TERMO DE REFERÊNCIA

ORGANIZAÇÃO DO ACERVO DOCUMENTAL E ARQUIVÍSTICO DO CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA

1-APRESENTAÇÃO

O presente Termo de Referência objetiva modernizar as ações e os processos de trabalho desenvolvidos pelo Conselho Federal de Medicina - CFM de modo a implementar eficiente e eficaz gestão de arquivos, documentos e informação por meio de modernas técnicas de processamento de documentos amparadas nas leis vigentes para disponibilizar as imagens na Intranet e/ou na Internet com garantia de sigilo, privacidade, integridade e autenticidade.

Almeja gerar, por meio de um único processo, imagens dos documentos da Instituição no formato digital e no formato analógico (fotogramas) dos documentos físicos armazenados nos arquivos, utilizando a geração eletrônica de microfilmes para preservação e segurança nos casos de perda e/ou extravios ocasionados por mau uso, catástrofes, acidentes de qualquer natureza e/ou ocorrências de sinistros.

Pretende possibilitar aos gestores e demais colaboradores utilizarem o sistema integrado para a gestão de documentos físicos, digitais e eletrônicos a partir de um único repositório com várias bases de dados e múltiplos conjuntos independentes de documentos, integrado ao e-mail corporativo e, ainda gerenciar todo o ciclo de vida documental.

A área de Tecnologia da Informação poderá integrar as imagens e os demais documentos (arquivos) do repositório aos sistemas já existentes no CFM para a recuperação da informação. As demais áreas utilizarão o sistema integrado de gerenciamento eletrônico para os documentos recebidos e/ou gerados no CFM, alem dos demais sistemas atuais.

2-DAS PARTES DO DOCUMENTO

Este documento esta dividido em duas partes. A primeira contempla o Termo de Referência com todas as informações necessárias a fase interna do processo licitatório e as condições obrigatórias que devem ser observadas para o Edital.

A segunda parte contempla o Projeto Básico com seus Anexos que deverão compor obrigatoriamente o Edital de Licitação, fase externa do processo licitatório.

3-DA PRESTAÇÂO DOS SERVIÇOS

No doravante documento denominado Projeto Básico e seus Anexos, que obrigatoriamente deverão compor o Edital de Licitação, estão inclusos os requisitos da solução, as qualificações técnicas obrigatórias exigidas aos

licitantes, a descrição dos serviços a serem executados e dos produtos a serem fornecidos e as demais condições referentes à licitação para a contratação ora pretendida definidos no Objeto, que devem ser adotados pela contratada; que orientem as empresas interessadas em participar do certame licitatório e forneça as condições para que os licitantes possam elaborar suas propostas técnicas e comerciais.

4-SOLUÇÃO RECOMENDADA

Com o desenvolvimento tecnológico já é possível microfilmar documentos de formatos variados, sejam em suporte papel ou arquivos originalmente digitais, gerando microfilmes com alto padrão de qualidade e organização.

Neste procedimento são gerados, de forma automática, índices para localização dos rolos e dos documentos dentro dos rolos de microfilme, e tais índices devem ser carregados no sistema integrado de gerenciamento eletrônico de documentos para agilizar sua consulta, recuperação, visualização e distribuição. Além disso, a existência de tais índices ajuda a, também, automatizar um eventual processo de re-digitalização a partir desses microfilmes.

Com respaldo legal, o microfilme pode não só substituir documentos originais em mídia papel, mas também garantir a segurança das informações constantes dos documentos do CFM.

Os serviços a serem contratados envolvem atividades tais como: desencadernação, encadernação, tratamento documental arquivístico, organização, preparação, digitalização, indexação, controle de qualidade, microfilmagem eletrônica, procedimentos de segurança, revelação e conferência de filmes, montagem do ambiente de produção, disponibilização de equipamentos e softwares, instalação, configuração, customização, mão-de-obra qualificada, geração de mídias de armazenamento de imagens e microfilmes

Durante a fase de digitalização, a aplicação de técnicas adequadas para a melhoria da definição da imagem do documento sem adulterar ou falsificar o documento original (alinhamento, eliminação de margens indesejáveis, ajuste de contraste, brilho, eliminação de sombras, rotação automática), antes de microfilmar, garante uma imagem digital fidedigna ao original papel.

Em caso de erros graves (papéis grampeados ou colados, atolamento, etc.) os mesmos podem ser corrigidos por uma re-digitalização dos originais em papel. Este processo de controle de qualidade antes de gravar as imagens em filme assegura a geração de filmes de qualidade constante e uniforme, eliminando a necessidade de filmes de correção, pois os erros são corrigidos de imediato e não após a revelação do filme. Como benefício adicional, os papéis são manuseados uma única vez.

Com imagens de qualidade verificada, as mesmas são transferidas para o microfilme, esse à prova de obsolescência e com validade jurídica, permitindo,

inclusive o descarte daqueles documentos que não sejam de guarda permanente. A Instituição consolida, em um único processo, a captura de documentos (no formato digital e analógico), efetuando cópias de segurança.

Após a digitalização de cada lote de documentos, feito o controle de qualidade e efetuada comprovação através de inspeção visual de que as imagens correspondem aos documentos em papel, será aplicada a certificação digital, com base em certificado emitido por entidade certificadora registrada junto ao ICP Brasil.

O arquivo resultante estará no formato PDF, de ampla difusão no mercado e com visualizador gratuito, através do qual um usuário, interno ou externo do acervo de documentos processados, poderá facilmente verificar a origem da imagem bem como se assegurar de que aquela imagem não foi modificada desde a sua digitalização e microfilmagem. Assim, o CFM garantirá autenticidade e integridade das imagens dos documentos originais para consulta via Intranet ou Internet.

Os documentos a serem processados e que poderão estar disponíveis para consultas, download, impressões, visualizações na Internet e/ou Intranet.

O sistema de gerenciamento eletrônico de documentos deverá ser configurado com as tabelas de classificação de documentos e de temporalidade obtidas dos serviços de tratamento documental arquivístico. Os índices para indexação de documentos deverão ser definidos no sistema. Ao fim desta configuração final, o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos deve estar apto para aceitar documentos gerados ou recebidos no CFM, seja através de suas áreas meio ou fim.

Todas as imagens, obtidas a partir da digitalização, deverão ser migradas pela contratada para o sistema integrado de gestão eletrônico de documentos com seus respectivos índices.

Deverão ser identificados os conjuntos documentais e seus respectivos índices para posterior carga no sistema integrado de gerenciamento eletrônico de documentos.

Dentre as principais metas a serem alcançadas após a consecução dos serviços como um todo, destacamos:

• Atender às leis em vigor quanto à gestão e preservação documental; • Descartar, seletivamente, documentos que já cumpriram a sua temporalidade; • Obter imagens digitais para acesso e distribuição rápida aos interessados e microfilmes para segurança do acervo; • Garantir a recuperação das informações em caso de acidentes e/ou catástrofes com obtenção de mídia amparada pela legislação vigente; • Reduzir os espaços físicos disponíveis para o armazenamento dos documentos, com melhor aproveitamento das áreas; • Disponibilizar na Intranet e na Internet as imagens dos documentos digitalizados para consultas, recuperação e distribuição;

• Garantir de que cada imagem corresponderá fidedignamente (autenticidade) ao original microfilmado e não ocorrerá adulteração (integridade) do seu conteúdo; • Melhorar o atendimento às áreas, aos colaboradores, aos Conselhos Regionais, Órgãos Fiscalizadores e a sociedade em geral; • Diminuir a necessidade da presença física nas dependências do Conselho para obtenção de fotocópias, já que as imagens estarão disponíveis no site, no sistema integrado de gerenciamento de documentos e nos sistemas próprios do CFM para visualização, impressão, download, etc.; • Facilitar a operação por parte dos usuários sem muito conhecimento de informática; • Reduzir o tempo gasto com a localização de documentos físicos; • Agilizar o acesso e a distribuição das informações contidas nas imagens pelos interessados; • Economizar os recursos orçamentários eliminando custos de armazenamento, de cópias, serviços de fax e telefonia; • Diminuir o trâmite físico (movimentação) de papéis e consequentemente seu manuseio, riscos de perdas e/ou extravios e desgaste. • Estruturação dos processos informativos; • Maior velocidade na recuperação das informações contidas na documentação, melhorando o processo de tomada de decisões; • Garantia da preservação das informações contidas nos documentos com valor de prova dos direitos e deveres da instituição; • Economia de espaço físico e de material, com a avaliação, descarte e transferência dos documentos não correntes para o Arquivo Intermediário ou Permanente; • Conservação e preservação de documentos; • Possibilidade de reconstituição histórica das atividades da instituição. É notório o crescimento exponencial da documentação em formato papel recebida e/ou gerada pelo CFM, e consequentemente, dos espaços físicos destinados para a guarda dos volumes documentais.

Para que o Conselho diminua o impacto do crescimento da documentação em formato papel, e, por conseguinte, a redução do espaço físico para a sua guarda, sugere-se a microfilmagem e digitalização de 30% da massa documental e que ocorra concomitantemente com os serviços arquivísticos.

O ambiente de produção deverá ser composto de produtos (hardware e software) de última geração, com equipes de profissionais capacitados da contratada, e instalados nas dependências do CFM em rede lógica e física independente.

Após a conclusão do Diagnóstico concluímos que a solução mais vantajosa e adequada para atender as necessidades do Conselho Federal de Medicina - CFM seja:

“Contratação de serviços especializados em desenvolvimento de instrumentos de gestão arquivistica para elaboração do código de classificação de documentos de arquivo e da tabela de temporalidade de documentos, tratamento do acervo documental arquivístico e microfilmagem eletrônica para

os documentos existentes nos arquivos do CFM, com fornecimento de equipamentos de digitalização de documentos, visualização de microfilmes com marcas de fotogramas, software para operação dos referidos equipamentos, e sistema integrado de gerenciamento eletrônico de documentos e mão de obra especializada.”

Com os resultados da contratação proposta será possível disponibilizar as informações em rede própria e externa do Conselho Federal de Medicina, com segurança e controle, de forma a propiciar agilidade na recuperação e distribuição das imagens pertinentes aos documentos.

E ainda, obter a preservação (segurança) dos documentos do acervo de guarda permanente e, no caso de descarte seletivo dos documentos, resguardar as informações para acesso e recuperação em caso de ocorrência de sinistros, garantindo autenticidade e integridade, e tornar possível o maior compartilhamento destas informações através da disponibilização das imagens dos documentos na Internet e/ou Intranet do CFM.

5-JUSTIFICATIVAS

Os serviços se justificam pela organização, classificação, indexação, armazenamento, recuperação, distribuição, descarte e/ou eliminação seletiva, gerenciamento dos documentos físicos, eletrônicos e digitais (imagens) e, pela melhoria do espaço físico destinado para guarda, acondicionamento e conservação dos documentos dos acervos.

A seguir as principais justificativas quanto aos aspectos: institucional, legalidade, tecnologia de microfilmagem, certificação digital e qualificação técnica obrigatória para os licitantes.

5.1-Institucional

Com o crescente recebimento e geração de documentos em vários formatos, ano a ano, o volume de produção torna impraticável o armazenamento de todo o material, além da dificuldade em temos de demora para disponibilização e riscos de desgaste do papel pelo intenso manuseio físico dos papeis.

A continuidade na adoção sistemática de metodologias e melhores práticas na gestão documental no Conselho se fazem necessárias em função da mudança de paradigma pela qual atravessam as sociedades, decorrentes da necessidade de agilidade nas respostas às solicitações, transparência e, principalmente, da migração para um modelo de sociedade do conhecimento.

Assim, se reduz os custos para armazenamento e o tempo para a busca de informações, haja vista a diminuição do espaço ocupado pelos documentos e o aumento da produtividade dos recursos humanos envolvidos nas atividades do dia-a-dia.

Garante-se, também, a maior eficiência e segurança na disseminação de informações estratégicas para os Conselhos Regionais e Órgãos

Fiscalizadores, tendo-se em vista a facilidade com que as informações em formato eletrônico podem ser distribuídas e a integridade e autenticidade que os mesmos oferecem quando certificados digitalmente de acordo com as normas do ICP-BRASIL.

Ademais, agilizam-se os processos internos do Conselho, oferecendo serviços mais rápidos e confiáveis à sociedade e aos demais interessados, informações de caráter informativo, probatório e histórico que constituem a memória do Conselho Federal de Medicina - CFM.

A efetiva gestão de documentos se dá por intermédio não só da ciência arquivistica, mas também das tecnologias existentes, abrange o ciclo de vida documental, e fundamenta-se na premissa de que deve haver organização e agilidade na recuperação dos documentos, permitindo o acesso à informação certa, na hora certa, para as tomadas de decisões jurídicas, normativas, políticas, técnicas e administrativas do CFM.

