Programa Teletrabajo ICE

Equipo Administrador de Teletrabajo

Agosto, 2008

Objetivo del Programa:Implementar el Programa de Teletrabajo en el Grupo ICE para propiciar la mejor calidad de vida para los funcionarios, aumentar su desempeo y dar el mejor uso de los recursos disponibles en beneficio de la Institucin y la sociedad

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ICE: ORGANIZACIN DEL PROGRAMA

TELCOMUN.

GERENCIA GENERAL

AMBIENTE L LEGAL

SUBGERENCIA ADVAUNIDAD EJECUTORA

TI GESTION EMPLEO

Def. procedim Uniforma

TELECOMUNI.Equi. Teletr

ELECTRICIDADEqui. Teletr

ADMINISTRAC.Equi. Teletr

AsesoraCoord.capacit

TRABAJADO RES

TELETRABAJO: ROLES

JEFATURAS COORDINAD

RELACI. LABORALES

AMBIENTE LABORAL

GESTION RIESGO

DIRECCION TEC. INF.

DIRECCION JURIDICA

Asesora los puestos que plan piloto. Identifica los requerimientos la legislacin Facilita las la aplicacin de tcnicos que Satisface enactividades deltienen actividades para los con Identifica los niveles de satisfaccin laboralla teletrabajables los trabajadores y jefaturas Coordinarlos puestos que necesiten teletrabajadores teletrabajan. Valora la a y plan Evalua durantecondicionesdelnormativa al Determinaviabilidad legal del teletrabajo en el antes, el cumplimiento de la y correctivo Identifica las del despus de riesgo laboral participacin criterios de medicin jefaturas Comunicaloslos trabajadores programa Da mantenimiento preventivo y sus de las contexto del los sus estatutariaalcancesaspectos relacionados con en elParticipan deldedelyprogramaque en las Asesora todoslos puestos que teletrabajan actividadestrabajador puestos Atiende de: red teletrabajador domicilio los programa sobre losal lateletrabajables de Personal, soporte de ennuevo Estatutojefaturas Autonoma Retroalimentan Brinda recomendacionesenlaajustes dela Recomiendadadaplan enseguir en materia de acciones quedel al ICE satisfaccin donde Recomienda mejoren los se desarrollar el desarrollo ajustessobre experiencia Explica la metodologala demateria a teletrabajan acciones acomoprocesoslaboral Recursos el normativa vigente. riesgo laborallos esquemas de uso del se apliqueHumanos, el Brinda informes peridicos del plan el programa Recomienda teletrabajoreglamento Autnomo los puestos que la ley de Propone mejoras procedimientos Efectua Recomienda Organizacin, teletrabajan equipo paradeacciones de mejora al Modernizacin. mediciones peridicas de programa de teletrabajo. las actividades teletrabajables. Propone la poblacin meta plan piloto.

PLANIFICACI ON RH

COMISION CENTRAL FEBR-MARZO ABRIL - MAYO JUNIO- JULIO AGOSTO-SET OCTUBRE- NOV DICIEMBRE

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Referencia del Reglamento de Teletrabajo

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Capitulo 1 y 2 Generalidades Las actividades teletrabajables deben tener carcter permanente y no temporal. Art. 6 ICE reserva la facultad de aceptar la participacin al programa. Art. 7 Queda sin efecto la modalidad si el teletrabajador incumple, si existe conveniencia institucional ose decida reintegrarse al centro de trabajo. Art. 10

Si se requiere la incorporacin del teletrabajador a su centro, la jefatura debe justificar losmotivos a la EAT. Art. 11

Si un puesto considerado teletrabajable queda vacante, se procede al llenado en las mismascondiciones. Art. 12

No se paga tiempo extraordinario. Art. 13 ICE brinda conectividad, lnea telefnica, equipo, materiales y herramientas necesarias para eldesempeo del teletrabajador. Art. 16

No se brinda el soporte a problemas provocados por mal uso de los recursos informticos.Art. 15

El teletrabajador es responsable directo de la confidencialidad y seguridad de la informacin.Art. 17

Captulo 3 Equipo Administrador de Teletrabajo

Planificar, coordinar y desarrollar acciones para la aplicacin del teletrabajo en la institucin. Establecer normativas y procedimientos sobre el tema. Adems asesorar a las dependencias. Art 2. Determinar actividades teletrabajables. Art. 18 Administrar la informacin. Art. 19 Coordinar actividades y comunicacin a nivel interno y externo de la Institucin. Art. 22 Colaborar en definicin y cumplimiento de metas. Art. 25

