TỔ CHỨC DỰ ÁN Nội dung Cấu trúc tổ ... - HCMUTnguyenthong/download/Quanlyduan/QLDA_Ch3_… · 2 Không có tổchức tốt hay xấu mà chỉ có tổchứcthích

1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA TP. HCM

Khoa Kyõ Thuaät Xaây Döïng - BM KTTNN

Giảng viên: PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

E-mail: [email protected] or [email protected]

Web: http://www4.hcmut.edu.vn/~nguyenthong

Tél. (08) 38 640 979 - 098 99 66 719

TÀI LIỆU THAM KHẢO1. Quản lý dự án. GS. TS. Georges Hirsch, Đặng

Hữu Đạo, Nguyễn Tiến Dũng, PGS. TS. Nguyễn Chân. NXBGD & CFVG 1994.

2. Quản lý dự án. TS. Cao Hào Thi, TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan. NXBĐHQGTp.HCM 2004.

3. Lập & thẩm định dự án đầu tư xây dựng. PGS. TS. Nguyễn Thống. NXBXDHN 2005.

4. Nguyên lý cơ bản quản lý dự án. TS. Bùi ngọc Toàn. NXBGTVT Hà Nội 2008.

PGS. TS. Nguyễn Thống

QUẢN LÝ DỰ ÁN

3

NỘI DUNGChương 1: Mở đầuChương 2: Khởi đầu dự ánChương 3: Tổ chức dự ánChương 4: Hoạch định & Lập tiến độ dự ánChương 4bis: Sơ đồ mạng CPM & PERTChương 5: Kiểm soát dự ánChương 5bis: Kiểm soát chi phíChương 6: Kết thúc dự ánChương 7: Giới thiệu phần mềm MS Project.

QUẢN LÝ DỰ ÁN

TỔ CHỨC DỰ ÁNNội dung: Cấu trúc tổ chức Nhóm dự án Lãnh đạo


QUẢN LÝ DỰ ÁNChương 3: Tổ chức dự án

TỔ CHỨC DỰ ÁN



TỔ CHỨC là một nhóm người được sắpxếp theo một trật tự nhất định để có thểcùng phối hợp hoạt động với nhau đểđạt đến mục tiêu của tổ chức.

CẤU TRÚC TỔ CHỨC là một kiểu mẫuđược đặt ra để phối hợp hoạt động giữacác người trong tổ chức.



2

Không có tổ chứctốt hay xấu mà chỉcó tổ chức thíchhợp hay khôngthích hợp!



Trong mỗi cấu trúc tổ chức, mỗi thành viên phải được xác định rõ ràng về trách nhiệm:

Trách nhiệm = Quyền hạn + Nhiệm vụ(Accountability=Authority+Responsibility)



CẤU TRÚC TỔ CHỨCCÁC LOẠI CẤU TRÚC TỔ CHỨC

Coù 3 loại :+ Cấu trúc dạng chức năng+ Cấu trúc dạng dự án+ Cấu trúc dạng ma trận



CẤU TRÚC THEO DẠNG CHỨC NĂNG



Dự án được chia ra làm nhiều phần và được phân công tới các bộ phận chức năng hoặc các nhóm trong bộ phận chức năng thích hợp. Döï aùn seõ ñöôïc toång hợp bởi nhà quản lý chức năng cấp cao.

Phó GĐ Tài chính

Phó GĐ Marketing

Phó GĐ Kỹ thuaät

Döï aùn 1

Döï aùn n

Döï aùn 1

Döï aùn n


Chủ tịch /Giám đoác

Phó GĐ Sản xuaát


CẤU TRÚC TỔ CHỨC

DẠNG DỰ ÁN



3

Một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý một nhóm/toå goàm những thành viên nòng cốt được chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau trên cơ sở làm việc toàn phần. Chủ tịch /

Giám đốc

Các phòng ban chức năng:

Taøi chính, Marketing, ...

Phó GĐ Quản lý Dự án

GĐ Dự án 1

GĐDự án 2

Taøi chính

Kyõ thuaät

Taøi chính

Kyõ thuaät


Caùc nhaø quaûn lyù chức năng không có sự tham gia chính thức.


