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São Carlos
05/12/2016
PROPOSTA DE MELHORIAS NA GESTÃO DE PROCESSOS DE OBJETOS ACHADOS E PERDIDOS EM UMA INSTITUIÇÃO PÚBLICA DE ENSINO SUPERIOR
Tecnologia em Processos Gerenciais
Ingrid Suellen Blanco Michel Belotti
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO
PAULO - CAMPUS SÃO CARLOS
TECNOLOGIA EM PROCESSOS GERENCIAIS
Ingrid Suellen Blanco
Michel Belotti
PROPOSTA DE MELHORIAS NA GESTÃO DE PROCESSOS DE OBJETOS
ACHADOS E PERDIDOS EM UMA INSTITUIÇÃO PÚBLICA DE ENSINO
SUPERIOR
São Carlos – SP
2016
INGRID SUELLEN BLANCO
MICHEL BELOTTI
PROPOSTA DE MELHORIAS NA GESTÃO DE PROCESSOS DE OBJETOS
ACHADOS E PERDIDOS EM UMA INSTITUIÇÃO PÚBLICA DE ENSINO
SUPERIOR
Relatório técnico apresentado ao Instituto Federal de São Paulo – campus São Carlos, como parte das exigências para a conclusão do Curso Superior de Tecnologia em Processos Gerenciais. Orientadora: Profª. Drª. Rita de Cássia Arruda Fajardo
São Carlos – SP
2016
INGRID SUELLEN BLANCO
MICHEL BELOTTI
PROPOSTA DE MELHORIAS NA GESTÃO DE PROCESSOS DE OBJETOS
ACHADOS E PERDIDOS EM UMA INSTUTUIÇÃO PÚBLICA DE ENSINO
SUPERIOR
Relatório técnico apresentado ao Instituto Federal de São Paulo – campus São Carlos, como parte das exigências para a conclusão do Curso Superior de Tecnologia em Processos Gerenciais.
Data de aprovação: ____________________________
__________________________________
Prof.
__________________________________
Prof.
__________________________________
Prof.
AGRADECIMENTOS
Agradecemos a Deus que nos deu força e saúde para termos a determinação
para terminar o trabalho.
A este Instituto, seu corpo docente, direção, administração e ao pessoal da
biblioteca que nos aturou vários dias para podermos discutir a elaboração do TCC.
Ao Prof°. Me. André L. M. de Oliveira que começou a nos orientar dando início
a este trabalho.
A nossa orientadora Profª. Drª. Rita de Cássia Arruda Fajardo que nos deu
ânimo, motivação e nos guiou e ensinou de um jeito alegre que só ela tem, dispondo
do pouco tempo que lhe coube para corrigir e dizer “Vamos está acabando! ”.
A todos os funcionários da Universidade de São Paulo Campus I de São
Carlos – SP, que autorizaram e disponibilizaram as informações necessárias, e aos
funcionários das unidades que responderam aos questionários aplicados.
À nossa família pelo amor e apoio que em todo o curso e durante a
construção deste aceitou as horas dedicadas para que tivéssemos êxito.
E a todas as pessoas que fizeram parte direta ou indiretamente da nossa
formação, nosso muito obrigado.
“Se você quer ser bem sucedido, precisa ter dedicação
total, buscar seu último limite e dar o melhor de si mesmo. ”
Ayrton Senna da Silva
RESUMO
O trabalho desenvolvido teve como objetivo propor melhorias na gestão dos
processos dos objetos achados e perdidos da Universidade de São Paulo (USP) –
campus I de São Carlos – SP. Por meio de estudo de caso realizado através de
observações e aplicação de questionários nos locais de recebimento dos objetos,
foram identificadas falhas e necessidades de melhoria de processos administrativos,
compondo assim um diagnóstico. Após analisar que não havia um padrão de
recebimento, registro e armazenagem dos objetos achados e perdidos, foi proposto
organizar sete pontos físicos de armazenamento e recebimento dos objetos nas
unidades/órgãos da instituição. Além disso, foram criadas categorias para os objetos
conforme classificação e foi proposto um fluxo de processo para entrada,
permanência e saída dos mesmos. Foi sugerida como melhoria a utilização de
sistema de informação para auxiliar as pessoas a localizar seus objetos perdidos. A
melhoria propôs ainda inserir o sistema de informação integrado com os sete pontos
físicos de armazenagem. As pessoas responsáveis em cada ponto devem cadastrar
os objetos achados. O sistema deve ficar disponível para visualização de todos
(internet), o que facilitará a busca pelas informações e o trabalho dos funcionários
estabelecendo um padrão de gestão de achados e perdidos em todo o campus.
Palavras-chave: Achados e perdidos. Melhoria de processo. Objetos. Processo
administrativo. Sistema de informação.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Processo Administrativo 17
Figura 2 As Quatro Funções Administrativa 17
Figura 3 O Desdobramento dos Objetivos 18
Figura 4 Dimensões do Sistema de Informação 21
Figura 5 Mapa com Sete Pontos de Armazenagem de Objetos Perdidos 31
Figura 6 Fluxo de Processos de Achados e Perdido 32
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
CDCC Centro de Divulgação Científica e Cultural
CETEPE Centro de Tecnologia Educacional para Engenharia
CeTI-SC Centro de Tecnologia da Informação de São Carlos
CPTM Companhia Paulista de Trens Metropolitanos
EESC Escola de Engenharia de São Carlos
ERP Enterprise Resource Planning
IAU Instituto de Arquitetura e Urbanismo
ICMC Instituto de Ciências Matemáticas e Computação
ICMSC Instituto de Ciências Matemáticas de São Carlos
IES Instituições de Ensino Superior
IFQSC Instituto de Física e Química de São Carlos
IFSC Instituto de Física de São Carlos
IQSC Instituto de Química de São Carlos
PUSP-SC Prefeitura do campus USP de São Carlos
SC São Carlos
SCSEG Seção de Fiscalização e Segurança
SP São Paulo
UESC Universidade de Santa Cruz
UNICAMP Universidade de Campinas
UNIFEI Universidade Federal de Itajubá
UNOCHAPECO Universidade Comunitária da Região de Chapecó
USP Universidade de São Paulo
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO 09
1.1 OBJETIVOS 10
1.1.2 OBJETIVO GERAL 10
1.1.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 10
1.2 JUSTIFICATIVA 11
1.3 METODOLOGIA 11
2 O CASO DE ACHADOS E PERDIDOS NO CAMPUS I DA USP SÃO
CARLOS 15
2.1 O CAMPUS I DA USP SÃO CARLOS 15
2.2 GESTÃO DE PROCESSOS 16
2.3 SISTEMA DE INFORMAÇÃO 19
2.4 ACHADOS E PERDIDOS NO CAMPUS I DA USP SÃO CARLOS 24
3 PROPOSTAS DE MELHORIA 27
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS 33
REFERÊNCIAS 35
APÊNDICES 37
APÊNDICE A – QUESTIONÁRIO DE ACHADOS E PERDIDOS NO CAMPUS
I – USP – SÃO CARLOS/SP 37
APÊNDICE B – DECLARAÇÃO DE ENTRADA DE OBJETOS 39
APÊNDICE C – DECLARAÇÃO DE DEVOLUÇÃO DE OBJETOS 40
APÊNDICE D – TERMO DE DOAÇÃO 41
9
1 INTRODUÇÃO
As instituições de Ensino Superior são locais de grande circulação de pessoas.
