TELETRABALHO (TELEWORK)

O TRABALHO EM QUALQUER LUGAR E A QUALQUER HORA…

ALVARO MELLO

APRESENTAÇÃO

“Dê-me isto aqui, que faço em casa e amanhã devolvo”. Quem já não ouviu esta expressão alguma vez na vida? Se ainda não ouviu, prepare-se, pois a tendência é de que a expressão se torne cada vez mais comum. Não da maneira amadora com que era proferida, mas de forma cada vez mais profissional: O Trabalho em Casa.

É disso que se trata “Teletrabalho (Telework) – O Trabalho em qualquer lugar e a qualquer hora…”, obra que estou tendo a felicidade de apresentar. A razão deste júbilo, ou melhor, as razões, são várias, mas cito apenas três.

Em primeiro lugar, porque, para quem, como eu, que dedicou boa parte da vida profissional ao magistério, a transmissão de conhecimento ganha novos contornos, ainda mais quando se trata de área pouco explorada.

Também porque é gratificante ver novas gerações de jovens autores, como Alvaro Mello, coroar de êxito seu trabalho de tantos anos. E por último, mas não menos importante, por dividir assento no Conselho com este profissional, cuja obra demonstra seu interesse na evolução de sua classe.

As informações contidas em “Teletrabalho (Telework) – O Trabalho em qualquer lugar e a qualquer hora…” são mais do que simplesmente “interessantes”. São o ponto de partida para uma reflexão quanto aos rumos das relações de trabalho e quanto à qualidade de vida dos trabalhadores nos grandes centros urbanos.

Considerando os dados do mercado norte-americano, onde esta “nova” forma de trabalho é bastante difundida, com cerca de 11 milhões de pessoas atuando a partir de suas próprias casas, é de supor que em São Paulo e Rio de Janeiro e outras tantas capitais e cidades com mais de 1 milhão de habitantes, as empresas descubram as vantagens de ter seus funcionários fora da sede.

Considerando que, segundo estudo do Instituto de Pesquisas Econômicas Aplicadas, a velocidade média do trânsito nos grandes centros urbanos é de 17 quilômetros/hora, quanto se poderia economizar em “stress”? Quanto se ganharia em qualidade de vida? Ou, pelo lado material, quanto se economizaria em combustível?

Afinal, se os avanços obtidos nas telecomunicações e na informática já encurtaram distâncias tão maiores, entre países, talvez se possa usá-las em distâncias menores, entre o nosso emprego e a nossa casa, em prol da qualidade de vida.

Adm. Roberto Carvalho CardosPresidente do Conselho Regional de Administração de São Paulo (CRA-SP)

SOBRE O AUTOR

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Alvaro Mello é mestre em administração de empresas pela EAESP-FGV, diretor da empresa Brasil Entrepreneur - Clínica de Negócios, especialista na implantação de Programas de Teletrabalho (Telework), Homebased Business (Negócio Próprio em Casa) e na Formação de Empreendedores.

Professor pioneiro no ensino do Empreendedorismo, na EAESP-FGV.

É autor do livro “A Volta para Casa - Desmistificando o Telecommuting”. É co-autor dos livros “O Empreendedor” (best seller nacional), “Diagnóstico Organizacional” e “Negócios que deram certo”.

Proferiu palestras, conferências e seminários em Universidades tais como Mackenzie, PUC-SP, USP, FAAP, Mauá, São Judas, Castelo Branco etc.

Tem colaborado com as editoras Makron Books e Qualitymark na revisão técnica de livros de autores estrangeiros editados no país, particularmente nas áreas do Empreendedorismo, Teletrabalho e Homebased Business.

Tem o título de “Certified Trainer” em Empreendedorismo concedido pelo MSI – Management Systems International e pela ONU, assim como é instrutor credenciado em Programas de Gestão Estratégica, pelo ESADE - Escuela Superior de Administracion y Direccion de Empresas (Barcelona - Espanha).

É instrutor credenciado da ABF – Associação Brasileira de Franchising.

É autor de vários artigos publicados nos principais jornais e revistas de negócios, tais como O Estado de São Paulo, Folha de São Paulo, Pequenas Empresas Grandes Negócios, Exame, Gazeta Mercantil etc., sobre temas de sua especialidade.

Participou e apresentou trabalhos científicos em fóruns, conferências, videoconferências e seminários no Brasil e exterior (Estados Unidos e Europa) sobre Empreendedorismo, Alternativas para o Trabalho e Teletrabalho, tais como Telecommute 97 (USA), Telework 98 (Portugal), Teletrabalho: Trabalho On Line (Portugal).

Atualmente é Conselheiro no Conselho Regional de Administração do Estado de São Paulo, Diretor da Associação de Ex-alunos da EAESP-FGV e do IBCO – Instituto Brasileiro dos Consultores de Organização.

É membro fundador do CEPE – Centro de Estudos de Saúde Pública da Faculdade de Saúde Pública da USP. É membro da Câmara Júnior Brasil Japão e Consultor associado do CEBELA – Centro Brasileiro de Estudos Latino Americanos.

É membro fundador da SOBRATT – Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades.

AGRADECIMENTOS

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Este livro tem como antecedente um outro trabalho de minha autoria, de circulação restrita, intitulado “A Volta para Casa: Desmistificando o Telecommuting”.

Enio Resende, Diretor da ABRH – Associação Brasileira de Recursos Humanos me estimulou a enfrentar o desafio de escrever um outro livro sobre o tema por mim pioneiramente iniciado no Brasil em 1997.

Gostaria de agradecer aos colegas do CRA-SP, da SOBRATT – Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades e da Brasil Entrepreneur, em especial ao Roberto Cardoso, Silvio Olivo, Fabio Setton e Luiz Sakuda, por me proporcionarem oportunidades de discutir e agrupar informações e sugestões sobre o teletrabalho no Brasil.

Sou especialmente grato ao Gil Gordon pelo seu apoio incondicional e autorização na divulgação de material didático de sua autoria.

Também agradeço a Carmo Palmieri, Isabel Teles, Kazuo Satomi, Lucia Kawata e Fabio Castro, que revisaram e digitaram o manuscrito para publicação tanto deste como do livro anterior.

Um “obrigado” de todo coração à minha esposa Thereza e a meus pais Mary e Alvaro que sempre incentivaram o meu trabalho e o meu progresso como ser humano.

O autor

TELETRABALHO (TELEWORK)O TRABALHO EM QUALQUER LUGAR E EM QUALQUER HORA…

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Alvaro Mello

SUMÁRIO

Apresentação

Sobre o Autor

Agradecimentos

Sumário

Prefácio

Introdução

1. Entendendo o Teletrabalho

2. O Dilema do Trabalho em Casa

3. Home Office – Lar, Doce Escritório

4. O Teletrabalho veio para ficar

5. O Teletrabalho sob a perspectiva do gerente

6. O passo a passo do Teletrabalho

7. Sessão Especial: Gil Gordon esclarece as principais dúvidas sobre o Teletrabalho

8. Uma última reflexão…

Apêndices

Pesquisa

PREFÁCIO

A razão de nossa decisão em escrever este livro, originou-se da constatação de que não havia nenhuma obra brasileira na literatura especializada no assunto “Telework”, escrito por autor nacional, cujo o termo em português é teletrabalho.

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Observamos também, que o Processo de Teletrabalho já vem sendo aplicado no país por pouquíssimas empresas que são predominantemente de grande porte e de origem estrangeira. Achamos que este quadro é no mínimo um desperdício, principalmente em um país como o nosso, onde os fatores sócio-econômicos exigem um maior grau de reflexão sobre as suas influências na vida das empresas, sejam elas públicas ou privadas.

Neste sentido, o teletrabalho planejado surge como um dos instrumentos para adequar os processos gerenciais no estabelecimento do caminho que a empresa deverá seguir.

Por outro lado, cremos que os potenciais usuários do teletrabalho, desconhecem este instrumento ou, então, deixam de utilizá-lo, por imaginarem tratar-se de uma metodologia norte-americana sofisticada, que não se adequa ainda à realidade empresarial brasileira

Nossa proposta, neste livro, portanto, é desmistificar a aplicação dos processos de teletrabalho nas organizações brasileiras. Com esta finalidade em mente, redigimos os textos citando alguns exemplos práticos. Também visando facilitar a compreensão das questões relativas ao teletrabalho, inserimos uma seção especial com respeito às dúvidas mais freqüentes que se tem sobre o ‘trabalho em casa’, com respostas elaboradas pelo prestigiado consultor norte americano Gil Gordon. Na parte final apresentamos algumas informações complementares sobre o tema em foco e também incluímos um formulário de pesquisa para ser preenchido e devolvido ao autor.

Com o interesse que começa a aumentar pelo assunto teletrabalho, é premente a necessidade de mais literatura sobre a matéria. Este livro é uma ação concreta para colaborar nesta tarefa de esclarecer e expandir o ‘trabalho em casa’, dos profissionais e empreendedores brasileiros.

O autor

São Paulo, agosto de 1999

INTRODUÇÃO

As alterações ambientais são uma realidade e, para sobreviverem neste ambiente turbulento, as organizações estão buscando alternativas viáveis para os seus negócios, estruturas organizacionais e formas de trabalho.

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Vive-se num século que está chegando ao fim sem precedentes : duas guerras mundiais, a Glasnost, a Perestroika, a queda do Muro de Berlin, a Globalização e a liberalização dos mercados. Contudo, parte deste mundo conseguiu recuperar-se. A razão principal é que algumas pessoas que dirigem organizações mantiveram o sentido de responsabilidade e continuaram a pensar no futuro, enquanto que em volta delas o ‘mundo parecia desmoronar-se’.

Dentro deste ambiente de mutações, existem profissionais que perceberam a relevância das inovações nas organizações, como é o caso do teletrabalho.

A partir desta perspectiva, surge o Processo de Teletrabalho, como uma alternativa moderna de gestão empresarial, sob o enfoque das alternativas de trabalho flexível para tornar as empresas mais competitivas e dinâmicas, diferentes daquelas outras que ainda estão perigosamente acostumadas à estabilidade e à rotina do trabalho tradicional.

Contudo, há alguns princípios essenciais para que o teletrabalho funcione. Nenhum deles é particularmente difícil ou revolucionário; são simplesmente boas práticas gerenciais tais como: seleção cuidadosa do pessoal que trabalha à distância, estruturação de ambientes e tecnologia de trabalho apropriados, além de suporte adequado de telecomunicações, estabelecimento de um conjunto de procedimentos de avaliação que privilegiem o desempenho, treinamento do pessoal que trabalha à distância assim como seus colegas de trabalho e, verificação frequente do andamento do trabalho.

Vale salientar que esta modalidade de trabalho, para muitos funcionários, pode ser um conceito novo, mas não é um estilo de trabalho sem precedentes. Vários funcionários de grandes organizações públicas e privadas já trabalham remotamente em instalações da empresa ou em regionais: gerentes de obras, vendedores, engenheiros de campo que trabalham fora do escritório, com graus variados de contatos com seus supervisores.

Neste sentido, ao considerar que as principais questões relativas ao teletrabalho ainda não foram devidamente esclarecidas em nosso país, apresentamos um trabalho pioneiro no país, através de matérias que abordam os aspectos técnicos e as soluções para problemas concretos com respeito ao teletrabalho, proporcionando assim aos leitores melhores condições para avaliar e responder questões tais como:

Como definir o teletrabalho? Como avaliar o impacto do teletrabalho na empresa? E na vida das pessoas? Quais os critérios estratégicos a serem adotados no processo de teletrabalho? Como gerenciar o clima organizacional da empresa face o processo do

teletrabalho? Quais funcionários que poderão se tornar teletrabalhadores? Quais cautelas a empresa deve ter com o teletrabalho? Qual o futuro desta tendência? Deve aumentar? Qual a razão? Quais os motivos que justificam o seu sucesso no mercado de trabalho?

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1. ENTENDENDO O TELETRABALHO

O que é que AT&T e a American Express têm em comum? Serviços de classe Mundial? ISO 9000, ISO 14000? Uma linha de serviços competitivos? Excelente atendimento ao cliente? Tecnologia avançada? Não necessariamente nenhuma dessas razões, mas sim o fato de serem ambas empresas que implantaram, com sucesso, o Processo de Teletrabalho, utilizando recursos tecnológicos nas áreas das telecomunicações e informática.

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Vale salientar que o uso das telecomunicações no teletrabalho não é considerado algo totalmente inovador, pois, segundo Joel Kugelmass*, há indicadores do seu surgimento nos Estados Unidos em 1857, na companhia Estrada de Ferro Penn. Nesta época, a empresa usava o seu sistema privado de telégrafo para gerenciar o pessoal que estava distante do escritório central, ao ser delegado aos funcionários o controle no uso de equipamento e na mão de obra. Em outras palavras, a organização seguia o fio do telégrafo e a empresa acabou por transformar-se num complexo de operações descentralizadas.

Logo, o que realmente é novidade nesta área da organização do trabalho, tanto no setor público quanto no privado, e, independente do tamanho da empresa, são as redes de telecomunicações, de custo razoável e com alta performance organizacional, que se tornaram parceiras constantes e fundamentais na gestão das organizações bem sucedidas.

A partir do sistema de informação e de comunicação ocupando a distância física entre os funcionários de uma mesma organização e entre funcionários e clientes, verifica-se a necessidade de se identificar novas fronteiras do que se entende por local de trabalho.

De fato, a área física onde tradicionalmente se trabalha não é mais uma entidade tangível com fronteiras bem definidas, baseadas em regras e observação visual do processo de trabalho.

Nesta linha de raciocínio temos agora, dentro desta visão ampla e integrada, os processos gerenciais, convivendo com o trabalho remoto, eletronicamente gerenciado.

Consequentemente, a empresa não deve ter mais expectativas neste processo de mudanças gerenciais, ao dispor de funcionários que chegam ao local de trabalho na hora marcada e ocupando suas funções pré-estabelecidas em suas mesas cativas ou salas próprias.

Face a esta inovadora abordagem do teletrabalho, é necessário entender que na moderna empresa, a estrutura organizacional, a estratégia, a cultura, os papéis e os processos estão interligados entre si, exigindo um novo alinhamento, equilíbrio e harmonia organizacional. Portanto, as questões centrais das organizações estão mudando e têm como fatores críticos para o sucesso do teletrabalho, o gerente, o supervisor e o funcionário.

Logo, saber quando e em que função adotar o teletrabalho é tão importante quanto saber onde não adotá-lo, pois já existe uma tecnologia de informação consistente e versátil para apoiar o trabalho fora do escritório, mas ainda não existe a visão administrativa necessária para gerenciá-lo.

Portanto, não devemos nos esquecer que o teletrabalho consubstancia o ato de exercer atividades que podem ser realizadas em um domicílio ou local intermediário, visando a competitividade e flexibilidade nos negócios. Dessa forma, apontam-se como aspectos favoráveis desse processo, além de concentração de esforços (focalização): maior capacidade de adaptação às mudanças ambientais; estímulo para as organizações

* Kugelmass, Joel – Telecommuting, Lexington Books (1995)

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analisarem a sua implantação com vistas a melhorar a produtividade e reduzir os custos com espaço e o absenteísmo; alavanca a tecnologia e os investimentos em pessoal, e assim, obtendo uma força de trabalho mais eficiente e confiável. Dentre os setores que nos Estados Unidos estão adotando este sistema, destacam-se as seguintes áreas: telecomunicações, informática, seguros, consultorias de empresas, auditorias, serviços públicos, propaganda, publicidade, universidades, gás natural etc.

No Brasil, sobressaem-se na adoção deste recurso organizacional, empresas tais como: Kodak, Dupont, IBM, Cisco, Movicarga, Proudfoot Brasil etc.

Vale salientar que a utilização do teletrabalho nas empresas independe do seu tamanho pois, encontramos sua aplicação em organizações com 20 ou com 20.000 funcionários.

Tendo em vista que o propósito do teletrabalho é, em primeiro lugar, oferecer uma melhor resposta às empresas para enfrentar as pressões do mercado e, em segundo, constituir um elemento-chave para o desenvolvimento estratégico das organizações, sua implantação deve levar em conta a seguinte precaução: evitar apenas visar redução de custos, com corte de pessoal. Assim, ao se adotar o teletrabalho dentro dos padrões aconselhados, ele se torna um instrumento que beneficia a empresa, o empregado e a sociedade concomitantemente.

Vale salientar que particularmente na área de Recursos Humanos, como em outras áreas do conhecimento administrativo, o teletrabalho é ainda um conceito de certa forma novo e pouco conhecido no Brasil, já tendo causado confusão terminológica e alguns mal entendidos e, consequentemente, má implantação nas organizações.

Para obter a compreensão correta do termo Telecommuting e para evitar estes ruídos na comunicação no seu entendimento, apresentamos a seguir algumas palavras chave, em inglês, utilizadas no contexto do ensino e na prática do comportamento organizacional no que diz respeito as alternativas para o trabalho.

É fundamental ressaltar que nos principais idiomas europeus (alemão, espanhol, italiano, francês), incluindo o português, não há nenhum termo equivalente para a palavra inglesa “commuting” (ida e volta de casa ao trabalho), de onde se derivou a palavra “telecommuting”. Daí a razão de utilizarmos também a expressão “telecommuting”, no original em inglês, cujo termo correspondente português mais próximo é o teletrabalho.

A seguir são definidos alguns novos termos mais comuns no campo da organização de trabalho flexível:

Autônomo (Working Solo)É o tipo de atividade cada vez mais comum no país. Dentre os profissionais autônomos (“working solo”) encontram-se desde os chamados profissionais liberais (médicos, dentistas, arquitetos, tradutores etc.), os de baixo nível técnico como motoristas, vendedores ambulantes e serviços de pequenos reparos domésticos, e os incluídos na economia informal; são também conhecidos como “free lancers”.

Centro Satélite (Satellite Office Center)É um edifício de escritórios, ou parte de um edifício, inteiramente de propriedade de uma organização (ou cedido em regime de leasing), ao qual os funcionários comparecem

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regularmente para trabalhar. Há uma diferença entre um Centro Satélite e um escritório tradicional: todos os funcionários do Centro trabalham ali porque moram mais perto daquele local do que do local de trabalho usual ou principal, independentemente dos seus cargos.

Centro Local (Telecenter)Um Centro Local de Teletrabalho é semelhante ao Centro Satélite. A diferença é que o edifício pode abrigar funcionários de várias organizações diferentes.

Escritório em Casa (Home Office)É um dos locais de trabalho mais comuns, particularmente nos Estados Unidos. Os Escritórios em Casa variam desde um computador em um telefone na mesa da cozinha, a quarto com móveis e equipamentos adequados ao exercício de atividades profissionais.

É o esquema de trabalho que surgiu a partir da constatação de que nem sempre as pessoas tem de ir ao escritório da empresa para trabalhar e que se tornou possível com os avanços tecnológicos nas áreas da informática e da telecomunicação.

Escritório Virtual (Virtual Office)É o local de trabalho onde as pessoas levam ou têm a sua disposição tudo o que necessitam para trabalhar (fax, telefone, “notebooks” etc.); é, na realidade, o local de trabalho dissociado de tempo e lugares específicos, podendo se localizar em casa, no campo, no aeroporto, no escritório da empresa, em um hotel etc.

Negócios em Casa (Homebased Business)São negócios próprios desenvolvidos de preferência por potenciais empreendedores, tendo suas residências como sede administrativa das atividades desenvolvidas, e que não têm nenhum vínculo empregatício com qualquer empresa. Para ter maiores possibilidades de sucesso no seu negócio, o dono deve correr riscos calculados, ter persistência, estabelecer metas, planejar e monitorar, ser autoconfiante etc.

Teletrabalho (Telecommuting)Termo criado por Jack Niles em 1976 no seu livro “The Telecommunications Transportation Trade-Off”.

É o processo de levar o trabalho aos funcionários em vez de levar estes ao trabalho; atividade periódica fora da empresa um ou mais dias por semana, seja em casa seja em outra área intermediária de trabalho

É a substituição parcial ou total das viagens diárias do trabalho por tecnologia de telecomunicações, possivelmente com o auxilio de computadores, e outros recursos de apoio.

Teletrabalho (Telework)Denominação equivalente ao termo Teletrabalho, utilizado na Europa.

É qualquer alternativa para substituir as viagens ao trabalho por tecnologias de informação como telecomunicações e computadores.

Teletrabalhador (Teleworker, Telecommuter)

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É o funcionário da empresa que trabalha em casa todos ou em alguns dias da semana, utilizando os equipamentos necessários para se comunicar com a empresa. É o agente do processo de teletrabalho.

Trabalho Flexível (Flexible Working)É o conceito que envolve uma variedade de novas práticas de trabalho, que incluem tanto as horas de trabalho flexível, os locais flexíveis, como também as formas de contrato de trabalho. Pode também ter o significado de ter o uso flexível do espaço no escritório, onde os funcionários não dispõem de suas mesas de trabalho, que são compartilhadas pelos colegas.

2. O DILEMA DO TRABALHO EM CASA

Muito embora a estatística oficial brasileira estime ao redor de 2 milhões de PCs em funcionamento no país, pode-se chegar aos 4 milhões se incluídos os equipamentos ilegais e contrabandeados. Hoje no Brasil, são mais de 1,66 milhões de usuários de e-mail, 2,57 milhões de usuários da Internet, movimentando R$400 milhões só com serviços de acesso à Web.

Estas são constatações que têm reflexo direto no mercado SOHO (Small Office Home Office) e estão se tornando uma nova modalidade de gestão empreendedora no país, haja vista que 79% dos acessos à Internet é feito de casa*.

