar papel reciclado para los documentos importantes.
2) Los documentos importantes no se perforan nunca.
3) No se ha de forzar la capacidad de las carpetas ni de los archivadores. Si es
necesario, se abrirán varias carpetas y se numeraran: volumen I, II,
4) Evitar el uso de elementos metálicos para unir los documentos importantes
(grapas, fastener, etc.), gomas elásticas ni carpetas o camisas de plástico.
5) Utilizar el material de oficina más aconsejable para garantizar la perdurabilidad
de los documentos: papel permanente, clips de plástico, cola de celulosa,
etiquetas de papel engominado, cajas de cartón neutro, hojas y cajas de formatos
normalizado (DIN A4 o DIN A5), armarios y contenedores metálicos.
6) Medidas de control ambiental: Los documentos en soporte papel requieren una
temperatura entre 15 y 25°C, una humedad relativa de 45 a 65% y una luz artificial
que no supere los 20o lux. Estas condiciones son difíciles de conseguir en una
oficina y no siempre son compatibles con las condiciones ambientales que
requerimos los seres humanos. No obstante, se pueden tomar las siguientes
medidas en las oficinas:
Contra la luz: No situar los documentos al lado de las ventanas ni cercanos
a los fluorescentes. La luz no debe incidir directamente sobre el papel.
Contra la humedad: No archivar documentos en zonas por donde pasen
cañerías o existan humedades.
Contra el polvo: Utilizar carpetillas y contenedores (de papel, cartulina o
cartón).
Contra el calor: Archivar los documentos lejos de Fuentes de calor directo.
7) Medidas de seguridad; es decir, alejado de talleres, cocinas o de cualquier otra
causa que produzca fuego o altas temperaturas, provisto de extintores.
8) Iluminación y ventilación; dos aspectos muy importantes en la buena
conservación de los documentos y que facilitan la labor del personal que allí
trabaja.
9) El sitio del archivo debe permanecer completamente limpio, para evitar mal
aspecto; utilizar aspiradoras para la limpieza. Consultar al cuerpo de bomberos
para efectos de asesoría del mismo, sobre seguridad industrial.
10) Las gavetas deben permanecer cerradas, para evitar accidentes y al finalizar
la Jornada de trabajo deben quedar con llave.
3.11 TAREAS ESPECÍFICAS EN EL TRABAJO DE ARCHIVO
Cuando provienen de la unidad de correspondencia se recibirán manteniendo el
orden en que son enviadas; y cuando provienen de las diferentes dependencias se
recibirán mediante relación que identifique el título, código, centro de costo y el
número de los folios enviados en cada lugar.
3.11.1 REVISIÓN DE DOCUMENTOSVerifique que los documentos dispuestos para archivar hayan sido totalmente
tramitados. Se deben separar los papeles deteriorados, restaurarlos o sustituirlos,
quitar ganchos clips, y revisar anexos.
3.11.2 RESTAURACIÓN DE DOCUMENTOS
Para reparar un documento se aconseja introducir el papel dentro de una bolsa de
polietileno o dentro de una cubierta plástica procurando su continua ventilación.
Para arreglar rasgaduras en los documentos deberá unirse sus bordes y colocarse
sobre ellas una delgada tira de papel de seda, previamente impregnado de acetato
de celulosa en acetona, con un pincel, de manera que forme una especie de
goma; es aconsejable no utilizar cinta.
3.11.3 CODIFICACIÓN
Es el procedimiento de determinar el nombre o asunto bajo el cual se va a archivar
con la ayuda del registro de clasificación o código de asuntos, asignando a cada
documento el número o código correspondiente. La unidad de archivo encargada
de codificar anotará a continuación las iniciales de redacción y elaboración del
documento (pie de página), el código de archivo que corresponda al tema, según
el registro de clasificación o código de archivo adoptado por la institución.
3.11.4 DISTRIBUCIÓN
Revisados los documentos, y perfectamente clasificados, se separan y se ordenan
de acuerdo con el código del asunto o materia.
3.11.5 CONTROL CRUZADO
Para facilitar la clasificación del archivo y consulta de los documentos que tratan a
la vez de varios temas o asuntos, se establece la utilización de la referencia
cruzada.
Cuando una carta o documento trate de diferentes temas o asuntos, o bien exista
duda de varios sitios donde pueda ser archivado, el documento original se
archivará en el asunto que haga referencia, o sea el de mayor importancia y se
llenará el formulario de referencia cruzada, anotando en el espacio destinado al
resumen una síntesis de lo correspondiente a cada asunto, para el cual se ha
producido. El formulario una vez llenado se archivará en el legajo del tema que
corresponde; con tinta y letra clara.
Se recomienda elaborar tantos cruces de referencia cuantos se crean necesarios,
pues el éxito de un archivo consiste en poder localizar fácilmente y en cualquier
momento lo deseado.
3.11.6 PREPARACIÓN DE LEGAJOS
Los documentos deben agruparse por código de acuerdo con el sistema
establecido para conformar legajos. Los documentos de un mismo código se
ordenarán cronológicamente, teniendo en cuenta que los documentos más
recientes se ubiquen en la parte superior. Para la conservación de los legajos se
utilizarán carpetas con la carátula respectiva.