5.2-Legalidade

A seguir listamos, para referencia, as leis que obrigam e definem as atividades de gestão documental:

Do Acesso à Informação:

• Constituição Federal Art. 5°Inciso XIV -É assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional.

• Lei nº: 8.159/91, de 08 de Janeiro de 1991: Da Preservação dos Documentos:

• Constituição Federal Art. 23 É competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios:

Inciso III -proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos.

Da Gestão Documental:

• Lei nº: 8.159/91, de 08 de Janeiro de 1991: Capitulo I - Disposições Gerais Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. • Resolução CONARQ nº. 14, de 24 de Outubro de 2001:

Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividade-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos do Arquivo Relativos as Atividade-Meio da Administração Pública.

Da Autenticação de Documentos via Certificação Digital:

• Medida Provisória nº. 2.200-2, de 24 de Agosto de 2001: Art. 1º-Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP - Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Da Microfilmagem de Documentos:

• Lei nº 5.433, de 08 de Maio de 1968: Art. 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.

§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração.

• Decreto nº 1.799, de 30 de Janeiro de 1996: Art. 3º Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.

Art. 4º A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.

Art. 15 A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados nos termos deste Decreto.

Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios, a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente decreto.

• Resolução nº 10, de 06 de Dezembro de 1999 (D.O.U. 22/12/1996) do Conselho Nacional de Arquivos: Art. 1º Adotar, no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos, símbolos constantes da ISO 9878/1990, anexo 1, e o roteiro de sinaléticas, anexo

• Portaria nº 17, de 30 de março de 2001, da Secretaria Nacional de Justiça / Ministério da Justiça: Art. 1º Determinar que as empresas e os serviços notariais e de registro que exerçam atividade de microfilmagem de documentos, ficam obrigados a se registrar neste Ministério, nos termos do art. 15, parágrafo único do Decreto nº. 1.799, de 30 de janeiro de 1996.

• Parecer 736/2006, Ministério da Justiça: “…possibilidade de registro dos prestadores de serviço de microfilmagem por meio eletrônico, quais sejam aqueles previstos no art. 15 do Decreto n° 1.799/96: empresas e cartórios habilitados, para microfilmarem objetos originariamente físicos…”

5.3-Tecnologia de Microfilmagem

O microfilme é uma das mídias mais seguras que existe além de compacto. Sua aplicação e legitimidade, asseguradas por Lei. O microfilme pode substituir o original em caso de sinistros e outras aplicações sem prejuízo, o que o torna extremamente versátil como forma de assegurar à manutenção e segurança das informações constantes do acervo documental. A microfilmagem surgiu há cento e cinqüenta e sete anos, na Inglaterra. Segundo Santos1 "a primeira aplicação prática desta tecnologia ocorreu na França há 126 anos. Os bancos, nos Estados Unidos, começaram a usar a microfilmagem há 68 anos".

O processo de microfilmagem no Brasil surgiu da necessidade de armazenar os grandes volumes de documentos que compunham os arquivos oficiais da administração pública e ainda de estender, aos traslados ou cópias dos filmes extraídos, a mesma força probatória que a lei já havia estendido às certidões ou públicas-formas expedidas por meio de reprodução "foto-estática".

Em maio de 1968 é sancionada a Lei 5.433/68 que autorizou a microfilmagem de documentos em todo o território nacional.

A iniciativa mostrou-se acertada. Motivou um debate nacional que envolveu os diversos segmentos da sociedade.

Os critérios técnicos, os requisitos formais, os mecanismos de segurança, rotinas de organização dos dados, tamanho de fotogramas, tipos de filmes, equipamentos, indexação de dados, enfim todas as exigências técnicas e legais que deveriam ser observadas para que se permitisse produzir os efeitos legais probatórios de documentos microfilmados, foram objetos de debate e estudos preliminares, com a finalidade de harmonizar os critérios e padronizar tecnicamente os procedimentos e regulamentar a implementação racional da microfilmagem no Brasil, o que acabou ocorrendo por meio do Decreto N.º 1.799, de 30 de janeiro de 1996 e posteriormente pela Portaria n.º 17, de 30 de março de 2001, do Ministério da Justiça/Secretaria Nacional de Justiça.

1 Santos, Deobry. Microfilmes: mídia de segurnaça e permanência. In: Mundo da imagem. N.17, set./out. 1996. p. 19.

A tecnologia de microfilmagem evoluiu e hoje o método mais avançado para a geração de microfilmes é o denominado como microfilmagem eletrônica, que pode gerar filmes a partir de imagens digitalizadas.

5.3.1-Microfilmagem Eletrônica

A tecnologia de microfilmagem evoluiu e hoje o método mais avançado para a geração de microfilmes é o denominado como microfilmagem eletrônica, que pode gerar filmes a partir de imagens digitalizadas.

Para melhorar o processo de captura de imagens realiza-se automaticamente a rotação, correção de alinhamento, aparamento de bordas, ente outros. Pode também verificar as imagens e corrigir qualquer erro ao inserir uma re-digitalização antes de gravar as imagens em filme.

A microfilmagem eletrônica oferece as seguintes vantagens:

• permite ordenar e verificar a qualidade da imagem dos fotogramas antes da geração do microfilme, garantindo uma alta qualidade com um custo menor;• elimina a necessidade de geração de filmes de correção pois as imagens a serem microfilmadas já passaram por controle de qualidade durante o processo de digitalização; • permite fazer o alinhamento da imagem, a retirada de sombras, margens indesejáveis, ajuste de contraste, brilho e cor, antes da geração do microfilme; • permite a geração automática de índices de organização e localização das imagens com a colocação da numeração e marcas de nível e pesquisa (blips) nos fotogramas; • combina a digitalização de documentos com a microfilmagem eliminando um segundo manuseio do papel, com economia de tempo e de mão-deobra; Com respaldo legal, o microfilme pode não só substituir documentos originais em mídia papel, mas também garantir a segurança das informações constantes dos documentos do CFM.

5.4-Certificação e Assinatura Digital

De acordo com o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) 2, a busca por eficácia e eficiência passa, cada vez mais, pela automação de processos com o uso intensivo de computadores e de redes de dados. A rapidez e a flexibilidade que as redes imprimiram às comunicações estão revolucionando a forma como as empresas e governos trabalham e realizam negócios. As cartilhas do ITI descrevem a certificação digital como sendo “um conjunto de técnicas e processos que propiciam mais segurança às comunicações e transações eletrônicas, possibilitando a guarda segura de documentos. Com o uso da certificação digital, é possível evitar a adulteração de documentos ao garantir, com certeza, quem foi o autor de uma transação ou

2 Acesso em 01.02.2008 <http://www.iti.gov.br/twiki/pub/certificacao/cartilhasCd/CertificacaoDigital.pdf>

de uma mensagem, manter dados confidenciais protegidos contra a leitura por pessoas não autorizadas3.”

Ainda segundo o ITI, a certificação digital baseia-se na existência de certificados digitais, que são "documentos de identificação" eletrônicos. Eles são emitidos por uma autoridade certificadora, que é uma entidade considerada confiável pelas partes envolvidas numa comunicação e/ou negociação4.

O Brasil montou sua infra-estrutura de chaves-públicas denominada ICP-Brasil, instituída através da Medida Provisória N.º 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.

O ICP - Brasil é um conjunto de técnicas, práticas e procedimentos, a ser implementado pelas organizações governamentais e privadas brasileiras, com o objetivo de estabelecer os fundamentos técnicos e metodológicos de um sistema de certificação digital baseado em chave pública.

As principais vantagens da certificação digital:

• Implementar fluxo de documentos em meio digital de maneira rápida e simples; • Implementar recursos sofisticados de segurança, auditoria e combate à fraude; • Prover novos serviços e com maior transparência do ponto de vista do usuário; • Garantia de confidencialidade, integridade e autenticidade; • Diminuir o tempo de trâmite de processos; • Levar serviços a pontos fisicamente distantes; • Prover novos serviços e com maior transparência do ponto de vista do usuário.

A semelhança da assinatura digital e da assinatura manuscrita restringe-se ao princípio de atribuição de autoria a um documento. Na manuscrita, as assinaturas seguem um padrão, sendo semelhantes entre si e possuindo características pessoais e biométricas da cada indivíduo. A veracidade da assinatura manuscrita é feita por uma comparação visual a uma assinatura verdadeira tal como aquela do documento de identidade oficial.

A técnica de assinatura digital é uma forma eficaz de garantir autoria de documentos eletrônicos. A MP 2.200 estabeleceu as regras para assinatura de documentos eletrônicos utilizando certificados digitais para atribuir autenticidade e integridade aos documentos. Este fato tornou a assinatura digital um instrumento válido juridicamente.

O certificado digital é um documento eletrônico assinado digitalmente e cumpre a função de associar uma pessoa ou entidade a uma chave pública. As

3 Acesso em 01.02.2008 <http://www.iti.gov.br/twiki/pub/certificacao/cartilhasCd/CertificacaoDigital.pdf>4 Acesso em 01.02.2008 <http://www.iti.gov.br/twiki/pub/certificacao/cartilhasCd/CertificacaoDigital.pdf>

informações públicas contidas num certificado digital são o que possibilita colocá-lo em repositórios públicos.

5.5-Qualificação Técnica Obrigatória do Licitante

Os serviços a serem contratados envolvem atividades tais como: desencadernação, encadernação, tratamento documental arquivístico, organização, preparação, digitalização, indexação, controle de qualidade, microfilmagem eletrônica, procedimentos de segurança, revelação e conferência de filmes, montagem do ambiente de produção, disponibilização de equipamentos e softwares, instalação, configuração, customização, mão-de-obra qualificada, geração de mídias de armazenamento de imagens e microfilmes.

Ademais, os serviços contemplam ainda aplicação de certificado digital nos arquivos digitais com base em certificado digital, modelo A1, emitido por entidade certificadora registrada junto ao ICP Brasil.

A fim de preservar o investimento do CFM nesse projeto, o cumprimento dos prazos, a segurança da informação contida nos documentos a serem processados, o padrão de qualidade estabelecido e, principalmente para atender aos aspectos legais, além das justificativas acima descritas, os proponentes deverão apresentar, obrigatoriamente, para fins de habilitação, as comprovações exigidas no Item 3 - Qualificações Técnicas do Projeto Básico.

A ausência dessas exigências aos proponentes, devido à complexidade e especificidade dos serviços desejados, pode acarretar perdas irreparáveis à memória institucional, ao acervo histórico e legal, tornando impossível a recuperação de informações fundamentais para o exercício das atividades administrativas e finalísticas do CFM, bem como a de responder legalmente pelos seus atos, tanto a instituição como seus servidores.

6-OBJETO

Contratação de serviços especializados em desenvolvimento de instrumentos de gestão arquivistica para elaboração do código de classificação de documentos de arquivo e da tabela de temporalidade de documentos, tratamento do acervo documental arquivístico e microfilmagem eletrônica para os documentos existentes nos arquivos do CFM, com fornecimento de equipamentos de digitalização de documentos, visualização de microfilmes com marcas de fotogramas, software para operação dos referidos equipamentos, e sistema integrado de gerenciamento eletrônico de documentos e mão de obra especializada.

7-PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA

Para o atendimento ao Objeto contemplado no Termo de Referência e Projeto Básico, sugerimos que a pesquisa de mercado seja realizada com empresas especializadas nos serviços e no fornecimento dos produtos (hardware e

software) ora pretendidos, com a finalidade de estimar a média de preços e respectiva previsão orçamentária para a contratação.

Deverão ser encaminhadas para as empresas, com a finalidade de estimar o preço médio previsto para a contratação as informações constantes no Anexo I deste documento.

O preço médio de referência para a contratação total dos serviços é de R$ XXX.XXX,00 (XXX e XXX e XXX e XXX reais e XXX e XXX centavos) conforme as estimativas recebidas (Anexo II) das empresas consultadas:

• Empresa: Domínio / Fone (61) 9962-5844 (61) 3226-0212/ e-mail: luiz@dominionet.com.br

• Empresa: NT Imagem / Fone: (61) 3421-9370 / e-mail: ntimagem@grupont.com.br

• Empresa: BrScan / Fone (61) 9153-7070 (61) 3323-5122 / e-mail: daniel@brscan.com.br

8 - OBRIGAÇÕES DAS PARTES

8.1 - Contratada:

8.1.1 - Na execução de Objeto obriga-se a Contratada a envidar todo o empenho e a dedicação necessários ao fiel e adequado cumprimento dos encargos que lhe são confiados.

