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TEMA 5: organización de EVENTOS CORPORATIVOS
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TEMA 5: Organización de EVENTOS
corporativos
1- LAS ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN DE LAS EMPRESAS
2- DEFINICIÓN DE EVENTO
3- OBJETIVOS DE LOS EVENTOS
4- TIPOS DE EVENTOS
4.1- EVENTOS INTERNOS
4.2- EVENTOS EXTERNOS
5- PRINCIPALES PASOS PARA LA CREACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE EVENTOS
5.1- LA ORGANIZACIÓN DEL EVENTO (EL PRE-EVENTO)
6- CONTROL DEL TIEMPO: LOS CRONOGRAMAS Y EL TIMING
7- CONTROL DE LOS GASTOS E INGRESOS: EL PRESUPUESTO
TEMA 5: organización de EVENTOS CORPORATIVOS
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1- LAS ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN DE LAS EMPRESAS
Vamos a empezar este tema con varias preguntas: ¿cómo se comunican las empresas
con sus posibles clientes? ¿cómo dan a conocer su existencia? ¿y la existencia de los
productos que ofrecen?
Posiblemente todos hayáis pensado en la misma respuesta: mediante la publicidad.
Sobretodo porque es la técnica de comunicación más cotidiana y porque hoy en día a
casi todo se le llama publicidad. Anuncios en la televisión, en la radio, en la prensa o en
las redes sociales, patrocinio de equipos de fútbol, carteles en las carreteras...
Sin duda, la publicidad es algo muy utilizado por las empresas, pero no es la única
forma de comunicarse con el exterior. Otra forma muy utilizada y que ha adquirido una
gran importancia en los últimos años son las “relaciones públicas”
Las relaciones públicas son el conjunto de actividades que pretenden actuar sobre la
relación de la empresa con determinados grupos de personas o entidades, y que tienen
por objetivo conseguir que la opinión pública sea favorable hacia la empresa.
Dentro de las relaciones públicas podemos destacar los eventos y la relación de la
empresa con los medios de comunicación. Diseñando un buen evento, una empresa
puede “convertirse en noticia”.
Existen grandes diferencias entre la publicidad y “ser noticia”
La publicidad:
- no es gratuita, más bien todo lo contario. En la web www.oblicua.es puedes
comprobar el coste de un spot de televisión o de una cuña de radio
- nadie garantiza la calidad de la atención de una audiencia que no ha solicitado ese
mensaje en ese momento
- es difícil conseguir que el receptor recuerde el mensaje publicitario cuando tenga que
tomar la decisión de compra
Si la empresa ha conseguido convertirse en noticia:
- no tiene coste de difusión para ella. El medio elige contar ese evento dentro de la
programación de sus contenidos
- el receptor le presta atención puesto que ha elegido ver ese programa o leer esa noticia
porque le interesan sus contenidos
- la empresa o la marca obtienen más “prestigio”. Parece que si una marca es noticia es
más importante que otra que paga una costosa campaña publicitaria
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Tanto la publicidad como las relaciones públicas se incluyen dentro de las estrategias de
marketing de las empresas. El marketing se puede definir como el conjunto de
estrategias que desarrolla la empresa con el objetivo de satisfacer las necesidades y los
deseos de los consumidores con los productos o servicios que ésta ofrece, y
proporcionar así beneficios a la empresa.
El marketing se fundamenta en cuatro pilares conocidos como las variables del
marketing-mix. Dichos pilares son:
- el precio
- el producto
- la promoción o comunicación
- la distribución
Si falla una sola de las variables, la comercialización fracasará:
- Un buen producto, con un precio adecuado, en el punto de venta correcto, pero sin
promoción, fracasará porque nadie lo conoce
- Un buen producto, con un precio adecuado, con una brillante campaña de promoción,
pero vendido en el lugar equivocado, fracasará.
- Un buen producto, en el punto de venta correcto, con una brillante campaña de
promoción, pero con un precio equivocado, no triunfará.
- Finalmente, ya puede ser buena a campaña de promoción, ya puede destacar en el
punto de venta y además tener un precio correcto que, si el producto no responde a las
necesidades del consumidor, no va a permanecer en el mercado.
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Podemos comparar el “marketing mix” con una mesa de cuatro patas. La cuestión es
que las patas no son independientes, deben tener la misma altura. Es decir, deben
guardar coherencia entre sí. La comunicación o promoción es importante, pero debemos
tener en cuenta que sólo es una de las cuatro patas. La comunicación no es
independiente del producto, ni de precio, ni del punto de venta. Nos llamaría la atención
un anuncio publicitario de un producto de bajo precio en un entorno sofisticado, el
receptor lo asociaría a un producto caro.
Como los eventos están dentro de las políticas de comunicación, también es necesario
planificarlos en coherencia con el producto y resto de las “patas”.
A partir de ahora, vamos a centrarnos en los “eventos corporativos”, y no deberemos
olvidar estas tres premisas:
- un evento debe permitirnos transmitir un mensaje a un público determinado
- un evento debe ser coherente con la cultura de la empresa
- un evento debe aportar valor a la estrategia de marketing
2- DEFINICIÓN DE EVENTO
La palabra evento proviene del latín “eventus”, y significa acontecimiento, suceso o
eventualidad. La definición más aceptada es la que se refiere a un acontecimiento. No se
trata de cualquier tipo de acto, sino que se aplica a hechos que tienen una especial
relevancia.
Hay eventos de muchos tipos: deportivos, culturales, festivos, sociales o institucionales.
Todos ellos tienen algunos rasgos comunes, como por ejemplo que deben ser
anunciados con bastante antelación a través de algún medio de comunicación, o que
requieren de una gran preparación para llevarlos a cabo.
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Un evento es un acto en vivo, un medio de comunicación donde, a través de una
experiencia se llega al público objetivo de forma directa, captando su atención,
transmitiendo un mensaje y provocando una reacción.
En el ámbito empresarial, los eventos sirven para presentar o potenciar determinados
productos, servicios e incluso la marca. El evento permite realizar un acercamiento con
los clientes actuales y potenciales, facilitando los objetivos de fidelización frente a los
competidores del segmento.
El auténtico valor de los eventos es su capacidad para ser recordados, ya que generan
una “experiencia” a sus asistentes.
Las experiencias pueden ser:
- sensoriales: apelan a los sentidos, con el objetivo de crear experiencias a través de la
vista, el tacto, el gusto, el oído y el olfato.
