Upload
vanphuc
View
262
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM STATISTIK DAN REKAYASA KUALITAS
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Periode : Tahun 2016
Disusun oleh : Kepala Laboratorium Statistik dan
Rekayasa Kualitas
Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.
Dikendalikan oleh : Manager Representative
Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.
Diketahui oleh : Ketua Jurusan
Ishardita Pambudi Tama, ST., MT., Ph.D
Visi
Menjadi laboratorium pengembangan Statistik dan Rekayasa Kualitas utama secara
teori dan terapan pada tingkat nasional dan internasional sesuai dengan kurikulum
pendidikan Teknik Industri yang sejalan dengan Tri Darma Perguruan Tinggi pada
tahun 2020.
Misi
1. Menyelenggarakan program praktikum Statistik Industri yang sesuai dengan
industri dan kebutuhan masyarakat untuk mendukung peran mahasiswa dengan
potensi pendidikan moral dan jiwa entrepreneur.
2. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat dalam pengembangan
penerapan ilmu Statistik Industri dan Rekayasa Kualitas dan membantu
menyelesaikan permasalahan di bidang industri.
3. Memberikan pelayanan kepada stakeholder melalui pendidikan, penelitian dan
pengabdian masyarakat.
4. Membangun kerjasama dengan lembaga nasional dan internasional dalam rangka
untuk memperbaiki proses praktikum dan kerjasama dalam penelitian.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya i
LEMBAR PENGESAHAN
1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen
2. Nama Unit : Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas
3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya
4. Penanggungjawab : Ishardita Pambudi Tama ST., MT., Ph.D.
5. Koordinator Penyusun : Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.
6. Anggota Penyusun : 1) M. Hafid Zamroni 2) Harizka Dwi Putri A. 3) Maulivia Rizma 4) Ismanu Hutama P. 5) Annisaa Adi Ramadhan 6) Silvya Ratri Nugraheni 7) Tiffany Clara Alesi 8) Anisa Lutfiana 9) Fitriyanti Nur C. 10) Fajri Rahman 11) Fachrezy Pangestu W. 12) Annisa Dian Islami 13) Billy Anugrah
14) Destantri Anggun R 15) Khalishah Mutiara P. 16) Medi Susanto 17) Roby Kurniawan 18) Unggul Setiaji
7. Periode : Januari s.d Desember Th. 2016
Malang, 21 November 2016
Pimpinan Unit Kerja,
Ttd
Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.
NIP. 2013118912112001
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
ii Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................................... i
I. PENDAHULUAN ............................................................................................... 1
II. LINGKUP BAHASAN ......................................................................................... 2
III. PELAKSANAAN ................................................................................................ 2
IV. HASIL ............................................................................................................ 3
1. Hasil Audit Internal ................................................................................... 3
2. Hasil Audit Eksternal ................................................................................. 7
3. Umpan Balik Pelanggan ............................................................................. 9
4. Kinerja dan Evaluasi Proses ..................................................................... 15
5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ............................................. 19
6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ....................................... 29
7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ....................................................... 34
8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ................................................ 35
V. PENUTUP ..................................................................................................... 35
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 1
I. PENDAHULUAN
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas (SRK) merupakan salah satu
laboratorium yang berada di Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya.
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas membantu dalam praktikum Statistik
Industri yang dapat diambil pada di semester ganjil atau genap dengan mata kuliah
prasayarat Statistik Industri 1 dan mata kuliah kosyarat Statistik Industri II. Sebelum
adanya kurikulum 2016, praktikum statistik industri merupakan praktikum yang
memiliki bobot 1 SKS namun dengan adanya kurikulum 2016 yang baru, praktikum
statistik industri digabungkan dengan mata kuliah Statistik Industri II dengan bobot 3
SKS untuk gabungan mata kuliah dan praktikum. Selain itu dikarenakan padanya
kurikulum 2016, mulai periode ganjil tahun ajaran 2016/2017, Laboratorium Statistik
dan Rekayaa Kualitas juga membantu dalam Praktikum Terintegrasi II yang
sebelumnya disebut dengan Tugas Besar Perancangan Produk bersama Laboratorium
Perancangan Kerja dan Ergonomi.
Selain menjalankan program kerja praktikum, Laboratorium Statistik dan Rekayasa
Kualitas juga menjalankan beberapa program kerja lainnya, seperti training internal
bagi para asisten, training eksternal bagi mahasiswa dan masyarakat umum,
pengabdian masyarakat, kuliah tamu, dan kunjungan ke perusahaan maupun ke
laboratorium lainnya.
Sebagai sebuah organisasi akademik, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas
memiliki visi, misi, motto, dan maklumat untuk memberikan pelayanan yang terbaik
bagi mahasiswa yang mengikuti praktikum di Laboratorium SRK (praktikan). Selain visi
dan misi yang telah disebutkan sebelumnya, berikut merupakan motto dan maklumat
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas:
1. Motto
“Saying with Facts, Proving with Statistics”
2. Maklumat
a. Memberikan kualitas program pembinaan yang terbaik dan terkini sejalan
dengan kemajuan kurikulum Teknik Industri dan dunia industri
b. Menyediakan layanan praktikum yang terbaik bagi mahasiswa untuk
meningkatkan kualitas ilmu statistik dan rekayasa kualitas
c. Membangun disiplin yang tinggi sebagai upaya mendukung pembangunan
karakter peserta didik yang profesional dan berkepribadian.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
2 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas terus berupaya untuk melakukan
evaluasi dan perbaikan secara terus menerus (continuous improvement) untuk menjadi
laboratorium yang lebih baik. Evaluasi dilakukan baik secara internal maupun eksternal
secara berkala, diantaranya yaitu evaluasi hasil AIM siklus sebelumnya, evaluasi pasca
kegiatan praktikum maupun evaluasi kegiatan lainnya. Sebagian hasil evaluasi di
publikasikan pada website laboratorium sebagai informasi stakeholder.
II. LINGKUP BAHASAN
Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Laboratorium
Statistik dan Rekayasa Kualitas melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang
lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:
1. Hasil audit, audit yang pernah dilakukan di Laboratorium Statistik dan Rekayasa
Kualitas yaitu audit internal yang dilakukan sekali setiap satu tahun. Audit internal
sendiri dilakukan oleh Pusat Jaminan Mutu (PJM) Universitas Brawijaya.
2. Umpan balik pelanggan, yang didapatkan dari kuesioner kepuasan pelanggan yang
didapatkan dari praktikan praktikum Statistik Industri. Setiap akhir periode
praktikum, praktikan diwajibkan untuk mengisi kuesioner kepuasan pelanggan
yang disediakan oleh laboratorium. Selain itu disediakan pula kotak saran di
laboratorium bagi siapa saja yang ingin memberikan kritik dan saran bagi
laboratorium.
3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja.
4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-masing
bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar tidak terjadi
lagi).
5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan yang perlu mendapat
perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya).
6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal).
7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.
III. PELAKSANAAN
Tinjauan manajemen ini dibuat oleh asisten dari divisi Quality Assurance dengan
persetujuan koordinator asisten dan kepala laboratorium beserta masukan dari semua
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 3
anggota asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas. Metode yang dilakukan
adalah dengan melakukan rapat evaluasi di setiap akhir periode program kerja yang
telah selesai. Jadi rapat evaluasi dilakukan secara periodik oleh laboratorium dan hasil
dari rapat evaluasi program kerja tersebut dirangkum oleh asisten dari divisi Quality
Assurance dengan bantuan divisi Administrasi dan dibuat dalam tinjauan manajemen
(Gambar 3.1).
IV. HASIL
Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Tahun
2016 berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat
Bab II).
1. Hasil Audit Internal
Audit internal di Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas dilakukan setiap
sekali dalam setahun. Audit internal yang dilakukan oleh Pusat Jaminan Mutu dari
Universitas Brawijaya. Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas menjalani audit
internal terakhir kalinya pada tanggal 9 November 2015. Lingkup yang diaudit yaitu
mengenai dokumen-dokumen yang dimiliki laboratorium serta evaluasi proses kinerja
laboratorium dalam memberikan pelayanan.
Gambar 3.1 Tinjauan Manajemen Lab. Statistik dan Rekayasa Kualitas
(tanggal 22 Juli 2016)
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
4 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Dalam audit internal yang sudah dijalani oleh Laboratorium Statistik dan
Rekayasa Kualitas selama beberapa tahun terakhir ini, sudah ditemukan beberapa
temuan oleh para auditor. Berikut merupakan temuan-temuan audit internal
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas yang pernah ditemukan setiap tahunnya.
Tabel 4.1 Hasil Uraian Temuan Audit Internal
No. Siklus
Kategori / Status /
Auditor / Tgl Audit
Bidang Audit Uraian Temuan
1 UKPA LAB
Siklus 4
KTS / New / SDT, SFD / 09
Nov 2015
(IS-L-41f) B. Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [41f]
Manual Prosedur (MP) telah tersedia dan dapat diakses dan
dikontrol bersama oleh seluruh
anggota organisasi. File MP dapat diakses melalui website lab-
srk.ub.ac.id. Meskipun demikian, belum terlihat proses bisnis di
Lab SRK, sehingga tidak bisa diketahui dengan pasti apakah
MP dan IKm sudah memenuhi
kebutuhan
2 UKPA LAB
Siklus 3
KTS / Old / PPU, WFA / 12
Nov 2014
(IS-L-63) B. Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [63]
Agar praktikum dapat berjalan optimal, diperlukan peralatan
yang cukup, dengan penambahan perangkat
komputer yang disesuaikan dengan rasio jumlah mahasiswa.
Daftar dan kecukupan aset
beserta metode pemeliharaan dapat diakses melalui website
lab-srk.ub.ac.id
3 UKPA LAB
Siklus 3
KTS / Old / PPU, WFA / 12
Nov 2014
(WS-L-52) 5. Kontak [52]
Belum ada informasi tentang komplain
4 UKPA LAB
Siklus 3
KTS / Old / PPU, WFA / 12
Nov 2014
(WS-L-32) 3. Sistem Dokumen [32]
Belum ada informasi tentang Tinjauan manajemen
5 UKPA LAB
Siklus 3
KTS / Old / PPU, WFA / 12
Nov 2014
(IS-L-41g) B. Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [41g]
Belum ada tenaga laboran yang khusus menangani administrasi
dan maintenance laboratoorium.