3.11.7 PREPARACIÓN DE LAS CARPETAS O FOLDERES
Para lograr que el archivo de oficina sea lo más uniforme posible, circunstancia
que facilita la localización fácil y rápida de los documentos, es indispensable
preparar cuidadosamente las carpetas.
Se aconseja evitar la utilización de toda clase de sujetador metálico en las
carpetas, pastas o carátulas. Existen dos clases de carpetas o fólderes, una para
el sistema vertical o folderama; y otra para el horizontal o de gaveta. La diferencia
entre estas dos es la colocación de las guías. Para preparar las carpetas o
folderamas se elaboran los marbetes, escribiendo siempre en la misma posición,
el código, título del tema, o asunto, en mayúsculas y el nombre con minúsculas.
3.11.8 ORDENAMIENTO
Los legajos se ubicarán en el mueble respectivo de acuerdo con el código o
método utilizado.
3.12 PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
Luego de que la correspondencia ha sido enviada para ser archivada, pasa por
cinco etapas diferentes:
Inspección
Clasificación
Codificación
Distribución
Archivo
3.12.1 INSPECCIÓN
Se examina la correspondencia para comprobar que tiene las iniciales de
autorización para ser archivada,, si no es así, se la devolverá a la persona a quien
estaba dirigida.
3.12.2 CLASIFICACIÓN
Es el proceso mediante el cual se determina el nombre o el asunto con el que se
archivará la correspondencia:
1) Bajo el nombre del membrete o razón social (correspondencia recibida).
2) Bajo el nombre de la persona o compañía a quien se dirige la carta (copias
de correspondencia enviada).
3) Nombre de quien firma la carta (correspondencia recibida).
4) Nombre del tema o asunto mencionado en la carta (correspondencia
recibida o enviada).
5) Nombre de la localidad geográfica (correspondencia recibida o enviada).
6) Bajo un código específico.
La correspondencia se clasificará con el encabezamiento por el cual es más
probable que sea solicitada del archivo. Cuando un documento puede ser
solicitado de varias maneras, se elaborará la tarjeta de referencia.
3.12.3 CODIFICACIÓN
El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la
correspondencia, recibe el nombre de codificar. Existen tres métodos:
1) Se subraya el nombre seleccionado (Es mejor un lápiz de color).
2) Si el encabezamiento bajo el cual se va a archivar, no aparece en el cuerpo del
mensaje ni en parte alguna del documento, se lo debe escribir en la esquina
superior derecha.
3) Si es necesario hacer una referencia de la correspondencia, el encabezamiento
seleccionado se subrayará o escribirá y además se colocará una X al final de la
línea para indicar que tiene una referencia.
3.12.4 DISTRIBUCIÓN
Es ordenar los documentos alfabéticamente luego de su codificación.
3.12.5 ARCHIVAR
Es el último paso y comprende la colocación de los documentos en los respectivos
expedientes y guardarlos dentro de las gavetas.
1) Abrir la gaveta del archivo que esté rotulada con el encabezamiento buscado.
2) Utilizar los encabezamientos de las guías para localizar y encontrar la carpeta
que lleva el título con el cual debe ser guardada la correspondencia.
3) Sacar la carpeta y dejarla descansar sobre el borde de la gaveta, cerca del
lugar de donde se la extrajo.
4) Comparar el encabezamiento del documento con el de la carpeta.
5) Colocar los documentos en las carpetas respectivas de acuerdo con el sistema,
con el título hacia la izquierda, de tal manera que el lado izquierdo del documento
descanse sobre el fondo del expediente. La carpeta debe levantarse y apoyarse
en un lado del cajón, antes de colocar los papeles dentro de ella, para tener la
seguridad de que se ha tomado la que corresponde y para que los papeles
queden bien colocados y lleguen al fondo de la misma.
6) Volver a colocar el expediente de tal manera qua descanse sobre el fondo de la
gaveta con sus dos lados en posición vertical y con su encabezamiento
completamente visible.
Nota:
Todos los papeles, no importa el tamaño que tengan, se colocan en las carpetas
con los membretes hacia la izquierda.
Se debe archivar directamente para evitar acumulación de documentos y lograr
que la labor sea eficaz.
3.13 CLASES DE ARCHIVOS
La práctica corriente de las actividades administrativas establece una clasificación
que obedece a circunstancias de importancia y situación. Por su manejo o uso y
por su organización.
3.13.1 POR SU MANEJO O USO
3.13.1.1 ACTIVO O DE TRÁMITESon aquellos en los que los documentos se encuentran en proceso de tramitación,
o material de administración que presta un servicio activo; ya sea que presenten
un alto índice de consulta permanente, o por ser documentos que su contenido es
indispensable en el movimiento diario de las actividades del trabajo de oficina.
3.13.1.2 INACTIVO O DE DEPÓSITOEsta unidad de archivo implica la prestación de servicio pasivo de información
porque la consulta es menos frecuente.