Para além do grande fluxo de pessoas que fazem parte da instituição como alunos,
docentes e funcionários, há também pessoas sem vínculo que circulam nestes
espaços, como visitantes e funcionários ligados indiretamente. Esta grande circulação
de pessoas acaba por acarretar esquecimento ou perda de objetos.
Várias instituições como Correios, Universidades, Poupatempo, companhias de
transporte público têm políticas estabelecidas para bens pessoais perdidos, para que
possam, posteriormente, ser encontrados por seus proprietários. Algumas dessas
instituições utilizam o setor de segurança patrimonial para catalogar, armazenar e
determinar o tempo de armazenamento e forma de descarte caso o proprietário não
seja encontrado.
O processo de achados e perdidos desses locais geralmente é realizado de
maneira organizada, no qual o objeto é encontrado, registrado com data em que foi
encontrado e suas características, catalogado e depois armazenado, para que fique
fácil de ser encontrado. Quando o processo é informatizado, esses dados são
inseridos em um sistema de informação integrado, como uma página na web, para
cadastrar e efetuar busca desses pertences, que ajuda na busca das informações.
Quando o objeto encontrado é um documento, algumas instituições
armazenam-no por um período limite por ela determinado, e depois de expirado este
prazo, os documentos encontrados são encaminhados aos Correios, que têm uma
política específica de armazenamento, entrega e, se for caso, descarte.
Observada a importância desta política nos dias atuais, este estudo se propôs
a realizar uma investigação no campus I da USP São Carlos – SP sobre os processos
de achados e perdidos. Isto porque é um local de grande circulação de pessoas e que
demanda uma organização neste sentido.
Durante a investigação foram pesquisadas outras instituições sobre a política e
procedimentos de funcionamento de achados e perdidos e observou-se que cada uma
adota um processo que melhor se adequa à sua realidade.
Na USP campus I de São Carlos – SP, atualmente o processo de achados e
perdidos não está institucionalizado, mas funciona informalmente em todo o campus.
10
As pessoas que perdem objetos procuram nos lugares mais próximos, ou onde
acham que poderiam ser deixados se encontrados por alguém, mas procuram,
principalmente, na Seção de Segurança do campus.
Nos locais onde podem ser deixados pertences perdidos não há normatização
e nem procedimentos, como locais específicos, registros, tempo a ser armazenado no
local, e nem regras sobre o que fazer com esses pertences caso o proprietário ou
responsável pelo objeto não seja encontrado. Observa-se, assim, a necessidade de
otimização deste processo como uma lacuna a ser estudada.
1.1 OBJETIVOS
1.1.2 Objetivo Geral
O objetivo do presente estudo é propor uma melhoria no processo de registro,
armazenamento, devolução e encaminhamento de pertences achados e perdidos da
Universidade de São Paulo – campus I São Carlos/SP, com base na gestão de
processos e nos conceitos de sistema de informação.
1.1.3 Objetivos Específicos
1) Realizar um embasamento teórico a respeito de processos
administrativos e de sistemas de informação sobre políticas de achados e
perdidos;
2) Descrever o processo existente, seu funcionamento e sua estrutura e
identificar falhas no sistema de achados e perdidos;
3) Apresentar uma proposta de melhoria no processo de achados e perdidos
do campus I da USP São Carlos – SP.
11
1.2 JUSTIFICATIVA
Devido ao grande fluxo de pessoas na instituição USP campus I São Carlos –
SP, muitos objetos são perdidos. A falta de comunicação entre as unidades/órgãos
causa dificuldades para localizar precisamente esses objetos, ocasionando transtorno
para pessoas que precisam buscar seus objetos perdidos.
Cada unidade/órgão possuem formas diferentes de organizar esses objetos
achados. Na maioria deles a guarda desses objetos é realizada de forma
desorganizada, sem nenhum tipo de controle de entrada e saída, identificando-se
assim, a necessidade da organização dessas informações e gestão no processo de
achados e perdidos e a possibilidade de um estudo que venha a contribuir
academicamente com formas de gestão de achados e perdidos.
1.3 METODOLOGIA
A presente pesquisa classifica-se como aplicada e qualitativa. Segundo Gil
(2010), a pesquisa aplicada é aquela em que se obtêm conhecimentos para serem
aplicados em uma situação específica. O trabalho desenvolvido busca analisar, obter
dados e informações sobre achados e perdidos, para desenvolver um processo para
melhoria e controle dos achados e perdidos.
Para Mynayo (2001, p. 14, apud GERHARD E SILVEIRA, 2009, p.32), “a
pesquisa qualitativa trabalha com significados, motivos, aspirações, crenças, valores
e atitudes, um espaço mais profundo das relações, dos processos e fenômenos que
não podem ser reduzidos à operacionalização de variáveis”, ou seja, a pesquisa que
será desenvolvida não pode ser respondida de forma numérica e sim com palavras e
explicações.
Quanto aos objetivos a pesquisa desenvolvida é exploratória, pois o presente
trabalho busca mais informações sobre determinado assunto, para familiarizar-se com
o fenômeno, ter novas ideias e percepções. (CERVO, BERVIAN e SILVA, 2007).
A pesquisa concretizou-se por meio de um estudo de caso, verificando como
se dá a gestão do processo de achados e perdidos nos prédios da Universidade de
São Paulo, campus I São Carlos. Segundo Cervo, Bervian e Silva (2007, p.62),
“estudo de caso é a pesquisa sobre determinado indivíduo, família, grupo ou
12
12
comunidade que seja representativo de seu universo, para examinar aspectos
variados de sua vida”.
Foi realizada também uma pesquisa bibliográfica. A pesquisa bibliográfica
consiste em um levantamento de dados a partir de referências teóricas publicadas em
artigos, livros, dissertações e teses, para conseguir explicar o problema, e documental
baseada em documentos da empresa como sites, publicações e arquivos (CERVO,
BERVIAN E SILVA, 2007).
Para a coleta de dados foi realizada observação direta, observação participante
e aplicação de questionário. A observação participante ocorreu pelo fato de um dos
pesquisadores trabalhar na instituição estudada. A observação participante é baseada
na interação ativa entre o pesquisador e o grupo pesquisado, o pesquisador participa
de todas as atividades, ou seja, ele acompanha e vive a situação concreta, mas tem
que ter o cuidado de não se confundir como membro do grupo. Seu papel é ser apenas
observador facilitador, tendo em vista que está inserido no grupo pesquisado.
(RAMPAZZO, 2010)
Foram aplicados questionários com funcionários das unidades/órgãos do
campus I da USP São Carlos, ou seja, locais onde há probabilidade de serem
deixados os objetos perdidos e achados. Rampazzo, (2010, p.116) descreve: “o
questionário é um instrumento de coleta de dados constituído por uma série ordenada
de perguntas, que devem ser respondidas por escrito e sem a presença do
entrevistador”.
O questionário aplicado, disponível no Apêndice – A, é composto por 14
questões. Foram aplicados 14 questionários no total, nos seguintes locais: Biblioteca
Central da Escola de Engenharia de São Carlos, Engenharia de Produção, salas de
aulas (engenharias), Engenharia Hidráulica, Engenharia de Transportes, Engenharia
Elétrica, serviço de audiovisual, todas pertencentes a Escola de Engenharia de São
Carlos (EESC), Instituto de Arquitetura e Urbanismo (IAU), Administração do Instituto
de Ciências Matemáticas e Computação (ICMC), Biblioteca do Instituto de Química
de São Carlos (IQSC), secretaria de ensino do IQSC, Biblioteca do Instituto de Física
de São Carlos (IFSC), Seção de Fiscalização e Segurança (SCSEG) e no Centro
Cultural da Prefeitura do Campus de São Carlos (PUSP – SC).
