Upload
others
View
6
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
TESTNEVELÉSIEGYETEM
SzámviteliPolitikájaEszközökésForrásokLeltárkészítésiésLeltározásiSzabályzata
JóváhagytaaTestnevelésiEgyetemSzenátusa35/2015.sz.határozatával
1
TARTALOM
I.Általánosrész..............................................................................................................................................................2
1.§Aszabályzatcélja.............................................................................................................................................2
2.§ASzabályzatelkészítéséért,illetveaktualizálásáértfelelősszemélymeghatározása.........2
3.§Aleltározássalésleltárkészítésselkapcsolatosfogalmimeghatározások...............................2
4.§Jogszabályielőírások,aleltárralszembentámasztotttartalmiésalakikövetelmények...3
5.§Aleltározásbizonylatirendje.....................................................................................................................5
II.Aleltározásrészletesszabályai..........................................................................................................................6
6.§Aleltározásszemélyifeltételei...................................................................................................................6
7.§Aleltározásmegkezdésétmegelőző,előkészítőfeladatok.............................................................8
8.§Aleltározásmódjaésmódszerei...............................................................................................................8
9.§Amennyiségileltározáslebonyolításifolyamata............................................................................10
10.§Aleltárfelvételanyagánakfeldolgozása............................................................................................10
11.§Aleltárkülönbözetekrendezése...........................................................................................................11
12.§Aleltározásellenőrzése...........................................................................................................................11
III.Aleltározásspeciálisszabályai......................................................................................................................12
13.§Befektetetteszközökleltározása.........................................................................................................12
14.§Készletekleltározása.................................................................................................................................12
15.§Egyébeszközökésforrásokleltározása............................................................................................13
IV.Vegyesészárórendelkezések........................................................................................................................14
V.Mellékletek...............................................................................................................................................................15
1.sz.MellékletAmérlegsorairavonatkozóleltárfelvételimódok.....................................15
2.sz.MellékletLeltározásiütemterv.....................................................................................................16
3.sz.MellékletLeltározásiutasítás........................................................................................................18
4.sz.MellékletLeltározásijegyzőkönyv.............................................................................................20
5.sz.MellékletKészpénzállományleltározásijegyzőkönyv...................................................22
6.sz.MellékletTárolásinyilatkozat.......................................................................................................23
2
I.ÁLTALÁNOSRÉSZ
1.§ASZABÁLYZATCÉLJA
(1)Aszámvitelrőlszóló2000.éviC.törvény(atovábbiakban:Szt.)14.§(5)bekezdésealapjánkészült el a Testnevelési Egyetem (továbbiakban Egyetem) eszközeinek és forrásainakleltárkészítésiésleltározásiszabályzata(továbbiakbanSzabályzat).Aleltározásiszabályzatcéljaazévvégizárásához,beszámolókészítéshez,amérlegtételeinekalátámasztásáhozolyanleltárösszeállítása, amely tételesen és ellenőrizhető módon tartalmazza az Egyetem mérlegfordulónapjánmeglévőeszközeitésforrásaitmennyiségbenésértékben.
(2)Céljatovábbá:
a) amérlegvalódiságánakbiztosítása,
b) a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások pontosságának, egyezőségénekellenőrzése,abizonylatifegyelemmegszilárdításánakelősegítése,
c) az eltérések kimutatása, a nyilvántartások tényleges vagyoni helyzetnek megfelelőrendezése,
d) avagyonvédelme,azanyagifelelősökelszámoltatása.
A leltározási feladatok a költségvetési számvitelben kimutatott kötelezettségvállalásokra iskiterjednek.
2.§ASZABÁLYZATELKÉSZÍTÉSÉÉRT,ILLETVEAKTUALIZÁLÁSÁÉRTFELELŐSSZEMÉLYMEGHATÁROZÁSA
(1) A Szabályzat elkészítéséért, tartalmáért,megváltoztatásáért, aktualizálásáért a kancellár afelelős. A számviteli politika keretében elkészített szabályzatot a szenátus hagyja jóvá. ASzabályzatbetartásáértfelelősmindenszemély,akiazeszközökésforrásokleltározásbanrésztvesz,ellenőriz.
(2) A Szabályzat módosítására akkor van szükség, illetve lehetőség, ha azt az Szt., illetve azállamháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 13.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Áhsz.)előírásainakmegváltoztatása, vagya Szabályzatelfogadásakor fennállókörülményekbenolyanlényegesváltozáskövetkezikbe,amelyaváltoztatástszükségesséteszi.
3.§ALELTÁROZÁSSALÉSLELTÁRKÉSZÍTÉSSELKAPCSOLATOSFOGALMIMEGHATÁROZÁSOK
(1)Leltározás:olyantevékenység,amellyelazEgyetematulajdonában,kezelésébenlévő,vagytartóshasználatábaadotteszközöket,ésazokforrásait,valamintkötelezettségvállalásaitszámbaveszi,megállapítjaazoknakavalóságbanmeglévőállományát.AleltározásitevékenységkiterjedazEgyetembirtokábanlévőidegeneszközökreis.
Leltár: olyan tételes kimutatás, amely az Egyetem eszközeinek és forrásainak, valamintkötelezettségvállalásainak a valóságban is meglévő állományát egy meghatározott időpontravonatkozóanmennyiségbenésértékbenistartalmazza.
Kiegészítő leltár: a leltározás alapjánkészített kimutatás, azokat az eszközöket és forrásokattartalmazza, amelyek a mérlegben nem szerepelnek. A kiegészítő leltárba kell foglalni aleltározás eredményekéntmegállapítottmunkahelyen használatba lévő és csakmennyiségbennyilvántartott kis értékű tárgyi eszközök, kis értékű szellemi termékek és kis értékű vagyoniértékűjogokállományát.
