Caacutec thủ thuật hay nhất trong Excel

Wednesday 2 May 2007 190530

Thủ thuật

Để giuacutep caacutec bạn khai thaacutec caacutec tiacutenh năng ưu việt trong cocircng taacutec xử lyacute bảng tiacutenh đối với phần mềm Microsoft Excel xin giới thiệu một số thủ thuật được coi lagrave hay nhất của phần mềm nagravey

Hiển thị đối số của caacutec hagravem

Để xem đối số trong một cocircng thức hatildey nhấn Ctrl- Shift- A Viacute dụ nếu bạn gotilde =RATE vagrave nhấn Ctrl- Shift -A bạn coacute thể nhigraven thấy tất cả caacutec đối số cho hagravem nagravey (viacute dụ =RATE (nper pmt pv fv type guess))

Nếu bạn muốn biết chi tiết hơn gotilde theo =RATE

Vagrave nhấn Ctrl+A để hiển thị theo Function Wizard

Tham chiếu caacutec hagravem

Để tham chiếu caacutec hagravem ứng dụng trong Excel bạn hatildey giữ phiacutem Shift-F3 Excel sẽ đưa ra hộp thoại chứa tất cả caacutec hagravem ứng dụng vagrave hướng dẫn caacutec cuacute phaacutep cụ thể cho từng hagravem khi bạn di chuyển con trỏ điểm saacuteng đến hagravem muốn tham chiếu Đacircy cũng lagrave caacutech nhập cocircng thức nhanh magrave khocircng cần gotilde toagraven bộ cuacute phaacutep

Dugraveng F9 để tiacutenh tạm thời

Nếu bạn tạo một bản tiacutenh coacute chứa cocircng thức quaacute dagravei necircn khocircng thể biết ngay kết quả bạn coacute thể keacuteo con trỏ để chọn một phần của cocircng thức trong thanh cocircng thức vagrave ấn phiacutem F9 Lập tức kết quả của một cocircng thức con trong datildey cocircng thức của bạn sẽ hiện trecircn magraven higravenh Quan trọng hơn lagrave bạn khocircng được ấn Enter một phần của cocircng thức đoacute sẽ bị mất necircn để chắc chắn bạn phải ấn phiacutem ESC Tuy nhiecircn nếu bạn nhỡ ấn Enter thigrave hatildey thử ấn tổ hợp phiacutem Ctrl- Z để phục hồi lại caacutec thay đổi

Liecircn kết text box tới dữ liệu trong ocirc

Bạn coacute thể liecircn kết một text box tới dữ liệu trong một ocirc của bản tiacutenh bằng caacutech tạo ra một text box vagrave liecircn kết cocircng thức trả lại kết quả của ocirc đoacute tới text box

1 Nhắp vagraveo biểu tượng tạo một text box trecircn thanh cocircng cụ Drawing Nhắp vagraveo bảng tiacutenh vagrave keacuteo con trỏ để tạo một text box

2 Đưa con trỏ tới thanh cocircng thức gotilde cocircng thức đatilde cho kết quả tới ocirc cần liecircn kết vagraveo text box (Viacute du trong ocirc A1 bạn coacute số liệu lagrave 2 Trecircn thanh cocircng thức ban gotilde =A1) Vagrave ấn Enter

3 Text hay số liệu bạn gotilde trong ocirc đatilde liecircn kết (viacute dụ A1) sẽ xuất hiện trong text box Trong viacute dụ trecircn thigrave text box sẽ coacute giaacute trị ở trong lagrave 2

Bạn coacute thể di chuyển text box tới một vagravei bản tiacutenh khaacutec trong tập bảng tiacutenh nếu bạn muốn

Liecircn kết một higravenh ảnh tới một datildey ocirc

Bạn coacute thể copy một datildey ocirc vagrave daacuten nhanh chuacuteng như một higravenh ảnh trong một bản tiacutenh Đacircy cũng lagrave một caacutech tinh xảo để dễ dagraveng nhigraven thấy ocirc nagraveo đoacute tại một vagravei nơi trong bảng tiacutenh của bạn Bạn coacute thể sử dụng phương phaacutep nagravey để in caacutec ocirc trong một trang Khi caacutec ocirc liecircn kết thay đổi thigrave caacutec định dạng nagravey cũng được aacutep dụng cho caacutec ocirc được liecircn kết Để tạo một higravenh ảnh được liecircn kết bạn theo caacutec bước

1 Chọn caacutec ocirc coacute chứa dữ liệu gốc

2 Nhắp vagraveo Copy trecircn menu Edit

3 Chọn ocirc magrave bạn muốn daacuten higravenh ảnh vừa chọn xuất hiện

4 Trong khi giữ phiacutem Shift nhắp vagraveo Paste Picture Link trecircn menu Edit Kết quả sẽ cho nhanh choacuteng

Sử dụng Advanced Filter

Nếu bạn tạo một danh saacutech Shift trong Microsoft Excel vagrave muốn chọn tại dữ liệu đoacute vagrave copy chuacuteng tới bảng tiacutenh khaacutec hatildey sử dụng lecircnh Advanced Filter Để bắt đầu sử dụng lệnh nagravey nhắp vagraveo Filter trong menu Dat nhắp vagraveo Advanced Filter vagrave lagravem theo caacutec chỉ dẫn

Sử dụng hagravem Sum + If để tiacutenh tổng dữ liệu Advanced Filter

Giả sử bạn tạo một danh saacutech dữ liệu trong ocirc từ A1 đến A10 vagrave muốn tiacutenh tổng tất cả caacutec giaacute trị lớn hơn 50 vagrave nhỏ hơn 200 Để lagravem được việc nagravey sử dụng theo dograveng cocircng thức dưới đacircy

=SUM( IF( A1A10 gt=50 IF( A1 A10 lt=200 A1A100)0))

Để chắc chắn bạn nhập cocircng thức như lagrave một datildey bạn hatildey ấn Ctrl- Shift- Enter Sau đoacute bạn sẽ nhigraven thấy dấu ngoặc trong cocircng thức Nhưng khocircng được ấn Enter khi đang gotilde cocircng thức

Sử dụng hagravem Sum + If để đếm dữ liệu

Bạn đatilde coacute một danh saacutech dữ liệu trong caacutec ocirc A1 A10 vagrave muốn đếm tất cả caacutec giaacute trị lớn hơn 50 vagrave nhỏ hơn 200 Bạn sử dụng cocircng thức sau

=SUM( IF( A1A10 gt=50 IF( A1 A10 lt=200 10)0))

Điền nhanh dữ liệu bằng caacutec ocirc giống nhau

Bằng caacutech nhắp đuacutep chuột vagraveo goacutec phải dưới của một ocirc để lagravem xuất hiện con trỏ higravenh dấu cộng sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ocirc gốc trong caacutec ocirc tiếp theo của cột Viacute dụ nếu bạn gotilde dữ liệu trong caacutec ocirc A1 A20 gotilde một cocircng thức hay text vagraveo trong ocirc B1 Nhắp hai lần chuột vagraveo goacutec dưới của ocirc B1 Microsoft Excel sẽ điền dữ liệu xuống phiacutea dưới cột từ ocirc B1 tới ocirc B20

Sắp xếp một danh saacutech đẵ được lọc

Để sắp xếp một danh saacutech đatilde được lọc chọn Data Sort vagrave chọn cột thiacutech hợp từ hộp điều khiển Sort by Đặc biệt bạn cần lưu yacute lagrave sắp xếp theo thứ tự tăng dần (Ascending) vagrave giảm dần (Descending) vagrave nhắp vagraveo OK

Lấy caacutec bộ lọc khi cocircng việc đatilde hoagraven thagravenh

Nếu bạn sử dụng AutoFilter để lọc caacutec bản ghi bạn đatilde kết thuacutec việc hiển thị caacutec record đoacute nhưng sau đoacute bạn lại muốn xem lại tất cả caacutec bản ghi của bạn một lần nữa Để nhận được caacutec bản ghi đoacute đơn giản bạn chọn All từ danh saacutech thả xuống của bộ lọc hiện tại Nếu bạn muốn tắt chức năng AutoFilter chọn Data Filter vagrave xoaacute chọn trong AutoFilter

Lagravem vừa dữ liệu trong một trang

Excel đatilde rất cố gắng để đưa thật nhiều dữ liệu cho vừa một trang nhưng bạn coacute thể giảm bớt hay lagravem tăng thecircm cho caacutec dữ liệu bảng tiacutenh của bạn bằng caacutech thay đổi lựa chọn Adjust To Normal Size Hay bạn coacute thể sử dụng lựa chọn Fit To Pages để neacuten dữ liệu cho đầy số trang riecircng biệt Đơn giản bạn chọn File Page Setup vagrave thử nghiệm với hai lựa chọn đoacute bằng caacutech thay đổi caacutec thiết đặt của chuacuteng Cuối cugraveng nhắp vagraveo nuacutet Print Preview để xem kết quả

Hiển thị caacutec ocirc hay dugraveng

Để tigravem ra bất cứ ocirc nagraveo magrave bạn hay dugraveng chọn Auditing từ menu Tools vagrave chọn Show Auditing Toolbar Nhắp vagraveo một ocirc cugraveng với một cocircng thức khi đoacute chọn Trace Precedents (nuacutet đầu tiecircn trecircn thanh cocircng cụ Auditing) vagrave đưa mũi tecircn tới caacutec ocirc magrave bạn đatilde sử dụng để

tiacutenh toaacuten caacutec giaacute trị của riecircng ocirc đoacute luacutec nagravey higravenh mũi tecircn magraveu xanh sẽ xuất hiện coacute liecircn kết từ caacutec ocirc dữ liệu tới ocirc kết quả Để xoaacute caacutec mũi tecircn nhắp vagraveo nuacutet Remove All Arrows

Tigravem nhanh caacutec ocirc coacute chứa cocircng thức

Để tigravem ra nơi caacutec ocirc chứa cocircng thức một caacutech nhanh choacuteng trong bảng tiacutenh chọn Go To từ menu Edit Trong hộp thoại xuất hiện chọn Special Formulas vagrave nhắp vagraveo OK Khi đoacute mỗi ocirc coacute chứa một cocircng thức sẽ được lựa chọn

Đaacutenh dấu vagraveo Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ocirc coacute cocircng thức

Bổ sung Shift nền web vagraveo bảng tiacutenh

Để bổ sung dữ liệu sống từ caacutec bảng tiacutenh nền web tới bảng tiacutenh hiện tại của bạn mở bảng tiacutenh Web gotilde URL vagraveo trong hộp thoại File Open sau đoacute chọn vagrave copy caacutec ocirc bạn muốn Trong bảng tiacutenh của ban chọn Paste Special từ menu Edit vagrave nhắp vagraveo nuacutet Paste Link

Sử dụng ocirc tham chiếu vagrave nhatilden text trong caacutec cocircng thức

Để sử dụng caacutec tham chiếu ocirc cugraveng với nhăn text trong một cocircng thức bạn chỉ việc gotilde một kyacute hiệu (amp ở giữa tham chiếu vagrave text Viacute dụ để hiển thị dograveng dữ liệu lagrave 25 Departments gotilde (=A1 amp Departments) trong đoacute A1 chứa số 25

Lagravem thế nagraveo để ấn định một macro tới một nuacutet

Bạn muốn chạy macro hay hagravem chỉ bằng một thao taacutec nhắp vagraveo một nuacutet Bằng caacutech gaacuten một hagravem hay một macro tới một nuacutet tuỳ biến bạn coacute thể thực hiện rất nhanh choacuteng magrave khocircng phải chọn ToolsMacro Để ấn định một macro tới một nuacutet chọn View Toolbars Customize Nhắp vagraveo tab Commands vagrave chọn Macros trong điều khiển Categories K 194563ustom Button trong Commands tới một thanh cocircng cụ Khi bạn đatilde bổ sung xong nuacutet macro nhắp vagraveo nuacutet coacute biểu tượng higravenh mặt cười magraveu vagraveng vagrave nhắp vagraveo nuacutet Modify Selection trong hộp thoại Customize Chọn Assign Macro từ menu shortcut mới xuất hiện Cuối cugraveng để đồng nhất macro bạn muốn tới gắn vagraveo nuacutet macro nhắp vagraveo OK vagrave nhắp vagraveo Close

