Tool della Rete degli U.R.P.oscat.rete.toscana.it/docman/view.php/175/623/Manua… · Web view4.12 Amministrazione web 98 4.12.1 Inserimento Aree 99 4.12.2 Ricerca, modifica e cancellazione

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Progetto Rete degli URP Pagina1 di 129

Data27/12/2011

Manuale Utente delle funzionalità di back-office dei Tool della Rete degli URP

Versione4.6

Regione Toscana

Progetto Rete degli URP

Manuale Utente

delle funzionalità di back-office dei

Tool della Rete degli URP

Livelli di approvazioneRTI Funzione Nome Data Firma

Redazione Analista D. FaisRevisione Capo Progetto M. di MartinoApprovazione/Emissione Responsabile Contratto P. Breglia

Livelli di approvazione Cliente Funzione Nome Data Firma

Verifica Responsabile Tecnico di contratto G. Ugolini

Verifica TecnicoApprovazione Responsabile di Servizio Approvazione Responsabile di contratto

LISTA DI DISTRIBUZIONE

_________________________________________________________________________________________________________________Proprietà riservata Regione Toscana. È vietata la diffusione esterna se non specificatamente autorizzata.



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AGGIORNAMENTIN.

Versione Data ParagrafiModificati Motivo della modifica

0.1 10/03/05 -- Prima stesura0.2 18/03/05 --0.3 12/04/0

52.4, 2.5, 2.6, 2.8

Integrazione argomenti inerenti contatti, procedimenti amministrativi, atti amministrativi e segnalazioni

1.4, 2, 3.10.1, 3.10.2, 4.1

Approfondita la trattazione dell’argomento

0.4 21/04/05 Revisione RT, aggiornamento immagini e descrizione campi obbligatori

1.0 26/04/05 Revisione e integrazioni RT2.0 02/11/05 4.8

5.7Revisione sezione segnalazioniIntroduzione sezione Verifica Eventi

3.0 30/04/06

5.8 Introduzione sezione MigraURP

4.0 15/04/09

Revisione e aggiornamento

4.3 16/09/09


4.5 02/09/11


4.6 27/12/11

4.2.1 Aggiunte le dimensioni delle immagini per i loghi.




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SOMMARIO

1 INTRODUZIONE 7

1.1 IL PROGETTO 71.2 IL PORTALE DEGLI OPERATORI 7

2 I TOOL DELLA RETE DEGLI URP 8

2.1 LA PROCEDURA 82.2 PREDISPOSIZIONE CLIENT 8

2.2.1 Browser compatibili 82.2.2 Plug-in 8

2.3 LE PROCEDURE DI BACK-OFFICE 92.4 LE FUNZIONI DEL BACK-OFFICE 102.5 NOTE ED AVVERTENZE 11

3 MODALITÀ DI ATTIVAZIONE DEI TOOL DELLA RETE DEGLI URP 15

3.1 AMMINISTRAZIONE DEL NODO APPLICATIVO LOCALE 153.2 DEFINIZIONE INFORMAZIONI DI BASE 153.3 ATTIVAZIONE DEI SINGOLI COMPONENTI I TOOL 15

4 FUNZIONALITÀ DEI TOOL 17

4.1 NOTE GENERALI 184.2 INFO URP 18

4.2.1 Informazioni generali URP 184.2.2 Inserimento Sede 194.2.3 Ricerca, modifica e cancellazione sedi 194.2.4 Inserimento Addetto 204.2.5 Ricerca, modifica e cancellazione addetti 204.2.6 Estrazione dati addetti 204.2.7 Estrazione dati URP 21

4.3 ORGANI POLITICI 224.3.1 Indice Organi Politici 224.3.2 Inserimento Persona 234.3.3 Ricerca, modifica e cancellazione persone 244.3.4 Inserimento Ruolo 244.3.5 Ricerca, modifica e cancellazione ruoli 254.3.6 Inserimento Organo Politico 254.3.7 Ricerca, modifica e cancellazione Organi Politici 264.3.8 Inserimento Incarico 274.3.9 Ricerca, modifica e cancellazione Incarichi 28

4.4 ORGANIGRAMMA 294.4.1 Indice Organigramma 294.4.2 Inserimento Struttura 304.4.3 Ricerca, modifica e cancellazione struttura 344.4.4 Organizzazione 344.4.5 Inserimento Sede 354.4.6 Ricerca, modifica e cancellazione sede 354.4.7 Inserimento Dipendente364.4.8 Ricerca, modifica e cancellazione dipendente 38

