Teknik Analisa & Pemecahan Masalah Dalam Melakukan ... · PDF fileBy Tenny Aji Lestari i Teknik Analisa & Pemecahan Masalah Dalam Melakukan Improvement - 8 Steps & 7 tools By Tenny

By Tenny Aji Lestari i

Teknik Analisa & Pemecahan Masalah Dalam Melakukan Improvement - 8 Steps & 7 tools

By Tenny Aji Lestari


Ikhtisar

PENGENALAN PDCA

PENGENALAN IMPROVEMENT

PENJELASAN 7 ALAT BANTU PERBAIKAN

PENJELASAN 8 LANGKAH PERBAIKAN


1

• Memahami paradigma quality improvement dan perannya dalam mencapai sasaran perusahaan.

2

• Memahami penerapan konsep P-D-C-A dalam proses peningkatan kinerja operasional perusahaan.

3

• Memahami dan mampu menerapkan metodologi 8 langkah perbaikan sebagai salah satu alat peningkatan kualitas proses di perusahaan.

Tujuan


PENGENALAN PDCA


Apa itu PDCA?

PDCA adalah salah satu alat bantu/metode manajamen yang digunakan untuk proses kontrol operasional dan untuk proses perbaikan secara terus menerus (continuous improvement).

Walter A. Shewhart memperkenalkan pada tahun 1939 melalui bukunya berjudul Statistical Method from the Viewpoint of Quality Control dan kemudian dimodifikasi dan dipopulerkan oleh W. Edward Deming.

1


Mengapa PDCA?

• PDCA bisa diimplementasikan di tiap level pada suatu proses

operasional.

• PDCA bisa diimplementasikan untuk kerja tim dan kerja

individual.

• PDCA merupakan suatu kerangka pemecahan masalah yang

bersifat generik.

• PDCA bertumpu pada standar aktifitas kerja dan perbaikan

terus menerus yang ada dalam lingkup pekerjaan.

PDCA adalah sebuah kerangka berpikir dan kerangka kerja serta bersifat generik, bisa dimplementasikan dalam tiap bagian pekerjaan

dalam operasional sehari-hari dengan cara yang berbeda sesuai dengan kondisi operasional perusahaan.

2


Karakteristik PDCA system

PDCA merupakan prinsip dasar manajemen yang sangat

berguna bagi efektivitas pengelolaan organisasi karena

didasari oleh beberapa karakteristik sebagai berikut:

1. Berorientasi pada proses

Untuk mencapai hasil yang baik diperlukan

keseimbangan antara proses yang baik, terencana dan

terukur dengan hasil yang didapatkan berdasarkan

konsistensi pelaksanaan proses tersebut.

2. Berpikir secara sistem (system viewpoint)

Melihat secara keseluruhan tentang interaksi komponen-

komponen dalam suatu sistem dalam membentuk

fenomenan tertentu secara positif dalam perusahaan.

3. Fokus pada akar masalah dan solusinya

Masalah diselesaikan dan diperbaiki dengan berfokus

pada mencari akar masalah sehingga didapatkan solusi

yang tepat untuk masing-masing permasalahan yang

spesifik.

3


Siklus PDCA

Membuat Rencana

Pelaksanaan rencana

Monitor implementasi dari rencana

Tindak lanjut hasil monitor

“Kegiatan perbaikan dilakukan secara terus menerus sehingga mendapatkan hasil yang terbaik.

Tak ada kata berhenti untuk melakukan perbaikan.” 4


PENGENALAN IMPROVEMENT


Philosophy

Hindari perangkap ini!

Yang sering terjadi adalah ketika ada problem, kita langsung mencari solusinya tanpa menganalisa terlebih dahulu. Akhirnya di kemudian hari kita akan menemui problem yang sama, tanpa problem itu benar-benar selesai. Seharusnya ketika ada problem, proses analisis dilakukan secara tepat dan terstruktur sehingga bisa didapatkan solusi yang tepat untuk penyebab masalah.

5

Masalah adalah peluang untuk melakukan

perbaikan


Apa Manfaat Improvement?

1. Meningkatkan kualitas kerja

2. Mendasari kerjasama yang efektif

3. Meningkatkan kompetensi dalam tugas dan tanggung jawab

4. Meningkatkan motivasi kerja

5. Meningkatkan kemampuan berpikir kreatif dan penyelesaian masalah

6. Tindakan pencegahan untuk potensi permasalahan

7. Meningkatkan kualitas komunikasi dalam unit kerja

8. Menciptakan hubungan sinergis antara management dan karyawan

9. Meningkatkan sikap kepemimpinan karyawan

10. Partisipasi terhadap perkembangan perusahaan secara langsung

6


Sasaran Improvement

Q • Peningkatan kualitas (Quality)

C • Penghematan biaya (Cost)

D • Output yang dihasilkan (terukur dan tidak

terukur)

S • Meningkatkan aspek keselamatan kerja

M • Tanggung jawab terhadap regulasi/aturan dan

kaidah yang berlaku

P • Peningkatan produktivitas

7


“Raising”

FRAMEWORK: Improvement & Innovation

3 TAHAPAN IMPROVEMENT

“Reaching”

“Maintaining”

Improvement & Innovation

Goal

New Goal

Pemecahan masalah untuk mencapai

target

Pemecahan masalah yang berfokus untuk

mempertahankan target

Pemecahan masalah yang berfokus meningkatkan

kemampuan diatas target atau untuk mencapai diatas

standar

Competence in Improvement

Commitment in Improvement

Organization Benefit

ALASAN IMPROVEMENT

Bila karyawan memiliki

kompetensi & komitmen yang

rendah terhadap

improvement, maka

perusahaan dalam resiko

bangkrut

Bila karyawan memiliki kompetensi

& komitmen yang tinggi terhadap

improvement, maka perusahaan dapat

tumbuh secara berkesinambungan

Improvement

Improvement adalah program perbaikan atau pemecahan masalah untuk mencapai dan/atau mempertahankan target/standard yang ditetapkan, atau untuk meningkatkan level target atau standar yang ada. Innovation adalah penerapan suatu ide / gagasan/cara baru dalam mencapai level target/standar yang lebih tinggi dan bertujuan untuk peningkatan performance perusahaan.

8


No Prinsip Deskripsi Aplikasi/contoh

1. Continuous Learning

Learnership adalah kemampuan belajar/mengembangkan diri secara berkesinambungan/terus menerus untuk membentuk organisasi pembelajar (learning organization)

Memiliki rasa ingin tahu yang tinggi (Curiousity) Menekankan pada semangat untuk “Asking the Right

Questions” (mengajukan pertanyaan yang memicu improvement)

Melakukan Knowledge Sharing Mengapa kita sudah memiliki

sertifikasi Internasional tetapi Frequensi Insiden tetap tinggi?

2. Learn to see Melakukan observasi atau pengamatan terhadap lingkungan kerjanya

Memahami situasi yang terjadi untuk memiliki perspektif/wacana yang berbeda sebagai kunci utama dalam melakukan improvement

Data memang penting tapi jauh lebih penting fakta & informasi yang terjadi di lapangan

Melakukan inspeksi secara rutin dan terperinci

Melakukan gerakan TURBA (turun ke bawah) secara rutin

Data laporan insiden telah dibuat & dianalisa secara mendalam,tetapi mengapa insiden tersebut masih berulang?

