TGL A. TEMUAN AUDIT TAHUN SEBELUMNYA KATEGORI …...SOP Pemusnahan barang sitaan perlu direview kembali judul dan isinya, berkaitan penanganan dan masa retensi penyimpanan barang sitaan

No.Dok : F-SPM-02-05-02

Edisi / Rev : 01/00

Tgl. Berlaku : 10-03-2020

Halaman : 1 dari 1

TEMUAN AUDIT KATEGORI

TEMUANKETERANGAN NO Standart/ Klausul Kesiapan/ Pemahaman

Belum dapat menunjukkan bukti telah

menyusun kebutuhan sarana dan

prasarana

Minor Close 1 Klausul 6 ISO 9001:2015 Auditee telah siap dan memahami data

dukung audit sesuai standar/ klausul

2 Standar 3 AMI Auditee telah siap dan memahami data


3 Klausul 7 ISO 9001:2015 Auditee telah siap dan memahami data






Jadwal dan pelaksanaan pemakaian

praktek oleh taruna saling bentrok atau

tumpang tindih









NO

TGL

PENDAMPING

AN

AUDITEE

TIM 1

POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA

FORMULIR

HASIL PENDAMPINGAN PERSIAPAN AUDIT

A. TEMUAN AUDIT TAHUN SEBELUMNYA B. KELENGKAPAN PERSIAPAN AUDIT

1 11 Mei 2020 Unit TIDM

2 7 Mei 2020 Unit Lab

Bahasa

5 Standar C.6.4.d AMI Auditee telah siap dan memahami data


Belum ada instruksi kerja alat Obs Close 1 Klausul 6 ISO 9001:2015 Auditee telah siap dan memahami data


Pelaksanaan SOP Penggunaan Lab Praktek

belum maksimal

Minor Close 2 Standar 6 AMI (Tabel 5a.LKPS) Auditee telah siap dan memahami data


Pelaksanaan SOP Perbaikan Alat belum

maksimal (Lab.Navigasi dan Lab

aerodinamik rusak)







Sesuai Peraturan Menristekdikti Nomor 9

Tahun 2018 tentang Akreditasi Jurnal

ilmiah, maka seluruh kaeya ilmiah/tugas

akhir yang dipublikasikan wajib dimuat

dalam Repositori Institusi



2 Standar 6 AMI (C.6.4.h) Auditee telah siap dan memahami data








2 7 Mei 2020 Unit Lab

Bahasa

3 6 Mei 2020 Unit Lab SIM

4 12 Mei 2020 Unit

Perpustakaan

Sasaran mutu 2019 belum dibuat Minor Close 1 Klausul 6 ISO 9001:2015

(Perencanaan) Auditee telah siap dan memahami data


Laporan sasaran mutu 2018 belum dibuat Minor Close 2 Klausul 6 ISO 9001:2015 (A.

Kondisi Eksternal) Auditee telah siap dan memahami data


SOP Pemusnahan barang sitaan perlu

direview kembali judul dan isinya,

berkaitan penanganan dan masa retensi

penyimpanan barang sitaan yang dapat

menimbulkan resiko

kehilangan/kerusakan

Obs Close 3 Klausul 4 ISO 9001:2015 (Konteks

Organisasi)

Auditee telah siap dan memahami data


Perbaikan judul SOP komplain agar

terdapat kejelasan maksud dan tujuan

SOP dibuat

Obs Close 4 Klausul 5 ISO 9001:2015

(Kepemimpinan)



5 Klausul 9 ISO 9001:2015 (Evaluasi

Performa)



6 Klausul 7 ISO 9001:2015

(Pendukung)




(Operasional)



8 Klausul 10 ISO 9001:2015

(Peningkatan)



Dokumen Mutu SPMI belum lengkap Minor Close 1 Klausul 6 ISO 9001:2015

(Perencanaan)



SOP menggunakan Ms. Office yang tidak

sesuai (*dgn PM 50 Tahun 2017)

Obs Close 2 Klausul 6 ISO 9001:2015 (A.

