Referater fra lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg under Fælles Service, afholdt i 2017, findes i workzone under sagsnr.: 2017-234-00020. Møder afholdt i 2018 findes under sagsnr. 2017-234-00022.

Til medlemmerne af FSA

HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Stine Vestergaard Telefon: 9940 38 80 E-mail: Sve@adm.aau.dk

Dato: 05-01-2018

Dagsorden for møde i Fælles Samarbejds– og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fælles Service, torsdag den 11. januar 2018 kl. 13.00-15.00, Fredrik Bajers Vej 5, lokale 207 Der serveres kaffe, te, vand og frugt til mødet.

1. Godkendelse af dagsorden/ Antonino Castrone, 13.00 (5 min)

2. Godkendelse af referat / Antonino Castrone, 13.05 (5 min)

Bilag 2.1: Forhåndsgodkendt referat, FSA-møde 03.10.17

3. Orientering fra universitetsdirektøren/ Antonino Castrone, 13.10 (5 min)

4. Orientering fra medarbejdersiden /Louise Danielsen, 13.15 (5 min)

5. Orientering om de nye budgetprincippers betydning for Fælles Service, 13.20 (15 min)

6. Orientering om Rum for nærvær/ Tanja B. Sloth og Charlotte S. Knudsen, 13.35 (15 min) Bilag 6.1 Indsættes når dialogværktøjet offentliggøres

Pause, 13.50 (10 min)

7. Arbejdsmiljødrøftelse og indrapportering/ Tanja B. Sloth, 14.00 (20 min) Bilag 7.1: Arbejdsmiljødrøftelsesguide til FS Bilag 7.2: Plan for FS opfølgning på APV-arbejdet

8. Orientering om udmøntning af kompetencefondsmidler/ Stine Vestergaard, 14.20 (5 min) Bilag 8.1: Kommissorium for kompetencefondsudvalget

9. Drøftelse vedr. årsager til svær rekruttering af udvalgsmedlemmer/ Louise Danielsen, 14.25 (15 min)

10. Evaluering af FSAs arbejde og Årshjul samt fastlæggelse af mødeplan for det kommende år/ Antonino Castrone, 14.40 (15 min) Bilag 10.1: Udkast til årshjul 2018

11. Eventuelt, 14.55 (5 min)

Side 1 af 5

Til medlemmerne af FSA

HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Stine Vestergaard Telefon: 9940 38 80 E-mail: sve@adm.aau.dk

Dato: 20-10-2017

Udkast til referat for møde i Fælles Samarbejds – og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fællesservice, tirsdag den 3. oktober 2017 kl. 13.00 -15.00, Fredrik Bajers Vej 7F F3-42 – Videokonference 650630@v.aau.dk

Medlemmer Til stede Afbud X Suppleant fremmødt X

Suppleant

Antonino Castrone (AC) X

Louise Danielsen (LD)

X (Video) Niels Aasberg Husted Madsen (NM)

Bo Hovgaard Thomasen X

Kaj Zacho Nedergaard (KN) X

Helle Kjær (HK) X

Bente Siggaard Andersen

Kim Kristensen (KK) X Per Knudsen

Repræsentant for PROSA - Vakant

Birthe Riis Kennedy

Ole Garsdal Hansen (OH) X Morten Denaa

Anna Marie Svendstrup (AS) X Lotte Stehouwer Øgaard

Lone Vestergaard (LV) X

Henrik Søndergaard (HHS) X (fra kl. 14.45)

Martin Vive Ivø (MVI) X (Video)

Administrativt personale: Tanja Busk Sloth (TBS) og Stine Vestergaard (SV) (ref.) Desuden deltog: Michael Sandersen (MS), Økonomicentret, Svend Ole Hosbond Poulsen (SOHP), Campus Service samt Camilla Skjødt (CS), HR-afdelingen

1. Godkendelse af dagsorden/ Antonino Castrone, 13.00 (5 min)

Medarbejdersiden fremlagde, at dagsordenen burde indeholde et punkt med orientering fra

medarbejdersiden, da medarbejdersiden ligeledes har informationspligt over for ledelsen. Det blev besluttet at punktet: ”Orientering fra medarbejdersiden”, fremover vil indgå som et fast punkt på dagsorden, med opstart fra dags dato.

2. Godkendelse af referat / Antonino Castrone, 13.05 (5 min) Bilag 2.1: Forhåndsgodkendt referat, FSA-møde 16.03.17 Angående punkt 2 efterspurgte medarbejdersiden en opfølgning på pilotprojektet ”Rum for nærvær”. TBS informerede om, at en opfølgning vil indgå på mødet i januar. Medarbejdersiden efterspurgte ligeledes, i relation til punkt 4, en opfølgning på muligheden for, at få en automatisk besked fra systemet, når der er SA-referarter tilgængelige i workzone. TBS informerede om, at dette ikke var en mulighed, men at der fremover vil fremgå et sagsnummer på dagsordenen, som henfører direkte til referarterne. Referartet blev herefter godkendt med få rettelser.

