24
TEKNIK MEMIMPIN PERSIDANGAN Oleh Philep Morse Regar Jurusan Ilmu Komunikasi FISIP Unsrat

Teknik Memimpin Persidangan 1

Embed Size (px)

DESCRIPTION

S

Citation preview

Page 1: Teknik Memimpin Persidangan 1

TEKNIK MEMIMPIN PERSIDANGAN

OlehPhilep Morse Regar

Jurusan Ilmu Komunikasi FISIP Unsrat

Page 2: Teknik Memimpin Persidangan 1

PERSIDANGAN Persidangan merupakan aktivitas komunikasi organisasi

untuk mencapai kesepakatan tertentu, yang bermuara pada pengambilan keputusan mengenai hal-hal yang prinsipal guna tercapaiannya tujuan organisasi yang bersangkutan. Persidangan biasanya dilaksanakan melalui jalan musyawarah antar anggota (peserta persidangan).

Persidangan dapat juga diartikan sebagai suatu forum tertinggi yang dilaksanakan secara formal oleh organisasi atau lembaga, dengan suatu persoalan atau menyangkut pertanggungjawaban pengurus organisasi pada masa akhir kepengurusannya.

Biasanya persidangan berjalan alot, karena isi pembicaraan begitu kompleks serta berhubungan dengan tujuan ideal yang akan dicapai.

Page 3: Teknik Memimpin Persidangan 1

JENIS PERSIDANGAN Sidang Paripurna/ Pleno, sebagai persidangan

lengkap yang dihadiri oleh semua unsur (semua peserta).

Sidang Komisi, sebagai bagian dari sidang paripurnan yang membahas suatu masalah atau pokor tertentu saja, dan dihadiri oleh sebagian anggota/ peserta sidang saja.

Sidang Sub-komisi, sebagai sidang kecil bagian dari sidang komisi, membahas hal khusus sebagai sub bagian dari bahasan sidang komisi.

Page 4: Teknik Memimpin Persidangan 1

LANGKAH-LANGKAH PERSIAPAN SIDANG (1)1. MENCIPTAKAN SUASANA KOMUNIKATIF 2. MEMBANTU PESERTA MENEMUKAN DAN

MERUMUSKAN KEBUTUHAN DAN MASALAH ORGANISASI SEBAGAI POKOK BAHASAN SIDANG.

3. MERUMUSKAN : APA YANG HENDAK DICAPAI OLEH SIDANG.

4. MENENTUKAN INFORMASI (TERMASUK SUMBERNYA) YANG DIBUTUHKAN UNTUK MENCAPAI TUJUAN SIDANG.

Page 5: Teknik Memimpin Persidangan 1

LANGKAH-LANGKAH PERSIAPAN SIDANG (2)5. MENENTUKAN CARA KOMUNIKASI YANG AKAN

DIGUNAKAN: SHARING, DISKUSI ATAU DEBAT.6. RENCANA RINCI TENTANG JALANNYA JADWAL/

TATA KALA7. MEMPERSIAPKAN EVALUASI

Page 6: Teknik Memimpin Persidangan 1

TAHAPAN PELAKSANAAN SIDANG1. PENDAHULUAN:

1. UPACARA PEMBUKAAN (Termasuk Ibadah dan Sambutan).2. PENETAPAN SAHNYA (KUORUM), JADWAL, AGENDA, DAN TATA TERTIB SIDANG.3. PENETAPAN PIMPINAN SIDANG

2. INTI DAN PEMBAHASAN:1. PENGANTAR UMUM KETUA ORGANISASI2. INFORMASI/ MASUKAN NARA SUMBER3. LAPORAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN PENGURUS (PIMPINAN) ORGANISASI.4. PANDANGAN UMUM DAN TANGGAPAN TERHADAP LAPORAN PENGURUS5. PEMBAHASAN DALAM SIDANG KOMISI.6. SIDANG PARIPURNA/ PLENO TERHADAP HASIL SIDANG KOMISI DAN RAPAT PANITIA.7. PENGAMBILAN KEPUTUSAN8. PEMILIHAN PENGURUS BARU (JIKA PERSIDANGAN SEBAGAI SIDANG PERIODE)9. PENETAPAN SEMUA KEPUTUSAN

3. PENUTUP1. UPACARA PENUTUPAN SIDANG.

Page 7: Teknik Memimpin Persidangan 1

HAL-HAL YANG MENUNJANG KELANCARAN PERSIDANGAN Kejelasan dan terfokusnya masalah yang dibahas. Terencana dari segi waktu, tempat dan kesempatan. Bebas dari kepentingan dan ambisi pribadi Adanya komunikasi yang dinamis dan dijiwai

semangat musyawarah untuk mufakat. Konsistensi dan konsekuen terhadap hasil-hasil

persidangan secara mufakat. Etika persidangan:

Saling menghormati dan menghargai antar peserta Tidak memaksakan pendapat Bersikap sopan santun Bersikap lapang dada Disiplin

Page 8: Teknik Memimpin Persidangan 1

ATURAN KETUKAN PALU SIDANG (1) SATU KALI KETUKAN UNTUK:

Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang Mengesahkan keputusan/ kesepakatan peserta

sidang point demi point (keputusan sementara) Memberi peringatan kepada peserta sidang agar

tidak gaduh. Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang

yang waktunya tidak terlalu lama, sehingga peserta tidak perlu meninggalkan tempat sidang.

