Tipos de Documentação

Documentação comercial Ø Factura Ø Guia de remessa Ø Nota de encomenda Ø Nota de debito Ø Nota de credito Ø Recibo Ø Carta comercial

Ä Factura

É a descrição de uma dívida e uma indicação do que deve pagar. Permite

controlar, antes do pagamento, se o montante reclamado é exacto e

justificado, nomeadamente se corresponde ao orçamento anteriormente

estabelecido, se a taxa do IVA aplicada é a correcta, etc. Pode igualmente

ser uma prova de compra para o consumidor na hipótese de não se terem

efectuado nem um orçamento, nem uma nota de encomenda.

O que deve constar de uma factura?

· Data e número sequencial;

· Identificação do vendedor ou prestador de serviços (nome, firma ou

denominação social, morada da sede ou domicílio);

· Identificação do consumidor;

· Identificação fiscal do profissional e do consumidor;

· A quantidade e denominação usual dos bens ou serviços, com

especificação dos elementos necessários à determinação da taxa de

imposto aplicável;

· O preço líquido antes do imposto;

· As taxas aplicáveis e o montante do imposto devido (IVA);

· O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso.

Ä Factura electrónica A factura electrónica é um documento comercial semelhante à versão em

papel, mas distribuído em ficheiro informático. Tem a mesma validade das

facturas em papel desde que haja acordo prévio entre as empresas

envolvidas na troca digital de informação, seja garantida a autenticidade da

origem e a integridade do conteúdo através de uma assinatura digital ou

EDI (electronic data interchange), e o arquivo em suporte electrónico pres-

te acesso on-line à Administração Fiscal e assegure a integridade da origem

e do conteúdo durante o prazo legal, fixado em dez anos.

Ä Factura/recibo

Ä Recibo Recibo bem do verbo receber, é a declaração escrita de ter comprado ou

recebido alguma coisa, documento comprovativo.

O recibo de compra é muito importante pois funciona como um

comprovante de que adquirimos o produto. Em caso de qualquer problema,

devemos apresentá-lo possibilitando assim hipótese de defesa do

consumidor.

Ä Nota de encomenda A nota de encomenda é o documento escrito no qual o vendedor e o

consumidor registam o seu acordo sobre o objecto e o preço da venda,

quando o consumidor não pode levar imediatamente o bem comprado.

A nota de encomenda pode ou não ser assinada pelo consumidor, mas em

ambos os casos pode constituir um contrato.

Logo que haja acordo as partes estão, em princípio, obrigadas a

concretizar a compra e venda, no sentido jurídico deste termo. O facto do

pagamento e da entrega ocorrerem mais tarde não altera nada,

especialmente na chamada compra e venda tradicional. Portanto, a nota de

encomenda é uma prova de promessa de compra e venda.

Na generalidade, a legislação não prevê a possibilidade de anular a nota

de encomenda salvo em determinadas modalidades de venda ou quando o

consumidor e vendedor estabelecerem condições para essa anulação.

Ä Nota de Crédito A Nota de Crédito é um documento comercial emitido por um vendedor a

um comprador. Ela indica quantidades, preços e formas de pagamento

(dentre outros) acordados entre vendedor e o comprador para produtos

e/ou serviço, cujo comprador não pagou, não recebeu, ou devolveu.

A Nota de Crédito pode também ser emitida no caso de mercadorias

danificadas, erros ou reajustes. Uma Nota de Crédito pode reduzir ou

eliminar o montante que o comprador tem de pagar ao vendedor, em relação

ao original da factura emitida anteriormente.

A Nota de Crédito geralmente contém: Código, Data, Endereço de

facturamento, Endereço de Entrega, Condições de Pagamento, Lista de

Produtos com preços e quantidades. Normalmente ela também referências a

factura original e pode estar especificada a razão de sua emissão.

