Teknik Memimpin Persidangan 1

  • View
    11

  • Download
    5

Embed Size (px)

DESCRIPTION

S

Transcript

TEKNIK MEMIMPIN RAPAT

TEKNIK MEMIMPIN PERSIDANGANOlehPhilep Morse RegarJurusan Ilmu Komunikasi FISIP Unsrat

PERSIDANGANPersidangan merupakan aktivitas komunikasi organisasi untuk mencapai kesepakatan tertentu, yang bermuara pada pengambilan keputusan mengenai hal-hal yang prinsipal guna tercapaiannya tujuan organisasi yang bersangkutan. Persidangan biasanya dilaksanakan melalui jalan musyawarah antar anggota (peserta persidangan).Persidangan dapat juga diartikan sebagai suatu forum tertinggi yang dilaksanakan secara formal oleh organisasi atau lembaga, dengan suatu persoalan atau menyangkut pertanggungjawaban pengurus organisasi pada masa akhir kepengurusannya.Biasanya persidangan berjalan alot, karena isi pembicaraan begitu kompleks serta berhubungan dengan tujuan ideal yang akan dicapai. JENIS PERSIDANGANSidang Paripurna/ Pleno, sebagai persidangan lengkap yang dihadiri oleh semua unsur (semua peserta).Sidang Komisi, sebagai bagian dari sidang paripurnan yang membahas suatu masalah atau pokor tertentu saja, dan dihadiri oleh sebagian anggota/ peserta sidang saja.Sidang Sub-komisi, sebagai sidang kecil bagian dari sidang komisi, membahas hal khusus sebagai sub bagian dari bahasan sidang komisi. LANGKAH-LANGKAH PERSIAPAN SIDANG (1)MENCIPTAKAN SUASANA KOMUNIKATIF MEMBANTU PESERTA MENEMUKAN DAN MERUMUSKAN KEBUTUHAN DAN MASALAH ORGANISASI SEBAGAI POKOK BAHASAN SIDANG.MERUMUSKAN : APA YANG HENDAK DICAPAI OLEH SIDANG.MENENTUKAN INFORMASI (TERMASUK SUMBERNYA) YANG DIBUTUHKAN UNTUK MENCAPAI TUJUAN SIDANG.LANGKAH-LANGKAH PERSIAPAN SIDANG (2)MENENTUKAN CARA KOMUNIKASI YANG AKAN DIGUNAKAN: SHARING, DISKUSI ATAU DEBAT.RENCANA RINCI TENTANG JALANNYA JADWAL/ TATA KALAMEMPERSIAPKAN EVALUASI

TAHAPAN PELAKSANAAN SIDANGPENDAHULUAN:UPACARA PEMBUKAAN (Termasuk Ibadah dan Sambutan).PENETAPAN SAHNYA (KUORUM), JADWAL, AGENDA, DAN TATA TERTIB SIDANG.PENETAPAN PIMPINAN SIDANG

INTI DAN PEMBAHASAN:PENGANTAR UMUM KETUA ORGANISASIINFORMASI/ MASUKAN NARA SUMBERLAPORAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN PENGURUS (PIMPINAN) ORGANISASI.PANDANGAN UMUM DAN TANGGAPAN TERHADAP LAPORAN PENGURUSPEMBAHASAN DALAM SIDANG KOMISI.SIDANG PARIPURNA/ PLENO TERHADAP HASIL SIDANG KOMISI DAN RAPAT PANITIA.PENGAMBILAN KEPUTUSANPEMILIHAN PENGURUS BARU (JIKA PERSIDANGAN SEBAGAI SIDANG PERIODE)PENETAPAN SEMUA KEPUTUSAN

