Tema: Reporte de Hallazgos en las Auditorías Internas de Calidad

Fecha: Del 24 al 30 de Mayo

OBJETIVOS

Desarrollar la habilidad de redactar de forma clara y concisa una no conformidad u observación encontrada en una Auditoría Interna de Calidad.

ACTIVIDAD

Las siguientes son descripciones de incidentes observados por el auditor durante el curso de una auditoría. Estas contienen descripciones de situaciones en las que se puede requerir un reporte de hallazgo.

Incidente 1

XYZ Ltda., es una compañía dedicada a prestar servicios de administración de cafeterías al sector de alimentos. Dos de los operarios del Laboratorio de Análisis de Alimentos no estaban utilizando gorros de nylon, una operaria tenía su blusa desabotonada y estaba usando joyas. Los otros tres operarios estaban bien. El procedimiento FAL 002 revisión 2 (que es la versión actual) está disponible en el área y claramente describe, en la cláusula 7, el código de vestido que requiere que la blusa debe estar abotonada, se deben usar gorros de nylon y no se permite el uso de joyas.

HALLAZGO E INFORME

En la empresa XYZ, de acuerdo con el procedimiento FAL 002 revisión 2, hace alusión la forma de prestar el servicio de alimentos por parte de las personas que laboran en el área de laboratorio de alimentos; al realizar la auditoria se evidencia que dos de los operarios del Laboratorio de Análisis de Alimentos no estaban utilizando gorros de nylon, una operaria tenía su blusa desabotonada y estaba usando joyas; si bien, existe este personal en condiciones no acordes con el procedimiento, no constituye una no conformidad, puesto que en este punto prevalece es la preservación del producto numeral ISO 7.5.5 de la norma, para lo cual esta situación prevé es dejar una observación al jefe del área, a fin de reforzar las condiciones en que el personal debe utilizar la ropa de trabajo y la prohibición del uso de joyas.

Incidente 2

En la oficina de Planeación el auditor revisa los reportes de auditorías internas y nota lo siguiente:

El reporte 03 muestra dos acciones correctivas pendientes (vencidas hace 10 meses).

El reporte 05 muestra una acción correctiva pendiente (vencida hace 6 meses)

El reporte 07 muestra una acción correctiva pendiente (vencida hace 4 meses).

No hay evidencia de acciones de seguimiento.

HALLAZGO E INFORME

En la oficina de planeación, el día 20 de mayo de 2010, se encontró por parte del equipo auditor que los reportes con números 3, 5 y 7, se observa que no se dio cumplimiento a las acciones correctivas, las cuales presentan 10, 6 y 4 meses de vencimiento, a su vez que no hay acciones de seguimiento que permitan dejar constancia del no cumplimiento de las acciones correctivas.

Esta situación se convierte en una no conformidad, de acuerdo con lo previsto en el numerales 8.5.1 y 8.5.2 de la norma ISO, dado que la institución debe garantizar la mejora continua en los procesos, a fin de lograr eficacia en la prestación del servicio, a su vez que las acciones correctivas buscan que mediante toma de decisiones de los involucrados, logren eliminar a aquellos aspectos que hacen que el producto no se este prestando con la calidad exigida.

Por tanto el grupo auditor, toma la decisión de hacer acompañamiento al área de planeación, a fin de buscar conjuntamente, que se eliminen todas las no conformidades descritas en los reportes 3, 5 y 7; y de no ser posible su eliminación en el área, dejar la debida constancia del producto no conforme.

Incidente 3

En el Departamento Administrativo el auditor revisó la lista de cinco objetivos de calidad establecidos para ese departamento. El auditor preguntó si las actividades de planificación llevada a cabo para establecer estos objetivos fueron documentadas. El Director Administrativo respondió que esta actividad no se documentó, porque él no vio la necesidad.

HALLAZGO E INFORME

En el departamento administrativo, el día 23 de mayo de 2010, su director, al momento de preguntarle el líder del grupo auditor por la planificación de las actividades para haber establecido los 5 objetivos de calidad, contesto que había considerado que no era viable que esta fuera documentada.

El auditor al tenor de la norma ISO, observa que lo importante es tener fijados los objetivos de calidad y de antemano se deduce que para establecerlos se realizaron actividades tendientes a fijar con claridad cada uno de ellos y que éstos fueron producto de un análisis concienzudo con los directivos de la institución, si bien esto hubiera sido deseable, se deja la observación, para que en futuro se deje evidencia la forma en que se llega a fijar tanto los objetivos, pero primordialmente procedimientos y actividades que dan origen a un proceso.