Tips og råd for deg somblir arbeidsgiver

Temaer i dette heftet:

- Når blir du arbeidsgiver?- Registreringsplikter- Ansettelse og arbeidsavtale- Helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid- Yrkesskadeforsikring- Ferie- Sykdom og sykepenger- Obligatorisk tjenestepensjon (OTP)- Oppsigelse- Permittering- Forskuddstrekk- Arbeidsgiveravgift- Lønns- og trekkoppgaver- Huskeliste- Kontaktinformasjon

2

Tips og råd for deg som blir arbeidsgiver

Når du skal ansette personer i din virksomhet, vil du fort erfare at det å være arbeidsgiver innebærer etstort ansvar. Dine arbeidstakere har en rekke rettigheter, og du som arbeidsgiver vil få en rekke plikter.I denne brosjyren informerer vi deg om de viktigste pliktene arbeidsgiveransvar medfører og gir degtips og henvisninger til hvor du kan finne mer informasjon.

Bakerst i brosjyren finner du kontaktinformasjon til de offentlige etatene du kan henvende deg til medspørsmål, samt en kort omtale av hver etat sitt ansvarsområde. I tillegg opplyser vi om relevanteressurser på Internett.

Brosjyren er utviklet av Næringsetaten, Servicekontoret for næringslivet, i samarbeid medArbeidstilsynets regionkontor for Oslo og Oslo kemnerkontor. Innholdet kvalitetssikres jevnlig av deansvarlige etatene, og du vil alltid finne seneste versjon for nedlastning på våre nettsider:www.naringsetaten.oslo.kommune.no/vare_brosjyrer.

Denne versjonen av arbeidsgiverbrosjyren ble sist oppdatert 1. oktober 2007.

InnholdsfortegnelseNår blir du arbeidsgiver?......................................................................................................................... 4Registreringsplikter................................................................................................................................. 5Ansettelse og arbeidsavtale..................................................................................................................... 7Helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.........................................................................................................10Yrkesskadeforsikring.............................................................................................................................12Ferie....................................................................................................................................................... 12Sykdom og sykepenger..........................................................................................................................13Obligatorisk tjenestepensjon (OTP)...................................................................................................... 14Oppsigelse............................................................................................................................................. 14Permittering........................................................................................................................................... 15Forskuddstrekk...................................................................................................................................... 17Arbeidsgiveravgift................................................................................................................................. 18Lønns- og trekkoppgaver.......................................................................................................................18Huskeliste....................................................................................................................................................Kontaktinformasjon....................................................................................................................................

3

Når blir du arbeidsgiver?Når du har kommet i den situasjonen at du har behov for arbeidskraft, er det en rekke forhold du måtenke på. Det er ikke alltid like lett å vurdere om det foreligger et arbeidsforhold eller ikke.

Den som betaler for et arbeid eller oppdrag, må vurdere om betalingen gjelder lønnsforhold ellerbetaling til næringsdrivende. Om oppdragstakeren er arbeidstaker, ikke ansatt lønnsmottaker ellernæringsdrivende, har betydning for ansvarsforholdet mellom deg som arbeidsgiver og den som skalutføre et arbeid. Det vil også ha betydning i forhold til rettigheter og plikter i regelverket på flereområder, som for eksempel skattetrekk og arbeidsgiveravgift.

Det vil alltid være det reelle forholdet mellom deg som oppdragsgiver og oppdragstakeren som leggestil grunn. Det er altså ikke nok at oppdragstakeren kan vise til at han/hun har et organisasjonsnummer.Har du betraktet en som næringsdrivende der det forelå et arbeidsgiver – arbeidstakerforhold, kan detkoste deg dyrt. Du kan nemlig få krav i ettertid på manglende innbetaling av skattetrekk ogarbeidsgiveravgift.

Tips!

Er du i tvil om oppdragstakeren din driver næringsvirksomhet eller er å anse somlønnstaker, bør du ta kontakt med Arbeidstilsynet, Oslo likningskontor ellerfolkeregisteret. Hos dem vil du få veiledning om hvordan du bør innrette deg.

Viktige begreper

Arbeidsgiver:Enhver som har ansatt en person for å utføre arbeid i sin tjeneste.

Arbeidstaker:En person som utfører arbeid i annens tjeneste. Omfatter både fast ansatte og personer som harmidlertidige arbeidsavtaler (vikariat/engasjement).

Midlertidig ansatt:En person som utfører arbeid av midlertidig karakter/forbigående art for eksempel ivikariat/engasjement.

Ikke ansatt lønnsmottaker:En person som utfører arbeid og mottar lønn uten å være i et ansettelsesforhold.

Selvstendig næringsdrivende:Enhver som for egen regning og risiko driver en vedvarende virksomhet som er egnet til å giøkonomisk overskudd.

Grunnbeløpet (G):Betegnelse på folketrygdens grunnbeløp. Grunnbeløpet reguleres hvert år i samsvar med endringer ilevekostnader og det alminnelige inntektsnivå. I oktober 2007 utgjør grunnbeløpet kroner 66 812.

Lønnsinnberetning:Den som selv eller gjennom andre har utbetalt lønn/godtgjørelse (eller ytet annen fordel), skallevere oppgave over alt som i siste inntektsår er ytet til den enkelte mottaker. Oppgjør forarbeidsoppdrag i form av varer og tjenester skal også tas med i lønns- og trekkoppgaven.

Forskuddstrekk:Innbetaling av skatt ved at du som arbeidsgiver er pliktig til å foreta trekk i arbeidstakerens lønn ogannen godtgjørelse på grunnlag av skattekort.

4

Arbeidsgiveravgift:Enhver som har en person eller flere i sin tjeneste, plikter å svare arbeidsgiveravgift av lønn ogannen godtgjørelse som utbetales til ansatte. Det samme gjelder den som engasjerer noen til å utføreet oppdrag, når oppdraget ikke anses som ledd i selvstendig næringsvirksomhet for oppdragstaker.Avgiften beregnes i prosent av brutto lønn og annen godtgjørelse, og er en del av finansieringen avfolketrygden.

