TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG - ais-old.vnpost.vnais-old.vnpost.vn/homesite.nsf/579cd04ada6ab71547256fc600332590/$FILE/... · trên, bên phải của cửa sổ chương

CT-IN JSC. - WWW.CT- IN.COM.VN - BUSINESS SOLUTION PROVIDER

v e r s i o n 2 . 5

T À I L I Ệ U H Ư Ớ N G D Ẫ N S Ử D Ụ N G

HH ỆỆ TT HH ỐỐ NN GG TT HH ÔÔ NN GG TT II NN ĐĐ II ỀỀ UU HH ÀÀ NN HH (Tóm tắt các bước sử dụng cho các đối tượng)

ĐỊA ĐIỂM TRIỂN KHAI: Tổng công ty Bưu chính Việt Nam ĐƠN VỊ THỰC HIỆN: Công ty Cổ phần Viễn thông–Tin học Bưu điện (CT-IN)

Trang 2 / 22

Hướng dẫn sử dụng hệ thống thông tin điều hành AIS – Cho các đối tượng

MỤC LỤC

PHẦN I BẮT ĐẦU...........................................................................3

I. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG AIS..................................................................................3

II. ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG......................................................................................3

2.1. Quy ước chung đặt tên truy cập ......................................................................3

2.2. Cách đăng nhập vào hệ thống.........................................................................4

2.3. Trang chủ hệ thống.......................................................................................6

III. KẾT THÚC CHƯƠNG TRÌNH................................................................................6

PHẦN II QUY TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH............................7

I. VĂN BẢN ĐẾN....................................................................................................7

II. VĂN BẢN TRÌNH KÝ ...........................................................................................8

III. VĂN BẢN PHÁT HÀNH .......................................................................................9

PHẦN III ĐỐI TƯỢNG VĂN THƯ LƯU TRỮ........................................ 10

I. VĂN BẢN ĐẾN.................................................................................................. 10

II. VĂN BẢN PHÁT HÀNH ...................................................................................... 11

PHẦN IV ĐỐI TƯỢNG THƯ KÝ LÃNH ĐẠO ........................................ 14

PHẦN V ĐỐI TƯỢNG LÃNH ĐẠO TỔNG CÔNG TY .............................. 15

PHẦN VI ĐỐI TƯỢNG LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN.................................. 16

PHẦN VII ĐỐI TƯỢNG NHÂN VIÊN PHÒNG BAN ĐƠN VỊ .................... 18

PHẦN VIII TÌM KIẾM THÔNG TIN................................................... 20

I. TÌM KIẾM THEO SỐ KÝ HIỆU VĂN BẢN................................................................. 20

II. TÌM KIẾM THEO CHUỖI KÝ TỰ ........................................................................... 21

III. TÌM KIẾM CHÍNH XÁC ..................................................................................... 21 © Bản quyền 2002, Công ty Cổ phần Viễn Thông - Tin Học Bưu điện (CT-IN).

Tài liệu được biên soạn bởi nhóm phần mềm AIS - Trung tâm Tin Học Công ty CT-IN. Mọi quyền lợi đều được bảo lưu. Việc sao lưu, phân phát và sử dụng lại một phần hoặc toàn bộ tài liệu này nếu không có sự đồng ý của công ty CT-IN đều là bất hợp pháp.

Công ty Cổ phần Viễn Thông – Tin Học Bưu điện (CT-IN) - 158/2 phố Hồng Mai - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội

Điện thoại: (84-4)8630211 Fax: (84-4)8636924

WEB site: www.ct-in.com.vn E-mail: [email protected]

Trang 3 / 22


I. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG AIS

- Hệ thống thông tin điều hành - AIS (Administrative Information System) là một hệ thống

quản lý các văn bản, tài liệu một cách an toàn, thuận tiện. Hệ thống cung cấp hàng loạt các

công cụ hỗ trợ người sử dụng nắm bắt, xử lý và chuyển giao thông tin một cách nhanh

chóng. Được xây dựng với mục đích tạo ra các luồng xử lý thông tin chuẩn, AIS cung cấp

một nền tảng vững chắc trong công tác lưu trữ và khai thác thông tin cho mọi công ty trong

mọi lĩnh vực.

- Tài liệu này được lập với mục đích hướng dẫn người sử dụng Hệ thống thông tin điều hành

AIS cách truy cập và khai thác thông tin một cách hiệu quả.