4.5 CONTATTI 404.5.1 Inserimento Contatti 41




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4.5.2 Ricerca/modifica Contatti 424.5.3 Statistiche Tematiche 424.5.4 Statistiche Generali 434.5.5 Statistiche Mensili 444.5.6 Statistiche Giornaliere 45

4.6 PROCEDIMENTI 464.6.1 Inserimento Procedimenti Amministrativi 464.6.2 Ricerca, modifica e cancellazione Procedimenti Amministrativi 524.6.3 Dettaglio Procedimento Amministrativo534.6.4 Gestione Assistita - Esportazione Procedimenti Amministrativi 534.6.5 Importazione Procedimenti Amministrativi 544.6.6 Prima Attivazione 554.6.7 Trasferimento Procedimenti Amministrativi 57

4.7 ATTI 594.7.1 Inserimento Atti Amministrativi 594.7.2 Ricerca, modifica e cancellazione Atti Amministrativi 62

4.8 SCHEDE 634.8.1 Inserimento scheda: i dati comuni 634.8.2 Inserimento Scheda Informativa 654.8.3 Inserimento Scheda Normativa 684.8.4 Inserimento Scheda Link 694.8.5 Ricerca, modifica e cancellazione scheda 694.8.6 Dettaglio Scheda 704.8.7 Gestione Assistita - Esportazione Schede 704.8.8 Importazione Schede 714.8.9 Prima Attivazione 72

4.9 SEGNALAZIONI 754.9.1 Gestione Segnalazioni 754.9.2 Inserimento e Modifica di Segnalazioni 75

4.9.2.1 Dati del segnalatore 764.9.2.2 Dettaglio segnalazione 764.9.2.3 Supporto per la risposta 784.9.2.4 Risposta al segnalatore 80

4.9.3 E-mail di Sollecito al supporto per la risposta. 814.9.4 Duplicazione Segnalazioni 814.9.5 Ricerca, modifica e cancellazione Segnalazioni 824.9.6 Dettaglio segnalazione 82

4.9.6.1 Supporto per la risposta 824.9.6.2 Risposta al segnalatore 84

4.9.7 Creazione Contatto da Segnalazione 854.9.8 Le risposte delle Strutture 864.9.9 Acquisizione Risposte Strutture 864.9.10 Dettaglio Risposta a Segnalazione 874.9.11 Impostazioni E-mail 894.9.12 Statistiche per stato. 914.9.13 Statistiche per tipo acquisizione. 924.9.14 Statistiche Generali delle Segnalazioni. 93

4.10 CERCA IN RETE944.11 GESTIONE TABELLE 94

4.11.1 Inserimento Personalizzazione 944.11.2 Ricerca, modifica e cancellazione personalizzazioni 944.11.3 Inserimento Tipo atto 954.11.4 Ricerca, modifica e cancellazione tipo atto 95




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4.11.5 Inserimento Utenti 954.11.6 Ricerca, modifica e cancellazione utenti964.11.7 Inserimento Aree 964.11.8 Ricerca, modifica e cancellazione Aree 974.11.9 Inserimento Argomenti 974.11.10 Ricerca, cancellazione e modifica Argomenti 974.11.11 Personalizzazione Contatti 98

4.12 AMMINISTRAZIONE WEB 984.12.1 Inserimento Aree 994.12.2 Ricerca, modifica e cancellazione area 1004.12.3 Inserimento Notizia 1014.12.4 Ricerca, modifica e cancellazione notizia 104

4.13 GESTIONE RICHIESTE 1054.13.1 Nota Introduttiva 1054.13.2 Ricerca delle richieste 1054.13.3 Visualizzazione della richiesta in formato HTML 1084.13.4 Modificare lo stato di una richiesta 1094.13.5 Visualizzazione della richiesta in formato PDF 1114.13.6 Eliminazione di una richiesta 111

4.14 IMPLICAZIONI SULL’INFORMATION RETRIEVAL 112

5 AMMINISTRAZIONE DEL NODO 113

5.1 NOTE GENERALI 1135.2 DEFINIZIONE NUOVI URP 1135.3 RICERCA,MODIFICA E CANCELLAZIONE URP 1145.4 INSERIMENTO UTENTI 1165.5 RICERCA, MODIFICA E CANCELLAZIONE UTENTI 1175.6 INSERIMENTO PARAMETRI CONFIGURAZIONE 1185.7 RICERCA, MODIFICA E CANCELLAZIONE PARAMETRI DI CONFIGURAZIONE 1185.8 VERIFICA EVENTI 1185.9 MIGRAZIONE URP 121