* Vide Apêndice VII – Indicadores Favoráveis ao Incremento do Teletrabalho.

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Nos Estados Unidos, o SOHO já ultrapassa os US$ 427 bilhões, por 14 milhões de americanos que trabalham em casa “full time” e por outros 13,1 milhões que trabalham “part time” em casa. No tocante aos teletrabalhadores existentes estima-se que hoje sejam em torno de 11 milhões em 300 das 500 maiores companhias neste país.

No Brasil, estima-se que este segmento seja responsável por 15% das vendas de equipamentos de informática e calcula-se que em 5 anos, responda por 40% do mercado nacional.

O arquiteto William J. Mitchell do Massachusetts Institute of Tecnology (MIT), Cambridge (Estados Unidos) em seu último livro “City of Bits”, afirma que a residência já adquire um novo sentido, tendo a sala de estar um computador para trabalho, diversão e educação.

Assim, uma nova realidade mundial chega ao nosso país, e cada dia que passa, aumenta o número de pessoas que começam a ter a sua base profissional, com relação direta de emprego (teletrabalhador) ou não (“Home Office”), na própria residência ou em pequenos escritórios (“Small Office”).

A este respeito, pesquisa realizada pela Link Resources nos Estados Unidos, indicou que de cada seis norte-americanos, um exerce suas atividades profissionais em casa. Deste universo, que vem crescendo 12% ao ano, desde 1992, 31% trabalham por conta própria, mas em tempo parcial, podendo utilizar o restante do tempo com a família, estudar, divertir-se entre outras coisas, exceto trabalhar; 17% trabalham como teletrabalhadores, ou seja, estão empregados, mas exercem suas atividades profissionais tendo a residência como base profissional interligando-se com suas empresas via telefone, pager, modem e/ou computador, e, 22% têm um emprego tradicional e fora do horário funcional, trabalham por conta própria na própria residência.

No Brasil, de acordo com IBGE, um em cada quatro brasileiros trabalha por conta própria e segundo um estudo da Fundação SEADE (Sistema Estadual de Análise de Dados do Governo do Estado de São Paulo) e do DIEESE, uma pessoa em cada 20 que trabalham na Grande São Paulo usa a própria residência para o negócio próprio ou como empregado. De acordo com Luis Carlos Campos da ABRH – Associação Brasileira de Recursos Humanos, 6 milhões de brasileiros, 15% da força de trabalho, estarão trabalhando em casa na virada do século.

De acordo com o Wall Street Journal cada vez mais mulheres norte-americanas estão deixando empregos bem remunerados para trabalhar por conta própria, tocando negócios com renda menor, mas com mais tempo para a família, principalmente para os filhos. Desta forma, executivas com altíssima qualificação estão trocando os empregos nas grandes empresas para começarem seus próprios negócios, principalmente, pelo fato de sentirem que isso lhes dá um maior controle sobre suas vidas, pois trabalham nas residências ou têm pequenos escritórios próximos ao lar e contam com o apoio de bases virtuais, as empresas de prestação de serviço e os centros de negócios. Sabe-se que ao redor de um terço das empresas de pequeno porte nos Estados Unidos e de empreendedoras que nos últimos 9 anos tiveram um crescimento de 43%, enquanto o número total de pequenos negócios cresceu 26%, incluídos os empreendedores masculinos. Parte destas empresas capitaneadas por mulheres se utiliza de incentivos governamentais, inclusive a lei de minorias, cuja legislação inclui as mulheres. Já no nosso país, as mulheres (quase a metade da força de trabalho) foram as primeiras a

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lucrar com um negócio em casa e de acordo com os dados do SEADE, 6% das empreendedoras atuam no próprio lar como autônomas e exploram principalmente atividades domésticas atuando em negócios relacionados com a arte plástica, alimentação, costura, tricô. Ainda de acordo com recente pesquisa do SEADE (1998), houve um crescimento de 35% no número de autônomos na última década, o que já corresponde a 20,5% da população ocupada na Grande São Paulo. Esta tendência observada nos Estados Unidos começa a materializar-se no Brasil com executivas e profissionais liberais, trocando a condição de trabalhar na sede de uma empresa, pelo trabalho em casa ou em pequenos escritórios próximos ao lar, seja como teletrabalhadores ou como donas do próprio negócio, em busca de maior independência e melhor qualidade de vida, semelhante ao que já vinha ocorrendo com os profissionais masculinos.

Conciliar casa e trabalho exige um elevado grau de organização e reavaliação do significado pessoal para o tempo. Significa também saber planejar o seu negócio ou trabalho em casa e monitorar continuamente o seu grau de trabalhabilidade, ou seja, a capacidade profissional de realizar bons serviços para o mercado, sem haver a necessidade de ser empregado ou, no caso de empregado, exercer adequadamente suas atividades em quaisquer locais, sendo consideradas as características de empreendedor ou intraempreendedor. O equacionamento deste sistema gravita em torno da busca de qualidade de vida, da administração de tempo e eficácia empresarial. As pessoas estão constatando a duras penas que o tempo é um dos bens mais preciosos e é um tesouro a ser preservado com unhas e dentes. O tempo que se dedica a si mesmo, aos relacionamentos, à sociedade, acaba dependendo do tempo consagrado ao trabalho e este será uma atividade prazeirosa ou desagradável, dependendo do significado pessoal que cada um atribui ao tempo alocado ao trabalho.

Logo, na medida em que este mercado “SOHO” for evoluindo, por exemplo, através do acesso às videoconferências ou o videofone e as pessoas poderem se ver umas as outras enquanto ‘conversam’ através do PC, as condições de trabalho serão otimizadas dentro da filosofia do escritório virtual.

Neste sentido, sobressai-se o caso da IBM nos EUA, que desenvolve experiências de teletrabalho na qual seus funcionários cujas funções que não exigiam a presença diária no recinto do trabalho, poderão ficar dividindo o tempo existente entre visitas a clientes, fornecedores ou com a família. Esta empresa usa o teletrabalho como estratégia organizacional com a finalidade de reforçar a qualidade e a entrega dos produtos e serviços fornecidos aos seus clientes; em todo o país são mais de 20.000 teletrabalhadores.

Aproximadamente 90% dos teletrabalhadores da IBM pertence a área de vendas e prestação de serviços que tipicamente passam mais da metade do tempo fora do escritório. Os outros 10% pertencem ao “staff” administrativo e gerencial que trabalham em casa de um a dois dias da semana, dependendo do seu tipo de trabalho e das necessidades pessoais.

De acordo com o renomado consultor norte-americano em teletrabalho Gil Gordon na sua publicação “Telecommuting Review”, nos próximos dez anos, toda empresa americana terá pelo menos um pequeno grupo trabalhando em casa, ainda que apenas um ou dois dias na semana.

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Estes dados indicam, sem dúvidas, que está havendo uma transformação radical no conceito de escritório como estrutura física para o exercício de atividades profissionais exercidas por pessoas de diferentes atividades, em virtude principalmente da evolução da informática e das telecomunicações.

Face a estas considerações e visando contribuir para aperfeiçoar os profissionais desta categoria, com o objetivo de obter o máximo desempenho trabalhando em casa, e evitando as armadilhas de confundir comportamentos familiar e profissional, a empresa de consultoria Brasil Entrepreneur está desenvolvendo uma série de atividades com parceiros, sendo umas delas workshops sobre práticas do teletrabalho, ao abordar os seguintes temas:

Teletrabalho: uma tendência crescente no mercado de trabalho e de negócios. A mudança de paradigma: novas possibilidades de trabalho também em casa Vantagens e desvantagens do trabalho em casa Os ajustes necessários na vida profissional e familiar no trabalho em casa Teletrabalhador X Intraempreendedor : o dilema na gestão do trabalho em casa O planejamento do trabalho em casa O escritório virtual e a prestação de serviços em casa: equipamentos eletrônicos e

de informática necessários, mobiliário, instalações físicas; As oportunidades de negócios e atividades profissionais adequados ao teletrabalho O teletrabalho passo a passo As armadilhas do teletrabalho. O teletrabalho: mitos e concepções erradas “Space Planning” e o teletrabalho “Facility Management” e sua relação com o teletrabalho A nova organização no trabalho: cenários contratual e legal A integração de deficientes no mercado de trabalho através do teletrabalho O teletrabalho e a saúde pública – congestionamentos, poluição, desperdícios de

energia.

A seguir, a título de contribuição para um melhor desempenho do trabalho à distância, são apresentadas as 12 regras do Teletrabalhador*:

(1) Forte automotivação – o teletrabalhador é mais sensível a distrações e dispersão. Por outro lado, o isolamento pode afetá-lo psicologicamente. Logo, é necessário automotivação.

(2) Autodisciplina – como o ambiente do teletrabalho não está sujeito ao controle físico e visual do ambiente tradicional do escritório, a autodisciplina é fundamental.

(3) Competências e preparação – o teletrabalhador tem de ter as competências para a atividade em causa e, além disso, tem de aprender a funcionar neste sistema.

(4) Flexibilidade e espírito de inovação – quem tem dificuldades em se adaptar a novas situações, não é bom candidato ao teletrabalho.

(5) Formas de socialização – o teletrabalho coloca restrições à socialização. Soluções mistas de tempo parcial em casa e no escritório, a utilização de Escritórios Virtuais, ou o incentivo aos encontros entre teletrabalhadores e clientes, são aconselháveis.

* Ver Apêndice XI – Perfil do funcionário que trabalha em casa

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(6) Regime de voluntariado – nunca deve ser feita a seleção de teletrabalhadores por escolha administrativa; todos os candidatos devem ser voluntários e escolhidos segundo critérios objetivos.

(7) Ambiente familiar – a família tem de ser considerada na análise. Mas o teletrabalho não deve ser mero recurso para resolver problemas domésticos.

(8) Combate aos exageros – o ambiente de isolamento pode gerar a dependência em relação à gula, alcoolismo e drogas. Há que levar estes perigos em consideração.

(9) Ambiente adequado – tem de haver um espaço claramente demarcado no lar para o teletrabalho. A separação em relação às atividades familiares é crucial.

(10) Formação – treine os candidatos ao teletrabalho, os seus gerentes nas empresas e suas famílias.

(11) Sistema experimental – comece com uma equipe de voluntários, crie um sistema experimental e ensaie alternativas mistas. Os testes à funcionalidade do sistema devem ter, pelo menos, a duração de um ano.

(12) Regra número um – o teletrabalho não é nem um prêmio, nem sequer uma punição. É apenas uma forma diferente de trabalhar.

3. HOME OFFICE: LAR, DOCE ESCRITÓRIO

O propósito deste texto é de orientar os profissionais, particularmente, os que tem potencial empreendedor, para o teletrabalho como uma alternativa de carreira e de trabalho, abrangendo desde pequenos grupos em projetos experimentais até empresas com a maioria dos seus funcionários em casa.

Numa era onde o ‘emprego desapareceu’, a atividade profissional domiciliar se firma como uma tendência, não somente nos países do primeiro mundo, mas também no âmbito das nações emergentes.

Existe um ditado popular que diz ‘o coração está em casa’, e para milhares de americanos, é onde os negócios e trabalho estão. Desta forma, o crescimento do Escritório em Casa (“Home Office”) demonstra que, longe de ser um modismo como alternativa de trabalho flexível, tornou-se um modo de vida, que no Brasil, já envolve organizações públicas e privadas de destaque no âmbito empresarial.

No limiar do século XXI, assiste-se a um momento propício para a legitimação do “Home Office”, onde as tecnologias de comunicações existentes já permitem a execução de

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quase todo o tipo de atividade, a partir de casa, fazendo surgir nas empresas transformações que trazem novas oportunidades de negócios e de trabalho.

Nestes termos, as novas possibilidades profissionais do “Home Office” é um conceito considerado novo e se apresenta como uma alternativa criativa para transformar e incentivar o mercado de trabalho, ao se buscar uma combinação confortável de estilo de vida e realidade econômica no país.

Assim, trabalhar também em casa como funcionário, na realidade não significa uma atividade caseira amadora, pois é necessário disciplina, metas claras e realizáveis e um bom planejamento de ações, e principalmente de vida.

Nos estudos já realizados nessa área, detectou-se que as condições mais favoráveis que mais se sobressaem com respeito ao teletrabalho, são as seguintes:

pode-se recrutar funcionários a partir de uma área geográfica maior; ocorre menos “turn over” de funcionários talentosos que por alguma razão

necessitam mudar de local físico ou geográfico; o absenteísmo em virtude de doenças, tráfego ou tempo ruim é reduzido; os custos do escritório central podem diminuir, e, concomitantemente poderá haver

aumento de produtividade e de eficácia; o ambiente de trabalho torna-se mais flexível; os funcionários não precisam ir ao escritório todos os dias, e assim ganham tempo

produtivo e têm menos “stress” provocados pelos congestionamentos no trânsito, pelas relações conflitantes no trabalho etc.;

há mais tempo com a família e dedicação ao lazer e aos “hobbies”.

No tocante às ameaças e partindo do pressuposto que o exercício do trabalho em casa não se adequa necessariamente a todos os funcionários, destacam-se as seguintes:

visão preconceituosa dos parentes e amigos; tédio em virtude do isolamento social; distração com os membros familiares e invasão do espaço profissional; gerenciamento falho do tempo em virtude da desatenção e desorganização de

horários de trabalho; férias, feriados e fins de semana podem se tornar dias de trabalho, pois muitos

empregados não sabem quando parar de trabalhar.

Vale ressaltar, no entanto, que quando se opta pelo Escritório em Casa (“Home Office”), algumas cautelas devem ser levadas em conta, tais como:

evitar o isolamento/solidão no exercício das atividades profissionais; não procrastinar as decisões e ações; participar em uma rede de trabalhos e de contatos (“groupware”); participar em encontros informais com os outros profissionais da área e da

profissão; ter uma agenda de atividades sociais (lazer ou trabalho); ser voluntário em algum projeto na comunidade, no bairro ou no prédio residencial,

ao intensificar seus contatos com amigos e parentes.

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A seguir, a título de exemplo, apresenta-se o caso da Kodak no Brasil, que há algum tempo já tem funcionários trabalhando em casa, com o seguinte programa de implantação de teletrabalho, e resultados obtidos*:

Quanto à instalação de equipamentos instalados na casa do funcionário Linha telefônica exclusiva na casa do representante de vendas. Computador PC, com os programas DOS, Lotus 123 e Word Perfect. Os PCs estão sendo substituídos aos poucos por “notebooks” com placa modem,

que podem ser levados nas visitas ou viagens; (novos programas: Windows, Excel e Word)

E-mail Sistema de gerenciamento, via computador, para pesquisa de situação de crédito

posição de estoque etc., Secretária eletrônica, bip/pager.

Quanto às vantagens dos funcionários O funcionário planeja as visitas a partir de sua casa, não precisando perder tempo

indo até o escritório Serviços burocráticos podem ser feitos via computador Adiantamentos em dinheiro também podem ser solicitados via computador e depois

o valor é creditado na conta do funcionário A agenda do dia, incluindo a lista de clientes a serem contatados, pode ser

verificada pelo terminal do computador Na visita ao cliente, o representante de vendas pode faturar o pedido naquele

mesmo instante, verificando a situação de crédito e a posição do estoque para os produtos requisitados

O funcionário continua em permanente contato com a chefia e os colegas via e-mail, bip/pager ou telefone

O funcionário vai à empresa quando necessário, para participar de reuniões, receber orientação sobre estratégia de trabalho, assistir a cursos e palestras, receber bilhetes aéreos, acompanhar clientes

Quanto aos controles realizados pela Empresa Cada representante deve atingir uma determinada cota de venda no mês/trimestre Todo funcionário nesse esquema faz, no início de ano, um plano de ação, revisado

trimestralmente junto a chefia. O plano especifica ação, métodos, envolvimento com outras áreas etc. funcionário recebe prêmios se ultrapassar a cota.

Escritórios Virtuais - Centros de NegóciosFace às novas demandas que estão surgindo no mercado de trabalho e de negócios e, visando satisfazer essas necessidades, já existem nas principais cidades do país, os Escritórios Virtuais, também conhecidos como Centros de Negócios que prestam os seguintes serviços para os profissionais que trabalham em casa, sejam Teletrabalhadores ou empreendedores Homebased:

Locação temporária de salas para escritório, reuniões, cursos, palestras e atividades congêneres

* Ver Apêndice VI – Informações básicas para montagem de um Home Office

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Endereço comercial e aluguel de caixas postais (particulares ou para empresa) Serviços de Secretariado e Digitação, Fax e Cópias Xerográficas, Encadernação,

Consultoria em Gestão Empresarial e Planejamento Tributário, Assessoria Contábil, Fiscal e Trabalhista, Preparação de Imposto de Renda (Pessoa Física e Jurídica).

Nos Estados Unidos, estes centros de negócios atuam em torno de 3500, e movimentam em torno de US$ 2 bilhões por ano.

No Brasil, destacam-se os Centros de Negócios filiados a ANCN – Associação Nacional de Centros de Negócios, o grupo HQ, a franquia Postnet, com 8 franqueados*, e a Regus.

Também, por conta desta tendência, já existem no nosso país redes de lojas de informática e de material de escritório, que atendem a pequenos usuários, no mercado SOHO (Small Office Home Office) e estima-se que em 5 anos, este segmento responderá por 40% do mercado nacional de informática.

Estas são considerações que indicam sem dúvida, que está havendo uma transformação radical no conceito de trabalho/escritório como estrutura física para o exercício de atividades profissionais exercidas por pessoas de diferentes atividades em virtude, principalmente, da evolução da informática e das telecomunicações e que estão diretamente relacionados à evolução do Escritório em Casa e do Teletrabalho no Brasil.

A seguir são feitas algumas sugestões para tornar o “Home Office” de um teletrabalhador mais eficaz:

O ideal é a instalação em casa, especialmente, quando há possibilidade de entrada independente, o que permite maior privacidade no trabalho e que seja reservado só para “Home Office”.

A instalação em apartamento também é usual, mas pode haver algum tipo de embaraço na recepção de clientes, por exemplo, já que os condomínios costumam ter normas rígidas de segurança e muitos deles não permitem atividades comerciais no local.

Se o imóvel for uma casa, é recomendado o reaproveitamento de áreas disponíveis e com espaço razoável, como edícula, garagem, área de serviço ou terraço.

Dar preferência por local com luminosidade indireta, evitando-se reflexos na tela do microcomputador.

O mobiliário deve ser funcional, confortável e adequado para pequenos escritórios. Pode haver o reaproveitamento de móveis da casa, como poltrona, estante, mesa,

prancheta etc. Deve-se utilizar cadeira que permita regulagens no encosto, braço, assento e

suporte. Os equipamentos necessários são microcomputador com placa de fax-modem,

impressora, duas ou três linhas telefônicas fixas, telefone celular, secretária eletrônica, pager etc.

O teletrabalhador deve ter objetivos claros sobre o trabalho a ser executado, para que o “Home Office” não se transforme em local de execução apenas de “bicos”.

* Ver Apêndice V – Principais Centros de Negócios e Escritórios Virtuais no Brasil.

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Também é necessário ter iniciativa, oferecer serviço de qualidade e ter disciplina para evitar a interferência da família ou moradores do imóvel na atividade profissional.

A despesa do escritório também deve ser separada da doméstica, por meio de uma contabilidade à parte, que deve incluir gastos com material de escritório, contas telefônicas, energia elétrica e assinatura e mensalidade devida ao provedor de acesso à Internet, entre outros.

No tocante aos teletrabalhadores, suas atitudes e comportamentos ideais deverão envolver os seguintes aspectos:

Ter mais de três anos na função que executa na empresa. Ser disciplinado, responsável e bem relacionado com seu chefe, colegas e os

integrantes de outros departamentos na empresa. Participar em reuniões da empresa. Obedecer os prazos (projetos, compromissos). Checar diariamente as correspondências e o e-mail. Estabelecer uma rotina diária. Deixar claro para a família que não deve ser interrompido enquanto trabalha. Não trabalhar demais, folgar nos finais de semana e feriados e tirar férias. Propor encontros sociais com os colegas de trabalho e com os amigos do bairro.

4. O TELETRABALHO VEIO PARA FICAR

Nos dias atuais, as empresas para se tornarem competitivas, têm que se concentrar no essencial, pois dentro de uma perspectiva moderna acabou-se a época da organização, seja pública ou privada, que ‘faz tudo’.

No tocante à modernidade nas gestões das organizações, só recentemente as empresas brasileiras começaram a despertar para o teletrabalho como instrumento para obter competitividade no mundo globalizado. Na realidade, esta já é uma tendência mundial, que preocupa algumas empresas nacionais e estrangeiras como é o caso da Natura no Brasil, que em um dado momento chegou a manter mais de cem vendedores, representantes técnicos de vendas e especialistas de produtos, trabalhando em casa.

Ao adotar o teletrabalho, a função profissional é exercida a partir da residência do funcionário, que assim, pode reduzir custos, aumentar a produtividade, obter mais satisfação pessoal e, consequentemente, economizar espaço interno do escritório da empresa.

Contudo, a adoção do teletrabalho no nosso país encontra algumas barreiras, em virtude basicamente da cultura da ‘exigência da presença física no local de trabalho’, como também, do hábito do funcionário de ser tratado de forma paternalista e ter dificuldades para administrar o seu tempo.

Por outro lado constata-se que algumas organizações que estão adotando o teletrabalho, treinam seu pessoal, e, em alguns casos transferem tecnologias e instalam nas residências os equipamentos básicos, tais como, PC, celular, pagers etc., onde o

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teletrabalhador tem que ter desempenho em qualidade igual ou melhor, como se o trabalho fosse realizado nos escritórios da empresa.