Hiển thị cocircng thức một caacutech an toagraven

Bạn nhớ phải luocircn luocircn ghi bảng tiacutenh trước khi chuyển tới cocircng thức hiển thị bằng caacutech ấn Ctrl - ~ Khi bạn quay lại bảng tiacutenh sau khi hiển thị caacutec cocircng thức bạn coacute thể tigravem thấy một vagravei định dạng khaacutec nhau Viacute dụ Excel coacute thể đatilde thay đổi độ rộng cột cugraveng một vagravei cột khaacutec của bạn Nếu điều nagravey xảy ra đơn giản mở lại bảng tiacutenh để quay lại định dạng đatilde mất Phương phaacutep khaacutec lagrave chuyển bảng tiacutenh theo caacutech ở trecircn vagrave tắt bằng caacutech vagraveo menu ToolsOptions chọn Views vagrave đaacutenh dấu chọn vagraveo ocirc Formulas Nhắp vagrave OK để kết thuacutec

Sắp xếp caacutec kyacute tự in hoa vagrave in thường

Excel khocircng quan tacircm đến trường hợp caacutec kyacute tự chữ caacutei khi sắp xếp trừ khi bạn thocircng baacuteo tới noacute Nếu bạn muốn phacircn biệt giữa chữ in hoa vagrave in thường trong quaacute trigravenh sắp xếp chọn dữ liệu bạn muốn sắp xếp chọn DataSort Nhắp vagraveo Options trong hộp thoại Sort vagrave chọn lựa chọn Case Sensitive Nhắp vagraveo OK hai lần Bạn sẽ phải nhớ để chọn lựa chọn nagravey mỗi lần vigrave Excel sẽ khocircng giữ lại thiết đặt nagravey

Chuyển đổi caacutec nhăn tới caacutec số

Text dạng số lagrave một kiểu dữ liệu hợp lệ Viacute dụ một số phone khocircng hoagraven toagraven lagrave một số Khi lưu trữ kiểu dữ liệu nagravey bạn coacute thể thecircm vagraveo dữ liệu nhập vagraveo bằng kyacute tự () Tuy nhiecircn thỉnh thoảng caacutec giaacute trị số được nhập vagraveo được nhập như lagrave text số vagrave điều nagravey coacute thể xảy ra rắc rối May thay coacute thể dễ dagraveng chuyển đổi text số tới dạng số Bạn theo caacutec bước sau chọn caacutec ocirc dữ liệu bạn muốn chuyển đổi Chọn Data Text To Column Nhắp vagraveo Next hai lần Chọn General format vagrave nhắp vagraveo Finish Excel sẽ chuyển đổi text số thagravenh dữ liệu số

Thủ thuật EXCEL

Wednesday 2 May 2007 184424

Thủ thuật

Nhacircn bản giaacute trị trong danh saacutech Excel

Bạn coacute thường thấy một danh saacutech trong đoacute mỗi giaacute trị ở cột A coacute nhiều giaacute trị tương ứng ở cột B như viacute dụ trong higravenh 1 khocircng Khi sắp xếp danh saacutech theo tecircn những ocirc trống sẽ khocircng thể biết được ai đatilde baacuten hagraveng trong thaacuteng Hai vagrave Ba

Nếu danh saacutech nhỏ bạn coacute thể nhập vagraveo những tecircn bị thiếu Nhưng nếu cơ sở dữ liệu quaacute lớn hatildey thực hiện caacutech sau để điền tecircn vagraveo những ocirc cograven trống

1 Chọn vugraveng coacute dữ liệu cần điền giaacute trị (trong viacute dụ nagravey lagrave A3A14)

2 Nhấn ltF5gt để mở khung hội thoại Go To

3 Vagraveo khung hội thoại Go To nhấn Special

4 Chọn Blanks

Để chắc chắn bạn nhập cocircng thức như lagrave một datildey bạn hatildey ấn Ctrl- Shift- Enter Sau đoacute bạn sẽ nhigraven thấy dấu ngoặc trong cocircng thức Nhưng khocircng được ấn Enter khi đang gotilde cocircng thức

Sử dụng hagravem Sum + If để đếm dữ liệu

Bạn đatilde coacute một danh saacutech dữ liệu trong caacutec ocirc A1 A10 vagrave muốn đếm tất cả caacutec giaacute trị lớn hơn 50 vagrave nhỏ hơn 200 Bạn sử dụng cocircng thức sau

=SUM( IF( A1A10 gt=50 IF( A1 A10 lt=200 10)0))

Điền nhanh dữ liệu bằng caacutec ocirc giống nhau

Bằng caacutech nhắp đuacutep chuột vagraveo goacutec phải dưới của một ocirc để lagravem xuất hiện con trỏ higravenh dấu cộng sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ocirc gốc trong caacutec ocirc tiếp theo của cột Viacute dụ nếu bạn gotilde dữ liệu trong caacutec ocirc A1 A20 gotilde một cocircng thức hay text vagraveo trong ocirc B1 Nhắp hai lần chuột vagraveo goacutec dưới của ocirc B1 Microsoft Excel sẽ điền dữ liệu xuống phiacutea dưới cột từ ocirc B1 tới ocirc B20

Sắp xếp một danh saacutech đẵ được lọc

Để sắp xếp một danh saacutech đatilde được lọc chọn Data Sort vagrave chọn cột thiacutech hợp từ hộp điều khiển Sort by Đặc biệt bạn cần lưu yacute lagrave sắp xếp theo thứ tự tăng dần (Ascending) vagrave giảm dần (Descending) vagrave nhắp vagraveo OK

Lấy caacutec bộ lọc khi cocircng việc đatilde hoagraven thagravenh

Nếu bạn sử dụng AutoFilter để lọc caacutec bản ghi bạn đatilde kết thuacutec việc hiển thị caacutec record đoacute nhưng sau đoacute bạn lại muốn xem lại tất cả caacutec bản ghi của bạn một lần nữa Để nhận được caacutec bản ghi đoacute đơn giản bạn chọn All từ danh saacutech thả xuống của bộ lọc hiện tại Nếu bạn muốn tắt chức năng AutoFilter chọn Data Filter vagrave xoaacute chọn trong AutoFilter

Lagravem vừa dữ liệu trong một trang

Excel đatilde rất cố gắng để đưa thật nhiều dữ liệu cho vừa một trang nhưng bạn coacute thể giảm bớt hay lagravem tăng thecircm cho caacutec dữ liệu bảng tiacutenh của bạn bằng caacutech thay đổi lựa chọn Adjust To Normal Size Hay bạn coacute thể sử dụng lựa chọn Fit To Pages để neacuten dữ liệu cho đầy số trang riecircng biệt Đơn giản bạn chọn File Page Setup vagrave thử nghiệm với hai lựa chọn đoacute bằng caacutech thay đổi caacutec thiết đặt của chuacuteng Cuối cugraveng nhắp vagraveo nuacutet Print Preview để xem kết quả

Hiển thị caacutec ocirc hay dugraveng

Để tigravem ra bất cứ ocirc nagraveo magrave bạn hay dugraveng chọn Auditing từ menu Tools vagrave chọn Show Auditing Toolbar Nhắp vagraveo một ocirc cugraveng với một cocircng thức khi đoacute chọn Trace Precedents (nuacutet đầu tiecircn trecircn thanh cocircng cụ Auditing) vagrave đưa mũi tecircn tới caacutec ocirc magrave bạn đatilde sử dụng để

tiacutenh toaacuten caacutec giaacute trị của riecircng ocirc đoacute luacutec nagravey higravenh mũi tecircn magraveu xanh sẽ xuất hiện coacute liecircn kết từ caacutec ocirc dữ liệu tới ocirc kết quả Để xoaacute caacutec mũi tecircn nhắp vagraveo nuacutet Remove All Arrows

Tigravem nhanh caacutec ocirc coacute chứa cocircng thức

Để tigravem ra nơi caacutec ocirc chứa cocircng thức một caacutech nhanh choacuteng trong bảng tiacutenh chọn Go To từ menu Edit Trong hộp thoại xuất hiện chọn Special Formulas vagrave nhắp vagraveo OK Khi đoacute mỗi ocirc coacute chứa một cocircng thức sẽ được lựa chọn

Đaacutenh dấu vagraveo Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ocirc coacute cocircng thức

Bổ sung Shift nền web vagraveo bảng tiacutenh

Để bổ sung dữ liệu sống từ caacutec bảng tiacutenh nền web tới bảng tiacutenh hiện tại của bạn mở bảng tiacutenh Web gotilde URL vagraveo trong hộp thoại File Open sau đoacute chọn vagrave copy caacutec ocirc bạn muốn Trong bảng tiacutenh của ban chọn Paste Special từ menu Edit vagrave nhắp vagraveo nuacutet Paste Link

Sử dụng ocirc tham chiếu vagrave nhatilden text trong caacutec cocircng thức

Để sử dụng caacutec tham chiếu ocirc cugraveng với nhăn text trong một cocircng thức bạn chỉ việc gotilde một kyacute hiệu (amp ở giữa tham chiếu vagrave text Viacute dụ để hiển thị dograveng dữ liệu lagrave 25 Departments gotilde (=A1 amp Departments) trong đoacute A1 chứa số 25

Lagravem thế nagraveo để ấn định một macro tới một nuacutet

Bạn muốn chạy macro hay hagravem chỉ bằng một thao taacutec nhắp vagraveo một nuacutet Bằng caacutech gaacuten một hagravem hay một macro tới một nuacutet tuỳ biến bạn coacute thể thực hiện rất nhanh choacuteng magrave khocircng phải chọn ToolsMacro Để ấn định một macro tới một nuacutet chọn View Toolbars Customize Nhắp vagraveo tab Commands vagrave chọn Macros trong điều khiển Categories K 194563ustom Button trong Commands tới một thanh cocircng cụ Khi bạn đatilde bổ sung xong nuacutet macro nhắp vagraveo nuacutet coacute biểu tượng higravenh mặt cười magraveu vagraveng vagrave nhắp vagraveo nuacutet Modify Selection trong hộp thoại Customize Chọn Assign Macro từ menu shortcut mới xuất hiện Cuối cugraveng để đồng nhất macro bạn muốn tới gắn vagraveo nuacutet macro nhắp vagraveo OK vagrave nhắp vagraveo Close

Hiển thị cocircng thức một caacutech an toagraven

Bạn nhớ phải luocircn luocircn ghi bảng tiacutenh trước khi chuyển tới cocircng thức hiển thị bằng caacutech ấn Ctrl - ~ Khi bạn quay lại bảng tiacutenh sau khi hiển thị caacutec cocircng thức bạn coacute thể tigravem thấy một vagravei định dạng khaacutec nhau Viacute dụ Excel coacute thể đatilde thay đổi độ rộng cột cugraveng một vagravei cột khaacutec của bạn Nếu điều nagravey xảy ra đơn giản mở lại bảng tiacutenh để quay lại định dạng đatilde mất Phương phaacutep khaacutec lagrave chuyển bảng tiacutenh theo caacutech ở trecircn vagrave tắt bằng caacutech vagraveo menu ToolsOptions chọn Views vagrave đaacutenh dấu chọn vagraveo ocirc Formulas Nhắp vagrave OK để kết thuacutec

Sắp xếp caacutec kyacute tự in hoa vagrave in thường

Excel khocircng quan tacircm đến trường hợp caacutec kyacute tự chữ caacutei khi sắp xếp trừ khi bạn thocircng baacuteo tới noacute Nếu bạn muốn phacircn biệt giữa chữ in hoa vagrave in thường trong quaacute trigravenh sắp xếp chọn dữ liệu bạn muốn sắp xếp chọn DataSort Nhắp vagraveo Options trong hộp thoại Sort vagrave chọn lựa chọn Case Sensitive Nhắp vagraveo OK hai lần Bạn sẽ phải nhớ để chọn lựa chọn nagravey mỗi lần vigrave Excel sẽ khocircng giữ lại thiết đặt nagravey

Chuyển đổi caacutec nhăn tới caacutec số

Text dạng số lagrave một kiểu dữ liệu hợp lệ Viacute dụ một số phone khocircng hoagraven toagraven lagrave một số Khi lưu trữ kiểu dữ liệu nagravey bạn coacute thể thecircm vagraveo dữ liệu nhập vagraveo bằng kyacute tự () Tuy nhiecircn thỉnh thoảng caacutec giaacute trị số được nhập vagraveo được nhập như lagrave text số vagrave điều nagravey coacute thể xảy ra rắc rối May thay coacute thể dễ dagraveng chuyển đổi text số tới dạng số Bạn theo caacutec bước sau chọn caacutec ocirc dữ liệu bạn muốn chuyển đổi Chọn Data Text To Column Nhắp vagraveo Next hai lần Chọn General format vagrave nhắp vagraveo Finish Excel sẽ chuyển đổi text số thagravenh dữ liệu số

