Préambule ................................................................................................................................................................. page 1

Une démarche d’anticipation et d’indemnisation ................................................................................................................................................................. page 2

Une organisation dédiée................................................................................................................................................... page 2 / page 5

Une volonté d’accompagner les commerçants pendant les travaux

................................................................................................................................................... page 6 / page 9

Liste des annexes............................................................................................................................................................... page 10

Adresses utiles............................................................................................................................................................... page 25

Sommaire

Lille Métropole réalise des travaux d’aménagement (voirie, assainissement, transports…) œuvrant pour l’attractivité de notre territoire. Ses habitants bénéficient ainsi d’une qualité de vie et d’un embellissement de leur cadre de vie . Ces travaux importants sont parfois gênants pour les usagers et les commerçants installés dans l’environnement du chantier. Lille Métropole a conscience de l’impact économique que peuvent engendrer des tra-vaux longs et conséquents entraînant parfois des plans de circulation piéton et routier rendant difficile l’accès aux commerces. Les chambres consulaires, les communes et Lille Métropole ont la volonté d’aider les commerçants à mieux "passer le cap" des travaux. Comment faire en sorte de limiter l’impact des travaux que nous mettons en œuvre sur les commerces de proximité ? Pour y répondre, Lille Métropole fait déjà preuve d’une réelle volonté de concertation dans la réalisation de ces travaux de voirie et/ou d’assainissement (réunions de chantier…) et de nombreuses réunions d’informations se tiennent en présence des riverains "habitants" et "commerçants".

Lille Métropole travaille également avec les entreprises intervenant sur le chantier, afin de prendre des dispositions visant à minimiser la gêne occasionnée pendant la durée des travaux communautaires et tenir au maximum les délais de réalisation. Néanmoins, d’importants travaux communautaires peuvent occasionner une gêne anor-male et durable aux commerçants riverains situés au cœur du chantier ou en périphérie immédiate, dans la mesure où des difficultés d’accès aux commerces influent sur leur activité.Pour cela, le conseil de Communauté a adopté le 3 décembre 2010 (délibération n°10 C 0686) (1) un dispositif novateur, axé d’une part sur l’anticipation et d’autre part sur l’indemnisation des commerçants riverains d’un chantier communautaire. L’objectif du dispositif est de minimiser la gêne occasionnée sur le tissu commerçant pen-dant la durée des travaux communautaires.Le présent guide vise à décrire la marche à suivre, de l’organisation du comité technique local à l’accompagnement des commerçants concernés.

Préambule

(1) Voir en annexe n°1 la délibération du 03/12/2010

1

Une démarche d’anticipation et d’indemnisationL’objectif prioritaire du dispositif est de limiter, voire d’éviter tout préjudice anormal, notamment en termes d’accessibilité physique aux commerces.

Volet anticipation : cœur du dispositif

Il s’agit de prendre en compte le plus tôt possible l’impact des travaux sous maîtrise d’ouvrage de Lille Métropole de plus de 3 mois. L’ensemble des mesures doivent être prises par les services communautaires et commu-naux pour préserver le tissu commercial : plans de circulation, accès piéton, signalétiques adaptées, lettres d’information chantier, réunions publiques, mesures spécifiques d’exoné-ration de taxes locales, animations commerciales…

Volet indemnisation : prise en charge du préjudice commercial sous condi-tions particulières

Lille Métropole a instauré une procédure de transaction amiable au profit des commer-çants ayant subi un préjudice anormal, et ce, malgré la mise en place des mesures de prévention-anticipation. Cette procédure est exclusivement réservée aux commerçants des périmètres ayant fait l’objet d’une délibération du Conseil de Communauté suite à l’orga-nisation de comités techniques locaux (CTL) initiés par les communes.

Cette procédure de transaction amiable nécessite un certain formalisme. En effet, le com-merçant doit solliciter un référé expertise auprès du Tribunal Administratif (TA). C’est sur la base du rapport de l’expert de justice que le « comité de pilotage commerce de proximité et travaux publics » proposera au commerçant un montant d’indemnité (incluant pour partie le préjudice commercial et les frais d’expertise si ceux-ci ont été avancés par le com-merçant). L’acceptation de l’indemnité par le commerçant est transcrite dans un protocole d’accord, qui doit être approuvé par le Conseil de Communauté puis homologué par le TA. La démarche est détaillée de la page 8 à la page 10 du présent guide.