3
LeltározásiÜtemterv:azEgyetemgazdaságiigazgatójaáltalmindenévbenazösszeseszköz‐ésforráscsoport leltározási feladataira összeállított feladatterv, amely tartalmazza a leltárikörzeteket, leltárfelelősök, ellenőrök személy szerinti kijelölését. A leltározási ütemtervet akancellárhagyjajóvá.
LeltározásiUtasítás: a gazdasági igazgató által a leltározási ütemtervben megjelölt konkréteszköz‐vagyforráscsoportleltározásifeladataitelőíróintézkedés,amelyetakancellárhagyjóvá.
(2)Leltározásmódszereilehetnek:
Mennyiségi felvétel a vagyonelemek leltározásának azt a módját jelenti, amelynél a felvételmegszámlálással,mérésseltörténik.
Egyeztetés:esetén
a) egyeztetőlevéllel,
b) személyesegyeztetéssel,
c) belsőegyeztetéssel.
Speciálisegyeztetésnélabizonylatokadataitkellösszehasonlítanianyilvántartásalapadataival.
Leltári körzet: a Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott szervezeti egységek,valamintelhelyezésikörülményekfigyelembevételévelkialakítotthelyiségekcsoportja.
Leltárieltérésekkimutatása:a leltárihiánytésatöbbletet tartalmazólistamennyiségbenésértékben.
Leltárkülönbözet: a leltározás eredményeként megállapított mennyiség és anyilvántartásokban szereplő mennyiség közötti eltérés. A leltárkülönbözet lehet hiány vagytöbblet.
(3)Leltározásbanrésztvevőkfeladatai:
Leltárkezelő:leltárikörzetbenkijelöltdolgozó,aleltárkörzetvagyonmegőrzéséhezkapcsolódófeladatokellátásáértfelelősszemély.
Leltárfelelős: leltári körzetenként kijelölt dolgozó, akinek feladata az eszközmozgásokbizonylatainakkezelése,közreműködésa leltározáselőkészítésében, lebonyolításában,a leltárieltérések rendezésében, a felesleges eszközök feltárásában, a használatból kivont eszközökelkülönítésében,aleltározásiszabályzatbanmeghatározottfeladatokvégrehajtásában.
4.§JOGSZABÁLYIELŐÍRÁSOK,ALELTÁRRALSZEMBENTÁMASZTOTTTARTALMIÉSALAKIKÖVETELMÉNYEK
(1)A Számviteli politika részeként elkészült Szabályzat az Sztv. 69. §‐ ában és azÁhsz. 22. §‐ábanfoglaltakatveszifigyelembe.
(2)Aleltárralszembentámasztotttartalmikövetelmények:
a) ateljesség;
b) avalódiság;
c) avilágosság.
Aleltárteljességeaztjelenti,hogyaleltárnak(arészleltárnak)azEgyetemvalamennyieszközétésforrásáttartalmazniakell,függetlenülattól,hogyaztsajátvagyidegenhelyenhasználják.
4
A leltár valódisága azt jelenti, hogy minden leltárnak (részleltárnak) a valóságot – azeszközöknekaleltározássoránfelleltténylegesmennyiségétéshelyesenmegállapítottértékét,aforrásoknakazértékét–kelltükröznie.
Aleltárvilágosságánakkövetelményeaztjelenti,hogyaleltárnak(részleltárnak)áttekinthetően–leltározásihelyenkéntésezenbelülfajta,típus,méretésminőségszerintirészletezéssel–kelltartalmazniaazeszközöket.Avilágosságérdekébenbekelltartani,hogyaleltárralkapcsolatbankészültokmányokonjavítástcsakszabályszerűen,ahibásbejegyzésáthúzásávalés fölé írássalszabadalkalmazni.Ajavítástvégzőszemélyneka“javította”jelzésselésaláírásávalkellajavítástigazolni.Ajavítástmindenesetbenúgykellelvégezni,hogyazeredetiadat isolvasható,utólagellenőrizhetőlegyen.
(3)A leltáralakikövetelménye,hogya leltárfelvételibizonylatokat ésegyébdokumentációkat(jegyzőkönyvek,kimutatások)előírásszerint,egyértelműenéshiánytalanulkellkitölteni.
(4)Aleltárnaktartalmazniakell:
a) aköltségvetésiszervmegnevezését;
b) aleltármegjelölését;
c) aleltározásihely(leltárkörzet)megjelölését;
d) abizonylatoksorszámát;
e) aleltározásmegkezdésénekésbefejezésénekidőpontját;
f) aleltárfordulónapját;
g) aleltározotteszközökésforrásokszabatosmeghatározását;
h) a leltározott eszközök és források ténylegesen talált mennyiségét, egységárát ésösszértékét;
i) aleltárkülönbözetek(hiányokéstöbbletek)kimunkálását;
j) a leltározásvégrehajtásáértésellenőrzéséért felelős,valaminta számadásrakötelezettszemélyekaláírását.
(5)Aleltárnaklehetővékelltennie:
a) akönyvvitelimérlegvalódiságánakbiztosítását,
b) a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások pontosságának, egyezőségénekellenőrzését,
c) abizonylatifegyelemmegszilárdításánakelősegítését,
d) a leltári eltérések kimutatását, a leltárnak megfelelően a nyilvántartások ténylegesvagyonihelyzeténekmegfelelőrendezését,
e) azEgyetemvagyonánakvédelmét,
f) amunkajogi,hallgatóifegyelmiés/vagyanyagifelelősökelszámoltatását.