É importante frisar, não faz muito tempo, a auto-suficiência nas organizações era considerada uma meta suprema, até que na medida em que, forçada pela competição muitas delas reduziram suas estruturas, através dos “downsizings” e das reengenharias, buscando se especializar no ‘seu negócio’ e visando atender melhor o cliente.

No entanto, vale a pena alertar para o fato de que algumas empresas imaginam estar aplicando o teletrabalho em sua gestão, quando na verdade estão apenas usando artifícios para reduzir custos, ou simplesmente, contratando serviços, de onde poderão surgir questões legais e trabalhistas, que comprometerão o real significado do teletrabalho. Por exemplo, pode ocorrer se mal administrado, o caso em que o funcionário que trabalha em casa, move uma ação na Justiça, demonstrando que trabalhava até a meia noite, e sem horas extras e ter grandes possibilidades de ganhar a causa com seu empregador.

Quando se observa os congestionamentos diários de trânsito em São Paulo, imediatamente se indaga se um dia isso vai acabar. Os pessimistas por um lado, acham que será inevitável limitar a entrada de automóveis na cidade ao adotar definitivamente o “Rodízio de Carros”, ou outra medida restritiva à circulação dos veículos. A este respeito, de acordo com recente estudo do IPEA, São Paulo tem um prejuízo anual de R$346 milhões e o paulistano perde 200 horas por ano em razão dos congestionamentos. Em 1998, por exemplo, a média mensal de congestionamentos na cidade de São Paulo, segundo, a CET – Companhia de Engenharia de Tráfego, foi de 67 quilômetros no pico da manhã e de 102 quilômetros no pico da tarde. Embora não tenham subido muito em relação às medições de 1997 e estejam ligeiramente menores do que os registrados em 1996, não se pode falar em melhoras. Contudo, os mais otimistas dizem que o problema em um futuro não muito distante poderá ser eliminado pela silenciosa revolução da informática e das telecomunicações.

A este respeito, no Instituto para o Futuro, sediado na Califórnia (Estados Unidos), há algum tempo existe um grupo de cientistas sociais dedicados a avaliar o impacto que o computador está provocando nas relações sociais e no trabalho.

Uma das conclusões a que esta instituição chegou nos seus estudos foi que, particularmente nos Estados Unidos, homens e mulheres viverão socialmente ainda mais isolados, ‘conversando’ por fax, telefone ou trocando mensagens pela Internet (e-mail).

Porém, o que é que tudo isso tem a ver, por exemplo, com o caótico trânsito das principais cidades brasileiras? É simples. Deixando a filosofia de lado, os analistas identificam que o acesso à informática está levando um número cada vez maior de pessoas a passar mais tempo em casa, para trabalhar, se divertir, fazer exercícios físicos, fazer refeições, tratar da saúde etc.

Por exemplo, o executivo paulistano profissional, que hoje sai de casa para trabalhar e ‘viaja’ em média uma hora e meia a duas de automóvel para chegar à Av. Paulista, pode ser um animal em via de extinção. Por pior que isso contribua para a determinação da qualidade das relações sociais, estima-se que o trânsito em São Paulo tenha muito breve possibilidades de melhorar, em comparação com o que é hoje.

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Nos Estados Unidos, como já foi comentado em capítulo anterior, existe o termo “commuter”, nome dado aos profissionais que se deslocam de casa para o trabalho todo dia na rotina de “9 às 5”, que são os horários de entrada e saída na maioria das empresas neste país. A expressão teletrabalho (“telecommuting”) derivado do termo “commuter”, é uma palavra recente, que define os funcionários que vão para o trabalho sem sair de casa, usando os recursos tecnológicos disponíveis, tais como PC, celular, pager etc.

Desta forma, usando computador doméstico, modem, pager, e uma linha telefônica, já se pode comunicar com as empresas à distância e cumprir em casa ou em local virtual, a maioria das tarefas rotineiras, como ler e preparar relatórios, conversar com clientes por telefone e assim por diante, indo ao escritório da empresa somente para reuniões importantes, ou então para manter contatos sociais com os colegas de trabalho.

Por esta razão, sabe-se que já há funcionários selecionados em empresas brasileiras que podem pelo menos realizar parte de suas tarefas num escritório doméstico e que incluem profissionais que se beneficiam do teletrabalho tais como engenheiros e analistas de sistemas, jornalistas, vendedores, projetistas, arquitetos, juízes etc.

Por outro lado, as grandes empresas já oferecem a seus funcionários a opção de trabalhar também em casa, e dentre elas destacam-se as empresas tais como a ITT, Nortel, Boeing. Mas, esta proposta revolucionária ainda enfrenta resistências dos chefes que não querem perder o controle de seus funcionários, o que dificulta assim a sua implantação, particularmente em empresas nacionais, pelo fato de não estarem habituadas ao controle remoto de seu pessoal.

Portanto, o que se busca, na realidade, e que não é simples, é repensar o papel do escritório (“work place”), ao torná-lo cada vez mais um centro para administrar os funcionários localizados fora da empresa, às vezes a centenas de quilômetros de distância, em outras cidades, estados e até continentes. A este respeito, o escritório muda o seu papel tradicional, ao se transformar num eventual centro de conveniência e de reuniões periódicas dos funcionários geograficamente distantes. Como afirmou Kugelmass, os apertos de mãos, cada vez menos freqüentes, ainda são interdigitais, mas os dígitos, com freqüência cada vez maior, são eletrônicos.

Esta é a realidade atual: os constantes avanços das telecomunicações no nosso país, e a correspondente economia de escala, tornam o teletrabalho uma necessidade para a empresa que planeja continuar competitiva e lucrativa.

Desta forma, diante da perplexidade que ora se vive, com a crescente turbulência social, econômica e política, surge o teletrabalho como um dos meios para conquistar a eficiência sendo, portanto, uma das soluções para as empresas brasileiras conviveram com a globalização da economia e da concorrência.

Ademais, percebe-se que as pessoas de uma maneira geral tendem a aceitar a necessidade de ficar em casa. Neste sentido, em recente pesquisa realizada com 18 teletrabalhadores por Robert Burenn, do Departamento de Sociologia da Universidade de Victoria, no Canadá, mostrou que eles não querem mudar de rotina, apesar da imensa maioria trabalhar bem mais em casa do que na época dos tempos no escritório. Assim,

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ficou demonstrado neste estudo que 80% dos pesquisados preferem o teletrabalho à antiga rotina e que 67% gostariam de trabalhar assim pelo resto de suas vidas…

As Regras da Confiança

A este respeito, renomado especialista Charles Handy (“Age of Unreason”) denominou ‘Regras de Confiança’, alguns pressupostos básicos para administrar os funcionários ‘que não se vêem’. Segundo ele, caso se queira usufruir das eficiências e dos benefícios do teletrabalho, tem-se que redescobrir como comandar organizações baseados mais em confiança do que em controles, porque a tecnologia por si só não é suficiente. Assim, de acordo com Handy, são sete os princípios fundamentais que se deve ter em mente ao falar de confiança, quando, particularmente, se está administrando os Teletrabalhadores:

1. Confiar não é acreditar cegamente.É imprudente confiar em pessoas que não se conhece bem, que não foram observadas em ação durante um certo tempo. Na prática, é difícil conhecer profundamente as pessoas da organização quando se tem mais do que cinquenta pessoas. Cada uma dessas cinquenta pessoas, por sua vez, conhece outras cinquenta e assim por diante. Grandes organizações não são, portanto, incompatíveis com o princípio da confiança, que deve ser construído sobre relacionamentos constantes e grupos menores.

2. Confiança requer limites.A confiança ilimitada é, na prática, irrealizável. Por confiança, as organizações entendem segurança: acreditar na competência de alguém e no seu compromisso com um objetivo. Uma vez definido o objetivo, o indivíduo ou a equipe pode desenvolver seu trabalho por conta própria. O controle vem depois, quando os resultados forem obtidos. Não se trata, porém, de permissividade. A liberdade com limites funciona melhor quando a unidade de trabalho é auto-suficiente e possui a capacidade de resolver seus próprios problemas.

3. Confiança demanda aprendizado.Uma arquitetura organizacional baseada numa relativa dependência e grupos de relacionamento constante empurra a organização na direção de uma espécie de estrutura federativa que está se tornando cada vez mais comum. Uma condição necessária é a capacidade de mudar. Os grupos constantes precisam ser sempre flexíveis o bastante para mudar quantas vezes for necessário. Eles também precisam estar em dia com as mudanças, sempre explorando novas opções e novas tecnologias. Eles precisam criar uma verdadeira cultura de aprendizado. A escolha das pessoas para esses grupos é, portanto, crucial. Cada indivíduo tem de ser capaz de se auto-renovar.

4. Confiança é firmeza.Quando se comprova que a confiança foi depositada na pessoa errada – não porque as pessoas sejam mentirosas, mas porque elas não correspondem às expectativas ou porque não se pode contar com elas para o que se precisa –, então aquela pessoa tem de ir embora. Quando não se pode confiar, é preciso novamente criar um checador, com todos os sistemas de controle que isso implica. A confiança é incompatível com qualquer promessa de emprego para toda a vida. É porque a

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confiança é tão importante, mas também tão arriscada, que as organizações tendem a restringir seus assuntos estratégicos a um pequeno grupo de pessoas.

5. Confiança exige obrigações.Unidades auto-suficientes responsáveis por obter resultados específicos são o alicerce necessário de uma organização baseada na confiança, mas grupos com muito tempo de convivência podem criar seus próprios problemas – aqueles das organizações dentro da organização. Para o trabalho como um todo, os objetivos das pequenas unidades têm de ser compatíveis com os objetivos do todo. As declarações de princípios e missões são uma tentativa de promover essa integração, assim como as campanhas em prol da qualidade total ou excelência.

6. Confiança requer relacionamento.Compartilhar objetivos ainda requer contato pessoal para torná-los reais. Segundo John Naisbitt, a alta tecnologia tem de ser contrabalançada com altos relacionamentos para erguer organizações altamente confiáveis. Paradoxalmente, quanto mais virtual se torna uma organização, maior a necessidade do grupo de se conhecer pessoalmente. Os encontros servem mais para as pessoas se conhecerem do que para despachos. As reuniões, entretanto, são diferentes. Nelas se fala mais em processos de que em tarefas. As videoconferências são mais destinadas às tarefas, mas elas são mais fáceis e produtivas se os indivíduos conhecem uns aos outros como pessoas, não apenas como imagens numa tela.

7. Confiança requer líderes.As unidades assentadas em organizações baseadas em confiança demandam uma multiplicidade de líderes no lugar de sistemas de controle. Certa vez, numa conferência, foi feita uma comparação com uma equipe de remadores num rio durante uma competição. Oito homens remavam de costas o mais rapidamente possível, sem conversar uns com os outros e dirigidos por alguém que não remava, era o líder porque era o único que podia ser visto por toda a equipe. Em terra, o líder é o capitão, que escala o time e o mantém unido. Nos treinos, é o técnico que, indubitavelmente, é o mais influente nesse trabalho. Esse exemplo mostra que a liderança não pode ser inteiramente exercida por uma única pessoa, não importa o quanto ela possa ser boa.

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5. O TELETRABALHO SOB A PERSPECTIVA DO GERENTE

O lar é onde se dorme, alimenta-se, assiste-se televisão, estuda-se, relaxa-se - e onde também cada vez mais se está trabalhando, ou seja, exercendo o teletrabalho. Trata-se da alternativa de trabalho flexível, quanto ao local, onde os empregados passam a exercer suas atividades profissionais, antes realizadas nos escritórios ou até mesmo no chão de fábrica, e, em locais diversos tais como suas residências ou em locais intermediários entre suas casas e a empresa (escritórios virtuais). O teletrabalho, é uma forma de trabalho que oferece benefícios importantes às empresas, como também flexibilidade do indivíduo para um convívio da família, responsabilidade no trabalho, além de reduzir o “stress” e as despesas provenientes das constantes idas e vindas ao escritório.

O mundo dos negócios está saindo rapidamente da Era Industrial e entrando na Era de Informação, que assim, requer novos estilos de liderança, tais como o uso do teletrabalho. Por outro lado, existem gerentes que questionam e demonstram preocupação a respeito desta nova forma de trabalho, mesmo já tendo provas de que o teletrabalho é um estilo bem sucedido de executar atividades ou tarefas pelos funcionários.

Contudo, é importante que os gerentes entendam o que é teletrabalho, e como funciona, para que eles possam decidir, baseado em informações confiáveis, se esta forma de trabalho flexível funcionaria com sucesso nas suas organizações.

Dentre as vantagens do teletrabalho para o gerente, a mais importante é simplesmente aquela que consegue resultados melhores, ou seja, aumento da eficiência, e da eficácia na produção – e converge para o bem estar do empregado e o crescimento da empresa.

Desta forma os funcionários que adotam o teletrabalho, estão descobrindo que eles sofrem menos interrupções no ambiente de trabalho e, como conseqüência, conseguem desenvolver mais atividades em um único dia. Assim, eles estão se sentindo mais satisfeitos com seu trabalho e com suas empresas.

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Com isso, a disposição melhora, porque os teletrabalhadores têm mais controle sobre seu trabalho e sua vida privada.

Neste sentido, o fato de ser teletrabalhador força a pessoa a ser melhor gerente, pois:a) pode-se ser mais inteligente com respeito à maneira como se trabalha, ao se orientar

mais para os resultados da equipe;b) estimula-se a enfocar quais são exatamente as expectativas para cada subordinado, e

como medir estas expectativas;c) avalia-se os empregados no que eles produzem, e não em quantas vezes eles são

vistos.

Logo, o teletrabalho ajuda os funcionários a alcançarem metas organizacionais mais importantes tais como economizar dinheiro, espaço etc., no recrutamento e na manutenção de pessoal de excelente nível por ser possível lhes oferecer melhores opções de trabalho. É importante considerar que apesar de ser sutil, o teletrabalho ajuda as pessoas a serem ‘bons vizinhos’ na comunidade, por contribuir na redução da poluição do ar e no congestionamento de trânsito. Neste sentido, nos Estados Unidos, em algumas cidades, as empresas são obrigadas a reduzir as idas e vindas ao trabalho (commuting), e o teletrabalho é uma das maneiras mais objetivas e práticas de reduzi-las.

Também, em relação ao sucesso profissional é preciso se assegurar que a área funcional alcance certos objetivos, e o teletrabalho é uma ótima ferramenta para isto.

Os gerentes podem assim, ter os mesmos benefícios pessoais que seus subordinados, pois, ao se praticar o teletrabalho, se consegue focar na melhor atividade, produzindo mais.

Quando se avalia um Programa de Teletrabalho bem sucedido, constata-se que os gerentes foram líderes ao apoiar esta nova ‘tendência’. Contudo, as pesquisas revelam que muitos gerentes têm dúvidas sobre o teletrabalho. Com a ajuda de exemplos bem sucedidos, examina-se a seguir, os seis mitos mais freqüentes relativos ao teletrabalho e suas considerações pertinentes.

MITO N.º 1: “Não se sabe se o teletrabalhador está de fato trabalhando”.

A questão mais importante é saber escolher as pessoas adequadas, estabelecer as metas corretas, e examinar os produtos/serviços que são produzidos. Não se deve se importar se a pessoa está em casa escutando ‘pagode’, ou vendo TV, desde que ela faça o trabalho que lhe foi determinado.

Na realidade há necessidade de se selecionar empregados que estão, pessoalmente motivados, são responsáveis e bem organizados. Por isto, deve-se treina-los e dar-lhes metas claras, confiando que eles farão o trabalho do modo programado, pois bons empregados produzem, não importa onde ou quando.

O fato das pessoas estarem no escritório convencional, não implica que elas estejam trabalhando pois há muitas distrações que interrompem o trabalho.

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Portanto, a principal questão do teletrabalho sempre será com respeito aos resultados. Muitos gerentes se enganam achando que o empregado está digitando, quando na verdade ele está cochilando na sua mesa, embora ouça-se o clicar do teclado do computador. Isto não é gerenciar. O verdadeiro gerente privilegia os resultados e, portanto, precisa ser muito mais orientado para resultados.

MITO N.º 2: “O contato com o empregado”

Algumas pessoas trabalham "full time", mas, comumente, nas empresas que adotam o teletrabalho onde um empregado trabalha à distância um ou dois dias por semana, deve ser sempre o gerente quem decide a freqüência de seu trabalho.

Caso não se concorde que eles trabalhem todos os dias a distância, eles podem trabalhar um ou dois dias por mês e, conforme for, o número de dias que eles trabalhem em casa pode ser aumentado.

Por outro lado há empresas onde o teletrabalho é em tempo integral e outros em certas ocasiões, especialmente, quando há necessidade de se concluir um trabalho mais importante. Se há necessidade de se ver as pessoas, pode-se convidá-las a virem ao escritório, isto sem considerar que já existe tecnologia avançada, como, por exemplo, os pequenos aparelhos de vídeo coloridos, do tamanho de um baralho de cartas que permitem as pessoas se verem nos laptops.

Logo, é importante salientar que estas tecnologias ajudam as pessoas a trabalhar melhor a longa distância, na realização de tarefas profissionais.

MITO N.º 3: “Sobrecarga para os que ficam no escritório.”

Em virtude da ausência dos teletrabalhadores nos escritórios, imagina-se que pode ocorrer uma sobrecarga de trabalho para os colegas que ficam, podendo causar desta maneira um certo impacto negativo na sua implantação.

É por isto que as atividades profissionais dos teletrabalhadores precisam ser bem planejadas para que “tudo não caia nos ombros” dos seus colegas que permanecem na empresa.

Neste sentido, já existem empresas onde grupos de empregados que trabalham em casa, estão usando o e-mail e o voice-mail para se comunicarem com a matriz. Além disso, constata-se que estes teletrabalhadores conseguem fazer mais contatos com os clientes, enquanto que a equipe do escritório se empenha mais nas questões administrativas afim de dar apoio aos Teletrabalhadores havendo desta maneira, bastante entrosamento entre eles.

Contudo, é importante também que os teletrabalhadores e os colegas que ficam na empresa sintam que a distribuição de responsabilidades é justa, porque é isto que faz o sistema funcionar.

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É básico que haja o planejamento e a comunicação entre esses grupos, sendo necessário reunir os grupos para estabelecer o nível de responsabilidades de cada um, afim de que cada indivíduo se sinta satisfeito com seu papel, e sabendo o que esperar dos outros dentro do grupo. Desta maneira o trabalho flui melhor, e sem surpresas ou conflitos desnecessários.

O que fica claro neste aspecto é que os princípios do bom gerenciamento são aplicáveis tanto aos que são teletrabalhadores quanto aos que não são teletrabalhadores. Em suma, para um bom gerenciamento é importante que a comunicação e o relacionamento entre ambos grupos de funcionários seja sempre aberta e transparente.

MITO N.º 4: “Teletrabalhadores dão trabalho extra e são inconvenientes aos gerentes”

Desde que as necessidades e expectativas estejam bem estabelecidas há comunicação de maneira diferente quando o teletrabalho é adotado. Não há mais comunicação cara a cara; em vez disto, depende-se mais do telefone, e-mail, phone-mail e do fax.

Logo, a mudança mais significativa é como se comunicar com os teletrabalhadores nos dias em que eles estão trabalhando em casa, ou em outro lugar alternativo.

Por isto já se percebe que mudaram significativamente o planejamento e a organização das reuniões. Anteriormente haviam muitas reuniões “espontâneas” – e, frequentemente seus participantes apareciam no último momento. Agora, há dias certos em que o pessoal sabe quais são aqueles para reunião, sabendo de antemão quando vai ser, se preparando de fato, conseguindo tomar as decisões durante sua realização pois já há um dia agendado para tal fim.

MITO N.º 5: “Todo mundo vai querer adotar o teletrabalho”

Sabe-se que as pessoas procuram manter a vida privada separada do trabalho. Mais importante, é que a maioria das pessoas não tem funções que se adequam em programas de teletrabalho, como é o caso de alguns técnicos na área de produção que obviamente não podem adotá-lo. Há outras pessoas que fazem trabalho de apoio, atendem o telefone, e respondem a questões feitas pelo público. Por outro lado, há algumas pessoas que, na realidade, não têm perfil de teletrabalhador, e outros, tem um ambiente em casa que não permite exercer a sua função profissional adequadamente. Portanto, o teletrabalho certamente não serve para todo mundo.

Logo, o gerente precisa usar de competência ao selecionar um bom teletrabalhador, pois sabe-se que existem pessoas mais eficientes quando trabalham com outros colegas, sendo portanto o trabalho no escritório da empresa o melhor local para elas trabalharem. Por outro lado, há pessoas que desperdiçam energias quando trabalham no escritório da empresa. Estas devem trabalhar em casa, pois existem os aspectos relacionados com suas personalidades favoráveis em um Programa de Teletrabalho.

Quanto às pessoas que querem praticar o teletrabalho, mas não o podem por alguma outra razão, deve-se oferecer-lhes opções. Quanto mais alternativas oferecidas, mais

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satisfeitas elas ficam e melhor clima organizacional é obtido. Por exemplo, podem ser oferecidas outras opções flexíveis de trabalho tais como, a semana comprimida, tempo parcial, etc.

MITO N.º 6: “O teletrabalho custa caro”

Em algumas empresas, por exemplo, o custo de espaço comparado com o espaço que não se precisa mais alugar compensa o custo de implantar o teletrabalho. Mas, há também outras estratégias de redução de custos que podem ser usadas, tais como; dividir o uso de computadores “laptop” e utilizar móveis usados. Logo, como se pode constatar, há muitas maneiras de minimizar os custos de implantação do teletrabalho.

