Tietopyynnöistäwin/win-tilanteita

viranomais-organisaatioille

Aleksi KoskiFM, yhteisöviestintä

email: aleksi.koski@jyu.fipuh: 044-0333897

Linkit lähteisiin:Artikkeli Tietopyyntöjen yhteinen sävel

teoksessa Julkisuusjournalismi. Kuutti, H. (toim.) 2011. Jyväskylän yliopisto, Viestintätieteiden laitos. s. 382–395.

Pro Gradu -tutkielma: Tietopyynnöt viranomaisille: Kehittävä, yhteisöviestinnällinen näkökulma.

Julkisuuslaki velvoittaa viranomaista

• Kenellä tahansa on oikeus lähestyä ketä tahansa viranomaista ja pyytää mitä tahansa tietoa. Viranomaisen on käsiteltävä pyyntö ja joko:

1. antaa tietoa pyytäneelle halutut tiedot tai

2. perustella tietoa pyytäneelle, miksei tietoja luovuta ja kertoa minne voi päätöksestä valittaa.

• Laki vaatii, että viranomaisen on aina vastattava tietopyyntöön!

• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621)

Viranomaisen ongelmat

1. Tietopyyntöjen käsittely kuluttaa viranomaisen resursseja eli palkatun henkilökunnan aikaa ja vaivaa; viranomaiset haluaisivat keskittyä ensisijaiseen viranomaistehtäväänsä.(esim. tietopyynnöt ylilääkäreille terveydenhoidon hallinnon kuluista)

2. Julkisuuslakia tulkitaan tapauskohtaisesti, mikä tuottaa tulkintaongelmia. Lisäksi muut lait ja asetukset, kuten henkilötietolaki, on huomioitava päätettäessä tietopyynnöistä.(erityisesti ristiriidat yksilöiden kesken, esim. henkilötietokysymykset)

3. Tietoa organisaatiosta ei haluta antaa, koska se voisi tuottaa ongelmia organisaatiolle.(ei legitiimi ongelma: kyseessä on viranomaisen laillinen velvollisuus, eli

se on osa viranomaisen tehtävää)

”Mikä olisi paras tapa hoitaa tietopyyntötilanteet viestinnän

näkökulmasta?”• Kysymys on normatiivinen, eli esittäessä, että jokin vaihtoehto on

parempi kuin muut, on näkökulma perusteltava:• Normeja tärkeysjärjestyksessä:

1. (Viestinnän) Etiikka2. Julkisuusperiaate (henki lain takana)3. Laki (Julkisuuslaki, sekä esimerkiksi henkilötietolaki, alakohtaiset

säädökset)4. Muut (organisaation tehtävä, strategia, tavoitteet, yms.)

= Hyvä viranomainen toteuttaa tietopyynnöt: 1) eettisesti, 3) lain ja 2) sen hengen mukaisesti sekä 4) tehokkaasti (mahdollisimman vähällä vaivalla, jotta resurssit riittävät ydintoimintaan). Tavoitteena on tiedonhankinnan onnistuminen ja kansalaisen oikeuksien toteutuminen.

Tietopyynnön onnistuneisuus ja sen käsittelyyn kulunut aika*

Onnistunuttietopyyntö

Osittainonnistunuttietopyyntö

Ei saanuttietoa

Yhteensä

Alle tai 5 arkipäivää

6 11 9 26

Alle tai 2 viikkoa

7 9 7 23

Yli 2 viikkoa 4 10 4 18

Yhteensä 17 30 20 67

* Lisää tietopyyntötestin tuloksia artikkelissa Tietopyyntöjen yhteinen sävel teoksessa Julkisuusjournalismi sekä opinnäytetyössä Tietopyynnöt viranomaisille: kehittävä, yhteisöviestinnällinen näkökulma.

