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TEMA 2: FORMULARIOS

2.1. Crear y visualizar formularios

Los formularios son una herramienta muy práctica para llevar a cabooperaciones de edición de datos de una forma más clara y eficiente. UnFormulario se puede definir como un diseño que el usuario crea para introducir,cambiar y ver los registros de una base de datos. En un formulario, el usuariopodrá utilizar diversos elementos para su diseño como pueden ser tipos de letrapara poner títulos, gráficos que representen logotipos, líneas y colores, de modoque sea el propio usuario el que construya el formulario a su medida. Tambiénel formulario permite de un modo eficaz la introducción de datos, aportando unaspecto visual más atractivo que el de las tablas. La información que se muestraen un formulario suele proceder de un origen de registro que puede ser unatabla o una consulta. Hay que tener en cuenta que parte de la información delformulario se almacena en el diseño mismo.

El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea por medio deobjetos gráficos denominados controles. El tipo de control más comúnmenteutilizado para mostrar y escribir datos es un cuadro de texto, como veremosmás adelante.

Mediante el Asistente, Microsoft Access crea automáticamente el formulario apartir de las opciones que vayamos definiendo en cada paso. Una vez creado elformulario, podemos modificarlo y personalizarlo.

Las diferentes tareas de edición o diseño de un formulario las realizamos desdelas diferentes Vistas que nos ofrece el formulario: Diseño, Formulario y Hojade datos.

2.1Ofimática Avanzada.Access XP. Formularios

Ofimática Avanzada.Access XP. Formularios2.2

Vista Diseño

Vista Hoja de datos

Vista Hoja de datos

Crear un formulario con el asistente

El método más cómodo para iniciar la creación de un formulario es utilizar elAsistente para formularios. El asistente nos plantea preguntas acerca de losorígenes de los registros, los campos a utilizar y el diseño que deseamos. Apartir de nuestras respuestas crea automáticamente el formulario.

El Asistente que posee Access permite crear formularios de varios tipos. Laelección del tipo de formulario dependerá del resultado que queramos obtener.Veamos algunos tipos de formularios que podemos crear:

Formulario en columnas: Muestra los valores de los registros en una solacolumna, incluyendo cada campo en una línea distinta. Los registros sonpresentados individualmente con lo cual es muy útil para introducir ovisualizar registros de tablas que estén formadas por un número decampos elevado.

Formulario en tabla: Muestra los valores de los registros utilizando elformato de filas y columnas, apareciendo en cada fila un registro distintoy en cada columna los distintos campos de cada registro.

Formulario en hoja de datos: Este formulario presenta el mismo diseñoque se visualiza al abrir una tabla en vista Hoja de datos.

Formulario en Tabla dinámica: Este tipo de formulario presenta los datosde los campos organizados y resumidos en áreas de filtro, detalles,columnas y filas.

Los Autoformularios en columnas, tablas, hojas de datos, Tabla Dinámica yGráficos dinámicos crean un formulario automáticamente indicando sólo la tablaque deseamos emplear de la base de datos.

1. Para acceder al cuadro de diálogo Asistente para formularios desde elpanel de Formularios hacemos doble clic sobre el elemento Crear unformulario utilizando el asistente.

2. En el cuadro de lista Tablas/Consultas, seleccionamos la tabla o consultasobre la que basaremos el formulario. En el área Campos disponibles semuestran campos de la tabla o consulta seleccionada.



3. Para pasar al área Campos seleccionados los campos a utilizar en elformulario, los seleccionamos y, a continuación, hacemos clic en el botón> . Para pasar todos los campos, hacemos clic en el botón >>.

4. Si queremos quitar uno o todos los campos del área Campos seleccionadosutilizamos lo botones < y <<. Para continuar con el asistente, pulsamosel botón Siguiente.

5. Para elegir un modelo de distribución, hacemos clic en el botón de opcióndel modelo deseado. A la izquierda de la lista podemos ver una muestraprevia del modelo elegido. Para continuar con el asistente, pulsamos en elbotón Siguiente.