Saat ini kebutuhan Jumlah Sumberdaya ( Sarpras dan SDM )
telah disesuaikan dengan kebutuhan program kerja dan
jumlah pelanggan mahasiswa
yang akan melaksanakan program praktikum dengan rasio
1 : 20 yang dilakukan oleh asisten (mahasiswa yang telah
lulus pada mk statistik. Jumlah
Sumberdaya dapat diakses melalui website lab-srk.ub.ac.id
6 UKPA
LAB
KTS / Old /
PPU, WFA / 12
(IS-L-754) B.
Persyaratan SMM ISO
Belum diibuat aturan pengelolaan
dan MP untuk pelanggan
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 5
No. Siklus
Kategori /
Status / Auditor / Tgl
Audit
Bidang Audit Uraian Temuan
Siklus 3 Nov 2014 9001:2008 [754] eksternal. Selama ini sudah
melaksanakan pelayanan pada mahasiswa diluar jurusan Teknik
industri.
7 UKPA
LAB Siklus 3
KTS / Old /
PPU, WFA / 12 Nov 2014
(IS-L-622) B.
Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [622]
Penyediaan SDM telah sesuai
dengan kompetensi utamanya untuk dosen. Tetapi belum
dilengkapi dengan tenaga laboran. Daftar kompetensi SDM,
job analysis, serta pengembangan kemampuan SDM
terlampir dan dapat diakses
melalui website lab-srk.ub.ac.id
8 UKPA LAB
Siklus 3
KTS / Old / PPU, WFA / 12
Nov 2014
(WS-L-13) 1. Keberadaan Website
Unit Kerja [13]
Website masih dalam proses editing menuju website bilingual
Dari temuan-temuan tersebut, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas
telah berusaha melakukan perbaikan untuk mencapai organisasi yang lebih baik dalam
internal maupun eksternal. Berikut merupakan solusi tindakan perbaikan dari
laboratorium, verifikasi dari auditor serta status akhir dari temuan-temuan audit
internal tersebut.
Tabel 4.2 Tindakan Perbaikan, Verifikasi, dan Status Akhir Audit Internal
No. Uraian Temuan Tindakan Perbaikan Verifikasi Status
Akhir
1 Manual Procedure (MP)
telah tersedia dan dapat diakses dan dikontrol
bersama oleh seluruh
anggota organisasi. File MP dapat diakses melalui
website lab-srk.ub.ac.id. Meskipun demikian, belum
terlihat proses bisnis di
Lab SRK, sehingga tidak bisa diketahui dengan
pasti apakah MP dan IKm sudah memenuhi
kebutuhan
Sudah terdapat proses
bisnis laboratorium yang dapat diakses di
lab-srk.ub.ac.id
- Open
2 Agar praktikum dapat berjalan optimal,
diperlukan peralatan yang
cukup, dengan penambahan perangkat
komputer yang disesuaikan dengan rasio
Kepala Laboratorium mengajukan secara
bertahap sarana
komputer disesuaikan dengan jumlah
peserta praktikum tiap semester.
Sudah diajukan permohoan
penambahan
komputer sebanyak 4 set komputer, dan
sudah direalisasi. (SDT / 09 Nov 2015)
Closed
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
6 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
No. Uraian Temuan Tindakan Perbaikan Verifikasi Status
Akhir
jumlah mahasiswa. Daftar
dan kecukupan aset beserta metode
pemeliharaan dapat diakses melalui website
lab-srk.ub.ac.id
3 Belum ada informasi
tentang komplain
Setiap input complain
di tabulasi dan ditampilkan pada
menu informasi tentang komplain.
Sudah ada menu
komplain (SDT / 09 Nov 2015)
Closed
4 Belum ada informasi
tentang Tinjauan manajemen
Seluruh dokumentasi
kegiatan tinjauan serta evaluasi
manajamen
laboratorium telah direkap dan di upload
pada website laboratorium.
"Tinjauan
manajemen" sudah dibuat, dokumentasi
lengkap, tetapi
formatnya harus mengikuti standar
penyusunan Tinjauan manajemen yang
ada. (SDT / 09 Nov 2015)
Closed
5 Belum ada tenaga laboran
yang khusus menangani
administrasi dan maintenance
laboratoorium. Saat ini kebutuhan Jumlah
Sumberdaya ( Sarpras dan SDM ) telah disesuaikan
dengan kebutuhan
program kerja dan jumlah pelanggan mahasiswa
yang akan melaksanakan program praktikum
dengan rasio 1 : 20 yang
dilakukan oleh asisten (mahasiswa yang telah
lulus pada mk statistik. Jumlah Sumberdaya dapat
diakses melalui website
lab-srk.ub.ac.id
Kepala Laboratorium
mengajukan surat
permohonan untuk recruitment tenaga
laboran sesuai kompetensi dan
sarana prasarana laboratorium.
Tindakan perbaikan
sudah
dilakukan. Sudah mengajukan
permohonan surat ke Ketua Jurusan Teknik
Industri untuk mendapatkan
tambahan tenaga
laboran. Dari Jurusan juga sudah
mengajukan surat ke Fakultas. Tetapi,
sampai saat ini masih
belum ada realisasi. (SDT / 09 Nov 2015)
Open
6 Belum diibuat aturan
pengelolaan dan MP untuk
pelanggan eksternal. Selama ini sudah
melaksanakan pelayanan pada mahasiswa diluar
jurusan Teknik industri.
Mengajukan Surat
Keputusan dari
Jurusan terkait tarif pelayanan serta MP
untuk pelanggan eksternal.
Sudah dibuat surat
permohoanan ke
Ketua Jurusan Teknik Industri, terkait
dengan tekuan tersebut. (SDT / 09
Nov 2015)
Closed
7 Penyediaan SDM telah sesuai dengan kompetensi
utamanya untuk dosen.
Tetapi belum dilengkapi dengan tenaga laboran.
Daftar kompetensi SDM,
Kepala Laboratorium mengajukan surat
permohonan kepada
Ketua Jurusan untuk penambahan tenaga
laboran sesuai
Tindakan perbaikan sudah dilakukan.
Tetapi, masih perlu
penyusunan gap analysis untuk tenaga
laboran (SDT / 09
Closed
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 7
No. Uraian Temuan Tindakan Perbaikan Verifikasi Status
Akhir
job analysis, serta
pengembangan kemampuan SDM
terlampir dan dapat diakses melalui website
lab-srk.ub.ac.id
kompetensi dan
sarana prasarana laboratorium.
Nov 2015)
8 Website masih dalam
proses editing menuju website bilingual
Memperbaiki tampilan
bilingual website serta menu pada setiap
tampilan.
Website sudah
bilingual. (SDT / 09 Nov 2015)
Closed
2. Hasil Audit Eksternal
Audit eksternal merupakan audit yang dijalani Laboratorium Statistik dan
Rekayasa Kualitas oleh pihak dari luar universitas. Sampai saat ini, Laboratorium
Statistik dan Rekayasa Kualitas hanya melakukan audit eksternal ketika penilain
akreditasi jurusan. Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas yang merupakan salah
satu unit kerja Jurusan Teknik Industri maka harus mempersiapkan segala kebutuhan
yang terkait dengan kebutuhan akreditasi. Kegiatan akreditasi tersebut
diselenggarakan oleh BAN-PT dibantu oleh asesor yang bertugas yaitu Prof. Dr. Ir.
Humala Lopewijk Napitupulu, DEA dan Ir. Subagyo, Ph.D. Visitasi akreditasi oleh BAN-
PT dilaksanakan pada 18-19 Agustus 2016. Dan berdasarkan Surat Keputusan dari
BAN-PT dengan nomor 2256/SK/BAN-PT/Akred/S/X/2016 Jurusan Teknik Industri
Gambar 4.1 Kunjungan Auditor Internal dalam AIM UKPA Siklus 13
Tahun 2014 (tanggal 12 November 2014)
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
8 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
mendapatkan peringkat A. Dari penilaian akreditasi tersebut, ditemukan beberapa
temuan yang masih belum sesuai, diantaranya adalah:
Tabel 4.3 Hasil Temuan dan Perbaikan Audit Eksternal
No. Temuan Perbaikan Status
1 Waktu praktikum yang belum sesuai dengan standar 1 SKS
Waktu praktikum dibuat lebih lama dari sebelumnya dan disesuaikan dengan waktu standar 1 SKS selama 800 menit untuk keseluruhan praktikum diluar asistensi atau konsultasi. Waktu dalam satu kali praktikum berkisar antara 75 menit- 100 menit tergantung dengan bobot materi yang disampaikan. Sehingga total keseluruhan waktu praktikum sudah sesuai dengan bobot 1 sks praktikum
Closed
2 Format penulisan modul praktikum belum sesuai dengan format penulisan skripsi (format sumber pustaka)
Penulisan sumber pada Modul praktikum statistik industri sudah disesuaikan dengan aturan penulisan skripsi
Closed
Gambar 4.2 Kunjungan Auditor /Asesor BAN-PT (tanggal 18-19 Agustus
2016)
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 9
3. Umpan Balik Pelanggan
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas sangat terbuka terhadap segala
bentuk kritik dan saran dari segala pihak terutama bagi pelanggan atau praktikan.
Secara umum, laboratorium statistik dan rekayasa kualitas memiliki beberapa metode
untuk mendapatkan umpan balik atau kritik dan saran dari pelanggan, yaitu dengan
kuesioner kepuasan pelanggan yang disediakan pada website dan penyediaan kotak
saran yang diletakkan di depan ruangan laboratorium bagi pihak siapa saja yang ingin
memberikan kritik dan sarannya bagi laboratorium. Selain itu, untuk mendapatkan
umpan balik pelanggan dari setiap program kerja, seperti training eksternal (program
kerja), Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas memberikan kuesioner kepuasan
pelanggan di setiap akhir acara kepada para peserta sebagai umpan balik evaluasi
kegiatan laboratorium.