Em todos os prédios observou-se que, em alguma medida, recebem os objetos
perdidos e achados.
13
A tabulação dos dados foi realizada por meio das observações e
respostas dos questionários, analisando e relacionando as respostas dadas,
verificando como é o processo atual e quais as necessidades para
desenvolver uma melhoria.
14
15
2 O CASO DE ACHADOS E PERDIDOS NO CAMPUS I DA USP SÃO CARLOS
O trabalho desenvolvido foi um estudo de caso realizado na Universidade de
São Paulo, na cidade de São Carlos – SP, campus I. A referida instituição foi escolhida
devido a um dos pesquisadores exercer sua atividade profissional em um dos setores
que armazena objetos encontrados no campus, e perceber a dificuldade na procura e
na devolução de objetos na instituição, por falta de informação e organização do
processo.
2.1 O CAMPUS I DA USP SÃO CARLOS
Os dados deste subitem foram fundamentados nos dados que constam no site
da USP. A USP – São Carlos iniciou no ano de 1948 com a Escola de Engenharia de
São Carlos (EESC), mas a primeira aula foi no dia 18 de abril de 1953, no prédio que
abriga hoje o Centro de Divulgação Científica e Cultural (CDCC), no centro da cidade.
Em 1956, devido à sua área ter se tornado pequena para as demandas de cursos e
administrativas, ela foi transferida para o campus universitário, abrangendo uma área
bem maior (USP, 2016c).
No início da década de 70, com a multiplicação das atividades, quatro
departamentos da EESC deram origem a mais duas importantes unidades
universitárias: o Instituto de Ciências Matemáticas de São Carlos (ICMSC), que surgiu
da união dos Departamentos de Matemáticas e de Ciências de Computação, e o
Instituto de Física e Química de São Carlos (IFQSC), da formação dos Departamentos
de Física e Ciência de Materiais e pelo Departamento de Física e Química Molecular.
Em 1994, o IFQSC foi dividido, formando o Instituto de Física de São Carlos
(IFSC) e o Instituto de Química de São Carlos (IQSC). Após 4 anos (1998), o ICMSC
mudou sua nomenclatura, passando a se chamar Instituto de Ciências Matemáticas e
de Computação (ICMC). A unidade mais recente criada foi o Instituto de Arquitetura e
Urbanismo (IAU) com início em 2010.
As cinco unidades de ensino - EESC, IAU, ICMC, IFSC e IQSC, que somadas
à Prefeitura do campus USP de São Carlos (PUSP-SC), ao Centro de Tecnologia da
Informação de São Carlos (CeTI-SC), ao Centro de Divulgação Científica e Cultural
(CDCC), e a outros órgãos/serviços, compõem o campus da USP de São Carlos. A
16
extensão territorial do campus I é de 321.457 m², com uma área edificada de
136.694,90 m². Com a ampliação de cursos houve a necessidade de acrescentar mais
um campus, contendo uma área territorial de 978.027,85 m² e uma área edificada de
38.132,87 m² (campus II na USP de São Carlos) (USP, 2016c).
Com seus dois campi, a USP – São Carlos conta com 1.163 funcionários
técnicos administrativos, 8.719 discentes, 522 docentes, e 286 pessoas externas
(terceirizados, estagiários e comércio), totalizando 10.690 pessoas com algum vínculo
com a instituição (USP, 2016b).
2.2 GESTÃO DE PROCESSOS
Os procedimentos relativos a achados e perdidos em uma universidade é um
processo que se inicia no momento em que alguém perde um objeto. Quando isso
acontece, a instituição deve administrar de maneira responsável, de forma planejada
e organizada o fluxo deste objeto, com vistas a retorná-lo ao seu dono.
Chiavenato (2006) observa que nem sempre a administração é sinônimo de
organização.
Fayol faz uma distinção entre ambas, para ele administração é um todo e a organização é uma das partes. O conceito amplo e compreensivo de Administração – como um conjunto de processos entrosados e unificados – abrange aspectos que a organização por si só não envolve, tais como os da previsão, comando e controle. A organização abrange apenas a definição da estrutura e da forma, sendo, portanto, estática e limitada. [...] Fayol adota a denominação “princípio”, afastando dela qualquer ideia de rigidez, pois nada existe de rígido ou absoluto em matéria administrativa. Tudo em administração é questão de medida, ponderação e bom senso. (CHIAVENATO, 2006, p.52).
Ainda, segundo Fayol, os elementos que compõem a administração são:
“previsão, organização, comando, coordenação e controle. (CHIAVENATO, 2006, p.
53).
Segundo Chiavenato (2006), os autores neoclássicos partem dos elementos da
administração de Fayol, mas de uma forma atualizada, adotando o processo
administrativo como núcleo, porém, cada autor sugere uma função administrativa
diferente. Neste sentido, são determinadas quatro funções básicas do administrador:
planejar, organizar, dirigir e controlar. Quando todas essas funções se interagem
formam o processo administrativo.
16
17
Ilustra-se a seguir, na figura 1, a formação do processo administrativo, e na
figura 2 às quatro funções administrativas.
Figura 1: Processo Administrativo
Fonte: Chiavenato, (2006, p. 91)
Figura 2: As quatro funções administrativas
Fonte: Chiavenato, (2006, p. 91)
Para Chiavenato (2006) o planejamento é a primeira função administrativa por
ser a base das demais. No planejamento devem ser definidos quais os objetivos e o
que se deve fazer para atingi-los.
O autor define o objetivo como resultados futuros que se pretende atingir, e
uma vez atingido deixa de ser objetivo e passa a ser realidade. Segundo Chiavenato
PLANEJAMENTO ORGANIZAÇÃO DIREÇÃO CONTROLE
Definir missão
Formular
Objetivos
Definir os planos para alcançá-los
Programar as atividades
Dividir o trabalho
Designar as
atividades
Agrupar as atividades em órgãos e cargos
Alocar
recursos
Definir
autoridade e responsabilidade
Designar as
pessoas
Coordenar os esforços
Comunicar
Motivar
Liderar
Orientar
Definir os padrões
Monitorar o desempenho
Avaliar o
desempenho
Ação
corretiva
Recursos
Humanos
Financeiros Materiais
Tecnológicos
Informação
Controle
Monitorar as
atividades e corrigir
os desvios
Organização
Desenhar o trabalho,
alocar recursos e coordenar atividades
Desempenho
Objetivos Produtos
Serviços Eficiência Eficácia
Planejamento
Formular Objetivos e os meios
para alcançá-los.
Direção
Designar pessoas, dirigir seus
esforços, motivá-las, liderá-las e comunicá-las.
18
(2006, p. 92). “Os objetivos se desdobram em uma hierarquia que vai desde os
objetivos globais da organização até os objetivos operacionais”. As organizações
precisam saber priorizar os objetivos e quais são os mais importantes como mostra
na figura 3.
Figura 3: O desdobramento dos objetivos
Fonte: Chiavenato, (2006, p. 92)
A partir da década de 50 do séc. XX, o enfoque no “processo” e a preocupação
com as atividades (meios) passaram a ser substituídos por um enfoque nos resultados
e objetivos a alcançar (fins) – a preocupação de “como” administrar passou para “por
que” ou “para que” administrar (CHIAVENATO, 2006).