3. Data Minded Mampu mengumpulkan data dan analisa permasalahan secara akurat

Hindari berasumsi, berbicara lah dengan data / speak with data

Fokus pada fakta, data dan informasi

Membuat laporan control productivity loader secara jam jam-an

Cepat tanggap terhadap adanya suatu deviasi

Mengenali pola dari data historis

4. Capture the Intangible

Tidak hanya melihat fakta-fakta yang terlihat/nampak, tapi juga melihat faktor yang tidak terlihat/intangible

Selalu menghubungkan antara hal yang bersifat rasional & emosional

Melakukan kajian terhadap aspek-aspek yang intangible dalam menganalisa suatu permasalahan

Mengecek benefit improvement dari sisi moral (misal: semangat kerja, disiplin)

Mempertimbangan aspek sosial budaya masyarakat lokal terhadap tingkat kehadiran karyawan

7. Keep It lean

1. Continuous

Learning

2. Learn to See

3. Data Minded

4. Capture the

Intangible

5. Visual Thinking

6.Result oriented

Note: Modifikasi dari Prinsip-prinsip Inovasi Toyota

Prinsip-Prinsip Improvement & Innovation

9


No Prinsip Deskripsi Aplikasi/contoh

5. Visual Thinking

Konsisiten menggunakan gambar atau image untuk menggugah kesadaran/komitmen dalam melakukan improvement, dapat menyentuh hati & pikiran karyawan

Menyusun/menjelaskan suatu peristiwa/kondisi melalui gambar/image

Suatu visualisasi dapat menceritakan banyak hal

Menyusun laporan kemajuan (progress report) pelaksanaan improvement melalui Grafik, Gambar atau Photo

Membuat poster-poster untuk sosialisasi

Membuat dashboard dengan visualisasi speedometer

6. Result Oriented

Memiliki cara pikir hasil akhir yang ingin dicapai (begin with end in mind)

Memiliki target yang menantang/ stretch goal untuk meningkatkan semangat improvement dalam mendobrak batasan-batasan yang terjadi

Mengurangi kecenderungan untuk memiliki rasa cepat puas (satisfy) dan merasa cukup (sufice) Satisfice

Dalam membuat mine plan sudah memperhitungkan mining closure yang akan dicapai

Tetap fokus mencapai target produksi yang tinggi meskipun kondisi medan sulit dan curah hujan tinggi

Produktivity unit sudah mencapai target perusahaan , apakah sudah lebih baik dari kompetitor

7. Keep it Lean Menghindari cara pikir : semuanya dan seluruhnya (to many to much of everything), asumsi bahwa lebih banyak itu baik (more is better)

Fokus pada hal-hal yang sangat penting (prioritas) Mengurangi kompleksitas : ketidakteraturan

(inconsistency), berlebihan (overload), dan ketidakbergunaan (waste)

Menerapkan budaya 5 R: Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin

Mengurangi /menghindari Duplikasi proses bisnis

Mengurangi/menghindari dead stock

RUANG LINGKUP

No. Bukan Improvement Contoh

1. Hal-hal yang sudah menjadi kebijakan perusahaan

General Overhaul pada umur equipment tertentu

2. Perbaikan/ Repair /koreksi terhadap suatu kerusakan

Memperbaiki tanggul yang longsor, memperbaiki shank ripper yang patah

3. Program Improvement yang sudah pernah dilakukan dalam perusahaan

Meniru program improvement project site lain

10


BOD

GM / Manager (Function head,

Dept head, Specialist))

Superintendent

(Spt, Specialist)

Foreman (Foreman, Staff)

LEVEL OF

MANAGEMENT

Pelaksana*

(Operator & Mechanic)**

Supervisor

(Spv, Officer, Specialist)

Ruang Lingkup Fokus Improvement pada Tiap Level Jabatan

11


Untuk mencapai pertumbuhan perusahaan yang berkesinambungan dibutuhkan budaya Improvement dan Inovasi di seluruh level organisasi

Budaya Improvement: from Need to Greed

Level

Benefit

Commitment

Level

Greed

Habit Need

Pressured

Improvement dengan paksa

rela

Improvement menjadi

kebutuhan

Improvement menjadi

kebiasaan. Inovasi sudah

mulai berkembang

Haus/obsesi akan

Improvement dan Inovasi

12


7 Alat Bantu Perbaikan

(7 Quality Tools)


Apa itu 7 Quality Tools ?

Merupakan 7 alat bantu yang umum digunakan untuk membantu mempermudah, melakukan analisa data dan memahami permasalahan yang terjadi didalam suatu sistem

7 alat bantu ini tidak mengikat dan masih terdapat jenis-jenis alat bantu lain nya yang bisa digunakan sesuai dengan pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki.

7 Quality Tools terdiri dari:

1. Stratification (Stratifikasi) dan Check Sheet (Lembar Periksa)

2. Graph (Grafik)

3. Scatter Diagram (Diagram Pencar/Tebar)

4. Fishbone (Diagram Tulang Ikan/Diagram Ishikawa)

5. Pareto

6. Control Chart (Peta Kendali)

7. Histogram

13


Tools 1

Stratification dan Check Sheet


1.A. Stratification (Stratifikasi)

Merupakan proses menguraikan dan mengklasifikasikan data menjadi faktor-faktor atau unsur-unsur yang lebih spesifik.

Berguna untuk menunjukan karakteristik data dan mempermudah untuk melakukan analisa.

Langkah umum dalam pembuatan stratifikasi :

Kumpulkan data dan kelompokan berdasarkan faktor-faktor (X & Y) sesuai dengan baris dan kolom dalam suatu tabel.

Hitung jumlah data secara baris dan kolom sesuai dengan faktor-faktor yang telah ditentukan sebelumnya .

Data ketidakhadiran Area pada Bulan Maret 20XX

Tanpa Stratifikasi Dengan Stratifikasi

Seksi Absen Cuti Sakit Ijin Mangkir

Area-A

3.0% 3.0% - - -

Area-B 2.0% 1.5% 0.5% - -

Area-C 1.5% 1.0% - 0.5% 1.5%

Area-D

1.5% - - - -

Area Absen

Area-A 3.0%

Area-B 2.0%

Area-C 1.5%

Area-D 1.5%

Disajikan dalam bentuk tabel.

14


1.B. Check Sheet (Lembar Periksa)

Suatu format formulir untuk mengumpulkan data secara sistematis yang menggambarkan frekuensi dan kondisi aktual yang diamati.

Alat bantu ini dipergunakan untuk:

Memudahkan dalam melakukan pengumpulan data

Menelusuri atau mengobservasi suatu kejadian, permasalahan atau kekeliruan, sehingga dapat dicari dan dipahami situasi yang sebenarnya terjadi

Sebagai bahan menganalisa pola suatu data untuk membuat rencana perbaikan dan mengendalikan proses

Yang harus diperhatikan dalam pembuatan check sheet:

Sasaran pengumpulan data harus jelas

Stratifikasi data sesuai kebutuhan agar mudah dipahami dan diisi serta dapat memberikan perincian data yang lengkap

Tentukan tata cara pengumpulan data

Sesederhana mungkin sehingga memudahkan dan mempercepat pengisian

15


Tools 2

Graph (Grafik)


2. Graph (Grafik)

• Data yang dinyatakan/disajikan dalam bentuk gambar yang menghubungkan antar variabel terkait.

• Grafik dibagi menjadi 3 macam :

– Grafik Garis (Line Chart) – Diagram Batang (Bar Chart) – Diagram Lingkaran (Pie Chart)

• Manfaat dari Grafik: – Data yang ditampilkan akan lebih cepat, mudah, jelas, untuk

dipahami. – Memudahkan melihat hubungan keterkaitan antar variabel. – Memudahkan melihat perbandingan antar variabel

• Cara pembuatan grafik :

– Pilih parameter yang akan menjadi fokus pengukuran

– Kumpulkan data yang berhubungan dengan parameter proses

– Plot data ke dalam grafik dalam koordinat sumbu tertentu (tergantung jenis grafik yang digunakan).

