Tìm hiểu CMS

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO

THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Nội dung:Tìm Hiểu CMS

Nơi thực tập: Trung tâm công nghệ thông tin học viện công nghệ

bưu chính viễn thông.

Người hướng dẫn : Giảng viên Nguyễn Thái Sơn

Người báo cáo: Sinh viên Lê Thị Lan

1

(PHIẾU BẮT BUỘC NẾU KHÔNG THỰC TẬP TẠI CDIT)

TÊN ĐƠN VỊ XIN THỰC TẬP CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

PHIẾU NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Họ và tên sinh viên thực tâp : Lê thị Lan

Đơn vị thực tập : Trung tâm thông tin công nghệ học viện công nghệ bưu chính viễn thông.

Thời gian thực tập : Từ ngày 16/04/2012 đến ngày 27/05/2012

NHẬN XÉT CỦA CƠ SỞ THỰC TẬP

1. Chấp hành nội quy và quy định của cơ quan: …………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

2. Ý thức học tập:…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

2

3. Quan hệ, giao tiếp tại đơn vị: …………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

Xác nhận của cơ quan thực tập

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Hà nội , ngày ... tháng 11 năm 2010

Người đánh giá

(Ký và ghi rõ họ tên)

3

TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

PHÒNG …….

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập Tự do Hanh phúc

ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ( Thời gian thực tập: Từ ngày ……/…../20 đến ngày ……/…../20 )

Họ và tên sinh viên:

Lớp:

NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ

1. Chấp hành kỷ luật:

2. Ý thức học tập:

3. Quan hệ, giao tiếp:

4. Điểm

Các ý kiến khác (nếu có:

Ngày tháng năm 20….

Giáo viên hướng dẫn thực tập

(Ký và ghi rõ họ tên)

4

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin chân thành cám ơn các thầy cô trong khoa công nghệ thông tin cùng các thầy cô làm việc và công tác tại trường Học viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông đã truyền đạt những kiến thức quý báu trong những năm vừa qua.

Đặc biệt, tôi xin chân trành cám ơn tới thầy Nguyễn Thái Sơn đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tận tình trong suốt thời gian thực tập làm báo cáo tốt nghiệp. Thầy đã góp ý một cách chân thành nhất để tôi có thể hoàn thiện bản báo cáo tốt hơn, đồng thời giúp tôi hiểu rõ vấn đề hơn, cũng như tạo điều kiện thuận lợi để hoàn thành báo cáo này.

Cuối cùng tôi xin kính chúc tất cả các thầy cô trong trường Học viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông làm việc và công tác tốt. !

Một lần nữa tôi xin chân thành cám ơn. !

Hà nội, ngày…tháng…năm 2012

5

Tìm hiểu về CMS. 2012

MỤC LỤC

PHIẾU NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP.............2

ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP..............................4

LỜI CẢM ƠN...........................................................................................5

MỤC LỤC................................................................................................6

Phần A : GIỚI THIỆU ĐƠN VỊ THỰC TẬP........................................8

I.Chức năng..........................................................................................8

II.Tổ chức.............................................................................................8

III.Các lĩnh vực hoạt động..................................................................8

Phần B : NỘI DUNG THỰC TẬP..........................................................9

I. Giới thiệu nội dung.............................................................................................................9

-Tên chủ đề thực tập: Tìm hiểu CMS(CMS JOOMLA mở rộng thêm).........9

-Mục tiêu...............................................................................................................9

-Nội dung ( có thể dạng bảng).............................................................................9

-Kết quả cần đạt:.................................................................................................9

II.Nội dung tìm hiểu..............................................................................................................10

1.Khái quát về CMS......................................................................................10

1.1. Nguồn gốc ra đời:...............................................................................10

1.2.Khái niệm “nội dung”.........................................................................10

1.3.Khái niệm CMS...................................................................................11

a.Đặc điểm cơ bản của CMS:................................................................11

b.Một số đặc điểm nổi bật của CMS......................................................12

1.4.Mục đích hoạt động của CMS............................................................12

2. Thành phần của CMS...............................................................................13

2.1.Ứng dụng quản lý nội dung-CMA.....................................................13

2.2.Ứng dụng quản lý siêu nội dung-MMA.............................................15

Tìm hiểu về CMS.

2.3.Ứng dụng phân phối nội dung-CDA..................................................17

3.Một số đặc tính của CMS...........................................................................18

3.1.Quản lý về phiên bản...........................................................................19

a. Hệ thống phiên bản đơn giản...........................................................19

b.Hệ thống phiên bản phức tạp............................................................20

c.Quản lí phiên bản lưu trữ dữ liệu.....................................................22

d.Theo dõi phiên bản.............................................................................22

e.Quay ngược lại phiên bản cũ.(Rollback)..........................................22

f.Lợi ích của quản lý phiên bản là gì?..................................................23

3.2. Luồng công việc(Workflow-WF).......................................................23

a.Tổng quan............................................................................................23

b.Workflow.............................................................................................23

c.Các thành phần của luồng công việc.................................................24

3.3.Cá nhân hóa(Personalization)............................................................26

a.Tổng quát............................................................................................26

b.Các loại hình cá nhân hóa..................................................................27

c.Vai trò của cá nhân hóa trong CMS.................................................27

4.Ưu điểm của CMS......................................................................................27

7


Phần A : GIỚI THIỆU ĐƠN VỊ THỰC TẬP

I.Chức năng.Nghiên cứu, phát triển, triển khai sản phẩm, chuyển giao công nghệ và đào tạo trong lĩnh vực Công Nghệ Thông Tin phục vụ Ngành Bưu Chính Viễn Thông và xã hội.