6 AMMINISTRAZIONE UTENTI SRTY 123

6.1.1 Utenti amministratori di nodo 1236.1.2 Utenti amministratori di un URP 1256.1.3 Utenti addetti di back-office 126

7 GLOSSARIO 128




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1 Introduzione1.1 Il progetto

Questo manuale si rivolge agli operatori degli URP aderenti al progetto di e.toscana, linea 1, “Sportello informativo per il cittadino: Rete degli Urp della Toscana”1.Il progetto si propone di offrire alla Pubblica amministrazione toscana:un miglioramento del livello di comunicazione e cooperazione fra gli URP di enti diversi, mediante la condivisione di basamenti informativi, l'adozione di strumenti di misurazione delle richieste degli utenti, la normalizzazione delle modalità di interazione via rete, la normalizzazione della struttura delle informazioni comuni quali quelle relative all'organizzazione degli enti (chi fa cosa) e la descrizione dei procedimenti amministrativi;un miglioramento del livello di integrazione informativa ed organizzativa dell'URP all'interno della propria struttura amministrativa. Metodiche e strumenti standard permettono l'acquisizione in tempo reale di informazioni attinenti l'attività del proprio ente (atti, decreti deliberativi, nuova normativa nazionale, regionale ed europea ecc.) utili all'aggiornamento delle banche dati;contatti più facili ed immediati fra gli URP attraverso il Portale degli operatori (paragrafo 1.2);accesso strutturato alle basi dati di livello regionale o sovraregionale attraverso sistemi di knowledge management.

1.2 Il portale degli operatoriGli operatori degli URP aderenti al progetto (amministratore della “Rete degli URP” e amministratore dell’URP locale), si interfacciano con il sistema operando attraverso un portale, che consente l’accesso alle funzionalità di inserimento, modifica, cancellazione dei dati del singolo URP. Gli operatori potranno avere profili di accesso differenziati autenticati mediante certificati digitali.

L’amministratore della “Rete degli URP” (presente a livello centrale), ha il compito di: attivare i singoli URP definire gli amministratori degli URP locali aggiornare i contenuti del portale della Rete

L’amministratore locale ha il compito di: definire gli addetti del proprio URP aggiornare il portale locale tenere aggiornate le basi dati utilizzando le singole applicazioni fruire del basamento informativo comune, in quanto in esso può trovare la gran parte delle informazioni

necessarie alla propria attività.

1 http:// www.e.toscana.it _________________________________________________________________________________________________________________

Proprietà riservata Regione Toscana. È vietata la diffusione esterna se non specificatamente autorizzata.

http://www.e.toscana.it/



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2 I tool della Rete degli URP2.1 La procedura

Con Tool della rete degli URP si definisce l’applicativo a carattere gestionale di supporto alle attività degli operatori. Gli scopi principali della procedura Tool della Rete degli URP sono:offrire agli Enti uno strumento per la gestione delle informazioni di competenza dell’URP;offrire agli Enti uno strumento per la pubblicazione Internet delle informazioni di competenza dell’URP;costituire e mantenere allineato un unico deposito centralizzato contenente le informazioni di tutti gli URP partecipanti al progetto.All’interno della procedura è possibile eseguire una suddivisione funzionale tra back-office e front-office.Con il termine back-office intendiamo indicare l’insieme delle funzioni disponibili all’interno dei Tool della Rete degli URP destinate ad essere usate dagli operatori dell’URP per la predisposizione delle informazioni da pubblicare su web.Con il termine front-office intendiamo indicare l’insieme delle funzioni disponibili all’interno dei Tool della Rete degli URP destinate ad essere usate dai privati cittadini che intendono consultare le informazioni predisposte per il singolo URP mediante le funzioni di back-office.Questo manuale è un supporto agli utenti delle funzionalità di back-office implementate dalla procedura Tool della Rete degli URP.Ogni tool disponibile nella procedura è descritto in un capitolo separato ed è corredato da una scheda informativa, posta all’inizio di ogni capitolo, che ne illustra le modalità di attivazione:Funzioni: elenco delle funzioni messe a disposizione dallo specifico tool;Prerequisiti: elenco di eventuali altri tool la cui attivazione è da considerarsi come prerequisito;Tabelle: elenco delle eventuali tabelle di base che occorre predisporre prima di attivare lo specifico tool.