16


Contoh Grafik

Grafik Garis (Line Graph) Digunakan untuk menunjukan

trend

0

20,000

40,000

60,000

80,000

100,000

120,000

140,000

160,000

180,000

90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 '01 '02 '03 '04 '05Tahun

Unit

0

20,000

40,000

60,000

80,000

100,000

120,000

140,000

160,000

180,000

90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 '01 '02 '03 '04 '05Tahun

Unit

Grafik Produksi

Grafik Balok (Bar Graph) Digunakan untuk perbandingan data

sejenis

Grafik Produksi

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

1989 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000

3055

33463180 3171

2883 2769

2557

27972910

2670 2699

2993

921866 905

760679

739614 613 592 496 420 436

Product A Product B

X 1000 UNIT

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

1989 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000

3055

33463180 3171

2883 2769

2557

27972910

2670 2699

2993

921866 905

760679

739614 613 592 496 420 436

Product A Product B

X 1000 UNITX 1000 UNIT

Grafik Lingkaran (Pie Chart)

Digunakan untuk menunjukkan persentase masing-masing terhadap keseluruhan

Produksi Persen ( Unit ) ( % )

Toyota 3,429,209 33.8

Daihatsu 679,383 6.7

Nissan 1,324,427 13.1

Honda 1,223,924 12.1

Mitsubishi 997,270 9.8

Suzuki 907,905 8.9

Mazda 778,140 7.7

Others 804,589 7.9

Total 10,144,847 100.0

Merk

17


Tools 3

Scatter Diagram

(Diagram Pencar)


3. Scatter Diagram (Diagram Pencar)

Diagram yang digunakan untuk mengetahui jenis hubungan yang ada antara kedua variabel: Apakah positif, negatif atau tidak ada hubungan

Cara pembuatan Scatter Diagram:

• Kumpulkan data yang memiliki kemungkinan hubungan dan buat suatu data sheet/tabel

• Gambarkan sumbu X dan Y beserta skala dan keterangannya, lalu gambar titik-titik data

• Masukan data yang telah diperoleh ke dalam diagram, dan lingkarilah bila ditemukan data yang sama

yang dibayarkan

10.0 14,500

6.8 10,000

15.0 22,000

20.0 29,000

13.7 20,000

8.0 12,000

10.3 15,000

20.0 30,000

12.0 17,500

17.0 25,000

Bensin

( Liter )

Uang

( Rp ) yang dibeli

X Y

5

10

15

20

25

30

5 10 15 20 25

Y (x Rp. 1000 )

( Liter ) X

Bensin yang dibeli

Uan

g ya

ng

dib

ayar

kan

Scatter Diagram Bensin yang dibeli vs Uang yang dibayarkan

Juli 2001

Garis Regresi

18


Contoh Scatter Diagram

Perkiraan 3 penyebab yang diidentifikasi: 1. Kecepatan kendaraan 2. Kepadatan traffic 3. Kondisi cuaca lokal

Digunakan Scatter diagram untuk mengetahui penyebab utama terjadinya kecelakaan sehingga dapat dilakukan analisa untuk menentukan arah perbaikan yang tepat.

Contoh pertanyaan: Mencari penyebab utama terjadinya kecelakaan jalan raya.

19


Korelasi positif

Korelasi negatif. Tidak ada korelasi

Korelasi positi tapi ada pengaruh lain

Korelasi negatif tapi ada pengaruh lain

Tidak ada korelasi

y

x

y

x

y

x

y

x

y

x

y

x

Contoh Scatter Diagram

20


Tools 4 Fishbone (Diagram Tulang Ikan/Ishikawa)


4. Fishbone (Diagram Tulang Ikan)

Sering disebut juga sebagai diagram tulang ikan/diagram “ishikawa”.

Diagram yang digunakan untuk :

• Membantu mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah

• Membantu membangkitkan ide-ide dalam mencari solusi suatu masalah

• Membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih lanjut

Diagram ini menunjukkan 5 faktor (4M+1E) :

• Man (manusia, tenaga kerja)

• Method (metode)

• Material (bahan)

• Machine (mesin)

• Environment (lingkungan)

Tidak perlu mengada-ada atau memaksakan jadi 4M+1E

21


Disusun berdasarkan informasi yang didapatkan dari sumbang saran kreatif atau brainstroming dengan rekan kerja.

Hal utama yang terdapat di fishbone/diagram tulang ikan

1. Masalah yang menjadi titik perhatian utama yang dihadapi/akan diperbaiki (terlihat pada bagian ujung/kepala)

2. Penyebab langsung dari masalah yang dihadapi.

3. Faktor yang mempengaruhi penyebab langsung (dengan metode menanyakan idealnya “5 WHY”)

4. Akar penyebab yang merupakan hal dasar yang akan diperbaiki (didapatkan dari proses akhir di poin 3).

4. Fishbone (Diagram Tulang Ikan)

E-NVIRONMENT M-ACHINEM-ACHINE

M-ANM-ATERIALM-ETHODE

PROBLEM

Faktor ( Penyebab )

Karakteristik Mutu( Akibat)

22


Tools 5

Diagram Pareto


5. Diagram Pareto

Diagram yang mirip dengan kombinasi grafik batang dan grafik garis.

Diperkenalkan pertama kali oleh Vilfredo Pareto

Diagram ini dipergunakan untuk melihat atau mengidentifikasi masalah atau penyebab yang paling dominan sehingga dapat diprioritaskan permasalahan yang akan diambil untuk diselesaikan atau menentukan penyebab dominan yang akan dipecahkan.

Menggunakan prinsip 20:80 (20% faktor/permasalahan menimbulkan minimal 80% akibat yang ada)

Cara pembuatan pareto :

• Stratifikasi masalah dan nyatakan dalam angka

• Tentukan jangka waktu pengumpulan data

• Atur masing-masing penyebab (sesuai dengan stratifikasi). Urutkan nilai yang paling besar di sebelah kiri dan seterusnya dalam bentuk diagram batang

• Gambarkan grafik garis yang menunjukan jumlah persentase akumulatif (total = 100%) pada bagian atas grafik kolom

• Berikan keterangan atau nama diagram dan jumlah unit seluruhnya

23


Contoh Diagram Pareto

Data pada tabel dibawah adalah data jumlah komplain

yang diterima departemen XYZ.

24


Tools 6

Control Chart (Peta Kendali)


6. Control Chart (Peta Kendali)

• Alat yang dipakai dalam mengendalikan proses

• Peta kendali dipergunakan untuk:

– Mengetahui apakah suatu proses tersebut dalam keadaan terkendali atau tidak.

– Memantau proses sepanjang waktu agar proses dan mengetahui varin yang terjadi.

• Pengelompokkan jenis-jenis peta kendali tergantung pada tipe datanya yang dibedakan menjadi:

– Data Variabel (Variables Data), merupakan data kuantitatif yang diukur untuk keperluan analisis

– Data Atribut (Attributes Data), merupakan data kualitatif yang dapat dihitung untuk pencatatan dan analisis

Setiap peta kendali memiliki:

– Garis tengah (central line), yang biasa dinotasikan sebagai CL

– Batas kendali (control limits), dimana satu batas kendali yang nilainya berada di atas garis tengah yang dikenal sebagai batas kendali atas/upper control limit (UCL), dan yang satu lagi yang nilainya berada di bawah garis tengah yang dikenal sebagai batas kendali bawah/lower control limit (LCL).

25


Contoh Control Chart (Peta Kendali)

Cenderung naik Cenderung turun

UCL

LCL

CL

UCL

LCL

CL

• Keausan peralatan secara bertahap

• Kenaikan/penurunan temperatur secara bertahap

• Pergeseran stopper yang bertahap

• Keletihan bekerja

• Akumulasi produk yang terbuang

• Perubahan kondisi lingkungan secara bertahap

• Perubahan komposisi material secara bertahap

Mempunyai kecenderungan naik atau turun.

POLA ABNORMAL-2

Variasi dasar

Performance

Tingkat rata-rata

Apa yang diperlihatkan control chart

Titik keluar dari batas kendali atas

Titik keluar dari batas kendali bawah

POLA

ABNORMAL-1

UCL

LCL

CL

UCL

LCL

CL

UCL

LCL

CL

26


Penyimpangan sangat besar dari :

• Material

• Peralatan (rusak atau geser)

• Metode

• Alat ukur

• Pencampuran data

2 dari 3 titik mendekati garis 3 sigma atas

POLA ABNORMAL – 3

+ 3 sigma ( UCL )

- 3 sigma ( LCL )

CL

+ 2 sigma ( WCL )

- 2 sigma ( WCL )

+ 3 sigma ( UCL )

- 3 sigma ( LCL )

CL

+ 2 sigma ( WCL )

- 2 sigma ( WCL )

• WCL = Warning Control Limit

• Perubahan temperatur

• Perubahan lainnya

• Keletihan pekerja

• Perbedaan pada alat ukur atau alat tes yang digunakan secara berurut

• Pergiliran mesin atau operator yang teratur

• Penggabungan data atau proses

Mempunyai pola periodik

POLA ABNORMAL – 4

Contoh Control Chart (Peta Kendali)

UCL

LCL

CL

27


Tools 7

Histogram


7. Histogram

Diagram yang terdiri atas grafik balok yang menggambarkan penyebaran/distribusi dari data-data yang ada.