Para Chiavenato (2006), essa reformulação é vista como uma revolução na
administração, pois até então as pessoas e a organização estavam mais preocupadas
em trabalhar do que propriamente produzir resultados.
Maior
Amplitude
Menor
Menor Detalhamento Maior
Objetivos Organizacionais Estabelecimento dos objetivos da Organização
Políticas Colocação dos objetivos como guias para a ação
Diretrizes Linhas mestras e genéricas de ação
Metas Alvos a atingir a curto prazo em cada órgão
Programas Atividades necessárias para cada meta
Procedimentos Modos de execução de cada programa
Métodos Planos para execução de tarefas
Normas Regras para cada procedimento
19
Pessoas que pensam em resultados passam a ter ideias para melhorar o
processo. A experiência que adquirem com o tempo, realizando sempre o mesmo
processo, acaba por fazer com que tomem decisões para melhor desempenhá-lo e
desta forma auxiliam na administração.
Berkun (2008) diz que as boas ideias são necessárias para formar as primeiras
decisões do planejamento, desenvolver projetos, escrever um código de qualidade e
entregar um trabalho que atenda às necessidades da organização.
Neste sentido, a informação passa a ter um caráter fundamental, especialmente
no que concerne à tomada de decisão no processo organizacional. De acordo com
Berkun (2008), o que realmente importa é que a informação certa seja especificada
pelas pessoas certas, e que essa informação seja produzida de modo útil para as
pessoas que precisam dela.
Para Berkun (2008) sempre há questões emocionais e psicológicas presentes
na tomada de decisão, e as pessoas sempre sentem medo, desejo e motivações
pessoais para fazer isso ou aquilo, quer tenham consciência disso, ou não. “Além dos
sentimentos pessoais, o ato da tomada de decisões em si abrange pressão e tensão,
e pode gerar emoções e sentimentos” (BERKUN, 2008, p. 169).
O desenvolvimento tecnológico trouxe rápidas transformações em várias áreas.
Essas transformações acontecem também com as informações. Elas são transmitidas
de maneira muito rápida, por meio das redes sociais na internet e em outros meios de
comunicação como rádio e televisão. Porém, além da transmissão da informação, é
necessário saber como utilizá-las.
2.3 SISTEMA DE INFORMAÇÃO
O sistema de informação pode ser definido como “um conjunto de componentes
inter-relacionados que coletam, processam, armazenam e distribuem informações
destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma
organização” (LAUDON E LAUDON, 2007, p. 9).
Ainda segundo os autores, “a informação quer dizer dados apresentados em
uma forma significativa e útil para os seres humanos” (LAUDON; LAUDON, 2007, p.9)
e são necessárias três atividades para produzir informações:
Entrada;
Processamento e
20
Saída dessas informações.
E citam a importância de ser indispensável o feedback, para poder avaliar ou
corrigir o estágio de entrada.
Laudon e Laudon (2007) apontam a transformação dos sistemas de informação
no ambiente de negócios, e mostram o aumento da utilização dos celulares,
computadores de mão, e-mails, conferências on-line, teleconferências internacionais
pela internet, e levam a crer que todas essas são ferramentas essenciais para os
negócios. É necessária a utilização da tecnologia para que se possa fazer esta
transformação com o sistema de informação.
Para Barreto (2012) o conceito de tecnologia refere-se a um conjunto de
conhecimentos científicos, empíricos e intuitivos, que podem alterar um produto, o
processo de produção e o de comercialização deste produto (ou serviço). Ainda
segundo o autor, a tecnologia requer
[...] a absorção de determinado conhecimento e uma decisão de iniciar, modificar ou aperfeiçoar um produto ou serviço, seu processo de produção ou comercialização. Quando se estabelece esta cumplicidade de intenções, um processo de absorção e um processo de decisão podem dizer que se efetivou uma inovação em determinada realidade. A realidade reconheceu e aceitou a introdução da novidade. (BARRETO, 2012, p5).
A finalidade básica de uma tecnologia e sua adoção é modificar uma
determinada realidade, aumentando o bem-estar dos indivíduos que nela habitam.
O sistema de informação consiste na integração da informação e o processo
de controlar, estocar e recuperar a informação, segundo Barreto (2012). O autor
recomenda que se deve ter o máximo de cuidado para a introdução dessas
informações e o seu processamento, pois são necessários os mínimos detalhes para
que o resultado esteja o mais correto possível.
Segundo Batista (2006)1 apud Rodrigues, Silva e Silva (2015, p. 40)
Sistemas de informação gerencial são sistemas que trabalham no auxílio da gestão, planejamento e controle de produção. Ainda de acordo com o autor, atualmente há um volume muito grande de informação que não é trabalhada e com isso, pode-se perder muito material de planejamento que poderia auxiliar uma empresa a mudar sua forma de trabalhar e produzir e atingir resultados positivos e satisfatórios.
1 BATISTA, Emerson O. Sistemas de Informação: o uso consciente da tecnologia para o gerenciamento. São Paulo. Editora Saraiva, 2006
21
Para que a organização possa apresentar um melhor desempenho em suas
atividades, é essencial que tenha um sistema de informação, auxiliando na grande
quantidade de dados para, assim, melhor organizar as tomadas de decisões.
Um dos pontos mais importantes no sistema de informação são as pessoas,
pois é necessário conhecer a organização, o processo que irá efetuar e compreender
a leitura feita nesse sistema. Se tiver um sistema de informação de última geração
com todos os dados necessários, e se a pessoa que for gerenciar tudo isso não tiver
o conhecimento da linguagem e a técnica necessária para manusear toda a
tecnologia, os significados dos dados e o que deverá ser feito com todas aquelas
informações, de nada adianta o sistema.
A figura 4 mostra três dimensões para que o sistema de informação possa
efetivamente ser efetivo no gerenciamento.
Figura 4: Dimensões do Sistema de Informação
Fonte: Laudon e Laudon, (2007, p. 11)
A tecnologia física como hardware, software e uma rede de comunicação para
interligar as pessoas interessadas nesse sistema, efetivam o serviço que irá ser
realizado, de uma maneira mais ágil, apresentando um melhor resultado no processo.
Uma das ferramentas para gestão do sistema de informação é o Enterprise
Resource Planning (ERP). Segundo Souza (2003) apud da Silva, Rodrigues e Silva
(2015, p. 4) ERP pode ser definido como um: “software integrado e parte de uma
Sistema
de
Informaçã
o
Organização
Tecnologia
Pessoa
s
22
tecnologia com recursos de informática que registra e processa cada evento
empresarial oriundo das funções empresariais básicas, por um único input ou entrada
de processamento”.
Ainda segundo os autores, Silva, Rodrigues e Silva (2015, p. 4) “um sistema
ERP então se define como uma ferramenta que trabalha todos os lados da empresa
como um único meio e parte desse princípio para gerar resultados e auxílio nos mais
diversos setores (produção, gestão, marketing, financeiro, recursos humanos) ”.
Essa ferramenta que interliga todos os setores auxilia na comunicação e
rapidez na informação, contendo um banco de dados único, em uma mesma
linguagem, sendo a espinha dorsal dos negócios eletrônicos.
Um ponto a ser observado na gestão, ao centralizar as informações, é que
todos os setores deverão se ajustar para falar a mesma linguagem, utilizar as mesmas
políticas e particularidades.