Une organisation dédiée1) Le comité technique local : élément déclencheur du dispositif

Les communes qui le souhaitent, peuvent organiser un Comité Technique Local (CTL) pour un ou plusieurs chantiers sous maîtrise d’ouvrage communautaire de plus de trois mois, préalable obligatoire à l’application de la procédure de transaction amiable.

Cette réunion de travail technique, qui a lieu généralement en mairie, peut être présidée soit par le Directeur général des services ou par un adjoint au maire en charge des travaux ou du commerce/artisanat.

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Le CTL a pour objet :

Quels sont les chantiers communautaires éligibles au comité technique local ?

Par "maîtrise d’ouvrage communautaire" ou "maître d’ouvrage" on entend la personne publique pour le compte de laquelle sont réalisés les travaux de voirie et/ou d’assainisse-ment, c’est-à-dire le commanditaire qui supporte le coût financier de l’opération. De ce fait, les travaux sous maîtrise d’ouvrage des concessionnaires type Société des eaux du Nord, ErDF…pour l’enfouissement de réseaux (réseaux électriques, de gaz, eau potable) ou d’autres collectivités publiques comme le Département du Nord (notamment sur les routes de domanialité départementale) ou l’Etat n‘entrent pas dans le cadre de ce dispositif. Afin de faciliter l’anticipation et l’organisation des CTL, dès la phase de concep-tion du chantier, les services communautaires compétents alerteront les services commu-naux sur les travaux éligibles.

• élaborer et proposer des réponses adaptées en matière de communi-cation, d’information, de signalétique, d’organisation du planning du chantier,

• anticiper, coordonner et diffuser les actions en faveur du commerce de proximité afin de maintenir l’attractivité du secteur concerné,

• définir le périmètre d’éligibilité de la procédure de transaction amiable. C’est uniquement dans ce périmètre que les commerçants et les arti-sans de proximité s’estimant pénalisés, malgré toutes les mesures prises en amont, pourront bénéficier de la procédure transactionnelle amiable auprès de Lille Métropole. Ce périmètre fait l’objet d’une déli-bération en Conseil de Communauté.

• détecter en amont les éventuelles difficultés rencontrées par les com-merçants.

• exclusivement les chantiers de voirie et/ou d’assainissement sous maîtrise d’ouvrage communautaire

• de plus de trois mois, tout phasage confondu

• impactant directement un secteur commerçant

• pas encore engagés (possibilité de dérogation si les travaux communau-taires dépassent les délais prévus initialement inférieurs à 3 mois).

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Par qui et quand est-il organisé ?

Le Comité Technique Local est organisé à l’initiative des communes volontaires et ce bien en amont du démarrage du chantier communautaire (travaux répondant aux critères de la délibération communautaire). L’idéal est d’organiser le CTL dès la conception de l’appel d’offre par les services techniques communautaires (12 à 18 mois avant le démarrage du chantier). Il se réunit en fonction des besoins pendant et jusqu’à la clôture du chantier communautaire.

Qui participe au CTL ?

Les services communaux ont la charge de réunir l’ensemble des acteurs concernés par le chantier communautaire : représentants des services communaux et communautaires (service urbanisme, commerce, unités territoriales…), des chambres consulaires (CCI Grand Lille et CMA de Région Nord-Pas de Calais antenne de Lille), des commerçants (Union commerciale) et d’autres partenaires utiles (référent impôt, animateur FISAC, manageur de centre ville…).

Quelle démarche à suivre pour les communes souhaitant l’organiser ?

Tout lancement d’un Comité Technique Local doit être signalé par courrier au Vice-président délégué aux Affaires Juridiques et Assurances (présidant le Comité de pilotage commu-nautaire) de Lille Métropole, afin d’en apprécier la légitimité et d’en informer les membres du Comité de pilotage communautaire "Commerce de proximité et Travaux Publics".

Quelles sont les suites à donner suite à la 1ère réunion du CTL ?

Aucune délibération communale n’est demandée. C’est le budget de Lille Métropole qui est concerné. Ainsi, Lille Métropole prend une délibération entérinant le périmètre d’éligibilité en y incluant les numéros des voiries concernées (côtés pair et impair) transmis par les services communaux et un plan de localisation. Puis les services communautaires envoient la délibération à la commune.