Mer informasjon:

Arbeidstaker eller næringsdrivende?

Brosjyren "Arbeidstaker eller næringsdrivende?" gir nyttig informasjon omforskjellen på selvstendig næringsdrivende, freelancere og ansatte lønnstakere.Brosjyren kan fåes ved henvendelse til Skatteetaten eller Servicekontoret fornæringslivet.

Hjemmeside: www.skatteetaten.no

Registreringsplikter

Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret

Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret (Aa-registeret) et et grunndataregister som viser tilknytningenmellom arbeidstakere og arbeidsgivere. Aa-registeret forvaltes av NAV, men brukes av mangeoffentlige etater. Formålet med registeret er at det skal være et verktøy for NAV og andre offentligemyndigheter i deres oppgaveløsning. I tillegg til NAV har for eksempel sosialkontorene,skattemyndighetene, kemnere, politiet og enkelte kommunale virksomheter tilgang til registeret.Opplysningene i Aa-registeret gjør at den enkelte arbeidsgiver slipper å bli kontaktet direkte av hverenkelt etat, noe som er med på å redusere næringslivets oppgavebyrde.

Før du ansetter noen i din bedrift, må du registrere foretaket i Arbeidstakerregisteret. Dette kan gjøres iforbindelse med registrering av foretaket i Brønnøysundregistrene ved å krysse av for at virksomheten"har eller venter å få ansatte" på Samordnet registermelding (evnt. Forenklet registermelding forenkeltpersonforetak). Ønsker du å benytte elektronisk registrering, kan dette gjøres på www.altinn.no.Når foretaket er registrert i Arbeidsgiverregisteret, vil organisasjonsnummeret begynne å gjelde somarbeidsgivernummer.

Hver person du ansetter må registreres i Arbeidstakerregisteret så sant arbeidsforholdet skal vare i merenn seks dager og innebære mer enn tre timers arbeid i gjennomsnitt per uke for den ansatte.Registreringen må senest skje fredag i uken etter arbeidsforholdet tar til.

Arbeidstilsynet

Dersom foretaket ditt skal oppføre ny bygning eller utføre bygningsmessig arbeid som vil medførevesentlige forandringer i arbeidsmiljøet og som er melde- eller søknadspliktig etter plan- ogbygningsloven, har du som arbeidsgiver plikt til å innhente Arbeidstilsynets samtykke på forhånd (jf.Arbeidsmiljøloven § 18-9). Skjemaet "Søknad om Arbeidstilsynets samtykke" finner du her:www.be.no/PDFs/nbrblanketter/010601/5177.pdf

Er du byggherre/prosjektleder må du sende en forhåndsmelding til Arbeidstilsynet om bygge- elleranleggsarbeid dersom arbeidet vil vare utover 30 virkedager eller dersom den forventedearbeidsmengde overstiger 500 dagsverk (jf. byggherreforskriften § 9). Du må deretter sørge for at

5

forhåndsmeldingen henges opp på et synlig sted på bygge- eller anleggsplassen. Skjemaet"Forhåndsmelding av midlertidig eller skiftende arbeidsplass" finner du her:www.arbeidstilsynet.no/c26987/skjema/vis.html?tid=28133

Som arbeidsgiver har du også plikt til å varsle Arbeidstilsynet og nærmeste politimyndighet når detskjer en alvorlig ulykke. Dette gjelder dødsulykker og ulykker som har ført til alvorlig skade. Dettegjøres på telefon til Arbeidstilsynets svartjeneste: 815 48 222. Varslingsplikten er hjemlet iarbeidsmiljølovens § 5-2. Du plikter også å sende skademelding til NAV trygd når en arbeidstaker blirpåført skade eller sykdom som kan gi rett til yrkesskadedekning.

Yrkesskadeforsikring

Alle arbeidsgivere plikter å tegne yrkesskadeforsikring for sine ansatte. Dersom du er registrert somarbeidstaker i eget AS, er du pålagt å tegne yrkesskadeforsikring på deg selv. Forsikringen skal dekkeyrkesskade og yrkessykdom, og skal gi full erstatning uten hensyn til om noen har skyld i skaden.Dette er nedfelt yrkesskadeforsikringsloven, som du finner i Lovdata. Yrkesskadeforsikringen tegnes iprivate forsikringsselskaper. Forsikringspremien vil variere fra bransje til bransje, avhengig avhvordan forsikringsselskapet vurderer risikoen knyttet til arbeidet som utføres.

Helse, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS – Internkontroll)

Du må, i samarbeid med de ansatte, lage en skriftlig plan for hvordan bedriften din vil fremme helse,miljø og sikkerhetsarbeidet. Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, risikoforhold ogstørrelse.

Mer informasjon:

Spør OSS

Spør OSS er et samarbeid mellom flere offentlige etater som arbeider motnæringslivet: Arbeids- og velferdsetaten, Arbeidstilsynet, Brønnøysundregistrene,Skatteetaten og Statistisk sentralbyrå. Nettsidene og brosjyrene gir deg svar på devanligste spørsmålene om regler for å starte og drive egen bedrift.

Hjemmeside: www.spor-oss.no

6

Ansettelse og arbeidsavtaleSom arbeidsgiver i privat virksomhet kan du i utgangspunktet ansette hvem du vil. Arbeidsmiljølovenhar imidlertid noen bestemmelser som du må overholde, blant annet forbyr loven forskjellsbehandlingved ansettelser på grunnlag av kjønn, etnisk opprinnelse og funksjonshemming. Det er Likestillings-og diskrimineringsombudet som forvalter dette kapittelet (kap. 13) i arbeidsmiljøloven. For merinformasjon gå inn på deres nettsider: www.ldo.no.

Er du arbeidsgiver i offentlig forvaltning, gjelder forvaltningsloven i tillegg til arbeidsmiljøloven.