PENUTUPUPACARA PENUTUPAN SIDANG.HAL-HAL YANG MENUNJANG KELANCARAN PERSIDANGANKejelasan dan terfokusnya masalah yang dibahas.Terencana dari segi waktu, tempat dan kesempatan.Bebas dari kepentingan dan ambisi pribadiAdanya komunikasi yang dinamis dan dijiwai semangat musyawarah untuk mufakat.Konsistensi dan konsekuen terhadap hasil-hasil persidangan secara mufakat.Etika persidangan:Saling menghormati dan menghargai antar pesertaTidak memaksakan pendapatBersikap sopan santunBersikap lapang dadaDisiplin ATURAN KETUKAN PALU SIDANG (1)SATU KALI KETUKAN UNTUK:Menerima dan menyerahkan pimpinan sidangMengesahkan keputusan/ kesepakatan peserta sidang point demi point (keputusan sementara)Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama, sehingga peserta tidak perlu meninggalkan tempat sidang.Mencabut kembali/ membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru. ATURAN KETUKAN PALU SIDANG (2)DUA KALI KETUKAN UNTUK: Menskors dan mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya untuk lobying dan istirahat makan.

TIGA KALI KETUKAN UNTUK:Membuka dan menutup sidang atau acara resmi.Mengesahkan/ menetapkan keputusan akhir hasil sidangHAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN KETIKA MENYAMPAIKAN PENDAPAT DLM PERSIDANGANSuara harus jelasTidak berbicara bohongTidak mengeluarkan kata-kata yang bersifat menghina atau menghasut.Tidak bertele-teleMenggunakan bahasa yang mudah dipahamiMengambil keputusan harus berdasarkan kesepakatan bersama.GAYA KOMUNIKASI YANG SERING DITAMPILKAN PEMIMPIN SIDANG OTORITER PENUH: PEMIMPIN MEMUTUSKAN SENDIRI BEGITU SAJA .OTORITER LUNAK: PEMIMPIN MEMUTUSKAN DAN MENGUMUMKAN PUTUSAN DENGAN MENJELASKAN ALASAN, MENGAPA DIA TELAH MENGAMBIL KEPUTUSAN TERSEBUT.OTORITER LUNAK TERBUKA: PEMIMPIN MEMUTUSKAN, MENGUMUMKAN DAN MENJELASKAN DAN MEMBUKA KESEMPATAN BERTANYA, SERTA BERSEDIA MEMBERI PENJELASAN SECUKUPNYA.GAYA KOMUNIKASI YANG SERING DITAMPILKAN PEMIMPIN SIDANG OTORITER FLEKSIBEL: PEMIMPIN MEMUTUSKAN, MENGUMUMKAN, MEMBUKA KESEMPATAN USUL DAN MAU MENGUBAH PUTUSAN APABILA USUL MEMANG SEJALAN DENGAN KEBIJAKAN DASAR PEMIMPIN TERSEBUT.PARTISIPATIF MEMUSAT: PEMIMPIN MENYAJIKAN MASALAH, MENENTUKAN BATAS, DAN PESERTA MENDISKUSIKAN LALU PEMIMPIN MEMUTUSKAN.PARTISIPATIF TERBATAS: PEMIMPIN MENYAJIKAN MASALAH, MENENTUKAN BATAS, PESERTA MENDISKUSIKAN. LALU PESERTA MEMUTUSKAN BERSAMA.PARTISIPATIF PENUH: PEMIMPIN MENYALURKAN DAN MENAMPUNG MASALAH-MASALAH, MEMUDAHKAN DISKUSI/ DIALOG PESERTA, MEMBUAT KEPUTUSAN SECARA MUSYAWARAH/ MUFAKAT.MACAM-MACAM INTRUPSIPoint of order, (digunakan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya persidangan, misalnya: pada saat pembicaraan sudah melebar/ keluar dari pokok pembahasan sidang, agar tidak terus melebar dan bias). Out of order, (digunakan untuk meminta kepada pimpinan sidang, agar diberi kesempatan berbicara tentang sesuatu di luar pokok yang sedang dibicarakan).MACAM-MACAM INTRUPSIPoint of view, (digunakan untuk menyampaikan pendapat, tanggapan, usulan dan saran).Point of information, (digunakan apabila ada informasi yang berhubungan dengan acara/ materi/ pokok persidangan, misalnya data atau informasi tentang pokok pembahasan yang perlu diperhatikan oleh pimpinan dan peserta sidang, agar sidang