TIPO DE DIAGRAMAS
1.-DIAGRAMA DE FLUJOUndiagrama de flujoes una representacin
grfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un
smbolo diferente que contiene una breve descripcin de la etapa de
proceso. Los smbolos grficos del flujo del proceso estn unidos
entre s con flechas que indican la direccin de flujo del
proceso.
El diagrama de flujo ofrece una descripcin visual de las
actividades implicadas en un proceso mostrando la relacin
secuencial ente ellas, facilitando la rpida comprensin de cada
actividad y su relacin con las dems, el flujo de la informacin y
los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles
repetitivos, el nmero de pasos del proceso, las operaciones de
interdepartamentales Facilita tambin la seleccin de indicadores de
proceso.1.1.-BENEFICIOS DE DIAGRAMA DE FLUJO En primer lugar,
facilita la obtencin de una visin transparente del proceso,
mejorando su comprensin. El conjunto de actividades, relaciones e
incidencias de un proceso no es fcilmente discernible a priori. La
diagramacin hace posible aprehender ese conjunto e ir ms all,
centrndose en aspectos especficos del mismo, apreciando las
interrelaciones que forman parte del proceso as como las que se dan
con otros procesos y subprocesos. Permiten definir los lmites de un
proceso. A veces estos lmites no son tan evidentes, no estando
definidos los distintos proveedores y clientes (internos y
externos) involucrados. El diagrama de flujo facilita la
identificacin de los clientes, es ms sencillo determinar sus
necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfaccin de sus
necesidades y expectativas. Estimula el pensamiento analtico en el
momento de estudiar un proceso, haciendo ms factible generar
alternativas tiles. Proporciona un mtodo de comunicacin ms eficaz,
al introducir un lenguaje comn, si bien es cierto que para ello se
hace preciso la capacitacin de aquellas personas que entrarn en
contacto con la diagramacin. Un diagrama de flujo ayuda a
establecer el valor agregado de cada una de las actividades que
componen el proceso. Igualmente, constituye una excelente
referencia para establecer mecanismos de control y medicin de los
procesos, as como de los objetivos concretos para las distintas
operaciones llevadas a cabo. Facilita el estudio y aplicacin de
acciones que redunden en la mejora de las variablestiempoycostes de
actividade incidir, por consiguiente, en la mejora de la eficacia y
la eficiencia. Constituyen el punto de comienzo indispensable para
acciones de mejora o reingeniera.
Todas estas razones apuntan hacia el diagrama de flujo como un
instrumento primordial para la correcta gestin de los procesos.La
realizacin de un diagrama de flujo es una actividad ntimamente
ligada al hecho de modelar un proceso, que es por s mismo un
componente esencial en la gestin de procesos.Frecuentemente los
sistemas (conjuntos de procesos y subprocesos integrados en una
organizacin) son difciles de comprender, amplios, complejos y
confusos; con mltiples puntos de contacto entre s y con un buen
nmero de reas funcionales, departamentos y personas implicadas. Un
modelo una representacin de una realidad compleja) puede dar la
oportunidad de organizar y documentar la informacin sobre un
sistema. El diagrama de flujo de proceso constituye la primera
actividad para modelar un proceso.Pero qu es un modelo? Un modelo
es una representacin de una realidad compleja. Modelar es
desarrollar una descripcin lo ms exacta posible de un sistema y de
las actividades llevadas a cabo en l.Cuando un proceso es modelado,
con ayuda de una representacin grfica (diagrama de flujo de
proceso), pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones
existentes entre distintas actividades, analizar cada actividad,
definir los puntos de contacto con otros procesos, as como
identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo, los
problemas pueden ponerse de manifiesto claramente dando la
oportunidad al inicio de acciones de mejora.
2.- DIAGRAMA DE FLECHASElDiagrama de Flechasindica el orden en
que deben ser ejecutadas las actividades de un proyecto,
permitiendo planificar y controlar su desarrollo, identificando las
actividades que lo componen y determinando su ruta crtica, mediante
una representacin de red.El diagrama de flechas: Muestra en un slo
documento el recorrido de un proyecto. Hace posible que las
actividades correspondientes a un proyecto determinado, su
secuencia y duracin, sean conocidas. Facilita el control del
proyecto, permitiendo responder ante las dificultades que puedan
surgir durante su desarrollo. Se evidencian los planes poco
realistas, dando oportunidad a su reajuste. El diagrama de flechas
tambin es conocido bajo otras denominaciones, como: actividad
diagrama de red, diagrama de red, red de actividades, diagrama de
nodo, o mtodo de la ruta crtica (CPM critical method path).
Se fundamenta en la aplicacin de la metodologa delcamino crtico,
siendo una simplificacin de la herramienta de planificacin PERT
(Program Evaluation and Review Technique), que fue desarrollada por
la Marina de los Estados Unidos para apoyar el proyecto del
submarino nuclearPolaris. Su objetivo era facilitar la planificacin
y programacin de proyectos de gran complejidad y magnitud. El
diagrama de flechas constituye una simplificacin del mtodo
PERT.