5
5.§ALELTÁROZÁSBIZONYLATIRENDJE
(1)Aleltárfelvételinyomtatványok:
a) leltározásiütemterv;
b) leltározásiutasítás;
c) leltárfelvételijegyek,ívekleltárkörzetenként;
d) leltárfelvételiösszesítő;
e) arészletezőnyilvántartásokalapjánkészítettösszesítőkimutatás;
f) azügyvitelirendszerbőlnyomtatotttárgyieszköztörzsadatkimutatás;
g) leltárzárójegyzőkönyv;
h) leltárkiértékeléséskimutatásatárgyieszközökhiányárólvagytöbbletéről.
A bizonylat kellékei: a bizonylatszám,megnevezés, leltárfelvétel helye, időpontja, a leltározotteszközökpontosneve(cikkszám,azonosító),mennyiségiegysége,mennyisége,utalásazeszközszámviteli sajátosságaira (felesleges, máshol tárolt stb.), aláírások (leltárfelelős, ellenőr,használó,illetveraktáros).
(2)AszigorúszámadásúleltárnyomtatványokatazEgyetemaForrásSQLprogrambólállítjaelő.
(3)Amérlegbizonylataiaszabályszerűenvégrehajtott leltározásalapjánhelyesbített főkönyviszámlák és az azok alapján készített főkönyvi kivonat, illetve a főkönyvi könyvelés adataivalegyezőanalitikusnyilvántartások.
(4)Amérlegbizonylati alátámasztásaként azévesbeszámolóhozamérleghezmellékelvemegkellőrizni:
a) a leltározási szabályzatot (az ahhoz kapcsolódó leltározási ütemtervet, valamint ezekkiegészítéseitésmódosításait);
b) a leltározás szabályszerű végrehajtását igazoló bizonylatokat (leltárfelvételi ívek,leltárfelvételi összesítők, részletező nyilvántartások alapján készített összesítőkimutatások,leltárkülönbözetekrőlfelvettjegyzőkönyvek);
c) aleltározásellenőrzésesoránkészítettfeljegyzéseket;
d) eszközökésforrásokszabályszerűenvégrehajtottleltározásaalapjánafőkönyvikivonatot,analitikusnyilvántartásokat,egyébbizonylatokat;
e) az értékelésnél használt dokumentációkat (önköltségszámítás, utókalkuláció, eszközökésforrásokértékelésénekszabályzata).
6
II.ALELTÁROZÁSRÉSZLETESSZABÁLYAI
6.§ALELTÁROZÁSSZEMÉLYIFELTÉTELEI
A leltározásban résztvevők a leltár felelősei, illetve közreműködői az Egyetem kancellárja,gazdaságiigazgatója,aszakmaiegységekésvezetőik,aleltárfelelős,leltározók,aleltárkezelő,ésleltárellenőrök.
(1)Akancellárfeladatai:
a) aleltározáshozkapcsolódóanfelelősaSzabályzatelkészítéséért,módosításáért,
b) évente elkészítteti az Egyetemre vonatkozó leltározási ütemtervet, és leltározásiutasítástadki;
c) leltárhiányeseténdöntahiánymegtérítéséről, leltárértékeléstkövetőenutasításadhatki a leltározás során tapasztalt hiányosságok jövőbeni megszüntetéséhez szükségesintézkedésekmegtételére.
(2)Agazdaságiigazgatófeladatai:
a) mintaleltározásfőfelelősefelelazEgyetemévesleltározásiütemtervénekésleltározásiutasításánakelkészítéséért;
b) a leltározási utasításban meghatározza a leltározás módját, a felvétel ütemtervét,személyi hátterét, a szükséges technikai eszközök biztosításának, valamint aleltárértékelésnekmódját;
c) felelősazanalitikaésfőkönyvegyezőségéért;
d) elkészítialeltározásrólajelentést,felterjesztiakancellárnakjóváhagyásra;
e) leltárhiány esetén a vizsgálati jegyzőkönyvet, a felelősségre vonási javaslatát és akártérítési javaslatot a leltárfelvétel befejezését követő 10 napon belül a kancellár eléterjeszti;
f) felelősaSzabályzatban,leltározásiütemtervbenfoglaltakbetartásánakellenőrzéséért.
(3)Aszakmaiegységekvezetőinekfeladata:
a) a leltárkörzeteikben lévő eszközök tekintetében felelősségüket a leltárkezelőkönkeresztülgyakorolják;
b) a leltárkörzeteikből történő eszközmozgás a gazdasági igazgatóval egyetértésben az őengedélyükalapjánlehetséges;
c) leltározásiütemtervbenelőírtakat,ahatáridőketbetartja.
(4)Aleltárfelelősfeladatai,felelőssége:
a) agazdaságiigazgatóútmutatásaialapjánfelelősaleltározásgyakorlatilebonyolításáért;
b) leltározáskorfeladataelőkészíteniakörzetekheztartozóleltáritárgyakat,hogymindeneszközszámbavehetőéshozzáférhetőlegyen;
c) a fizikai leltározással kapcsolatos irányítói, ellenőrzési jogkört gyakorol sajátleltárkörzetérevonatkozóan;
7
d) aleltáreltérésekokárólindoklástad;
e) gondoskodikaszabályzatbanésa leltározásiütemtervben foglaltelvégzendő feladatokvégrehajtásáról.
(5)Aleltározókfeladata:
a) elvégzikaleltározandóeszközökazonosítását;
b) ellenőrzikaleltározandóeszközökteljeskörűségét,elvégeznekaleltározássorán,illetveannak befejezése után felmerülő minden, a leltározással összefüggő adminisztrációsmunkát.