CẤU TRÚC TỔ CHỨC

DẠNG MA TRẬN



Caáu truùc naøy laø söï keát hôïp cuûa hai daïng Caáu truùc dạng chöùc naêng vaø Caáu truùc dạng döï aùn.

Chuû tòch /Giaùm ñoác

Phoù GÑ Taøi chính

Phoù GÑ Marketing

Phoù GÑ Saûn xuaát

Phoù GÑ Kyõ thuaät

Phoù GÑ QL döï aùn

Döï aùn 1

Döï aùn 2

Döï aùn 3



Cơ cấu cho phép cùng một lúc thực hiện nhiều dự án. Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau. Ngoài người lãnh đạo theo trực tuyến & chức năng còn có sự hỗ trợ người lãnh đạo theo dự án.…



Mỗi thành viên bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng gắng liền với việc thực hiện một dự án trên một khu vực nhất định. Sau khi kết thúc dự án các thành viên trong dự án trở về vị trí, bộ phận cũ.



Ưu điểm:Linh động, ít tốn kém, sử dụng nhân lực hiệu quả. Linh hoạt theo tình hình sản xuất kinh doanh. Hình thành & giải thể dễ dàng



4

Nhựợc điểm: Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo & các bộ phận. Đòi hỏi nhà quản trị phải có tầm ảnh hưởng lớn. Phạm vi ứng dụng còn hạn chế.



MOÄT SOÁ ÑAËC ÑIEÅM CUÛA DÖÏ AÙNTRONG CAÙC CAÁU TRUÙC TOÅ CHÖÙC KHAÙC NHAU

Cơ cấu tô chức

Đặc điểm dư án

Dạng Chứcnăng Dạng Ma trận Dạng Dự án

Yếu Cân bằng Mạnh

Quyền lực củaGiám đốc Dự án Thời gian của

Giám đốc Dự án Chức danh

của Giám đốcDự án Bộ máy quản

ly Dự án

Sự tham giacủa nhân viêndoanh nghiệpvào công việccủa Dự án

Ít hoặckhông cóBán thờigianĐiều phốiviên/TrưởngBan

Bán thờigian

0% - 15%

Có giới hạn

Bán thời gian

Điều phốiviên/TrưởngBan

Bán thời gian

0% - 25%

Thấp đếntrung bìnhToàn thờigian

Giám đốc Dư án

Bán thời gian

15% - 60%

Trung bình đếncaoToàn thời gian

Giám đốc Dư án/Giám đốcChương trình

Toàn thời gian

50% - 90%

Rất cao

Toàn thời gian

Giám đốc Dư án/Giám đốcChương trình

Toàn thời gian

85% - 100%

Cấu trúc tổ chức

Raát hieäu quaû

Hieäu quaû

Khoânghieäu quaû

Raát khoânghieäu quaû

Xaây döïng

Saûn phaåm môùi

Caáu truùcChöùc naêng

Caáu truùcDöï aùn

Caáu truùcMa traän

caân baèng

Caáu truùcMa traän maïnh

Caáu truùcMa traän

yeáu



Kinh nghiệm áp dụng

THAÛO LUAÄNTrình bày quan điểmcủa Anh (Chị) về sựlựa chọn giữa quy môdự án & dạng cấu trúctổ chức (nếu có) đểthực hiện dự án cóhiệu quả? Giải thích tạisao?



NHÓM DỰ ÁN



Nhóm dự án là gì? Mọi người cùng làm việc với nhau để đạt được mục tiêu chung. Thông qua các mối tương tác cố gắng gia tăng, sáng tạo, đổi mới, giải quyết vấn đề, ra quyết định, đạo đức & thành quả trong công việc ( đồ thị sau).



5



Nhà QLDA

Người lập kế hoạch

Người phác họa

Người thiết kế

Người thực hiện Người mua sắm Thư ký

Kế toán

Kỹ sư

CẤU TRÚC NHÓM DỰ ÁN

Hoạt động nhóm trong một tổ chức thường chia thành 3 nhóm: Nhóm thông tin (information teams): Thu thập, đối chiếu thông tin tổng hợp hình thành đề xuất (nhóm nghiên cứu, nhóm chất lượng, nhóm tư vấn quản lý).