Identifica los documentos que han perdido actualidad pero que por aspectos
legales y de prevención se hace necesario conservarlos por su valor constante,
para la empresa, tales como: libros de contabilidad, documentos fiscales,
inventarios de maquinaria y equipo, cheques, pólizas de seguros, recibos de
pagos, facturas, contratos, acuerdos y actas, etc.
El archivo inactivo constituye un depósito de correspondencia y se organiza en un
lugar propio para descongestionar el trabajo de oficina. Se deben establecer
pautas para el traslado de documentos que dejan de tener actualidad. Para la
conservación de estos documentos es importante cubrir algunos requisitos como
encuadernación, pastas de cartón, carpetas, separadores, otros. También
establecer un fichero alfabético con el contenido general de cada libro, carpeta,
paquete o cajas. El objetivo de este fichero es mantener actualizado el archivo
inactivo para que la consulta sea ágil y efectiva en un momento dado.
3.13.1.3 SEMIACTIVO
Caracteriza aquellos documentos que dada su importancia presentan un gran
valor informativo. Es considerado como un paso intermedio entre el activo y el
inactivo, dependiendo de las actividades de la empresa o de la importancia de
consulta que tenga el material de correspondencia; ya que existe la posibilidad
que un documento regrese al archivo activo, a causa de las investigaciones o
procesos del trabajo de oficina. Este archivo puede funcionar en una gaveta o
archivador junto al activo para tener la documentación al alcance de la mano.
Si las consultas que recibe esta documentación son frecuentes, deberá
permanecer en el semiactivo; y si por el contrario, no se efectúan, podrán
trasladarse al inactivo.
3.13.2 POR SU ORGANIZACIÓN
3.13.2.1 ARCHIVO CENTRALIZADO
Consiste en organizar una sola unidad de archivo, bajo dirección única y en un
mismo lugar para manejar toda la correspondencia de la empresa.
Ventajas:
Permite el control unificado de los documentos.
Mayor precisión en su funcionamiento.
Requiere de personal capacitado y especializado.
Economía de material y equipo.
Responsabilidad individual de los funcionarios.
Permite un acondicionamiento técnico del local, para destinarlo solamente
al archivo.
Permite eliminar muchas copias de la correspondencia y otros documentos.
También presenta desventajas:
Dificulta la consulta inmediata de documentos de carácter general en cada
oficina.
El trámite de préstamo de documentos es más riguroso, cosa que se
obviaría si se mantuviera un archivo propio.
Más costos, porque el personal debe ser capacitado, y, además, ser
numeroso por la mayor cantidad de solicitudes de información.
Este sistema es aconsejable para organizaciones pequeñas, medianas y
oficinas de profesionales independientes.
3.13.2.2 ARCHIVO DESCENTRALIZADO
Consiste en llevar un archivo específico de documentos por departamentos de
acuerdo con la especialización del trabajo, y debe estar bajo una misma dirección.
Es apropiado para medianas y grandes empresas, que tengan sucursales; sobre
todo para archivos de personal.
Ventajas:
Limita el número de dependencias de la organización.
Agiliza la localización y trámite de documentos.
Mayor control en los consecutivos.
Reglamenta la duplicación de fotocopias de la correspondencia por la
intercomunicación permanente con otras dependencias.
Puede llevarse un sistema de acuerdo con las exigencias de cada
departamento.
Desventajas:
Acumula trabajo para las secretarias, muchas veces no alcanzan a
mantener actualizado este archivo,
Carencia de mecanismos de control; al extraviarse un documento en alguna
dependencia difícilmente puede restituirse.
3.13.2.3 ARCHIVO MIXTO O COMBINADOConsiste en tener un archivo central al cual se remiten todos los documentos de la
entidad y organizar en cada dependencia, archivadores temporales, con objetivos
específicos de trabajo.
Ventajas;
Segura recuperación de un documento cuando se ha extraviado del archivo
temporal.
Rápida tramitación y localización de documentos.
Coordinación con todas las dependencias de la empresa.
4 ORGANIZACIÓN GENERAL DEL ARCHIVO
4.1UBICACIÓN DENTRO DE LA ESTRUCTURA
Para mejor cumplimiento de los objetivos a que se dedica esta dependencia en
toda institución, es aconsejable situarlo entre los organismos asesores y
coordinadores, dependiendo, directamente, de la secretaría general. Dada su
función de tránsito y conservación de documentos, esta unidad presta un servicio
de información y control sobre todas las operaciones de la compañía.
4.2PERSONAL COMPETENTE
Todo personal que tenga relación directa con el manejo, trámite y conservación de
documentos, deberá ser eficiente, idóneo, de tal manera que cumpla con los pre-
requisitos de confiabilidad, responsabilidad y ética profesional. Además, debe
tener un director o jefe de sección calificado que defina claramente las funciones,
facultades y responsabilidad de cada empleado, en el manejo y control de todo
documento, dada la importancia, reserva, cuidado con que deben tratarse los
diferentes elementos de información.
