Teknik Penemuan Fakta

dan Penemuan

Persyaratan Sistem

Didi Supriyadi – Pertemuan ke – 6

SIM – S1 Informatika

ST3 Telkom Purwokerto

Tujuan Pembelajaran

• Anda akan mampu memahami teknik penemuan fakta dan penemuan

persyaratan ketika anda mampu:

– Menentukan persyaratan sistem dan membedakan antara persyaratan fungsional

dan nonfungsional

– Memahami berbagai aktivitas analisis masalah dan dapat membuat diagram

fishbone untuk membantu pemecahan masalah

– Memahami konsep manajemen persyaratan

– Mengidentifikasi tujuh teknik penemuan fakta dan menyebutkan kekuatan dan

kelemahan masing – masing teknik

– Memahami enam petunjuk “mendengar” efektif

– Memahami bahasa tubuh dan proksemiks

– Menyebutkan type partisipan pada sebuah sesi JRP & menjelaskan peran masing2

– Menyelesaikan proses perencanaan untuk satu sesi JRP, mencakup memilih dan

mempersiapkan tempat, memilih partisipan, dan mempersiapkan satu agenda

untuk memandu sesi JRP

– Menjelaskan beberapa manfaat menggunakan JRP sebagai teknik penemuan fakta

Pokok Bahasan

1. Pengantar Penemuan Persyaratan

2. Proses Penemuan Persyaratan

3. Teknik Penemuan Fakta

4. Strategi Penemuan Fakta

• Untuk dapat mengembangkan sistem yang dapat

memenuhi kebutuhan stakeholder, harus dapat benar –

benar mengidentifikasi, menganalisis, dan memahami

persyaratan pengguna atau apa yang pengguna

inginkan untuk dapat dilakukan oleh sistem yang akan

dikembangkan

• Proses dan teknik yang digunakan analis sistem untuk

mengidentifikasi, menganalisis, dan memahami

persyaratan sistem yang akan dikembangkan disebut

requirements discovery/penemuan persyaratan

1. Pengantar Penemuan Persyaratan

• Penemuan persyaratan melibatkan analis sistem yang bekerja sama dengan pengguna dan pemilik sistem selamafase pengembangan sistem guna mendapatkan pemahamanyang rinci mengenai persyaratan bisnis dari sistem informasi

• System requirments/persyaratan sistem/persyaratan bisnismerupakan sesuatu yang harus dilakukan oleh sisteminformasi atau perlengkapan yang harus dimiliki oleh sistem

– Persyaratan fungsional• Persyaratan sistem yang menetapkan apa yang harus dapat dilakukan oleh

sistem informasi

– Persyaratan non fungsional• Persyaratan sistem yang menetapkan perlengkapan ataupun kualitas yang harus

dimiliki sistem

Proses Pengembangan Sistem

• Dari manakah proyek pengembangan sistem berasal

atau dimulai?

ProblemProblemSituasi tidak diinginkan yang menghalangi organisasi untuk

mencapai visi, misi, tujuan dan sasaran

OpportunityOpportunityKesempatan untuk memperbaiki organisasi bahkan saat

problem teridentifikasi tidak ada

DirectiveDirectivePermintaan baru yang diberikan oleh manajemen,

pemerintah, atau beberapa pengaruh luar

Proses Pengembangan Sistem

• Salah satu kerangka pemecahan atau mengklasifikasikan masalah

yang dikemukakan oleh JAMES WETHERBE

PIECESPIECES

P tindakan memperbaiki performance

I tindakan memperbaiki information

E tindakan memperbaiki economics

C tindakan memperbaiki control

E tindakan memperbaiki efficiency

S tindakan memperbaiki services

Klasifikasi PIECES pada Persyaratan Sistem

• PIECES merupakan alat yang dapat digunakan untuk menggolongkan persyaratan sistem

• Keuntungan menggolongkan berbagai tipe persyaratan adalah kemampuan untuk menggolongkanpersyaratan untuk tujuan pelaporan, pelacakan, dan validasi sehingga membantu identifikasipersyaratan secara cermat

• Tujuan penemuan dan manajemen persyaratan adalah mengidentifikasi secara tepat persyaratanPengetahuan, Proses, dan Komunikasi bagi pengguna sistem baru, untuk menghindari hal:

– Sistem mengeluarkan biaya yang besar dari yang telah dianggarkan

– Sistem dikirim lebih lambat dari waktu yang telah dijanjikan

– Sistem tidak dapat memuaskan ekspektasi pengguna, yang menyebabkan pengguna tidakmenggunakannya

– Biaya pemeliharaan dan peningkatan sistem yang sangat tinggi

– Sistem tidak dapat diandalkan dan terbukti error dan downtime

– Reputasi staf IT dalam tim ternodai karena suatu kegagalan

• Menurut Barry W. Boehm, persyaratan yang tidak tepat dan tidak terdeteksi dan diperbaikisampai fase operasional, dapat menelan biaya sampai 1000 kali lebih dibanding jikaditemukan dan diperbaiki pada fase persyaratan

• Penentuan persyaratan sistem bertujuan untuk mengetahui kriteria berikut:– Konsisten – persyaratan tidak konflik atau ambiguitas

– Komplit – persyaratan menggambarkan semua input dan respon sistem yang mungkin muncul

– Kelayakan – persyaratan dapat dipenuhi berdasarkan sumber daya dan batasan yang tersedia

– Dibutuhkan – persyaratan yang benar – benar dibutuhkan dan memenuhi tujuan sistem

– Akurat – persyaratan dinyatakan secara benar

– Dapat dilacak – persyaratan secara langsung menuju ke fungsi dan fitur – fitur sistem

– Dapat diuji – persyaratan ditentukan sehingga dapat didemonstrasikan selama pengujianberlangsung

• Terdiri dari aktivitas :

1. Menemukan dan analisis masalah

2. Menemukan persyaratan

3. Mendokumentasikan dan menganalisis masalah

4. Manajemen persyaratan

2. Proses Penemuan Persyaratan

• Analis sistem harus terampil dalam aktivitas analisis masalah

• Analogi antara orang tua dan dokter dalam mengidentifikasipenyakit anak ataupun pasien solusinya berbeda

• Kesalahan umum analis sistem adalah mencoba menganalisismasalah dengan mengidentifikasi gejala sebagai sumber masalah– Hasilnya mereka mendesain dan mengimplementasikan solusi seakan –

akan telah menyelesaikan masalah, tetapi sebenarnya dapatmenyebabkan masalah baru

• Cara populer untuk menganalisis, identifikasi, dan menyelesaikanmasalah menggunakan ISHIKAWA DIAGRAM oleh Kaoru Ishikawa

2.1 Menemukan dan Analisis Masalah

• Ishikawa diagram/diagram sebab akibat/fishbone diagram : sebuah alatgrafis yang digunakan untuk mengidentifikasi, mengeksplorasi danmenggambarkan suatu masalah, sebab dan akibat dari masalah

• Konsepnya:

– Nama masalah yang mendapat perhatian dicantumkan di sebelah kanandiagram (kepala ikan)

– Penyebab masalah yang mungkin digambarkan sebagai tulang – tulang daritulang utama (yang mendeskripsikan 4 kategori /4 M: material, mesin, manpower, dan metode) atau alternatif lain dapat juga 4 P: place, procedure, policy, people atau dapat juga 4 S: surrounding, supplier, system, skill

• Setelah menemukan masalah, analis dapat mulai menentukanpersyaratan

• Analis sistem harus terampil dalam metode – metode efektif untukmengumpulkan informasi – penemuan fakta/fact finding

• Fact finding merupakan teknik yang digunakan sepanjang sikluspengembangan, tetapi memang sangat kritis dalam fase analisispersyaratan

• Merupakan proses resmi yang menggunakan penelitian, pertemuan, wawancara, kuisioner, sampling, dan teknik lain untuk mengumpulkaninformasi mengenai masalah, persyaratan, dan preferensi sistem disebutjuga pengumpulan informasi/pengumpulan data

2.2 Menemukan Persyaratan

• Etika Penemuan Fakta– Analis harus memproteksi keamanan dan privasi semua fakta atau data yang

dipercayakan kepada mereka

• Teknik Penemuan Fakta1. Sampling terhadap dokumentasi, form, dan database yang ada