II.Tổ chức.Bao gồm:

1. Trung tâm Nghiên cứu Phát triển phần mềm thuộc viện Khoa Học Kỹ Thuật Bưu điện.

2. Trung tâm Đào tạo Phát triển Phần mềm thuộc Trung tâm Đào tạo BCVT(cũ).

III.Các lĩnh vực hoạt động.1. Trung tâm hoạt động trên những lĩnh vực chính:2. Nghiên cứu khao học công nghệ.3. Phát triển, triển khai công nghệ và sản phẩm.4. Sản xuất phần mềm và thiết bị.5. Tiếp nhận và chuyển giao công nghệ.6. Đào tạo và bồi dưỡng nhân lực.

8


Phần B : NỘI DUNG THỰC TẬP

I. Giới thiệu nội dung.

-Tên chủ đề thực tập: Tìm hiểu CMS.

-Mục tiêu: Cách thức hoạt động, ứng dụng của CMS.

-Nội dung : Tìm hiểu CMS là gì, mục đích hoạt động, ứng dụng trong các trang web thương mại điện tử như thế nào?

-Kết quả cần đạt:

9


II.Nội dung tìm hiểu.

1.Khái quát về CMS.

1.1. Nguồn gốc ra đời: Ngày nay, thông tin đã và dang dần chuyển hướng phát triển của mình sang các dịch vụ web. Một trong những dịch vụ thu hút sự quan tâm của người tiêu dùng cũng như doanh nghiệp là Thương mại Điện tử. Dịch vụ này giúp những người bận rộn, thường xuyên phải tiếp xúc với công việc… có thể tiết kiệm được thời gian mua sắm để tập trung vào công việc của mình.

Nhờ vào thương mại điện tử, chỉ cần một số thao tác cơ bản trên máy tính có kết nối với Internet, bạn sẽ có tận tay những thứ mình cần mà không phải đi đâu cả. Tất cả những khâu làm việc, thực hiện mua bán như: chọn sản phẩm, thanh toán…bạn không cần phải trực tiếp thực hiện những thao tác đó. Vậy để thực hiện những thao tác qua Internet một cách thuận lợi đồng thời đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng. Nhà doanh nghiệp thúc đẩy sự ra đời của một hệ thống có tên gọi Hệ quản trị Nội dung-Content Management System. Vậy quá trình hoạt động cũng như làm việc của nó như thế nào, tôi xin được trình bày ở những phần tiếp theo của bài báo cáo này.

1.2.Khái niệm “nội dung”. Nội dung của một trang web là một khái niệm rộng, bao gồm tài nguyên, thông tin, tất cả thông tin liên quan đến website. Nội dung được chia làm 2 thành phần chính: Thông tin là văn bản, hình ảnh, âm thanh, video, tất cả những gì hiển thi trên trang web hay ẩn bên trong đều là tài nguyên của website; Các trình ứng dụng hoặc phần mềm chạy trên các trang chủ và hiển thị thông tin thực sự.

Trong đó người phát triển thông tin chú ý đến sáng tạo hơn còn người phát triển trình ứng dụng thì chú ý tới phương diện kỹ thuật. Khi có sự khác nhau về phương pháp, mục tiêu, người dùng và luồng công việc thì việc xây dựng hệ thống cũng khác nhau. Việc bắt buộc thông tin và trình ứng dụng trong một kiểu mẫu sẽ gây ra sự rắc rối không cần thiết cho cả người phát triển và người sử dụng của hệ thống. Nhưng khi phát triển CMS ta không cần bận tâm tới kiểu nội dung đó như thế nào, hoạt động ra sao bởi CMS chỉ hỗ trợ phát triển các ứng dụng hoạt động, nó đòi hỏi khả năng duy trì và cho phép thực hiện hai luồng công việc trong cùng một thời điểm.


1.3.Khái niệm CMS. Hệ quản trị nội dung(Content Management System-CMS) là phần mềm tổ chức và tạo môi trường cộng tác thuận lợi cho các ứng dụng khác hoạt động. Với mục đích xây dựng hệ thống tài liệu và nội dung thống nhất với nhau. Nó cho phép thực hiên công việc khởi tạo nội dung, quản lý quá trình xử lý nội dung cho đến khi nội dung được phân phối đến người dùng cuối. CMS được áp dụng khi có quá nhiều thông tin cần xử lý, quản lý và phát hành một cách thủ công, đồng thời quyết định các công cụ cho việc quảng các, đưa ra các trang chủ có khả năng điều khiển các thành phần nội dung của trang web.

Thông tin được truyền qua lại trong suốt vòng sống của CMS. Quản lý nội dung bao quanh hệ thống đồng thời xử lý, điều khiển, phổ biến và lưu trữ tất cả thông tin được tạo ra. CMS cung cấp các thiết bị cần thiết cho đa người dùng với mục tiêu thiết lập các thành phần nội dung và hợp tác các thành phần một cách hiệu quả trong suốt vòng sống. Ngoài ra CMS giống như một thư viện, cung cấp các hàm, lớp cơ bản tạo điều kiện thuận lợi cho người phát triển web có thể sử dụng, tùy biến, chỉnh sửa các thành phần phục vụ đúng nhu cầu của mình.

Hệ thống CMS tự đánh dấu cho tất cả các dữ liệu trong tổ chức, thu hồi lại dữ liệu bằng cách sử dụng từ khóa, đồng thời có thể tự tìm kiếm dữ liệu một cách độc lập. CMS thường bắt đầu với một mục đích và một sự công bố có mục tiêu trong quá trình làm việc. Để luôn tồn tại nội dung, hệ thống cần phải phát hành nội dung, in ấn tài liêu và thư điện tử.

