Tài liệu: Hướng dẫn sử dụng Email - hcmct.edu.vnhcmct.edu.vn/Uploads/Downloads/Tai lieu su dung Mail.pdf · Tài liệu hướng dẫn sử dụng email Trang 9 6) Đính

Trường Trung Học Giao Thông Công ChínhKhoa Công Nghệ Thông Tin

Tài liệu:

Hướng dẫn sử dụngEmail

Giáo viên biên soạn: Lý Vĩnh AnKhoa Công Nghệ Thông Tin

Tháng 12/2007

Mục lục

Phần 1 SỬ DỤNG WEBMAIL ................................ ................................ .............................5

I. Giới thiệu: ................................ ................................ ................................ .....................5II. Các thao tác cơ bản: ................................ ................................ ................................ ......5

1) Đăng nhập WebMail:................................ ................................ ................................52) Ý nghĩa các chức năng của WebMail: ................................ ................................ .......73) Đổi mật khẩu email: ................................ ................................ ................................ .74) Thoát Webmail: ................................ ................................ ................................ ........85) Gởi thư: ................................ ................................ ................................ ....................86) Đính kèm tập tin: ................................ ................................ ................................ ......97) Xem thư: ................................ ................................ ................................ .................108) Lưu tập tin được đính kèm: ................................ ................................ .....................11

III. Sử dụng sổ địa chỉ (Contacts): ................................ ................................ .....................111) Ý nghĩa cửa sổ Contacts: ................................ ................................ ........................112) Lưu địa chỉ email mới (Contact): ................................ ................................ ............133) Danh sách nhóm (Distribution List): ................................ ................................ .......134) Gởi thư cho danh sách nhóm: ................................ ................................ .................15

Phần 2 SỬ DỤNG OUTLOOK EXPRESS ................................ ................................ .........17

I. Hướng dẫn cài đặt: ................................ ................................ ................................ ......171) Các thông tin cần thiết:................................ ................................ ...........................172) Các bước thực hiện:................................ ................................ ................................ 17

II. Các thao tác cơ bản: ................................ ................................ ................................ ....201) Giới thiệu về OutLook Express: ................................ ................................ ..............202) Gởi thư: ................................ ................................ ................................ ..................223) Gởi thư có đính kèm tập tin: ................................ ................................ ...................224) Lưu tập tin đính kèm:................................ ................................ .............................. 23

III. Sử dụng sổ địa chỉ: ................................ ................................ ................................ ......231) Khởi động:................................ ................................ ................................ ..............232) Lưu thông tin mới (Contact): ................................ ................................ ..................243) Danh sách nhóm (Group): ................................ ................................ ......................244) Gởi thư cho nhóm: ................................ ................................ ................................ ..255) Tạo folder quản lý thư: ................................ ................................ ...........................26

IV.Các chức năng khác trong OutLook Express: ................................ ............................... 271) Thay đổi bố cục của OutLook Express: ................................ ................................ ...272) Hiệu chỉnh thông số cài đặt: ................................ ................................ ...................273) Tạo quy tắc nhận thư ( Message Rules): ................................ ................................ ..294) Quản lý các quy tắc: ................................ ................................ ............................... 31

Tài liệu hướng dẫn sử dụng email

Trang 5

Phần 1 SỬ DỤNG WEBMAIL

I. Giới thiệu:Các thông tin cần thiết khi sử dụng email:

- Địa chỉ trang web trường: http://www.truonggtcc.edu.vn- Địa chỉ web mail: http://mail.truonggtcc.edu.vn- Tài khoản email có dạng: [email protected]

II. Các thao tác cơ bản:1) Đăng nhập WebMail:Sử dụng chương trình Internet Explorer để mở trang webmail, xuất h iện cửa sổ SecurityAlert, ta chọn Yes.

Xuất hiện màn hình đăng nhập, điền thông tin đăng nhập.

- Giao diện trang WebMail đầy đủ

Full-featured: giao diện đầy đủchức năng ( truy xuất sẽ chậm)Simplified: giao diện đơn giản(truy xuất sẽ nhanh)


Trang 6

- Giao diện trang WebMail đơn giản


Trang 7

2) Ý nghĩa các chức năng của WebMail:

3) Đổi mật khẩu email:- Click chọn nút Settings, chọn Change password.

- Điền thông tin để đổi password.