(6)Aleltárellenőrfeladata:
a) a leltározási utasításnak megfelelően irányítja és ellenőrzi a leltározást, leltározásielőfeltételekbiztosítását,mennyiségifelvételekhelyességétésszakszerűségét;
b) vizsgáljaaleltározandóeszközökésforrásokleltárfelvételét;
c) ellenőrzialeltározássalösszefüggővalamennyiszámításésértékeléshelyességét;
d) jelentéstkészítazellenőrzésről;
e) ellenőrzésetényétazellenőrzöttbizonylatokon,összesítőkönaláírásávaligazolja.
(7)Aleltárkezelőfeladata:
a) a leltárkörzetek területén használatba kerülő vagyonelemek átadás‐átvételét abizonylatokonaláírásávaligazolja;
b) kiállítja az eszközök leltárkörzetek közötti áthelyezésekor a szükséges aláírásokkalhitelesítetteszközátadás‐átvételibizonylatot;
c) a vagyontárgyak eltűnését a tudomására jutást követően haladéktalanul jelenti agazdaságiigazgatónak;
d) kezdeményeziafeleslegeseszközökfeltárását;
e) azeszközöket(újbeszerzés)azonosítószámmalellátja;
f) a leltárkörzetében bekövetkezett változásról (beszerzés, átadás‐átvétel leltárkörzetekközött, átadás‐átvétel személyes használatra, selejt, idegen eszközök átadás‐átvétele,stb.)bizonylatokatállítki,1példányttovábbadaleltárfelelősnek,1példányaGazdaságiIgazgatóságonmarad;
g) a leltárfelelős megbízásának megszűnésekor közreműködik az átadás‐átvételfolyamatában;
(8)Azeszköztszemélyeshasználatraátvettszemélyfeladata:
a) aszemélyileltárbakerülőeszközátvételétaláírásávaligazolja;
b) azeszköztakétleltárközöttiidőszakbankötelesmegőrizni;
c) az eszköz eltűnését köteles haladéktalanul írásban jelenti a szakmai egységvezetőjének;
d) leltározáskorfeladataelőkészíteniahasználatárakiadotteszközt;
8
7.§ALELTÁROZÁSMEGKEZDÉSÉTMEGELŐZŐ,ELŐKÉSZÍTŐFELADATOK
A leltározási utasításban elrendelt eszközök és források leltározását a leltározás ütemtervével(2.számúmelléklet)kellszabályozni.
(1)Aleltározásiütemtervnektartalmazniakell:
a) a leltározás előkészítésével, a leltárfelvétellel és értékelésével kapcsolatos összesmunkafolyamatmegkezdésénekésbefejezésénektervezettidejét;
b) aleltározásbabevonteszközökésforrásokkörét;
c) aleltározásfordulónapját;
d) amunkafolyamatokelvégzéséértfelelősszemélyeknevét;
e) leltározásihelyszínekmegjelölését, leltározásihelyszínenkéntaleltározásidőpontjánakésazadotthelyszínenleltározóbizottságtagjainaknevét;
f) aleltározásmódját,aleltározásidőbeliütemezését,valamintavezetőaláírását.
(2)A leltározásiütemtervelkészítéseutánagazdasági igazgatónakelkellkészítenieéskikelladnia az Egyetem egészére vonatkozó leltározási utasítást (3. számú melléklet), amelyet akancellárhagyjóvá.
(3)Aleltározásiutasításnaklegalábbakövetkezőketkelltartalmaznia:
a) leltározásiegységek,szervezetiegységekfelsorolását,körét;
b) leltárfelelősökésleltározóknevét;
c) leltárellenőrzésrejogosultaknevét;
d) leltározás ütemtervét (naptári napokra, időpontokra leosztva, rögzítve a kezdés és abefejezésidőpontját,valamennyiszervezetiegységre);
e) mindazokat a feladatokat, amelyeket a tárgyév leltározási feladatai összeállításánál elkellvégezni,valamintafeladatokvégrehajtásáértfelelősöknevét,vagybeosztását.
(4) A leltározásmegkezdése előtt fel kell mérni ésmeg kell határozni a konkrét feladatokat,időbengondoskodnikell,hogyaszükségeslétszámésmunkaeszközökrendelkezésreálljanak.Aleltározásmegkezdéseelőttaleltározásbanrésztvevőketoktatásbankellrészesíteni.
8.§ALELTÁROZÁSMÓDJAÉSMÓDSZEREI
(1)ASzabályzatbanaleltározásmódjávalkapcsolatbanazalábbiakazirányadók:
A leltározást a mérleg tagolását és sorait figyelembe véve mennyiségi felvétellel, illetveegyeztetésselkellvégrehajtani(1.számúmelléklet).
Továbbra is kötelezőamérlegmindensorát leltárral alátámasztani.AzEgyetemamennyiségifelvétellelleltározandóeszközöketlegalábbhároméventeleltározza.Acsakértékbenkimutatotteszközök és kötelezettségek, valamint az idegen helyen tárolt eszközök (6. számú melléklet)vonatkozásábanmindenévmérlegfordulónapjánegyeztetésselkellleltároznia.
9
(2) A mennyiségi felvételt a Szabályzatban meghatározott módszerek szerint és aSzabályzatbanmeghatározottidőszakonkéntkellvégrehajtani.
Mennyiségi felvétel: az eszközök darabszám, súly, tömeg szerinti meghatározásamegszámlálással,illetveméréssel.