Cách thức đăng nhập vào hệ thống thông tin điều hành AIS

Giao diện của hệ thống

Cách đóng hệ thống lại sau khi đã hoàn thành công việc

II. ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG

2.1. Quy ước chung đặt tên truy cập

Hệ thống thông tin điều hành AIS là một hệ thống có độ an toàn bảo mật thông tin cao. Bất

cứ người sử dụng nào muốn truy cập thông tin từ hệ thống đều phải đăng nhập vào hệ

thống trước. Để đăng nhập được vào hệ thống, bạn cần có một Tên truy cập (username) và

Mật khẩu (password). Để có được thông tin này, bạn hãy liên hệ với người quản trị hệ thống

để xin cấp.

Hiện tại, mặc định tên truy cập trong hệ thống được đặt mặc định theo quy ước sau:

• Username: <tên> + <chữ cái đầu viết tắt của họ và đệm>

• Password: Mặc định là 123456

VD: người sử dụng có tên là Nguyễn Thị An, khi đó tên và mật khẩu truy cập trong hệ được

đặt như sau:

Username = annt, password = 123456

Phần

1

BẮT ĐẦU

Trang 4 / 22


2.2. Cách đăng nhập vào hệ thống

Hiện tại, CT-IN cài đặt song song hai hệ thống:

a. Hệ thống thông tin điều hành AIS

Đây là hệ thống thực lưu trữ toàn bộ dữ liệu văn bản, công việc thật phát sinh trong quá

trình SXKD của Tổng công ty Bưu chính Việt Nam. Các thông tin ở đây mô tả lại toàn bộ

công việc, luồng luân chuyển thông tin hàng ngày trong VNPOST.

Để truy cập vào hệ thống này, bạn thực hiện theo các thao tác sau:

- Khởi động trình duyệt Web Internet Explorer hoặc Firefox

Bấm vào nút <Start> của hệ thống Windows

Chọn mục Programs

Chọn mục Internet Explorer hoặc Mollizza Firefox

- Nhập địa chỉ của hệ thống AIS

Bấm chuột vào mục Address trên cửa sổ trình duyệt. Nhập vào địa chỉ truy nhập

trang web: http://home.vnpost.vn. Bấm nút <Enter> hoặc nhấp chuột vào nút

<Go>

Hệ thống hiển thị trang chủ của Tổng công ty Bưu chính Việt Nam

Bấm chuột vào liên kết “Thông tin điều hành” trên trang chủ. Hệ thống hiển thị màn

hình đăng nhập vào hệ thống AIS

Trang 5 / 22


Hình 1.1 Đăng nhập vào hệ thống

- Nhập thông tin người sử dụng

Nhập thông tin về Tên truy cập và Mật khẩu vào các ô thông tin tương ứng

Nhấp chuột vào nút <Đăng nhập>

- Sau khi đã đăng nhập được vào hệ thống, bạn sẽ truy cập vào trang chủ của hệ thống

b. Hệ thống thử nghiệm AIS

Đây là một hệ thống thử nghiệm, dùng trong quá trình các cán bộ của công ty CT-IN đào

tạo cách thức sử dụng hệ thống AIS và để cho các người sử dụng trong hệ thống thật có thể

vào thử nghiệm các tính năng của hệ thống, là môi trường giúp người sử dụng có thể nhanh

chóng tiếp cận hệ thống. Các thông tin ở đây chỉ là dữ liệu giả, không phải những văn bản,

công việc thật phát sinh trong quá trình SXKD của TCT.

Để truy cập vào hệ thống này, bạn thực hiện theo các thao tác sau:

- Khởi động trình duyệt Web Internet Explorer hoặc Firefox

Bấm vào nút <Start> của hệ thống Windows

Chọn mục Programs

Chọn mục Internet Explorer hoặc Mollizza Firefox

- Nhập địa chỉ của hệ thống AIS

Bấm chuột vào mục Address trên cửa sổ trình duyệt. Nhập vào địa chỉ truy nhập

trang web: http://ais.offices.vnpost.vn/. Bấm nút <Enter> hoặc nhấp chuột vào

nút <Go>. Hệ thống hiển thị màn hình đăng nhập vào hệ thống thử nghiệm (xem

hình 1.1: Đăng nhập hệ thống)