2.2 Predisposizione client

2.2.1 Browser compatibiliMicrosoft Explorer Ver. 6 o superiore (http://www.microsoft.com);Netscape Ver. 7.2 o superiore (http://www.netscape.com);Mozilla Firefox Ver. 0.8 o superiore (http://www.mozilla.org/products/firefox).

2.2.2 Plug-inAcrobat reader (http://www.adobe.com).


http://www.adobe.com/



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2.3 Le procedure di back-officeLe applicazioni di back-office sono accessibili solo da operatori accreditati dai singoli URP e si riferiscono alle principali procedure in atto.Le procedure previste sono:

Infourp – per gestire la raccolta delle informazioni concernenti l’ufficio relazioni con il pubblico (sedi, orari, operatori , abilità, servizi , etc.). L’applicazione deriva da una banca dati in modalità web presente in Regione dal 2000, in cui sono raccolti dati degli URP esistenti sul territorio toscano. Infourp contiene informazioni anagrafiche e qualitative degli URP della Toscana. L’aspetto qualitativo viene rilevato attraverso due attributi: servizi, ossia le attività svolte dall’URP nei confronti dei cittadini: informazioni, diritto d’accesso etc.abilità, cioè conoscenze e competenze specifiche sviluppate dall’ufficio nel corso degli anni e su cui, all’occorrenza può fornire aiuto concreto agli altri URP: gestione banche dati, gestione reclami etc.Infourp si realizza in due ambienti, il primo gestionale, inserito nel contesto del portale degli operatori, a cui consente di inserire e modificare le eventuali variazioni relative al proprio URP.Il secondo dedicato al cittadino per individuare l’URP utile a soddisfare le proprie aspettative.

Strutture e uffici – per gestire la banca dati che riunisce le informazioni relative alle singole strutture dell’Ente e dei dipendenti assegnati. La procedura si rivolge al cittadino per orientarlo nella struttura a volte alquanto complessa dell’Ente, individuando le funzioni e responsabilità dei “servizi” e dei singoli operatori. Essa consente di effettuare ricerche per ufficio e per persona e contiene elementi utili a creare un contatto con i referenti.La navigazione, da parte del cittadino, può essere effettuata per:scorrimento albero dei servizi (Direzione generale – Struttura – [etc. ]);ricerca diretta per strutture o dipendenti.Per ogni dipendente e ciascuna struttura il sistema pubblica una serie di dati quali il numero di telefono, l’indirizzo di posta elettronica, la struttura di assegnazione, etc.

Organi politici – per gestire la banca dati che riunisce le informazioni relative agli organi politici dell’Ente e ai soggetti che ricoprono incarichi all'interno di quegli organi. La banca dati quindi consente di avere informazioni sui nominativi, sulle funzioni a loro assegnate e sull’area politica di appartenenza. La navigazione, da parte del cittadino, può essere effettuata per:ricerca di incarichi;ricerca di persone (soggetti politici).

Procedimenti Amministrativi – per gestire la banca dati finalizzata a rendere visibili ai cittadini, mediante il front-office, i procedimenti amministrativi dell’ente con le informazioni relative ai responsabili. Saranno resi disponibili ai cittadini ed a tutte le Pubbliche amministrazioni aderenti alla Rete degli URP, i procedimenti amministrativi degli Enti che appartengono alla Rete stessa. Consente inoltre di scaricare dalla rete la modulistica relativa ad ogni singolo procedimento, di conoscerne i responsabili e la durata come previsto dalla legge 241/90 e dalla legge regionale 9/1995

Contatti - per identificare i destinatari dei servizi, valutare il reale servizio reso al cittadino e individuare i bisogni espressi e latenti dei diversi segmenti di utenza. E’ una procedura tipicamente di back-office, utile per analizzare le attività svolte, le richieste del pubblico e il suo livello di soddisfazione. L’applicazione ha una base dati omogenea con quanto già sperimentato ed in funzione presso l’URP della Regione Toscana.L’applicazione consente:il rapido inserimento delle informazioni attraverso campi descrittivi, flag e campi abbinati a tabelle;la visualizzazione e stampa delle statistiche periodiche, considerando i vari periodi temporali (giornaliera, mensile, annuale) e le varie tipologie di argomento.La visualizzazione di alcune informazioni statistiche, in formato tabellare o di istogramma, è concepita per un’uscita direttamente sul portale dei singoli URP.