6. Para seleccionar el estilo del formulario, seleccionamos uno de los nombresde la lista de estilos. A la izquierda de la lista de estilo podemos ver unamuestra previa del estilo seleccionado. Para continuar con el asistente,pulsamos el botón Siguiente.

7. Para finalizar, en el cuadro de texto ¿Qué título desea aplicar al formulario?escribimos el título más adecuado. Al pulsar el botón Finalizar, Access creaautomáticamente el formulario mostrando todos los camposseleccionados.

Si el formulario creado con el asistente es para introducir datos en la tablaorigen del formulario, debemos incluir todos los campos ya que los que noincluyamos no podremos editarlos. Si, por ejemplo, no incluimos el campoTeléfono, no podremos ni verlo ni escribirlo en ningún registro.



Vistas de un formulario

Para alternar entre las tres vistas en las que podemos acceder a un formulario(Diseño, Formulario y Hoja de datos), hacemos clic en el botón de lista de vistasy seleccionamos una de ellas. La vista Hoja de datos de un formulario es similara la vista Hoja de datos de las tablas. Analizaremos a continuación las otrasdos vistas.

Vista Formulario

Barra de menús y Barra de herramientas: Menús y Barra de herramientasVista Formulario con los botones para Ordenar, Filtrar, Buscar, Añadir yEliminar registros similares a los de la Vista Hoja de datos de la tabla.

Formulario: Campos de la tabla distribuidos por la pantalla para facilitarla visualización de los datos. Nos muestran el contenido de los registrosde las tablas, los datos que modifiquemos o los nuevos registros queañadamos, se almacenan en los campos de la tabla origen de los datos.

Botones de desplazamiento: Botones que nos permiten visualizar enpantalla los datos del registro al que nos desplacemos; primer, anterior,Nº de registro, siguiente, último, nuevo.

Vista Diseño

Barra de menús y Barra de herramientas Diseño de Formularios yFormato: Menús y barras de herramientas de la vista Diseño con todos losaccesos a las herramientas para diseñar los formularios y para dar formatoa todos los objetos que se incorporen a él.

Reglas: Para organizar los controles de un formulario nos ayudamos delas guías que nos proporciona la Regla y las cuadrículas. Para mostrar yocultar estos elementos de ayuda, hacemos clic en el comando Regla oCuadrícula del menú Ver.

Sección Encabezado del formulario: Muestra, por ejemplo, el título delformulario o el logotipo de la empresa. El encabezado aparece completoen la Vista Formulario, de modo que todos los controles de la sección seven siempre en pantalla. No debemos dejar espacio innecesario ente lasección Encabezado de Formulario y Detalle.

Sección Detalle: En esta sección debemos situar los controlesdependientes de los campos del origen del registro. La sección Detalleaparece en la Vista Formulario en el espacio de pantalla que no ocupan lasección de tamaño fijo del encabezado y pie del formulario. Si hay máscontroles de los que se pueden mostrar en pantalla, aparecerán las barrasde desplazamiento para poder visualizarlos todos.

Sección Pie de formulario: En esta sección podemos colocar lasinstrucciones de uso del formulario, a los botones de comando de gestiónde registros o formularios, por ejemplo, imprimir un registro o abrir otroformulario. Un pie de formulario aparece en la Vista Formulario con su altocompleto, de modo que los controles de la sección se ven siempre enpantalla. No debemos dejar espacio innecesario entre los controles de estasección y el borde final.

Lista de campos: La lista de campos nos permite incorporar controles quedependen de los campos de la tabla o consulta origen del formulario. Paramostrarla y ocultarla hacemos clic en el botón Lista de campos de la barrade herramientas Diseño de formularios. Hacemos clic sobre la barra detítulo de la Lista de campos y arrastramos hasta una posición que nospermita trabajar con comodidad.



