TERCER INFORME PORMENORIZADO DEL SISTEMA CONTROL …€¦ · 15 y 16 - 2019 Charla Estilos de Vida Saludable: Prevención Alcoholismo, Tabaquismo y Buenos Hábitos Alimenticios 16

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TERCER INFORME PORMENORIZADO DEL

SISTEMA CONTROL INTERNO

EDGAR LEONEL CONTA

Asesor De Control Interno De Gestión

NOVIEMBRE

2019

2

Contenido

1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 4

2. CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN ..................................................... 4

2.1. TALENTO HUMANO .................................................................................. 4

2.1.1. ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN Y BIENESTAR: ......................... 4

2.1.2. CERTIFICACIÓN POR COMPETENCIAS LABORALES .................... 6

2.1.3. INSPECIONES DE SEGURIDAD INDUSTRIAL .................................. 6

2.1.4. REUNIONES DEL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD

EN EL TRABAJO (COPASST). ........................................................................ 7

2.1.5. REUNIONES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL ............... 7

2.1.6. REUNIONES DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL -

(PESVIAL) ........................................................................................................ 7

2.1.7. PLAN DE RESPUESTA A EMERGENCIAS ........................................ 8

2.1.8. OTRAS ACTIVIDADES: ...................................................................... 8

2.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO .................................................... 9

2.2.1. DESDE EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ....................... 9

2.2.2. DESDE SUIT ..................................................................................... 11

2.2.3. DESDE LA APLICACIÓN DE FORMATOS Y FORMULARIOS SUI

REPORTADOS: ............................................................................................. 11

2.2.4. INFORMES PRESENTADOS AL DANE: .......................................... 14

2.2.5. INFORMES ANEXOS A LA CUENTA DE COBRO DE SUBSIDIOS: 14

2.2.6. INFORMES REGULATORIOS Y TARIFARIOS: ................................ 14

2.2.7. DESDE LOS PROCESOS DE APOYO AL SEGUIMIENTO AL

CUMPLIMIENTO DE LAS METAS A LOS PLANES AMBIENTALES. ........... 15

2.2.8. SEGUIMIENTO A REGALÍAS, SUIF, GESPROY: ............................. 19

2.2.9. DESDE EL APOYO Y SEGUIMIENTO AL PROYECTO PTAR NEIVA

20

2.2.10. PLAN DEPARTAMENTAL DE AGUAS – PDA NEIVA. .................. 22

2.3. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO ........................................................... 22

2.4. GESTIÓN PRESUPUESTAL Y EFICIENCIA DEL GASTO PÚBLICO ..... 22

3

3. CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO .......................................... 23

3.1. AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL .................................................... 23

3.2. AUDITORIA INTERNA ............................................................................. 24

3.3. PLANES DE MEJORAMIENTO ............................................................... 25

4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES ........................................................ 25

5. ESTADO GENERAL DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN

65

4

1. INTRODUCCIÓN

En desarrollo del principio de transparencia y cumpliendo con lo establecido en el

artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, la Oficina de Control Interno presenta el

Informe pormenorizado del Sistema de Control Interno para el periodo

comprendido entre el 13 de Julio al 12 de Noviembre de 2019, el cual contiene los

avances y logros por cada componente del Modelo Estándar de Control Interno.

2. CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

2.1. TALENTO HUMANO

Las Ceibas, Empresas Publicas de Neiva E.S.P., con el fin de contribuir al

cumplimiento de su Misión y para gestionar adecuadamente, la Oficina de Talento

Humanos realizó en el Tercer Cuatrimestre del Año las siguientes actividades:

Se realizaron capacitaciones y bienestar institucional a los funcionarios de la

empresa en los siguientes temas:

2.1.1. ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN Y BIENESTAR:

JULIO 2019

ACTIVIDAD FECHA

Inducción Institucional 03 - 2019

Vacaciones Recreativas para los Niños de 5 a 12 años 03 al 05 - 2019

Socialización Plan Estratégico de Seguridad Vial y Políticas de Regulación - PESV

05 - 2019


Capacitación Seguimiento Cuentas de Cobro e Instrucciones a Supervisores de Contratos

09, 12 y 16 - 2019


Curso Actualización en el Reglamento de Agua Potable y Saneamiento Básico - RAS Resolución 330 de 2017

10, 17 y 31 - 2019

Curso Gestión de Perdidas - Agua No Contabilizada 11 y 18 - 2019

Capacitación Riesgo Eléctrico 12 - 2019

Capacitación Acoso Laboral 12 - 2019



Implementación Manual de Contabilidad 18 - 2019

Taller Manejo de Estrés 19 - 2019


Sensibilización e Inscripción Proceso Competencias Laboral de Acueducto

25 - 2019

5

Taller Investigación Incidentes y Accidentes 25 - 2019

Taller Autocuidado 26 - 2019

Capacitación - Resocialización Formatos de Inspección de Vehículos y Maquinaria Pesada

26 - 2019


Taller Manejo de Estrés 30 - 2019

AGOSTO 2019

ACTIVIDAD FECHA

Capacitación Cargue Estudios Previos - Software HAS.NET 01 y 21 - 2019

Taller Riesgo Cardiovascular 02 y 08 - 2019


Capacitación Prevención Enfermedades Respiratorias 09 - 2019


Charla Hábitos y Estilos de Vida Saludables - Tamizaje Cardiovascular

13 y 15 - 2019

Curso Operación y Mantenimiento de Plantas de Tratamiento de Agua Potable

15 y 16 - 2019

Charla Estilos de Vida Saludable: Prevención Alcoholismo, Tabaquismo y Buenos Hábitos Alimenticios