- Nhập thông tin người sử dụng

Nhập thông tin về Tên truy cập và Mật khẩu vào các ô thông tin tương ứng

Nhấp chuột vào nút <Đăng nhập>

Trang 6 / 22


- Sau khi đã đăng nhập được vào hệ thống, bạn sẽ truy cập vào trang chủ của hệ thống

2.3. Trang chủ hệ thống

Hình 1. 2 Trang chủ của hệ thống

Giao diện của trang chủ Hệ thống thông tin điều hành AIS gồm các mục:

Tên mục Ý nghĩa

Trang chủ Kết nối nhanh đến trang chủ của hệ thống

Văn bản Kết nối nhanh đến các chức năng quản lý văn bản

Công việc Kết nối nhanh đến các chức năng theo dõi công việc

Báo cáo Kết nối nhanh đến các tiện ích lập báo cáo

Thông tin cá nhân Thực hiện chức năng hiển thị các thông tin cá nhân cuả người sử

dụng hiện thời

Quản lý số CV Thực hiện chức năng quản lý sổ văn bản đến và sổ ký hiệu văn

bnar phát hành

Hình 1. 3 Menu của hệ thống

III. KẾT THÚC CHƯƠNG TRÌNH

Khi người sử dụng truy cập vào hệ thống, tên của người sử dụng hiện thời sẽ hiển thị tại góc

trên, bên phải của cửa sổ chương trình.

Trường hợp nếu tên người sử dụng không đúng, hoặc sau khi bạn đã truy cập xong thông

tin của hệ thống, bạn nên đóng hệ thống lại để tránh sự truy cập thông tin bất hợp pháp.

Để kết thúc chương trình, bạn nhấp chuột vào mục “[Đóng lại]” bên cạnh tên người đang

truy cập hệ thống.

Trang 7 / 22


I. VĂN BẢN ĐẾN

Văn bản đến là các văn bản được gửi đến từ các đơn vị ngoài Tổng công ty được xử lý

thông tin theo hành trình các bước như sau:

Bước 1: Nhiệm vụ: Bộ phận Văn thư Tổng công ty

- Văn thư nhận văn bản đến, đăng ký văn bản đến tại hệ thống AIS. Nhập đầy đủ thông

tin của văn bản đó vào hệ thống, thực hiện lấy số văn bản được cấp tự động từ chương

trình để điền số vào văn bản đến.

- Với các văn bản không có địa chỉ nơi nhận cụ thể: Chuyển trực tiếp văn bản đến cho

Lãnh đạo Văn phòng/Lãnh đạo Tổng công ty. Nhập đầy đủ ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo

vào hệ thống AIS

- Dùng máy Scanner quét văn bản đến, lưu trữ vào thư mục quản lý

- Gắn kèm File vào hệ thống.

- Thực hiện giao việc cho các đơn vị theo lời phê chỉ đạo của Lãnh đạo

- Lưu trữ văn bản đến.

Bước 2: Nhiệm vụ: Lãnh đạo Văn phòng

- Tiếp nhận văn bản do văn thư chuyển đến. Cho ý kiến chỉ đạo xử lý văn bản. Trình văn

bản lên lãnh đạo Tổng công ty khi không đủ thẩm quyền xử lý.

- Đăng nhập vào hệ thống AIS. Nhập ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Tổng công ty xử lý văn

bản, phân rã thành các đầu việc cho các phòng ban nếu có hạn xử lý.

- Theo dõi kết quả thực hiện công việc của các phòng ban, báo cáo lãnh đạo Tổng công ty

Bước 3: Nhiệm vụ: Thư ký Lãnh đạo Tổng công ty

- Tiếp nhận văn bản do văn thư chuyển đến. Trình văn bản lên lãnh đạo Tổng công ty.

- Đăng nhập vào hệ thống AIS. Nhập ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Tổng công ty xử lý văn

bản, phân rã thành các đầu việc cho các phòng ban nếu có hạn xử lý.

Theo dõi kết quả thực hiện công việc của các phòng ban, báo cáo lãnh đạo Tổng công ty

Bước 3: Nhiệm vụ: Lãnh đạo các phòng ban chức năng.

Phần

2 QUY TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH

Trang 8 / 22


- Đăng nhập hệ thống.