Cuadro de herramientas: Permite incorporar controles en las secciones deun formulario. Para mostrarlo y ocultarlo, hacemos clic en el botón de labarra de herramientas Diseño de formulario. Si su posición nos incomodaal trabajar, hacemos clic sobre la barra de título del Cuadro deherramientas y arrastramos hasta una posición que nos permita trabajarcon comodidad.

Editar datos en un formulario

Desde los formularios podemos realizar las mismas tareas de edición de datosy de gestión de registros que las estudiadas en la vista Hoja de datos de unatabla.

Si el primer campo es Autonumérico, pulsamos la tecla TAB para pasar al camposiguiente ya que Access asignará automáticamente un número a este campo.Escribimos los datos de cada campo teniendo en cuenta las consideracionesindicadas en temas anteriores.

Para modificar o insertar datos, hacemos clic en el punto adecuado delcampo y pulsamos la tecla SUPR para eliminar caracteres a la derecha ola tecla Retroceso para eliminar caracteres a la izquierda. Para insertardatos donde esté el punto de inserción, escribimos.

Para reemplazar toda la información de un campo, hacemos clic en laetiqueta del nombre del campo y, al mostrarse el contenido seleccionadoescribimos los nuevos datos que sustituirán automáticamente a losanteriores.

Cuando el ancho de un campo no nos permite ver ni editar con comodidad,pulsamos la combinación de teclas MAYÚS+F2 para acceder al cuadro dediálogo Zoom. Tras modificar cómodamente los datos, hacemos clic en elbotón Aceptar y en el campo se visualizan los campos introducidos.

A partir del registro activo, podemos desplazarnos entre los diferentesregistros de un formulario utilizando los botones de desplazamiento ydesplazarnos entre los campos con las teclas o combinación de teclas.



Para añadir un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevoregistro de la barra de herramientas Vista Formulario. El cursor se sitúasobre el primer campo del nuevo registro. Para eliminar el registro actual,hacemos clic en el botón Eliminar.

Gestionar los formularios

Desde el panel de objetos Formularios podemos realizar diferentes accionesque nos facilitan su gestión: Guardar, Abrir, Eliminar y Cambiar el nombre deun formulario.

Una vez finalizado el diseño de nuestro formulario hacemos clic en el botónGuardar . Si es la primera vez que guardamos este formularioaparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. Escribimos el nombre delformulario y hacemos clic sobre el botón Aceptar.

Para abrir un formulario en la vista Formulario, lo seleccionamos yhacemos clic en el botón Abrir de la barra de herramientas de laventana Base de datos o hacemos doble clic sobre su nombre.

Para eliminar el formulario seleccionado, hacemos clic en el botónEliminar de la barra de herramientas de la ventana Base de datos ypulsamos sobre el botón Sí del cuadro de advertencia que nos solicitaconfirmar la orden de eliminación.

Para cambiar el nombre de un formulario, seleccionamos el comandoCambiar nombre de su menú contextual y escribimos el nuevo nombrepara el formulario. A continuación, pulsamos la tecla INTRO.

Para imprimir el formulario seleccionado, hacemos clic sobre el comandoImprimir del menú Archivo. En el cuadro de diálogo Imprimir establecemoslas opciones de configuración que se ajustan a nuestras necesidades y, acontinuación, hacemos clic en el botón Aceptar.

2.2. Trabajar en la vista Diseño

Para crear un formulario desde cero o para modificar los elementos de unoexistente tenemos que trabajar en la Vista Diseño. En esta vista, el formulariose organiza en secciones y disponemos de las herramientas de trabajonecesarias para organizar y modificar los controles. Para dar mayor atractivo anuestros formularios, podremos utilizar herramientas Etiqueta, Línea,Rectángulo e Imagen.

Abrir un formulario en la vista Diseño

Para modificar los elementos de un formulario tenemos que trabajar en la vistaDiseño.

