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TEMA 3: LA GESTIÓN DEL
TIEMPO.
Bibliografía:
•Covey Stephen (2.005). “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”. Paraidós.
•Urcola Tellería , J.L (2.008) . “Dirigir personas: fondo y forma”. Esic Editorial.
Complementaria:
•Imágenes , frases y texto del video obtenidos de Internet.
Componentes del grupo:
Chacón Guerrero, Oscar.
Lebrón Triano, Regina de los Ángeles.
Maderal Martín, Andrés Jesús.
Rodríguez Rosado, Laura.
HABILIDADES DIRECTIVAS.
2ºF GADE
“¿Acaso amas la vida?
Entonces no puedes malgastar tu tiempo - porque
eso es de lo que está hecha la vida misma.”
Benjamín Franklin
INDICE
3.3. ¿CÓMO APROVECHAR ELTIEMPO?
3.3.1. Proceso para la mejora de la gestión del tiempo.
3.3.2. La planificación y programación.
3.3.3. Cuatro generaciones de la administración del
tiempo.
3.4. RESUMEN: LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA GESTIÓN
DEL TIEMPO.
3.5. EL PODER DE LA VOLUNTAD INDEPENDIENTE.
APLICACIÓN PRÁCTICA DEL TEMA
3.3. ¿CÓMO APROVECHAR NUESTRO
TIEMPO?
3.3.1. Proceso para la mejora de la gestión
del tiempo.
“No se trata de hacer más cosas en menos tiempo,
sino de hacer las cosas apropiadas en el tiempo
apropiado”.
La eficacia del directivo se mide por:
• Resultados.
• Cumplimiento de objetivos establecidos.
Urcola Tellería. pag 146
Proceso de mejora gestión del
tiempo.
1. Analizar el empleo actual.
2. Eliminar actividades que no aportan valor añadido.
3. Establecer objetivos.
4. Incrementar el tiempo bajo control.
5. Examinar la propia actitud.
6. Establecer un plan de mejora. (Acciones a llevar).
Urcola Tellería. pag 146 - 148
3.3.2. Planificación y programación
del tiempo.
Actividades básicas de todo directivo. Ayudarán a
potenciar nuestras habilidades de gestión.
Urcola Tellería. pag 148
¿Qué es planificación?
Qué se ha de hacer.
¿Qué es programación?
Cuándo se ha de
hacer.
¿CUÁL ES LA ACTIVIDAD MÁS IMPORTANTE?
Urcola Tellería. pag 148
LA ACTIVIDAD MÁS IMPORTANTE ES:
PLANIFICAR. Siempre hay q tener a la vista un
listado de las actividades a realizar ordenadas por
orden de prioridad.
La programación se supedita a que hacer, la
agenda es una herramienta de gestión útil que
determina el cuando lo vamos a realizar.
Urcola Tellería. pag 177 - 178
Recomendaciones a seguir para programar
el tiempo:
Tener preparado el programa de trabajo antes de iniciar la
jornada.
Programar las actividades en función de los objetivos a
alcanzar.
Realizar siempre la programación por escrito.
Asignar a cada actividad un tiempo suficiente sin
excederse. (Ley de Parkinson).
Urcola Tellería. pag 149
Recomendaciones a seguir para
programar el tiempo:
No ocupar en la programación el total del tiempo
disponible.
Agrupar acciones y asuntos relacionados entre sí.
Incluir en la programación algunos minutos para pensar y
reflexionar.
Programar las actividades según el ritmo de cada
persona.
Mantener a la vista el programa de actividades diarias.
Urcola Tellería. pag 149 - 150
3.3.3. Cuatro generaciones de la
administración del tiempo.
Resumimos en la siguiente frase la esencia del
mejor pensamiento del área de la administración del
tiempo:
“Organizar y ejecutar según prioridades”.
Covey S. pag 169
• La primera generación se caracteriza por: Notas y
listas de tareas.
• La segunda generación se caracteriza por: Definir
Agendas, lo cual refleja el intento de mirar hacia
adelante.
Covey S. pag 170
•La tercera generación refleja el campo actual de la
administración del tiempo. Suma a las generaciones
precedentes:
Priorizar y clarificar valores.
Se centra en el establecimiento de metas u
objetivos, incluyendo el concepto de la
planificación diaria. Se orienta el tiempo y la
energía, en armonía con los valores.
Covey S. pag 170
Se ha empezado a comprender que la programación y
el control «eficientes» del tiempo a menudo resultan
contraproducentes.
¿POR QUÉ?
Crea expectativas que no concuerdan con:
Satisfacer
necesidades
humanas.
Disfrutar de
momentos
espontáneos
cada día. Las oportunidades
de desarrollar
relaciones ricas
Covey S. pag 170
Surge así la cuarta generación.
Cuyo desafío es “administrarnos a nosotros mismos”.
No se centra en cosas y en el tiempo. Sus expectativas lo hacen
en:
Mantener el equilibrio Producto/
Capacidad de producir.
Preservar y realzar
relaciones.
Alcanzar resultados.
Covey S. pag 170 - 171
¿Urgente o Importante?
Stephen R. Covey propone una matriz de gestión
personal para clasificar las distintas tareas y
actividades diarias según estos dos criterios:
o URGENTE. Aquellas actividades que requieren una
acción inmediata “¡ahora!”. Son generalmente visibles.
o IMPORTANTE. Aquellas actividades que tienen que ver
con los resultados.
Covey S. pag 171
URGENTE NO URGENTE
I II
ACTIVIDADES: ACTIVIDADES:
Crisis. Prevención, actividades de CP.