Mer informasjon:

Lovdata

Du finner arbeidsmiljøloven og andre gjeldende lover og forskrifter i fulltekst påLovdata sine nettsider. Har du ikke tilgang til PC og Internett, kan benytte en avPCene i Næringsetatens kundetorg.

Hjemmeside: www.lovdata.no

Hovedregelen er at arbeidstakere skal ansettes i faste stillinger. Midlertidig ansettelse er arbeidsavtalersom gjelder for et bestemt tidsrom eller for et bestemt arbeid av forbigående art. Eksempler på bruk avmidlertidig ansettelse kan være i forbindelse med prosjekter som skiller seg fra virksomhetensordinære produksjon, vikariater, praksisarbeid og arbeidsmarkedstiltak. Alle du ansetter har krav på en

7

skriftlig arbeidsavtale. Foreligger ikke avtalen umiddelbart (krav dersom det gjelder kortere ansettelser– mindre enn en måned), må du utarbeide en avtale senest en måned etter ansettelsen (jf.arbeidsmiljøloven kap. 14).

Minimumskrav til innhold i arbeidsavtalen

• Identiteten til partene (arbeidsgiver/arbeidstaker)• Angivelse av arbeidssted• Beskrivelse av arbeid/tittel, stilling eller arbeidskategori• Når arbeidsforholdet starter• Ferie• Oppsigelsesfrister• Lønn på ansettelsestidspunktet + ev. tillegg• Den normale arbeidstiden• Opplysninger om ev. tariffavtaler som regulerer arbeidsforholdet• Arbeidsforholdets varighet (ved midlertidige ansettelser)

Tips!

På Arbeidstilsynets nettsider kan du laste ned en mal for arbeidsavtale somoppfyller minstekravene i arbeidsmiljøloven. Malen finnes på flere forskjelligespråk.

Prøvetid

Selv om det ikke er lovpålagt, kan det alltid være lurt å avtale en prøveperiode. Bruk av prøvetid vedansettelser er regulert av arbeidsmiljøloven. Prøvetiden må avtales skriftlig og kan ikke være lengreenn seks måneder. Eventuell oppsigelse i prøvetiden må være saklig begrunnet og formelt riktig.Oppsigelsesfristen i prøveperioden er 14 dager, dersom ikke annet er avtalt.

Lønn

Lønnen avtales i utgangspunktet fritt mellom deg og arbeidstakeren. Du har ikke lov til å gjøre trekk ide ansattes lønn eller feriepenger utover det som står i arbeidsmiljøloven. Lovlige trekk er foreksempel skatt, innskudd til pensjons- eller sykekasser, forsikringspremier og fagforeningskontingentbestemt i tariffavtaler. Arbeidstakeren din har krav på en skriftlig beskrivelse - en lønnsslipp - somforklarer hvor mye hun eller han har fått utbetalt og hvilke trekk som er gjort (for eksempel skatt).

Hvis arbeidstakeren jobber overtid, må du betale et tillegg på minst 40 % til den lønnen arbeidstakerendin har for tilsvarende arbeid i ordinær arbeidstid. I utgangspunktet er ikke lønn lovregulert, et viktigunntak gjelder imidlertid alle byggeplasser som etter 01.01.2007 er omfattet av forskrift omallmenngjøring av tariffavtale for byggeplasser i Norge, som gir alle som jobber på byggeplasser retttil minstelønn. For faglærte er dette kr 134,75 kroner, for ufaglærte uten bransjeerfaring erminstelønnen på 120,50 kroner og for ufaglærte med minst ett års bransjerfaring er minstelønn 125,50kroner. For arbeidstakere under 18 år er minstelønnen 81,00 kroner.

Arbeidstid

Arbeidsmiljøloven setter begrensninger for hvor lang den daglige og ukentlige arbeidstiden kan være,og for når på døgnet arbeidstiden kan plasseres. I tillegg inneholder loven en generell regel om atarbeidstidsordninger ikke skal bidra til at arbeidstakerne blir syke eller at de går ut over virksomhetenseller arbeidstakernes sikkerhet. Arbeidsmiljøloven gir på visse vilkår arbeidstakere rett til forskjelligeformer for tilpassede arbeidstidsordninger, som fleksibel arbeidstid, redusert arbeidstid og fritak fornattarbeid. Lovens grenser for alminnelig arbeidstid er ni timer i løpet av 24 timer og 40 timer i løpetav syv dager.

8

I arbeidsmiljølovens § 10-6 kan du lese mer om reglene for bruk av overtid.

Taushetserklæring og varsling

Ved ansettelse kan du blant annet vurdere om arbeidet er av en slik karakter at du bør kreve at dineansatte underskriver en taushetserklæring. Arbeidsmiljøloven har imidlertid regler som lovfesterarbeidstakers rett og plikt til å varsle hvis hun eller han avdekker kritikkverdige forhold ivirksomheten din på tross av en eventuell taushetserklæring. Dette gjelder alt fra ordinæravviksrapportering til det ekstraordinære i å fortelle media om for eksempel korrupsjon. Allevirksomheter i privat og offentlig sektor er omfattet av disse reglene. Loven gir arbeidstakere somvarsler et vern mot gjengjeldelser og pålegger deg som arbeidsgiver å legge forholdene til rette forvarsling i virksomheten.

Mer informasjon:

Arbeidstilsynets faktasider

Arbeidstilsynet har utarbeidet flere faktasider på Internett som gir svar påspørsmål omkring arbeidsmiljø, rettigheter og plikter.

Hjemmeside: www.arbeidstilsynet.no/info/tema

9

Helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidSom arbeidsgiver har du ansvaret for at arbeidsmiljøet i virksomheten er fullt forsvarlig. Formålet medhelse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet er å forebygge helsebelastninger og ulykker. I følgearbeidsmiljøloven må alle arbeidsgivere gjennomgå opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid slikat du lettere kan fatte de riktige beslutningene i forhold til arbeidsmiljøet. Denne plikten gjelderøverste (daglige) leder. Den er personlig og kan ikke delegeres. HMS-arbeid handler om å forebygge,avdekke og hindre gjentagelse av uheldige hendelser. Det er viktig at alle deltar aktivt i dette arbeidet.Ledelsen har et spesielt ansvar for at virksomheten utøver internkontroll. At noen følger opp, også nårnoe går galt, er kvalitetsarbeid i praksis.