1. En la ventana Base de datos, hacemos clic en el objeto Formularios y, acontinuación, en el formulario elegido.

2. Después, hacemos clic en el botón Diseño de la ventana Base dedatos.

Secciones de la vista diseño

Un formulario, en la vista Diseño, tiene tres secciones: Encabezado delformulario, Detalle y Pie del formulario.



Sección Encabezado del formulario: En el menú Ver, elegimos el comandoEncabezado o pie de formulario o Encabezado o pie de página. Siseleccionamos esta última opción aparecen dos secciones de cabecera ypie de página. La forma más sencilla de introducir el texto de cabecera opie es utilizando las etiquetas individuales (en el siguiente apartadoveremos el cuadro de herramientas y los botones para introduciretiquetas), es decir, una etiqueta que no pertenece ni está vinculada aningún control. En la sección de cabecera o pie de formulario hacemos clicen el lugar donde deseamos colocar la etiqueta e introducimos acontinuación el texto de la etiqueta. Si deseamos presentar el texto deuna etiqueta en más de una línea en un formulario, podemos ajustar eltamaño de la etiqueta en más de una línea; o bien, para realizar un saltode línea pulsamos la combinación de teclas CTRL +INTRO.

Los encabezados y los pies de formulario aparecen en la parte superior einferior de un formulario en la vista Formulario y al principio y al final deun formulario impreso. Los encabezados y los pies de página aparecen enla parte superior e inferior de cada página impresa; no aparecen en laVista Formulario. Por lo general, en esta sección se incluye el título delformulario, el logotipo de la empresa o el nombre de la empresa. Elencabezado de formulario aparece en la vista Formulario con su altocompleto, de modo que los controles de la sección se ven siempre enpantalla. No debemos dejar espacio innecesario entre la secciónEncabezado de formulario y Detalle.

Sección Detalle: Muestra los registros del origen de registros delformulario. Esta sección suele contener los controles dependientes de loscampos de la tabla o consulta origen del formulario. La sección Detalleaparece en la Vista Formulario en el espacio de pantalla que no ocupanlas secciones de tamaño fijo de encabezado y pie. Si hay muchos controlestendremos que utilizar las barras de desplazamiento para visualizarlostodos.

Pie de formulario: Muestra, por ejemplo, las instrucciones de uso delformulario o los botones de comando de imprimir, salir, abrir formulariosrelacionados, etc. Un pie de formulario aparece en la Vista Formulario consu alto completo, de modo que los controles de la sección se ven siempreen pantalla. Un pie de formulario aparece en la parte inferior del formularioen la Vista Formulario y al final de una copia impresa.

Cuadro de herramientas y Lista de campos

El Cuadro de herramientas nos permite incorporar diferentes controles en unformulario, y la Lista de campos nos permite incorporar los campos de la tablao consulta origen del formulario.

1. Para mostrar y ocultar el Cuadro de herramientas, hacemos clic en el botónde la barra de herramientas Diseño de formulario.

2. Para mostrar u ocultar la Lista de campos, hacemos clic en el botón dela barra de herramientas Diseño de formulario.

3. Hacemos clic sobre la barra de título del Cuadro de herramientas o de laLista de campos y la arrastramos hasta una posición que nos permitatrabajar con comodidad.

4. Para organizar los controles de un formulario nos ayudamos de las guíasque nos proporciona la Regla y la Cuadrícula. Para mostrar y ocultar estoselementos de ayuda:

Hacer clic en el comando Regla del menú Ver. Hacer clic en el comando Cuadrícula del menú Ver.

