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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Extensión Santo Domingo
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS CARRERA DE INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORIA CPA.
Tesis de grado previo a la obtención del título de: INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORIA, CPA.
“EXAMEN ESPECIAL PARA EL CONTABLE DE LA CUENTA GASTO S JUDICIALES DE LA SUCURSAL MUTUALISTA PICHINCHA, SAN TO
DOMINGO 2012”
Estudiante: YERLY MARIUXI ARTEAGA MERA.
Director de Tesis: ING. TYRONE PAZ
Santo Domingo – Ecuador Diciembre, 2013
ii
“EXAMEN ESPECIAL PARA EL CONTABLE DE LA CUENTA GASTO S
JUDICIALES DE LA SUCURSAL MUTUALISTA PICHINCHA, SAN TO
DOMINGO 2012”
Ing. Tyrone Paz DIRECTOR DE TESIS ________________________________
APROBADO
Ing. Patricio Analuisa PRESIDENTE DEL TRIBUNAL ________________________________ Dra. Clemencia Carrera MIEMBRO DEL TRIBUNAL ________________________________ Msc. Marisol Angulo MIEMBRO DEL TRIBUNAL ________________________________ Santo Domingo…..de……………………….2013.
iii
Cambiar mes con
el tentativo de
defensa y no va
enumerada
El contenido del presente trabajo, está bajo la responsabilidad de la autor.
_________________________________
Yerly Mariuxi Arteaga Mera 131317094 -4
Autor: YERLY MARIUXI ARTEAGA MERA Institución: UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL. Título de Tesis: “EXAMEN ESPECIAL PARA EL CONTABLE DE
LA CUENTA GASTOS JUDICIALES DE LA SUCURSAL
MUTUALISTA PICHINCHA, SANTO DOMINGO 2012 ”
Fecha: DICIEMBRE, 2013.
iv
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL Extensión Santo Domingo
Santo Domingo…....de……………………del 2013.
Ing. Patricio Analuisa COORDINADOR DE LA CARRERA DE INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORIA Presente. De mis consideraciones.- Mediante la presente tengo a bien informar que el trabajo investigativo realizado por la
señorita: YERLY MARIUXI ARTEAGA MERA , cuyo tema es: “EXAMEN
ESPECIAL PARA EL CONTABLE DE LA CUENTA GASTOS JUDIC IALES DE
LA SUCURSAL MUTUALISTA PICHINCHA, SANTO DOMINGO 201 2” , ha sido
elaborado bajo mi supervisión y revisado en todas sus partes, por lo cual autorizo su
respectiva presentación.
Particular que informo para fines pertinentes
Atentamente.
____________________________ Ing. Tyrone Paz.
DIRECTOR DE TESIS
v
Dedicatoria
El presente trabajo dedico especialmente a mis padres por su apoyo incondicional en todo
momento de mi carrera, a la Universidad por haberme abierto las puertas y a los profesores
por sus enseñanzas, tiempo y dedicación a esta labor.
vi
Agradecimiento
A Dios por guiarme por el buen camino dotarme de la inteligencia suficiente para llegar a
este momento tan esperado y darme a esas personas tan maravillosas que siempre han
sabido apoyarme, a mis padres por su apoyo sacrificio y paciencia, mis familiares
profesores, compañeros y amigos que estuvieron ayudándome diariamente en el transcurso
de este tiempo tan importante para mí.
vii
TABLA DE CONTENIDOS Pág.
Portada………………………………………..……………………………………… i
Hoja de sustentación y aprobación de los integrantes del Tribunal…………........... ii Hoja de responsabilidad de Autor…………………………………………………… iii
Informe de aprobación de Director de Tesis…………………………………….…. iv
Dedicatoria……………………………………………………………………………. v Agradecimiento………………………………………………………………………. vi
Índice…………………………………………………………………………………. vii Resumen Ejecutivo………………………………………………………………….. xii
Executive Summary…………………………………………………………………. xiii
CAPÍTULO I
1 Introducción…………………………………………………………………………. 1
1.1 Antecedentes………………………………………………………………………. 1 1.2 Planteamiento del Problema……………………………………………………… 2
1.2.1 Diagnóstico…………………………………………………………….. ………. 2 1.2.2 Pronóstico………………………………………………………………………. 2
1.2.3 Control de Pronóstico…………………………………………………………… 2
1.2.4 Formulación Sistematización…………………………………………………… 3 1.2.4.1 Formulación…………………………………………………………………... 3
1.2.4.2 Sistematización………………………………………………………………... 3 1.3 Tema……………………………………………………………………................. 3
1.3.1 Objetivos de la Investigación…………………………………………………… 3
1.3.2 Objetivo General………………………………………………………………… 3 1.3.3 Objetivos Específicos…………………………………………………………… 4
1.4 Justificación de la Investigación…………………………………………………... 4 1.4.1 Impacto Social…………………………………………………………………... 4
1.4.2 Impacto Teórico………………………………………………………………… 5 1.4.3 Impacto Metodológico…………………………………………………………... 5
1.4.4 Impacto Práctico………………………………………………………………… 5
1.4.5 Impacto Ambiental……………………………………………………………… 6 1.5 Hipótesis………………………………………………………………………….. 6
1.5.1 Planteamiento de la Hipótesis…………………………………………………… 6 1.5.2 Identificación Variables…………………………………………………………. 6
1.5.2.1 Variables Independientes……………………………………………………… 6
1.5.2.2 Variables Dependientes……………………………………………………….. 6 1.5.3 Identificación de Indicadores……………………………………………………. 7
1.6 Población de estudios y sus características………………...……………………… 7 1.6.1 Tipo y/o nivel de investigación………………………….……………………… 7
viii
1.6.2 Profundidad de Estudio…………………………………………………………. 7
1.6.2.1 Explicativa…………………………………………………………………….. 7
1.6.2.2 Observacional……………………………………….………………………… 8 1.6.2.3 Correlacional………………………………………………………………….. 8
1.7 Método de Estudio………………………………………………..……………… 8 1.7.1 Método deductivo e inductivo…………………………...……………………… 8
1.7.2 Método de Análisis……………………………………………………………… 8 1.7.3 Método de Síntesis………………………………………………………………. 8
1.7.4 Método Estadístico……………………………………………………………… 8
1.8 Fuentes Técnicas e Instrumentos………………………………………………….. 9 1.8.1 Fuentes Primarias……………………………………………………………….. 9
1.8.2 Fuentes Secundarias…………………………………………………………….. 9 1.8.3 Fuentes Terciarias……………………………………………………………….. 9
1.9 Organización y tratamiento de la Organización…………………...……………… 9
1.9.1 Tabulación y Gráficos de la Investigación……………………………………… 9
CAPITULO II MARCO REFERENCIAL
2 Auditoria…………………………………………………………………................. 10
2.1 Examen Especial……………………………………………………….................. 10 2.1.1 Etapas del proceso de auditoría………………………………………………… 11
2.1.2.1 Papeles de trabajo…………………………………………………………….. 12 2.1.2.1.1 Índice de papeles de trabajo………………………………………………… 13
2.1.2.1.2 Tipos de papeles de trabajo………………………………………………… 13 2.1.3 Marcas de Auditoria…………………………………………………................. 14
2.1.3.1 Referenciación………………………………………………………………… 15
2.1.3.2 Métodos de referenciación……………………………………………………. 15 2.1.4 Muestras de Auditoria………………………………………………………….. 16
2.1.5 Evidencia de Auditoria………………………………………………................. 17 2.1.5.1 Evidencia Física………………………………………………………………. 17
2.1.5.2 Evidencia Testimonial………………………………………………………… 18
2.1.5.3 Evidencia Analítica…………………………………………………………… 18 2.1.6 Control Interno…………………………………………………………………. 18
2.1.7 Técnicas de Auditoria…………………………………………………………... 19 2.1.7.1 Técnicas de verificación Ocular……………………………………................. 19
2.1.7.2 Técnicas de verificación Oral………………………………………………… 20 2.1.7.3 Técnicas de verificación Escrita……………………………………………… 21
2.1.8 Hallazgos de Auditoria………………………………………………................. 22
2.1.9 Riesgos de Auditoria…………………………………………………………… 22 2.1.10 Informes de Auditoría…………………………………………………………. 23
ix
2.1.10.1 NAGA Normas de Auditoria Generalmente Aceptada…………...………… 23
2.1.10.2 Comunicación de resultados………………………………………………… 25
2.1.11 Gastos Judiciales………………………………………………………………. 26 2.1.12 Control Documentario………………………………………………………… 26
2.1.13 Proceso Legal…………………………………………………………………. 27 2.1.14 Cobranza y Recuperación……………………………………………………... 27
2.1.15 Cartera………………………………………………………………………… 29 2.1.15.1 Clasificación de la cartera…………………………………………………… 29
CAPITULO III MARCO METODOLÒGICO
3.1 Antecedentes……………………………………………………………………… 31 3.2 Base Legal………………………………………………………………………... 32
3.3 Misión…………………………………………………………………………….. 32
3.4 Visión…………………………………………………………………………….. 32 3.5 Valores……………………………………………………………………………. 32
3.6 Estructura Organizacional………………………………………………………… 33 3.7 Ubicación Geográfica……………………………………………………………... 34
3.7.1 Macro localización………………………………………………...…………… 34
3.7.2 Micro localización………………………………………………….…………… 35 3.7.3 Calidad de Cartera……………………………………………………………… 37
3.8 Manual de funciones del área de crédito y cobranzas…………………................. 39 3.8.1 Función del Abogado Externo………………………………………………….. 42
3.8.2 Gestión de Cobranza……………………………………………………………. 43 3.9 Evaluación del Control Interno…………………………………………………… 44
3.9.1 Cuestionario……………………………………………………………………... 44
3.9.2 Análisis de Resultados………………………………………..………………… 45
CAPITULLO IV PROPUESTA
4.1 Orden de Trabajo…………………………………………………………………. 47
4.2 Motivos del Examen……………………………………………………………… 47 4.3 Objetivos del Examen………………………………………………….................. 47
4.3.1 Generales……………………………………………………………………….. 47 4.4 Alcance del Examen……………………………………………………………… 48
4.5 Planificación……………………………………………………………………… 49
4.5.1 Programa de Auditoria de la Cuenta Gastos Judiciales………………………… 49 4.5.2 Memorando de Planificación Preliminar de la cuenta Gastos Judiciales de la Mutualista Pichincha Agencia Santo Domingo de los Tsáchilas……………………. 50 4.5.2.1 Motivo del Examen…………………………………………...……………… 50
x
4.5.2.2 Objetivos del Examen………………………………………………………… 50
4.5.2.3 Alcance del Examen………………………………………………………….. 50
4.5.2.4 Base Legal…………………………………………………………................. 51 4.6 Estructura Organizacional…………………………………………...…………… 51 4.6.1 Estado de situación Mutualista Pichincha 2011-2012 con variación de resultados……………………………………………………………………………… 52
4.6.2 Cartera Vigente Santo Domingo de los Tsachilas……………………………… 53
4.6.2.1 Mora del 2012………………………………………………………………… 53
4.6.2.2 Puntos de interés para el Examen Especial…………………………………... 53 4.6.2.3 Recursos a utilizar……………………………………………….…………… 54
4.6.2.3.1 Humanos……………………………………………………………………. 54
4.6.2.3.2 Financieros……………………………………………………….................. 54
4.6.2.3.3 Materiales………………………………………………………...………… 54
4.6.2.3.4 Tiempo Estimado…………………………………………………………… 54 4.6.2.3.5 Distribución del trabajo…………………………………………………….. 55
4.7 Ejecución del Examen…………………………………………………................. 56 4.7.1 Cedula sumaria de Cuentas Por Cobrar………………………………………… 56
4.7.2 Modelo de acta de entrega y recepción de cuentas por cobrar………................. 56
4.7.3 Carta de cobranza del departamento legal……………………………………… 57 4.7.4 Matriz de evaluación de riesgo…………………………………………………. 59
4.7.5 Carta de Control Interno………………………………………………………... 60 4.7.6 Hojas de hallazgo……………………………………………………………….. 61
4.7.7 Informe del Auditor Independiente…………………………………………….. 63
4.7.7.1 Comprobación si se está realizando una Cobranza preventiva a los clientes por el personal responsable……………………………………………………………. 63
4.7.7.2 Analizar que él envió de notificaciones a los clientes por parte de las oficiales de crédito este surgiendo efecto en la recuperación de cartera vencida……... 64
4.7.7.3 Verificar la existencia de metas para la recuperación de cartera demandada… 65
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5 Conclusiones y Recomendaciones………………………………………………….. 66
5.1 Conclusiones……………………………………………………………………… 66
5.2 Recomendaciones………………………………………………………............... 66 Bibliografía……………………………………………………………………………. 67
Anexos………………………………………………………………………………… 69
INDICE DE CUADROS
Cuadro No1Indicadores ……………………………………………..……………… 7
Cuadro No 2 Marcas de Auditoria………………………………………………….. 14
xi
Cuadro No 3 Estructura Organizacional……………………………………………. 33
Cuadro No 4 Macro localización……………………………………………………. 34
Cuadro No 5 Mapa Santo Domingo………………………………………………… 35 Cuadro No 6 Croquis de ubicación Mutualista Pichincha………………………….. 36
Cuadro No 7 Calidad de Cartera Mutualista Pichincha …………………………….. 37 Cuadro No 8 Función del Jefe Operativo…………………………………………… 39
Cuadro No 9 Función del asistente operativo………………………………………. 41 Cuadro No 10 Proceso de Cobranza Agencia Santo Domingo…………………….. 43
Cuadro No 11 Procedimiento de Control Interno…………………………………... 44
Cuadro No 12 Procedimiento de Control Interno…………………………………... 45 Cuadro No 13 Procedimiento de Control Interno…………………………………... 45
Cuadro No 14 Cuestionario detallado……………………………………………… 49 Cuadro No 15 Estado de Situación…………………………………………………. 52
Cuadro No 16 Cartera Vigente……………………………………………………… 53
Cuadro No 17 Mora………………………………………………………………… 53 Cuadro No 18 Distribución de Trabajo…………………………………………….. 55
Cuadro No 19 Matriz de riesgo Cuenta por cobrar………………………………… 59 Cuadro No 20 mora 2012…………………………………………………............... 60
Cuadro No 21 Hojas de Hallazgo…………………………………………………... 61
INDICE DE ANEXOS
Funcionarios Principales Anexo No 1………………………………………………… 70
Archivo de Planificación I Anexo No 2………………………………………………. 71
Archivo de Planificación II Anexo No 3……………………………………………… 72 Archivo de Planificación III Anexo No 4……………………………………………... 73
Archivo Corriente Anexo No 5……………………………………………………….. 74 Archivo Permanente Anexo No 6……………………………………………………... 75
Fotografía Anexo No 7………………………………………………………………... 76
xii
RESUMEN EJECUTIVO
En el Capítulo I, encontramos el Marco Contextual, en el cual se desarrolla los
antecedentes, pronóstico, diagnóstico, control de pronóstico, los objetivos, la hipótesis o
idea a defender y la justificación del trabajo.
