1

Whitepaper

Få ut mer av er tid! Optimera marknadsavdelningen

Med tidrapportering blir det möjligt att stämma av aktiviteterna och uppnå

både kort- och långsiktiga mål.

Med hjälp av tidrapportering har vi i TimeLog fått överblick och data för att

optimera marknadsföringsinsatserna och få ut mesta möjliga för pengarna.

Viktiga mål uppnås snabbare och bättre.

Samtidigt har vi fått kontroll över resurser, planering och samordning av

uppgifter, så både försäljnings- och marknadsavdelningen spinner som en

väloljad motor – tillsammans.

Med detta whitepaper i handen får du tips och knep för att komma igång, och

vi hoppas att det kan bli en inspiration till att arbeta med tidrapportering på

marknadsavdelningen.

Lycka till med läsningen!

Tidrapportering på

marknadsavdelningen

Läs hur TimeLog använder tidrapportering för att optimera

marknadsföringsåtgärder och mäta resultat

2

Whitepaper

Optimera marknadsavdelningen

Få ut mesta möjliga av resurserna och planera

bättre och mer effektivt. Detta whitepaper ger dig

svar på de viktigaste frågorna.

1 Tidrapportering som styrspak 3

1.1 Kreativitet kan inte mätas – men det kan tid 3

1.2 Utgångspunkt för tidrapporteringen 3

2 Vad använder vi tiden till? 4

2.1 Att ta sin egen medicin 4

3 Bättre planering av projekt och resurser 5

4 Använda resurser från andra avdelningar 7

5 Tidrapportering som analysverktyg 7

5.1 Budgetuppföljning 8

5.2 Projektportfölj 9

5.3 Pivotrapport 9

6 CRM som analys- och segmenteringsverktyg 9

7 Kvaliteten på marknadsföringsåtgärderna 10

7.1 Resultat från en specifik kampanj 12

7.2 Följer vi vår marknadsstrategi? 12

8 Utnyttjande av TimeLog Help Desk 13

9 Avrundning 14

1. udgåva

Skriven av Sascha Skydsgaard

TimeLog A/S

Kungsgatan 10

111 43 Stockholm

Sverige

Telefon 08 -51 977 977

© 2014 TimeLog A/S

Alla rättigheter förbehållna.

www.timelog.se

info@timelog.se

3

Whitepaper

1 Tidrapportering som styrspak

1.1 Kreativitet kan inte mätas – men det kan tid

Detta whitepaper vänder sig till dig, som arbetar på en marknadsavdelning och som

antingen använder TimeLog Project, eller funderar på att börja med tidrapportering.

Syftet är att beskriva hur Timelogs egen marknadsavdelning använder TimeLog

Project i vardagen för att hålla reda på alla de olikartade projekt som avdelningen

ansvarar för. Whitepaper tar därför upp varför det är viktigt att tidrapportera, även om

en marknadsavdelning inte fakturerar sina timmar, och hur data som samlas in i

TimeLog Project, kan användas för olika marknadsföringsåtgärder och

resultatanalyser.

En marknadsavdelning har många olika uppgifter – en del långsiktiga och andra

mycket kortsiktiga. Några av dem är pågående, medan andra är projekt som

avslutas när de är färdiga. Det är viktigt att kunna prioritera arbetsuppgifter och ha en

överblick över de planerade projekten, eftersom vi lever i en föränderlig värld, där det

ibland krävs snabba åtgärder, och allt annat får åsidosättas.

Då en marknadsavdelning totalt sett är ett kostnadscenter (dvs.) är en kostnad som

inte kan faktureras till kunder), är det viktigt att kunna dokumentera den tid och de

kostnader som läggs på de olika uppgifterna, för att ta ställning till om det är rätt

investeringar, som tiden används till. Dessutom bidrar det också till att visa det

värde, som avdelningen bidrar med i företaget.

Detta kan vara ett sätt att avliva myten om att marknadsföring inte går att mäta.