- sentimentales: apela a las emociones. La comunicación en general se ha instalado en
el terreno emocional por su gran capacidad persuasiva. Los “eventos de motivación”
destinados a empleados apelan a sentimientos tales como el reconocimiento, el orgullo
de pertenencia, la capacidad de superación o la fortaleza de sentirse parte de un equipo.
- de pensamiento: apelan al intelecto con la finalidad de generar experiencias de
carácter cognitivo-resolutivo que involucren al invitado de forma creativa. Este tipo de
experiencias, abarcan la sorpresa, la provocación y la incertidumbre. “Lo que no se
espera no se olvida”
- de las acciones: se trata de proporcionar a los asistentes una oportunidad para “vivir
una experiencia diferente”. En ocasiones, el lugar donde se celebra el evento ya
proporciona esa vivencia singular.
- relacionales: contienen elementos de las cuatro experiencias anteriores. Estos eventos
consiguen vincular a la persona con otras de similares gustos y aspiraciones. Este
planteamiento apela al deseo de pertenencia. Se basa en la necesidad de ser percibido
positivamente por aquellos a los que queremos parecernos.
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3- LOS OBJETIVOS DE LOS EVENTOS
Si una empresa realiza un evento, tiene que tener claro el motivo por qué y para qué lo
hace, es decir, debe conocer de antemano los objetivos que se persiguen con su
realización. Los objetivos más habituales son los siguientes:
1- Dar a conocer nuevos productos o servicios
2- Branding de marca (construcción de la marca)
3- Mejorar el rendimiento laboral
4- Incentivar la fuerza de ventas
5- Conmemorar aniversarios
6- Actuar como recordatorio
7- Canalizar la comunicación ascendente
8- Conseguir notoriedad en los medios de comunicación
9- Educar (a los trabajadores, a los clientes, a los proveedores, etc.)
10- Favorecer la integración en la empresa
11- Generar fidelidad
12- Generar tráfico a un lugar físico
13- Generar tráfico a un espacio on line
14- Informar de los valores asociados al nuevo producto
15- Informar de los planes de la empresa
16- Mejorar las relaciones con alguno de los públicos de la empresa
17- Mejorar la comunicación informal
18- Mejorar el nivel de conocimiento sobre un tema.
19- Modificar las actitudes
20- Motivar a los empleados
21- Proporcionar sentimientos de identificación con la empresa
22- Persuadir, para modificar los comportamientos
23- Reforzar la acción comercial
24- Reforzar el posicionamiento de la marca o empresa
25- Reconocer el trabajo de los empleados
26- Trasmitir una determinada experiencia asociada a la empresa/marca
27- Transmitir una información o posición sobre algún tema
28- Proyectar una determinada identidad a la opinión pública
29- Predisponer a la prueba del producto o servicio
Es fundamental formular el objetivo u objetivos del evento antes de realizarlo y analizar
si se han alcanzado los mismos una vez finalizado.
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4- TIPOS DE EVENTOS
Podemos utilizar diferentes criterios para clasificar los tipos de eventos, como por
ejemplo:
a) De acuerdo con la naturaleza del evento: podemos diferenciar eventos culturales,
sociales, comerciales, deportivos, educativos, tecnológicos, políticos, científicos, etc.
b) De acuerdo con el grado de exclusividad: pueden ser públicos o privados
c) De acuerdo con el alcance y magnitud del evento: podemos distinguir eventos
locales, regionales, nacionales o internacionales
d) En función del público al que van dirigidos: existen eventos internos y externos.
Nosotros vamos a centrarnos en el último de los criterios para clasificar los eventos que
pueden realizarse en una empresa, así pues, diferenciaremos entre los eventos internos y
los eventos externos.
Los eventos internos son aquellos destinados al personal de la compañía o a un público
vinculado a ella. Permite opciones de comunicación directa e informal. Algunos
ejemplos son las convenciones de venta o las ceremonias de reconocimiento.
Los eventos externos van dirigidos a clientes actuales y potenciales y a los medios de
comunicación. Permiten darse a conocer, comunicar la existencia de la empresa, crear
imagen de marca, acercarse e interactuar con los clientes, etc. Algunos ejemplos son las
inauguraciones o las jornadas de puertas abiertas.
Los eventos pueden ser realizados por la misma empresa o por terceros. Los eventos
realizados por terceros son aquellos organizados por empresas especializadas.
4.1- EVENTOS INTERNOS
REUNIONES
Las reuniones pueden ser las interacciones entre dos o más personas y en general son
para discutir las oportunidades y desafíos o para transmitir información. Pueden llevarse
a cabo para los empleados de una organización o para los representantes de diferentes
empresas.
Si la reunión cuenta con un buen programa o agenda sobre los temas a tratar, ordenado
y con estimaciones de tiempo para cada asunto a tratar, se logrará mantener un orden en
la presentación y discusión de los temas.
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REUNIONES DIRECTIVAS
Estas son las reuniones formales del Consejo de Administración de una empresa, y se
centran en la visión de la organización, metas y estrategias.
Para que estas reuniones sean un éxito se deberá escoger la sala en base a las siguientes
recomendaciones:
- capacidad de la sala (en términos de cantidad de asientos)
- dimensiones y forma de la sala (dependiendo de si existen presentaciones o
actividades)
- necesidad de acceso a Internet
- necesidad de ordenadores y un equipo audiovisual (video proyector).
Recuerda que una sala con buenas dimensiones y con una temperatura estable puede
mejorar la eficiencia de la reunión. Para lograr que los participantes se relajen, podrá
servirse café o simplemente botellas de agua al comienzo de la reunión.
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
Estas reuniones anuales se llevan a cabo con el propósito de transmitir información
importante a los accionistas de la sociedad sobre temas relevantes y elegir al Consejo de
Administración.
ASAMBLEAS
Es la denominación genérica del órgano representativo de los miembros de una
organización o institución que toma decisiones. Una asamblea se forma por las personas
que pertenecen a la organización, están relacionadas o tienen el permiso explícito de la
misma para participar.
Las funciones de una asamblea pueden ser plenas o limitadas, dependiendo del modo de
organizarse internamente la institución que la conforma.
Muchas organizaciones democráticas tienen una asamblea como órgano máximo de
decisión, como es el caso de las organizaciones sociales, sindicales, profesionales y,
especialmente, en el ámbito político.
CONVENCIONES DE VENTAS
Son eventos internos de empresas donde se evalúan el alcance de los objetivos del año y
se premia a los trabajadores más productivos.