- Thực hiện mở nội dung văn bản đến, xem lời phê chỉ đạo của Lãnh đạo

- Giao việc cho các nhân viên trong phòng thực hiện

- Giám sát, theo rõi quá trình thực hiện công việc của nhân viên

- Báo cáo kết quả thực hiện công việc

Bước 4: Nhiệm vụ: Nhân viên phòng ban.


- Thực hiện mở nội dung văn bản đến, xem lời phê chỉ đạo của lãnh đạo phòng ban

- Thực hiện hoàn thành công việc được giao

- Báo cáo kết quả thực hiện hoàn thành công việc

Bước 5: Lãnh đạo Tổng công ty


- Xem kết quả thực hiện công việc của các phòng ban

II. VĂN BẢN TRÌNH KÝ

Văn bản trình ký được xuất phát từ các phòng ban chức năng gửi đến trình Lãnh đạo Tổng

công ty phê duyệt và được xử lý thông tin theo hành trình các bước như sau:

Bước 1: Nhiệm vụ: Các phòng ban chức năng, các đơn vị trực thuộc.

- Chuyên viên soạn thảo văn bản theo lĩnh vực cần trình ký.

- Lãnh đạo đơn vị duyệt, hoàn chiỉnh văn bản trình ký

- Đăng nhập hệ thống điều hành thông tin AIS

- Nhập đầy đủ thông tin của văn bản đó vào hệ thống.

- Gắn kèm File vào hệ thống để gửi

- Gửi đến Bộ phận văn thư lưu trữ và phối hợp với Bộ phận văn thư lưu trữ để hoàn chỉnh

văn bản

Bước 2: Nhiệm vụ: Các phòng ban chức năng


- Thực hiện mở nội dung văn bản trình ký, xem nội dung, phối hợp với phòng ban phát

hành văn bản trình ký để chỉnh sửa.

- Thực hiện in văn bản trình ký

- Mang trực tiếp lên trình Lãnh đạo Tổng công ty

+ Trường hợp 1:

Lãnh đạo chưa duyệt nội dung văn bản trình ký, yêu cầu cần phải sửa lại nội dung thì Bộ

phận văn thư cần thông báo, phối hợp với đơn vị phát hành văn bản trình ký để sửa lại nội

dung theo yêu cầu của Lãnh đạo Tổng công ty.

+ Trường hợp 2:

Lãnh đạo đồng ý duyệt nội dung văn bản trình ký.

Trang 9 / 22


Gửi trực tiếp văn bản đã được Lãnh đạo Tổng công ty phê duyệt đến bộ phận văn thư.

Bước 3: Nhiệm vụ:Lãnh đạo Tổng công ty, các đơn vị


- Xem kết quả thực hiện công việc

III. VĂN BẢN PHÁT HÀNH

Văn bản phát hành được xuất phát từ Tổng công ty hoặc từ các phòng ban chức năng để gửi đi được xử lý thông tin theo hành trình các bước như sau:

Bước 1: Nhiệm vụ: Bộ phận Văn thư Tổng công

- Văn thư nhận văn bản trình ký đã được lãnh đạo phê duyệt (Ký) từ các phòng ban chức

năng, thư ký lãnh đạo Tổng công ty.

- Đăng nhập hệ thống điều hành thông tin AIS

- Tìm kiếm văn bản trình ký đó trong hệ thống, bấm vào nút “Phát hành” để văn bản trình

ký đó được chuyển sang thành văn bản phát hành, thực hiện lấy số văn bản được cấp tự

động từ chương trình để điền số vào văn bản phát hành.

- Dùng máy Scanner quét văn bản phát hành, lưu trữ vào thư mục quản lý

- Gắn kèm File vào hệ thống để gửi đi. (Lưu ý gắn vào phần văn bản phát hành)

- Thực hiện gửi đi qua hệ thống theo yêu cầu của văn bản phát hành (Lưu ý: nếu phòng

ban nhận văn bản thuộc khối Văn phòng TCT thì sẽ chuyển văn bản qua hệ thống AIS.

Còn các cơ quan ngoài TCT văn thư vẫn thực hiện ban hành văn bản theo cách hiện nay)

- Lưu trữ văn bản phát hành.

Bước 2: Nhiệm vụ: Lãnh đạo các phòng ban, đơn vị.