Forhån

dsgo

dken

dt

Side 2 af 5

3. Orientering fra formanden/ Antonino Castrone, 13.10 (10 min)

Universitetsdirektøren orienterede kort om arbejdstilsynssagen vedr. VIP’ernes psykiske arbejdsmiljø i A.C. Meyers Vænge 15.Efter et undersøgelsespåbud fra arbejdstilsynet har rådgivervirksomheden CRECEA foretaget en undersøgelse, som skulle afdække det psykiske arbejdsmiljø på adressen. AAU har efterfølgende fremsendt supplerende materiale samt udarbejdet en partshøring. I partshøringen er der bl.a. blevet lagt vægt på handleplansarbejdet samt fejl og mangler i arbejdstilsynets skrivelse. Den endelige afgørelse fra arbejdstilsynet er endnu ikke afgivet, men 3 ud af 8 institutter står til at få et påbud om at sikre, at arbejdsmiljøet ikke forringer de ansattes sikkerhed og sundhed. De resterende 5 institutter, får vejledning af arbejdstilsynet i forbedring af deres arbejdsmiljøproblemer. Universitetsdirektøren påpeger, at denne sag ingen direkte relation har til Fælles Service, hverken i Aalborg eller København, men at den stadig er af generel betydning for AAU’s arbejdsmiljøarbejde. Udvalget tog orienteringen til efterretning.

3.a Orientering fra medarbejdersiden

Medarbejdersiden orienterede om, at de nye retningslinjer for frihed med og uden løn til tandlæge og læge giver anledning til undren blandt medarbejderne. Medarbejdersiden gav udtryk for, at retningslinjerne indskrænker funktionærlovens regler som betegner sygdom som lovligt forfald. Der blev ligeledes stillet spørgsmålstegn ved, at der ikke gives frihed med løn, hvor man ledsager sine børn til læge eller tandlæge. Der blev givet udtryk for, at dette strider imod princippet om at være en familievenlig og fleksibel arbejdsplads. Det blev besluttet at behandle punktet under EVT. når HHS ankom til mødet. Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, at de bør inddrages mere og tidligere i processerne, og at de har fremført dette tidligere. Denne gang i forbindelse med studierapporten udarbejdet af Rambøll, som netop var leveret. Universitetsdirektøren kommenterede, at der har været medarbejdere inddraget i analysen, men at de ikke ønsker at sende en rapport ud, som ikke med sikkerhed danner grundlag for det videre arbejde. AC udtrykte, at såfremt rapporten blev kendt offentliggjort, ville det være med risiko for at den for medarbejderne fremstod som godkendt og udtryk for ledelsens ønsker for fremtidig handling, hvilket ikke var tilfældet. Medarbejdersiden mente, at hensynet til medarbejdernes reelle mulighed for at påvirke udfaldet af rapporten, inden det fremadrettede arbejde var bestemt, vægtede højere end denne risiko. Medarbejdersiden gav således udtryk for at det ikke ville skabe uro at sende rapporten ud

Udvalget tog orienteringen til efterretning, og ledelsessiden tager det med videre, og aftaler hvordan det skal håndteres.

4. Status på budget 2018, anden periodeopfølgning (januar-august) / Michael Sandersen,

Økonomiafdelingen, 13.20 (15 min) Bilag 4.1: Udkast til budget 2018 Bilag 4.2: Anden periodeopfølgning 2017 Status på budget 2018 og anden periodeopfølgning indgik som en del af årshjulet. MS præsenterede vedlagte bilag for udvalget, med følgende kommentarer.