2. Meneliti dan mengunjungi situs

3. Observasi lingkungan kerja

4. Kuisioner

5. Wawancara

6. Prototyping

7. Joint requirements planning

• Bertujuan memberikan arah bagi teknik – teknik pemodelan

yang akan digunakan oleh analis sistem untuk menganalisis

persyaratan untuk menentukan persyaratan yang benar bagi

proyek

• Setelah teridentifikasi, analis sistem memformalisasi

persyaratan tersebut dengan merepresentasikannya dalam

sebuah dokumen yang akan dilihat kembali dan disepakati

oleh pengguna

2.3 Mendokumentasikan dan Menganalisis Persyaratan

1. Mendokumentasi Draft Persyaratan

– Menggunakan use case untuk menjelaskan fungsi sistem dari

perspektif pengguna eksternal dan dalam cara serta terminologi

yang dipahami pengguna

– Tabel keputusan digunakan untuk mendokumentasikan kebijakan

bisnis perusahaan yang kompleks dan kebijakam aturan

pengambilan keputusan

– Tabel persyaratan digunakan untuk mendokumentasikan tiap

persyaratan spesifik

2. Menganalisis Persyaratan– Aktifitas penemuan fakta lebih sering menghasilkan persyaratan yang

konflik satu dengan yang lain karena persyaratan didapat dari berbagai sumber yang berbeda – beda dan setiap orang memiliki pendapat dan keinginan sendiri terhadap fungsionalitas sistem yang baru

– Tujuan analisis persyaratan untuk menemukan dan memecahkan masalah dengan persyaratan dan mendapatkan kesepakatan untuk semua modifikasi guna memuaskan para stakeholder

– Fokusnya adalah mendapatkan kesepakatan mengenai kebutuhan stakeholder (negosiasi untuk kesepakatan semua modifikasi dengan semua stakeholder dan penyederhanaan persyaratan sistem)

3. Merumuskan Persyaratan

3. Merumuskan Persyaratan– Persyaratan sistem harus didokumentasikan dalam suatu cara yang resmi

untuk mengkomunikasikan persyaratan kepada stakeholder sistem

– Dokumen tsb berfungsi sebagai kontrak antara pemilik sistem dan tim pengembang terkait apa saja yang perlu disediakan oleh sebuah sistem baru

– Menggunakan dokumen definisi persyaratan

– Dokumen definisi persyaratan harus terdiri atas:• Fungsi dan layanan yang harus disediakan oleh sistem

• Persyaratan fungsional, meliputi fitur sistem, karakteristik dan atribut

• Batasan, yang membatasi pengembangan sistem atau batasan dimana sistem harus beroperasi

• Informasi mengenai sistem lain yang dengannya sistem baru harus berantarmuka

• Dalam siklus hidup proyek, merupakan hal umum jika muncul persyaratanbaru dan persyaratan yang sudah ada berubah setelah dokumen definisipersyaratan disepakati

• Berdasarkan pengalaman penelitian, hampir 50% persyaratan akanberubah sebelum sistem diproduksi. Hal ini masalah besar bagi timpengembang

• Untuk mengurangi masalah yang disebabkan oleh perubahan, diperlukanrequrements management/manajemen persyaratan yang merupakanproses mengelola perubahan pada persyaratan yang berisi kebijakan, prosedur, dan proses yang mengatur bagaimana perubahan terhadapsuatu persyaratan dikendalikan

2.4 Manajemen Persyaratan

• Terdiri dari:

1. Sampling terhadap dokumentasi, form, dan database yang ada

2. Meneliti dan mengunjungi situs

3. Observasi lingkungan kerja

4. Kuisioner

5. Wawancara

6. Prototyping

7. Joint requirements planning

3. Teknik Penemuan Fakta

• Analis yang bagus selalu tahu untuk mendapatkan fakta terlebih dahulu dari dokumentasi yang adadaripada mendengar dari orang lain

• Mengumpulkan Fakta dari Dokumen yang Ada– Dokumen bagan perusahaan untuk mengetahui pengguna dan pemilik utama proyek dan hubungan

pelaporan

– Memo antar bagian, studi, waktu, kotak saran, komplain pelanggan, dan laporan – laporan yang mendokumentasikan area masalah

– Catatan keuangan, penilaian prestasi kerja, peninjauan ukuran kerja, dan laporan pengoperasian terjadwal

