TERIMAAN DAN

PUNGUTAN

Menjelaskan dasar-dasar pengurusan, sistem dan peraturan serta arahan-arahan yang berkuatkuasa. Meningkatkan kompetensi dalam merancang, mengawal dan melaksanakan terimaan dan pungutan mengikut sistem dan arahan yang berkuatkuasa. Meningkatkan akauntabiliti terhadap pengurusan kewangan.

OBJEKTIF

2

3

UNDANG-UNDANG Akta Tatacara Kewangan 1957 (disemak 1972)

Akta Pendidikan 1996 - Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002

Arahan Perbendaharaan

1 Pekeliling Perbendaharaan ( Berkuatkuasa 3 Julai 2014)

Surat Pekeliling Kewangan

Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah, Kementerian Pelajaran Malaysia (TPPKWS) Edisi 2012

1

2

3

4

6

5

Pegawai Pengawal

Pegawai yang dilantik oleh Menteri Kewangan atau Menteri Besar atau Ketua Menteri dibawah Seksyen 15A Akta Tatacara Kewangan 1957 (Akta 61) bagi setiap tujuan perbelanjaan yang diperuntukkan bagi mana-mana tahun kewangan dalam anggaran, bagi mengawal, tertakluk kepada sebarang arahan yang ditujukan oleh pihak penguatkuasa kewangan, perbelanjaan yang dikuatkuasakan di bawah tujuan itu, dan termasuk semua tanggungjawab Pegawai Perakaunan.

AP 3 4

TAFSIRAN ISTILAH

Pemungut

Seorang pegawai yang oleh kerana jawatannya atau di bawah mana-mana undang-undang bertulis atau peraturan bertulis adalah bertanggungjawab bagi memungut wang daripada orang awam bagi pihak kerajaan.

AP 3 5

TAFSIRAN ISTILAH

Pegawai Perakaunan

Meliputi semua pegawai awam yang ditugaskan untuk; Mengutip & menerima, menyimpan dan membelanja, dan mengakaun sebarang wang awam

AP 3

Istilah ini hendaklah dipakai bagi Ketua Jabatan atau pegawai bawahannya yang paling rendah, apabila mereka menguruskan Wang Awam atau Aset Awam

[Sek. 3 Akta Tatacara Kewangan 1957 (Akta 61)]

6

TAFSIRAN ISTILAH

Resit Rasmi

Sebarang akuan terimaan wang dari orang

awam termasuk dalam bentuk lesen, tiket,

borang yang mana amaun bayaran tetap

ditulis atau dicetak padanya atau melalui

media elektronik.

AP 3

7

TAFSIRAN ISTILAH

Wang Awam

Semua hasil, pinjaman, amanah dan lain-lain wang dan semua bon, debentur dan lain-lain sekuriti apa sahaja dikumpul atau diterima oleh kerana Persekutuan (tidak termasuk zakat, fitrah, Baitulmal dan hasil-hasil muslim)

[Seksyen 3 Akta Tatacara Kewangan 1957(Akta61)]

..dan termasuklah wang tunai dan kesetaraan

tunai serta semua instrumen kewangan kerajaan. AP 3

8

TAFSIRAN ISTILAH

9

PERWAKILAN KUASA

Pegawai Pengawal (KSU KPM)

Pemungut (Pengarah JPN)

Pegawai Perakaunan (P/GB/KPT/PT)

Sebarang kewajipan perwakilan ini kepada pegawai lain hendaklah dibuat dengan arahan bertulis.

Bagaimanapun seorang pegawai itu secara amnya tidak terlepas daripada tanggungjawabnya sendiri setelah perwakilan dibuat.

AP 53

Pengetua/Guru Besar hendaklah memberi kuasa secara bertulis kepada pegawai-pegawai yang membuat pungutan bagi pihaknya. Seorang pegawai yang tidak diberi kuasa tidak boleh membuat pungutan.

TPPKWS Bil 2.2 (2012) & AP 69

10

PERWAKILAN KUASA

11

Wang yang diperolehi oleh pihak

sekolah daripada kerajaan dan orang

awam.

Berbentuk wang tunai, cek, kiriman

wang dan pindahan dana elektronik

(EFT).