16 - 2019


Sensibilización e Inscripción Proceso Competencias Laboral de Acueducto

20 - 2019

Charla en Sensibilización en Seguridad Vial 20 y 23 - 2019

Curso Manejo ARCGIS Nivel Intermedio 22 y 23 - 2019

Capacitación Brigadas de Emergencia 22 y 23 - 2019


Capacitación Tratamiento y Seguridad de la Información 28 - 2019

Capacitación Control de Riesgo Biológico 30 - 2019

Entrenamiento, Uso y Mantenimiento en Protección Respiratoria 30 - 2019


Clausura II Olimpiadas Deportivas Las Ceibas 30 - 2019

SEPTIEMBRE 2019

ACTIVIDAD FECHA

Capacitación Tratamiento y Seguridad de la Información 04 - 2019

Curso Operación y Mantenimiento de Sistemas de Acueducto y Alcantarillado

05 y 06 - 2019

Taller Prevención de Desordenes Musculoesqueletico 06 - 2019

Evaluación de Competencias Laborales de Acueducto 10 y 13 - 2019

Aplicación Batería de Riesgo Psicosocial 10 al 12 - 2019

Taller Reporte de Actos y Condiciones Inseguras 13 - 2019



Capacitación Uso Adecuado de Videoterminales 19 - 2019

Capacitación Uso y Mantenimiento de Elementos de Protección Personal

20 - 2019

6


Aplicación Encuesta de Clima Laboral y Cultura Corporativa 23 al 27 - 2019


Capacitación Brigadas Integrales de Emergencia 25 - 2019

Curso Manejo Comercial y Gestión de Cartera para Empresas de Servicios Públicos

25 - 2019

Capacitación Manejo de Equipo Autocontenido 26 - 2019

Rumbaterapia 27 - 2019

OCTUBRE 2019

ACTIVIDAD FECHA

Curso Sistemas de Información de Geográfica con Interfaz en Sistemas de Información Comercial

03 y 04 - 2019


Semana de la Salud 07 al 11 - 2019


Capacitación Manejo Seguro de Herramientas 18 - 2019

Pausas Activas 18 - 2019

Rumbaterapia 25 - 2019

Capacitación Manejo Seguro de Cloro 28 - 2019

Taller Prevención de Desorden Musculoesqueletico - Higiene Postural

31 - 2019

Inicio Valoración del Desempeño de los Funcionarios 31 - 2019

2.1.2. CERTIFICACIÓN POR COMPETENCIAS LABORALES

JULIO 2019

ACTIVIDAD FECHA

“Manejar sistemas de captación de agua de acuerdo con normas técnicas". Operadores de bocatoma en la norma Total trabajadores certificados: 20

18– 2019

OCTUBRE 2019

ACTIVIDAD FECHA

“Instalar redes de acueducto de acuerdo con procedimientos técnicos". Total trabajadores certificados: 50

09 – 2019

2.1.3. INSPECIONES DE SEGURIDAD INDUSTRIAL

JULIO

ACTIVIDAD FECHA

Inspección de elementos de protección personal: Archivo Central y frentes de obra.

09-07-2019 26-07-2019 27-07-2019 29-07-2019

Inspección de extintores: Reservorio, Bocatoma el guayabo, archivo Central

09-07-2019 26-07-2019

7

Inspección áreas de trabajo: Bocatoma el Guayabo, archivo Central, planta Recreo

09-07-2019 26-07-2019 26-07-2019

AGOSTO

Inspección de elementos de protección: planta Kennedy 09-08-2019

Inspección áreas de trabajo: Bocatoma el tomo y planta Kennedy 09-08-2019

Inspección de extintores: bocatoma el Tomo, planta Kennedy, planta Jardín, planta Recreo

09-08-2019 16-08-2019 23-08-2019

SEPTIEMBRE

Inspección de elementos de protección: archivo central

17- 09-2019 23-09-2019

Inspección áreas de trabajo: sede centro, archivo comercial y archivo Central

17-09- 2019 23-09- 2019

Inspección de extintores: Archivo Central 23-09-2019

OCTUBRE

Inspección de Botiquín: Archivo Central 23- 10-2019

Inspección áreas de trabajo: Archivo Central, planta Kennedy 23- 10- 2019

2.1.4. REUNIONES DEL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (COPASST).

ACTIVIDAD FECHA

Reunión del COPASST 04-07-2019

Reunión del COPASST 08-08- 2019



2.1.5. REUNIONES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

ACTIVIDAD FECHA

Reunión del Comité de Convivencia Laboral 12-07-2019

Reunión del Comité de Convivencia Laboral 15-10-2019

2.1.6. REUNIONES DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL - (PESVIAL)

ACTIVIDAD FECHA

Reunión Comité del Plan estratégico de seguridad Vial, revisión de avances en la implementación de los planes de acción, procedimientos y formatos.

30-07-2019 09-10-2019 21-10-2019

8

2.1.7. PLAN DE RESPUESTA A EMERGENCIAS

ACTIVIDAD FECHA

Simulacro por escape de Gas Cloro- Planta Jardín 29-08-2019

Simulacro por Sismo- Sede Centro 02-10-2019

Simulacro por Sismo- Archivo Central 02-10-2019

Simulacro por Sismo- Planta Kennedy 17-10-2019

2.1.8. OTRAS ACTIVIDADES:

- Se ha brindado apoyo y acompañamiento al desarrollo de la Consultoría en

Recursos Humano llevada a cabo por la empresa MCLATAM en el marco del programa COMPASS, la cual se dio inicio desde el mes de agosto del año en curso y con culminación tentativa en el mes de junio de 2020.