– Permintaan proyek sistem informasi, dulu – saat ini

– Dokumen fungsi bisnis yang sedang dipelajari atau di desain, meliputi:• Pernyataan misi dan rencana strategis

• Sasaran resmi untuk subunit perusahaan yang sedang dipelajari

• Manual kebijakan yang menempatkan batasan pada semua sistem yang diajukan

• SOP, outline kerja, atau instruksi kerja untuk operasi harian yang spesifik

• Form lengkap yang merepresentasikan transaksi aktual diberbagai point dalam sklus pemrosesan

• Database manual dan yang terkomputerisasi

• Contoh manual dan screen serta report yang terkomputerisasi

3.1 Sampling Dokumen, Laporan, dan File

• Teknik Sampling Dokumen dan File

– Proses mengumpulkan sampel dokumen, form, dan record yang

representatif

– Randomization/randomisasi merupakan teknik sampling yang ditandai

dengan tidak adanya pola atau rencana yang ditentukan sebelumnya

untuk memilih data contoh

– Stratification/stratifikasi merupakan teknik sampling sistematis yang

berusaha mengurangi varian estimasi dengan menyebarkan sampling.

Sebagai contoh memilih dokumen atau record dengan rumus – dan

dengan menghindari estimasi yang sangat tinggi atau sangat rendah

• Mencari domain masalah

• Masalah tidak unik sama sekali, terkadang orang lain telah memecahkansebelumnya

• Pengalaman perusahaan melakukan kunjungan situs dengan perusahaan –perusahaan yang mereka tahu telah memiliki pengalaman, jika perusahaan ini“bersedia berbagi”, maka dapat diperoleh informasi yang berharga yang dapatmenghemat waktu dan biaya pengembangan sistem

• Jurnal dan buku – buku referensi merupakan sumber informasi yang dapatmemberikan informasi bagaimana pihak lain memecahkan masalah yang sama

• Menjadi anggota dalam komunitas profesional juga sangat bermanfaat sepertiAITP (Association for Information Technology Professionals) maupun AIS (Association for Information Systems)

3.2 Penelitian dan Mengunjungi Situs

• Teknik penemuan fakta di mana analis sistem turut

berpartisipasi atau menyaksikan seseorang yang sedang

melakukan aktivitas untuk mempelajari sistem

• Digunakan untuk menguji validitas data dan ketika

kompleksitas dari aspek – aspek tertentu sebuah sistem tidak

memberikan keterangan detail

3.3 Observasi Lingkungan Kerja

• Keunggulan Teknik Observasi– Data yang dikumpulkan berdasarkan observasi sangat reliabel, kadang – kadang untuk

memeriksa validitas data yang didapat langsung dari individu

– Analis sistem dapat melihat apa yang sebenarnya terjadi, dapat menemukan data yang menjelaskan lingkungan fisik dari suatu tugas

– Relatif tidak mahal

– Memberi peluang kepada analis untuk melakukan pengukuran kerja

• Kelemahan Teknik Observasi– Pengguna merasa tidak nyaman saat diawasi dan berlaku berbeda saat diobservasi

– Pekerjaan yang diobservasi kemungkinan tidak memasukkan tingkat kesulitanatau volume yang biasanya dialami

– Beberapa aktivitas sistem dapat terjadi disaat yang tidak wajar, membuat jadwal menjaditidak nyaman bagi analis sistem

– Tugas yang sedang diobservasi adalah subyek untuk berbagai tipe interupsi

• Petunjuk Observasi :

– Tentukan siapa, apa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana observasidilakukan

– Dapatkan izin mengobservasi dari supervisor atau manajer

– Informasikan siapa saja yang akan diobservasi

– Tetaplah rendah hati

– Buatlah catatan selama atau segera setelah observasi

– Tinjaulah kembali catatan observasi dengan individu yang berkepentingan

– Jangan mengganggu individu bekerja

– Jangan fokus pada hal – hal sepele

– Jangan membuat anggapan/asumsi sendiri

• Questionnaire (Kuisioner) dokumen bertujuan khusus yang mengizinkan analis untuk mengumpulkan informasi dan pendapatdari responden.