En el Capítulo II, se enfoca en los fundamentos teóricos del tema investigado, por medio
de un análisis de los conceptos de varios autores, lo que permite a la investigación
sustentar la propuesta; entre los temas encontrados que es auditoria, examen especial de
auditoría, a la cuenta Gastos judiciales.
En el Capítulo III, encontraremos la reseña histórica de la institución, la situación actual de
la misma, la ubicación geográfica, la estructura organizacional, y funcional del área, así
como el respectivo análisis de las respuesta que se dieron en los cuestionarios o, con el fin
de determinar las deficiencias que se presentan la cuenta.
En el Capítulo IV, contiene la propuesta del Examen Especial de Auditoria a la Cuenta
Gastos Judiciales , 2012; la cual contiene los elementos necesarios para su aplicación;
encontramos notificaciones de inicio de examen, orden de trabajo, la ejecución del
examen, los respectivos papeles de trabajo y el informe del auditor, entre otros. Se hará
conclusiones conjuntamente con recomendaciones de las deficiencias encontradas.
En el Capítulo V, encontramos las conclusiones del trabajo que se ha desarrollado y las
recomendaciones que se aportan para mejorar el control de la cuenta Gastos Judiciales.
xiii
EXECUTIVE SUMMARY
Chapter I, are the contextual framework in which history unfolds, prognosis, diagnosis,
prognosis control, objectives, hypothesis or idea to defendant justify the work.
In Chapter II, focuses on the theoretical foundations of the subject investigated through an analysis of the concepts of various authors, which allows the investigation support the proposal, among them to pics that issued it, special audit examination, and court expenses to the account.
In Chapter III, we find the historical review of the institution, the same situation,
geographic location, organizational structure, and functional area and the respective
analysis of the responses given in questionnaires or, in order to determine the deficiencies
that have the account.
In Chapter IV, containing the proposed Special Review Audit to the Judicial Expenses
Account, 2012, which contains the elements necessary for the implementation are
beginning to test notifications, work order, the execution of the test, the respective roles
work and the auditor's report, among others. Conclusions will be made along with
recommendations for any deficiencies found.
In Chapter V, we find the conclusions of the work that have been developed and
recommendations are provided to improve the control of the account court costs.
1
CAPITULO I
1 INTRODUCCIÒN
1.1 Antecedentes.
En la actualidad tenemos una sociedad complicada y cambiante para la cual debemos
prepararnos cada día y tratar de mejorar y controlar la situación empresarial es por esta
razón que consideramos necesario la aplicación de un examen especial para la cuenta
Gastos Judiciales de la Mutualista Pichincha ya que la auditoria es aquella que nos ayuda a
controlar de mejor manera para evitar que se nos presentes hallazgos inesperados.
Estas situaciones han hecho que esta profesión sea cada vez más competitiva para la cual
debemos estar preparados y afrontar este tipo de situaciones y recurrir a nuevas técnicas y
herramientas que nos facilita la tecnología para recaudar una información más relevante y
oportuna que nos ayudará al auditor a la toma de mejores decisiones y por ende a
recomendaciones más aplicables a la realidad actual.
El examen especial de cuentas se encuentra cada vez más actualizado con el desarrollo de
normas y procedimiento para la obtención de mejores resultados.
Es por esta razón que esta profesión es cada vez es más importante e indispensable en
nuestro medio aplicando nuevas técnicas que conduzcan a los auditores a la toma de
decisiones de una forma rápida y aumenten la eficacia y el nivel de calidad.
En la presente investigación se aporta con la exanimación a la cuenta Gastos Judiciales; el
estudio que se centra en la realización de un examen especial.
La Propuesta de examen Especial ha sido elaborada en base a las necesidades detectadas
por medio de la investigación realizada en la cuenta Gastos Judiciales de la Sucursal
Mutualista Pichincha Santo Domingo de los Tsáchilas.
2
La aplicación del Examen Especial contribuirá a una mejora del manejo de esta cuenta.
1.2 Planteamiento del Problema.
1.2.1 Diagnóstico.
La Mutualista Pichincha al ser una institución financiera dedicada a conceder créditos en la
provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas actualmente tiene un índice del 7.6% del
total de la cartera vencida de la institución lo que ha generado que se realicen entregas de
dineros con cargo a los clientes para los trámites legales y judiciales para iniciar la gestión
extrajudicial y judicial en contra de los clientes, y se ha observado en la cuenta contable
1614300109 gastos judiciales partidas pendientes por recuperar desde el año 2003 a
febrero del 2012. Saldos que se han convertido en difíciles de recuperar.
Es por eso que se ha visto la necesidad de implementar un examen especial para conocer y
establecer las debilidades de control interno existentes en la administración de esta cuenta
contable.
1.2.2 Pronóstico.
Si no se realiza un examen especial para la cuenta contable gastos judiciales, la agencia
dejaría de recibir y aportar con utilidades, por tener que destinar mayor porcentaje para las
provisiones que se deben hacer para cubrir estas cuentas incobrables.
1.2.3 Control del Pronóstico.
Para mejorar el cobro de estas partidas pendientes se debe implementar controles internos
y procesos cruzados con el abogado que permitan disminuir el porcentaje para provisiones,
y lograr el incremento de la utilidad.
3
1.2.4 Formulación y Sistematización.
Causa: examen especial para la cuenta gastos judiciales
Efecto: falta de control
1.2.4.1 Formulación.
¿Cómo influirá a la Mutualista Pichincha un examen especial en la cuenta gastos
judiciales que ayuden a mejorar el procedimiento para el control contable de la cuenta, y
disminuir del porcentaje de provisiones destinado para cuentas incobrables?
1.2.4.2 Sistematización.
¿Será necesario conocer el procedimiento del control contable de gastos judiciales?
¿Contablemente como afectara a los resultados de la agencia?
¿Será necesario llevar un control documentado entre el abogado externo y la Mutualista
Pichincha para el seguimiento de la recuperación de gastos judiciales?
¿Cuenta la agencia con una persona responsable del control de gastos judiciales?
¿Los clientes son comunicados oportunamente de los gastos que incurre un proceso legal?
1.3 Tema.
“Examen especial para el control de la cuenta gastos judiciales de la Sucursal de la
Mutualista Pichincha, Santo Domingo 2012”
1.3.1 Objetivos de la Investigación
1.3.2 Objetivo General
Realizar un examen especial para el control de la cuenta gastos judiciales de la agencia
Mutualista Pichincha en Santo Domingo, 2012.
4
1.3.3. Objetivos Específicos.
• Analizar el seguimiento que realiza Mutualista Pichincha a la cuenta Gastos Judiciales.
• Verificar que se realicen las transacciones por los cargos y cobros recuperados de esta
cuenta.
• Determinar la necesidad de llevar un control en la documentación legal para la
recuperación de los gastos judiciales.
• Establecer si existe la información correcta y oportuna para los clientes de lo que
incurre el proceso legal.
1.4 Justificación de la Investigación.
Es necesario e indispensable que las empresas financieras encargadas de conceder créditos
hoy en día cuenten con políticas, técnicas y procedimientos que faciliten el mecanismo de
cobranzas en el desarrollo y cumplimiento de objetivos.
El presente plan de tesis se ha realizado observando la necesidad de aportar con una
solución a los continuos problemas que generan los procesos legales que se han venido
presentando en la sucursal Mutualista Pichincha. El cual tiene por objeto proponer una
alternativa a la empresa, dirigida a su gerente administradores y directivos para disminuir
las provisiones destinadas a cuentas incobrables de esta cuenta e incrementar la utilidad
neta; que son problemas que se presentan con una gran magnitud por no contar con un
mecanismo adecuado de control.
1.4.1 Impacto Social.
Al darle un mejor control y seguimiento a la cuenta gastos judiciales las instituciones
obtendrán una Mayor rentabilidad, esta tendrá la oportunidad de expandirse y de esta
manera ofrecer más plazas de trabajo a la sociedad; también al aumentar su rendimiento
brindará mayores beneficios a sus empleados, mejorando la calidad de vida de quienes la
conforman.
5
1.4.2 Impacto Teórico.
La presente investigación busca mediante la teoría y definiciones sobre el examen especial
normas, reglamentos, leyes para identificar el correcto seguimiento y control referente a la
recuperación de gastos que incurre en un proceso legal.
Para realizar un examen especial hay que tener el suficiente conocimiento sobre el marco
teórico de este tema, para lo cual se debe estudiar todas las herramientas, objetivos y
definiciones del tema. Además es importante tener conocimiento profundo de la
institución, y de acuerdo a los resultados obtenidos poder plantear o proponer una
metodología de control para solucionar el problema de la institución.
1.4.3 Impacto Metodológico.
Para poder cumplir con todos los objetivos propuestos en el estudio fue necesario utilizar
herramientas de investigación que sirvieron para obtener la información del seguimiento y
control que se realiza a la cuenta gastos judiciales dentro de la institución, para esto se
debe realizar base de datos para el mejoramiento y recuperación de los valores pagados por
procesos judiciales y extrajudiciales en la Mutualista Pichincha.
1.4.4 Impacto Práctico.
Al haber falencias o problemas dentro de esta institución, se debe aplicar un examen
especial que garantice un mejor seguimiento, control y recuperación de los gastos
judiciales. Esto se logrará aplicando técnicas y procedimientos, de control por dicha
cuenta.
Esta investigación además contribuirá al desarrollo de la Mutualista Pichincha, ya que al
realizar una recuperación adecuada de los gastos judiciales que generan el proceso legal
lograra una mayor utilidad y por lo tanto la empresa tendrá mayor liquidez dando la
oportunidad de expandirse brindar más servicios.
6
1.4.5 Impacto Ambiental.
La presente investigación no afecta en ninguna circunstancia al medio ambiente.
1.5 Hipótesis.
1.5.1 Planteamiento de la Hipótesis.
El examen especial está influenciado significativamente en la falta de control de la cuenta
de Gastos Judiciales de la Sucursal Mutualista Pichincha Santo Domingo 2012.
1.5.2 Identificación de las Variables.
1.5.2.1 Variables Independientes.
Examen especial para la cuenta de gastos judiciales
1.5.2.2 Variables Dependientes.
Mejorar el conocimiento de la administración de la cuenta contable.
7
1.5.3 Identificación de Indicadores.
Cuadro #1
Indicadores
Fuente: Mutualista Pichincha Elaborado por: Yerly Arteaga
1.6 Población de estudio y sus características
Se trabaja con censo.
1.6.1 Tipo y/o nivel de investigación.
La investigación fue explicativa, observacional y correlacional.
1.6.2 Profundidad de estudio.
1.6.2.1 Explicativa.
Porque se aplica las variables establecidas
OBJETIVO ESPECIFICO
VARIABLE DEPENDIENTE
UNIDAD DE MEDIDA
INSTRUMENTO DE MEDIDA
TIEMPO DE MEDIDA
Analizar el seguimiento que
realiza la Mutualista Pichincha a
la cuenta gastosjudiciales
Determinar siexiste personalencargado delseguimiento delcontrol deGastos Judiciales.
Delegación de responsabilidades
Ponderación Observación departamental
Inicio de la investigación
.
Determinar lanecesidad dellevar un controlen ladocumentación legal para larecuperación delos gastosjudiciales.