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Schede Informative - predisposte dall’URP in collaborazione con i centri di competenza, per supportare l’operatore di sportello che deve rispondere a bisogni informativi specifici del cittadino.Rappresentano il veicolo di condivisione dei contenuti tra operatori degli URP. Le schede di back-office potranno essere visibili agli operatori del singolo URP o messe a disposizione degli operatori della rete. Alcune schede potranno inoltre essere redatte allo scopo di essere “pubblicate” ossia rese disponibili al cittadino mediante il front-office del portale locale.

Atti amministrativi - procedura in grado di presentare su web ai cittadini gli atti adottati dall’ente.

Segnalazioni - procedura in grado di recepire, analizzare, rispondere ed archiviare le segnalazioni inoltrate dal cittadino.

2.4 Le funzioni del back-officeLe funzioni di back-office rese disponibili dai Tool sono:Informazioni URP

Funzioni destinate alla manutenzione delle informazioni specifiche all’URP dell’ente;Organigramma

Funzioni destinate alla definizione e alla manutenzione delle informazioni relative alla struttura organizzativa dell’ente;

Organi Politici Funzioni destinate alla definizione e alla manutenzione delle informazioni relative agli organi politici

dell’ente;Procedimenti amministrativi

Funzioni destinate alla definizione e alla manutenzione dei procedimenti amministrativi di competenza dell’ente;

Schede informative Funzioni destinate alla definizione e alla manutenzione di schede informative riguardanti argomenti di

interesse per l’ente. Sono tipologie specifiche di schede, in quanto sempre collegate alla creazione di schede informative e/o atti e/o procedimenti, le seguenti:

Schede link Funzioni destinate alla definizione e alla manutenzione di schede informative di siti Internet riguardanti

argomenti di interesse per l’ente;Schede Normative

Funzioni destinate alla definizione e alla manutenzione di schede informative di normative riguardanti argomenti di interesse per l’ente;

Contatti Funzioni destinate al censimento a fine statistico dei contatti di richiesta informazioni ;

Segnalazioni Funzioni destinate alla gestione automatica delle segnalazioni, dei reclami e dei suggerimenti pervenuti

all’ente;Atti amministrativi

Funzioni destinate al censimento degli atti amministrativi adottati dall’ente;Amministrazione web

Funzioni destinate alla definizione e alla manutenzione di informazioni e notizie che l’ente ritiene di pubblicare sulla prima pagina di front-office;

Ricerca in rete Funzioni destinate alla ricerca e consultazione di informazioni mantenute e rese pubbliche da altri URP

della rete;Gestione tabelle

Funzioni destinate alla manutenzione di tabelle di base usate dai vari contesti applicativi;Gestione richieste




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Funzioni destinate alla gestione di moduli inviati elettronicamente tramite la procedura associata a procedimenti, atti e schede;

Gestione moduli Funzioni destinate alla gestione della modulistica.

2.5 Note ed avvertenzePer la gestione delle diverse funzionalità si forniscono le seguenti raccomandazioni generali:

TabelleIl sistema dei tool è costituito da tabelle, alcune delle quali contengono dati precaricati, altre che vengono alimentate automaticamente mediante inserimento di dati in altre banche dati e altre ancora che devono essere implementate a cura dell’addetto di back-office. Nel manuale verrà segnalata la necessità di precompilare alcune tabelle qualora si renda necessario all’interno di una determinata procedura.

ModificaLe modifiche ai dati inseriti in ciascuna procedura avvengono tramite due successive selezioni: occorre prima selezionare il tasto “Modifica” per visualizzare una pagina contenente i dati preesistenti, che risulteranno però editabili e modificabili. Una volta apportate le modifiche, occorrerà di nuovo selezionare il tasto “Modifica” perché queste vengano salvate.

EliminazioneL’eliminazione di dati avviene mediante selezione del tasto “Elimina” previa richiesta di conferma definitiva.

PrerequisitiNella trattazione delle singole procedure è indicata la necessità o meno della presenza di pre-requisiti: si tratta dell’opportunità, prima di procedere all’inserimento di dati in quella banca dati, di aver già provveduto a implementare altre procedure che costituiscono appunto il prerequisito. Ad esempio prerequisito per l’inserimento di dati nella banca dati “Schede” è l’aver già popolato la banca dati Organigramma.