(TPPKWS) Edisi 2012

DEFINISI TERIMAAN

12

JENIS TERIMAAN

Sumber Kerajaan

• Bantuan Persekolahan

• Bantuan –Bantuan lain

Sumber Bukan Kerajaan (Wang Awam)

• Kutipan dari murid • Derma dari orang

awam • Caj kemudahan

sekolah • Lain-lain

13

TATACARA TERIMAAN

Terima Bantuan Persekolahan

Pengeluaran Resit (RP.01/RM.01)

Pengakaunan, Penyimpanan dan Perbankan

Pelaporan

14

TATACARA PUNGUTAN

Permohonan bertulis kepada Pendaftar Sekolah

Penyediaan Surat Perwakilan Kuasa memungut wang awam

Pengeluaran Resit (RP.01/RM.01)

Pengakaunan, Penyimpanan dan Perbankan

Pelaporan

15

PERAKAUNAN TERIMAAN

Dibankkan melalui mesin pendeposit (pilihan)

Dibankkan pada hari itu juga / masukkan pada hari bekerja esoknya. Wang tunai melebihi RM500 atau

jumlah pungutan (Wang Tunai, Cek, Wang Pos dll berjumlah melebihi RM2,000)

Terimaan dibankkan mengikut Kumpulan Wang Sekolah;

Rekod Terimaan/Pungutan ke dalam Buku Tunai

16

PERAKAUNAN TERIMAAN..samb

Semua terimaan pada akhir tahun tanpa mengira jumlah hendaklah dibankkan pada akhir tahun

kewangan (31 Disember)

Semua Terimaan tanpa mengira jumlah dimasukkan ke bank pada akhir bulan berkenaan ;

Simpan di Balai Polis berdekatan

17

Rekod dalam Buku Tunai mengikut Kumpulan Wang

Resit hendaklah dikeluarkan pada hari yang sama dan dihantar kepada pembayar apabila wang diterima melalui

pos

Rekod dalam Daftar Terimaan Sekolah (Daftar Mel)

Semua cek yang dibayar kepada pihak sekolah hendaklah atas nama Jawatan Guru Besar/Pengetua dan dibankkan

dalam tempoh 1 minggu

TPPKWS 4.2 (2012) & AP 78

PERAKAUNAN TERIMAAN..samb

Pungutan yang dibuat oleh guru kelas

hendaklah direkodkan ke dalam

“Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke

Pejabat” dan diserahkan bersama-sama

buku resit kepada Pengetua/Guru Besar

pada hari yang sama”

TPPKWS 4.2.5 (Edisi 2012)

18

MEREKOD PUNGUTAN

19

NPQEL 2015

Wang Tunai, Cek, EFT

Keluarkan Resit Pejabat

Catat di Buku Tunai

Slip Masuk Bank

Borang Kutipan dan Serahan Guru ke

Pejabat

Keluarkan Resit Murid (RM.01)

Akaun Subsidiari

Tindakan

Guru Kelas

TERIMAAN & PUNGUTAN (MANUAL)

20

NPQEL 2015

Wang Tunai, Cek, EFT

Kunci masuk Terimaan eSPKWS

Slip Masuk Bank

Borang Kutipan dan Serahan Guru ke Pejabat

Keluarkan Resit Murid (RM.01)

Cetak Resit Pejabat

Tindakan

Guru Kelas

TERIMAAN & PUNGUTAN (eSPKWS)

21

1. Modul Pentadbir Sistem 2. Modul Carian 3. Modul Permulaan 4. Modul Terimaan 5. Modul Daftar Bil 6. Modul Bayaran 7. Modul PWR 8. Modul Pindah Peruntukan 9. Modul Penutupan 10. Modul Penyesuaian Bank 11. Modul ABT/ABB 12. Modul Laporan 13. Modul Pelarasan 14. Modul Deposit

MODUL TERIMAAN (eSPKWS)

22

Modul ini berperanan

sebagai urusniaga

terimaan sekolah.

Sekolah boleh

mengeluarkan resit

terus dari modul ini.

MODUL TERIMAAN (eSPKWS)

23

KAWALAN WANG AWAM

Kutipan Majalah Sekolah: Diperakaunkan dalam Kumpulan Wang SUWA

(Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 7/2009, Surat Pekeliling Ikhtisas

Bil 14/2010 dan Surat Edaran Bahagian Akaun 8 Mei 2009)

24

MAJALAH SEKOLAH

25

CEK TIDAK LAKU

TPPKWS 4.3.4

Kembalikan kepada pemilik

cek

Pelarasan keluar di Buku Tunai (catatan “Kontra Cek Tak

Laku”

Mendapatkan balik pungutan dengan segera

Diselenggara dalam Daftar Cek Tak Laku

Resit Rasmi secara manual atau elektronik mestilah dikeluarkan sebagai akuan terima wang yang dibayar kepada seseorang pegawai awam.

Resit Rasmi mestilah dikeluarkan pada masa urusan dibuat dan jika seseorang pembayar hadir sendiri, Resit Rasmi itu mesti diserahkan kepadanya. Apabila Wang Awam diterima melalui pos atau penghantar, Resit Rasmi baginya mesti disediakan pada hari itu juga dan dihantar selewat-lewatnya pada hari bekerja berikutnya.

26

RESIT RASMI

Resit Rasmi tidak akan dikeluarkan bagi pembayaran yang dibuat oleh pegawai awam dengan cara potongan pada baucar melainkan jika sistem perakaunan yang digunakan mengkehendakinya.