11


Hình 1: Khái quát sơ lược về chức năng hoạt động của CMS.

Vậy ta có thể hiểu cơ bản quy trình làm việc của CMS bao gồm: Khởi tạo nội dung, quản lý quá trình xử lý và phân phối đến người dùng. Nó là một hệ điều hành, được sử dụng làm nền tảng chạy các ứng dụng khác tốt hơn. CMS không chỉ cho phép người dùng doanh nghiệp điều khiển, nắm bắt các thành phần nội dung mà còn đạt được các mục tiêu đặt ra trong kinh doanh.

a.Đặc điểm cơ bản của CMS: CMS được tạo nên tối thiểu từ hai thành phần cơ bản: Quản lý nội

dung và quản lý siêu nội dung. Phê chuẩn việc tạo ra hoặc thay đổi nội dung trực tuyến. Sử dung chế độ soạn thảo WYSIWYG(what you see it what you get). Quản lý người dùng. Tìm kiếm và lập chỉ mục. Lưu trữ. Tùy biến giao diện. Quản lý ảnh và các liên kết. Quản lý các thành phần nội dung của một Website.

12


.

Hình 2: Biểu đồ đơn giản của CMS.

b.Một số đặc điểm nổi bật của CMS Hưởng ứng đóng góp của người doanh nghiệp về mặt nội dung

để giảm sự trợ giúp của cán bộ kỹ thuật. Quyền truy cập để kiểm soát. Nội dung phê duyệt cho tiến trình luồng công việc. Nội dung lưu trữ và phiên bản cho sao lưu. Nội dung mẫu cho đầu ra phù hợp. Nội dung đăng ký/thanh toán dịch vụ cho người dùng phân tán.

1.4.Mục đích hoạt động của CMSo Làm tăng sự tích hợp và tự động hóa của các tiến trình góp phần nâng

cao hiệu quả của thông tin trên Inernet.o Quản lý các trình ứng dụng hoạt động phối hợp với nhau, ăn khớp

nhau, làm việc tuần tự có hiệu quả cao.o Quản lý đầy đủ vòng đời của các thành phần nội dung và siêu nội

dung bằng luồng công việc trong một kho lưu trữ với mục tiêu hiện thị nội dung với giao diện thân thiện với người sử dụng trên website.

13


o Cách thức hoạt động của CMS được làm rõ ở các thành phần của nó. Mỗi thành phần chịu trách nhiệm làm những công việc khác nhau theo một trình tự, một vòng tuần hoàn hỗ trợ nhau.

2. Thành phần của CMS.CMS gồm 3 thành phần chính:

CMA(Content Management Application)-Ứng dụng quản lý nội dung: Quản lý các thành phần nội dung của hệ thống.

MMA(Metacontent Management Application)- Ứng dụng quản lý siêu nội dung:Quản lý những thông tin mô tả về các thành phần nội dung của hệ thống.

CDA(Content Delivery Application)- Ứng dụng phân phối nội dung: Cung cấp cách thức hiển thị các thành phần nội dung ra website.

2.1.Ứng dụng quản lý nội dung-CMA.Chức năng và sự hoạt động.

CMA:

o CMA là đa người dùng trong thiết kế, với mỗi người dùng có một hoặc nhiều vai trò trong vòng đời của thành phần nội dung.

o Quản lý toàn bộ vòng đời các thành phần của nội dung.o Tạo, duy trì, xóa các thành phần nội dung ra khỏi kho(-kho là một cơ sở

dữ liệu, một tập các file hay bao gồm cả hai) lưu trữ khi không còn phù hợp, không hữu ích

o Quá trình quản lý theo tuần tự và sử dụng luồng công việc.o Cho phép các tác giả triển khai thành phần nội dung lên website mà

không cần phải biết đến HTML hay kiến trúc bên dưới.

Mục đích: Quản lý vòng sống của thành phần nội dung một cách nhanh chóng và hiệu quả; không ngừng phát triển các thành phần nội dung(TPND) trong quá trình sống và ở cuối mỗi giai đoạn, đồng thời cho phép người soạn thảo nội dung có thể điều hành, sửa chữa, xóa bỏ nội dung mà không cần sự cho phép của Webmaster.

14

Xóa bỏ nội dung.

Phê duyệt nội dung trước khi phát hành nó lên website..

Quá trình bảo vệ hệ thống, duy trì sự ổn định vòng sống của TPND, đồng thời thường xuyên cập nhật với việc tìm thêm hoặc loại bỏ thông tin không cần thiết.

Triển khai nội dung tới website một cách định kỳ, nếu ko vị trí của trang web sẽ bị lạc mất một cách nhanh chóng.

Dàn dựng các TPND lên server để chờ hiển thị sản phẩm lên website.

Kiểm tra mỗi trang web, kiểm tra lỗi mắc phải, đảm bảo không còn lỗi.

Quá trình bố trí sắp xếp các TPND trên một trang web thuận tiện cho việc tìm kiếm, giao diện đẹp, dễ nhìn.

Chỉnh sửa biên tập lại cho tới khi tất cả các TPND có thể phê chuẩn hoàn thành và sẵn sàng bước vào giai đoạn tiếp theo.

CM

A Design-Thiết kế

Authoring-soạn thảo

Editing-Biên tập

Layout- Sắp xếp.