Kondisi Eksternal)



5 11 Mei 2020 Pusbangkar

6 6 Mei 2020 SPM

TIM 2

Tindak lanjut hasil review SOP belum

sesuai target waktu

Obs Close 3 Klausul 4 ISO 9001:2015 (Konteks

Organisasi)




(Kepemimpinan)




(Kepemimpinan)C.2.7.

Penjaminan Mutu




(Kepemimpinan)C.2.8. Kepuasan

Pemangku Kepentingan



7 Klausul 9 ISO 9001:2015 (Evaluasi

Performa)




(Pendukung)




(Operasional)



10 Standard 6 (Pendidikan/C.6.4.i)

Kepuasan Mahasiswa)



11 Standar 9 (C.9.4.a) Luaran

Dharma Pendidikan)Tingkat

kepuasan pengguna lulusan



12 Klausul 10 ISO 9001:2015

(Peningkatan)



Belum lengkapnya SOP pemenuhan

borang di prodi D3 TBL

Obsv Close 1 Klausul 6 ISO 9001:2015 Auditee telah siap dan memahami data


6 6 Mei 2020 SPM

7 12 Mei 2020 Prodi TBL

Belum terdapatnya pedoman pembuatan

visi misi di prodi D3 TBL

Minor Open 2 Standard 1 Auditee telah siap dan memahami data


Belum terdapat dokumen mutu SPMI di

prdi D3 TBL





5 Standard 4 Auditee telah siap dan memahami data






8 Standar 9 Auditee telah siap dan memahami data




SOP Penerbitan Majalah Altius tidak

dilaksanakan karena dilaksanakan unit

lain



Bagan Alur SOP Penelitian tidak lengkap

dan tidak sesuai standar





7 12 Mei 2020 Prodi TBL

8 8 Mei 2020 PPM

















Perlu dilaksanakan pembinaan

penyusunan tools/instrument evaluasi

pengasuh

Obsv Open 1 Klausul 6 ISO 9001:2015 Auditee telah siap dan memahami data

dukung audit sesuai standar/ klausul,

telah menyampaikan data dukung,

akan dilakukan verifikasi data.

8 8 Mei 2020 PPM

9 6 Mei 2020 DIREKTUR

TIM 3





















Kebijakan pengelolaan data alumni

melalui teknologi informasi perlu disusun

untuk mempercepat

penyelesaian data base alumni

Minor Open. Belum

melampirkan

dokumen

penunjang

yang dimaksud.



belum mengumpulkan data dukung

berupa dokumen penunjang sampai

dengan proses pendampingan selesai.

Bagian

Administrasi,

Akademik dan

Ketarunaan

9 6 Mei 2020 DIREKTUR

10 8 Mei 2020


























Bagian

Administrasi,

Akademik dan

Ketarunaan

10 8 Mei 2020











Jadwal program dan pelaksanaan kerja

(time

table) serta penanggungjawab kegiatan

belum dibuat

Minor Open. Belum

melampirkan

dokumen

penunjang

yang dimaksud.







Perlu penunjukan personal sebagai super

admin siakad untuk implementasi siakad

Minor Open. Belum

melampirkan

dokumen

penunjang

yang dimaksud.







Terdapat kendala transkrip nilai dan cetak

ijazah dari siakad

Minor Open. Belum

melampirkan

dokumen

penunjang

yang dimaksud.

3 Standard 4






Bagian

Administrasi,

Akademik dan

Ketarunaan

11 11 Mei 2020 Subag.

Administrasi

Akademik

10 8 Mei 2020







5 Standard 6






6 Standar 9






7 Klausul 10 ISO 9001:2015






Kebijakan pengelolaan data alumni

melalui

teknologi informasi perlu disusun untuk

mempercepat

penyelesaian data base alumni

Minor Open. Belum

melampirkan

dokumen

penunjang

yang dimaksud.






11 11 Mei 2020 Subag.

Administrasi

Akademik

12 12 Mei 2020 Subag.

Administrasi

Ketarunaan

dan Alumni

Jadwal program dan pelaksanaan kerja

(time

table) serta penanggungjawab kegiatan

belum dibuat

Minor Open. Belum

melampirkan

dokumen

penunjang

yang dimaksud.