Thủ thuật EXCEL

Wednesday 2 May 2007 184424

Thủ thuật

Nhacircn bản giaacute trị trong danh saacutech Excel

Bạn coacute thường thấy một danh saacutech trong đoacute mỗi giaacute trị ở cột A coacute nhiều giaacute trị tương ứng ở cột B như viacute dụ trong higravenh 1 khocircng Khi sắp xếp danh saacutech theo tecircn những ocirc trống sẽ khocircng thể biết được ai đatilde baacuten hagraveng trong thaacuteng Hai vagrave Ba

Nếu danh saacutech nhỏ bạn coacute thể nhập vagraveo những tecircn bị thiếu Nhưng nếu cơ sở dữ liệu quaacute lớn hatildey thực hiện caacutech sau để điền tecircn vagraveo những ocirc cograven trống

1 Chọn vugraveng coacute dữ liệu cần điền giaacute trị (trong viacute dụ nagravey lagrave A3A14)

2 Nhấn ltF5gt để mở khung hội thoại Go To

3 Vagraveo khung hội thoại Go To nhấn Special

4 Chọn Blanks

tiacutenh toaacuten caacutec giaacute trị của riecircng ocirc đoacute luacutec nagravey higravenh mũi tecircn magraveu xanh sẽ xuất hiện coacute liecircn kết từ caacutec ocirc dữ liệu tới ocirc kết quả Để xoaacute caacutec mũi tecircn nhắp vagraveo nuacutet Remove All Arrows

Tigravem nhanh caacutec ocirc coacute chứa cocircng thức

Để tigravem ra nơi caacutec ocirc chứa cocircng thức một caacutech nhanh choacuteng trong bảng tiacutenh chọn Go To từ menu Edit Trong hộp thoại xuất hiện chọn Special Formulas vagrave nhắp vagraveo OK Khi đoacute mỗi ocirc coacute chứa một cocircng thức sẽ được lựa chọn

Đaacutenh dấu vagraveo Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ocirc coacute cocircng thức

Bổ sung Shift nền web vagraveo bảng tiacutenh

Để bổ sung dữ liệu sống từ caacutec bảng tiacutenh nền web tới bảng tiacutenh hiện tại của bạn mở bảng tiacutenh Web gotilde URL vagraveo trong hộp thoại File Open sau đoacute chọn vagrave copy caacutec ocirc bạn muốn Trong bảng tiacutenh của ban chọn Paste Special từ menu Edit vagrave nhắp vagraveo nuacutet Paste Link

Sử dụng ocirc tham chiếu vagrave nhatilden text trong caacutec cocircng thức

Để sử dụng caacutec tham chiếu ocirc cugraveng với nhăn text trong một cocircng thức bạn chỉ việc gotilde một kyacute hiệu (amp ở giữa tham chiếu vagrave text Viacute dụ để hiển thị dograveng dữ liệu lagrave 25 Departments gotilde (=A1 amp Departments) trong đoacute A1 chứa số 25

Lagravem thế nagraveo để ấn định một macro tới một nuacutet

Bạn muốn chạy macro hay hagravem chỉ bằng một thao taacutec nhắp vagraveo một nuacutet Bằng caacutech gaacuten một hagravem hay một macro tới một nuacutet tuỳ biến bạn coacute thể thực hiện rất nhanh choacuteng magrave khocircng phải chọn ToolsMacro Để ấn định một macro tới một nuacutet chọn View Toolbars Customize Nhắp vagraveo tab Commands vagrave chọn Macros trong điều khiển Categories K 194563ustom Button trong Commands tới một thanh cocircng cụ Khi bạn đatilde bổ sung xong nuacutet macro nhắp vagraveo nuacutet coacute biểu tượng higravenh mặt cười magraveu vagraveng vagrave nhắp vagraveo nuacutet Modify Selection trong hộp thoại Customize Chọn Assign Macro từ menu shortcut mới xuất hiện Cuối cugraveng để đồng nhất macro bạn muốn tới gắn vagraveo nuacutet macro nhắp vagraveo OK vagrave nhắp vagraveo Close

Hiển thị cocircng thức một caacutech an toagraven

Bạn nhớ phải luocircn luocircn ghi bảng tiacutenh trước khi chuyển tới cocircng thức hiển thị bằng caacutech ấn Ctrl - ~ Khi bạn quay lại bảng tiacutenh sau khi hiển thị caacutec cocircng thức bạn coacute thể tigravem thấy một vagravei định dạng khaacutec nhau Viacute dụ Excel coacute thể đatilde thay đổi độ rộng cột cugraveng một vagravei cột khaacutec của bạn Nếu điều nagravey xảy ra đơn giản mở lại bảng tiacutenh để quay lại định dạng đatilde mất Phương phaacutep khaacutec lagrave chuyển bảng tiacutenh theo caacutech ở trecircn vagrave tắt bằng caacutech vagraveo menu ToolsOptions chọn Views vagrave đaacutenh dấu chọn vagraveo ocirc Formulas Nhắp vagrave OK để kết thuacutec

Sắp xếp caacutec kyacute tự in hoa vagrave in thường

Excel khocircng quan tacircm đến trường hợp caacutec kyacute tự chữ caacutei khi sắp xếp trừ khi bạn thocircng baacuteo tới noacute Nếu bạn muốn phacircn biệt giữa chữ in hoa vagrave in thường trong quaacute trigravenh sắp xếp chọn dữ liệu bạn muốn sắp xếp chọn DataSort Nhắp vagraveo Options trong hộp thoại Sort vagrave chọn lựa chọn Case Sensitive Nhắp vagraveo OK hai lần Bạn sẽ phải nhớ để chọn lựa chọn nagravey mỗi lần vigrave Excel sẽ khocircng giữ lại thiết đặt nagravey

Chuyển đổi caacutec nhăn tới caacutec số

Text dạng số lagrave một kiểu dữ liệu hợp lệ Viacute dụ một số phone khocircng hoagraven toagraven lagrave một số Khi lưu trữ kiểu dữ liệu nagravey bạn coacute thể thecircm vagraveo dữ liệu nhập vagraveo bằng kyacute tự () Tuy nhiecircn thỉnh thoảng caacutec giaacute trị số được nhập vagraveo được nhập như lagrave text số vagrave điều nagravey coacute thể xảy ra rắc rối May thay coacute thể dễ dagraveng chuyển đổi text số tới dạng số Bạn theo caacutec bước sau chọn caacutec ocirc dữ liệu bạn muốn chuyển đổi Chọn Data Text To Column Nhắp vagraveo Next hai lần Chọn General format vagrave nhắp vagraveo Finish Excel sẽ chuyển đổi text số thagravenh dữ liệu số

Thủ thuật EXCEL

Wednesday 2 May 2007 184424

Thủ thuật

Nhacircn bản giaacute trị trong danh saacutech Excel

Bạn coacute thường thấy một danh saacutech trong đoacute mỗi giaacute trị ở cột A coacute nhiều giaacute trị tương ứng ở cột B như viacute dụ trong higravenh 1 khocircng Khi sắp xếp danh saacutech theo tecircn những ocirc trống sẽ khocircng thể biết được ai đatilde baacuten hagraveng trong thaacuteng Hai vagrave Ba

Nếu danh saacutech nhỏ bạn coacute thể nhập vagraveo những tecircn bị thiếu Nhưng nếu cơ sở dữ liệu quaacute lớn hatildey thực hiện caacutech sau để điền tecircn vagraveo những ocirc cograven trống

1 Chọn vugraveng coacute dữ liệu cần điền giaacute trị (trong viacute dụ nagravey lagrave A3A14)

2 Nhấn ltF5gt để mở khung hội thoại Go To

3 Vagraveo khung hội thoại Go To nhấn Special

4 Chọn Blanks

Sắp xếp caacutec kyacute tự in hoa vagrave in thường

Excel khocircng quan tacircm đến trường hợp caacutec kyacute tự chữ caacutei khi sắp xếp trừ khi bạn thocircng baacuteo tới noacute Nếu bạn muốn phacircn biệt giữa chữ in hoa vagrave in thường trong quaacute trigravenh sắp xếp chọn dữ liệu bạn muốn sắp xếp chọn DataSort Nhắp vagraveo Options trong hộp thoại Sort vagrave chọn lựa chọn Case Sensitive Nhắp vagraveo OK hai lần Bạn sẽ phải nhớ để chọn lựa chọn nagravey mỗi lần vigrave Excel sẽ khocircng giữ lại thiết đặt nagravey

Chuyển đổi caacutec nhăn tới caacutec số

Text dạng số lagrave một kiểu dữ liệu hợp lệ Viacute dụ một số phone khocircng hoagraven toagraven lagrave một số Khi lưu trữ kiểu dữ liệu nagravey bạn coacute thể thecircm vagraveo dữ liệu nhập vagraveo bằng kyacute tự () Tuy nhiecircn thỉnh thoảng caacutec giaacute trị số được nhập vagraveo được nhập như lagrave text số vagrave điều nagravey coacute thể xảy ra rắc rối May thay coacute thể dễ dagraveng chuyển đổi text số tới dạng số Bạn theo caacutec bước sau chọn caacutec ocirc dữ liệu bạn muốn chuyển đổi Chọn Data Text To Column Nhắp vagraveo Next hai lần Chọn General format vagrave nhắp vagraveo Finish Excel sẽ chuyển đổi text số thagravenh dữ liệu số

Thủ thuật EXCEL

Wednesday 2 May 2007 184424

Thủ thuật

Nhacircn bản giaacute trị trong danh saacutech Excel

Bạn coacute thường thấy một danh saacutech trong đoacute mỗi giaacute trị ở cột A coacute nhiều giaacute trị tương ứng ở cột B như viacute dụ trong higravenh 1 khocircng Khi sắp xếp danh saacutech theo tecircn những ocirc trống sẽ khocircng thể biết được ai đatilde baacuten hagraveng trong thaacuteng Hai vagrave Ba

Nếu danh saacutech nhỏ bạn coacute thể nhập vagraveo những tecircn bị thiếu Nhưng nếu cơ sở dữ liệu quaacute lớn hatildey thực hiện caacutech sau để điền tecircn vagraveo những ocirc cograven trống

1 Chọn vugraveng coacute dữ liệu cần điền giaacute trị (trong viacute dụ nagravey lagrave A3A14)

2 Nhấn ltF5gt để mở khung hội thoại Go To

3 Vagraveo khung hội thoại Go To nhấn Special

4 Chọn Blanks

5 Gotilde = vagrave địa chỉ của ocirc đầu tiecircn trong cột A (trong trường hợp nagravey lagrave =A3) rồi nhấn ltCtrlgt-ltEntergt

6 Chọn lại vugraveng dữ liệu nagravey vagrave chọn lệnh EditCopy Sau đoacute chọn EditPaste Special chọn Values rồi nhấn OK

Chia sẻ shortcut

Giả sử bạn đatilde thiết đặt khoảng 200 chữ viết tắt (shortcut) thể hiện cho caacutec sản phẩm vagrave dịch vụ magrave cocircng ty bạn cung cấp trong AutoCorrect của Excel Coacute caacutech nagraveo tốt nhất để chuyển những shortcut nagravey vagraveo caacutec maacutey khaacutec để đồng nghiệp của bạn coacute thể cugraveng sử dụng

AutoCorrect coacute từ Excel 95 coacute thể sửa những lỗi chiacutenh tả thocircng dụng một caacutech nhanh choacuteng Nhiều người dugraveng Excel đatilde khaacutem phaacute được rằng bạn coacute thể gaacuten shortcut tốc kyacute cho một chuỗi kyacute tự dagravei hơn Viacute dụ bạn coacute thể định nghĩa awc như một shortcut AutoCorrect của Amalgamated Widget Corporation of America Khi gotilde awc vagraveo một ocirc Excel sẽ thay thế bằng chuỗi kyacute tự tương ứng Bạn coacute thể định nghĩa vagrave quản lyacute shortcut bằng caacutech dugraveng lệnh ToolsAutoCorrect

