Finales de la XIV Competencia de Talento e Innovación de las Américas

“En el marco de la 49 Período Ordinario de Sesiones de la Asamblea General de la OEA”

Junio 2019 | Medellín, Colombia

Documento de Logística y Requerimientos

1

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 2

ACERCA DEL YOUNG AMERICAS BUSINESS TRUST 3

ACERCA DE TIC AMERICAS 3

LAS FINALES 4

AUDIENCIA 4

SUMARIO DE APORTES 4

REQUERIMIENTOS Y LOGÍSTICA 5

• Área de Registro y Lobby 5

• Sala de plenarias y ceremonias 6

• Exposición internacional 8

• Salas de Evaluaciones – Componente de Implementación 10

• Almuerzos 11

• Oficina 12

• Recepción / Coctel 13

• Salón VIP 13

• Hotel 13

• Transporte local 13

• Diseño e impresiones 14

• Puntos focales / locales 14

2

INTRODUCCIÓN

El presente documento ha sido elaborado con el objetivo de disponer de la información logística y de requerimientos especiales para el evento de las Finales de la XIV edición de la Competencia de Talento e Innovación de las Américas (TIC Americas 2019) y Eco-Reto 10.0, a celebrarse en Medellín, Colombia, en junio 2019, como actividad en el marco de la 49 Asamblea General de la Organización de los Estados Americanos (AG-OEA).

Las Finales de TIC Americas se vienen celebrando desde el año 2007 como una actividad en el marco de la Asamblea General de la OEA, y como componente de implementación del Foro de Jóvenes de las Américas durante la Cumbre de las Américas.

El YABT, la Secretaría General de la OEA y el país sede de la AG-OEA, trabajan de la mano para que las actividades de TIC Americas constituyan un aporte sustancial del talento innovador de la juventud con la agenda de la Asamblea General de la OEA y los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Más de 100 jóvenes emprendedores del continente se darán cita en Medellín, compitiendo por las distintas categorías y reconocimientos especiales, sumado a un grupo selecto de empresarios y especialistas en calidad de jurado, mentores y expositores.

TIC Americas ha vinculado como socios a compañías multinacionales como: PepsiCo, cbc, Postobón, Dell, Citi, BanReservas,BancoVisión;institucionesfinancierasinternacionales(IFI´s)comoelBancoMundialyelBancoInteramericano de Desarrollo (OEA), agencias especializadas de las Naciones Unidas, gobiernos nacionales y locales de países sedes de la AG-OEA; entre otras organizaciones.

3

ACERCA DEL YOUNG AMERICAS BUSINESS TRUST

ElYoungAmericasBusinessTrust(YABT)esunaorganizacióninternacionalsinfinesdelucroincorporadaenelDistrito de Columbia, Estados Unidos, y tiene el estatus 501 (c) 3 ante el IRS. El YABT trabaja en cooperación con la Organización de Estados Americanos (OEA) para promover el desarrollo social y económico de los jóvenes de todo el mundo. Mientras construyen la capacidad empresarial y crean oportunidades para los futuros líderes empresariales, la comunidad YABT avanza los objetivos globales y fortalece las iniciativas dirigidas por los jóvenes para el desarrollo sostenible. Mayor información, disponible en: www.yabt.net

ACERCA DE TIC AMERICAS

TIC Americas es una plataforma de apoyo, y aceleradora de negocios para jóvenes emprendedores. El programa les proporciona orientación, formación, entrenamiento, mentoría, capital semilla e inversión así como acceso a una red de contactos internacionales. Independientemente del modelo de negocios o solución, este programa está diseñado para apoyar a los emprendedores en su camino hacia el crecimiento. En sus 13 ediciones implementadas, TIC Americas se ha consolidado como uno de los programas emblemas de juventud y emprendimiento del Hemisferio Occidental apoyando 45,109 jóvenes en la creación y consolidación de más de 24,232 propuestas de negocios y sociales.

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LAS FINALES

Fechas: 23, 24 y 25 de junio, 2019 (3 días) • Día 1: Conferencia de prensa, montaje de Expo, inducción a Finalistas, jueces y voluntarios • Día 2: Ceremonia de Apertura, Expo, plenarias, comité de evaluación, entrevistas de la prensa • Día 3: Ceremonia de Clausura y Premiación, Expo, plenarias, entrevistas de la prensaPaís: ColombiaCiudad: MedellínLugar: TBD

AUDIENCIA

Público general: 350 participantes • 8 YABT Staff • 15 voluntarios nacionales • 100 miembros de equipos Finalistas de TIC Americas, Eco-Reto, Competencia de Innovación del Caribe, categorías y reconocimientos especiales • 35 jueces nacionales e internacionales • 18 oradores/panelistas nacionales e internacionales • 40 corresponsales y fotógrafos de prensa • 300 visitantes los días 2 y 3