Mencabut kembali/ membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

Page 9: Teknik Memimpin Persidangan 1

ATURAN KETUKAN PALU SIDANG (2) DUA KALI KETUKAN UNTUK:

Menskors dan mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya untuk lobying dan istirahat makan.

TIGA KALI KETUKAN UNTUK: Membuka dan menutup sidang atau acara

resmi. Mengesahkan/ menetapkan keputusan

akhir hasil sidang

Page 10: Teknik Memimpin Persidangan 1

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN KETIKA MENYAMPAIKAN PENDAPAT DLM PERSIDANGAN Suara harus jelas Tidak berbicara bohong Tidak mengeluarkan kata-kata yang

bersifat menghina atau menghasut. Tidak bertele-tele Menggunakan bahasa yang mudah

dipahami Mengambil keputusan harus

berdasarkan kesepakatan bersama.

Page 11: Teknik Memimpin Persidangan 1

GAYA KOMUNIKASI YANG SERING DITAMPILKAN PEMIMPIN SIDANG

1. OTORITER PENUH: PEMIMPIN MEMUTUSKAN SENDIRI BEGITU SAJA .

2. OTORITER LUNAK: PEMIMPIN MEMUTUSKAN DAN MENGUMUMKAN PUTUSAN DENGAN MENJELASKAN ALASAN, MENGAPA DIA TELAH MENGAMBIL KEPUTUSAN TERSEBUT.

3. OTORITER LUNAK TERBUKA: PEMIMPIN MEMUTUSKAN, MENGUMUMKAN DAN MENJELASKAN DAN MEMBUKA KESEMPATAN BERTANYA, SERTA BERSEDIA MEMBERI PENJELASAN SECUKUPNYA.

Page 12: Teknik Memimpin Persidangan 1

GAYA KOMUNIKASI YANG SERING DITAMPILKAN PEMIMPIN SIDANG

4. OTORITER FLEKSIBEL: PEMIMPIN MEMUTUSKAN, MENGUMUMKAN, MEMBUKA KESEMPATAN USUL DAN MAU MENGUBAH PUTUSAN APABILA USUL MEMANG SEJALAN DENGAN KEBIJAKAN DASAR PEMIMPIN TERSEBUT.

5. PARTISIPATIF MEMUSAT: PEMIMPIN MENYAJIKAN MASALAH, MENENTUKAN BATAS, DAN PESERTA MENDISKUSIKAN LALU PEMIMPIN MEMUTUSKAN.

6. PARTISIPATIF TERBATAS: PEMIMPIN MENYAJIKAN MASALAH, MENENTUKAN BATAS, PESERTA MENDISKUSIKAN. LALU PESERTA MEMUTUSKAN BERSAMA.

7. PARTISIPATIF PENUH: PEMIMPIN MENYALURKAN DAN MENAMPUNG MASALAH-MASALAH, MEMUDAHKAN DISKUSI/ DIALOG PESERTA, MEMBUAT KEPUTUSAN SECARA MUSYAWARAH/ MUFAKAT.

Page 13: Teknik Memimpin Persidangan 1

MACAM-MACAM INTRUPSI Point of order, (digunakan untuk meminta

penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya persidangan, misalnya: pada saat pembicaraan sudah melebar/ keluar dari pokok pembahasan sidang, agar tidak terus melebar dan bias).

Out of order, (digunakan untuk meminta kepada pimpinan sidang, agar diberi kesempatan berbicara tentang sesuatu di luar pokok yang sedang dibicarakan).

Page 14: Teknik Memimpin Persidangan 1

MACAM-MACAM INTRUPSIPoint of view, (digunakan untuk

menyampaikan pendapat, tanggapan, usulan dan saran).

Point of information, (digunakan apabila ada informasi yang berhubungan dengan acara/ materi/ pokok persidangan, misalnya data atau informasi tentang pokok pembahasan yang perlu diperhatikan oleh pimpinan dan peserta sidang, agar sidang berjalan lancar.)

Page 15: Teknik Memimpin Persidangan 1

MACAM-MACAM INTRUPSIPoint of solution, (digunakan untuk

memberikan solusi/ jalan keluar atas permasalahn yang sedang dibahas).

