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SOLUTION DE GESTION METIER (ERP) POUR LES ENTREPRISES DU BATIMENT

ET DES TRAVAUX PUBLICS

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ONAYA ETUDES DE PRIX Un outil performant pour la gestion des études de prix

Modèles métier L’expertise métier d’AQUITAINE INFORMATIQUE permet à chaque corps d’état de trouver une solution adaptée à son activité :

• Gros-œuvre, second-œuvre, Génie Civil • TP-VRD : gestion des rendements, justificatif de prix des ouvrages, bordereau de prix en

chiffres et en lettres. 2 approches possibles : par sous-détails de prix ou étude globale des moyens et répartition sur le DQE client

• Electricité - Corps d’états techniques : temps de pose associés aux ressources • Charpente métallique - Acier : gestion des poids et des surfaces à peindre • Export : gestion des devises

Gestion des droits des utilisateurs La gestion de droits par utilisateur permet d'affecter un rôle à chaque personne et de définir les fonctionnalités auxquelles elle peut accéder : accès direction du bureau d'études, accès métreur…

Bibliothèques • Multi bibliothèques • Gestion des ressources, ouvrages, chapitres • Visualisation des éléments sous forme arborescente • Intégration des bibliothèques du marché : Batiprix, Annuel des Prix, Catelec, E. Forestier

(couverture, étanchéité/bardage) … • Intégration des tarifs fournisseurs

Etudes • Planning du bureau d’études : planning d’étude des affaires par utilisateur et consolidé pour

l’ensemble du bureau d’études • Création d'un devis à partir d'un nouveau document ou d'un devis existant • Arborescence Chapitres / Sous-chapitres / Ouvrages illimitée • Intégration directe des appels d'offres : par scannérisation (@DOC SOLUTIONS) ou à partir

du site Internet www.spigao.com (EDISYS) • Réalisation du devis directement sur la présentation client ou déboursé par création des

éléments, sélection dans la bibliothèque ou copie partielle d’un autre devis

Nouveautés

• Planning BE • Planning Commercial • Planning des frais temporels • Approvisionnements avec mise à jour des prix • Personnalisation totale de la feuille de vente • Versionning

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• Fonction métré avec formules de calcul et variables • Approvisionnements de l’étude avec mise à jour des prix après consultation et/ou négociation

auprès des fournisseurs

• Calculs en temps réel • Personnalisation totale de la feuille de vente permettant d’affecter :

o Les frais de chantiers avec une fonction planning pour les frais temporels o Les coefficients de frais généraux et bénéfices sur travaux propres et/ou sous-

traitants par nature de dépenses : main d’oeuvre, matériaux, matériels o Les frais complémentaires

La feuille de vente permet également de calculer des ratios, de faire des simulations... • Accès direct aux documents associés à l’étude • Recherche universelle multicritères : accès aux ressources, ouvrages, photos,

documentations techniques... déjà utilisés dans des études ou sur des sites professionnels • Planning commercial : présentation du prévisionnel des travaux • Versionning : mémorisation des différentes versions d’une étude

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Editions • Générateur d’états accessible par l’utilisateur pour la personnalisation de ses présentations : • Métré • Déboursé sec avec sous-détails, par nature de dépenses • Approvisionnement trié par familles, fournisseurs, pourcentages… • Budget d’heures • Devis commercial : insertion d'images, correcteur orthographique, mise en forme des textes

(polices, couleurs...), envoi des devis par courriel (pdf)... • Bordereau et justificatif de prix

Enchaînement automatique des éditions : permet d’éditer en continu un groupe de documents avec visualisation des sauts de page en saisie : page de garde, devis, récapitulatif.

Suivi commercial des affaires • Affichage personnalisé des affaires par mois, client, ou statut (gagnées, perdues...) • Tableau de bord avec représentations graphiques (camemberts et histogrammes)...

Options • Devis nomade : permet à un utilisateur disposant d’un portable de travailler en mode

autonome ou connecté sur le réseau. • Métré par digitalisation de plans

Liaisons • Liaison d’ONAYA Etudes de prix avec ONAYA Facturation, ONAYA Suivi de chantiers et

ONAYA Planning • Liens dynamiques avec d'autres applications bureautiques • Import de fichiers de type Excel (DQE)

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ONAYA FACTURATION Situations de travaux, factures et DGD

