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Licenciatura em Ciências da Educação
Plano de Estudos Transitório
2º, 3º e 4º anos de CE
Faculdade de Psicologia e de Ciências da Educação da Universidade de Coimbra
2007/2008
Planificação, Gestão e Avaliação de Projectos - PGAPDocentesProf. Doutor Carlos Barreira [email protected]. Doutora. Maria do Rosário Pinheiro [email protected]
Teoria e Prática da Organização de Eventos
PGAP
2007/2008
Eventos
• Definição– Acontecimento que tem como característica
principal propiciar uma ocasião extraordinária ao encontro de pessoas
– Acontecimento com finalidade específica que se traduz num “Tema”/”Designação”
– Exemplo:
Encontro Nacional de Licenciados em Ciências da Educação
desafios do/para o mercado de trabalho
Que tipo de eventos promovem as organizações?
• Âmbito interno (ex: uma formação para os colaboradores da CMC)
• Âmbito Externo (ex: Exposição sobre 10 anos de actividades culturais da CMC)
• Comerciais• Sociais• Desportivos
• CulturaisEducativos/formativos• Outros
Que tipo de eventos promovem as organizações?
• Critérios para a sua escolha– Estratégia(s) de comunicação– Disponibilidade financeira– Técnica (suas características, exigências, vantagens e desvantagens– Infra-estruturas– Prazo de implantação
• Comerciais• Sociais• Desportivos
• Culturais Educativos/
formativos• Outros
• Finalidade: promocionais e/ou institucionais• Periodicidade: esporádicos, periódicos ou de
oportunidade• Área de abrangência: locais, regionais, nacionais e
internacionais• Âmbito: amplos (instalações externas) ou restritos
(instalações internas)• Nível de participação: directa ou indirecta;
patrocinador, organizador, participante
Que tipo de eventos promovem as organizações?
• Comerciais: feiras, exposições, convenções de vendas, roadshows
• Sociais: festa de Natal, encerramento do ano lectivo
• Desportivos: Jogos, campeonatos
• Culturais: palestras, musicais, exposições
• Educativos/formativos: cursos, workshops, congressos, convenções, jornadas, palestras, conferências
• Outros: confraternizações; almoços, jantares, porto de honra
Que tipo de benefícios produzem os diferente eventos?
• Estreitamento das relações entre as pessoas (colaboradores, clientes, etc.)
• Apresentação de produtos/serviços (ex: novo software existente no CRE)
• Conquista de novos clientes/públicos (ex: estudantes trabalhadores para GAE)
• Obtenção de informações sobre mercado e concorrentes (ex: conhecer necessidades das organizações locais para fazer oferta de CEFs - Cursos de Educação e Formação)
• Venda e lançamento de produtos (ex: CD interactivo; novo espaço, Manual de um programa de DCPS, roadshow)
• Actualização profissional (ex: congressos, workshops)
• Divulgação e Promoção da imagem da organização (ex: espectáculos, Pedi papers, roadshow)
• Parcerias (protocolos e/ou projectos)
• Angariação de fundos e outros apoios (ex: recolha de donativos, quermesses)
Planejamento de Eventos23
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Planeamento de Eventos: Planeamento Preliminar
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Planejamento preliminar
1. Definir objectivos do evento (lançamento de um novo produto, divulgar a instituição, realizar uma formação...)
2. Verificar e analisar o orçamento disponível (antes de passar à escolha das acções e estratégias)
3. Definir as estratégias para o evento e apresentar o plano (tomar importantes decisões como...)
4. Definir o tema do evento (em frase curta, objectiva, de impacto que sintetize os objectivos esperados)
5. Definir o público-alvo do evento (técnicos de educação que trabalhem em empresas de software educativo)
6. Definir a data do evento (fazer auscultação)
7. Escolher horário(s) para o evento (relacionado com o tipo de evento)
8. Definir o local do evento (tem as infraestruturas e os materias adequados....)
9. Escolher a disposição da(s) sala(s) ou do(s) ambiente(s) (de acordo com o objectivo de cada sessão)
Planeamento de Eventos: Planejamento Processual - Operacional
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Planejamento Processual - Operacional
10. Vender quotas de financiamento do evento (patrocinadores...maior visibilidade no público-alvo)
11. Reunir todas as equipas de colaboradores (no planeamento, execução e controle do evento para
discutir os procedimentos e acções a realizar)
12. Contratar serviços de terceiros (bufé,
equipamentos, secretariado...)