3 Klausul 8 ISO 9001:2015Auditee telah siap dan memahami data




4 Standard 6Auditee telah siap dan memahami data




5 Standar 9Auditee telah siap dan memahami data




6 Klausul 10 ISO 9001:2015Auditee telah siap dan memahami data




13 6 Mei 2020 Prodi D3. KP Belum terdapatnya Pedoman Pembuatan

Visi Misi di Prodi

Minor Open ditahun

2019, saat ini

sedang proses

review

pedoman.

1 Klausul dan Standart yang

diperuntukkan untuk Prodi KP

sudah dipenuhi untuk persiapan

Audit

Dengan kesiapan yang baik, tinggal

verifikasi data saat auditnya

TIM 4

12 12 Mei 2020 Subag.

Administrasi

Ketarunaan

dan Alumni

14 8 Mei 2020 Prodi D3. MTU Belum terdapatnya Pedoman Pembuatan

Visi Misi di Prodi

Minor Open ditahun

2019, saat ini

sedang proses

review

pedoman.


diperuntukkan untuk Prodi MTU

sudah dipenuhi untuk persiapan

Audit dalam link excel dan belum

melampirkan data dukung


melampirkan data dukung dan


15 11 Mei 2020 LSP Belum ada evaluasi assesor Minor open di tahun

2019, saat ini

sdh dilakukan

evaluasi

sehingga close

1 Klausul 1 terkait SM, PSM,

MSM,dan IRP sdh dibuat

Akan ditindak lanjuti pada klausul yang

lainnya

16 12 Mei 2020 DIV PUK - - - 1 Klausul 1 dan Standart terait

Kerjama dengan Pendidikan,

Penelitian dan PKM sudan

disampaikan



17 6 Mei 2020 Prodi TNU Belum terdapatnya pedoman pembuatan

visi misi di Prodi D3 TNU

Minor Open. Proses

finalisasi

pedoman

1 Standar AMI Kelengkapan untuk Standar AMI telah

dipersiapkan

2 Klausul 6,7,8,10 ISO Standar Klausul ISO telah dilengkapi

3 Instrumen Audit Intrument Audit telah diisi dengan

kelengkapan

data dukung hardcopy beberapa masih

ada di kantor

18 8 Mei 2020 Prodi TLB Belum terdapatnya pedoman pembuatan

visi misi di Prodi D3 TLB

Minor Open. Proses

finalisasi

pedoman


dipersiapkan

TIM 5



kelengkapan


ada di kantor

19 11 Mei 2020 Prodi LLU Belum terdapatnya pedoman pembuatan

visi misi di Prodi D3 LLU

Minor Open. Proses

finalisasi

pedoman


dipersiapkan



kelengkapan


di kantor

20 12 Mei 2020 Prodi TPU Belum terdapatnya pedoman pembuatan

visi misi di Prodi D3 TPU

Minor Open. Proses

finalisasi

pedoman

1 Standar AMI Kelengkapan Standard AMI sedang

dipersiapkan

2 Klausul 6,7,8,10 ISO Klausul 6,7,8,10 ISO sedang

dipersiapkan, data dukung sebagian di

kantor

3 Instrumen Audit Instrument Audit progress pengisian

dengan data dukung berupa soft-copy,

tetapi sebagian data dukung

(hardcopy) di kantor

TIM 6

21 6 Mei 2020 Bakum Tidak ada temuan - - 1 Klausul 1 SM, PSM, MSM dan IRP

dalam proses penyusunan

Dengan pemahaman yang baik antara

auditee dan auditor maka segera akan

melampirkan data dukung yang

diperlukan dan verifikasi data saat

audit

22 8 Mei 2020 Kasubag

Keuangan

Tidak ada temuan - - 1 Klausul terkait SM, PSM,



lainnya

Jumlah personil di Unit TI belum sesuai

dengan kebutuhan pegawai sesuai dengan

analisis jabatan (jumlah saat ini 2 orang

sedangkan jumlah kebutuhan 12 orang)