Excel vagrave mọi ứng dụng Microsoft Office khaacutec lưu caacutec shortcut AutoCorrect trong một file acl trong folder Windows (tecircn file coacute thể khaacutec nhau) Do đoacute khi thực hiện một thay đổi nagraveo đoacute trong Excel noacute cũng được phản aacutenh trong Word Tuy nhiecircn khocircng coacute cocircng cụ nagraveo sửa được file nhị phacircn acl vagrave việc chuyển một file như thế từ maacutey nagravey sang maacutey khaacutec sẽ khocircng coacute taacutec dụng gigrave Giải phaacutep lagrave dugraveng macro VBA để tạo caacutec shortcut

Khởi động Excel bằng một bảng tiacutenh mới sau đoacute nhập caacutec shortcut vagrave chuỗi kyacute tự tương ứng vagraveo cột A vagrave B Nhập bao nhiecircu thigrave tugravey bạn nhưng giữa caacutec dograveng đừng để dograveng nagraveo trống (higravenh 2) Lưu vagrave đặt tecircn cho bảng tiacutenh nagravey

Với Excel 97 chọn ToolsMacro Macros để hiển thị khung hội thoại Macros Gotilde Create-Shortcuts trong mục Macro Name rồi nhấn Create

Sau đoacute nhập macro sau vagraveo VBA nhấn ltAltgt-ltF11gt để trở về Excel (Lưu yacute rằng với caacutec version Excel cũ bạn phải chọn InsertModule để thecircm một module VBA)

Sub CreateShortcuts()

ItemCount=Application_

CountA(Range(Sheet1AA))

For Row=1 To ItemCount

ShortText=Cells(Row1)

LongText=Cells(Row2)

ApplicationAutoCorrect_

AddReplacement ShortText LongText

Next Row

End Sub

Lưu bảng tiacutenh vagrave cheacutep cho caacutec đồng nghiệp của bạn Muốn bổ sung shortcut cho AutoCorrect mở bảng tiacutenh chọn ToolsMacroMacros rồi thi hagravenh macro CreateShortcuts Necircn nhớ rằng những macro nagraveo trugraveng tecircn sẽ bị ghi chồng magrave khocircng coacute nhắc nhở gigrave cả

Tiacutenh Toaacuten Coacute Điều Kiện

Vigrave caacutec hagravem count counta vagrave countblank rất dễ hiểu necircn ta chỉ đề cập đến countif

Hagravem cần nhiều tham số vugraveng chứa dữ liệu cần tiacutenh toacutean vagrave điều kiện để xaacutec định một ocirc nagraveo đoacute

Viacute dụ sau đacircy minh họa nhiều ứng dụng khaacutec nhau của hagravem countif

Giả sử bạn coacute vugraveng dữ liệu tecircn data

Lưu yacute lagrave tham số thứ hai của hagravem countif coacute thể trỏ đến một ocirc chứa dữ kiện tigravem kiếm

Muốn đếm số ocirc coacute giaacute trị lagrave 12 dugraveng cocircng thức =countif(data 12) Muốn tiacutenh tổng số ocirc coacute giaacute trị 1 hay 12 dugraveng cocircng thức =countif(data 12)+countif(data 1) Muốn tiacutenh tổng số ocirc coacute giaacute trị từ 1 đến 10 dugraveng cocircng thức=countif (datardquogt=1rdquo)-countif(datardquolt=10) Muốn đếm số ocirc coacute chứa chữ yes dugraveng cocircng thức=countif(datardquoyesrdquo) Cuối cugraveng muốn đếm hết tất cả caacutec ocirc coacute chứa text dugraveng cocircng thức =countif(datardquordquo)

Cộng Caacutec Giaacute Trị Cao Nhất Trong Vugraveng

Giả sử bạn muốn cộng 3 giaacute trị lớn nhất trong vugraveng coacute 100 ocirc Vugraveng nagravey khocircng được sắp xếp vigrave thế khocircng thể dugraveng lệnh SUM Bạn coacute thể thực hiện như sau Hagravem LARGE luocircn trả về giaacute trị lớn thứ n trong một vugraveng với n lagrave tham số thứ hai của hagravem Bạn cần coacute một cocircng thức gọi hagravem LARGE 3 lần rồi cộng caacutec kết quả lại Cocircng thức sau giả sử rằng caacutec số cần tigravem nằm trong vugraveng A1A100

=LARGE(A1A1001)+ =LARGE(A1A1002)+=LARGe(A1A1003)

Coacute một caacutech khaacutec lagrave dugraveng cocircng thức mảng như sau

=SUM(LARGE(A1A100(123)))

Trước hết cocircng thức nagravey truyền một mảng coacute 3 giaacute trị đến hagravem LARGE rồi sau đoacute dugraveng hagravem SUM để cộng caacutec kết quả của hagravem LARGE Lưu yacute rằng caacutec số 123 phải để trong ngọăc nhọn vagrave nhớ lagrave với cocircng thức mảng bạn phải nhấn ltCtrlgt-ltShiftgt-ltEntergt thay vigrave nhấn ltEntergt Những cocircng thức lọai nagravey sẽ trở necircn cồng kềnh nếu giaacute trị n lớn hơn Viacute dụ muốn cộng 30 giaacute trị lớn nhất trong một vugraveng cocircng thức phải chứa danh saacutech caacutec số nguyecircn từ 1 đến 30 Sau đacircy lagrave cocircng thức tổng quaacutet

=SUM(LARGE(A1A100Row(INDIRECT(ldquo(130rdquo))))

Cocircng thức trecircn dugraveng hagravem ROW để sinh ra một lọat số nguyecircn từ 1 đến 30 vagrave dugraveng mảng nagravey như tham số thứ hai cho hagravem LARGE Muốn cộng số caacutec số khaacutec nhau chỉ cần thay đại số 30 thagravenh số bạn muốn

Copy bang tu word sang excel

Bạn coacute bao giờ phải chuyển một bảng coacute nhiều dograveng nhiều cột từ Word sang Excel chưa Khi được daacuten vagraveo Excel bảng trocircng giống một mớ hỗn độn Sau đacircy lagrave 5 bước để chuyển bảng từ Word sang Excel đơn giản hơn Caacutec bước nagravey thực hiện được với mọi version Office

Vagraveo Word chọn toagraven bộ bảng rồi chọn Edit Copy Vagraveo Excel đưa con trỏ đến vị triacute bạn muốn daacuten bảng chọn Edit Paste Chọn caacutec cột chứa bảng rồi chỉnh chiều rộng cho vừa với chiều rộng cột trong Word Khi bảng vẫn cograven được đaacutenh dấu chọn chọn Format Cell nhấn Alignment rồi chọn Top từ danh saacutech Vertical vagrave chọn Wrap text Nhấn OK Muốn aacutep dụng caacutec định dạng sẵn coacute của Excel chọn Format AutoFormat rồi chọn một trong những định dạng coacute sẵn

Kiểm Tra Sự Trugraveng Lập Dữ Liệu

Coacute luacutec bạn chỉ muốn dữ liệu xuất hiện một lần Viacute dụ trong đơn đặt hagraveng hoặc bảng thống kecirc tagravei sản bạn khocircng muốn phần ghi chuacute được lập lại Dugraveng tiacutenh năng Data Validation của Excel coacute thể ngăn khocircng cho dữ liệu xuất hiện lần nữa Nếu ngagravey dugraveng nhập một số đatilde coacute rồi sẽ coacute thocircng baacuteo yecircu cầu nhập một số khaacutec Muốn tạo một thocircng baacuteo tương tự cho bảng tiacutenh điểm saacuteng vugraveng dữ liệu bạn muốn Sau đoacute chọn Data Validation rồi nhấn mục Settings Sau đoacute chọn Custom yecircu cầu nhập một cocircng thức kiểu logic (kết quả trả về ldquotruerdquo hay ldquoFalserdquo) Giả sử chuacuteng ta cần cocircng thức trả về ldquoTruerdquo nếu nội dung nhập vagraveo khocircng trugraveng với bất kỳ số nagraveo đatilde coacute trong vugraveng chọn Hagravem COUNTIF sẽ thực hiện việc nagravey Viacute dụ gotilde cocircng thức sau đacircy vagraveo trường Formula=COUNTIF ($A$2$A$20 A2) = 1 Cocircng thức nagravey sẽ đếm số ocirc trong vugraveng A2A20 chứa cugraveng giaacute trị trong ocirc A2 Nếu kết quả lagrave 1 cocircng thức trả về trị ldquoTruerdquo ngược lại lagrave ldquoFalserdquo Lưu yacute rằng tham số đầu tiecircn của COUNTIF lagrave vugraveng địa chỉ tuyệt địa Ngược lại tham số thứ hai lagrave địa chỉ tương địa đến ocirc trecircn cugraveng becircn traacutei trong vugraveng chọn (noacute sẽ được điều chỉnh cho những ocirc khaacutec trong vugraveng) Kế tiếp muacuteocircn thocircng baacuteo xuất hiện khi giaacute trị nhập vagraveo bị trugraveng lập Nhấn mục Error Alert trong khung hội thọai Data Validation Chọn Stop trong mục Style (tugravey chọn nagravey từ chối những giaacute trị đatilde coacute trước đoacute) Nhập tecircn cho khung thocircng baacuteo rồi nhập thocircng baacuteo lỗi (chẳng hạn ldquodữ liệu bị trugraveng lậprdquo) Nhấn OK vagrave thử thực hiện cocircng thức nagravey Bạn sẽ thấy rằng khi nhập dữ liệu đatilde coacute rồi thigrave sẽ xuất hiện thocircng baacuteo lỗi Nhấn Retry để sữa nội dung của ocirc đatilde nhập Data Validation coacute một số hạn chế magrave bạn cần lưu yacute Nếu cheacutep một ocirc rồi daacuten ocirc đoacute vagraveo một khaacutec thigrave Data Validation bị vocirc hiệu hoacutea LỗI nagravey cũng xuất hiện ở những ocirc coacute dugraveng Conditional Formatting Necircn nhớ đến lổi nagravey khi cắt vagrave daacuten trong caacutec ứng dụng quan trọng

Xuống Dưới Hay Qua Phải

Khi thực hiện xong một mục nhập ấn Enter vagrave vagraveo mục nhập mới lagrave ocirc becircn dưới Điều thực sự bạn muốn lagrave vagraveo ocirc ở becircn phải Lagravem caacutech nagraveo coacute thể thay đổi điều nagravey Đầu tiecircn nếu bạn ấn Tab thay vigrave Enter để han tất mục nhập bạn sẽ vagraveo ocirc ở becircn phải thay vigrave vagraveo ocirc ở becircn dưới mục nhập Thứ hai bạn coacute thể thay đổi những gigrave Enter thực hiện bằng caacutech mở Menu Tools chọn Options nhắp vagraveo Tab Edit danh saacutech thả xuống như becircn dưới

Điều Khiển Dễ Dagraveng

Nhiều ngagravey dugraveng coacute hiểu biết nhiều thường hay tận dụng lệnh Goto để di chuyển giữa caacutec bảng tiacutenh lớn Nhiều ngagravey lại dugraveng tecircn để quản lyacute chuacuteng Nhưng rất iacutet ai biết rằng coacute thể kết hợp caacutec cocircng cụ nagravey để chuyển qua lại giữa caacutec bảng tiacutenh bằng caacutech dugraveng tiếng Anh để giải thiacutech Viacute dụ như dugraveng bảng tiacutenh để ghi nhớ caacutec chi phiacute trong gia đigravenh bạn Dograveng trecircn cugraveng lagrave caacutec thaacuteng cột becircn cạnh lagrave caacutec khoản chi tiecircu như tiền xe tiền quần aacuteo tiền đổ raacutecvv Để dễ dagraveng quản lyacute hatildey đặt tecircn cho mỗi cột vagrave dograveng sau tiecircu đề của noacute bằng caacutech điểm saacuteng noacute rồi chọn Insert Name Define địa với caacutec bảng tiacutenh được lagravem

caacutech nagravey nhấn ltF5gt để mở khung hội thọai Goto vagrave nhập dữ liệu như Apr Chiristmas Excel sẽ chọn ocirc giao điểm của hai vugraveng nagravey

Đoacuteng Tất Cả Caacutec Bảng Tiacutenh

Đacircy lagrave caacutech nhanh choacuteng đoacuteng nhiều bảng tiacutenh magrave bạn đatilde mở trong Excel Giữ phiacutem Shift vagrave chọn mục File trong dải thực đơn của Excel Khi thực đơn file hiện ra bạn sẽ thấy mục Close địa thagravenh Close All Chọn mục nagravey sẽ đoacuteng tất cả caacutec bảng tiacutenh đang mở Excel sẽ tự động hỏi bạn coacute muốn lưu caacutec thay địa sau lần lưu trước hay khocircng