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter er også kaltinternkontrollforskriften eller HMS-forskriften. Forskriften er utgitt med veiledning og kommentarer.Der kan du se hvordan arbeidet bør legges opp for virksomheter som er små og lite risikoutsatt og hva

10

som skal til der det er mange ansatte eller stor risiko for helse-, miljø- og sikkerhetsproblemer. SeArbeidstilsynets faktaside om systematisk HMS-arbeid:www.arbeidstilsynet.no/c26975/artikkel/vis.html?tid=28951

Mer informasjon:

Regelhjelp

Regelhjelp er et nettbasert oppslagsverk som skal gjøre det lettere for deg og dinvirksomhet å finne frem i regelverket innenfor områdene arbeidsmiljø, brann- ogeksplosjonsvern, el-sikkerhet, dyrevern, forurensning, industrivern, internkontroll,mattrygghet, plantehelse, produkter og forbrukertjenester. Regelhjelp er etsamarbeid mellom flere offentlige etater og omfatter i dag kravene innen 43forskjellige bransjer.

Hjemmeside: www.regelhjelp.no

Selve gjennomføringen av tiltakene er selvfølgelig den viktigste delen av helse-, miljø- ogsikkerhetsarbeidet, men deler av bedriftens HMS-arbeid skal være dokumentert skriftlig. Her skal detgå klart fram når og hvordan ulike forhold kartlegges og kontrolleres, og hvordan dere skal forebygge,

11

avdekke og rette opp feil. Det skal også være tydelig hvem som har ansvaret for alle ledd i arbeidetmed å forebygge helsebelastninger og skader som følge av ulykker.

Som hovedregel skal det velges verneombud i alle virksomheter. I virksomheter med mindre enn 10ansatte kan partene avtale en annen ordning. Verneombudet er de ansattes representant iarbeidsmiljøsaker og er en svært viktig samarbeidspartner og hjelp for deg som arbeidsgiver slik at dukan fatte riktige beslutninger. Det er viktig at du setter av tid og rom til å drøfte arbeidsmiljøsaker meddine ansatte. Har virksomheten din over 50 ansatte, har du plikt til å opprette et arbeidsmiljøutvalghvor alle beslutninger som angår arbeidsmiljøet skal drøftes. Du kan lese mer om hvordan du går framfor å gjøre dette på Arbeidstilsynets faktaside:www.arbeidstilsynet.no/c26976/faktaside/vis.html?tid=28950

YrkesskadeforsikringEtter lov om yrkesskadeforsikring plikter alle arbeidsgivere å tegne yrkesskadeforsikring for sineansatte. Dette gjør du hos private forsikringsselskaper.

Forsikringen skal dekke:

• skade og sykdom forårsaket av arbeidsulykke (yrkesskade)• skade og sykdom som etter folketrygdloven er likestilt med yrkesskade• annen skade og sykdom, dersom årsaken er påvirkning fra skadelige stoffer eller arbeidsprosesser

Yrkesskadeforsikringen skal ikke dekke belastningsskader.

Dersom skaden er påført i en situasjon der det kan være tvil om man er i en arbeidssituasjon (sett iforhold til ulykkessted, tidspunkt for ulykken eller hvilke gjøremål man utførte da ulykken skjedde), erdet uansett viktig å melde kravet for å få vurdert om forsikringen gjelder. Elektronisk versjon avskademeldingen finner du her: www.nav.no/1073746698.cms

Ved vurdering av om en skade eller sykdom gir rett til dekning, skal det ses bort fra om arbeidstakerener særlig mottakelig for skaden eller sykdommen, hvis ikke den særlige mottakeligheten må anses somden helt overveiende årsaken.

FerieSom arbeidsgiver har du plikt til å gi de ansatte ferie. Dette følger av ferieloven, som gir arbeidstakererett til fire uker og én dags ferie. Dette tilsvarer 25 virkedager hvert ferieår (lørdag regnes somvirkedag). Ferieåret og det forutgående opptjeningsåret følger kalenderåret. Arbeidstakere over 60 århar rett til seks dager ekstra ferie. Arbeidstakere som omfattes av tariffavtalen for LO/NHO-området,statlig eller kommunal sektor eller andre mindre tariffområder har fått utvidet ferie til fem uker (30virkedager) og seks uker for arbeidstakere over 60 år (36 virkedager).

Arbeidstakeren har rett på 18 virkedager sammenhengende ferie i tiden mellom 1. juni og 30.september.

Feriepenger

Som arbeidsgiver har du plikt til å utbetale feriepenger. Feriepenger beregnes av det den ansatte hartjent i opptjeningsåret, dvs. året før ferieåret. Feriepengegrunnlaget skal fremgå av lønns- ogtrekksoppgaven for ferieåret. Feriepengene utgjør 10,2 % (2007) av det den ansatte tjente iopptjeningsåret uansett hvor lenge (eller kort) han/hun har vært ansatt. Feriepenger opptjenes ogsåunder fravær i forbindelse med sykdom, svangerskaps- og omsorgspermisjon.

12

For arbeidstakere over 60 år benyttes en høyere feriepengesats på 12,5 % for å dekke lønnsbortfalletde seks ekstra feriedagene.

I virksomheter der det er inngått tariffavtale om den femte ferieuka er det avtalt at feriepengesatseneøkes til 12 % for arbeidstakere under 60 år og til 14,3 % for arbeidstakere over 60 år for å dekkelønnsbortfallet under den ekstra ferieuken. For arbeidsgivere som ikke omfattes av tariffavtale kanarbeidsgiver velge å følge samme ordning.

Tips!