Testing-Kiểm thử

Staging-Dàn dựng

Deployment- triển khai

Maintaince-duy trì

Archival-phê chuẩn

Removal-loại bỏ

Là tiến trình thu thập các TPNDtừ nhiều site khác nhau cụ thể như: viết một nội dung từ các nguồn khác nhau và tải nó vào hệ thống.

Thiết kế các thành phần nội dung.


h

Hình 3: Mô hình CMA

15


2.2.Ứng dụng quản lý siêu nội dung-MMA. Mục đích: Phát triển siêu nội dung trong suốt vòng đời của CMS, sinh ra các thông tin nội dung thay vì các thành phần nội dung, ở cuối mỗi giai đoạn vòng đời các TPND thông tin ở trạng thái ổn định hơn.

Chức năng: Phân phối TPND.

16

Xóa bỏ nội dung.

Vòng đời của siêu nội dung không chỉ kết thúc khi nó được đưa vào Website.Qúa trình bảo vệ hệ thống.

Chuyển siêu nội dung đến vị trí trang web đang được thiết kế.

Sau khi kiểu được kiểm tra , sẵn sang đi tiếp, nó chuyển động đến một server trình diễn để chờ biên tập.

Sau khi siêu nội dung được tạo và xây dựng, nó cần được kiểm tra một cách kỹ lưỡng.

Là khâu hoàn thành sau khi tất cả các thành phần của siêu nội dung hoàn thành và phụ thuộc vào kiểu của các thành phần đấy được tạo ra như thế nào

Diễn ra trên cơ sở phân tích và thiết kế siêu nội dung, bao gồm sự kết hợp các khuôn mẫu, các nguyên bản ,các chương trình và sự phụ thuộc vào thời gian chạy thực.

Design-thiết kế

Creation-khởi tạo

Built- xây dựng

Staging-trình diễn.

Deployment-Dàn dựng

Maintaince - triển khai

Removal-loại bỏ

Miêu tả nội dung sẽ được triển khai trên website, luôn trong nhiều chi tiết bởi vì việc thiết kế thường diễn ra trong một hội đồng được phê chuẩn.

Analysis- phân tích

Khi có sự thay đổi cần có phân tích của hệ thống về phản ứng của thị trường đối với việc thay đổi đó là gì, liệu thay đổi có thực sự cần thiết.

Testing-Kiểm thử


Hình 4: Mô hình MMA.

17


2.3.Ứng dụng phân phối nội dung-CDA.Chức năng: Đưa các thực thể nội dung ra ngoài hệ thống nơi lưu giữ của “Quản trị nội dung” và hiển thị chúng bằng cách sử dụng hệ thống MMA ra trang web. CDA có quyền đọc kho lưu trữ- tăng khả năng bảo mật cho một trang web vì một người dùng sẽ không thể thay đổi các thực thể nội dung mà họ đang nhìn, nó sử dụng các thông tin để biên dịch nâng cấp một trang web. Một CDA tốt được điều khiển hoàn toàn bằng siêu nội dung, tức siêu nội dung quyết định vấn đề hiển thị cái gì, như thế nào? Vì vậy CDA cần biết về hoạt động của website như thế nào? nhằm mục đích hiểu được cách tải một trang web đầu như thế nào? tải một trang mà định dạng đúng như địa chỉ URL. Thông tin của CDA hiển thị không cứng nhắc mà nó thay đổi tùy theo siêu nội dung.

CDA là mục cuối cùng sau khi hoàn tất xong nhiệm vụ của các thành phần trên thì CDA cũng thống kê các công việc hoạt động”:

- Hiện thị nội dung bằng cách sử dụng hệ thống MMA.- Để tải một trang web cuối cùng cần phải làm gì?? Các bước thực hiện như

thế nào?- Siêu nội dung quyết đinh đến việc hiển thị các thành phần như thế nào(phân

phối TPND cho hợp lý).

3.Một số đặc tính của CMS. CMS có thể có rất nhiều chức năng, nhưng hầu hết các hệ thống CMS đều có các đặc tính chung sau:

Chuẩn giao diện cho việc tạo (creating), chỉnh sửa (editing), phê duyệt (approving), triển khai (deploying)

Khả năng xuất bản nội dung tới một kho lưu trữ chung (common repository) để từ đó thông tin có thể được truy cập.

Quản lý nhiều phiên bản (version control), lưu vết (tracking) và quay lui (rollback)

Luồng công việc (workflow)

Tạo trang động (dynamic page generation)

Cá nhân hóa (persionalization)

18


Quản lý cache (cache management)

Chuyển đổi nội dung (content conversion)

Tích hợp tìm kiếm (search integration)

Giám sát, phân tích, báo cáo nội dung.

Ba đặc tính quan trọng nhất của CMS mà cần tìm hiểu sâu hơn chính là:

Quản lý phiên bản. Luồng công việc. Cá nhân hóa.

3.1.Quản lý về phiên bản. Tại sao cần phải quản lý phiên bản?

Quản lý phiên bản là chức năng đảm bảo việc quản lý, theo dõi phiên bản của một đối tượng. Cùng với chức năng “quay lại phiên bản cũ” nó yêu cầu bắt buộc cho bất kỳ hệ thống quản trị nội dung nào. Nếu không có nó, một trang web sẽ rất khó để duy trì tính toàn vẹn.

Một hệ thống quản lý phiên bản luôn đi đôi một cách chặt chẽ với một hệ thống luồng công việc, thậm chí là người dùng không nhận ra là có cả phần quản lý phiên bản đang chạy cùng.