8.1.2 - Executar os serviços objeto desse certame dentro do prazo máximo determinado. Caso a execução do serviço não seja feita dentro do prazo, a contratada ficará sujeita à multa estabelecida neste termo.

8.1.3 - A empresa contratada se compromete a manter sigilo absoluto sobre as informações contidas nos documentos do CFM, não podendo duplicá-los ou usá-los sob qualquer pretexto, sob pena de responsabilidade civil e criminal, sem prejuízo de ações indenizatórias, em caso de ações de terceiros.

8.1.4 - Na hipótese de perda ou extravio de qualquer documento, a empresa contratada se obriga a recuperá-lo, junto ao usuário, sob orientações do CFM.

8.1.5 - Cumprir todos os requisitos dos Anexos, referentes às características da prestação dos serviços, procedimentos gerais e obrigatórios, serviços inerentes, prazos, bem como todos e quaisquer outros constantes no Projeto Básico e Anexos, partes integrantes do Edital.

8.1.6 - Reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, às suas expensas, as partes do objeto, deste contrato, em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes dos produtos empregados ou da execução dos serviços.

8.1.7 - Responder pelas despesas relativas a encargos trabalhistas, de seguro de acidentes, impostos, contribuições previdenciárias e quaisquer outras que forem devidas e referentes aos serviços executados por seus empregados, uma vez que os mesmos não têm nenhum vínculo empregatício com o CFM.

8.1.8 - Respeitar o sistema de segurança do Contratante e fornecer todas as informações solicitadas por ele.

8.1.9 - Acatar as exigências dos poderes públicos e pagar, às suas expensas, as multas que lhe sejam impostas pelas autoridades.

8.1.10 - Responder, integralmente, por perdas e danos que vier a causar ao CFM ou a terceiros em razão de ação ou omissão, dolosa ou culposa, sua ou dos seus prepostos, independentemente de outras cominações contratuais ou legais a que estiver sujeita.

8.1.11 - A Contratada não será responsável:

• Por qualquer perda ou dano resultante de caso fortuito ou força maior; • Por quaisquer trabalhos, serviços ou responsabilidades não previstos neste edital, seus anexos e no Contrato a ser assinado com o CFM; • O CFM não aceitará, sob nenhum pretexto, a transferência de responsabilidade da Contratada para outras entidades, sejam fabricantes, representantes ou quaisquer outros.

8.2 - Contratante:

O CFM, após emissão da ordem de serviço e durante a vigência do contrato, compromete-se a:

8.2.1 - Proporcionar todas as facilidades indispensáveis ao bom cumprimento das obrigações contratuais, inclusive permitir o livre acesso dos empregados, prepostos ou representantes da CONTRATADA às dependências da CONTRATANTE relacionadas à execução do contrato.

8.2.2 - Promover os pagamentos dentro do prazo estipulado neste instrumento.

8.2.3 - Fornecer atestados de capacidade técnica quando solicitado, desde que atendidas às obrigações contratuais.

8.2.4 - Após a assinatura do contrato, o Contratante designará, formalmente, comissão de servidores para exercerem acompanhamento e fiscalização da execução contratual.

8.2.5 - Cumprir outras obrigações constantes deste Termo, Edital, Projeto Básico com seus Anexos e Contrato.

9 - DOS DOCUMENTOS INTEGRANTES

Além de fazerem parte do presente instrumento, deverão compor o Edital e dele fazer parte integrante e indissociável:

• Projeto Básico; • Anexo I - Termo de Vistoria;• Anexo II - Cronograma Físico-Financeiro; • Anexo III - Critérios de Avaliação das Propostas.

10 - DAS DEMAIS DISPOSIÇÕES

10.1 - Condições de Aceitação do Objeto:

10.1.1 - Em conformidade com os artigos 73 a 76 da lei 8.666/93 modificada pela Lei 8.883/94, mediante recibo, o objeto da presente licitação será aceito:

Provisoriamente, imediatamente depois da verificação quanto à conformidade com os procedimentos exigidos e com a proposta apresentada.

Definitivamente, em até 05 (cinco) dias úteis.

10.1.2 - Uma vez entregue, iniciar-se-á a etapa de verificação, quando os fotogramas acondicionados nos rolos de microfilme e as imagens acondicionadas no DVD-R serão verificados de acordo com os procedimentos obrigatórios descritos no Projeto Básico e seus Anexos, sendo posteriormente aferida a conformidade e atestado por escrito o cumprimento dos padrões estabelecidos nos Anexos deste Termo.

10.1.3 - Se, após o recebimento provisório, constatar-se que o serviço foi realizado em desacordo com o Contrato ou com a proposta, fora do especificado no Edital, Projeto Básico e seus Anexos, ou incompletos, após a notificação por escrito à contratada, serão interrompidos os prazos de recebimento e suspenso o pagamento, até que sanada a situação.

10.1.4 - Os serviços prestados e/ou produtos que forem entregues em desacordo com o especificado no Edital, no Projeto Básico ou na proposta do adjudicatário serão rejeitados parcialmente ou totalmente, conforme o caso, obrigando-se a contratada a refazê-los no prazo assinado pela fiscalização, sob pena de serem considerados em atraso quanto ao prazo de entrega como também podendo serem aplicadas penalidades previstas em lei.

10.1.5 - O aceite provisório ou definitivo não exclui a responsabilidade civil pela segurança do serviço, nem ético-profissional pela perfeita execução do contrato, dentro dos limites estabelecidos pela lei ou por este Termo, Edital, Projeto Básico e seus Anexos e/ou ainda Contrato.

10.2-Do pagamento:

10.2 - Do Pagamento:

10.2.1 – Para os serviços com periodicidade de execução única, estabelecida no Anexo II – Cronograma físico-financeiro, do Projeto Básico, o pagamento deverá ser efetuado ao final de cada etapa, de acordo com os valores indicados na proposta vencedora;

10.2.2 – Nos serviços com previsão de periodicidade de execução mensal, também estabelecidos no Anexo II do Projeto Básico, os valores a serem pagos serão calculados mensalmente, de acordo com a quantidade de serviço executado, tendo como parâmetro de preço os valores de cada unidade de produção ( metro linear, imagem , fotograma), previstos na proposta vencedora;

10.2.3 – Os pagamentos serão feitos, após o recebimento definitivo, mediante apresentação das notas fiscais devidamente atestadas pelo setor responsável, sendo efetuada a retenção na fonte dos tributos e contribuições elencados na legislação em vigor, tais como, IR, CSLL, COFINS e PIS/PASEP.

10.2.4 – O pagamento dos produtos (hardware e software) deverá ser efetuado em parcela única, após o recebimento definitivo do produto, mediante apresentação das notas fiscais devidamente atestadas pelo Setor de Tecnologia da Informação – SETIN, sendo efetuada a retenção na fonte, dos tributos e contribuições previstos na legislação em vigor, tais como, IR, CSLL, COFINS e PIS/PASEP.

10.3 - Vigência do Contrato:

10.3.1 - O prazo de vigência do instrumento contratual oriundo do Certame será de 12 (doze) meses após a sua assinatura, podendo a critério da contratante ser prorrogável por iguais e sucessivos períodos, limitado a 60 (sessenta) meses, conforme legislação vigente, tendo validade e eficácia legal após a publicação do seu extrato no Diário Oficial da União.

10.3.2 - Referido prazo terá início e vencimento em dia de expediente, devendo excluir-se o primeiro e incluir o último.

10.4 - Gerais:

10.4.1 - A contratada deverá credenciar junto ao Setor de Arquivos 01 (um) profissional da área técnica e 01 (um) profissional da área de negócios, para prestar esclarecimentos, atender a solicitações, esclarecimentos, às reclamações que porventura surgirem durante a execução dos serviços.

10.4.2 - O Contratante não aceitará, sob pretexto algum, a transferência de responsabilidade da contratada para outras entidades, sejam fabricantes, técnicos ou quaisquer outros.

10.4.3 - A empresa contratada deverá elaborar e entregar o manual técnico com todos os procedimentos relativos à microfilmagem eletrônica e digitalização.

10.4.4 - A empresa contratada será responsável pela conservação dos documentos que estiverem em seu poder durante a execução tanto dos serviços de microfilmagem eletrônica quanto os demais descritos no Projeto Básico com seus Anexos.

10.4.5 - Todos os insumos para a consecução dos serviços (inclusive os discos óticos e rolos de microfilme) deverão ser disponibilizados, em quantidade suficiente para o processamento do acervo a ser digitalizado e/ou microfilmado eletronicamente pela contratada.

10.4.6 - A contratada deverá indicar as necessidades de mobiliário, readequação física do ambiente, obras de engenharia (se for o caso), instalação elétrica, ar acondicionado e outros que porventura sejam necessários, para a execução dos serviços. O CFM deverá realizar todas as adequações necessárias.

ANEXO IINDICAÇÃO DOS PRODUTOS E SERVIÇOS A SEREM FORNECIDOS

Tendo como base o total de 450 metros lineares, solicitamos o PREÇO TOTAL para a execução dos serviços e fornecimento dos produtos abaixo:

• Elaboração do código de classificação de documentos de arquivo e da tabela de temporalidade de documentos; • Tratamento do acervo documental arquivístico; • Organização Física dos Acervos Arquivísticos; • Indexação no Módulo de RM -Records Management; • Microfilmagem Eletrônica e Digitalização de 30% do total de metros lineares no prazo de 12 meses com indexação de 420 caracteres; • Fornecimento de Scanners:

Scanner de Produção :

Quantidade: 1 (um).

- Dimensões dos documentos originais: até tamanho A3 - Sistemas Operacionais: Microsoft Windows 2000 Professional (SP4), XP (SP2), Vista; - Drivers ISIS, TWAIN e Windows Imaging Acquisition (WIA); - Capacidade de captura de imagens nos modos simplex (frente ou verso) e duplex (frente e verso); - Captura de imagens bitonais (preto e branco), tons de cinza, e colorida; - Resolução ótica de captura de 600 dpi, resolução de saída de 75 a 1200 dpi; - Resolução de captura a cores de 48 bits de profundidade; - Saída de cores com 24 bits de profundidade e tons de cinza com 8 bits (256 níveis); - Método de captura de imagens: CCD duplo;

- Alimentador automático de folhas planas (ADF), com capacidade de no mínimo 150 folhas, que permita alimentação contínua do scanner, sem parar a digitalização; - Alimentador plano (mesa) para folhas até tamanho A3; - Volume diário de processamento mínimo de 10.000 folhas ou 20.000 imagens em modo duplex; - Velocidade nominal de captura de, no mínimo, 70 fpm (folhas por minuto) ou 140 ipm (imagens por minuto) no formato carta, a uma resolução de 200dpi, alimentadas na orientação paisagem, modo duplex, em todos os modos de digitalização (bitonal, tons de cinza e colorido); - Formatos de saída TIFF G4, JPEG; - Interface USB 2.0 ou Firewire (IEEE 1394); - Incluir na configuração do equipamento todos os cabos (lógico e de força) e placas de interface para conexão, se a conexão for Firewire; -Alimentação 100-240 VAC automática;

Scanners de Produção :

Quantidade: 5 (cinco).

- Dimensões dos documentos originais: mínimo de 89 mm x 64 mm até o tamanho ofício para uso no alimentador automático (ADF); - Unidade processadora própria com 160 Gbytes de disco rígido interno, rodando sistema operacional Windows XP; -Implementa os protocolos de rede TCP/IP, SMB, SMTP autenticado, DHCP, WINS; -Tela sensível ao toque para interação do usuário; -Permite o envio das imagens capturadas via e-mail, pastas compartilhadas da rede, protocolo FTP, fax, impressoras de rede, ou armazenamento em unidade portátil USB (pendrive); -Permite definir grupos de e-mail para envio das imagens digitalizadas; -Permite o armazenamento de configurações de digitalização (resolução, modo de cores, formato de imagem, destino de saída) para utilização dos usuários; -Permite a autenticação de usuários cadastrados no domínio de rede (Microsoft); -Capacidade de captura de imagens nos modos simplex (frente ou verso) e duplex (frente e verso); -Captura de imagens bitonais (preto e branco), tons de cinza, e colorida; -Resolução ótica de captura de 600 dpi, resolução de saída de 75 a 600 dpi; -Resolução de captura a cores de 48 bits de profundidade; -Saída de cores com 24 bits de profundidade e tons de cinza com 8 bits (256 níveis); -Método de captura de imagens: CCD duplo; -Remoção automática de páginas em branco por tamanho ou conteúdo; -Mecanismo ultra-sônico para detecção de dupla alimentação de documentos; -Alimentador automático de folhas planas (ADF), com capacidade de no mínimo 75 folhas, que permita alimentação contínua do scanner, sem parar a digitalização;

-Volume diário de processamento mínimo de 1.500 folhas ou 3.000 imagens em modo duplex; -Velocidade nominal de captura de, no mínimo, 30 fpm (folhas por minuto) ou 60 ipm (imagens por minuto) no formato carta, a uma resolução de 200 dpi, alimentadas na orientação retrato, modo duplex, tanto em modo bitonal como em modo tons de cinza; -Formatos de saída TIFF (página simples ou múltipla), JPEG, PDF, PDF pesquisável; -Interface Ethernet 10/100 Base-T; -Alimentação 100-240 VAC automática;

Scanner Leitor Digitalizador de Microfilmes :

Quantidade: 1 (um).