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CEREMONIAS DE RECONOCIMIENTO
Ya sea a grande o pequeña escala, las ceremonias de reconocimiento se llevan a cabo
para felicitar y agradecer a los integrantes de una organización que han cumplido con
sus deberes de manera admirable o han superado las expectativas y demandas de la
empresa.
ENTREGAS DE PREMIOS
En este tipo de actos la acción gira en torno a unos premiados de un sector determinado,
un homenaje a un profesional entremezclado con actuaciones u otras intervenciones
para dar ritmo.
ANIVERSARIOS DE EMPRESA
Las empresas celebran sus hitos, entre otros, los aniversarios. Se cuentan historias sobre
la empresa y se presentan casos de éxito donde se muestra lo mejor de la compañía y
además se reconoce el trabajo de los empleados.
VIAJES DE INCENTIVO
Son viajes que se les regala a los trabajadores de una empresa como recompensa por
haber alcanzado unos objetivos determinados. En estos viajes se pone en valor el trabajo
en equipo con actividades de team building, se fomentan las relaciones entre
trabajadores y se premia el esfuerzo de todo el año.
INICIATIVAS DE TRABAJO EN EQUIPO
Como su nombre indica, este tipo de eventos se llevan a cabo para la motivación y/o la
formación de ciertos grupos de personas dentro de la organización.
Algunos ejemplos serían los siguientes:
- Actividades deportivas: tirolinas, deportes náuticos, rutas a caballo, organización de
viajes.
- Actividades lúdicas: juegos como descubre al asesino o la búsqueda del tesoro,
paintball, disfraces, etc.
- Actividades de participación: concursos de canciones, cursos de cocina, elaboración de
productos manuales, concursos y clases de baile, catas de vinos, etc.
- Actividades de contacto con la naturaleza: senderismo, participación en proyectos de
conservación de la naturaleza, visitas a espacios protegidos, etc
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4.2- EVENTOS EXTERNOS
CONFERENCIAS
En las conferencias se dialoga y expone sobre un tema único a través de diferentes
charlas de mano de profesionales del sector, donde el público va a aprender sobre un
tema que le interese.
SEMINARIOS
Los seminarios tienen lugar para propósitos educativos y generalmente implican
pequeños grupos de personas. La interacción es una parte importante, por lo que
regularmente se les da la oportunidad a los asistentes de expresar sus opiniones o
realizar preguntas a los oradores.
JORNADAS
Conjunto de días dedicados a diferentes actos, como reuniones, cursos, debates,
conferencias, etc., generalmente de carácter monográfico, intentando tratar un tema
desde diferentes enfoques. Posteriormente al evento, se pueden publicar conclusiones y
resultados de interés para el público en general
CONGRESOS
Se puede definir como reuniones abiertas, convocadas por asociaciones o instituciones
con el fin de hacer una puesta en común sobre los progresos, investigaciones o teorías
sobre una determinada disciplina o materia. Los miembros de un determinado
organismo se reúnen para debatir cuestiones de diversa índole, aunque generalmente las
temáticas más comunes son la médico-sanitaria, científica, cultural, económica, social,
tecnológica y política.
Su celebración suele ser periódica, anual o bianual. La duración media de un congreso
oscila entre los 2 y los 4 días.
En los congresos, el elemento primordial es el programa científico o el tema central del
debate, así como la importancia de los ponentes.
COLOQUIOS
Es una discusión oral organizada entre un grupo de personas, que trata sobre un tema
específico y en la cual no es necesario llegar a un acuerdo, pues el interés es compartir
puntos de vista, razonamientos y argumentos, enriqueciendo las apreciaciones y análisis
personales de cada uno.
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SIMPOSIOS
Es una reunión de expertos en la que se expone y desarrolla un tema de forma completa
y detallada, enfocándolo desde diversos ángulos a través de intervenciones individuales,
breves y sintéticas. El auditorio formula preguntas y dudas que los expertos aclaran y
responden.
Puede ser confundido con una mesa redonda de debate. La diferencia está en que, en el
simposio, los especialistas exponen ideas apoyadas en datos empíricos generados por
investigaciones, mientras que una mesa redonda, es sólo un debate sin mayor apoyo
empírico.
El simposio es una actividad en la cual un grupo selecto de personas expertas en
determinadas ramas del saber exponen diversos aspectos o problemáticas sobre un tema
central ante un auditorio durante un tiempo.
Los ponentes son las personas que se encargan de exponer sus conocimientos en un
simposio. Generalmente se trata de un grupo pequeño de expertos o académicos con
diferentes puntos de vista y conocimientos particulares. Los ponentes no entran en
polémica, sino que participan con el fin de aportar sus conocimientos acerca del tema
que se trata.
TALLERES
Curso, generalmente breve, en el que se enseña una determinada actividad práctica o
artística.
INAUGURACIONES
Como su propio nombre indica, se realizan para celebrar la apertura de un
establecimiento. Se puede invitar a oradores o a celebridades para hacerla mas
emocionante.
PRESENTACIONES DE PRODUCTOS
Tienen lugar cuando se lanza un nuevo producto o marca con el fin cautivar y seducir al
cliente potencial. El producto se demuestra y se discute su eficacia, utilidad y
contribución a la sociedad o de la industria. El producto debe estar disponible para su
compra durante la presentación, si es posible.
ROAD SHOWS
Es un evento itinerante, que consiste en llevar una acción de marketing a distintos
puntos de la geografía con el fin de captar clientes, transmitir un mensaje y promocionar
la marca en las calles por medio del espectáculo y el entretenimiento.
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EXPOSICIONES
Presentar algo para que sea visto, manifestarlo, hablar de algo para darlo a conocer.
JORNADA DE PUERTAS ABIERTAS
Son eventos que se realizan para dar a conocer un centro a su público, facilitando el
conocimiento de sus instalaciones y sus actividades. Son una oportunidad única para
que las personas interesadas puedan asistir a una sesión informativa y resolver cualquier
tipo de duda
FIESTAS PROMOCIONALES
Son acciones publicitarias donde los objetivos pueden ser varios, dependiendo de la fase
de madurez de la empresa y del producto.
RUEDAS DE PRENSA
Una rueda de prensa es un acto informativo convocado por un organismo o entidad al
que están invitados los medios de comunicación para que informen de lo que allí
suceda.
Un representante de la compañía llevará a cabo la rueda de prensa y responderá a las
preguntas de los diversos medios en una ceremonia de profesionales.