Situations de travaux • Gestion des droits utilisateurs • Gestion multi TVA • Saisie de l’avancement en quantité ou % à partir du devis accepté • Gestion des situations en colonnes dans le cas de marchés en co-traitance • Déduction automatique des situations précédentes (cumulées ou détaillées) • Gestion des acomptes, escomptes, retenues de garantie, forfaits, paiements directs, remises

ou majorations • Actualisation des prix • Personnalisation des présentations : cadre et mise en forme des textes (police, couleur, gras,

italique, souligné, correcteur orthographique) • Envoi par courriel • Historisation des situations

Facturation • Gestion des droits utilisateurs • Gestion multi TVA • Création :

- Directe - A partir d’un devis - A partir d'un appel d'offres

• Actualisation des prix • Gestion des acomptes, escomptes, retenues de garantie, forfaits, paiements directs, remises

ou majorations • Personnalisation des présentations : cadre et mise en forme des textes (police, couleur, gras,

italique, souligné, correcteur orthographique) • Edition des traites en pied de facture • Envoi par courriel • Journal des ventes

Décompte général et définitif

Liaisons • Avec Le logiciel de Comptabilité proposé par AQUITAINE INFORMATIQUE et les logiciels

standards du marché • Avec ONAYA Suivi de chantiers

Nouveautés

• Gestion des remises, majorations • Paramétrage des impressions • Intégration des appels d’offres • Gestion paiements directs sous-traitants

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ONAYA SUIVI DE CHANTIERS Le cœur de la gestion : contrôle et analyse de l’ac tivité

Gestion des droits des utilisateurs La gestion des droits permet d’affecter un rôle à chaque utilisateur qui précise les modules et les fonctionnalités auxquels il peut accéder. Exemple : l’opérateur de saisie main d'œuvre : il peut saisir les pointages. Il ne peut pas créer de chantiers, d'ARC, de référentiel de type main d’œuvre (employé, équipe, horaire, etc.). Les droits personnalisables permettent d’affiner les rôles : définition de la période autorisée de saisie des données, contrôle de création des éléments (chantier, ressource, tiers...), contrôle de la saisie des pointages journaliers et hebdomadaires…

Chantiers

• Création des chantiers à partir des devis clients acceptés • Transfert du marché initial et des avenants • Budgétisation du chantier à partir de l’approvisionnement du devis ou de la réalisation d’une

étude d’exécution. La ventilation des dépenses saisies par phase et ouvrage sera comparée à l’avancement constaté.

Gestion des achats • Gestion d’une nomenclature de ressources avec différents tarifs fournisseurs, ouvrages,

tâches, lots • Gestion des besoins chantiers : prise en compte des demandes d'approvisionnement,

consultation des disponibilités, prise de décision : réservation, sortie ou achat stock, achat direct pour le chantier

• Etablissement des commandes fournisseurs et sous-traitants • Demandes de prix • Pointage des livraisons • Contrôle des factures et demandes d’avoir fournisseurs • Statistiques d’achats par fournisseurs, produits, périodes

Nouveautés

• Accès simplifié aux résultats • Suggestion des rapports matériels • Imputation périodique des matériels • Prise en compte des besoins chantiers • Gestion des demandes d’avoir fournisseurs

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Gestion du personnel • Gestion des salariés et des intérimaires • Saisie des heures par chantier ou par salarié • Saisie journalière, hebdomadaire ou par plage horaire (début-fin) • Saisie des événements de type primes et indemnités : panier, trajet, transport • Ventilation des heures par activité ou phase de l’étude d’exécution • Suggestion des rapports matériels à partir de la saisie main d’œuvre • Edition des rapports de pointage • Récapitulation mensuelle • Etat des intempéries…

OPTIONS :

• Saisie nomade : saisie des heures directement depuis les chantiers ! o Une saisie unique : réduction du temps de collecte des informations (plus de rapport

écrit) et simple procédure de vérification et de validation dans l’entreprise (plus de ressaisie).

o Une saisie en mode connecté : utilisation d’un réseau virtuel privé (VPN) garantissant l’intégrité des données, directement stockées sur le système d’information. L’accès permanent au réseau permettant de se connecter à tout moment.

o Un support et une ergonomie adaptés au personnel chargé de la saisie sur chantier : sur le support de son choix, l’utilisateur travaille sur une interface pré-paramétrée avec ses données : chantiers, salariés, heures… limitant ainsi les saisies et les risques d’erreur.

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• Suivi des temps ateliers : gestion en temps réel de la main d’œuvre atelier

Simple d'utilisation, convivial, et autonome, il est destiné aux unités de production pour leur permettre de tout connaître sur :

o Les temps de production, o L'avancement des dossiers, o L'occupation de la main-d’œuvre, en temps réel ou en post-analyse.