A título de exemplo, existe o caso de uma empresa onde há uma central de atendimento (“call center”) que precisa de oito horas por dia, para atender seus clientes. Sabe-se também que os teletrabalhadores que trabalham nestas centrais precisam de “softwares” e “hardwares” especiais que são muito caros. Mas, constatou-se que o grupo desta empresa é mais produtivo - oito teletrabalhadores fazem o serviço de dez empregados no escritório. Em 18 meses a empresa, por meio do teletrabalho, recuperou o custo do equipamento, e depois disto começou a ter lucro.

Logo, a qualidade e a quantidade de trabalho aumentam, na medida em que se mantém os empregados mais competentes e, que, normalmente são mais difíceis de se recrutar. Nos Estados Unidos, a área de RH já constata que 50% das pessoas que procuram emprego, ou que se está admitindo, perguntam se nas empresas existem opções de trabalho flexível, como o teletrabalho. Portanto, esta forma de trabalho flexível é um investimento que trará grandes retornos para as empresas, pois, é importante manter melhores profissionais, em virtude do custo de empregar e treinar este pessoal ser alto e difícil encontrá-los já preparados e treinados.

Recrutar e selecionar bons profissionais é, hoje em dia, de fato muito difícil, e uma vez que eles estão na empresa, é fundamental mantê-los.

Além do mais, perde-se menos tempo com entrevistas e treinamento para prepará-los adequadamente, liberando os gerentes para se dedicarem ao seu trabalho. Logo, o teletrabalho é um investimento e não uma despesa.

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6. O PASSO A PASSO DO TELETRABALHO

O teletrabalho é uma forma de trabalhar comprovada por particularmente todo tipo de empresas*.

Este capítulo se destina a auxiliar os teletrabalhadores e seus gerentes a obterem êxito, seja trabalhando em casa, em um local virtual ou outro local fora do escritório convencional. Antes de iniciar sua implantação, precisa-se de regras básicas para ser adotado. A este respeito, as organizações que implantaram este programa já desenvolveram normas e orientações que abrangem vários temas tais como, a elegibilidade dos candidatos, o relacionamento do teletrabalhador com pessoal e vizinhos, gerenciamento de riscos, a compra de equipamentos, a assistência técnica, a confidencialidade das informações da empresa etc.

Assim, serão tratados a seguir os seguintes aspectos quanto à implantação do teletrabalho:– Tarefas de planejamento – Equipamentos necessários– Hábitos de Trabalho em Casa– Comunicação eficiente

Tarefas de Planejamento

a) Identificação de Tarefas

A primeira atividade no estabelecimento deste programa é identificar as tarefas que se pode fazer enquanto se pratica o teletrabalho, pois sabe-se que o exercício de atividades profissionais fora do escritório funciona melhor para certas funções.

b) Agenda de TrabalhoO próximo passo é escolher os dias que se vai trabalhar a distância. Assim procedendo, facilita-se a vida dos envolvidos ao adotarem o teletrabalho nos mesmos dias todas as semanas. Se não se tem certeza quantos dias se precisa, deve-se começar com um dia. Uma vez determinado os dias de teletrabalho, precisa-se programar os horários e planos de trabalho. Uma das vantagens do

* Ver Apêndice IV – Empresas que adotam o Teletrabalho

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Teletrabalho é que se pode ser mais flexível na elaboração do esquema de trabalho. Planeja-se o dia para maximizar o período de maior produtividade, levando em conta ao mesmo tempo as necessidades pessoais do funcionário.

c) FlexibilidadePara o Teletrabalhador, o ideal é ter flexibilidade, ou seja, estar ao mesmo tempo disponível para atender seus clientes, colegas e gerentes. Vão se poder fazer algumas escolhas, pode-se trabalhar no mesmo horário do escritório, ou então começar mais cedo ou mais tarde, podendo também escolher outra hora de sua conveniência. Neste caso, fica-se disponível para ligações telefônicas 4 horas ao dia, e se trabalha o resto em horário flexível. Ter uma rotina de trabalho no dia de teletrabalho ajuda enfocar e aproveitar melhor o tempo.

d) ProgramaçãoLembre-se que se precisa antecipar e levar para casa os materiais e recursos que serão necessários para o dia de teletrabalho. Preparar uma lista ‘para levar’ na tarde anterior, é uma maneira fácil de assegurar que se tem tudo que se precisa. A segunda lista, ‘para fazer’ vai ajudar reservar tarefas para os dias de teletrabalho; daí sabe-se de antemão qual o trabalho que será efetuado. Com o decorrer de sua utilização, descobre-se que a habilidade de organizar o trabalho no seu dia de teletrabalho evolui à medida que se habitua com a rotina.

Equipamentos Necessários

Um telefone é imprescindível. Precisar ou não de um computador dependerá do trabalho que se fizer, pois revisões, pesquisas, leitura, planejamento, dar telefonemas, não requerem computadores. Certos equipamentos e serviços tornam o teletrabalho mais fácil. “Voice mail”, e “electronic mail”, por exemplo, permitem a pessoa ficar em contato com o escritório sem interromper seus colegas, ou a si mesmo. Uma secretária eletrônica, bip, pagers, são também úteis. Neste aspecto, geralmente os clientes não sabem que o teletrabalhador está em casa.

Porém, é importante conhecer a política da empresa sobre a utilização dos equipamentos. Ela deve fornecer informações importantes tais como, qual o equipamento que ela fornece ou não, quem fornece assistência técnica, quem paga as despesas de consertos, e os procedimentos de segurança de informações. Existem ainda as empresas que podem alugar ou fornecer os equipamentos aos teletrabalhadores.

Quando se utiliza computador, a segurança das informações é um fator crítico. Deve-se, por isso, manter cópias de segurança contra panes de eletricidade ou mesmo falhas do “hardware”. Deve-se salvar freqüentemente o trabalho num disquete, a cada hora, conforme os casos. Para se proteger contra o “vírus” de computador, não se deve usar programas sem antes submetê-los a um antivírus e sempre passar o “scandisc” no começo e no fim do dia de teletrabalho.

Uma secretária eletrônica ou “voice mail” residencial, é também útil. No caso de se ter só uma linha de telefone para uso do serviço e particular, deve-se gravar duas mensagens, e alterná-las conforme o uso.

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Hábitos de Trabalho em Casa

É importante reunir e comunicar a família para que ela possa ser informada sobre estas novas condições de trabalho. É quando devem ser estabelecidas regras e possíveis mudanças na organização familiar. Em geral não é bom ter crianças pequenas ou idosos que requerem muita atenção em casa, enquanto se está trabalhando na residência. Se não se tem alguém em tempo integral para ajudar, corre-se o risco de acabar se envolvendo com o atendimento a estas pessoas e afetando o trabalho. Se tem-se crianças em idade escolar, deve-se trabalhar durante o período em que elas estão na escola, ou então quando há um segundo adulto na casa, que possa auxiliar nesta tarefa, pois o teletrabalho não substitui as creches.

É necessário ser incisivo com pessoas que poderão interromper o trabalho em casa, tal como a família, os amigos, e os vizinhos, pois se está trabalhando, só que não na empresa. Então, parar ou ser interrompido uma vez ou outra até que faz bem; o exagero destas situações é que podem prejudicar a eficiência do trabalho. Neste sentido, deve-se ter disciplina para estabelecer o começo e fim da jornada de trabalho ao fazer uma atividade específica, como se realmente estivesse no escritório convencional da empresa.

Portanto, não se deve trabalhar sem limite tal como no escritório, pois há um momento para começar e outro para parar; por isto, deve-se interromper o trabalho de vez em quando, pois corpo e mente precisam de descansos curtos, com por exemplo, dar uma volta a pé ou de bicicleta ou trabalhar no jardim.

Quanto ao local de trabalho, é fundamental para o funcionário que pratica o teletrabalho que ele seja planejado tanto em termos de segurança, como de conforto. A esse respeito sugere-se o seguinte:- o ideal é ter um espaço separado do resto da casa, de preferência uma sala

separada;- verificar se a cadeira e mesa são adequadas para se trabalhar com conforto. A

altura normal da mesa é 73,37 cm., e se se trabalha com computador, a altura é 65,78 cm; a cadeira deve ser confortável e ajustável;

- a iluminação deve ser boa; deve-se ter cuidado com o excesso de luz, pois ela pode causar vista cansada e dores de cabeça;

- fazer o possível para manter o barulho ao mínimo; as crianças que choram, o aparelho de aspirador, os cachorros latindo, dão uma impressão negativa de profissionalismo, e são uma distração irritante;

- prestar atenção aos fios e cabos que se pode tropeçar; conectar o computador ou fax a um filtro de linha, e manter o equipamento longe da luz direta e calefação.

Comunicação Eficiente

Um dos fatores de sucesso na prática do teletrabalho é o processo de comunicação no exercício das atividades profissionais, especialmente entre o teletrabalhador e os colegas, de forma espontânea, pois quando se trabalha fora do escritório não se vai ter tanto desta comunicação. No começo, os colegas até compensam a ausência do teletrabalhador, ligando para ele com alguma frequência. Mas, eventualmente, eles

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juntam os recados e ligam menos vezes para discutir os assuntos pendentes. Acumular recados e transmiti-los de uma só vez é também uma das vantagens do teletrabalho, visto que assim haverá menos interrupções durante o horário de trabalho.

A maioria dos teletrabalhadores constatam que há menos comunicação ‘cara a cara’ porque, elas podem ser substituídas em muitas ocasiões pelo telefone e por comunicações escritas. Naturalmente, quando é o caso de primeiros contatos, negociações, ou para estudar informações visuais que não podem ser compartilhadas remotamente, as reuniões na empresa são necessárias. Contudo, descobre-se que o número de reuniões diminui, mas as que houverem serão mais bem preparadas e mais proveitosas.

Deve ser lembrado que, com uma boa comunicação, tanto o pessoal na empresa como os funcionários que trabalham em casa se sentem melhor, pois é necessário manter os canais abertos. Neste sentido, um importante aspecto desta comunicação no teletrabalho é fazer com que todo mundo conheça a agenda horária do teletrabalhador.

Por outro lado, se o teletrabalhador não informa aos clientes que está em casa, possivelmente, eles nunca saberão que ele está trabalhando fora do escritório da empresa.

Portanto, de uma maneira geral, devem ser informadas às pessoas os dias e as datas de teletrabalho, quando se recebe telefonemas, e, quando se trabalha no escritório. Ao serem fornecidos os horários por escrito, fica mais fácil para todos envolvidos no programa lembrarem os dias da semana que os teletrabalhadores estão em casa.

Porém, aconselha-se que todos os funcionários relacionados direta ou indiretamente com o teletrabalho devem ser avisados pessoalmente para depois transmitir esta informação por escrito por meio de um bilhete, correio eletrônico, ou um aviso em suas mesas de trabalho.

A seguir, são feitas algumas recomendações na comunicação de teletrabalho:

Antes de começar o teletrabalho, o chefe deve discutir o assunto com os colegas. É uma boa oportunidade para se expressar a preocupação sobre o resultado do teletrabalho com respeito aos colegas, e igualmente para que eles manifestem seus anseios e tirem suas dúvidas. Por exemplo, eles podem pensar que vão precisar fazer parte do trabalho. A discussão em equipe e a comunicação aberta permitirão que todos demonstrem as suas preocupações e tirem suas dúvidas.

Haverá ocasiões em que se precisa de ajuda do escritório para, por exemplo, conseguir um número de telefone de um cliente, uma informação etc. Neste sentido, deve-se pedir a um colega para ser seu intermediário no escritório enquanto se está ausente nunca esquecendo de avaliar se o que se pede é razoável ou não.

Sabe-se, contudo, que normalmente os teletrabalhadores que trabalham em casa no mesmo dia tornam-se bons parceiros.

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Logo, partindo desta considerações, devem ser adotados os seguintes procedimentos:

- planejar reuniões regulares para discutir os relatórios de atividades, para que se saiba o que vai ser feito e o que já foi feito;

- promover reuniões pessoais que podem ser substituídas por conferencias telefônicas;

- não substituir as comunicações escritas, pois dá menos trabalho para os colegas, e fica mais fácil de acompanhar o assunto em pauta;

- manter contato com o escritório e vice-versa; lembre-se, possivelmente se precisa estar em contato com o escritório com a mesma freqüência de antes, só que de maneiras diferentes;

- coletar os recados nos horários previstos, facilita o trabalho de colegas, verificando o e-mail e “voice mail”;

- dar retorno às ligações telefônicas em horários pré-determinados, informando o horário em que as chamadas devem ser feitas; o retorno de chamadas é recomendado somente quando há garantias da linha telefônica estar livre.

- se a empresa requer segurança ou confidencialidade, examinar os documentos que detalham estas normas de procedimento, o teletrabalho pode gerar necessidades de novas políticas. A propósito, verificar o seguro residencial com o corretor de seguros para ver se há cobertura para escritórios em residências, pois normalmente eles são excluídos.

Desta forma, haverá um período de adaptação, e momentos difíceis, quando se começa a adotar o teletrabalho - até que ele se torne uma rotina. A melhor solução é ser franco, aberto, e meticuloso quando se comunica. Ao surgirem problemas ou preocupações, devem haver reuniões para buscar soluções, verificar as regras do jogo até que faça sentido, e modificar a maneira de como as coisas estão sendo feitas. Se ainda ocorrerem problemas, provavelmente o teletrabalho não se adequa ao funcionário que neste momento está praticando o teletrabalho.

No tocante às avaliações feitas pelo chefe estas são imprescindíveis para o sucesso do teletrabalho. Os teletrabalhadores querem saber se eles estão sendo eficientes e se estão atendendo às expectativas. Assim, os “feedbacks” devem ser feitos regularmente, pois se precisa decidir as prioridades do trabalho, os cronogramas, e as medidas de desempenho, para se sentirem recompensados com os objetivos atingidos.

Gerenciamento por resultadosOs gerentes frequentemente se perguntam se os seus subordinados estão trabalhando quando eles não estão presentes fisicamente na empresa. Mas, tem-se certeza que o pessoal no escritório está trabalhando produtivamente? Um funcionário pode estar sentado à mesa, mas não se tem garantia disto, senão pelos resultados obtidos. É oportuno usar o mesmo critério com todo mundo - dentro ou fora do escritório isto é, por meio da administração por resultados e não por aparências.

Reconhece-se que não se pode controlar os empregados mesmo quando eles estão fisicamente no escritório da empresa 8 horas por dia. Quando se trabalha com especialistas em informação, gerentes de nível médio e técnicos, sabe-se que estas pessoas estão trabalhando, não importa onde elas estejam, porque elas precisam apresentar resultados. Se elas não estão escrevendo cartas, preparando relatórios e propostas, e se está recebendo reclamações porque elas não estão retornando

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chamadas, não importa onde isto esteja acontecendo - em casa ou no escritório - estas pessoas não são consideradas boas funcionárias.

Praticar o teletrabalho é uma demonstração de confiança e fé no empregado, e se der a opção para retribuir esta confiança e fé, ele vai ser eficiente, pois se não for eficiente em casa, tampouco será no escritório. Então, qual é a diferença?

A resposta do sucesso do teletrabalho na empresa, está na comunicação aberta, honesta e freqüente entre teletrabalhadores, colegas e chefes.

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7. SESSÃO ESPECIAL – Gil Gordon esclarece as principais dúvidas sobre o teletrabalho

Você tem alguma dúvida sobre o Programa de Teletrabalho? Como convencer seu gerente para que deixe você trabalhar também em casa? Quais são suas decisões quanto aos equipamentos? Estas dúvidas foram levantadas por Gil Gordon, um dos mais renomados especialistas em teletrabalho, e adaptados pela Brasil Entrepreneur à realidade brasileira.

É importante mencionar que Gil Gordon é conhecido em vários países como um dos mais credenciados consultores na implantação do teletrabalho. Gil Gordon começou suas atividades de consultoria em 1982, prestando serviços nos setores públicos e privados, no estabelecimento de Programas de Teletrabalho. É responsável pela publicação mensal “Telecomutting Review”(desde 1984), é co-autor dos livros “Teleworking Explained” e “Telecommuting - How to make it work for you and your company” e produziu os vídeos “Telecommuting in the 90’s”, e “The Virtual Office”. Há sete anos é responsável pela realização da série de conferências Telecommute.

Caso haja alguma dúvida sobre as respostas apresentadas sobre teletrabalho, ou que não tenha sido respondida aqui, por favor, envie-a para a Brasil Entrepreneur *, ou para Gil Gordon Associates** de modo que possamos solucionar seu problema.

Com a finalidade de melhor esclarecer as dúvidas sobre teletrabalho, Gil Gordon agrupou as questões em 7 grandes áreas de interesse a saber:

A. Administração e Informações GeraisB. Seleção de Pessoal , Cargos e GerentesC. Gerentes e o GerenciamentoD. Colegas e ClientesE. A Vida no Lar e a FamíliaF. TecnologiaG. Instalações e o Ambiente do Escritório

A. Administração e Informações Gerais(1) Quais são as preocupações com a segurança e confidencialidade relativas ao

teletrabalho?

Certas organizações – como bancos e outras instituições financeiras, órgãos governamentais e empreiteiras – precisam se preocupar com esta questão muito mais do que a maioria das empresas. Existem os seguintes aspectos que devem ser levados em consideração:

Se os funcionários podem sair de suas empresas levando relatórios, desenhos, disquetes, arquivos etc., em seus bolsos ou pastas (como quase sempre fazem),

*Brasil Entrepreneur. Rua Pará, 76 cj.12 01243-020. São Paulo-SP Tel/Fax: (011)31593352/31385312.E-mail: amello@tdec.com.br** Gil Gordon Associates .10 Donner Court . Monmouth Junction N.J.08852 . Tel: (908) 329-2266 . Fax: (908)329-2703 e-mail: gil@gilgordon.com

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então, não é correto dizer que o teletrabalho representa um risco de segurança novo e diferente.

Há uma série de soluções em termos de “hardware” e “software” para manter a segurança dos materiais e informações da empresa que estão sendo trabalhados à distância. Elas não são totalmente seguras, pois nada é seguro. Contudo, são barreiras razoáveis e prudentes aos acessos não permitidos.

Se você selecionar as pessoas certas para serem teletrabalhadores e (se necessário) fornecer a elas um arquivo de pastas com chave para sua casa, orientá-las sobre suas responsabilidades em manter as informações confidenciais e protegidas, você montou um razoável esquema de segurança.

Existem algumas tarefas (todavia, menos do que a maioria dos gerentes imaginam) que, provavelmente, não devem ser executadas à distância, não importando quantas medidas preventivas sejam adotadas. Mesmo que você possua um esquema de segurança funcionando, a cúpula da empresa pode simplesmente não se sentir segura em ter o trabalho realizado longe do escritório central. Se este for o caso, então é geralmente melhor executar as tarefas dentro da própria empresa.

(2) Como o teletrabalho se encaixa em outras formas de local de trabalho flexível?

Não é por acaso que muitas empresas que utilizam o teletrabalho também estão tornando disponíveis opções como compartilhamento de tarefas (“job-sharing”), meio expediente, (“part-time work”) semanas reduzidas de trabalho, (“compressed work weeks”) horário flexível (“flextime”) etc . Todas elas têm em comum a idéia de que a flexibilidade apropriada é adequada tanto para a empresa, como para os funcionários. Em geral, as empresas que estão estruturadas na rotina 9 às 5 * , onde todo funcionário deve trabalhar período integral e ser ‘normal’, estão caminhando para a desatualização – e, também, perdendo uma boa oportunidade para atrair e reter profissionais de alto nível que precisam de mais flexibilidade, no desempenho da sua atividade profissional.

(3) Qual é a diferença entre teletrabalho e “Telework”?

Isto tem sido assunto de inúmeros debates, artigos e material acadêmico – e, que na opinião de Gil Gordon, a diferença é mínima. O termo “Telework” tende a ser mais utilizado na Europa, enquanto que teletrabalho é mais usado nos Estados Unidos. Algumas pessoas preferem a palavra “Telework” porque é uma descrição mais exata do conceito – o prefixo “tele” significa “distância”, portanto, “Telework” significa “trabalhar à distância”. Os defensores do “Telework” também acreditam que teletrabalho possui uma conotação muito forte sobre o aspecto de “Commuting * ” e o “Telework” é um termo mais abrangente e inclusivo. Deve-se, no entanto, evitar esta discussão, seja lá como se deseja chamá-lo, pois o conceito latente é o mesmo: descentralizar o escritório e utilizar formas diferentes para levar o trabalho aos

* Rotina de 9 às 5-são os horários de entrada e saída dos funcionários na maioria das empresas nos Estados Unidos.* Commuting- o ato de se deslocar diariamente para o trabalho; Commuter- aquele se desloca diariamente para o trabalho.

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funcionários. Não faz muita diferença como você o chama – desde que o pratique adequadamente.

(4) “Minha organização realmente enfatiza o trabalho em equipe – o teletrabalho não interfere na habilidade da equipe em trabalhar junta? ”

Não necessariamente. Há muitas formas para que os membros da equipe trabalhem juntos sem estarem juntos. Além disso, a maioria das equipes têm algum trabalho que seja de colaboração pela sua própria natureza mas, pelo menos, grande parte dele é feito individualmente. A solução para utilizar o teletrabalho num ambiente de equipe, é organizar o trabalho de forma tal, que boa parte da atividade individual seja reservada para os dias de teletrabalho, enquanto que a colaboração ocorre quando todos estão no escritório. Isto pode significar, por exemplo, que a equipe decida ter todos os seus membros no escritório na 3ª feira ou 6ª feira para assegurar que haja tempo suficiente para que trabalhem juntos.