-Capacidade de leitura de microfilmes 16 e 35 mm (milímetros), microfichas, jaquetas e cartão janela, com carregadores de microfilmes intercambiáveis; -Capacidade de trabalhar independentemente ou controlada via uma estação de trabalho, por interface SCSI-2; -Aceita filmes tipo prata, diazo e vesicular; -Leitura de marcas de fotograma (blips) de pelo menos 2 níveis permitindo ao operador informar um endereço de imagem para posicionamento automático da leitora nesse endereço, tanto em modo “Stand Alone” quanto via estação de controle; -Capacidade de visualização de microfilmes com redução de 13 a 50 vezes; -Inclui uma lente para visualização de microfilmes com redução de 20 a 50 vezes; -Prisma de rotação de 360° graus; -Foco Manual; -Eliminação automática de bordas escuras; -Transferência de arquivo de imagem para a estação de trabalho; -Resolução Ótica de 400 dpi; -Resoluções de saída de 200 a 800 dpi; -Velocidade de digitalização do fotograma de 4,5 segundos a 200 dpi; -Tela de visualização medindo 30 X 43 cm (centímetros); -Capacidade de digitalização de até 1000 fotogramas por dia. -Digitalização de microfilmes em escala de tons de cinza com 256 níveis; -Controle de exposição automático e manual; -Mascaramento manual efetuado através de LED no painel do scanner; -Consumo de energia de 350 W; -Alimentação 110 – 120 VAC e 200 – 240 VAC; --Manuais e software de operação do equipamento em português.

• Fornecimento de Softwares:

Licenças de Software para Reconhecimento Óptico de Caracteres

Quantidade: 10 (licenças).

-Reconhece textos com múltiplos idiomas;

- Sistema pode ser treinado (criação de modelos) para reconhecer caracteres; desconhecidos e / ou especiais, bem como criar linguagens próprias;- Trabalha com imagens TIFF (simples ou multi-página), JPEG, BMP, PDF e outros formatos; -Funciona com todos os scanners que suportam o protocolo TWAIN; -Compatível com sistemas operacional MS Windows XP e Vista. -Sistema interno de correção ortográfica permite adicionar palavras novas ao dicionário do sistema; -Dicionários para a correção ortográfica nos principais idiomas, incluindo português, inglês, francês, espanhol, alemão; -Os resultados do reconhecimento podem ser enviados para outros aplicativos (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Lotus WordPro, Corel WordPerfect) sem salvá-los no disco, ou salvos nos formatos TXT, DOC, XLS, RTF, HTML, DBF, PDF, CSV; -Os resultados do reconhecimento podem ser salvos no formato HTML, incluindo a utilização de CSS; -Permite salvar arquivos PDF editados; -Conversão de documentos PDF em arquivos editáveis; -Permite realizar a instalação automática direto do servidor de rede para estações de trabalhos (MS SMS, Active Directory, Command line); -Possui dicionário especializado em termos jurídicos e médicos na versão para o Inglês e Alemão; -Utilitário para gerenciamento das licenças; -Possui suporte a máquinas com múltiplos processadores; -Permite que múltiplos usuários (computadores) trabalhem concomitantemente, via rede, com o mesmo lote de documentos onde o sistema automaticamente gerencia a distribuição das imagens; -Gerenciamento concorrente de licenças onde o produto pode ser instalado em tantas máquinas quanto necessárias, mas a organização paga apenas pelo número de licenças que estão efetivamente sendo utilizadas; -Reconhece vários tipos de códigos de barras; -Pesquisa textual com indexação para documentos reconhecidos; -Compatível com JPEG 2000; -Possibilita anexar os resultados do reconhecimento para mensagens de emails como um arquivo em qualquer dos formatos suportados;

Sistema Integrado de Gerenciamento Eletrônico de Documentos Módulos de DM / RM:

Quantidade: 1 (um).

-Interface em Português para todos os módulos; -Ajuda on-line em Português para todos os módulos; -Gerenciamento de quaisquer tipos de arquivos eletrônicos sem utilização de transformações dos mesmos para formatos proprietários; -Armazenamento dos metadados do sistema em banco de dados relacional Microsoft SQL Server 2000 ou superior, ou Oracle 9i ou superior;

-Arquitetura cliente-servidor de múltiplos níveis com pelo menos os níveis de interface, Web, aplicação e dados (metadados e arquivos físicos); -Os níveis de aplicação, Web e dados podem gerenciar múltiplos conjuntos independentes de documentos; -Os arquivos físicos de um conjunto de documentos podem estar separados em múltiplos volumes, com cada volume podendo residir em uma máquina física distinta; -Acesso ao sistema via autenticação de usuários ou grupos definidos na rede Microsoft Windows ou pela criação de usuários no próprio sistema; -Criação de grupos no próprio sistema com associação de usuários aos grupos; -Permissões de segurança para administração do sistema ou acesso aos documentos definidas a nível de grupos ou de usuários individuais definidos no sistema, com a seguinte granularidade de gerenciamento: usuários/grupos, volumes, metadados, direitos de acesso, funções de registros, conexões ao sistema, configurações de sistema, auditoria, pesquisa/indexação, privilégios de usuário; -Acesso a volumes de um conjunto de documentos pode ser dado, a nível de volume, a usuários ou grupos definidos no sistema com a seguinte granularidade: só leitura, criação, modificação/remoção de documentos;-Definição de múltiplos conjuntos de campos de indexação (modelos); -Definição de permissão de acesso de usuários ou grupos a campos de indexação de um modelo com a seguinte granularidade, campo a campo: só leitura, preencher com valor, modificar valor; -Definição de permissão de acesso de usuários e grupos de usuários a funcionalidades do sistema com a seguinte granularidade: digitalizar, importar, imprimir, pesquisar, exportar, remover, mover objetos; -Criação de uma árvore lógica de pastas e sub-pastas para organização dos documentos; -Definição de permissão de acesso de usuários e grupos de usuários a nível de pasta, com a seguinte granularidade: navegação, só leitura, modificar conteúdo, criar atalhos, remover atalhos, renomear, criar anotações, ver anotações, ver zonas de segurança, criar documentos, criar sub-pastas, indexar; -Os direitos de acesso definidos a nível de pasta devem ser herdados pelos objetos (pastas, documentos, atalhos) contidos em uma pasta; -Direitos de acesso podem ser definidos por usuários qualificados em qualquer nível da árvore, sobrepondo-se aos direitos de acesso herdados; -Usuários ou grupos sem direito de navegação em uma pasta não devem poder ver a pasta e seus objetos; -Criar anotações, aplicar carimbos, adicionar texto manualmente ou via OCR, fazer marcações, criar zonas de segurança, em documentos do tipo imagem, sem modificar a imagem original; -Definição de permissão de acesso de usuários e grupos de usuários a nível de documento, com a seguinte granularidade: só leitura, modificar conteúdo, criar atalhos, remover atalhos, renomear, criar anotações, ver anotações, ver zonas de segurança, criar documentos, indexar;

-A criação de atalhos para documentos deve ser feito a nível lógico sem a duplicação do arquivo físico do documento; - Definição de marcas lógicas para associação a documentos; -Permitir o acesso de usuários e grupos a nível de documento dependendo das marcas lógicas ás quais o usuário ou grupo tem acesso; -Funcionalidades de gerenciamento de registros com certificação DoD 5015.2STD - Junho 2002, exceto Capítulo 4 (Registros Confidenciais); o produto deve estar listado na página http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/register.html - Relacionar documentos como versões; - Realizar operações de check-in e check-out de documentos; -Enviar documentos e anexos por e-mail (MAPI) no formato original ou com conversão de formato de imagens para PDF; -Permitir operações de copiar e colar documentos entre o Windows Explorer e o sistema; -Pesquisas a documentos e pastas devem poder ser feitas de diversas maneiras; -Acesso ao sistema via cliente Microsoft Windows ou via navegador web; o acesso via web deve dar acesso às seguintes funcionalidades de manipulação de documentos: digitalizar, importar, imprimir, pesquisar, exportar, remover, mover objetos, OCR; -Modo de acesso a documentos selecionados do sistema via interface web apenas com direitos de acesso só leitura, para uso em ambiente extranet; - Auditoria de eventos (tentativa, sucesso, falha) incluindo:

•Ações de documento: copiar, incluir/excluir, editar, mover, renomear, visualizar, imprimir, incluir/excluir versão • Pesquisar •Ações de registros: incluir/excluir eventos, transferir, incluir/excluir temporalidade, modificar plano de classificação, abrir/encerrar • Segurança: modificar senhas, incluir/excluir usuário, permitir/negar acesso de usuários do domínio Windows, incluir/excluir usuário de grupos, login/logout, associar/remover marca em documento, modificar direitos de acesso a documento, modificar direitos de acesso índices de documento o Indexação: associar modelo a documento, modificar valores .

-Geração de relatórios dos eventos de auditoria com livre escolha de eventos, intervalo de datas, usuários/grupos, objetos (documentos ou pastas) -Gerenciamento centralizado dos conjuntos de documentos via interface Microsoft MMC -Captura de documentos em modo de lote a partir de scanners no padrão TWAIN, de pastas no sistema operacional, de câmeras fotográficas no padrão WIA, ou da árvore hierárquica do próprio sistema de gerenciamento de documentos; - Módulos DM e RM do mesmo Fabricante.

Os módulos devem ser licenciados de modo a atender aos seguintes requisitos mínimos:

-30 usuários concorrentes ou 120 usuários nominados com acesso a todas as funcionalidades dos módulos de gerenciamento de documentos, gerenciamento de registros; -50 usuários concorrentes ou 200 usuários nominados para acesso só leitura ao sistema -Duas (2) licenças das funcionalidades de captura e processamento de documentos em lote -Gerenciamento de pelo menos quinze (15) conjuntos independentes de documentos.

Licenças de Software para Assinatura com Certificado Digital de Documentos PDF:

Quantidade: 50 (cinqüenta).

- Permite assinar digitalmente, inserir um selo temporal e criptografar arquivos PDF;

-Permite criar e assinar digitalmente arquivos PDF a partir de programas de edição de textos, planilhas, edição de imagens (TIF) dentre outros; - Permite criar e assinar digitalmente vários arquivos PDF simultaneamente

sem a necessidade de abrir os arquivos; - Permite criar arquivos 100% compatíveis com as especificações PDF; - Os arquivos PDF criados e assinados digitalmente podem ser abertos e

verificados em qualquer programa de visualização compatível com as especificações PDF;

- Mantém gravado um registro de todos os arquivos assinados digitalmente; - Permite usar cartões ou chaves de hardware que contém o certificado

digital para assinar e criptografar arquivos PDF; -Assinatura no documento PDF pode ser realizada com selo temporal obtido

de servidor externo padrão TSP (RFC3161) - A assinatura no documento PDF pode ser feita com características de

longo prazo; - A assinatura pode ser feita em páginas selecionadas do documento PDF; -Os documentos PDF podem receber uma imagem da assinatura em local e

páginas especificadas; - Pode utilizar certificados aderentes ao ICP-Brasil

• Treinamento operacional nos produtos (hw e sw); -Arquivistico para 15 pessoas -20hs; -Operacional nos scanners e softwares -12 pessoas -40hs; -Operacional no software de OCR -05 pessoas -08hs; -Operacional no scanner leitor digitalizador de microfilmes -02 pessoas -

08hs; -Técnico-operacional sistema integrado de GED -20 pessoas -80hs; -Técnico-operacional no software de assinatura digital; -Operacional no software de OCR -05 pessoas -08hs.

• Instalação, configuração e carga das imagens em PDF certificadas digitalmente no sistema integrado com seus respectivos índices.

PROJETO BÁSICO

1-OBJETO

Contratação de serviços especializados em desenvolvimento de instrumentos de gestão arquivistica para elaboração do código de classificação de documentos de arquivo e da tabela de temporalidade de documentos, tratamento do acervo documental arquivístico e microfilmagem eletrônica para os documentos existentes nos arquivos do CFM, com fornecimento de equipamentos de digitalização de documentos, visualização de microfilmes com marcas de fotogramas, software para operação dos referidos equipamentos, e sistema integrado de gerenciamento eletrônico de documentos e mão de obra especializada.

