El Proceso de la Comunicacin en las Organizaciones

EL PROCESO DE LA COMUNICACION EN LAS ORGANIZACIONES (Los elementos del proceso de la comunicacin, forma de funcionamiento, barreras, mejoramiento) Referencia: Gibson James y otros. Organizaciones, Mxico, Mc Graw Hill, 1992, Pg. 415 y siguientes. La comunicacin de inscripciones a cursos y de exmenes en la Facultad. Procedimientos, medios utilizados y resultados.

Gua General

Uno de los fines importantes de la estructura de una organizacin es facilitar los procesos de comunicacin y de toma de decisiones.

Al tomar decisiones, los gerentes deben adquirir y difundir informacin. Por lo tanto, la comunicacin es crtica, porque los gerentes rara vez trabajan con cosas sino con informacin acerca de las cosas

Los elementos de la comunicacin son los siguientes:

Comunicador es una persona con ideas, intenciones, informacin y un propsito para su comunicacin.

Codificacin la funcin de la codificacin es proveer una forma en la cual se puedan expresar las ideas y propsitos como si fueran un mensaje.

Mensaje el mensaje es lo que la persona espera poder comunicar al presunto receptor, y su formato exacto depende en grado sumo del medio utilizado para llevar el mensaje.

Medio El medio es el portador del mensaje. Este puede ser: contacto personal, telfono, etc.

Decodificacin-receptor Decodificacin implica interpretacin. Cuanto ms se acerque el mensaje decodificado a la intencin deseada por el comunicador, tanto ms eficaz ser la comunicacin.

Retroalimentacin La retroalimentacin de la comunicacin le puede llegar de muchas formas: las dos personas estn frente a frente, con intercambios verbales, expresiones faciales de descontento o de mal entendimiento (medios directos). Medios indirectos: descensos de la productividad, mala calidad de la produccin, aumentos en ausentismo o rotacin.

Ruido son aquellos factores que deforman el mensaje pretendido.

El diseo de una organizacin debe proveer comunicaciones en cuatro sentidos distintos: descendente, ascendente, horizontal y diagonal.

Comunicacin descendente fluye desde las personas en los altos niveles hasta los niveles ms bajos de la jerarqua.

Comunicacin ascendente el comunicador est a un nivel ms bajo que el receptor en la organizacin.

Comunicacin horizontal cuando alguien del departamento de contabilidad se comunica con alguien del departamento de ventas para tratar un asunto relacionado con los cursos de la Facultad de Ciencias de la Administracin.

Comunicacin diagonal por ejemplo, el contralor de una empresa puede desear hacer un anlisis del costo de distribucin. Una parte puede incluir que la fuerza de ventas enva un informe especial directamente al contralor, en lugar de pasar por los canales tradicionales del departamento de ventas. En este caso, un canal diagonal sera el ms efectivo, en trminos de tiempo y esfuerzo para la organizacin.

Por qu se interrumpen las comunicaciones? Pudo haber pasado que cualquiera de los elementos sea deficiente en cualquier forma. Hay muchas barreras.

Marco de referencia cada persona puede interpretar la misma comunicacin de un modo diferente, segn sea su experiencia previa. Esto se da por variaciones de los procesos de codificacin y decodificacin

Escucha selectiva se tiende a bloquear la informacin nueva, en especial si est en conflicto con lo que creemos.

Juicios de valor el receptor se forma juicios de valor. Esto implica asignar una vala total a un mensaje antes de recibir la totalidad de la comunicacin.

Credibilidad de la fuente es la confianza y la fe que tenga el receptor en las palabras y actos del comunicador.

Problemas de semntica Las mismas palabras pueden significar cosas del todo distintas para diferentes personas. El entendimiento est en el receptor, no en las palabras.

Filtrado es la manipulacin de la informacin.