Forhån

dsgo

dken

dt

Side 3 af 5

Budget 2018 Indtægterne i FS er steget i budget 2018. Indtægtsrammen i FS er øget fra 17,4% til 18,8%, hvilket svarer til en forøgelse på 39,2 mio. AAU Innovation er efterfølgende blevet bevilliget penge, hvilket hæver FS-bidraget til 19%. Stigningen fra 18,8% til 19%, gav en forøgelse på ydereligere 5,6 mio. Der foreligger ligeledes indtægter fra en tidligere hensættelse vedr. dimensionering af uddannelser i CAS på 18 mio. Hensættelsen blev taget fra FS’s egenkapital, og returneres nu tilbage til FS. Afslutningsvis er der sket en ændring i renteindtægterne. Denne ændring kommer, som et udslag af, at en lille del af de finansielle poster omlægges til aktier. MS orienterede om, at der til næste år formentligt kommer en ny opstillingsmodel, som skaber et mere overskueligt overblik. Udvalget blev ydereligere præsenteret for en oversigt over de enkelte afdelinger. Der blev foretaget en uddybning af ØA, HR og ITS – hvor der var de største forskelle mellem 2017 og 2018. De budgetterede omkostninger for ØA er faldende, hvilket skyldes at flere medarbejdere og systemer er flyttet fra ØA til HR. HR er budgetteret med en stigning, som både skyldes overdragelsen fra ØA, men tillige en overdragelse af medarbejdere fra de enkelte fakulteter. Omrokeringen skyldes den nye HR-leverancemodel. ITS får i fremtiden flere stillinger til at foretage systemforvaltning, og er derfor budgetteret med en stigning. Der blev stillet spørgsmålstegn ved, at CAS ikke indgik i udkastet. Ifølge den overordnede økonomiske tidsplan skal CAS først levere deres budget ugen efter FSA-mødet. Det blev besluttet, at CAS indgår næste gang, dog med et foreløbigt budget. Der er nederst i oversigten indsat en vakance på 2 mio. Selvom lønmidlerne kun lige strækker, forventes der hvert år at være en vakance. Dette skyldes at folk stopper eller bliver syge, og der vil ikke være et direkte overlap mellem ansættelserne. Resultat før overførsler er på ca. 4 mio. Beløbet skal både dække nye aktiviteter og ekstraomkostninger. Dette giver ikke meget plads i budgettet til ønsker fra afdelingerne. Afdelingerne har dog været gode til, at gå systemerne igennem, for at finde områder hvor der kan spares. Dette giver muligheder andre steder. Universitetsdirektøren holder i den kommende uge møde med alle afdelingerne om behov og ønsker for 2018. Anden periodeopfølgning Udvalget blev præsenteret for anden perioderesultat. Perioderesultatet viser en lille afvigelse på 48.000. Dette skyldes dog en budgetfejl på ca. 12 millioner, som vil blive udlignet i september. Efter anden periodeopfølgning ligger det estimerede årsresultat på ca. -30,6 mio., hvilket er 12 mio. over det budgetterede resultat på -18 mio. Afvigelsen skyldes hovedsageligt, at FS skal afholde en del ekstra omkostninger på digitalisering, som tages fra FS’s egenkapital i 2017. Opgørelsen viser ikke en oversigt over regnskabet i de enkelte afdelinger, men der er stort set ikke afvigelser, udover godkendte ændringer. Udvalget tog orienteringen til efterretning. Pause, 13.50 (10 min)

5. Orientering om beredskab/ Svend Ole Hosbond, 13.35 (15 min) Bilag 5.1: Implementering af AAU Generel Beredskabsplan Som en fast del af årshjulet orienterede SOHP om beredskabet på AAU. SOHP henviste til bilaget og valgte at fremhæve branden i Gigantium. Branden berørte AAU, da giftig røg drev imod AAU’s område. Overordnet gik krisestyrelsen og samarbejdet rigtig godt, med den foreløbige konklusion, at der var behov for hurtigere information. Den 25. oktober vil hændelsen formelt evalueres, og der vil tages stilling til, om beredskabsplanen skal ændres. SOHP sætter ligeledes fokus på AAU CPH hvor Fælles Service CPH har udarbejdet en lokal beredskabsplan. Planen er udsendt til samtlige medarbejdere på campus og kommunikeret ud til de studerende. Campus København har gjort planen let tilgængelig ved at udarbejde en hjemmeside, som der kan navigeres i. Ud over de ansatte Facility Supporters er en række TAP’er inddraget i beredskabet, for at sikre, at alle bygninger

Forhån

dsgo

dken

dt

Side 4 af 5

og etager er dækket i tilfælde af hændelser på campus. SOHP mente, at Beredskabsplanen på AAU CPH kunne danne grundlag for, hvordan der laves lokale beredskabsplaner på resten af AAU. SOHP oplyste også, at der er i forbindelse med AAU’s beredskab er oprettet studieprojekter, som sætter fokus på kommunikationen i forbindelse med beredskab og hvordan det formidles ud. Projekterne skal skrives af kommunikationsstuderende og afleveres inden jul. Det er blevet konstateret, at der ikke er nok Safety Points på AAU Aalborg, men der er nu flere på vej. Der blev ligeledes stillet spørgsmål ved placeringen af hjertestartere, som typiske er inde. Placeringen af udendørs hjertestartere hænger sammen med hvor mange der ellers er i området. Der er derfor et mønster i det antal af udendørs hjertestartere som AAU har. Udvalget tog orienteringen til efterretning

6. Opfølgning på flekstidsaftale/ Henrik Søndergaard, 14.00 (15 min) Bilag 6.1: Fleksibel tilrettelæggelse af arbejdstiden – Flekstidsaftale for Fælles Service Det blev på mødet d. 14/6-2017 besluttet, at HR-afdelingen udarbejdede en FAQ, som svarede på de mest gængse spørgsmål ift. forståelsen af aftalen. HR-afdelingen havde i denne forbindelse indstillet til, at der blev foretaget en drøftelse af, hvilke spørgsmål FAQ’en skulle adressere. HR-afdelingen informerede om, at der havde været få henvendelser på fortolkningsspørgsmål. OH kommenterede, at han havde håbet, at det stod klart, at den gennemsnitlige arbejdstid også for special- og chefkonsulenter var 37 timer, når man ser henover et år. Udvalget havde efterfølgende en drøftelse af den normerede arbejdstid. Der var enighed om, at aftalen skulle fortolkes på en sådan måde, at der for alle medarbejdere i FS skulle være en høj grad af fleksibilitet, men at man bør bestræbe sig på at holde arbejdstiden på 37 timer ugentligt, hen over et år.