2-DOS REQUISITOS DA SOLUÇÃO

Para o cumprimento do contrato, a Contratada deverá executar os serviços de microfilmagem eletrônica, incluindo desencadernação, re-encadernação, preparação, tratamento documental arquivístico, organização, digitalização, controle de qualidade, indexação, aplicação de certificação digital para os documentos, carga das imagens no sistema integrado de gerenciamento etrônico de documentos e treinamento.

A Contratada deverá realizar a revelação e conferência de todos os filmes correspondentes aos documentos a serem microfilmados, inclusive aqueles que não forem aprovados no controle de qualidade pelo colaborador do CFM designado para esta finalidade.

Além dos serviços mencionados, a contratada deverá fornecer os produtos (hardware e software) de acordo com os item 5.

2.1-GERAIS

2.1.1-Os serviços acima descritos deverão ser prestados de segunda a sexta-feira (exceto feriados) no horário 8h às 18h, por funcionários, devidamente identificados com crachá da contratada.

2.1.2-O serviço obedecerá, rigorosamente, ao exigido no Projeto Básico, anexos, e ao disposto nos seguintes documentos:

• Lei nº. 5.433, de 8 de maio de 1968; • Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996; • Portaria nº 17, de 30 de março de 2001, do Ministério da Justiça/Secretaria Nacional de Justiça; • Parecer nº 736/2006, da Secretaria Nacional de Justiça / Ministério da Justiça; • Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados;

• Resolução nº 10, de 6 de dezembro de 1999 (D.O.U 22/12/96), do Conselho Nacional de Arquivos; • Resolução nº 14, do Conselho Nacional de Arquivos, de 24 de outubro de 2001; • Normas da ABNT específicas que regulem os materiais e serviços descritos neste Termo de Referência; • Medida Provisória nº. 2.200-2, de 24 de Agosto de 2001; • Normas internacionais consagradas na falta das citadas; • Melhores práticas adotadas no mercado.

2.1.3 - A empresa contratada deverá, em até 10 (dez) dias corridos contados a partir da data de assinatura do contrato, apresentar um plano de trabalho do qual deverá constar, pelo menos os seguintes itens:

• Etapas do projeto; • Grupo de Trabalho; • Recursos para cada etapa; • Cronograma; • Critérios de conclusão para cada etapa.

2.2-ESPECIFICAS

2.2.1 - A contratada deverá fazer a desencadernação e encadernação, preparação, digitalização, controle de qualidade, indexação, certificação digital, microfilmagem, revelação, e conferencia de microfilmes de 810.000 (oitocentas e dez mil) imagens.

2.2.2 - Ao final do prazo de conclusão dos serviços a contratada deverá entregar as imagens de documentos acondicionados em mídia ótica tipo DVD-R de 4,7 GB, e a mesma quantidade de fotogramas acondicionados em rolos de microfilmes de16mm por 215 pés .

2.2.3 - As imagens digitalizadas serão entregues em formato PDF, em modo preto e branco, resolução de 200 dpi, 1 arquivo por documento, certificado digitalmente com certificado ICP-Brasil.

2.2.4 - Os documentos, visando sua conservação, só deverão ser alimentados uma única vez no scanner escolhido e sujeitos a uma única exposição às luzes doscanner. A exceção a esta regra é a necessidade de uma re-digitalização em caso de captura defeituosa.

2.2.5 - Cada DVD deverá conter, além das imagens digitalizadas, um arquivo texto com ma linha por documento PDF no DVD, com as indexações exigidas para cada ocumento, mais a informação de rolo e blip do primeiro fotograma.

2.2.6 - Microfilme deverá ser produzido com blip de 2 níveis (nível 1 marcando início de documento, nível 2 indicando folha de um documento). Cada fotograma ou par de fotogramas deverá conter número de identificação.

2.2.7 - Os filmes deverão ser produzidos de forma a que não haja perda de informação entre a imagem e o fotograma, i.e., cada pixel na imagem deverá corresponder a um ponto no microfilme (redução 1:1). Para atender a esta exigência será permitida a gravação de filmes em formato simplex ou duplex.

2.2.8 - Deverão ser produzidos 02 conjuntos de microfilmes originais (base prata) e 01 conjunto de microfilmes para consulta (base diazo). Cada conjunto de microfilmes deverá conter toda a base documental do CFM para o primeiro processamento.

2.2.9 - Deverá ser fornecido, instalado, configurado e customizado pela contratada o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos com os módulos de Gestão de Documentos - DM e Gestão de Registros - RM do mesmo fabricante, além dos demais produtos descritos no Item 5.

2.2.10 - Deverão ser migradas pela Contratada todas as imagens para o sistema integrado de gestão eletrônico de documentos com seus respectivos índices.

2.2.11 - Deverão ser identificados os conjuntos documentais e seus respectivos índices para posterior carga no sistema integrado de GED.

2.2.12 - Deverão ser microfilmados eletronicamente os seguintes documentos: Acórdãos, Portarias, Atas, Relatórios dos Processos, Pareceres, Resoluções com uma indexação de 420 caracteres por documento.

3 - DA QUALIFICAÇÃO TÉCNICA

3.1 - Para o serviço de tratamento documental arquivístico, a licitante deverá obrigatoriamente apresentar os seguintes documentos:

• Possuir no quadro permanente 02 (dois) Arquivistas (Diploma) ou Arquivistas Provisionados (Registro na DRT – Delegacia Regional do Trabalho) com mais de 10 (dez) anos de experiência, o que deverá ser comprovado com a apresentação de cópia autenticada ou da Carteira de Trabalho e Previdência Social, ou da ficha individual do empregado com o visto da Delegacia Regional do Trabalho, ou do contrato social e última alteração ou de contrato de prestação de serviço, detentores de pelo menos cinco (03) atestados de capacitação técnica por execução de serviço arquivístico, compatível com o objeto desta licitação (anexar atestados). Os profissionais detentores dos atestados deverão ser destacados para atuar permanentemente e exclusivamente nesse projeto.

3.2 - Para os demais serviços e fornecimentos de produtos (hardware e software) a licitante deverá obrigatoriamente apresentar os seguintes documentos:

• Comprovação de existência, no quadro permanente da licitante, (o que deverá ser comprovado com a apresentação de cópia autenticada ou da Carteira de Trabalho e Previdência Social, ou da ficha individual do

empregado com o visto da Delegacia Regional do Trabalho, ou do contrato social e última alteração ou ainda, de contrato de prestação de serviço) de profissional responsável técnico do licitante com formação superior e experiência em projetos de microfilmagem eletrônica e com a certificação CDIA+® (Certified Document Imaging Architect Plus), comprovada pela apresentação do resultado do exame de certificação CDIA+® da CompTIA®.• Comprovação de existência no quadro permanente da licitante, (o que deverá ser comprovado com a apresentação de cópia autenticada ou da Carteira de Trabalho e Previdência Social, ou da ficha individual do empregado com o visto da Delegacia Regional do Trabalho, ou do contrato social e última alteração ou ainda de contrato de prestação de serviço) de profissional com formação superior com a certificação PMP® (Professional Management Project) comprovada pela apresentação do resultado do exame de certificação ou certificado do PMI® (Project Management Institute).• Atestado(s) fornecido(s) por pessoa(s) jurídica(s) de direito público ou privado, que comprove(m) a instalação de ambiente para a execução de serviços de digitalização e microfilmagem eletrônica de documentos; • Atestado(s) fornecido(s) por pessoa(s) jurídica(s) de direito público ou privado, que comprove(m) a prestação de serviços de microfilmagem eletrônica de 500.000 (quinhentas mil) imagens mensais; • Declaração de vistoria emitida ao licitante pela área responsável, conforme Anexo I; • Atestado(s) fornecido(s) por pessoa(s) jurídica(s) de direito público ou privado, que comprove a prestação dos serviços de aplicação de certificação digital; • Atestado(s) emitido pelo fabricante dos equipamentos de revelação de microfilmes que comprove que o laboratório do licitante para revelação de filmes é certificado para a execução deste serviço; • Apresentação do registro, na proposta de preços, para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, emitido pela Secretaria Nacional de Justiça,devidamente assinado pelo Serviço de Qualificação -OSCIP -SNJ do Ministério da Justiça conjuntamente com a publicação no Diário Oficial da União.

4-DESCRIÇÃO DOS SERVIÇOS

4.1-Descrição dos Serviços de Tratamento Documental Arquivístico:

A) Elaboração do Código de Classificação de Documentos e Arquivo

Após a análise e estudo do funcionamento do Conselho Federal de Medicina, sua legislação, estrutura, organograma, etc, através de reuniões com responsáveis pelos arquivos das Unidades Administrativas e Técnicas deverá ser elaborado o Código de Classificação que é um instrumento arquivístico utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por uma instituição pública ou privada no exercício de suas funções e atividades.

Etapas para a Elaboração do Código de Classificação: • Conhecimento da estrutura e funcionamento do CFM, através do estudo de sua legislação, organograma, fluxogramas e manuais. • Entrevistas e coletas de dados, com pessoas que possam fornecer seu conhecimento dos assuntos de cada área – meio e fim. • Levantamento da documentação existente; • Exame da documentação -em profundidade -abrindo os dossiês, anotando os assuntos contidos. • Elaboração do Código de Classificação de Documentos de Arquivo por assunto. • Aplicação do Código de Classificação aos Documentos, testando-o e adaptando-o.

B) Elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo

A Tabela de Temporalidade de Documentos é um instrumento arquivístico resultante da avaliação que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vistas a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deverá necessariamente, contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos pela instituição no exercício de suas atividades, prazos de guarda, nas fases Corrente e Intermediária e a destinação final -eliminação ou guarda permanente.

Etapas para Elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos: • Levantamento dos dados relativos às funções e atividades desenvolvidas nas áreas específicas do CFM. • Formatação da Tabela de Temporalidade de Documentos, tendo como base, o Código de Classificação e também sugestões de prazos de guarda, transferência, recolhimento ou eliminação. • Entrevistas com pessoas de cada área, quando necessário, para o levantamento dos prazos de guarda, transferência, recolhimento ou eliminação. • Entrevistas com historiadores e pesquisadores, buscando informações das linhas de pesquisa.

C) Organização Física dos Acervos Arquivísticos

Utilizando mão de obra qualificada, deverá ser feita a organização do acervo arquivístico do Conselho Federal de Medicina, totalizando, aproximadamente, 450 (quatrocentos e cinqüenta) metros lineares, ou 2.700.000 (dois milhões setecentos e duas) folhas.

Fase Corrente:

A organização dos arquivos correntes será efetuada na seguinte forma:

Aplicação aos documentos do Código de Classificação de Documentos de arquivo já elaborado.

Avaliação dos documentos utilizando para isto a Tabela de Temporalidade de Documentos no que concerne aos documentos das atividades-meio e fim se estiver aprovada pela Diretoria do CFM.

Preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos. Separação dos documentos de fase corrente, intermediária e

permanente. Acondicionamento dos documentos de fase corrente em dossiês e

pastas. Preenchimento das Guias de Transferência de Documentos ao Arquivo

Central. Acondicionamento dos documentos de fase intermediária e permanente

em caixas para transferência no arquivo central.

Fase Intermediária e Permanente ou Acervos Acumulados no Arquivo Central :

• Higienização dos documentos Todo material deverá ser higienizado e desinfetado para eliminação de poeira, fungos e insetos, visando a proteção física do acervo documental.

• Identificação dos fundos (ou acervos) documentais arquivísticos Serão identificados os acervos documentais e separados os subgrupos das atividades meio e fim dos documentos.

• Elaboração de instrumento de pesquisa Será elaborado instrumento de pesquisa de todo o acervo após a colocação em maços, pastas e caixas. Esse instrumento tem como conteúdo a descrição dos conjuntos documentais arquivísticos.

• Aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos -avaliação de documentos Os documentos serão identificados e separados aqueles que cumpriram os prazos de guarda estabelecidos, dando-lhes a destinação correta no sentido de preservar ou eliminar os documentos cujos prazos já se esgotaram.

• Acondicionamento dos documentos Os documentos serão acondicionados primeiramente em maços e pastas e em seguida nas caixas arquivo que serão devidamente identificadas com etiquetas externas.

D) Indexação no Módulo de RM – Records Management

Todas as informações básicas deverão ser indexadas no módulo específico de RM – Gerenciamento de Registros de forma a gerar relatórios e fornecer dados para a emissão de etiquetas que serão colocadas nas caixas.

Após o término da organização, deverá ser disponibilizado aos usuários um sistema para gerenciamento das informações cadastradas que possua como principal característica à flexibilidade e agilidade na recuperação da informação.

