-

Tips en tricks bij het overstappen

Agenda

o Hoe gebruikte Nobel Synergy Classic ASP ?

o Waarom is Nobel overgestapt naar Synergy Enterprise ?

o Hoe is de technische conversie uitgevoerd ?

o Hoe is de nieuwe oplossing in de organisatie geborgd ?

o Welke wijzigingen zijn pas na go live doorgevoerd ?

o Wat viel er mee, wat viel er tegen ?

o 250 gebruikers

o Bijna 8 jaar historie

o Circa 600.000 documenten

o Circa 850.000 verzoeken

o Ongeacht het tijdstip altijd 500 – 750 pageviews per uur

o Circa 12.000 op drukke momenten (3.3 klikken per seconde)

o Geconsolideerd scenario inclusief transactie replicatie

o 4 Exact Globe databases

o Omvang database voor conversie was 100 GB

Hoe gebruikte Nobel Synergy Classic ASP?

Ondersteunde processen

Sales & Marketing

Document beheer

HRM

Service & Support

Projecten & Uren

Workflow management

Development

Financiële consolidatie

Customer Portal

Employee Portal

Busi

ness

Inte

llige

nce

Qlik

View

Reporting Microsoft

Reporting Services

Gebruikte add-ons in Synergy Classic ASP

MS Word MergeDocument preview

IFR

Adres Assistent

Exact Event Manager

Generic Scan Interface

Orbis Taskcenter

Reporting Services Integratie (80 reports, 6 datasources)

Service Level Manager

Maatwerk uren en facturenQlikview

o Waarom zouden we het doen?

o En al dat maatwerk dan?

o Voldoet de huidige infrastructuur wel (geheugen, CPU etc)

o Hoe gaan we de gebruikers goed begeleiden, het is druk….

o Kunnen we processen niet meteen slimmer doen?

o Mag er downtime zijn gedurende de update?

o Kan er dataverlies optreden?

o Kunnen we de nieuwe features goed borgen?

Vragen voor de migratie

o Test server ingericht – op dezelfde infrastructuur

o Een proefconversie uitgevoerd (duurde 1 week)

o Resultaat bekeken: WOW

o Bouwstenen en maatwerk overgezet

o Ontwikkel, test, acceptatie, productie (OTAP)

o Doorlooptijd in totaal 6 maanden, inclusief veel ontwikkeltijd

o 21 december go live met release 242

Acties

• Opschoon acties

• Implementatie Synergy Timesheet (PSA) voor alle urenschrijvers

• Integratie met Microsoft Office Communication Server (OCS)

• Synergy Office Integration

• iPhone/iPad app

Tevens meegenomen

Technische conversie

GO LiveInstructie, documentatie en COMMUNICATIE

Offline conversieDaadwerkelijke conversie Bijwerken naar SE van database

Systeem uit de luchtGebruikers inlichten Offline pagina online

Online conversieNieuwe database Tijdelijke tabellen Unicode conversie

Pré ConversieInstallatie Synergy Enterprise Configuratie background jobs

1 week

2 uur

Interface

o Tijdig beschikbaar stellen demo omgeving

o Trainingen

o Documentatie

o Naslagwerken

o Quick reference cards

o Allemaal in een startpagina in Synergy

o Filmpjes

o Communicatie, communicatie, communicatie

Borging

Borging

• Documenten conversie– Geen categorie structuur meer – alleen types– Verfijnen door tagging

• Indexering voor Enterprise search– Zoeken op relevantie– Gebruikmaken van “did you mean” functies

• Extra bemanning Servicedesk

• Verder inregelen van nieuwe functionaliteit– Verbeteringen workflow – Afhankelijkheden velden– Opportunity management– CV opbouw medewerkers Nobel

Na Go live

Druk op de organisatie?

Doorlooptijd in verband met realisatie maatwerk

Tijdsbesteding voor trainingen en borging

Opkomst informatie bijeenkomsten

Gebruik van de test omgeving

Nieuwe documenten structuur en logica

Zoek templates van gebruikers worden niet meegenomen

Wat viel er tegen?

Gebruikersacceptatie

Technische Conversie

Performance

Database groei (+15%)

Kwaliteit van de conversie

Support druk op beheer organisatie

Kwaliteit en eenvoud voor overzetten addons

Wat viel er mee?

• Meer tevreden gebruikers, mensen werken graag met het systeem

• Toename van het gebruik, minder ‘eigen systemen’

• Door OCS integratie toename van het gemak van communicatie

• Acceptatie ‘Microsoft Minded’ mensen door MS Office integratie

• Betere user experience ‘hehe, hadden ze dat niet eerder kunnen maken?’

• Sneller en makkelijker de juiste informatie vinden

De voordelen

o Geintegreerd of geconsolideerd?

o Maatwerk?o Bouwstenen zijn er al!o Specifiek maatwerk moet worden overgebouwd

o Koppelingen?

o Doe een proefconversie, maak de mensen enthousiast

o Communiceer!!!

o Ga ervoor, het helpt je organisatie enorm!

Overstappen, Gewoon doen!

Overstappen, Nobel helpt!

Overstap balie:

• Direct licentie opvragen• Direct een prijs