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TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN UNIDAD Nº II
Hojas de cálculo.
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Introducción
Microsoft Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo y parte de su éxito se lo debe a la facilidad con que se pueden crear fórmulas que nos permiten manipular y obtener los resultados que necesitamos de cierta información.
Las fórmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo cual quiere decir que podemos tener fórmulas que utilicen más de una función para lograr su objetivo.
Luego, es de suma importancia elegir entre los diferentes tipos de gráficos en Excel para mostrar la información adecuadamente. Cada tipo de gráfico desplegará la información de una manera diferente así que utilizar el gráfico adecuado ayudará a dar la interpretación correcta a los datos.
SEMANA 4
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Ideas Fuerza
Se buscará realizar resúmenes de datos, considerando las fórmulas básicas,
promedios, sumas, contar, contara y su correcta utilización.
Para que a partir de lo anterior se puedan crear gráficos de columnas,
considerando ajuste de ejes, etiquetas, formato de series de datos y títulos del
gráfico y de los ejes.
Para terminar con la creación de gráficos circulares, agregando etiquetas en
formato porcentual, comprendiendo la importancia que tiene la representación
de la información.
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Desarrollo
3.- Resumen de datos. Las fórmulas constituyen una de las partes más importantes de cualquier hoja de cálculo, y por tanto de Excel, mediante fórmulas, se llevan a cabo todos los cálculos que se necesitan en una hoja de cálculo. Las fórmulas se pueden utilizar para múltiples tareas: desde realizar operaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta complejos cálculos financieros, estadísticos y científicos. Las funciones permiten hacer más fácil el uso de Excel e incrementar la velocidad de cálculo, en comparación con la tarea de escribir una fórmula. Por ejemplo, se puede crear la fórmula para calcular el promedio de cierta cantidad de datos, de la siguiente manera PROMEDIO = (A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la función = PROMEDIO (A1:A8) para realizar la misma tarea. Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir las propias fórmulas. Las funciones actúan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas, de la misma forma que las fórmulas lo hacen sobre los números. Las funciones aceptan información, a la que se denominan argumentos, y devuelven un resultado. En la mayoría de los casos, el resultado es un valor numérico, pero también pueden devolver resultados con texto, referencias, valores lógicos, matrices o información sobre la hoja de cálculo.
a) Formulas básicas. La introducción de una fórmula en Excel se puede hacer tanto en la barra de fórmulas como en la propia celda. La fórmula debe empezar con un signo igual (=). A continuación, la fórmula se irá construyendo paso a paso utilizando valores, operadores, referencias a celdas, funciones y nombres.
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En la imagen anterior, se muestra como se está introduciendo una fórmula en la celda D2, la que comienza con el signo de igual (=) y le sigue una referencia de celda, un operador y otra referencia de celda (se toma el valor de la celda B2 y se lo multiplica por el valor de la celda C2). Para introducir una fórmula en una celda o en la barra de herramientas, se deben seguir los siguientes pasos:
• Paso 1: Seleccionar con el ratón la celda o la zona derecha de la barra de herramientas.
• Paso 2: Comenzar tecleando el signo igual (=). De esta forma Excel sabe que lo que se va a introducir en la celda activa es una fórmula.
• Paso 3: Teclear valores numéricos, referencias a celdas, funciones o nombres, todos ellos separados por los correspondientes operadores (por ejemplo: +, -, *, /).
• Paso 4: Terminar la introducción de la fórmula pulsando o haciendo clic en el botón Introducir de la barra de fórmulas.
Para introducir una fórmula en una celda mediante señalización con referencias a otras celdas, se deben seguir los siguientes pasos:
• Paso 1: Seleccionar la celda donde se desea introducir la fórmula y teclear el signo de igual (=).
• Paso 2: Señalar con el ratón la celda cuya dirección desea introducir y hacer clic. La dirección de la celda apuntada aparece en la posición del punto de inserción, en la barra de fórmulas.