Silva (2013), ao estudar o caso de achados e perdidos da Companhia Paulista
de Trens Metropolitanos (CPTM), destaca que 80% das devoluções acabam partindo
de funcionários da própria seção em que o objeto foi encontrado.
No campus I da USP São Carlos não é diferente. Devido à ausência de um
sistema de informação que estabeleça uma política para achados e perdidos os
funcionários, por meio de informações nos próprios objetos, buscam encontrar os
proprietários destes.
Segundo Silva (2013), ainda no estudo de caso da CPTM, sistemas como o do
setor de achados e perdidos, servem como uma ponte entre quem perdeu e quem
achou o objeto. Destaca o autor que é necessário um local para guardar os itens
achados e perdidos e pessoas para supervisionar o local, até mesmo em sistemas on-
line como nos casos do metrô de São Paulo e dos correios.
Para encontrar os proprietários destes pertences muitas vezes há a
necessidade de um intermediário, de um local para armazenagem, uma seção que
acaba utilizando-se da web para buscar onde localizar os proprietários, dentro de
redes sociais.
Em seu trabalho Silva (2013), implementa um sistema que possibilita o cadastro
de itens perdidos ou encontrados, que permite que os usuários se comuniquem para
que os objetos sejam devolvidos. É necessário o preenchimento de um cadastro para
a utilização do sistema, de forma a facilitar a comunicação. Não necessariamente o
23
objeto necessita estar em um local armazenado, porém, a informação facilita com que
os itens sejam devolvidos, dando uma maior credibilidade à organização.
Este trabalho mostra a necessidade de uma normatização dos procedimentos
dos objetos perdidos encontrados em locais de grande circulação, como as
universidades. Quando não existe esse sistema, as pessoas, além de não saberem
onde procurar seus pertences, não têm informações sobre o que acontece e nem
como devolver os objetos encontrados.
Silva (2013) indica que, para que não haja retrabalho e a utilização de várias
pessoas fazendo a mesma atividade, causando um gasto maior de tempo e de
recursos, é indicada na gestão da informação referente aos achados e perdidos a
centralização das informações e a divulgação destas informações, de forma a facilitar
a devolução, para que as pessoas saibam que há algo de alguém perdido e caso
encontrado onde e como devolver.
Foram pesquisadas outras instituições no sentido de verificar boas práticas de
gestão de achados e perdidos. Exemplifica-se a Universidade Comunitária da Região
de Chapecó (UNOCHAPECO) que em sua web site possui um link só para objetos
perdidos e achados, facilitando a busca e procura, direcionando tudo para o Setor de
Protocolo. Os objetos são armazenados por até três meses, em seguida são
encaminhados para outros setores que podem utilizá-los, ou são doados
(UNOCHAPECO, 2016).
A Universidade de Santa Cruz (UESC) possui um sistema parecido em sua
página, específico para o sistema de achados e perdidos, com instruções de
procedimento e os objetos também são encaminhados para o setor de protocolo
(UESC, 2016).
Já a Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP) direciona o processo de
achados e perdidos para a seção de vigilância dessa instituição, que possui um
sistema para fazer a busca de objetos achados e perdidos (UNICAMP, 2016a). Na
instrução nº 03/2014 do dia 10 de junho foram estabelecidas normas e definições para
a central de achados e perdidos dentro da universidade. As pessoas que forem retirar
algum objeto devem assinar um termo de entrega, após ser comprovada a
propriedade ou posse (UNICAMP, 2016b).
A Universidade Federal de Itajubá (UNIFEI) do campus de Itabira também
dispõe de serviço de achados e perdidos que apresenta diretrizes, responsabilidades,
e procedimentos para registro, devolução e desfazimento dos objetos achados e
24
perdidos no campus, além de condutas básicas a serem seguidas baseadas nos
princípios constitucionais da administração pública. A UNIFEI tem toda documentação
de normas e procedimentos como o processo de recolhimento, registro do
armazenamento, registro da divulgação, procedimentos de como o proprietário deve
reivindicar seus pertences, procedimentos para a devolução até o registro de saída
do objeto achado ou perdido (UNIFEI, 2016).
2.4 ACHADOS E PERDIDOS NO CAMPUS I DA USP SÃO CARLOS
O processo de achados e perdidos inicia-se quando alguém perde um de seus
pertences e outra pessoa o encontra. O que fazer? Essa é a pergunta que atualmente
é feita pelas pessoas que circulam nas dependências do campus I da USP São Carlos
– SP.
Uma pessoa que encontra um objeto deve encaminhá-lo para algum lugar do
campus. Geralmente estes objetos são deixados no local mais próximo, podendo ser
uma portaria, prédios de sala de aula ou Unidades/Órgãos (ICMC, EESC, IFSC, IQSC,
IAU). O local de maior procura é a Seção de Fiscalização e Segurança da Prefeitura
do Campus USP de São Carlos (PUSP-SC).
No campus I todas as Unidades/Órgãos guardam objetos esquecidos, ou
deixados, e por isso existe grande dificuldade das pessoas encontrarem seus
pertences. Todos os Institutos e Departamentos possuem uma administração
independente, cada uma com seu próprio sistema de informação, não havendo
nenhum tipo de integração, a não ser por telefone e correio eletrônico. Todos os
institutos possuem web site independentes, que estão interligados por links na página
www.saocarlos.usp.br.
No campus I da USP São Carlos há várias Unidades/Órgãos que também
possuem objetos achados armazenados, muitos sem cadastros e armazenados em
locais que não são de fácil acesso, pois não ficam no alcance da visão. Uma pessoa
que perdeu algum objeto não sabe que ali é um local de armazenamento de achados
e perdidos do campus. Como uma das funções da Seção de Fiscalização e
Segurança, que é exercida por meio da Guarda, é prestar informações à comunidade,
o setor acaba por atrair também procedimentos de achados e perdidos.
25
Apesar de alguns locais armazenarem esses pertences, ou encaminharem para
a Seção de Fiscalização e Segurança, pode-se observar que esse processo dentro
do campus não está institucionalizado, não há normas nem procedimentos adotados.
Cada pessoa envolvida da instituição age como melhor lhe convém. Os objetos
são armazenados sem serem cadastrados em nenhum sistema de informação
integrado. Em casos em que há identificação, procura-se a unidade a que pertence,
ou procura-se algum contato para tentar localizar o proprietário (redes sociais,
telefone, e-mail etc.).
Em certas Unidades/Órgãos são anotados alguns dados como: a data e o local
onde o objeto foi encontrado e se houver identificação também é registrada. Alguns
departamentos encaminham direto para a Seção de Fiscalização e Segurança.
Seguindo o processo, se houver identificação é feito o contato com a unidade para
buscar mais informações sobre o proprietário.
Normalmente os pertences que não possuem identificação não são
encontrados por seus proprietários, permanecendo no local, às vezes, por muito
tempo. Quando estes pertences não são procurados é necessário que sejam
descartados de alguma maneira.
Como a Seção de Fiscalização e Segurança é o local mais procurado, e
funciona ininterruptamente, as pessoas procuram este local para tentar encontrar seus
objetos, que muitas vezes não se encontra nesta seção, e nem é possível dar
informação onde poderia ser encontrado, tendo em vista que há a possibilidade de
estar em qualquer prédio do campus.