Nhóm sản xuất(production teams): Tạo sản phẩm, dịch vụ (tổ chế tạo, nhóm làm giàn giáo, nhóm thiết bị cơ giới,…).



Nhóm quản lý (Managing teams): Tổ chức, quản lý con người, các nguồn tài nguyên (ban điều hành, ban giám sát,…).



Đặc điểm cơ bản của hoạt động theo nhóm: Các thành viên phải:Chia sẻ mục tiêu hay kết quả mong muốn. Hợp tác với nhau để đạt mục tiêu hay kết quả mong muốn.



Chú ý: Mục tiêu & hoạt động của “nhóm” (team) KHÔNG nhất thiết giống như mục tiêu & hoạt động của một “tập thể” (group).Một “nhóm” hàm ý mọi người cùng làm việc với nhau. Một “tập thể” hàm ý một tập hợp các cá nhân, mặc dù họ làm việc trong cùng một dự án, nhưng họ không nhất thiết phải tương tác với nhau



6

Group Team- Có các mục tiêu chung - Chia sẻ các mục đích-Thực hiện hành động - Thực hiện hành độngcá nhân hợp tác-Tạo ra thành quả - Tạo ra thành quả tập thể

cá nhân- Sử dụng những - Hình thành sản phẩm ảnh hưởng nhóm có thể xác

định & đo được



MỤC ĐÍCH CỦA NHÓM DỰ ÁN: Là một phương pháp làm việc có hiệu quả tốt:Khối lượng công việc phải được phân công tới nhiều người. Phạm vị dự án đòi hỏi nhiều kỹ năng (một người không thể dàn trãi hết !)



Động não nhóm & thảo luận nhóm là một cách làm việc theo nhóm. Đề xuất của một người có thể là kết quả được mô phỏng từ nhiều ý tưởng của ngưòi khác. Mang mọi người trong nhóm lại với nhau để thực hiện một quá trình ra quyết định ...



Xem xét rũi ro toàn diện hơn cá nhân Gia tăng động lực thúc đẩy Hỗ trợ thành viên trong nhóm lẫn nhau.



MỤC ĐÍCH CỦA TỪNG THÀNH VIÊN NHÓM DỰ ÁN: Một cách thỏa mãn nhu cầu xã hội, muốn trở thành một cái gì đó hay một phần của nhóm. Các chia sẻ rủi ro với các thành viên khác.



Củng cố lòng tự trọng: Xác định mối quan hệ với người khác như là một thành viên của nhóm hay công ty. Là cách để nhận được sự ửng hộ trong việc thực hiện các mục tiêu của họ. Nhóm là “ngôi nhà tâm lý” cho các nhân.



7

KHÓ KHĂN & LỢI ÍCH

LÀM VIỆC THEO NHÓM



Lợi íchNâng cao được thành quả Xây dựng được hiệu quả tổng hợp Nâng cao được khả năng sáng tạo Giảm bớt căng thẳng & mâu thuẩn ...



Khó khăn: Có thể...Tốn thời gian & công sức Ra quyết định chậm Dẫn đến xu hướng “nhóm” tách rời tổ chức “Mẹ” Hình thành bè phái.



CÁC YẾU TỐXÂY DỰNG

NHÓM HIỆU QUẢ



Để làm việc nhóm hiệu quả cần xem xét 3 thành phần: Kỹ năng các thành viên nhóm Cấu trúc tổ chức Kiểu quản lý



Như vậy để xây dựng nhóm cần tập trung: Chọn đúng việc phối hợp mọi người trong nhómTổ chức nhóm hoàn thành nhiệm vụ Chọn đúng kiểu lãnh đạo



8

Khi chọn thành viên nhóm:Quan tâm & chịu trách nhiệm

trong công việc Chịu sự kích thích môi trường

làm việc…



Cầu tiến trong nghề nghiệp Lãnh đạo tổng quan :

- Kỹ năng kỹ thuật- Kỹ năng xử lý thông tin- Kỹ năng giao tiếp hiệu quả- Kỹ năng ra quyết định.