ANEXOS: Se anexa registro fotográfico de las siguientes actividades:

Vacaciones Recreativas

Tamizaje Cardiovascular

9

Clausura II Olimpiadas Deportivas Las Ceibas

Aplicación Bateria de Riesgo Psicosocial

Semana de la Salud

2.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

2.2.1. DESDE EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

• Se realizaron 3 Comités Integrados de Gestión y desempeño en los meses

de Julio, Agosto y Octubre, los días 26, 29 y 17 respectivamente.

• Seguimiento a las acciones correctivas que se encuentran abiertas y de la

que se han implementado acciones o se requiere medir su eficacia.

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• Se realizó el segundo ciclo de auditoría interna a todos los procesos del

sistema de gestión de calidad, en el mes de septiembre durante los días

18, 19 y 20.

• Se registraron las no conformidades generadas de auditoría interna

realizada en el mes de Septiembre de 2019 a todos los procesos del

SGI, lo que incluye la determinación de la corrección, análisis de causa y

acciones correctivas.Se recibió auditoría externa los días 21, 22 y 23 de

Octubre.

• Seguimiento a los compromisos generados en cada uno de los

componentes del Plan Anticorrupción y atención al ciudadano en el mes de

Julio.

• Consolidación de cada uno de los indicadores de gestión que miden el

desempeño de los procesos.

• Acompañamiento a reuniones en los diferentes procesos, para asesorar

respecto al cumplimiento de los lineamientos de MIPG y de la norma ISO

9001:2015.

• Seguimiento a los riesgos de gestión, de corrupción y de seguridad

informática en todos los procesos de la empresa, de acuerdo a lo

establecido en la Guía de Administración del Riesgo del mes de octubre

de 2018, emitida por el DAFP.

• Creación, modificación, actualización de procedimientos y formatos del SIG,

según solicitud de cada proceso y en conjunto con los dueños de cada

actividad: en total durante el periodo se han modificado, eliminado o creado

128 documentos, entre procedimientos, manuales, formatos e instructivos.

• Actualización permanente de la página web institucional en el link del SIG,

asegurando que los documentos vigentes se publican de manera oportuna

para su uso.

• Se realizó cronograma para la rendición de cuentas, con el fin de asegurar

que se dé cumplimiento a los lineamientos del Departamento Administrativo

de la Función Pública y lo determinado en el Modelo Integrado de

Planeación y Gestión.

• Se estructuro el estudio previo para la contratación del evento principal de

rendición de cuentas.

• Asistencia a las capacitaciones para elaboración de empalmes exitosos

en el consejo de Neiva y en la Alcaldía municipal.

• Se dio cumplimiento a la metodología de rendición de cuentas (Reuniones

con los grupos de valor, consolidación de preguntas para rendición de

cuentas, consolidación del informe final) para el desarrollo del evento final

el próximo 5 de Diciembre.

• Apoyo en la entrega de información para la elaboración de la revista

11

que se entregara en el evento de rendición de cuentas.

• Reunión de información, consolidación y estructuración del informe de

empalme de toda la entidad.

• Acompañamiento en las reuniones de empalme con la nueva administración.

2.2.2. DESDE SUIT

• Reunión con el ICBF para acercamiento en proceso de interoperabilidad de

la base de datos de madres comunitarias.

• Actualización permanente de la página web institucional en el link de

atención al usuario de los trámites registrados.

2.2.3. DESDE LA APLICACIÓN DE FORMATOS Y FORMULARIOS SUI REPORTADOS:

Los formatos y Formularios que se reportaron de julio 2019 a octubre del 2019

son los siguientes:

• Año 2009: Se reportó el siguiente Formulario del año 2009:

o Vertimiento a Cuerpos Receptores

o Seguimiento al PSMV


o Municipios Beneficiados de la Captacion_4624Bocatoma Antigua

o Municipios Beneficiados de la Captacion_4625Bocatoma El Guayabo







o Alcantarillado Combinado

• Año 2013: Se reportó el siguiente Formularios y Formatos del año 2013:

o EJECUCIÓN DE PROYECTOS – ACUEDUCTO



o EJECUCIÓN DE PROYECTOS – ALCANTARILLADO

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o Seguimiento al PSMV

• Año 2014: Se reportó el siguiente Formularios y Formatos del año 2014:




o EJECUCIÓN DE PROYECTOS – ALCANTARILLADO


• Año 2015: Se reportó los siguientes Formularios y Formatos del año 2015:




o EJECUCIÓN DE PROYECTOS – ALCANTARILLADO Alcantarillado Combinado




o Facturación Alcantarillado


o Información Régimen de Calidad y Descuentos


o Facturación Acueducto





o Recursos Financieros AAA




o Municipios Beneficiados de la Captacion_4625Bocatoma El

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Guayabo



o Recursos Financieros AAA


o Encuesta Transacción Agua en Bloque

o Facturación Acueducto

o Facturas por Estrato en PDF Acueducto

o Reclamaciones del Servicio de Acueducto

o Refacturación Acueducto

o Concurso Económico 1

o Concurso Económico 2

o Análisis de Riesgo de Calidad del Agua

o Capacidad de análisis y control de sustancias que afectan la

calidad del agua

o Estudio de Riesgo, Programas de Reduccion del Riesgo y los

Planes de Contingencia de los Sistemas de Suministro de Agua

para Consumo Humano (PDF)