- Password đổi thành công chương trình sẽ xuất thông báo sau:

Inbox : Chứa các thư nhận được.Calendar : Dùng để lập lịch công tác cá nhân.Contacts : Sổ địa chỉ, chứa danh sách địa chỉ mail.Deleted Items : Chứa các thư bị xóa.Drafts : Chứa các thư soạn thảo chưa hoàn tất.Junk E-mail : Chứa thư rác.Notes : Tạo các ghi chú.Sent Items : Chứa các thư đã được gởiTasks : Quản lý công việc đang thực hiện.

Public folders (chứa các thành phần dùng chung)Calendar : Lịch công tác chung.Contacts : Sổ địa chỉ dùng chung.

Nút Refesh : Dùng để check mail mới.Settings : Hiệu chỉnh các tùy chọn.Filters : Tạo bộ lọc thư.Change Password : Thay đổi mật khẩu.


Trang 8

4) Thoát Webmail:

Khi không sử dụng ta nên thoát khỏi webmail, để thoát khỏi ta click chọn chức năngLogout.

5) Gởi thư:- Click nút New Message, điền đầy đủ thông tin thư cần gởi:

To: danh sách địa chỉ email người nhận (sử dụng dấu phẩy “,” để phân cách 2địa chỉ với nhau.)

Cc: danh sách địa chỉ email những người đồng nhận. Bcc: cho phép ẩn đi danh sách những người đồng nhận, những người nhận ở mục

To, Cc sẽ không thấy được các địa chỉ này.

Subject: tiêu đề của thư.

- Click nút Send để gởi thư, nếu thư chưa soạn thảo xong ta click nút Save để l ưu thưvào trong thư mục Drafts.

Nếu đã có lưu địa chỉ email người nhận trong thư mục Contacts (sổ địa chỉ), ta click cácnút To, Cc, Bcc để điền địa chỉ người nhận từ sổ địa chỉ.


Trang 9

6) Đính kèm tập tin:- Để đính kèm tập tin vào thư, ta click chọn nút Attach.- Chọn tập tin cần đính kèm, click nút OK.

- Để bỏ tập tin đính kèm, ta click chọn remove.Lưu ý khi đính kèm tập tin:

- Các tập tin đính kèm phải có kích thước <=5MB.

- Chọn các địa chỉ email trong danh sách.- Click chọn các nút để đưa danh sách địa chỉ vào mục To,Cc, Bc tương ứng.- Click nút OK để hoàn tất việc nhập danh sách người nhận.


Trang 10

7) Xem thư:Click lên thư cần xem, nội dung thư sẽ xuất hiện hiện tại cửa sổ bên dưới.

Ý nghĩa thanh công cụ trong của sổ InBox( theo thứ tự từ trái sang):

- New mail : Tạo thư mới.- Reply : Gởi thư phản hồi.- Forward : Gởi chuyển tiếp thư đang chọn đến người khác.- Spam : Đánh dấu thư đang chọn là thư rác, nếu nhận được thư có địa chỉ

này thì đưa vào mục Junk E-mail.- Move or Copy : Di chuyển hoặc sao chép thư đang chọn sang thư mục khác.- Print : In nội dung thư.- Delete : xóa thư được chọn, đưa vào thư mục Delete Items.- Search : tìm thư.


Trang 11

Ý nghĩa trạng thái của thư:

- Cột Priority : Mức độ ưu tiên của thư.- Cột Attach : Cho biết thư có đính kèm tập tin hay không ?- Cột Flag : Giúp đánh dấu thư.- From : Hiển thị địa chỉ email người gởi, hoặc tên người gởi (nếu địa chỉ

người gởi được lưu trong sổ địa chỉ - Contact)- Subject : Tiêu đề thư.- Received : Thời gian nhận thư.- Size : Kích thước thư.

8) Lưu tập tin được đính kèm:

III. Sử dụng sổ địa chỉ (Contacts):1) Ý nghĩa cửa sổ Contacts:

- Click lên tên tập tin cần lưu.- Xuất hiện cửa sổ Files Download.- Chọn Save để lưu tập tin đính kèm.


Trang 12

Thay đổi cách trình bày sổ địa chỉ:

View address cards: Trình bày theo d ạng danh thiếp.

View phone book: Trình bày theo d ạng danh sách.

Ẩn / hiển thị cột trong danh sách địa chỉ:- Click phải lên tiêu đề trong danh sách, chọn Change columns.

- Chọn ẩn/ hiện các cột trong danh sách.


Trang 13

2) Lưu địa chỉ email mới (Contact):

- Click nút New Contacts.- Điền thông tin cần thiết (First name, Last name, E-mail).

- Click nút Save and Close để lưu thông tin.