Tigravem Kiếm Trong Excel

Chắc bạn đatilde biết caacutech dugraveng nhiều lần khung hộI thọai Find trong word nhưng chưa bao giờ nghĩ đến việc dugraveng khung hội thọai nagravey trong Excel Khung hội thọai Find trong Word vagrave Excel coacute phần khaacutec nhau Giả sử bạn cần tigravem tất cả caacutec hagravem SUM xuất hiện trong bảng tiacutenh Gotilde SUM vagraveo khung hội thọai Find rồi bỏ chọn mục ldquoFind entire cells onlyrdquo Nhấn Find Next để tiếp tục Lưu yacute rằng bạn coacute thể tigravem theo cột theo dograveng Khi lệnh Find tigravem thấy chuỗi kiacute tự cần tigravem noacute chọn ocirc chứa chuỗi kiacute tự đoacute Nếu cần tigravem một chuỗi cụ thể viacute dụ như =SUM(A1A15) bạn coacute thể dugraveng khung hội thọai Find để tigravem theo cocircng thức hoặc giaacute trị bằng caacutech chọn Formulas hay Values trong khung Look in

Chuyển Dograveng Thagravenh Cột (Vagrave Ngược Lại)

Bạn đatilde hoagraven tất việc nhập liệu đặt cocircng thức vagrave định dạng cho một bảng tin Khi nghĩ rằng migravenh đatilde hoagraven thagravenh cocircng việc một caacutech tốt đẹp thigrave phaacutet hiện dữ liệu trong bản tiacutenh bị đảo ngược từ dograveng thagravenh cột ETHiều nagravey rất quan trọng nếu bạn dự định thực hiện một số lệnh về cơ sở dữ liệu Trước khi nhập lại dữ liệu hatildey kiểm xem bạn coacute tiacutenh năng Transpose khocircng Sau đoacute đaacutenh dấu vugraveng muốn chuyển chọn Edit Copy Nhấn chuột vagraveo goacutec traacutei của vugraveng mới rồi chọn Edit Paste Special Trong khung hội thọai Paste Special chọn tugravey chọn Transpose rồi nhấn OK

Tiacutenh Toaacuten Độ Checircnh Lệch Giữa Hai Ngagravey

Một trong những hagravem hữu dụng nhất của Excel lagrave datedif nhưng lại khocircng coacute saacutech vở nagraveo đề cập đến datedif cho biết sự checircnh lệch giữa 2 ngagravey tiacutenh bằng số năm thaacuteng hay ngagravey Bạn coacute thể dugraveng hagravem datedif để tiacutenh xem coacute bao nhiecircu thaacuteng nữa thigrave tới hạn phải thanh toaacuten giấy baacuteo nợ hoặc để đến xem cograven mấy năm mấy thaacuteng mấy ngagravey nữa thigrave hết thiecircn niecircn kỷ nagravey

Coacute Bao Nhiecircu Ngagravey Trong Thaacuteng

Excel thiếu hagravem tiacutenh số ngagravey trong một thaacuteng cho trước necircn bạn phải tự lập hagravem nagravey Nếu ocirc A1 chứa một ngagravey nagraveo đoacute hagravem =day(date(year(A1 )month(A1)+11)-1)

Sẽ trả về số ngagravey trong thaacuteng tương ứng

Cograven bao nhiecircu ngagravey nữa

Excel khocircng coacute hagravem tiacutenh được đoacute lagrave ngagravey thứ mấy trong số 365 ngagravey của một năm hoặc cograven bao nhiecircu ngagravey nữa thigrave hết một năm bạn coacute thể tự viết cocircng thức tiacutenh toaacuten nagravey Cocircng thức sau đacircy tiacutenh ngagravey cograven lại dựa trecircn ngagravey của ocirc A1

=A1-date(year(a1)10)

Excel tự động định dạng ngagravey thaacuteng cho ocirc nagravey vigrave thế thay đổi định dạng số thagravenh một tugravey chọn khaacutec (chẳng hạn general) Muốn tiacutenh số ngagravey cograven lại (dựa trecircn ngagravey trong ocirc A1) dugraveng cocircng thức sau

=date(year(A1)1231)

• Caacutec thủ thuật hay nhất trong Excel
• Thủ thuật EXCEL

CountA(Range(Sheet1AA))

For Row=1 To ItemCount

ShortText=Cells(Row1)

LongText=Cells(Row2)

ApplicationAutoCorrect_

AddReplacement ShortText LongText

Next Row

End Sub

Lưu bảng tiacutenh vagrave cheacutep cho caacutec đồng nghiệp của bạn Muốn bổ sung shortcut cho AutoCorrect mở bảng tiacutenh chọn ToolsMacroMacros rồi thi hagravenh macro CreateShortcuts Necircn nhớ rằng những macro nagraveo trugraveng tecircn sẽ bị ghi chồng magrave khocircng coacute nhắc nhở gigrave cả

Tiacutenh Toaacuten Coacute Điều Kiện

Vigrave caacutec hagravem count counta vagrave countblank rất dễ hiểu necircn ta chỉ đề cập đến countif

Hagravem cần nhiều tham số vugraveng chứa dữ liệu cần tiacutenh toacutean vagrave điều kiện để xaacutec định một ocirc nagraveo đoacute

Viacute dụ sau đacircy minh họa nhiều ứng dụng khaacutec nhau của hagravem countif

Giả sử bạn coacute vugraveng dữ liệu tecircn data

Lưu yacute lagrave tham số thứ hai của hagravem countif coacute thể trỏ đến một ocirc chứa dữ kiện tigravem kiếm

Muốn đếm số ocirc coacute giaacute trị lagrave 12 dugraveng cocircng thức =countif(data 12) Muốn tiacutenh tổng số ocirc coacute giaacute trị 1 hay 12 dugraveng cocircng thức =countif(data 12)+countif(data 1) Muốn tiacutenh tổng số ocirc coacute giaacute trị từ 1 đến 10 dugraveng cocircng thức=countif (datardquogt=1rdquo)-countif(datardquolt=10) Muốn đếm số ocirc coacute chứa chữ yes dugraveng cocircng thức=countif(datardquoyesrdquo) Cuối cugraveng muốn đếm hết tất cả caacutec ocirc coacute chứa text dugraveng cocircng thức =countif(datardquordquo)

Cộng Caacutec Giaacute Trị Cao Nhất Trong Vugraveng

Giả sử bạn muốn cộng 3 giaacute trị lớn nhất trong vugraveng coacute 100 ocirc Vugraveng nagravey khocircng được sắp xếp vigrave thế khocircng thể dugraveng lệnh SUM Bạn coacute thể thực hiện như sau Hagravem LARGE luocircn trả về giaacute trị lớn thứ n trong một vugraveng với n lagrave tham số thứ hai của hagravem Bạn cần coacute một cocircng thức gọi hagravem LARGE 3 lần rồi cộng caacutec kết quả lại Cocircng thức sau giả sử rằng caacutec số cần tigravem nằm trong vugraveng A1A100

=LARGE(A1A1001)+ =LARGE(A1A1002)+=LARGe(A1A1003)

Coacute một caacutech khaacutec lagrave dugraveng cocircng thức mảng như sau

=SUM(LARGE(A1A100(123)))

Trước hết cocircng thức nagravey truyền một mảng coacute 3 giaacute trị đến hagravem LARGE rồi sau đoacute dugraveng hagravem SUM để cộng caacutec kết quả của hagravem LARGE Lưu yacute rằng caacutec số 123 phải để trong ngọăc nhọn vagrave nhớ lagrave với cocircng thức mảng bạn phải nhấn ltCtrlgt-ltShiftgt-ltEntergt thay vigrave nhấn ltEntergt Những cocircng thức lọai nagravey sẽ trở necircn cồng kềnh nếu giaacute trị n lớn hơn Viacute dụ muốn cộng 30 giaacute trị lớn nhất trong một vugraveng cocircng thức phải chứa danh saacutech caacutec số nguyecircn từ 1 đến 30 Sau đacircy lagrave cocircng thức tổng quaacutet

=SUM(LARGE(A1A100Row(INDIRECT(ldquo(130rdquo))))

Cocircng thức trecircn dugraveng hagravem ROW để sinh ra một lọat số nguyecircn từ 1 đến 30 vagrave dugraveng mảng nagravey như tham số thứ hai cho hagravem LARGE Muốn cộng số caacutec số khaacutec nhau chỉ cần thay đại số 30 thagravenh số bạn muốn

Copy bang tu word sang excel

Bạn coacute bao giờ phải chuyển một bảng coacute nhiều dograveng nhiều cột từ Word sang Excel chưa Khi được daacuten vagraveo Excel bảng trocircng giống một mớ hỗn độn Sau đacircy lagrave 5 bước để chuyển bảng từ Word sang Excel đơn giản hơn Caacutec bước nagravey thực hiện được với mọi version Office

Vagraveo Word chọn toagraven bộ bảng rồi chọn Edit Copy Vagraveo Excel đưa con trỏ đến vị triacute bạn muốn daacuten bảng chọn Edit Paste Chọn caacutec cột chứa bảng rồi chỉnh chiều rộng cho vừa với chiều rộng cột trong Word Khi bảng vẫn cograven được đaacutenh dấu chọn chọn Format Cell nhấn Alignment rồi chọn Top từ danh saacutech Vertical vagrave chọn Wrap text Nhấn OK Muốn aacutep dụng caacutec định dạng sẵn coacute của Excel chọn Format AutoFormat rồi chọn một trong những định dạng coacute sẵn

Kiểm Tra Sự Trugraveng Lập Dữ Liệu

Coacute luacutec bạn chỉ muốn dữ liệu xuất hiện một lần Viacute dụ trong đơn đặt hagraveng hoặc bảng thống kecirc tagravei sản bạn khocircng muốn phần ghi chuacute được lập lại Dugraveng tiacutenh năng Data Validation của Excel coacute thể ngăn khocircng cho dữ liệu xuất hiện lần nữa Nếu ngagravey dugraveng nhập một số đatilde coacute rồi sẽ coacute thocircng baacuteo yecircu cầu nhập một số khaacutec Muốn tạo một thocircng baacuteo tương tự cho bảng tiacutenh điểm saacuteng vugraveng dữ liệu bạn muốn Sau đoacute chọn Data Validation rồi nhấn mục Settings Sau đoacute chọn Custom yecircu cầu nhập một cocircng thức kiểu logic (kết quả trả về ldquotruerdquo hay ldquoFalserdquo) Giả sử chuacuteng ta cần cocircng thức trả về ldquoTruerdquo nếu nội dung nhập vagraveo khocircng trugraveng với bất kỳ số nagraveo đatilde coacute trong vugraveng chọn Hagravem COUNTIF sẽ thực hiện việc nagravey Viacute dụ gotilde cocircng thức sau đacircy vagraveo trường Formula=COUNTIF ($A$2$A$20 A2) = 1 Cocircng thức nagravey sẽ đếm số ocirc trong vugraveng A2A20 chứa cugraveng giaacute trị trong ocirc A2 Nếu kết quả lagrave 1 cocircng thức trả về trị ldquoTruerdquo ngược lại lagrave ldquoFalserdquo Lưu yacute rằng tham số đầu tiecircn của COUNTIF lagrave vugraveng địa chỉ tuyệt địa Ngược lại tham số thứ hai lagrave địa chỉ tương địa đến ocirc trecircn cugraveng becircn traacutei trong vugraveng chọn (noacute sẽ được điều chỉnh cho những ocirc khaacutec trong vugraveng) Kế tiếp muacuteocircn thocircng baacuteo xuất hiện khi giaacute trị nhập vagraveo bị trugraveng lập Nhấn mục Error Alert trong khung hội thọai Data Validation Chọn Stop trong mục Style (tugravey chọn nagravey từ chối những giaacute trị đatilde coacute trước đoacute) Nhập tecircn cho khung thocircng baacuteo rồi nhập thocircng baacuteo lỗi (chẳng hạn ldquodữ liệu bị trugraveng lậprdquo) Nhấn OK vagrave thử thực hiện cocircng thức nagravey Bạn sẽ thấy rằng khi nhập dữ liệu đatilde coacute rồi thigrave sẽ xuất hiện thocircng baacuteo lỗi Nhấn Retry để sữa nội dung của ocirc đatilde nhập Data Validation coacute một số hạn chế magrave bạn cần lưu yacute Nếu cheacutep một ocirc rồi daacuten ocirc đoacute vagraveo một khaacutec thigrave Data Validation bị vocirc hiệu hoacutea LỗI nagravey cũng xuất hiện ở những ocirc coacute dugraveng Conditional Formatting Necircn nhớ đến lổi nagravey khi cắt vagrave daacuten trong caacutec ứng dụng quan trọng