FERIAS
Estas exposiciones permiten a las empresas mostrar y demostrar sus nuevos productos o
servicios. Éstas son tomadas muy en serio por las empresas de los sectores industriales,
por lo que se suele gastar mucho dinero en la instalación de pantallas y la creación de
fabulosas presentaciones. Algunas empresas incluso viajan largas distancias para asistir
a ferias comerciales internacionales.
Un punto importante a tener en cuenta, es que en una feria habrá una gran cantidad de
stands, por lo que hay que buscar alguna técnica para poder hacer que el tuyo resalte
entre la multitud. Lo más efectivo podría ser utilizar un diferenciador poco común,
como por ejemplo decorar en verde y utilizar materiales ecológicos como pufs de
cartón, bañeras recicladas como sofás. Todo para recibir a los asistentes en el stand. El
objetivo, además de ser sostenible, es sorprender y crear gran impacto visual
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CENAS DE GALA
Una cena de gala es un evento muy formal, que se caracteriza por combinar la cena con
entretenimiento y discursos. Se suele invitar celebridades y oradores, y a veces se
otorgan premios.
Es importante tener claro el motivo de su celebración. Queda muy bien que el motivo de
la misma sea “una buena causa”. Si conseguimos además dotarla de un nombre, título o
slogan atractivo mucho mejor.
Se deben tener en cuenta los aspectos logísticos como la recepción, la organización de
las mesas, el menú, el mensaje o contenido que se va a comunicar (si habrá alguna
ponencia, pase de video, exposición, etc.), la animación, la música, algún otro evento
ligado a la cena (subasta, baile, rifa) la decoración, si habrá algún detalle para los
asistentes, etc.
WORKSHOP
Es un taller de trabajo intensivo, de 8 a 10 horas diarias de trabajo dividido en diferentes
bloques de no más de 3 horas de duración, con intervalos de 20 minutos entre cada uno
para que los asistentes puedan distenderse, descansar, conversar y tomar algo.
Una de sus características es que se puede convocar a personas de una misma o diversas
profesiones formando así grupos interdisciplinarios para que intercambien experiencias
y opiniones durante el evento.
Otra de sus particularidades es que son coordinados o dirigidos por un especialista o
representante del tema que se convoca en el taller. El rol del coordinador es primordial
ya que es quien se encarga de que se produzca el intercambio entre los asistentes.
La gran diferencia que tienen estos talleres con seminarios, simposios o conferencias es
que están diseñados para que los asistentes participen activamente. Aunque también
pueden existir workshops en el ámbito de jornadas, congresos o eventos. En este caso su
finalidad es compartir las técnicas que se han explicado teóricamente a través de
ponencias o conferencias y se realizan en diferente horario de las actividades principales
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5- PRINCIPALES PASOS PARA LA CREACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE
EVENTOS
En todo evento debemos diferenciar tres grandes fases o etapas:
- El pre-evento: en esta fase deberemos marcar los objetivos qué se persiguen,
planificar los pasos a seguir y organizar todo lo necesario para que cuando llegue el día
del evento esté todo listo
- El evento: es el “día D”, el día en el que todo debe salir perfecto. Pero todos sabemos
que la perfección no existe, por lo que si aparecen imprevistos debemos tratar de
solucionarlos lo más rápido posible y sin que los asistentes los perciban.
- El post-evento: consiste en analizar y evaluar como ha ido el evento, si se han
conseguido los objetivos, si ha asistido la gente que se esperaba, si los asistentes han
quedado satisfechos, si nos hemos desviado mucho del presupuesto. También es el
momento de analizar todos los fallos para que no vuelvan a ocurrir en los siguientes
actos.
5.1- LA ORGANIZACIÓN DEL EVENTO
En este apartado, vamos a ver los pasos que deben seguirse a la hora de organizar
cualquier tipo de evento.
Paso 1: Definir los objetivos del evento
Debes de tener claro para qué quieres organizar un evento, es decir, cuál es su finalidad
y qué objetivos se persiguen alcanzar con su realización.
En el apartado 3 de este tema vimos distintos objetivos que suelen perseguirse, pero no
son los únicos que existen. Puede ser que para el evento nos marquemos un solo
objetivo o que fijemos varios.
Lo que es importante es tenerlos claros y tratar de cuantificarlos, para posteriormente
poder comprobar el grado de satisfacción de dichos objetivos. Por ejemplo, un objetivo
puede ser “captar clientes”. Ese objetivo está muy bien....pero ¿cuántos clientes quieres
captar? ¿Diez, cien, mil? Dependiendo de la cifra deberás realizar un tipo de evento u
otro, buscar una ubicación u otra, etc.
Hay unos objetivos fáciles de medir y otros más complicados. Por ejemplo un objetivo
podría ser mejorar el “Branding de marca (construcción de la marca)”, ¿cómo medimos
ese objetivo? ¿Cómo sabremos si el público objetivo una vez finalizado el evento verá
nuestra marca como una marca bien posicionada? Una forma de medirlo puede ser
comparando las búsquedas en Google de nuestra marca antes y después del evento en la
zona en la que hemos realizado el evento
TEMA 5: organización de EVENTOS CORPORATIVOS
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Paso 2: Piensa en el tipo de público al que va dirigido el evento
Si no dejas esto bien claro, no tendrás un evento, tendrás un grupo de gente que irá a un
sitio y que posiblemente no volverá cuando les vuelvas a llamar.
El público objetivo puede ser muy diverso: clientes potenciales, clientes actuales,
trabajadores, políticos, medios de comunicación, proveedores, empresas de la
competencia, etc. Además, lo puedes segmentar por edad, sexo, poder adquisitivo, etc.
No busca lo mismo un cliente actual que uno potencial. Los clientes actuales deberás
tratar de fidelizarlos, mientras que a los clientes potenciales deberás tratar de seducirlos
para que adquieran tus productos. Cada tipo de público busca algo diferente cuándo
acude a un evento, y debes saber complacerles. Si les ofreces soluciones bien claras
podrás sin problema volver a convocarlos. Tu público objetivo verá esa convocatoria
como una inversión tanto a nivel de tiempo, como de conocimientos y posiblemente de
contactos.
Paso 3: Decide el tipo de evento que vas a realizar
Una vez que tienes claro qué objetivos quieres alcanzar y a qué tipo de público te vas a
dirigir, deberás elegir el tipo de evento que quieres realizar.