Der var i udvalget et ønske om, at HR-afdelingen i FAQ’en forholdt sig til de overskydende flekstimer for special- og chefkonsulenter samt medarbejdere omfattet af §8 stk. 3 i cirkulære om arbejdstid for tjenestemænd i staten eller tilsvarende regelsæt, og hvordan man håndterer disse timer i praksis. Det centrale spørgsmål var, hvordan man i praksis bringer det i anvendelse, at disse medarbejdere ikke har ret til en 1 til 1 afspadsering. Dette ønskes defineret nærmere i en FAQ. Udvalget udtrykte ligeledes en bekymring for, at en FAQ ville blive så detaljeret, at den fratog lederen og medarbejderne den fælles dialog. Udvalget var enige i, at flekstidsaftalen skal ses som en rammeaftale, og en FAQ derfor ikke skulle være for detaljeret. Aftalen bør give rum for lokal tilpasning og fortolkning. Det blev besluttet, at HR-afdelingen udarbejder en FAQ på baggrund af drøftelserne.

7. Opfølgning på trivselsbarometer og fokuspunkter for det kommende APV-år/ Antonino Castrone, 14.15

(15 min) Bilag 7.1: Status på arbejdet med resultater fra trivselsbarometer 2017 Universitetsdirektøren havde efterspurgt en status på det lokale SA-arbejde med trivselsbarometer-resultaterne. I bilaget fremgik en kort status fra hver leder. Der blev kommenteret på, at tilbagemeldingerne var meget uens, hvilket gjorde det svært at forholde sig til indholdet af det lokale arbejde med resultaterne. Det blev besluttet at udvalgssekretæren i samarbejde med formandskabet udarbejder en plan for, hvordan FS-lederne, med udgangspunkt i drøftelserne i de lokale SA-udvalg rapporterer arbejdet i APV processerne. Det blev ligeledes besluttet, at fokuspunkter for det kommende APV-år flyttes til januar mødet

Forhån

dsgo

dken

dt

Side 5 af 5

8. Drøftelse vedr. årsager til svær rekruttering af udvalgsmedlemmer/Louise Danielsen, 14.30 (15 min)

Punktet blev flyttet til FSA-møde d. 11. januar.

9. Orientering om udmøntning af kompetencefondsmidler september 2017/Henrik Søndergaard, 14.45 (10 min) I forbindelse med ansøgningsrunden til kompetencefondsmidler d. 1. september, orienterede HHS, om at der var mange ansøgere, hvilket af underudvalget blev modtaget positivt. Det var ikke alle midlerne der blev udmøntet, hvilket skyldes, at der er gemt midler til endnu en udmøntning d. 1/12-2017. Udvalget tog orienteringen til efterretning

10. Eventuelt, 14.55 (5 min) Drøftelsen af de nye retningslinjer for frihed med og uden løn til tandlæge og læge blev genoptaget. HR-afdelingen understregede, at reglerne ikke indskrænker funktionærlovens regler, og følger Statens Personaleadministrative Vejledning. De orienterede ligeledes om, at problemstillingen jo var rejst i HSU og at der derfor er aftalt drøftelse med HSU’s næstformand om de anvendte formuleringer. Udvalget tog orienteringen til efterretning, og afventer resultat fra HSU.

Kommende møder i 2018 11. januar kl. 13.00 – 15.00 14. marts kl. 13.00-15.00 27. juni kl. 13.00-15.00 11. oktober kl. 13.00-15.00

Forhån

dsgo

dken

dt

Punkt: Orientering

Type: Kan frit distribueres

Sagsnr: 2018-234-00038

Dato: 11-01-2018

6. Rum for nærvær – Et dialogværktøj til arbejdsmiljø- og sygefraværsindsatsen.

Anledning:

I februar 2017 startede HR-afdelingen, i samarbejde med konsulenthuset Cabi, et pilotprojekt mhp. at udvikle et dialogværktøj, som favnede en strategisk, taktisk og operationel tilgang til at forebygge sygefravær og fremme nærvær på AAU. Tre enheder på AAU har deltaget.x. FSA efterspurgte 16. marts 2017, i forbindelse med behandling af sygefraværstal for FS, en præsentation af pilotprojektet og værtøjet.

Bilag:

Bilag 6.1 ”Rum for nærvær – Et dialogværktøj til arbejdsmiljø- og sygefraværsindsatsen”.

Sagsfremstilling:

Dialogværktøjet ”Rum for nærvær” er et kombineret ”kortlægnings-, prioriterings-, mål- og handleplansværktøj” målrettet AAU’s arbejdsmiljø og samarbejdsudvalg. Det bruges som en systematisk ”drejebog” for dialogen og skabelon for kortlægning og mål, når arbejdsmiljø og sygefravær drøftes i udvalgene – evt. i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Værktøjet bygger oprindeligt på erfaringer fra Kommunernes Landsforening, som har afdækket, hvad der kendetegner indsatser i kommuner der har oplevet det største fald i sygefraværet. Disse erfaringer blev omsat til et værktøj, som er testet og tilpasset i tæt dialog med tre AAU-enheder. Evalueringen viste, at udvalgene var blevet stærkere i de strategiske drøftelser og særligt ift. elementet/emnet ”arbejdsmiljø”. Formålet med dialogværktøjet er at

- Skabe overblik over resultater fra runderinger, trivselsbarometerresultater, sygefraværsstatistik m.m.