Untuk kegiatan praktikum, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas selalu
mewajibkan praktikannya untuk mengisi kuesioner kepuasan pelanggan (student
satisfaction index) yang telah disediakan di website Laboratorium Statistik dan Rekayaa
Kualitas. Selain itu, untuk mendapatkan kritik dan saran secara langsung dari para
praktikan, laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas mengadakan Open Talk bagi
para praktikan di tengah periode praktikum. Setiap perwakilan kelompok diwajibkan
untuk menghadiri kegiatan Open Talk tersebut. Kegiatan Open Talk merupakan upaya
laboratorium untuk mengetahui kendala dan permasalahan yang dialami oleh setiap
kelompoknya ketika mengikuti praktikum dan maupun pengerjaan laporan. Selain itu,
kegiatan Open Talk juga memudahkan pihak laboratorium untuk mendapatkan kritik
dan saran terhadap kinerja asisten dalam membimbing.
Selain melalui kegiatan Open Talk, untuk mendapatkan umpan balik dari
praktikan, asisten selalu meminta praktikan untuk menuliskan kritik saran secara
tertulis di setiap akhir periode modul pada waktu asistensi. Kritik saran tersebut
ditujukan pada individu asisten masing-masing sehingga setiap asisten dapat
mengetahui kekurangannya masing-masing dan mengevaluasi kritik dan saran tersebut
dari praktikan masing-masing.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, salah satu upaya untuk
mendapatkan umpan balik pelanggan yaitu dengan penyediaan kuesioner yang
disediakan di website laboratorium. Berikut merupakan pernyataan-pernyataan pada
kuesioner tersebut yang dapat dilihat pada Tabel 4.4.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
10 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Tabel 4.4 Pernyataan pada Kuesioner Kepuasan Pelanggan
No. Pernyataan
1 Kemudahan akses informasi (pengumuman, jadwal praktikum, dll)
2 Penerapan dan penyampaian prosedur pelayanan di Laboratorium
3 Follow-up terhadap saran atau kritik
4 Keadilan mendapat pelayanan
5 Kesesuaian persyaratan pelayanan
6 Kejelasan identitas SDM Laboratorium (nama, tugas, dsb)
7 Kemudahan menghubungi SDM Laboratorium
8 Penguasaan materi/kemampuan SDM Laboratorium
9 Kesediaan memberikan feedback
10 Kemampuan menumbuhkan motivasi
11 Keramahan dan Kesopanan SDM Laboratorium
12 Pemenuhan etika oleh asisten
13 Ketersediaan modul/handout praktikum
14 Kelengkapan materi praktikum untuk mendukung materi kuliah
15 Kesesuaian materi praktikum dan asistensi dengan materi ujian
16 Ketersediaan waktu
17 Kepastian jadwal
18 Pelayanan asisten terhadap keberlangsungan proses praktikum
19 Kesempatan diskusi/bertanya dalam proses praktikum dan asistensi
20 Asisten memotivasi mahasiswa untuk berpartisipasi aktif dalam kegiatan praktikum
dan asistensi
21 Kemampuan asisten memberi contoh yang relevan
22 Kelengkapan materi praktikum yang diberikan
23 Kenyamanan ruang laboratorium
24 Ketersediaan media praktikum (alat, bahan, lain-lain)
25 Keamanan laboratorium
Dari poin-poin pernyataan tersebut, praktikan wajib memberikan penilaian di
setiap akhir periode praktikum. Pada tinjauan manajemen ini, dibahas hasil penilaian
kepuasan pelanggan pada periode ganjil dan genap tahun ajaran 2015/2016. Berikut
merupakan hasil penilaiain kepuasan pelanggan praktikum Statistik Industri periode
genap dan ganjil Tahun Ajaran 2015/2016 yang dirangkum dengan diagram batang
pada Gambar 4.3 dan Gambar 4.4.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 11
Gambar 4.3 Evaluasi Kepuasan Pelanggan Periode Ganjil Tahun Ajaran 2015/2016
3,3003,4003,5003,6003,7003,8003,9004,0004,1004,2004,300
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Student Satisfaction Index
Rata-rata Nilai Kepuasan
Gambar 4.4 Evaluasi Kepuasan Pelanggan Periode Genap Tahun Ajaran 2015/2016
3,000
3,200
3,400
3,600
3,800
4,000
4,200
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Student Satisfaction Index
Rata-rata Nilai Kepuasan
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
12 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
a. Periode Ganjil Tahun Ajaran 2015/2016
Dari hasil student satsifaction index tersebut, dapat dilihat semua komponen
pernyataan sudah berada dalam kondisi yang cukup baik namun masih terdapat
beberapa 4 pernyataan yang memiliki rata-rata penilaian yang rendah dari para
praktikan, yaitu follow-up terhadap saran atau kritik, kemudahan menghubungi SDM
Laboratorium, ketersediaan waktu, dan kepastian jadwal. Berikut merupakan perbaikan
dari keempat pernyataan tersebut yang dapat dilihat pada Tabel 4.5.
Tabel 4.5 Perbaikan dari Kuisioner IKM Praktikum Periode Ganjil 2015/2016
No. Pernyataan Pelanggan
Perbaikan
3 Follow-up terhadap saran atau kritik
Dilakukannya rapat evaluasi di setiap akhir praktikum yang membahas proses kegiatan praktikum yang sudah dilakukan dan hasiln kuesioner kepuasan praktikan
7
Kemudahan menghubungi SDM Laboratorium
Penyediaan call center yang dipegang oleh asisten dari divisi Public Relation, sehingga prkatikan yang tidak dapa menghubungi asisten masing-masing secara langsung dapa menghubungi call center (Divisi PR)
16 Ketersediaan waktu
Pada saat deadline pengumpulan laporan asisten harus berada di laboratorium sehingga mudah untuk ditemui oleh praktikan. Asisten harus menyediakan waktunya untuk melayani praktikan dalam kegiatan asistensi sesuai dengan kelonggaran jadwal masing-masing.
17 Kepastian jadwal
Jadwal praktikum dibuat oleh asisten berdasarkan ketersediaan waktu setiap praktikan bukan tiap kelompok sehingga praktikan tidak perlu melakukan penukaran jadwal praktikum dengan praktikan lain.
b. Periode Genap Tahun Ajaran 2015/2016
Dari hasil student satsifaction index tersebut, dapat dilihat semua komponen
pernyataan sudah berada dalam kondisi yang cukup baik amun masih terdapat 4
pernyataan yang memiliki rata-rata penilaian yang rendah dari para praktikan, yaitu
kemudahan menghubungi SDM Laboratorium, kemampuan menumbuhkan motivasi,
follow-up terhadap saran dan kritik, dan keadilan mendapat pelayanan. Berikut
merupakan perbaikan dari keempat pernyataan tersebut yang dapat dilihat pada Tabel
4.6.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 13
Tabel 4.6 Perbaikan dari Kuisioner IKM Praktikum Periode Genap 2015/2016
No. Pernyataan Kuesioner
Perbaikan
7 Kemudahan menghubungi SDM Laboratorium
Telah tersedianya call center bagi para praktikan yang menghubungi dan praktikan dapat menghubungi langsung ke laboratorium pada jam kerja yaitu pada pukul 07.30-16.00. Apabila asisten yang bersangkutan tidak berada di laboratorium maka asisten yang berada di laboratorium dapa menghubungi asisten yang bersangkutan.
10 Kemampuan menumbuhkan motivasi
Selain memberikan materi, asisten secara personal pada saat praktikan diwajibkan untuk menanyakan kendala dalam praktikum dan pengerjaan laporan serta memberikan motivasi dan selalu mengingatkan praktikan mengenai deadline laporan.
3 Follow-up terhadap saran atau kritik
Dilakukannya rapat evaluasi di setiap akhir praktikum yang membahas proses kegiatan praktikum yang sudah dilakukan dan hasiln kuesioner kepuasan praktikan
4 Keadilan mendapat pelayanan
Asisten memberikan pelayanan yang adil dengan cara penilaian yang objektif. Semua soal penilaian yang diberikan praktikan berbobot sama dan penilaian LKM berdasarkan parameter penilaian yang telah disetujui bersama.
Selain itu, laboratorium juga mendapatkan keluhan atau kritik dan saran dari
pelanggan dan praktikan secara lisan maupun tertulis, seperti dalam kegiatan Open
Talk praktikum, maupun masukan dari kegiatan program kerja lainnya yang diadakan
oleh Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas. Hal tersebut ditampilkan pada Tabel
4.7
Tabel 4.7 Daftar Keluhan yang Pernah Disampaikan ke Laboratorium
No.
Jenis/Aspek/ Bidang/
Layanan yang dikeluhkan
Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau rencana) Status
Akhir
1. Training Eksternal (Spectra)
Kurangnya waktu yang diberikan dalam pelatihan sehingga materi disampaikan secara terburu-buru dan peserta tidak bisa memahami dengan baik
Pada Spectra volume II waktu yang diberikan selama 1,5 jam sehingga Spectra berikutnya pada tahun 2016 waktu yang diberikan selama 2 jam. Untuk memberikan pelayanan yang lebih baik, Spectra selanjutntya sebaiknya diberikan waktu yang lebih lama (3 jam) agar terdapat
Closed
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
14 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
No.
Jenis/Aspek/
Bidang/ Layanan yang
dikeluhkan
Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau rencana) Status Akhir
peningkatan pelayanan
2. Ruang Laboratorium
Ukuran laboratorium yang sempit
Memperbaiki layout laboratorium, agar bisa fleksibel baik duduk diatas kursi maupun duduk dibawah (di lantai)
Closed
3. Modul Praktikum Kalimat kurang jelas dan sebaiknya asisten memberikan notes poin-poin yang penting
Modul praktikum statistik industri pembahasannya lebih simpel dan langsung pada intinya sehingga lebih mudah dimengerti oleh praktikan
Closed
4. Kegiatan Asistensi Laporan
Asistensi laporan jangan banyak-banyak
Kegiatan asistensi pada periode Ganjil 2016/2017 ditiadakan. Pengerjaan laporan/ LKM dilakukan sekaligus ketika praktikum.