Capitulo 4 Responsabilidad del Teletrabajador Cumplir con el perfil del teletrabajador. Art. 26 Cumplir con los requisitos de ingreso y cuente con el aval de su jefatura. Art. 27 y Anexo 1. Tiene todos los derechos y obligaciones establecidos en las normativas vigentes. Art. 28 Acondicionar un espacio fsico segn los requisitos. Art. 29 Firmar adendum al contrato laboral. Art. 31 Mantenerse actualizado en herramientas tecnolgicas requeridas. Art. 33 Estar disponible dentro de su jornada laboral. Art. 34 Asumir gastos de servicios elctricos, agua, alimentacin, transporte, entre otros. Art. 36 Estn protegidos por la Pliza de Riesgos del Trabajo. Art. 38 Cumplir con la jornada oficial, el horario es flexible y consensuado con su jefatura sin afectar el desarrollo de otras actividades de su proceso. Art. 39

Captulo 5 Responsabilidades Jefatura Planificar, coordinar, supervisar actividades y metas asignadas. Supervisar mediante herramientas aplicables. Art. 41 Definir y evaluar el cumplimiento de metas. Llevar registros y evaluar peridicamente. Recomendar acciones que permitan mejorar el desempeo. Art. 43 Analizar causas por bajo desempeo y comunicar a EAT. Art. 44 Acondicionar un espacio fsico que disponga de conectividad dentro de la dependencia para los teletrabajadores que lo requieran de forma transitoria. Art. 46

Mantener un ambiente adecuado. Art. 47 Planificar y ejecutar plan de formacin a distancia y presencial. Art. 48

Direccin Tecnologas de Informacin

Brindar asistencia tcnica para resolucin de problemas de infraestructura tecnolgica. Art. 50 Soporte a software y sistema operativo, se excluye cualquier solicitud de instalacin o configuracin inapropiada para la institucin. Art. 51 Realizar visitas de verificacin de los inventarios de software y hardware propiedad de la institucin. Art. 52

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Divisin Clientes Instalar y dar mantenimiento a los enlaces telemticos requeridos para realizar las labores de teletrabajo. Art. 53

reas de Gestin de Recursos Humanos de Divisiones, Direcciones y UEN Apoyar en el proceso de inclusin y seguimiento de las acciones del Programa de Teletrabajo a nivel Institucional. Art. 54

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Procedimiento de Ingreso al Programa de Teletrabajo

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Requisitos bsicos de ingreso al Programa1 Realizar

actividades teletrabajables:

Se puede ejecutar en forma aislada e individual. Est asociada a objetivos claros y metas especficas que permiten la planificacin, seguimiento y control. Puede ejecutarse fuera del centro de trabajo y no afectar el normal desempeo de las actividades de otros puestos de trabajo. Utilice como principal herramienta las tecnologas de informacin y comunicacin. No requiere supervisin directa en su ejecucin

2 Contar con el aval de la jefatura.3 Cumplir

con perfil psicosociolaboral establecido.

4 Contar con espacio fsico en su casa : accesible e independiente, adecuada iluminacin y ventilacin y mobiliario ergonmico aceptable. 5 Exista conectividad en su lugar de residencia

Procedimiento de Inclusin al Programa de TeletrabajoEncargado de RH Jefatura Teletrabajador EAT Divisin Clientes Empleo TI

Inicia Proceso Sondear actividades posibles a teletrabajar Proponer posibles candidatos

Negociar con candidato Coordinar con jefaturas Hay aceptacin

Si Llenar solicitud de ingreso

Revisar solicitud

No Justificar la decisin al interesado

Llenar formulario condiciones fsicoergonmicas (Lista verificadora)

Enviar formulario condiciones fsicoergonmicas a SI Analizar actividades

Asignar citas de entrevista psicosociolaboral

Realizar entrevista Fin de Procedimiento Aprueba No Enviar notificacin a los interesados de no aprobacin Si Aprueba SiSolicitar pruebas psicosociolaborales

No

Aprobar solicitud de ingreso

Enviar informe de resultados a la EAT

Enviar notificacin a interesados

Fin de Proceso

Fin de Proceso

Coordinar con DC si hay conectividad Si No Existe Coordinar exoneracin del pago ADSL al teletrabajador Comunicar a la EAT la realizacin de la instalacin en el sitio de trabajo Realizar inventario de equipos suministrados al teletrabajador Instalar ADSL

Esperar el acceso de conectividad en su lugar de trabajo

Capacitar jefaturas y definir cumplimiento de metas

Coordinar con TI la inclusin del Teletrabajador

Instalar software requerido

Establecer metas en junto con el teletrabajador

Solicitar capacitacin de jefaturas

Informar a la EAT

Coordinar con jefatura la salida de los equipos y herramientas del teletrabajador