Portanto, quando alguém perde algum objeto no campus I da USP São Carlos
– SP e quer encontrá-lo, busca informação na Seção de Segurança, portarias,
Unidades/Órgãos, salas de aula, ou seja, fica procurando em vários lugares, e na
maioria das vezes, não é encontrado este pertence perdido.
Quando estes pertences possuem identificação, os funcionários dos
departamentos onde foram deixados tentam encontrar os donos e devolver os
pertences, como já observado. Porém, a dificuldade ainda maior está nos objetos de
pessoas que não têm vínculo com a USP, pois não há pistas na instituição de como
achar estas pessoas.
Embora muitos objetos sejam enviados à Seção de Fiscalização e Segurança,
esta enfrenta a mesma dificuldade para localizar o proprietário, pois não há nenhum
sistema (banco de dados) com as informações de alunos, funcionários ou docentes.
26
As seções de alunos possuem seus próprios sistemas individuais de dados cadastrais
de vínculo. Cada Unidade/Órgão possui apenas seu sistema, sem uma integração de
informações de achados e perdidos.
Após serem aplicados 14 questionários com funcionários de vários prédios,
sendo sete nos prédios da Escola de Engenharia de São Carlos (EESC) - Biblioteca
Central, Engenharia de Produção, Salas de aula (Bloco “C, D e Matadouro”),
Engenharia Hidráulica, Engenharia de Transportes, Engenharia Elétrica e no Centro
de Tecnologia Educacional para Engenharia (CETEPE), um no Instituto de
Matemática e Computação (ICMC), um na Biblioteca do Instituto de Física de São
Carlos (IFSC), um no Instituto de Arquitetura e Urbanismo (IAU), dois no Instituto de
Química de São Carlos (IQSC) e dois na Prefeitura do campus (Segurança e Centro
Cultural) pode-se construir um melhor diagnóstico do processo e identificar que há
alguns objetos perdidos armazenados nos prédios.
Somente quem registra de alguma maneira os objetos são a Biblioteca do IFSC,
o ICMC, Biblioteca Central e a Seção de Fiscalização e Segurança. A Engenharia
Hidráulica, CETEPE e a Engenharia Elétrica encaminham para a Seção de
Fiscalização e Segurança os objetos encontrados. Só é realizada a procura do
proprietário quando é possível alguma identificação no objeto. Somente a Biblioteca
do IFSC divulga imagens dos objetos. A pessoa responsável pelas salas de aula da
EESC expõe os objetos, porém não divulga de nenhuma forma. Apenas 28% dos
funcionários que responderam o questionário fazem algum tipo de registro de objetos
achados e perdidos.
Todos os participantes da coleta de dados responderam que são a favor de
um sistema único e integrado para informação e localização de objetos perdidos e
achados.
Por meio dos dados coletados nos questionários foram identificados os locais
que poderiam ser pontos de armazenamento para os objetos achados e foi verificada
a melhor distribuição pelo campus. Considerando as informações coletadas e
analisadas foi sugerida a criação de sete pontos para o recebimento dos objetos.
Estes pontos estão localizados próximos às entradas e saídas de pessoas e na área
central, de fácil acesso a todos.
27
3 PROPOSTAS DE MELHORIA
Após estudo da gestão do processo de achados e perdidos da USP, propõem-
se algumas melhorias, no sentido de construir um sistema de informação único e
centralizado, como um banco de dados que auxilie no processo de gestão.
Nesse sistema, todas as Unidades/Órgãos devem ter acesso à informação,
possibilitando localizar os proprietários de objetos perdidos, melhorando assim a
comunicação. A informação compartilhada propicia uma melhoria no tempo de
localização.
A proposta de melhoria tem como objetivo organizar os objetos achados e
perdidos com base no processo administrativo, utilizando para isso as fases do
processo, de forma a planejar, organizar, dirigir e controlar a gestão de achados e
perdidos.
Na fase de planejamento foi definido como objetivo propor melhorias no
processo de gestão de achados e perdidos do campus I da USP São Carlos – SP.
Para isso foi realizado um diagnóstico sobre a gestão de achados e perdidos, por meio
da aplicação de questionários, o que permitiu que fossem identificados pontos que
poderiam ser melhorados no processo.
Em relação à organização, o processo foi estruturado da seguinte maneira:
foram identificados sete pontos como principais para a guarda de objetos, sendo eles:
Centro Cultural,
Biblioteca IFSC,
Biblioteca EESC,
ICMC,
Seção de Fiscalização e Segurança,
Biblioteca IQSC e
IAU,
conforme se observa na figura 5.
Para esta definição foram utilizados dados do diagnóstico para um
mapeamento adequado. Os critérios considerados para escolha destes pontos foram:
Facilidade de acesso,
Alta circulação de pessoas,
Localização próxima a entrada/saída e
28
Localização central do campus.
Além disso, definiu-se a necessidade de construção de um sistema de
informação para monitoramento e controle do processo, nos moldes de um ERP.
Para a elaboração deste sistema foram definidos como requisitos de dados
mínimos: data de recebimento do objeto, nome de quem entregou, dado de contato
(e-mail e telefone) de quem entregou, nome do funcionário que recebeu, classificação
do objeto, descrição detalhada do objeto, data e o local que foi encontrado o objeto,
local em que está armazenado o objeto. No caso de devolução do objeto, o sistema
deverá ter campos para registro de data e horário da devolução do objeto, nome de
quem retirou o objeto, dados de contato de quem retirou o objeto (e-mail e telefone),
nome do funcionário que entregou o objeto. No caso de doação, o sistema deve
contemplar o nome da instituição que recebeu o objeto e a data da doação.
Como procedimento, os funcionários receberão objetos achados e, juntamente
com a pessoa que os entregou, será verificado o conteúdo do referido objeto e,
posteriormente, será efetuado o registro no sistema integrado de informação. Além
disso, propõe-se a criação de uma declaração de entrada de objetos (apêndice B),
para registro e assinatura de quem encontrou o objeto.
Em caso de devolução ao proprietário, além do registro no sistema, será criado
uma declaração de devolução de objetos (apêndice C), que deverá ser assinada por
quem está retirando e se diz proprietário do objeto que estava armazenado.
Sobre a classificação do objeto, propõem-se três categorias: documentos,
objetos úteis e objetos de valor. Por meio desta classificação, propõe-se a realização
de diferentes procedimentos.
Para os documentos, se identificadas informações pessoais do proprietário,
como telefone ou e-mail, a proposta é realizar uma busca ativa pelos funcionários, no
sentido de tentar entrar em contato com o proprietário.
Os objetos úteis (como óculos, guarda chuva, etc.) seriam apenas cadastrados
no sistema integrado.
Os objetos de valor seriam encaminhados para a Seção de Fiscalização e
Segurança para uma melhor guarda do objeto. Os registros desses objetos de valor
devem ser realizados pela Seção de Fiscalização e Segurança, no entanto, com
assinatura também do responsável que encaminhou o objeto.
29
A proposta de tempo de guarda dos objetos é de, no máximo, noventa dias. Os
documentos, após esse período, devem ser entregues aos Correios, juntamente com
um documento comprobatório da entrega, devidamente preenchido e assinado.
Os objetos úteis, passíveis de doação, e objetos de valor, seriam doados para
instituições sem fins econômicos e/ou com fins filantrópicos. Neste caso, sugere-se a
assinatura de um termo de doação (apêndice D) para o controle da saída desses
objetos.