Closed
5. Fasilitas Praktikum
Sarana dan Prasaranan praktikum ditambah agar praktikum lebih bervariasi
Pada tahun ajaran sebelumnya, praktikum ANOVA menggunakan statapult dan doe golfer, namun sejak periode ganjil tahun ajaran 2015/2016 sampai sekarang praktikum ANOVA dengan membuat kue sehingga praktikan dapat lebih semangat dalam mengikuti praktikum
Closed
Dst. Fasilitas Laboratorium
Diberi rak sepatu diluar lab agar saat praktikum sepatu tidak berantakan
Jurusan telah menyediakan rak sepatu di depan seluruh laboratorium
Closed
Penilaian Praktikum
Kebijakan asisten yang berbeda sehingga berbeda asisten berbeda parameter nilai
Laboratorium selalu berusahan untuk adil terhadap seluruh praktikum dengan mengadakann rapat persiapan praktikum untuk menyatukan atau menyamakan pemikiran seluruh asisten dalam melakukan penilaian. Oleh karena itu, koordinator praktikan maupun setiap penanggung jawab modul wajib memberikan kriteria penilaian soal-soal yang diberikan kepada praktikan
Closed
Kumudahan menghubung asisten
Asisten sulit untuk dihubungi dan tidak membalas sms
Disediakannya call center yang dipegang oleh asisten dari divisi Public Relation sehingga praktikan yang tidak dapat menghubungi asisten masing-masing dapat langsung menghubungi call center
Closed
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 15
No.
Jenis/Aspek/
Bidang/ Layanan yang
dikeluhkan
Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau rencana) Status Akhir
laboratorium.
Format laporan praktikum
Setiap asisten memiliki ketelitian yang berbeda dalam mengoreksi laporan praktikum
Laboratorium selalu berusaha untuk mengurang subjektivitas setiap asisten dengan memberikan contoh laporan dan aturan format kepada seluruh asisten. Contoh laporan tersebut merupaka pedoman asisten dalam mengoreksi laporan praktikannya
Closed
Deadline Pengumpulan Laporan
Asisten tidak ada di laboratorium pada waktu deadline pengumpulan laporan
Hal tersebut sebenarnya dikarenakan praktikan selalu melakukan konsultasi mendekati deadline pengumpulan laporan. Asisten selalu mengingatkan praktikan untuk segera melakukan konsultasi sehingga tidak terlambat deadline. Selain itui, asisten diharapkan untuk berada di laboratorium ketika hari deadline pengumpulan laporan. Apabila asisten yang bersangkutan tidak dapat hadir, dapat diwakilkan kepada asisten yang lain dengan konfirmasi terlebih dahulu kepada praktikannya.
Closed
Pembagian pengerjaan laporan
Sebaiknya dalam mencatat presentase pengerjaan laporan tiap anggota kelompok diperbolehkan menuliskan presentase yang sama pada 2 atau lebih anggota
Sebenarnya hal tersebut lebih menguntungkan praktikan agar adil dalam memberikan penilaian bagi kinerja teman-temannya dalam pengerjaan laporan. Untuk menanggapi komplain praktikan tersebut, asisten memberikan solusi bagi anggota yang dinilai memiliki kontribusi yang sama dapat diberikan penilaian desimal di belakang koma yang tidak jauh berbeda.
Closed
4. Kinerja dan Evaluasi Proses
Dalam melayani masyarakat khususnya mahasiswa Teknik Industri Universitas
Brawijaya, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas selalu berusaha untuk
meningkatkan pelayanannya merencanakan segala program kerja yang akan
dijalankan oleh laboratorium. Dengan adanya Manual Prosedur Perencanaan Strategis
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
16 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Laboratorium, maka pihak laboratorium wajib melakukan rapat persiapan program
kerja di setiap awal periode tahun maupun semester. Rapat tersebut dilaksanakan
untuk untuk membahas program kerja apa saaja yang akan diadakan dan sasaran
mutunya sehingga perkerjaan asisten dan kepala laboratorium lebih terarah. Tabel 4.8
merupakan rangkuman penilaian program kerja yang telah dicapai oleh laboratorium
berdasarkan penilaian pihak laboratorium dalam rapat evaluasi dan monitoring
program kerja pada tahun 2016.
Tabel 4.8 Skor Capaian Program Kerja Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas
No. Program Kerja Skor Capaian
A. Kompetisi
1. RKTI 50 %
2. International Statistic Competition for Engineering Student 50 %
3. Ismec’s 100 %
B. Training dan Pengabdian Masyarakat
1. Training Internal 95 %
2. Training Eksternal 100 %
3. Kuliah Tamu 100 %
4. Pengabdian Masyarakat 10 %
C. Perayaan Hari Statistik Nasional
1. Statistic Day 100 %
D. Seleksi Asisten Baru
1. Open Recruitment Asisten Laboratorium 100 %
E. Kerja Sama dengan Perusahaan
1. Penelitian di CV. Bagus Agriseta Mandiri 100%
2. MoU dengan PT. Teluk Lamong 100%
F. Buku Profil Laboratorium
1. Pengadaan buku profil dan pamflet laboratorium 100%
G. Bedah Jurnal
1. Kegiatan Bedah Jurnal Desain Eksperimen 50%
H. Pembaruhan Mading
1. Penggantian Poster secara Periodik 100%
I. Kunjungan/Visitasi Eksternal
1. Kunjungan ke PT. Teluk Lamong 100%
2. Kunjungan ke Laboratorium Statistik Lainnya 70%
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 17
Dari berbagai program kerja Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas
tersebut, terdapat beberapa program kerja yang masih belum mencapai 100 %.
Diantaranya adalah;
1. Untuk kompetisi RKTI, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas
mengirimkan 1 kelompok sedangkan pada kompetisi ISCE mengirimkan 2
kelompok. Ketiga kelompok tersebut hanya dapat lolos pada babak semifinal
pada kedua kompetisi tersebut sedangkan target laboratorium yaitu masuk
babak final. Hal tersebut dapat disebabkan karena kurangnya persiapan
asisten dalam mempelajari materi yang dilombakan. Untuk kompetisi ISCE,
juga dapat disebabkan karena ini merupakan tahun pertama Laboratorium
Statistik dan Rekayasa Kualitas mengirimkan perwakilannya untuk mengikuti
kompetisi tersebut sehingga asisten belum bisa memahami bagaimana
kompetisi ISCE.
2. Untuk program kerja training internal sebenarnya sudah memenuhi target
dengan mempelajari 4 materi statistik, namun hanya mencapai sasaran 95%
dikarenakan hanya sebagian asisten yang mengikuti training internal. Hal
tersebut disebabkan karena keterbatasan dana yang dimiliki laboratorium
untuk melakukan training. Bagi asisten lain yang tidak mengikuti training,
dilakukan training oleh asisten yang mengikuti training dengan pihak luar
supaya semua asisten tetap mendapatkan materi training internal.
3. Untuk kegiatan pengabdian masyarakat, hanya mendapat skor 10%
dikarenakan pengabdian masyarakat masih belum dipersiapkan. Hal
tersebut dikarenakan penelitian di UKM CV. Bagus Apel baru dapat
diselesaikan oleh asisten bersama dosen pembimbing lainnya.
4. Untuk program kerja bedah jurnal hanya mendapatkan skor capaian 50%
dikarenakan sampai saat ini program kerja tersebut masih berlangsung. Dari
10 bab materi yang akan dibahas, laboratorium sudah membahas 5 materi
desain eksperimen.
5. Untuk kegiatan kunjungan ke laboratorium lain hanya mendapatkan skor
capaiain 70% dikarenakan laboratorium akan melakukan kunjungan pada
bulan Desember mendatang, yaitu dengan mengunjungi Laboratorium di
Jurusan Statistik Universitas Brawijaya. Namun sebelumnya Laboratorium
Statistik dan Rekayasa Kualitas telah mengunjung Strategic Engineering,
Industrial Engineering, National University of Singapore pada Bulan
Desember tahun 2015.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
18 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Selain itu, laboratorium juga mempunyai sasaran mutu yang menganut pada
Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi yang memiliki persyaratan standar mutu
perguruan tinggi, diantaranya yaitu:
Standar 1. Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian,
Standar 2. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu
Standar 3. Mahasiswa dan lulusan
Standar 4. Sumber daya manusia
Standar 5. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik
Standar 6. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi
Standar 7. Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama
Dari standar-standar mutu berdasarkan BAN PT diatas, Laboratoium Statistik &
Rekayasa Kualitas memiliki beberapa sasaran mutu yang dapat dilihat pada Tabel 4.9.
Tabel 4.9 Sasaran Mutu Program Kerja
No.
Sasaran Mutu atau
Indikator Program
Kerja
Baseline
(Th.2015)
Target
Th.2016
Capaian
Th.2016
%
Capaian
1. Training Internal
2 Materi
(seluruh
asisten)
4 Materi
(seluruh
asisten)
4 Materi
(sebagian
asisten)
95%
2. Training Eksternal 50 peserta 60 peserta 64 peserta 100%
3. Pengabdian Masyarakat 1 kali 1 kali 0 (masih
persiapan) 10%
4. Pembaruan Manual Prosedur (MP)
20 MP/IK 30 MP/IK 41 MP/IK 100%
5.
Jumlah nilai praktikan yang sama dengan lebih dari B
86% praktikan
90% praktikan 90,6%
praktikan 100%
6.
Minimal penilaian kuesioner kepuasan pelanggan 3
3,7 3,9 3,7 100%
7. Jumlah Asisten tiap
Angkatan 9 Asisten 9 Asisten 9 Asisten 100%
8. Jumlah asisten memiliki minimal IPK sebesar 3
11 asisten 9 asisten 9 asisten 100%
9. Pemeliharaan Printer 2 2 2 100%
10. Pemeliharaan Oven 2 2 2 100%
11. Pemeliharaan Komputer 2 2 2 100%
12. Pemeliharaan AC 2 2 2 100%
13. Public Lecture Mengundang Mengundang 1 Mengundang 100%
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 19
No.
Sasaran Mutu atau
Indikator Program
Kerja
Baseline
(Th.2015)
Target
Th.2016
Capaian
Th.2016
%
Capaian
Kepala UKP4
Republik
Indonesia
Tokoh Nasional
lainnya
Direktur PT.
Teluk Lamong
14. Pembaruan Mading Akademik Laboratorium
15 22 22 100%
15. Kerja sama dengan
Perusahaan -
1 MoU dengan
Perusahaan
MoU dengan
PT. Teluk
Lamong
100%
16. Jumlah penelitian asisten 3 penelitian
dipa 3 penelitian
dipa 3 penelitian
dipa 100%
17. Jumlah penelitian yang diseminarkan dalam konferensi
1 penelitian 2 penelitian 2 penelitian 100%
Terdapat beberapa sasaran mutu yang tidak sesuai dengan target yang telah
direncanakan, di antaranya adalah:
1. Training Internal
Kendala pada training internal asisten yaitu dikarenakan keterbatasan
dana yang menyebabkan hanya beberapa asisten yang dapat mengikuti training
internal secara langsung
2. Pengabdian Masyarakat
Kendala dari kegiatan pengabdian masyarakat yang belum mencapai
100% dikarenakan asisten kesulitan dalam mencari UKM yang dapat dilakukan
pengabdian masyarakat. Selain itu juga dikarenakan kesulitan dalam
menentukan jadwal pengabdian masyarakat.