O vendedor geralmente emite uma Nota de Crédito para igual ou menor

valor do que a factura original, em seguida, reembolsa o dinheiro ao

comprador ou abate este Crédito de um saldo devedor de outras possíveis

transacções do mesmo comprador.

Ä Nota de Débito

Nota de débito é uma nota muito utilizada para se efectuar, por exemplo,

cobrança de valores para os quais não seja compatível a emissão de nota

fiscal. A nota de débito diz que seu sacado é devedor do sacador. Uma de

suas utilizações práticas é para a cobrança de encargos referentes a

duplicatas e outros títulos que tenham sido pagos em cartório. Cabe

ressaltar que a nota de débito não é título de crédito, não sendo passível de

protesto, tampouco de acção judicial de execução de dívida. Através da

emissão de uma nota de débito, pondera-se debitar-se um determinado

valor monetário a um cliente. Esta operação originará um acréscimo da

dívida desse cliente (sendo devedor) ou uma diminuição do seu crédito

(sendo credor). A nota de débito é utilizada frequentemente para debitar

encargos por conta do cliente, despesas com serviços bancários, juros,

taxas, etc.

Ä Guia de remessa

Guia de remessa

Entidade remetente

...

Remessa saída n.º ... / ...

Data ... / .../ ...

Responsável

_______________________________________

Entidade destinatária

Arquivo Distrital de Vila Real

Remessa entrada n.º ... / ...

Data ... / .../ ...

Responsável

_______________________________________

Volume total da remessa Nº e tipo de U. I. ...

Dimensão ...

Fundo ... Sub-divisões orgânico funcionais ...

Série ... Sub-série ... Código de classificação ... Datas extremas ... – ... Nº e tipo de U. I. ...

N.º de ref. da tabela de selecção ... Suporte ... Dimensão ... m/l.

Unidades de instalação

Cotas Data N.º de ref.

Tipo Título Datas extremas de origem actual Elim. Transf.

Ä Carta comercial A correspondência comercial é o tipo mais habitual de comunicação

escrita no mundo empresarial. Deve ser bem redigido, sem erros

ortográficos e construções gramaticais incorrectas ou rebuscadas.

As cartas comerciais devem ter a seguinte estrutura:

Ø O timbre

Ø A data

Ø O destinatário

Ø O registo e a referência

Ø O assunto

Ø O cabeçalho

Ø O texto

Ø Despedida

Ø A assinatura

Documentação Administrativa

Ø Interno Ø Requerimento Ø Aviso Ø Esclarecimento Ø Circular Ø Minuta Ø Acta Ø Relatório Ø Reclamação Ø Comunicado

Ä Aviso De carácter oficial e muitas vezes compulsório, estas comunicações são

actos processuais com que se dá conhecimento público de um facto (aviso

nos jornais), ou se chama alguém a comparecer num organismo público

(directa ou pelo correio – aviso-postal, carta registada, etc.).

O aviso pode de interno ou externo.

Ä Requerimento No requerimento, o pretendente (demandante, requerente) expõe uma

pretensão a um direito que lhe assiste, citando portanto a legislação ou

regulamento correspondente;

Ä Esclarecimento

Ä Circular

O objectivo da circular é comunicar uma informação, por exemplo,

mudança de direcção ou telefone, mudança pessoal, abertura de uma nova

dependência ou programa, alteração de preço ou condições de venda,

anúncio de visitas, termo de um serviço, encerramento para férias, etc.

Os cuidados a ter é escrever com clareza, simplicidade e brevidade, já

que nos dirigimos a todos como se fosse a cada um. Os parágrafos devem

ser curtos e a expressão ordenada, assim como a conclusão deve ser

afectuosa e a assinatura manuscrita, o que contribui para cativar o leitor.

Ä Minuta

Ä Acta As actas são documentos que tem uma estrutura própria e obedecem a

normas precisas.

Normas a seguir na elaboração da acta:

Ø Todas as actas são numeradas;

Ø Todos os números devem ser escritos por extenso (actualmente já se

dispensa está norma quando o numero não oferece qualquer duvida).