4.3METODOS DE TRABAJO
Un aspecto importante para precisar el trabajo de archivo, es la organización del
manual de archivo, en el cual se debe precisar la metodología que se adopte
como: métodos racionales de ordenamiento, movilización de papeles, normas
precisas sobre transferencia, recepción y codificación, apertura de carpetas,
formación de legajos, ficheros de control y el servicio de préstamos.
Todo método de trabajo en archivo será funcional y tendrá éxito en su aplicación,
con la colaboración de todos los empleados y funcionarios de la entidad.
5 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL, PRESTAMO DE DOCUMENTOS Y EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS
La razón fundamental de organizar eficientemente un archivo y de establecer un
manual para su funcionamiento, no es otra que la de convertirlo en un órgano ágil
de consulta. Por ello, su fin primordial es proporcionar, con la máxima celeridad
posible, a quien lo requiera, los documentos que guarda en orden y seguridad.
El reglamento para el préstamo de los documentos, debe contener básicamente
las siguientes normas:
1. Responsabilizar a un funcionario del archivo para manejar y controlar el servicio
de préstamos.
2. Definir un horario de servicio.
3. No permitir el acceso directo a los documentos de personal ajeno a esa oficina y
especialmente, tomar documentos sin autorización.
4. Disponer que la ubicación del archivo, sala de lectura, iluminación y demás
aspectos físicos, faciliten la consulta del archivo.
5. Establecer un método para solicitar los documentos y asegurar el control.
6. Precisar el tiempo máximo de préstamo de documentos y la responsabilidad de
quien los tenga. En lo posible el plazo no excederá de dos semanas.
7. Prohibir que los documentos prestados a una persona se cedan a otra sin
intervención o autorización del archivo.
5.1SISTEMAS DE PRESTAMO
Existen tres clases de préstamos: solicitud telefónica, personal y de oficina o por
escrito.
Cuando se requiere retirar un documento del archivo, debe diligenciarse la tarjeta
“afuera”, con los datos allí indicados.
Cuando el documento regresa, se cancela la tarjeta con la palabra cancelada.
Procedimiento:
En caso de que un documento sea pedido en préstamo, se retirará el legajo
correspondiente y se colocará en reemplazo de éste, la tarjeta afuera, de esta
manera se mantendrá actualizado el archivo, aun cuando los documentos se
encuentren en otra dependencia.
La tarjeta afuera, se utilizará tantas veces como sea posible, pues para cancelar la
devolución del legajo prestado, basta con trazar una línea sobre lo escrito y de
esta manera se continuarán usando los distintos renglones por ambas caras,
hasta agotar la tarjeta.
Por ningún motivo se prestarán legajos o documentos sin que quien reciba el
documento firme la tarjeta afuera, y anote su nombre claramente. El archivo podrá
ser consultado por todos los empleados de la organización, en razón de sus
funciones, y el jefe de la unidad tendrá la debida discreción en su manejo,
evitando que los documentos queden en lugares en donde puedan ser
consultados por personas extrañas a la institución, o por quien no esté autorizado
para ello.
Los documentos recibidos del archivo, no podrán ser traspasados a otro
funcionario, sin haber llenado los requisitos para el nuevo préstamo, Al vencerse el
plazo, solicitará los documentos prestados si aún no han sido devueltos mediante
la utilización del recordatorio y micro formas. Verificará su integridad, se cancelará
la boleta de afuera. Estas se conservarán con el propósito de hacer estadísticas
de consulta, y estudiar el tiempo de retención de los documentos en el archivo.
5.2TRASLADO DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
Los documentos archivados en las dependencias van perdiendo actualidad, a
medida que trascurre el tiempo. Por esta razón y ante la limitación del espacio, se
hace necesario trasladar documentos al archivo central.
Procedimiento:
En primer lugar, la unidad del archivo dirigirá una circular recordando la obligación
de enviar durante los tres primeros meses de cada año, los documentos inactivos
de vigencias anteriores.
Los jefes de cada dependencia remitirán los documentos a la unidad de archivo,
acompañados de una relación, un original y dos copias, en las cuales deben
figurar los siguientes datos:
1. Número y nombre del centro de costo.
2. Títulos de los legajos, por asuntos.
3. Firma del responsable.
El funcionario responsable en el archivo recibe los documentos, confronta la
relación y devuelve la segunda copia debidamente firmada a la oficina remitente.
El original de la relación se conservará en carpeta de inventario general del
archivo, y la primera copia en carpeta de inventario por oficinas,
5.3EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS
El jefe del archivo central expedirá los certificados y constancias sobre
documentos que se conservan en esta dependencia, con el visto bueno de su jefe
inmediato.
6 SISTEMAS, MUEBLES Y ELEMENTOS DE ARCHIVO
A la hora de amueblar las oficinas es aconsejable evitar el mobiliario standard y
prever las necesidades específicas de mobiliario de archivo adecuado para el tipo
de documentación propia de cada oficina.
Para la organización del archivo se debe contar con mobiliario y accesorios que
permitan cumplir con los objetivos de guardan, conservan y utilizar posteriormente
los documentos, en forma apropiada.