• Paso 3: Introducir un operador, por ejemplo el operador de multiplicación (*). • Paso 4: Si se desea introducir más referencias de celdas en la fórmula, basta
repetir los pasos dos y tres cuantas veces sea necesario. Para dar por terminada la fórmula, presionar la tecla o hacer clic en el botón Introducir de la barra de fórmulas.
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Cuando se utiliza el método de señalización de celdas en el ingreso de fórmulas, hay
que tener en cuenta que se finaliza el ingreso presionando la tecla o seleccionado el
botón Introducir de la barra de fórmulas.
Cualquier operador que se inserte en la fórmula, en el momento de su ingreso,
habilita a la señalización de una referencia de celda. Por ejemplo al ingresar el signo
de =, el cursor queda esperando a la derecha del símbolo (aparece el mensaje o
indicador en la barra de estado), momento en el cual se puede ingresar
cualquier valor, escribir una dirección de celda o señalar la ceda deseada. Si se
procede a señalar una celda, el indicador de la barra de estado cambia a ,
y hasta que no se ingrese otro operador, si se señala otra celda, esta
reemplazará a la anterior; recién con el ingreso de otro operador, la primera celda
señalada quedará fija en la fórmula que se está ingresando, y así sucesivamente.
La mayoría de las funciones pueden necesitar uno o más argumentos. Si la función
contiene más de un argumento, éstos han de ir separados por el carácter punto y
coma (;) o según el definido como separador de listas para Windows.
Al escribir una función no se han de incluir espacios en blanco, a no ser que dichos
espacios vayan entre comillas. El Asistente de Funciones facilita el trabajo de la
elaboración de una fórmula. Este asistente actúa como guía a través de todo el
proceso de introducción de una función.
Además proporciona una breve descripción tanto de la función como de cada uno de
sus argumentos, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la
fórmula si hubiera otras funciones u operaciones en la misma.
Para introducir una función conjuntamente con sus argumentos en una hoja de
cálculo y mediante el asistente de funciones, se debe seguir el siguiente proceso:
• Paso 1: Seleccionar la celda en la que se desee introducir la función.
• Paso 2: Hacer clic sobre el botón Pegar Función y se accede al cuadro
de diálogo en el que se debe elegir la función que se desea utilizar. En
cuadros de diálogo posteriores se podrán elegir los argumentos para dicha
función.
• Paso 3: El cuadro de diálogo muestra las distintas categorías de funciones
disponibles en Excel. Estas categorías clasifican el gran número de funciones
disponibles en grupos más reducidos. Excel muestra también una lista de las
funciones utilizadas más recientemente. Si la función deseada no aparece
entre las más recientemente utilizadas y no se está seguro de la categoría a
la que pertenece, se selecciona la categoría Todas y se busca en el conjunto
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de todas las funciones disponibles. En la parte inferior del cuadro de diálogo
aparece una breve descripción de la función seleccionada, así como de sus
argumentos. Si se desea más información sobre esa función se puede hacer
clic en el botón Ayuda.
• Paso 4: Luego de seleccionar la función deseada, hacer clic en el botón
Aceptar y seguir las instrucciones del Asistente de Funciones expuestas en el
siguiente cuadro de diálogo que aparece, el que permite definir los
argumentos para la misma.
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• Paso 5: Este cuadro podrá ser desplazado si impide la visualización de parte
de la hoja de cálculo, simplemente llevando el puntero a cualquier parte libre
dentro del mismo, y arrastrándolo. La forma de ir introduciendo los
argumentos como referencias de celdas, es muy sencilla.
En este caso la función seleccionada es la Suma. Para indicar el primer
argumento, estando el cursor dentro del cuadro Número1 y teniendo visible el
área de celdas a seleccionar, se señalan directamente; en ese momento
Excel reduce la ventana de la función dejando solamente visible el cuadro
donde se insertarán las referencias de celdas que se señalen. Una vez
finalizada la señalización, la ventana retoma su tamaño original. También se
puede utilizar el botón ocultar cuadro el cual permite ocultar
temporalmente el cuadro de diálogo para poder señalar con mayor
comodidad las celdas a tratar, posteriormente luego de señalar las celdas
deseadas, hacer clic sobre el botón visualizar cuadro para volver a
mostrar todo el cuadro de diálogo.