Um dos sete pontos, especificadamente a Seção de Fiscalização e Segurança,
ficaria como o principal ponto de referência, por funcionar vinte e quatro horas
proporcionando uma flexibilidade no atendimento as pessoas que procuram seus
objetos perdidos. A centralização das informações poderá auxiliar na comunicação
entre todas as unidades, facilitando o fluxo de forma mais rápida e eficiente.
Para melhor ilustrar o processo foi construído o fluxograma com o fluxo do
processo, conforme pode ser observado na figura 6.
A proposta é que o sistema de informação integrado com as informações dos
objetos achados seja alimentado apenas pelos funcionários dos setes pontos
distribuído pela universidade.
Entretanto, para consulta de objetos cadastrados no sistema, esta deve ficar
disponível a todos, para dar agilidade e facilidade a quem procura o objeto. Desta
forma, será possível informar ao proprietário como chegar ao seu pertence de forma
rápida e eficiente. Atualmente o interessado em achar um objeto perdido tem que sair
perguntando pelo campus todo, e em todos os prédios, como já observado.
Em relação à direção, em cada um dos setes locais definidos como pontos de
armazenagem de objetos achados e perdidos, devem ser designados funcionários
responsáveis pelo recebimento, registro e inserção dos dados no sistema integrado
de informação, além da devolução do objeto.
Além disso, os funcionários responsáveis pela guarda dos objetos, nos pontos
selecionados, devem ser informados e receber qualificação de como proceder com a
entrada, registro e saída dos objetos. Na proposta desenvolvida, somente funcionários
dos sete pontos selecionados ficam responsáveis pelo cadastramento e guarda dos
objetos. Os funcionários dos prédios não pertencentes aos pontos fixos de
armazenamento de objetos achados e perdidos devem ser informados sobre para qual
prédio mais próximo de sua localidade deve ser encaminhado o objeto encontrado.
30
O sistema de informação é uma ferramenta de apoio, para que o processo seja
executado corretamente. As pessoas precisam entender o funcionamento do
processo e o funcionamento do sistema, por isso é importante que seja realizado um
treinamento para as pessoas responsáveis pelo processo.
O procedimento de orientação faz parte da fase de direção. A informação
também precisa ser repassada aos sites e meios de comunicação existentes na
instituição para a divulgação do novo processo de gestão de achados e perdidos, com
as informações dos setes pontos designados para receber esses objetos.
Com a implantação de um sistema integrado de informação em todo o campus,
nos moldes de um ERP, será possível ter a informação necessária para localizar o
objeto perdido e encontrado, e também informar quem está procurando algum objeto.
As pessoas são peças fundamentais para o processo funcionar de forma
adequada, juntamente com a ferramenta apropriada, como o ERP proposto. A
existência de um sistema integrado reduz tempo de trabalho, agilizando o processo
de encontrar os pertences das pessoas e devolvendo-os com maior segurança.
O registro no sistema, além de gerar dados estatísticos pelo serviço prestado,
permitirá o monitoramento do processo e a avaliação de desempenho, e futuras ações
corretivas, contribuindo para a fase de controle do processo administrativo.
Destaca-se que a instituição estudada, além do ensino, produz inovações
tecnológicas e possui suporte suficiente para a implantação do processo proposto
neste estudo.
31
Figura 5: Mapa com sete pontos de armazenagem de objetos perdidos
Legenda de Pontos de Armazenamento:
1 – IAU 2 – Biblioteca IQSC 3 – Seção de Fiscalização e Segurança
4 – Biblioteca EESC 5 – ICMC 6 – Biblioteca IFSC 7 – Centro Cultural
Fonte: USP (2016a) – Modificado pelos autores.
1
2
3
4
5
6
7
32
Figura 6: Fluxo de Processos de Achados e Perdidos
Fonte: elaboração dos autores, 2016.
Busca ativa
do proprietário
Guardado por 90
dias (máximo)
SIM
NÃO
Proprietário
identificado? Devolução
Assinatura
do termo de
devolução
O objeto é
passível de
doação?
SIM Doação
Descarte
NÃO
Assinatura
do termo de
doação
Objeto útil
Proprietário
identificado?
Pontos de
armazenamento
(sete)
Registro no
sistema por
funcionário
responsável
Classificação
do objeto no
sistema
Seção de
segurança
Objeto
encontrado
NÃO Doação
SIM
Devolução
Assinatura
do termo de
doação
Assinatura
do termo de
devolução
Objeto de valor
Guardado por
90 dias
Encaminhado
aos correios
Proprietário
identificado?
Devolução
NÃO
Assinatura
do termo de
devolução
SIM
Assinatura do termo
de repasse de
responsabilidade
Documento
Declaração
de entrada
de objetos
33
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Considera-se que este estudo acadêmico atingiu seu objetivo, propondo uma
melhoria na gestão de uma instituição de ensino superior público, baseada nas teorias
administrativas e em uma ferramenta do sistema de informação, ERP, no sentido de
otimizar a gestão do processo de objetos achados e perdidos.
Foi observada, na parte operacional, a falta de procedimentos no processo de
achados e perdidos da instituição estudada, gerando dificuldades para as pessoas
que procuram seus objetos perdidos, na medida em que o diagnóstico apontou que
os mesmos são deixados espalhados em todo o campus.
Para realização deste trabalho foram pesquisadas outras instituições que
possuem procedimentos para organizar de uma forma estruturada esses objetos,
facilitando o processo para as pessoas responsáveis pela sua guarda, até a devolução
ou descarte desses objetos. Estas pesquisas tiveram como objetivo verificar boas
práticas na gestão que pudessem contribuir com a proposta de melhoria deste estudo
acadêmico.
Por meio dos questionários aplicados, construiu-se um diagnóstico do processo,
e apresentou-se a necessidade de uma integração entre as unidades/órgãos do
campus I da USP São Carlos – SP, de uma centralização nas informações, além de
documentos que resguardem os responsáveis na guarda dos objetos deixados em
seu poder.
Como limitações da pesquisa foram enfrentadas barreiras no tempo da
autorização para sua consecução, deixando um curto período para a realização do
trabalho. Foi liberado apenas o funcionário com acesso ao campus para realização da
investigação in loco, apesar desta instituição ser pública e ter disponíveis parte das
informações necessárias para o estudo divulgadas na internet. Além disso, uma das
seções recusou-se a responder o questionário, mesmo após a autorização ser
liberada para a coleta de dados.
Pode-se observar a diversidade de que um único processo pode ter em uma
mesma instituição, que possui várias Unidades/Órgãos. Vários setores, como nos
casos da Biblioteca do IFSC, ICMC, Biblioteca EESC e Seção de Fiscalização e
Segurança, apresentaram um tipo de procedimento e, em todos os outros prédios do
campus, observou-se apenas a guarda de objetos, sem procedimentos adicionais.
34
A metodologia utilizada foi apropriada para a execução da pesquisa e a
familiarização com o tema permitiu que houvesse uma contribuição para a formação
acadêmica do autor e da autora.
Observou-se que há uma falta de institucionalização dos processos de gestão
de achados e perdidos nas organizações, como na instituição estudada, e poucos
estudos na área. O estudo realizado sugere que o tema proposto ainda pode ser
discutido e processos de gestão de achados e perdidos aprimorados no futuro.