5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan
Selain dengan perencanaan strategis laboratorium, untuk meningkatkan
pelayanan, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas juga selalu mngevaluasi
segala kegiatan atau program kerja yang telah diadakan. Dengan adanya Manual
Prosedur Evaluasi dan Monitoring Program Kerja, asisten dan Kepala Laboratorium
diwajibkan untuk mengadakan rapat evaluasi setiap berakhirnya program kerja
tersebut atau pada waktu pertengahan program kerja berlangsung dapat dilakukan
rapat Monitoring jika diperlukan. Pada rapat tersebut membahas hambatan/kendala
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
20 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
atau pekerjaan yang tidak sesuai, akar penyebabnya, dan bagaimana solusi tindakan
perbaikan agar hal tersebut tidak terulang kembali. Berikut merupakan tindakan
koreksi dan tindakan pencegahan pekerjaan yang tidak sesuai yang dapat dilihat pada
Tabel 4.10.
Tabel 4.10 Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
A. Keluhan
1. Kebijakan asisten yang
berbeda sehingga
berbeda asisten
berbeda parameter nilai
Laboratorium selalu
berusahan untuk adil terhadap seluruh praktikum dengan mengadakann rapat persiapan praktikum untuk menyatukan atau menyamakan pemikiran seluruh asisten dalam melakukan penilaian.
Closed Setiap sebelum pergantinyan
modul, PJ modul mensosialisasikan mengenai parameter penilaian dan mengirimkan file penilaian ke email masing-masing asisten.
2. Ukuran laboratorium
yang sempit
Memperbaiki layout laboratorium, agar bisa fleksibel baik duduk diatas kursi maupun duduk dibawah (di lantai)
Closed Pada waktu praktikum, barang-barang milik pribadi asisten diletakkan di balik meja atau diletakkan di loker masing-masing agar tidak mengganggu pergerakan praktikum.
3. Sarana dan Prasaranan
praktikum ditambah
agar praktikum lebih
bervariasi
Pada tahun ajaran sebelumnya, praktikum ANOVA menggunakan statapult dan doe golfer, namun sejak periode ganjil tahun ajaran 2015/2016 sampai sekarang praktikum ANOVA dengan membuat kue sehingga praktikan dapat lebih semangat dalam mengikuti praktikum
Closed Setiap periodenya, praktikum dibuat berbeda agar lebih bervariasi dan menghindari adanya praktkan yang menyontek laporan praktikum periode sebelumnya.
4. Asisten sulit untuk
dihubungi dan tidak
membalas sms
Himbauan kepada seluruh asisten untuk segera membalas sms dari praktikan dan apabila tidak mempunya pulsa dapat menghubungi praktikan dengan call center laboratorium.
Closed Disediakannya call center yang dipegang oleh asisten dari divisi Public Relation sehingga praktikan yang tidak dapat menghubungi asisten masing-masing dapat langsung menghubungi call center laboratorium.
5. Setiap asisten memiliki
ketelitian yang berbeda
dalam mengoreksi
laporan praktikum
Laboratorium selalu berusaha untuk mengurangi subjektivitas setiap
Closed Koordinator praktikum mengontrol para asisten agar paham mengenai format praktikum.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 21
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
asisten dengan memberikan contoh laporan dan aturan format kepada seluruh asisten. Contoh laporan tersebut merupaka pedoman asisten dalam mengoreksi laporan praktikannya
Menempelkan draft format laporan di buku agenda maisng-masing dan setiap pj modul mengirimkan laporan ke email masing-masing asisten.
B. Evaluasi Kepuasan
1. Diberikan kesempatan
kepada praktikan untuk
bertanya
Di setiap penjelasan yang disampaikan oleh
asisten, asisten selalu menanyakan kepada praktikan apakah ada yang ingin ditanyakan oleh praktikan
Closed Meningkatkan kemampuan dan pengetahuan asisten
dengan diadakannya brainstorming supaya asisten dapat menjawab pertanyaan praktikan.
2. Laboratorium telah memberikan keamanan yang cukup baik
Ruangan laboratorium telah didesain agar tidak membahayakan praktikan khususnya pada praktikum membuat kue pada materi ANOVA.
Closed Kabel-kabel komputer diletakkan dibawah karpet laboratorium sehingga tidak menggangu dan membahayakan praktikan
3. Asisten laboratorium
telah beretika dengan
baik
Asisten selalu menanggapi kritik dan
saran dari praktikan dan ramah terhadap semua praktikan dengan adil
Closed Sebelum membimbing praktikan, diadakan kegiatan
“how to assist” (pelatihan asistensi) kepada asisten baru dari asisten lama.
4. Asisten menjelaskan sudah cukup jelas
Asisten laboratorium harus kapabel dalam menjelaskan materi. Dengan adanya kegiatan training dan brainstorming dapat meningkatkan kemampuan asisten.
Closed Sebelum membimbing praktikan, diadakan kegiatan “how to assist” (pelatihan asistensi) kepada asisten baru dari asisten lama.
C. Temuan Audit (termasuk yang eksternal)
1. Belum terlihat proses
bisnis di Laboratorium
SRK
Sebenarnya sudah terdapat proses bisnis di laboratorium SRK namun belum didokumentasikan. Saat ini sudah terdapat dokumentasi proses bisnis yang dapat dilihat di website lab.srk.ub.ac.id
Open Dalam menjalankan program kerja, asisten dan kepala laboratorium selalu mengacu pada proses bisnis yang telah dibuat.
2. Belum adanya laboran di Laboratorium SRK
Kepala Laboratorium sudah mengajukan surat permohonan
Open Asisten laboratorium yang saat ini berjumlah 18 dengan pembagian jobdesc
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
22 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
untuk recruitment tenaga laboran sesuai kompetensi dan sarana prasarana laboratorium.
sesuai divisi masing-masing dirasa sudah mampu dalam menjalankan jobdesc dan program kerja
3. Waktu praktikum yang belum sesuai dengan standar 1 SKS
Waktu praktikum dibuat lebih lama dari sebelumnya dan disesuaikan dengan waktu standar 1 SKS selama 800 menit untuk keseluruhan praktikum diluar asistensi atau
konsultasi
Closed Waktu dalam satu kali praktikum berkisar antara 75 menit- 100 menit tergantung dengan bobot materi yang disampaikan. Sehingga total keseluruhan waktu praktikum sudah sesuai dengan bobot 1 sks
praktikum
4. Format penulisan modul praktikum belum sesuai dengan format penulisan skripsi (format sumber pustaka)
Penulisan sumber pada Modul praktikum statistik industri sudah disesuaikan dengan aturan penulisan skripsi
Closed Setiap periodenya dilakukan pembaruan modul untuk memperbaiki modul sebelumnya.
D. Evaluasi Program Kerja Laboratorium
1. Program Kerja Spectra
a. Waktu penyampaian asisten dalam materi Software terlalu cepat
Waktu 1 shift SPECTRA keseluruhan diperpanjang dan
sebaiknya asisten mengingatkan pemateri teori (dosen) secara berkala sehingga waktu penyampaian materi software tidak terlambat
Open Program kerja selanjutnya, dilakukan simulasi terlebih dahulu untuk mengukur
waktu yang dibutuhkan kegiatan secara keselurihannya.
b. Kurang koordinasi dalam peminjaman kunci pintu
Asisten lebih sigap dalam menyiapkan perlengkapan untuk hari H, agar tidak terjadi kekurangan atribut pada H-1 acara
Closed Pada program kerja atau kegiatan selanjutnya, asisten senantiasa mengingatkan untuk meminjam kunci ruagan minimal h- 2 hari berlangsungnya kegiatan.
c. Banner Spectra baru akan dicetak pada H-1 acara, sehingga pada akhirnya tidak jadi dicetak
Dibuat kepanitiaan untuk bidang-bidang tertentu sehingga jobdesc merata sehingga semua fasilitas yang diperlukan untuk kegiatan dapat direalisasikan
Closed Pada program kerja atau kegiatan selanjutnya, dibuat bidang atau divisi untuk mengerjakan tugas masing-masing
d. Installer software SPSS bermasalah, sehingga banyak peserta yang kesulitan dalam menginstall software
Sebaiknya file Software SPSS diberikan kepada peserta H- 1 minggu sehingga peserta bisa segera melapork ke laboratorium apabila software tidak dapat
Closed Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas senantiasa terbuka terhadap siapa saja yang ingin meminta file software SPSS dan Minitab sehingga pada kegiatan Spectra, peserta
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 23
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
digunakan di laptop masing-masing
tidak perlu menginstall software kembali
e. Modul Software untuk peserta sama dengan Spectra sebelumnya
Untuk Spectra selanjutnya, sebaiknya modul dibuat menggunakan data yang berbeda
Closed Persiapan pembaharuan modul software dengan pencarian data baru yang sesuai dengan pengujian
2. Statistic Day 2016
a. Kurangnya persiapan dalam mempersiapkan segala hal baik untuk
dekorasi ataupun konsep.
Persiapan dilakukan minimal H-3 minggu sebelum acara.
Closed Dilakukannya rapat secara periodik untuk membahas seluruh program kerja
sehingga asisten tidak lupa terhadap program kerja yang selanjutnya akan diadakan
b. Tidak adanya penjadwalan yang jelas untuk menjaga pada saat open lab sehingga adanya ketidak rataan waktu jaga
Terdapat pembagian shift yang jelas untuk menjaga pada saat open lab.