Información correcta y
transparente Ponderación
Consulta a jefeoperativo y revisiónde literatura
Inicio de la investigación
Control Ponderación EntrevistaHa inicio de
la investigación
Verificar que serealicen lastransacciones por los cargos ycobros recuperados deesta cuenta.
Resultados $Revisión de cuentas
y estados financieros
Ha inicio de la
investigación
8
1.6.2.2 Observacional.
Porque se realizó la observación de la Unidad de Estudio.
1.6.2.3 Correlacional.
Porque se realizó la correlación entre las variables
1.7 Método de estudio.
1.7.1 Método deductivo e inductivo.
Al aplicar estos métodos se realizó la observación de lo general y llegamos a lo particular
para luego de lo particular del problema aplicamos el inductivo y llegamos a las
conclusiones generales para determinar las recomendaciones para la solución del problema
en la Mutualista Pichincha.
1.7.2 Método de análisis
A través de este método se realizó un análisis a la situación para determinar cuáles son las
falencias que ha tenido la Mutualista Pichincha que la ha llevado a tener este problema y a
la vez determinar las recomendaciones para la solución del problema.
1.7.3 Método de síntesis.
Mediante este método se determinó los temas de síntesis referentes a la investigación que
se está realizando.
1.7.4 Método estadístico.
Este método ayudo a la obtención de información más real y confiable para dar las
respectivas conclusiones y recomendaciones.
9
1.8 Fuentes, técnicas e instrumentos.
1.8.1 Fuentes primarias
Para la obtención de mejores resultados se utilizó algunos instrumentos los cuales
ayudaron a la necesidad de un examen especial que tiene la sucursal Mutualista Pichincha
de Santo Domingo, para lo cual se realizaron entrevistas con el Gerente y algunas personas
involucradas en el tema.
1.8.2 Fuentes secundarias.
Para obtener una mayor información se utilizaron esta fuente como es la lectura en libros
relacionados con el examen especial, la cuenta Gastos Judiciales, etc.
1.8.3 Fuentes terciarias.
Además se obtuvo información del internet y de personas conocedoras del problema y el
tema que fue de gran ayuda para la investigación.
1.9 Organización y tratamiento de la Investigación.
1.9.1 Tabulación y Gráficos de la Investigación.
Toda la información teórica se presenta en Word, las tablas, cuadros, formatos y gráficos
son presentados en Excel y la presentación final para la defensa de la tesis será en
diapositivas Power Point.
10
CAPITULO II.
MARCO REFERENCIAL
2. Auditoría.
Según la American Accounting Association ha preparado la siguiente definición: “La auditoría es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionadas. El fin del proceso consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como determinar si dichos informes se han elaborado observando principios establecidos para el caso” Report of the comitte on Bassis Concepts” del Auditing Concepts Committee, en Accounting Review, Volumen 47. Suplemento 1972, pág. 18.
Según el Libro de Auditoria “El Examen de los Estados Financieros” dice: “La auditoría es uno de los muchos servicios proporcionados por la profesión contable, y puede ser realizada para varios propósitos diferentes. GRINAKER Robert L. Libro de Auditoria “Examen de los Estados Financieros, edición autorizada por Richard D. Irwin, Inc, pág. 15.
Los propósitos para los cuales la auditoria es más frecuente realizada son; la expresión de una opinión independiente sobre los Estados Financieros de una organización económica y el control de los recursos dentro de la misma” GRINAKER Robert L. Libro de Auditoria “Examen de los Estados Financieros, edición autorizada por Richard D. Irwin, Inc, pág. 15.
La auditoría es el examen sistemático y profesional que se realiza después de las
operaciones administrativas y financieras en un periodo de tiempo emitiendo una opinión
que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones
2.1 Examen Especial.
Según el Libro de Auditoria “El Examen de los Estados Financieros” dice: “El examen
especial es una auditoría de alcance limitado que se puede comprender como la revisión
y análisis de una parte de las operaciones efectuadas por la entidad, con el objeto de
verificar el adecuado manejo de los recursos, así como el cumplimiento de la normativa
legal y otras disposiciones aplicables.” GRINAKER Robert L. Libro de Auditoria “Examen de
los Estados Financieros, edición autorizada por Richard D. Irwin, Inc, pág. 16.
11
Para que el trabajo del Auditor sea preciso y la evidencia que sustenta las observaciones
cumpla con los requerimientos técnicos legales, es importante mencionar el tipo de
papeles de trabajo que se utilizaran para darle seguimiento a la realización del examen
especial.
El desarrollo del Examen Especial sigue las mismas faces que la práctica de una auditoría
de gestión, es decir:
Evaluación.
Conocimiento del área o cuenta específica a ser audita; dentro de esta fase se puede
distinguir las siguientes.
• Elaboración del Plan de Trabajo de Auditoria
• Preparar programa de Auditoria
• Informes
• Papeles de trabajo
• Marcas de Auditoria
2.1.1 Etapas del Proceso de Auditoría.
“El desarrollo de la auditoría requiere un considerable esfuerzo de organización y
planificación. Para ello, esta investigación se desarrolla a través de una serie de etapas o
fases convirtiéndose cada una de ellas en previa y necesaria para la indagación .Dichas
fases constituyen un proceso confuso que exigen poner en práctica un conjunto de
actividades que forman una unidad, cada una de las cuales por sí misma son necesarias,
pero no suficientes, para obtener la evidencia necesaria auditoría y control interno del grupo
cultural S.A. de Quito edición MMVI pág. 37.
• Orientación: El auditor obtiene conocimientos sobre las operaciones del cliente y su
entorno y hace una valoración preliminar del riesgo y de la materialidad.
12
• Evaluación preliminar de los controles internos.
• Planificación táctica de la auditoría.
• Elección de un plan para la auditoría.
• Prueba de cumplimiento de los controles.
• Evaluación del control interno, basada en los resultados de las pruebas de
cumplimiento.
• Revisión del plan de auditoría preliminar.
• Elección de un plan revisado para la auditoría.
• Realización de pruebas sustantivas.
• Evaluación y agregación de los resultados.
• Evaluación de la evidencia. Podría dar lugar a unas pruebas más exhaustivas o formar
la base de la elección de la opinión por el auditor.
• Elección de una opinión que clasifique los estados financieros del cliente.
• Informe de auditoría.
La recopilación de evidencia en una auditoría externa implica una secuencia lógica de fases • objetivos detallados de auditoría.
• conocimiento del negocio.
• estadísticas de las partidas
• interrelación de cuentas.
• revisión analítica.
• sistema contable y control interno.
• evidencia de su cumplimiento.
• pruebas sustantivas detalladas.
2.1.2.1 Papeles de Trabajo
Según el libro de “auditoría y control interno del grupo cultural S.A. de Quito edición
MMVI.” “Los papeles de trabajo constituyen la constancia escrita del trabajo realizado
por el auditor, cuyas conclusiones son las bases de la opinión reflejada” auditoría y
control interno del grupo cultural S.A. de Quito edición MMVI pág. 32.
13
2.1.2.1.1 Índices de los Papeles de Trabajo.
Según el Manual de Auditoría Financiera Gubernamental dice: “El índice tiene la
finalidad de facilitar el acceso a la información contenida en los papeles de trabajo por
parte de los auditores y otros usuarios, así como sistematizar su ordenamiento.
Normalmente se escribirá el índice en el ángulo superior derecho de cada hoja” Report of
the comitte on Bassis Concepts” del Auditing Concepts Committee, en Accounting Review,
Volumen 47. Suplemento 1972,pág. 18
Se realizan para llevar un mejor control y orden cronológico de los papeles de trabajo que
se van elaborando en el transcurso del examen.
Facilitan la búsqueda de cada papel de trabajo y de acuerdo a las cuentas se los escribe ya
que su identificación son letras del alfabeto.
2.1.2.1.2 Tipos de papeles de Trabajo
Existen muchas variedades y tipos de papeles de trabajo o Cedulas de Auditoría que un
Auditor deberá elaborar y conserva al realizar una Auditoría. Entre estos los más comunes
tenemos: Hoja de trabajo, Cedula Sumaria, Cedula Descriptiva o de Detalles y Cedulas
Analíticas, Cedulas Narrativas, Cedulas de Hallazgos, Programas de Auditoría, Cédulas
Proporcionadas por la entidad, Cartas de Salvaguarda.
Así mismo se deben identificar algunas de las marcas de auditoría que pueden utilizarse en
las Cedulas que se realicen en la ejecución del Examen Especial.
Aunque los papeles de trabajo pueden ser planeados de muchas formas, aquellos que son
de interés permanente se archivan por separado de aquellos que específicamente se
relacionan con cada auditoria anual.
14
2.1.3 Marcas de auditoria
SegúnAlvin A. Arents y James K. Loebbecke, Auditting: Dicen: “Son signos particulares
y distintivos que hace el auditor para señalar el tipo de trabajo realizado de manera que
el alcance del trabajo quede perfectamente establecido, que debe registrarse en cada uno
de los papeles de trabajo elaborados.” Alvin A. Arents y James K. Loebbecke, Auditting: An
Integrated Approach, 2a. ed., Prentice-Hall, Englewood Cliffs,N.J.,1980,P.3.
Las marcas al igual que los índices y referencias, preferentemente deben ser escritas con
lápiz de color rojo.
La marca se hará notar al lado derecho del monto examinado y su significado se describirá
al pie de la Cedula o en Cedula de Marcas.
Entre las marcas de auditoría más utilizadas tenemos las siguientes:
Cuadro # 2 Marcas de Auditoria
SIGNOS DESCRIPCION DE LA MARCA
√ Verificado y revisado con documentación Sustentatoria.
λ Verificado con libros oficiales y registros auxiliares
∆ Sumas Correctas vertical
◊ Sumas Correctas horizontal
∧ Cálculo Verificado
Ю Inspección física
Y Operación Autorizada
Φ Documentación no conforme
Elaborado por: Yerly Arteaga Fuente: libro de Alvin A. Arents y James K. Loebbecke, Auditting.
También se debe contar con índices y Referencias como los que se hablara a continuación.
15
2.1.3.1 Referenciación
La Referenciación de todos los papeles de trabajo debe ser ordenada por medio de índices
y todas las cifras que guardan relación deben tener cuidadosa Referenciación cruzada. El
objeto de la Referenciación es facilitar el cruce de datos de un papel de trabajo a otro, de
tal forma que puedan ser contactados rápidamente por cualquier persona que revise los
papeles de trabajo.
Según Horward F. stettler.AuditingPrinciples: “Los cruces de auditoría son: de las
cedulas analíticas a Cedulas descriptivas o de detalle, luego el cruce de información se
realiza a la Cedula Sumaria para después cruzar la información a la hoja de trabajo y ésta
al informe final, para cruzar esta información auxiliar a una cedula principal, se anota en
color rojo junto al lado derecho de la cifra a cruzar, el índice de la Cedula principal donde
se está utilizando la cifra cruzada, se anota al lado izquierdo de la cifra, el índice de las
cedulas de donde viene la información.” Horward F. stettler.Auditing Principles, 4th.ed., Prentice-
haqll, EnglrwoodCliffs,N.J., 1977, p.10.
Se usan varios métodos de Referenciación, desde la simple numeración progresiva hasta la
combinación de letras y números.
2.1.3.2 Métodos de referenciación
Entre los métodos de Referenciación tenemos:
Referenciación Alfabética: se utiliza cuando el auditor adopta el sistema de letras para la
identificación de los papeles de trabajo, estas pueden ser desde la letra “A” hasta la “Z”
para las cuentas de recursos, por lo general se utiliza una letra y para las cuentas de
obligaciones propias y obligaciones con terceros se utiliza dos letras.
Referenciación Numérica: es la que el auditor utiliza para identificar los papeles de
trabajo normalmente estos son números arábigos en algunos casos números romanos.
16
Referenciación Alfanumérica: es la que resulta de la utilización combinada de letras y
números al mismo tiempo.
2.1.4 Muestra de Auditoria.
Según la Enciclopedia de la Auditoria Océano Centrum dice: “La Declaración de Normas
de Auditoria N.- 39 define el muestreo de la auditoria como la aplicación de un
procedimiento de auditoría a menos del 100% de las partidas o asientos de una cuenta o
clases de transacciones” Enciclopedia de la Auditoria Océano Centrum
Según el Libro de Principios de Auditoria de WhittingtonPany dice: “Es un proceso que
consiste en seleccionar un grupo de elementos (llamado muestra) de un grupo más
grande (llamado población o campo) y en utilizar las características de la muestra para
extraer inferencias sobre las características de la población entera” Principios de Auditoria
de Whittington Pany
Según el Manual de Auditoría Financiera Gubernamental dice: “El muestreo puede ser
definido como el proceso de inferir conclusiones acerca de un conjunto de elementos
denominados universo o población, a base del estudio de una fracción de esos
elementos, llamada muestra”. Manual de Auditoria Financiera Gubernamental
2.1.5 Evidencia de Auditoria.
Con el desarrollo de los programas de auditoría se inicia la fase de ejecución del examen
especial, cuyo propósito es obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente, en
relación a los asuntos o hechos evaluados.
