Microsoft Dynamics NAV

La Gaviotta, Belgisch modehuis met hoofdkantoor in Antwerpen, ondervond in het verleden wat problemen op informaticavlak. De oude IT-partner kreeg de implementatie van Microsoft Dynamics NAV niet helemaal van de grond en stootte uiteindelijk deze activiteit af.

Dankzij de knowhow en persoonlijke aanpak van The Concept Group en de integratie van de modules Pebblestone Fashion en LS Retail, heeft La Gaviotta eindelijk volledige controle over haar activiteiten. De levering van de artikelen naar de winkels verloopt foutloos en dankzij de geïntegreerde kassasystemen is de voorraad optimaal verdeeld en beschikt La Gaviotta op elk moment over nuttige verkoopstatistieken.

La Gaviotta automatiseert in stijl met The Concept Group

Overzicht Land: België Sector: Mode Profiel van La Gaviotta Belgisch modehuis La Gaviotta, met hoofdkantoor in

Antwerpen, werd opgericht in 1978 en brengt tweemaal

per jaar casual collecties op de markt voor een breed

publiek. Uitdaging La Gaviotta had behoefte aan een tool voor het logistieke

beheer, die rekening zou houden met de kleur en

maatverdeling van de producten. Verder wilden ze een

betere stockverdeling in de winkels, met behulp van

intelligente, geïntegreerde kassasystemen.

Oplossing The Concept Group implementeerde bij La Gaviotta

Pebblestone Fashion, een totaaloplossing voor de

modesector op basis van Microsoft Dynamics NAV, en de

module LS Retail voor de integratie met de kassa’s.

Voordelen • Minder fouten bij het uitleveren van orders

• Transfers tussen winkels vragen geen werk meer

• Waterdichte controle op cadeau- en tegoedbonnen

• Gebruiksvriendelijke schermen

• Problemen in de winkels kunnen vanop afstand worden

opgelost

Modehuis La Gaviotta is sinds de oprichting in 1978, door Frans Van Eupen, uitgegroeid tot een gevestigde waarde op de Belgische fashionmarkt. Met haar jaarlijkse zomer- en wintercollectie in casual kledij (pulls, T-shirts, hemden, ...), richt La Gaviotta zich tot een heel breed publiek, waarvan de hoofdmoot (70%) uit dames bestaat. Met gedurfde prints wil het merk opnieuw aan bekendheid winnen bij de jeugd.

De organisatie achter het merk wordt gedragen door twee ondernemingen. VE Fashion staat in voor het ontwerp en de productie. Distridetail verzorgt de distributie naar de eigen winkels (elf detailhandels en één outlet) en de zelfstandige boetieks, die 55 procent van de omzet vertegenwoordigen.

Sinds 1991 is het hoofdkantoor van beide ondernemingen gevestigd op de Waalse Kaai in modestad Antwerpen. Hier werken zes vaste medewerkers, tijdens topmomenten bijgestaan door jobstudenten. In de winkels stelt La Gaviotta nog 35 personeelsleden tewerk.

Sofie Dorval, de verantwoordelijke voor het logistieke gebeuren, stelt: “Het succes van La Gaviotta steunt niet alleen op de bekendheid bij ons publiek, maar ook op de flexibele service en de betrokkenheid die wij als groot-handel onze klanten bieden.”

Geautomatiseerde boekhouding, manuele distributie

La Gaviotta brengt tweemaal per jaar een nieuwe collectie uit. In praktijk betekent dat de creatie van zo’n 250 verschillende artikelcodes, verdeeld over diverse maten en kleuren. De verdeling daarvan naar de diverse winkels gebeurde tien jaar terug nog grotendeels op papier. De IT-infrastructuur was in die tijd immers nog lang niet wat ze vandaag is.

Veerle Menschaert, verantwoordelijke voor de boekhouding en personeelszaken: “Onze toenmalige informaticapartner had bij ons een S36 mainframe geïnstalleerd voor de boekhouding, maar dit pakket bevatte geen functionaliteit voor de distributie. Van zodra de bestelde artikelen hier binnenkwamen, verdeelden wij deze per klant volgens een schijnbaar willekeurige volgorde, en op het einde konden we dan zien van welke artikelen we er genoeg, teveel, of te weinig hadden ontvangen. Wanneer de winkels na ontvangst van hun kledingstukken nog foutieve leveringen doorgaven, hadden wij weinig informatie om te controleren wiens fout dat was. Daarom namen wij toen alle fouten en de bijhorende kosten, op ons.”

The Concept Group brengt raad

In 2001 viel de support voor het boekhoudsysteem weg, en de oude informaticapartner heeft toen een weinig succesvolle poging ondernomen om La Gaviotta over te schakelen op Navision Fashion. Na enkele moeizame jaren met weinig vorderingen en veel fouten, vond La Gaviotta redding onder de deskundige vleugels van The Concept Group, de Belgische Microsoft Dynamics NAV specialist in de mode- en retailsector.