Closed Sudah dibuatnya rekap jadwal kuliah seluruh asisten sehingga setiap penanggung jawab kegiatan atau asisten dari divisi HRD diharapkan untuk selalu membuat jadwal jaga di setiap kegiatan.
c. Tidak adanya action plan sehingga terdapat beberapa hal yang tidak terealisasikan
Dibuatnya action plan sehingga jelas persiapan apa saja yang akan dilakukan
Closed Sudah ada manual prosedur, hanya saja asisten belum memahami secara jelas. Oleh karena itu di setiap program kerja, diadakan rapat persiapan dan diharapkan semua asisten paham dan sadar untuk menjalankan kewajibannya. Peran koordinator asisten, kepala laboratorium, dan penanggung jawab kegiatan diharapkan untuk selalu mengingatkan asisten yang lain.
d. Peserta dari mahasiswa yang sedang mengambil praktikum SI kurang antusias
Pada saat introduction, seharusnya dijelaskan mengenai statistic day di dalam timeline praktikum
Closed Di seluruh media sosial laboratorium, seperti instagram dan website maupun mading laboratorium, diumumkan akan diadakannya kegiatan atau program kerja dari jauh-jauh hari sehingga promosi bisa dilakukan lebih lama.
3. Training Internal
a. Biaya training yang belum fix sebelumnya
Persiapan segala kebutuhan untuk training dipersiapkan jauh hari dengan
Closed Menyiapkan setiap program kerja dari jauh hari sehingga tidak terburu-buru dalam menyiapkan segala kegiatan.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
24 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
perkiraan waktu dan koordinasi kepada berbagai pihak yang lebih baik lagi
Salah satunya dengan pembentukan PJ Kakak (asisten angkatan 2013) dan PJ adik (asisten angkatan 2015) sehingga asisten 2013 dapat membimbing langsung asisten baru (angkatan 2014)
b. Hanya beberapa orang saja dari angkatan 2013 dan 2014 yang mengikuti training
internal dikarenakan biaya training yang minim
Karena keterbatasan dana, sebaiknya asisten lebih pintar dalam menawar biaya yang
diberikan oleh lembaga statistik dan memilih lembaga statistik yang menawarkan biaya yang lebih rendah
Closed Menghemat dana laboratorium supaya dapat digunakan untuk training internal selanjutnya dan
berusaha untuk mengadakan program kerja lainnya yang dapat menambah pemasukan laboratorium
c. Kurangnya kenyamanan saat melakukan training
Trainer sebaiknya diundang ke gedung teknik industri agar kenyamanannya lebih baik
Closed Menghemat dana laboratorium supaya dapat digunakan untuk training internal selanjutnya dan berusaha untuk mengadakan program kerja lainnya yang dapat menambah pemasukan laboratorium dikarenakan apabila memanggil tentor untuk mengajar di Gedung TI biaya yang dikeluarkan lebih mahal.
d. Kurangnya koordinasi dengan pihak PI7U statistic terkait materi yang akan disampaikan
Adanya koordinasi dari pihak asisten dan trainer agar saling mengetahui dan membantu berjalannya kegiatan training terkait materi yang akan disampaikan
Closed Asisten membahas segala pertanyaan atau ilmu yang masih dibingungkan sehingga penanggung jawab kegiatan training internal selanjutnya dapat menyampaikan materi apa saja yang ingin ditrainingkan.
4. Kuliah Tamu (Public Lecture)
a. Para peserta datang
terlambat ke acara Public Lecture & Sharing Session sehingga terjadi sedikit pengunduran waktu acara
Menekankan pada
seluruh peserta agar datang tepat waktu.
Closed Menghubungi setiap peserta
yang mengikuti program kerja laboratorium H-1 berlangsungnya kegiatan untuk mengingatkan supaya peserta datang tepat waktu
b. Sebagian peserta yang sudah mendaftar acara Public Lecture & Sharing Session tidak mendapatkan dispensasi sehingga sebagian peserta ada yang terpaksa tidak
Mengurus ijin dispensasi untuk tidak mengikuti kuliah ke ketua jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya
Closed Setiap diadakannya program kerja yang berada di jam kuliah, asisten menyakan terlebih dahulu kepada peserta yang ingin mendaftar apakah pada waktu acara berlangsung peserta terdapat jam kuliah
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 25
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
mengikuti kegiatan Public Lecture & Sharing Session karena kuliah
atau tidak
5. Quest
a. Terjadinya ketidak tepatan waktu seminar “Quest”.
Pembuatan run down yang lebih matang lagi dengan memperhatikan allowance sebagai bentuk antisipasi terhadap hal yang tidak diinginkan
Closed Diadakannya simulasi program kerja sekaligus mengukur waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan sehingga waktu yang dialokasikan dapat sesuai dengan waktu yang diperlukan pada kondisi nyatanya.
E. Evaluasi Program Kerja Divisi
1. Divisi Administrasi
a. Surat-surat kadang belum dilakukan penggandakan sebelum pengajuan surat tersebut
Seharusnya sebelum pengajuan surat, surat tersebut harus digandakan terlebih dahulu lalu disimpan sebagai berkas administrasi
Closed Dilakukan sosialisasi kepada seluruh asisten untuk meng-scan terlebih dahulu setiap surat yang telah dibuat sebelum diserahkan kepada pihak yang ditujukan.
b. Surat yang masuk belum tertata dan terdata jelas dikarenakan penerima surat tersebut tidak menentu
Seharusnya terdapat tempat khusus untuk surat masuk dan standar penerimaan surat masuk yang jelas
Closed Dilakukan sosialisasi kepada seluruh asisten mengenai tempat-tempat untuk menaruh berbagai macam surat berdasarkan jenisnya sehingga bagi siapa saja asisten yang menerima surat masuk dapat menaruhnya di tempat yang semestinya
c. Sulitnya untuk mendata barang-barang inventaris laboratorium dikarenakan penempatannya yang acak
Sebaiknya untuk setiap tempat penyimpan barang ataupun rak lemari disertakan daftar barang yang seharusnya ada pada tempatnya agar mudah untuk dikontrol secara berkala
Closed Dilakukan update daftar inventaris di setiap periodenya sehingga dapat diketahui semua inventaris yang masih bisa digunakan. Divisi administrasi bertanggung jawab untuk merapikan segala inventaris yang digunakan. Selain itu diadakannya kegiatan “bersih-bersih lab” untuk menata inventaris laboratorium agar lebih rapi
2. Divisi Maintenance
a. Terdapat komputer yang mengalami permasalahan mendekati periode praktikum
Dilakukan pelatihan mengenai sarana dan prasarana yang ada dalam laboratorium Statistik dan Rakayasa Kualitas
Closed Dilakukan pengecekan komputer setiap akan melakukan praktikum
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
26 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
b. Laboratorium hanya mampu menampung 10 komputer untuk pelaksanaan praktikum
Meningkatkan sarana dan prasarana laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas agar jumlah praktikan yang melaksanakan kegiatan praktikum meningkat
Closed Untuk saat ini, komputer yang berjumlah 10 sudah cukup untuk melayani praktikan di setiap shiftnya. Oleh karena itu, diperlukan maintenance komputer secara periodik agar semua komputer dapat digunakan ketika praktikum
3. Divisi Quality Assurance
a. Kesulitan untuk mencari modul praktikum tahun-tahun sebelumnya yang diperlukan untuk kepentingan audit.
Modul setiap tahun
disimpan dengan baik di dalam satu folder
CLosed Koordinator praktikum
menyimpan softfile modul praktikum di folder komputer server sehingga asisten-asisten selanjutnya dapat menemukan dengan mudah.
b. Pengumuman adanya audit yang mendadak sehingga dokumen-dokumen belum disiapkan dengan lengkap
Asisten sebaiknya mereka segala dokumen laboratorium secara periodik sehingga tidak menumpuk di akhir
Closed Setiap setelah dilakukannya rapat evaluasi program kerja, asisten penanggung jawab kegiatan segera mengerjakan LPJ. Seluruh asisten juga membantu dalam penyimpanan segala dokumen laboratorium.
4. Divisi Research & Development
a. Untuk kegiatan brainstorming kendala dan hambatannya adalah kurangnya kesiapan dari para PJ modul maupun masih molornya pelaksanaan brainstorming dikarenakan kurangnya kedisplinan dari para peserta brainstorming
Merencanakan adanya kegiatan brainstorming dari h-seminggu kegiatan sehingga PJ siap untuk menyampaikan materi modul
Closed Koordinator praktikum bertugas untuk mengingatkan semua PJ Modul untuk mengadakan brainstorming sesuai dengan timeline praktikum. Selain itu, asisten PJ Modul juga mengkonsultasikan materi kepada dosen yang bersangkutan sehingga lebih paham akan materi tersebut.
b. Untuk mading ilmiah kendalanya adalah dalam pembuatan desaign poster sesuai dengan tema yang telah ditentukan. Selain itu kurangnya kendala lain adalah keterbatasan dalam melakukan desain dengan menggunakan corel maupun photoshop
Butuh bantuan orang lain dalam membuat desaign poster mading ilmiah agar mading ilmiah dapat terlaksana sesuai target yakni terbit setiap 2 minggu sekali.
Closed Asisten dari divisi R&D saat ini berjumlah 3 orang sedangkan sebelumnya hanya 1 orang sehingga mempermudah dalam pembagian jobdesc pembuatan poster. Hal tersebut dapay mencegah asisten R&D kewalahan dalam membuat poster untuk mading.
c. Update berita pada web Untuk update berita Closed Kepala Laboratorium
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 27
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
hambatannya adalah kurangnya komunikasi dengan PJ acara sehingga terkadang dalam pembuatan berita seperti masih kurang koordinasi
sebaiknya koordinasi lebih ditingkatkan, dalam artinya dibuat pembagian tugas yang jelas antara PJ Acara dan juga divisi R & D
mengontrol segala update yang ada di website dan mengingatkan asisten untuk mebuat berita kegiatam pada website setelah selesai berlangsungnya kegiatan tersebut. Selain itu sudah ada pembagian jobdesc yang jelas, yang bertugas untuk membuat berita yaitu penanggung jawab kegiatan hingga membuat berita versi bahasa Inggris kemudian PJ
kegiatan mengirimkan pada R&D untuk dikoreksi apakah berita sudah baik atau masih perlu diperbaiki. Kemudian asisten R&D meminta asisten Web Maintenance untuk meng-upload berita tersebut ke website.