Mesmo quando os membros da equipe estejam praticando o teletrabalho, ainda assim é possível colaborar à distância, através de telefonemas individuais, “Conference Calls”* , e-mail, “groupware” e fax - cinco ferramentas que podem ser utilizadas.

Por último, tenha em mente que o trabalho em equipe é muito bom até um certo ponto – quando o trabalho precisa ser feito em equipe, há o risco de que as tarefas levarão mais tempo e o que deve ser responsabilidade de uma pessoa pode prejudicar o desempenho dos outros membros da equipe. Quando alguns dos membros da equipe estão praticando o teletrabalho, podem ajudar a equipe a focalizar suas tarefas e decidir quais realmente são adequadas à discussão e ao trabalho da equipe – e quais devem realmente ser feitas individualmente em casa.

(5) Nos Estados Unidos não está em desuso a lei federal sobre teletrabalho e o “carpooling”* ? Por que ainda se discute esta questão como motivo para as empresas implantarem o teletrabalho?

Em 23 de dezembro de 1995, o Presidente Clinton assinou uma lei que mudou dramaticamente os termos das emendas de 1990 à Lei do Ar Limpo, (“Clean Air Act”),que eram responsáveis por obrigar a empresa a realizar programas de redução do “Commuting” de carro. Contrário ao que muitas pessoas acreditam, jamais houve qualquer item na lei que exigisse o teletrabalho – foi apenas uma forma recomendada de satisfazer as metas para reduzir as idas e vindas ao trabalho.

A nova lei reduz o número de idas e vindas do “commuter” de carro em áreas extremamente poluídas de forma voluntária e não obrigatória. Assim sendo, grande parte da pressão no nível federal foi eliminada, mas as normas regionais ou estaduais bem podem estar em vigor. Sem dúvida, o teletrabalho ainda é uma ótima

* Ocorre a Conference Call quando mais de duas pessoas utilizam a mesma ligação telefônica.* Carpooling -Grupo de pessoas que viajam juntas principalmente para o trabalho ou escola, normalmente utilizando o carro de um membro diferente em cada dia. No Brasil, este programa é conhecido como Transporte solidário.

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forma de retirar os carros da rua e poluição dos pulmões – mas os motivos mais convincentes para as empresas têm pouco a ver com as leis, e, tudo a ver com economizar dinheiro, melhorar a eficácia dos funcionários, reduzir as necessidades de espaço na empresa, ampliar o horário de atendimento ao cliente e recrutar e reter funcionários talentosos.

(6) Deve-se exigir dos funcionários que comprem seu próprio equipamento?

Geralmente, as empresas que suprem os teletrabalhador com equipamento e outros itens são vistos como fornecedoras dos recursos para desempenho do seu trabalho, como sempre acontece na empresa. Em alguns casos, solicitou-se – ou até exigiu-se - aos funcionários que comprassem seu próprio computador pessoal, como uma condição de participar no teletrabalho. Isto pode causar dificuldades concretas para alguns funcionários. Se o orçamento da empresa para a aquisição dos equipamentos é limitado tem-se as seguintes alternativas:

Os funcionários que já possuem seu próprio computador pessoal em casa e estão dispostos a utilizá-lo;

A aquisição para os funcionários, (com desconto na folha de pagamento como forma de redução de custos). Tenha em mente que, em alguns casos, é melhor levar o computador pessoal que está na mesa do funcionário da empresa para casa dele, pois é aí onde poderia ser melhor utilizado, para beneficio mútuo.

(7) Parece que o teletrabalho é limitado às grandes empresas – isto é verdade?

Realmente, é o oposto. Ainda que se divulgue que o teletrabalho se encontra nas empresas classificadas na “Fortune 500”*, a maioria da atividade do teletrabalho ocorre nas pequenas empresas. Boa parte do emprego nos Estados Unidos e em muitos outros países está nas pequenas empresas e não está necessariamente concentrado nas organizações de grande porte. As pequenas empresas podem adotar inovações mais rapidamente, estão freqüentemente sob pressão para reduzir custos ou reter pessoal-chave e não têm que lutar com volumosos manuais de políticas e infindáveis reuniões de comitês, antes de fazer mudanças para introduzir o teletrabalho.

(8) Nos Estados Unidos o teletrabalho ainda está sendo utilizado principalmente para reduzir o congestionamento do tráfego?

De modo algum. De fato, isto tornou-se um benefício secundário – embora ainda seja muito importante. Não há dúvida de que o teletrabalho reduz a quantidade de carros na rua e diminui a poluição do ar, mas não é o motivo principal pelo qual os funcionários o utilizam*. Gil Gordon sustenta que empresas modernas, ao compreender os verdadeiros benefícios organizacionais do teletrabalho, o utilizarão

* Versão Norte Americana da Edição Especial da Revista Exame, As 500 Maiores Empresas do Brasil.* Em São Paulo, em 1997, foi iniciada a Operação Rodízio 97 pela Secretaria de Estado do Meio Ambiente, que tem como objetivo reduzir o número de carros nas ruas para melhorar a qualidade do ar considerada uma das cidade mais poluídas e congestionadas do mundo. Atualmente a Prefeitura da Cidade de São Paulo, adota o rodízio, que funciona alternadamente com o rodízio implantado pelo Governo do Estado, e, que busca alcançar os mesmos objetivos.

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porque faz sentido para elas – e neste caso, ajudará a retirar os carros das ruas e estradas congestionadas.

(9) Qual é o número certo de dias por semana para utilizar o teletrabalho?

Não há um número ‘certo’ de dias. Normalmente, parece funcionar melhor quando varia numa faixa de um a três dias por semana, em média. Em alguns casos, poderiam ser mais dias, mas existem problemas potenciais quando se faz em quatro ou cinco dias por semana, pois torna-se difícil continuar a se sentir como funcionário da empresa, participar de reuniões nas quais se precisa comparecer, e complicar a logística de levar e trazer trabalho do escritório para casa.

(10) Contudo, o que acontece se o trabalho varia muito de semana para semana ?

Neste caso, pode-se pensar melhor sobre o número de dias do teletrabalho por mês e não por semana. Numa certa semana, pode-se executar o teletrabalho em um dia, ou mesmo nenhum dia e na outra, trabalhar quatro dias. O segredo é trabalhar onde se trabalha melhor, em qualquer dia, dependendo de sua carga de trabalho e de suas preferências. Uma média mensal de oito ou doze dias significa dois ou três dias por semana, mas, pensar em termos do mês inteiro dá às pessoas muito mais flexibilidade.

(11) Não há grandes riscos de responsabilidade para a empresa?

Não necessariamente. Por exemplo, há um temor freqüente pelo aumento de responsabilidade do funcionário, mas, com a devida combinação de treinamento, prevenção e inspeção, estes riscos são enormemente minimizados e podem ser facilmente gerenciados. Da mesma forma, as preocupações com roubo do equipamento de casa são exageradas e com algumas precauções, este risco também pode ser minimizado.

(12) Os teletrabalhadores não chegam a um ‘beco sem saída’ em suas carreiras?

Ao mesmo tempo em que as pessoas acreditam que isto é verdade, não há evidências que comprovem esta preocupação delas ficarem “por fora ”, porque não estão no ambiente de trabalho. Uma vez que os teletrabalhadores ainda continuam indo ao escritório normalmente, eles não desaparecem. Além disso, o treinamento tanto para teletrabalhadores quanto para os gerentes, deve incluir sugestões sobre gerenciamento de carreira à distância. Neste sentido a maioria dos gerentes dos Teletrabalhadores são freqüentemente mais passíveis de promoção, isto porque a experiência de trabalhar à distância, ajuda a demonstrar sua capacidade de ter mais responsabilidade.

(13) Quais são as tendências no crescimento do teletrabalho?

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Os Estados Unidos atualmente parecem estar numa curva de crescimento constante, com aproximadamente 11 milhões de teletrabalhadores. O teletrabalho também está crescendo em muitos países europeus, asiáticos e no Canadá. Contudo ainda está longe o dia e que todos estarão trabalhando em casa usando calças jeans; por outro lado, estão desaparecendo rapidamente os dias de todos irem ao escritório na empresa, nos cinco dias por semana.

(14) “A direção da empresa parece totalmente contra o teletrabalho; de fato, até mesmo funcionários trabalhando em tempo parcial não são totalmente aceitos. O que preciso são de fatos comprobatórios. Onde posso obter tais informações?”

Ao mesmo tempo em que existem fontes com ‘fatos comprobatórios’, acredito que muitos deles estão realmente sujeitos à interpretação duvidosa. Além disso, a qualidade das pesquisas ou outros métodos de avaliação são algumas vezes, questionáveis.

Mais importante, quando a direção da Empresa não aceita tais fatos, não faz nenhuma diferença mesmo que eles sejam obtidos. O fato de que o trabalho em regime de tempo parcial – que seguramente não é novo, radical ou não comprovado – não é um recurso mais aceito de que o teletrabalho provavelmente este não ‘terá nenhuma chance’. Mesmo que se apresentassem fatos favoráveis, eles encontrariam outras maneiras de se opor ao teletrabalho.

O problema latente é, provavelmente, alguma coisa que tem a ver com o medo da perda de controle e desconfiança dos funcionários por parte dos gerentes.

Para enfrentar esta situação, Gil Gordon aconselha: Procure apresentar um argumento convincente sobre como o teletrabalho

ajudará a empresa, e não os funcionários. Procure obter a aprovação para que uma ou duas pessoas utilizem o

teletrabalho somente uma vez por semana durante um mês. Caso não se possa comprovar esta experiência piloto, então nem todos os fatos do mundo fariam a menor diferença.

(15) E quanto aos grandes ganhos com a produtividade dos Teletrabalhadores – isto é verdade?

Sim e não. Antes de mais nada, deve-se lembrar que o conceito de produtividade é um termo da era industrial que compara o “output” com o “input”; quando o “output” aumenta por unidade de “input”, isto é um aumento de produtividade. Contudo, tal conceito é lamentavelmente inadequado quando aplicado à maioria das atividades realizadas nos escritórios; não há o mesmo tipo de relacionamento de “input”-“output” para pessoal administrativo.

Isto significa que, se as pessoas são realmente coerentes, não têm idéia do que realmente significa produtividade administrativa, na maioria dos casos. Entretanto, ainda se continua a empregar este termo. Freqüentemente, a palavra produtividade tem sido empregada como um dos recursos para avaliar o teletrabalho e, por isso se

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vê com certa freqüência referências aos ganhos de produtividade obtidos pelos teletrabalhadores numa variação de 15 a 25%.

Enquanto que se acredita firmemente que os programas de teletrabalho bem gerenciados em virtude de vários motivos que realmente conduzem a maior “output” do trabalho – sabe-se que é importante evitar não utilizá-la como medida de avaliação. Por outro lado, é preferível empregar o termo ‘eficácia’ – que já inclui em seu significado todos os aspectos inerentes a atividade do pessoal de escritório pois, além de verificar a quantidade do trabalho executado, leva em conta também, qualidade, habilidade em administrar vários projetos e prioridades, assim como ter as informações em tempo hábil.

Essas quatro medidas são usadas para medir a eficácia de um Programa de Teletrabalho. Realmente um teletrabalho bem gerenciado deve ficar, na pior das hipóteses, no ponto de equilíbrio, ou seja, os teletrabalhadores devem executar a mesma quantidade de trabalho, pelo menos, tão bem quanto realizavam na empresa. Em quase todos os casos verificados, entretanto, seus resultados são significativamente melhores.

O fator crucial ‘produtividade’, é um termo conveniente e bastante usado mas, na realidade, não descreve o que a maioria do pessoal do escritório faz, não importa onde estejam trabalhando. Verifica-se em vários casos, que os teletrabalhadores estão trabalhando mais e executando um trabalho melhor, estão cumprindo seus prazos de forma melhor e são mais capazes de decidir sobre múltiplas prioridades e prazos finais. Chame isto de produtividade, eficácia ou qualquer outra coisa, o que importa são os resultados.

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B. Seleção de Pessoal, Cargos e Gerentes

(1) “Sou um gerente que está considerando a possibilidade de oferecer teletrabalho ao meu departamento e conheço suficientemente bem meu pessoal para saber quem terá sucesso como um teletrabalhador. Posso somente selecionar as pessoas que desejo e dizer às demais que elas simplesmente não se qualificam”?

Ao mesmo tempo que este parece ser um enfoque mais simples, algumas vezes, pode provocar mais problemas do que soluções. Os gerentes, freqüentemente, sabem quais seriam os melhores teletrabalhadores com base nos seus históricos na empresa. Contudo, se você, pelo menos, não tornar ciente a todo o departamento esta opção – lembrando-lhes que somente sua disposição para praticar o Teletrabalho não é suficiente para motivá-los – você se arrisca a ter muitos maus momentos.

Os funcionários desejam ter opções ou, pelo menos, em geral conhecer quais alternativas são viáveis mesmo que não se possa obter o que deseja. Além disso, existem muitos outros fatores no que diz respeito a ser um bom teletrabalhador, além dos hábitos de trabalho e talentos a partir de uma visão do gerente. Preferência pessoal, adequação da casa como um local de trabalho e situações de cuidado com os dependentes são apenas algumas questões que os teletrabalhadores potenciais precisam levar em conta.

(2) Durante quanto tempo as pessoas praticam o teletrabalho? É um acordo ‘para sempre’?

Há notadamente poucos dados disponíveis sobre esta pergunta. Parece que o tempo médio de um esquema no regime de teletrabalho é entre seis a dezoito meses; após este tempo, alguma coisa geralmente acontece para levar a pessoa de volta ao escritório. Entretanto, existem muitos teletrabalhadores que já estão neste programa há anos e provavelmente , espera-se que continuem no esquema. Outros praticarão o teletrabalho esporadicamente – trabalhando em casa durante alguns dias por semana em um determinado período de tempo, voltando ao escritório para tempo integral, e depois, voltando ao teletrabalho. A solução é lembrar que o melhor teletrabalho é o teletrabalho flexível – no qual se permite e se estimula as pessoas a trabalhar onde melhor trabalham em seu estilo pessoal, a realizar suas tarefas e as preferências do gerente.

(3) É viável aos próprios gerentes serem teletrabalhadores?

Geralmente, gerentes e supervisores têm sido capazes de trabalhar em casa de vez em quando, na medida que se faz necessário – por exemplo, para terminar um orçamento, para escrever um grande relatório ou trabalhar em algum outro tipo de tarefa que se beneficia do silêncio e de poucas interrupções. Este tipo de teletrabalho específico dos gerentes é provável que continue e eles serão capazes de utilizar em casa a mesma tecnologia que os membros do seu quadro de funcionários utilizarão. Contudo, as tarefas da maioria dos gerentes são muito imprevisíveis para permitir o teletrabalho regular de diversos dias por semana que seus funcionários poderão

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praticar. Provavelmente, isso irá mudar mas, por enquanto, o teletrabalho para gerentes é, em grande parte, uma exceção.

(4) “Se meu gerente pratica o teletrabalho, ele, com maior probabilidade, permitirá que eu também o pratique?”

Algumas organizações realmente começam suas experiências em teletrabalho com os gerentes, para lhes dar a sensação de como é, de modo que possam, posteriormente, gerenciar melhor os teletrabalhadores. Além disso, você pode sugerir ao seu gerente que pelos mesmos motivos que ele passa o dia em casa trabalhando (para escapar às interrupções e distrações do escritório) você também deseja fazer o mesmo.

(5) “Como posso convencer meu gerente a me deixar praticar o teletrabalho?”.

Imagine como o teletrabalho pode ajudar seu gerente e sua organização. Por exemplo, ajudará as pessoas a executar mais trabalho e melhor, ajudará a reduzir a necessidade de espaço do escritório, ajudará a atrair e reter pessoal de melhor qualidade, etc. Você deve ‘vender’ os benefícios e mostrar como o teletrabalho pode ajudar a solucionar problemas.

Além disso, faça um teste bem modesto – pergunte se você pode trabalhar um dia por semana em casa, durante um mês. Este é um comprometimento de somente quatro dias – não é um grande risco para ninguém mas, freqüentemente, é o suficiente para você começar a superar a resistência inicial.

(6) Como você decide quais são as melhores tarefas para o teletrabalho?

Depende de uma combinação da natureza das tarefas envolvidas e a tecnologia utilizada. Tarefas que são baseadas em informações com uma quantidade mínima de contato pessoal imprevisível, são consideradas com boas perspectivas. Além disso, procure por tarefas que sejam fisicamente portáteis – ou seja, se o teletrabalhador precisa executar a tarefa que pode ser levada para casa numa pasta ou caixa ou pode ser acessada pela linha do telefone.

(7) Quais são as características de um bom teletrabalhador?

Bons funcionários se tornam bons teletrabalhadores. Qualquer pessoa cujo desempenho é medíocre na empresa, provavelmente não será diferente trabalhando à distância. Procure pessoas que já tenham demonstrado habilidade em gerenciar bem seu tempo e suas tarefas, solucionam muitos dos seus próprios problemas e encontram satisfação em concluir seu trabalho sozinho com o mínimo de supervisão direta.

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(8) Por que não podemos deixar que as próprias pessoas decidam se serão ou não teletrabalhadores?

É, sem dúvida, importante aos funcionários que querem executar o teletrabalho e, é uma má idéia, forçá-los a praticá-lo. Porém, desejar ser adequado e capaz para fazer são duas coisas diferentes. O melhor enfoque é identificar seus critérios mínimos de seleção e, então, estimular os potenciais teletrabalhadores para que se informem mais sobre as vantagens e desvantagens do teletrabalho.

O objetivo deve ser dar a eles os fatos de que precisam para tomar uma decisão fundamentada, ao invés de se precipitar nesta área pelo fato de serem atraídos pela idéia de evitar o “commuting” trabalhar com roupas formais ou, desfrutar de alguma flexibilidade do teletrabalho. Estes são motivos importantes para quem deseja executar o teletrabalho, mas não deve ser a base da decisão.

(9) Um funcionário deve estar no emprego há algum tempo antes de iniciar o teletrabalho?

Em geral, faz sentido ter algum tempo mínimo na organização e no cargo que ocupa. O tempo no emprego é importante, para que as pessoas possam vivenciar o que acontece, quem faz o que, e, qual é a cultura da organização, e como conseqüência ser capaz de trabalhar mais independentemente, quando está longe do escritório da empresa. O funcionário novo no emprego provavelmente precisará de contato freqüente com o gerente e colegas – e poderia ficar frustrado, estando longe do escritório muito tempo.

C. Gerentes e Gerenciamento

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(1) “Prometi a mim mesmo que iria começar o teletrabalho – de qualquer jeito. Quais são as sugestões para convencer meu gerente a me deixar começar?”

De acordo com Gil Gordon, são estas as alternativas:

Você pode executar um trabalho com melhor qualidade, ao praticar o teletrabalho ou mais provavelmente cumprindo prazos finais rígidos? Enfatize tais benefícios para seu gerente que, como a maioria, está lutando atualmente para ‘fazer com menos’.

Ao invés de ‘convencer’, experimente tranqüilamente questionar o gerente relutante sobre porque ele não lhe dá uma chance. Você pode descobrir que a relutância do gerente é fruto de informações errôneas sobre o que é teletrabalho e como funciona.

Faça sua tarefa de casa e mostre alguns exemplos de outros funcionários que estão praticando com sucesso o teletrabalho em sua organização (sim, eles existem mesmo que não seja formalizado). Comente sobre eles e o estimule a falar com o gerente dos teletrabalhadores para obter alguns “insights” sobre os seus resultados. Seu gerente poderia ficar mais receptivo para aquilo que outro gerente tem para dizer.

Faça com que seu gerente te permita, praticar o teletrabalho um dia por semana durante um mês – esta experiência de quatro dias não é um risco grande.

(2) Como a empresa lida com o fato de que algumas pessoas podem executar o teletrabalho e outras não?

Primeiro, esclareça que o teletrabalho não é nada mais do que uma designação diferente de tarefa e não uma prerrogativa ou benefício. A solução é evitar a percepção de que os funcionários têm o direito ao teletrabalho. Além disso, muitas empresas descobriram que oferecer uma variedade de opções de trabalho é uma forma efetiva para evitar tais problemas. Aqueles que não podem executar o teletrabalho poderiam ser capazes de compartilhar tarefas, ou trabalhar em algum outro tipo de programa alternativo ou esquema funcional.

(3) “Sou um gerente que está interessado na idéia do teletrabalho, mas não me sinto muito à vontade para tentar gerenciar à distância. O que posso fazer?”

Pense sobre os motivos deste seu incômodo. Na maioria dos casos, é porque você está preocupado com o fato de que o teletrabalho poderia funcionar para alguns funcionários, mas não para outros ou que você não se sente seguro sobre como saberá o que as pessoas estão fazendo quando estão trabalhando longe da empresa. Leve em consideração que o teletrabalho não é para todos e, certamente, não é para seus funcionários que não estão satisfazendo as expectativas da empresa.

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Quanto ao fato de gerenciar à distância, não é realmente diferente de gerenciar no escritório. Bons gerentes estabelecem metas, monitoram o resultados, dão “feedback” e coordenam todas as demais tarefas gerenciais básicas aos funcionários, não importando onde trabalham.

Um benefício complementar dos gerentes dos teletrabalhadores é que, freqüentemente, descobrem que têm mais tempo para sua própria função, agora que eles estão dispondo de menos tempo na supervisão direta dos teletrabalhadores. Esta é uma grande vantagem nas modernas organizações que têm estruturas horizontais e enxutas.