SUMARIO DE APORTES

Sede, equipamiento

Alojamiento, alimentación y transporte de Finalistas

Becasdefinalistas

Premios y reconocimientos especiales

Recepción

Convocatoria de prensa

Protocolo

Principales Requerimientos

Gobierno Nacional/Local

YABT / Socios Internacionales

Socios /patrocinadores Nacionales-locales

5

REGISTRO / LOBBY

DÍAS

1 Y

2

REG

ISTR

O L

OBB

Y

LOBB

Y

SEDE

YABT

SOCIO LOCAL

PROVEEDOR

2 Mesas de registro4 SillasMantelesRegletas eléctricasCesto de basura1 Mesa para proveedor de traducción simultáneaTV de entrada - Proyectar agenda del díaAparatos/audífonos de traducción simultáneaBacking de entrevistas con la prensaListados de registros (Finalistas, jurados, oradores, VIPs, etc.)

Hojas BlancasBolígrafos4 Computadoras para registro

HorarioDía

ArregloActividad Proveedor Recursos

6

SALA DE PLENARIAS / CEREMONIAS

DÍAS

1 Y

2

CERE

MO

NIA

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SEDE

PROVEEDOR

PROVEEDOR

1 Mesa principal - mínimo 7 puestos7 Sillas de tarima con forroManteles2filasconsillasdereservado(Cuerpodiplomático,jurados, VIPs, socios, etc)400 sillas con forro - audiencia generalSofás y mesita para sesiones plenarias/paneles2 Pantallas grandesRouters de InternetPlantasyfloresfrentealamesadehonorEquipo de audio: Parlantes, consolas, micrófonos inalámbricos con baterías de reservasInterpretes (Español-Inglés-Español)Cabina de interpretesBacking sobre la tarimaBacking en los laterales de la tarimaRotulación de podiumLuces Led del Backing Name tents (carteles con nombres)LetrerosdeReservadoparasillasdeprimerasfilasBanderas OEA y YABTAgendas de ambos días1 laptop / Para proyectar 2Proyectoresdealtadefinición/resoluciónRegletas eléctricasEstaciones para Camarógrafos (Pasillos laterales y fondo del salón)Equipo de Circuito CerradoEstación de control para TransmisiónBanderas de los 35 Estados Miembros de la OEA, con asta y base

YABT

SOCIO LOCAL

GOBIERNO

NACIONAL/

LOCAL

HorarioDía

ArregloActividad Proveedor Recursos

7

Fotografías de referencia:

Álbumes completos: • Ceremonia de Inauguración: www.flickr.com/photos/yabtdc/albums/72157651687872990 • Ceremonia de Clausura: www.flickr.com/photos/yabtdc/albums/72157651686206669 • Sesión plenaria: www.flickr.com/photos/yabtdc/albums/72157649768022044

8

EXPOSICIÓN INTERNACIONAL

DÍA

1 - M

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AJE

DÍA

2 - E

XPO

SICI

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DÍA

3 - E

XPO

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EXPO

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TOUR

DE

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EXPO

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SEDE

PEPSICO

PROVEEDOR

40 stands (2 x 2 mts c/u)Mobiliario de stand (sillas, mesita o mueble, alfombra y cesto)Rotulado de Stands1 Networking loungeDiseño, cableado y suministro eléctricoRouter de InternetEstaciones de bebidas y snacksStand YABTRevistasLounge spaceMobiliario de LoungeMobiliario de LoungeMamparas Lounge

YABT

SOCIO LOCAL

/NACIONAL

HorarioDía

ArregloActividad Proveedor Recursos

9

Fotografías de referencia:

Álbum completo: •CortedeListónyVisitaoficial:www.flickr.com/photos/yabtdc/albums/72157652070140382

10

SALAS DE EVALUACIONES - JURADOS

5 S

ALAS

DÍA

1

EVAL

UACI

ONE

S TI

C AM

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AS -

ECO

-RET

O

CIC

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ORÍ

AS

SEDE

Mesa rectangular y 7 puestos para juradoMesa pequeña para colocación de documentos10 sillas por sala / 7 jurado, 1 voluntario, 2 extrasEstación de té y café. PepsiCo / cbc suministra agua y gaseosasManteles para mesas de juradoCesto de basuraRouter de InternetMesita para proyectorFolders / sobres manilasListadosdeequiposfinalistasEngrapadoraHojas BlancasBolígrafos / lápicesSeñalizaciones de salas5 Laptops 5 ProyectoresPantallas o TV Plan B: Proyectar en pared blanca/cremaParlantes de computadora Regletas eléctricasCable HDMI / 1 por sala

YABT

SOCIO

HorarioDía

ArregloActividad Proveedor Recursos

11

ALMUERZOS2 SALAS Y/O RESTAURANTES DE LA SEDE

DÍA

1

ALM

UERZ

OS

DE

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OS

ALM

UERZ

O P

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SEDE

SEDE

## Mesas## SillasMantelesBuffetPepsiCo suministra agua/gaseosasBackingConsola de audio2 micrófonos inalámbricosParlantes1 Computadora1 Pantalla1 Proyector