Stocks multi-dépôts • Organisation du stock avec rangement (allée, rangée, casier) • Gestion des unités d’achat et de stockage • Visualisation des articles avec quantités disponibles en stock, commandées et réservées • Mouvements : sorties et retours chantiers, cessions inter-dépôts • Inventaires • Achats : demandes de prix, bons de commande, bons de livraison, factures... • Consultations : gestion des alertes, statistiques de consommation, état des réservations par

article ou par chantier... • Option : gestion du stock par code-barres

Parc matériel • Matériels numérotés ou gérés en nombre • Fiche d’identification complète de chaque matériel avec localisation en temps réel, état de

marche, caractéristiques techniques, conducteur habituel, carte grise, assurance, accessoires associés

• Planification et suivi des visites d’entretien et de conformité avec alertes de l’utilisateur • Suivi des contrats de location • Suivi des compteurs (Km / Heures) • Import des bons des pompes à carburant • Etablissement des bons de transport quotidiens : livraisons chantiers et retours dépôt • Contrôle à partir des bons de transport complétés par les chauffeurs • Gestion des transferts de matériels (dépôt ---> chantier --> chantier ---> dépôt) avec calcul

automatique des durées et valorisation périodique sur les chantiers

Gestion de l'atelier • Commandes et réception des pièces et fournitures • Pointages main d'œuvre • Contrôle budgétaire et statistiques • Gestion du stock de pièces

Suivi des règlements chantiers Les règlements clients sont enregistrés en comptabilité, puis récupérés dans le module de gestion des règlements pour un rapprochement avec les factures. Ils sont consultables dans ONAYA Facturation et/ou dans ONAYA Suivi de chantiers au travers d’états de statistiques ou de résultats chantiers.

Résultats • A partir du plan de résultats établit par l’entreprise, ONAYA SUIVI DE CHANTIERS permet

d’éditer des états paramétrables : o Une balance chantiers, pour une vue globale et synthétique de l’activité o Le suivi par chantier, pour une vue détaillée présentant par poste de dépenses et

recettes un comparatif budget/période/cumul/écarts o Le suivi d’exécution pour un comparatif détaillé par phases de l’avancement constaté

par rapport au réalisé o Les Historiques, pour justifier un montant par le détail des saisies.

• Résultats et correctifs mensuels : utilisés dans les éditions, ils permettent d’ajuster le résultat

pour un mois donné en intégrant des valeurs de type provisions, stock chantier…

• Budget et avancement par période : mémorisation par mois des budgets par chantier (global et avancé) pour éditer des états de résultats à fin de période.

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• Zoom et navigation dans les données : o Accès par simple clic au détail des montants affichés. o Navigation de fiche en fiche (facture vers la commande, facture vers la livraison…).

Générateur de PDF : mise à disposition des documents ONAYA Le générateur de PDF permet de produire et de stocker automatiquement dans des répertoires prédéfinis les documents réalisés avec ONAYA Suivi de chantiers, et de pouvoir ainsi les partager avec d’autres collaborateurs qui n’utilisent pas ONAYA. Sécurisés et donc non modifiables, les documents PDF sont accessibles par l'ensemble des collaborateurs de la société. Ils peuvent être liés à un logiciel tiers : gestion électronique de documents (GED), logiciel de gestion commerciale (CRM)...

Décisionnel : tableaux de bord et pilotage Les données des bases ONAYA Etudes de prix, Facturation, Suivi de chantiers sont extraites automatiquement par l'ETL avec la fréquence souhaitée : journalière, hebdomadaire, mensuelle... Les données stockées dans un entrepôt (base de données relationnelle de type SQL Server express) sont alors directement accessibles par un outil bureautique (Excel par exemple) ou un logiciel de reporting. A chaque extraction des données, les tableaux de bords sont actualisés. Ils permettent de façon simple et rapide d'analyser l'ensemble de l’activité de l’entreprise en croisant, ou pas, les données des logiciels ONAYA avec d’autres applications utilisées. La communication des rapports aux collaborateurs peut se faire par l'envoi d'emails (avec fichiers joints au format PDF) ou par la consultation d'un portail Web.

Liaisons Liaison avec les logiciels de Comptabilité et Paye proposés par AQUITAINE INFORMATIQUE et les logiciels standards du marché :

• En COMPTABILITÉ : EBP, SAGE, MATCH MANAGER, CEGID, CCMX, QUADRA, CADOR, IGC, TOTEM, GEAC…

• En PAYE : EBP, SAGE (30, 100, 500, 1000), CEGID, QUADRA, GEAC…

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ONAYA PLANNING Optimisation des ressources

Modèles de planning

• Plan de charges : vue d’ensemble des chantiers avec variation en temps réel de la courbe d’effectif résultant du positionnement des chantiers en cours et des nouveaux chantiers. Permet d’anticiper sur les besoins en main d’œuvre.