Por exemplo, quando se lê «ponto 1. informações», naturalmente que,

se este for o primeiro ponto, não se tornara necessário escrevê-lo

por extenso, pois não á dúvida quanto á sua posição de ordem.

Noutros casos, tratando-se de um montante monetário acordado para

qualquer negócio, por hipótese, é indispensável escrevê-lo por

extenso.

Ø Não se deve deixar espaços em branco; estes deverão ser trancados

com uma linha horizontal ou num traço oblíquo, se for um espaço

maior.

Ø Não pode haver rasuras ou emendas (quando o secretário comete um

erro no momento em que passa a acta para o livro de actas, deverá

escrever á frente da palavra errada «digo» e escrever a correcta ou

no fim da acta ressalvar as incorrecções.

Escola Secundária de Paços de Ferreira

Actas da sessão do Conselho Pedagógico

Aos _________dias do mês de _______de dois mil e_________, pelas ________horas, reuniu-se na sala __________ o Concelho Pedagógico da Escola Secundária, em sessão (ordinária ou extraordinária), com a seguinte ordem de trabalhos:

1____________________ 2____________________ 3____________________

O Dr. _________________________deu início aos trabalhos ___________________

Nada, mais havendo a trata, deu-se por encerrada a sessão da qual se lavrou a presente acta que, depois de lida e aprovada, vai ser assinada pelo Presidente ___________________ e por mim Secretariei. O Presidente ___________________________________________________________ O Secretário____________________________________________________________

Ano Lectivo 07/08

Ä Relatório O relatório é o documento através do qual um técnico, engenheiro ou

cientista faz o relato da forma como realizou um determinado trabalho. O

objectivo é comunicar (transmitir) ao leitor a experiência acumulada pelo

autor na realização do trabalho e os resultados que obteve.

Os resultados apresentados num relatório (como em qualquer outro texto

científico) devem ser verificáveis. Esse é um aspecto importantíssimo e

frequentemente esquecido. O que é dito num relatório não é verdade por

causa de quem o escreve (por muito importante que seja o autor). É

verdadeiro (cientificamente...) porque foi determinado segundo um método

conhecido e descreve um trabalho que (para poder ser verdadeiro) está

sujeito ao escrutínio dos pares. Em ciência não há verdades absolutas. A

verdade (ou a melhor aproximação que conseguimos dela) é conseguida

através do consenso de todas as pessoas que queiram participar numa

discussão.

Por isso, um relatório deve permitir a quem o lê reproduzir o trabalho

realizado, tal qual ele foi feito pelo autor. Só assim se pode provar, por

exemplo, se determinado resultado é válido, se foi obtido por métodos

correctos e que não há viciação dos resultados. É assim que se garante que o

que é transmitido é cientificamente verdadeiro: qualquer resultado, para

ter valor científico, deve poder ser reproduzido. Um resultado que só uma

pessoa consegue obter não tem qualquer validade científica.

Ä Reclamação

Ä Comunicado

Ø Externo Ø Aviso Ø Oficio Ø Notificações Ø Memoriais Ø Petições Ø Procuração Ø Protocolo Ø Atestado Ø Certidões Ø Certificado Ø Declaração Ø Edital Ø Anuncio Ø Leiloes Ø Hastas publicas Ø Concursos Ø Admissões Ø Adjudicações Ø Contrato Ø Esclarecimento Ø Circular Ø Relatório Ø Reclamação Ø Contestação Ø Comunicado

Ä Oficio São comunicações oficiais de carácter administrativo e tem

habitualmente a estrutura de carta comercial – pedido de informação e

envio de elementos informativos, ou então das circulares – alterações ou

modificações, iniciativas ocasionais, etc.

Ä Memoriais No memorial, refere um pedido já feito, enumerando ordenadamente as

comunicações havidas ou as diligências feitas sobre o assunto.