SegunR.K.MautzyHusseinA.Sharaf: “La evidencia es la prueba obtenida por cualquiera
de los diversos medios empleados por el auditor en el curso de una auditoría; también es
el conjunto de hechos comprobados que sustentan las conclusiones del auditor. Es la
información específica obtenida durante la labor de auditoría a través de observación,
17
inspección, entrevistas y examen de los registros.” R.K.MautzyHusseinA.Sharaf, The Philosophy
of Auditing, American Accounting Association, Chicago. 1961,p.14.
SegunR.K.MautzyHusseinA.Sharaf: “La actividad de auditoría se dedica a la obtención
de la evidencia suficiente, competente y pertinente, dado que ésta provee una base
racional para la formulación de los juicios u opiniones. Así mismo debe ser oportuna, ya
que mediante la aplicación de los procedimientos de auditoría programados el Auditor
sustentara sus conclusiones y hallazgos de auditoría sobre una base objetiva y real.”
R.K.MautzyHusseinA.Sharaf, The Philosophy of Auditing, American Accounting Association,
Chicago. 1961,p.15.
El término suficiente se refiere a la cantidad de evidencia necesaria para respaldar sus
conclusiones y hallazgos de auditoría.
El término competente se relaciona con la confiabilidad, relevancia, pertinencia e
importancia de la evidencia y finalmente, el término oportuna se refiere al momento en que
ésta es recopilada. Estas evidencias deben quedar registradas en los papeles de trabajo.
En términos generales la evidencia de auditoría puede clasificarse en cuatro tipos: física,
testimonial, documental y analítica.
2.1.5.1. Evidencia Física
Se obtiene por medio de una inspección u observación directa de: Actividades ejecutadas
por las personas, Documentos y registros, Hechos relativos al objetivo del examen.
SegunR.K.MautzyHusseinA.Sharaf: “La evidencia física se documenta en memorandos
que resumen los asuntos revisados, es decir, papeles de trabajo que muestran la
naturaleza y alcance de la verificación practicada, pudiendo ser el resultado de una
inspección y estar representada por fotografías, cuadros, mapas u otras representaciones
gráficas. El obtener y utilizar evidencia gráfica es una forma eficaz de explicar o
18
describir una situación en un informe.” R.K.MautzyHusseinA.Sharaf, The Philosophy of
Auditing, American Accounting Association, Chicago.1961,p.16.
El adecuado uso de la técnica de observación, incluyendo el reconocimiento del valor de la
evidencia física depende, en gran parte, del auditor que efectúa el trabajo. Por ejemplo, si
éste se mantiene alerta y es curioso e imaginativo, observará en forma crítica los
inventarios, las condiciones de las estructuras y equipo y las actividades del personal de la
entidad.
2.1.5.2. Evidencia Testimonial
Según Robert H.Montgomery: “Es la información obtenida de otros a través de cartas o
declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o por medio de entrevistas. El
resultado de las entrevistas puede expresarse en un memorando basado en notas
tomadas durante ellas. Es conveniente que tales declaraciones estén firmadas por los
funcionarios o empleados entrevistados. La declaración verbal o escrita de un
funcionario.” Robert H. Montgomery, AudittingTheory And Practice, Ronald Press, New York,
1912,p.13.
2.1.5.3. Evidencia Analítica
Se obtiene al analizar o verificar la información. El juicio profesional del auditor
acumulado a través de la experiencia orienta y facilita el análisis. La evidencia analítica
Puede originarse de comparaciones con normas establecidas, operaciones anteriores u otras
operaciones, transacciones o rendimiento, leyes o reglamentos, análisis de la información
dividida en sus componentes.
2.1.6. Control Interno.
Según Ediciones S.A en su libro de Auditoria tomo III de Control Interno, Áreas
Específicas de Implementación, Procedimiento y control dice: “El control interno es un
conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes de organización los cuales
19
tienen por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera,
contable y administrativa de la empresa” EDICIONES S.A, Libro de Auditoria Tomo III
Control Interno, Áreas Específicas de Implementación, Procedimiento y Control, Pág 7.
Según la Enciclopedia de la Auditoria Océano Centrum dice: “El control interno abarca
el plan de organización y los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de la
empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuación y fiabilidad de la
información de la contabilidad, promover la eficacia operacional y fomentar la
adherencia a las políticas establecidas de dirección.” OCEANO Centrum Grupo Editorial,
Enciclopedia de Auditoria, Pág. 278.
Según el Libro de Principios de Auditoria de WhittingtonPany dice: “El control interno
son los pasos que toma una compañía para prevenir el fraude. Principios de Auditoria de
WhittingtonPany.
2.1.7 Técnicas de Auditoria.
Según Ediciones S.A en su libro de Auditoria tomo III de Control Interno, Áreas
Específicas de Implementación, Procedimiento y control dice “Son métodos prácticos de
investigación que utiliza el auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamenta
sus opiniones y conclusiones.” EDICIONES S.A, Libro de Auditoria Tomo III Control Interno,
Áreas Específicas de Implementación, Procedimiento y Control, Pág 10.
2.1.7.1 Técnicas de verificación ocular
Comparación
Es el acto de observar es la similitud o diferencia existente entre dos o más elementos. Se
efectúa la comparación de resultados contra criterios aceptables, facilitando de esa forma la
evaluación por el auditor y la elaboración de observaciones y recomendaciones.
20
Observación
El examen ocular realizado para cerciorarse sobre cómo se ejecutan las operaciones. Esta técnica es de utilidad en todas las fases de la auditoría, por cuyo intermedio el auditor se asegura de ciertos hechos y circunstancias, en especial, las relacionadas con la forma de ejecución de las operaciones, apreciando personalmente, de manera abierta o discreta, como el personal de la entidad ejecuta las operaciones.
2.1.7.2. Técnicas de verificación oral
Indagación
Es el acto de obtener información verbal sobre un asunto mediante averiguaciones directas
o conversaciones con los funcionarios responsables de las diferentes áreas. La respuesta a
una pregunta formulada por el auditor, constituye una porción insignificante de elementos
de juicio en los que puede confiarse, pero las respuestas a muchas preguntas que se
relacionan entre sí, pueden suministrar un elemento de juicio satisfactorio, si todas son
razonables y consistentes. Sus resultados por sí solos no constituyen evidencia suficiente y
competente.
Entrevistas
Las entrevistas pueden ser efectuadas al personal de la institución o a personas
relacionadas con los programas o actividades a su cargo. Para obtener mejores resultados
debe prepararse apropiadamente, especificar quiénes serán entrevistados, definir las
preguntas a formular, explicar al entrevistado acerca del propósito y puntos a ser
abordados. Así mismo, los aspectos considerados relevantes, deben ser documentados o
confirmados por otras fuentes.
Encuestas
Las encuestas pueden ser útiles para recopilar información de un gran universo de datos o
grupos de personas. Su ventaja principal radica en la economía en términos de costo y
tiempo; sin embargo, su desventaja se manifiesta en su inflexibilidad, al no obtenerse más
21
de lo que se pide, lo cual en ciertos casos puede ser muy costoso. La información obtenida
por medio de encuestas es poco confiable, bastante menos que la información verbal
recolectada en base a entrevistas efectuadas por los auditores. Por lo tanto, deben ser
utilizadas con mucho cuidado, a no ser que se cuente con evidencia que las corrobore.
2.1.7.3. Técnicas de verificación escrita
Análisis
Consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los elementos o
partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso, con el fin de
establecer su naturaleza, su relación y conformidad con los criterios normativos y técnicos
existentes. Los procedimientos de análisis están referidos a la comparación de cantidades,
porcentajes y otros. La técnica de análisis es especialmente útil para determinar las causas
y efectos de los hallazgos de auditoría.
Confirmación
Es la técnica que permite comprobar la autenticidad de los registros y documentos
analizados, a través de información directa y por escrito, otorgada por funcionarios que
participan o realizan las operaciones sujetas a examen. Otra forma de confirmación, es la
denominada confirmación externa, la cual se presenta cuando se solicita a una persona
independiente, información de interés que sólo ellos pueden suministrar.
Tabulación
Es la técnica de auditoría que consiste en agrupar los resultados obtenidos en áreas,
segmentos o elementos examinados, de manera que se facilite la elaboración de
conclusiones.
22
Conciliación
Implica hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados e
independientes. Esta técnica consiste en analizar la información producida por diferentes
unidades operativas, respecto de una misma operación o actividad, con el objeto de
establecer su concordancia entre sí y, a la vez, determinar la validez y veracidad de los
informes, registros y resultados que están siendo examinados.
2.1.8 Hallazgo de Auditoria.
Según el Manual de Auditoría Financiera Gubernamental dice: “El hallazgo en la
auditoría tiene el sentido de obtención y síntesis de información específica sobre una
operación, actividad, proyecto, unidad administrativa u otro asunto evaluado y que los
resultados sean de interés para los funcionarios de la entidad auditada” Manual de
Auditoria Financiera Gubernamental.
Estos se van presentando a medida que se va realizando el trabajo de auditoría son un tipo
de novedades, deficiencias y errores encontradas en el transcurso del examen.
Resultan de la evaluación de la evidencia de auditoría, como observaciones por debilidades
de control interno , por lo que merecen ser comunicados a los funcionarios de la entidad
auditada y a otras personas interesadas, ya que representan deficiencias importantes que
podrían afectar en forma negativa y que podrían convertirse en fraude o error.
2.1.9 Riesgo de Auditoria.
Según el Manual de Auditoría Financiera Gubernamental dice: “El riesgo de auditoría es
lo opuesto a la seguridad de la auditoría, es decir, es el riesgo de que los estados
financieros o área que se está examinando, contengan errores o irregularidades no
detectadas, una vez que la auditoría ha sido completada.
23
Desde el punto de vista del auditor, el riesgo de auditoría es el riesgo que el auditor está
dispuesto a asumir, de expresar una opinión sin salvedades respecto a los estados
financieros que contengan errores importantes” Manual de Auditoria Financiera.
El auditor para expresar una opinión debe de tener muy en cuenta su ética profesional ya
que debe de estar muy reflejada en su trabajo y su profesionalismo ya que este está
preparado para dicho trabajo al culminar el examen debe dar una opinión de acuerdo a lo
encontrado y para mantener su integridad, capacidad profesional y ser contratado en un
futuro por otras entidades lo ideal sería que si se encontró fraudes o errores sean expuestos.
2.1.10 Informe de auditoria
El informe representa el producto final del trabajo del auditor y en él se presentan sus
observaciones, conclusiones y recomendaciones, expresadas en juicios fundamentados
como consecuencia del análisis de las evidencias obtenidas durante la fase de ejecución.
2.1.10.1 NAGA - Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas
“Son guías para los profesionales de auditoría y son obligatorias
Son emitidas por el instituto americano de contadores públicos y son de aplicación
universal” www.gestiopolis.com/.../fin/nagas.htm
Se clasifican en:
• Normas Personales
• Normas de Trabajo de Campo
• Normas Relativas a la Presentación del Informe
Normas personales:
Una auditoria debe ser realizada por una persona o personas que tengan capacitación
24
técnica adecuada e idoneidad como auditores.
En todos los asuntos relacionados con la labor asignada el auditor o los auditores deben
mantener una actitud mental de independencia, ser imparciales, no tener vínculos con las
empresas.
Debe ejercerse el debido cuidado profesional en la planeación y el desempeño de la
auditoria y en la preparación del informe.
Normas de trabajo de campo
El trabajo debe ser planeado adecuadamente y si existen asistentes deben ser supervisados
apropiadamente.
El 30% del tiempo de la auditoria es para planificación, ya que se debe hacer una
planificación preliminar luego una planificación especifica ya sea por cuentas o por áreas.
Para planear y determinar la naturaleza, periocidad y medida de las pruebas que deban
realizar, la auditoria debe tener una comprensión suficiente del control interno.
Debe obtenerse suficiente evidencia competente o valida a través de la inspección, la
observación, las indagaciones y las confirmaciones para proporcionar una base razonable
que permita dar una opinión relacionada con los estados financieros bajo auditoria.
Normas relativas a la presentación de informes
El informe debe establecer si los estados financieros han sido presentados de acuerdo con
los principios de contabilidad generalmente aceptados.
El informe debe identificar aquellas circunstancias bajo las cuales dichos principios no han
sido observados consistentemente en el periodo actual en relación con el periodo anterior.
25
Debe considerarse si las revelaciones informativas en los estados financieros son
razonablemente adecuadas, a menos que en el informe se especifique lo contrario.
En el momento que entregan los estados financieros se debe asumir que la información es
razonable, se puede decir lo contrario después de realizada la auditoria, de no hacerlo así se
estaría cometiendo un prevaricato (dudando de la información).
El informe debe contener la expresión de una opinión relacionada con los estados
financieros tomados como un todo o una declaración en el sentido de que no es posible
expresar una opinión, cuando no es posible expresar una opinión global, deben establecerse
las razones para ello.
En todos los casos en los cuales el nombre del auditor este asociado con los estados
financieros, el informe debe contener una indicación clara de la clase de trabajo del auditor
y del grado de responsabilidad que está aceptando.