- Thực hiện mở nội dung văn bản phát hành, xem lời phê chỉ đạo của Lãnh đạo

- Giao việc cho các nhân viên trong phòng thực hiện

- Giám sát, theo rõi quá trình thực hiện công việc của nhân viên

- Báo cáo kết quả thực hiện công việc

Bước 3: Nhiệm vụ: Nhân viên phòng ban, đơn vị.


- Thực hiện mở nội dung văn bản phát hành, xem lời phê chỉ đạo của lãnh đạo

- Thực hiện hoàn thành công việc được giao

- Báo cáo kết quả thực hiện hoàn thành công việc

Bước 4: Nhiệm vụ: Lãnh đạo Tổng công ty


- Xem kết quả thực hiện công việc văn bản

Trang 10 / 22


Xử lý thông tin điều hành Văn bản đến, trình ký, phát hành

I. VĂN BẢN ĐẾN

Quy trình xử lý văn bản đến gồm các bước như sau:

Bước 1: - Nhận văn bản đến, đóng dấu văn bản đến và điền ngày đến vào văn bản Bước 2: - Đăng nhập vào hệ thống AIS - Nháy chuột phần Văn bản đến, vào menu Nhập Văn bản. - Nhập văn bản đến vào hệ thống AIS, điền đầy đủ các thông tin. - Ghi vào văn bản gốc số đến do hệ thống cung cấp.

Bước 3: Nếu văn bản đến chưa có nơi nhận phòng ban cụ thể: - Trình văn bản lên lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo Tổng công ty - Nhận lại các văn bản sau khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo - Nhập ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo vào hệ thống AIS (nếu chưa có trong hệ thống) vào tab “Lãnh đạo xử lý”. + Nhập ý kiến chỉ đạo vào mục Ý kiến chỉ đạo, chọn các đơn vị nhận công văn theo lời phê của lãnh đạo. + Nếu ý kiến chỉ đạo có ghi thời hạn xử lý, nháy chuột vào Đầu việc chọn nút <Bổ sung> sau đó chọn việc cho phòng ban hoặc việc cho cá nhân để giao việc + Điền các thông tin vào Nội dung , Đơn vị chủ trì , Đơn vị phối hợp, Ý kiến chỉ đạo, Ngày giao việc, Hạn xử lý, sau đó nháy chuột vào <Lưu và đóng>

Phần

3 ĐỐI TƯỢNG VĂN THƯ LƯU TRỮ

Số văn bản được cấp theo chương

t ì h

Trang 11 / 22


Bước 4: Nếu các văn bản có nơi nhận phòng ban cụ thể: Dùng máy Scanner quét Văn bản đến, lưu trữ vào thư mục quản lý. Bước 5: Gắn kèm file vào Văn bản

Để có thể gắn kèm các file vào Văn bản như: các file văn bản được scan dưới dạng file PDF (Acrobat Reader), các báo cáo được lưu dưới dạng file DOC (MSWord) … bạn hãy thực hiện các bước sau:

o Nhấp chuột vào nút <Browse>. Hệ thống sẽ hiển thị hộp hội thoại cho phép bạn có thể chọn file dữ liệu đính kèm.

o Bạn hãy chọn file dữ liệu nháy chuột vào nút <Open>

Bước 6:

- Điền nơi nhận văn bản để chuyển văn bản đến các phòng ban xử lý.

Bước 7: Lưu Văn bản đến vào tủ quản lý hồ sơ theo đơn vị . o Lập mỗi phòng ban một tủ hồ sơ riêng. o Lưu giữ Văn bản đến vào tủ hồ sơ của đơn vị được lãnh đạo Tổng công ty giao chủ trì

thực hiện công việc

II. VĂN BẢN PHÁT HÀNH

Bước 1:

Văn thư nhận văn bản từ các phòng ban chức năng, chuyên viên trực thuộc Tổng công ty

(hoặc nhận trực tiếp từ Lãnh đạo Công ty)

Bước 2:

- Sử dụng chức năng Tìm kiếm để tìm Văn bản trong hệ thống (chi tiết trong mục tìm kiếm

văn bản):

Văn bản được chọn

Trang 12 / 22


+ Nếu tìm thấy văn bản: Bấm chuột để mở văn bản tìm được. Nháy chuột phần nút <Phát

hành> trên giao diện của Văn bản để Văn bản trình ký được chuyển thành Văn bản phát

hành.