- Identificere styrker og udviklingspotentialer – for at fremme nærværet/trivslen og mindske fraværet

- Prioritere, hvilke tematikker som det bedst nytter at arbejde med - Guide til indsatsområder og handlemuligheder

Dialogværktøjet formidles og offentliggøres i februar og der tages derfor forbehold for at der stadig kan forekomme få ændringer.

Indstilling:

Der indstilles til at FSA tager orienteringen til efterretning.

Sagsbehandler:

Tanja Busk og Charlotte Spliid

Sagsfremstilling til møde i FSA

Punkt: Beslutningstagning

Type: Kan frit distribueres

Sagsnr: 2018-234-00038

Dato: 11-01-2018

7. Arbejdsmiljødrøftelse og indrapportering til FSA

Anledning:

Arbejdsmiljøsektionen har i samarbejde med fakultetskontorerne udarbejdet en model for opfølgning på handlingsplanerne vedr. det psykiske arbejdsmiljø samt på APV og arbejdsmiljøarbejdet generelt. Denne opfølgning sker v. arbejdsmiljødrøftelsen i de respektive instituttutter, med en særlig vejledning med tilhørende skemaer, som udfyldes og sendes til fakultetskontorerne. HAMiU tilsluttede sig modellen, hvor der er fokus på opfølgning på APV-handlingsplanerne og udtrykte ønske om, at der udarbejdes en tilsvarende model for Fælles Service med opfølgning på ledelsesniveau 2 af APV- og arbejdsmiljøarbejdet i FS-afdelingerne.

Bilag:

Bilag 7.1 ”Arbejdsmiljødrøftelsesguide til FS” Bilag 7.2 ”Plan for FS opfølgning på APV-arbejdet”

Sagsfremstilling:

Skabelonen indbefatter, at der til udvalgssekretæren sammenfattes et skriv angående disse

to punkter

- Arbejdsmiljøet i afdelingen på et overordnet plan

- herunder også påvirkninger fra eventuelle organisationsændringer og relationer på tværs af

enheder og niveauer, samt eksterne samarbejdspartnere.

- Status på APV-arbejdet, herunder handleplaner

Er AAU’s APV-årshjul blevet fulgt ift. tid og faser (rundering, arbejdsmiljødrøftelse,

afdelingssparring og handleplaner). I hvilket omfang er problemer identificeret ved sidste års

rundering løst?

De to spørgsmål besvares skriftligt via en skabelon (se del 2 i bilag xx ” ”Arbejdsmiljødrøftelsesguide til FS”) i forbindelse med arbejdsmiljødrøftelsen, sendes til FSA-udvalgssekretæren inden udgangen af maj 2018 og følger processen beskrevet i bilag XX ”Plan for FS opfølgning på APV-arbejdet”. Spørgsmålene er valgt og formuleret med henvisning til FSA’s tidligere beslutning på ordinært møde d. 11. januar 2017. Ønsket var, at have en drøftelse med udgangspunkt i viden om fælles relevante arbejdsmiljøtematikker og en status på APV-arbejdet i Fælles Service:

Punkt 6: Status på runderinger i FS Udvalget drøftede hvordan et mere systematisk indblik i væsentlige arbejdsmiljøtematikker i

FS kunne gives til FSA. Udvalget mente, at der var et behov for, at kunne skabe sig et

overblik over og monitorere udviklingen og det blev derfor besluttet, at de lokale SA, som

afslutning på den årlige APV-proces, hver især afleverer en status til universitetsdirektøren,

der foranlediger drøftelse af materialet i FSA, mhp at FSA danner sit et overblik og eventuelt

tager initiativ til indsatser, hvis der er fælles udfordringer på tværs af FS.

Sagsfremstilling til møde i FSA

HR-afdelingen

1

Indstilling:

Der indstilles til at FSA tilslutter sig en samlet model gældende for Fællesservice i APV-året

2017/2018.

Sagsbehandler:

Tanja Busk

AMS-guide ARBEJDSMILJØDRØFTELSEN 04. januar 2018 AAU's APV-arbejde 2018 og frem – Fælles Service afdelinger

1

Arbejdsmiljødrøftelsen i APV-arbejdet En vejledning til Fælles Service afdelingerne

APV-året 2017-2018

Indholdet i arbejdsmiljødrøftelsen

1. bagudrettet: arbejdsmiljøets tilstand det seneste år

2. aktuelt: arbejdsmiljøets tilstand netop nu

3. fremadrettet: hvordan skal arbejdsmiljøet være om et år

4. hvordan har I arbejdet med arbejdsmiljøet, og hvordan

vil I organisere jer fremover

5. har I de nødvendige kompetencer til det fremtidige ar-

bejdsmiljøarbejde?