Este sistema deverá ser protegido por senhas e permitir ao usuário executar consultas através de filtros selecionados. Um dos principais recursos do sistema deverá ser a busca de informações por consulta fonética. Podendo o usuário localizar rapidamente o documento desejado indicando apenas uma palavra chave.

Obs.: Todos os documentos arquivísticos a serem produzidos deverão estar em estrita conformidade com as normas publicadas pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

4.2-Descrição dos Serviços de Microfilmagem e Digitalização:

1-A microfilmagem dos documentos deverá ser realizada em microfilmador eletrônico atendendo aos seguintes requisitos:

• Produção de 2 (dois) rolos de filme (prata) originais para cada conjunto de fotogramas (sendo permitida a duplicação do primeiro filme desde que utilizado para a duplicação filme com características idênticas ao primeiro original); • Produção de 1 (um) rolo de filme diazo por meio de duplicação de um dos originais para cada conjunto de fotogramas; • Os filmes gerados deverão incluir blip de 2 (dois) níveis, sendo que o blip de primeiro nível indicará começo de documento e blips de segundo nível indicarão folhas de continuação de documento; • Os filmes gerados deverão incluir para cada fotograma (ou cada dois fotogramas se gravados em formato duplex) o número de identificação do(s) fotograma(s) no formato 999.999 onde o primeiro conjunto de números identifica o número do blip de primeiro nível e o segundo conjunto de números identifica o blip de segundo nível; • Para cada rolo de microfilme deverá ser gerado um arquivo texto contendo a indicação do rolo e do fotograma inicial correspondente para cada documento transferido para o microfilme; as informações deste arquivo devem ser combinadas com os índices criados para cada documento; • Os microfilmes serão entregues acompanhados de caixa-arquivo para seu armazenamento; • Os documentos frágeis não poderão ser microfilmados em microfilmadoras do tipo rotativas; • Deverão ser utilizados microfilmes padrão ANSI de 16 mm por 215 pés; • Os documentos serão microfilmados com as seguintes reduções e formatos:

. Documentos com tamanho máximo até 24 cm x 42 cm, redução de 1:1, modo duplex, com lado de maior dimensão orientado no sentido do filme;

Entende-se por duplex o modo de microfilmagem no quais os fotogramas são disponibilizados em dois canais. Exemplo: (F=frente; V=verso)

F F

. Documentos com tamanho superior ao tamanho mencionado no item anterior, redução 1:1, modo simplex. Os fotogramas deverão ser organizados de modo a economizar espaço no microfilme, isto é, serão rotacionados de modo que, quando possível, o lado de maior dimensão fique perpendicular ao sentido do filme;

Entende-se por simplex o modo de microfilmagem no quais os fotogramas são disponibilizados em apenas um canal. Exemplo: (F=frente; V=verso)

. Documentos cujas dimensões não permitam sua gravação em um único fotograma deverão ser particionados seguindo as normas estabelecidas pela legislação.

. Não serão aceitos páginas em branco nos microfilmes. • O espaçamento entre os fotogramas deverá ser constante, de 0,7mm entre fotogramas com blips de numeração consecutiva, admitindo-se uma variação de ± 5%; • Os fotogramas, quando utilizando modo duplex, deverão estar uniformemente espaçados, alinhados pela borda da esquerda (considerando o filme como desenrolando da direita para a esquerda), e apenas com o último fotograma podendo estar sozinho, no caso de um número ímpar de fotogramas no documento; • Os fotogramas não deverão conter bordas pretas, isto é, deverão conter apenas a imagem da folha original; • Os filmes serão gerados em formato negativo; • Filmes que tenham mais de um (1) por cento (%) dos seus fotogramas fora das condições acima estipuladas, que não seja aprovado no controle de qualidade, e/ou por defeito, deverão ser integralmente refeitos. Para os demais será aceito filme de correção;

F

F

V

V

F F

F

• A revelação dos filmes, a duplicação do original e a duplicação para diazo poderão ser sub-contratadas de terceiros desde que o laboratório contratado seja certificado pelo fabricante dos equipamentos de revelação utilizados; a empresa contratada deverá apresentar cópia autenticada da certificação antes de enviar os filmes para revelação e duplicação.

2-A digitalização dos documentos deverá ser efetuada atendendo aos seguintes requisitos:

•Digitalização dos documentos com resolução de 300 dpi, bitonal, e aplicação de software de OCR para a geração de documentos PDF, imagem com texto escondido, na resolução de 200 dpi, em modo preto e branco;• As imagens com resolução de 200 dpi deverão ser utilizadas para a microfilmagem eletrônica; • Os arquivos PDF gerados deverão ser multi-página, isto é, um arquivo por documento;• Documentos classificados como de digitalização manual deverão ser digitalizados em scanners de mesa; • Documentos em encadernação flexível deverão ser digitalizados em scanners de mesa; • Os demais documentos poderão ser digitalizados em scanners de mesa ou de alimentação automática, a critério da contratada; • Os documentos, visando sua conservação, só deverão ser alimentados uma única vez no scanner escolhido e sujeitos a uma única exposição às luzes do scanner. A exceção a esta regra é a necessidade de uma re-digitalização em caso de captura defeituosa; • As imagens deverão ser gravadas em discos DVD-R de 4,7 GB, sendo organizadas em diretórios correspondentes aos rolos de microfilmes gerados, i.e. cada diretório no disco deverá conter as imagens dos mesmos fotogramas gravadas no rolo de microfilme correspondente; • Após a digitalização de cada lote de documentos, feito o controle de qualidade e efetuada comprovação através de inspeção visual de que as imagens correspondem aos documentos em papel, cada arquivo PDF deverá ser certificado digitalmente com base em certificado digital emitido por entidade certificadora registrada junto ao ICP Brasil; • Indexação dos arquivos e PDF referentes aos documentos que serão digitalizados e microfilmados eletronicamente; • Cada DVD-R deverá conter um arquivo texto, com uma linha por documento. Cada linha deverá conter todos os índices relativos ao documento, o número de rolo e o número do primeiro fotograma correspondente ao documento, e a localização do arquivo e PDF correspondente no DVD-R.

4.3-Descrição dos Serviços de Instalação e Treinamento Operacional

Todos os produtos (hardware e software) especificados deverão ser instalados e configurados para uso nas instalações do CFM. A contratada informará ao Conselho os requisitos necessários de servidores, estações, sistema operacional, banco de dados, servidor Web, alimentação elétrica, ar acondicionado, e outros requerimentos necessários para que a instalação e configuração possam ser realizadas.

O sistema de gerenciamento eletrônico de documentos deverá ser configurado com as tabelas de classificação de documentos e de temporalidade obtidas dos serviços do item 4.1. Os índices para indexação de documentos deverão ser definidos no sistema. Ao fim desta configuração final, o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos deve estar apto para aceitar documentos gerados ou recebidos no CFM, seja através de suas áreas meio ou fim.

Cada item da solução será objeto de treinamento específico com a seguinte carga horária e número de alunos:

-Operacional nos scanners e softwares -12 pessoas -40hs; -Operacional no software de OCR -05 pessoas -08hs; -Operacional no scanner leitor digitalizador de microfilmes -02 pessoas -8hs; -Técnico-operacional sistema integrado de GED -20 pessoas -80hs; -Técnico-operacional no software de assinatura digital -4hs; -Operacional no software de OCR -05 pessoas -8hs.

Todos os treinamentos serão ministrados na sede do CFM, em Brasília -DF, para colaboradores designados, conforme sua função e especialização. Os colaboradores designados para os treinamentos de administração e serão responsáveis pela operação e manutenção desses produtos. Os colaboradores designados para o treinamento de usuários serão responsáveis pela disseminação desse treinamento para os demais usuários do sistema. Os colaboradores designados para os demais treinamentos serão responsáveis pela operação dos produtos correspondentes.

A licitante informará os requisitos necessários para a execução dos treinamentos em termos de sala, estações de trabalho, software, auxílio áudio-visual, e outros que se façam necessários.

Obs.: Pré-requisito para todos os treinamentos: operação de microcomputadores com sistema operacional Windows. Cursos para administradores requerem os colaboradores designados tenham amplo conhecimento de sistemas operacionais Microsoft Windows e de redes TCP/IP.

Deverá ainda ser ministrado treinamento em tratamento documental arquivistico, que inclui todas as fases do arquivo que permita uma perfeita integração passado-futuro.

5-DESCRIÇÃO DOS PRODUTOS

Deverão ser fornecidos os seguintes produtos:

5.1 – Scanner de Produção.

Quantidade: 1 (um).

Scanner de produção para documentos com as seguintes características mínimas:

- Dimensões dos documentos originais: mínimo de 89 mm x 64 mm até tamanho A3, para uso do alimentador automático (ADF); - Gramatura de papel entre 40 e 400 g/m2; - Peso máximo do scanner: 20 Kg; - Sistemas Operacionais: Microsoft Windows 2000 Professional (SP4), XP (SP2), Vista; - Drivers ISIS, TWAIN e Windows Imaging Acquisition (WIA); - Capacidade de captura de imagens nos modos simplex (frente ou verso) e duplex (frente e verso); - Captura de imagens bitonais (preto e branco), tons de cinza, e colorida; - Resolução ótica de captura de 600 dpi, resolução de saída de 75 a 1200dpi; - Resolução de captura a cores de 48 bits de profundidade; - Saída de cores com 24 bits de profundidade e tons de cinza com 8 bits (256 níveis); - Método de captura de imagens: CCD duplo; - Mecanismo ultra-sônico para detecção de dupla alimentação de documentos; - Drivers TWAIN e ISIS devem implementar as funções abaixo:

Mecanismo de variação automática do brilho e contraste das imagens digitalizadas;

Filtro de redução de ruído; Remoção eletrônica de cores (drop-out); Auto-alinhameno (deskew); Eliminação de bordas (auto-crop); Orientação automática de página com rotação ortogonal (90, 180,

270 graus); - Alimentador automático de folhas planas (ADF), com capacidade de no mínimo 150 folhas, que permita alimentação contínua do scanner, sem parar a digitalização; - Alimentador plano (mesa) para folhas até tamanho A3; - Volume diário de processamento mínimo de 10.000 folhas ou 20.000 imagens em modo duplex; - Capacidade de aceitar papéis de tamanho e gramaturas diferentes no ADF; - Velocidade nominal de captura de, no mínimo, 70 fpm (folhas por minuto) ou 140 ipm (imagens por minuto) no formato carta, a uma resolução de 200 dpi, alimentadas na orientação paisagem, modo duplex, em todos os modos de digitalização (bitonal, tons de cinza e colorido); -Capacidade para captura de imagens bitonais (P/B) e coloridas simultaneamente sem perda da velocidade nominal exigida no item anterior; -Formatos de saída TIFF G4, JPEG; -Interface USB 2.0 ou Firewire (IEEE 1394); -Incluir na configuração do equipamento todos os cabos (lógico e de força) e placas de interface para conexão, se a conexão for Firewire; -Alimentação 100-240 VAC automática;

-Scanner deve ter dispositivo de redução de consumo de energia quando inativo, com consumo inferior a 5 watts

5.2 – Scanner de Produção.

Quantidade 5 (cinco).

Scanners de produção para documentos com as seguintes características mínimas:

-Dimensões dos documentos originais: mínimo de 89 mm x 64 mm até tamanho Ofício, para uso do alimentador automático (ADF); -Gramatura de papel entre 50 e 400 g/m2 -Peso máximo do equipamento 13Kg-Unidade processadora própria, rodando sistema operacional Windows XP; -Implementa os protocolos de rede TCP/IP, SMB, SMTP, DHCP; -Tela sensível ao toque para interação do usuário; -Permite o envio das imagens capturadas via e-mail, fax, pastas compartilhadas da rede, protocolo FTP, impressoras de rede, ou armazenamento em unidade portátil USB (pendrive); - Permitir recepção e impressão de fax;- Permite gravar e anexar ao email contendo as imagens digitalizadas um arquivo de áudio no formato MP3;-Permite definir grupos de e-mail para envio das imagens digitalizadas; -Permite o armazenamento de configurações de digitalização (resolução, modo de cores, formato de imagem, destino de saída) para utilização dos usuários; -Permite a autenticação de usuários cadastrados no domínio de rede (Microsoft); -Capacidade de captura de imagens nos modos simplex (frente ou verso) e duplex (frente e verso); -Captura de imagens bitonais (preto e branco), tons de cinza, e colorida; -Resolução ótica de captura de 600 dpi, resolução de saída de 75 a 600 dpi; -Resolução de captura a cores de 30 bits de profundidade; -Saída de cores com 24 bits de profundidade e tons de cinza com 8 bits

(256 níveis); -Método de captura de imagens: CCD duplo; - Implementa mecanismos de melhoria de imagem tais como alinhamento

(deskew), remoção automática de bordas (crop), ajuste automático de brilho e contraste, filtro de ruído, orientação automática por conteúdo;

-Remoção automática de páginas em branco por tamanho do conteúdo;-Rotação automática da imagem com base na orientação do texto; -Mecanismo ultra-sônico para detecção de dupla alimentação de

documentos; -Alimentador automático de folhas planas (ADF), com capacidade de no

mínimo 50 folhas, que permita alimentação contínua do scanner, sem parar a digitalização;

- Capacidade de alimentação em lotes, via ADF, de cartões rígidos com alto relevo;

-Temporizador do ADF para permitir alimentação de um novo conjunto de folhas sem quebrar o documento;

-Volume diário de processamento mínimo de 1.500 folhas ou 3.000 imagens em modo duplex;

-Capacidade de aceitar papéis de tamanho e gramaturas diferentes no ADF; -Velocidade nominal de captura de, no mínimo, 30 fpm (folhas por minuto)

ou 60 ipm (imagens por minuto) no formato carta, a uma resolução de 200 dpi, alimentadas na orientação retrato, modo duplex, tanto em modo bitonal como em modo tons de cinza;

-Formatos de saída TIFF (página simples ou múltipla), JPEG, PDF, PDF pesquisável;

-Interface Ethernet 10/100 Base-T; -Alimentação 100-240 VAC automática;

5.3 – Digitalizadora de Microfilmes.