Lenguaje grupal esto pasa en especial cuando los grupos emplean ese lenguaje dentro de una organizacin, no con el fin de trasmitir informacin y entendimiento, sino, ms bien, para comunicar una mstica acerca del grupo o de su funcin.

Diferencia de status las organizaciones expresan a menudo el rango jerrquico con una variedad de smbolos: ttulos, oficinas, alfombras, secretarias, etc.

Presiones de tiempo un problema obvio es que los gerentes no tienen tiempo para comunicarse con frecuencia con cada subordinado.

Sobrecarga de comunicaciones debido a los adelantos en la tecnologa de las comunicaciones, la dificultad no radica en generar la informacin, a menudo los gerentes se sienten hundidos por el diluvio de informacin y de datos a los que estn expuestos.La comunicacin en las organizaciones se puede mejorar a de diversas formas:

Seguimiento implica suponer que a usted no lo han interpretado bien y, tratar de determinar si se recibi en realidad el significado pretendido.

Regulacin del flujo de informacin slo se debe poner a la atencin de los superiores las desviaciones importantes de las polticas y procedimientos.

Uso de la retroalimentacin por tanto un memorando en relacin con un enunciado importante de poltica, se podr distribuir a todos los empleados.

Empata exige que los comunicadores se pongan en los zapatos del receptor, para prever la forma probable en que se decodificar el mensaje.

Repeticin introducir repeticiones o redundancias en la comunicacin asegura que si no se entiende una parte del mensaje, hay otras partes que llevan el mismo mensaje.

Estmulo de la confianza mutua la atmsfera de la confianza mutua entre los gerentes y los subordinados facilita la comunicacin.

Oportunidad se puede enviar a un grupo de ejecutivos a un lugar de recreo para estudiar un aspecto importante de la poltica de la compaa.

Simplificacin del lenguaje se ha identificado al lenguaje complejo como una seria barrera a la comunicacin eficaz.

Escucha eficaz esto requiere escuchar. Un mtodo para estimular a alguien a expresar sus verdaderos sentimientos, deseos y emociones es el de escuchar.

Uso del runrn como es flexible y suele incluir comunicacin frente a frente, el runrn trasmite la informacin con rapidez. La renuncia de un ejecutivo puede ser cosa sabida mucho antes de hacer un anuncio oficial.

Aportes Especficos

Con el objetivo de responder a la pregunta que refiere a los procedimientos, medios utilizados y resultados, sera importante realizar un relevamiento para saber con exactitud cmo funcionan estas tareas de inscripcin a cursos y exmenes.

En primer lugar, es importante identificar los elementos de la comunicacin presentes al respecto de la comunicacin de cursos y exmenes. Asimismo, el estudiante debe identificar y fundamentar el sentido, las barreras presentes en esa comunicacin, y la manera de levantarlas.

En lo que refiere a las barreras a la comunicacin eficaz, se recomienda que se identifiquen y expliquen la presencia de las mismas. Por ejemplo, si en la inscripcin a cursos hay una fila de muchos estudiantes, se registra ruido, ya sea por que el funcionario est apurado o por que no escucha lo que le pide el estudiante que est atendiendo. Siguiendo este ejemplo, el estudiante debe tratar de levantar las barreras que haya encontrado.

En todos los casos es necesario fundamentar de manera slida cmo se lleg a las conclusiones que se arribaron.

Gua Prctica

Sera conveniente estudiar a fondo el proceso de la comunicacin de la inscripcin para cursos y/o exmenes, a los efectos de lograr comprender a fondo los elementos existentes en la misma. Una vez estudiado el mencionado proceso, a travs de la observacin de diferentes casos, se lograr comprender el mismo.

De esta manera, y mediante la observacin, es posible identificar claramente los elementos del proceso de la comunicacin en la Facultad de Ingeniera, as como su forma de funcionamiento.

Asimismo, el estudiante deber identificar las barreras a la comunicacin eficaz y la forma de minimizar las mencionadas barreras.

FIN DEL DOCUMENTO