(4) “Meu chefe está me pressionando para que permita que parte de meu pessoal pratique o teletrabalho, mas eu realmente não gosto da idéia. O que devo fazer?”

Depende do motivo pelo qual seu chefe deseja que você faça isto – e também porque você está relutante. De um modo geral, os gerentes não devem ser forçados a adotar o teletrabalho mais do que devem ser seus funcionários. Contudo, algumas vezes, os gerentes de níveis mais altos estão ansiosos em experimentar o conceito ou têm motivos para tentá-lo, os quais ainda não foram discutidos.

A melhor solução é lidar do mesmo modo que você lidaria com qualquer outro acerto com seu chefe: tentar entrar numa discussão sobre porque o teletrabalho está sendo sugerido, como o chefe acha que poderia funcionar e quais são suas próprias preocupações sobre ele. Reconheça que seu chefe poderia ter alguns bons motivos que poderiam mudar seu ponto de vista e, talvez, você tenha alguns motivos pelos quais seu chefe deveria voltar atrás. Algumas vezes, entretanto, o fato é que você irá ter que experimentar somente porque assim seu chefe deseja. Neste caso, dê o melhor para ter as melhores chances de sucesso – você ficará surpreso com os bons resultados do programa.

(5) Como o teletrabalho afeta o processo de avaliação de desempenho?

Os gerentes realmente não devem ter nada a fazer de muito diferente ao realizarem avaliações dos teletrabalhadores. A avaliação deveria fazer comparação entre o estimado e o realizado. O que se leva em conta é o resultado ou o cumprimento do prazo – não o número de horas que a pessoa passou no escritório.

Algumas vezes, os gerentes de teletrabalhadores poderiam achar que seu pessoal descobriu formas novas e mais eficientes de executar a tarefa. Se este é o caso, assegure-se de não punir seus teletrabalhadores por serem criativos – contanto que eles cumpram as metas pré-estabelecidas.

(6) O que devo fazer com um teletrabalhador cujo desempenho está deficiente?

Lide com tal pessoa exatamente da mesma forma como lidaria com qualquer outra cujo desempenho é deficiente. Tente analisar o que está provocando o problema,

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discuta-o abertamente com o funcionário e envolva-o na sua solução. Mais importante – esclareça que o desempenho do teletrabalho dependerá do nível de performance pré-estabelecido.

Enquanto que a maioria as empresas possui políticas e acordos de teletrabalho que proporcionam ao gerente o direito de trazer a pessoa de volta ao escritório se o desempenho cai, este deve ser seu último recurso, não o primeiro. Gerencie este problema de desempenho de forma igual ao que faria com o funcionário de tempo integral na empresa.

(7) “Tenho a sensação de que meu teletrabalhador – que é um funcionário fantástico – poderia estar executando algum trabalho para outra empresa utilizando nosso equipamento em sua casa. O que devo fazer?”

Esta é uma versão atualizada do antigo problema de “moonlighting” * – realmente, alguém já se referiu a ele como “sunlighting”, porque ocorre durante o dia.

Sua resposta a esta questão precisa ser adequadamente ponderada e você poderia desejar consultar seu departamento de Recursos Humanos para obter auxílio. Primeiro, pergunte-se qual a evidência ou indicação você tem de que o problema existe; se você não estiver convencido e não possui nenhuma prova, poderia ser melhor nem mesmo mencioná-lo. Segundo, verifique para ver qual é a política de sua organização sobre os conhecidos ‘bicos’ ; não é incomum que as pessoas tenham outros empregos fora da empresa, mas, geralmente, existem restrições sobre qual tipo de trabalho executam ou quem é o empregador. Por último, lide com o teletrabalhador como lidaria com qualquer outro funcionário que tem um problema de desempenho; expresse sua preocupação de modo direto e fatual, manifeste sua insatisfação, e, informe ao funcionário sobre as possíveis conseqüências, e só depois discuta com ele.

Provavelmente os problemas de desempenho serão definitivamente solucionados e ficarão solucionados se o funcionário fizer parte da solução. Gerentes que impõem uma solução ou então que administram por ameaça ou por decreto, podem ser atendidos no curto prazo mas, no longo prazo, podem perder o comprometimento do funcionário.

D. Colegas e Clientes

(1) “Como posso ter certeza de que meu programa de teletrabalho não provocará problemas para meus colegas ou clientes externos?”

* Moonlighting - “bico”; emprego adicional realizado especialmente à noite.

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Primeiramente, imagine que tipo de contatos e fluxo de trabalho ocorre entre você e eles – quais informações ou ajuda eles precisam de você, quais perguntas eles esperam que você responda e assim por diante. Então, determine a melhor forma para continuar dando tal apoio até mesmo à distância; por exemplo, substituir o contato pessoal por telefone, fax ou e-mail (correio eletrônico). Assegure-se de que as consultas de seus clientes não cheguem nas mesas de seus colegas que não estão no teletrabalho ou eles ficarão aborrecidos.

Mais importante, tome a iniciativa de avisar aos colegas e clientes sobre seu programa de teletrabalho e o que você estará fazendo para continuar dando apoio a eles. Se você puder assegurar-lhes que não os abandonará simplesmente porque está trabalhando fora da empresa parcialmente, eles não ficarão chateados com você.

(2) “Alguns de meus colegas parecem ter inveja pelo fato de que estou no Programa de Teletrabalho – o que posso fazer?”

Depende do motivo pelo qual eles estão com inveja – e quanta inveja eles possam ter. Algumas vezes, fazem piadas sobre teletrabalhadores quando eles vão a empresa mas, isto normalmente, não é problema. Contudo, se a piada for de mau gosto e se tornar sarcástica e maldosa, então pode ser um problema. A coisa se complica quando esta situação leva a uma falta de cooperação e apoio.

Você precisa estabelecer – talvez com a ajuda de seu gerente – qual é a causa dos problemas. O que acaba acontecendo e que o pessoal na empresa fica com mais trabalho e ocorrem interrupções quando os teletrabalhadores estão trabalhando fora do escritório. Se este for o caso, compreende-se este clima desagradável pelo fato do Programa de Teletrabalho não ter sido planejado adequadamente.

(3) “Meus colegas e clientes relutam em me telefonar quando estou em teletrabalho – dizem que não desejam me telefonar ‘em casa’. O que devo fazer?”

Este é um problema comum. Vem da separação tradicional do trabalho e da vida pessoal e estamos condicionados a respeitar a privacidade das pessoas em casa. Embora o teletrabalho signifique trabalhar em casa, o que freqüentemente acontece durante o horário de expediente normal, é que algumas pessoas ainda pensam que telefonemas de negócios feitos para casa são invasões de privacidade.

Converse com seus colegas ou clientes e assegure-lhes o que deseja e, espera que eles telefonem para você quando necessário, do mesmo jeito que fariam se você estivesse na empresa. Este é um dos benefícios de ter uma linha telefônica separada para seu escritório em casa; você pode dizer às pessoas que elas não estarão ligando para um telefone residencial e, portanto, não estarão incomodando os outros membros da família ou seja, invadindo a sua privacidade.

(4) “Meus colegas e clientes me telefonam para casa à noite e, algumas vezes, no final de semana – isto está me aborrecendo. O que posso fazer?”

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Este é o problema oposto e, infelizmente, parece estar aumentando. Tornamos tão fácil entrar em contato com as pessoas – e todos parecem estar tão ansiosos – que é difícil separar entre o horário de trabalho e da vida privada

Como você lida com este problema depende de quem está telefonando, a urgência do caso, e, quais são as opções. Obviamente, se seu chefe telefonar com um assunto importante à noite, você irá, provavelmente, atendê-lo, ao contrário de que se fosse outra pessoa menos importante. Dois aspectos que devem ser lembrados, não importa quem telefone para você: sempre que você responder a uma ligação, seja por telefone ou pager, e atender o que foi solicitado, você estará estimulando aquele que o chama a reduzir sua privacidade. Se você não expressar insatisfação por aquelas chamadas tarde da noite, aquele que o chama assumirá que realmente ele não está incomodando você. Segundo, se escolher deixar que a pessoa saiba que gostaria que ela parasse, por favor, faça isto objetivamente mas não agressivamente. Você pode assim, tranqüilamente, resolver este caso sem entrar numa discussão, e, nem criar mais problemas além daqueles que você já tem.

(5) “Meus colegas parecem não compreender o que realmente faço quando estou em teletrabalho. O que posso fazer para demonstrar a eles que não fico sentando o dia inteiro assistindo televisão?”

É uma preocupação comum, não importa o quanto você foi eficiente quando trabalhava na empresa. Na nossa sociedade, estamos acostumados a associar o trabalho com o escritório e relaxamento com estar em casa – assim sendo, a tendência natural é de alguma forma pressupor que os teletrabalhadores não estão realmente trabalhando quando estão em casa.

Você tem diversas opções. Primeira, assegure-se de que seus colegas estejam cientes daquilo que você está realizando. Não exagere na importância do seu trabalho ou aja como uma super estrela mas, também, certifique-se que sua atividade não passe desapercebida. Neste aspecto seu gerente pode ser capaz de ajudá-lo a ficar ‘em cartaz’, e sempre visível.

Segunda, assegure-se de utilizar o telefone, e-mail, fax e outros meios de comunicação disponíveis para ficar em contato com seus colegas, enquanto você está fora. Na ausência de alguma comunicação contínua, eles poderiam supor que você está simplesmente evitando trabalhar.

Terceira, considere convidar um ou mais colegas para visitar seu “home office”. Quando eles virem que você não está descansando no sofá ou trabalhando na banheira e, perceberem que realmente você tem um escritório em casa que funciona, provavelmente, começarão a agir de modo diferente. O importante é que todas as visitas em sua casa precisam ser uma opção sua e, somente, se você se sentir à vontade com elas.

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E. A Vida no Lar e a Família

(1) Quando o escritório está dentro da sua casa, como você evita se tornar um “workaholic”* ?

* Workaholic- pessoa que trabalha grande parte do seu tempo e acha difícil não estar trabalhando; viciado em trabalho.

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Somente porque o escritório está mais próximo de você, não significa que você precisa passar mais tempo trabalhando. Um aspecto importante para se estabelecer como teletrabalhador eficaz, é encontrar formas para separar a vida profissional da vida familiar e social. De modo ideal, um local separado da casa – com uma porta que possa ser fechada – é a melhor maneira para fazê-lo. Se você não pode se dar a este luxo, então precisa de algum tipo de separação visual, de modo que possa isolar a área de trabalho do resto de sua casa – talvez, com um biombo que possa atuar como uma porta móvel.

Além disso, ajuda a estabelecer alguns limites de tempo. Muitos teletrabalhadores dizem que não executarão nenhum trabalho por exemplo após, digamos, às 20:00 hs. Se tiverem algum idéia tarde da noite ou se lembrarem de que esqueceram de fazer alguma coisa, simplesmente escrevem num pedaço de papel e deixam para resolver na manhã do dia seguinte – tal como se tivesse tal idéia em casa e, tivessem que esperar para ir para a empresa na manhã seguinte.

(2) “Meu cônjuge estará em casa quando estou em teletrabalho – é uma boa idéia?”

Depende do que acontece entre você e seu cônjuge. Em alguns relacionamentos, ter mais tempo juntos é ótimo; em outros, não. Além disso, depende da qualidade da relação e da definição dos limites e papéis entre as partes quando você está em teletrabalho. Se seu cônjuge espera que você estará disponível para jogar tênis, fazer compras ou realizar as tarefas domésticas porque você está em casa, isto poderia ser um problema.

Em muitos relacionamentos, o teletrabalho é um benefício concreto porque dá ao casal apenas um pouco mais de tempo juntos do que normalmente é possível nos lares atribulados de hoje. Pode ser alguma coisa tão simples como tomar o café da manhã, almoçar juntos, poder fazer um lanche à tarde e sair para dar uma volta – ou dar um intervalo e fazer outras coisas juntos.

É melhor para o casal avaliar o que provavelmente acontecerá quando ambos passam mais tempo em casa. Como com tudo que se tem discutido sobre teletrabalho, o tempo investido em planejamento no início pode evitar muitos problemas mais tarde.

(3) Continuo ouvindo falar de pessoas que engordam muito quando trabalham em casa – isto é realmente verdade?

Acontece, mas não é necessariamente comum. Uma alternativa para ajudar os funcionários a se considerarem aptos para o teletrabalho é estimulá-los a pensar sobre sua própria auto-disciplina e hábitos e decidir por eles mesmos se as idas freqüentes à geladeira poderiam ser um problema. Esta questão da auto-disciplina também envolve outras tentações domésticas – que variam desde aquelas que a

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maioria das pessoas deseja limitar ou evitar (por exemplo, fumar, beber) àquelas que não prejudicam, mas ainda podem ser problemas se feitas com excesso (por exemplo, a televisão, o equipamento de ginástica, os “hobbies”). O maior risco é utilizar qualquer uma dessas coisas como fugas, quando esta sendo difícil realizar o trabalho. Importante: não foi ainda provado que atacar um pacote de biscoitos aumentará a motivação de qualquer pessoa.

(4) “Se estou em teletrabalho, meu cônjuge (que trabalha em casa) e eu compartilharmos o mesmo escritório – é uma boa idéia?”

Depende de diversos fatores tais como: o tamanho do escritório, a divisão do mesmo espaço da mesa ou do computador pessoal, a periodicidade das ocasiões em que estarão trabalhando juntos em casa ao mesmo tempo, e, o nível do relacionamento entre ambos. Alguns casais se dão muito bem trabalhando num escritório ao mesmo tempo, e outros não podem ficar nem mesmo a uma distância de 4 a 5 metros um do outro. Todos aqueles costumes chatos (como ficar batendo o lápis na mesa, mascando chiclete etc.), que são incômodos quando seus colegas de trabalho o fazem, serão igualmente incômodos quando o seu parceiro o fizer. Resumindo, a proximidade pode gerar problemas incríveis – ou pode ser uma situação agradável desde que vocês dois pensem nela cuidadosamente desde o início do programa.

(5) Como os teletrabalhadores evitam se sentir em isolamento?

Primeiro, assegure-se de que as pessoas certas foram selecionadas para o teletrabalho. Não é para todos, aqueles que dão muita importância ao contato social na empresa, devem continuar indo trabalhar lá. Contudo, para muitas pessoas, a chance de trabalhar em casa um a três dias por semana (esquema mais comum) é um bom negócio.

Segundo, certifique-se de que os teletrabalhadores comuniquem-se através de recursos como acessos adequados, “voice-mail”, fax, ou e-mail e outros meios disponíveis com a empresa e vice-versa. Não é porque você está trabalhando em casa, que vai perder o contato com a empresa.

(6) Como o teletrabalho pode ser utilizado para cuidar dos dependentes familiares?

Com muita atenção. O teletrabalho não é definitivamente um substituto para cuidar do dependente em tempo integral, especialmente em relação às crianças. Este é um dos grandes mitos do teletrabalho. Contudo, os teletrabalhadores que trabalham meio período e que têm cônjuge ou outra pessoa disponível que cuida das crianças enquanto trabalha, pode muito bem conciliar o teletrabalho com a família. Além disso, o teletrabalho pode ser útil para determinados tipos de cuidado, onde os mais idosos

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precisam de atenção e companhia ocasional, mas que não seja necessário a atenção em tempo integral.

(7) Parece haver muita discussão sobre os problemas potenciais de se trabalhar em casa – isolamento, trabalhar muito, comer muito e assim por diante. Pensei que um dos apelos de trabalhar em casa fosse para que as pessoas realmente desfrutassem disto. Não é realmente verdade?

Em grande parte é – principalmente nos casos onde o teletrabalhador tomou uma decisão consciente sobre esta alternativa de trabalho. São muitos os benefícios e melhorias na qualidade de vida – desde o simples fato de poder trabalhar sem ter que se vestir formalmente para ir ao escritório (por exemplo colocar maquiagem, barbear-se, colocar meias de seda, etc.) até o fato de ficar mais relaxado por não ter o “stress” de ter que ir e voltar para o trabalho (“commuting”).

Há também o benefício muito real de ser capaz de ser mais fácil conciliar a vida pessoal com a vida profissional - ou, pelo menos, até o ponto em que o trabalho permita. Isto pode variar desde poder dormir um pouco mais, de estar em casa quando as crianças chegam da escola, até colocar a roupa na máquina de lavar ao invés de deixar a pilha se acumular esperando o fim de semana.

Quando ouvimos os teletrabalhadores de sucesso, temos a sensação de que fariam tudo para proteger seu privilégio de adotar o teletrabalho. Eles valorizam muito, mas não o encaram como uns ‘feriadões’. Realmente, um dos principais motivos pelos quais os teletrabalhadores desfrutam disto é porque eles podem, finalmente, executar o trabalho longe do ruído e das distrações do escritório da empresa.

F. Tecnologia

(1) Qual é o pensamento atual sobre o papel da Internet para o teletrabalho?

A resposta parece mudar diariamente, por causa do crescimento explosivo da Internet. O consenso parece ser que os desenvolvimentos que virão ajudarão a apoiar o teletrabalho e o trabalho à distância de diversas maneiras:

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Contatos feitos na Web (documentos, vídeos, áudios) permitem que as equipes das empresas separadas fisicamente compartilhem informações e trabalhem juntas. Grande parte dos recursos técnicos nesta área atualmente ainda não estão totalmente disponíveis, mas tendem a melhorar.

A linguagem Java da Sun Microsystems tornará possível que os teletrabalhadores tenham acesso a uma variedade de aplicativos, não importando qual o modelo de computador pessoal estejam utilizando. O Java está crescendo rapidamente, logo assim que puder procure aplicativos para o Intranet e para o site da Web.

O gargalo das telecomunicações ainda é um grande problema para os Teletrabalhadores. Quanto mais informações existem na Web, mais pessoas estarão tentando acessá-las e, mais lento é o tempo de acesso gerando assim maior frustração. A discussão sobre as vantagens e desvantagens dos ‘canais de suprimento’ das telecomunicações (“telecomunications pipelines”) avançadas tais como ISDN, ADSL e modems a cabo (entre outras coisas), continua a aumentar. Não importa qual seja a opção, ou outras opções que se tornem mais acessíveis, está claro que alguma coisa deve acontecer, de modo que a maioria possa ir para além de 14.4 ou 28.8 kbps que temos agora.

(2) “Minha empresa diz que se desejo participar do teletrabalho, tenho que comprar meu próprio computador pessoal. Que tipo devo comprar: “desktop” ou “laptop”?”

Não há uma única resposta simples; para isto alguns sugerem alguns pontos que devem ser considerados:

Quanto mais você tiver que se deslocar de um lugar para o outro e quanto mais precisar de um computador não importa onde você esteja, o “laptop” é o equipamento ideal

Dependendo do tipo de trabalho que você executa e do valor que deseja gastar, sua escolha entre o “laptop” e o “desktop” será baseada em parte pelas seguintes variáveis: dimensões do teclado, (tamanho, disposição), tamanho e qualidade do monitor, disponibilidade a unidade de CD-ROM, modem interno ou externo e peso.

Um “laptop” com uma “docking station” poderia ser o melhor dos dois mundos – você terá a portabilidade do “laptop” e o monitor de tela inteira (e outras características) de um “desktop”.

Muito embora sua empresa diga que você deve comprar seu próprio computador, não deixe de levar em consideração a possibilidade de trazer um do escritório. Por exemplo, poderia haver um computador pessoal no escritório que não está sendo muito utilizado e que poderia ter mais uso em sua casa. Ou, poderia haver alguns “laptops” que se encontram disponíveis para uso em regime de empréstimo; se você pratica o teletrabalho apenas alguns dias por semana, poderia pedir um emprestado ao invés de comprá-lo.

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(3) “Uma vez que realmente confio nos faxes, que tal ter uma máquina de fax em casa?”

O custo adicional de ter fax com um modem é mínimo e é um bom investimento. Esta é uma solução adequada na maioria dos casos, embora nem sempre funcione para faxes do tipo “Graphics-Intensive”. O custo de um modelo padrão é baixo, mas, ele funciona bem; o preço têm caído consideravelmente, e se você realmente precisa dele, o seu custo extra não é alto.

(4) Qual é o papel de ISDN no teletrabalho?

ISDN (“Integrated Services Digital Network”) é um tipo de serviço telefônico oferecido pela maioria das empresas telefônicas locais. Tem muitos benefícios, mas o mais importante é a capacidade de transmitir em um canal de voz e em dois canais para dados em alta velocidade (“high-speed data”), ou comunicações de vídeo na fiação de cobre da casa. Isto geralmente significa que não há necessidade de instalar novas linhas telefônicas para dar aos teletrabalhadores linhas separadas de voz e de dados que freqüentemente precisam. O custo do serviço ISDN é geralmente menor do que o valor equivalente ao linhas separadas. Entretanto, o ISDN não está completamente disponível nos Estados Unidos e nem em outros países; assim sendo, os teletrabalhadores e seus chefes nem sempre podem acessá-lo quando dele precisam. Além disso, existem os custos da compra de equipamentos para telefones especiais e para dispositivos necessários para conectar os computadores pessoais nas linhas ISDN. Na realidade, é uma tecnologia que deve ser considerada mas, nem sempre está disponível ou tem um custo razoável.

(5) Qual a utilidade da vídeo-conferência para o teletrabalho?