Controles de Diseño

Los controles contienen toda la información de un formulario o informe. Loscontroles son objetos de un formulario, informe o página de acceso a datos quemuestran información, realizan acciones o se emplean para embellecer ydecorar. Microsoft Access posee los siguientes controles: Cuadro de texto,etiqueta, grupo de opciones, botón de opción, casilla de verificación, cuadro delista, botón de comando, imagen, línea, rectángulo y controles ActiveXpersonalizados. Además, los formularios y los informes disponen de controlesadicionales: botón de alternar, cuadro combinado, marco de objetodependiente, marco de objeto independiente, subformulario/subinforme y saltode página. Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados



Un control dependiente está unido a un campo de una tabla o consulta.Los controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizarvalores de los campos de la base de datos.

Un control independiente no tiene un origen de datos. Podemos emplearlos controles independientes para mostrar información, líneas, rectángulose imágenes.

Un control calculado utiliza los datos de una tabla o consulta paraestablecer una expresión.

Con las herramientas Etiqueta, Línea, Rectángulo e Imagen podemos insertarcontroles independientes en los formularios para hacerlos más atractivos.

1. Para insertar una línea, hacemos clic en el botón Línea y, después,situamos el puntero del ratón en la posición donde queremos iniciar eltrazado de la línea.

2. Hacemos clic y arrastramos el cursor para dibujar la línea del tamaño quedeseamos. Para finalizar soltamos el botón del ratón.

3. Para insertar una imagen, hacemos clic en el botón Imagen y, acontinuación, trazamos en el área del formulario la superficie que ocuparála imagen.

4. Desde el cuadro de diálogo Insertar imagen, localizamos el archivo yhacemos doble clic sobre él o lo seleccionamos y pulsamos el botónInsertar.

5. Para dibujar un rectángulo, hacemos clic en el botón Rectángulo y,seguidamente, situamos el puntero del ratón en el ángulo superiorizquierdo del área ocupará y arrastramos hasta dibujar toda su superficie.Para finalizar, soltamos el botón del ratón.

6. Para agregar en el formulario etiquetas de texto, hacemos clic en el botónEtiqueta y, seguidamente, situamos el puntero del ratón en la posición enla que deseamos situarla.

7. A continuación, arrastramos hasta trazar el área que deseamos que ocupela etiqueta, hacemos clic y escribimos el texto deseado. Al terminarpulsamos la tecla INTRO.

Cada uno de los controles ocupa una capa por lo que un control puedesuperponerse y ocultar total o parcialmente a otro. Para mover un control haciauna capa más cercana al fondo o al frente, deberemos seguir los siguientespasos:

1. Seleccionar el control al que queremos modificar el orden de capa.

2. Hacer clic en el menú Formato y, a continuación, en el comando Traer alfrente o Enviar al fondo.

Si mantenemos presionada la tecla MAY al trazar una línea o un rectángulo,trazaremos líneas rectas y cuadrados perfectos.

2.3. Personalizar los controles de los formularios

Para modificar la distribución de los controles de un formulario tenemos queaprender a manipularlos: seleccionar, mover, cambiar el tamaño, eliminar einsertar un nuevo control. También podemos aplicar a los controles diversosformatos de fuente, color de líneas y color de fondo. Para facilitar la distribuciónde los controles podemos alinearlos, ajustar su tamaño y agruparlos paratratarlos como un único objeto.



Manipular controles

Los objetos que se muestran en un formulario reciben el nombre de controles.En este apartado vamos a aprender a distribuir y manipular los diferentes tiposde controles en la vista Diseño.

1. Para seleccionar un control, hacemos clic en él. Se muestra un controladorde movimiento en la esquina superior izquierda y varios controladores detamaño los vértices de los laterales.

2. Para seleccionar más de un control, tras seleccionar el primero,mantenemos pulsada la tecla MAY mientras hacemos clic en los otroscontroles.

3. Para mover un control seleccionado junto a su etiqueta, cuando el cursortoma la forma , lo arrastramos hasta la nueva posición.

4. Para mover sólo el control o sólo su etiqueta, situamos el puntero en elcontrol de movimiento hasta que toma la forma , entonces losarrastramos hasta su nueva posición.