Quantidade: 1 (uma)

Leitora digitalizadora de microfilmes de 16 e 35 mm, com software de controle e operação, com as seguintes características mínimas:

-Capacidade de leitura de microfilmes 16 e 35 mm (milímetros), microfichas, jaquetas e cartão janela, com carregadores de microfilmes intercambiáveis -Capacidade de trabalhar independentemente ou controlada via uma estação de trabalho, por interface SCSI-2; -Aceita filmes tipo prata, diazo e vesicular; -Leitura de marcas de fotograma (blips) de pelo menos 2 níveis permitindo ao operador informar um endereço de imagem para posicionamento automático da leitora nesse endereço, tanto em modo “Stand Alone” quanto via estação de controle; -Capacidade de visualização de microfilmes com redução de 13 a 50 vezes; -Inclui uma lente para visualização de microfilmes com redução de 20 a 50 vezes; -Prisma de rotação de 360 ° graus; -Foco Manual; -Eliminação automática de bordas escuras; -Transferência de arquivo de imagem para a estação de trabalho; -Resolução Ótica de 400 dpi; -Resoluções de saída de 200 a 800 dpi; -Velocidade de digitalização do fotograma de 4,5 segundos a 200 dpi; -Tela de visualização medindo 30 X 43 cm (centímetros); -Capacidade de digitalização de até 1000 fotogramas por dia. -Digitalização de microfilmes em escala de tons de cinza com 256 níveis; -Controle de exposição automático e manual; -Mascaramento manual efetuado através de LED no painel do scanner; -Consumo de energia de 350 W; -Alimentação 110 – 120 VAC e 200 – 240 VAC; -Manuais do equipamento em português.

Uma (1) licença de software de controle e operação do leitor digitalizador de microfilmes com as seguintes características mínimas:

-Interface de operação em Português; -Compatibilidade com sistema operacional Windows XP (SP2); -Disponibiliza ferramentas para o operador por meio de ícones, barra de ferramentas e menus apresentados na tela da estação de controle, em formato compatível com MS Windows; -Capacidade de digitalizar uma área maior que o fotograma solicitado; -Permite imprimir as imagens recuperadas diretamente em impressora acessível pela estação de controle; -Funcionalidades de centralização, rotação de imagem e correção de enquadramento automático; -Geração de imagens em formato TIFF (página única, página múltipla) ou PDF; -Possibilidade de envio das imagens digitalizadas através de fax, e-mail ou gerando um CD de imagens com pesquisa; -Realizar alinhamento automático de imagem e remoção de bordas (deskewing, crop); -Definir parâmetros de digitalização de microfilmes para posterior utilização (aplicativos); -Cada aplicativo pode utilizar até 10 campos para indexação das imagens obtidas; -Capacidade de exibição de 1 a 6 imagens simultaneamente na tela da estação de controle. -Impressão do documento em tamanho original ou com redução / ampliação de 50 a 200%; -Funções de processamento de imagens, brilho e contraste; -Mascaramento por software na estação de controle, ou manual na tela da unidade leitora; -Reconhecimento automático de polaridade da microforma; -Manuais do software em português.

5.4 – Software de Reconhecimento de Caracteres.

Quantidade: 10 (dez)

Licenças de Software para Reconhecimento Óptico de Caracteres OCR com as seguintes características:

-Reconhece textos sobrescritos, subscritos e letras maiúsculas; -Reconhece até 177 idiomas (incluindo português, inglês, espanhol, francês, italiano, alemão, russo, grego, etc.); -Reconhece textos com múltiplos idiomas; -Permite criar novos idiomas a partir de outro idioma; -O sistema pode ser treinado (criação de modelos) para reconhecer caracteres desconhecidos e / ou especiais, bem como criar linguagens próprias;

-Trabalha com imagens TIFF (simples ou multi-página), JPEG, BMP, PDF e outros formatos; -Tutorial com dicas de como trabalhar com diferentes tipos de documentos; -Pode reconhecer texto tanto em imagens preto e branco como coloridas; -Funciona com todos os scanners que suportam o protocolo TWAIN; -Permite ler e fazer a verificação ortográfica das linguagens de desenvolvimento JAVA, PASCAL, COBOL, FORTRAN; -Compatível com sistemas operacional MS Windows XP e Vista. -Realiza segmentação automática e manual de tabelas; -Reconhece e mantêm a formatação do texto incluindo múltiplas colunas, hifenização, texto ao redor de figuras. -Detecção automática da orientação da página em reconhecimento e rotação da página para posição normal; -Possui a função de limpeza das imagens e a função de rotação de imagens para 90, 180 e 270 graus; -Permite inverter automaticamente os blocos escuros com textos claros; -Permite utilizar o zoom no MS Word para verificar o resultado do reconhecimento dos caracteres; -Permite a criação de arquivos criados em PDF otimizados para publicação na Internet; -Permite o reconhecimento da imagem diretamente do MS Word; -Permite ajustar a compressão e a resolução das imagens quando salvadas nos formatos DOC, RTF, Word XML, PDF, HTML. -O editor de texto interno permite alterar fonte, tamanho e formatação de textos e parágrafos; -O sistema interno de correção ortográfica permite adicionar palavras novas ao dicionário do sistema; -Dicionários para a correção ortográfica nos principais idiomas, incluindo português, inglês, francês, espanhol, alemão; -Os resultados do reconhecimento podem ser enviados para outros aplicativos (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Lotus WordPro, Corel WordPerfect) sem salvá-los no disco, ou salvos nos formatos TXT, DOC, XLS, RTF, HTML, DBF, PDF, CSV; -Os resultados do reconhecimento podem ser salvos no formato HTML, incluindo a utilização de CSS; -Permite salvar arquivos PDF editados; -Permite manter a formatação do documento ao máximo; -Conversão de documentos PDF em arquivos editáveis. -Permite realizar o reconhecimento de textos em segundo plano; -Permite realizar a instalação automática direto do servidor de rede para estações de trabalhos (MS SMS, Active Directory, Command line); -Possui dicionário especializado em termos jurídicos e médicos na versão para o Inglês e Alemão; -Utilitário para gerenciamento das licenças; -Possui suporte a máquinas com múltiplos processadores; -Permite que múltiplos usuários (computadores) trabalhem concomitantemente, via rede, com o mesmo lote de documentos onde o sistema automaticamente gerencia a distribuição das imagens;

-Gerenciamento concorrente de licenças onde o produto pode ser instalado em tantas máquinas quanto necessárias, mas a organização paga apenas pelo número de licenças que estão efetivamente sendo utilizadas; -Reconhece vários tipos de códigos de barras; -Pesquisa textual com indexação para documentos reconhecidos; -Possibilidade de separar uma imagem em múltiplos arquivos para minimizar o número de passagens de um documento pelo scanner; -Permite a pesquisa morfológica; -Compatível com JPEG 2000; -Possibilita anexar os resultados do reconhecimento para mensagens de e mails como um arquivo em qualquer dos formatos suportados; -Trabalho de grupo com linguagens e dicionários personalizados.

5.5 – Software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Quantidade: 1 (um).

Sistema integrado de gerenciamento eletrônico de documentos, com as seguintes funcionalidades mínimas, implementadas em um ou mais módulos, desde que todos sejam do mesmo fabricante:

-Interface em Português para todos os módulos; -Ajuda on-line em Português para todos os módulos; -Gerenciamento de quaisquer tipos de arquivos eletrônicos sem utilização de transformações dos mesmos para formatos proprietários; -Armazenamento dos arquivos físicos utilizando o sistema de arquivos do sistema operacional; -Armazenamento dos metadados do sistema em banco de dados relacional Microsoft SQL Server 2000 ou superior, ou Oracle 9i ou superior; -Arquitetura cliente-servidor de múltiplos níveis com pelo menos os níveis de interface, Web, aplicação e dados (metadados e arquivos físicos); -Cada um dos níveis da arquitetura pode ser executada em máquinas físicas distintas ou em uma mesma máquina; -Os níveis de aplicação, Web e dados podem gerenciar múltiplos conjuntos independentes de documentos; -Os arquivos físicos de um conjunto de documentos podem estar separados em múltiplos volumes, com cada volume podendo residir em uma máquina física distinta; -Acesso ao sistema via autenticação de usuários ou grupos definidos na rede Microsoft Windows ou pela criação de usuários no próprio sistema; -Criação de grupos no próprio sistema com associação de usuários aos grupos; -Mapeamento de um ou mais usuários do domínio de rede para uma conta do sistema; -Mapeamento de usuários e/ou grupos do domínio de rede para um grupo do sistema; -Permissões de segurança para administração do sistema ou acesso aos documentos definidas a nível de grupos ou de usuários individuais

definidos no sistema, com a seguinte granularidade de gerenciamento: usuários/grupos, volumes, metadados, direitos de acesso, funções de registros, conexões ao sistema, configurações de sistema, auditoria, pesquisa/indexação, privilégios de usuário; -Acesso a volumes de um conjunto de documentos pode ser dado, a nível de volume, a usuários ou grupos definidos no sistema com a seguinte granularidade: só leitura, criação, modificação/remoção de documentos;-Definição de múltiplos conjuntos de campos de indexação (modelos); -Definição de permissão de uso de modelos a nível de usuário ou grupos de usuários; -Definição de permissão de acesso de usuários ou grupos a campos de indexação de um modelo com a seguinte granularidade, campo a campo: só leitura, preencher com valor, modificar valor; -Definição de permissão de acesso de usuários e grupos de usuários a funcionalidades do sistema com a seguinte granularidade: digitalizar, importar, imprimir, pesquisar, exportar, remover, mover objetos, modificar regras de automação de fluxo; -Criação de uma árvore lógica de pastas e sub-pastas para organização dos documentos; -Definição de permissão de acesso de usuários e grupos de usuários a nível de pasta, com a seguinte granularidade: navegação, só leitura, modificar conteúdo, criar atalhos, remover atalhos, renomear, criar anotações, ver anotações, ver zonas de segurança, criar documentos, criar sub-pastas, indexar; -Os direitos de acesso definidos a nível de pasta devem ser herdados pelos objetos (pastas, documentos, atalhos) contidos em uma pasta; -Direitos de acesso podem ser definidos por usuários qualificados em qualquer nível da árvore, sobrepondo-se aos direitos de acesso herdados; -Usuários ou grupos sem direito de navegação em uma pasta não devem poder ver a pasta e seus objetos; -Criar anotações, aplicar carimbos, adicionar texto manualmente ou via OCR, fazer marcações, criar zonas de segurança, em documentos do tipo imagem, sem modificar a imagem original; -Definição de permissão de acesso de usuários e grupos de usuários a nível de documento, com a seguinte granularidade: só leitura, modificar conteúdo, criar atalhos, remover atalhos, renomear, criar anotações, ver anotações, ver zonas de segurança, criar documentos, indexar; -A criação de atalhos para documentos deve ser feito a nível lógico sem a duplicação do arquivo físico do documento; -Definição de marcas lógicas para associação a documentos; -Permitir o acesso de usuários e grupos a nível de documento dependendo das marcas lógicas ás quais o usuário ou grupo tem acesso; -Funcionalidades de gerenciamento de registros com certificação DoD 5015.2-STD – Junho 2002, exceto Capítulo 4 (Registros Confidenciais); o produto deve estar listado na página http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/register.html -Relacionar documentos como versões; -Realizar operações de check-in e check-out de documentos; -Enviar documentos e anexos por e-mail (MAPI) no formato original ou com conversão de formato de imagens para PDF;

-Permitir operações de copiar e colar documentos entre o Windows Explorer e o sistema; -Pesquisas a documentos e pastas devem poder ser feitas de diversas maneiras incluindo pelo menos:

• Por volume lógico • Navegação (tipo Microsoft Windows Explorer) pela árvore lógica • Por nome de pasta ou documento • Por tipo de arquivo (extensão do aplicativo) • Em determinada pasta e/ou sub-pastas • Por modelo de indexação associado ao documento • Pelos campos de indexação do modelo atrelado ao documento • Por pesquisa textual no texto associado a documentos imagem ou • pelo conteúdo de documentos eletrônicos • Por data de criação ou modificação do documento • Pela última versão ou pelos comentários de identificação de

versões • Por usuário criador • Pelas marcas associadas a um documento • Pela combinação de uma ou mais opções anteriores.