Tem havido muito interesse e discussão sobre a vídeo-conferência mas, nada de muito concreto ainda. Isto, provavelmente, mudará na medida que hardware e o software para a verdadeira vídeo conferência de desktop torne-se mais amplamente disponível com custos menores e na medida que a sua qualidade melhore. Entretanto, existem dois obstáculos potenciais para grande parte da vídeo conferência para o teletrabalho: primeiro, geralmente exige acesso a um serviço telefônico do tipo ISDN, que ainda não se encontra disponível em todo lugar. Segundo, parte do interesse na vídeo - conferência é mal direcionado, no sentido de que os gerentes desejam utilizá-lo para executar o mesmo tipo de ‘micro-gerenciamento’ que praticam na empresa. O melhor uso do vídeo no teletrabalho é para aplicativos onde há um aspecto visual ou gráfico que não pode ser transmitido somente por voz ou texto ou para interações onde você realmente precisa ver alguém na tela.

(6) Custa muito dinheiro equipar um teletrabalhador?

Isto depende basicamente do tipo de trabalho executado, o número de dias fora do escritório, se o funcionário já tem um computador pessoal e diversos outros fatores. Em geral, os custos são menores do que muito gerentes supõem. Considere que

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existem custos fixos (por ex. equipamentos, “software”, etc.) e os custos variáveis (por ex. despesas com comunicações).

(7) Qual a viabilidade de estabelecer o teletrabalho num centro de chamadas (“Call Center”)?

Os Centros de Atendimento (“Call Centers”) – centros de pedidos por catálogo, reservas, serviço ao cliente, etc. – estão crescendo vertiginosamente e é uma das áreas de maior crescimento no teletrabalho. A tecnologia necessária para distribuir chamadas para casas ou outros locais remotos está amplamente disponível e, geralmente, depende das características de ACD (“automatic call distributor” – distribuidor automático de chamadas) que encaminha todas as chamadas que entram para os agentes na empresa ou em qualquer outro lugar. Muitos dos fornecedores de ACD já se interessam em atender este mercado.

Enviar a chamada que entra em casa não é o problema, nem é fornecer acesso remoto aos arquivos de clientes ou a outros bancos de dados. Entretanto, o maior desafio pode ser a velocidade de acesso; os agentes no centro físico de chamadas são utilizados para obter resposta muito rápida quando digitam os comandos para obter horários de vôos, preços, etc. Se estiverem trabalhando em casa, poderia haver um tempo de demora que é extrema e suficientemente longo para aborrecer tanto o agente quanto o cliente. Este é o motivo pelo qual é criticamente importante testar estes tempos de resposta à distância – e selecionar os meios corretos de telecomunicações, de modo que estas demoras sejam minimizadas.

(8) Como decidimos quais sistemas ou redes nossos teletrabalhadores precisam acessar?

Deve ser baseado naquilo que precisam e utilizam no escritório. Em geral, você desejará facilitar aos teletrabalhadores fazer a maior parte de sua tarefa à distância como precisam. Se tiverem acesso a três LANs na e empresa mas, a distancia só podem acessar um, isto poderia ser um grande problema – e assim limitar gravemente sua eficácia.

Felizmente, as tecnologias de acesso LAN a distância vêm melhorando constantemente e, as empresas que as fornecem estão trabalhando arduamente para continuar esta tendência.

G. Instalações e o Ambiente do Escritório

(1) Qual é a relação entre teletrabalho e o Projeto do Escritório?

Atualmente, está sendo feito um trabalho extremamente interessante sobre repensar o ambiente e o planejamento do espaço dos escritórios, mesmo para as pessoas que aí permanecem em tempo integral. Para os funcionários em geral se reconhece que nem todos precisam de sua própria mesa ou sala privativa o tempo todo. Conceitos como escritórios ‘não territoriais’ e, ‘endereço livre’ (“free address”) ou “hoteling” estão se tornando bem mais comuns. Os benefícios são claros: melhor utilização do espaço, menores custos e escritórios que são projetados muito mais

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para trabalho de grupo do que uma mesa individual para um só funcionário. Mudanças como estas devem ser feitas cuidadosamente e precisam ser baseadas na análise cuidadosa das tarefas, fluxo de trabalho, tecnologia e cultura organizacional.

(2) O que está acontecendo com os escritórios satélites (“satellites offices”) e centros de “Telework”?

A forma predominante de teletrabalho atualmente ainda é o tipo de trabalho em casa (home office), embora haja um interesse crescente nos escritórios satélites e outros tipos de instalações para o teletrabalho. Estes centros estão freqüentemente localizados perto do local onde as pessoas moram, funcionam bem para os teletrabalhadores que não podem ou decidem não trabalhar em casa, e podem ser uma forma econômica de tornar disponível certos recursos (como impressoras de alta velocidade ou vídeo-conferência) que não podem ser colocadas na casa do teletrabalhador. Grande parte do uso destes centros ocorreu na Europa, mas também tem havido algumas iniciativas bem sucedidas nos Estados Unidos.

(3) Teletrabalho e escritório virtual são a mesma coisa?

Há um termo cada vez mais usado que diz respeito ao trabalho à distância, assim é difícil defini-lo com exatidão. Teletrabalho tipicamente se refere aos funcionários assalariados que normalmente trabalhariam na empresa mas, que agora passam de um a três dias da semana trabalhando em casa ou em qualquer outro lugar fora do local. Escritório virtual tipicamente se refere aos funcionários que tradicionalmente passam pouco tempo na empresa e que estão, cada vez mais, sendo equipados com tecnologia portátil que os permitem trabalhar em qualquer lugar. Um dos seus melhores exemplos são os representantes de vendas.

(4) Alguma empresa fornece móveis – projetos de “home-office” – para seus teletrabalhadores em casa?

São muito poucas as empresas que prestam serviços na elaboração de projetos, isto porque a maioria dos donos de casa, simplesmente, não desejam que um estranho entre em sua casa para dar sugestões, muito embora isto pudesse ser uma ajuda muito útil. No entanto, cada vez mais as empresas estão começando a fornecer móveis ou, pelo menos, fazer pagamentos à vista para cobrir parte destes custos. Esta é uma tendência recente porque até agora, os principais fabricantes de móveis para escritório não possuíam produtos que fossem projetados especialmente para um “home office” - e que tivessem características ergonômicas e o estilo dos móveis de escritório.

Lembre-se de que muitos teletrabalhadores podem não desejar que a empresa forneça os seus móveis. Poderia não haver espaço suficiente na casa ou o móvel poderia não combinar com a decoração da casa.

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(5) Se os teletrabalhadores são os únicos que estão fora do escritório, 1 a 2 dias por semana, onde surgem as economias de espaço na empresa?

Se estão fora durante 1 a 2 dias por semana, e, mantém seu próprio espaço na empresa, não há economia de espaço. Contudo, quando ficarem mais dias em casa durante semanas e/ou estiverem utilizando algum tipo de instalação em grupo, aí, então, começarão as economias.

Se o teletrabalho é implantado devidamente, os teletrabalhadores realmente não precisam do mesmo tipo de espaço no escritório, quando trabalhavam em tempo integral. Devem executar seu trabalho mais intenso quando estão em casa, e usar seu tempo na empresa para fazer reuniões, visitar colegas e clientes, etc. Assim sendo, quando vêm à empresa eles precisam de um local temporário para trabalhar naquele dia, e não um local permanente.

(6) Se o teletrabalho continua crescendo e todos começam a utilizar “laptops”, telefones celulares e toda tecnologia móvel, os escritórios não irão desaparecer totalmente?

Se desaparecerem surpreenderão e chocarão praticamente todas as pessoas. O escritório como conhecemos poderá desaparecer – ou seja, se o definimos como um local onde todos precisam ir para executar seu trabalho. Acho que iremos ter este tipo de escritório ainda por muito tempo – a diferença é que o projeto e o “layout” mudarão. Além disso, veremos cada vez mais escritórios como um dos vários locais disponíveis para trabalhar – não necessariamente o único ou principal local.

(7) O que a empresa deve oferecer aos teletrabalhadores quando estão no escritório? Retiramos o espaço de trabalho individual dos funcionários, mas desejamos assegurar que eles se sintam bem vindos e parte da equipe, quando, ocasionalmente, vêm trabalhar na empresa.

Esta é uma pergunta cada vez mais comum – mas, é um desafio em virtude de uma possível contradição. Quando uma empresa retira o espaço individual dos funcionários, nem sempre é fácil fazer com que eles se sintam bem vindos e parte da equipe. A primeira coisa que você pode fazer é analisar todas as opções para fazer com que seus teletrabalhadores se sintam bem vindos; parte disto é baseado no cenário físico mas, você também deve considerar fatores mais comuns (mas, ainda importantes) como assegurar que recebam sua correspondência, sejam convidados para as reuniões e funções sociais do departamento e da empresa e, continuem sendo tratados de forma igual aos funcionários que permanecem em tempo integral.

O espaço que os teletrabalhadores ocupam durante o tempo no qual ‘dão um pulinho lá’ deve ser motivador e agradável – e não um local público frio e impessoal. Assegure-se de que haja espaço disponível para guardar casacos, maletas e assim por diante, bem como proporcionar-lhes acesso às máquinas de refrigerantes, fotocopiadoras, material de escritório, máquinas de fax, etc. Coloque à disposição deles áreas para realizar encontros profissionais e sociais – algumas para um trabalho individual mais privativo, outras para que grupos de dois ou três pessoas conversem e áreas de reunião para pequenos grupos.

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Por último, considere todas as coisas que você pode fazer para ajudar a manter estes funcionários se sentindo parte da equipe. Certifique-se de que sejam mantidos informados sobre os acontecimentos da empresa, tenham oportunidades para participar em treinamentos ou projetos especiais, e, sejam convidados a serem membros de comitês ou forças tarefas. Não é pelo fato de estarem longe da empresa que eles devem ficar ‘por fora’ de tudo.

(8) Não acredito que os teletrabalhadores que vêm à empresa, por exemplo, um a três dias por semana, continuarão satisfeitos utilizando algum tipo de espaço divididos com outros ou esquema de “hoteling”. Não se sentirão como cidadãos de segunda classe se não possuírem seu próprio escritório?

A experiência demonstrou que os teletrabalhadores que possuem uma área equipada adequadamente projetada e recursos em casa geralmente não sentem falta de seu próprio espaço personalizado no escritório da empresa. Assumindo que eles estarão em teletrabalho de dois a quatro dias por semana, seu “home office” tende a se tornar seu principal local de seu trabalho – e é onde estão suas pastas, as fotos da família, suas coisas etc.

Além disso, se o teletrabalho foi corretamente programado, seu tempo no escritório da empresa será gasto principalmente nas tarefas interativas ou de grupo (por exemplo, reuniões, revisões, visitas a clientes) que, freqüentemente, ocorrem em algum outro lugar que não seja sua própria área de trabalho. A maioria dos teletrabalhadores simplesmente não passa dias inteiros no escritório da empresa executando tarefas que possam ser feitas tão bem ou melhor em casa.

8. UMA ÚLTIMA REFLEXÃO…

O tema sobre teletrabalho abordado neste livro, teve o propósito de discutir e refletir sobre como as mudanças que estão ocorrendo nas empresas na área da tecnologia de informações, no gerenciamento de processos do trabalho e no pessoal estão impactando as instalações e o local de trabalho.

Desta forma, buscou-se nos seus capítulos, contribuir para a obtenção de uma melhor compreensão dos fatores que hoje estão causando transformações no âmbito organizacional, particularmente aquele relativo a como, quando e onde se trabalha ou trabalhará, ao se levar em conta a implantação do programa de teletrabalho.

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Por outro lado, procurou-se explanar os termos mais convenientes utilizados ao se tratar as novas tendências na execução de atividades profissionais associadas às alternativas do ambiente de trabalho, particularmente com respeito ao tema em questão.

Já se tem consciência que as novas demandas do ambiente de trabalho, e, consequentemente, as funções das instalações empresariais (prédios, equipamentos) e seus respectivos designs, “layouts” etc., estão mudando o formato do local de trabalho (“work place”), juntamente com a “work tools” (tecnologia de informação), “work process” (gerenciamento do processo) e “work force” (pessoal) que se constituem nos componentes básicos do ambiente de trabalho.

Desta forma, as transformações sem precedentes que estão ocorrendo nestas áreas do trabalho, estão gerando necessidades que devem levar as organizações a adotar as abordagens alternativas no tocante ao gerenciamento integrado dos novos ambientes de trabalho, como é o caso do teletrabalho.

No que diz respeito a esta nova forma de executar tarefas e suas respectivas mudanças que estão acontecendo na tecnologia das informações (“work tools”), basta levar em conta o ritmo frenético dos avanços tecnológicos nas áreas de informática e comunicações. Em termos de mudanças no gerenciamento dos processos de trabalho (“work process”), considere-se os significativos impactos na estrutura organizacional na adoção de estratégias tais como reengenharia, terceirização, “downsizing” etc.

Quanto a questão das mudanças que estão acontecendo com o pessoal (“work force”), deve-se refletir sobre as características, atitudes e aspectos demográficos do perfil do pessoal que trabalha hoje nas empresas comparado com aquele de alguns anos atrás.

Por estas razões, e em virtude de que todas estas turbulências que afetam estes componentes do ambiente do trabalho não ocorrem de forma isolada, surgem grandes transformações na maneira como se trabalha, como as tarefas são desempenhadas e onde o trabalho é realizado.

O presente livro se propôs, portanto, a analisar o teletrabalho e suas respectivas implicações no ambiente do trabalho do século XXI…

APÊNDICES

I. Telework 98

II. Seminário Home Office Telecommuting – 1º Evento sobre Teletrabalho no Brasil

III. Principais Associações

IV. Empresas que adotam o Teletrabalho

V. Principais Centros de Negócios / Escritórios Virtuais

VI. Informações Básicas para montagem de um Home Office

VII. Indicadores Favoráveis ao incremento do Teletrabalho

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VIII. A Evolução do Escritório

IX. Perfil do Teletrabalhador

X. Algumas leituras recomendadas

APÊNDICE I

Telework 985ª Assembléia Européia sobre Teletrabalho e Novas Formas de Trabalhar

Durante a realização do evento em Lisboa (Portugal), Alvaro Mello foi relator do Painel 4 – Ambiente Tecnológico, onde abordou a temática do enquadramento e apoio tecnológico ao teletrabalho.

Partiu do pressuposto que a constante mudança do ambiente tecnológico está fomentando o aumento e desenvolvimento do teletrabalho.

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A ascensão da sociedade de Informação está determinando o futuro próximo com novas e poderosas soluções e produtos, permitindo a criação de novas áreas de negócios relacionadas com o desenvolvimento das ‘Tecnologias de Trabalho’.

O desenvolvimento dos serviços integrados de voz e dados que permitem que os profissionais móveis tenham acesso às informações mais criteriosas, tais como voz eletrônica, correio eletrônico, agendas de gestão, faxes ou contato direto com as bases de dados das companhias, têm modificado a forma de trabalho das pessoas, a sua vida e a maneira de agirem. As novas ‘auto-estradas’ de comunicação baseadas na Internet e Extranet, permitem o crescimento do comércio eletrônico numa escala global, ultrapassando barreiras, e permitindo a utilização de competências geograficamente dispersas, permitindo uma ‘Gestão do Conhecimento’ global.

Conclusões do Painel 4 – Apoio Tecnológico ao Teletrabalho

No painel 4, abordou-se a temática do enquadramento e apoio tecnológico ao teletrabalho. Distribuído por 5 sessões (novos ambientes de escritório, aplicações futuras, mobilidade, Internet / Intranet / Extranet, segurança / confidencialidade), o Painel teve a contribuição de conferencistas provenientes do 8 países diferentes (Espanha, Suécia, Brasil, Portugal, EUA, Bélgica, Romênia, UK) e relatando experiências que vão desde a experiência de grandes organizações em ambiente de sofisticada tecnologia, passando pelo Parlamento de um país europeu, até a experiência de tecnologias simples, mas eficazes, adequadas a populações carentes em países emergentes, sendo também apresentados casos em todos os domínios, incluindo produção industrial.

Foi discutido, que realmente a verdadeira inovação no teletrabalho, é a sua conceituação resultante da expansão que ocorre na atualidade, fruto do desenvolvimento das telecomunicações e das tecnologias de informação, sendo referidos exemplos vários de trabalho remoto usando tecnologias tradicionais.

Foi claro em todas as apresentações que a utilização bem sucedida de teletrabalho implica a existência de infra-estruturas tecnológicas adequadas bem como boas formas de organização e de gestão tais como “decision making”, gestão do conhecimento, liderança, motivação, modelos de avaliação, controle de qualidade etc. Deve-se acrescentar que as questões legais colocadas pelos legisladores nestes domínios (por exemplo, tráfego transfronteiriço) podem constituir um grande impedimento à sua implantação, já que nem sempre dominam as novas tecnologias, e há que lhes propor por antecipação, as soluções antes que empreendam eles próprios alternativas que possam constituir barreiras ao desenvolvimento de novas formas de um parlamento europeu que potenciou enormemente o seu trabalho legislativo, ao passar a estar disponível o acesso e partilha generalizada da informação.

Entre os casos apresentados com sucesso, salienta-se, por exemplo, o da utilização de tecnologias primárias adotadas para criação de emprego e de rendimento em populações carentes. Noutro caso, pretende-se apoiar a gestão de teletrabalho em termos do processo de negócio, como extensão da gestão dos projetos.

Foram, a certo ponto, consensuais durante os painéis as recomendações seguintes: grande apetência para a mudança

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disponibilização de sistemas e “hardwares” flexíveis bom planejamento formação de pessoas que possam trabalhar sem supervisão disponibilização de sistemas de controle para o novo ambiente de trabalho grande enfoque na segurança e privacidade nas informações

Desenham-se as seguintes tendências de alteração do paradigma do trabalho nas empresas para o século XXI:

As empresas virtuais tornam-se cada vez mais uma realidade: as fronteiras tornam-se fluidas, promove-se a partilha total da informação, constroem-se e mantêm-se as relações, um enfoque crescente nas transações eletrônicas e na interligação dos “stakeholders”.

Outra alteração: nova ênfase no conceito da cadeia de valor lançado nos anos 80 por Michael Porter, ao avançar-se para o conceito da Extranet, juntando vários elementos dessa cadeia, nomeadamente os casos práticos de interligação de fornecedores apresentados; neste caso, por serem críticas as relações, trata-se de mecanismos de partilha e de melhoria de uso da informação entre parceiros. Conclui-se que esta forma de trabalhar traz vantagens competitivas para as empresas que as adotam, tornando-as ágeis, dinâmicas e com capacidade de reação no mercado.

A Intranet é assim um importante agente catalisador da mudança do paradigma em curso isto sem esquecer a Internet como propiciador da realização de negócios virtuais, como são os casos referidos das encomendas da Texas Instruments, o Security First Network Bank que apenas tem balcões virtuais, ou o conhecido caso da Amazon. Enfim, sobretudo a área “business to business” conhecerá previsivelmente um crescimento exponencial durante a próxima década.

Contudo, não se deve esquecer o conceito de extrema simplicidade que está por trás de um “browser”, que através de um interface muito simples e de aprendizagem imediata (basta frequentemente usar apenas 3 teclas), sem custo, permite o acesso de modo unificado a todos os tipos de informação.

Aqui, tornam-se indispensáveis os mecanismos que permitam que o comércio eletrônico se torne seguro, nomeadamente a recente iniciativa onde pontua a VISA de estabelecimento de transações através do protocolo SET, decorrendo neste momento, um projeto piloto em Portugal.

Por último, foram citadas várias configurações (“layouts”) de “Home Office” considerando a disponibilidade e as várias necessidades de cada teletrabalhador, e respectivas adaptações em casa, que se podem tornar onerosas (tomadas, cablagem em casa etc.).

São estas as principais considerações no tocante ao Painel 4, que trata da estrutura tecnológica de apoio ao teletrabalho.

64

APÊNDICE II

Seminário Home Office Telecommuting

Foi realizado em 20/ago/1997, no Clube A Hebraica em São Paulo e co-organizado pela Brasil Entrepreneur, o primeiro evento do gênero no Brasil, denominado “Home Office/Telecommuting – Perspectivas e Oportunidades de Negócios e de Trabalho para o Terceiro Milênio”.

Neste evento, foram abordados, por especialistas renomados, os seguintes temas: As novas alternativas de trabalho e geração de emprego e renda (Dr. Roberto

Carvalho Cardoso) Space Planning – Um novo conceito em otimização de escritórios (Dra. Elisabetta

Romano) Telecommuting – A revolução nas empresas e nas pessoas (Dr. Alvaro Mello)

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A experiência brasileira em Telecommuting: Case Inepar (Dr. Rodinei Caetano) Os Escritórios Virtuais como fator alavancador de negócios (Dr. Fabio Setton e Dr.

Ernisio Dias) A experiência de sucesso do empreendedor Homebased Business (Dr. Renato

Ticoulat) As questões legais e tributárias Utilização eficiente da Internet / Intranet (Dr. José Valter Jr. e Dr. Milton Izidro)

Participaram do evento em torno de 250 pessoas que o avaliaram da seguinte forma: 28% - ótimo 69% - bom 3% - regular

Com respeito às opiniões sobre o evento, os participantes acharam que foi bem organizado, os expositores trataram de temas de interesses de suas empresas, a recepção foi atenciosa e flexível, houve pontualidade, consideraram que o teletrabalho não é uma tendência, mas, pelo contrário, uma realidade para as pessoas e para as empresas, e que os temas foram bem selecionados.

De uma maneira geral, verificou-se que os participantes foram atraídos pelo evento, em virtude das seguintes razões: atualidade e visão do futuro do tema; estar desenvolvendo projeto Home Office; conhecer mais sobre o conceito do Home Office/Telecommuting; solução para obter melhor produtividade e redução de custos; interesse profissional; entender os benefícios e os problemas enfrentados; por tratar-se de uma nova tendência e trabalhar em uma empresa que fornece soluções para Home Office na Europa e está em processo de introdução no Brasil.