AP 60

27

RESIT RASMI

Terdapat 2 Jenis Resit Rasmi;

Resit Rasmi Pejabat (RP.01)

Resit Rasmi Murid (RM.01)

Perolehan Buku Resit

Sekolah hanya boleh memperolehi Buku Resit daripada Percetakan Nasional Malaysia Berhad.

TPPKWS 4.2.3 (2012)

28

RESIT RASMI

29

CONTOH RESIT RASMI

Pegawai Pengawal dan Pemungut hendaklah menentukan supaya orang awam diberitahu dengan sepenuhnya bahawa mereka hendaklah meminta resit bagi semua wang yang dibayar dan bahawa mereka hendaklah hanya menerima akuan terima yang dikeluarkan pada resit yang bercetak dan bernombor.

Pemberitahuan dalam bahasa-bahasa yang berkenaan hendaklah dipamerkan di tempat-tempat yang mudah dilihat oleh orang awam.

‘SILA DAPATKAN RESIT RASMI BAGI SETIAP

PEMBAYARAN YANG DIBUAT’

30

PEMBERITAHUAN AWAM

Kehilangan Buku Resit yang telah dikeluarkan daripada stor dan telah digunakan untuk merekod hasil:

Membuat laporan polis dalam tempoh 24 jam dari masa kehilangan diketahui.

Pengurus Sekolah hendaklah menyediakan Laporan Awal

[Lampiran J-AP 316(c)] 31

KEHILANGAN RESIT RASMI

Kehilangan Buku Resit yang belum digunakan tetapi telah dikeluarkan daripada stor dan telah dipastikan tiada kutipan hasil pernah dibuat;

Pengurus Sekolah hendaklah mengeluarkan notis pemberitahuan melalui iklan dalam satu surat khabar harian utama berbahasa Melayu bagi menyenaraikan ke semua nombor resit yang hilang

AP300

32

KEHILANGAN RESIT RASMI

33

KAWALAN BUKU RESIT

Pegawai yang bertanggungjawab menerima stok Resit Rasmi hendaklah memastikan bahawa nombor di dalamnya adalah lengkap dan betul. Ia hendaklah mencatat dan menandatangani di belakang helai pertama salinan pejabat dalam buku itu satu perakuan dalam bentuk yang berikut;

‘Diperiksa oleh saya pada hari ini bertarikh ……… dan didapati mengandungi …… borang Resit Rasmi berpendua/berpeniga yang bernombor dengan betul.

AP 66(a)

34

KAWALAN BUKU RESIT

Resit tidak boleh

dipinda dalam apa

juga bentuk

Jika terdapat kesilapan,

batalkan resit dan disimpan

bersama-sama

salinannya untuk

pengauditan

Pembatalan hanya oleh

pegawai yang diberi

kuasa bertulis.

1 2 3

TPPKWS 4.3.7 (2012) & AP 62

35

KAWALAN BUKU RESIT Mana-mana stok yang didapati rosak

hendaklah dikembalikan kepada syarikat percetakan yang dilantik oleh Kerajaan

beserta laporan.

Hanya stok resit yang sebenarnya dikehendaki bagi kegunaan serta merta

dikeluarkan mengikut susunan nombor yang betul

Semua Resit Rasmi apabila tidak digunakan hendaklah disimpan di tempat yang dikunci

dengan selamat

AP 66(b)

AP 66(c)

AP 68

36

PELAPORAN & PENGAUDITAN

Semua terimaan dan pungutan dilaporkan

ke dalam PATS masing-masing.

Dalam PATS, jumlah-jumlah pungutan

yang diterima, sepatutnya diterima

dan ABT akan dilaporkan

Pungutan yang sepatutnya diterima tetapi masih belum

diterima dalam tahun yang

dilaporkan akan diakaunkan dalam

Akaun Belum Terima

ABT boleh menyebabkan Laporan Audit

Berteguran ke atas Akaun Tahunan Kumpulan Wang

Sekolah

37

Mula

Rekod Daftar Mel

Serah Kutipan

Pembayar

Bank

Melalui Pos

PT

Tanggungjawab

PT

PT/Guru Kelas/ Pengurus Sekolah

PT

PT

PT

CARTA ALIR TERIMAAN

Terimaan/Pungutan

Sediakan Resit Pejabat (RP.01)

Rekod dalam Buku Tunai

Slip Bayar Masuk Bank

Tamat

38

PEMERIKSAAN MENGEJUT

Pengurus Sekolah hendaklah membuat pemeriksaan mengejut secara berkala ke atas peti besi, peti wang tunai, setem atau barang-barang lain yang berharga yang diamanahkan termasuk buku resit dan cek yang belum digunakan

AP 309

CONTOH

Terima Kasih