Xuống Dưới Hay Qua Phải

Khi thực hiện xong một mục nhập ấn Enter vagrave vagraveo mục nhập mới lagrave ocirc becircn dưới Điều thực sự bạn muốn lagrave vagraveo ocirc ở becircn phải Lagravem caacutech nagraveo coacute thể thay đổi điều nagravey Đầu tiecircn nếu bạn ấn Tab thay vigrave Enter để han tất mục nhập bạn sẽ vagraveo ocirc ở becircn phải thay vigrave vagraveo ocirc ở becircn dưới mục nhập Thứ hai bạn coacute thể thay đổi những gigrave Enter thực hiện bằng caacutech mở Menu Tools chọn Options nhắp vagraveo Tab Edit danh saacutech thả xuống như becircn dưới

Điều Khiển Dễ Dagraveng

Nhiều ngagravey dugraveng coacute hiểu biết nhiều thường hay tận dụng lệnh Goto để di chuyển giữa caacutec bảng tiacutenh lớn Nhiều ngagravey lại dugraveng tecircn để quản lyacute chuacuteng Nhưng rất iacutet ai biết rằng coacute thể kết hợp caacutec cocircng cụ nagravey để chuyển qua lại giữa caacutec bảng tiacutenh bằng caacutech dugraveng tiếng Anh để giải thiacutech Viacute dụ như dugraveng bảng tiacutenh để ghi nhớ caacutec chi phiacute trong gia đigravenh bạn Dograveng trecircn cugraveng lagrave caacutec thaacuteng cột becircn cạnh lagrave caacutec khoản chi tiecircu như tiền xe tiền quần aacuteo tiền đổ raacutecvv Để dễ dagraveng quản lyacute hatildey đặt tecircn cho mỗi cột vagrave dograveng sau tiecircu đề của noacute bằng caacutech điểm saacuteng noacute rồi chọn Insert Name Define địa với caacutec bảng tiacutenh được lagravem

caacutech nagravey nhấn ltF5gt để mở khung hội thọai Goto vagrave nhập dữ liệu như Apr Chiristmas Excel sẽ chọn ocirc giao điểm của hai vugraveng nagravey

Đoacuteng Tất Cả Caacutec Bảng Tiacutenh

Đacircy lagrave caacutech nhanh choacuteng đoacuteng nhiều bảng tiacutenh magrave bạn đatilde mở trong Excel Giữ phiacutem Shift vagrave chọn mục File trong dải thực đơn của Excel Khi thực đơn file hiện ra bạn sẽ thấy mục Close địa thagravenh Close All Chọn mục nagravey sẽ đoacuteng tất cả caacutec bảng tiacutenh đang mở Excel sẽ tự động hỏi bạn coacute muốn lưu caacutec thay địa sau lần lưu trước hay khocircng

Tigravem Kiếm Trong Excel

Chắc bạn đatilde biết caacutech dugraveng nhiều lần khung hộI thọai Find trong word nhưng chưa bao giờ nghĩ đến việc dugraveng khung hội thọai nagravey trong Excel Khung hội thọai Find trong Word vagrave Excel coacute phần khaacutec nhau Giả sử bạn cần tigravem tất cả caacutec hagravem SUM xuất hiện trong bảng tiacutenh Gotilde SUM vagraveo khung hội thọai Find rồi bỏ chọn mục ldquoFind entire cells onlyrdquo Nhấn Find Next để tiếp tục Lưu yacute rằng bạn coacute thể tigravem theo cột theo dograveng Khi lệnh Find tigravem thấy chuỗi kiacute tự cần tigravem noacute chọn ocirc chứa chuỗi kiacute tự đoacute Nếu cần tigravem một chuỗi cụ thể viacute dụ như =SUM(A1A15) bạn coacute thể dugraveng khung hội thọai Find để tigravem theo cocircng thức hoặc giaacute trị bằng caacutech chọn Formulas hay Values trong khung Look in

Chuyển Dograveng Thagravenh Cột (Vagrave Ngược Lại)

Bạn đatilde hoagraven tất việc nhập liệu đặt cocircng thức vagrave định dạng cho một bảng tin Khi nghĩ rằng migravenh đatilde hoagraven thagravenh cocircng việc một caacutech tốt đẹp thigrave phaacutet hiện dữ liệu trong bản tiacutenh bị đảo ngược từ dograveng thagravenh cột ETHiều nagravey rất quan trọng nếu bạn dự định thực hiện một số lệnh về cơ sở dữ liệu Trước khi nhập lại dữ liệu hatildey kiểm xem bạn coacute tiacutenh năng Transpose khocircng Sau đoacute đaacutenh dấu vugraveng muốn chuyển chọn Edit Copy Nhấn chuột vagraveo goacutec traacutei của vugraveng mới rồi chọn Edit Paste Special Trong khung hội thọai Paste Special chọn tugravey chọn Transpose rồi nhấn OK

Tiacutenh Toaacuten Độ Checircnh Lệch Giữa Hai Ngagravey

Một trong những hagravem hữu dụng nhất của Excel lagrave datedif nhưng lại khocircng coacute saacutech vở nagraveo đề cập đến datedif cho biết sự checircnh lệch giữa 2 ngagravey tiacutenh bằng số năm thaacuteng hay ngagravey Bạn coacute thể dugraveng hagravem datedif để tiacutenh xem coacute bao nhiecircu thaacuteng nữa thigrave tới hạn phải thanh toaacuten giấy baacuteo nợ hoặc để đến xem cograven mấy năm mấy thaacuteng mấy ngagravey nữa thigrave hết thiecircn niecircn kỷ nagravey

Coacute Bao Nhiecircu Ngagravey Trong Thaacuteng

Excel thiếu hagravem tiacutenh số ngagravey trong một thaacuteng cho trước necircn bạn phải tự lập hagravem nagravey Nếu ocirc A1 chứa một ngagravey nagraveo đoacute hagravem =day(date(year(A1 )month(A1)+11)-1)

Sẽ trả về số ngagravey trong thaacuteng tương ứng

Cograven bao nhiecircu ngagravey nữa

Excel khocircng coacute hagravem tiacutenh được đoacute lagrave ngagravey thứ mấy trong số 365 ngagravey của một năm hoặc cograven bao nhiecircu ngagravey nữa thigrave hết một năm bạn coacute thể tự viết cocircng thức tiacutenh toaacuten nagravey Cocircng thức sau đacircy tiacutenh ngagravey cograven lại dựa trecircn ngagravey của ocirc A1

=A1-date(year(a1)10)

Excel tự động định dạng ngagravey thaacuteng cho ocirc nagravey vigrave thế thay đổi định dạng số thagravenh một tugravey chọn khaacutec (chẳng hạn general) Muốn tiacutenh số ngagravey cograven lại (dựa trecircn ngagravey trong ocirc A1) dugraveng cocircng thức sau

=date(year(A1)1231)

• Caacutec thủ thuật hay nhất trong Excel
• Thủ thuật EXCEL

Cộng Caacutec Giaacute Trị Cao Nhất Trong Vugraveng

Giả sử bạn muốn cộng 3 giaacute trị lớn nhất trong vugraveng coacute 100 ocirc Vugraveng nagravey khocircng được sắp xếp vigrave thế khocircng thể dugraveng lệnh SUM Bạn coacute thể thực hiện như sau Hagravem LARGE luocircn trả về giaacute trị lớn thứ n trong một vugraveng với n lagrave tham số thứ hai của hagravem Bạn cần coacute một cocircng thức gọi hagravem LARGE 3 lần rồi cộng caacutec kết quả lại Cocircng thức sau giả sử rằng caacutec số cần tigravem nằm trong vugraveng A1A100

=LARGE(A1A1001)+ =LARGE(A1A1002)+=LARGe(A1A1003)

Coacute một caacutech khaacutec lagrave dugraveng cocircng thức mảng như sau

=SUM(LARGE(A1A100(123)))

Trước hết cocircng thức nagravey truyền một mảng coacute 3 giaacute trị đến hagravem LARGE rồi sau đoacute dugraveng hagravem SUM để cộng caacutec kết quả của hagravem LARGE Lưu yacute rằng caacutec số 123 phải để trong ngọăc nhọn vagrave nhớ lagrave với cocircng thức mảng bạn phải nhấn ltCtrlgt-ltShiftgt-ltEntergt thay vigrave nhấn ltEntergt Những cocircng thức lọai nagravey sẽ trở necircn cồng kềnh nếu giaacute trị n lớn hơn Viacute dụ muốn cộng 30 giaacute trị lớn nhất trong một vugraveng cocircng thức phải chứa danh saacutech caacutec số nguyecircn từ 1 đến 30 Sau đacircy lagrave cocircng thức tổng quaacutet

=SUM(LARGE(A1A100Row(INDIRECT(ldquo(130rdquo))))

Cocircng thức trecircn dugraveng hagravem ROW để sinh ra một lọat số nguyecircn từ 1 đến 30 vagrave dugraveng mảng nagravey như tham số thứ hai cho hagravem LARGE Muốn cộng số caacutec số khaacutec nhau chỉ cần thay đại số 30 thagravenh số bạn muốn

Copy bang tu word sang excel

Bạn coacute bao giờ phải chuyển một bảng coacute nhiều dograveng nhiều cột từ Word sang Excel chưa Khi được daacuten vagraveo Excel bảng trocircng giống một mớ hỗn độn Sau đacircy lagrave 5 bước để chuyển bảng từ Word sang Excel đơn giản hơn Caacutec bước nagravey thực hiện được với mọi version Office

Vagraveo Word chọn toagraven bộ bảng rồi chọn Edit Copy Vagraveo Excel đưa con trỏ đến vị triacute bạn muốn daacuten bảng chọn Edit Paste Chọn caacutec cột chứa bảng rồi chỉnh chiều rộng cho vừa với chiều rộng cột trong Word Khi bảng vẫn cograven được đaacutenh dấu chọn chọn Format Cell nhấn Alignment rồi chọn Top từ danh saacutech Vertical vagrave chọn Wrap text Nhấn OK Muốn aacutep dụng caacutec định dạng sẵn coacute của Excel chọn Format AutoFormat rồi chọn một trong những định dạng coacute sẵn

Kiểm Tra Sự Trugraveng Lập Dữ Liệu

Coacute luacutec bạn chỉ muốn dữ liệu xuất hiện một lần Viacute dụ trong đơn đặt hagraveng hoặc bảng thống kecirc tagravei sản bạn khocircng muốn phần ghi chuacute được lập lại Dugraveng tiacutenh năng Data Validation của Excel coacute thể ngăn khocircng cho dữ liệu xuất hiện lần nữa Nếu ngagravey dugraveng nhập một số đatilde coacute rồi sẽ coacute thocircng baacuteo yecircu cầu nhập một số khaacutec Muốn tạo một thocircng baacuteo tương tự cho bảng tiacutenh điểm saacuteng vugraveng dữ liệu bạn muốn Sau đoacute chọn Data Validation rồi nhấn mục Settings Sau đoacute chọn Custom yecircu cầu nhập một cocircng thức kiểu logic (kết quả trả về ldquotruerdquo hay ldquoFalserdquo) Giả sử chuacuteng ta cần cocircng thức trả về ldquoTruerdquo nếu nội dung nhập vagraveo khocircng trugraveng với bất kỳ số nagraveo đatilde coacute trong vugraveng chọn Hagravem COUNTIF sẽ thực hiện việc nagravey Viacute dụ gotilde cocircng thức sau đacircy vagraveo trường Formula=COUNTIF ($A$2$A$20 A2) = 1 Cocircng thức nagravey sẽ đếm số ocirc trong vugraveng A2A20 chứa cugraveng giaacute trị trong ocirc A2 Nếu kết quả lagrave 1 cocircng thức trả về trị ldquoTruerdquo ngược lại lagrave ldquoFalserdquo Lưu yacute rằng tham số đầu tiecircn của COUNTIF lagrave vugraveng địa chỉ tuyệt địa Ngược lại tham số thứ hai lagrave địa chỉ tương địa đến ocirc trecircn cugraveng becircn traacutei trong vugraveng chọn (noacute sẽ được điều chỉnh cho những ocirc khaacutec trong vugraveng) Kế tiếp muacuteocircn thocircng baacuteo xuất hiện khi giaacute trị nhập vagraveo bị trugraveng lập Nhấn mục Error Alert trong khung hội thọai Data Validation Chọn Stop trong mục Style (tugravey chọn nagravey từ chối những giaacute trị đatilde coacute trước đoacute) Nhập tecircn cho khung thocircng baacuteo rồi nhập thocircng baacuteo lỗi (chẳng hạn ldquodữ liệu bị trugraveng lậprdquo) Nhấn OK vagrave thử thực hiện cocircng thức nagravey Bạn sẽ thấy rằng khi nhập dữ liệu đatilde coacute rồi thigrave sẽ xuất hiện thocircng baacuteo lỗi Nhấn Retry để sữa nội dung của ocirc đatilde nhập Data Validation coacute một số hạn chế magrave bạn cần lưu yacute Nếu cheacutep một ocirc rồi daacuten ocirc đoacute vagraveo một khaacutec thigrave Data Validation bị vocirc hiệu hoacutea LỗI nagravey cũng xuất hiện ở những ocirc coacute dugraveng Conditional Formatting Necircn nhớ đến lổi nagravey khi cắt vagrave daacuten trong caacutec ứng dụng quan trọng

Xuống Dưới Hay Qua Phải

Khi thực hiện xong một mục nhập ấn Enter vagrave vagraveo mục nhập mới lagrave ocirc becircn dưới Điều thực sự bạn muốn lagrave vagraveo ocirc ở becircn phải Lagravem caacutech nagraveo coacute thể thay đổi điều nagravey Đầu tiecircn nếu bạn ấn Tab thay vigrave Enter để han tất mục nhập bạn sẽ vagraveo ocirc ở becircn phải thay vigrave vagraveo ocirc ở becircn dưới mục nhập Thứ hai bạn coacute thể thay đổi những gigrave Enter thực hiện bằng caacutech mở Menu Tools chọn Options nhắp vagraveo Tab Edit danh saacutech thả xuống như becircn dưới

Điều Khiển Dễ Dagraveng

Nhiều ngagravey dugraveng coacute hiểu biết nhiều thường hay tận dụng lệnh Goto để di chuyển giữa caacutec bảng tiacutenh lớn Nhiều ngagravey lại dugraveng tecircn để quản lyacute chuacuteng Nhưng rất iacutet ai biết rằng coacute thể kết hợp caacutec cocircng cụ nagravey để chuyển qua lại giữa caacutec bảng tiacutenh bằng caacutech dugraveng tiếng Anh để giải thiacutech Viacute dụ như dugraveng bảng tiacutenh để ghi nhớ caacutec chi phiacute trong gia đigravenh bạn Dograveng trecircn cugraveng lagrave caacutec thaacuteng cột becircn cạnh lagrave caacutec khoản chi tiecircu như tiền xe tiền quần aacuteo tiền đổ raacutecvv Để dễ dagraveng quản lyacute hatildey đặt tecircn cho mỗi cột vagrave dograveng sau tiecircu đề của noacute bằng caacutech điểm saacuteng noacute rồi chọn Insert Name Define địa với caacutec bảng tiacutenh được lagravem

caacutech nagravey nhấn ltF5gt để mở khung hội thọai Goto vagrave nhập dữ liệu như Apr Chiristmas Excel sẽ chọn ocirc giao điểm của hai vugraveng nagravey

Đoacuteng Tất Cả Caacutec Bảng Tiacutenh

Đacircy lagrave caacutech nhanh choacuteng đoacuteng nhiều bảng tiacutenh magrave bạn đatilde mở trong Excel Giữ phiacutem Shift vagrave chọn mục File trong dải thực đơn của Excel Khi thực đơn file hiện ra bạn sẽ thấy mục Close địa thagravenh Close All Chọn mục nagravey sẽ đoacuteng tất cả caacutec bảng tiacutenh đang mở Excel sẽ tự động hỏi bạn coacute muốn lưu caacutec thay địa sau lần lưu trước hay khocircng

Tigravem Kiếm Trong Excel

Chắc bạn đatilde biết caacutech dugraveng nhiều lần khung hộI thọai Find trong word nhưng chưa bao giờ nghĩ đến việc dugraveng khung hội thọai nagravey trong Excel Khung hội thọai Find trong Word vagrave Excel coacute phần khaacutec nhau Giả sử bạn cần tigravem tất cả caacutec hagravem SUM xuất hiện trong bảng tiacutenh Gotilde SUM vagraveo khung hội thọai Find rồi bỏ chọn mục ldquoFind entire cells onlyrdquo Nhấn Find Next để tiếp tục Lưu yacute rằng bạn coacute thể tigravem theo cột theo dograveng Khi lệnh Find tigravem thấy chuỗi kiacute tự cần tigravem noacute chọn ocirc chứa chuỗi kiacute tự đoacute Nếu cần tigravem một chuỗi cụ thể viacute dụ như =SUM(A1A15) bạn coacute thể dugraveng khung hội thọai Find để tigravem theo cocircng thức hoặc giaacute trị bằng caacutech chọn Formulas hay Values trong khung Look in

Chuyển Dograveng Thagravenh Cột (Vagrave Ngược Lại)

Bạn đatilde hoagraven tất việc nhập liệu đặt cocircng thức vagrave định dạng cho một bảng tin Khi nghĩ rằng migravenh đatilde hoagraven thagravenh cocircng việc một caacutech tốt đẹp thigrave phaacutet hiện dữ liệu trong bản tiacutenh bị đảo ngược từ dograveng thagravenh cột ETHiều nagravey rất quan trọng nếu bạn dự định thực hiện một số lệnh về cơ sở dữ liệu Trước khi nhập lại dữ liệu hatildey kiểm xem bạn coacute tiacutenh năng Transpose khocircng Sau đoacute đaacutenh dấu vugraveng muốn chuyển chọn Edit Copy Nhấn chuột vagraveo goacutec traacutei của vugraveng mới rồi chọn Edit Paste Special Trong khung hội thọai Paste Special chọn tugravey chọn Transpose rồi nhấn OK

Tiacutenh Toaacuten Độ Checircnh Lệch Giữa Hai Ngagravey

Một trong những hagravem hữu dụng nhất của Excel lagrave datedif nhưng lại khocircng coacute saacutech vở nagraveo đề cập đến datedif cho biết sự checircnh lệch giữa 2 ngagravey tiacutenh bằng số năm thaacuteng hay ngagravey Bạn coacute thể dugraveng hagravem datedif để tiacutenh xem coacute bao nhiecircu thaacuteng nữa thigrave tới hạn phải thanh toaacuten giấy baacuteo nợ hoặc để đến xem cograven mấy năm mấy thaacuteng mấy ngagravey nữa thigrave hết thiecircn niecircn kỷ nagravey

Coacute Bao Nhiecircu Ngagravey Trong Thaacuteng

Excel thiếu hagravem tiacutenh số ngagravey trong một thaacuteng cho trước necircn bạn phải tự lập hagravem nagravey Nếu ocirc A1 chứa một ngagravey nagraveo đoacute hagravem =day(date(year(A1 )month(A1)+11)-1)

Sẽ trả về số ngagravey trong thaacuteng tương ứng

Cograven bao nhiecircu ngagravey nữa

Excel khocircng coacute hagravem tiacutenh được đoacute lagrave ngagravey thứ mấy trong số 365 ngagravey của một năm hoặc cograven bao nhiecircu ngagravey nữa thigrave hết một năm bạn coacute thể tự viết cocircng thức tiacutenh toaacuten nagravey Cocircng thức sau đacircy tiacutenh ngagravey cograven lại dựa trecircn ngagravey của ocirc A1

=A1-date(year(a1)10)

Excel tự động định dạng ngagravey thaacuteng cho ocirc nagravey vigrave thế thay đổi định dạng số thagravenh một tugravey chọn khaacutec (chẳng hạn general) Muốn tiacutenh số ngagravey cograven lại (dựa trecircn ngagravey trong ocirc A1) dugraveng cocircng thức sau

=date(year(A1)1231)

• Caacutec thủ thuật hay nhất trong Excel
• Thủ thuật EXCEL

Coacute luacutec bạn chỉ muốn dữ liệu xuất hiện một lần Viacute dụ trong đơn đặt hagraveng hoặc bảng thống kecirc tagravei sản bạn khocircng muốn phần ghi chuacute được lập lại Dugraveng tiacutenh năng Data Validation của Excel coacute thể ngăn khocircng cho dữ liệu xuất hiện lần nữa Nếu ngagravey dugraveng nhập một số đatilde coacute rồi sẽ coacute thocircng baacuteo yecircu cầu nhập một số khaacutec Muốn tạo một thocircng baacuteo tương tự cho bảng tiacutenh điểm saacuteng vugraveng dữ liệu bạn muốn Sau đoacute chọn Data Validation rồi nhấn mục Settings Sau đoacute chọn Custom yecircu cầu nhập một cocircng thức kiểu logic (kết quả trả về ldquotruerdquo hay ldquoFalserdquo) Giả sử chuacuteng ta cần cocircng thức trả về ldquoTruerdquo nếu nội dung nhập vagraveo khocircng trugraveng với bất kỳ số nagraveo đatilde coacute trong vugraveng chọn Hagravem COUNTIF sẽ thực hiện việc nagravey Viacute dụ gotilde cocircng thức sau đacircy vagraveo trường Formula=COUNTIF ($A$2$A$20 A2) = 1 Cocircng thức nagravey sẽ đếm số ocirc trong vugraveng A2A20 chứa cugraveng giaacute trị trong ocirc A2 Nếu kết quả lagrave 1 cocircng thức trả về trị ldquoTruerdquo ngược lại lagrave ldquoFalserdquo Lưu yacute rằng tham số đầu tiecircn của COUNTIF lagrave vugraveng địa chỉ tuyệt địa Ngược lại tham số thứ hai lagrave địa chỉ tương địa đến ocirc trecircn cugraveng becircn traacutei trong vugraveng chọn (noacute sẽ được điều chỉnh cho những ocirc khaacutec trong vugraveng) Kế tiếp muacuteocircn thocircng baacuteo xuất hiện khi giaacute trị nhập vagraveo bị trugraveng lập Nhấn mục Error Alert trong khung hội thọai Data Validation Chọn Stop trong mục Style (tugravey chọn nagravey từ chối những giaacute trị đatilde coacute trước đoacute) Nhập tecircn cho khung thocircng baacuteo rồi nhập thocircng baacuteo lỗi (chẳng hạn ldquodữ liệu bị trugraveng lậprdquo) Nhấn OK vagrave thử thực hiện cocircng thức nagravey Bạn sẽ thấy rằng khi nhập dữ liệu đatilde coacute rồi thigrave sẽ xuất hiện thocircng baacuteo lỗi Nhấn Retry để sữa nội dung của ocirc đatilde nhập Data Validation coacute một số hạn chế magrave bạn cần lưu yacute Nếu cheacutep một ocirc rồi daacuten ocirc đoacute vagraveo một khaacutec thigrave Data Validation bị vocirc hiệu hoacutea LỗI nagravey cũng xuất hiện ở những ocirc coacute dugraveng Conditional Formatting Necircn nhớ đến lổi nagravey khi cắt vagrave daacuten trong caacutec ứng dụng quan trọng

Xuống Dưới Hay Qua Phải

Khi thực hiện xong một mục nhập ấn Enter vagrave vagraveo mục nhập mới lagrave ocirc becircn dưới Điều thực sự bạn muốn lagrave vagraveo ocirc ở becircn phải Lagravem caacutech nagraveo coacute thể thay đổi điều nagravey Đầu tiecircn nếu bạn ấn Tab thay vigrave Enter để han tất mục nhập bạn sẽ vagraveo ocirc ở becircn phải thay vigrave vagraveo ocirc ở becircn dưới mục nhập Thứ hai bạn coacute thể thay đổi những gigrave Enter thực hiện bằng caacutech mở Menu Tools chọn Options nhắp vagraveo Tab Edit danh saacutech thả xuống như becircn dưới