Una inauguración, una entrega de premios, unan gala benéfica, una fiesta promocional,
un road show...cada tipo de evento tiene sus propias características y requisitos para su
ejecución. En este momento, deberás conocer el presupuesto con el que cuentas, el
poder de convocatoria de tu empresa, si dispones de los medios materiales y recursos
humanos necesarios, y otra cosa muy importante, si lo vas a realizar tú o si vas a
contratar a otra empresa para que se encargue de su realización.
A veces empresas o personas extra que te aporten un poco de apoyo tanto en la gestión
de los eventos como en la ejecución de los mismos te permiten respirar y no tener que
estar pendientes de los mil detalles que pueden surgir.
Paso 4: Fija la fecha, la hora y el lugar en le que se va a llevar a cabo
Es importante que decidas las fechas con suficiente antelación, ya que además de la
organización del propio evento tendrás que contar con posibles problemas e incidencias
que puedas encontrarte.
Busca además la fecha adecuada para qué pueda acudir la mayor cantidad de gente
posible, y que esa gente esté centrada únicamente en el evento. Una boda puede llegar a
ser un fracaso si coincide con la final de la Champions League y juegan esa final dos
equipos españoles. ¿Cuántas veces ha ocurrido eso en toda la historia de la Champions?
Que yo recuerde dos, y una de estas veces fue la boda de mi mejor amigo. No hace falta
que sea la final de la Champions. La semifinal de la Eurocopa que ganó España en el
año 2012, también coincidió con la boda de otra amiga mía, y en mitad de la boda
desapareció de repente mucha gente.
TEMA 5: organización de EVENTOS CORPORATIVOS
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El recinto dónde se celebre el evento debe ser lo suficientemente amplio para que la
gente esté cómoda, comprueba que funciona el aire acondicionado o la calefacción, si
vas a poner una presentación con el ordenador asegúrate de que hay proyector. Si la
gente va a ir en coche es importante que sea fácil aparcar por la zona. Chequea que haya
sillas para todos los invitados, si los baños están limpios, etc. etc. etc.
No...¿cómo va a llover en julio? Pues basta que organices algo al aire libre para que
llueva. Ten siempre un “plan B”. Ya....pero es que alquilar una carpa es muy caro.
Compara el precio de alquilar una carpa con lo que perderías por no poder organizar el
evento por causa de la lluvia y decide comparando ambos costes.
Paso 5: Realiza una estimación de los recursos humanos, materiales y técnicos
necesarios para llevar a cabo el evento, analizando si necesitarás ayuda externa
para organizar algunos aspectos
Haz una lista con todos los recursos materiales que vas a necesitar: flores, sillas, mesas,
manteles, cubiertos, detalle para los invitados, micrófonos, cámaras de vídeo,
ordenadores para las presentaciones, proyectores, equipos de sonido, tecnología de
streaming (si quieres emitir on-line el evento o partes del mismo), carpetas, folletos,
materiales de los patrocinadores, tarjetas identificadoras de los organizadores y/o de los
invitados, premios que vas a ofrecer, walkies para la comunicación interna,
Sergio Villalba, Concejal de Deportes de La Nucia, consiguió que se disputara en su
localidad una prueba puntuable del campeonato de España de motocross. La prueba
comenzaba a las 8:30 de la mañana, pero empezó con una hora de retraso por que los
miembros de la organización se olvidaron de comprar bolígrafos para los jueces que
debían puntuar a los motoristas. También me contó que en una carrera ciclista se
quedaron sin imperdibles para poner los dorsales en los maillots de los participantes, y
no es que no tuvieran, sino que los encargados de dar los dorsales en vez de dar cuatro
imperdibles por participante daban un puñado, y se les acabaron antes de tiempo. La
carrera también comenzó con retraso. Otra anécdota fue el día en el que en una entrega
de premios de una carrera popular el micrófono del speaker se quedó sin pilas y los
ganadores de las distintas categorías no escuchaban su nombre cuando los llamaba para
entregarles el premio, por lo que se tuvo que parar la entrega de trofeos hasta que
trajeron unas pilas nuevas.
Pequeños detalles pueden causar grandes problemas. Se precavido, piensa en todo lo
que hace falta, compra lo suficiente, y piensa cómo podrías solucionar cualquier
imprevisto. Evidentemente, habrá cosas en las que no caigas hasta que llegue el día del
evento, intenta que sean las mínimas, y sobretodo, aprende para la próxima vez.
Por otra parte están los recursos humanos necesarios: azafatas, camareros, seguridad,
personal sanitario, presentador, ponentes de las conferencias, invitados para dar las
charlas, etc. En función del tipo de evento necesitarás contar con un tipo de personal u
otro, y dependiendo del número de personas que acudirán al acto, deberás contratar a
más o a menos personal.
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El gasto de personal suele ser una de las partidas de gastos más elevadas en los eventos,
por ello es necesario que le dediques el tiempo suficiente a su planificación.
También debes informarte de otros aspectos tales como si se necesita seguro de
responsabilidad civil, si es necesaria la presencia de técnicos sanitarios y de personal de
seguridad, si tienes que “pasar por caja” con la SGAE, etc.
Paso 6: Prepara un cronograma con todas las tareas a realizar durante la
planificación del evento
Los cronogramas los veremos en el siguiente apartado del tema, pero para que nos vaya
sonando: un cronograma es la representación gráfica de un calendario de trabajo o de
actividades. En él, se recoge de forma ordenada y detallada una lista de actividades o
tareas con las fechas previstas de su comienzo y final.
Más vale que sobre y no que falte tiempo para realizar un evento. Hay eventos que se
tardan dos semanas en organizar y hay otros que se tarda un año
Paso 7: Confecciona un presupuesto con los gastos e ingresos previstos
Los presupuestos también los analizaremos en un apartado posterior en este tema, pero
para que nos vaya sonando: un presupuesto es un documento en el que se plasman los
ingresos y los gastos previstos para un determinado periodo de tiempo o para un
proyecto o evento concreto.
No tienes que centrarte únicamente en los gastos. También puedes buscar fuentes de
ingresos. Piensa si los asistentes estarán dispuestos a pagar y por qué motivos estarán
dispuestos a hacerlo, ¿puedes cobrar entrada? ¿puedes cobrar por la inscripción?. Otra
fuente de ingresos pueden ser las empresas patrocinadoras o empresas “expositoras”
Paso 8: Ponte en contacto con los distintos proveedores para solicitar presupuestos
y comprobar su disponibilidad
Una vez que hemos establecido todos los recursos materiales que necesitamos, es el
momento de ponernos manos a la obra y buscar proveedores a los que poder comprar o
alquiler dichos materiales.