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Ce qu’il faut retenir : 1° Alerte des services communautaires sur l’opportunité d’organiser un CTL pour les chantiers éligibles 2° Sollicitation officielle de la commune pour l’organisation du CTL auprès du Vice-président de Lille Métropole (nature, localisation et durée estimée du chantier ou des chantiers communautaires).

3° Organisation de la 1ère réunion du CTL (2) en mairie en amont du démarrage du chantier (si possible dès la phase de conception de l’appel d’offre)

4° Transmission des numéros de voirie des rues concernées par le périmètre aux services communautaires

5° Délibération du Conseil de Communauté adoptant le périmètre d’éligibilité à la procédure de transaction amiable de Lille Métropole défini lors du CTL.

2) Comité de pilotage communautaire "commerce de proximité et travaux publics"

Un Comité de Pilotage communautaire "Commerce de proximité et travaux publics" a été créé au sein de Lille Métropole, composé de cinq Vices-présidents : Affaires Juridiques et Assurances (présidence); Commerce et Urbanisme Commercial; Espace Public Urbain et Naturel; Ecologie Urbaine; Contrats de territoire, Administration et ressources.

Il se réunit une fois par trimestre, et a notamment pour rôle :

• de suivre les Comités Techniques Locaux initiés par les communes et d’acter les périmètres d’éligibilité au dispositif de transaction amiable (faisant l’objet d’une délibération du Conseil de Communauté)

• d’étudier les demandes d’indemnisation amiable des commerçants au cas par cas sur la base d’un rapport d’expertise judiciaire et de pro-poser un règlement transactionnel (faisant l’objet d’une délibération du Conseil de Communauté)

(2) Voir en annexe n°2 l’ordre du jour type du CTL

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Une volonté d’accompagner les commerçants pendant les travaux1) Les mesures mobilisables pour accompagner les commerçants

Les services communaux et les chambres consulaires disposent d’outils permettant aux commerçants les plus fragiles de passer le cap des travaux, quel que soit le maître d’ouvrage (public ou concessionnaires).

Quelques bonnes pratiques et mesures peuvent être mises en place.

En matière de communication, d’animation et de signalisation commerçante :

Les communes qui disposent d’un programme FISAC (3) (ou à venir) peuvent y inclure le financement d’actions commerciales, afin d’accompagner les commerçants.

En matière de conseils juridiques et d’outils financiers :

• installation d’une signalétique commerçante commune et visible

• participation des commerçants à la vie du chantier (créer du lien entre les intervenants du chantier et les enseignes alimentaires ou restauratreurs du secteur…)

• information préalable à destination des créateurs/repreneurs d’entre-prise sur la réalisation des travaux (site internet de la commune, lors de la déclaration de travaux…)

• organisation d’une inauguration de la nouvelle voirie.

• conseil juridique des services consulaires (bilan–conseil, aide technique au montage de pré-dossier d’expertise comptable …)

• activation du Fonds social de la Chambre de Métiers et de l’Artisanat

• gratuité du stationnement en centre-ville

• exonération temporaire de la redevance d’occupation du domaine public pour les terrasses

• exonération de la taxe locale sur les publicités extérieures

• étalement de charges auprès du Trésor public, de la Direction des impôts ou de l’URSSAF

• Régime Social des Indépendants (indemnité de départ en retraite…)

• demande d’indemnisation pour préjudice commercial anormal auprès du Tribunal administratif.

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(3) Fonds d’Intervention pour les Services, l’Artisanat et le Commerce http://www.pme.gouv.fr

A savoir :

une entreprise en difficulté, qui n’arrive plus à régler sa dette fiscale ou sociale auprès de l’URSSAF, de Pôle Emploi, du Régime Social des Indé-pendants (RSI) ou du service des Impôts, a la possibilité de négocier avec l’organisme concerné afin d’obtenir des délais de paiement, des remises de majorations ou des aides exceptionnelles (5).

Liens utiles pour les situations critiques :http://www.entrepriseprevention.com/ http://www.prevention-tpe.fr/

Les comités techniques locaux contribuent à l’information et à la mise en œuvre de mesures de prévention auprès des commerçants.