Giao tiếp hiệu quả là yếu tố chủ yếu việc xây dựng nhóm mỗi thành viên cần có các kỹ năng cơ bản:Biết lắng nghe:

+ Thái độ: Quan tâm, chú ý, tôn trọng

+ Dáng điệu: Nghe “bằng mắt”, không cắt ngang lời người khác

+ Tập trung: Nội dung, cảm xúc



Giải quyết mâu thuẩn:Quan điểm cũ Quan điểm mới

- Tìm cách tránh - Cần phải đương đầu mâu thuẩn với mâu thuẩn

- Mâu thuẩn do - Mâu thuản do nhiềusai lầm quản lý nguyên nhân khác nhau- Mâu thuẩn là - Mâu thuẩn có thểdấu hiệu xấu xấu, tốt- Mâu thuẩn cần - Mâu thuẩn cần đượcloại bỏ quản lý, kiểm soát



CÁC ĐIỀU KIỆN ĐỂ NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ



Thời gian: Thành viên cam kết dành thời gian hoàn thành nhiệm vụ Tình cảm: Quan tâm đến mục tiêu, cấu trúc công việc, tương lai, con người trong nhóm Tập trung: Biết các “vấn đề” tồn tại (issue) của nhóm, trong đầu mỗi thành viên có thứ tự ưu tiên của nhóm. Sự hỗ trợ từ các nhà quản lý



9

Khi xây dựng nhóm, các vấn đề cần quan tâm: Thông tin hiệu quả giữa các thành viênCách giải quyết vấn đề hiệu quả Cách giải quyết mâu thuẩn Tính sáng tạo trong nhóm



Không khí làm việc tin cây, hỗ trợ Rõ mục tiêu nhóm & vai trò từng thành viên Mọi việc phải được hoạch định, thực hiện đúng. Vấn đề không rõ nên nhờ tư vấn/chuyên viên Thu thập đầy đủ thông tin Phải có quá trình tự đánh giá



CÁC THẤT BẠI LÀM VIỆC

THEO NHÓM



Mâu thuẩn nội bộ không giải quyết được Các thành viên lo lắng, nản lòng (muốn rời nhóm) Các quyết định tùy tiện được đưa ra từ một người hay số người mà không có sự chấp thuận của những người khác.



THAÛO LUAÄN Anh (Chị) đã từnglàm việc theonhóm? Nếu có hãynêu ra các kinhnghiệm thực tế màAnh (Chị) đã trãiqua. Kết luận?



LÃNH ĐẠO



10

Lãnh đạo: Là hành động động viên hay cưỡng ép người khác hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể để đạt tới mục tiêu của tổ chứcQuyeàn löïc: Laø khaû năng của một người này ảnh hưởng tới hành vi của một người khác.Nguoàn goác quyền lực:+ Quyền lực chính thức+



+ Quyền lực do sự tưởng thưởng+ Quyền lực do cưỡng bức (hình phạt)+ Quyền lực chuyên môn+ Quyền lực tôn phục (uy tín)Các loại quyền lực khác:+ Thông tin+ Thuyết phục+ Liên kết (mối quen biết với người có quyền lực lớn)



Lãnh đạo theo cổ điển Sinh ra là có vai trò lãnh đạo

Laõnh đạo theo hành vi Lãnh đạo thì phải thông qua đào tạo

huấn luyện Caùc nhiệm vụ của nhà lãnh đạo Kieåu lãnh đạo



Lãnh đạo theo sự phù hợp Vieäc lãnh đạo hiệu quả tùy thuộc vào

các yếu tố của môi trường Tính caùch, kinh nghiệm của người

lãnh đạo và của nhân viên Caáu truùc của nhiệm vụ cần được

thực hiện (caáu trúc tốt hay cấu trúc kém)



CAÙC KIEÅU LAÕNH ÑAÏO

Quan taâm ñeáncoâng vieäc

Quan taâm ñeáncon ngöôøi

A E

CD

B



Möùc ñoä tham gia cuûa caáp laõnh ñaïo trong quaù trình ra quyeát ñònh

Möùc ñoä tham gia cuûangöôøi döôùi quyeàntrong quaù trình raquyeát ñònh

Töï do(phaân quyeàn)