1.2 Utgångspunkt för tidrapporteringen

I TimeLogs marknadsavdelning använder vi själva TimeLog Project till tids- och

projektstyrning. Det gör det möjligt att få en överblick av, vilka uppgifter och projekt

som:

Tar mest av vår tid

Blir åsidosatt

Kommer in från sidan från andra avdelningar, så planerade uppgifter får flyttas

Har överskridit den beräknade tidsbudgeten

Är den största kostnaden i avdelningen baserat på interna kostnader

Vi ska avsätta resurser till under den kommande perioden

Vi måste överväga att använda externa konsulter till, när vi använder för

mycket tid på dessa

4

Whitepaper

”På

marknadsav

delningen,

skiljer vi

mellan

projekttyper

na,

operativa

projekt och

investerings

projekt”

2 Vad använder vi tiden till?

2.1 Att ta sin egen medicin

Med tanke på att vi säljer ett tidrapporteringssystem och ger råd om tidrapportering,

tar vi naturligtvis vår egen medicin på allvar, och det kan verka överväldigande, om

man inte är van vid tidrapportering. Därför vill många börja med mindre detaljerade

projekt än dem vi har, men vid en viss tidpunkt brukar man få blodad tand, när det

står många timmar på en övergripande uppgift t.ex. SEO-optimering. Då vill man

veta vilka uppgifter SEO-optimering innehåller, och vilka av dem som används mest

tid på.

På marknadsavdelningen, skiljer vi mellan projekttyperna, operativa projekt och

investeringsprojekt. Operativa projekt är de uppgifter vi kontinuerligt arbetar på – det

kan vara SEO-optimering, underhåll av webbplats och hantering av Google Adwords.

Investeringsprojekt är "engångsprojekt” eller projekt som kan sluta som operativa

projekt eftersom vi bestämmer att det är en bra investering att fortsätta med

framöver.

Ett exempel på detta är när vi började med våra uppsökande verksamheter som

MeetUps och seminarier. Det började som ett investeringsprojekt, eftersom det hade

ett slut, där vi utvärderade om det var en framgång. Det tyckte vi att det var, och

planerade därför in framtida event i den ordinarie verksamheten. Vi upprättade därför

ett nytt operativt projekt. (För att förstå skillnaden mellan operativa projekt och

investeringsprojekt i TimeLog hänvisar vi till whitepaper "Tidrapportering i TimeLog

Project").

Vår detaljnivå innebär att vi har ett konkret underlag för beslutsfattande. Om syftet är

att använda 10 timmar i veckan på Adwords-optimering, men tidrapporteringarna

visar att vi bara använder tre, då måste vi fundera på om arbetsuppgifter ska

omprioriteras, eller om vi ska lägga ut det till en extern konsult. Om vi inte har denna

detaljgrad, utan bara ett projekt vid namn

”Online Marketing”, där både Adwords och SEO-arbete blir rapporterat, så är det

svårt att ändra vårt agerande och våra prioriteringar, eftersom vi inte kan se vilka

uppgifter som det används mest tid.

5

Whitepaper

Alla de externa kostnaderna i samband med ett projekt, blir också rapporterade i

TimeLog Project, så vi har alltid en fullständig överblick över kostnaderna. Detta gör

det möjligt att gå tillbaka i tiden och se vad vi har betalat för externa konsulter, och

därmed behöver vi inte kontakta ekonomiavdelningen för att se tidigare räkningar.

Likaså kan vi ständigt jämföra de faktiska kostnaderna med budgetarna, och därmed

ha strama tyglar på våra totala kostnader för avdelningen.

3 Bättre planering av projekt och resurser

Med TimeLog Projects resursplanering är det lätt för personalen på

marknadsavdelningen att planera de närmaste veckornas arbete. Här får man en

samlad överblick av de projekt som har prioriterats – och samtidigt ser man till att

Figur 1

Här visas fasplanen på vårt SEO-projekt, och hur vi har brutit ned det i en rad

underuppgifter.

6

Whitepaper

inga deadlines glöms bort. Semesterperioder, lediga dagar osv. ingår också i denna

plan och ger därmed en mer effektiv planering.

Verktyget ger varje medarbetare ett medansvar för att planera och prioritera sin tid.

Det är därför en bra idé att varje medarbetare, t.ex. varje fredagseftermiddag, går in

och planerar den kommande veckans arbete för att öka effektiviteten, eftersom man

då slipper att löpande ta ställning till, nästa veckas uppgifter.

Mot grundval av denna planering, kan vi se om planerna blev gjorda, eller om det

kom in nya uppgifter från sidan som förstörde den ursprungliga planen.

Till detta använder vi rapporten Bokat jämfört med rapporterat arbete för

uppföljning, så vi är säkra på, att en uppgift inte har glömts bort i hastigheten, och att

Figur 2

Här visas ett utdrag från TimeLog Projects resursplaneringsverktyg och hur en veckas arbete

kan prioriteras:

7

Whitepaper

vi får ta aktiv ställning till, om de timmar, som var planerade, ska planeras om den

kommande veckan eller flyttas till en annan tidpunkt.

