Upload
lecturer
View
314
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
TIME MANAGEMENT PPP
Citation preview
TIMEMANAGEMENTEEN TRAINING VAN KLVB GROEPR. (BOB) SMIT MBA
Caribbean Academy of Business
Frank Bonset, LECTURER, Marketing & Management
ARUBA 2012.
Leer- en ontwikkeldoelen
Aan het eind van de workshop Kunt u een productieve
werkruimte inrichten en onderhouden
Hanteert u het verschil tussen dringend en belangrijk
Boekt u snel resultaat door strategisch communiceren
Laat u zich niet meer ongewenst ‘storen’
Kunt u omgaan met uitstelgedrag
Heeft u instrumenten toegelicht gekregen waardoor u ‘in control’ blijft...
Uw verwachting...?
Basisgedachte methode1. Alle dingen die moeten gebeuren – belangrijk,
onbelangrijk of ertussenin; nu, later of ooit – in een logisch en betrouwbaar systeem onderbrengen, zodat ze uit uw hoofd zijn.
2. Bedenk van tevoren wat u doet met alle soorten ‘input’, zodat u een plan klaar hebt voor ‘vervolgacties’ dat u op elk gewenst moment kunt toepassen of aanpassen.
Een geest als water...Stelt u voor dat u een steen in een rimpelloze vijver gooit
Het water reageert nooit te sterk of te zwak.
Als u verkeerd reageert op uw e-mail, uw projecten, uw kinderen of uw gedachten over wat u nog moet doen, dan leidt dat tot minder goede resultaten dan u zou willen.
DE BASISEISENCreëer een vergaarbak. Wat moet u (laten) doen om het uit te voerenWeet u wat u moet doen, maak dan een systeem met geheugensteuntjes voor uw acties.
Alles waarop je te sterk of te zwak reageert, kan je
de baas worden – en vaak gebeurt dat dan ook.
Waarom u niet iets uit uw hoofd kunt zettenU wilt het anders dan het op dit moment is, maar...
Het resultaat staat u niet helder voor de geestU weet niet welke volgende fysieke stap u moet nemenU geen betrouwbaar systeem heeft met geheugensteuntjes voor de gewenste uitkomst en benodigde acties
Onze voortdurende onproductieve preoccupatie met dingen die we nog moeten doen, is de grootste verspiller van tijd en energie. Kerry Gleeson
Het Proces: regelen wat u gaat doen
Want...Door te managen kunt u van vijf minuten geen zes minuten maken.Een teveel aan informatie kan niet gemanaged worden. Hoe manage je een bibliotheek? U kunt prioriteiten niet managen, u kunt ze alleen hebben.
WAT U WEL MOET DOENUw acties managen, zowel horizontaal als verticaal.
Alles moet zo eenvoudig mogelijk worden gemaakt, maar niet
eenvoudiger. Albert Einstein
Uw geest leeg houden lukt niet door tijd, informatie of prioriteit te managen!
Verzamelen: de eerste stap
Alle losse eindjes verzamelen. Gebruik daarbij de hulpmiddelen die bij u passen, inbakje,
dictafoon, schrijfpapier en blocnotes, PDA, enz...
Succesfactoren voor verzamelen: Losse eindjes zitten in uw vergaarbak, niet in uw hoofd. Gebruik zo min mogelijk vergaarbakken. Leeg die vergaarbakken regelmatig.
Ik heb het nu allemaal bij elkaar, maar ik ben vergeten waar ik het gelaten heb. Loesje
Verwerken... Wat is dit?
Moet ik er NU iets mee? Nee, het is rommel die weg kan. Nee, NU niet, maar later misschien wel. Nee, maar ik wil dit wel archiveren, het bevat bruikbare
informatie.
Moet ik er NU iets mee? Ja, wat is mijn eerstvolgende actie?
Er is niet veel kracht nodig om dingen te doen, wel heel veel om
te besluiten wat er moet gebeuren. Elbert Hubbard
Moet ik hier nu iets mee doen?
Simpel, laagdrempelig en... het werkt
Lopende zaken
Inbakje
Doe het direct
Projecten
Eerstvolgende actie zelf doen zodra het kan
Kan het in minder dan twee minuten?
Uit meerdere stappen bestaande projecten
Ja
Wat is mijn eerstvolgende actie?
Projectplannen
Nee
Prullenbak
Ooit/Misschien later/Beoordelen
Archief
Wachten tot iemand anders
het gedaan heeft
AgendaOp een specifiek
tijdstip doen
Delegeer het Stel het uit
Ja Nee
Kritische succesfactor: onderhoud Al uw lopende zaken verzamelen en verwerken Alles in uw systeem bekijken Uw lijsten bijwerken Weer met een schone lei beginnen.
We zijn wat we herhaaldelijk doen. Uitmuntendheid is daardoor dus
geen handeling, maar een eigenschap. Aristoteles
Doen!
1. Snel de juiste activiteit kiezen met het viercriteriamodel Situatie Beschikbare tijd Beschikbare energie Prioriteit, vertrouw op intuïtie
Het drievoudige model om dagelijks af te wegen Vooraf vastgesteld werk Werk zoals het zich aan u voordoet Vaststellen van nieuwe acties
Degene die het slechts gebruik maken van hun tijd, klagen vaak als eersten dat ze er te weinig van hebben. Jeanne de La Bruysde
Twee modellen om te kiezen wat u gaat doen
Waarom nadenken over ‘waarom’ zo belangrijk is
Succes wordt er door bepaald.
De besluitvormingscriteria worden duidelijk
De middelen worden goed ingezet
Het motiveert Het maakt duidelijk waar u
zich op moet richten Het aantal
keuzemogelijkheden wordt groter
Doel
Doelen van het juiste formaat
Doel
Doel
Uitbreiden
Als u dit doel bereikt had, wat zou dat dan voor u betekenen...?
Als u dit doel bereikt had, wat zou dat dan voor u betekenen...?
Als u dit doel bereikt had, wat zou dat dan voor u betekenen...?
Doel
Doelen van het juiste formaat
Probleem
Doel
Inkrimpen
Wat houdt u tegen?
Wat wilt u in plaats hiervan?
Probleem
Doel
Probleem
Doel
Ruimte en hulpmiddelen regelen
Bakjes voor papier Blanco A4 Archiefmappen Label-maker Agenda Prullenbak Post-Its Paperclips Nietmachine, nietjes Plakband
Uw productiviteit en uw creativiteit nemen
exponentieel toe als u op de juiste tijd aan de juiste
dingen denkt en de hulpmiddelen bezit om
uw gedachten vast te leggen.
Moet ik hier nu iets mee doen?
Simpel, laagdrempelig en... het werkt
Lopende zaken
Inbakje
Doe het direct
Projecten
Eerstvolgende actie zelf doen zodra het kan
Kan het in minder dan twee minuten?
Uit meerdere stappen bestaande projecten
Ja
Wat is mijn eerstvolgende actie?
Projectplannen
Nee
Prullenbak
Ooit/Misschien later/Beoordelen
Archief
Wachten tot iemand anders
het gedaan heeft
AgendaOp een specifiek
tijdstip doen
Delegeer het Stel het uit
Ja Nee
Verwerken, het inbakje legen Als u klaar bent met het verwerken van ‘in’, dan hebt u:
Weggegooid wat u niet nodig hebt Alle acties voltooid die minder dan twee minuten duren Alles wat gedelegeerd kan worden aan anderen overgedragen Acties die meer dan twee minuten vragen in uw eigen
organisatiesysteem opgeslagen Uw grotere voornemens eruit geschift.
Richtlijnen voor verwerking Bovenste item eerst Verwerk één item tegelijk Stop nooit iets terug in het inbakje. NOOIT.
Ik lijk op een mug op een nudistencamping, ik weet wat ik
wil, maar ik weet niet waar te beginnen. Stephen Bayne
Van zoeken naar vinden ‘Morgen komt de President...’ Neem een vel A3 papier Definieer uzelf langs rollen en projecten (Mindmapping) Leg het vel één week aan de kant. Is dit uw systeem? Hangmappen en Explorer (Finder) <CNTRL-F> Historie 20xx Zoeken wordt vinden. Dat scheelt u ZO ontzettend veel
tijd.
Vervaldagensysteem
Vragen...?
Dank u wel voor uw tijd en aandacht.