35
REFERÊNCIAS
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Carlos Augusto Caldas Moraes, Teresa Cristina Felix de Souza. – Porto Alegre: Bookman, 2008. CERVO, Amado Luiz; BERVIAN, Pedro Alcino; Silva, Roberto da. Metodologia Científica. 6. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2007. CHIAVENATO, Idalberto. Princípios da Administração: o essencial em teoria geral da administração / Idalberto Chiavenato – Rio de Janeiro: Elsevier, 2006 – 3ª reimpressão. GERHARDT, Tatiana Engel (Org.); Silveira, Denise Tolfo (Org.). Métodos de Pesquisa. 1. ed. Porto Alegre: UFRGS, 2009.
GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projeto de pesquisa. 5. ed. São Paulo: Atlas,
2010. LAUDON, Kenneth C; LAUDON, Jane P. Sistemas de Informação Gerenciais. 7. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2007. RAMPAZZO, Lino. Metodologia científica: para alunos dos cursos de graduação e pós graduação. 5. ed. São Paulo: Loyola, 2010. RODRIGUES, Lucas Martins; SILVA, Mayque Souza e; SILVA, Rogério Oliveira da. A importância do sistema de informação na gestão de empresas, Periódico Científico Tecnologias em Projeção, v.6, n. 2, p. 37-47, 2015. SILVA, Everton Topan. ACHUSP: Serviço de achados e perdidos para a Universidade de São Paulo Serviço de achados e perdidos para a Universidade de São Paulo. 2013. 29f. Trabalho de Conclusão de Curso (TCC) – Instituto de Matemática e Estatística, Universidade de São Paulo, São Paulo, 2013. UESC. Serviços de Achados e Perdido. Disponível em:
<http://www.santacruz.br/v4/links/achados-perdidos.php>. Acesso em: 17 set.2016. UNICAMP. Prefeitura. Instrução Prefeitura n.03/2014. 2016b. Disponível em: <http://www.prefeitura.unicamp.br/legislacao/Instrucao_Prefeitura_003_20140610.pdf>. Acesso em: 23 ago. 2016. _________. Vigilância. Sistemas de Achados e Perdidos. 2016a. Disponível em:
<https://sap.prefeitura.unicamp.br/sap/pesquisa_achados_perdidos.jsf>. Acesso em: 15 set. 2016.
36
UNIFEI. Universidade Federal de Itajubá. Campus de Itabira. Procedimento Interno de Achados e Perdidos. Disponível em: <https://www.unifei.edu.br/files/arquivos/itabira/diretoria_infra/procedimentos/PROCEDIMENTO%2003%20-%20perdidos%20e%20achados.pdf>. Acesso em: 25 set. 2016. UNOCHAPECO. Universidade Comunitária da Região de Chapecó. Perdidos e Achados. Disponível em: < https://www.unochapeco.edu.br/perdidos-e-achados/formulario>. Acesso em: 18 ago. 2016. USP. Prefeitura do Campus USP São Carlos. Mapa Campus 1 São Carlos. 2016a.
Disponível em: < http://www.usp.br/mapas/mapas/pdf/saocarlos.pdf>. Acesso em: 05 out. 2016. __________. Prefeitura do Campus USP São Carlos. Números do Campus 2016 População. 2016b. Disponível em: < http://www.puspsc.usp.br/imagens/numeros_usp_sao_carlos_20jul.2016.pdf>. Acesso em: 04 set. 2016. ___________. São Carlos. Sobre o Campus da USP em São Carlos. 2016c. Disponível em: <HTTP://www.saocarlos.usp.br/index.php?option=com_content&task=view&id=61&Itemid=87>. Acesso em: 04 set. 2016. ___________. Sistema Integrado de Bibliotecas. Diretrizes para apresentação de dissertações e teses da USP: Parte I (ABNT). Disponível em: <http://www.biblioteca.ifsc.usp.br/int.php?cid=48>. Acesso em: 20 jan. 2014
37
APÊNDICES
APÊNDICE A – QUESTIONÁRIO DE ACHADOS E PERDIDOS NO CAMPUS I –
USP – SÃO CARLOS/SP
1. Há algum objeto/pertence quando encontrado deixado no prédio?
Sim Não
2. Os objetos/pertences são armazenados no local?
Sim Não
3. Caso não for, para onde são encaminhados?
R:
4. Esses objetos são registrados?
Sim Não
5. Há algum tipo de sistema para registrar?
Sim Não
6. É feito busca para localizar o proprietário do objeto?
Sim Não
7. Caso a respostas for sim, como é feito essa busca?
R:
8. Existem regras para o recebimento e devolução desses objetos?
Sim Não
Se sim, como é realizado e quais são as regras:
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
9. Há algum tipo de integração com outras unidades/órgãos para
comunicar que o objeto se encontra no local?
Sim Não
10. Há a necessidade de um sistema único integrado para essa
comunicação?
Sim Não
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11. Há algum meio de comunicação do prédio que poderia fazer a
divulgação desse sistema?
Sim Não
12. O que acha se fosse definidos pontos de armazenamento dos
objetos/pertences perdidos de forma estratégica para devolução, em
uma escala de 1 a 5, sendo 1 para péssima ideia e 5 para ótima.
1 – Péssima 2 –
Ruim
3 – Regular 4 - Boa 5 - Ótima
13. A Unidade/Órgão poderia ser um desses pontos?
Sim Não
14. O que acha se a Seção de Segurança fosse centro de informação de
objetos/pertences perdidos, a fim de informar onde está armazenado,
em uma escala de 1 a 5, sendo 1 para péssima ideia e 5 para ótima.
1 – Péssima 2 - Ruim 3 - Regular 4 - Boa 5 - Ótima
39
APÊNDICE B – DECLARAÇÃO DE ENTRADA DE OBJETOS
Declaro a entrega do(s) objeto(s) abaixo:
Nome do entregador:
Contato (telefone e e-mail):
Assinatura do entregador:
Confirmo o recebimento do objeto mencionado, ao qual efetuarei a guarda pelo
período de 90 dias.
Assinatura do recebedor:
Nome do recebedor:
Tipo e descrição do objeto:
Data, local e hora que foi encontrado objeto:
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APÊNDICE C – DECLARAÇÃO DE DEVOLUÇÃO DE OBJETOS
Declaramos a devolução do(s) objeto(s) abaixo, entregue(s) a seu correspondente
proprietário, conforme comprovação de propriedade do objeto.
A partir da data de assinatura dessa declaração, não possuímos responsabilidade
sobre os objeto(s) citado(s).
Assinatura do entregador:
Data e hora da devolução:
Declaro ter recebido da Universidade de São Paulo - Campus I - São Carlos o(s)
objeto(s) citado(s) de minha propriedade que se encontravam sob guarda e
responsabilidade desta Universidade.
Assinatura do proprietário:
Comprovação de propriedade através de:
Data e hora do recebimento do objeto:
41
APÊNDICE D – TERMO DE DOAÇÃO
Os responsáveis de achados e perdidos da Universidade de São Paulo - Campus I -
São Carlos, oferece os seguintes objetos para doação:
1 -
2 -
3 -
4 -
5 -
Ao__________________________________________, recebedor da doação,
enviamos o objeto(s) acima descrito(s) para que possa ser utilizado da maneira que
desejar.
Afirmamos que mantivemos a guarda e responsabilidade dos objetos pelo período
de 90 dias, não havendo nenhuma procura do(s) objeto(s) mencionado(s) estamos
realizando a doação.
São Carlos, ____ de_____________ de ______.
Assinatura do Doador:
Assinatura do Recebedor da doação:
