Trang1 / 4

Tài liệu Hướng dẫn về Thủ tục Hòa giải Hòa giải là gì?

Hòa giải là thủ tục khi các bên trong vụ tranh chấp gặp nhau để thảo luận vấn đề của họ với sự hỗ trợ của hòa giải viên độc lập. Đây là thủ tục thương thảo để giúp các bên tìm và xem xét các cách thức để giải quyết vụ tranh chấp của họ. Hòa giải viên sẽ không đưa ra quyết định gì hết mà chỉ giúp các bên đạt được thỏa thuận riêng của họ.

Đối với thủ tục hòa giải do Văn phòng Victorian Small Business Commission (Văn phòng) sắp xếp, Small Business Commissioner (Ủy viên) sẽ chỉ định hòa giải viên.

Lợi ích của Thủ tục Hòa giải

Có kết quả - Tỷ lệ hòa giải thành công của Văn phòng này là cao và ngay cả khi các bên không thể giải quyết dứt điểm trong buổi hòa giải, thủ tục này thường giúp họ thấy rõ những vấn đề cần phải giải quyết trong thủ tục kiện tụng.

Chủ động hơn - Các bên tham gia cuộc hòa giải được trực tiếp thương thảo để đạt được giải pháp và chủ động đối với kết quả của cuộc hòa giải.

Hiệu quả - Tranh chấp có thể gây xáo trộn rất nhiều cho doanh nghiệp về mặt lợi nhuận và hiệu năng. Thủ tục hòa giải giúp các bên có cơ hội nhanh chóng đạt được giải pháp. Cuộc hòa giải có thể được thu xếp trong vòng một vài tuần sau khi nộp đơn, với đa số cuộc hòa giải không kéo dài hơn một ngày.

Đỡ tốn tiền - Thủ tục hòa giải không tốn kém nhiều, đặc biệt là khi so với chi phí chuẩn bị và tham gia thủ tục kiện tụng.

Không chính thức nhưng có quy củ - Cuộc hòa giải được thực hiện trong phòng họp, các bên ngồi quanh chiếc bàn. Mỗi bên sẽ có phòng riêng và hòa giải viên sẽ thảo luận vấn đề với từng bên riêng biệt và chung với nhau. Quý vị không cần phải có luật sư trong cuộc hòa giải. Tuy nhiên, một số bên trong cuộc hòa giải cảm thấy thoải mái hơn nếu họ có luật sư hay đại diện do họ chọn đi cùng.

Linh động - Hòa giải viên không áp dụng quy định nghiêm ngặt mà điều chỉnh thủ tục này tùy theo tình huống của vụ tranh chấp và cá tính của các bên trong cuộc.

Sáng tạo - Thủ tục hòa giải phép tạo điều kiện để đạt được các giải pháp sáng tạo và vì mục đích kinh doanh chứ không phải là phán quyết pháp lý.

Không đối nghịch - Khi sử dụng thủ tục hòa giải, các bên có thể xem xét và giải quyết các vấn đề của họ trong môi trường ít căng thẳng hơn và theo cách không đối nghịch, nhờ đó dễ gìn giữ mối quan hệ kinh doanh của họ.

Bảo mật - các bên trong cuộc không được phép sử dụng những chi tiết đã thảo luận trong thủ tục hòa giải trong thủ tục kiện tụng khác.

Làm sao để chuẩn bị cho cuộc hòa giải của quý vị

Trước hết, điều cần thiết để toàn bộ thủ tục không bị thất bại là quý vị đích thân đến dự buổi hòa giải, ngay cả khi quý vị định sẽ đi cùng luật sư hoặc đại diện khác. Điều cũng rất quan trọng là quý vị chuẩn bị kỹ để tận dụng thủ tục hòa giải bởi lẽ đây có thể là cơ hội cuối cùng để quý vị gặp bên kia hầu tìm cách giải quyết vấn đề trước khi thủ tục kiện tụng bắt đầu.

• Chuẩn bị một bản tường trình ngắn gọn để trình bày câu chuyện của quý vị – chỉ chú trọng đến những vấn đề chính, đừng để bị cuốn vào những vấn đề nhỏ nhặt thường xảy ra trong các vụ tranh chấp.

Trang 2 / 4

• Hãy suy nghĩ về kết quả quý vị muốn đạt được – Nếu quý vị có thể làm cho bên kia đồng ý với bất cứ điều gì quý vị muốn thì điều này sẽ là gì?

• Hãy suy nghĩ về mức giới hạn của quý vị – Mức giới hạn của những gì quý vị có thể thực sự chấp nhận là gì?

• Hãy suy nghĩ về những cách khác nhau để giải quyết vụ tranh chấp và sẵn sàng thảo luận những cách này. Liệu quý vị có thể nhân nhượng để chấp nhận hoặc trả một số tiền hay không?

• Hãy suy nghĩ về những gì bên kia có thể muốn đạt được và xem xét chỗ đứng của quý vị trong mối quan hệ đó – liệu quý vị sẽ có thể nhượng bộ phần nào đối với những gì họ muốn để đạt được một thỏa hiệp hay không?

• Hãy tính xem quý vị có nên đi cùng với một người hỗ trợ hoặc họ túc trực để nói chuyện với quý vị qua điện thoại trong thời gian cuộc hòa giải diễn ra.

• Liệu tính thuê luật sư hay đại diện pháp lý chuyên nghiệp – nếu cho rằng quý vị sẽ cần có người đại diện như vậy, xin nhớ quý vị phải có đủ khả năng chi trả và nếu được, quý vị nên sắp xếp trước để họ có thể chuẩn bị và sẽ sẵn sàng đến dự cuộc hòa giải. Xin lưu ý quý vị không bị bắt buộc phải có đại diện – quý vị là người quyết định.

• Nếu cho rằng mình có thể gặp trở ngại về ngôn ngữ, xin quý vị liên lạc với Văn phòng Victorian Small Business Commission và nhờ họ sắp xếp thông dịch viên cho buổi hòa giải. Văn phòng này sẽ cung cấp dịch vụ này miễn phí.

• Bất kể quý vị nghĩ vị thế của quý vị mạnh như thế nào đi nữa, quý vị nên chuẩn bị để chấp nhận là trường hợp của mình có thể có những điểm yếu – ngay cả khi đối với quý vị trường hợp của mình có vẻ như rất mạnh, không ai có trường hợp hoàn toàn không có điểm yếu.

• Hãy đến dự buổi hòa giải trong tinh thần xây dựng – chuẩn bị để nghe bên kia trình bày sự việc với đầu óc cởi mở và sẵn sàng nhân nhượng.

• Dù thời gian trung bình của buổi hòa giải là khoảng 3 tiếng rưỡi, đôi khi có thể mất nhiều thời gian hơn. Quý vị nên để ý đến điểm này khi lập kế hoạch cho ngày của quý vị, và nếu đi bằng xe, quý vị hãy bảo đảm mình có chỗ đậu xe phù hợp.

• Nếu có bất kỳ giấy tờ/tài liệu nào bổ sung những giấy tờ/tài liệu quý vị đã nộp cho Văn phòng chúng tôi và quý vị dự tính sẽ đề cập tới trong buổi hòa giải, quý vị phải nhớ gửi chúng cho hòa giải viên hoặc chuẩn bị sẵn vào ngày hòa giải. Nếu cần minh xác bất kỳ vấn đề nào về việc cung cấp các giấy tờ/tài liệu, xin quý vị liên lạc với hòa giải viên theo chi tiết liên lạc ghi trong thư mời.

• Nếu vụ tranh chấp giải quyết được, quý vị phải chuẩn bị để ký thỏa thuận giải quyết dứt điểm bằng văn bản khi buổi hòa giải kết thúc.

• Quý vị sẽ phải trả lệ phí hòa giải trước khi buổi hòa giải bắt đầu. Trong thư mời dự buổi hòa giải quý vị sẽ nhận được có ghi lệ phí bao nhiêu cùng lời chỉ dẫn cách thức thanh toán.

Lệ phí Hủy bỏ / Dời lại

Nếu buổi hòa giải bị hủy bỏ hoặc dời lại theo yêu cầu của các bên trong cuộc trong vòng năm ngày làm việc trước ngày hòa giải, bên nào yêu cầu hủy bỏ hoặc dời lại sẽ phải trả cho hòa giải viên lệ phí hủy bỏ trễ tương đương với trọn lệ phí buổi hòa giải - 900 đô-la. Nếu cả hai bên yêu cầu hủy bỏ hoặc dời lại, cả hai sẽ cùng chịu lệ phí hủy bỏ trễ. Văn phòng này khuyên quý vị không nên dời buổi hòa giải lại và đòi hỏi phải có lý do nghiêm trọng để làm như vậy. Dù gì đi nữa, mỗi bên chỉ có thể xin dời lại một lần mà thôi.

Diễn tiến vào ngày đó là những gì

• Giới thiệu - Đối với buổi hòa giải diễn ra tại Văn phòng Victorian Small Business Commission, khi đến nơi, nhân viên sẽ chào đón quý vị, mời các bên vào đúng phòng và yêu cầu các bên ký vào Thỏa thuận Hòa giải (Mediation Agreement). Nhân viên cũng trao cho quý vị bản câu hỏi thăm dò ý kiến mức độ hài lòng của khách hàng mà quý vị sẽ phải trả lời và nộp lại sau khi

Trang 3 / 4

buổi hòa giải kết thúc. (Nếu buổi hòa giải được tổ chức tại địa điểm khác, điểm liên lạc đầu tiên cho các bên là hòa giải viên).

• Mỗi bên sẽ được trao một bản sao Thỏa thuận Hòa giải đã ký tên để giữ làm bằng. Sau đó hòa giải viên sẽ chính thức tự giới thiệu bản thân và mời các bên vào phòng chính, tại nơi đây ông/bà ấy sẽ giải thích thủ tục hòa giải. Vào thời điểm này hòa giải viên đã xác định được và hài lòng răng các bên đích thân đến dự buổi hòa giải hoặc có người hiểu rõ vụ tranh chấp làm đại diện, người này được ủy quyền để đưa ra các quyết định và có quyền ký thỏa thuận giải quyết dứt điểm vào ngày hòa giải.

• Phần trình bày của các bên - Sau đó hòa giải viên sẽ yêu cầu mỗi bên trình bày sự việc của mình và tự mô tả các vấn đề. Trước buổi hòa giải có lẽ hòa giải viên đã đọc hồ sơ vấn đề của quý vị rồi. Tuy nhiên, điều rất quan trọng là mỗi bên trình bày sự việc phía mình ở phần đầu buổi hòa giải bởi lẽ lúc nào cũng có khả năng rằng giấy tờ/tài liệu trong hồ sơ không bao gồm tất cả các vấn đề liên quan.

• Thảo luận - Sau khi mỗi bên đã có cơ hội trình bày và được tất cả các bên lắng nghe, tất cả các vấn đề được nêu ra sẽ được đem ra thảo luận công khai. Sau đó hòa giải viên sẽ giúp các bên xác định các vấn đề quan trọng trong vụ tranh chấp và xem xét những kết quả có thể đạt được.

• Các buổi nói chuyện riêng - Sau khi thảo luận công khai về các vấn đề, hòa giải viên có thể sẽ nói chuyện riêng với mỗi bên để cân nhắc các lựa chọn và cách nào để có thể đạt được thỏa thuận. Điều rất quan trọng phải nhớ là hòa giải viên giúp các bên suy xét về những lựa chọn của mình, nhưng không tư vấn pháp lý hoặc đưa ra bất kỳ quyết định nào hết. Tất cả các quyết định đều do các bên tự đưa ra. Bất cứ điều gì nói với hòa giải viên trong buổi nói chuyện riêng đều là bí mật.

• Kết quả - Sau khi các buổi nói chuyện riêng kết thúc, tất cả mọi người sẽ gặp nhau một lần nữa để kết thúc buổi hòa giải bằng cách đạt được thỏa thuận giải quyết dứt điểm hoặc bằng cách xác nhận là không thể đạt được thỏa thuận.

Nếu đạt được thỏa thuận thì sao

Nếu đạt được thỏa thuận, văn kiện 'các điều khoản giải quyết dứt điểm' sẽ được soạn thảo, xem xét và các bên ký tên. Thủ tục hòa giải đến đây là chấm dứt. Sau đó các bên sẽ rời địa điểm tổ chức buổi hòa giải và theo lẽ thường sẽ thực hiện các điều khoản giải quyết dứt điểm. Điều quan trọng cần biết là các điều khoản giải quyết dứt điểm đã ký kết là văn kiện ràng buộc và có thể bắt buộc phải thực thi bằng các thủ tục tố tụng tư pháp hoặc tòa tài phán nếu cần.

Điều nên lưu ý là theo Farm Debt Mediation Act 2011 (Đạo luật Hòa giải Nợ Nông trại Năm 2011), chủ nợ có quyền làm đơn xin Giấy Chứng nhận Miễn (Exemption Certificate) (cho phép chủ nợ bắt đầu hành động thực thi), khi đã giải quyết dứt điểm vụ tranh chấp trong buổi hòa giải. Chủ nợ thường sẽ xin giấy chứng nhận như vậy với lý do buổi hòa giải hợp lý đã diễn ra dựa trên bằng chứng các điều khoản giải quyết dứt điểm đã ký kết. Ủy viên có trách nhiệm xác định liệu những lý do này là chính đáng. Quyền này không bị mất đi vì bất kỳ điều khoản giải quyết dứt điểm nào hết. Tuy nhiên, các điều khoản giải quyết dứt điểm vẫn là hợp đồng ràng buộc giữa các bên. Một số chủ nợ có thể chỉ xin Giấy Chứng nhận Miễn nếu người nông dân vi phạm các điều khoản giải quyết dứt điểm. Khi bất kỳ bên nào nộp đơn xin giấy chứng nhận (dù là chủ nợ làm đơn xin đơn xin Giấy Chứng nhận Miễn, người nông dân đang làm đơn xin Giấy Chứng nhận Cấm (Prohibition Certificate), Ủy viên sẽ thông báo cho bên kia biết và yêu cầu họ cho biết ý kiến. Sau đó, Ủy viên có toàn quyền quyết định có nên cấp giấy chứng nhận dựa trên các yêu cầu trong Đạo luật Hòa giải Nợ Nông trại Năm 2011 hay không.

Các bên không bắt buộc phải đạt được thỏa thuận với bên kia trong buổi hòa giải. Họ chỉ nên ký thỏa thuận giải quyết dứt điểm nếu cảm thấy kết quả đạt được là lựa chọn tốt nhất của họ trong các tình huống nhất định.

Trang 4 / 4

Nếu không đạt được thỏa thuận thì sao

Nếu buổi hòa giải được tiến hành theo Retail Leases Act 2003 (Đạo luật Giao kèo Mặt bằng Bán lẻ Năm 2003) hoặc Owner Drivers and Forestry Contractors Act 2005 (Đạo luật Tài xế Chủ Xe và Nhà thầu Lâm nghiệp Năm 2005), các bên có thể muốn bắt đầu thủ tục tố tụng tại Victorian Civil and Administrative Tribunal (VCAT). Để được phép thực hiện điều này, họ cần phải yêu cầu và xin cấp giấy chứng nhận do Small Business Commission ký. Giấy chứng nhận này sẽ không được tự động cấp sau khi buổi hòa giải không đạt được thỏa thuận giải quyết dứt điểm. Giấy chứng nhận này sẽ chỉ được cấp khi có lời yêu cầu của các bên. Một trong hai bên trong vụ tranh chấp có thể yêu cầu cấp giấy chứng nhận. Bản sao giấy chứng nhận sẽ được gửi đến bên kia và VCAT. Xin lưu ý thủ tục tố tụng tại VCAT sẽ không bắt đầu cho đến khi bên liên quan chính thức nộp đơn lên VCAT kèm giấy chứng nhận này.