O evento contou com profissionais provenientes das seguintes áreas: Telecomunicações, Arquitetura, Bancos, Gráficas, Empresas de Engenharia, Consultorias de Marketing, Organizações Profissionais de Eventos, Fornecedores de Móveis para Escritórios e Informática, Imobiliárias, Escritórios Virtuais, Consultorias em RH, Gerentes de RH, Assessorias Contábeis, Varejos e Atacados de Informática etc.APÊNDICE III

Principais Associações que congregam os profissionais em teletrabalho no Brasil, Estados Unidos e Europa

ITAC – The International Telework Association & Council (USA) – TAC4DC@aol.com SOBRATT – Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades (Brasil) –

amello@tdec.com.br Telecommuting Association of Minnesota (USA) – janderson@wavetech.net American Telecommuting Association (USA) – YourATA@aol.com Canadian Telework Association (USA) – bobf@ivc.ca Home Office Association of America (USA) – hoaa@aol.com / hoaa_fm@msn.com Telecommuting & Safety Institute (USA) – www.orednet.org ECTF – European Community Telework / Telematics Forum (Europa) –

protocol@ectf.org.uk Austrian Telework Association (Áustria) – Info@ata.at Belgian Teleworking Association (Bélgica) – bta@compuserve.com

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AFTT (França) – infos@aftt.net Verband Telearbeit Deutschland – VTD (Alemanha) – Si-Reis@t-online.de Telework Ireland – TWI (Irlanda) – riona@telework.ie Associazione Lavoro & Tecnologia (Itália) – lavtec@italymail.com Societa’ Italiana Telelavoro – SIT (Itália) – Sit@isinet.it Nederlands Telework Forum (Holanda) – www.ntforum.nl Associação Portuguesa de Teletrabalho (Portugal) – telework@automail.pt Associação Portuguesa para o Desenvolvimento do Teletrabalho (Portugal) –

100135.266@compuserve.com Associación Española de Teletrabajo (Espanha) – mickx@ciberteca.es Telecottage Association Sweden (Suécia) – telestugan@telestugan.se TCA – Telework, Telecottage and Telecentre Association (UK) – www.tca.org.uk

APÊNDICE IV

Empresas que adotam o teletrabalho.

A seguir relacionamos as principais empresas que, no Brasil e nos Estados Unidos *, praticam o teletrabalho ou equipes remotas, formalizado ou não:

Brasil

W/Brasil (SP) ACSB (SP) AT & T (SP) Dupont (SP) Fundação Inepar (PR) Price Waterhouse(SP) Laboratório Buckmann (RJ) Kodak (SP)

Proudfoot Brasil (SP) Trevisan Consultores (SP) Andersen Consulting (S.P) Philip Crosby (SP) Icone Propaganda (RJ) Sun Microsystem (SP) Gartner Group (SP) Banerj (RJ)

* Empresas americanas que operam no Brasil

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IPUR (RJ) Dinsmore Associates (RJ) EMC (SP) Microsoft (SP) Commscope (SP) Semp Toshiba (SP) Greenpeace (RJ) Cisco System (SP) Bianchessi & Cia. Auditores (SP) ALMAP/BBDO(SP)

Anixter(SP) IBM (SP) Natura (SP) Richardson Electronics (SP) Cebela (RJ) Shell (RJ) SSA (SP) Movicarga (SP) Grupo (RJ)

Estados Unidos

3Com Corporation 3M ADP American Express Travel Related

Services Company, Inc. Ameritech Corporation Amway Corporation Andersen Consulting Apple Computer, Inc. Arthur Andersen & Company Arthur D. Little AT&T Avis Rent a car Bell Atlantic Bell Communications Bell South Best Western Hotels International Blue Cross Borg-Warner Chemical Company Canon USA Cellular One Citibank Coca Cola Enterprises Compaq Computer Corporation Dell Computer Corporation Delloite & Touche Consulting DHL Airways Digital Equipment Corporation Dun & Bradstreet Dupont Company Eastman Kodak Company

Ernst & Young Federal Express Ford Motor Company GE Capital GTE Herman Miller Hewlett Packard Laboratories Holiday Inn Worldwide IBM Intel Lucent Technologies Mastercard International Merril Lynch Monsanto Agricultural Group Motorola Nortel Pacific Bell Peat, Marwick, Mitchell & Company Penney Company, Inc. Pharmacia & Upjohn Price Waterhouse Proctor & Gamble Shell Oil Company Siemens Rolm Sprint Sun Microsystems Symantec Unisys United Press International

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APÊNDICE V

Principais Centros de Negócios / Escritorios Virtuais no Brasil.

A rede ANCN – Associação Nacional dos Centros de Negócios (virtualoffice@conex.com.br), atua no Brasil, utilizando seus 26 escritórios filiados nas seguintes cidades:– Porto Alegre (RS)– Curitiba (PR) – (2 Escritórios filiados)– Londrina (PR)– Cianorte (PR)– São Paulo (SP) – (5 Escritórios filiados)– ABC Paulista (SP)– Alphaville (SP)– Barueri (SP)– Campinas (SP)– Ribeirão Preto (SP)– Sorocaba (SP)– Rio de Janeiro (RJ) – (2 Escritórios filiados)– Belo Horizonte (MG)– Brasília (DF)– Salvador (BA)– Recife (PE)– Fortaleza (CE) Miami (EUA)

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A Franquia Postnet Business & Communication Services (sp1p1@postnet.com.br), opera por meio de suas 12 lojas em:– Alphaville (SP)– São Paulo (SP) – 8 Lojas– Rio de Janeiro (RJ) – 2 Lojas– Brasília (DF)

HQ Business Centers (www.hqnet.com), tem seus 4 escritórios em:– São Paulo (SP) – 3 Escritórios– Rio de Janeiro (RJ)– Brasília (DF)

SEBRAE – CCT – Centro de Comercialização Tecnológica (cct@sebraesp.com.br) – Escritorio Virtual – tem um escritório em São Paulo e fornece listagem de outros Escritórios Virtuais em São Paulo.

Regus – Instant Office Solutions World Wide (www.regus.com), atua em São Paulo e no Rio de Janeiro.

APÊNDICE VI

Informações básicas para Montagem de um “Home Office” em São Paulo (Preços sugeridos pelo fabricante)

Custo na montagem de um escritório* :

Faixa 1 - R$ 5.000,00

Computador PC, completo (Multimidia, Fax Modem) Impressora DeskJet (Jato de tinta) Aluguel - linha telefônica Secretária Eletrônica Mesa em forma de L (fórmica) -(1,20x0,60m outra 0,58x0,68m conexão de 1,50m) Cadeira Girátoria Arquivo de aço 2 gaveteiros em fórmica de 03 gavetas Estante de metal com 04 prateleiras Persiana com lâminas de alumínio 2 spots de plástico pintado Luminária de mesa Pager Aparelho Celular

* Qualquer informação sobre preços consultar a Brasil Entrepreneur-(011)3159-3352/3138-5312 e-mail:amello@tdec.com.br

70

Faixa 2 - R$ 13.000,00

Computador Pentium completo (Multimidia, Fax Modem) Notebook Impressora (Jato de Tinta) Linha Telefônica Aparelho de som - 500 watts Mesa em L -(com pés de metal e tampo de gratino (mesa retangular de 1,60m x

0,75m, mesa quadrada de 0,75m x 0,75m e conexão de 0,75m x 0,75m) Cadeira Giratória Cadeira Fixa Estante modular de metal - arquivo e 03 gavetas (1,10m x 0,49m x 0,50m), armário de

duas portas (1,10m x 0,80m x 0,50m), módulo superior aberto com duas prateleiras (0,35m x 0,80m x 0,50m) e gaveteiro aramado(0,35m x 0,49m x 0,50m)

Gaveteiro volante de metal com 04 gavetas (0,55m x 0,49m x 0,52m) Lustre de dois pratos com lâmpada halógenas de 150 watts Luminária de mesa com lâmpadas halógenas bipino 2 persianas em poliéster (1,40m x 0,75m) Celular Pager Faixa 3 - R$ 33.000,00

Notebook Pentium Linha telefônica, Aparelho Celular + linha Palmtop Pager Multifunção (fax/modem, impressora, copiadora e scanner) Secretária Eletrônica Fragmentora de Papel Ar condicionado eletrônico, quente e frio, com controle remoto e regulagem de

temperatura Microsystem Televisão de 14 polegadas Mesa retangular (1,50m x 0,75m x 0,74m) e prolongamento redondo(0,90m diâmetro)

de madeira Cadeira giratória de encosto médio e braços e estofamento de couro Duas poltronas fixas cromadas com estofamento de couro Conjunto modular (2,45m x 2,07m x 0,48m) quatro módulos com 05 gavetas, duas

portas e doze prateleiras de formica Sofá de dois lugares com estofamento em tecido polipropileno (1,62m x 0,86m x

0,78m) Gaveteiro volante de madeira com 04 gavetas (0,41m x 0,46m x , 0,66m) Iluminação de teto - 2 trilhos de um metro com seis spots de lâmpada dicróica com

adaptadores. 02 Luminárias( chão e de mesa) Duas persianas de madeira (1,40m x 0,75m)

71

APÊNDICE VII

Indicadores favoráveis ao incremento do teletrabalho.*

1. Internet – Informática

a) Informações Gerais 375 mil de 1,5 milhão de computadores pessoais vendidos em 1997 foram para

uso doméstico, o que representa mais da metade do volume de vendas de Tvs de 29 polegadas e demonstra o potencial do negócio.

O perfil de renda do consumidor de um equipamento e do outro é semelhante. Os fabricantes que lançaram PCs a US$ 1 mil entraram no nicho de consumidores com renda que permite a compra de um televisor mais sofisticado.

O preço do PC de mesa registrou, entre novembro e janeiro, queda média de 22%. No trimestre anterior, a redução foi de 15%.

Foi desenvolvida análise identificando que é de uso domiciliar 42% da base instalada de 2,8 milhões de PCs no Brasil.

Em 1998 foram comercializados 2,1 milhões de PCs no Brasil, sendo 993 mil absorvidos pelo mercado doméstico.

Estima-se que estejam em uso, no País, 6,7, milhões de computadores pessoais, sendo 2,8 milhões domésticos. Pelo cálculo, São Paulo teria o índice de 11,7 PCs em cada 100 lares, uma estimativa animadora para os padrões brasileiros de consumo.

O levantamento demonstra que em cada 100 domicílios brasileiros 6,5 têm computador, nos Estados Unidos, por exemplo, o índice está perto de 40.

Pesquisa divulgada em janeiro pelo Ibope, mostra que a Internet tem tudo para ser a grande atração para os usuários de PCs. A rede mundial integra o

* Fontes pesquisadas: Gazeta Mercantil, Revista America Economia, Revista Veja

72

universo de 7% dos 15.115 entrevistados pelo Ibope para a 3ª edição da pesquisa Internet Brasil, projetando cerca de 2,5 milhões de internautas no Brasil. A projeção foi baseada na estimativa de 36.674.128 de habitantes da população residente urbana em nove regiões metropolitanas.

O maior número de consultas à rede continua tendo origem na casa dos usuários (36%), seguido dos acessos do trabalho (28%), da escola / universidade (10%) e dos acessos alternados de casa e do trabalho (10%). Outros locais de acesso representam 16% do total.

Segundo avaliação do Ibope, pelo menos 46% dos internautas chegam à rede de algum domicílio, seja próprio ou da residência de amigos ou parentes. Entre os “heavy users”, que navegam todos os dias, 40% acessam apenas de casa.

b) Economia DigitalUm estudo da Organização para a Cooperação e o Desenvolvimento Econômico, OCDE, alerta governos e empresas do mundo inteiro para o impacto do mundo digital. Até 2005, o comércio eletrônico deve ser da ordem do trilhão de dólares. Os maiores ganhos serão de redução de custos e aumento da produtividade, que poderá crescer mais de 50%.

Mais barato Atendimento ao cliente 10% a 50% Pedidos on-line 50% a 96% Serviços bancários 88% Venda de passagem aérea 87% Venda de software 97% a 99%

c) Internet em São PauloSão Paulo é a cidade com a maior proporção de habitantes por domínio registrados na Internet brasileira. São 2,27 endereços para cada grupo de 1000 moradores da capital. Em segundo lugar está Porto Alegre, com 1,9, e em terceiro vem Curitiba, com 1,6 domínio para cada 1000 habitantes.

d) Evolução do número de internautas na América Latina

País Usuários-2ª Trim. 98 Usuários-2º Trim. 99 Variação %Argentina 213.156 503.581 136Brasil 2.000.000 3.423.000 71Colômbia 260.000 576.030 122Chile 120.000 201.600 68México 402.916 795.356 97Venezuela 170.000 357.000 110Outros 834.000 1.532.475 84Total 4.000.072 7.389.042 85

e) Provedores InternetA América Latina possui 215 provedores de acesso à rede. Só o Brasil tem 48 e o México, segundo colocado, 45. De acordo com a Inter-American Biodiversity Information Network, os brasileiros pagam pelo acesso 26,96 dólares mensais; os argentinos, 41,90 dólares.

2. Telecomunicações

73

A Telnet, operadora da banda B no Rio Grande do Sul e proprietária da marca Claro Digital, investirá US$ 176,5 milhões este ano, para aumentar em 50% o número de linhas telefônicas celulares, que hoje é de 600mil.

A Tele Centro Oeste Celular, controlada pela Splice, está investindo US$ 88 milhões para aumentar para 762 mil o número de assinantes. Hoje, são 540 mil. A área de concessão inclui Goiás, Tocantins, Mato Grosso, Mato Grosso do Sul, Acre, Rondônia e Distrito Federal.

A canadense Newbridge Networks, que desenvolve redes de comunicação de voz, dados e imagem, está investindo US$ 10 milhões para instalar um centro de treinamento e um laboratório para seus produtos no Rio de Janeiro. Outros US$ 10 milhões serão investidos na expansão dos negócios no Brasil, que inclui a expansão do quadro de pessoal, ampliação do escritório de São Paulo e desenvolvimento de novas parcerias.

A MCI WorldCom, controladora da Embratel, adquiriu o controle da brasileira Proceda Systemhouse, que atua no mercado corporativo com serviços de longa distância e comunicação de dados. A MCI, que já possuía 32,3% do capital da Proceda, comprou os 66,7% que pertenciam à Partech. O valor da compra não foi divulgado.

Investimento em Telecomunicações (Brasil)1999 – US$ 10 bilhões

– Telefone Fixo1999 – 26 milhões de linhas instaladas2002 – 55 milhões de linhas instaladas (projeção)– Telefone Celular1999 – 10 milhões de linhas

74

APÊNDICE VIII

A Evolução no Escritório*

1870

Telefone Máquina de Escrever Papel carbono

1880

Mimeógrafo Caixa registradora Máquina de somar

1890

Máquina de estenografia

1900

Fita de duas cores para máquina de escrever

1930

Máquinas de escrever elétricas (primeiras versões)

1950

Transistores Xerox

1960

Computadores com microchips

1970* Fonte: International Association of Administrative Professionals (Gazeta Mercantil 04/05/99)

75

Microcomputadores Transmissão de fac-símile Calculadoras eletrônicas

1980

Sistemas integrados Softwares para computadores

1990

PCs E-mail Internet

2000

Aperfeiçoamento da tecnologia de reconhecimento de voz Assistentes virtuais

APÊNDICE IX

76

Perfil do funcionário que trabalha em casa.

Pesquisa realizada pela AT&T nos Estados Unidos, detectou o seguinte comportamento do funcionário que trabalha em casa:*

60% são “babyboomers” com idade entre 33 e 51 anos 73% estão mais satisfeitos com a sua vida pessoal e familiar 79% usam telefone celular 84% têm uma melhor relação com seus filhos 32% têm pelo menos um filho 24% têm seu trabalho reconhecido ou foi promovido em virtude de trabalhar em

casa 51% têm nível de graduação ou pós-graduação 80% usam “beepers” 74% são casados formal ou informalmente 83% dizem que o teletrabalho lhes dão um melhor equilíbrio entre trabalho e vida

pessoal

APÊNDICE X

Algumas Leituras Recomendadas sobre o Teletrabalho

* Fonte: 1997 AT&T Survey Telework Atitudes and Work Styles

77

Adams, Michael: “Remote Control”Sales & Marketing Management 147 - (March 1995) Alvi, Shahid, & Dave McIntyre. “The Open-Collar Worker” Canadian Business Review, 20

(Spring 1993) Baig, Edward C “Welcome to the officeless office: Telecommuting may finally be out of the

experimental stage”. Business Week (june 26, 1995) Barber, Jane “Fears slow down teleworking” Computing (april 27, 1995) Barthel, Matt. “Telecommuting finding a home at banks” American Banker (February 1,

1995) Bauna, Joanna: “O Escritório em Casa” – Summus Editorial (1998)*

Bond, Patti: “As Olympics near, more firms interested” The Atlanta Constitution (july 17, 1995)

Brandão, Miguel: “O Escritório em Casa” – APDT (1998)* “British Business Moves Home”. Leadership & Organization Development Journal 15 (July

1994) Carmines, E. G. and Zeller, R. A., “Reliability and Validity Assessment”, Sage University

Press, Newberry Park, CA, 1979. Caudron, Shari. “Working At Home Pays Off”. Personnel Journal 71 (Nov 1992) Chae, Lee. “Let the Games Begin”. Interoperability (Supplement to Network VAR) (Oct

1995) Challenger, James E. “Telecommuters Risk Becoming Invisible Workers”. Management

World 20 (Winter 1992) Chaudron, David. “The ‘Far-Out’ Success of Teleworking”. Supervisory Management 40

(Jan 1995) Connely, Julie. “Let’s hear it for the office”. Fortune, (March 6 1995) Davis, Eileen. “Have Modem, Won’t Travel”. Management Review 84 (April 1995) Derfler, Frank & David Greenfield. “Horrors from Home?” PC Magazine (April 11, 1995) Duffy, Caroline A. “Case studies to consider”. PC Week (June 5, 1995) Dunkin, Amy & Edward Baig. “Taking care of business - without leaving the house”.

Business Week (April 17, 1995) Fiolhais, Rui: “Sobre as Implicações Jurídico Laborais do Teletrabalho (1998)* Foegen, J. H. “Telexploitation”. Labor Law Journal 44 (May 1993) Gordon, Gil - Telecommuting Review. Gil Gordon Associates, June 1991 __________ Telecommuting - How to make it work for you and your Company - Prentice

Hall (1986) Gray, Paul. “the Virtual Workplace”. OR/MS Today (August 1995) Greengard, Samuel. “All the Comforts of Home”. Personnel Journal 74 (July 1995) Greenwald, Judy. “Profiting from Telecommuting”. Business Insurance (July 31, 1995) Haddon, Leslie & Alan Lewis. “The Experience of Teleworking: An Annotated Review”. The

International Journal of Human Resource Management 5 (Feb 1994) Kugelmass, Joel. “Telecommuting”, Lexington Books (1995) Mello, Alvaro: “A Volta para Casa – Desmistificando o Telecommuting” – Brasil

Entrepreneur (1997)* Nilles, Jack. “Making Telecommuting Happen”. International Thomson Publishing Inc.

(1994) Trope, Alberto. “Organização Virtual” – Qualitymark (1998)*

* Livros de autores brasileiros e portugueses ou de autores estrangeiros traduzidos para o português.

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Pesquisa - Processo do Teletrabalho no Brasil

A SOBRATT – Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades está realizando a Pesquisa “O Processo do Teletrabalho no Brasil”. Por esta razão você encontrará abaixo um formulário para preencher e nos enviar. Por favor participe deste levantamento, pois suas respostas são extremamente importantes para o sucesso do teletrabalho no nosso país, e serão tratadas confidencialmente.

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Muito obrigado pela sua colaboração.

Atenciosamente,

Alvaro Mello

P.S.: Por favor passe um fax do seu formulário para o número (011)3159-3352 ou envie pelo correio para o seguinte endereço:Rua Pará, 76 – cj.12Cep:01243-020 – São Paulo - SPe-mail: amello@tdec.com.br

NomeEndereçoCep - Cidad

eUF e-mailFax Tel:Data de Nasc:Profissão/Cargo:Ramo de Atividade:

Pesquisa - Processo do Teletrabalho no Brasil

1. Quais as atividades de sua empresa você considera que pode ser realizada em casa?

2. Nas atividades que você deseja que sejam feitas em casa, quais seriam os problemas mais práticos que você acredita de fato encontrar?

3. Você acredita que os processos de teletrabalho de algumas áreas da empresa poderão ser de forma planejada, com apoio de consultoria especializada? Sim ( ) Não ( )

4. Na sua opinião, quais, os principais fatores que podem dificultar o teletrabalho nas empresas? (Assinale no máximo 3 alternativas prioritárias)Falta de funcionário tecnicamente habilitado ( )Risco de não conseguir manter padrão de qualidade desejado ( )Falta de funcionário com preparo para ser um Teletrabalhador ( )Dificuldade de estabelecer negociação vantajosa para os dois lados (empresa/func)

( )

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Risco de passar tecnologia e ganhar ou favorecer o concorrente ( )Risco de estabelecer excessiva dependência ao funcionário ( )Risco de perder o controle, sobre os resultados e a confidencialidade ( )Alta necessidade de investir em capacitação/treinamento do funcionário ( )Cultura da Empresa ( )Outros____________________________________________________________________________________________________________________

( )

5 Qual sua opinião sobre a implantação do processo de teletrabalho no Brasil e na sua empresa?

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