Amennyiségifelvételmódszereanyilvántartásoktólfüggetlenfelvétel:azösszesleltározandóeszközféleség megszámlálása, megmérése, majd az azonosító adataival együtt történőfelvezetésealeltárialapbizonylatokra;
(3)Leltározáselőttmegkell állapítani a selejtezésrekerülő eszközöket, amelyről aSelejtezésiszabályzat rendelkezik. Figyelemmel kell lenni arra, hogy a leltárkörzetekben minden eszközegyszer felvételre kerüljön, a számviteli nyilvántartáshoz igazodóan az elkülönítések (új,használatba nem vett, használt, selejt, idegen, máshol tárolt, érték nélküli, stb. eszközök)megtörténjenek. A leltárkülönbözetek (többlet, hiány) megállapítása céljából a mennyiségifelvételadataitutólagösszekellhasonlítaniazanalitikusnyilvántartásokadataival. Intézkednikell,hogyleltárfelvételidejénazeszközmozgásokalehetőségekhezképestszüneteljenek,illetvecsak indokolt esetben kísérő bizonylat (átadás‐átvétel) kiállításával történjenek, amelyről aleltárfelelősthaladéktalanulértesítenikell.
A mérlegben értékkel nem szereplő használt, és használatban lévő kisértékű eszközöket atulajdon védelme és az elszámoltatás lehetőségének biztosítása érdekében minden esetbenmennyiségifelvétellelkellleltározniaSzabályzatbanmeghatározottnagyértékűtárgyieszközökleltárfelvételévelegyidőben.
(4) Egyeztetéssel kell leltározni a mennyiségi felvétellel nem leltározható eszközöket ésforrásokat.
Egyeztetés:a főkönyviszámlákegyeztetéseazanalitikusnyilvántartásokkal, illetvea főkönyvikönyvelésokmányaival.
Azegyeztetésmódszereilehetnek:
Belsőegyeztetés
Az Egyetemen már rendelkezésre álló, a másik fél által korábban megküldött szerződések,megállapodások, számlák, átadást‐átvételt igazoló okmányok, pénzforgalmi kivonatok,értesítések,piaciértéketigazolódokumentumokalapjántörténőegyeztetés.
Egyeztetőlevél
A külső partner megkeresése írásos formában, amely a követelések és a kötelezettségekleltározásáraszolgál.
Személyesegyeztetés
Jelentős összegű követelés illetve kötelezettség állomány esetén alkalmazandó, a tételekösszevetésétjelentiaszállítóvalilletveavevővel,jegyzőkönyvkészítésemellett.
10
Ezeket az egyeztetési formákat lehet alkalmazni a követelések és kötelezettségekmérlegsoroknál.
Speciálisegyeztetések
saját tőke, egyéb sajátos eszköz és forrás oldali elszámolások, aktív és passzív időbelielhatárolásokleltározásaesetén.
9.§AMENNYISÉGILELTÁROZÁSLEBONYOLÍTÁSIFOLYAMATA
(1)Aleltározáslebonyolításasoránazelőírt leltározásimódszernekmegfelelőenakövetkezőkszerintkelleljárni:
A fizikai leltározás a FORRÁS SQL programban a vonalkódos leltár modullal történik. Aleltárkörzetekenbelülazeszközökterületielhelyezkedéséneksorrendjébenkellleltározni.Megkell állapítani az adott eszköz leltározásimennyiségét. A rendszerből előállított leltárfelvételijegyek, ívek alapján kell összeállítani a leltárt. A leltározás befejezése után fel kell venni aleltárzáró jegyzőkönyvet, és ki kell értékelni a leltárt. A kiértékelés során talált hiányról vagytöbbletről,ésamegállapítotteltérésekokairóljegyzőkönyvetkellfelvenni.
Aleltárösszesítőtaleltározók,aleltárellenőr,ésazanyagilagfelelősszemélyekírjákalá.
(2)A leltározás befejezéseként felvett leltárzáró jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a 4. számúmellékletszerint:
a) aleltározotthelyszínmegnevezését,
b) aleltározásmegkezdésénekésbefejezésénekkeltét,
c) avezetőésaleltárfelelősöknevét,ésaláírását,
d) aleltározássalszembeniesetlegeskifogásokat,
e) leltárieltéréseket.
10.§ALELTÁRFELVÉTELANYAGÁNAKFELDOLGOZÁSA
(1) A FORRÁS programban történt leltárak kiértékelése folyamán a hiányokat és többleteketrendeznikell.Aleltárfelvételanyagánakfeldolgozásávalkapcsolatbanelkellvégeznialeltározás(leltár) és a könyvvitel adatainak egyeztetését, eltérésekmegállapítását, eltérések tisztázását,eltérésekokainakmeghatározását(adminisztratívhiányosság,leltárhiány,leltártöbblet).
(2)Aleltárértékeléssoránfeltárthibákatkorrigálnikellpl.azalábbiesetekben:
a) leltáriátadás‐átvételbizonylatolásánakhiánya,
b) selejtezetteszközújraleltározása,
c) hiányzóbizonylatokkönyvelésénekhiánya,
d) aktiválásbizonylatolásánakelmaradása.
11
(3)Aleltártöbbletvagyhiányeseténaszervezetiegységvezetőjekötelesaleltáreltérésekokaithaladéktalanul kivizsgálni. A hiányok, károk miatti munkajogi, illetve kártérítési felelősségvizsgálat lefolytatásával a szervezeti egység vezetője köteles elindítani és felterjeszteni agazdaságiigazgatónak.
AleltáreltérésekkönyvvitelielszámolásaazÁhsz.szabályaiszerinttörténik.
11.§ALELTÁRKÜLÖNBÖZETEKRENDEZÉSE
(1)Aleltárjegyzőkönyvbenmegállapítottkülönbözetekokaitkikellvizsgálniésrendeznikell.Akivizsgálást követően jegyzőkönyvet kell felvenni, amiben rögzíteni kell a leltárkülönbözetmennyiségétésértékét,akülönbözetetelőidézőokokat,afelelősségmegállapításátésafelelősszemélyeknyilatkozatát.