2.1.10.2 Comunicación de resultados
La comunicación de resultados a las personas relacionadas con las presuntas deficiencias,
se realiza por escrito, en la medida en que se identifican dichas deficiencias en el
transcurso de la auditoría, con el propósito de garantizar su derecho de defensa, confirmar
la presunta deficiencia y que todas las personas responsables de la actividad observada,
estén enteradas de los resultados, para que tengan oportunidad de participar activamente en
la presentación de evidencia para desvirtuar, modificar o confirmar las presuntas
deficiencias y/o dar las explicaciones correspondientes, en beneficio de la objetividad de
nuestros resultados.
Se remitirá copia de tal comunicación, al titular de la entidad auditada.
La deficiencia menor debe ser comunicada al Titular de la entidad, para fortalecer el
sistema de control interno, con el propósito de prevenir que en el futuro se convierta en
hallazgo. Dicha deficiencia será reportada a través de una carta de gerencia.
26
“El auditor debe colocar especial cuidado en la identificación de los funcionarios
comprendidos en las observaciones, a fin de evitar errores en la identificación de las
Responsabilidades que les competen por su gestión. El informe de examen especial debe
incluir los comentarios y aclaraciones por escrito presentados por los servidores
relacionados en las observaciones. Esta información debe ser evaluada por el auditor e
incluida en el informe. También debe incluirse la opinión del auditor que resulte de la
evaluación de tales argumentos, cuando exista discrepancia.” GRINAKER Robert L. Libro
de Auditoria “Examen de los Estados Financieros, edición autorizada por Richard D. Irwin, Inc,
pág. 25.
Las recomendaciones deben estar dirigidas a los funcionarios que tengan competencia para
disponer la adopción de correctivos encaminados a superar la causa del problema
detectado.
Antes de elaborar el borrador de informe, es necesario obtener la carta de salvaguarda
relacionada con la gestión administrativa, financiera y operativa, suscrita por el Titular de
la Entidad o por el funcionario a quien él designe.
2.1.11 Gastos Judiciales
Según diccionario jurídico básico “comprende los gastos de los órganos que deben de
realizar para atender ano la defensa del interés del Estado en los procesos judiciales que
cursan en su contra o como cuando actúan como demandante, diferentes a los
honorarios de los abogados defensores” Diccionario básico jurídico.
2.1.12 Control documentario
Según diccionario jurídico básico “es el responsable de planificar organizar y dirigir y
coordinar ejecutar y coordinar ejecutar y controlar las actividades archivísticas, así
como de la conversación y uso de la documentación preveniente de los archivos de
gestión.” Diccionario básico jurídico.
27
2.1.13 Proceso legal
Es el procedimiento ventilado ante las corte de justicia, cuyas etapas son establecidas por
ley y cuyo propósito principal es establecer la inocencia o culpabilidad de los inculpados
del cliente.
2.1.14 Cobranzas y recuperación
“la eficiencia en la cobranza, depende de la tenacidad, control y exactitud con la que se
lleven dichos documentos de cobranzas, se debe, generar reportes y metas de cada uno
de los responsables de cobranzas así se sabrá si cada uno de ellos están ejercitando bien
su labor, esto se basara en el análisis de pagos de cada cliente tomando en cuenta el
historial de pagos área o local se presenta en distintas formas aquí interviene
obviamente la morosidad corresponsabilidad de cada cliente”
http://grupos.emagister.com/debates/como-hacer-eficiente-la-cobranza-/6489-99626.
La cobranza es la recepción de fondos o valores por la prestación de bienes o servicios o
efectos que la representan para su pago de cualquier obligación, factura o documento
válido, como también promesa de pago, para su efectivización en el lugar o entidad que
son pagadores.
Como el crédito es sinónimo de confianza, pues indudablemente trae consigo al riesgo, es
ahí cuando entra en acción la cobranza. Desde el inicio se debe solicitar la información con
un buen criterio para ganar agilidad y especialmente obtener la mejor información para
posteriormente evaluar el riesgo crediticio.
“el procedimiento de la recuperación comprende la gestión de cobro y recaudo de
aquellas obligaciones que constituyen la cartera, hasta su recuperación total, igual la
recuperación de cartera permite alcanzar el saneamiento de aquellas deudas vencidas
que después de haber hecho todas la gestiones de tipo legal, administrativo y operativo
para su recuperación se ha decidido excluirlos del cuerpo del balance de la financiera.”
www.tesis/cd-rom51462012/08.capitulo3.pdf
28
Diariamente la recuperación de cartera debe verificar lo que se genera en el sistema con el
fin de controlar los indicadores de cartera o establecer procesos que conduzcan a la
recuperación de la misma. La cual debe dejar evidencia documental en lo aplicativo de
cobranzas, donde figure la fecha de la gestión y el resultado de la misma tanto para el
deudor como para los codeudores .La gestión de recuperación de cartera que se realizan
deberán efectuarse de manera respetuosa y en horarios adecuados para los deudores
entendiéndose por horarios adecuados, aquellos que no afecten la intimidad personal y
familiar del deudor. Para la cobranza jurídica se debe entregar al abogado externo para su
legalización, que lo faculta como apoderado a la institución financiera para dar trámite a la
demanda.
Según nos dice el Ing. Leonardo poma guerrero: la recuperación de cartera se la realiza
mediante un proceso “las oficiales de crédito, estos son responsables de la actividades de
la recuperación de cartera, con acciones extrajudiciales”. Y enuncia un sistema de
cobranzas que consiste en:
Llamadas telefónicas:
Existen muchos clientes que por razones de olvido no se acercan a cancelar su deuda, es
ahí cuando la cobranza a través del teléfono surte un gran efecto, para esto solo es
necesario que al momento de extenderle el crédito, se le tome nota del número de teléfono
del cliente verificando que sea el correcto.
La llamada puede realizarse en un comienzo por el asesor de crédito y si el caso el cliente
no se acercare a realizar el pago, puede realizar una segunda llamada por parte del jefe de
crédito de la financiera y exigirle el pago inmediato, si el cliente tuviere una excusa
razonable, se puede hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago.
Notificaciones escritas
Consiste en enviar una notificación escrita, redactada en buenos términos, en la cual se le
recuerda al cliente su obligación de pago. En caso de que el cliente no se acercare a pagar
29
su deuda dentro de un periodo determinado después del envió de la notificación, se le envía
una segunda notificación perentoria.
Procedimiento legal
El procedimiento legal o instauración de juicio lo tomaríamos ya en últimas instancias ya
que este no es solamente oneroso, si no que puede obligar al deudor a declararse en banca
rota, reduciendo así la posibilidad de futuros negocios con el cliente y sin que garantice el
recibo final de los traslados, por lo que esta instancia de cobro es la menos aconsejable y
solo se la aplica en caso extremos
http://repositorio.utpl.edu.ec/bitstream/123456789/3466/1/332x550.pdf
2.1.15 Cartera
Definición
Una cartera se puede definir como un conjunto de títulos valores, papeles a gestionar,
acciones cotizadas en bolsa o no cotizadas, obligaciones, pagares, etc. Es decir todo lo que
represente un derecho financiero, de futuro o de opción.
Hptt://www.bce.fin.ec/documentos/publicacionesnotas/catalogo/cuadernos/cuad118.pdf
2.1.15.1 Clasificación:
La cartera puede clasificarse en:
Cartera normal
Conformada por la suma de los saldos de capital pendientes de todos los créditos directos
que no tienen cuotas vencidas pendientes de pago.
30
Cartera vencida
Es aquella conformada por las sumas de los saldos de capital pendientes de todos los
créditos que el cierre del mes ultimo han tenido atraso.
Cartera judicial
Conformada por la suma de saldos de capital pendientes de pago de todos aquellos que han
sido objetos de la demanda judicial ante el órgano jurisdiccional.
31
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1 Antecedentes.
El 23 de mayo de 1961, el presidente José María Velasco Ibarra expidió el decreto que
creó el mutualismo en el Ecuador.
El 1 de noviembre de 1961 nació Mutualista Pichincha, la más importante institución
financiera en su género.
Por inspiración del señor Roque Bustamante y otros ilustres idealistas, Mutualista
Pichincha dio inicio a su labor, con la finalidad de promover el ahorro para la construcción
de vivienda y la solución de las necesidades de la población ecuatoriana para facilitar el
acceso al financiamiento habitual.
Mutualista Pichincha ha operado como una entidad privada, bajo el control de la Ley del
Banco Ecuatoriano de la Vivienda y Mutualistas, y con sus reglamentos y estatutos; y a
partir del 12 de mayo de 1994, bajo la Ley General de Instituciones Financieras.
El roll de la Mutualista Pichincha es ir más allá del solo interés económico; es desarrollar
nuestra actividad enmarcada en sólidos valores de honestidad, equidad, lealtad,
confidencialidad, calidad en el servicio, y compromiso, es asumir con responsabilidad los
impactos de nuestra actividad en la sociedad, en el medio ambiente y en nuestro entorno de
acción es hacer, todas y cada una de las actividades que emprendemos, bien y
correctamente.
32
3.2 Base Legal.
Mutualista Pichincha está gobernada por la Junta General de Asociados, el Directorio, la
comisión ejecutiva y el Representante Legal que es el Gerente General.
Los miembros del directorio son elegidos por la Junta General de Asociados, la cual la
constituyen todas las personas que mantienen una libreta de ahorros en la institución y que
cumplen los requisitos de ley estatutarios vigentes.
En los artículos 28,29, 30 y 31 de los Estatutos de la organización se establece los
requisitos que debe de tomar en cuenta la junta de Asociados para elegir a los miembros
del Directorio. Todos los miembros son independientes y no ejercen ningún cargo
ejecutivo.
3.3 Misión.
Entregar a nuestros clientes soluciones financieras e inmobiliarias eficientes Ejecutados
con responsabilidad social empresarial.
3.4 Visión.
Vivienda y calidad de vida alcanzable para todos
3.5 Valores
• Valores
• Honestidad
• Equidad
• Lealtad
• Decisión
• Confidencialidad
33
• Calidad en el servicio
• Responsabilidad social empresarial
• Antecedentes.
3.6 Estructura Organizacional
Cuadro #3 Estructura Organizacional
Fuente: Memoria Sostenible Mutualista Pichincha Elaborador por: Mutualista Pichincha
34
3.7 Ubicación Geográfica
3.7.1 Macrolocalización.
Cuadro # 4 Macrolocalizaciòn
Provincia Santo Domingo de los Tsáchilas
Cantón Santo Domingo
Cabecera Cantonal Santo Domingo de los Colorados
Superficie 3857 Km2
Población 287,018 hab.
Temperatura 18 a 26 grados Celsius
Ubicación
133 km Oeste de Quito, Sur Occidente de la Provincia de
Pichincha
Altitud 655m/nm
Cantonización 3 de julio 1967
Provincialización 06 de noviembre de 2007
Limites
Norte Canto Puerto Quito y los Bancos
Sur: Provincia Cotopaxi y los Ríos
Este: Cantón Quito Y Mejía, y la Provincia Cotopaxi
Oeste; Provincia de Esmeraldas, Manabí y los Ríos
Fuente: Municipalidad de Santo Domingo Elaborado Por: Yerly Arteaga
35
Cuadro # 5 Mapa De la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas
Fuente: Municipalidad de Santo Domingo.
3.7.2 Micro Localización
Ubicación de la empresa:
Mutualista Pichincha Agencia Santo Domingo
Dirección: Av. Quito y Rio Toachi Esquina
Teléfono:(02) 2750-553 \ 2759-244 /2762
36
Cuadro # 6 Croquis de la ubicación de la Mutualista Pichincha Agencia Sto. Dgo.
Avenida
Av. Quito Rio
Mutualista
Pichincha Toachi
Ag. Sto.
Dgo.
Fuente: Municipalidad de Sto. Dgo. Elaborado por: Yerly Arteaga.
37
3.7.3 Calidad de cartera
Durante el 2012 el comportamiento de la morosidad global mantuvo una tendencia
decreciente al igual que en el ejercicio precedente, aun cuando se mantiene el efecto de la
salida de cartera de buena calidad hacia los fideicomisos de titularización y a la venta de
portafolio hipotecario que de hecho han provocado un incremento en la morosidad del
segmento de vivienda.
El comportamiento decreciente de la morosidad en la cartera global es consecuencia de la
adopción de medidas de control como la creación de un equipo de gestión especializada de
crédito cuyos resultados son visibles ya al cierre del ejercicio, así como también de la
consolidación de una estrategia de venta de cartera sub estándar consistente con el modelo
de rotación de cartera que aplicamos.
Las gestiones de control de cartera produjeron una variación del índice de morosidad
ampliada global del 4.33% en el 2009, al 3.49% al cierre del 2012, a continuación un
cuadro de la evolución del indicador:
Cuadro # 7 Calidad de Cartera Mutualista Pichincha
2008 2009 2010 2011 2012 Comercial 2,19 2,14 3,98 2,58 2,68 Consumo 9,63 8,62 7,68 6,91 3 Vivienda 4,66 3,79 3,79 3,52 4,79 MORA TOTAL 5,49 4,85 5,15 4,33 3,49 Fuente: Memoria Sostenible Mutualista Pichincha 2012. Elaborado por: Mutualista Pichincha
Nota: Este cuadro nos indica la mora de la Mutualista Pichincha 2012.