Penggunaan Histogram bertujuan untuk:

• Mengetahui distribusi/penyebaran dari data yang ada sehingga bisa dilihat stabilitas prosesnya.

• Melihat apakah terdapat masalah pada suatu proses sehingga keinginan pelanggan tidak terpenuhi.

• Visualisasi perbedaan kondisi sebelum dan sesudah perbaikan.

Cara membuat Histogram:

• Pilih parameter yang akan menjadi fokus pengukuran.

• Kumpulkan data yang berhubungan dengan parameter proses.

• Tentukan rentang data melalui data maksimum dan minimum.

• Tentukan jumlah kelas, interval dan tentukan kelas-kelasnya.

• Tentukan titik tengah kelas dan hitung jumlah data masing-masing kelas.

• Gambarkan Histogram-nya.

28


Contoh Histogram

Histogram

0

4

8

12

16

20

24

28

18

.5

20

.5

22

.5

24

.5

26

.5

28

.5

30

.5

32

.5

34

.5

36

.5

38

.5

40

.5

Frek

uen

si

Nilai Tengah

Batas Atas Kelas-1

Interval

mudah dipahami

Data tidak dikelompokkan

Mudah dipahami Susah dipahami

Data dikelompokkan

LOT SAMPLE No.

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. 30 29 32 30 20 31 29 25 27 28

29 30 36 24 28 28 27 30 30 27

36 32 22 29 30 33 25 28 28 21

29 23 27 29 29 28 31 27 33 28

37 26 32 30 27 31 24 31 32 27

22 24 25 29 28 38 32 29 30 31

30 30 29 31 34 26 32 28 30 31

33 29 28 32 33 26 31 30 26 26

29 25 26 31 34 26 28 30 32 26

31 29 27 31 24 27 30 29 28 27

NILAI

TENGAH

19.5 - 21.5 20.5 2

21.5 - 23.5 22.5 3

23.5 - 25.5 24.5 8

25.5 - 27.5 26.5 18

27.5 - 29.5 28.5 26

29.5 - 31.5 30.5 25

31.5 - 33.5 32.5 12

33.5 - 35.5 34.5 2

35.5 - 37.5 36.5 3

37.5 - 39.5 38.5 1

KELAS

KELOMPOK FREK.

5.

6.

3.

4.

7.

8.

2.

9.

10.

29


8 Langkah Perbaikan

(8 Steps for Improvement)


Apa itu 8 langkah perbaikan ?

Merupakan framework/kerangka kerja yang bisa digunakan untuk memecahkan permasalahan dan melakukan perbaikan.

Prinsip dasar dari 8 langkah adalah PDCA (Plan – Do – Check –Action)

Dengan menggunakan 8 langkah perbaikan ini, maka diharapkan:

• Penyelesaian masalah dan program perbaikan dapat dilakukan secara sistematis.

• Program perbaikan dilakukan dengan pola yang tepat, efektif dan efisien.

• Peningkatan/perubahan positif yang dihasilkan merupakan dari hasil proses yang tepat juga (bukan berupa keberuntungan).

• Dapat mempertahankan keberhasilan yang telah dicapai.

30


8 MENENTUKAN RENCANA

PERBAIKAN BERIKUTNYA

STANDARISASI

HASIL PERBAIKAN

6 EVALUASI

HASIL PERBAIKAN

5 MELAKSANAKAN

RENCANA PERBAIKAN

1 MENENTUKAN TEMA

& JUDUL

MENENTUKAN TARGET

ANALISA

FAKTOR PENYEBAB

MENENTUKAN

RENCANA PERBAIKAN

OK

Not OK

Alur Kerja 8 Langkah

= Alur langkah Kerja

= Alur kontrol / check, jika hasil perbaikan kurang memuaskan (tidak sesuai target)

7

2

3

4

31


Langkah 1

Menentukan Tema & Judul


AKTIVITAS

o Tema Perbaikan o Judul Perbaikan

HASIL

STEP

TOOLS

1. Menentukan Tema & Judul

o Memilih tema dan judul perbaikan

Check Sheet Stratifikasi Pareto Scatter Histogram Grafik

1

32


MENGUMPULKAN DATA

1. Bisa menggambarkan keadaan saat ini 2. Bisa digunakan untuk mengendalikan proses 3. Bisa digunakan untuk inspeksi dan evaluasi 4. Bisa digunakan untuk menganalisa dan memperbaiki proses

Manfaat data:

• Menyatakan persoalan menjadi karakteristik yang terukur • Persoalan bisa dilihat dari data yang ada, bukan berdasarkan anggapan

semata

Kumpulkan data historikal yang terkait dengan tema. Bicara dengan data.

Langkah-Langkah Mengumpulkan Data

o Rencanakan pengumpulan data (data APA, SIAPA yang mengumpulkan data, DIMANA dan BERAPA LAMA data dikumpulkan)

o Pastikan cara memperoleh data (BAGAIMANA cara mengumpulkan data)

o Kumpulkan data yang dibutuhkan (gunakan data masa lalu; jika ada atau data baru jika data sama sekali tidak ada)

Ada bermacam-macam data dari tempat kerja kita: kualitas, jumlah produksi, biaya,

keselamatan/kecelakaan kerja, kehadiran/absensi, dsb.


33


PENGOLAHAN DATA

Data perlu diolah agar lebih fokus pada isu-isu pokok yang memberikan dampak yang signifikan dalam pengambilan subjek perbaikan yang akan dilakukan. Dampak yang dominan tersebut akan mengarahkan untuk pengambilan Tema dan Judul Perbaikan


34


MENENTUKAN TEMA DAN JUDUL

• Adakah yang bisa dibuat lebih akurat?

• Adakah yang bisa dibuat lebih cepat?

• Adakah yang bisa ditingkatkan?

• Adakah yang bisa dibuat lebih murah?

• Adakah yang bisa dibuat lebih mudah?

• Adakah yang bisa dibuat lebih ringan?

• Adakah yang bisa dibuat lebih bersemangat?

• Adakah yang bisa dibuat lebih aman?

Buat daftar masalah/program peningkatan yang mungkin diselesaikan, berdasarkan data (KPI, Hasil Audit, Profil Resiko,

Voice of Customer) yang telah dikumpulkan, jadi Pemilihan Tema dan Judul didukung dengan ketersedian data.


35


ILUSTRASI HUBUNGAN ANTARA TEMA & JUDUL


TEMA

JUDUL

• Tema adalah gambaran umum untuk cakupan tindakan perbaikan (improvement) yang akan dilakukan.

TEMA

• Judul adalah gambaran spesifik tentang cakupan tindakan perbaikan yang akan dilakukan.

• Judul adalah turunan dari Tema dan didapat dari hasil analisa data.

JUDUL

36


Contoh

Penerapan

Langkah 1


Langkah Kerja Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 Bulan 5 Bulan 6


2. Menentukan Target

3. Analisa Faktor Penyebab

4. Menentukan Rencana Perbaikan

5. Melaksanakan Rencana Perbaikan

6. Evaluasi Hasil

7. Standarisasi Hasil Perbaikan

8. Menentukan Rencana Perbaikan Berikutnya

Contoh Penerapan Langkah 1

Lakukan pembuatan timeline untuk improvement yang akan dilaksanakan

37


CYCLE TIME FEBRUARY 2009 (Minutes)


70.87% Waktu Operasional

DT ada di Jalan

Road Segment Actual Speed

(km/h) Load Side Fleet Term of Use

X1 19.61 Ramp Down 1-2 Short Term

Collar 3 19.50 Ramp Down 3-5 Long Term

Z1 17.37 Flat 3-4 Long Term

Z2 18.8 Flat 4-5 Long Term

Stratifikasi Road Segment (Low Wall Area)

Alasan Pemilihan Jalan Collar 3: 1. Waste dump C4 & C7 adalah long term waste dump di area Low Wall 2. Ramp down muatan mempunyai tingkat kesulitan yang lebih tinggi dibanding

jalan yang flat / datar untuk perihal pembentukan surface jalan

38



Menurunkan Cycle time unit RDT

TEMA Meningkatkan kecepatan rata-rata RDT di area Collar 3

JUDUL

Berdasarkan data yang ditampilkan,

maka ditentukan Tema dan Judul dari Perbaikan

adalah:

39


Langkah 2

Menentukan Target


o Menentukan Target o Membuat Batasan (dan disertai

dengan statement untuk memperkuat)

AKTIVITAS

Check Sheet Stratifikasi Pareto Scatter Histogram Grafik

TOOLS

o Target Perbaikan o Business Case

HASIL

2 STEP


40


MENENTUKAN TARGET

• Target yang ditetapkan perusahaan

• Target dari customer

• Kondisi terbaik yang pernah dicapai

• Hasil analisa data

• Voting (tdk disarankan)

Dasar Penetapan Target Adalah :

Syarat Target yang Ideal

•Specific: Target jelas (tidak bias) S

•Measurable: Nilai dan satuan jelas (terukur) M

•Achievable: Dapat tercapai (bukan nekat) A

•Realistic/Reasonable: Masuk akal/Realistis R

•Time Base: Jelas waktu pencapaiannya (hasil analisa/estimasi) T


41


BUSINESS CASE

Business case merupakan gambaran dari perbaikan yang akan dilakukan. Beberapa pertanyaan berikut ini dapat membantu perumusan sebuah business case, yaitu: A. Mengapa project penting untuk dilakukan? B. Mengapa perlu dilakukan saat ini? C. Apa konsekuensinya jika project ini tidak dilakukan? D. Hasil utama yang diharapkan dari perbaikan yang dilakukan?


42


Contoh

Penerapan

Langkah 2


1. TARGET YANG DITETAPKAN PERUSAHAAN

VARIABEL LL Target UL Unit

PRODUCTION

Ach. Plan Coal 90% 100% 110% Percent

Ach. Plan OB 90% 100% 110% Percent

EQUIPMENT PERFORMANCE

PA 80% 90% -- Percent

Eff. Working Hour 60% 70% -- Percent

MTBF 100 150 300 Hours

PC 400 Productivity 250 300 -- BCM/Hour





COST OF REVENUE -- 80% 90% Percent

SAFETY PDFR

SR

ENGINEERING

Kesesuaian Desain 85% 100% -- Percent

JS vs TC Variance 0 % 2 % 3 % Percent

Fuel Cost -- 1.2 1,3 USD/BCM


43


2. TARGET DARI CUSTOMER ATAU OWNER

EquipmentType

PC-3000 73%

EX-2500 73%

PC1800 75%

RH120C 72%

R 984 71%

PC1250 72%

PC-1100 72%

Utility Plan

PLAN ALAT PRODUKSI (Jumlah)

PLAN PRODUKTIVITAS PLAN UTILITAS

Equipment

Type

EX 2500 1100

PC 3000 1050

RH 120 900

PC1800 850

PC1250 500

R984C 500

PC 1100 450

Productivity

Plan

Overburden Production

Coal Mining Production

80.000.000 Bcm

8.000.000 Ton CUSTOMER REQUIREMENT Tahun 20XX Project XYZ


44


Month Speed (Km/Hr)

January 20.88

February 20.86

March 20.77

April 21.64

May 20.66

June 20.72

July 20.59

August 20.94

September 21.60

October 21.17

November 18.98

December 16.94

Average Speed RDT All Area in 2008

Highest achievement

in 2008

TARGET 2009

3. PENCAPAIAN TERBAIK


45


4. HASIL ANALISA DATA

Data TROUBLE ERROR A1-B1 periode OKTO - DES 20xx

Dalam menentukan target perbaikan : Perhitungan diambil dari jam operasi alat loading EXCA PC 750 dalam satu bulan rata-rata adalah 500 jam, dibagi dengan target manajemen MTBF PTXX alat PC 750 adalah 100 jam. Perhitungan target perbaikan adalah (untuk target maksimum BD A1-B1): Rata-rata jam operasi unit PC750 = 500 jam = 5 kali ( target manajemen ) Target manajemen unit PC750 100 jam Untuk target perbaikan yang lebih menantang: Perhitungan diambil dari jam operasi alat loading EXCA PC 750 dalam satu bulan rata-rata adalah 500 jam, dibagi dengan achievment MTBF YTD (rata-rata pencapaian selama satu tahun MTBF PC 750 yang sudah pernah tercapai adalah 130 jam) Perhitungan target perbaikan adalah : Rata-rata jam operasi unit PC750-7 = 500 jam = 3,8 = 4 kali (Target Perbaikan) Pencapaian YTD MTBF PC 750 130 jam

TARGET


Eror11&15 Okt Nov Des Total Arvg Target Prctg

Frekwensi 7 10 15 32 11 5 46,88%

Downtime 25,61 48,15 204,95 278,71 92,90 43,55 46,88%

A1-B1

46


Bulan Speed Avg

January 20.88

February 20.86

March 20.77

April 21.64

May 20.66

June 20.72

July 20.59

August 20.94

September 21.60

October 21.17

November 18.98

December 16.94

Achievement Average Speed DT All Area in Tahun 2008

Highest achievement

in 2008

TARGET 2009

Contoh Penyajian Target

Meningkatkan kecepatan rata-rata RDT menjadi 21.64 km/h pada bulan JUNI 2009

TARGET

Dipilih Target berdasarkan pencapaian terbaik pada tahun operasional sebelumnya, untuk itu dituliskan pernyataan target

sebagi berikut.

47


BUSINESS CASE

RDT Travel Speed Improvement Project di area Collar 3 ini perlu segera untuk dilakukan, karena jika masih tetap dengan kecepatan rata-rata tahun 2008, maka akan berpotensi menimbulkan kerugian sebesar Rp XXXXX selain itu juga akan berdampak pada kepuasan pelanggan di tahun 2009.

Pada tahun 2009, target rata-rata yang harus dicapai untuk average travel speed adalah XXX km/jam (untuk jalan yang termasuk long term permanent).

Salah satu jalan long term permanent adalah jalan Collar 3 yang pencapaian average travel speed-nya secara YTD masih dibawah target yaitu sebesar 19,XX KM/JAM , sehingga dipilih sebagai lokasi untuk pelaksanaan perbaikan.

Tujuan utama setelah perbaikan ini dilaksanakan adalah untuk meningkatkan kecepatan rata-rata unit RDT di collar 3 minimal sesuai dengan target yang telah ditetapkan yaitu 21,64 km/jam sehingga akan berdampak pada penurunan cycle time unit dan peningkatan produktivitas dan produksi.

Contoh Business Case

48


Langkah 3

Analisa Faktor Penyebab


AKTIVITAS

TOOLS HASIL

3

STEP

o Genba o Mencari kemungkinan-

kemungkinan Penyebab o Menentukan Penyebab utama

Fishbone (tool yang paling sering digunakan)

Pareto Scatter Check Sheet

o Penyebab Langsung o Akar Penyebab


49


Pada langkah ini hal yang dilakukan adalah:

1. Mencatat fakta lapangan yang ada

2. Analisa menemukan akar penyebab (bisa menggunakan fishbone).

3. Jika diperlukan (untuk mengambil prioritas akar penyebab yang akan diperbaiki atau untuk menguji validitas akar penyebab dan masalah yang dihadapi), maka dilakukan analisa dengan menggunakan scatter diagram, pareto atau lainnya.

4. Menemukan penyebab langsung

Untuk melihat permasalahan yang ada berdasarkan kondisi aktual lapangan, maka cara yang dilakukan adalah dengan mengamati langsung operasional di lokasi kerja (GENBA):

1. Selidiki di proses bagian apa dan mana permasalahan tersebut terjadi

2. Selidiki kronologis masalah, sehingga bisa dipahami dengan baik.

3. Kumpulkan fakta yang ada (berupa ilustrasi/foto) tentang kondisi kurang baik dan penyimpangan yang terjadi.

4. List semua temuan (fakta yang ada) dan kemudian dikelompokkan kedalam pernyataan masalah yang terklasifikasi menjadi Kelompok utama ( bisa 4M+1E, 4P atau hal lainnya).

5. Untuk tahap awal, klasifikasi yang digunakan adalah 4M+1E

Jangan bahas dulu mengapa penyimpangan tersebut terjadi.