+ Nếu không tìm thấy văn bản thì vào mục “Văn bản phát hành”, bấm nút <Nhập văn bản>

để thực hiện nhập văn bản phát hành mới vào hệ thống

- Mở văn bản phát hành chưa được lấy số, bấm chuột vào liên kết Cấp số để thực hiện lấy

số Văn bản phát hành.

Bước 3: Dùng máy Scanner quét Văn bản gửi đi, lưu trữ vào thư mục quản lý

Bước 4: Gắn kèm file vào Văn

bản phát hành

Để có thể gắn kèm các file vào

Văn bản như: các file văn bản

được scan dưới dạng file PDF

(Acrobat Reader), các báo cáo

được lưu dưới dạng file DOC

(MSWord) … bạn hãy thực hiện

các bước sau:

Nhấp chuột vào nút <Browse>.

Hệ thống sẽ hiển thị hộp hội

thoại cho phép bạn có thể chọn file dữ liệu đính kèm

Bạn hãy chọn file dữ liệu nháy chuột vào nút <Open>

Bước 5: - Nhập ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo vào hệ thống AIS (nếu chưa có trong hệ thống) vào tab “Lãnh đạo xử lý”. + Nhập ý kiến chỉ đạo vào mục Ý kiến chỉ đạo, chọn các đơn vị nhận công văn theo lời phê của lãnh đạo. + Nếu ý kiến chỉ đạo có ghi thời hạn xử lý, nháy chuột vào Đầu việc chọn nút <Bổ sung> sau đó chọn việc cho phòng ban hoặc việc cho cá nhân để giao việc

Phần cấp số

Văn bản

được chọn

Trang 13 / 22


+ Điền các thông tin vào Nội dung , Đơn vị chủ trì , Đơn vị phối hợp, Ý kiến chỉ đạo, Ngày giao việc, Hạn xử lý, sau đó nháy chuột vào <Lưu và đóng>

Bước 6:

Nếu văn bản có nơi nhận là phòng ban thuộc Tổng công ty, thực hiện phát hành văn bản

qua hệ thống AIS. Chỉ chuyển bản giấy văn bản cho các đơn vị ngoài tổng công ty hoặc

phòng ban trong TCT xử lý chính văn bản

Bước 7: Lưu Văn bản phát hành vào tủ quản lý văn bản theo từng loại văn bản đi

Trang 14 / 22


Bước 1: - Nhận văn bản đến do văn thư chuyển đến. Trình lãnh đạo Tổng công ty - Nhận lại văn bản sau khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.

Bước 2: Điền ý kiến xử lý của lãnh đạo vào hệ thống AIS - Đăng nhập hệ thống thông tin điều hành AIS

- Nháy chuột vào phần Lãnh đạo xử lý. Lãnh đạo có thể điền ý kiến chỉ đạo vào các thông

tin trong mục này hoặc giao cho thư ký thực hiện.

+ Đối với văn bản đến: Nhập ý kiến chỉ đạo vào mục Ý kiến chỉ đạo, chọn các đơn vị nhận công văn theo lời

phê. Nếu ý kiến chỉ đạo có ghi thời hạn xử lý, nháy chuột vào Đầu việc chọn nút <Bổ

sung> sau đó chọn việc cho phòng ban hoặc việc cho cá nhân để giao việc

Điền các thông tin vào Nội dung , Đơn vị chủ trì , Đơn vị phối hợp, Ý kiến chỉ đạo, Ngày giao việc, Hạn xử lý, sau đó nháy chuột vào <Lưu và đóng>

+ Đối với văn bản trình ký:

Nhập ý kiến chỉ đạo vào mục Ý kiến chỉ đạo, Đồng ý hoặc không đồng ý với nội dung văn bản. Chọn các đơn vị nhận công văn theo lời phê.