5. Para ampliar o reducir el tamaño adecuado situamos el puntero en loscontroladores de tamaño. El puntero adquiere la forma de doble flechahorizontal o doble flecha vertical arrastramos hasta alcanzar elnuevo tamaño.

6. Para eliminar un control seleccionado, pulsamos la tecla SUPR o hacemosclic en el comando Eliminar del menú Edición. Si queremos recuperar elúltimo control eliminado, pulsamos el botón Deshacer.

7. Para agregar un control dependiente a un formulario, hacemos clic sobreel campo en la Lista de campos, y lo arrastramos hasta la posicióndeseada. A continuación adecuamos su tamaño y su posición respecto alos otros controles.

8. Para seleccionar todos los controles que se encuentran en un área delformulario, hacemos clic en uno de los extremos del área y arrastramoshasta el extremo opuesto. Todos los objetos que quedan total oparcialmente dentro del área trazado son seleccionados.

Formato de controles: Fuente

Para resaltar el texto de las etiquetas y de los controles de un formulariopodemos utilizar los botones de la barra de herramientas Formato (Formularioo Informe).

1. En primer lugar seleccionamos el control o grupo de controles cuyoformato de texto queremos cambiar. Para cambiar la fuente a utilizar,hacemos clic en el botón de lista de cuadro Fuente y, a continuación, enla fuente a utilizar.

2. Para cambiar el tamaño de fuente, hacemos clic en el botón de lista delcuadro Tamaño y, seguidamente, en el tamaño que deseamos aplicar.

3. Para aplicar un color al texto, hacemos clic en el botón de lista Color y,después, sobre el color a aplicar de la paleta de colores.



4. Para aplicar el estilo Negrita, o Cursiva o Subrayado, hacemos clic en losbotones correspondientes.

5. Para alinear el texto dentro de la etiqueta o control hacemos clic en unode los botones de alineación. El texto adopta automáticamente el formatoque hemos aplicado.

Formato de controles: Líneas y fondo

Podemos modificar el formato de las líneas y el fondo de un control desde labarra de herramientas Formato (Formulario o Informe).

Color de fondo: Al hacer clic sobre uno de los coloresmodificamos el color de fondo de la etiqueta o controlseleccionado.

Color de borde: Al hacer clic sobre uno de los coloresmodificamos el color de las líneas que conforman losbordes de la etiqueta o control seleccionado.

Líneas de los bordes: Al hacer clic sobre cada una de los botonesde líneas seleccionas el tipo y el grosor de las líneas de los bordesde la etiqueta o control seleccionado.

Efectos de relieve: Podemos seleccionar cualquiera de los efectosespeciales para las etiquetas o controles: Con relieve, Bajo relieve,Grabado, Sombreado y Cincelado.

Organizar Controles

A un conjunto de controles de un formulario podremos alinearlos y agruparlospara trabajar con ellos como si fueran un único control.

1. Para alinear un conjunto de controles seleccionados en un formulario,hacemos clic o situamos el puntero en el submenú Alinear del menúFormato.

2. Del conjunto de opciones del submenú Alinear, hacemos clic en aquel quemejor se ajuste a nuestras necesidades.

3. Para poder desplazar y modificar el tamaño de un grupo de controles comosi fueran una unidad, los seleccionamos y, a continuación, hacemos clicen el comando Agrupar del menú Formato.

4. Para igualar, aumentar o disminuir el espacio vertical y horizontal quesepara un conjunto de etiquetas o controles seleccionados, hacemos clicen el comando Aumentar, Disminuir o Reducir de los submenús EspacioVertical o Espacio Horizontal.

5. Para ajustar el tamaño de una etiqueta a su contenido o al tamaño de unade las seleccionadas, hacemos clic en el submenú Tamaño del menúFormato y, a continuación, en el comando deseado.



6. Para desagrupar controles agrupados y tratarlos de nuevoindividualmente, seleccionamos el grupo y, a continuación, hacemos clicen el comando Desagrupar del menú Formato.

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