2) La procédure de transaction amiable de Lille Métropole

Lille Métropole a fait évoluer sa position quant au traitement des préjudices commer-ciaux. Jusqu’à présent, Lille Métropole privilégiait la procédure contentieuse. Les commer-çants s’estimant lésés par les travaux communautaires déposaient une requête auprès du Tribunal Administratif. Le juge appréciait ainsi le caractère "anormal et réel" du préjudice imputable aux travaux et le droit éventuel à indemnisation. La délibération du 3 décembre 2010, au-delà d’encourager la création du comité technique local, simplifie et réduit les délais de règlement des préjudices commerciaux liés aux travaux communautaires.Dans la mesure où les actions de prévention préconisées par le CTL se sont révélées insuffisantes, Lille Métropole est en effet prête à envisager favorablement l’indemnisation des commerçants ayant subi un préjudice anormal avéré.

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Une attestation de travaux (4) doit être fournie par le Maire aux commerçants souhaitant demander un étalement de leurs charges fiscales et sociales auprès des différents orga-nismes compétents. La commune peut également prévenir, sensibiliser ces organismes des éventuelles difficultés à venir issues des travaux.

(4) Voir en annexe n°3 un modèle d’attestation de travaux

(5) Voir en annexe n°4 le tableau des différents organismes concernés et les modalités d’accompagnement pour négocier des délais de paiement

• commerce de détail ayant une activité de vente aux particuliers

• réalisant un minimum de 75% de son chiffre d’affaires sur le site concerné par les travaux communautaires

Sont exclus du dispositif :

les professions libérales, les prestataires de services, les banques et assu-rances, les créateurs d’entreprise (6).

Sont inclus :

les pharmacies, les commerces alimentaires non succursalistes (7) , les artisans cordonniers, coiffeurs, artisan garagiste ayant une activité de vente aux particuliers…

A noter que les critères relatifs aux travaux et aux commerces ont été établis afin de répondre aux attentes locales.

Les commerçants éligibles doivent ainsi demander au Tribunal Administratif de Lille un référé expertise (8). Le rapport qui sera établi par l’expert de justice sera analysé par le Comité de pilotage communautaire "commerce de proximité et travaux publics" et pourra donner lieu à une proposition d’indemnité transactionnelle. A savoir que les commerçants ne sont pas obligés de recourir à la transaction amiable de Lille Métropole. Ils peuvent s’inscrire dans une démarche contentieuse classique plus longue auprès du Tribunal Administratif de Lille.

(6) Les créateurs d’entreprise ne pourront pas fournir les documents exigés par l’expert de justice (bilan, compte de résultats d’une année antérieure minimum)

(7) Une succursale est une entreprise directement rattachée à une autre société. A la différence de la filiale, la succursale n’a pas de personnalité morale distincte de sa «maison-mère». C’est une simple structure décentralisée. Par exemple, contrairement à une filiale, la maison mère et la suc-cursale ont une comptabilité commune, établissent la même liasse fiscale…

(8) Voir en annexe n°5 le modèle de lettre à adresser au TA par le commerçant

8

Quels commerces sont éligibles à la transaction amiable ?

La procédure de transaction amiable est destinée exclusivement aux commerçants, préalablement inclus dans le périmètre défini en Comité Technique Local et répondant aux critères suivants :

Comment expliquer aux commerçants du périmètre la démarche à suivre ?

Suite à la délibération prise par le Conseil de Communauté sur l’adoption du périmètre d’éligilité défini en CTL, les services communautaires envoient aux services communaux compétents, en exemplaires suffisants, la note d’information destinée aux commerçants. Celle-ci explique les différentes étapes à suivre et identifie les interlocuteurs compétents. Les communes (aidées des chambres consulaires si besoin) ont la charge de la diffuser aux commerçants (9). Les chambres consulaires pourront aider techniquement les commer-çants dans leur démarche.

Comment les communes seront informées des procédures de transaction amiable engagées par les commerçants ?

Les communes ayant défini un périmètre d’éligibilité seront tenues informées, par les ser-vices communautaires, des demandes formulées par les commerçants et des décisions communautaires.

(9) Voir en annexe n°6 la note d’information

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AnnexesN°1 Délibération du 03/12/2010

N°2 Ordre du jour type du CTL

N°3 Modèle d’attestation de travaux

N°4 Tableau des différents organismes concernés et les modalités d’accompagnement pour négocier des délais de paiement

N°5 Modèle de lettre à adresser au TA par le commerçant

N°6 Note d’information commerçants

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Annexes

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Annexe n°1

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Annexe n°2 Ordre du jour type du CTL

- Présentation du dispositif communautaire par les services communautaires.