50


No.Faktor Stratifikasi

Mis : 4M + 1EPernyataan MasalahData dan Fakta

Penyebab Langsung

Penyimpangan atau kondisi yg

kurang baik (hasil GENBA)

Dikelompokkan Stratifikasi

Pengelompokan Temuan (deviasi

negatif)

Untuk dianalisa satu persatu dengan Fishbone diagram

dibantu pertanyaan 5 why (ideal)

TEKNIK PENULISAN DAN KLASIFIKASI TEMUAN HASIL GENBA


51




Man Material

Machine Method Environment

MASALAH atau PELUANG PERBAIKAN (dari langkah 1)

Penyebab Langsung 3

Penyebab Langsung 7

Penyebab Langsung 4

Penyebab Langsung 1 Penyebab

Langsung 2

Penyebab Langsung 5

Penyebab Langsung 6

TEKNIK PENGELOMPOKKAN MASALAH (MENENTUKAN PENYEBAB LANGSUNG)


Misalnya: Man Material Machine Method Environment

Penyebab Langsung

Pengelompokan Temuan (deviasi

negatif)

52


TEKNIK PEMBUATAN FISHBONE

Yang akan dicari solusi perbaikan 2

3

4

5

Penyebab Langsung dianalisa dengan pertanyaan (Ideal nya dengan “5 WHY”) hingga ditemukan akar penyebabnya. Perhatikan cara menarik garis/panah

Environment

MASALAH atau PELUANG PERBAIKAN -> Kepala Ikan (dari langkah 1)

Penyebab Langsung 7

Penyebab

Penyebab

Penyebab

Akar Penyebab

= Penyebab Langsung

= diisi dengan jawaban “Kenapa XXXX bisa terjadi???”


53


Contoh

Penerapan

Langkah 3


Butuh 2 oil trapButuh 2 mekanik (sering nunggu)Selain tools, juga butuh hose

Cover beratBuka seluruh baut (4 baut)Butuh 2 mekanik untuk membuka cover

Posisi drain plug pada ruang sempitRuang gerak sekitar drain plug terbatasKondisi drain plug panasBuka drain plug sulit

Proses drain oil harus ditunggui mekanikAliran oil kecil dan lambatProses drain oil mengandalkan gravitasi

Menuang waste oil ke waste tankMembereskan oil trapMembersihkan oil yang tercecer



5 Buka cover lama MAN

Proses Drain Oil lama METHOD

MACHINE

11

METHOD

METHODWaktu beres-beres lama

Waktu prepare lama

Buka Plug sulit/repot & lama

123

4

1213

141516

6

789

10

Data fakta dan klasifikasi masalah untuk pengamatan periodical service 1 (250 hrs)

yang dilakukan oleh mekanik

Contoh Penerapan Langkah 3 (1)

Data dan Fakta dalam pelaksanaan GENBA

Kelompokan permasalahan berdasarkan temuan (Penyebab Langsung)

54


No Data dan Fakta Pernyataan Masalah

Stratifikasi

1.

Jalanan sempit ENVIRO

2.

Banyak terdapat spoil di bagian pinggir jalan

ENVIRO

3.

Material tidak sesuai untuk

perkerasan jalan MATERIAL

4. Genangan air di

badan jalan METHOD

Pengamatan kondisi jalan karena travel speed rendah


55



Low Spee

d

Jalan Sempit

Spoil di bagian pinggir jalan

Material tidak sesuai untuk permukaan jalan

Genangan air di badan jalan

Metode yang tidak tepat dalam operasional grader

Kemiringan jalan dan tidak adanya aliran

air ke drainase

Belum ada Standard

Parameter

Tidak ada perawatan berkala

Tidak ada jadwal pekerjaan general

Pemilihan material tidak efektif

Kurang pengetahuan

tentang material jalan

Desain Jalan

Pengetahuan pengawas tidak

sama

ENVIRO MATERIAL

METHODE

= Akar Penyebab

FISHBONE DARI CONTOH 2

56


Langkah 4 Menentukan Rencana Perbaikan


o Alternatif-alternatif perbaikan

o Ide perbaikan yang akan dijalankan (dalam format 5W+2H)

4 STEP

o Mencari ide-ide perbaikan o Memilih ide-ide perbaikan

Tidak ada tool spesifik Bisa menggunakan

konsep 5W+2H

TOOLS

AKTIVITAS

HASIL


57


Bukan saatnya untuk mengulang pada bentuk solusi “favorit” atau yang rutin dilakukan untuk mengatasi masalah.

Utamakan “breakthrough decisions”

Gunakan “PENDEKATAN BERPIKIR KREATIF”

BENCHMARKING

BEST PRACTICE

BRAIN STORMING


58


Dapatkan beberapa alternatif solusi untuk setiap penyebab utama

Ide-ide perbaikan yang dicari adalah yang mencegah permasalahan berulang kembali (repetisi masalah)

Pastikan bahwa ide perbaikan yang diajukan tidak memiliki efek samping yang merugikan, jika ada persiapkan tindakan untuk menanggulanginya

Semua anggota harus terlibat aktif dalam mengeluarkan ide-ide perbaikan yang kreatif, realistis dan terukur.

Alternatif Ide

Perbaikan: • Alternatif Tind. Perbaikan 1 • Alternatif Tind. Perbaikan 2 • Alternatif Tind. Perbaikan ..n

Akar Penyebab (dari langkah ke 3)

Memilih Ide Perbaikan: • Tind. Perbaikan 1 • Tind. Perbaikan..n

MEMILIH IDE PERBAIKAN


59


DAFTAR PENGEMBANGAN IDE PERBAIKAN

Elimination Apa yang terjadi bila sesuatu dihilangkan (eliminate)?

Reversal Apa yang terjadi bila sesuatu proses dibalik?

Enlargement and Reduction Apa yang terjadi bila sesuatu diperbesar (enlarge) atau dikurangi (reduce)?

Replacement and Substitution Apa yang terjadi bila menggunakan sesuatu yang diubah settingnya atau malah diganti

Changing of Sequence Apa yang terjadi bila urutan kerja/proses diubah

Combine Apakah dimungkinkan dua atau lebih perkerjaan digabungkan menjadi satu?


60


MEMILIH IDE PERBAIKAN

A. 1 Akar Penyebab – 1 Tindakan Perbaikan

Akar Penyebab Tindakan Perbaikan

B. 1 Akar Penyebab – Beberapa Tindakan Perbaikan


Tindakan Perbaikan

C. Beberapa Akar Penyebab – 1 Tindakan Perbaikan


Akar Penyebab


61


Buatlah Rencana Perbaikan dengan menggunakan metode 5W+2H:

What : Subjek perbaikan yang akan dilakukan (akar penyebab)

How : Apa cara memperbaiki nya (bisa beberapa alternatif

solusi)?

Why : Mengapa dilakukan perbaikan seperti itu? Atau apa

dasar pemikirannya?

Where : Di mana lokasi perbaikannya?

When : Kapan perbaikan tersebut selesai dilakukan?

Who : Siapa penanggung jawab pelaksanaan perbaikan?

How much : Berapa estimasi biaya yang diperlukan untuk melakukan

tindakan perbaikan tersebut?

No What How Why When Where Who How Much


62


Contoh

Penerapan

Langkah 4


No What How Why When Where Who

1. Desain Jalan

1. Pelebaran Jalan

Dilakukan redesign untuk jalan di Collar 3, agar tidak ada lagi kondisi blindspot, permukaan jalan yang tidak rata dan jalan sudah lebar mengikuti design yang telah ditentukan

W2 Maret 2009

Collar 3

ASD

2. Menghilangkan area blindpot

W3 Maret 2009

Collar 3

3. Desain permukaan jalan

Pelaksanaan Re-Sharp and Re-handling untuk surface jalan.