6.1ARCHIVADOR HORIZONTAL O DE GAVETA
Este sistema está constituido por gavetas de rodillos o correderas, agrupados en
un solo cuerpo, los que se deslizan sobre un sistema de rieles que permite un fácil
desplazamiento colocados a lado y lado para facilitar el movimiento de los
cajones, sin necesidad de quitarlos del gabinete. Generalmente, son metálicos
para favorecerlos de las polillas e incendios.
Consiste en colocar los papeles sobre un extremo, sostenido por guías y carpetas.
A fin de que se pueda identificar rápidamente el contenido de las gavetas, cada
una debe ir claramente rotulada. En la parte delantera de1 mueble archivo hay un
porta- rótulo llamado marbete destinado pana este fin. El título del rótulo indica las
limitaciones alfabéticas de los documentos allí guardados. Por ejemplo: Si en la
gaveta existe correspondencia que se inicia con el nombre “Delgado” y termina
con “Fuentes”, el titulo puede ser:
(Título es un nombre o número utilizado para identificar los documentos con fines
de archivo.)
1. Título simple: La letra D) sola, indica el inicio de la correspondencia que
contiene esa gaveta.
2. Título doble: Los letras D-F indican el inicio y la terminación de la
correspondencia contenida en esa gaveta.
También, tienen cerraduras que permiten mantener con llave todas las gavetas.
Los elementos que integran este archivo son:
- Las guías principales, secundarias y especiales.
- Las pestañas y marbetes.
- Carpetas y portafolios.
- Los porta-índices.
Las carpetas se colocan sobre el lomo una detrás de la otra, con el borde que
presenta la pestaña hacia arriba. Cada gaveta lleva porta-índice para indicar el
nombre de la primera y última carpeta.
6.2ARMARIOS
Pueden ser de varios tipos:
a) Compactos sobre rieles: tienen la particularidad de aprovechar el espacio
disponible notablemente, al permitir el deslizamiento de los módulos y, por
lo tanto, la reducción del número de pasillos a uno solo, aumentando el
espacio en un 80-90% y constituyen la solución ideal para aquellas oficinas
que deban conservar un gran volumen documental.
b) Convencionales: se aconsejan los armarios de puertas enrollables o de
persianas por facilitar el acceso sin ocupar mucho espacio, y con la ventaja
añadida de que se pueden cerrar al finalizar la jornada de trabajo. Se
aconsejan sistemas de armario modulares, ya que permiten el
almacenamiento de distintos formatos y soportes, así como la posibilidad de
ir incorporando módulos de acuerdo con las necesidades.
6.3ESTANTERÍAS
Permiten el acceso directo a los documentos tanto visual como manualmente. Si
bien son muy adecuadas para instalar libros, no lo son para los documentos de
archivo. Una variante útil sería la instalación en las mismas de carpetas colgantes.
6.4ARCHIVADOR DE FOLDERAMA O VERTICAL
Es un archivo de visibilidad lateral. Consiste en un armario de metal dividido por
tablillas verticales; tiene entrepaños móviles que se pueden adaptar al tamaño de
las carpetas; sus puertas plegables de incrustación lateral. Las carpetas se
colocan de lomo con los marbetes hacia afuera; esto permite una gran visibilidad
en el momento de la localización de un documento, es un sistema muy fácil para la
tarea de archivar, pero menos fácil para leer los encabezamientos.
6.5CLASIFICACIÓN DE FUELLE
Fabricado en papel y cartón con pastas duras, contiene varios compartimientos en
forma de bolsillo y lleva el abecedario por un lado, y el orden numérico en el lado
opuesto. Es un auxiliar rápido y seguro en el trabajo de oficina, permite archivar
temporalmente un mayor volumen de documentos.
6.6EL KÁRDEX
Este sistema consiste en una serie de tarjetas, colocadas horizontalmente una
encima de otra, dejando visible solamente las pestañas y marbetes de cada
tarjeta; lo cual permite en forma rápida obtener cualquier información, y además,
hacer anotaciones directamente llevando así un control activo sobre las
actividades específicas de la empresa, como; fichas de personal, clientes,
movimiento de cuentas, inventarios, etc.
Cada gaveta tiene un amplio espacio y se deslizan con facilidad y precisión. Es
seguro, ya que tiene un cierre simultáneo para todas las gavetas.
6.7OTRO MOBILIARIO
Existen mobiliario y elementos auxiliares para la instalación de otro tipo de
materiales:
Ej.: planeros (módulo especial para el archivo de planos, carteles archivadores
para disquetes y discos compactos, etc. La necesidad de archivar cada vez más
otros tipos de soportes aconseja la progresiva sustitución de las tradicionales
librerías por un mobiliario modular multiusos en el que las diferentes piezas que lo
componen pueden adaptarse a los soportes y a los contenedores, permitiendo la
extensión de los módulos de acuerdo con las necesidades de las oficinas.
6.8ELEMENTOS DE ARCHIVO
El trabajo de archivo requiere elementos normalizados tales como
6.8.1 CARPETAS O FOLDERES
Hojas de cartulina o plástico, con un pliegue de expansión marcado en el lomo que
permite que la carpeta conserve su forma original aun cuando aumente su
contenido.