En un proyecto, el trabajo se descompone en un conjunto de
actividades interdependientes cuyo orden debe ser respetado. Pero
en la secuencia de actividades algunas de ellas pueden ser
ejecutadas simultneamente. El diagrama de flechas hace posible que
series de actividades paralelas se pongan de manifiesto,
permitiendo el ajuste de la programacin del proyecto y facilitando
que ste se efecte en el mnimo tiempo posible.El diagrama de flechas
proporciona la ruta crtica del proyecto, que es el flujo de las
actividades decisivas, donde los retrasos afectarn al calendario de
la totalidad del proyecto. Tambin evidencia qu actividades pueden
acelerar el proyecto.
3.- DIAGRAMA DE PROCESO DE DECISIONEldiagrama de procesos de
decisin(Process Decision Program Chart PDCP) permite analizar las
fases a desarrollar para la consecucin de un objetivo,
identificando potenciales contingencias no deseadas y estableciendo
contramedidas especficas para contrarrestar dichas
contingencias.
El diagrama de proceso de decisin muestra el grado de
complejidad en el alcance de un proyecto u objetivo poniendo de
manifiesto posibles dificultades, facilitando la planificacin y
permitiendo elaborar alternativas a las dificultades que puedan
surgir, en la trayectoria establecida.
En definitiva, se trata de una herramienta preventiva y
proactiva que es utilizada para formular los pasos necesarios para
completar un proyecto, anticipar los problemas potenciales para
disear respuestas adecuadas para afrontarlos.Entre los beneficios
de esta herramienta de la calidad, destacan los siguientes:
Facilita a los miembros del equipo una visin global de las fases a
desarrollar. Hace posible anticipar qu puede suceder en cada una de
esas fases. Permite adelantar los potenciales problemas que pueden
surgir durante el desarrollo del proyecto y tener previstas
acciones que puedan contrarrestarlas.
El diagrama de proceso de decisin constituye una variacin del
diagrama de rbol (en el que se descompone el objetivo general en
acciones ms detalladas), aadiendo la identificacin de dificultades
y de alternativas para contrarrestarlas.4.- DIAGRAMA DE
RELACIONESEldiagrama de relacioneses una herramienta que ayuda a
analizar un problema cuyas causas estn relacionadas de manera
compleja. El diagrama de relaciones permite alcanzar una visin de
conjunto sobre cmo las causas estn en relacin con sus efectos y
cmo, unas y otros, se relacionan entre s.
El objetivo principal del diagrama de relaciones es la
identificacin de las relaciones causales complejas que pueden
existir en una situacin dada. El mtodo da por supuesto que hay
muchas posibles causas y efectos en torno a un determinado
problema. El objetivo de la aplicacin de la herramienta es obtener
sus posibles causas, analizando la complejidad de sus
relaciones.
El diagrama de relaciones, no obstante, puede realizarse desde
una perspectiva positiva, es decir, situando en el centro, en lugar
de un problema, un objetivo o efecto deseable para el que se
buscarn los posibles caminos o acciones.Para llevar a cabo un
diagrama de relaciones es necesario un grupo de trabajo cuyos
componentes conozcan bien el problema o, en general, la situacin
que se va a analizar.
5.- DIAGRAMA DE ARBOL-DIAGRAMA SISTEMATICOElDiagrama de rbol, o
diagrama sistemtico, es una herramienta de la calidad que permite
obtener una visin de conjunto de los medios necesarios para
alcanzar una meta o resolver un problema.
Partiendo de una informacin general, como la meta a alcanzar, se
incrementa gradualmente el grado de detalle sobre los medios
necesarios para su consecucin. Este mayor detalle se representa
mediante una estructura en la que se comienza con una meta general
(el tronco) y se contina con la identificacin de niveles de accin
ms precisos (las sucesivas ramas). Las ramas del primer nivel
constituyen medios para alcanzar la meta pero, a su vez, estos
medios tambin son metas, objetivos intermedios, que se alcanzarn
gracias a los medios de las ramas del nivel siguiente. As
repetidamente hasta llegar a un grado de concrecin suficiente sobre
los medios a emplear.La utilizacin del Diagrama de rbol permite
descomponer cualquier meta general, de modo grfico, en fases u
objetivos concretos, as como determinar acciones detalladas para
alcanzar un objetivo.
6.- MATRIZ DE PRIORIZACIONLa matriz de priorizacin es una
herramienta que permite la seleccin de opciones sobre la base de la
ponderacin y aplicacin de criterios.Hace posible, determinar
alternativas y los criterios a considerar para adoptar una decisin,
priorizar y clarificar problemas, oportunidades de mejora y
proyectos y, en general, establecer prioridades entre un conjunto
de elementos para facilitar la toma de decisiones.
La aplicacin de la matriz de priorizacin conlleva un paso previo
de determinacin de las opciones sobre las que decidir, as como de
identificacin de criterios y de valoracin del peso o ponderacin que
cada uno de ellos tendr en la toma de decisiones.La matriz de
priorizacin consiste en la especificacin del valor de cada criterio
seleccionado para, posteriormente, analizar mediante el despliegue
de distintas matrices tipo-L, el grado en que cada opcin cumple con
los criterios establecidos.