o Plan de contingencia - Servicio de Acueducto – PDF

o Medición de Presión Sectores Hidráulicos

o Continuidad en la Oferta del Servicio de Acueducto

o Calidad Agua Caracteristicas Basicas - Rango 4

o Características Especiales- Rango 2, 3 Y 4

o Características No Obligatorias - Rango 2, 3 Y 4

o Muestreo Calidad Del Agua Fuente Superficial

o Suspensiones Servicio De Acueducto


o Facturas por Estrato en PDF Alcantarillado

o Reclamaciones del Servicio de Alcantarillado

o Refacturación Alcantarillado

o Plan de contingencia - Servicio de Alcantarillado – PDF

o Discontinuidades mensuales por ruta de lectura

o Información Comercial Acueducto y Alcantarillado


o Inventario De Equipos Aaa

o Recursos Financieros Aaa

o Amenazas Servicio De Acueducto

o Nivel De Exposicion Servicio De Acueducto

o Resistencia Al Daño Servicio De Acueducto

o Cuestionario Registro De Eventos - Servicio De Acueducto

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o Registro De Eventos - Servicio Acueducto_41001huila-Neiva

o Amenazas Servicio De Alcantarillado

o Nivel De Exposicion Servicio De Alcantarillado

o Resistencia Al Daño Servicio De Alcantarillado

o Cuestionario Registro de eventos - Servicio de Alcantarillado

2.2.4. INFORMES PRESENTADOS AL DANE:

Los informes que se presentaron al DANE de los meses de julio 2019 a octubre del 2019 son los siguientes:

• Cargos Fijos • Novedades y M3 • Número de usuarios • Promedio y Consumos • Rangos de Consumos • Subsidios y Contribuciones • Indicador de Inversión de Obras Civiles-IIOC • Encuesta de desarrollo e innovación tecnológica

2.2.5. INFORMES ANEXOS A LA CUENTA DE COBRO DE SUBSIDIOS:

Los informes que se presentaron como anexos para la cuenta de cobro de

subsidios de los meses de julio 2019 a octubre del 2019 son los siguientes:

• Catastro de Acueducto

• Catastro de Alcantarillado

• Balance de Subsidios y Contribuciones

• Detalle de Subsidios y Contribuciones de Acueducto

• Detalle de Subsidios y Contribuciones de Alcantarillado

2.2.6. INFORMES REGULATORIOS Y TARIFARIOS: Los Informes que se presentaron regulatorios y tarifarios de los meses de julio

2019 a octubre del 2019 son los siguientes:

• Se realizó el cálculo de la proyección de los subsidios, sobreprecios y

requerimientos de aportes del FSRI del municipio por cada servicio para el

2020.

• Se realizó la actualización del cálculo del INIC (Ingresos Netos de

Inversiones por Cobrar).

• Se realizó el cálculo del indicador de continuidad (ICON) para el periodo

2019-I con la información enviada por la empresa.

• Se realizó el cálculo del Indicador de Calidad del Agua potable (ICAP)

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para el periodo 2019-I con la información enviada por la empresa.

• Se realizó el cálculo del Índice de Reclamos Comerciales (IQR) para el

periodo 2019-I con la información enviada por la empresa.

• Se realizó la implementación de la Resolución CRA 865 de 2018 en

compañía de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

• Se realizó el seguimiento a los ingresos por componente tarifario de los

servicios de Acueducto y Alcantarillado.

• Se realizó el seguimiento a la evolución de las metas de los servicios de

Acueducto y Alcantarillado.

2.2.7. DESDE LOS PROCESOS DE APOYO AL SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS A LOS PLANES AMBIENTALES.

Se realizaron los seguimientos mensuales a los diferentes planes ambientales

en los cuales Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva tiene implicación, tales

como:

• PLAN DE SANEAMIENTO Y MANEJO DE VERTIMIENTOS-PSMV.

Se evidencia el cumplimiento de las siguientes actividades establecidas en el plan:

➢ Proyectos prioritarios

➢ Colectores Existentes incluyendo limpieza de pozos

➢ Planta de tratamiento de aguas residuales

➢ Construcción de colectores principales e interceptor de Aguas Residuales Urbanas

➢ Adquisición de servidumbres, compra de lote y construcción de la

Planta de Tratamiento de Aguas Residuales Urbanas PTAR

➢ Capacitación de los técnicos encargados de la operación y el

mantenimiento del sistema de acueducto y Alcantarillado Urbano

➢ Fortalecimiento al proceso de Operación y Mantenimiento de los

Sistemas de Acueducto y Alcantarillado

➢ Complementación, Rehabilitación, Expansión y/o Mejoramiento del

Sistema de Alcantarillado

➢ Realizar una caracterización anual de las aguas residuales de los

vertimientos del casco urbano y de la fuente receptora de las descargas

para determinar el ICA

➢ Auditoría externa a la E.S.P que opere el sistema de acueducto y

alcantarillado (Incluye interventoría obras)

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• PROGRAMA DE USO EFICIENTE Y AHORRO DE AGUA-PUEAA.


➢ Obras de Mantenimiento Optimización del Sistema de Captación del

Municipio de Neiva 100% terminadas

➢ Reposición y Optimización de Redes de Acueducto

➢ Mantenimiento de las Plantas de Tratamiento de Agua Potable PTAP

➢ Construcción de Redes de Acueducto

➢ Implementación del PUEAA

➢ Pautas Publicitarias

➢ Plegables

➢ Afiches

➢ Actividades Varias del Plan de Medios

➢ Entrega de Estímulos

➢ Realizar una capacitación anual a los habitantes de las zonas aledañas

arriba sobre el buen manejo de los recursos naturales.