Al volver al cuadro de diálogo de la función, el argumento queda definido:
Es importante tener en cuenta que por defecto, Excel en el caso de la función Suma
como en otras tantas funciones, muestra como primer argumento, el conjunto de
celdas juntas con contenido numérico más próximas por encima, en la columna de la
celda actual.
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• Paso 6: Al completar el cuadro de la función, se finaliza seleccionando el botón
Aceptar, de forma de insertar dicha función en la celda activa.
Los grupos de funciones que se encuentran disponibles son los siguientes:
Funciones más recientemente utilizadas.
Todas las funciones disponibles.
Funciones Financieras.
Funciones para manejo de fechas y horas.
Funciones matemáticas y trigonométricas.
Funciones estadísticas.
Funciones de búsqueda y referencia.
Funciones para usar bases de datos.
Funciones para manipulación de texto.
Funciones lógicas.
Funciones para obtener información.
b) Edición de fórmulas y funciones.
Luego de haber introducido funciones en una fórmula, existe la posibilidad de
modificarlas o editarlas. Para esto, se puede volver a usar el Asistente de Funciones
o bien se pueden editar manualmente. Para editar las funciones de una fórmula
usando el Asistente de Funciones, se deben seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Seleccionar la celda que contiene en la fórmula, la función a
modificar.
clic en el botón Pegar función o seleccionar de la Paso 2: Hacer
barra de fórmulas el botón Modificar fórmulas. Aparecerá el Asistente
de Funciones mostrando la primera función que aparezca en la fórmula
contenida en la celda activa.
Paso 3: Cambiar los argumentos que se deseen en esa primera función de la
fórmula.
Paso 4: Cuando se terminen de realizar los cambios, seleccionar el botón
Aceptar. Si hay alguna otra función que se desee editar en la misma fórmula,
hacer clic sobre dicha función en la barra de fórmulas, así de esta manera
Excel colocará el cuadro de diálogo para dicha función.
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Paso 5: Repetir los pasos tres y cuatro para cada función que se desee editar.
Por ejemplo, se tiene la siguiente fórmula que calcula el 10% sobre el promedio de las
ventas de una determinada persona, redondeando dicho resultado a un decimal:
Al editar dicha fórmula utilizando el botón Pegar función o seleccionando el botón
Modificar fórmulas de la barra de fórmulas, el resultado sería el siguiente:
Por ejemplo, para poder pasar al cuadro de la función Promedio, hacer clic sobre dicha
función en la barra de fórmulas:
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Luego de modificar los argumentos de una u otra, se finaliza seleccionando el botón
Aceptar. Para editar funciones manualmente, proceder de la siguiente manera:
Paso 1: Seleccionar la celda que contiene en la fórmula, la función a
modificar.
Paso 2: Presionar la tecla de función <F2> para editar la fórmula desde la
barra de fórmulas o bien hacer clic sobre dicha barra para insertar el cursor en
el lugar adecuado de la fórmula. En ese momento, Excel presenta todas las
referencias a celdas involucradas en la fórmula, de manera resaltada y de
color diferente.
Paso 3: Elegir el argumento o término de la fórmula que se desee modificar.
Paso 4: Introducir el nuevo argumento o modificar el anterior, tecleando,
arrastrando, pegando un nombre o insertando una función.
Paso 5: Terminar la edición de la fórmula pulsando la tecla o seleccionando el
botón Introducir de la barra de fórmulas.
Por ejemplo, se detecta un error en
una fórmula que debería calcular el
subtotal basado en la cantidad y el
importe unitario de determinados
productos.
Al editar dicha fórmula presionando
la tecla de función <F2> o bien
haciendo clic sobre la barra de
fórmulas donde ésta se observa, se
muestra lo que presenta la imagen.