Deltagerne i den årlige arbejdsmiljødrøftelse

Den arbejdsmiljøansvarlige leder skal gennemføre arbejdsmiljødrøftelsen sammen med arbejdsmiljø-

repræsentanterne (AMR). Arbejdsmiljødrøftelsen afholdes i arbejdsmiljøudvalget (AMiU), men over-

vej at holde mødet sammen med samarbejdsudvalget (SU), fordi begge udvalg jo beskæftiger sig med

trivsel, rammebetingelser med betydning for arbejdsmiljøet mv.

Input til arbejdsmiljødrøftelsen

Alt er tilladt som input til arbejdsmiljødrøftelsen. Noget er særlig velegnet at tage fat i:

arbejdsmiljøgruppernes kendskab til arbejdsmiljøet hos jer

jeres egen kortlægning; fokusgruppeinterview, spørgeskemaer e.l. samt AAU’s trivselsbaro-

meter

generelle aspekter fra MUS, GRUS og LUS

vurdering af, om der eventuelt er forhold i arbejdsmiljøet, der kan medvirke til det samlede

sygefravær

Forberedelse, referat og APV-handleplan

Udnævn en ansvarlig for forberedelse af input-materialet. Men alle mødedeltagere bør forberede sig

grundigt. Husk at skrive referat fra mødet og ajourføre jeres handlingsplaner.

Output fra arbejdsmiljødrøftelsen

Der er tre væsentlige output fra arbejdsmiljødrøftelsen:

(a) højere fælles forståelse i arbejdsmiljøudvalget og et bedre fælles afsæt for det strategiske

samarbejde om arbejdsmiljøarbejdet i udvalget

(b) ajourførte handlingsplaner med de nyeste mål og aftaler, og

(c) afrapportering til universitetsdirektøren jf. 2. del i denne vejledning.

Arbejdsmiljødrøftelsen

er årets vigtigste møde i

APV'en, fordi det er her,

I beslutter, hvordan I vil

have det med hinanden.

AMS-guide ARBEJDSMILJØDRØFTELSEN 04. januar 2018 AAU's APV-arbejde 2018 og frem – Fælles Service afdelinger

2

1. del

I skal drøfte alle de nedenstående spørgsmål.

Jo bedre forberedt I kommer til mødet, desto bedre bliver drøftelsen.

Arbejdsmiljøets tilstand bagudrettet

Hvilke steder eller arbejdsmetoder har (evt.) udgjort en risiko for arbejdsmiljøet?

Hvad virker positivt på arbejdsmiljøet i vores afdeling?

Er der forhold i arbejdsmiljøet, som kan have medvirket til det samlede sygefravær?

Hvordan er arbejdsmiljøet i afdelingen på et overordnet plan

- særlige problemer og succeser i det forgangne år?

- påvirkninger fra eventuelle organisationsændringer

- påvirkninger ift. samarbejdsflader på tværs af enheder og niveauer, samt eksterne samarbejds-

partnere

(afrapporteres til universitetsdirektøren jf. 2. del i denne vejledning).

Arbejdsmiljøets tilstand netop nu

På en skala fra 1 til 10, hvor tilfredse er vi med arbejdsmiljøet?

Status på APV-processen og handlingsplanerne

- Er AAU’s APV-årshjul blevet fulgt ift. tid og faser (rundering, arbejdsmiljødrøftelse, af-

delingssparring og handleplaner). I hvilket omfang er problemer identificeret ved sid-

ste års rundering løst?

(afrapporteres til universitetsdirektøren jf. 2. del i denne vejledning).

AMS-guide ARBEJDSMILJØDRØFTELSEN 04. januar 2018 AAU's APV-arbejde 2018 og frem – Fælles Service afdelinger

3

Hvordan skal arbejdsmiljøet være om et år?

Hvad vil vi gøre bedre i det kommende år?

Hvilke målbare mål sætter vi for arbejdsmiljøarbejdet i det kommende år?

Det seneste års samarbejde om arbejdsmiljøarbejdet

Hvad har fungeret godt i vores arbejdsmiljøarbejde det seneste år?

Har vi gjort det, vi har aftalt med hinanden?

Hvad gør vi, når vi opdager arbejdsmiljøproblemer?

Hvad gør vi, når nogen kommer med ønsker, som vil forandre arbejdsmiljøet?

Hvilken hjælp fra centralt hold ville hjælpe os yderligere frem i arbejdsmiljøarbejdet?

(Husk gerne at give besked til arbejdsmiljøsektionen – både ros og ønsker om forbedringer).

Hvordan vil vi organisere arbejdsmiljøarbejdet i det kommende år?

Vil vi arbejde med arbejdsmiljøet på en anden måde i det kommende år?

Hvordan synliggør vi arbejdsmiljøarbejdet over for medarbejderne?

Har vi de fornødne kompetencer til arbejdsmiljøarbejdet i det kommende år?

Hvilke behov har vi for uddannelse i arbejdsmiljø?

(Husk at orientere jer i arbejdsmiljøsektionens kursusudbud på arbejdsmiljoe.aau.dk).