Resursplaneraren gör det också möjligt att planera långsiktigt, och man kan därför

lägga in sina marknadsföringsuppgifter, som då utgör den övergripande

marknadsföringsplanen och aktivitetskalendern.

För mer information om användning av resursstyrning i TimeLog Project se

whitepaper Resursstyrning i TimeLog Project (danska).

4 Använda resurser från andra avdelningar

I TimeLog använder vi TimeLog Departments, som delar in våra medarbetare i olika

avdelningar. Det gör det möjligt att se hur många resurser de olika avdelningarna

lånar av varandra. Det bidrar ofta till att förklara varför vissa av våra uppgifter inte blir

klara i tid. Vi kanske ser att försäljningsavdelningen eller konsultavdelningen har

lånat medarbetartimmar från vår marknadsavdelning för några av sina projekt.

Detta gäller även åt andra hållet, att t.ex. utvecklingsavdelningen kan se hur många

resurser de lånar ut till marknadsavdelningen, och då kan vi bedöma om vissa av de

tekniska marknadsföringsarbetsuppgifterna bör outsourcas, så deras tid inte

försvinner från andra viktiga projekt. Bedömningen är här, om den interna kostnaden

är dyrare, än vad vi skulle betala för en extern konsult/byrå som samtidigt också är

specialister inom sitt område, medan våra utvecklare är specialister på att koda

TimeLog Project. Resultatet blir en optimal användning av resurser baserat på aktiva

val istället för att bara göra som vanligt.

5 Tidrapportering som analysverktyg

Baserat på avdelningens tidrapportering får vi ett kraftfullt analysverktyg som kan

visa vilka uppgifter som tar mest av tiden, och vilka uppgifter som konsekvent blir

nedprioriterade.

Till detta använder vi följande rapporter på marknadsavdelningen:

Tidrapportering per projekt/medarbetare

Denna rapport är bra till att skapa en överblick av den totala tidsförbrukningen per

projekt under en viss period och uppgifterna för de projekt som fått mest

8

Whitepaper

uppmärksamhet. Rapporten kan visa data antingen med projekten eller med den

enskilda medarbetaren som utgångspunkt.

Därför kan den också användas för månadssamtal med medarbetarna för att se om

de överordnade planer som gjorts för den enskilda medarbetaren, följs eller om de

störs av andra projekt som vi eventuellt kan flytta till andra resurser. (Se Figur 3)

5.1 Budgetuppföljning

Här visas en översikt av hur många timmar som finns kvar på investeringsprojekten,

eftersom dessa alltid innehåller en tidsbudget. Vi kan alltså se om vi nästan har

använt hela budgeten, och om detta ska justeras.

Om vi justerar budgetar, skapar vi alltid en baslinje (en ögonblicksbild av projektets

status/budget just nu och här) på varje projekt, så vi kan se hur projektet såg ut när

vi skapade det, och hur det har förändrats över tid, så att vi kan lära oss av våra

erfarenheter. Om vi inte har en baslinje, har vi inte en chans att se hur den

ursprungliga budgeten såg ut, och om vi har kunnat genomföra den.

Figur 3

Rapporten visar vecka för vecka vilka projekt som medarbetaren har arbetat med och det är

därför lätt att se om det finns några projekt som försummas:

9

Whitepaper

5.2 Projektportfölj

Här följer en mer allmän översikt med mer data än i rapporten Tidrapportering per

projekt/medarbetare. Här kan vi se alla avdelningens projekt och välja vilken

information vi tycker är relevant, till exempel, start- och slutdatum, kostnader,

senaste tidrapportering samt budgeterad och allokerad tid. Det ger en snabb

överblick över hur det ser ut med både tidsplan, budget, osv.

5.3 Pivotrapport

Denna rapport ger nästan oanade möjligheter att se olika uppgifter antingen grafiskt

eller i detalj i en tabell. Vi använder den t.ex. för att se hur mycket tid som spenderas

på operativ verksamhet jämfört med investeringsprojekt samt vilka projekt, som har

tagit mest tid på avdelningen under en specifik period.

6 CRM som analys- och segmenteringsverktyg

Ett klassiskt CRM-system ses i första hand som ett verktyg för att följa upp

säljaktiviteter och fungera som en kommunikationslogg för kunden. Med rätt

inställning och datainsamling kan ett CRM-system också bli ett oumbärligt och

Figur 4

Detta cirkeldiagram visar en medarbetares tidsprofil under en viss period:

10

Whitepaper

kraftfullt verktyg på marknadsavdelningen. Ett bra CRM-system gör det möjligt att

analysera resultaten av marknadsföringskampanjer, marknadsstrategi och mycket

annat.