For nærmere informasjon om ferielovens bestemmelser se Arbeidstilsynetsfaktaside om ferie: www.arbeidstilsynet.no/c26976/faktaside/vis.html?tid=28188

Sykdom og sykepengerSom arbeidsgiver har du plikt til å utbetale sykepenger hvis dine ansatte blir syke. Fra og med 17.sykedag overtar NAV denne plikten.

Den ansatte har rett til sykepenger dersom vedkommende:

• er arbeidsufør på grunn av en funksjonsnedsettelse som klart skyldes egen sykdom eller skade.• har vært i jobb i minst fire uker.• taper pensjonsgivende inntekt på grunn av arbeidsuførheten. Det er et vilkår at inntektsgrunnlaget

for sykepenger utgjør minst femti prosent av grunnbeløpet (1/2 G). Denne inntektsgrensen gjelderikke for sykepenger i arbeidsgiverperioden.

Legen skal alltid vurdere om det er tungtveiende medisinske grunner til at arbeidstakeren må væreborte fra arbeidet, både ved førstegangs og senere sykmeldinger. Dersom legen mener at sykmeldinger nødvendig, skal gradert sykmelding være første alternativ, før aktiv sykmelding eventuelt vurderes.

Ved lengre sykefravær, skal du i samarbeid med din arbeidstaker så tidlig som mulig starte arbeidetmed å lage en oppfølgingsplan for hvordan arbeidstakeren kan komme raskest mulig tilbake til arbeid.Planen skal være ferdig utarbeidet senest når arbeidstakeren har vært helt eller delvis borte fra arbeideti seks uker. Dette innebærer blant annet at den sykemeldte arbeidstakeren må gi deg opplysninger omhans eller hennes funksjonsevne. Den sykemeldtes diagnose skal imidlertid ikke diskuteres. NAV kaninnhente oppfølgingsplanen. Arbeidstilsynet fører tilsyn med at virksomhetene har plan for oppfølgingog tilrettelegging for langtidssykemeldte.

Oppfølgingsplanen må inneholde en vurdering av arbeidstakerens arbeidsoppgaver og arbeidsevne,hvilke tiltak du som arbeidsgiver skal sette i verk for å gjøre det mulig å komme tilbake til arbeidet,aktuelle tiltak med bistand fra myndighetene, samt en videre plan for oppfølging.

Når arbeidstakeren ikke er i arbeidsrelatert aktivitet etter 12 uker, skal det - med mindre det eråpenbart unødvendig - avholdes et dialogmøte mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Hensikten medmøtet er å sørge for en bedre samhandling slik at alternativ til sykemelding blir vurdert. Hvisarbeidstakeren ønsker det, skal legen og eventuelt tillitsvalgt/verneombud også delta på møtet. Hvisvirksomheten din har bedriftshelsetjeneste, skal også denne være representert. Temaet for møtet ertilrettelegging for den sykemeldte på bakgrunn av oppfølgingsplanen.

Ut fra dialogmøtet skal legen vurdere muligheten for bruk av gradert sykemelding som alternativ til100 % sykemelding. Som arbeidsgiver er du ansvarlig for å innkalle til møtene, mens legen skalvurdere sin deltakelse i møtet ut fra medisinske opplysninger. Etter dialogmøtet må du sende skriftligmelding og/eller revidert oppfølgingsplan til NAV. For mer info se www.nav.no.

13

Egenmelding

Med egenmelding menes at arbeidstaker melder fra til arbeidsgiveren om arbeidsuførhet på grunn avsykdom eller skade uten å legge frem legeerklæring. For å få rett til å bruke egenmelding måarbeidstaker ha arbeidet hos deg i minst to måneder. Retten til egenmelding kan brukes opptil trekalenderdager fire ganger i løpet av en 12 måneders periode. Dersom bedriften er en IA-virksomhet,kan arbeidstaker bruke egenmelding i til sammen 24 kalenderdager i løpet av en 12 måneders periode.Det innebærer at egenmelding for eksempel kan benyttes for 24 enkeltdager. Egenmelding kan ikkebenyttes i mer enn åtte dager per fraværstilfelle.

Forsikring mot ansvar for sykepenger

Har du få ansatte, kan du delvis forsikre deg mot sykepengeansvaret. Vilkåret for å være med iforsikringsordningen, som normalt gjelder for ett år av gangen, er at arbeidsgiverens samledelønnsutgifter ikke overstiger et bestemt beløp. Maksimumsbeløpet for å komme inn underforsikringsordningen er 40 x grunnbeløpet, inkludert arbeidsgiveravgiften. Denne forsikringen gjelderfra 1. juli til 30. juni og premiesatsen er 2 %.

Forsikringen dekker sykepengeutgiftene fra og med fjerde dag i sykemeldingsperioden.Arbeidsgiveren slipper da med å dekke sykepengene de tre første dagene.

Obligatorisk tjenestepensjon (OTP)Fra og med 01.01.2006 ble det bestemt at de fleste arbeidsgivere må ha tjenestepensjonsordning forsine ansatte. Du kan velge mellom en innskuddsbasert eller en ytelsesbasert ordning.

Ytelsespensjon kjennetegnes ved at pensjonen er definert som en fastsatt ytelse, ofte som en bestemtandel av medlemmets lønn ved pensjonsalder. Ved innskuddspensjon betaler arbeidsgiver inn etfastsatt årlig innskudd. Innskuddsbaserte og ytelsesbaserte ordninger kan tegnes hos banker,livsforsikringsselskaper, pensjonskasser og verdipapirforvaltere.

Innskuddet må minst være 2 % av lønn mellom 1 og 12 G i en innskuddsbasert ordning. Tilsvarendekrav gjelder for ytelsesbaserte ordninger også.

Tips!

Du kan lese mer om obligatorisk tjenestepensjon på www.pensjonsreform.no/otp.Lov om obligatorisk tjenestepensjon finner du i fulltekst på www.lovdata.no. Derkan du lese om hvilke unntak som gjelder.