Aleltározásvezetőjeajegyzőkönyvalapjánkezdeményeziafelelősségrevonástagazdaságiigazgatófelé.
(2) Leltárhiány esetén a dolgozóval szemben,aközalkalmazott részéről elkövetett, az okozottkár megtérítése érdekében a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvényrendelkezéseiszerintkelleljárni.
(3) A pénztárost, pénzkezelőt, értékkezelőt feltétel nélkül felelősség terheli az általa kezeltértékektekintetében.
(4)Aleltáreltéréseketlegkésőbbamegállapítotteltérésekokairólszólójegyzőkönyvelkészítéseutánrendeznikell.Aleltáreltéréseket(hiány,többlet)amegfelelőeszközszámlánfelkellvenni,vagykikellvezetnianyilvántartásokbólapénzügyiszámvitelbenrögzítettszabályokszerint.
12.§ALELTÁROZÁSELLENŐRZÉSE
(1)Aleltárellenőrellenőrzialeltározásiutasításelkészítésétésazabbanfoglaltakbetartását.Azellenőrzéssoránmegállapítottleltárfelvételihiba,vagyhiányosleltározáseseténaleltárellenőrazeszközökrészbenivagyteljeskörűismételtleltárfelvételétrendelhetiel.Aleltárellenőrnekazalkörzetekleltáríveitaláírásávalkellhitelesíteni.Esetlegesmegállapításairóljegyzőkönyvetkellkészítenie.
A leltárak további ellenőrzését amunkafolyamatbaépített ellenőrzéskeretébenaz ellenőrzésinyomvonalbanmeghatározottfelelősökvégzik.
(1)Aleltározásellenőrzésifeladatai:
a) a leltározás előkészítésének, valamint a leltárbizonylatok rendelkezésre állásának,szabályszerűkezelésénekellenőrzése,
b) aleltározásbanrésztvevőkfelkészítésénekellenőrzése,
c) a leltárfelvétel helyességének (alkalmazott felvételi módszerek szabályszerűsége,megnevezés és azonosító adatok helyessége, hiánytalansága, mennyiségi adatokpontossága,leltározottkészletekmegfelelőjelölése)szúrópróbaszerűellenőrzése,
12
(2)Aleltározásfeldolgozása,értékelésesoránvégzendőellenőrzésifeladatok:
a) a leltáreltérések megállapításának helyességének, esetleges kompenzálásokszabályszerűségénekellenőrzése,
b) hiányok,többletek,leltárértékelésikülönbözetekokainakmegfelelőkivizsgálása,
c) avéglegeshiányok,többletekkönyvvitelielszámolásahelyességénekellenőrzése,
d) analitikaésfőkönyvegyezőségénekellenőrzése.
III.ALELTÁROZÁSSPECIÁLISSZABÁLYAI
13.§BEFEKTETETTESZKÖZÖKLELTÁROZÁSA
(1)Abefektetetteszközöketegyeztetésselmindenévbenleltároznikell.Amennyiségifelvételleltörténő eszközök leltározási ütemtervét úgy kell elkészíteni, hogy az ingatlanok, gépek,berendezések, felszerelések, járművek állományát legalább három évenként leltározni kell. Azimmateriális javak leltározása a könyvekben az analitikus nyilvántartásokban lévő értékekazonosítását és egyeztetését jelenti. Az ennek alapjául szolgáló dokumentációk meglétét,teljességétellenőriznikell.
(2) A tárgyi eszközök esetében a leltár elkészítésének a számviteli alapelveknek megfelelő,folyamatosan vezetett analitikus nyilvántartás az alapja, amennyiben az ebből előállítottrészletezőkimutatásokalapjánkészítikelazösszesítőkimutatásokat.A leltározandóeszközökkörétésaleltározásidőpontját,gyakoriságátagazdaságiigazgatóhatározzameg.
(3) A könyvviteli mérlegben értékkel nem szereplő kisértékű tárgyi eszközöket a tulajdonvédelme és az elszámoltatás biztosítása érdekében helyszíni, mennyiségi leltárfelvétellellegalábbháromévenkéntleltároznikell.Aleltárfelvételtazadottidőszakraesőtárgyieszközökleltározásávalegyüttkellelvégezni.
A gazdálkodó egységek leltárkezelői kötelesek a vagyonváltozás bizonylatainak másolatátmegőrizni,ésezzelbiztosítaniazanalitikusnyilvántartásokkalvalóegyeztetését.
AbefektetetteszközökleltározásánakmódjátaSzabályzat1.számúmellékleteírjaelő.
14.§KÉSZLETEKLELTÁROZÁSA
Hakeletkezettraktárikészlet,akkoraztmegfelelőenelőkellkészítenialeltározásmegkezdéseelőtt.Ennekérdekébenakészletetmegfelelőcsoportosításban(méret,fajta)kellsorbarakni.Araktáron lévő használatba nem vett készleteket mennyiségi felvétellel (1. számú mellékletalapján)évenkéntaleltározásiutasításnakmegfelelőenleltároznikell.
13
15.§EGYÉBESZKÖZÖKÉSFORRÁSOKLELTÁROZÁSA
Eszközök
(1)AzelőirányzatfelhasználásikeretszámlaaMagyarÁllamkincstáráltalmegküldöttdecember31‐i számlakivonat alapján a főkönyvi könyvelés adatainak, egyenlegének egyeztetésével,összevetéséveltörténik.