AMS-guide ARBEJDSMILJØDRØFTELSEN 04. januar 2018 AAU's APV-arbejde 2018 og frem – Fælles Service afdelinger

4

2. del

Udfyld skabelonen nedenfor med universitetsdirektøren og FSA som målgrup-

pe,

dvs. så I informerer universitetsdirektøren om de nedenstående konsekvenser

i forhold til universitetsdirektørens ansvarsområde og råderum som chef for FS.

Den udfyldte skabelon afleveres til FSA-sekretæren senest d. 1. juni 2018.

FSA-sekretæren skriver en sammenfattende redegørelse til universitetsdirektøren

over arbejdsmiljøets tilstand i Fælles Service.

Redegørelsen bliver drøftet bl.a. i FSA.

1. Arbejdsmiljøet i afdelingen på et overordnet plan

- herunder også påvirkninger fra eventuelle organisationsændringer og relationer på tværs af enhe-

der og niveauer, samt eksterne samarbejdspartnere.

2. Status på APV-arbejdet, herunder handleplaner

Er AAU’s APV-årshjul blevet fulgt ift. tid og faser (rundering, arbejdsmiljødrøftelse, afdelingssparring

og handleplaner). I hvilket omfang er problemer identificeret ved sidste års rundering løst?

Runderinger

ajourførehandlingsplaner

Afdelingssparring

ajourføre handlingsplaner

Arbejdsmiljø-drøftelse

ajourføre handlingsplaner

APVbaseret på dialog

Trivselsbarometer

november → februar

marts → majjuni → september

APV-grundmodellenfra marts 2018 og frem

21. november 2017

Bilag 7.2 – FSA møde d. 11/1-2018

marts-maj

juni

oktober

FSA-sekr. analyserer og skriver, hvordan det står til i Fælles Service (fremdrift og effekt)

FSA drøfter

Universitetsdirektøren mødes med sine afdelingschefer og drøfter

AMS analyserer og beskriver tilstand og planer hele AAU

Output fra arbejdsmiljødrøftelsen

1 redegørelse

HAMiUtager til efterretning

5 dokumenter

1 dokument fra AMS

november

Afdelingens APV-arbejde

Universitetsdirektørens og direktionens evt. videre

foranstaltning

10 afdelinger

21. november 2017

Bilag 7.2 – FSA møde d. 11/1-2018

Punkt: Orientering

Type: Kan frit distribueres

Sagsnr: 2018-234-00038

Dato: 11-01-2018

8. Orientering om udmøntning af kompetencefondsmidler

Anledning:

Orienteringen om udmøntningen af kompetencefondsmidler i forbindelse med ansøgningsrunden d. 1/12-2017 samt ændring af proceduren for 2018.

Bilag:

8.1: Kommissorium for kompetencefondsudvalget

Sagsfremstilling:

Ved ansøgningsrunden d. 1. september 2017 blev der modtaget 4 ansøgninger fordelt på 3 forskellige afdelinger. Der blev i alt søgt midler for 77.550 kr. Alle ansøgningerne opfyldte kriterierne, men på grund af en begrænset mængde af midler var det ikke muligt at imødekomme alle ansøgninger. To ansøgere fik tilsagn og der blev i alt udmøntet midler for 40.360 kr. Det blev på mødet besluttet, at der fremover kun vil blive udmøntet midler to gange årligt. Ansøgningsfristerne vil være 1. april og 1. oktober. Informationen er ændret på hjemmesiden og i udvalgets kommissorium. Der er 46.400 kr. tilbage i puljen fra 2017 til udmøntning ved ansøgningsrunden 1. april 2018.

Indstilling:

Det indstilles, at FSA tager orienteringen til efterretning

Sagsbehandler:

Stine Vestergaard, HR-afdelingen 05-01-2018

Sagsfremstilling til møde i FSA

5. januar 2018

Side 1 af 1

Kommissorium for

Underudvalg, udmøntning af kompetencefondsmidler

Fælles Service, Aalborg Universitet

Forankring

De lokale underudvalg er nedsat af Fælles Services Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) og føl-

ger udvalgets valgperiode.

Sammensætning

Underudvalget er sammensat af en ledelsesrepræsentant og to medarbejderrepræsentanter, for nu-

værende hhv. Henrik Søndergaard, Bo Hovgaard Thomasen og Helle Kjær

Formål og opgaver

Underudvalget udmønter kompetencefondsmidler ud fra følgende principper:

1. AAUs kompetencestrategi/Viden for verden

2. Fælles Services strategiske indsatsområder, institutionens behov, herunder lokale indsatsom-

råder

3. Individuel kompetenceudvikling, som ikke umiddelbart kan henføres til institutionsspecifikke

behov.

Dog udmøntes maksimalt 1/3 af midlerne til aktiviteter knyttet til individuel kompetenceudvikling som

ikke kan henføres til institutionsspecifikke behov.

Der er intet loft for hvor meget medarbejderen kan søge, dog skal der som minimum søges for 5000

kr. Ansøger har ligeledes mulighed for at søge delvis finansiering, hvor de kompetencefondsmidlerne

udgør en del af det samlede beløb. Dette skal dog noteres i ansøgningsskemaet.