I TimeLog använder vi vårt eget CRM-system, där vi bland annat kan skapa olika

segmenteringskriterier som vi själva kan definiera. Därmed har vi möjlighet att samla

in mycket information på varje kundkort, som vi till exempel, kan använda för att

analysera kundprofiler samt att ta fram kontaktuppgifter för kampanjer riktade till

olika målgrupper.

Genom att själva kunna definiera vilken information vi vill samla om leads och

kunder, kan vi enkelt söka efter specifika kriterier och skapa kampanjer, som

matchar den önskade profilen. Vi exporterar antingen data till Excel för att arbeta

med dem eller för att importera det till vårt e-post-marknadsföringssystem, och

annars använder vi den inbyggda möjligheten med kopplade dokument om vi

behöver skicka ut en direkt-e-postkampanj.

7 Kvaliteten på marknadsföringsåtgärderna

I TimeLog, mäter vi alla relevanta aktiviteter för att bedöma huruvida investeringen

har betalat sig. Det betyder att vi också går in och tittar på kvaliteten på de leads vi

tar fram till försäljningsavdelningen genom olika satsningar.

Vi arbetar enligt denna modell, som vi i TimeLog kallar försäljningstratten:

Antalet besökare och leads får vi från Google Analytics, men i CRM, kan vi se hur

många möten som har bokats/hållits under en period, och hur många kunder vi får

genom dessa möten.

11

Whitepaper

Antalet besökare och leads får vi från Google Analytics, men i CRM, kan vi se hur

många möten som har bokats/hållits under en period, och hur många kunder vi får

genom dessa möten.

Genom att använda uppgiftsstyrningen i TimeLog CRM kan man se, hur många av

de möten som t.ex. bokades i januari, som gick vidare i processen och utvecklades

till kunder. Detta görs mycket enkelt genom att exportera den uppgiftstyp, som vi till

exempel har kallat "möte 1" i Excel och sedan göra en enkel pivotrapport baserad på

alla tillhörande data som exporteras. Vi kan se exakt hur många procent av våra

möten som har utvecklats till nya kunder.

Vår kundstatus avslöjar varför leads, som inte blivit kunder, eventuellt inte längre

befinner sig i en säljprocess. Oftast när vi är ute hos våra kunder för att

implementera TimeLog CRM, så ser vi en mycket enkel kundstatusstruktur, men

genom att utöka denna, får man plötsligt värdefull information om, varför leads inte

går vidare i försäljningsprocessen.

Här följer en översikt av alla de kundstatusar vi opererar med i TimeLog CRM, när

leads blir inaktuella:

Därmed kan vi till exempel, dra slutsatsen att 10 % av alla dem som vi har hållit

möten med under en viss period, för närvarande har lagts på is, och ska kontaktas

senare, och 2 % har vi förlorat till konkurrenter.

Figur 5

Vår valmeny av

inaktuella

kundstatusar:

12

Whitepaper

Eftersom vi i sektionen Grupper anger vilken konkurrent det gäller, kan vi gå in och

göra ytterligare analyser på vilken typ av leads vi förlorar till konkurrenterna och om

det är samma konkurrent varje gång? Det ger en transparens som gör det möjligt att

reagera snabbt och anpassa vår marknadsföring och försäljningsstrategi efter

omständigheterna.

7.1 Resultat från en specifik kampanj

I systemet, hjälper vi säljarna att göra samtalslistor, för deras uppsökande

försäljningsarbete. När vi sätter ihop en samtalslista markerar vi den med ett namn

under Grupper. När säljarna har ringt igenom listan, kan vi lätt gå in och analysera

hur framgångsrikt det har varit; dvs. hur många möten man har bokat via denna lista.

Ett år senare, kan vi gå igenom listan igen och se var i säljtratten olika leads befinner

sig är – står de som inaktuella, ”qualified leads”, ”hotleads” eller kunder?

På detta sätt kan vi lätt följa upp alla de olika kampanjer och samtalslistor som

säljarna använder, så resultaten kommer fram, och vi eventuellt kan optimera

processen nästa gång.

7.2 Följer vi vår marknadsstrategi?

Vi har en tydlig strategi i TimeLog om vilken typ av kunder som är vår primära och

sekundära målgrupp. I TimeLog CRM har vi därför definierat vissa kännetecken, så

att vi kan åtskilja dessa i de olika analyserna. Sådant sker t.ex. genom att använda

fältet branschkoder detaljerat. Här använder vi de officiella branschkoderna, som

bland annat kan hittas på www.cvr.dk. Dessutom har vi som tidigare nämnts valt att

skapa olika segmenteringskriterier under funktionen Grupper på både kundkort och

kontaktpersoner.

