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Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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Page 1: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

Seite 1

KL

„Tipps und Tricks im Umgang mit SAP R/3 PM for beginners“

Stuttgart, 6.3.2006

Download unter http://www.liebstueckel.com

Page 2: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL Themen

• Benutzer (un) freundlichkeit• Anlagenstrukturierung• Abwicklung von IH-Maßnahmen• Vorbeugende Instandhaltung• Abwicklung von Fremdleistungen• Ersatzteilmanagement• Verknüpfung mit anderen SAP-Modulen• Anbindung externer Systeme• Instandhaltungscontrolling• Sonstiges

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KL Benutzerfreundlichkeit

• Frage: Warum ist dieses Thema gerade in der Instandhaltung so wichtig?

• Anwort: die typischen Benutzerprofile– Wenig Erfahrung im Umgang mit EDV– Extremfall: noch nie vor einem PC gesessen– Soll eigentlich reparieren und keine EDV bedienen– ….

• Lösungen: Maßnahmen zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit

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KL Benutzerfreundlichkeit

Werkzeuge, die das Leben erleichtern und die Komplexität reduzieren:

• Variantentransaktionen• Allgemeine Benutzerparameter• PM-spezifische Benutzerparameter• Customizing• Voreingestellte Listvarianten• PM-Informationssystem• Rollen und Favoriten• Vorschalttransaktionen• Easy-Web Transaktionen• Rollenbezogene Portale• …• …

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KL Variantentransaktionen

• Transaktion SHD0• keine Modifikation• bestehende Transaktionen

werden kopiert • Feldern werden vorbelegt oder

ausgeblendet• Masken werden ausgeblendet• Vorteile:

– Maßgeschneiderte Transaktionen für bestimmte Usergruppen

– Eigene Transaktionsbezeichnungen (z.B. ZW31)

– Einbindung in Rollen oder Favoriten

Page 6: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL Allgemeine Benutzerparameter

• Vorbelegung von Feldern• Reduzierung des

Eingabeaufwandes

Page 7: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL PM-spezifische Benutzerparameter

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KL Customizing

• Beispiele aus dem Customizing, die zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit beitragen:– Geeignete Suchhilfen– Sichtenprofile Stammdaten– Bildschirmmasken Meldungen– Bildschirmmasken Rückmeldungen– Integration Meldungs-/Auftragsart– Feldauswahl ausblenden– Vorschlagswerte – Transaktionsstartwerte– ….– ….

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KL Voreingestellte Listen

Selektion Listanzeige WeiterbearbeitungListmanipulation

•Einfach- und Mehrfach-

selektionen•Intervallselektionen

•Operatoren•Selektionsvarianten

•Feldauswahl anzeigbarer Felder•Einfachsortierung

•Mehrfachsortierung•Summenbildung

•Zwischensummenbildung•Ampelfunktionalität•Grafikdarstellung

•Filterfunktion•Suchfunktion

•Anzeigevarianten

•Download•Mailversand

•Absprung in das operative DB-Objekt•Massenbearbeitung der operativen DB-

Objekte

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KL Web-basiertes Problemhandling

… mit Self-Service

Page 11: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL Einmal-Dokumente

• Ausgangspunkt: Es gibt bei uns häufig die Notwendigkeit, im Zusammenhang mit der Abwicklung von Schadensfällen Meldung oder Auftrag mit einmalig vorkommenden Dokumenten (Fax, Photo, Versicherungsmeldung, Unfallbericht etc.) zu verknüpfen.

• Problem: Wie kann man SAP-Objekte mit Dokumenten verknüpfen, ohne jedes Mal einen Dokementenstammsatz im DVS anlegen zu müssen (zu umständlich)?

• Lösung: Objektdienste „Anlagen“

Page 12: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL Objektdienst „Anlagen“

• Anlagen: Einbinden von Elementen in ein SAP-Objekt

PC-Dateien

ZeichnungenNotizen

URL-Links

Page 13: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL Vier-Augen-Prinzip

• Ausgangspunkt: Es kommt bei uns häufig vor, dass eine Meldung, ein Auftrag, ein neu angelegter Technischer Platz, ein Equipment oder ein anderes SAP-Objekt von einer anderen Person als dem Erfasser noch mal überprüft werden soll.

• Problem: Wie kann einem Kollegen möglichst einfach und automatisiert mitteilen, dass er sich dieses SAP-Objekt einmal ansehen soll? Workflow?

• Lösung: Objektdienst „Senden“

Page 14: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL

Inbox

Auftrag

Objektdienst „Senden“

• Objektdienst „Senden“: Versenden eines Objektes per SAP-Office und Aufruf des Objekts aus der Inbox heraus

Page 15: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL Mails im SAP-System

• Ausgangspunkt: Bei uns im Hause wird Outlook als Email-Client genutzt (Anm.: Dasselbe gilt für Lotus Notes oder andere Email-Clients).

• Problem: Kann ich aus dem Outlook heraus meine SAP-Mails lesen, die z.B. per Workflow oder per Objektdienst erzeugt wurden.