berjalan lancar.)MACAM-MACAM INTRUPSIPoint of solution, (digunakan untuk memberikan solusi/ jalan keluar atas permasalahn yang sedang dibahas).Poin of correction, (digunakan untuk meminta pimpinan melakukan koreksi terhadap sesuatu yang keliru/ salah terkait dengan pokok bahasan dan atau pernyataan peserta lain)MACAM-MACAM INTRUPSIPoint of clarification, (digunakan untuk meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta lainnya, agar tidak terjadi penangkapan yang bias dan mengganggu jalannya persidangan).Point of explanation, (digunakan untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan, agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap kita. Point of personal privilege, (digunakan untuk melakukaan pembelaan yang bersifat personal/ privacy, jika pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah di luar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi).TEKNIK MENGAMBIL KEPUTUSAN/ KETETAPANPEMIMPIN SIDANG HARUS TERAMPIL : MEREKAM BUTIR-BUTIR PEMBICARAAN,MERUMUSKAN SIMPULAN PEMBICARAAN, DANMENGAJUKAN/ MENAWARKAN KEPUTUSAN MENGENAI POKOK PEMBICARAANUNTUK MENDAPATKAN KESEPAKATAN DAN KEPUTUSAN/ KETETAPAN.TEKNIK YANG DAPAT DIKEMBANGKANKENDALIKANLAH PEMBICARAAN AGAR TETAP TERFOKUS PADA POKOK YANG SEDANG DIBAHAS. BILA POKOK ATAU MASALAH CAKUPANNYA LUAS, PECAHLAH KEDALAM BEBERAPA SUB-POKOK/ MASALAHBUATLAH KONSEP RUMUSAN SIMPULAN MENGENAI POKOK YANG SEDANG DIBICARAKAN KEMUDIAN TAWARKANLAH UNTUK MENDAPATKAN KESEPAKATAN PESERTA. TEKNIK YANG DAPAT DIKEMBANGKANJIKA TERDAPAT KESULITAN UNTUK MENDAPATKAN KESEPAKATAN MENGENAI SESUATU, BUKALAH BABAK KHUSUS MENGENAI HAL ITU. JIKA TETAP TIDAK MENDAPATKAN KESEPAKATAN, TAWARKANLAH AGAR SIDANG DIHENTIKAN SEMENTARA (MISALNYA 10-15 MENIT). PADA SAAT RAPAT DIHENTIKAN, LAKUKANLAH LOBI DENGAN PESERTA SECARA PERORANGAN.JIKA TETAP TIDAK MENDAPAT KESEPAKATAN, LAKUKANLAH PEMUNGUTAN SUARA.10 KECENDERUNGAN CARA KOMUNIKASI BERMASALAH DALAM PERSIDANGAN (1)The Pitchman: orang yang hanya mementingkan diri sendiri. Mottonya: siapa yang menggarami air lautThe Apologizer: orang yang terlalu rendah hati, penggelisah dan pencemas. Mottonya: seperti cacing kepanasan10 KECENDERUNGAN CARA KOMUNIKASI BERMASALAH DALAM PERSIDANGAN (2)The Antimiker: orang yang terlalu percaya diri, sok tahu . Mottonya: seperti elang menyongsong angin.The Nonwit: orang yang bersikap terlalu formal, kaku dan berhati-hati. Mottonya: berkata siang melihat-lihat, berkata malam mendengar-dengar.The Malvisualizer: orang yang tidak mau dan tidak mampu menggunakan alat bantu visual. Mottonya: hidup segan mati tak mau 10 KECENDERUNGAN CARA KOMUNIKASI BERMASALAH DALAM PERSIDANGAN (3)The Dull Reader: orang yang hanya mau membaca teks. Mottonya: ibarat kerbau tercocok hidung.The Platituder: orang yang gemar bicara ngalor-ngidul tanpa arah, Mottonya: Ibarat katak ditimpa kemarau.10 KECENDERUNGAN CARA KOMUNIKASI BERMASALAH DALAM PERSIDANGAN (4)The Loner: orang yang cenderung memaksakan pendapatnya sendiri. Mottonya: anjing menggonggong kafilah berlalu.The Impresser: orang yang suka meniru gaya orang lain, sekalipun tak cocok. Mottonya: bagai memakai baju pinjaman.The Funster: orang yang gemar membual, asal bunyi, dan omong kosong. Mottonya: tong kosong nyaring bunyinya.