Hay distintas variables que nos pueden hacer decantarnos por un proveedor u otro: el
plazo de entrega, el precio, la calidad y los periodos de pago son las que más se suelen
tener en cuenta.
El precio de un mismo producto puede variar mucho dependiendo del proveedor, pero
buscar distintos proveedores para cada producto lleva tiempo. ¿Dispones de ese tiempo?
Puede ser que un producto sea mucho más barato comprándolo por internet que en una
tienda física....pero si lo necesitas para hoy mismo, no podrás comprarlo en la tienda
más barata.
TEMA 5: organización de EVENTOS CORPORATIVOS
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Paso 9: Diseña, elabora, rellena y entrega los impresos necesarios para el acto,
tales como las invitaciones, saludas, convocatorias de ruedas de prensa, instancias
en el ayuntamiento, el programa del acto, etc.
¿Necesitas pedir permiso al ayuntamiento para organizar el evento? Deberás rellenar
una “solicitud o instancia”, entregarla en registro de entrada y esperar la respuesta
¿Necesitas una empresa de catering? Tendrás que enviar una “carta comercial”
solicitando presupuestos
¿Vas a realizar una rueda de prensa para presentar el evento? En ese caso deberás hacer
llegar una “convocatoria” a los medios de comunicación
¿Cómo vas a avisar a la gente del evento? Lo normal es realizar invitaciones o saludas.
¿Vas a necesitar “cartelería”? ¿Vas a entregar un “programa del acto” a los invitados?
¿Vas a dejar las “minutas” en las que aparecen los menús en las mesas?
Como ves, organizar un evento implica la confección de distintos documentos escritos
que no puedes obviar
Paso 10: Piensa de qué manera vas a promocionar el evento
Es fundamental que la gente sepa que vas a organizar un evento. Se pueden utilizar
métodos muy diferentes para publicitar el evento: los medios de comunicación (prensa,
radio y televisión), carteles, flyers, ruedas de prensa, buzoneo, mailing y cómo no las
redes sociales.
Paso 11: Envía las invitaciones
Es importante que envíes con tiempo las invitaciones para que los invitados puedan
planificarse, y aunque pueda no quedar muy bien, pon una fecha tope para que
confirmen su asistencia.
Envía las invitaciones por un medio que te garantice la recepción de las mismas por
parte de los invitados.
Paso 12: Selecciona al personal que trabajará durante la celebración del evento y
compra todos los recursos materiales necesarios para poder desarrollar el evento
En el paso 5 hicimos la previsión de los recursos materiales, humanos y técnicos
necesarios para la organización del evento. Una vez que hemos buscado los productos
entre los distintos proveedores con los que contamos y hemos hecho entrevistas a los
posibles candidatos, es necesario ir cerrando cosas, comprando los materiales y
contratando a los trabajadores.
TEMA 5: organización de EVENTOS CORPORATIVOS
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Paso 13: Prepara el timing del día del evento para llevar todo lo más controlado
posible
El timing también lo veremos en el siguiente apartado del tema con más profundidad,
pero para que te vayas haciendo una idea, el timing es un documento que se realiza para
llevar el control temporal de todas las tareas a realizar durante el mismo día del evento
Paso 14: Confirma todo lo que sea confirmable
Uno de los años que trabajé en Jávea como profesor, organicé una salida al cine del
pueblo. Lo primero que hice tras tener la idea fue ponerme en contacto con el dueño del
cine, y en ese mismo momento fijamos la película y el día que irían los alumnos. El
acontecimiento fue un éxito en el instituto, otros profesores se apuntaron, y
movilizamos a unos 300 alumnos de distintos niveles: ESO, Bachillerato y Ciclos
Formativos. Llegó el día de ver la película, y como el cine estaba relativamente cerca
fuimos todos andando. Cuando llegamos a la puerta del cine estaba cerrada. Estará
dentro pensé, y le llamé al móvil. Os transcribo lo que recuerdo de la conversación:
- Hola soy Manu, que ya estamos aquí, ¿nos puede abrir?
- ¿Cómo que estáis aquí?
- Si del Instituto número 1, para ver la película “Capitalismo, una historia de amor”
- Ah....pero....como no me has vuelto a llamar esta semana pensaba que al final no
veníais
- ¿Cómo? Si, si que hemos venido, estamos aquí
- Ya, pero yo ahora no estoy en Jávea
300 alumnos. El resto os lo podéis imaginar vosotros
Llama el día antes a los ponentes, a las personas que has contratado, a los proveedores
que te tienen que llevar productos ese mismo día, a los invitados que no pueden fallar.
Ponte tres alarmas para no dormirte, revisa que el coche tenga gasolina....y reza para
que tu hijo o hija no se ponga enfermo y lo tengan que ingresar en el hospital.
..si si, que bonito queda, pero como te pase lo que me pasó a
mi con 300 personas en la puerta de un cine ya verás tu que
gracia te hace “poder encontrar una nueva oportunidad”
TEMA 5: organización de EVENTOS CORPORATIVOS
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Paso 15: El día del evento comprueba antes que todo esté correcto, e intenta
solucionar todos los imprevistos de la mejor forma posible
Para comprobar que todo está correcto es imprescindible tener una check-list en la que
tengas apuntado todo aquello que sea necesario comprobar antes de que comience el
evento.
Comprueba pequeños detalles, tales como la decoración o la limpieza, que pueden ser
básicos por el recuerdo que dejarán en los asistentes.
Ten paciencia para resolver los posibles imprevistos, porque de una manera u otra
aparecerán. Si eres el organizador del evento es fundamental que transmitas serenidad
y tranquilidad si no quieres que el resto de trabajadores o colaboradores acaben
desquiciados.
Lo importante es que los invitados no se den cuenta de que algo no ha salido tal y como
esperabas. Si falla algo no lo proclames a los cuatro vientos, disimula y trata de
solucionarlo de la mejor manera posible.
Paso 16: Confecciona un informe con todas las conclusiones extraidas del evento.
Es muy importante anotar los fallos en la organización, en el tipo de público, en el
presupuesto, etc. para poder subsanarlos y no cometerlos en los siguientes eventos
El hombre es el único animal que tropieza dos veces en la misma piedra, y eso es
porque no aprende de los errores.