(2) A pénzeszközök leltározásátminden év december 31‐ével, dokumentált egyeztetéssel kellvégrehajtaniegyrésztapénzeszközökésazanalitikusnyilvántartásegybevetésével,másrésztazanalitikusnyilvántartásokésafőkönyvegyeztetésével(pl.készpénzállományleltározásaeseténaz5.számúmellékletszerint).
(3)Akövetelésekrőlamérleg fordulónapjáravetítvedokumentáltegyeztetésselvégzett leltártkell készíteni,mely forintértékben tételesen adósonként és vevőnként is ellenőrizhetőmódontartalmazzaaköveteléseket.Aleltárbanaköveteléseketamérlegbenszereplőcsoportosításbankellkimutatni.AzanalitikusnyilvántartásvezetéseaFORRÁSSQLprogrambantörténik.
(4)Azegyeztetésalapjaavevőkkelszembeniköveteléseseténavonatkozószámlákésavevőkvisszaigazolása, a költségvetéssel kapcsolatos követelés esetén az adóelszámolásról szólóbizonylatok, illetve adóbevallás. A munkavállalók és egyéb követelések esetén az egyeztetésalapjaazanalitikusnyilvántartás.
Azegyeztetéskétlépcsős:
a) azeszközökegybevetéseavonatkozóanalitikusnyilvántartásokkal,
b) azanalitikusnyilvántartásokegyeztetéseafőkönyvvel.
Források
(1)Asajáttőke(egyébeszközökinduláskoriértékeésváltozásai,felhalmozotteredmény,mérlegszerinti eredmény) év végi egyeztetése a főkönyvi könyvelés adatai alapján egyeztetésseltörténik.
(2)A kötelezettségek (költségvetési évben esedékes és költségvetési évet követően esedékes)leltározásaavezetettanalitikusnyilvántartásokalapjánegyeztetésseltörténik.
Az Egyetemen a szállítói tartozások felleltározása a FORRÁS SQL programban a mérlegfordulónapjánkinemfizetettbizonylatok(számlák,megállapodások)alapjántörténik.
14
IV.VEGYESÉSZÁRÓRENDELKEZÉSEK
ASzabályzataSzenátuselfogadásánaknapján,2015.május28‐ánléphatályba.
Atárgyravonatkozómindenkorábbiszabályozáshatályátveszti.
JelenszabályzatazEgyetemhonlapjánazelfogadásautánközzétételrekerül.
Mellékletek:
Amérlegsorairavonatkozóleltárfelvételimódok(1.sz.melléklet)
Leltározásiütemterv(2.sz.melléklet)
Leltározásiutasítás(3.sz.melléklet)
Leltárzárójegyzőkönyv(4.sz.melléklet)
Jegyzőkönyvakészpénzállományleltározásáról(5.sz.melléklet)
Tárolásinyilatkozat(6.sz.melléklet)
15
V.MELLÉKLETEK
1.sz.MellékletAmérlegsorairavonatkozóleltárfelvételimódok
Ssz Megnevezés Leltározás módja ESZKÖZÖK
A BEFEKTETETT ESZKÖZÖK
Immateriális javak vagyoni értékű jogok egyeztetéssel szellemi termékek egyeztetéssel Tárgyi eszközök Ingatlanok és kapcsolódó vagyoni értékű jogok tényleges mennyiségi felvétellel legalább 3
évente, vagy egyeztetéssel Gépek, berendezések, felszerelések, járművek tényleges mennyiségi felvétellel legalább 3
évente, vagy egyeztetéssel Beruházások, felújítások egyeztetéssel Befektetett pénzügyi eszközök egyeztetéssel
B FORGÓESZKÖZÖK
Készletek Vásárolt készletek tényleges mennyiségi felvétellel
C PÉNZESZKÖZÖK
Pénztárak, csekkek, betétkönyvek tényleges mennyiségi felvétellel Forintszámlák egyeztetéssel Devizaszámlák egyeztetéssel Idegen pénzeszközök egyeztetéssel
D KÖVETELÉSEK
Költségvetési évben esedékes követelések egyeztetéssel Költségvetési évet követően esedékes követelések egyeztetéssel Követelés jellegű sajátos elszámolások egyeztetéssel
E EGYÉB SAJÁTOS ESZKÖZOLDALI ELSZÁMOLÁSOK
egyeztetéssel
F AKTÍV IDŐBELI ELSZÁMOLÁSOK egyeztetéssel
FORRÁSOK
G SAJÁT TŐKE egyeztetéssel
H KÖTELEZETTSÉGEK Költségvetési évben esedékes
kötelezettségvállalások egyeztetéssel
Költségvetési évben esedékes kötelezettségvállalások
egyeztetéssel
Kötelezettség jellegű sajátos elszámolások egyeztetéssel I EGYÉB SAJÁTOS FORRÁSOLDALI
ELSZÁMOLÁSOK egyeztetéssel
K PASSZÍV IDŐBELI ELHATÁROLÁSOK egyeztetéssel
16
2.sz.MellékletLeltározásiütemterv
Az Eszközök és Források leltározási, leltárkészítési szabályzatában leírtaknak megfelelően az alábbi Leltározási ütemtervet adom ki a Testnevelési Egyetem a …… évre vonatkozó leltározásának előkészítésére, végrehajtására és ellenőrzésére vonatkozóan.
……… sz. leltár egység
A leltározás előkészítésének kezdési időpontja: …….. év ……………. hó …………… nap.
A leltározás előkészítésének befejezési időpontja: …….. év ……………. hó …………… nap.
A leltár előkészítéséért felelős személyek neve:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
A leltárfelvétel kezdési időpontja: …….. év ……………. hó …………… nap.
A leltárfelvétel befejezési időpontja: …….. év ……………. hó …………… nap.