➢ Seguimiento y protección al programa a población existente mediante visitas

al área de la cuenca por parte de líderes comunitarios para apropiarse de

la importancia de los recursos naturales

➢ Actualización permanente del Catastro de Usuarios

➢ Control de Fugas

➢ Mejoramiento de Conexiones Domiciliarias

➢ Reposición y expansión de redes de distribución.

➢ Gestión para la elaboración y ejecución del programa de agua no contabilizada.

➢ Elaboración y ejecución del programa.

➢ Gestión para la ampliación de la cobertura de micro medición

➢ Renovación e Instalación de 25000 nuevos micromedidores

➢ Instalación de 300 MacroMedidores y Sectorización

➢ Suministro de Insumos Químicos para Garantizar la Potabilización de Agua

• PLAN DE ORDENAMIENTO Y MANEJO DE LA CUENCA HIDROGRÁFICA

-POMCH.

En cumplimiento de las obligaciones establecidas para la ejecución de este

plan se realiza la siguiente acción:

➢ Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva E.S.P destina el 1% del valor

de los ingresos corrientes presupuestados, en consecuencia, para el

presente año 2019 se realizó un aporte de $621.000.000 el día 6 de

septiembre de 2019, esto, suscrito mediante Contrato de Fiducia Publica

No.052 de 2007 mediante el Departamento del Huila, El Municipio de

Neiva, Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva E.S.P, La Corporación

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Autónoma Regional CAM y La Sociedad Fiduciaria Popular S.A.

• PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS-PGIRS.


plan se realiza la siguiente acción

➢ Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva E.S.P por medio del contrato

No.001 de 2013 realiza un informe bimensual desde el área de Aseo en el

cual menciona las actividades realizadas de separación en la fuente, así

como también las diferentes capacitaciones elaboradas y establece las

cantidades mensuales en Kilogramos recogidos por medio de las Rutas

Selectivas, entre otros.

• PLAN DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIA PARA EL MANEJO DE

DESASTRES Y EMERGENCIAS ASOCIADAS A LA PRESTACIÓN DE

SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO

SANITARIO



➢ Las Emergencias ocurridas asociadas a la prestación de servicios

públicos de Acueducto y Alcantarillado fueron atendidas tal y como lo

establece el plan de contingencia; siendo posteriormente diligenciado el

formato de atención de emergencias 2019.

• PLAN MUNICIPAL DE AGUA.



➢ Por medio de seguimiento realizado a este plan, se envían oficios

solicitando los respectivos seguimientos trimestrales elaborados a este

plan por parte de la Secretaria de Ambiente y Desarrollo Rural Sostenible,

los cuales son enviados oportunamente.

• PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES-PTAR.

Como seguimiento realizado al Permiso de Aprovechamiento forestal otorgado

para el Lote La Vega, se evidencio el cumplimiento realizado a las

obligaciones otorgadas a Las Ceibas. Tales como;

➢ Se efectuó consignación a la Corporación Autónoma Regional -CAM por

una suma de $106.050 pesos por concepto de tasa de aprovechamiento

➢ Como medida de compensación ambiental el material verde sobrante fue

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entregado a habitantes de la zona aledaña, el cual fue utilizado para realizar

abono orgánico y una vez listo ser integrado al suelo.

➢ Como medida compensatoria por aprovechamiento forestal, se realiza

entrega a la Corporación Autónoma Regional -CAM de treinta plántulas de

especies forestales con altura no inferiores a 35 Centímetros en

condiciones fitosanitarias adecuadas.

• PLAN DE MANEJO AMBIENTAL DE ALUMBRADO PÚBLICO.


➢ Solicitud del Servicio

➢ Reparación Inmediata o Desmonte de la luminaria

➢ Reparación de la Luminaria

➢ Montaje de la luminaria

➢ Desplazamiento del personal o de transporte

➢ Proceso de Pintura (Aerosoles)

➢ Cambio e Hincamiento de Postes

➢ Tendido de Redes

➢ Bodegas de Inservibles

➢ Podas Arbóreas (cono de luz)

➢ Clasificación de Los Residuos generados por el Contrato

Interadministrativo No. 003 de 2019 Alumbrado Público de Neiva

➢ Almacenamiento y Tratamiento

➢ Acciones Ambientales de Mejora

➢ Manejo de residuos metálicos, eléctricos y de vidrio

➢ Manejo de residuos inertes No Metálicos

➢ Manejo de residuos peligrosos

➢ Manejo de contaminación por material particulado (polvo) control de

calidad del aire

➢ Manejo de emisiones de gases producidos por los equipos y vehículos

➢ Medidas para la protección del ruido por equipos, maquinarias y herramientas

➢ Medidas para la protección del suelo

➢ Manejo de las afecciones de salud

➢ Diagnostico Semestral y Anual del Plan de Gestión Integral de Residuos Solidos

➢ Realizar periódicamente la verificación del cumplimiento de acciones de

mejorar para la Recolección de Residuos Sólidos y Eléctricos

➢ Capacitación al personal para crear la conciencia de la importancia

vital del manejo de los residuos generados en las actividades de la

empresa

➢ Se contratará con la respectiva empresa para la recolección de los

residuos eléctricos

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Como seguimiento realizado al Permiso de Aprovechamiento forestal

otorgado para Alumbrado Público, se evidenció el cumplimiento realizado a las

obligaciones otorgadas a Las Ceibas. Tales como;

➢ Se realizan visitas mensuales al Centro de Acopio para verificar que el

material verde sobrante sea recogido

➢ Se entregan los soportes del material entregado por CONSTRUCOL

SAS a CEAGRODEX S.A para la disposición final de los residuos

provenientes de podas

➢ Se hace entrega de los informes de podas arbóreas de la zona Urbana

de Neiva en cumplimiento de la Autorización de Aprovechamiento

Forestal

Como medida compensatoria por aprovechamiento forestal, se realiza

entrega a la Corporación Autónoma Regional -CAM de cien plántulas de

especies forestales.