Mot bakgrund av de data vi samlar in i TimeLog CRM, kan vi därför hela tiden

analysera oss fram till, om vi följer strategin – alltså om våra försäljnings- och

marknadsföringsåtgärder riktar sig till rätt målgrupp, eller om vår marknadsföring

träffar ett helt annat segment. En av de analyser som vi bland annat gör, är att dra ut

en kundlista och exportera den till Excel, där vi lätt kan göra en pivotering av data

och se hur många procent av vår kunddatabas, som är vår primära målgrupp. Vi kan

också lätt följa upp hur stor andel av våra möten, som hålls med den primära och

sekundära målgruppen.

Allt detta gör det möjligt att reagera snabbt på verkliga fakta, om vi tror att siffrorna

inte stämmer överens med vår strategi. Därigenom kan vi anpassa vår

kommunikation och marknadsföring – och i sista hand ändra strategi.

13

Whitepaper

8 Utnyttjande av TimeLog Help Desk

Eftersom vår supportavdelning använder TimeLog Help Desk för att registrera

inrapporterade fel i systemet samt allmänna frågor om användningen av TimeLog

Project, kan vi lika gärna dra nytta av de data som vi på marknadsavdelningen kan få

"gratis" från denna aktivitet.

Varje gång våra kunder kontaktar oss med en fråga om TimeLog Project, så vi

skapar ett ärende i TimeLog Help Desk och kategoriserar dem efter olika

supporttyper:

Figur 6

De olika supporttyper som vi

använder till att gruppera

supportdata inom.

På detta sätt får vi löpande

data om alla de olika behov

våra kunder har, och vad vi

kan sätta in i förhållande till

marknadsföringsavdelningens

aktiviteter, t.ex. genom att

skapa extra användarhand-

ledningar på hemsidan.

14

Whitepaper

”Uppgifter-

na ger oss

också

möjlighet

att

förbättra

vår

hjälpsektion

på

hemsidan”

På marknadsavdelningen har vi möjlighet att gå in och analysera oss fram till, var i

produkten det ställs flest frågor – om det är många frågor som är av samma typ.

Därmed har vi möjlighet att vara proaktiva både i fråga om att hjälpa våra befintliga

kunder, men också när det gäller att förbättra vår kommunikation på hemsidan och i

försäljningsmaterialet, eftersom vissa leads troligen har samma frågor, som därmed

kan besvaras redan i försäljningsprocessen.

Uppgifterna ger oss också möjlighet att förbättra vår hjälpsektion på hemsidan, som

används både av befintliga kunder och leads som testar systemet. Samtidigt kan vi

optimera vårt SEO-arbete på dessa ord med bra och relevant innehåll. Genom att

arbeta med supportavdelningen får vi en synergieffekt i att veta, vilket

instruktionsmaterial som ska prioriteras – och som kan hjälpa både kunder och

leads.

9 Avrundning

Nu har vi tittat vitt och brett i förhållande till användningen av TimeLog Project på vår

marknadsavdelning. Vi hoppas att detta whitepaper har kunnat ge lite insyn i hur ni

kan använda data från TimeLog Project till processoptimering och analys av

marknadsföringsåtgärder.

Om man ska sammanfatta detta whitepaper, så ger data i TimeLog Project följande

fördelar för en marknadsavdelning:

Bättre uppföljning av marknadsföringsplaner, budgetar och deadlines

Ökad medvetenhet och striktare prioritering av arbetsuppgifterna.

Bättre förmåga att bedöma projekt innan de sätts igång

Ökad medvetenhet om att interna projekt också har en kostnad

”Gratis” information från andra avdelningar, som ni kan utnyttja för att vara

proaktiva i er kommunikation

Benchmarking av tidigare projekts kostnader gentemot en extern kostnad

Solid dokumentation och kunskaper om era marknadsföringsåtgärder, och

om de ger de förväntade resultaten

Siffror som visar om ni följer er strategi

De flesta av ovanstående fördelar får ni helt automatiskt med enkel tidrapportering

och insamling av data om leads och kunder. Detta bidrar till att ge ett strukturerat

förhållningssätt till det arbete som utförs på en marknadsavdelning – och det är

lättillgänglig information.

Dessutom bidrar det till att avliva myten att "marknadsföring kan inte mätas",

eftersom ni faktiskt kan presentera direkta resultat av era aktiviteter för ledningen.