• Ciri :

– Cocok untuk sumber data banyak dan tersebar

– Responden tidak terganggu

– Hasilnya biasanya lebih objektif

– Responden merasa dibatasi– Tidak dapat mengembangkan pertanyaan sesuai dengan situasinya– Daftar pertanyaan yang baik dan lengkap sulit dibuat

3.4 Kuisioner

• Petunjuk :

– Rencanakan dahulu fakta dan opini yang akan dikumpulkan

– Tentukan pertanyaan yang cocok

– Pertanyaan tidak mengandung kesalahan dan harus jelas/sederhana

– Coba dahulu kepada 1 atau 2 responden, bila ada kesulitan segera perbaiki

• Tipe :

– free format questionere

– check-off questionare

– yes/no questionere

– choice questionare

– opinion questionare

• Keunggulan:– Dapat dijawab secara cepat

– Relatif tidak terlalu mahal

– Membolehkan individu tidak mencantumkan namanya, sehingga kemungkinan besarmemberikan fakta riil

– Jawaban dapat segera ditabulasikan dan dianalisa

• Kelemahan:

– Jumlah responden terbatas/tidak banyak

– Tidak ada jaminan semua reponden akan menjawab atau memperhatikan semuapertanyaan

– Cenderung tidak fleksibel

– Tidak menginterpretasikan bahasa tubuh responden

– Tidak ada kesempatan untuk mengklarifikasi jawaban yang belum jelas

– Sulit menyiapkan kisioner yang bagus

• Interview (Wawancara) teknik penelusuran fakta dimana analisisistem mengumpulkan informasi dari individu-individu melaluiinteraksi face-to-face.

• Ciri :– Memungkinkan jawaban bebas dan terbuka– Dapat mengembangkan pertanyaan sesuai situasi– Dapat menilai kebenaran dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai– Dapat menanyakan kegiatan khusus– Membutuhkan waktu lama– Tergantung pada kepandaian pewawancara (human relation)– Tidak selalu tepat untuk kondisi tempat tertentu– Sanggat mengganggu kerja orang yang diwawancarai

3.5 Wawancara

• Sifat pertanyaan :

– Gunakan bahasa yang baik, sopan dan jelas ; jaga penampilan

– Jangan memasukan pendapat pribadi

– Hindari pertanyaan yang panjang dan berbelit-belit

– Hindari pertanyaan yang menakutkan/ mengkhawatirkan

– Hindari pertanyaan yang mengkritik

– Jangan menggunakan kata „anda‟, „kamu‟ dsb, dan carilah kata yang cocok bila yang diinginkan adalah pernyataan group

• Persiapan :

– Atur pertemuan dengan orang yang akan diwawancari

– Atur waktu yang tepat

– Buat jadual

– Buat panduan wawancara

• Melakukan wawancara :

– Mengenalkan diri

– Menjelaskan tujuan wawancara

– Menjelaskan peran dari orang ang diwawancarai

– Menghilangkan kesan menginterogasi

– Harus mendengarkan dengan teliti dan jangan banyak bicara

– Jaga suasana wawancara tetap santai, tapi terarah dan menyenangkan

– Jangan memotong pembicaraan

– Mintalah pendapat/ide-ide tambahan

– Jangan membuat asumsi jawaban yang tidak mendasar

– Jangan memakai istilah yang sulit dimengerti

– Pada akhir wawancara, bacakan rangkuman dari hasil wawancara dan minta orang yang diwawancara untuk membetulkan bila ada kesalahan

– Ucapkan terima kasih dan intalah kesediaan kembali untuk dihubungi/untuk diadakan wawancara kembali bila perlu

• Discovery Prototyping tindakan membuat representatif skala

kecil atau model kerja dari persyaratan pengguna untuk

menemukan atau menguji persyaratan tersebut.

3.6 Prototyiping Penemuan

• Joint Requirements Planning (JRP) proses yang dilakukan

dengan mengadakan pertemuan kelompok terstruktur dengan

tujuan menganalisis masalah dan mendefinisikan

persyaratan.