Se fabrican en diferentes formas de acuerdo con el uso que se les vaya a dar;
tienen una pestaña para colocar el marbete, que identifica su contenido; las
pestañas pueden ir en posición horizontal y vertical. Hay carpetas para ser
suspendidas, con Índice corredizo y otras para apoyar dentro del cajón.
Los documentos en las carpetas se legajan de acuerdo con un orden cronológico,
alfabético y numérico.
6.8.2 CARPETAS PARA ARCHIVO
Cuando las carpetas contienen correspondencia se denominan expedientes y se
guardan en las gavetas de archivo. Son de cartulina. La pestaña que se proyecta
del borde posterior de la carpeta ofrece el sitio para escribir el título o
encabezamiento del contenido.
Las carpetas tienen un mínimo de espesor, son de diferente calidad y modelo.
Las hay colgantes que se sostienen por sus bordes superiores por medio de un
armazón metálico dentro de la gaveta, no descansan sobre el fondo de ésta, como
lo hacen las carpetas más comunes de cartulina.
6.8.3 PESTAÑAS
Aleta de cartón o plástico que sobresale de los bordes superiores de las carpetas
o de las guías; sirven para colocar el marbete, en el cual se escribe la
identificación de la carpeta (código o asunto).
6.8.4 MARBETES
Etiqueta de papel engomado en donde se escribe el nombre o código de la
carpeta. Los ha de diferentes colores tamaños formas para facilitar la organización
presentación del archivo. Los marbetes se marcan generalmente a máquina.
6.8.5 GUÍAS O SEPARADORES
Hojas de cartón fuerte que se usan para separar las acciones de un archivo. Las
guías indican las divisiones principales y secundarias del método que se está
siguiendo.
6.8.6 GUÍAS PRIMARIAS
Las pestañas de las guías primarias, por lo general, se encuentran en el extremo
izquierdo, pero se pueden espaciar de izquierda a derecha del cajón del archivo.
En un archivo bien organizado no se debe colocar un número excesivo de
carpetas detrás de la guía.
6.8.7 GUIA ESPECIAL
Una pieza de cartón fuerte, que se usa entre las guías primarias para subdividir
una sección alfabética principal del archivo, o para realzar la importancia especial
de los títulos.
6.8.8 GUIA INDIVIDUAL
Aquellas que se usan para archivar documentos de un solo nombre o asunto. Las
carpetas individuales se arreglan alfabéticamente detrás de cada guía. La pestaña
de una carpeta individual se encuentra por lo general en el centro o ligeramente
hacia la derecha.
La correspondencia de una carpeta individual se arregla cronológicamente
colocando el documento de fecha más reciente y continuando por orden hasta el
de la fecha más remota.
6.8.9 CARPETA MISCELÁNEA
Es aquella que se usa para guardar los documentos de varios individuos, o
asuntos de los que no se tiene correspondencia suficiente (más de cinco
documentos) que justifique abrir una carpeta individual para cada uno. Cada grupo
de carpetas individuales deben estar seguidas de una carpeta miscelánea. Los
documentos se arreglan alfabéticamente en una carpeta miscelánea. Si se
archivan dos o más documentos con el mismo nombre, se arreglan
cronológicamente por orden de fechas, poniendo adelante la fecha más reciente.
6.8.10 ETIQUETAS O RÓTULOS
Son pequeñas etiquetas de papel engomado que se pegan en las pastas de las
carpetas, paquetes, cajones, fichas, para destacar dependencia, asunto, archivo,
con el objeto de facilitar la consulta de los documentos.
6.8.11 RELOJ RADICADOR
Es un reloj especial que lleva un sello para registrar la fecha y hora de entrega de
la correspondencia y el distintivo de la empresa.
6.8.12 NUMERADOR Y FECHADOR
Es un sello especial para registrar el número y fecha de la correspondencia de
entrada y salida.
6.8.13 BALANZA PARA CORRESPONDENCIA
Se usa en algunas empresas para controlar el peso de la correspondencia
despachada.
6.8.14 TULAS
Son de uso especial para el despacho de la correspondencia al correo.
6.8.15 MESA DE TRABAJO
Que sean planas, sencillas para facilitar la labor.
6.8.16 BANDEJAS PORTAPAPELES / BANDEJAS CLASIFICADORAS APILABLES
Se usan en todas las oficinas para disponer la entrada y salida de los documentos.
Usualmente para los documentos en trámite, aprovechando cada bandeja para
una serie documental.
CAPACIDAD DE LAS GAVETAS. El espacio dentro de cada gaveta es de 26
pulgadas desde la parte delantera hasta la posterior. La capacidad máxima es de
5.000 documentos, incluyendo las guías y las carpetas. Pero, para su optimización
es mejor no colocar más de 4.000 documentos en cada gaveta de archivo, pues, si
quedan muy apretados se Vuelve difícil extraer los documentos o los expedientes.
5 RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA
El método que se utiliza para manejan la correspondencia varía un poco de una
compañía a otra. En la mayor parte de las organizaciones grandes existe un
departamento central de correo que tiene la responsabilidad de distribuir y
entregar la correspondencia a las oficinas o personas indicadas. Las cartas
dirigidas expresamente a los ejecutivos se entregan sin abrir y sus respectivas
secretarias abren ese correo y lo leen, excepto aquellos documentos marcados
“personal” o “confidencial”
Las cartas que no están dirigidas a personas a departamentos específicos deben
ser abiertas por este departamento para determinar a quién se le entregará la
correspondencia.
La persona que abra el correo debe revisar que haya la dirección del remitente en
la correspondencia. Si no existe, el sobre con la dirección del remitente se
adjuntará a la carta. Se marcará, además, la fecha y la hora en la que fue recibida,
a fin de proporcionar un control interno eficiente.
5.1 TRAYECTORIA DE UNA CARTA:
a) El empleado/a correspondiente recibe, abre y fecha el documento.
b) Se envía a la secretaria, quien lo coloca en su “bandeja de entrada”
c) La jefa/e lo estudia y analiza y dicta o elabora una respuesta.
d) Cuando termina con el documento lo marca de manera que indique que ha
concluido con él y autoriza su archivo. Esta anotación se la conoce como iniciales
de autorización para archivar un documento, las cuales se colocan en la esquina
superior izquierda.
(Las copias al carbón de documentos enviados o de memorandos internos no
requieren de las iniciales de autorización para ser archivadas.)
La secretaria adjunta las copias al carbón de la respuesta al original de la carta.
Si ella se ocupa del archivo, colocará la correspondencia en su carpeta rotulada
“Para archivar”. Si los archivos son manejados par especialistas, la secretaria
pondrá la correspondencia en su charola rotulada “Salida”.
6. MANUAL DE ARCHIVO
Teniendo en cuenta que el archivo es la "memoria" y centro de información de
todas las actividades empresariales, tanto públicas como privadas, es
indispensable consignar en
un manual las instrucciones normativas que se deben seguir, como es el manejo
adecuado de la documentación que se guarda en un archivo.
En la primera parte de este manual encontraremos un contenido general con los
siguientes datos:
1. Razón social de la empresa.
2. Datos de identificación (dirección, organigrama de la sección de archivo dentro
de la empresa, nombre de los cargos, personal que allítrabaja).
6.1 OBJETIVOS DEL MANUAL
- Unificar criterios: Sobre métodos de organización, sistemas de codificación,
clasificación, transferencia, mantenimiento, seguridad y control de todos los
documentos.
- Análisis de documentos: Para identificar su procedencia, contenido y custodia,
segúnlos requisitos que imprime la ley.
- Evaluación de documentos; O sea determinar su valor y tiempo de vida para
reglamentar los registros necesarios.
- Determinar sistema de codificación.
- Determinar métodos de clasificación: Teniendo en cuenta las necesidades
específicas de la empresa, de tal manera que las reglas establecidas permitan una
información clara y precisa.
- Elaborar formatos de papelería para los ficheros y los registros de documentos-
- Reglamentar normas específicas sobre préstamos, recuperación, localización,
consulta, remisión y transferencia de documentos.
- Establecer el tiempo de vida para cada documento.
- Reglamentar los procedimientos que se utilizarán y las personas autorizadas en
la iniciación de documentos.
7. ARCHIVADORES ESPECIALES
7.1 CONCEPTOS
La colección de materiales, diferentes a documentos como revistas, planos,
periódicos, fotografías, que se conservarán como fuente para su conocimiento
ulterior y servicio público, forman el grupo de archivos especiales: la hemeroteca,
mapoteca, planoteca, fototeca, etc.
7.2 HEMEROTECA
Se forma de revistas, periódicos, folletos, boletines, etc. De la misma forma que
los archivos de correspondencia, se puede organizar con método alfabético,
numérico, por asunto o geográfico.
Es aconsejable organizar un archivo de tarjetas: bajo el nombre de la casa editora
de la revista, bajo los artículos anunciados, bajo el asunto tratado. Además, en la
tarjeta se consigna el nombre, número del folleto y algunas anotaciones de interés.
Con el objeto de llevar un control especifico del contenido de la hemeroteca, se
deben también hacer referencias cruzadas.
Para los recortes de periódico y revistas, se debe escribir una hoja con los
siguientes datos;
a) Nombre del periódico o revista de donde se tomó el recorte.
b) Fecha en que fue publicado.
c) Asunto bajo el cual será archivado.
Los planos, mapas y otros:
Para estos archivos e) método más práctico es el numérico, y para facilitar su
localización es conveniente utilizar etiquetas visibles y debidamente enumeradas,
no doblarlos, colocarlos en muebles especiales; se pueden emplear el enrollado,
gavetas en posición horizontal, o suspendidos en ganchos en forma vertical.
7.3 FOTOTECA
Allí se guardan las fotografías, organizando álbumes, según la importancia que
tengan para la empresa; clasificándolas en grupos, tales como: fotografías de
personas, de eventos y fotografías industriales. Este material también se puede
organizar en la hemeroteca, cuando su número es reducido.