Selitys tuloksiin (1/3):

• Useimmiten tietopyynnöt epäonnistuivat kokonaan tai osittain. Ratkaisevia ominaisuuksia olivat:

• Viranomaisen ominaisuudet:1. asian käsittelijöiden tietotaidot (laki ja/tai tekniikka)

olivat heikot ja/tai2. organisaation sisäinen tietopyyntöprosessi ontui

ja/tai3. asian käsittelijöiden asennoituminen ei tukenut

tiedonhankintaa

• Jälkimmäisin syy on erityisen tärkeä, koska...

Selitys tuloksiin (2/3):

• Keskeisin syy tiedonhankinnan epäonnistumiselle: tiedonhankkija itse ei osaa yksilöidä/ymmärtää haluamaansa tietoa tai ei ole riittävän aktiivinen.

• Tieto ei löydy asiakirjoista, vaan tiedonhankkija käyttää asiakirjoja rakennusaineksena ymmärryksen muodostamiseen asiasta: tiedonhankkijalla on ongelma tai tiedontarve, johon yrittää vastata (sensemaking -näkökulma)

• Tiedonhankkijalla ei aina ole riittävää ymmärrystä siitä,1. Millaisia asiakirjoja on olemassa,2. Miten ja missä muodossa asiakirjoja on saatavilla, tai3. Miten asiakirjoja tulkitaan oikein.

• ”vika” on siis tiedonhankkijan, mutta ongelma on viranomaisen, sillä...

Selitys tuloksiin (3/3):

• Tiedonhankinta on työlästä, negatiivisia tunteita herättävää työtä, jota ei tehdä huvikseen• tiedonhankkijakin tahtoo löytää haluamansa nopeasti ja

mahdollisimman vähällä vaivalla

• Tiedonhankkija hyväksyy kieltävän vastauksen tietopyyntöön tai osaan siitä, jos viestintä on asiallista, perusteltua ja tiedonhankkija kokee tulleensa kuunnelluksi.

• Heikolla viestinnällä aiheutetaan:1. ylimääräistä työtä, koska jotkut tiedonhankkijat ovat erittäin

sinnikkäitä, eivätkä lopeta ennen kuin asia on ratkaistu (vaikka käräjillä).

2. imago- ja mainehaittaa sekä rapautettua luottamusta, mikäli tiedonhankkijalla on mielikuva, että viranomainen ei toimi oikein.

Yhteenveto:• Jotta tietopyyntöprosessi sujuisi mahdollisimman

nopeasti ja tiedonhankkijaa tyydyttävästi, pitää viranomaisen:• huolehtia tarvittavasta laintuntemuksesta ja teknisistä

taidoista tietopyyntöjen käsittelyyn ja asiakirjojen jakoon• huolehtia kuntoon organisaation sisäiset prosessit, jotta

tiedonhankinta ei juuttuisi byrokratian rattaisiin• asennoitua ratkaisemaan tiedonhankintapyyntöjä

1. kuuntelemaan ja selvittämään tiedontarve (kenties jo etukäteen)*

2. pyrkiä varmistamaan tiedonhankkijan tiedot ja valistamaan viranomaisen toiminnasta ja hallussa olevan tiedon laadusta sekä käyttötarkoituksista tarpeen mukaan sekä

3. aktiivisesti tukemaan tiedonhankintaa neuvoen ja kysellen

*Muista hienovaraisuus! Kysymys, miksi tietoa haetaan, koetaan usein hyvin tunkeilevana: useimmissa tapauksissa laki ei velvoita antamaan mitään selitystä tiedonhankinnan syylle.

Tarkempia tietoja:

• tutkimuksen taustoista ja yksityiskohdista

• tutkimustuloksista

• tietopyyntöjen onnistumisista jaepäonnistumisista

• käytännön vinkkejä tietopyyntöjen hoitoon ja viranomaisen toiminnan kehittämiseen1. Artikkelissani teoksessa Julkisuusjournalismi

2. Pro gradu -opinnäytetyössäni

3. Ota yhteyttä! Aleksi Koski: aleksi.koski@jyu.fi, puh: 044-0333897