Toiminnantilastointi13.12.2013

Toiminnantilastointi

2014Tuija ValjakkaEtelä-Karjalan Martat ry10.2.2014 Imatran Kylpylä ja 11.2. Etelä-Karjalan Marttakeskus

Toiminnantilastointi

•Vuoden 2014 alusta otetaan käyttöön sähköinen toiminnantilastointi.

•Uutena tilastoidaan yhdistysten vapaaehtoistoimintaa

•Tietoja keräämällä selvitetään vapaaehtoistoiminnan merkitystä ja määrää järjestössämme. Tätä tietoa tarvitsemme, kun

vahvistamme vapaaehtoistoiminnan arvostusta ja vaikuttavuutta sekä turvaamme järjestömme rahoitusta.

Vapaaehtoistoimintaa martoissa•Tapahtuu omasta vapaasta tahdosta, toiminnasta ei

makseta palkkaa ja se kohdentuu pääsääntöisesti järjestön sisäiseen toimintaan

•Vapaaehtoistoimintaa tarvitaan järjestön toiminnan tukemiseen tiedottamiseen sisällön tuottamiseen vertaistueksi

•Marttaliitto ja piirit ovat vapaaehtoistoiminnan tukijoita ja mahdollistajia

•Vapaaehtoistoiminnaksi lasketaan yhdistyksen toimintaa tukeva vapaaehtoistoiminta

•Vapaaehtoistoiminnaksi ei lasketa osallistumista marttailtoihin tai vastaaviin tapahtumiin.

Miksi tilastoidaan?

Halutaan esille marttatoiminnan laajuus

Miten paljon yhdistykset ja martat toteuttavat toimintaa

Miten paljon vapaaehtoisia osallistuu toimintaan – mahdollistaa toiminnan

Minkälaista toimintaa on ja kenelle sitä suunnataan

Toiminnan kehittäminen, mihin yhdistykset tarvitsevat tukea ja materiaalia

Ohjaa toiminnan sisältöjen suunnittelua

Mitä tilastoidaan?Toiminnan määrää, osallistujia, toteuttajia ja sisältöjä

1. Taustatiedot• Yhdistys/toimintaryhmän

numero

2. Perustiedot• Tilaisuuden nimi • Tilaisuus alkoi - päättyi• Osallistujien määrä• Vapaaehtoistoimijoiden

määrä• Vapaaehtoisten toimijoiden

tunnit• Tilaisuuden järjestäjä• Tilaisuuden muoto

3. Sisältö• Kotitalousneuvonta• Järjestötoiminta• Kansainvälinen toiminta• Muu toiminta• Tapahtumat ja tilaisuudet • Kolmannelle osapuolelle

tehtävä toiminta

HUOM!• Yhdistyksen tulee kirjata

vain omaa toimintaansa. Ei esim. vertaismarttatoimintaa, joka on piirin tukemaa ja ohjaamaa toimintaa.

Mikä muuttuu?

• Yhdistykset voivat viedä tiedot verkkoon reaaliaikaisesti

• Tilastotiedon saanti nopeutuu ja helpottuu

• Tilastojen poimintoja voidaan tehdä pitkin vuotta

• Yhdistys saa helposti erilaista tilastotietoa mm. toimintakertomukseen, toimintasuunnitelmaan

• Piirien ei tarvitse koota (käsin laskea) yhdistysten tilastotietoja omaa toimintakertomukseen

• Marttaliitto saa suoraan tilastot (piirien ei tarvitse laskea/toimittaa)

• Kaikkia yhdistyksiä kannustetaan sähköiseen tilastointiin

Helpompaa

Nopeampaa

Vähentää työtä, jaksottaa kirjaamiset pitkälle ajalle

• Paperit eivät poistu -> mutta VÄHENEVÄT!

Mikäli yhdistys toimittaa tilastotiedot piiriin paperilla, piirin kirjaa ne verkkolomakkeelle.Paperilomakkeella on toiminnan tilastointi mahdollista jatkossakin.

Muutos ja mahdollisuusMarttatoiminnan (yhdistystoiminnan) näkyväksi tekeminen entistä paremmin

Osallistujien määrät Tapahtumien määrät Vapaaehtoistoimintaan osallistuvien määrät ja

käytetyt tunnit

• Mahdollisuus vaikuttavuuden todentamiseen (yhdistys, piiri, liitto) toiminnan tasolla

• Mahdollistaa tilastotietojen saatavuuden myös toimintavuoden aikana Yhdistys, piiri ja liitto

• Tilastojen vertailtavuus mahdollista eri toimintavuosien välillä

Miten tilastoidaan?