2.2.8. SEGUIMIENTO A REGALÍAS, SUIF, GESPROY:

Se realizaron los siguientes seguimientos de julio 2019 a octubre del 2019:

• Realizar el monitoreo, seguimiento, control y evaluación - SMCE de los

recursos de regalías cuyo ejecutor designado sea LAS CEIBAS

EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P. mediante las plataformas

estratégicas

• Realizar el cargue y validación de la información a través de la plataforma

GESPROY – SGR y CUENTAS SGR así como la desactivación del mismo,

de los proyectos de inversión financiados con el Sistema General de

Regalías cuyo ejecutor sea la Empresa.

• Informar de los avances de los proyectos de Regalías.

• Hacer seguimiento al componente financiero de los proyectos

financiados con recursos de Regalías, Verificando que los giros realizados

a través de la Tesorería municipal correspondan a las fuentes de

financiación respaldadas con recursos del Sistema General de Regalías.

• Subir la Información correspondiente de las cuentas de cobro de los

convenios de Alumbrado Público al Aplicativo Secop II.

• Seguimiento a los diferentes proyectos de Regalías que se encuentran

en Ejecución. Especialmente el Proyecto Bpin 2015410010009 –

“Construcción De Un Pozo Profundo Y El Sistema De Acueducto Por

Bombeo Energia Renovable (Solar), En El Resguardo Indígena La Gabriela

Corregimiento Del Caguan Zona Rural Del Municipio De Neiva

Departamento Del Huila”

• Hacer seguimiento al componente financiero de los proyectos

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financiados con recursos de Regalías, Verificando que los giros realizados

a través de la Tesorería municipal correspondan a las fuentes de

financiación respaldadas con recursos del Sistema General de Regalías.

Se está gestionando las claves para el manejo del SPGR. Sistema que

está implementando el Ministerio de hacienda para el manejo de los

recursos de regalías.

2.2.9. DESDE EL APOYO Y SEGUIMIENTO AL PROYECTO PTAR NEIVA

La PTAR diseñada, consta de cuatro líneas de tratamiento (preliminar, primario

y secundario cada una). Con la construcción de la Primera fase (dos primeras

líneas de tratamiento), se puede tratar el 89% de las aguas residuales que hoy

Neiva vierte al río Magdalena. Las Empresas Públicas de Neiva, adquirió en el

mes de noviembre del año 2014 los lotes No. 1 y No. 2 cuya área total es de 7.0

Has 187 M2.

TRAMITES REALIZADOS:

• El Instituto Colombiano de Antropología e Historia – ICANH, aprueba el

Plan de Manejo Arqueológico-PMA; de acuerdo con comunicación No. 130-

5036 del 11 de Sept-2019 (Rad. 4495).

• Las Ceibas-EPN ESP, tramitó en el mes de marzo del 2019, un valor

adicional al contrato No. 062-2015, para la terminación del contrato inicial

cuyo objeto es la “Construcción canal de aguas lluvias al costado

occidental barrio california al rio Magdalena del k0+750 a k1+074 sector

comuna uno del Municipio de Neiva”, obra fundamental para que la PTAR

descargue sus vertimientos. Dicha obra se recibió a satisfacción en octubre

del año 2019.

21

• Las Ceibas-EPN ESP, tramitó en el mes de marzo del 2019, un valor

adicional al contrato de Interventoría No. 023-2015, cuyo objeto es la

“Interventoría técnica, financiera para la construcción canal de aguas lluvias

al costado occidental barrio california al rio Magdalena del k0+750 a k1+074

sector comuna uno del Municipio de Neiva Dpto del Huila”. Dicha

interventoría se recibió a satisfacción en octubre del año 2019.

• Las Ceibas-EPN ESP, contrató en febrero del 2019 la actualización del Estudio Ambiental y el Plan de Manejo Ambiental existente, de acuerdo con la normatividad exigida por la ANLA y así obtener la Licencia Ambiental, requisito indispensable para la construcción de la PTAR. Este estudio se viene revisando a cada entrega de los productos.

• Está pendiente de realizar un adicional al contrato No. 126-2019, para la

elaboración del estudio sobre el Plan Parcial de los cuatro predios, en los

cuales se construirá la PTAR; para que Planeación inicie el proceso de

ajuste de uso del suelo de los lotes mencionados.

• El DNP, viene adelantando la contratación del estudio cuyo objeto es:

“Estructuración técnica, legal, económica y financiera de un proyecto bajo

el mecanismo de Asociación Público-Privada (APP), que contemple el

diseño, construcción, operación y mantenimiento de un Sistema de

Tratamiento de Aguas Residuales (STAR), ubicado en jurisdicción del

Municipio de Neiva, Huila”. Dicho contrato por valor aproximado de $

2.000.000.000.oo, asumidos por DNP.

• Las Ceibas-EPN ESP, entregó a la CAM en enero del año 2019, el estudio

de la actualización del Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos

PSMV. En mayo 15-09, La CAM radicó oficio ante Las Ceibas, realizando

unas observaciones al PSMV. Las Ceibas le realizó correcciones al

documento según observaciones y se presentó nuevamente. A la fecha se

está a la espera que la CAM, se pronuncie. Consultor: GEOGRAPHIC

INFORMATION SYSTEM.