Nếu ý kiến chỉ đạo có ghi thời hạn xử lý, nháy chuột vào Đầu việc chọn nút <Bổ sung> sau đó chọn việc cho phòng ban hoặc việc cho cá nhân để giao việc


Bước 3: - Đối với văn bản đến: Chuyển văn bản đến lại cho văn thư cơ quan - Đối với văn bản trình ký: chuyển văn bản lại cho đơn vị soạn thảo

Bước 4: Theo dõi kết quả hình thực hiện công việc của các phòng ban, định kỳ báo cáo cho

lãnh đạo

Phần

4 ĐỐI TƯỢNG THƯ KÝ LÃNH ĐẠO

Trang 15 / 22


Bước 1: - Nhận văn bản đến do thư ký chuyển đến. Cho ý kiến chỉ đạo vào văn bản - Nếu lãnh đạo tự nhập ý kiến chỉ đạo vào hệ thống thì tiếp tục tại bước 2. Nếu không,

quá trình tiếp tục tại bước 4. Bước 2: Lãnh đạo điền ý kiến xử lý vào hệ thống AIS - Đăng nhập hệ thống thông tin điều hành AIS

- Nháy chuột vào phần Lãnh đạo xử lý. Lãnh đạo có thể điền ý kiến chỉ đạo vào các thông

tin trong mục này hoặc giao cho thư ký thực hiện.

+ Đối với văn bản đến: Nhập ý kiến chỉ đạo vào mục Ý kiến chỉ đạo, chọn các đơn vị nhận công văn theo lời

phê. Nếu ý kiến chỉ đạo có ghi thời hạn xử lý, nháy chuột vào Đầu việc chọn nút <Bổ

sung> sau đó chọn việc cho phòng ban hoặc việc cho cá nhân để giao việc


+ Đối với văn bản trình ký:

Nhập ý kiến chỉ đạo vào mục Ý kiến chỉ đạo, Đồng ý hoặc không đồng ý với nội dung văn bản. Chọn các đơn vị nhận công văn theo lời phê.

Nếu ý kiến chỉ đạo có ghi thời hạn xử lý, nháy chuột vào Đầu việc chọn nút <Bổ sung> sau đó chọn việc cho phòng ban hoặc việc cho cá nhân để giao việc


Bước 3: Chuyển văn bản lại cho thư ký để thư ký chuyển lại cho văn thư cơ quan Bước 4: Theo dõi kết quả hình thực hiện công việc của các phòng ban.

Phần

5 ĐỐI TƯỢNG LÃNH ĐẠO TỔNG CÔNG TY

Trang 16 / 22


Xử lý công việc theo chỉ đạo của lãnh đạo Tổng công ty. Bước 1: Đăng nhập hệ thống thông tin điều hành AIS Bước 2: Xem văn bản mà mình nhận được, mở file gắn kèm để xem thông tin nội dung văn bản, số kí hiệu, cấp gửi, nơi gửi.

Bước 3: Vào phần Lãnh đạo xử lý để xem lời phê chỉ đạo của lãnh đạo Tổng công ty, và xem các đầu việc được giao.

Phần

6 ĐỐI TƯỢNG LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN

Trang 17 / 22


Bước 4: (Nếu được giao là Đơn vị chủ trì)

A/ Lãnh đạo phòng(Trưởng, phó phòng ban)

- Xem nội dung và thực hiện hoàn thành công việc theo nội dung văn bản, lời phê chỉ đạo của lãnh đạo Công ty

- Báo cáo kết quả thực hiện công việc cho lãnh đạo

(hoặc giao việc cho nhân viên trong phòng thực hiện) B./ Giao việc thực hiện cho chuyên viên trong phòng. - Vào mục Phòng ban xử lý và bổ sung việc cho các đơn vị, cá nhân của phòng mình - Nhập nội dung công việc, người xử lý chính, nguời xử lý phối hợp và ý kiến chỉ đạo cho các nhân viên của mình thực hiện - Theo dõi công việc giao cho nhân viên - Thực hiện báo cáo Lãnh đạo công việc đã hoàn thành

Bước 6: (Nếu được giao là Đơn vị phối hợp) - Mở file đính kèm ⇒ xem nội dung văn bản - Xem lời phê, đầu việc được giao, thực hiện theo phê chỉ đạo của Lãnh đạo ở mục Lãnh

đạo xử lý - Phối hợp cùng đơn vị chủ trình hoàn thành công việc mà lãnh đạo đã giao cho. - Giao việc cho các cá nhân của đơn vị mình ở mục Phòng ban xử lý - Theo dõi tình trạng công việc mà mình đã giao cho các chuyên viên.

Trang 18 / 22


Xử lý thông tin điều hành của Lãnh đạo đơn vị. Bước 1: Đăng nhập hệ thống thông tin điều hành AIS, nhập vào: tên truy cập và mật khẩu. Bước 2: Xem các văn bản mà mình nhận được, mở file gắn kèm để xem thông tin nội dung văn bản đến, số kí hiệu, cấp gửi, nơi gửi.