Quản lý phiên bản bao gồm hai mô hình khác nhau: quản lý theo mô hình đơn giản và quản lý theo mô hình phức tạp. Trong việc kiểm soát quản lý phiên bản, cần chú ý về cơ chế quản lý tính duy nhất (kiểm tra vào – ra(check-in, check-out)) của một hệ CMS: Cơ chế khóa (ở cấp độ tệp tin) và cơ chế log các tác động của người sử dụng CMS nhằm giải quyết xung đột giữa các người dùng, tránh người này ghi đè lên phần làm việc của người kia, hoặc nếu có thì có thể dễ dàng tìm được nguyên nhân và phục hồi lại; Cơ chế thông báo đến người quản lý về các tác động liên quan đến thông tin như việc bài bị xóa, bị sửa, bị gửi trả… để giúp người dùng luôn có thể theo dõi chặt chẽ và kiểm tra tính hợp lệ của thông tin trước khi xuất bản.

19


a. Hệ thống phiên bản đơn giản.Một hệ thống quản lý phiên bản vận hành với giả thuyết đặt ra là chỉ có một người có thể truy cập vào một mẫu của nội dung tại một thời điểm.

Hình 5: Mô hình hệ thống quản lý phiên bản đơn giản.

Qua mô hình quản lý phiên bản đơn giản này, ta thấy công việc thực hiện đơn giản, hạn chế việc sử dụng của tác giả. Nhưng lợi thế là như thế này;

- Nếu một tác giả viết chỉ một ít nội dung, thì người sửa chữa nó và cuối cùng nó được chấp nhận. trong toàn bộ quá trình, người kế tiếp trong chuỗi không cần nó đến khi nó được người có thẩm quyền hoàn thành.

- Quản lý phiên bản bởi cách này khá đơn giản, dễ hiểu, và dễ làm theo, tuy nhiên cũng cần phải có một hệ thống luồng công việc một trình tự làm việc.

b.Hệ thống phiên bản phức tạp.

Hệ thống này vận hành với giả thiết rằng bất kỳ ai cũng có thể truy cập vào nội dung vào bất kỳ thời điểm nào.

20


Tức mỗi lần sẽ lấy ra một bản copy, và khi tất cả nội dung được đưa lại, chúng được đồng bộ hóa.

Hình 6: Mô hình hệ thống quản lý phiên bản phức tạp.

Quản lý phiên bản đơn giản. Quản lý phiên bản phức tạp.

Ưu điểm

-Thuận tiện cho tác giả viết ít nội dung.

-Đơn giản, dễ hiểu và dễ làm theo.

-Đa truy cập người dùng.

Nhược điểm

-ko thuận tiện cho thiết lập đa người dùng.

-Lượng thông tin ghi vào ít hơn.

-Phức tạp.

-Qúa trình quản lý phức tạp hơn.

-Khá khó làm theo.

-Người sử dụng sẽ khó hiểu hơn khi nhìn vào hệ thốngdành cho người viết nội dung).

21


c.Quản lí phiên bản lưu trữ dữ liệu. Hầu hết các nội dung văn bản, khi được đưa vào nơi lưu trữ của CMS nó sẽ được lưu trữ bằng cách sử dụng các phần khác nhau. Mỗi phần khác nhau được quản lý một cách chặt chẽ hơn, đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định trong vòng sống của CMS.

d.Theo dõi phiên bản. Theo dõi phiên bản là bước xa hơn của điều khiển phiên bản. Theo dõi phiên bản là quá trình công chứng các phiên bản của nội dung được đưa vào hoặc lấy ra khỏi kho chứa của CMS. Theo dõi phiên bản cung cấp cơ chế bảo vệ nghiêm ngặt. Mục đích chính của theo dõi phiên bản là theo dõi mọi thông tin liên quan đến những thay đổi trong suốt vòng đời của nội dung.

Cụ thể:

Khi ta đăng nhập vào hệ thống một trang web, thì cần có ID của người đăng nhập vào. ID được tự động ghi lại vào hệ thống quản lý phiên bản. Bất kì sự thay đổi hay sự tổn hại nào được tạo ra từ User đó gây ảnh hưởng đến nội dung thì hệ thống quản lý phiênbản có thể thay đổi password hoặc xóa tài khoản của người đó đi.

e.Quay ngược(lùi) lại phiên bản cũ.(Rollback).Cơ chế rollback cho phép thay đổi phiên bản hiện tại trở về phiên bản trước đó, được thực hiện trên các thành phần nội dung hoặc những nội dung thông tin, có đối với website trở lại nội dung trước đó được update.

Vậy tại sao ta lại phải quay lại phiên bản trước đó????????

Chính là khi bạn cần phải kiểm tra chứng thực lại một điều gì đó đã được làm.

VD. Tại thời điểm đó bạn thực hiện hành động gì..

Muốn quay lại trạng thái ở một thời điểm trong quá khứ để kiểm tra(cần chứng minh một điều gì đó chẳng hạn)-tức hành động bạn đang nghi ngờ xảy ra hay chưa.

Không muốn tiếp tục với phiên bản hiện tại, mà bạn muốn quay về phiên bản bạn dùng trước đó. Đơn giản hơn việc sửa phiên bản mới đó rất nhiều.

22


f.Lợi ích của quản lý phiên bản là gì?Quản lý phiên bản cho phép hợp tác theo nhóm, tăng cường công tác quản lý web-site, làm tăng tốc độ phát triển nội dung, đem lại lợi ích trong việc quản lý nội dung của hệ thống như:

Tăng giao tiếp và hợp tác giữa những người dùng nhóm. Tăng cường khả năng khôi phục lỗi của chương trình. Tăng cường khả năng bảo vệ nơi lưu trữ.

3.2. Luồng công việc(Workflow-WF).

a.Tổng quanLà quy trình đưa một nội dung lên trên web.(từ khâu tạo mới tới khâu xuất bản).

Tất cả các CMS đều cố một WF.

Một CMS tốt khi một WF đơn giản và linh hoạt.

Nhiều CMS cung cấp cho ta khả năng tạo ra WF do người dùng định nghĩa, trong khi đó các CMS khác thì cung cấp một WF chuẩn như tạo, biên tập, phê duyệt và phát hành.

b.Workflow.Hệ thống WF bao gồm các công cụ(tools) và các thủ tục mà đảm bảo toàn bộ tiến trình, kho lưu trữ và xuất bản hoạt động một cách hiệu quả. Theo đó ta xác định được hoạt động và dòng thời gian sự việc xảy ra. Hệ thống WF hỗ trợ quản lý và sự sáng tạo của quy trình kinh doanh. WF cài đặt và quản lý chuỗi sự kiện xung quanh các công việc sưu tập, kho lưu trữ và phát hành nội dung.

Để thành công, hệ thống luồng công việc nên:

Mở rộng toàn bộ tiến trình Dại diện cho tất cả các bộ phận của tiến trình bao gồm: Thành viên trong công việc. Các tiến trình chuẩn. Công cụ chuẩn và các chức năng. Phân chia luồng thời gian và luồng thông tin dữ liệu. Đại diện cho bất cứ số lượng vòng nhỏ nào giữa những vòng lớn. Có một giao diện dễ nhìn với các vòng và người chơi trong quá trình đại

diện cho đồ họa. Tạo siêu thông tin trong kho lưu trữ sẵn có. Cung cấp ống dẫn tới kho lưu trữ tới kho thông tin.

23


Tóm lại luồng công việc là một nhóm người làm với nhau, thực hiện xuyên xuốt quá trình làm việc. WF ứng với nhiều hoạt động được thực hiện đồng thời hoặc nối tiếp nhau theo một chu trình được định sẵn, công việc được chuyển từ người này đến người khác và cuối cùng phải đạt được mục đích chung đề ra ban đầu.

c.Các thành phần của luồng công việc.Gồm hai thành phần chính: Thành phần quản lý tạo ra định nghĩa luồng công việc và cơ cấu thật sự để chạy được luồng công việc vừa được tạo ra.

Workflow Definiton Application(WDA-Ứng dụng định nghĩa luồng công việc). Là thành phần thuộc luồng công việc của hệ quản trị nội dung, nó cho phép người sử dụng có thể tạo, thay đổi, xóa các luồng công việc. WDA tăng cường khả năng cho quản trị nội dung, cho phép tùy biến cách tạo ra định hướng luồng công việc một cách hiệu quả nhất.

Ví dụ:

Hình 7 : Một chu trình công việc.

Luồng công việc của hệ thống quản trị nội dung đơn giản là một trình tự làm việc của tất cả các nhiệm vụ mà mục đích là đưa ra các mô tả nội dung đến giai đoạn cuối cùng. Hay chính là bản đồ hoàn chỉnh tất cả các giai đoạn mà một mẫu nội dung được quản lý, từ lúc tạo đến lúc kết thúc.

24


Hình 8: Mô hình luồng công việc đơn giản.

Lợi ích của luồng công việc.

Giảm thời gian vòng đời do các hành động được tự động nên khoảng thời gian giữa các vai trò sẽ giảm, vai trò tiếp theo được thông báo ngay lập tức.

Tăng số lượng công việc bởi người quản lý có thể đảm nhận được vai trò, nhiệm vụ của mình nên có thể tăng cường kỹ năng và không phải lo lắng gì về công việc của người khác.

Không còn tình trạng quên bước tiếp theo. Các quá trình được thực hiện một cách thống nhất. Tăng cường sức mạnh cho người sử dụng. Tự động cho các bước thực hiện. Linh động trong tiến trình kinh doanh. Theo dõi được chi phí tiến trình.

25


Vậy để có một luồng công việc thành công cần phải:

Mở rộng toàn bộ tiến trình. Đại diện cho tất cả các bộ phận bao gồm: Nhân viên; Tiêu chuẩn của một

quá trình; Tiêu chuẩn và công cụ của chức năng đó. Cung cấp thông tin về luồng thời gian và luồng dữ liệu với một loạt các

chuyển đổi và biểu đồ đại diện. Đại diện cho bất cứ một vòng nhỏ nào trong suốt một vòng lớn hơn. Yêu cầu một giao diện thân thiện trong tiến trình. Tạo siêu thông tin sẵn có trong kho dữ liệu. Cung cấp đường dẫn chính xác tới kho dữ liệu, nếu như không có hệ thống

kho siêu dữ liệu, ta cần tạo thêm thành phần có chức năng thay thế tự động mỗi khi nhập bất kì thông tin nào.

3.3.Cá nhân hóa(Personalization).

a.Tổng quát.Đề cập đến việc giúp đỡ xây dựng một mối quan hệ giữa người duyệt web và một trang web; một quy trình sử dụng công nghệ web tự động sinh ra và hiển thị những nội dung cá nhân dựa trên những yêu cầu của một người dùng đồng thời sử dụng vòng quy tròn thực hiện quá trình tự động được thể hiện:

Thu thập tất cả các dữ liệu liên quan đến người sử dụng của hệ thống. Gắn các dữ liệu thu thập được và nội dung của trang web. Quyết định những nội dung quan trọng nhất liên quan đến người sử

dụng và cấp vai trò cao hơn. Hiển thị dữ liệu với độ ưu tiên.

26


Hình 9: Qúa trình cá nhân hóa.

b.Các loại hình cá nhân hóa.Một trang web có thể sử dụng nhiều cách khác nhau để cung cấp sự cá nhân hóa. Lý do bạn muốn tăng cường sự cá nhân hóa và những gì bạn đang cố gắng hoàn thành bằng cách nhân hóa trang web của bạn, điều này quyết định đến việc bạn nên sử dụng cá nhân hóa.

Một số loại hình cá nhân hóa:

Cá nhân hóa theo đăng ký: gửi thư đến người dùng- xác nhận thư trước đó. Cá nhân hóa thông minh. Cá nhân hóa tùy biến. Cá nhân hóa trên nguyên tắc luật.

c.Vai trò của cá nhân hóa trong CMS.Mặc dù cá nhân hóa không phải là thành phần bắt buộc trong CMS, nhưng nó thường xuyên được sử dụng. Với cá nhân hóa, CMS cung cấp giá trị cho người sử dụng. Nếu không có cá nhân hóa CMS chỉ là nơi chứa dữ liệu.

Cá nhân hóa có một số vai trò sau: Xây dựng các mối quan hệ bởi bản thân CMS là nơi chứa dữ liệu kết nối đến Internet; Tạo sự đặc biệt cho thành phần nội dung.

27


4.Ưu điểm của CMS.CMS mang đến rất nhiều những ưu điểm hơn những phương pháp truyền thống trong việc biên tập thông tin, vì thế tạo điều kiện thuận lợi khi phân chia một nhóm người có trách nhiệm phối hợp xây dựng kho lưu trữ nội dung khác nhau. Nội dung hợp pháp: gồm những cách tốt nhất cho việc sử dụng thông tin và đặt việc sở hữu nội dung vào tay người viết ra.

Nội dung quyền sở hữu: Nội dung quyền sở hữu tạo cho người dùng doanh nghiệp có thể nâng cấp thông tin không cần sự can thiệp của các chuyên viên kỹ thuật vẫn có thể thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nội dung quyền sở hữu còn tạo nhiều cơ hội cho các chuyên gia thiết lập nguồn thông tin có khả năng phục vụ nhu cầu của người dùng, nhưng vấn đề cần khắc phục chính là nội dung dễ bị ảnh hưởng khi CMS được thiết lập.

Giảm giá thành:Một CMS tin cậy có giá thành thấp hơn tương thích với việc quản lý thông tin trực tuyến. Kỹ thuật thủ công ngày càng hạn chế và những website pages không hợp bị loại trừ.

Nội dung sáng tạo: Ít tốn kém, tức là người dùng doanh nghiệp có thể đóng góp ý kiến trực tiếp mà không cần thông qua trung gian.Một chuyên gia công nghệ thông tin không yêu cầu quá dài cho việc nhận dạng lại nội dung từ một chương trình để phù hợp với mẫu trực tuyến nào đó.

Quản lý nội dung: Ít tốn kém như là khi nội dung được duy trì bởi người sử dụng doanh nghiệp và các tiến trình chuẩn được tự động.Nhiệm vụ phổ biến như kiểm tra các liên kết chết và lưu trữ các trang cũ được thực hiện rõ ràng. Còn một số nhiệm vụ khác tạo ra các menu điều hướng và thực thi các kiến trúc thông tin không yêu cầu lao động kỹ thuật khi sử dụng một CMS.

Nội dung phát hành: Ít tốn kém hơn như thông tin được đánh mục lục để phát hành như thời gian và ngày tháng. Các file và hình ảnh tương ứng cho nội dung được phát hành bởi CMS, giảm bớt gánh nặng kỹ thuật cho việc tìm kiếm quyền sở hữu cần thiết.

Tăng thu nhập : CMS cung cấp nhiều cách mới để tăng doanh thu.Nâng cao về mặt trách nhiệm; Kiểm thử mức người dùng và nội dung cung cấp những sự thay đổi so với trước kia. Phiên bản điều khiển tự động sao lưu nội dung, người dùng luôn an tâm về những hành động gây hại đến nội dung của trang web sẽ không tái diễn tiếp; Bảo trì ổn định với nội dung được phát hành cùng một khuôn mẫu, khuôn mẫu

28


này đảm bảo chế độ duy trì phù hợp cho nội dung của trang web; Toàn vẹn về nhãn hàng khiến cho nội dung của trang web có hiệu lực, không giới hạn về logo hay mặt thiết kế giao diện.

Vậy làm thế nào để có thể hiểu một cách chi tiết hệ thống website ứng dụng CMS và không ứng dụng CMS?Sau đây là bảng so sánh làm rõ vấn đề trên.

CMS miêu tả cuộc cách mạng để quản lý thông tin trực tuyến khi so sánh với phương thức truyền thống trước kia. Cụ thể: Quy trình kinh doanh và nhân viên cần thiết được xem hoạt động hiệu quả hơn, các cán bộ kỹ thuật không còn cần thiết cho việc nâng cấp thông tin từng ngày.

So sánh Website sử dung CMS và không sử dụng CMS.

Sử dụng CMS Không sử dụng CMS

Tạo một trang mới.

Một trang mới được tạo dựa vào mặc định trước khi xác định.

Một trang mới được tạo ra như là một bản copy cảu một trang đã tồn tại. Vị trí và đường dẫn đến nội dung phải được nâng cấp một cách thủ công và làm theo một chuẩn cho trước.

Nội dung nhất quán

Bản mẫu được chia từ nội dung trang, tính nhất quán duy trì một cách hoàn toàn trong suốt vị trí trang web đó. Hiển thị thống nhất có hiệu lực được thực hiện bởi CMS.

Nội dung và bản mẫu được thắt chặt chẽ với nhau mà ta không thể gỡ bỏ ra được, gây khó khăn cho việc nâng cấp khi có sự thay đổi của việc mở rộng vị trí nội dung.Hiển thị thống nhất được quyết định bởi người phát triển.

Tiến trình luồng công việc.

Luồng công việc được xây dựng để nhân bản thiết kế quy trình kinh doanh. Luồng công việc của CMS sẽ kiểm tra đến từng bước, sau khi kiểm tra đúng thì nội dung được công bố trực tuyến.

Luồng công việc được làm thông qua email và một ad-hoc fashion. Email được gửi tới những người khác nhau trong một tổ chức và theo sau sự chấp thuận, phát hành trực tuyến được làm thủ công hơn.

29


Thời gian phát hành.

Nội dung được phát hành ngay lập tức chỉ duy nhất một lần cần chấp thuận đã được làm.

Nội dung được phát hành khi chủ trang web có sẵn thời gian, cái mà có thể lấy đi hàng ngày và tự gây ra lỗi.

Tuân theo luật pháp.

Sự tuân theo được làm cho hoạt động bởi hệ thống duy trì bản sao của việc thay đổi nội dung và sự phát hành nội dung lên website.

Sự chấp thuận được phát đến mỗi thành viên. Thay đổi nội dung phải được sao chép thủ công và tiếp tục khóa nội dung đã được phát hành.

Sau đây sẽ là một số cách sử dung CMS dành cho các doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Chúng ta được biết rằng CMS được dùng bằng rất nhiều cách trong một công ty. Điển hình CMS được sử dụng để quản lý thông tin trực tuyến một cách thuận tiện nhất. CMS hoạt động như một hệ thống quản lý tài liệu, bảo trì các phiên bản và kiểm thử các file. Với trường hợp sử dụng đặc biệt khác thì CMS có khả năng công bố, nâng cấp thông tin liên tục và mới nhất. Ví dụ như phát hành thông tin bao gồm những bước cơ bản sau:

o Phát hành.

o Những bản tin.

o Các sự kiện.

o Đặc biệt.

o Nâng cấp sản phẩm.

o Thay đổi dịch vụ.

Để tạo ra một CMS thành công như mong muốn ta nên thực hiện theo các bước sau:

1. Phải có kế hoạch cụ thể, rõ ràng.o Kế hoạch cho việc yêu cầu một CMS như thế nào.

o Xác định thời gian thực hiện cho từng thành phần của CMS.

o Phân chia, sắp xếp nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm.

30


2. Tạo ra những mục đích cần đạt được.o Mất bao lâu để có được bản sơ lược cho một CMS?

o Mất bao lâu CMS được hoàn thành.

o Mất bao lâu có thể tạo ra được một trang mới có thể nâng cấp

những thông tin mới mà không cần CMS.o Mất bao lâu để có được một tài liệu dạng PDF và danh sách công

bố trực tuyến mà không cần CMS.o Bao lâu bạn tạo ra được một trang có sẵn thay thế được như là máy

in mà không cần CMS.3. Chọn lựa những giá trị nào sẵn có.

o Hiểu cơ bản giữa lập trình các trình duyệt cơ bản và ứng dụng

được cài đặt ở máy khách.o Hiểu nghĩa ứng dụng doanh nghiệp là như thế nào?...

4. Quyết định và tiến tới thực hành.o Quyết định giải pháp thực hiện.

o Cài đặt khuôn mẫu.

o Phát triển luồng công việc.

o Hướng dẫn người dùng doanh nghiệp và gửi yêu cầu những hạn

chế cần khắc phục.o Công bố nội dung trực tuyến.

o Phân chia những hạn chế đên tất cả các phần cùng nhau giải quyết.

o Thiết lập tổ chức tốt nhất thực hành.

5. Ước lượng kết quả.o Truy vấn

o Bài tập thay đổi các hoạt động công bố trực tuyến.

o Khía cạnh người dùng CMS.

o Hiểu thời gian yêu cầu kỹ thuật hỗ trợ trực tuyến.

o Ước định kết quả cho các thành phần CMS.

Vậy hệ thống quản trị nội dung cần phải có khả năng tăng cường mức kinh doanh hoặc cải thiện khả năng tổ chức hệ thống nhằm thúc đầy sự tăng trưởng của doanh nghiệp. Hệ thống quản lý nội dung phù hợp cung cấp một nền tảng vững chắc trong việc xác định những thành phần cần thiết cho trang web được thiết kế. Ta cần

31


phải hiểu rằng CMS chỉ hỗ trợ phát triển các ứng dụng chứ không điều hành hay quản lý các ứng dụng đó.

Phần C: KẾT LUẬN

Báo cáo đã giúp tôi hiểu rõ được phần nào cách thức hoạt động, quy trình tiến hành xử lý nội dung của trang web; nội dung của trang web bao gồm những thành phần gì? Như thế nào? Tại sao cần ứng dụng CMS? Các trang web thương mại điện tử hỗ trợ doanh nghiệp đồng thời đem lại những lợi ích gì cho người tiêu dùng. Hướng phát triển của CMS trong tương lai sẽ tích hợp các hệ thống ERP của doanh nghiệp. Đồng thời quản lý nội dung phi cấu trúc với nhiều loại thông tin khác nhau. Các dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được công bố trực tiếp lên website mà không cần phải tốn nhiều công sức. Có khả năng ứng dụng được CMS vào hệ thống, tổ chức, đơn vị có quy mô lớn hơn, phức tạp hơn.

32

Documents

Tìm hiểu CMS