• Se contrató con FEDELONJAS la actualización de los avalúos a los dos (2) predios requeridos para la construcción del proyecto.

• A la fecha, se encuentra en negociación la compra del predio No. 3 (5.0 Has 7.334, 37 M2) por valor de $ 3.130.568.460.oo

• Firma de acuerdo con el Departamento Nacional de Planeación DNP,

para la estructuración del Proyecto de Asociación Público Privada – APP

para la Construcción del Proyecto PTAR para Neiva, con recursos del

Banco Interamericano de Desarrollo ($2.000 millones)

• Se viene realizando gestión del Proyecto en el Viceministerio de Agua y

Saneamiento adscrito al Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio-MVCT,

se debe obtener la viabilidad técnica y financiera por parte del MVCT.

• Se realizaron socializaciones varias del Proyecto a la ciudadanía de Neiva (Empresarios, medios de comunicación, gremios, comunidades aledañas, etc).

22

2.2.10. PLAN DEPARTAMENTAL DE AGUAS – PDA NEIVA.

Se realizó los siguientes reportes por la plataforma del SIGEVAS del

MINVIVIENDA los proyectos:

✓ Construcción del interceptor comuna 2.

✓ Optimización y construcción de las redes de acueducto y alcantarillado

de los barrios américas, los parques y nueva granada, los mártires y

quirinal de la ciudad de Neiva, departamento del huila”

✓ Media luna fase 3” haciendo la aclaración que el ejecutor del proyecto que

es AGUAS DEL HUILA SA.

2.3. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

Las Ceibas, Empresas públicas de Neiva E.S.P. cuenta con un sistema de

Administración del Riesgo liderado por la Oficina de Planeación el cual a partir de

Marzo 27 de la presente vigencia implemento la Matriz de Riesgos de seguridad

digital y actualizó las matrices de Riesgos de Gestión y Riesgos Anticorrupción

según los lineamientos establecidos en la Guía para la administración del riesgo y

el diseño de controles en entidades públicas de la Función pública en las cuales se

define el responsable, el causal, el indicador, etc., que permiten gestionar y

controlar adecuadamente el riesgo inherente a su operación.

Por parte de la Oficina Asesora de Control Interno de Gestión realizó el segundo

seguimiento a los riesgos Anticorrupción, seguridad digital y de gestión de la

empresa a corte 31 de agosto de 2019 lo cual los respectivos informes se

encuentran publicados en la página WEB de la empresa en el link de trasparencia:

http://www.lasceibas.gov.co/plan-anticorrupcion-y-atencion-al-ciudadano/2019

2.4. GESTIÓN PRESUPUESTAL Y EFICIENCIA DEL GASTO PÚBLICO

Según la Resolución 2095 de 2018 “Por el cual se desagrega el Presupuesto genera

e Ingresos de LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS E NEIVA E.S.P., para la

vigencia fiscal 2019, por el valor de Sesenta Y Ocho Mil Ochocientos Cuarenta Y

Dos Millones Seiscientos Setenta Mil Pesos ($68.842.670.000.00) MCTE, el cual

se le adicionó Treinta Y Seis Mil Cuatrocientos Veintidós Mil Millones

Doscientos Cincuenta Y Cuatro Mil Seiscientos Veinticinco Pesos Con

Cincuenta Centavos ($36.422.254.625,50) MCTE.

http://www.lasceibas.gov.co/plan-anticorrupcion-y-atencion-al-ciudadano/2019

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PRESUPUESTO OFICIAL 2019

APROPIACIÓN INICIAL

ADICIONES DISMINUCIONES APROPIACIÓN

FINAL

68.842.670.000,00 36.422.254.625,50 - 105.264.924.625,50

A 30 de septiembre de 2019, la entidad registro gastos por un valor de Sesenta Y

Seis Mil Setecientos Ochenta Y Dos Millones Trescientos Ochenta Y Tres Mil

Cuatrocientos Siete Pesos Con Treinta Y Ocho Centavos ($

66.782.383.407,38) MCTE. De los cuales se han pagado $ 39.754.419.227,18 saldo

de registro de $ 26.706.423.144 cuentas por pagar de $ 321.541.036,20.

DATOS A CORTE DEL TERCER TRIMESTRE DE 2019 PAGOS 39.754.419.227,1

8 SALDOS DE REGISTROS

26.706.423.144,00 CUENTAS POR

PAGAR

321.541.036,20 TOTAL REGISTROS 66.782.383.407,3

8

A 30 de septiembre de la presente vigencia la apropiación final fue

de $105.264.924.625,50, se realizaron registros por valor de $66.782.383.407,38,

quedando un saldo por ejecutar para el resto de la vigencia 2019 de $

38.482.541.218,12 equivalente al 37% del total del presupuesto para la presente

vigencia.

3. CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

3.1. AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL

Se monitoreo la gestión de la empresa en los diferentes procesos. A continuación,

se mencionan algunas de las actividades realizadas:

• En el mes de Agosto se realizó el diligenciamiento de la información en el

Índice de Transparencia y Acceso a la Información - ITA en cumplimiento con

los lineamientos definidos por la PROCURADURÍA GENERAL DE LA

NACIÓN.

• Se efectuó el seguimiento a cada una de las actividades programadas en el

plan de acción 2019 y que hacen parte fundamental para el cumplimiento

a las metas de producto que integra el PDI-2016-2019 de LAS CEIBAS EPN.