Para corregir dicho error se podrá colocar el
cursor sobre la parte de la fórmula errónea y
corregirlo escribiendo nuevamente la
dirección de celda correcta, o bien, se podrá
arrastrar la selección de la referencia
errónea, a la posición correcta. Para esto
último colocar el puntero sobre uno de los bordes de la selección (el puntero adopta
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forma de flecha ) y arrastrarla a su nueva posición (tal cual como se mueve un
bloque de celdas con el ratón).
El cuadro de selección también permite utilizar el cuadro controlador de llenado
ubicado en la parte inferior derecha del mismo, en caso de que se pretenda
modificar el rango de referencias de celdas.
Para finalizar la edición de la fórmula, presionar la tecla o seleccionar el botón
Introducir.
c) Operadores.
Las fórmulas utilizan operadores o símbolos matemáticos, para expresar una
operación o una relación entre dos o más valores. Los cálculos matemáticos en
Excel, se hacen de acuerdo a un orden de prioridad dado por los operadores
incluidos en las fórmulas.
Las operaciones en las fórmulas cumplen las mismas propiedades que las
operaciones matemáticas (la multiplicación tiene mayor precedencia que la suma,
pues la suma y la resta separan términos). El uso de los paréntesis, permite no
considerar la precedencia de los operadores en una fórmula; cualquier operación
entre paréntesis tiene la mayor precedencia, Además, las operaciones incluidas
dentro de paréntesis en una fórmula, se realizan desde los paréntesis más internos
hacia los más externos.
Los operadores se dividen en cuatro tipos: aritméticos, de comparación, de texto y de
referencia.
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- Operadores aritméticos: los operadores aritméticos realizan acciones sobre
expresiones numéricas y devuelven resultados numéricos.
- Operadores de comparación: los operadores de comparación evalúan
expresiones lógicas y devuelven resultados lógicos (verdadero (1) o falso (0)).
- Operador de texto: un operador de texto sirve para unir o concatenar una o
más cadenas de texto, generando de esta forma una sola cadena.
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d) Ejemplos de aplicación de Fórmulas
En el siguiente ejemplo, se ha diseñado una hoja de control de horas de emisión
contratadas por distintas empresas. Para dicha tarea se implementaron distintas
fórmulas las cuales se explican a continuación:
- Fórmula simple: en el cálculo del IVA, se resuelve primero lo que se encuentra
entre paréntesis (importe menos el descuento) y luego al resultado se lo
multiplica por el porcentaje de IVA, ingresado en la celda H3, al que se le deja
fija la fila (H$3) para que no cambie cuando se copie dicha fórmula a las demás
celdas de la misma columna.
- Fórmula matemática: en la celda que se desea visualizar el total de Horas de
Emisión, se utiliza la fórmula que permite indicar el rango a sumar (si fueran
distintos rangos se los indica separados por punto y coma o con el separador de
listas definido).
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- Fórmula de horas: para poder calcular el importe bruto, fue necesario obtener
la cantidad de minutos (debido a que el precio está dado en minutos), por lo
tanto se toma la hora de la celda que muestra la hora y minutos contratados, se
multiplica por 60 y luego se toman los minutos de la celda que muestra hora y
minutos contratados; por último la suma de estos resultados se multiplica por el
valor del minuto.
- Fórmulas lógica y de carácter: el descuento es del 5% para las empresas
“SA” y para el resto el descuento será de un 10%. Para poder aplicar el
descuento correspondiente, es necesario plantearse lo siguiente: “Si la empresa
es SA entonces aplicar el 5%, sino aplicar el 10%”. Lo dicho anteriormente se
expresa a través de la siguiente fórmula =SI(Condición; verdadero; falso), en la
que se plantea una condición (la empresa es SA) , luego se especifica el
resultado para cuando la condición es verdadera (se multiplica importe bruto por
5%) y por último el resultado para cuando la condición es falsa (se multiplica
importe bruto por 10%). En el ejemplo la condición planteada es si la empresa
es “SA”, por lo cual es necesario extraer los dos últimos caracteres del nombre
de la empresa, dato que se encuentra en la celda B8. Para dicha tarea se
recurre a la función de carácter =DERECHA(“Texto”; Cantidad de caracteres)
que devuelve del texto especificado en la celda referida, la cantidad de
caracteres (valor indicado en el segundo parámetro) contando desde la
derecha.