3) Danh sách nhóm (Distribution List):

- Danh sách nhóm lưu trữ thông tin của nhiều địa chỉ email.- Khi gởi thư ta chỉ việc chọn tên danh sách nhóm cần gởi, thư sẽ được gởi đến tất các

các địa chỉ email trong danh sách.Tạo danh sách Distribution List:

- Click nút New distribution list.

- Đặt tên cho danh sách nhóm.


Trang 14

- Click nút Select... để đưa các địa chỉ email vào nhóm.

- Click nút Save and Close để lưu danh sách nhóm.


Trang 15

4) Gởi thư cho danh sách nhóm:- Click phải lên danh sách nhóm, chọn Send mail.

- Thực hiện soạn thư và gởi thư tương tự như phần trên.


Trang 16


Trang 17

Phần 2 SỬ DỤNG OUTLOOK EXPRESS

I. Hướng dẫn cài đặt:1) Các thông tin cần thiết:

- Máy chủ gởi và nhận thư: Incomming: mail.truonggtcc.edu.vn

Outcomming: mail.truonggtcc.edu.vn

- Cổng gởi và nhận thư: Cổng gởi thư (SMTP): 25 Cổng nhận thư (POP3): 110

- Tài khoản email có dạng: [email protected] Tên tài khoản: hovaten Mật khẩu: hovaten

2) Các bước thực hiện:- Khởi động chương trình OutLook Express.- Nếu đã có 1 tài khoản email được cài đặt trên OutLook Express, ta muốn cài đặt thêm

tài khoản mới ta chọn-- Chọn Tool \ Accounts…

- Điền Họ và tên (sẽ hiển thị khi gởi thư đến cho người nhận)

Click nút Add \ Mail…


Trang 18

- Điền địa chỉ email: [email protected]

- Điền thông tin máy chủ gởi và nhận thư:


Trang 19

- Điền thông tin tài khoản email, nếu một máy có nhiều t ài khoản email được cài đặt,ta không nên đánh dấu vào ô Remember password.

- Nhấn nút Finish để hoàn tất viêc cài đặt.


Trang 20

- Sau khi hoàn tất, ta cần phải hiệu chỉnh thông tin về máy chủ gởi và nhận, để có thểgởi được thư (Xem tại phần IV – 2 Hiệu chỉnh thông số cài đặt – trang 28)

II. Các thao tác cơ bản:1) Giới thiệu về OutLook Express:

- Giao diện OutLook Express.


Trang 21

Ý nghĩa cửa sổ Folders:

Ý nghĩa thanh công cụ:

Create Mail : Tạo thư mới. Reply : Phản hồi đến người gởi. Reply All : Phản hồi đến người gởi và những người trong danh sách

nhận của thư đó. Forward : Chuyển tiếp thư đến người khác. Print : In thư Delete :Xóa thư. Send/Recv : Gởi thư trong Outbox, và nhận thư mới. Recevied All : Chỉ nhận thư mới. Send All : Chỉ gởi thư.

Ý nghĩa cửa sổ chứa thư:

- Cột Priority : Mức độ ưu tiên của thư.- Cột Attach : Cho biết thư có đính kèm tập tin hay không ?- Cột Flag : Giúp đánh dấu thư.- From : Hiển thị địa chỉ email người gởi, hoặc tên người gởi (nếu địa chỉ

người gởi được lưu trong sổ địa chỉ - Contact)- Subject : Tiêu đề thư.

Inbox : Chứa các thư nhận được.Outbox : Chứa các thư chuẩn bị gởi.Sent Items : Chứa các thư đã được gởi.Deleted Items : Chứa các thư bị xóa.Drafts : Chứa các thư soạn thảo chưa hoàn tất.


Trang 22

2) Gởi thư:- Click nút Create Mail (phím tắt Ctrl – N)- Điền đầy đủ thông tin thư cần gởi.

To: danh sách địa chỉ email người nhận (sử dụng dấu phẩy “,” để phân cách 2địa chỉ với nhau.)

Cc: danh sách địa chỉ email những người đồng nhận. Bcc: cho phép ẩn đi danh sách những người đồng nhận, những người nhận ở mục

To, Cc sẽ không thấy được các địa chỉ này.

Subject: tiêu đề của thư.

- Click nút Send.

3) Gởi thư có đính kèm tập tin:- Tại cửa sổ soạn thư.

- Click nút Attach- Chọn tập tin đính kèm.

Để bỏ tập tin đính kèm, ta chọn tập tin và nhấnphím Delete.


Trang 23

4) Lưu tập tin đính kèm:

- Chọn thư cần lưu tập tin đính kèm.