ESP. De igual manera, fue consolidado el avance y generado el tablero de

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control como evidencia al cumplimiento de cada una de las metas. Por otro

lado, se espera que se programe fecha para ser presentada ante el comité de

gerencia para su aprobación.

• Se publicó en el portal de Las Ceibas -Planes de Acción el seguimiento del

periodo julio. agosto, septiembre para el conocimiento de comunidad, de

acuerdo con la Ley 1712 de 2014.

• Se presentó el plan de acción a septiembre, en razón a que por directiva 009

de 2019 expedida por la Procuraduría General de la Nación, se requiere

que las entidades territoriales y entidades descentralizadas realicen los

informes de gestión, tanto para la vigencia 2019 como del cuatrienio 2016-

2019.

• Se realizó el seguimiento al plan operativo anula de inversiones – POAI y se

publicó en el portal.

• Se entrego a la oficina de prospectiva, programas y proyectos de la

administración Municipal, los avances a las metas estratégicas que hacen

parte del PDI-2016- 2019. De igual manera se realizó presentación en

formato enviado por la secretaria de planeación y ordenamiento de la

administración municipal donde se estructura avance de las metas

estratégicas del sector APSB del cuatrienio 2016-2019.

• Se brindó apoyo a la realización de la matriz de parametrización en

referencia a la política de planeación estratégica, referenciada en la

metodología del DNP-DAFP, como también en la presentación a cada una de

las metas para el proceso de rendición de cuentas y empalme.

• Se estructuro la Resolución N°0048 por el cual adopta el Plan Estratégico

2018-2028 y Plan de Acción Anual de las Ceibas Empresas Públicas de Neiva

ESP para el año 2019.

3.2. AUDITORIA INTERNA

Según el Programa Anual de Auditoria a corte 31 de octubre de la presente vigencia

se han realizado y cerrado las auditorías a los procesos de Gestión Jurídica,

Acueducto, Laboratorio, Financiera, Planeación Estratégica y Alcantarillado con sus

respectivos planes de mejoramiento.

Las auditorías a los procesos Control Interno Disciplinario, Gestión Administrativa y

Gestión Comercial se encuentran en ejecución; la auditoria del proceso de

Contratación emitió el informe preliminar al proceso y se encuentra en proceso de

cierre en la emisión del informe final y su respectivo plan de mejoramiento.

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Se realizo una auditoria especial al proceso de alumbrado público la cual se

encuentra cerrada con su respectivo informe final y plan de mejoramiento.

Lo anterior se puede consultar en la página de la empresa en el link de trasparencia

y acceso a la información:

http://lasceibas.gov.co/informes-de-control-interno/auditorias-internas

3.3. PLANES DE MEJORAMIENTO

Como producto de las auditorias de cada proceso se genera los planes de

mejoramiento con el seguimiento de los hallazgos de vigencias anteriores y con el

compromiso de realizar acciones de mejorar para hallazgos encontrados en las

auditorias actuales, los cuales la oficina de control interno realiza seguimiento

permanente a dichos planes.

A corte 31 de octubre de la presente vigencia se han actualizado siete (7) planes de

mejoramiento producto de las Auditorías internas realizadas para este año, de las

auditorias en ejecución están en revisión para su respectiva actualización.

4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

La oficina de Comunicaciones de Las Ceibas, Empresas Públicas de Neiva E.S.P.,

correspondientes a los meses de Julio a Octubre de 2019 realizó las siguientes

actividades:

JULIO DE 2019

http://lasceibas.gov.co/informes-de-control-interno/auditorias-internas

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AGOSTO DE 2019

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39

40

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SEPTIEMBRE DE 2019

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OCTUBRE DE 2019

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5. ESTADO GENERAL DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE

GESTIÓN

La oficina de control Interno de Gestión de las Ceibas, Empresas Públicas de Neiva

E.S.P. mediante su actividad de evaluación y seguimiento a los procesos de la

empresa y lo requerido por los entes de control damos cumplimiento a las

disposiciones legales, en direccionamiento por el Departamento de la Función

pública realizó las siguientes actividades:

• Se realizó el seguimiento a los riesgos de gestión, corrupción y seguridad

digital consignados en la Matriz de Riesgos por dependencia los cuales están

en la página WEB de la empresa para su consulta

• Se realizó seguimiento a los planes de mejoramiento de las Auditorías

Internas en los meses de Julio, Agosto y Septiembre.

• Se realizo seguimiento al cargue del SUI de los meses Julio, Agosto,

Septiembre y Octubre.

• En el mes de Agosto se le hizo seguimiento al normograma.

• Se realizo la actividad de Auto control en el mes de Agosto y de Octubre.

• Se le realizo seguimiento al plan de Acción.

• En Octubre se realizó el Tercer Informe de Austeridad del Gasto.

• Se realizo seguimiento al avance de la implantación del MIPG.

Lo anterior sustentado con el equipo de trabajo altamente calificado realizando una

gestión transparente de la información a través del monitoreo de los planes de

mejoramiento y demás planes suscritos en la empresa por entes de control como

las contralorías, todo esto a través de los informes generados por esta oficina.

EDGAR LEONEL CONTA . MARÍA ANGELICA VEGA MURTE Asesor Control Interno De Gestión. Ingeniera Contratista OACI

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TERCER INFORME PORMENORIZADO DEL SISTEMA CONTROL …€¦ · 15 y 16 - 2019 Charla Estilos de Vida Saludable: Prevención Alcoholismo, Tabaquismo y Buenos Hábitos Alimenticios 16