Leltározók:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
A leltárellenőrzés kezdési időpontja: …….. év ……………. hó …………… nap.
A leltárellenőrzés befejezési időpontja: …….. év ……………. hó …………… nap.
17
Leltárellenőrök:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
A leltározandó eszközök és források köre, a leltározás módszere:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
A leltárhiány esetén az igazoló jelentés beérkezési határideje: …… év …………… hó …….. nap
A leltározás kiértékelésének és lezárásának határideje: …….. év …………. hó ………… nap.
Az eltérések rendezésének könyvviteli rendezésének határideje: …….. év ……… hó ……… nap.
Kelt: ………….., …….. év ……………. hó …………… nap.
………………………………………………..
leltározási vezető
A fenti Leltározási ütemtervet jóváhagyom:
…………………………..……………………..
kancellár
18
3.sz.MellékletLeltározásiutasítás
a 20...............-i fordulónapi leltározáshoz
Az Eszközök és Források leltározási, leltárkészítési szabályzatában leírtaknak megfelelően az alábbi Leltározási utasítást adom ki a Testnevelési Egyetem ……… évre vonatkozó leltározásának előkészítésére, végrehajtására és ellenőrzésére vonatkozóan.
A mennyiségi számbavétellel történő leltározás a következő eszközökre terjed ki. A leltározást a megjelölt módon (nyilvántartás alapján, vagy nyilvántartástól függetlenül) kell végrehajtani.
EszközökmegnevezéseNyilvántartás
alapjánNyilvántartástólfüggetlenül
(a leltározás választott módját értelemszerűen, pl. x jellel meg kell jelölni a táblázatban)
1. A leltározás vezetője: ......................................
2. A leltározás ellenőre: .......................................
3. A leltározást a következő leltározási körzetekben és időpontokban kell elvégezni az érintett leltárfelelősök (felelős elszámolók), valamint a leltározók közreműködésével:
Leltározásiegység(körzet)
megnevezése
Leltárfelelős(felelőselszámoló)
neve
Leltározástvégzőkneve
Leltározáskezdőésbefejezőidőpontja
4. A leltározók felkészítését 20.... ......................-ig el kell elvégezni.
19
5. A leltárak kiértékelését 20... ........... -ig, a záró jegyzőkönyvet 20.... ....................-ig kell elkészíteni. Az eltérések miatt esetlegesen szükségessé váló felelősségre vonás határideje 20… ……….., az eltérések könyvviteli nyilvántartásokban történő rendezésének határideje 20… ……………...
....................., 20.... ..........................
.........................................................
leltározási vezető
A leltározási utasítást jóváhagyom:
....................., 20.... ..........................
.........................................................
kancellár
20
4.sz.MellékletLeltározásijegyzőkönyv
Tárgy: Leltározás befejezése
Készült: ................... hivatalos helyiségében 20... ...........-én ................. leltározási egységben (körzetben) a 20... ....................-i fordulónapi leltározás befejezése alakalmából.
Jelen vannak:
.......................................... (név) ..................... (beosztás) a leltározás felelőse
.......................................... (név) ..................... (beosztás) leltározás vezetője/külképviselet vezetője
A leltározási körzetben a leltározás 20.... .......................-án kezdődött és 20... ....................... fejeződött be.
Jelenlévők kijelentik, hogy a leltári tárgyak leltározása a tényleges helyzetnek megfelelően történt, a leltározási körzetben a leltár befejeződött.
A leltározással kapcsolatban tett megállapítások:
......................................................................................................................................................
Melléklet a …….. évi tárgyi eszköz tételes mennyiségi leltárfelvételének kiértékelése
k.m.f.
................................................. .............................................. ....................................................
Leltárfelelős Leltározó Leltározó
21
mellékletaleltárzárójegyzőkönyvhöz
A…….évitárgyieszközöktételesmennyiségileltárfelvételénekkiértékelése
Aleltárfelvételfordulónapja:
Szövegesértékelés:
…………………………………………………………………………………………………..
Akiértékelésutánfennmaradóhiánytételesfelsorolása:
Akiértékelésutánfennmaradótöbblettételesfelsorolása:
Ahiánykivizsgálása,rendezéseérdekébenazalábbiintézkedésektörténtek:
………………………………………………………………………………………….
Dátum:
22
5.sz.MellékletKészpénzállományleltározásijegyzőkönyv
Tárgy: Készpénzállomány leltározása
Készült: 20... .....................................-én a ……………………………. Testnevelési Egyetem pénztárában.
Jelenvannak: ...............................................Pénztáros
...............................................Pénztárellenőr
...............................................Leltározó
Jelen lévők megállapítják, hogy a pénztár szabályos lezárását követően a pénztárban a mai napon az alábbi címletű és összegű készpénz volt:
Címlet Mennyiség(db) Érték(Címletértékdb)
Összesen –
Apénztárjelentésszerintikészpénzkészlet: .....................................Forint
Leltározottkészpénzkészlet: .....................................Forint
Eltérésapénztárjelentésszerintikészpénz‐
készlettől:(hiány,többlet) .....................................Forint
A leltározás során tett egyéb megállapítások:
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
k.m.f.
.......................................................................... ............................................................................
Pénztáros Pénztárellenőr
..........................................................................
Leltározó
23
6.sz.MellékletTárolásinyilatkozat
Alulírott …………………………… a ……………………………………………. (szerv) képviseletébennyilatkozom,hogyaTestnevelésiEgyetemtulajdonábanállóalábbieszközökettároljuk:
Nyilvántartásiszám Megnevezés Mennyiség Mennyiségiegység
………………, 20…. év ……………. hónap ….. nap
……………………………….
aszervvezetője