Nếu buổi hòa giải được tiến hành theo Small Business Commission Act 2017 (Đạo luật Ủy Viên Tiểu thương Năm 2003), Ủy viên có thể cấp giấy chứng nhận xác nhận thủ tục giải quyết tranh chấp thay thế đã được các bên thực hiện, nhưng chưa giải quyết vụ tranh chấp được. Giấy Chứng nhận này có thể được sử dụng như bằng chứng trong thủ tục tố tụng trước Tòa án hoặc VCAT.

Nếu buổi hòa giải được tiến hành theo Đạo luật Hòa giải Nợ Nông trại Năm 2011, chủ nợ có quyền làm đơn xin Giấy Chứng nhận Miễn để bắt đầu thủ tục tố tụng đòi nợ nếu buổi hòa giải được coi là đã diễn ra đúng yêu cầu. Buổi hòa giải diễn ra đúng yêu cầu theo Đạo luật này có nghĩa là vụ tranh chấp đã được giải quyết trong buổi hòa giải hoặc buổi hòa giải đã tiến được đến mức tối đa theo điều kiện thực tế hợp lý nhưng không giải quyết vụ tranh chấp được. Ngoài ra, nếu người nông dân cho rằng chủ nợ đã không tham gia thủ tục hòa giải trong tinh thần xây dựng, người nông dân có thể xin Giấy Chứng nhận Cấm, ngăn chặn chủ nợ thực hiện hành động thực thi đến sáu tháng, hoặc cho đến khi họ chịu hòa giải. Khi nhận được đơn xin giấy chứng nhận của bất kỳ bên nào (dù là chủ nợ làm đơn xin đơn xin Giấy Chứng nhận Miễn, người nông dân đang làm đơn xin Giấy Chứng nhận Cấm, Ủy viên sẽ thông báo cho bên kia biết và yêu cầu họ cho biết ý kiến. Sau đó, Ủy viên có toàn quyền quyết định có nên cấp giấy chứng nhận dựa trên các yêu cầu trong Đạo luật Hòa giải Nợ Nông trại Năm 2011 hay không.

Có thể hoãn buổi hòa giải lại hay không

Có những tình huống khi buổi hòa giải không thể kết thúc vào ngày hòa giải vì những lý do khác nhau. Nếu hòa giải viên cho rằng cần phải hoãn buổi hòa giải, họ sẽ báo cho các bên biết và yêu cầu các bên đồng ý hoãn buổi hòa giải. Buổi hòa giải có thể được hoãn lại cho "dự thẩm qua điện thoại", trong trường hợp này, hòa giải viên sẽ liên lạc với các bên qua điện thoại hoặc thư điện tử (e-mail) để tìm cách giải quyết vụ tranh chấp. Trong một số trường hợp, có thể cần phải tổ chức thêm buổi hòa giải khác. Nếu vậy, Văn phòng Victorian Small Business Commission sẽ sắp xếp buổi hòa giải này theo cùng thủ tục như đối với buổi hòa giải đầu tiên.

Bản Câu hỏi Thăm dò Ý kiến Mức độ Hài lòng của Khách hàng

Sau khi buổi hòa giải kết thúc, các bên sẽ phải trả lời và nộp lại các bản câu hỏi đã trao cho họ vào lúc đầu buổi hòa giải. Ý kiến đóng góp của quý vị về các dịch vụ hòa giải luôn được coi trọng và rất quan trọng đối với Văn phòng chúng tôi vì nó giúp chúng tôi liên tục cải tiến dịch vụ.