OppsigelseFølgende vilkår må være oppfylt dersom et arbeidsforhold skal avsluttes med oppsigelse (jf.arbeidsmiljøloven §15-4):

• Oppsigelsen skal være skriftlig , enten den kommer fra arbeidsgiver eller arbeidstaker.• Oppsigelsen fra arbeidsgiveren skal leveres til arbeidstakeren personlig eller sendes rekommandert.• Oppsigelse fra arbeidsgiver skal opplyse om arbeidstakerens rett til å kreve forhandlinger og reise

søksmål, om retten til å fortsette i stillingen, og om hvilke frister som gjelder for dette. Dersomoppsigelsen er begrunnet i virksomhetens forhold, skal det i tillegg opplyses om fortrinnsretten tilny tilsetting.

14

• Oppsigelse fra arbeidsgiver må være saklig begrunnet.• Oppsigelse fra arbeidsgiver skal begrunnes skriftlig når arbeidstakeren krever det.• Oppsigelsen har ikke funnet sted før den er kommet fram til den andre parten. Tidspunktet kan ha

betydning for oppsigelsestidens start og avslutning.• Oppsigelsen skal opplyse om hvem som er arbeidsgiver og rett saksøkt i en eventuell tvist.

Oppsigelser som inneholder formfeil, kan kjennes ugyldig dersom arbeidstakeren din går til søksmålinnen 4 måneder etter at oppsigelsen fant sted.

Oppsigelsestiden regnes i hele kalendermåneder med start den første dagen i måneden etter atoppsigelsen fant sted, dersom annet ikke er skriftlig avtalt.

Tips!

Nærmere opplysninger vedrørende oppsigelse kan fåes ved henvendelse tilArbeidstilsynet. Informasjon vedrørende arbeidsledighetstrygd kan fåes vedhenvendelse til NAV arbeid.

Ved avskjed

Du kan bare gi en ansatt påbud om øyeblikkelig fratreden, dersom arbeidstakeren har gjort seg skyldigi grovt pliktbrudd eller annet vesentlig mislighold av arbeidsavtalen. Også avskjed skal skje skriftlig.

Attest

Alle som fratrer etter lovlig oppsigelse, har krav på skriftlig attest (jf. arbeidsmiljøloven § 15-15). Denskal inneholde følgende opplysninger:

• Arbeidstakers navn og fødselsdato• Hva arbeidet har bestått i• Arbeidsforholdets varighet

PermitteringSkulle det bli aktuelt for deg som arbeidsgiver å permittere ansatte i forbindelse med at driften stanseseller innskrenkes, har du plikt til å utbetale lønn i arbeidsgiverperioden. Arbeidsgiverperioden ble fra01.01.2006 økt fra fem til ti dager. Dette gjelder ved hel permittering og ved minst 40 prosentreduksjon av arbeidstiden.

Når permitteringen er mindre enn 40 prosent, gjelder en arbeidsgiverperiode på 15 arbeidsdager. Medarbeidsdager menes dager arbeidstakeren ellers ville ha arbeidet, dersom han eller hun ikke hadde værtpermittert. Etter denne perioden kan arbeidstakeren søke om dagpenger fra NAV arbeid.

Med virkning fra og med 1. januar 2006 kan dagpenger under permittering ytes i inntil 34 uker i løpetav en periode på 18 måneder. Etter det vil arbeidstakeren ha rett til lønn fra deg igjen. Dette betyr at dusom arbeidsgiver plikter å ta arbeidstaker inn i arbeid igjen, eventuelt vil du måtte gå til oppsigelse.Husk at arbeidstaker har rett til lønn i oppsigelsestiden.

15

Mer informasjon:

www.nav.no

På NAV sin hjemmeside kan du lese mer om temaer som rekruttering, inkluderendearbeidsliv, oppfølging av sykmeldte, omstilling og nedbemanning, permittering,lønnsgaranti og konkurs. Har du ytterligere spørsmål vil du også finnekontaktinformasjon til ditt lokale NAV arbeid kontor.

16

ForskuddstrekkArbeidsgiver skal trekke skatt av sine arbeidstakeres lønnsinntekter på grunnlag av skattekort. Dettegjelder også ved godtgjørelser i helt kortvarige arbeidsforhold. Det stilles ikke krav til at det skalforeligge et ansettelsesforhold (se kapittel ”Når blir du arbeidsgiver?” for mer informasjon om dette).

På skattekortet står det oppgitt hvilken prosentsats eller hvilket tabelltrekk som skal benyttes vedutbetaling av lønn og overtidsbetaling. Dersom du må betale ut lønn før arbeidstakeren har levertskattekort, plikter du å forhåndstrekke 50 %.

Tips!

Gjennom Altinn er det lettere å fylle ut og levere terminoppgaven, og påhovedsiden kan du enkelt se hva du har innrapportert og når. På Altinn vil du ogsåfå oppgitt KID automatisk.

Skattetrekket settes inn på en særskilt bankkonto (skattetrekkonto), som til enhver tid må holdes på detnivå som dekker det løpende trekkansvaret. Innsetting av penger på skattetrekkonto skal skje senestførste virkedag etter lønnsutbetaling.

Seks ganger i året (se oversikt over frister) skal du sende terminoppgave som viser forskuddstrekket ide to foregående måneder. Terminoppgaven skal inneholde kommunevis spesifikasjon overforskuddstrekk. Terminvis innrapportering av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift gjøres fortrinnsvisvia www.altinn.no. Terminoppgaven skal sendes selv om det ikke er foretatt trekk i terminen(0-oppgave).

Forskuddstrekk innbetales til skatteoppkrever den 15. i hver måned. Det gis ikke dispensasjon frabetalingsfristen. Innbetaling krever KID-nummer med informasjon om betaler, skatteart, termin oginntektsår. KID-nummer for den enkelte innbetaling får du oppgitt i KID-kalkulatoren på Oslokemnerkontor sine nettsider.