Ñoäc taøi(taäptrungquyeànlöïc)


CAÙC KIEÅU LAÕNH ÑAÏOPGS. TS. Nguyễn Thống

11

LÃNH ĐẠO

LEADERSHIP MODEL (Xem gợi ý chọn ở slide sau)

AI Authoritarian Tập trung(độc đoán, chuyên quyền)

AII

CI Consultative(Tham vấn)

CII

GII Group Phân quyền(Tập theå)



Một số hướng dẫn gợi ý về lựachọn về phương pháp lãnh đạonhằm:

1. Để bảo vệ chất lượng ra quyếtđịnh.

2. Để bảo vệ sự chấp nhận củaquyết định đã ra.



BA QUY TAÉC ÑEÅ BAÛO VEÄ CHAÁT LÖÔÏNG CUÛA QUYEÁT ÑÒNH

1. QUY TAÉC THOÂNG TINNeáu: - chaát löôïng laø quan troïng

- nhaø laõnh ñaïo khoâng ñuû thoâng tin Thì: loaïi kieåu AI2. QUY TAÉC VEÀ PHUØ HÔÏP MUÏC TIEÂUNeáu: - Chaát löôïng laø quan troïng

- Nhöõng ngöôøi nhaân vieân khoâng roõ muïc tieâu cuûa toå chöùc

Thì: khoâng neân duøng GIIPGS. TS. Nguyễn Thống


3. QUY TAÉC MAØ VAÁN ÑEÀ KHOÂNG COÙ CAÁU TRUÙC

Neáu: - Chaát löôïng laø quan troïng- Vaán ñeà khoâng coù caáu truùc- Ngöôøi laõnh ñaïo khoâng ñuû thoâng

tin vaø khoâng bieát laáy thoâng tin ôû ñaâu Thì AI, AII, CI, CII ñeàu bò loaïi boû



BOÁN QUY TAÉC BAÛO VEÄ SÖÏ CHAÁP NHAÄN CUÛA QUYEÁT ÑÒNH

1. QUY TAÉC CHAÁP NHAÄNNeáu: - Ngöôøi laõnh ñaïo khoâng bieát nhaân

vieân coù chaáp nhaän thöïc hieän quyeát ñònh naøy hay khoâng

- Ngöôøi laõnh ñaïo khoâng bieát chaéc quyeát ñònh ñoäc ñoaùn cuûa toâi coù ñöôïc nhaân vieân chaáp nhaän hay khoâng

Thì: AI, AII bò loaïi boû



2. QUY TAÉC MAÂU THUAÃNNeáu: - Ngöôøi laõnh ñaïo khoâng bieát nhaân

vieân coù chaáp nhaän thöïc hieän quyeátñònh naøy hay khoâng

- Ngöôøi laõnh ñaïo khoâng bieát chaécquyeát ñònh ñoäc ñoaùn cuûa toâi coù ñöôïcnhaân vieân chaáp nhaän hay khoâng

- Quyeát ñònh ñoù gaây ra maâu thuaãngiöõa caùc nhaân vieân

Thì AI, AII, CI ñeàu bò loaïi boû



12


QUY TAÉC COÂNG BAÈNGNeáu : - Chaát löôïng laø khoâng quan troïng

- Söï chaáp nhaän laø quan troïngThì AI, AII, CI, CII đều bị loại bỏ.




4. QUY TAÉC ÖU TIEÂN CHAÁP NHAÄNNeáu: - Söï chaáp nhaän laø quan troïng

- Khoâng ñaûm baûo ñöôïc quyeát ñònh laø ñoäc ñoaùn hay khoâng

- Tin töôûng vaøo nhaân vieânThì AI, AII, CI, CII ñeàu bò loaïi boû



HẾT CHƯƠNG


QUẢN LÝ DỰ ÁN

Documents

TỔ CHỨC DỰ ÁN Nội dung Cấu trúc tổ ... - HCMUTnguyenthong/download/Quanlyduan/QLDA_Ch3_… · 2 Không có tổchức tốt hay xấu mà chỉ có tổchứcthích