•Yhdistyksen valtuuttama henkilö rekisteröityy verkkopalvelun käyttäjäksi ja luo tunnukset

•Verkossa on valmis tilastolomake, johon tiedot kirjataan

•Toimintatiedot kirjataan tapahtumakuukausittain

•Vuoden vaihteen tiedot kirjataan viimeistään seuraavan vuoden tammikuun 15. päivä mennessä.

Kuka hoitaa tilastoja yhdistyksessä?• Yhdistyksen hallitus valitsee henkilön, jolla on

mahdollisuus käyttää verkkopohjaista tilastointilomaketta ja joka nauttii hallituksen luottamusta

• Samalla tulee sopia toimintatapa, miten tieto tilastoitavista asioista kulkee vastuuhenkilölle

• Asioiden sujuvuuden vuoksi olisi hyvä valita valitulle tilastointivastaavalle varahenkilö

• Yhteyshenkilönä Marttaliitossa on ritva.ikonen@martat.fi

Huomioitavia asioitaAikataulu

• Toiminnan kirjaaminen tilastolomakkeelle aloitetaan vuoden 2014 alusta

• Kirjaukset tulee tehdä mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen

• Toiminta on hyvä kirjata viimeistään toteutumiskuukautta seuraavan kuukauden alussa esim. tammikuun toimintatiedot tulisi olla kirjattuna helmikuun aikana

• Vuoden vaihteen toimintatiedot kirjataan viimeistään seuraavan vuoden tammikuun 15. päivä mennessä. Esim. joulukuun 2014 toimintatiedot tulee olla

kirjattuna vuoden 2015 tammikuun 15. päivä mennessä.

Marttayhdistys Marttapiiri Marttaliitto

• Yhdistys päättää kuka kirjaa toiminnat verkkoon

• Toimintatilasto helpottaa vuosikertomuksen kokoamista sekä toimintasuunnitelmaan laatimista

Uutta

• Vapaaehtoistoiminnan näkyväksi tekeminen, henkilömäärät ja toteutuneet tunnit.

• Piirin ei tarvitse koota yhdistysten tilastotietoja toimintakerto-mukseensa käsin, vaan saavat jatkossa tarvittavat tiedot suoraan tilastopoimintoina

• Piiri ohjaa ja neuvoo yhdistyksiä toimintojen kirjaamisessa verkkolomakkeelle

Huom! Vertaismarttatoiminta tms. on piirin toimintaa

• Marttaliitto saa yhdistysten ja piirien tilastopoiminnat suoraan käyttöliittymästä

• ML antaa tarvittavaa tukea ja ohjeistaa tarvittaessa piirejä

TiedotuskanavatYhdistyskirje 1/2014Marttailusivuilla tietoa 2014Piireille materiaalia intrassa

Tiedoksi; jäsenrekisteriuudistus

• Jäsentietohallintoa ja siihen liittyviä palveluja kehitetään kevään 2014 aikana

• Seuraavaksi yhdistyksille avataan mahdollisuus selata ja muuttaa jäsentietojaan sähköisesti

• Jäsenrekisteriin käytettävyyttä tullaan helpottamaan ja laajentamaan vähitellen

• Vapu-arvioinnin uudistus on myös meneillään.

TIEDOKSI: Luottamushenkilöluettelo tehdään myös sähköisesti 2014

• Historiaa: Aikaisempina vuosina yhdistykset ovat täyttäneet paperisen, exel-pohjaisen  luottamushenkilöluettelon käsin ja se on lähetetty piiriin

2014

• Pyrimme kaikilla tasoilla vähentämään paperien määrää

• Paperittoman toiminnan mahdollistaa nyt Wepropolin kautta tehtävä ilmoitus

• Linkki lomakkeeseen on ww.martat.fi/marttailu/yhdistystoimijoille/

• Ilmoitus tulee olla täyttelynä 7.3.2014 mennessä

• Tämä on välivaihe liittyen laajempaan jäsenrekisterin kehittämiseen

• Vain muuttuvat tiedot yhdistys lähettää Marttaliittoon

•(marja-liisa.alhonsalo@martat.fi) 

TULE MUKAAN MARTTOIHIN!Marttailu on monipuolista ja aktiivista harrastamista.Martoissa sinulla on mahdollisuus uuden oppimiseen, yhdessä tekemiseen, vaikuttamiseen ja elämyksiin.Osallistumalla tuet myös kotien ja perheiden hyvinvointia.