• Planning financier : la courbe de l’effectif est remplacée par le chiffre d’affaires, calculé en fonction de l’avancement prévu de la facturation.

• Planning par activité, phase ou ressource : découpage détaillé de chaque chantier.

Fonctionnalités • Ce module est utilisable en liaison avec ONAYA Etudes de prix, ONAYA Suivi de chantiers

ou de façon autonome. • Ordonnancement des tâches dans les plannings : permet de définir l’ordre et l’enchaînement

des tâches pour optimiser leur déroulement. La durée de chaque tâche prend en compte les dates de début et de fin, le temps prévu par le devis ainsi que l’effectif disponible.

• Jalons : possibilité de lier à chaque chantier ou projet des jalons afin de prédisposer des événements datés sur les unités de planification. Exemples : réunion de chantier, vérification par le bureau de contrôle, décision importante, date butoir...

• Différenciation des tâches sous-traitées des tâches affectées aux équipes internes, • Association de tâches sur une seule unité de planification. Les tâches d’un même ensemble

ont alors la même durée, la même équipe ainsi que le même effectif. Dans l’histogramme, c’est l’effectif de l’ensemble et non pas l’effectif de chaque tâche de l’ensemble qui est cumulé.

• Simplification de la saisie grâce à des manipulations directement sur le planning (déplacement, agrandissement ou réduction, glisser/déposer…),

• Visualisation instantanée des changements et la comparaison entre les délais contractuels et les délais réels de vos chantiers.

• Vues appropriées à chaque intervenant dans l’entreprise via des tris ou des regroupements par conducteur de travaux, équipe, activité ou zone géographique,

• Accès permanent aux propriétés des chantiers. • Personnalisation du calendrier (jours travaillés ou non, horaire journalier…), • Présentation de documents fiables et de qualité (personnalisation complète des impressions

avec le nom et le logo de l’entreprise), en impression ou envoi par courriel…

Nouveautés

• Ordonnancement des tâches dans les plannings permet tant de définir l’ordre et l’enchaînement des tâches

• Jalons : prédisposition d’événements datés sur les unités de planification • Tâches sous-traitées • Ensembles de tâches…

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COMPTABILITE Comptabilité générale, analytique et budgétaire

Gestion des données

• Tableau de bord • Multi-sociétés • Plan comptable entreprise détaillé • Journaux • Guides d'écritures • Gestion des devises autres que l'Euro • Confidentialité des informations par mot de passe • Communication Entreprise-Expert : export des données au format des logiciels standards du

marché

Ecritures • Création, consultation de comptes, lettrage en cours de saisie • Ecritures de "simulation" incorporables dans les états • Génération automatique d'écritures d'abonnement • Suppression et ré-imputation d'écritures par compte ou par journal • Annotations sur les écritures • Consultation en temps réel des exercices antérieurs

Traitements • Lettrage manuel ou automatique (par n° de pièce ou montant) sur deux exercices • Délettrage • Rapprochement bancaire par compte ou journal • Gestion de la TVA collectée et déductible sur débit ou encaissement • Clôture de l'exercice avec calcul du résultat et génération des A-nouveaux • Recherche d'écritures multicritères

Gestion des tiers • Gestion approfondie des tiers (adresse, banques, échéancier clients et fournisseurs) • Gestion des virements et règlements - Nouveauté : virements et prélèvements au format

SEPA : le transfert de fonds en euro au niveau national et européen s’effectue en toute sécurité et permet d’optimiser la gestion des flux de trésorerie.

• Gestion de l’IBAN • Relances clients

Gestion des immobilisations Calcul du plan d’amortissement de chaque bien et des plus ou moins-values sur les cessions ou les mises au rebut des immobilisations.