• Lösung: SAP-MAPI-Schnittstelle– Outlook nur in den Versionen 98, 2000 und 2002

(OSS-Hinweis 103174)

Page 16: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL Die SAP MAPI Schnittstelle

• Verknüpfung eines Mail-Clients (z.B. Outlook oder Lotus Notes) mit SAP-Office

Page 17: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL Einrichten der SAP MAPI-Schnittstelle

1. Neuer Dienst im Profil„SAP MAPI Service Provider

2. Anmeldung an dem oder den gewünschten SAP-System

3. Konfiguration der Schnittstelle

Page 18: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL Allgemeine Tipps

• Möglichst wenig verschiedene SAP-Objekte für die Anlagenstrukturierung

• Strukturierungstiefe:– Zu Beginn möglichst flache Hierarchien– In einer späteren Ausbaustufe gezielt herunterbrechen

• TP mit generischer Nummer oder nicht?• IBIP für Datenübernahmen• Wenn Stücklisten, dann möglichst Materialstücklisten• Wenn Arbeitspläne, dann möglichst Anleitungen• Wenn Wartungspläne, dann möglichst Einzelzyklus• Gezielter Einsatz des RISTRA20

Page 19: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL Vorlage für Klassifizierung

• Ausgangspunkt: Wir möchten unsere technischen Objekte sollen klassifizieren.

• Problem: Die ist ziemlich großer organisatorischer und Erfassungsaufwand. Gibt es Klassifikationssysteme, die als Vorlage dienen könnten?

• Lösung: Eclass (http://www.eclass.de)– 25.000 Klassen– 3.700 Merkmale– 45.000 Schlagworte

Page 20: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL Auftragsnacherfassung

• Ausgangssituation: Wir benötigen eine einfache Lösung für ungeplante Maßnahmen, bei der ein Auftrag angelegt wird und dazu eine Zeitrückmeldung erfolgen kann.

• Problem: Kann man das Anlegen eines Auftrages und das Rückmelden in einer Transaktion durchführen. Oder gibt es andere Lösungen?

• Lösung: – Eine Transaktion zur Nacherfassung kommt in mySAP ERP 2005– Eigene Vorschalttransaktion– IW61 und ein ABAP für die Kostenverrechnung

Page 21: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL Fremdarbeitsplätze

• Ausgangspunkt: Wir haben Fremddienstleister, die bei uns mehr oder weniger immer präsent sind und die mehr oder weniger „auf Zuruf“ arbeiten. Es wäre ein unzumutbarer Verwaltungaufwand, für jede dieser Maßnahmen den Ablauf Auftrag Banf Bestellung Wareneingang Rechnungseingang zu durchlaufen.

• Frage: Gibt es ein Möglichkeit, diesen administrativen Aufwand zu verringern?

• Antwort: Fremdarbeitsplätze mit Rahmenbestellungen

Page 22: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

Seite 22

KL

BestellungNr. 45000125

1

MMM

Fa. Schnell 1.1.-30.6.

150 Handwerkerstunden 33,70 EUR/hKontierung: Kostenstelle 4050

Voraussetzungen

LeistungsartenplanungKostenstelle Leistungsart Tarif

4010 1410 32,504010 1411 33,804010 1412 45,004050 F01 33,70

4100 1411 33,804100 1412 45,754100 1420 33,904200 MST 39,004200 FST 12,004200 RUE 45,004200 PER 60,00……..

……..

Arbeitsplatz FR01Fa. Schnell & Co.

Kostenstelle 4050Steuerschlüssel PM01Leistungsart F01

Kostenstelle 4050Fa. Schnell & Co.

Page 23: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

Seite 23

KL

Instandhaltungsauftrag 901956Belastung Abrechnung

LeistungKOST 405010h € 337.--

abger. Leistung10h € 337.--

Leistende Kostenstelle 4050Entlastung

Verrechnung LeistungAUF 90195610 h € 337.--

AM-Anlage

CO-/PP-/PM-Auftrag

Projekt

Empfangende KostenstelleBelastungAbger. Leistung10h € 337.--

Abrechnen IH-Auftrag

Page 24: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

Seite 24

KL

Leistende Kostenstelle 4050Fa. Schnell & Co.

EntlastungVerrechnung LeistungAUF 901956337.—……..

MDO

Firma Schnell & Co.

Rechnung 50224

Zu Ihrer BestellNr. 45000125Zeitraum 1.1. - 31.1.

Auftrag .....Auftrag .....Auftrag .....Auftrag 901956 10h € 337.--Auftrag .....Auftrag .....Auftrag .....Summe: 70h € 2359.--

Belastung

Rechnung 502242359.--

Instandhaltungsauftrag 901956

LeistungKOST 405010h € 337.--

Belastung

Faktura und Controlling

Page 25: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

Seite 25

KL Schnittstellen

• Ausgangspunkt: es gibt eine ganze Menge Software-Lösungen, die möglicherweise mit dem PM gekoppelt werden sollen?

• Problem: wie finde ich heraus, ob es für meine Software eine von SAP zertifizeirte Schnittstelle gibt?