Problemas apremiantes. Construir relaciones.
Proyectos cuyas fechas vencen . Reconocer nuevas oportunidades.
Planificación, recreación.
III IV
ACTIVIDADES: ACTIVIDADES:
Interrupciones, algunas llamadas. Trivialidades, ajetreo inútil.
Correos, algunos informes. Algunas cartas.
Algunas reuniones. Algunas llamadas telefónicas.
Cuestiones inmediatas, ascuciantes. Pérdidas de tiempo.
Actividades populares. Actividades agradables.
MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
URGENCIA
IMP
OR
TA
NT
E N
O I
MP
OR
TA
NT
E
IMP
OR
TA
NC
IA
Covey S. pag 171
RESULTADOS DE VIVIR EN LOS
DISTINTOS CUADRANTES.
ASUNTOS IMPORTANTES Y URGENTES
(I):
ASUNTOS URGENTES PERO NO
IMPORTANTES (III).
I II
* Estrés.
* Agotamiento.
* Administración de crisis.
* Siempre apagando incendios.
III IV
RESULTADOS DE VIVIR EN:I II
III IV
* Concentración en los plazos cortos.
* Administración de crisis.
* Carácter camaleónico, atento a la reputación.
* Consideran que las metas y planes no valen
la pena.
* Se siente impotente, excluido del control.
* Relaciones muy frágiles, rotas.
RESULTADOS DE VIVIR EN:
Covey S. pag 172 - 173
RESULTADOS DE VIVIR EN LOS
DISTINTOS CUADRANTES.
NO URGENTE NO IMPORTANTE /
URGENTE NO IMPORTANTE (III, IV):
Las personas que se dedican su tiempo
exclusivamente a estos cuadrantes llevan
vidas irresponsables.
Las personas efectivas permanecen fuera
de estos cuadrantes porque estas tareas
no son importantes.
I II
III IV
RESULTADOS DE VIVIR EN:
* Total irresponsabilidad.
* Despidos de los empleos.
* Dependiendo de los demás o gobernado por
apremios básicos.
Covey S. pag 174 - 175
RESULTADOS DE VIVIR EN LOS
DISTINTOS CUADRANTES.
Este cuadrante es el corazón de la
administración personal efectiva.
Trata de actividades que no son urgentes
pero si importantes.
Las personas efectivas no se orientan
hacia los problemas sino hacia las
oportunidades.
NO URGENTES PERO SI IMPORTANTES
(II).
I II
* Visión, perspectiva.
* Equilibrio.
* Disciplina.
* Control.
* Poca crisis.
III IV
RESULTADOS DE VIVIR EN:
Covey S. pag 174 - 175
3.3. RESUMEN: LOS DIEZ MANDAMIENTOS
DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO.
Pilares básicos para una buena gestión del
tiempo.
Urcola Tellería. pag 150
I. Establecer objetivos y priorizar nuestras actividades.
II. Planificar y programar diariamente nuestro tiempo.
III. Diferenciar las actividades urgentes de las importantes.
IV. Poner nuestra máxima atención en las tareas importantes.
V. Aprender a decir no a tareas no críticas.
VI. Agrupar las actividades similares que nos permitan ahorrar tiempo.
VII. Aprender a manejar eficazmente las interrupciones.
VIII. Eliminar los hábitos poco eficaces.
IX. Delegar eficazmente.
X. Dedicar unos minutos al día para la reflexión y el análisis.
Urcola Tellería. pag 150 - 151
3.5. EL PODER DE LA
VOLUNTAD INDEPENDIENTE.
• Es uno de los cuatro grandes privilegios
humanos.
• Nos aportará la capacidad de tomar
decisiones.
• Actuar en lugar de ser actuado. Tomar las
riendas de tu vida.
• Don efectivo con el día a día, duradero en el
tiempo.
• El grado en que la poseemos lo medimos en
función de cuánto valoremos nuestra propia
integridad personal.
• Empezar por lo primero, principal clave del
éxito.
• Cuestión de disciplina.
• Subordinación a nuestros objetivos.
Covey S. pag 177 - 178
CUESTIONES PRÁCTICAS.
LO QUE SUPONE DECIR QUE NO.
EJEMPLO:
Ana estudiante de GADE se dedica a impartir clases de
primaria a domicilio para ayudarse a costear sus estudios en
las horas libres que tiene.
Debido a la buena fama que le precede varias madres le han
pedido que atienda también a sus hijos.
Tras pensar lo que lo anterior le supondría es consciente que
no puede aceptar, pese a su falta de liquidez, ya que de lo
contrario sus estudios estarían en peligro.
Covey S. pag 177 - 178
SOLUCIÓN A LA ENCUESTA:
Se deberán de contar el número de “SIEMPRE” contestados:
DE 0 A 5. Lo sentimos pero no se preocupe, estamos
seguros que después de lo aprendido hoy poseerá las
pautas para poder mejorar la gestión de su tiempo.
DE 6 A 10. ¡Muy bien! Aunque podrá mejorar la gestión
de su tiempo con lo hoy aprendido.
MAS DE 11. ¡Enhorabuena! Su gestión del tiempo es
muy satisfactoria. Posee una gran habilidad directiva.
“El tiempo pasa, siempre
acaba pasando, es sólo
una cuestión de tiempo.”
Jorge Wagensberg.
PARA REFLEXIONAR…
“VIDEO SOBRE EL TIEMPO”
http://www.youtube.com/watch?v=wlbksp3BY2A
MUCHAS GRACIAS A
TODOS POR VUESTRA
ATENCIÓN.