Veerle Menschaert: “Het contact met The Concept Group verliep een stuk vlotter. Je weet meteen wie waarvoor verantwoordelijk is en je wordt heel persoonlijk benaderd. Omdat wij geen interne IT-afdeling hebben en Sofie en ik ook niet technisch geschoold zijn, is een bereidwillige partner die moeite doet om te luisteren en onze problematiek in kaart te brengen, van groot belang. Eindelijk konden we evolueren naar een oplossing die werkt.”

Pebblestone Fashion, speciaal voor de modesector

In 2003 migreerde La Gaviotta naar Microsoft Dynamics NAV versie 3.6. Ook stelde The Concept Group de implementatie van Pebblestone Fashion op punt, een totaaloplossing voor de modesector bovenop Microsoft Dynamics NAV.

Sofie Dorval: “Heel handig hierin is bijvoorbeeld de artikelmatrix, die per artikelcode aangeeft hoeveel stuks

van elke maat en kleur beschikbaar zijn in het magazijn. Bij h e t ingeven van de klantenorders, stelt de software zelf een inkooporder voor. Ook kunnen we gemakkelijk reservaties maken per klant. Het verdelen van de goederen verloopt nu ook gecontroleerd, door middel van scanners die een foutmelding genereren als we de verkeerde artikelen verwerken. Fouten worden dus meteen in het magazijn ontdekt, niet meer bij de klant en dat heeft natuurlijk een positieve invloed op de facturatie.”

Ondertussen heeft The Concept Group ook de migratie naar Microsoft Dynamics NAV 4.0. doorgevoerd. Sofie en Veerle zijn hier heel tevreden over: “Het gebruiksgemak is fel verbeterd: zo moeten we minder schermen openen om dezelfde taken uit te voeren.”

LS Retail haalt het maximum uit kassa’s

Vervolgens wou La Gaviotta de individuele winkelvoorraden optimaliseren, rekening houdend met de stock in de groothandel en de voorraad in de andere winkels. Om dit te kunnen verwezenlijken, diende La Gaviotta nieuwe, intelligente kassasystemen te installeren, volledig geïntegreerd met Microsoft Dynamics NAV.

Veerle Menschaert: “De nieuwe kassa’s moesten per winkel ook meer statistieken opleveren, gebruiks-

“Omdat wij geen interne IT-afdeling hebben en Sofie en ik ook niet technisch geschoold zijn, is een bereidwillige partner die moeite doet om te luisteren en onze problematiek in kaart te brengen, van groot belang. Met The Concept Group konden we eindelijk evolueren naar een oplossing die werkt.”

Veerle Menschaert (links) en Sofie Dorval van La Gaviotta.

vriendelijker zijn en nieuwe vormen van promotie mogelijk maken.”

LS Retail, de end-to-end retailoplossing van The Concept Group, gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV, omvat alle functionaliteiten om dit te verwezenlijken in één enkele applicatie: van Point of Sale tot back-office en hoofd-kantoor. La Gaviotta ging hiermee live op 1 juli 2007, de eerste dag van de solden.

Sofie Dorval: “Wij hadden de week ervoor nog de opleiding van de verkoopsters georganiseerd. De telefoon heeft op 1 juli gedurende anderhalf uur roodgloeiend gestaan, maar daarna hadden ze het allemaal onder de knie en aan het eind van de dag was alles probleemloos verlopen.”

Het nieuwe systeem biedt ook heel wat voordelen. Veerle Menschaert: “De winkelvoorraden zijn nu geoptimaliseerd en alle transfers worden volautomatisch verwerkt in Microsoft Dynamics NAV, terwijl wij daar vroeger één dag per week zoet mee waren.”

Sofie Dorval: “Als er problemen zijn in de winkels, kunnen wij vanop afstand het scherm overnemen. Zo kunnen we de kassierster meteen tonen hoe het probleem opgelost wordt. Dat scheelt een hoop uitleg aan de telefoon en we hoeven er ook niet meer heen te rijden.”

Veerle Menschaert: “Wij kunnen nu ook controle uitvoeren op de cadeau- of tegoedbonnen, die elk een uniek nummer hebben en gekoppeld zijn aan een kasticket. Niet alleen kunnen de verkoopsters vandaag minder fouten maken, bovendien duurt het minder lang om nieuwe medewerkers op te leiden.”

Voor meer informatie

Voor meer informatie over de beschreven producten en

diensten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 704 30 00 of

bezoek http://www.microsoft.be/cases. U vindt er andere

bedrijven die soortgelijke toepassingen gebruiken.

Voor meer informatie over The Concept Group, bezoek

www.theconceptgroup.be of bel naar +32 (0)3 420 07 10.

Alle informatie over La Gaviotta, vindt u terug op de site

www.lagaviotta.com.

Software and Services

Servers Designer Tools Windows

Desktop Applications

Business Solutions Microsoft Dynamics NAV 4.0.

Microsoft Services Microsoft Technologies Other Pebblestone Fashion LS Retail Partner The Concept Group