Una vez finalizado el evento analiza como ha ido, si se han conseguido o no los
objetivos y por qué motivo, qué fallos se han tenido y cómo se pueden corregir, que
añadirías, cambiarías o no volverías a hacer en el próximo evento, si se ha cumplido con
el presupuesto, etc.
Haz todo lo necesario para no volver a tropezar con la misma piedra.
TEMA 5: organización de EVENTOS CORPORATIVOS
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6- CONTROL DEL TIEMPO: LOS CRONOGRAMAS Y EL TIMING
Muchas personas utilizan indistintamente ambos conceptos, sin embargo, nosotros
utilizaremos el término “cronograma” para temporalizar con detalle todos los pasos
previos a la realización del evento, y el “timing” para llevar el control temporal de
todas las tareas a realizar durante el mismo día del evento.
Un cronograma es la representación gráfica de un calendario de trabajo o de
actividades. En él, se recoge de forma ordenada y detallada una lista de actividades o
tareas con las fechas previstas de su comienzo y final. Su objetivo es que todas las
tareas previas al evento se lleven a cabo en un tiempo estipulado y bajo unas
condiciones que garanticen la optimización del tiempo.
El cronograma es una herramienta básica a la hora de organizar cualquier proyecto, ya
que nos permite establecer un orden y unas prioridades entre las tareas a realizar, y
saber si vamos “bien de tiempo”. Por lo tanto es fundamental su realización si queremos
llevar un proyecto de forma organizada.
Para crear un cronograma es necesario empezar por la descomposición de todo el
trabajo, y a partir de ahí se calcula cuanto tiempo se dispondrá para la realización de
cada subtarea. Una vez establecidas las “subtareas” y los tiempos, debemos determinar
qué personas deberán realizar las tareas y asignar un responsable a cada una de ellas.
Debemos tener en cuenta que hay tareas que no pueden comenzarse hasta que finaliza
otra anterior, y por lo tanto, el retraso en una de ellas afectará al resto.
Existen muchas formas de hacer un cronograma, las más utilizadas son las que se
desarrollan en forma de cuadro. En estas, se muestra una columna y una fila en la que se
hallan las tareas a ejecutar y los tiempos que se tienen previstos para cada una,
quedando libres los cuadros para ir marcando la realización y así mantener un control
constante de la ejecución de los pasos.
El cronograma cuenta con muchas ventajas para la gestión de eventos, entre las que
cabría destacar:
- Proporciona una base para supervisar y controlar el desarrollo de todas y cada una de
las actividades que componen el proyecto.
- Ayuda a determinar la mejor manera de asignar los recursos, para que se pueda
alcanzar la meta del proyecto de manera óptima.
- Facilita la compenetración, ya que los que intervienen en el evento saben que por
culpa de un retraso en su tarea se pueden ver afectadas otras actividades y los resultados
finales.
- Permite averiguar dónde van a quedar recursos disponibles, de forma que se puede
proceder a su reasignación a otras tareas o proyectos.
- Sirve de base para realizar un seguimiento del progreso del proyecto.
TEMA 5: organización de EVENTOS CORPORATIVOS
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Como hemos visto al principio de este apartado, el “timing” se refiere al propio día del
evento. El timing es la forma de ordenar por bloques horarios todo lo que pasará desde
el minuto cero del evento (llegada de los primeros invitados) hasta el último segundo
del mismo.
En el timing se detallan una serie de instrucciones precisas sobre qué debe hacer cada
profesional en cada momento. Este documento lo deben conocer todos los que trabajan
en el evento. Hay que memorizarlo y aprender cada uno de los bloques, conociendo bien
TEMA 5: organización de EVENTOS CORPORATIVOS
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cuales son las tareas de cada miembro del equipo (aparcacoches, guardarropa, maitre,
camareros, músicos…).
Cuanto más detallado sea el timing, menos probabilidad de error existe. En un evento,
hay que improvisar siempre (eso es inevitable). La improvisación nos lleva a situaciones
que no tenemos controladas, y eso puede ser peligroso. Por eso, cuanto más atado esté
todo el programa y mejor realizado y comunicado esté el timing, más se asegura el éxito
del evento. A pesar de esto, hay que tener en cuenta que los buenos planificadores de
eventos deben ser estupendos improvisadores, con una gran capacidad para encontrar
una solución ante cualquier eventualidad.
A continuación podemos ver el timing para la novia en una boda:
TIMING NOVIA
Hora de Actividad
Inicio Fin
00:00 08:00 Dormir
08:00 08:10 Levantarse
08:10 08:20 Hacer estiramientos y caminar para relajarse
08:20 08:50 Tiempo para resolver imprevistos
08:50 09:30 Desayunar, a ser posible con la familia
09:30 10:10 Baño
10:10 10:20 Vestirse para ir a la peluquería y al maquillaje
10:20 10:35 Fotografías (vestido y accesorios)
10:35 13:30 Maquillaje, peinado y fotografías durante el proceso
13:30 13:40 Fotos del maquillaje y del peinado terminados
13:40 14:05 Ponerse el vestido de novia
14:05 14:30 Fotografías con el vestido
14:30 14:35 Salida de la casa de la novia hacia el coche
14:35 14:45 Fotografías en el coche nupcial
14:45 14:55 Tiempo para resolver imprevistos
14:55 15:20 Trayecto hacia la iglesia
15:20 15:30 Llegada a la iglesia
15:30 15:40 Fotografías de la llegada a la iglesia
15:40 15:55 Acomodo del cortejo
15:55 16:00 Esperar en la entrada de la iglesia
16:00 16:05 Entrada a la iglesia
16:05 16:55 Misa
16:55 17:15 Fotos con familiares en la iglesia
17:15 17:25 Salida de la iglesia
17:25 17:45 Traslado zona fotografías
17:45 18:45 Fotografías pareja recién casados
18:45 19:00 Traslado al restaurante
19:00 19:05 Llegada a la recepción del restaurante
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19:05 19:10 Entrada en la zona de cocktel
19:10 19:25 Saludar a familiares
19:25 19:45 Fotografías zona cocktel
19:30 20:10 Disfrutar del cocktel
20:10 20:20 Entrada el salón
20:20 20:25 Brindis
20:25 20:30 Acomodarse en la mesa nupcial
20:30 21:15 Cena
21:15 21:30 Entrega ramos a amigas novia
21:30 22:00 Cena
22:00 22:15 Visita amigos del novio y familiares
22:15 22:20 Partir la tarta
22:20 22:45 Postres y cafés
22:45 23:00 Baile novios
23:00 03:00 Barra libre
Junto con el timing, es recomendable llevar una “check-list”. Una check-list es una lista
de tareas predefinida que contiene una serie de pasos a realizar para llevar a cabo una
acción determinada. Sirve para que, en un proceso en el que hay que tener en cuenta una
serie de puntos específicos, no se nos olvide ninguno. Lo único que hay que hacer es
seguir la lista paso a paso para completar el proceso sin dejarnos ningún elemento por el
camino.