-Acesso ao sistema via cliente Microsoft Windows ou via navegador web; o acesso via web deve dar acesso às seguintes funcionalidades de manipulação de documentos: digitalizar, importar, imprimir, pesquisar, exportar, remover, mover objetos, OCR; - Modo de acesso a documentos selecionados do sistema via interface web apenas com direitos de acesso só leitura, para uso em ambiente extranet; -Auditoria de eventos (tentativa, sucesso, falha) incluindo:

• Ações de documento: copiar, incluir/excluir, editar, mover, renomear, visualizar, imprimir, incluir/excluir versão;• Pesquisar eventos;• Ações de registros: incluir/excluir eventos, transferir, incluir/excluir temporalidade, modificar plano de classificação, abrir/encerrar; • Segurança: modificar senhas, incluir/excluir usuário, permitir/negar acesso de usuários do domínio Windows, incluir/excluir usuário de grupos, login/logout, associar/remover marca em documento, modificar direitos de acesso a documento, modificar direitos de acesso índices de documento;• Indexação: associar modelo a documento, modificar valores.

-Geração de relatórios dos eventos de auditoria com livre escolha de eventos, intervalo de datas, usuários/grupos, objetos (documentos ou pastas) -Gerenciamento centralizado dos conjuntos de documentos via interface Microsoft MMC -Captura de documentos em modo de lote a partir de scanners no padrão TWAIN, de pastas no sistema operacional, de câmeras fotográficas no padrão WIA, ou da árvore hierárquica do próprio sistema de gerenciamento de documentos; - Processamento de documentos em modo de lote, com as seguintes funcionalidades de processamento das imagens:

• Limpeza de imagens • Eliminação de bordas • Alinhamento de imagens • Rotação de imagens • Eliminação de páginas pelo tamanho em bytes • Conversão para bitonal • Modificação de tamanho (dimensões ou resolução) • Eliminação e linhas horizontais e verticais • Reconhecimento de formulários por comparação de linhas e texto • Reconhecimento ótico de caracteres (OCR) • OCR zonal • Reconhecimento de marcas óticas (OMR) • Reconhecimento de códigos de barra • Preenchimento de campos de indexação com base em listas de

valores em bancos de dados ODBC • Verificação de campos de indexação com base em tabelas de

valores em bancos de dados ODBC • Importação dos documentos processados no sistema de gerenciamento • Verificação de seqüências de caracteres usando expressões regulares

Os módulos devem ser licenciados de modo a atender aos seguintes requisitos mínimos:

-30 usuários concorrentes ou 120 usuários nominados com acesso a todas as funcionalidades dos módulos de gerenciamento de documentos, gerenciamento de registros; -50 usuários concorrentes ou 200 usuários nominados para acesso só leitura ao sistema -Duas (2) licenças das funcionalidades de captura e processamento de documentos em lote -Gerenciamento de pelo menos quinze (15) conjuntos independentes de documentos

5.6 – Software para Certificação Digital.

Quantidade: 50 (cinqüenta) licenças.

Software para assinatura com certificação digital de documentos PDF, com as seguintes características mínimas:

-Permite assinar digitalmente, inserir um selo temporal e criptografar arquivos PDF; -Permite criar e assinar digitalmente arquivos PDF a partir de programas de edição de textos, planilhas, edição de imagens (TIF) dentre outros; -Permite criar e assinar digitalmente vários arquivos PDF simultaneamente sem a necessidade de abrir os arquivos; -Permite criar arquivos 100% compatíveis com as especificações PDF;

-Os arquivos PDF criados e assinados digitalmente podem ser abertos e verificados em qualquer programa de visualização compatível com as especificações PDF; -Mantém gravado um registro de todos os arquivos assinados digitalmente; -Permite usar cartões ou chaves de hardware que contém o certificado digital para assinar e criptografar arquivos PDF; -Assinatura no documento PDF pode ser realizada com selo temporal obtido de servidor externo padrão TSP (RFC3161) -A assinatura no documento PDF pode ser feita com características de longo prazo; -A assinatura pode ser feita em páginas selecionadas do documento PDF; -Os documentos PDF podem receber uma imagem da assinatura em local e páginas especificadas; -Pode utilizar certificados aderentes ao ICP-Brasil

6-DEMAIS CONDIÇÕES

6.1 - Do Pagamento:

6.1.1 – Para os serviços com periodicidade de execução única, estabelecida no Anexo II – Cronograma físico-financeiro, do Projeto Básico, o pagamento deverá ser efetuado ao final de cada etapa, de acordo com os valores indicados na proposta vencedora;

6.1.2 – Nos serviços com previsão de periodicidade de execução mensal, também estabelecidos no Anexo II do Projeto Básico, os valores a serem pagos serão calculados mensalmente, de acordo com a quantidade de serviço executado, tendo como parâmetro de preço os valores de cada unidade de produção ( metro linear, imagem , fotograma), previstos na proposta vencedora;

6.1.3 – Os pagamentos serão feitos, após o recebimento definitivo, mediante apresentação das notas fiscais devidamente atestadas pelo setor responsável, sendo efetuada a retenção na fonte dos tributos e contribuições elencados na legislação em vigor, tais como, IR, CSLL, COFINS e PIS/PASEP.

6.1.4 – O pagamento dos produtos (hardware e software) deverá ser efetuado em parcela única, após o recebimento definitivo do produto, mediante apresentação das notas fiscais devidamente atestadas pelo Setor de Tecnologia da Informação – SETIN, sendo efetuada a retenção na fonte, dos tributos e contribuições previstos na legislação em vigor, tais como, IR, CSLL, COFINS e PIS/PASEP.

6.2 - Da Vistoria:

6.2.1 - Para que haja perfeito entendimento dos serviços a serem realizados, o responsável técnico do Licitante deverá realizar vistoria no acervo do CFM conforme Anexo I.

6.2.2 - A vistoria deverá ser realizada, por profissional responsável técnico do licitante (o que deverá ser comprovado com a apresentação de cópia autenticada ou da Carteira de Trabalho e Previdência Social, ou da ficha individual do empregado com o visto da Delegacia Regional do Trabalho, ou do contrato social e última alteração ou ainda, de contrato de prestação de serviço), com certificação CDIA+ (Certified Document Imaging Architect -Plus) comprovada pela apresentação do resultado do exame de certificação CDIA+® da CompTIA®. O responsável técnico do licitante deverá levar a documentação necessária para comprovação do certificado exigido.

6.2.3 - O Setor Responsável no CFM emitirá o termo de vistoria nas dependências do Conselho em nome do responsável técnico do Licitante.

6.2.4 - A vistoria deverá ser realizada em até 03 (três) dias antes da data de abertura da Licitação, no Conselho Federal de Medicina localizado, no SGAS 915 Lote 72 em Brasília-DF, sendo previamente agendada somente pelo telefone (61) 3445-5900.

6.2.5 - Na ocasião do agendamento, o proponente deverá informar o nome da empresa, CNPJ, telefone, endereço e nome completo do responsável técnico certificado, o mesmo que realizará a vistoria conforme item 6.2.2.

6.2.6-Não será autorizada a vistoria sem o agendamento prévio pelo telefone e sem que sejam devidamente registradas as informações quanto ao nome da empresa, CNPJ, telefone, endereço, nome completo do profissional certificado da licitante e após o período previsto, conforme os subitens 6.2.4 e 6.2.5.

Todas as informações mencionadas nos subitens anteriores constarão na declaração de vistoria que será emitida pelo setor responsável. Não será entregue a declaração de vistoria, no caso do representante não comprovar ser do quadro permanente da licitante e não comprovar possuir a certificação exigida nos termo do subitem 6.2.2.

6.3-Da Proposta Técnica:

6.3.1 - A proposta técnica deverá descrever as especificações técnicas detalhadas dos produtos cotados tais como: nome do fabricante, marca, modelo, procedência e outros elementos que de forma inequívoca os identifiquem, bem como, anexar catálogos com as características descritas na proposta, em língua portuguesa ou inglesa, de modo a permitir a verificação de correspondência ou superioridade com aquelas exigidas no edital de licitação, mencionando, ainda, a quantidade, valores unitário e total, prazo de validade da proposta, prazo de entregas do produtos e de garantia do fabricante.

6.3.2 - Os softwares apresentados (gerenciamento de documentos, OCR, e certificação digital), deverão ser demonstrados em até 48 horas após a adjudicação, para aferição das características técnicas exigidas;

6.3.3 - Deverão, ainda, serem anexadas à proposta, declarações que comprovem que a licitante é seu revendedor autorizado, e está apta a prestar

os serviços de instalação, treinamento, suporte e garantia dos produtos propostos. A declaração deverá ser emitida pelo fabricante dos produtos (hardware e software) ofertados pela licitante. Caso o fabricante do produto não possua sede no País, a carta acima mencionada deverá, obrigatoriamente, ser emitida:

-distribuidor autorizado dos produtos no Brasil, acompanhada do contrato de distribuição firmado com o fabricante dos produtos; ou,

-pelo fabricante do produto na sua sede fora do Brasil, desde que a referida carta esteja registrada no Consulado do Brasil na cidade da sede do fabricante do equipamento ou software. Será aceita ainda, carta do fabricante recebida em idioma estrangeiro, desde que traduzida para a língua portuguesa por tradutor juramentado e devidamente registrada no Cartório de Títulos e Documentos.

6.3.4 - Todos os equipamentos a serem fornecidos em decorrência deste projeto básico devem ser obrigatoriamente, novos e de primeiro uso, acompanhados dos softwares necessários à sua operação, e das respectivas licenças de uso originais do desenvolvedor e, ou fabricante do produto proposto.

6.4 - Prazo de Conclusão:

O prazo de conclusão para o tratamento do acervo documental arquivístico é de 08 (oito) meses contados a partir da data de assinatura do contrato. O prazo de conclusão para os serviços de microfilmagem eletrônica e correlatos será de até 12 (doze) meses contados a partir da data de assinatura do contrato. O prazo de entrega dos produtos (hardware e software) será de até 30 (trinta) dias úteis contados a partir da data de assinatura do contrato. Ao final do prazo de conclusão dos serviços a contratada deverá entregar as imagens de documentos acondicionados em mídia ótica tipo DVD-R de 4,7 GB, e a mesma quantidade de fotogramas acondicionados em rolos de microfilmes de 16mm por 215 pés.

6.5-Gerais

6.5.1 - A contratada deverá credenciar junto ao Setor de Arquivos 01 (um) profissional da área técnica e 01 (um) profissional da área de negócios, para prestar esclarecimentos, atender a solicitações, esclarecimentos, às reclamações que porventura surgirem durante a execução dos serviços. 6.5.2 - Todos os insumos para a consecução dos serviços (inclusive os discos óticos e rolos de microfilme) deverão ser disponibilizados, em quantidade suficiente para processamento do acervo a ser digitalizado e microfilmado pela contratada. 6.5.3 - A contratada deverá indicar as necessidades de mobiliário, readequação física do ambiente, obras de engenharia (se for o caso), instalação elétrica, ar acondicionado e outros que porventura sejam necessários, para a execução dos serviços. O CFM deverá realizar todas as adequações necessárias.

6.5.4 - O Contratante não aceitará, sob pretexto algum, a transferência de responsabilidade da contratada para outras entidades, sejam fabricantes, técnicos ou quaisquer outros. 6.5.5 - A empresa contratada deverá elaborar e entregar o manual técnico com todos os procedimentos relativos à microfilmagem eletrônica ao setor responsável. 6.5.6 - A empresa contratada será responsável pela conservação dos documentos que estiverem em seu poder durante a execução tanto os serviços de microfilmagem eletrônica quanto os demais descritos no Projeto Básico.