- Thực hiện lưu.

III. Sử dụng sổ địa chỉ:1) Khởi động:

- Chọn Tool \ Address Book để mở cửa sổ địa chỉ.

- Click nút Attach.- Chọn Save Attachments…

Chọn nơi lưu.

Chọn các tập tin cần lưu


Trang 24

2) Lưu thông tin mới (Contact):

- Click nút New \ New Contact…- Điền thông tin cần thiết. (Họ tên, và địa chỉ email)

3) Danh sách nhóm (Group):

Có chức năng tương tư Distribution List khi sử dụng WebMail.- Click nút New \ New Group…, đặt tên nhóm.

- Click nút Select Members để chọn thành viên thuộc nhóm.

Nhập địa chỉ email, click nút Add.(Một người có thể có nhiều địa chỉ email)


Trang 25

- Để loại bỏ thành viên ra khỏi nhóm, ta click nút Remove.

4) Gởi thư cho nhóm:Khi gởi thư cho nhóm thì thư sẽ được gởi đến tất cả thành viên trong nhóm.

- Click phải lên tên nhóm tại cửa sổ Contacts (góc trái màn hình), chọn Send E-mail.

- Chọn các thành vien cần đưa vào nhóm- Click nút Select.


Trang 26

5) Tạo folder quản lý thư:Nếu hộp thư có quá nhiều thư, để dễ quản lý ta sử dụng folder để phân chia thư theotừng đề mục ( tương tự như quản lý tập tin trên máy tính).

- Chọn File \ New Folder...- Đặt tên cho folder.

Di chuyển, sao chép thư đến thư mục khác:- Chọn thư cần sao chép hoặc di chuyển.- Chọn Edit

Copy to folder: sao chép thư đ ến thư mục khác. Move to folder: di chuyển thư đến thư mục khác.

- Chọn folder chứa, click nút OK .


Trang 27

IV. Các chức năng khác trong OutLook Express:1) Thay đổi bố cục của OutLook Express:

- Chọn View \ LayOut...

2) Hiệu chỉnh thông số cài đặt:- Chọn Tool \ Accounts…

Contacts : Cửa sổ địa chỉ.Folder Bar : Thanh tiêu đềFolder List : Danh sách thư mục.Status bar : Thanh trạng tháiToolbar : Thanh công cụ

Preview Pane : hiệu chỉnh cửa sổxem trước nội dung thư.Show preview pane: Ẩn / hiện cửasổ xem trước nội dung thư.

Click nút Properties


Trang 28

- Thay đổi thông tin tài khoản:

- Thay đổi thông tin về máy chủ gởi và nhận:

- Thay đổi thông tin cổng gởi và nhận thư:

Tên hiển thị của tài khoản

Tên hiển thị khi gởi thư

Để gởi thư được ta phải đánh dấu chọn.(chế độ xác thực với máy chủ khi gởi th ư)


Trang 29

3) Tạo quy tắc nhận thư ( Message Rules):Quy tắc nhận thư dùng để quản lý thư 1 cách tự động.Ví dụ:

- Khi nhận thư từ người a, b, c ta muốn thư được đưa đến thư mục Ca nhan, nhận từngười d, e, f ta muốn xóa thư, thay vì phải thực hiện thủ công ta sử dụng MessageRules (quy tắc nhận thư).

Để tạo Message Rules ta chọn Tool \ Messsage Rules \ Mail...

Cổng gởi thư

Cổng nhận thư

Điều kiện để thực hiện hành động.

Hành động tương ứng khi điềukiện đó xảy ra

Mô tả chi tiết hành động.

Tên quy tắc.


Trang 30

Một vài quy tắc thường dùng:a) Nếu nhận thư từ người nào đó thì thực hiện chuyển đến thư mục đã chỉ định:

b) Nếu nội dung thư có chữ chữ “xxxxx” thì xóa thư:

contains people: đưa thông tin người gởispecified: chọn thư mục cần di chuyển đến.

contains specific word: đưa thông tin từ cầnlọc.


Trang 31

4) Quản lý các quy tắc:- Chọn Tool \ Message Rules \ Mail...

Tạo mới

Hiệu chỉnh

Xóa

Áp dụng quy tắc chofolder đang chọn

Documents

Tài liệu: Hướng dẫn sử dụng Email - hcmct.edu.vnhcmct.edu.vn/Uploads/Downloads/Tai lieu su dung Mail.pdf · Tài liệu hướng dẫn sử dụng email Trang 9 6) Đính