3.7 Joint Requirements Planning (JRP)

• Kesalahan yang sering dilakukan oleh analis amatir adalah langsung wawancara

• Analis harusnya mengumpulkan terlebih dahulu semua fakta yang dapat mereka kumpulkan dengan menggunakan metode lain

• Karena waktu adalah uang, maka sangat bijaksana jika analis sistem menggunakan sebuah strategi penemuan fakta untuk memaksimalkan waktu yang digunakan dengan pengguna akhir

• Staregi langkah demi langkah penemuan fakta:1. Pelajari dokumen – dokumen yang ada, form, laporan, dan file. Analis dapat mempelajari banyak hal

tanpa kontak dengan orang

2. Jika penting, observasi sistem saat sistem bekerja

3. Dengan semua fakta yang telah terkumpul, buat dan sebarkan kuisioner untuk memperjelas hal – hal yang belum dipahami dengan baik

4. Lakukan wawancara (sesi kerja kelompok) untuk memperjelas dan menguji isu – isu dan masalah yang paling sulit (alternatif gunakan teknik JRP)

5. (opsional) buatlah prototype penemuan untuk semua persyaratan fungsional yang tidak dipahami atau persyaratan yang perlu divalidasi

6. Tindak lanjut. Gunakan teknik penemuan fakta yang tepat untuk menguji fakta (biasanya wawancara atau observasi)

4. Strategi Penemuan Fakta

Fakta Yang Harus Didapatkan

• Fakta Organisasi :– Bidang usaha dan sejarah singkat organisasi – Objektifitas organisasi / tujuan organisasi secara umum– Struktur organisasi lengkap atau parsial (cabang/unit/bagian tertentu )– Job deskripsi / wewenang dan tanggungjawab (lengkap / parsial)

• Fakta Kegiatan :– Aktifitas kerja / kegiatan– Orang atau pelaku di setiap kegiatan– Alat / perangkat kerja (fisik)– Formulir-formulir atau dokumen yg digunakan dalam setiap aktifitas– Aturan/norma/prosedur kerja (baku atau tidak) yang diberlakukan pada

setiap aktifitas – Pihak-pihak lain yang terlibat dalam setiap aktifitas (lingkungan luar)

• Fakta Proses & Data (detail) :

– Proses (proses detail, periode, struktur proses, beban, performansi, detail pelaku dsb)

– Data (data detail, cakupan, periode, volume, aliran data, sumber, arsip/penyimpanan, dsb)

• Fakta kebutuhan informasi bagi manajemen :

– Mengetahui laporan-laporan apa saja yang dibutuhkan oleh pihak manajemen berkaitan dengan sistem yang diangkat

– Mengetahui detail kualitas informasi ( cakupan data, perolehan informasi (proses pd, kecepatan, akurasi), media / perangkat yg digunakan, format, target / fungsi, dsb )

• Fakta harapan user /pengguna :

– Mengetahui harapan pihak manajemen / user / pihak terkait terhadap sistem yang ada

• Mengetahui kemungkinan perubahan kebijakan manajemen khususnya menyangkut performansi sistem

Detail Fakta Prosedur

• Prosedur Kerja

• Nama dan deskripsi/fungsi prosedur

• Hukum atau norma yang berlaku untuk setiap prosedur dan deskripsi/penjelasannya

• Proses-proses yang ada pada prosedur dan keterkaitan antar proses

• Pelaku yang menjalankan prosedur ( deskripsi dan jabatannya )

• Permasalahan yang muncul dalam penerapan prosedur(kesulitan pelaku, ketidakjelasan / ketidak-baku-an prosedur, penyebab lamanya layanan, dsb)

Detail Fakta Formulir

– Formulir / Dokumen

• Nama dan deskripsi/fungsi formulir

• Item data setiap formulir

• Tingkat keterbacaan formulir

• Kemudahan pengisian formulir

• Kemudahan dokumentasi dan pengambilan kembali

• Periode dan volume/frekuensi formulir

• Identifikasi formulir

• Permasalahan yang muncul berkaitan dengan formulir (kesulitan pemakai menggunakan, kesulitan dokumentasi, ketidak-lengkapan / ketidak-baku-an, dsb)

Detail Fakta Personil

– Personil

• Nama dan deskripsi personil

• Job Deskripsi

• Jabatan & rangkapan kerja

• Kinerja Personil (Performansi kerja, beban kerja personil,

intelegensia/pendidikan)

• Permasalahan yang muncul dari personil atau penilaian

sementara atas keberadaan yang bersangkutan. ( kinerjanya,

keluhan personil, menyangkut beban, dsb)

Smart, Trusworthy, Teamwork – ST3 Telkom