Điều Khiển Dễ Dagraveng

Nhiều ngagravey dugraveng coacute hiểu biết nhiều thường hay tận dụng lệnh Goto để di chuyển giữa caacutec bảng tiacutenh lớn Nhiều ngagravey lại dugraveng tecircn để quản lyacute chuacuteng Nhưng rất iacutet ai biết rằng coacute thể kết hợp caacutec cocircng cụ nagravey để chuyển qua lại giữa caacutec bảng tiacutenh bằng caacutech dugraveng tiếng Anh để giải thiacutech Viacute dụ như dugraveng bảng tiacutenh để ghi nhớ caacutec chi phiacute trong gia đigravenh bạn Dograveng trecircn cugraveng lagrave caacutec thaacuteng cột becircn cạnh lagrave caacutec khoản chi tiecircu như tiền xe tiền quần aacuteo tiền đổ raacutecvv Để dễ dagraveng quản lyacute hatildey đặt tecircn cho mỗi cột vagrave dograveng sau tiecircu đề của noacute bằng caacutech điểm saacuteng noacute rồi chọn Insert Name Define địa với caacutec bảng tiacutenh được lagravem

caacutech nagravey nhấn ltF5gt để mở khung hội thọai Goto vagrave nhập dữ liệu như Apr Chiristmas Excel sẽ chọn ocirc giao điểm của hai vugraveng nagravey

Đoacuteng Tất Cả Caacutec Bảng Tiacutenh

Đacircy lagrave caacutech nhanh choacuteng đoacuteng nhiều bảng tiacutenh magrave bạn đatilde mở trong Excel Giữ phiacutem Shift vagrave chọn mục File trong dải thực đơn của Excel Khi thực đơn file hiện ra bạn sẽ thấy mục Close địa thagravenh Close All Chọn mục nagravey sẽ đoacuteng tất cả caacutec bảng tiacutenh đang mở Excel sẽ tự động hỏi bạn coacute muốn lưu caacutec thay địa sau lần lưu trước hay khocircng

Tigravem Kiếm Trong Excel

Chắc bạn đatilde biết caacutech dugraveng nhiều lần khung hộI thọai Find trong word nhưng chưa bao giờ nghĩ đến việc dugraveng khung hội thọai nagravey trong Excel Khung hội thọai Find trong Word vagrave Excel coacute phần khaacutec nhau Giả sử bạn cần tigravem tất cả caacutec hagravem SUM xuất hiện trong bảng tiacutenh Gotilde SUM vagraveo khung hội thọai Find rồi bỏ chọn mục ldquoFind entire cells onlyrdquo Nhấn Find Next để tiếp tục Lưu yacute rằng bạn coacute thể tigravem theo cột theo dograveng Khi lệnh Find tigravem thấy chuỗi kiacute tự cần tigravem noacute chọn ocirc chứa chuỗi kiacute tự đoacute Nếu cần tigravem một chuỗi cụ thể viacute dụ như =SUM(A1A15) bạn coacute thể dugraveng khung hội thọai Find để tigravem theo cocircng thức hoặc giaacute trị bằng caacutech chọn Formulas hay Values trong khung Look in

Chuyển Dograveng Thagravenh Cột (Vagrave Ngược Lại)

Bạn đatilde hoagraven tất việc nhập liệu đặt cocircng thức vagrave định dạng cho một bảng tin Khi nghĩ rằng migravenh đatilde hoagraven thagravenh cocircng việc một caacutech tốt đẹp thigrave phaacutet hiện dữ liệu trong bản tiacutenh bị đảo ngược từ dograveng thagravenh cột ETHiều nagravey rất quan trọng nếu bạn dự định thực hiện một số lệnh về cơ sở dữ liệu Trước khi nhập lại dữ liệu hatildey kiểm xem bạn coacute tiacutenh năng Transpose khocircng Sau đoacute đaacutenh dấu vugraveng muốn chuyển chọn Edit Copy Nhấn chuột vagraveo goacutec traacutei của vugraveng mới rồi chọn Edit Paste Special Trong khung hội thọai Paste Special chọn tugravey chọn Transpose rồi nhấn OK

Tiacutenh Toaacuten Độ Checircnh Lệch Giữa Hai Ngagravey

Một trong những hagravem hữu dụng nhất của Excel lagrave datedif nhưng lại khocircng coacute saacutech vở nagraveo đề cập đến datedif cho biết sự checircnh lệch giữa 2 ngagravey tiacutenh bằng số năm thaacuteng hay ngagravey Bạn coacute thể dugraveng hagravem datedif để tiacutenh xem coacute bao nhiecircu thaacuteng nữa thigrave tới hạn phải thanh toaacuten giấy baacuteo nợ hoặc để đến xem cograven mấy năm mấy thaacuteng mấy ngagravey nữa thigrave hết thiecircn niecircn kỷ nagravey

Coacute Bao Nhiecircu Ngagravey Trong Thaacuteng

Excel thiếu hagravem tiacutenh số ngagravey trong một thaacuteng cho trước necircn bạn phải tự lập hagravem nagravey Nếu ocirc A1 chứa một ngagravey nagraveo đoacute hagravem =day(date(year(A1 )month(A1)+11)-1)

Sẽ trả về số ngagravey trong thaacuteng tương ứng

Cograven bao nhiecircu ngagravey nữa

Excel khocircng coacute hagravem tiacutenh được đoacute lagrave ngagravey thứ mấy trong số 365 ngagravey của một năm hoặc cograven bao nhiecircu ngagravey nữa thigrave hết một năm bạn coacute thể tự viết cocircng thức tiacutenh toaacuten nagravey Cocircng thức sau đacircy tiacutenh ngagravey cograven lại dựa trecircn ngagravey của ocirc A1

=A1-date(year(a1)10)

Excel tự động định dạng ngagravey thaacuteng cho ocirc nagravey vigrave thế thay đổi định dạng số thagravenh một tugravey chọn khaacutec (chẳng hạn general) Muốn tiacutenh số ngagravey cograven lại (dựa trecircn ngagravey trong ocirc A1) dugraveng cocircng thức sau

=date(year(A1)1231)

• Caacutec thủ thuật hay nhất trong Excel
• Thủ thuật EXCEL

caacutech nagravey nhấn ltF5gt để mở khung hội thọai Goto vagrave nhập dữ liệu như Apr Chiristmas Excel sẽ chọn ocirc giao điểm của hai vugraveng nagravey

Đoacuteng Tất Cả Caacutec Bảng Tiacutenh

Đacircy lagrave caacutech nhanh choacuteng đoacuteng nhiều bảng tiacutenh magrave bạn đatilde mở trong Excel Giữ phiacutem Shift vagrave chọn mục File trong dải thực đơn của Excel Khi thực đơn file hiện ra bạn sẽ thấy mục Close địa thagravenh Close All Chọn mục nagravey sẽ đoacuteng tất cả caacutec bảng tiacutenh đang mở Excel sẽ tự động hỏi bạn coacute muốn lưu caacutec thay địa sau lần lưu trước hay khocircng

Tigravem Kiếm Trong Excel

Chắc bạn đatilde biết caacutech dugraveng nhiều lần khung hộI thọai Find trong word nhưng chưa bao giờ nghĩ đến việc dugraveng khung hội thọai nagravey trong Excel Khung hội thọai Find trong Word vagrave Excel coacute phần khaacutec nhau Giả sử bạn cần tigravem tất cả caacutec hagravem SUM xuất hiện trong bảng tiacutenh Gotilde SUM vagraveo khung hội thọai Find rồi bỏ chọn mục ldquoFind entire cells onlyrdquo Nhấn Find Next để tiếp tục Lưu yacute rằng bạn coacute thể tigravem theo cột theo dograveng Khi lệnh Find tigravem thấy chuỗi kiacute tự cần tigravem noacute chọn ocirc chứa chuỗi kiacute tự đoacute Nếu cần tigravem một chuỗi cụ thể viacute dụ như =SUM(A1A15) bạn coacute thể dugraveng khung hội thọai Find để tigravem theo cocircng thức hoặc giaacute trị bằng caacutech chọn Formulas hay Values trong khung Look in

Chuyển Dograveng Thagravenh Cột (Vagrave Ngược Lại)

Bạn đatilde hoagraven tất việc nhập liệu đặt cocircng thức vagrave định dạng cho một bảng tin Khi nghĩ rằng migravenh đatilde hoagraven thagravenh cocircng việc một caacutech tốt đẹp thigrave phaacutet hiện dữ liệu trong bản tiacutenh bị đảo ngược từ dograveng thagravenh cột ETHiều nagravey rất quan trọng nếu bạn dự định thực hiện một số lệnh về cơ sở dữ liệu Trước khi nhập lại dữ liệu hatildey kiểm xem bạn coacute tiacutenh năng Transpose khocircng Sau đoacute đaacutenh dấu vugraveng muốn chuyển chọn Edit Copy Nhấn chuột vagraveo goacutec traacutei của vugraveng mới rồi chọn Edit Paste Special Trong khung hội thọai Paste Special chọn tugravey chọn Transpose rồi nhấn OK

Tiacutenh Toaacuten Độ Checircnh Lệch Giữa Hai Ngagravey

Một trong những hagravem hữu dụng nhất của Excel lagrave datedif nhưng lại khocircng coacute saacutech vở nagraveo đề cập đến datedif cho biết sự checircnh lệch giữa 2 ngagravey tiacutenh bằng số năm thaacuteng hay ngagravey Bạn coacute thể dugraveng hagravem datedif để tiacutenh xem coacute bao nhiecircu thaacuteng nữa thigrave tới hạn phải thanh toaacuten giấy baacuteo nợ hoặc để đến xem cograven mấy năm mấy thaacuteng mấy ngagravey nữa thigrave hết thiecircn niecircn kỷ nagravey

Coacute Bao Nhiecircu Ngagravey Trong Thaacuteng

Excel thiếu hagravem tiacutenh số ngagravey trong một thaacuteng cho trước necircn bạn phải tự lập hagravem nagravey Nếu ocirc A1 chứa một ngagravey nagraveo đoacute hagravem =day(date(year(A1 )month(A1)+11)-1)

Sẽ trả về số ngagravey trong thaacuteng tương ứng

Cograven bao nhiecircu ngagravey nữa

Excel khocircng coacute hagravem tiacutenh được đoacute lagrave ngagravey thứ mấy trong số 365 ngagravey của một năm hoặc cograven bao nhiecircu ngagravey nữa thigrave hết một năm bạn coacute thể tự viết cocircng thức tiacutenh toaacuten nagravey Cocircng thức sau đacircy tiacutenh ngagravey cograven lại dựa trecircn ngagravey của ocirc A1

=A1-date(year(a1)10)

Excel tự động định dạng ngagravey thaacuteng cho ocirc nagravey vigrave thế thay đổi định dạng số thagravenh một tugravey chọn khaacutec (chẳng hạn general) Muốn tiacutenh số ngagravey cograven lại (dựa trecircn ngagravey trong ocirc A1) dugraveng cocircng thức sau

=date(year(A1)1231)

• Caacutec thủ thuật hay nhất trong Excel
• Thủ thuật EXCEL

Excel thiếu hagravem tiacutenh số ngagravey trong một thaacuteng cho trước necircn bạn phải tự lập hagravem nagravey Nếu ocirc A1 chứa một ngagravey nagraveo đoacute hagravem =day(date(year(A1 )month(A1)+11)-1)

Sẽ trả về số ngagravey trong thaacuteng tương ứng

Cograven bao nhiecircu ngagravey nữa

Excel khocircng coacute hagravem tiacutenh được đoacute lagrave ngagravey thứ mấy trong số 365 ngagravey của một năm hoặc cograven bao nhiecircu ngagravey nữa thigrave hết một năm bạn coacute thể tự viết cocircng thức tiacutenh toaacuten nagravey Cocircng thức sau đacircy tiacutenh ngagravey cograven lại dựa trecircn ngagravey của ocirc A1

=A1-date(year(a1)10)

Excel tự động định dạng ngagravey thaacuteng cho ocirc nagravey vigrave thế thay đổi định dạng số thagravenh một tugravey chọn khaacutec (chẳng hạn general) Muốn tiacutenh số ngagravey cograven lại (dựa trecircn ngagravey trong ocirc A1) dugraveng cocircng thức sau

=date(year(A1)1231)

• Caacutec thủ thuật hay nhất trong Excel
• Thủ thuật EXCEL