• Método de cálculo de cartera
• Liquidez de la cuenta por cobrar
38
Cuando se sospecha sobre la presencia de desequilibrios o problemas en varios
componentes de los activos circulantes, el analista financiero debe examinar estos
componentes por separado para determinar la liquidez.
El periodo promedio de cobranza nos indica el número promedio de días que las cuentas
por cobrar están en circulación, es decir, el tiempo promedio que tardan en convertirse en
efectivo.
Periodo promedio de cobranza
Cuentas_por _cobrar*dias_en_el año ventas_anuales_a_credito
Período Promedio 57960.046*360
20865616.6
4.14 de Cobranzas 5040004 5040004
Análisis:
El periodo promedio de cobranza nos indica el número en días que la empresa se demora
en recuperar las cuentas por cobrar y según podemos ver la Mutualista se demora
considerablemente sin dejar de lado que se deben tomar en cuenta estrategias para mejorar
la cobranza y de esta forma obtener mejores resultados.
Matriz de cobranzas de las cuentas por cobrar
Tanto el periodo promedio de cobranza como el análisis de envejecimiento de las cuentas
por cobrar se ven afectadas por el patrón que siguen las ventas. Cuando las ventas se
elevan, el periodo promedio de cobranza y el envejecimiento serán más cortos si las ventas
son uniformes, sí, todo lo demás permanece constante.
39
3.8 Manual de funciones del área de crédito y cobranzas
Cuadro # 8 Función del Jefe Operativo
MUTUALISTA PICHINCHA AGENCIA STO.DGO.
FUNCIONES OFICIAL OPERATIVO
I. IDENTIFICACION DEL CARGO
1. Denominación del OFICIAL OPERATIVO
Puesto:
II. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
• Apertura de bóveda en forma dual con el Sistema Operativo
• Atención al Cliente
• Verifica y controla la utilización y funcionamiento de los sistemas
• de seguridad
• Emisión de cheques: Retiros de ahorro, Pagos Varios
• Bloqueo de cuentas de ahorros
• Desbloqueos de cuentas de ahorros
• Activación de cuentas de ahorros
• Autoriza retiros de montos altos
• Aprobación de actualizaciones de registros de firmas
• Autorizaciones de ND y NC
• Revisión de contratos de Aperturas de Cuentas de Ahorros
• Activación de platicos de las tarjetas de Débito Inteligentes
• Certificación de ahorros a plazo: Revisión y firmas
• Cheques protestados: Recibe, Ingresa a la Conciliación Bancaria
• y entrega al cliente
• Supervisa y verifica el cuadre de especies valoradas
40
• Realiza arqueos de especies valoradas
• Contabilidad General de gastos
• Supervisa el correcto funcionamiento del cajero automático
• Revisa y envía los comprobantes contables del Departamento de Contabilidad
• Difundir Manuales de procedimientos
• Elabora y coordina la elaboración de informes y reportes de seguimiento operativo
contable de la agencia (Pruebas Departamentales
• Realizar arqueos sorpresivos a bóveda general y Cajero Automático
• Maneja Presupuestos de gastos anuales de la Agencia
• Garantiza la calidad de los procesos
• Garantiza la calidad de servicio
• Realiza el control del riesgo operativo y físico de la Agencia
• Cuadre General de la agencia
• Mandato: Pago Arquitectos, Cobro Corretajes, Cuadre de cuenta Contable
• Nominas
• Atención reclamos Clientes
• Administración: Lamar al plomero, Carpintero
• CONSEP: Emisión e impresión del formulario, Recepción de firma del cliente.
Fuente: Memoria Sostenible Mutualista Pichincha 2012. Elaborado por: Mutualista Pichincha
41
Cuadro # 9 Función del Asistente Operativo
MUTUALISTA PICHINCHA AGENCIA STO.DGO. FUNCIONES ASISTENTE OPERATIVO
I. IDENTIFICACION DEL CARGO
1. Denominación del
ASISTENTE OPERATIVO
Puesto: II. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES • Apertura de bóveda en forma dual con el Oficial Operativo
• Entrega valores cajeros
• Habilita el sistema de cajas
• Recibe dinero de TEVCOL
• Recibe y entrega especies valoradas
• Verifica el cuadre de cajeros
• Realiza arqueos sorpresivos de cajeros
• Fondea el cajero automático
• Verifica y emite el control de papeletas transaccionales
• Realiza ND y NC con comprobante previo
• Realiza el cuadre de bóveda general
• Autoriza las correcciones y reimpresiones de movimientos mal ingresados en cajas
• Vigilar y custodiar los Registros de firmas
• Realiza el depósito al Banco E Ingresa la conciliación Bancaria
• Contabilización de créditos
• Impresión de contratos y tablas
• Esporádicamente abre las cajas ( fines de mes, vacaciones, Banck- Up cajeros)
• Envió y Recepción de correspondencias
• Elaboración comunicaciones internas y externas.
Fuente: Memoria Sostenible Mutualista Pichincha 2012 Elaborado por: Mutualista Pichincha
42
3.8.1 Función del Abogado Externo
Referente al tema el abogado se encargara de las operaciones relacionadas con la gestión
de cobranzas ya sea vía judicial y/o extrajudicial respecto de aquellos créditos morosos que
le sean remitidos por el contratante, contenida en diferentes instrumentos de crédito de
cualquier tipo.
• Formular y proponer las políticas, sobre aspectos jurídicos y legales, así como las
normas de carácter legal y acciones judiciales necesarias para el mejor cumplimiento
de los objetivos institucionales.
• Asesorar a la Gerencia y a las demás Unidades Orgánicas, sobre el contenido y
alcances de los dispositivos legales vigentes.
• Interpretar, concordar y divulgar las normas legales de interés para la gestión
institucional que se publiquen, debiendo absolver las consultas correspondientes.
• Ejercer y/o supervisar el patrocinio de los procesos judiciales, los procedimientos
administrativos o de otra índole en los que sea parte DE LA INSTITUCION.
• Asesorar e informar oportunamente sobre asuntos jurídicos legales, y sus implicancias
en el desarrollo de las funciones de las Unidades Orgánicas.
• Elaborar y/o asesorar en la formulación de proyectos de normas legales, convenios,
contratos y otros documentos afines, debiendo refrendar el documento correspondiente.
• Atender los asuntos y trámites de carácter notarial y registral de LA INSTITUCION
• Proponer las políticas en materia de garantías y saneamiento legal inmobiliario,
dirigiendo la ejecución de las mismas.
• Brindar apoyo en el levantamiento de la información legal inmobiliaria que resulte
necesaria para la ejecución de los proyectos a su cargo.
• Llevar el archivo actualizado de la legislación vigente.
• Realizar otras funciones afines que le sean asignadas por la Gerencia.
43
3.8.2 Gestión de cobranzas
Cuadro # 10 Proceso de la cobranza en la Agencia Santo Domingo
Fuente: Mutualista Pichincha Elaborado por: Yerly Arteaga
Proceso:Subproceso:Alcance:
Para el control de la cartera se emitirá informes periódicamente, para verificar los ingresos e índices de morosidad que posee a determinada fecha
Oficial de Negocios
Si no fue realizado el pago le envía una notificación al cliente, si reincide el cumplimiento del pago se le envía una segunda notificación.
4Oficial de Negocios
5
Después de enviar estas dos notificaciones el cliente hizo caso omiso, se procederá a pasar al departamento legal.
Oficial de Negocios 3Revisa si se realizó el pago
Cliente 2Recepta la llamada y es informado quesu cuota ha vencido
PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE N°
Oficial de negocios- CallCenter
1• Llamada a los clientes que constencon pagos 0-15 días de vencimiento.• Registra llamada en el sistema
DESCRIPCION
Aplicar al área de cobranzasPOLITICAS
Gestión de cobranzasÁrea de cobranzas
MUTUALISTA PICHINCHA AGENCIA STO.DGO.
44
3.9 Evaluación del Control Interno.
3.9.1 Cuestionarios.
A continuación se presenta los cuestionarios de Control Interno aplicado a oficiales de
crédito de la agencia en dicho periodo para la evaluación de la Cuentas por Cobrar y
Gastos Judiciales.
Cuadro # 11 Procedimiento de Control Interno
PE/1
Fuente: Mutualista Pichincha Elaborado por: Yerly Arteaga
Entidad: MUTUALISTA PICHINCHA AGENCIA SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS.Examinador: Yerly Arteaga Mera
n° SI NO N/A COMENTARIOS1 X2 X3 X4 X5 X6 X7 X8 X9 X10 X11 X12 X
Existen valores para cuentas incobrableExisten procedimientos para declarar valores para cartera judicial
Fecha de Examen: 1/01 al 12/2010
Determinar el control de la cartera vencidaObjetivos: Determinar la existencia de un departamento de cobranzas en la agencia
Se lleva un control de la recuperación de valores vencidosExisten un control de clientes en moraSe realiza procedimientos de cobranzasEstán subdivididos los clientes en mora por zonasSe les esta informando a los clientes de su adeudoExisten valores manejados judicialmente
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNOExiste un departamento de cobranzasConoce las políticas de cobranzasLa cobranza es descentralizadaExiste un listado donde se dé aconocer la cartera en mora
1/01/al12/2012
45
Cuadro N° 12. Procedimiento de Control Interno
PE/2
Fuente: Mutualista Pichincha Elaborado por: Yerly Arteaga
Cuadro N° 13.
Procedimiento de Control Interno PE/3
Fuente: Mutualista Pichincha Elaborado por: Yerly Arteaga
3.9.2 Análisis de Resultados.
De la evaluación al control interno de La Cuenta Gastos Judiciales, mediante la aplicación
del método del cuestionario y confirmación de respuestas para determinar el grado de
cumplimiento de normas relacionadas con los Gasto Judiciales se llegó a establecer las
siguientes deficiencias:
• El departamento de cobranzas, no existe en la Agencia de Santo Domingo ya que este
se encuentra en la matriz y los Ejecutivos de créditos son los encargados de la
cobranza.
Entidad: MUTUALISTA PICHINCHA AGENCIA SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS.Examinador: Yerly Arteaga Mera
Objetivos: Determinar el control para Gasto Judiciales
n° SI NO N/A COMENTARIOS1 X2 X3 X4 X5 X
Los clientes tienen conocimiento de quien cubre los Gastos JudicialesExiste un porcentaje legal de Gasto JudicialesExiste un control documentario de la recuperación de la cartera vencida
Fecha de Examen: 1/01 al 12/2010
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNOExiste un procedimiento para la cobranza JudicialEs controlada la recuperación Judicial
Entidad: MUTUALISTA PICHINCHA AGENCIA SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS.Examinador: Yerly Arteaga Mera
n° SI NO N/A COMENTARIOS1 X2 X3 X4 X5 XSe da capacitación al personal encargado de Cobranzas
Objetivos: Determinar el control que se le da a la recuperación de cartera
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNOExiste un responsable de Gasto JudicialesExisten Valores Manejados JudicialmenteExiste % de meta para para la recuperación de Gastos JudicialesExisten políticas para el Cumplimiento de meta de Gastos de Cobranzas
Fecha de Examen: 1/01 al 12/20101/01/al12/2012
1/01/al12/2012
46
• El sistema da un reporte de clientes en mora pero no hay una persona encargada
especialmente de darle el seguimiento adecuado, son los ejecutivos de créditos quienes
realizan la cobranza.
• El procedimiento de cobranza judicial lo maneja directamente el abogado de manera
externa.
• El procedimiento de cobranzas existente no están riguroso a seguir.
• Todo esto tiene como consecuencia los problemas de un alto porcentaje de valores por
recuperar.
47
CAPÌTULO IV.
EXAMEN ESPECIAL PARA EL CONTABLE DE LA CUENTA GASTO S JUDICIALES DE LA SUCURSAL MUTUALISTA PICHINCHA, SAN TO DOMINGO 2012.
4.1 Orden de trabajo.
Para iniciar el Examen Especial al control de la Cuenta Gastos Judiciales de la Mutualista
Pichincha Agencia Santo Domingo de los Tsáchilas se consideró lo dispuesto en la
planificación general a base de la solicitud calificada imprevista, donde el jefe de equipo
emitió la orden de trabajo autorizando la ejecución, lo cual contenía lo siguiente:
• Objetivo general del examen.
• Alcance del examen.
• Nómina del personal del equipo de trabajo.
• Tiempo estimado para la ejecución.
4.2 Motivos del Examen.
El examen especial al control de la cuenta Gastos Judiciales de la Agencia Santo Domingo
de los Tsáchilas se realizó con cargo al Plan Operativo de Control del año 2011 de la
Dirección y Auditoría Externa y en cumplimiento a la orden de trabajo 001-MPSD-AE-del
17 de enero 2011, suscrita por el Docente Director de Tesis.
4.3 Objetivos del examen
4.3.1 Generales.
• Desarrollar el examen especial para propósitos eminentemente académicos.
• Determinar el grado de eficiencia del Sistema de Control Interno existente para la
Cuenta Gastos Judiciales de La Mutualista Pichincha Agencia Santo Domingo de los
Tsáchilas y de esta forma procurar mejoras a base de recomendaciones.