17

Mer informasjon:

Skattedirektoratets arbeidsgiverhefter

Du finner mer detaljert informasjon om forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift, lønns-og trekksoppgaver m.m. i Skattedirektoratets arbeidsgiverhefter, som du selv kanlaste ned fra Skatteetatens nettsider.

Hjemmeside: www.skatteetaten.no

ArbeidsgiveravgiftAlle som har ansatte i sin tjeneste plikter å betale arbeidsgiveravgift. Arbeidsgiveravgiften, sammenmed trygdeavgiften, finansierer folketrygden i Norge. Avgiften fastsettes i prosent og utgjør for Oslo14,1 %. Merk at fra 2007 er det virksomhetens lokalisering, og ikke lenger de ansattesskattekommune, som avgjør hvilken avgiftssone som skal benyttes.

Arbeidsgiveravgiften beregnes i prosent av bruttolønnen til hver enkelt ansatt og skal betales på egeninnbetalingsblankett. Skatteoppkreveren (Oslo kemnerkontor) sender ut blanketten "Terminoppgavefor arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk" samt innbetalingsblanketter til arbeidsgiverne. Dersom densamlede avgift i en termin er kr 150,- eller mindre pliktes den ikke innbetalt, men arbeidsgiver skallikevel sende oppgave over beregningen. Hvis du ikke har mottatt terminoppgaver oginnbetalingsblanketter, kan du benytte Altinn.

Frister for innbetaling og levering av oppgave via Altinn

• Første termin – januar/februar: 15. mars• Andre termin – mars/april: 15. mai• Tredje termin – mai/juni: 15. juli• Fjerde termin – juli/august: 15. september• Femte termin – september/oktober: 15. november• Sjette termin – november/desember: 15. januar

18

Lønns- og trekkoppgaverAlle arbeidsgivere skal i januar hvert år sende inn lønns- og trekkoppgaver for hver ansatt for detforegående år. Lønns- og trekkoppgaven viser hvor mye den ansatte har tjent i løpet av året, og hvormye som er trukket i skatt. Feriepengegrunnlaget er også oppført. Innrapportering av lønns- ogtrekkoppgaver skal fortrinnsvis skje via www.altinn.no. Det er to måter å gjøre dette på: enten vialønnssystem som har grensesnitt mot Altinn, eller ved manuell registrering. Kopi av lønns- ogtrekkoppgaven sendes til arbeidstaker, som da vil få en komplett oversikt over sitt lønnsforhold.

Tips!

På Altinn kan du enkelt sende inn lønns- og trekkoppgaver for dine ansatte.

Ved levering av lønns- og trekkoppgaver via Altinn vil det på grunnlag av innsendtinformasjon genereres en elektronisk årsoppgave. Papiroppgave skal da ikkesendes inn. For mer informasjon, se www.altinn.no.

Mer informasjon:

Kontaktsenter for arbeidsgivere

Alle spørsmål om innrapportering eller innbetaling av forskuddstrekk ogarbeidsgiveravgift kan rettes til Oslo kemnerkontors kontaktsenter forarbeidsgivere (se kontaktinformasjon bakerst i heftet). Her kan du også fåveiledning i Altinn.

19

Huskeliste

Dette må du gjøre før du ansetter din første medarbeider:• Fyll ut Samordnet registermelding (br-1010) for å registrere firmaet i Arbeidsgiverregisteret.• Inngå yrkesskadeforsikringsavtale med et privat forsikringsselskap.• Utarbeid en plan for helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen.• Inngå en obligatorisk tjenestepensjonsavtale (OTP) med et privat forsikringsselskap.• Opprett en egen skattetrekkonto.

Dette må du gjøre for hver gang du ansetter en ny medarbeider:• Registrer den ansatte i Arbeidstakerregisteret (Aa-registeret).• Melde den ansatte inn yrkesskadeforsikringsavtalen.• Lag en arbeidskontrakt til den nyansatte som inneholder informasjon om arbeidsoppgaver,

arbeidstid, eventuell prøvetid og oppsigelsestid.• Meld den nyansatte inn i OTP-avtalen.• Be den ansatte om å levere skattekort.

Løpende oppgaver knyttet til arbeidsgiveransvaret:• Gjennomfør HMS-tiltak og løpende internkontroll.•• Avvikle lovbestemt ferie.• Betal ut lønn og sykepenger og gjennomfør skattetrekk på grunnlag av skattekort.

20

KontaktinformasjonNæringsetaten, Servicekontoret for næringslivet

Servicekontoret for næringslivet gir veiledning i generelle etablererspørsmål og har oversikt overhvilke skjema du må fylle ut. Hos oss har vi samlet de viktigste brosjyrer og skjema som er viktig fordriften av eget firma. Du får oppdatert og riktig informasjon samlet på ett sted. Alle våre tjenester ergratis.

Besøksadresse: Tollbugt. 27 (inngang Øvre Slottsgate)Postadresse: Tollbugt. 27, 0157 OsloTelefonnummer: 23 46 01 11 (Servicelinje)Telefonnummer: 02 180 (Oslo kommunes felles sentralbord)Hjemmeside: www.naringsetaten.oslo.kommune.noE-postadresse: servicekontoret@nae.oslo.kommune.no

Næringslex

Næringslex er et nettbasert oppslagsverk der du selv kan finne nyttig informasjon om formelle kravknyttet til oppstart og drift av næringsvirksomhet innen forskjellige bransjer.

Hjemmeside: www.naringslex.no

Arbeidstilsynet

Arbeidstilsynet er en statlig etat, underlagt Arbeids- og inkluderingsdepartementet. Etatens oppgaveer å føre tilsyn med at virksomhetene følger arbeidsmiljølovens krav. Arbeidstilsynet er delt inn i sjuregioner med distriktskontorer fordelt over hele landet, samt et overordnet direktorat som er lokaliserti Trondheim.

Forespørsler som krever saksbehandling må besvares skriftlig på grunn av bestemmelsene iforvaltningsloven. Husk derfor alltid å opplyse om postadresse, også når du bruker e-post.Forespørsler uten postadresse vil ikke kunne besvares. Se forøvrig våre internettsider for nærmerekontaktopplysninger om du ønsker å komme i kontakt med et annet regionkontor enn Oslo.