Der tages herudover hensyn til en rimelig fordeling ift. den generelle medarbejdersammensætning i

Fælles Service, herunder organisatorisk placering.

Ansøgningsproceduren er bestemt ud fra AAUs overordnede vejledning i håndbogen.

Møder

Der afholdes to møder årligt i forbindelse med ansøgningsfrister. Møderne afholdes så vidt muligt in-

den for en uge efter ansøgningsfristen. Ansøgningsfristerne er:

1. april

1. oktober

Sekretariatsbetjening

Udvalget supporteres af udvalgssekretæren for FSA, Stine Vestergaard. Sekretæren indkalder til mø-

derne, håndtere ansøgningerne og sikre at ansøgeren får besked om, hvorvidt de modtager tildelinger

eller ej.

Punkt: Drøftelse

Type: Kan frit distribueres

Sagsnr: 2018-234-00038

Dato: 11-01-2018

9. Drøftelse/Dialog vedr. rekrutteringsbesvær af udvalgsmedlemmer/ Louise Danielsen

Anledning:

I anledning af at vi pt. mangler ét fast medlem af FSA, er der ved medarbejderrepræsentanterne en opfattelse af, at det er svært at rekruttere til udvalg og tillidshverv. Evt. årsager til dette ønskes drøftet under dette punkt.

Bilag:

Ingen

Sagsfremstilling:

Der ønskes en drøftelse/dialog om hvorvidt denne udfordring, mht. at rekruttere medlemmer til udvalg og tillidshverv, opleves på tværs af afdelingerne i Fælles Service (i de lokale SA), i FSA og evt. på tværs af resten af AAU.

Udvalgsmedlemmerne opfordres til at komme med eksempler på mulige årsager til at arbejdet i samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg ikke virker særlig attraktivt.

Kan udfordringen med at rekruttere evt. være en indikation (symptom) på, at der er udfordringer i arbejdsmiljøet i de forskellige miljøer?

Såfremt der findes områder i Fælles Service, der ikke har denne udfordring opfordres udvalgsmedlemmerne til at komme input til hvilke årsager der kan være til at dette/disse område(r) ikke oplever samme udfordring.

Indstilling:

Der indstilles at FSA har en fælles drøftelse/dialog af dette emne for at finde ind til evt. årsager og derefter forholder sig til om der er behov for videre tiltag for at styrke attraktiviteten af udvalgsposter og tillidshverv i Fælles Service’s lokale SA’er samt FSA.

Sagsbehandler:

Louise Danielsen - ITS 26-09-2017

Sagsfremstilling til møde i FSA

Punkt: Drøftelse

Type: Kan frit distribueres

Sagsnr: 2018-234-00038

Dato: 11-01-2018

10 Evaluering af FSAs arbejde og fastlæggelse af mødeplan for det kommende år

Anledning:

Som en del af årshjulet er der afsat tid til at evaluere FSAs arbejde på første møde i det nye år. Da punktet i 2017 blev flyttet fra mødet i januar til mødet i juni, er det besluttet ikke at udføre en fuld evaluering af samarbejde og arbejdsform på dette års januar møde. Der vil i stedet være fokus på evaluering og fastlæggelse af årshjulet og mødeplan for 2018.

Bilag:

Bilag 10.1: Udkast til årshjul 2018

Sagsfremstilling:

Til evaluering og fastlæggelse af årshjulet tages der udgangspunkt i bilag 10.1. Hertil anvendes følgende spørgsmål til drøftelsen: Årshjulet

1. Bliver møderne holdt på de rigtige tidspunkter? 2. Svarer indholdet/overskrifterne i årshjulet til hvad der er aktuelt? 3. Behandles punkterne i årshjulet på de rette tidspunker?

Formålet er at fastlægge årshjul og mødeplan for 2018.

Indstilling:

Det indstilles, at FSA har en fælles drøftelse og evaluerer på årshjul og mødeplan for 2018.

Sagsbehandler:

Stine Vestergaard, HR-afdelingen 05-01-2018

Sagsfremstilling til møde i FSA

Årshjul 2018 – Fælles Service samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg

Mødedato Faste punkter på dagsorden

11. januar 2018 Evaluering af FSA’s samarbejde og arbejdsform

Fastlæggelse af mødeplan og årshjul for 2018

14. marts 2018 AAU’s trivselsbarometer for Fælles Service 2018

Sygefravær for 2017

Orientering om årsregnskab for FS og AAU

Evaluering af kompetenceudviklingen i FS

27. juni 2018 Evaluering af principper for 2. kvartals lønforhandlinger for FS og AAU

1. periodeopfølgning (januar-april) for FS og AAU

Behandling af ligestilling og diversitet

11. oktober 2018 2. periodeopfølgning (januar-august) samt status på budget 2019

Status på den administrative strategi

Beredskab

Opfølgning på arbejdsmiljødrøftelsen i FS samt fokuspunkter for det kommende APV-år

Udpegning af nye FSU medlemmer og suppleanter