Poin of correction, (digunakan untuk meminta pimpinan melakukan koreksi terhadap sesuatu yang keliru/ salah terkait dengan pokok bahasan dan atau pernyataan peserta lain)

Page 16: Teknik Memimpin Persidangan 1

MACAM-MACAM INTRUPSI Point of clarification, (digunakan untuk meminta

klarifikasi tentang pernyataan peserta lainnya, agar tidak terjadi penangkapan yang bias dan mengganggu jalannya persidangan).

Point of explanation, (digunakan untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan, agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap kita.

Point of personal privilege, (digunakan untuk melakukaan pembelaan yang bersifat personal/ privacy, jika pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah di luar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi).

Page 17: Teknik Memimpin Persidangan 1

TEKNIK MENGAMBIL KEPUTUSAN/ KETETAPAN

PEMIMPIN SIDANG HARUS TERAMPIL : 1. MEREKAM BUTIR-BUTIR PEMBICARAAN,2. MERUMUSKAN SIMPULAN PEMBICARAAN,

DAN3. MENGAJUKAN/ MENAWARKAN

KEPUTUSAN MENGENAI POKOK PEMBICARAAN

UNTUK MENDAPATKAN KESEPAKATAN DAN KEPUTUSAN/ KETETAPAN.

Page 18: Teknik Memimpin Persidangan 1

TEKNIK YANG DAPAT DIKEMBANGKAN1. KENDALIKANLAH PEMBICARAAN AGAR

TETAP TERFOKUS PADA POKOK YANG SEDANG DIBAHAS. BILA POKOK ATAU MASALAH CAKUPANNYA LUAS, PECAHLAH KEDALAM BEBERAPA SUB-POKOK/ MASALAH

2. BUATLAH KONSEP RUMUSAN SIMPULAN MENGENAI POKOK YANG SEDANG DIBICARAKAN KEMUDIAN TAWARKANLAH UNTUK MENDAPATKAN KESEPAKATAN PESERTA.

Page 19: Teknik Memimpin Persidangan 1

TEKNIK YANG DAPAT DIKEMBANGKAN3. JIKA TERDAPAT KESULITAN UNTUK MENDAPATKAN

KESEPAKATAN MENGENAI SESUATU, BUKALAH BABAK KHUSUS MENGENAI HAL ITU.

4. JIKA TETAP TIDAK MENDAPATKAN KESEPAKATAN, TAWARKANLAH AGAR SIDANG DIHENTIKAN SEMENTARA (MISALNYA 10-15 MENIT). PADA SAAT RAPAT DIHENTIKAN, LAKUKANLAH LOBI DENGAN PESERTA SECARA PERORANGAN.

5. JIKA TETAP TIDAK MENDAPAT KESEPAKATAN, LAKUKANLAH PEMUNGUTAN SUARA.

Page 20: Teknik Memimpin Persidangan 1

10 KECENDERUNGAN CARA KOMUNIKASI BERMASALAH DALAM PERSIDANGAN (1)

1. The Pitchman: orang yang hanya mementingkan diri sendiri. Mottonya: siapa yang menggarami air laut

2. The Apologizer: orang yang terlalu rendah hati, penggelisah dan pencemas. Mottonya: seperti cacing kepanasan

Page 21: Teknik Memimpin Persidangan 1

10 KECENDERUNGAN CARA KOMUNIKASI BERMASALAH DALAM PERSIDANGAN (2)

3. The Antimiker: orang yang terlalu percaya diri, sok tahu . Mottonya: seperti elang menyongsong angin.

4. The Nonwit: orang yang bersikap terlalu formal, kaku dan berhati-hati. Mottonya: berkata siang melihat-lihat, berkata malam mendengar-dengar.

5. The Malvisualizer: orang yang tidak mau dan tidak mampu menggunakan alat bantu visual. Mottonya: hidup segan mati tak mau

Page 22: Teknik Memimpin Persidangan 1

10 KECENDERUNGAN CARA KOMUNIKASI BERMASALAH DALAM PERSIDANGAN (3)

6. The Dull Reader: orang yang hanya mau membaca teks. Mottonya: ibarat kerbau tercocok hidung.

7. The Platituder: orang yang gemar bicara ngalor-ngidul tanpa arah, Mottonya: Ibarat katak ditimpa kemarau.

Page 23: Teknik Memimpin Persidangan 1

10 KECENDERUNGAN CARA KOMUNIKASI BERMASALAH DALAM PERSIDANGAN (4)

8. The Loner: orang yang cenderung memaksakan pendapatnya sendiri. Mottonya: anjing menggonggong kafilah berlalu.

9. The Impresser: orang yang suka meniru gaya orang lain, sekalipun tak cocok. Mottonya: bagai memakai baju pinjaman.

10.The Funster: orang yang gemar membual, asal bunyi, dan omong kosong. Mottonya: tong kosong nyaring bunyinya.

Page 24: Teknik Memimpin Persidangan 1