## Mesas## SillasMantelesBuffetPepsiCo/Postobon suministran agua y gaseosasBacking1 Consola de audio2 micrófonos inalámbricosParlantes1 Computadora1 Pantalla1 Proyector

SOCIONACIONAL

SOCIONACIONAL

DÍA

1 Y

2

PROVEEDOR

PROVEEDOR

PROVEEDOR

Fotografías de referencia:

Sala de Evaluaciones - Álbum completo: www.flickr.com/photos/yabtdc/albums/72157652107098685Almuerzos - Álbum completo: www.flickr.com/photos/yabtdc/albums/7215765164441268

HorarioDía

ArregloActividad Proveedor Recursos

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SALA PARA USO DE OFICINA

RECEPCIÓN / COCTEL

6 DÍ

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CIO

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CENT

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EL

SEDE

SEDE

2 Mesas rectangulares grandes1 mesa redonda pequeña1 mesa pequeña para impresora1 estación de té y caféRouter de internetLínea telefónica Copias de croquis de salones y áreas comunes Botiquín de primeros auxilios ArchivadoresÚtilesdeoficinaResma de hojas blancasDirectorio de teléfonos de YABT Staff, socios y puntos focales de la Cancillería, OEA, seguridad y protocoloEstación de agua y gaseosas2 Computadoras1 Impresora

Mesas coctelerasEstación de boquitasEstación de postresEstación de bebidas, agua y vinos Suministra agua y gaseosasSistema de audioMicrófonos

HORARIODÍA

ARREGLOACTIVIDAD PROVEEDOR RECURSOS

YABT

SOCIOS

PROVEEDOR

PEPSICO

PEPSICO

CANTIDAD 1 SALA

CANTIDAD 1

HORARIODÍA

ARREGLOACTIVIDAD PROVEEDOR RECURSOS

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SALÓN VIP / REUNIONES

DÍA

1 Y

2

OEA

- SO

CIO

S

AUTO

RIDA

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DE G

OBI

ERNO

SALA

CO

N SO

FAS

SEDE

HOTEL PARA ALOJAMIENTO DE DELEGADOS JUVENILES, STAFF, ORADORES, JURADOS E INVITADOS ESPECIALES

• 15 habitaciones dobles para equipos y oradores• 5 habitaciones sencillas/dobles para YABT Board y Staff• 20 habitaciones sencillas/dobles para jurados internaciones, panelistas, invitados especiales, entre otros invitados nacionales e internacionales. Cada persona realiza directamente la reservación y pago de habitación.

Estación de té y caféSofás y mesitasBaño privadoEstación de agua y bebidasTV

HORARIODÍA

ARREGLOACTIVIDAD PROVEEDOR RECURSOS

PROVEEDOR

PEPSICO

CANTIDAD 1

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TRANSPORTE LOCAL

a) Transporte aeropuerto – hotel – aeropuerto (Finalistas, jurados, oradores, invitados especiales) • Llegada: 23 de junio • Salida: 26 de junio

b) Transporte hotel – sede de evento – hotel

VOLUNTARIOS

• 15 voluntarios locales de una o más universidades

DISEÑO E IMPRESIONES

Escenografía

Roll-Up de YABT y socios/patrocinadoresRoll-Up de Finalistas / StandsBacking de tarima / sala de plenariasBacking laterales de la tarima (frontales) Backing de entrevistas/prensa, en el lobbyBacking de entrada a la ExpoBacking de Bienvenida / lobby Señalizaciones de los pasillos / Puertas de las salas Tarjetas de presentación de YABT StaffMateriales promocionales (YABT catalogo, one pages, etc)

Documentos

AgendasCertificadosdeFinalistasyjuecesTabla de distribución de salas de evaluacionesPlanograma de la ExpoGafetes Base de datos de voluntarios

15

Puntos focales locales – Cancillería de Colombia / otras entidades

ComentariosPuntos focales en la Cancillería /Contrapartes locales

Logística

Acreditaciones para la 49 Asamblea General

Transporte

Protocolo

Prensa (Coordinadora de Prensa de la Asamblea General)

Seguridad

49 Asamblea General:

Diálogo de representantes de las organizaciones de la

sociedad civil y otros actores con Jefes de Delegación,

Secretario General y Secretario General Adjunto.

YABT Staff y voceros juveniles

Llegada y salida de delegados

Ceremonial del Estado

Coordinar rueda de prensa y cobertura

Recorridos, cordones de seguridad, ingreso

y salida, agentes encubiertos, etc.

Presentación de los

voceros de juventud.

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Young Americas Business Trust

Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos

1889 F Street, NW, Washington DC 20006, Estados Unidos de América

Tel.: +1 202 370-5000 | www.yabt.net | @YABTs | www.facebook.com/YABTDC

Para mayor información:

Luis A. Viguria, Presidente Ejecutivo, YABT202-370-5444 | lviguria@oas.org

Edgar Maestre S., Coordinador, TIC Americas507 317-3114 | edgar.maestre@yabt.net