Planeamento de Eventos: Planejamento Processual
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Planejamento Processual
13. Elaborar o programa e o conteúdo das palestras/conferências/comunicações(horários, durações...)
14. Elaborar e enviar convites (boa apresentação, conteúdo completo...)
15. Desenvolver material promocional (crachás, cartazes, folhetos...)
16. Definir promoções e atracções (prémios, actividades sociais...)
17. Definir mecanismos para a divulgação do evento (imprensa, televisão , rádio, associações)
18. Contratar assessoria de imprensa (garantir maior visibilidade...)
19. Definir mecanismos/pessoas para lidar com os acontecimentos de última hora
Planeamento de Eventos: Planejamento no local
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Planejamento no local
20. Preparar o sistema de registo dos participantes/visitantes (construção de base de dados)
21. Verificar o investimento total previsto para o evento (elaboração de um orçamento mais preciso e proceder a ajustes)
22. Preparar formulários de controlo dos colaboradores (acompanhar a implementação, ver se está a decorrer como previsto e tomar decisões)
23. Preparar formulários e questionários de avaliação
Um último passo…23. Avaliação dos resultados dos
eventos
• Colaboradores– Evento
• Participantes– Evento– Formação/Treino– Produto/serviço
Trabalho práticos do Carlos
• Analisar o Questionário para os participantes avaliarem a formação (cf. pags 244-246 do livro Organização de eventos...)
– Qual é o nível de avaliação utilizado no questionário, segundo D. Kirkpatrick?
– Como procederiam para avaliar os outros níveis do modelo de D. Kirkpatrick?
Tarefa de trabalho autónomo
• De acordo com os elementos apresentados caracterizar o tipo de evento que estão a organizar
• Fazer a verificação dos 23 passos
• Articular com os elementos do modelo MIPP e do Modelo de Avaliação do Kirkpatrick
• Documentos a consultar:– Giacaglia, M. C. (2006). Organização de Eventos: Teoria e prática (Capítulo 5).
S. Paulo: Pioneira Thomson Learning– Lista de Verificação da Caffarella (Componentes 10, 11 e 12) – Checklists das componentes 10, 11 e 12 do Modelo MIPP– Slides referentes ao modelo de avaliação de Kirkpatrick
O que se vê durante o curto período de duração de um evento é muito pouco em relação ao trabalho que dá a prepará-lo.
Giacaglia (2006, p. 211)
Se alguma coisa puder dar errado na organização de um evento, ela provavelmente dará.
Murphy citado por Giacaglia (2006, p. 211)
10 mandamentos para o organizador de eventos meditar
I. É preciso gostar de um evento para que a organização resulte em sucesso.
… ajuda a suportar a pressão
10 mandamentos para o organizador de eventos meditar
II. O organizador deve estar ciente de que, praticamente nunca, em qualquer evento, tudo dará 100% certo.
… esta consciência ajuda a manter a calma e a objectividade, diminui a frustração perante as adversidades e ajuda a não desesperar
10 mandamentos para o organizador de eventos meditar
III. O organizador deve demonstrar conhecimento, segurança e firmeza no que faz.
… organizar é a sua especialidade.
O organizador, planificador, executor, gestor, avaliador deve valorizar a sua especialidade.
10 mandamentos para o organizador de eventos meditar
IV. O organizador deve estar ciente de que ele é o maior responsável pelo evento.
… não permanecer nos bastidores, não desaparecer nos momentos de execução ou implementação, não resolver só problemas, não ficar só a verificar, não se preocupar só com a sua imagem
pessoal/profissional mas…ser operário
10 mandamentos para o organizador de eventos meditar
V. O organizador deve saber e fazer com que os demais também saibam que os resultados dos eventos não se limitam ao visível e ponderável a curto prazo.
… o reflexo de um evento vai para além do da reacção imediata……é importante pensar e avaliar impacto e impacte
10 mandamentos para o organizador de eventos meditar
VI. O organizador deverá referir-se às despesas de um evento como “investimento” e não como “custo”
… interna e externamente, em todo o material referente a esse item deve constar o termo “investimento” e não “custos” ou “gastos”
10 mandamentos para o organizador de eventos meditar
VII. O organizador deve estar ciente de que o bom evento não é, necessariamente, aquele que tem maior nível de investimento.
… é possível aliar a eficiência à eficácia… com um investimento relativamente pequeno mas com criatividade, aliada a uma estratégia eficaz
10 mandamentos para o organizador de eventos meditar
VIII. Mais vale um evento simples na mão que um sofisticado a voar.
… o ideal é elevar o padrão e não baixar o padrão… pelo que não se deve pretender começar pelo topo…
10 mandamentos para o organizador de eventos meditar
IX. O participante/visitante/cliente deve estar em primeiro lugar.
… e não o visual e os aspectos materiais ou não humanos do evento
10 mandamentos para o organizador de eventos meditar
X. Entre muitos participantes de eventos quem tem uma diferenciação é rei.
…se soubermos inovar, sem quebrar as regras e as leis do bom gosto e do bom senso, perpetuaremos os eventos na memória das pessoas.
Pedras no caminho?
Guardo-as todas. Um dia vou construir um castelo.
Atribuído a Fernando Pessoa