5. Divisi Web Design
a. Pihak laboratorium terkadang masih kesulitan dalam melakukan penyesuaian dan update website laboratorium. Contohnya adalah disaat akan registrasi praktikum, disaat membuat form registrasi, terkadang dari Divisi Web Maintenance & Graphic masih mengalami kesulitan dalam mengatur bahasa pemrogramannya
Perlu melakukan training tentang web terhadap seluruh asisten, sehingga disaat dari pihak Web Maintenance & Graphic Degisn sedang tidak ada, dari asisten yang lain tetap mampu melakukan update berita.
Closed Beberapa asisten juga sudah diajarkan untuk mengupload berita ke website laboratorium.
b. Pihak laboratorium terkadang masih terkendala dengan bahasa pemrograman yang digunakan disaat menngupdate website dari laboratorium.
Asisten Web maintenance sebelumnya memberikan pengajaran kepada
asisten Web Maitenance yang baru
Closed Asisten Web maintenace selalu meningkatkan kemampuannya dalam bahasa pemrograman dengan melakukan berbagai
percobaan untuk belajar.
c. Masih kurangnya minat dari praktikan dalam melakukan update website mengenai berita praktikum
Asisten mengingatkan praktikan untuk selalu melakukan update website untuk mengetahui pengumuman terbaru
Closed Pengumuman juga dipasang di mading untuk mengindari praktikan yang tidak membuka pengumuman di website.
6. Divisi HRD & PR
a. Untuk media crisis center dan kotak saran
Dibuatnya sarana yang lebih mudah untuk
Closed Di akhir asistensi tiap modulnya, praktikan wajib
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
28 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
masih belum dimanfaaatkan oleh praktikan dengan maksimal
praktikan dapat menyampaikan keluh kesahnya kepada laboratorium
menuliskan kritik dan saran bagi asisten maupun laboratorium. Selain itu, di akhir periode praktikum praktikan wajib mengisi kuesioner kepuasan pelanggan. Hal tersebut dapat mencegah praktikan malas untuk menuliskan kritik dan sarannya pada kotak saran
b. Handphone call center
daya tahan baterai kurang, cepat off
Handphone call center
menggunakan handphone dengan daya tahan baterai lebih
Closed Saat ini, call center
menggunakan handphone asisten divisi PR yang mampu menampung 2 sim card sehingga asisten PR lebih tanggap terhadap SMS dari praktikan.
7. Divisi Finance
a. Pembelian barang-barang baru kadang belum diinputkan ke lembar kendali inventaris
Perbaikan dari segi kontrol agar selalu menginputkan daftar barang baru ke form Inventaris
Closed Divisi administrasi secara periodik melakukan update daftar inventaris laboratorium sehingga form inventaris dapat sesuai dengan jumlah inventaris yang terbaru.
b. Perbaikan dari pihak keuangan Fakultas Teknik dari segi penulisan dan redaksional surat pertanggungjawaban belanja
Meningkatkan ketelitian dan membuat format standard khusus yang akan mempermudah penulisan dan redaksional
Closed Asisten dari Divisi Finance selalu melakukan konsultasi kepada kepala laboratorium, oihak jurusan, maupun Fakultas Teknik dalam pembuatan surat pertanggungjawaban belanja agar lebih teliti.
c. Dana program kerja sering kali turun mendekati dengan hari pelaksanaan acara dari pengajuan maksimal satu bulan sebelum pelaksanaan
Pengajuan dana program kerja lebih awal lagi dan peninjauan dilakukan lebih sering lagi ke pihak keuangan.
Closed Setiap program kerja, asisten penanggung jawabnya diwajibkan untuk mebuat rancangan kebutuhan biaya dan pemasukan yang akan didapatkan (jika ada) sehingga membantu asisten
divisi Finance dalam mengajukan dana.
E. Evaluasi Capaian dan Sasaran Mutu
1. Kompetisi RKTI Kurangnya persiapan sebelum mengikuti kompetisi RKTI
Closed Diadakannya brainstorming mengenai Desain Eksperimen yang membantu asisten dalam mempelajari materi lebih dalam dan meningkatkan pengetahuan asisten
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 29
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
2. Kompetisi ISCE Kurangnya persiapan sebelum mengikuti kompetisi ISCE
Closed Diadakannya brainstorming mengenai Desain Eksperimen yang membantu asisten dalam mempelajari materi lebih dalam dan meningkatkan pengetahuan asisten
3. Kunjungan Laboratorium
Kesulitan menentukan jadwal yang tepat untuk mengadakan kunjungan laboratorium selain itu pihak
laboratorium juga lama dalam merespon
Open Asisten divisi PR tetap intens dalam menghubungi laboratorium yang bersangkutan dan sudah disetujui untuk mengunjugi
laboratorium di Jurusan Statistik pada Bulan Desember 2016.
4. Bedah Jurnal Kesulitan dalam menentukan jadwal waktu untuk melaksanakan kegiatan bedah jurnal
Open Kegiatan bedah jurnal dilakukan pada setiap hari Jumat namun tetap tergantung kesanggupan dari Kepala Laboratorium dan asisten untuk hadir sehingga sampai saat ini laboratorium hanya membahas 5 materi. Oleh karena itu, asisten diizinkan untuk tidak hadir apabila ada kepentingan lain (khusus izin mengenai akademik atau acara keluarga yang diperbolehkan). Hal tersebut dapat mencegah terlambatnya jadwal kegiatan bedah jurnal.
5. Pengabdian Masyarakt Kesulitan menentukan jadwal yang tepat untuk mengadakan pengabdian masyarakat selain itu pihak laboratorium kesulitan dalam mencari UKM untuk pengabdian masyarakat.
Open Diperlukan rapat program kerja pengabdian masyarakat sehingga program kerja pengabdian masyarakat dapat terlaksana.
6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya
Pada tahun 2015 telah dibuat tinjauan manajemen untuk mengevaluasi kinerja
dari Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas. Tinjauan manajemen tahun 2015
tersebut juga merupakan saran perbaikan untuk program kerja pada tahun 2016.
Berikut merupakan tindak lanjut tinjauan manajemen tahun 2015 yang telah dilakukan
laboratorium yang dapat dilihat pada Tabel 4.11.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
30 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Tabel 4.11 Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya
No
Rekomendasi Tinjauan
Manajemen
Sebelumnya
Aspek
Tindak Lanjut
yang SUDAH dilakukan
Kendala yang
dihadapi
Rencana
selanjutnya
1. Penyusunan
SOP untuk praktikum
mengacu pada timeline
yang telah
dibuat serta peran asisten &
kepala laboratorium
ditingkatkan.
Praktikum SOP sudah
disesuaikan dengan timeline
praktikum. Karena SOP
mencakup
waktu yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan
praktikum
sehingga perancangan
SOP dan waktu praktikum
saling
berpengaruh terhadap
timeline praktikum
Kewajiban untuk
menyelesaikan praktikum sesuai
dengan timeline yang ditentukan
sehingga asisten
kesulitan untuk menyesuaikan
jadwal menjaga praktikum
dengan jadwal
kuliah masing-masing asisten
Asisten
diharapkan tidak melakukan KRS
secara bersamaan atau
dalam artisan
memilih kelas yang saling
berbeda sehingga
sumber daya
dapat dibagi dengan merata.
Kemudian untuk praktikum
susulan dapat
dilakukan pada hari Sabtu.
2. Penyusunan
timeline praktikum
disesuaikan
dengan jadwal yang telah
dikumpulkan oleh
calon praktikan saat regristasi
praktikum dan
ditunjukkan pada
introduction
Praktikum Jadwal
praktikum sudah
disesuaikan
dengan jadwal individu
anggota masing-masing
bukan seperti tahun
sebelumnya
yang dibuat berdasarkan
kelompok sehingga
terdapat
anggota kelompok yang
harus melakukan
tukar jadwal
dengan praktikan
lainnya
Masih terdapat
praktikan yang mengonfirmasi
bahwa tidak
dapat mengikuti praktikum
dikarenakan terdapat jadwal
kuliah pengganti atau praktikum
lainnya
Jadwal dibuat
dengan memperhatikan
jadwal
praktikum laboratorium
lainnya sehingga tidak jadwal
tidak menumpuk.
Untuk
permasalahan jadwal kuliah
tambahan, laboratorium
hanya dapat
memberikan saran untuk
menukar jadwal dengan
praktikan
tertentu yang bisa
menggantikan jadwal
sebelumnya.
3. Penyusunan cek list
\terhadap
Spectra Sudah dilakukan
pembagian
Terdapat hal-hal yang tidak
terduga seperti
Memastikan bahwa
permasalahan
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 31
No
Rekomendasi
Tinjauan Manajemen
Sebelumnya
Aspek
Tindak Lanjut
yang SUDAH
dilakukan
Kendala yang dihadapi
Rencana selanjutnya
segala hal yang diperlukan
dalam kegiatan
training
jobdesc untuk menyiapkan
kebutuhan
tertentu yang dilakukan pada
rapat persiapan
pintu ruangan yang masih
terkunci, tidak
seperti yang sudah dijanjikan
oleh pihak jurusan
sebelumnya.
ruangan sudah teratasi dengan
meminta kunci
secara langsung bukan meminta
untuk dibukakan ruangan karena
terkadang pihak
luar laboratorium
tidak profesional dalam
melaksanakan tugasnya.
4. Peningkatan
kinerja dan
ketelitian asisten
dalam membuat
modul yang benar
Spectra Sudah
dilakukan
pembaruhan terhadap angka
data yang salah pada waktu
Spectra periode sebelumnya.
Namun tetap
menggunakan judul data yang
sama.
Modul dirasa
sudah terlalu
lama karena masih
menggunakan judul data yang
sama
Memperbaruhi
data pada
modul software Spectra dan
sebaiknya modul diberikan h-1
kegiatan agar praktikan dapat
mempelajari
terlebih dahulu
5. Pembuatan SOP training
Spectra Sudah dibuat SOP training
yang dijelaskan pada rapat
persiapan dan
dikirim ke email masing-masing
asisten untuk dipelajari
Terapat asisten yang belum
membaca SOP ketika hari h
Peningkatan kedisiplinan
asisten untuk mempelajari
materi training.