Ä Petições Na petição, formula um pedido, argumentando e indicando, os

fundamentos com que o faz;

Ä Procuração

Procuração é um documento pelo qual alguém atribui a outrem poderes

para o representar. Reverte-se de formas diferentes, conforme o acto ou

negocio que se pretende que o procurador realize.

Ä Protocolo Protocolo esta palavra tem varias excepções, que se destacam:

Ä A de conjunto de normas de cerimonial e cortesia a observar em

determinadas situações (socioprofissional e administrativas);

Ä A de livro onde os escrivães de um juízo fazem a anotação de uma

audiência, ou onde uma empresa regista entregas de

correspondência;

Ä A de acta relativa a um acordo, congresso ou conferencia

internacional.

Ä Atestado

Modelo de Atestado

Atesto, para os devidos fins, que conheço o Sr....,Portugues, solteiro, nascido em, ....de...de......, na cidade de Lisboa , filho de........e........., portador do Bilhete de Identidade n°........., residente e domiciliado nesta cidade, na rua............, n°...., nada sabendo em desabono à sua conduta, até a presente data.

Lisboa, de.................de 2004

José.....

(Firmas reconhecidas em cartório) Ä Certificado

Certificado é um documento que comprova que o indivíduo fez algum curso

ou esteve presente em algum lugar, porém, não possui o valor de mercado

que possui o diploma.

Ä Anúncio ou Edital O anúncio é uma informação ou um aviso com que se participa, faz saber

ou dá conhecimento de algo ao público.

Quando esse anúncio representa uma ordem oficial ou judicial, toma o

nome, respectivamente, de edital ou de édito.

A sua redacção é a que encontramos habitualmente na empresa diária,

diferindo o vocabulário conforme as entidades emissoras (ministérios,

cartórios, câmaras, empresas, etc.).

Documentação Bancária

Ø Cheque Ø Letras Ø Transferência bancária Ø Livranças Ø Extractos de facturas Ø Cartões de credito e debito

Ä Cheque Cheque é a ordem de pagamento dada pelo sacador (titular da conta) ao

sacado (banco), para que este pague a si próprio ou a um terceiro

(beneficiário) uma determinada quantia.

Ä Letras A letra é um titulo de crédito à ordem, sujeito a formalidades, através

das quais uma pessoa – sacador - ordena à outra, que lhe pague a si ou a

terceiro – tomador - uma certa importância em determinada data.

Ä Livranças A Livrança é um documento através do qual o subscritor ou signatário se

compromete a pagar a um beneficiário ou à ordem deste um determinado

valor (valor nominal da livrança) numa determinada data (data de

vencimento).

Ä Transferência Bancária São operações bancárias em que uma pessoa ou empresa (ordenante) toma a

iniciativa de colocar determinada quantia em dinheiro à disposição de

outrem (beneficiário) utilizando para isso uma Instituição Bancária, ou seja,

é feita uma transferência da conta bancária do ordenante para o do

beneficiário. As operações dentro da mesma instituição bancária chamam-se

intrabancárias e as feitas entre bancos diferentes chamam-se

interbancárias.

Ä Cartões de crédito

É um instrumento de pagamento, geralmente sob a forma de um cartão de

plástico, disponibilizado pela entidade emitente ao titular para que este,

através do acesso a uma rede de telecomunicações e com base na conta a

que o cartão está associado, adquira bens ou serviços, efectue pagamentos,

proceda a levantamentos de notas e/ou realize outras operações. O cartão

bancário permite ao seu titular autenticar a operação que pretende

efectuar.

Alguns cartões bancários são emitidos em associação com instituições não

financeiras e facultam aos seus titulares um certo número de vantagens.

Distinguem-se dos cartões que são emitidos exclusivamente por empresas,

sem intervenção de instituições financeiras, e que são conhecidos como

cartões de loja, privativos ou de retalhista, mas que não são cartões

bancários.