W2 April 2009

Collar 3

2. Tidak ada general work scheduling PSV

Pembuatan general work schedule PSV

Pembuatan schedule kerja PSV akan sangat membantu pelaksanaan kerja di lapangan, sehingga akan lebih termonitor dan plan pekerjaan akan lebih tertata

W1 Juni 2009

MINING AREA

ASD

3. Kurang pengetahun untuk material perkerasan

Refresh tentang pemilihan material untuk pekerjaan konstruksi jalan tambang

Refresh ini dilakukan untuk memberitahu dan mengingatkan kembali kepada tiap foreman yang terlibat dalam proyek konstruksi jalan tambang tentang cara pemilihan material yang cocok untuk tiap lapisan jalan sesuai dengan design, sehingga tidak asal material yang digunakan dalam pembuatan jalan

W4 April 2009

MINING AREA

RAK

4. Tidak ada standar parameter sudetan di bundwall

Pembuatan standar parameter tentang drainase jalan

Standar parameter drainase jalan dibuat dan kemudian disosialisasikan sehingga para pengawas & operator unit mengetahui tentang standar parameter drainase jalan tambang,

W2 Juni 2009

MINING AREA

RHA

5. Tidak seragamnya pengetahuan pengawas

Refresh terhadap standar parameter / INK yang sudah ada

Untuk mengingatkan kembali dan menjaga pemahaman pengawas tentang metode pembuatan konstruksi jalan tambang & perawatan jalan tambang maka dilakukan refresh bertahap dalam jangka waktu tertentu

W3 Juni 2009

MINING AREA

RHA


63


Langkah 5

Implementasi Ide Perbaikan


o Melaksanakan ide-ide perbaikan

o Penjelasan proses pelaksanaan perbaikan

o Perbandingan kondisi sebelum dan sesudah perbaikan

5 STE

P

AKTIVITAS

HASIL

5. Implementasi Ide Perbaikan

64


Melakukan tindakan perbaikan untuk menangani akar masalah

1 Lakukan penanggulangan sesuai rencana

2 Kumpulkan data dan catat hal-hal penting yang ada

3 Pastikan tidak menimbulkan masalah baru

4 Mengajak ikut serta pihak-pihak terkait

5 Jika di tengah implementasi terdapat ide yang lebih baik, maka segera diskusikan dengan tim

Yang perlu dijelaskan pada langkah ini

1 Proses dalam pelaksanaan/implementasi ide Perbaikan (langkah kerja/process flow-nya)

2 Kesulitan yang dihadapai

3 Hasil yang dicapai dan bagaimana untuk mendapatkannya

4 Melakukan proses PDCA se-optimal mungkin


65


Buat pengertian bersama dan konsensus sebelum implementasi.

Perhitungkan faktor resiko agar perbaikan yang sesungguhnya tidak terganggu.

Gunakan data untuk meyakinkan hasilnya nanti.

Waspada terhadap hal-hal yang tidak diinginkan

Pada langkah 5 ini merupakan bukti pelaksanaan dari analisa yang telah dilakukan pada langkah sebelumnya

INGAT !

Perbaikan adalah suatu proses...

HAL PENTING DALAM IMPLEMENTASI IDE PERBAIKAN


66


Untuk memastikan bahwa rencana perbaikan dilakukan sesuai dengan yang diharapkan, buatlah perbandingan kondisi sebelum dan sesudah perbaikan dilaksanakan. Gambar atau foto bisa lebih menjelaskan hasil aktifitas perbaikan.

No. Tindakan perbaikan Kondisi sebelum

perbaikan

Kondisi sesudah

perbaikan

WHERE,

WHEN &

WHO

HOW

MUCH


67


Salah satu bentuk check sheet yang bisa digunaakan dalam implementasi dari ide perbaikan.


68


Contoh

Penerapan

Langkah 5



PENJELASAN KONDISI SEBELUM PERBAIKAN YANG DILAKUKAN, SESUDAH PERBAIKAN & DAMPAK PERBAIKAN

69


Langkah 6

Evaluasi Hasil Perbaikan


o Memeriksa kinerja hasil perbaikan

o Menjelaskan manfaat hasil perbaikan

Pareto Histogram Grafik

TOOLS

o Perbandingan kinerja sesudah perbaikan dengan kinerja awal dan target

o Penjelasan manfaat hasil perbaikan dari segi QCDSMP (Quality, Cost, Deliverable, Safety, Morale, Productivity)

6 STEP

AKTIVITAS

HASIL

6. Evaluasi hasil Perbaikan

70


0

0.1

0.2

0.3

0.4

0.5

A B C D LAIN LAIN

100 %

50 %

0

40 % 90 %

82 %

70 %

50 %

N = 50

B A C D LAIN

LAIN

100 %

50 %

0

N = 30

33.33 %

56.57 %

73.33 %

83.33 %

0

0.1

0.2

0.3

Sebelum Penanggulangan

Sesudah Penanggulangan

p/u

p/u

MEMBANDINGKAN DENGAN PARETO

Periksa kinerja (dari Implementasi perbaikan) dengan menggunakan tolak ukur, tools, satuan, periode waktu yang sama dengan proses analisa data yang digunakan pada Langkah 1 -2. (APPLE to APPLE)

Membuat Perbandingan Kinerja SEBELUM – PROSES – SESUDAH mudah untuk dilihat, analisa dan dipahami. Terutama Poin TARGET


71


Penanggu- langan-1

Penanggu- langan-2

Penanggu- langan-3

0.4

0.3

0.2

0.1

0 J F M A M J A S O N D

0.5

0.6

p/u

50 %

75 %

Penurunan jumlah kerusakan XYZ Tahun 2009

Target

Hasil

Bandingkan progress/hasil yang ada selama proses (mulai dari awal – implementasi tiap point solusi yang telah dirumuskan – semua solusi di terapkan) dengan target yang telah ditetapkan

Hasil akan lebih jelas untuk terlihat


72


Jika hasil perbaikan kurang memuaskan, proses check yang

harus dilakukan adalah:

Check Step 5

-- Apakah pelaksanaan/implementasi

telah sesuai dengan perencanaan --

Check Step 4

-- Pastikan semua akar penyebab telah dibuatkan

tindakan pencegahan/perbaikannya

secara tepat -- jika OK, maka….

Check Step 3

-- Pastikan akar penyebab yang didapat dari analisa 4 W+1 E telah tepat , mendalam dan

benar merupakan akar -- jika OK, maka….

Check Step 2

-- Apakah target yang ditentukan belum tepat

sehingga mengakibatkan perbaikan tidak sesuai yang

diharapkan jika OK, maka….


73


PERHITUNGAN UNTUK BENEFIT

Manfaat langsung/riil yang termasuk kategori ini diantaranya adalah : 1. Penghematan/

penurunan operational cost

2. Increase revenue 3. Pendapatan bunga 4. Cash flow 5. Peningkatan produksi

Manfaat potensial, yang termasuk kategori ini diantaranya adalah : 1. Biaya yang bisa dihindari

(cost avoidance) 2. Peningkatan semangat

kerja karyawan 3. Employee engagements index 4. Keuntungan potensial 5. Future value

TANGIBLE BENEFIT INTANGIBLE BENEFIT


74


Contoh

Penerapan

Langkah 6


Sebelum Implementasi Setelah Implementasi

17.26

4.47

2.67

0.65

68.88%

86.73%

97.40% 100.00%

0.00%

20.00%

40.00%

60.00%

80.00%

100.00%

-

2.00

4.00

6.00

8.00

10.00

12.00

14.00

16.00

18.00

20.00

TravelTime

StopTime

LoadTime

Dumpingtime

Minute Cumulative

Travel Time turun dari 19.1 menit menjadi 17.26 menit yang

disebabkan averge speed dump truck yang meningkat

dari 19.61 km/hrs menjadi 21.57 km/hrs (Juni 2009)


75



76


1. PENURUNAN BIAYA OPERASI

1.1 Penurunan Rework/Scrap Rp.

1.2 Penurunan Biaya Overtime Rp.

1.3 Penghematan Material Rp.

1.4 Penurunan Biaya Garansi/Klaim Rp.

1.5 Lain-lain : Rp.

2. PENINGKATAN PENDAPATAN

2.1 Peningkatan Kapasitas Rp.

2.2 Pendapatan Baru (riil) Rp.

3. PENDAPATAN BUNGA

3.1 Peningkatan pendapatan bunga Rp.

3.2 Penurunan beban bunga Rp.

4. ALIRAN KAS

4.1 Penurangan penggunaan fasilitas Rp.

4.2 Penurunan tagihan [A/R] Rp.

4.3 Penurunan holding cost inventory Rp.

A. TOTAL MANFAAT (1+2+3+4) Rp.

Manfaat Riil (Tangible Benefit)


77


BIAYA PROYEK (Incremental cost only)

1. PENGEMBANGAN PROYEK

1.1 Man Hour Tim Rp.

1.2 Biaya pencetakan, material, dll Rp.

1.3 Lain-lain: Rp.

2. IMPLEMENTASI PROYEK

2.1 Pelatihan Rp.

2.2 Sosialisasi Rp.

2.3 Peralatan, dll Rp.

B. TOTAL BIAYA PROYEK (1+2) Rp.

Net Quality Income

Net Quality Income (A-B) Rp.