6. Pengumuman
mengenai
kepastian surat dispensasi
diberikan pada saat peserta
public lecturer and
sharing session
melakukan regristasi
Kuliah
Tamu
Laboratorium
sudah berusaha
untuk meminta izin Ketua
Jurusan untuk mengeluarkan
surat dispensasi bagi peserta
yang mengikuti
kuliah tamu namun tidak
diizinkan. Sehingga
laboratorium
mengingatkan
Banyak peserta
yang memiliki
jadwal kuliah pada waktu
acara berlangsung
sehingga peserta yang datang
tidak sebanyak
yang mendaftar
Mengusahakan
adanya surat
dispensasi bagi peserta
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
32 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
No
Rekomendasi
Tinjauan Manajemen
Sebelumnya
Aspek
Tindak Lanjut
yang SUDAH
dilakukan
Kendala yang dihadapi
Rencana selanjutnya
pada mahasiswa
yang ingin
mendaftar mengenai
jadwal kuliah masing-masing.
7. Penyusunan
SOP kegiatan open
recruitment,
timeline dan alternative
konsep open recruitment
disesuaikan
dengan jadwal kuliah peserta
Open
Recruitment
Open
recruitment asisten baru
2016 sudah
dibuat SOP beserta
alternatif konsep, open
recruitment.
Asisten membuat
jadwal wawancara
peserta berdasarkan
jadwal kosong
yang dimiliki individu
masing-masing
Pembuatan
alternatif yang mempunyai
banyak pro dan
kontra dari para asisten alumni
dengan Kepala Laboratorium
Mengadakan
rapat asisten aktif, asisten
alumni, beserta
Kepala Laboratorium
sehingga dapat memilki
pemahaman
yang sama mengenai
konsep seleksi
8. Peningkatan koordinasi
antar asisten terhadap
Kepala
laboratorium dan asisten
alumni.
Open Recruitment
Sudah diadakan rapat antara
asisten aktif dengan asisten
alumni, rapat
antara asisten aktif dengan
Kepala Laboratorium
untuk
menyampaikan pendapat
asisten alumni
Pembuatan alternatif yang
mempunyai banyak pro dan
kontra dari para
asisten alumni dengan Kepala
Laboratorium
Mengadakan rapat asisten
aktif, asisten alumni, beserta
Kepala
Laboratorium sehingga dapat
memilki pemahaman
yang sama
mengenai konsep seleksi
9. Penyusunan rundown yang
disesuaikan dengan konsep
training yang
disediakan oleh pihak pemberi
training.
Training Internal
Rundown telah diatur oleh
pihak pemberi materi
(lembaga
statistik) karena training
dilaksanakan di tempat
pemateri
Asisten harus menunggu lama
untuk dimulainyanya
kegiatan training
karena pemateri terlambat
Sebaiknya training
dilaksanakan di Gedung TI
sehingga asisten
juga dapat mengontrol
jalannya kegiatan
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 33
No
Rekomendasi
Tinjauan Manajemen
Sebelumnya
Aspek
Tindak Lanjut
yang SUDAH
dilakukan
Kendala yang dihadapi
Rencana selanjutnya
10. Peran asisten ditingkatkan
terutama
terkait kerjasama
dengan pihak jurusan dan
pihak pemberi
training.
Training Internal
Asisten sudah menghubungi
lembaga
organisasi yang sebelumnya
digunakan, namun terdapat
perubahan
biaya yang signifikan
sehingga asisten
menghubungi lembaga
organisasi yang
lainnya lang lebih
terjangkau.
Kurangnya kemampuan
asisten untuk
menawar biaya training sehingga
hanya sebagian asisten yang
dapat mengikuti
training
Dilakukan kerja sama dengan
lembaga
organisasi yang lainnya supaya
biaya yang dikeluarkan
lebih kecil
11. Pembuatan chek list
keperluan training
internal.
Training Internal
Sudah dilakukan list
keperluan training
Buku materi baru diberikan pada
waktu training sehingga asisten
belum sempat
mempelajari terlebih dahulu
Asisten meminta materi minimal
h-2 kegiatan training
12. Penyusunan
SOP lomba dan alternative
lomba statistic day untuk
mengantisipasi
hal-hal yang mungkin
berubah atau berjalan
tidak sesuai
rencana.
Statistic
Day
Terdapat
beberapa lomba yang diadakan
di kegiatan Statistic Day
SOP tidak
didistribusikan ke seluruh asisten
sehingga asisten tidak bisa
mempelajarinya.
Selain itu juga tidak terdapat
jadwal jaga asisten
SOP dikrim ke
email masing-masing asisten
beserta jadwal jaga
laboratorium
sehingga semua asisten dapat
memahami konsep acara
dan jadwal jaga
masing-masing
13. Peningkatan kerjasama
asisten dalam menumbuhkan
kreatifitas untuk
melakukan
inovasi terhadap lomba
yang didakan.
Statistic Day
Dilakukan pembagian
jobdesc untuk membuat
keperluan yang dibutuhkan
untuk menghias
laboratorium dalam acara
open laboratorium di
kegiatan
Statistic Day
Terdapat beberapa
jobdesc yang tidak
terealisasikan karena waktu
persiapan yang
kurang
Waktu persiapan minimal h-3
minggu sebelum acara
berlangsung
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
34 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM
Dengan adanya perubahan baik dari lingkungan eksternal maupun internal,
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas senantiasa meningkatkan pelayanan
dengan memperbaiki sistem yang dirasa kurang baik dengan sistem yang lebih baik
sesuai dengan kondisi yang terbaru. Pada tahun 2016 ini, terdapat beberapa
perubahan baik dari lingkungan internal laboratorium maupun lingkungan eksternal
laboratorium.
Untuk perubahan dari lingkungan internal sendiri salah satunya pergantian
kepala laboratorium sejak Bulan April tahun 2016, yang secara tidak langsung
mempengaruhi terhadap beberapa program kerja laboratorium. Adanya program kerja
laboratorium yang sebelumnya belum ada di periode sebelumnya, yaitu kegiatan
bedah jurnal. Kegiatan bedah jurnal mengenai materi desain eksperimen dapat
meningkatkan pengetahuan asisten mengenai desain eksperimen terutama bagi
asisten angkatan 2014 yang belum mengambil mata kuliah desain eksperimen. Adanya
kegiatan bedah jurna laboratorium juga dapat sekaligus menyiapkan asisten untuk
mengikuti kompetisi lomba statistik yang berikutnya.
Untuk perubahan dari lingkungan eksternal yang mempengaruhi sistem
manajemen mutu laboratorium adalah perubahan kurikulum Teknik Industri Universitas
Brawijaya menjadi kurikulum 2016 yang baru sesuai dengan KKNI, sehingga sistem
dan konsep praktikum juga berubah. Sebelumnya Laboratorium Statistik & Rekayasa
Kualitas hanya mengampu praktikum Statistik Industri saja. Namun dengan adanya
kurikulum 2016, Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas juga mengampu Pratikum
Terintegrasi II yang dulunya dinamakan dengan Tugas Besar Perancangan Produk.
Dengan diadakannya praktikum yang baru, asisten harus mempelajari dan
menyiapkan materi lain untuk membimbing di Praktikum Terintegrasi II. Selain itu,
dengan adanya kurikulum 2016, praktikum statistik industri digabung dengan mata
kuliah Statistik Industri II dengan bobot keduanya sebesar 3 sks, dimana untuk
praktikum bobotnya adalah 1 SKS.
Selain perubahan praktikum, juga terdapat perubahan terhadap sistem asistensi.
Asistensi pada periode Ganjil 2016/2107 ditiadakan sehingga praktikum terdiri atas
praktikum pengenalan dan praktikum pengerjaan LKM sehingga tidak perlu dilakukan
asistensi laporan. Akan tetapi, praktikan tetap dapat melakukan konsultasi kepada
asisten masing-masing terkait praktikum yang bersangkutan.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 35
8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM
Untuk menjadi laboratorium yang lebih baik dalam memberikan pelayanan
kepada pelanggan, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas terus berupaya
meningkatkan kinerja yang berpengaruh pada sistem manajemen mutu laboratorium.
Saran dan masukan yang diperoleh dari stakeholders internal didapatkan melalui rapat
evaluasi yang dilakukan secara berkala maupun diskusi antar asisten dan kepala
laboratorium. Saran dan masukan ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja sistem
manajemen organisasi. Sedangkan Saran dan masukan yang diperoleh dari
stakeholders eksternal didapatkan melalui adanya e-complaint pada website
laboratorium, kotak saran yang diletakkan di depan laboratorium, maupun
berhubungan langsung (diskusi, email, call center, dsb) dengan pihak internal
laboratorium, sehingga pihak eksternal dapat memberikan kritik dan saran yang
membangun untuk meningkatkan kinerja sistem manajemen organisasi.
Secara keseluruhan, laboratorium sebenarnya sudah memiliki prosedur-prosedur
program kerja yang terstruktur namun selalu terkendala dengan hambat-hambatan
yang berada di luar kendali laboratorium dan asisten yang kurang memahami
prosedurnya. Oleh karena itu, diperlukan perbaikan pada sisi individual asisten untuk
memahami segala prosedur yang ada dan lebih bertanggung jawab atas tugas atau
jobdesc masing-masing. Kemudian untuk permasalahan hambatan yang berada di luar
kendali laboratorium, sebaiknya laboratorium harus membuat berbagai pilihan konsep
perencanaan program kerja sehingga dapat menanggulangi berbagai kemungkinan
yang dapat terjadi. Selain itu, diperlukan perbaikan pada koordinasi antar asisten dan
antar asisten dengan Kepala Laboratorium maupun pihak-pihak luar yang
bersangkutan terhadap program kerja laboratorium yang tertentu.
V. PENUTUP
Berdasarkan kajian yang dilakukan pada Sistem Manajemen Laboratorium
Statistik dan Rekayasa Kualitas, Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya dapat
disimpulkan bahwa sistem manajemen yang ada pada Laboratorium ini sudah efektif,
dengan lebih banyaknya program dan capaian sasaran mutu yang sudah terlaksana.
Akan tetapi, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas masih berkomitmen untuk
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
36 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
berupaya terus memperbaiki kinerja agar dapat memberikan pelayanan yang lebih baik
pada stakeholder.
Capaian tersebut meskipun belum sempurna merupakan hasil kerja keras seluruh
pihak Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas, serta Jurusan Teknik Industri
Universitas Brawijaya. Oleh karena itu, terimakasih disampaikan kepada pihak-pihak
yang telah berkontribusi untuk penyusunan laporan tinjauan manajemen ini.