- Fórmula contar, contará: la función contara cuenta la cantidad de celdas que no están vacías en un intervalo, contara(valor1; [valor2]; ...) la sintaxis de la función contara tiene los siguientes argumentos:
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o Valor 1: obligatorio. primer argumento que representa los valores que desea contar.
o Valor 2: opcional. argumentos adicionales que representan los valores que se desea contar, hasta un máximo de 255 argumentos.
4.- Gráficos.
Un gráfico en Excel es una representación de valores numéricos que mejora la
comprensión de los datos que se encuentran en nuestra hoja. Los gráficos son una
excelente herramienta para resumir la información e identificar fácilmente cualquier
tendencia en los datos.
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La información de cada serie está almacenada en una columna diferente. La línea azul
representa los datos de la columna ingresos y la línea roja los datos de la columna
Egresos. Además, cada pequeño círculo sobre la línea representa el valor de cada una
de las celdas en los datos. Es así como un gráfico está vinculado a la información
contenida en una hoja de Excel y si modificamos los datos, entonces el gráfico se
actualizará automáticamente para reflejar los cambios.
Pasos para crear un gráfico en Excel:
• Paso 1: Seleccionar una celda que pertenezca al rango donde se encuentran
los valores numéricos. Es suficiente con hacer clic sobre una sola celda y no es
necesario seleccionar todo el rango porque Excel incluirá automáticamente los
datos de las celdas adyacentes.
• Paso 2: Una vez hecha la selección, clic en Insertar > Gráficos y hacer clic
sobre el botón del tipo de gráfico que se desea insertar, seguidamente se
mostrará un menú donde permitirá seleccionar el gráfico deseado.
Por ejemplo, para crear el gráfico de líneas mostrado en la sección anterior se debe
pulsar el botón Gráfico de líneas y posteriormente seleccionar la opción Línea con
marcadores tal como se muestra en la siguiente imagen:
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a) Ficha Herramientas de gráfico.
Una vez creado el gráfico y si se hace clic sobre él se mostrará una ficha contextual
llamada Herramientas de gráfico la cual contendrá comandos específicos para trabajar
con los gráficos creados. Los comandos están agrupados en las fichas Diseño y
Formato que contienen comandos para cambiar el estilo del gráfico y su diseño así
como el comando necesario para cambiar el tipo de gráfico. Como cualquier otra ficha
contextual, al momento de remover la selección del gráfico, la ficha Herramientas de
gráfico se ocultará.
b) Crear hojas de gráficos en Excel
De manera predeterminada los gráficos son colocados dentro de la hoja donde se
encuentran los datos y decimos que son gráficos incrustados los cuales flotan sobre la
hoja. Pero existe otra alternativa para los gráficos de Excel y es que se pueden poner
en su propia hoja donde no existirá nada más que el gráfico mismo. Una razón para
crear una hoja de gráfico es porque si se desea imprimir los gráficos de manera
independiente y ocupando la totalidad de la hoja. Además, si se tienen múltiples
gráficos en nuestro libro será buena idea colocar un gráfico en una hoja diferente para
ubicarlos rápidamente. Para crear una hoja de gráfico realizar los siguientes pasos:
• Paso 1: seleccionar el gráfico deseado
• Paso 2: Clic en Herramientas de gráficos
• Paso 3: Clic en Diseño
• Paso 4: Clic en Ubicación
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• Paso 5: Clic en Mover gráfico. Al pulsar este botón se mostrará un cuadro de
diálogo que permitirá crear una nueva hoja de gráfico permitiendo colocar el
nombre que se desee:
Al pulsar el botón Aceptar se puede notar que se inserta una nueva hoja en el libro y
lo único que existirá en dicha hoja será el gráfico de Excel. Si desea regresar al gráfico
incrustado en la hoja debes seguir el procedimiento inverso seleccionando de nuevo el
comando Mover gráfico pero en esta ocasión seleccionando la opción Objeto en Hoja.
c) Tipos de gráficos.
- Gráficos de columnas y barras: los gráficos de columnas o barras son una
representación muy sencilla de una o varias series numéricas. En la siguiente imagen
se ve un gráfico Excel de columnas sencillo, en el que sólo se tiene una única serie de
datos que va a de Enero a Julio (categorías).
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En el siguiente gráfico se ha añadido una serie más (supongamos la del año anterior)
con la que poder comparar dentro de un mes la evolución año a año. En este caso se
han mantenido los mismos meses. Es muy importante en estos gráficos de Excel de
columnas agrupadas no poner muchas series, de lo contrario se logra que el gráfico
sea muy difícil de leer.
Los gráficos con columnas apiladas puede ser una manera muy sencilla de hacer una comparativa rápida. En este caso comparamos mes a mes la suma de dos series de valores.
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Los gráficos de barras son iguales a los de columnas pero con la pequeña diferencia de que el gráfico se muestra en horizontal.
- Gráfico circular: son gráficos muy usados pues representan de manera muy
sencilla la proporción de una serie de valores respecto del total. Dominar este
tipo de gráficos es fundamental, ya que puede ayudar a representar de manera
muy sencilla una serie de valores muy complejos. Siguiendo el ejemplo de antes
tendríamos.
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Como se puede ver, automáticamente los valores numéricos se han convertido en porcentajes. Este tipo de gráfica con porcentajes es muy fácil de entender y, en seguida visualizamos cuál es la parte que destaca sobre el resto. También se puede modificar un poco su formato para que se aprecien mejor todas sus características o destacar un valor.
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Conclusión
Aunque las hojas de cálculo iniciaron ayudando en las operaciones aritméticas más
básicas poco a poco se fueron integrando más funciones a la herramienta que nos
ayudaran a ejecutar cálculos sobre los datos.
Conforme Excel crecía la incorporación de nuevas funciones fue inevitable y fue tan
grande que se hizo necesario asignar una categoría a cada función como fueron las
funciones financieras, estadísticas, matemáticas y trigonométricas entre otras. Con
el paso del tiempo Excel fue incrementado el número de funciones hasta que hoy en
día, existen más de 350 funciones a nuestra disposición.
Llegar a dominar todas las funciones de Excel puede resultar una tarea demandante,
aunque en realidad muy pocas personas necesitan utilizar todas las funciones de
Excel de manera cotidiana ya que de acuerdo al giro de la empresa donde laboran e
incluso de acuerdo al tipo de posición o rol que se tenga dentro de la compañía será
el grupo de funciones de Excel que utilizarán con mayor frecuencia.
Y es importante destacar que una imagen dice más que mil palabras y Excel facilita
en gran medida la creación de gráficos que nos ayudan a representar los datos y
entenderlos fácilmente.
Existen varios tipos de gráficos en Excel y siempre encontraremos alguno que nos
ayude a representar adecuadamente la información. De esta manera podemos crear
una gran cantidad de reportes que nos ayudan a transmitir adecuadamente a otras
personas el significado de la información.
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Referencias
- http://asp3.anep.edu.uy/capinfO/Material/Excel/Exc_cap5.pdf
05 / 02 / 2017
- http://excelyvba.com/graficos-excel-guia-completa/
05 / 02 / 2017
- http://www.felixagm.es/Archivos/informatica4eso/4eso_Capitulo%203.pdf
05 / 02 / 2017
- http://excelfull.com/?gclid=COyjx5bOidICFYUGkQodjp4NdA
05 / 02 / 2017
- https://exceltotal.com/la-utilidad-e-importancia-de-excel/
05 / 02 / 2017
- https://exceltotal.com/tipos-de-graficos-en-excel/ 05 / 02 / 2017
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