Editions • Journaux • Grand Livre • Balance mensuelle et trimestrielle • Situation des comptes clients et

fournisseurs • Etats de TVA agréés, CA3, CA12 • Echéancier et balance âgée • Compte de résultat et bilan • Statistiques et ratios de gestion sous

forme de tableaux ou de graphiques • Export direct vers Excel

Analytique et budgétaire • Ventilation analytique multi-axes à partir de la saisie comptable • Saisie des budgets et analyse des écarts • Analyses graphiques 3D

Nouveautés

• Tableau de bord • Virements et prélèvements au format

SEPA Gestion de l’IBAN • Tableaux de gestion (SIG) • Rapprochement bancaire • Communication Entreprise-Expert

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PAYE Paye 100 % BTP

Fonctionnalités

• Tableau de bord • Multi-sociétés et multi-établissements • Code NAF • Confidentialité des informations par mot de passe • Assistants de création : dossiers, salariés... • Profils de paye BTP paramétrés • Registre Unique du Personnel

Gestion des rubriques • Paramétrage des rubriques spécifiques à l'entreprise : salaires, paniers, primes, cotisations,

abattements, avantages en nature... • Elaboration de formules de calcul à l'aide d'un générateur de formules.

Gestion des salariés • Fiche salarié détaillée (état civil, bulletin, cumuls...) • Possibilité d'associer une image et un mémo à chaque fiche salarié • Déclaration Unique d'Embauche • Historisation des événements affectant la carrière du salarié et des documents administratifs • Gestion des lettres et contrats • Gestion du DIF (Droit Individuel à la Formation) • Planning annuel des congés & visualisation graphique par nature d’absence

Gestion de la paye • Réalisation automatique à partir des profils (modèles de bulletin) ou du mois précédent • Saisie des variables du mois en tableau, directement sur le bulletin ou par transfert des données à partir

du logiciel ONAYA Suivi de Chantiers • Gestion des acomptes • Gestion de la paye décalée • Calcul de la paye à l'envers • Assistant pour le calcul des indemnités de départ • Régularisations • Intéressement / participation

Editions • Modèles de fiches de paye personnalisables (logo de l'entreprise…) • Etat des charges de date à date avec effectif • DUCS (Déclaration Unique des Cotisations Sociales) • Journal et livre de paye de date à date • Fiche individuelle • Historique des congés pour chaque salarié • Edition d'un état préparatoire à la DADS • Edition de lettres types personnalisables : contrat d'embauche, attestations Maladie - Maternité -

Paternité, déclarations Accident du travail - Maladie professionnelle • Attestation ASSEDIC, enquête sociale • Envoi des fiches de paye par courriel

Traitements • Clôture mensuelle et annuelle • Génération de la Déclaration Automatisée des Données Sociales-Unifiées (DADS-U) : permet d’une

manière simple et sécurisée de transmettre les déclarations via Internet aux organismes destinataires • Liaison avec le logiciel de Comptabilité pour les OD

Statistiques • Bulletin cumulé • Evolution des données (*) • Evolution des salariés (*) • Synthèse périodique de données (*)

(*) Possibilité de personnaliser avec un large choix de données (salariés, périodes, rubriques, ...)

Nouveautés

• Tableau de bord • Gestion du DIF • Journal et livre de paye de date à

date • Envoi des bulletins par mail • Etat des charges de date à date

avec effectif…

aquitaine informatique Le savoir -faire métier de nos chargés d’affaires, formateurs et techniciens d’assistance vous assure un accompagnement personnalisé et professionne l.

aaaaquitaine quitaine quitaine quitaine iiiinformatiquenformatiquenformatiquenformatique est éditeur informatique de solutions de gestion dédiées aux entreprises du BTP : Gros-œuvre, Second-œuvre, Travaux Publics, Espaces verts… Son métier s'articule autour de 5 grands axes : la conception, le développement, la commercialisation, le déploiement et la maintenance des logiciels pour ses clients. Avec 40 collaborateurs répartis sur quatre agences (Bordeaux, Nantes, Paris & Lyon), aquitaine aquitaine aquitaine aquitaine informatiqueinformatiqueinformatiqueinformatique assure au quotidien un accompagnement personnalisé et professionnel tout au long du projet. ONAYA La solution de gestion ONAYA est conçue pour les PME et grands groupes du BTP. Vous êtes une entreprise de BTP, vous souhaitez : - Intégrer un logiciel pour la gestion de vos études ? - Mettre en place un suivi de vos chantiers ? - Optimiser la gestion de votre entreprise ? - Réussir sa mise en œuvre ? Nous sommes à votre service : - Notre équipe d’ingénieurs commerciaux vous rencontrent pour identifier vos besoins et vous présenter les logiciels ONAYA, - Nous étudions une offre personnalisée, - Nous confions votre dossier à notre équipe de déploiement. Accompagnement, déploiement et assistance des logiciels ONAYA : - Installation et configuration - Personnalisation de documents - Formation et Téléformation - E-learning - Suivi individuel et personnalisé par un chargé d'affaires et un formateur - Assistance aux utilisateurs (assistance téléphonique, téléassistance)

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