48
• Verificar si las operaciones de control Judiciales administrativos y financieros que se
realizan en la Agencia, referentes a los Gastos judiciales, se han desarrollado con
propiedad y dentro del marco legal establecido.
4.4 Alcance del examen.
El examen especial comprendió el análisis de la cuenta Gastos Judiciales de la Mutualista
Pichincha Santo Domingo de los Tsáchilas, por el período comprendido entre el 01 de
enero del 2012 y el 31 de diciembre del 2012.
49
4.5 Planificación del Examen.
4.5.1 Programa de Auditoría De la cuenta Gastos Judiciales.
Cuadro # 14 Cuestionario Detallado
PE-4 4/1
Fuente: Mutualista Pichincha Elaborado por: Yerly Arteaga
Detalle Ref P/T Hecho porObjetivos
1 • Comprobar si se está realizando unacobranza preventiva a los clientes por elpersonal responsable.
Yerly A.
2 • Verificar si la oficial de negocios estárealizando la cobranza y recuperación dentrode los quince días de vencimiento.
Yerly A.
3 • Controlar que los valores recuperados sean razonables y registrados oportunamente
Yerly A.
Pruebas de CumplimientoPE/ 4/2
1 • Analizar que él envió de notificaciones alos clientes por parte de las oficiales decrédito este surgiendo efecto en larecuperación de cartera vencida.
Yerly A.
2 • Controlar que la recuperación deldepartamento legal sea eficiente.
Yerly A.
3 • Verificar que él % de Gastos Judicialesdados por el departamento Legal tenga laevidencia suficiente y competente y se veanreflejados en la recuperación de cartera.
Yerly A.
4 • Analizar la documentación sustentatoriacon respecto al cumplimiento de larecuperación de la cartera demandada como:un análisis del % recuperado, Valor de gastosJudiciales.
Yerly A.
5 • Verificar el seguimiento que se les da alos clientes con pagos vencidos.
Yerly A.
6 • Revisar el Procedimiento de cobro porparte del departamento legal.
7 • Comprobar la existencia de una adecuada segregación de funciones para el cobro de cartera vencida y judicial.
Yerly A.
• Constatar la vigencia de procedimientos que prevean lo registros oportunos de cobranzas
PE/4/3
• Verificar la existencia de metas para la recuperación de cartera demandada.
Yerly A.
Pruebas SustantivasPE/4 4/4
1 • Obtener una cédula, de cuentas porcobrar
Yerly A.
2 • Obtener los registros de gastosJudiciales.
Yerly A.
3 • Verificar monto por recuperar deldepartamento legal.
Yerly A.
1 • Identificación de valores por recuperaren el departamento Legal.
Yerly A.
Divulgación Obligatoria
50
PE/5 4.5.2 Memorando de Planificación Preliminar de la Cuenta Gastos Judiciales de la
Mutualista Pichincha Agencia Santo Domingo de los Tsáchilas.
4.5.2.1 Motivo del examen
El examen especial al contable de la cuenta Gastos Judiciales a la Sucursal Mutualista
Pichincha Agencia Santo Domingo, de los Tsáchilas se realizó con cargo al Plan Operativo
de Control del año 2012 de la Dirección y Auditoría Externa y en cumplimiento a la orden
de trabajo 001-MPSD-AI-2012 del 31 de diciembre de 2012, suscrita por la Docente
Directora de Tesis.
4.5.5.2 Objetivos del examen
Generales
• Desarrollar el examen especial para propósitos eminentemente académicos.
• Determinar el grado de eficiencia del Sistema de Control Interno existente para la
Cuenta Gastos Judiciales de La Mutualista Pichincha Agencia Santo Domingo de los
Tsachilas y de esta forma procurar mejoras a base de recomendaciones.
• Verificar si las operaciones de control Judiciales administrativos y financieros que se
realizan en la Agencia, referentes a los Gasto judiciales, se han desarrollado con
propiedad y dentro del marco legal establecido.
4.5.2.3 Alcance del examen.
El examen especial comprendió el análisis de la cuenta Gastos Judiciales de la Mutualista
Pichincha Santo Domingo de los Tsáchilas, por el período comprendido entre el 01 de
enero del 2012 y el 31 de diciembre del 2012
51
4.5.2.4 Base Legal.
La Mutualista Pichincha está administrada por la Junta General de Asociados, el
Directorio, la comisión ejecutiva y el Representante Legal que es el Gerente General.
Los miembros del directorio son elegidos por la Junta General de Asociados, la cual la
constituyen todas las personas que mantienen una libreta de ahorros en la institución y que
cumplen los requisitos de ley estatutarios vigentes.
En los artículos 28,29, 30 y 31 de los Estatutos de la organización se establece los
requisitos que debe de tomar en cuenta la junta de Asociados para elegir a los miembros
del Directorio. Todos los miembros son independientes y no ejercen ningún cargo
ejecutivo.
4.6 Estructura Orgánizacional
La organización de la Mutualista Pichincha Santo Domingo de los Tsáchilas, según la
Ordenanza y su correspondiente Reglamento Estructural y Funcional, se encuentra
conformada por los siguientes niveles: De Conducción Superior, Asesor de Apoyo y
Operativo.
Conformado de la siguiente forma:
Conducción superior Área de Gerencia General
Asesor de apoyo Área de riesgo y Área de soporte
Operativo Dirección de negocios financieros
Dirección de canales
52
Dirección de negocios Inmobiliarios
4.6.1 Estado de Situación Mutualista Pichincha 2011 -2012 con sus variación de resultados.
Cuadro N° 15 Estado de Situación
Elaborado por: Yerly Arteaga Fuente: Mutualista Pichincha.
Nota: de los $ 7639652,97 de cuentas por cobrar de la Mutualista Pichincha $ 57960.046
Corresponde a la Agencia Santo Domingo de los Tsáchila
2012 2012 2011
53
4.6.2 Cartera Vigente Agencia Santo Domingo de los Tsáchilas
Cuadro N° 16 Cartera Vigente
Cartera Vigente Agencia Santo Domingo de los Tsáchilas 2012 Año Hipotecario Consumo Comercial Total
2012 3240000 1350000 450004 5040004
Elaborado por: Yerly Arteaga Fuente: Mutualista Pichincha
4.6.2.1 Mora del 2012 Agencia Santo Domingo de los Tsáchilas
Cuadro # 17 Mora
Mora del 2012
Año Oficial # 1 Oficial # 2 Total
2012 27557 30403 57960
Fuente: Mutualista Pichincha Elaborado por: Yerly Arteaga
4.6.2.2 Puntos de interés para el Examen Especial.
Durante la evaluación preliminar se han observado los siguientes aspectos que deben
considerarse al encaminar nuestras pruebas de auditoría:
• Que se esté haciendo la cobranza en el tiempo establecido.
• Que los trámites judiciales y extrajudiciales se estén llevando dentro de las
modalidades de contratación pertinentes, de acuerdo a los lineamientos establecidos.
• Que se esté llevando un control de la cobranza realizada por la parte legal.
• Que en el sistema se refleje las cuentas recuperadas
• Que exista informe de la cobranza respectiva.
54
4.6.2.3 Recursos a utilizar.
4.6.2.3.1 Humanos.
1 Supervisor.
1 Auditora Jefe de Equipo
4.6.2.3.2 Financieros.
Movilizaciones para realizar las inspecciónes
4.6.2.3.3 Materiales.
Suministros de oficina (resmas de papel bond A4, carpetas archivadoras tipo bene,
separadores, cartulinas, etc).
Vehículo para notificaciones, realización de controles.
4.6.2.3.4 Tiempo estimado.
El tiempo estimado para la evaluación de la estructura de control interno y la aplicación de
los procedimientos de auditoría diseñados en los programas de trabajo es de 20 días
laborables para la señorita Jefe de equipo y de 6 días para el Señor Supervisor, que incluye
la elaboración del borrador del informe y la conferencia final.
55
4.6.2.3.5 Distribución del Trabajo
Cuadro N°18 Distribución de Trabajo
Elaborado por: Yerly Arteaga JEFE DE EQUIPO
56
4.7 Ejecución del Examen.
4.7.1 Cédula Sumaria de Cuentas por Cobrar.
4.7.2 Modelo de Acta de entrega de recepción de Cuentas por cobrar.
MODELO DE ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION
A los 27 días del mes de Octubre del año 2011, se hace la entrega de los siguientes
documentos para fines legales pertinentes, esto es, revisar el estado de las causas, que
tienen como antecedentes las Demandas en contra de clientes con cuotas morosas en
Mutualista Pichincha, los cuales se detallan a continuación:
1. CEDEÑO ALCIVAR ANGEL ANTONIO
Fojas adjuntas 5
Estado de la Causa Auto de Calificación de la Demanda 22-02-2012.
Observación Sin medida cautelar
Según Asesor Legal Los Demandantes consta como citados
57
4.7.3 Cartas de Cobranzas del departamento
NOTIFICACION POR CUENTA EN MORA
Santo Domingo de los Tsáchilas, 02 de diciembre del 2012
Señor(a):
TITULAR: YANEZ SALTOS SONIA ADALGUISA
DIRECCIÓN: Coop. Santa Martha
Ciudad.-
Señor(a) Cliente(a):
Requerimos su presencia en forma inmediata en un plazo no mayor de 48 horas de
entregada la presente, en la Oficina de Recaudaciones de MUTUALISTA PICHINCHA a
fin de que proceda a cancelar los valores vencidos que registra su cuenta en nuestra
institución.
Le recordamos que su IMPUNTUALIDAD le genera valores adicionales por intereses de
mora y gastos de cobranza.
Es nuestra intención regularizar sus pagos y seguir trabajando de forma ordenada,
brindándole la confianza y nuevos productos financieros que le permitan seguir creciendo
en su actividad.
MONTO A PAGAR: $ 327.00
NUMERO DE CUOTAS EN MORA: 2 (39 DIAS)
58
RECUERDE: “LA PUNTUALIDAD HABLA BIEN DE USTED, Y LE EVITA
MOLESTIAS.
Atentamente,
DEPARTAMENTO COBRANZAS
Mutualista Pichincha.
AVISO DE COBRANZA
Santo Domingo de los Tsachilas, 23 de febrero de 2012
Señor(a):
TITULAR: VALDEZ QUIÑONEZ VICTOR URIBE
DIRECCIÓN: Coop. Rumiñahui
Ciudad.-
Señor(a) Cliente(a):
Cumplimos con informarle que ha sido entregado a nuestro Departamento los documentos
que respaldan la operación de crédito que Usted recibió en calidad de titular y que se ha
negado a pagar, defraudando la confianza y buena fe de nuestra representada.
MUTUALISTA PICHINCHA, según informe entregado al Departamento de Cobranzas el
incumplimiento de las promesas de pago, displicencia y burla hecha al personal de nuestra
representada, descuido y poca voluntad de pago demostrada, nos obliga a solicitarle el
pago inmediato e IMPOSTERGABLE de los valores adeudados previo el inicio de la
acción legal contra Usted.
Por última ocasión estamos demostrando nuestra disposición a evitarle problemas y gastos
adicionales futuros.
59
TOTAL EN MORA: $ 241.00 DIAS EN MORA: 51
De no atender a nuestra gentil invitación procederemos a recuperar los valores adeudados
por la vía LEGAL, así como los gastos de cobranza, honorarios , gastos y costas legales.
Atentamente,
Dr. Jaime Muñoz.
DEPARTAMENTO LEGAL
MUTUALISTA PICHINCHA
4.7.4 Matriz de evaluación de riesgo
Cuadro # 19 Matriz de riesgo de las cuentas por cobrar
Elaborado por: Yerly Arteaga Fuente: Mutualista Pichincha.
Cobranzas
por recuperar
VALORES MANEJADOS ALTO MEDIOLEGALMENTE Alto porcentaje Verificar la recuperación
cobranzas el procedimiento de
COBRANZAS aplicación del parte de las oficialesprocedimiento de de crédito para aplicar
MODERADO ALTOPROCEDIMIENTO DE posibilidad de falta de falta de tiempo por
analizando todos los de resultadosriesgos para determinarla capacidad de pago
Verificar que se estén comunicación
CUENTAS POR COBRARPosibilidad de incapacidad Inadecuado análisis de pago de capacidad de pago
HIHERENTE CONTROLMEDIO ALTO
60
4.7.5 Carta de control interno
Santo Domingo, 8 de enero del 2013.
AUDITORA YERLY ARTEAGA.
A LA GERENCIA DE LA MUTUALISTA PICHINCHA AGENCIA SA NTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS
Dentro de la revisión inicial de los estados financieros de la MUTUALISTA
PICHINCHA. Al 31 de diciembre del 2012, en cumplimiento de las normas de Auditoría
Generalmente Aceptadas, se ha efectuado una evaluación del sistema de control interno
contable con el objetivo principal de realizar un examen especial para el control de la
cuenta gastos agencia Mutualista Pichincha Santo Domingo de los Tsáchilas.
Análisis de cuentas por cobrar
Como análisis puedo determinar que el rubro cuentas por cobrar, tienen un plazo de
vencimiento mayor a 30 días, son reconocidas y registradas al monto original de la cuota.