Bước 3: Vào phần Phòng ban xử lý để xem lời phê chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị, mở file gắn kèm xem nội dung văn bản, thực hiện theo lời phê chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị.

Phần

7 ĐỐI TƯỢNG NHÂN VIÊN PHÒNG BAN ĐƠN VỊ

Trang 19 / 22


Bước 4: Trao đổi thông tin với các thành viên liên quan trong quá trình xử lý công việc. - Vào Tab Thông tin xử lý, xem các thông tin trao đổi của các thành viên khác liên quan đến công việc. - Trao đổi thông tin với các thành viên liên quan bằng các điền thông tin vào trường thông tin trao đổi Bước 5: (Nếu được giao là Người xử lý chính )

- Thực hiện hoàn thành công việc theo nội dung văn bản, lời phê chỉ đạo giao việc của lãnh đạo đơn vị

- Thực hiện báo cáo công việc hoàn thành, chưa hoàn thành, đang xử lý.

Bước 6: (Nếu được giao là phối hợp cùng nhân viên khác trong đơn vị)

- Mở file đính kèm ⇒ xem nội dung công văn - Xem lời phê chỉ đạo của Lãnh đạo phòng

- Phối hợp cùng nhân viên chủ trì hoàn thành công việc.

Trang 20 / 22


Trong phần này sẽ giúp bạn sử dụng một cách dễ dàng công cụ tìm kiếm do hệ thống AIS cung cấp. Với công cụ này, bạn có thể tiếp cận với các văn bản mà bạn cần một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian.

I. TÌM KIẾM THEO SỐ KÝ HIỆU VĂN BẢN Chức năng này cho phép bạn truy cập nhanh vào một văn bản khi biết được số KH của văn bản đó. Khi bạn đang ở khung hiển thị thông tin của loại văn bản nào thì chức năng tìm kiếm sẽ cho phép tìm kiếm trên loại văn bản đó.

Để thực hiện việc tìm kiếm, bạn hãy nhập số ký hiệu văn bản vào trường thông tin Tìm ki•m, đặt lựa chọn theo S• KH rồi nhấp chuột vào nút <Tìm> hoặc gõ Enter.

Hình 8.1 Tìm kiếm theo số Ký hiệu

Hình 8.2 Danh sách các văn bản tìm được.

Phần

8 TÌM KIẾM THÔNG TIN

Trang 21 / 22


II. TÌM KIẾM THEO CHUỖI KÝ TỰ

Chức năng này cho phép bạn tìm các văn bản có chứa một số các ký tự xác định.

Để thực hiện việc tìm kiếm, bạn hãy nhập chuỗi ký tự vào trường thông tin Tìm kiếm, đặt lựa chọn theo Toàn bộ rồi nhấp chuột vào nút <Tìm> hoặc gõ Enter

Hình 8.3 Tìm kiếm theo chuỗi ký tự

Hệ thống hiển thị danh sách các văn bản tìm được theo thứ tự giảm dần của số đến.

Hình 8.4 Danh sách các văn bản tìm được

III. TÌM KIẾM CHÍNH XÁC

Chức năng này cho phép bạn tìm kiếm tất cả các văn bản có trong hệ thống không phân biệt văn bản đến, trình ký hay phát hànhtheo các tiêu chí xác định như: Số/Ký hiệu, Cấp gửi, Nơi gửi ...

o Để thực hiện chức năng này, bạn hãy bấm chuột vào đường kết nôi Tìm kiếm chính xác . Hệ thống hiển thị cửa sổ tìm kiếm cho phép bạn nhập các trường thông tin tìm kiếm.

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Tìm> hoặc gõ phím Enter để thực hiện tìm kiếm.

Trang 22 / 22


o Để xoá các điều kiện tìm hiện thời và nhập điều kiện tìm kiếm mới, bạn hãy bấm nút <Bỏ điều kiện>.

o Để kết thúc việc tìm kiếm, nhấp chuột vào nút <Đóng>

Hình 8.5 Kết quả tìm kiếm chính xác văn bản

Documents

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG - ais-old.vnpost.vnais-old.vnpost.vn/homesite.nsf/579cd04ada6ab71547256fc600332590/$FILE/... · trên, bên phải của cửa sổ chương