Hjemmeside: www.arbeidstilsynet.no

Arbeidstilsynets svartjeneste

Telefonnummer: 815 48 222E-postadresse: svartjenesten@arbeidstilsynet.no

Arbeidstilsynet, region Oslo

Besøksadresse: Stenersgt. 1 d (Oslo City)Postadresse: Postboks 8174 Dep., 0034 OsloE-postadresse: oslo@arbeidstilsynet.no

Oslo kemnerkontor

Oslo kemnerkontor er ansvarlig for arbeidsgiverkontroll og innkreving av skatt og arbeidsgiveravgift.Kemnerkontoret gir også informasjon og veiledning til arbeidsgivere.

Besøksadresse: Pilestredet 33Postadresse: Postboks 2, St. Olavs plass, 0130 OsloTelefonnummer: 02 180 (Oslo kommunes felles sentralbord)Hjemmeside: www.kem.oslo.kommune.no

21

E-postadresse: postmottak@kem.oslo.kommune.no

Kontaktsenter for arbeidsgivere

Kemnerkontoret har opprettet et eget kontaktsenter for arbeidsgivere. Her følger en oversikt over hvordu henvender deg med forskjellige typer spørsmål:

Spørsmål vedrørende utfylling, endring og innlevering av oppgaver; betaling av forskuddstrekk,arbeidsgiveravgift og påleggstrekk, samt henvendelser om veiledning i Altinn

Telefonnummer: 23 46 91 61E-postadresse: lonnsrapportering@kem.oslo.kommune.no

Spørsmål vedrørende regelverk for skattetrekk, arbeidsgiveravgift og lønnsinnberetning

Telefonnummer: 23 46 93 82E-postadresse: regelverk@kem.oslo.kommune.no

Spørsmål vedrørende regelverk for skattetrekk, arbeidsgiveravgift og lønnsinnberetning knyttet tilutlandsspørsmål

Telefonnummer: 23 46 91 53E-postadresse: utland@kem.oslo.kommune.no

Spørsmål vedrørende selskapsskatt og skatteoppgjør

Telefonnummer: 23 46 92 33E-postadresse: selskapsskatt@kem.oslo.kommune.no

Andre nyttige kontaktpunkter og internettressurser

www.regjeringen.no

Regjeringen.no er den offentlige informasjonstjenesten på Internett hvor informasjon, dialog ogtjenester fra regjeringen, departementene og Statsministerens kontor formidles til publikum.

www.norge.no

Norge.no sin viktigste oppgave er å være en veiviser for brukere av offentlige tjenester. Norge.no skalgjøre det oversiktlig å finne frem til offentlig informasjon og sikre at du som bruker får en enkeltilgang til å utføre offentlige tjenester. Norge.no er en egen virksomhet underlagt Fornynings- ogadministrasjonsdepartementet.

Spør OSS

Spør OSS er et samarbeid mellom flere offentlige etater som arbeider mot næringslivet: Arbeids- ogvelferdsetaten, Arbeidstilsynet, Brønnøysundregistrene, Skatteetaten og Statistisk sentralbyrå.Nettsidene og brosjyrene utgitt av Spør OSS gir deg svar på de vanligste spørsmålene om regler for åstarte og drive egen bedrift.

Hjemmeside: www.spor-oss.no

22

Oslo likningskontor og folkeregister

På lokalnivå er skatteetaten representert ved likningskontorene. Se skatteetatens nettsider eller takontakt med Oslo likningskontor dersom du har spørsmål rundt skattekort og utligning av skatt. Forspørsmål om innbetaling av skatt og arbeidsgiveravgift er Oslo kemnerkontor rette instans.

Besøksadresse: Hagegata 23 på Tøyen SentrumPostadresse: Oslo likningskontor, 0630 OsloTelefonnummer: 81 54 44 55Hjemmeside: www.oslolikningskontor.noHjemmeside: www.skatteetaten.no

NAV Arbeids- og velferdsetaten

Arbeids- og velferdsetaten (tidligere Aetat og trygdeetaten) forvalter ordninger som alderspensjon ogandre pensjonsytelser, helsetjenester, sykepenger, arbeidsledighetstrygd, attføring, barnetrygd medmer. Sosialtjenesten i kommunene og etaten vil sammen utgjøre Arbeids- og velferdsforvaltningen(NAV). Du finner kontaktinformasjon til de lokale NAV-kontorene på hjemmesiden til NAV.

Hjemmeside: www.nav.no

NAV arbeid

NAV arbeid er ansvarlig for informasjon om og tildeling av arbeidsledighetstrygd, attføringspengerog attføringsstønad. Arbeidsgivere med rekrutteringsbehov kan kontakte NAV Jobbservice Oslo på tlf22 86 23 00 eller NAV lokalt.

NAV trygd

NAV trygd er ansvarlig for informasjon om og tildeling av trygdeordninger. Sykemeldte som bor iOslo vil følges opp av NAV-kontoret i den bydelen hvor den sykemeldte bor (folkeregistrert adresse).

www.lovdata.no

Lovdata er en privat stiftelse opprettet av Justisdepartementet og Det juridiske fakultet vedUniversitetet i Oslo. På Lovdatas nettsted finner du alle gjeldende lover og forskrifter tilgjengelige ifulltekst.

www.etablerer.no

Etablerer.no er et gratis nettbasert opplæringsverktøy for etablerere. Tjenesten drives av VINN påvegne av Nærings- og handelsdepartementet og Innovasjon Norge.

Bedin

Internett-tjenesten Bedin har som målsetting å gjøre det enklere å starte og drive næringsvirksomhet iNorge. Bedin og Narviktelefonene drives begge av VINN på vegne av Nærings- oghandelsdepartementet. Nettsidene inneholder blant annet maler for arbeidskontrakter, sluttattesterm.m.

Hjemmeside: www.bedin.no

23