- Description synthétique du chantier communautaire (nature, localisation, planning, contraintes…) soit par les services communaux compétents ou les représentants des unités territoriales de Lille Métropole.

- Identificationdupérimètredans lequel lescommerçantspourrontbénéficierde laprocédurederèglementamiable(surlabased’unplan)etpremierrecensementdescom-mercessusceptiblesd’êtreconcernés(travailamontfaitpardesservicescommunaux).

- Pointsdivers(réunionspubliquesàvenir,modededistributiondelanoted’informa-tionàdestinationdescommerçantsdupérimètre,autresactionscommunalesouconsulairespour soutenir le commerce local…)

Annexe n°3 Attestation de travaux

Je soussigné ……………..(nom élu), ……………….(titre élu), atteste que ………....(enseigne), située au ………………(adresse), dont le gérant est …………(nom), connaît depuis le……..(datedébut travaux)desconditionsd’activitésperturbées,en raisondestravauxdevoirieetderénovationurbaineencours,quilimitentl’accessibilitéàsoncom-merce.Lesconditionsdecirculationnormalesdevraientêtrerétablies……..(dateprévision-nellefintravaux).

Pour valoir ce que de droit.

A ……….., le ………………

Signature élu

Annexe n°4

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Annexe n°5

Madame, Monsieur ...Société(Adresse)

Monsieur le PrésidentMesdames et Messieurs les Conseillers composant le Tribunal Administratif

143 rue Jacquemars Giélée59000 LILLE

OBJET : Demande de référé expertise pour préjudice commercial suite à des travaux réalisés par Lille Métropole

Monsieur le Président,

J’exerce une activité de (à préciser) dans des locaux situés à (ville) (rue).Des travaux importants (à préciser : de voirie, assainissement ou autres) dans les rues (à préciser) sont réalisés (ou : ont été réalisés) par LILLE METROPOLE.Ces travaux, qui ont démarré le (préciser la date) et se poursuivront jusqu’au (préciser la date) [ou se sont terminés le (préciser la date)], ont pour conséquence de rendre difficile l’accès à mon commerce du fait des difficultés de circulation tant pour les piétons que pour les véhicules du fait notamment des restrictions de circulation, de stationnement (compléter le cas échéant).Il résulte de cette situation que mon activité subit actuellement (ou a subi) un grave préjudice commer-cial.En effet, l’analyse des résultats comptables montre une perte de chiffres d’affaires de (préciser) € sur une période de (préciser le nombre de mois) mois, soit (préciser) % par rapport à la même période des exercices antérieurs.J’estime ma perte d’exploitation au titre de cette période à (préciser) euros J’ajoute que le lieu de mon activité est situé dans le périmètre arrêté par le Conseil de Communauté me permettant de bénéficier du dispositif mis en place par LILLE METROPOLE, aux termes de la déli-bération n°10 C 0686 du 3 décembre 2010 relative à l’accompagnement des commerçants et des artisans à l’occasion de travaux communautaires et à la mise en place d’une procédure transactionnelle d’indemnisation.Aussi, j’ai l’honneur de solliciter la désignation d’un expert pour déterminer le préjudice que j’ai subi du fait des travaux visés ci-avant.A cet effet, je tiendrai à la disposition de l’expert tous les documents comptables nécessaires à l’exécu-tion de sa mission.

Je vous prie d’agréer, Monsieur le Président, l’expression de mes salutations distinguées.

(signature)

Modèle de lettre de sollication du TA

Annexe n°6Note d’information commerçants

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Adresses utiles

Lille Métropole Communauté urbaine Service Accompagnement des entreprises et du commerceService Assurances 1, rue du Ballon - BP 749 59034 LILLE CEDEX Tél : 03 20 21 22 23 Fax : 03 20 21 21 49serveco@lillemetropole.frwww.lillemetropole.fr

Chambre de Commerce et d’Industrie Grand Lille Place du Théâtre – BP 359 59020 Lille cedexTél : 03 20 63 77 77 contact@grand-lille.cci.frwww.grand-lille.cci.fr/

Chambre des Métiers et de l’Artisanat de la Région Nord Pas de Calais / Antenne de Lille16rued’Inkermann59000LilleTél. : 03.20.12.36.50Fax : 03.20.12.36.66www.artisanat-npdc.fr

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0 800 711 721