El por qué de una checklist es muy sencillo: en la vida existen una serie de procesos que
son monótonos y rutinarios, y que comprenden una serie de pasos, los cuales, si bien
siempre son los mismos, no son tan triviales como para poder confiar en que nos vamos
a acordar de todos ellos de memoria. Al establecer una lista por escrito de todos los
pasos necesarios especificándolos uno por uno, y recorrerla de principio a fin
comprobando (checking) cada uno de los elementos de la lista, nos aseguramos de que
se cumplen todas las tareas definidas, en el orden correcto, sin que falte ninguna.
Las principales ventajas son que no se te olvidará nada y que ahorrarás tiempo. Al final
se trata de sistematizar un proceso que se repite a menudo. Sistematizando lo harás más
rápido y mejor.
Prácticamente todos hemos realizado alguna check-list
alguna vez en nuestra vida, aunque sea tan simple como
la “lista de la compra” para ir al supermercado.
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7- CONTROL DE LOS GASTOS E INGRESOS: EL PRESUPUESTO
El presupuesto es un documento en el que se plasman los ingresos y los gastos
previstos para un determinado periodo de tiempo o para un proyecto o evento concreto.
Se debe realizar antes del comienzo del proyecto o del comienzo de cada ejercicio
económico, con el objetivo de proyectar sobre el futuro las previsiones.
A la hora de realizar un presupuesto deberemos:
- establecer las partidas de gastos e ingresos que preveamos que se van a dar en el
proyecto. Por ejemplo, gastos de personal, gastos de suministros, gastos de alquiler,
ingresos por venta de entradas, ingresos por patrocinios, etc. Cuánto más desglosemos
las partidas, más información obtendremos y posteriormente nos resultará más fácil
corregir las desviaciones que se produzcan. Por ejemplo, los gastos de suministros los
podemos dividir en gastos de luz, de agua, de teléfono, de gas, etc.
- los ingresos y los gastos figurarán por separado, y mediante la diferencia de sus
totales, podremos ver si el proyecto proporcionará beneficios o pérdidas a la empresa.
- Si el presupuesto es para los ingresos y gastos ordinarios de una empresa, es decir,
para el día a día, deberemos decidir además si los ingresos y gastos los desglosamos
mensualmente, trimestralmente, semestralmente o anualmente. Lo recomendable es que
se calculen mensualmente.
- fijar los valores que consideremos “normales” a cada una de las partidas de gastos e
ingresos. Es importante que las previsiones se acerquen lo más posible a la realidad para
no llevarnos sorpresas.
- una vez realizado el proyecto, deberemos comparar los gastos e ingresos que
realmente hemos obtenido con los que habíamos presupuestado. De esta manera
podremos determinar los desajustes o desviaciones así como las causas que los
provocan. La desviación se calcula restando la “previsión” menos la “realidad”. Si el
resultado es positivo, significa que nos hemos pasado en la previsión del gasto o
ingreso, mientras que si es negativo, significa que nos hemos quedado cortos en la
previsión.
- finalmente, tendremos que observar las desviaciones que se han producido y analizar
los motivos que han generado dichas diferencias para que no vuelvan a ocurrir en el
futuro.
A la hora de hacer un estudio sobre los gastos, es importante diferenciar entre los gastos
fijos y los gastos variables.
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Los gastos fijos son aquellos independientes del número de unidades producidas, o del
número de personas que acudan al evento, por ejemplo, si quieres organizar una fiesta y
alquilas una discoteca por 1.500€, estos 1.500€ los vas a tener que pagar tanto si va una
persona como si van 1.000.
Los gastos variables son los que si dependen del número de unidades producidas, o del
número de asistentes a un evento, por ejemplo, si vas a regalar un detalle a cada
asistente, y el coste de ese detalle es de 2€, si acuden 100 personas al evento, te gastarás
200€, pero si acuden 300 personas te gastarás 600€.
Esta diferenciación entre gastos fijos y variables, te permitirá ver con más claridad en
qué partidas puedes y no puedes ahorrar.
Veamos un ejemplo de un presupuesto trimestral:
EJEMPLO DE PRESUPUESTO:
Estamos organizar una cena benéfica. De entre todas las opciones que podíamos realizar
optamos por alquilar un salón en un hotel y contratar los servicios de una empresa de
catering.
El aforo es limitado, y tan solo caben 100 personas. El precio que se cobrará por la
entrada es de 30€ por persona.
La empresa de catering nos cobra el menú a 12€. Alquilar el salón nos cuesta 450€.
Queremos contratar un grupo de música que amenice la velada, y que nos cuesta 600€.
Además, queremos dar publicidad al evento, por lo que contratamos una cuña de radio
durante dos semanas por 300€ y un anuncio en un periódico local por 75€
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Para recaudar fondos, se realizará una rifa en la que se sortearán premios donados por
empresas colaboradoras. Cada número se venderá a 2€ y hay un total de 100 papeletas
a) Realiza el presupuesto de gastos e ingresos del evento teniendo en cuenta dos
posibles escenarios: el “optimista”, en el que supondremos que venderemos todas las
entradas y que todos los asistentes participarán en la rifa, y el “pesimista”, en el que
supondremos que tan solo vendemos la mitad de las entradas, pero que conseguiremos
vender todas las papeletas
GASTOS INGRESOS
OPTIMISTA PESIMISTA OPTIMISTA PESIMISTA
Catering 1200 600 Entradas 3000 1500
Salón 450 450 Rifa 200 200
Música 600 600
Radio 300 300
Prensa 75 75
TOTAL 2625 2025 TOTAL 3200 1700
RESULTADO
OPTIMISTA PESIMISTA
575 -325
b) Calcula cuantas entradas tendríamos que vender para no tener beneficios ni pérdidas,
suponiendo que se venden las 100 papeletas
INGRESOS = GASTOS
30x + 200 = 12x + 450 + 600 + 300 + 75
30x – 12x = 450 + 600 + 300 + 75 – 200
18x = 1.225
x = 68,05 entradas