• Lösung: auf dem SAP-Servicemarktplatz unterhttp://www.sap.com/partners/directories/SearchSolution.epx

Page 26: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

Seite 26

KL Welche Controllinginstrumente stellt SAP zur Verfügung?

• SAP Business Information Warehouse

• R/3 InformationssystemeLogistik (LIS)Controlling (CIS)Finanz (FIS)Personal (PIS)

• operative SystemeABAP List ViewerQueryQuick Viewer

Management Informations-Systeme

Informationssysteme

ControllingAusfall Umsatz

P1P2P3

Kosten Erlöse Kunde

LIS CIS FIS PIS

ExterneDaten

System1 R/3

Einkauf

R/3R/3

System2 R/3

Einkauf

R/3R/3 R/2R/2

System3 R/2

Page 27: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL Was ist der Quickviewer?

• Einfache Möglichkeit, Grundlisten zu generieren• Eignet sich auch für Anfänger oder den

gelegentlichen Gebrauch• Quickviews werden benutzerabhängig definiert• Quickviews können in SAP Query überführt werden

Page 28: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL Wie werden Quickviews erstellt?

• Erstellen des Layouts- anzuzeigende Felder- Sortierung- Selektion- Datenquelle- Ausgabemedium

Page 29: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL Wie werden Quickviews ausgeführt?Welche Ergebisse bringen sie?

• Ausgabe als- Tabelle- ABAP Liste- ABAP List Viewer- Datei

• Sortierung• Grafik• Export• ABC-Analyse• Mailfunktionen• …. • Aber: kein Absprung in

originäres Objekt

Page 30: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL PM-IS

• Frage: Was kann das PM-IS?

• Antwort: Es gibt verschiedene Arten von Analysen

– Standardanalysen

– Frühwarnsystem

– Flexible Analysen

Page 31: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL Standardanalysen

• Standardanalysen– Schadensanalyse zur Objektklasse– Schadensanalyse zum Hersteller– Objektstatistik– Ausfallanalyse– Kostenanalyse– Fahrzeugverbrauchsanalyse

• Auswertungsmöglichkeiten– Standardaufriss– Aufreissen nach– Aufriss wechseln– Sortieren– Zusätzliche Kennzahlen– ABC-Analysen– Zeitreihen– Vergleiche– Verzweigung in die Belege– …– …

Page 32: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

Seite 32

KL Möglichkeiten des Frühwarnsystems

Page 33: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL Flexible Analysen

Page 34: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL Und wie lautet das Fazit zum LIS?

☺ Kostenkennzahlen werden ausführlich über die SAP-Standardanalysen abgebildet und erfüllen weitestgehend die Bedürfnisse der Anwender

☺ Flexible Gestaltung der Auswertungen

☺ Günstige Performance☺ integrierte Listfunktionen☺ integrierte Informationssysteme

Aussagen zum technischen Controlling sind mit dem ausgelieferten Standard nur teilweise abgebildet.Aufwand zur Abbildung der kundenspezifischen AnforderungenGewöhnungsbedürftiges Handling der Analysen für den AnwenderAnwendungen Modul-bezogen Analysemöglichkeiten sind auf die Module beschränkt und eindimensional

Page 35: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL Unterschied LIS vs. BW?

R/3 LIS Business Warehouse

☺ In R/3 integriert Eigenes System, eigene Installation

☺ „kostenlos“ eigene Bepreisung

☺ Projekt der Fachabteilung Unternehmensweites Projekt

Wird nicht mehr weiterentwickelt

☺ Strategisches BI-Produkt der SAP

Starre Struktur ☺ Sehr gute Flexibilität (z.B. Applikationsübergreifende Auswertungen)

R/3-Oberfläche ☺ Excel, Web, Mobil

☺ Gute Funktionalität ☺ Bessere Funktionalität

Kein Absprung in das originäre Objekt

☺ Drill Through

Page 36: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL Customer Exits

• Ausgangspunkt: Für kundenindivuduelle Ergänzungen (z.B. zusätzliche Prüfungen, eigene Felder etc.) stehen Customer Exits zur Verfügung.

• Problem: Wie kann man prüfen, welche Customer Exits es für die Instandhaltung gibt?

• Lösung: Transaktion SMOD– Stammdaten: ITOB*, IEQM*, ILOM*, IHCL*– Messpunkte/Zähler: IMRC*– Garantien: BG*– Arbeitspläne: CI*– Wartungspläne: IPRM*– Meldungen: QQMA*– Aufträge: IWO*, CNEX*, COZF*– Rückmeldungen: CMFU*, CONFPM*– Informationssystem: MCI*

Page 37: Tipps Und Tricks Im Umgang Mit SAP R3 PM for Beginners

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KL PM-Workflows

• Frage: Welche Standard-Workflows bietet die SAP für das PM-Umfeld an (z.B. Genehmigung/Freigabe von Aufträgen, automatische Benachrichtigung eines Auftraggebers beim Abschluss eines Auftrages)

• Antwort: Transaktion OOCU– Equipment und Anlagennummer synchronisieren– Meldungsbearbeitung– Auftragsbearbeitung– Freischaltabwicklung