Brindar induccin a los involucrados

Elaborar Ademdum al Contrato

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Firmar Contrato

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Fin de Procedimiento

NOTA A LOS SECTORES PARA QUE INDIQUEN LOS PUESTOS A INCORPORAR EN EL PROGRAMA DE TELETRABAJO

INVENTARIO DE POSIBLES CANDIDATOS A TELETRABAJARSECTOR: DIVISION/UEN/DA:

NOMBRE DEL FUNCIONARIO

CENTRO FUNCIONAL

TELEFONO

DEPENDENCIA

JEFATURA DIRECTA

TELEFONO JEFATURA

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34

56

78

910

1213

Criterios de medicin

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Criterios de medicinTIPO ACTIVIDAD OPERATIVA EJEMPLO CALL CENTER OPERADORAS 115-116-119 OPERADORES DE CENTROS DE SERVICIO INFORMES DE AVANCE REGISTRO CONTABLE REGISTRO DOCUMENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS ABOGADOS INVESTIGADORES DESARROLLADORES ASESORES SOLUCION CMS ( REPORTES) B-MATIC CORREO ELECTRONICO GICE PADCO TRAMITEL HERRAMIENTAS COLABORATIVAS SHARE POINT LOTUS DOMINO SOME TIME FIJACION METAS PROJECT REPORTES AVANCE CORREO ELECTRONICO SHARE POINT

MIXTA

DESARROLLO

Introduccin: Este formulario consiste en evaluar el cumplimiento de las metas de cada actividad que realiza el teletrabajador a su cargo Informacin general: Nombre: rea/Proceso: Dependencia: Nombre de la jefatura: Telfono: Firma: Ponderacin Actividades 1. r 2. Periodo de Cantidad Evaluaci Entregabl Calidad n es Mensual Quincenal Mensual Superada Total Total Bueno Excelente Bueno

Cantidad de entregables Cantida Meta % Tiempo de Evaluaci d negocia cumplimie entrega n % entrega da nto da Excelente Excelente Regular 98 100 75 4 20 20% #DIV/0! #DIV/0!

3.4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

SemanalSemanal Semanal Semanal Semanal Semanal Semanal

SuperadaSuperada Superada Superada Superada Superada Superada

RegularRegular Regular Regular Regular Regular Regular

BuenoBueno Bueno Bueno Bueno Bueno Bueno Promedio Evaluacin

8282 82 82 82 82 82

#DIV/0!#DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

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Herramientas y formularios aplicables al teletrabajo

Solicitud de ingreso al Programa ICE Teletrabajo: este formulario es llenado por el interesado en participar. Lista verificadora de las condiciones fsico ergonmicas: llenado por el interesado en participar. Evaluacin de metas: llenado por la jefatura.

Autorizacin de salida de materiales y equipos:llenado por la jefatura Adendum al contrato laboral: llenado por AARH.

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ANEXO 2FORMULARIO DE SOLICITUD PARA PARTICIPAR EN EL PROGRAMA PILOTO DE TELETRABAJO

1-DATOS DEL TRABAJADOR Nombre:_____________1 Apellido: ____________2Apellido:_____________ Cdula:__________________ Telfonos: ___________, _________________ Residencia: Provincia____________Canton__________Distrito_____________ Direccin especfica: ______________________________________________ _______________________________________________________________

2- DATOS DEL PUESTO DE TRABAJO Nombre del Puesto de Trabajo_______________________________________ Dependencia: ________________________, Proceso ___________________ Ubicacin: ______________________________________________________ Nombre superior inmediato:_________________________________________ Ubicacin:______________________Telfonos _____________ , __________ Nombre del responsable de coordinar las actividades del teletrabajador:______ _______________________ Telfonos ____________ , _________________ 3- DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO

ANEXO 3GUIA DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES PARA PARTICIPANTES EN EL PROGRAMA DE TELETRABAJO

ANEXO 3.1CURSO DE FORMACIN PARA TRABAJORES QUE PARTICIPEN EN EL PROGRAMA DE TELETRABAJO

ANEXO 3.2LISTA DE AUTOCOMPROBACIN PARA TRABAJORES QUE PARTICIPEN EN PROGRAMA DE TELETRABAJO MEDIANTE EL USO DE MEDIOS TELEMTICOS EN SU PROPIO DOMICILIO

ANEXO 4EVALUACION DEL PLAN TELETRABAJO: CRITERIO DE LOS TRABAJADORES

ANEXO N 5EVALUACION DEL PLAN DE TELETRABAJO: CRITERIO DE LOS COORDINADORES

Muchas Gracias

Equipo Administrador Teletrabajo: ICETeleTrabajo@ice.go.cr http://infocom.ice