Estas son castigadas directamente en gastos y son transferidas al departamento legal una
vez que se ha realizado el respectivo procedimiento de cobranzas sin haber obtenido
respuesta o resultado alguno, para que este empiece el proceso respectivo.
Cuadro N° 20 Mora 2012
Mora del 2012
Año Oficial # 1 Oficial # 2 Total
2012 27557 30403 57960 Fuente: Mutualista Pichincha Elaborado por: Yerly Arteaga
Las Cuentas por cobrar de ambas oficiales corresponden a valores pendientes de recuperar
del año 2012 por valores que los clientes no pagaron y actualmente se encuentran en
procesos judiciales o extrajudiciales.
61
YERLY ARTEAGA AUDITORA G.
4.7.6 Hojas de Hallazgos.
Cuadro N° 21 Hoja de Hallazgos
PE/8 2/1
Elaborado por: Yerly Arteaga Fuente: Mutualista Pichincha
Título Existencia de valores por recuperar en el departamento legal.El control determinado para el seguimiento de GastosJudiciales Recomendación 1.Elaborar informes semanales de la recuperación de lascuentas por cobrar del departamento legal y por ende deGastos Judiciales.Plantear objetivos de recuperación. PE 8 2/2
Criterio Las recomendaciones de auditoría mejoran el control interno administrativo y financiero para el cumplimiento
de las metas y objetivos de la entidad.
Causa La existencia de cuentas vencidas genera incremento degastos extra tanto para la institución como para el cliente.
Efecto
Situación que ha permitido que las deficiencias de control interno continúen debilitando los controles administrativos y financieros de las áreas financiera y económica de la institución.
ConclusiónEl inadecuado manejo del procedimiento de cobranzasGenera incremento de Gastos Judiciales y por ende elriesgo del aumento de proviciones.
Al Señor Gerente RegionalRecomendación
No 1Departamento de Crédito y cobranzas
Mejorar y cumplir políticas de cobranzas para unaeficiente recuperación de cartera improductiva ydisminución de cuentas por cobrar generadoras deGastos Judiciales.
Condición
62
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA EXTERNA
Oficio Circular No. DAE-MPSD-2011-003
Sección: Dirección de Auditoría Externa
Asunto: Comunicación de Resultados Provisionales.
Sr.
Ing. Carlos Duran
Gerente Regional Mutualista Pichincha
Presente.-
Efectuado el Examen Especial a La Cuenta Gastos judiciales de la Mutualista Pichincha de
acuerdo al plan de actividades aprobado por el Consejo de la institución por el periodo
comprendido entre el 1 de enero al 31de diciembre del 2012.
Se ha determinado que el sistema de control interno tiene ciertas debilidades, esto se debe a
que los Manuales de procedimientos se encuentran sin ser actualizados y en cierto punto se
aplica con cierta irresponsabilidad lo que permite que el personal operativo realice las
actividades de una manera desorganizada y con poco control creando un sin número de
problemas luego detectables.
Con los antecedentes expuestos es necesario que se Actualicé y cumpla las políticas de
cobranzas tanto del departamento operativo como del departamento legal instaure el
Sistema de Control Interno.
Atentamente. Yerly Arteaga. AUDITOR
63
4.7.7 Informe del Auditor Independiente
Se ha examinado la cuenta Gastos Judiciales de la Mutualista Pichincha Santo Domingo de
los Tsáchilas, por lo que se ha planteado lo siguiente:
4.7.7.1 Comprobación si se está realizando una cobranza Preventiva a los clientes por
el personal responsable.
Del análisis realizado al sistema de control interno de Cuentas por Cobrar, verificamos que
la Entidad no aplica tal y cual lo indica el manual de cobranzas, situación que ha hecho
que se generen saldos vencidos, cuentas improductivas y al no recuperarse estos valores
pasan al departamento judicial ya sean estos como cuentas por cobrar extrajucial o
judicialmente generando los Gastos Judiciales y entre otros que deben de ser pagados por
el cliente perjudicándose inconscientemente los socios y por ende a la institución.
Conclusión.
Las políticas de crédito y cobranzas afectan a la empresa en su conjunto, deberán ser
formuladas e implantadas oficialmente por el más alto nivel de gerencia. En ocasiones la
responsabilidad de su formulación recaerá en la alta gerencia; pero con mayor frecuencia
serán el gerente de crédito y su personal los que desempeñen un papel activo en la
determinación de las políticas, debiendo también intervenir y ser consultados los jefes de
otros departamentos afectados como ventas, finanzas, etc. Las políticas de crédito y
cobranzas serán llevadas a la práctica con mayor efectividad cuando todos aquellos que se
ven directamente afectados participan en su determinación.
Recomendación No 2.
Recomendación dirigida a la gerencia reajustes por escrito y aplicación de políticas de
cobranzas de políticas de cobranzas.
64
4.7.7.2 Analizar que él envió de notificaciones a los clientes por parte de las oficiales de crédito este surgiendo efecto en la recuperación de cartera vencida.
Las notificaciones son instrumentos que ayudan mucho en la recuperación de cartera ya
que son muchas las razones por las cuales los clientes se atrasan; pero estás también
incurren en gastos, pérdida de tiempo para las personas encargadas además estás no
siempre son bien recibidas por los deudores porque así como hay personas conscientes de
su deuda existen personas que se consideran ofendidas por este tipo de gestión.
Conclusión.
Si se obtiene una buena recuperación mediante esta cobranza ya que con este método los
clientes se siente presionados pagar mientras que otros hacen caso sumiso a estas
situaciones o más bien se sienten ofendidos.
Recomendación No 3.
Recomendación dirigida a la gerencia la primera carta enviada a una cuenta morosa es una
de las más importantes pero esta debe de ser sencilla en su detalle, formulada de una forma
cuidadosamente, Cortez, lo más breve posible e identificar el concepto del que el adeudo
ya ha vencido.
En la segunda carta el ejecutivo de cobranzas debe aplicar todas sus aptitudes y pericias al
redactar cartas plenas de recursos y motivaciones, y matizadas con el suficiente tacto para
inducir al cliente a cumplir su compromiso sin caer en el riesgo de lesionar su crédito, es
necesario alertar cada vez más al cliente respecto de la recuperación de la empresa en caso
de morosidad recurrente en el cumplimiento de sus obligaciones.
En la carta intermedia de cobro puede hacer hincapié en la idea de mantener antecedentes
de crédito satisfactorios; durante esta etapa deberá mantenerse una actitud paciente y
digna. Será aconsejable fortalecer la gestión, así como incrementar la preocupación y
65
urgencia de cada recordatorio sucesivo, manteniendo a la vista la información de crédito,
así como la fecha de antigüedad de la cuenta.
Etapa final de la gestión de cobro cuando los procedimientos normales para recuperar una
cuenta no han dado los resultados esperados, y se hace necesario la asistencia legal; en esta
etapa los valores serán transferidos al departamento legal para que este inicie su gestión de
cobranzas.
4.7.7.3 Verificar la existencia de metas para la recuperación de cartera demandada
Para este departamento no existen metas se ha determinado porcentajes específicos según el monto recuperado.
Conclusión
Considero que se debe hacerlo mayor posible por recuperar los valores vencidos antes de
que lleguen a manos del abogado.
Recomendación No 4.
Recomendación dirigida a la gerencia se debe asignar metas, beneficios y sanciones a los
ejecutivos de créditos para que así estos se familiaricen más de su labor de cobranzas.
66
CAPÍTULO V
5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones.
• Falta responsabilidad en la cobranza preventiva a clientes
• El ejecutivo de créditos no cumple a cabalidad el procedimiento de cobranza
• No existe un departamento especializado de cobranzas en la agencia no se lleva un
archivo de los gastos de cobranzas en físico.
• Falta comunicación entre el ejecutivo de créditos que es el mismo encargado de
cobranzas y el departamento legal.
• En muchos casos los clientes no son localizados lo que impide hacer la respectiva
cobranza.
• Incapacidad de pago de los clientes.
5.2 Recomendaciones.
• Colocación de metas para el cumplimiento en la recuperación de cartera vencida.
• Mayor seguimiento a cartera en mora.
• Contratar una persona especializada en cobranzas antes de que esta cartera pase al
departamento legal.
• Que los ejecutivos de crédito no se deslinden de sus clientes una vez que estos pasen al
departamento legal.
• Mejorar la referenciacion a clientes
• Como principal recomendación un buen análisis de la capacidad de pago del cliente y
nivel de endeudamiento porque si lo sobre endeudamos va llegar el momento en que no
pague por el exceso de deudas contraídas aunque exista una hipoteca la intención del
banco no hacerla efectiva si no recuperar la inversión realizada
• Evitar que las cuentas por cobrar pase al Departamento Legal ya que esto genera
Gastos e incrementa las provisiones.
67
BIBLIOGRAFIA
Libros
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Prentice-Hall, Englewood Cliffs,N.J.,1980,P.3.
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Implementación, Procedimiento y Control, Pág 7.
6. Ediciones S.A, Libro de Auditoria Tomo III Control Interno, Áreas Específicas de
Implementación, Procedimiento y Control, Pág 10.
7. Enciclopedia de la Auditoria Océano Centrum
8. Grinaker Robert L. Libro de Auditoria “Examen de los Estados Financieros, edición
autorizada por Richard D. Irwin, Inc, pág. 15. PANY Whittington, Principios de
Auditoria Decimocuarta Edición.
9. Horward F. stettler.Auditing Principles, 4th.ed., Prentice-haqll, EnglrwoodCliffs,N.J.,
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11. Orozco José, Libro de Contabilidad General, Teoría y Práctica Aplicada a la
Legislación Nacional. Primera Edición.
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13. R.K.MautzyHusseinA.Sharaf, The Philosophy of Auditing, American Accounting
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14. Robert H.Montgomery, AudittingTheory And Practice, Ronald Press, New York,
1912,p.13.
15. Walter B. Meigs,E. John Larson y Robertert F. Meigs, Principles of Auditing, Rochard
D. Irwin, Homewood, 1977,p 53.
16. Zapata Pedro, Libro de Contabilidad General, Quinta Edición.
68
Folletos
17. “Report of the comitte on Bassis Concepts” del Auditing Concepts Committee, en
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18. Manual de Auditoría Financiera Gubernamental
19. Memoria de sostenibilidad de Mutalista Pichincha 2012.
Internet
20. www.tesis/cd-rom51462012/08.capitulo3.pdf
21. http://grupos.emagister.com/debates/como-hacer-eficiente-la-cobranza-/6489-99626.
22. http://repositorio.utpl.edu.ec/bitstream/123456789/3466/1/332x550.pdf
23. http://www.bce.fin.ec/documental/publicaciones notas/catalogo/cuadernos/cuad118.pdf
24. http://www. Ratinggspcr.com/archives/informes/EC-201209-71-01pdf
69
70
Anexo No. 1 Funcionarios Principales.
No. Nombres, apellidos
1. Ing. Carlos Duran
Gerente Regional
2. Diego Corral
Recursos Humanos
3. Lady Pineda
Ana Medina
Oficial De Crédito
4. Dr. Jaime Muñoz
Dra. Verónica Angulo
Asesor Legal
71
Anexo No. 2
MUTUALISTA PICHINCHA
AGENCIA SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.
EXAMEN ESPECIAL DEL 2012-01-01 HASTA 2012-12-31.
ARCHIVO PLANIFICACIÓN
I. PARTE – ADMINISTRACIÓN DE LA AUDITORÍA
Trabajo- Modificaciones- Actualizaciones AD/1 Pág. 50
72
Anexo No. 3
MUTUALISTA PICHINCHA
AGENCIA SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.
EXAMEN ESPECIAL DEL 2012-01-01 HASTA 2012-12-31
ARCHIVO PLANIFICACIÓN
I. PARTE – PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
Planificación Preliminar PP/1 Pág. 56-59
73
Anexo No. 4
MUTUALISTA PICHINCHA
AGENCIA SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.
EXAMEN ESPECIAL
DEL 2012-01-01 HASTA 2012-12-31
ARCHIVO PLANIFICACIÓN
II. PARTE – PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA
Cuestionario de Control Interno PE/1 Pág. 52
Cuestionario de Control Interno PE/2 Pág. 53
Cuestionario de Control Interno PE/3 Pág. 54
Programa de auditoria PE/4 Pág. 58
Memorando de Planificación PE/5 Pág. 61
Cedula Sumaria PE/6 Pág. 68
Hoja de Hallazgo PE/7Pág.74
74
Anexo No. 5
MUTUALISTA PICHINCHA
AGENCIA SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.
EXAMEN ESPECIAL
DEL 2012-01-01 HASTA 2012-12-31
ARCHIVO CORRIENTE
I. PARTE – INFORMACIÓN RESUMEN Y DE CONTROL
Borrador de Informe I Pág. 77
Oficios Enviados II Pág. 78
75
Anexo No. 6
MUTUALISTA PICHINCHA
AGENCIA SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.
EXAMEN ESPECIAL
DEL 2012-01-01 HASTA 2012-12-31
ARCHIVO PERMANENTE
INFORMACIÓN GENERAL PA
INFORMACIÓN LEGA PB Pág. 37
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PC Pág. 39
76
Anexo No. 7 Fotografía