8. MICROFILMACION
81 CONCEPTOS
Los adelantos tecnológicos de los últimos años y la necesidad de almacenar
registros, han permitido el desarrollo de sistemas más técnicos como es el caso de
la microfilmación, que cada día diseña procesos más avanzados en la producción
de películas y microfichas para almacenar documentos de un archivo.
Los documentos se fotografían a gran velocidad en películas resistentes, y al
quedar reducidas, ocupan poco espacio y pueden conservarse indefinidamente.
Los documentos en micropelículas son pequeños, pesan poco y, por lo tanto,
pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro. La micropelícula puede ser
destinada a la reproducción en tamaño reducido, de documentos o como serie de
imágenes fotográficas que en cualquier momento se pueden hacer copias
ampliadas del mismo tipo de micropelículas, y entonces reciben el nombre de
microcopias.
Los equipos de microfilmación pueden producir imágenes cuadro a cuadro o de
forma continua, documento a documento. Cada empresa utilizará el sistema más
apropiado, según sus necesidades. El objeto de este proceso de microfilmación es
producir películas y microfichas de los documentos de un archivo, con el fin de
proporcionar seguridad, conservación de la información allí registrada.
Cuando se desea ver un documento microfilmado basta consultar el tarjetero de
control, localizar el rollo donde se encuentra fotocopiado el documento, después
sacar el rollo, carrete de la película, colocarlo en un proyector.
8.2 VENTAJAS DE LA MICROFILMACION
Conservación:
Los documentos registrados en micropelículas, pueden conservarse
indefinidamente sin que sufran deterioro alguno.
Ahorro de espacio:
En un gabinete de un metro de alto, pueden archivarse más de 600o rollos de
película.
Por lo tanto, permite un 99% en ahorro de espacio. Los rollos pueden reducirse de
tamaño hasta 4o veces.
Copias:
Facsímiles de series de documentos pueden publicarse por completo en micro-
películas a un costo menos elevado que el necesario para las publicaciones
impresas, y con menos trabajo editorial. Se pueden ofrecer copias a un costo
menor que el de transcribir, escribir a máquina o copiar fotográficamente los
originales.
Seguridad:
Los documentos de gran valor deben tener un archivo de seguridad y pueden
asegurarse contra la pérdida de información, en caso de que estos sean
destruidos, o contra la pérdida de datos, debido al continuo manejo.
Los documentos microfilmados se admiten en la mayoría de los tribunales como
pruebas, previo cumplimiento de los trámites legales.
Facilidad de traslado de un lugar a otro.
8.3 APLICACIONES
Para la reproducción de archivos en bancos, bibliotecas, hospitales, ministerios,
fuerzas armadas, oficinas gubernamentales, empresas públicas y privadas, etc. El
sistema es perfecto, reproduce automáticamente con nitidez firmas, sellos,
estampillas y también colores como en los cheques.
Para la reproducción de libros, diarios, artículos de revistas. Todos estos
materiales de información debido a su crecimiento y dimensiones, al espacio que
requieren para su conservación, al elevado costo de las encuadernaciones,
pueden resolver en parte su problema por medio del microfilm.
Facilita la utilización de materiales mediante su proyección en conferencias y en
las explicaciones de temas especiales, eliminando el riesgo de perder el original.
La microfilmación surgió en 1925, en forma más definitiva, cuando George L. Mc
Carthy, empleado de un banco en la ciudad de Nueva York, Estados Unidos,
desarrolló un sistema para fotografiar cheques simultáneamente, con las listas de
sumadoras, brindando a los bancos un registro permanente de las operaciones de
cheques.
Posteriormente, Ray M. Hasset. Norteamericano, inventó la cámara
microfilmadora automática. En el año de 1928 se lograron microfilmar con esta
cámara documentos por ambas caras, y, en este mismo año, se lanzó al mercado.
8.4 COMO SE HACE LA M1CROFILMACION
8.4.1 ACTA INICIAL
Al comenzar el rollo se escribe el número de orden, la fecha en la que se inicia el
trabajo, el nombre de la persona o entidad a la cual pertenece el archivo, el
contenido, el nombre y la firma de la persona, bajo cuya responsabilidad se
ejecuta la microfilmación.
Luego, sigue la operación en la cual se inserta el título guía, que nos indica las
materias que se han microfilmado en el rollo. Se inserta también el índice, que nos
indica el orden en que han sido microfilmados los documentos. En esta forma se
facilita la localización de un contenido informativo dentro de un rollo que puede
llegar a contener hasta 600o documentos.
8.4.2 ACTA FINAL
Al terminar el rollo se hace el acta final para responsabilizar a los encargados de la
operación; ésta indica:
I Fecha en la cual se terminó el rollo.
I Número de orden.
I Último documento microfilmado.
I Estado en que ha quedado filmada la cinta; se especifica si hay espacios en
blanco, correcciones, recortes, observaciones generales, etc.
I Nombres de las personas responsables de la microfilmación.
I Firmas del jefe del archivo y el operador responsable.