Minor Hasil audit

2019 telah

ditindak lanjuti

sehingga close

1 Klausul 1 SM, PSM, MSM dan IRP

dalam proses penyusunan

Dengan pemahaman yang baik antara

auditee dan auditor maka segera akan

melampirkan data dukung yang

diperlukan dan verifikasi data saat

audit

Perlu dilakukan tindak lanjut terhadap 2

orang calon dosen yang belum menjadi

dosen (sesuai dengan pencapaian sasaran

mutu tahun 2018)

Obsv Hasil audit

2019 telah

ditindak lanjuti

sehingga close

23 11 Mei 2020 Kasubag

Umum

24 12 Mei 2020 SPI Review anggaran (RKA) sampai dengan

bulan Juli 2019 belum pernah dilakukan

Obsv Obsv di tahun

2019, saat ini

sdh dilakukan

evaluasi

sehingga close

1 Klausul terkait SM, PSM,



lainnya

25 6 Mei 2020 Poliklinik Tidak ada temuan - - 1 Klausul dan Standart yang

diperuntukkan sudah dipenuhi

untuk persiapan Audit dan proses

link data




Belum dapat ditunjukkan telah dilakukan

pemeliharaan genset sampai dengan

bulan Juli Tahun2019

Minor open di tahun

2019, saat ini

sdh dilakukan

evaluasi masih

proses , sudah

terkendali,

Close


diperuntukkan untuk persiapan

Audit dalam proses dan link excel

untuk melampirkan data dukung




Belum dapat ditunjukkan telah dilakukan

pemeliharaan AC di ruang rapat dosen

sampai dengan bulan Juli 2019

Obsv open di tahun

2019, saat ini

sdh dilakukan

evaluasi masih

proses, sudah

terkendali,

close

TIM 7

26 8 Mei 2020 Teknik Umum

dan Jaringan

Belum ada laporan bulanan terkait

perbaikan dan perawatan yang dilakukan

Unit Teknik Umum & Jaringan

Minor open di tahun

2019, saat ini

sdh dilakukan

evaluasi masih

proses, sudah

terkendali,

close

Dari form pertanggungjawaban data

cucian,jumlah pakaian yang dikembalikan

tidak terisi, sehingga mutu tidak dapat

diukur pencapaiannya.

Obsv Penetapan

form binatu

akan

disesuaikan

form mulai

tanggal 22

Agustus, sudah

terkendali,

Close








Petugas belum melengkapi data cucian

sesuai dengan form Petugas belum

melengkapi data cucian sesuai dengan

form Penetapan form binatu akan

disesuaikan form mulai tanggal 22

Agustus kali 100%

Minor Akan dilakukan

perbaikan,

sudah

terkendali,

Close

28 12 Mei 2020 Lembaga

Pelatihan dan

Kerja

Belum dilakukan evaluasi asesor - - 1 Klausul dan Standart yang




Dengan kesiapan yang baik, sedang

mempersiapkan data dukung dan


Surabaya, 13 Mei 2020Lead Auditor :Maulana Anifa Silvia (…..................................)

27 11 Mei 2020 Asrama dan

Tata Boga

26 8 Mei 2020 Teknik Umum

dan Jaringan

Tim Audit,1. dr. Samodero Gumilar (….................................)

2. MA. Silvia (…..................................)

3. Siti Nurfadhilah (…..................................)

4. Dr. Moch. Rifai, S.T.,M.Pd (…..................................)

5. Ajeng H , S.Psi (…..................................)

6. Dr. Laila R, SS., M.Pd. (…..................................)

7. Totok Warsito, S.SiT., MM. (…..................................)

8. Yuyun Suprapto (…..................................)

9. Setyo Hariyadi (…..................................)

10. Suhanto (…..................................)

11. Anis Juliawati (…..................................)

12. Dr. Sudrajat, SE., MM (…..................................)

13. Faoyan AF, S. Pd.Ing., M.Pd (…..................................)

14. Dewi Ratna Sari (…..................................)

15. Lusiana D K (…..................................)

Documents

TGL A. TEMUAN AUDIT TAHUN SEBELUMNYA KATEGORI …...SOP Pemusnahan barang sitaan perlu direview kembali judul dan isinya, berkaitan penanganan dan masa retensi penyimpanan barang sitaan