Rasio Biaya/Manfaat (B/A) (%)


78


MANFAAT POTENSIAL (INTANGIBLE BENEFIT)

Point Intangible Benefit

Q

C

D

S

M

P

Untuk poin manfaat potensial yang bisa diperoleh (intangible benefit) tidak mengikat kedalam 6 poin QCDSMP. Hal ini dengan artian bahwa tidak perlu memaksakan/memaksa/ merekayasa sehingga terpenuhi secara QCDSMP , jika hanya terdapat 5 dari 6 poin atau kurang, maka sajikan saja apa adanya.


79


Langkah 7

Standarisasi Hasil Perbaikan


o Membuat standarisasi proses o Membuat standarisasi kinerja/

hasil

Tidak ada tools khusus

Bisa menggunakan prosedur kerja

TOOLS

o Dokumen mutu (SOP/INK/STD) o Monitoring sistem (Form)

sebagai kontrol o Buku manual dan lain nya

7 STEP AKTIVITAS

HASIL


80


Tanpa adanya standar, dengan berjalannya waktu, tindakan perubahan yang telah dibuat dan diimplementasikan akan mulai dilupakan secara bertahap sehingga tetap akan kembali ke cara lama. Potensi masalah yang sudah ditanggulangi akan muncul kembali.

Tanpa adanya standar yang jelas, pergantian personal/karyawan dalam suatu unit kerja akan menambah potensi timbulnya masalah yang berulang.

Prosedur Tertulis

Uraian Pekerjaan

Perubahan Kebijakan

Pelatihan/Sosialisasi

STANDARD

D

PA

C

D

SA

C

PA

D

SA

C

PEMELIHARAAN

PERBAIKAN

PEMELIHARAAN

KEMAJUAN

INGAT !

Tujuan Standarisasi adalah kualitas hasil improvement tetap terjaga (secara proses dan hasil).


81


Orang Lama

Orang Baru

Masalah

Timbul /

Berulang

PROSES KERJA

• Standard Parameter (STD)

• Form (untuk monitoring aktifitas)

KINERJA/

HASIL

STANDARISASI

1

2

TIDAK MEMAHAMI

LUPA

TANPA STANDA

RD

DOKUMEN MUTU


• Instruksi Kerja (INK) • Standard Operating

Procedure (SOP)

82


Contoh

Penerapan

Langkah 7


Standarisasi Proses Kerja

Standarisasi Kinerja/Hasil (termasuk untuk monitoring )

DOKUMEN (berbentuk SOP/INK)

Prosedur (SOP-INK-STD-FORM) yang dibuat harus sesuai dengan ketentuan resmi perusahaan


No Kondisi Sesudah Perbaikan Dokumen yang dibuat /

Revisi Tangga

l

1

Pembuatan jadwal pekerjaan PSV perminggu secara detail lengkap dengan time frame dan PIC pekerjaan

Rencana progres kerja mingguan section OB (jalan, waste dump, pompa, sump)

W2 juni

2 Jalan tidak bergelombang, tidak pecah dan padat

Instruksi kerja road patching and road surfacing

W2 juni

No Kondisi Sesudah Perbaikan Dokumen yang dibuat /

Revisi Tangga

l

1 Kondisi Jalan Area minimal dalam kondisi indikator “GOOD” (95-100%)

Road Audit Report dan checklist (PRO-ENG-PLANT-HSE)

W2 juni

2 Kecepatan rata-rata RDT di Area 21,75 km/jam

Payload monitoring secara mingguan

W2 juni

3 Sodetan / perimeter ditch teratur STD Perimeter Dicth W2 juni

DOKUMEN (berbentuk

STD/ FORM)

83


Langkah 8 Menentukan Rencana Perbaikan Berikutnya


o Menentukan rencana perbaikan berikutnya

Check Sheet Stratifikasi Pareto Histogram

TOOLS

o Tema dan Judul perbaikan berikutnya

8 STEP

AKTIVITAS

HASIL


Berikutnya

84


1. Gali potensi masalah-masalah/program-program perbaikan yang masih ada.

Masalah/program perbaikan umumnya tidak dapat ditanggulangi dengan sempurna dan perlu proses yang bertahap (karena banyak variabel yang saling berkaitan) dan kondisi ideal sulit untuk dicapai.

Tetap berpatokan pada prinsip Input – Proses – Output (rantai operasional).

2. Buat rencana tentang yang akan dilakukan dengan masalah-

masalah yang masih ada dalam lingkup operasional. Pemilihan/prioritas untuk hal yang akan dipecahkan (tema untuk

kegiatan improvement berikutnya). (Bisa mengambil dari Langkah 1 atau mengambil hal lain yang lebih

mendesak dan penting, berdasarkan hasil analisa pribadi, analisa grup ataupun persetujuan atasan).

3. Review hal yang telah berjalan baik dan benar serta yang belum.

Mengulas hal yang telah dilakukan akan membantu peningkatan kualitas untuk pelaksanaan kegiatan perbaikan berikutnya.

Analisa dan pahami perbedaan antara teori dan

praktek terutama dalam kondisi operasional. Perbandingkan antara rencana yang ada dan implementasinya untuk melihat deviasi yang terjadi.


Berikutnya

85


No. Step / Langkah Objective / Aktivitas DeliverableS / Hasil

1. Menentukan Tema &

Judul

Memilih Tema

Memilih Judul

Tema Perbaikan

Judul Perbaikan

2. Menentukan Target Menentukan Target

Menentukan batasan

perbaikan

Target perbaikan

Ruang lingkup/batasan

perbaikan

Business Case

3. Analisa Faktor Penyebab Menentukan penyebab

langsung terhadap

problem yang dibahas

Menentukan akar

penyebab

Penyebab langsung

Akar penyebab (dan bisa juga

jika akar penyebab yang

dihasilkan banyak, ditentukan

akar penyebab utama nya

dengan analisa pareto atau

scatter)

4. Menentukan Rencana

Perbaikan

Mencari ide-ide perbaikan

(penanggulangan)

Memilih ide perbaikan

Apa akar permasalahannya

(What)

Lokasi Pelaksanaan (Where)

Alasan pemilihan (Why)

Cara Perbaikannya (How)

Biaya diperlukan (How Much)

Penanggung jawab (Who)

Target penyelesaian/due date

(When)

5. Melaksanakan Rencana

Perbaikan

Pelaksanaan rencana

perbaikan yang telah

dipilih

Deskripsi /penjelasan proses

pelaksanaan perbaikan

Perbandingan kondisi sebelum

dan sesudah perbaikan

6. Evaluasi Hasil Perbaikan Memeriksa hasil

perbaikan

(membandingkan

sebelum dan sesudah

perbaikan)

Menjelaskan manfaat

hasil perbaikan

Deskripsi /perbandingan kinerja

sebelum dan sesudah perbaikan

(membandingkan sesudah

perbaikan dengan kinerja

awal/target)

Penjelasan manfaat hasil

perbaikan secara QCDSMP

7. Standarisasi Hasil

Perbaikan

Membuat standarisasi

Proses

Membuat standarisasi

Kinerja

Monitoring Kinerja

Dokumen Mutu (SOP, INK)

Dokumen Mutu (STD, Form)

Sistem Control Chart

8. Menentukan Perbaikan

Berikutnya

Menentukan rencana

perbaikan berikutnya

Tema dan Judul perbaikan

berikutnya

Kesimpulan 8 Langkah

86

Documents

Teknik Analisa & Pemecahan Masalah Dalam Melakukan ... · PDF fileBy Tenny Aji Lestari i Teknik Analisa & Pemecahan Masalah Dalam Melakukan Improvement - 8 Steps & 7 tools By Tenny