StampaNelle pagine di dettaglio è presente un pulsante “Stampa” che permette l’apertura di una pagina pop-up contenente le stesse informazioni visualizzate sulla pagina principale, ma senza menu e intestazioni e con un ulteriore pulsante “Stampa” premendo il quale si può stampare il contenuto della finestra.

Editor GraficoLe aree di testo sono state sostituite da un editor grafico, molto semplice da utilizzare, che permette di inserire del testo formattato.L’utilizzo dell’editor è intuitivo e molto simile ai più comuni sistemi di videoscrittura: per applicare la formattazione desiderata ad un testo è sufficiente selezionare il testo e cliccare sul pulsante desiderato come mostrato in figura




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Figura 1

I pulsanti presenti nella prima fila servono per la formattazione del testo e sono: grassetto, corsivo, sottolineato; giustificato, allineato a sinistra, allineato al centro, allineato a destra; elenco puntato, elenco puntato numerato, riduzione margine, aumento margine, inserimento link.I pulsanti presenti nella seconda fila sono invece utili per la redazione del testo e sono: taglia, copia, incolla, ripulisci testo Word, annulla l’ultima operazione eseguita, ripristina l’ultima operazione annullata, anteprima di stampa, stampa e ingrandimento dell’editor, visualizza codice HTML.

Il tasto “HTML” è utile per vedere il codice generato automaticamente dall’editor. Gli utenti più esperti potranno utilizzare la finestra del codice per scriverne direttamente brevi porzioni in HTML, gli altri potranno utilizzare la finestra del codice come verificarne almeno la pulizia.

Copiando sull’editor un testo scritto con Microsoft Word vengono inseriti nel codice molti tag inutili.

Si riporta il codice HTML generato dall’editor:

Nonostante il sistema migliore per copiare testo da Word sia comunque incollarlo sul blocco note in modo che perda la formattazione, e quindi copiarlo nuovamente da esso e incollarlo sull’editor, è


Figura 2

Figura 3



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stato introdotto un pulsante “Strip Word HTML” che ripulisce dalla formattazione, anche se non

perfettamente, il testo incollato direttamente da Word

Figura 5

Per inserire un link in un testo, ad esempio, è sufficiente selezionare il testo che si vuole rendere un link (“qui” nell’esempio in figura), e cliccare sull’ultimo pulsante della prima fila.

Figura 6

Si aprirà una maschera pop-up nella quale è possibile specificare l’indirizzo che si vuole raggiungere specificandolo per esteso nel campo URL, e la modalità di apertura della nuova finestra scegliendo una voce fra quelle disponibili nel menu a tendina Target:_blank: apre il link in una nuova finestra_self: apre il link nella stessa finestra_top: apre il link nel frame più esterno (nel caso il testo formattato venga inserito in una pagina html composta da frame)_parent: apre il link nel frame “genitore” (nel caso il testo formattato venga inserito in una pagina html composta da più strati di frame)no target: ha lo stesso effetto di _self


Figura 4



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Figura 7

Per salvare le modifiche effettuate e tornare all’editor grafico è necessario cliccare sul pulsante Submit.

Genera LinkIn molte pagine di back-office compare, a fianco degli altri pulsanti, il pulsante “Genera Link”. cliccando il quale si apre una finestra pop-up contenente l’indirizzo internet per accedere direttamente alla relativa pagina di front-office. Se l’indirizzo così generato viene copiato nella URL di un link all’interno di una qualunque pagina HTML interna o esterna al Tool degli URP, il cittadino seguendo il link potrà accedere direttamente ad un punto specifico del front-office, senza dover navigare il sito per arrivarci. Questa nuova funzionalità, unita all’editor grafico, può risultare molto utile per inserire link a specifiche schede o specifici procedimenti in un qualunque campo descrittivo, rendendo di fatto obsolete le schede link.

Indicazioni generaliLe seguenti indicazioni inoltre valgono per tutte le funzioni del back-office:(*) accanto a un campo nelle form di immissione/modifica indica che il campo è obbligatoriole date devono essere inserite nel formato convenzionale: gg/mm/aaaala ricerca a testo libero serve a recuperare anche sottostringhe di caratteri i risultati delle ricerche sono normalmente presentati in ordine alfabetico; in alcuni casi è possibile chiedere un diverso ordinamento (es. se i risultati sono presentati in colonne, che corrispondono ai diversi campi, ciccando sul titolo della colonna è possibile definire un nuovo ordine).




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3 Modalità di attivazione dei Tool della rete degli URPL’attivazione dei Tool della Rete degli URP necessita lo svolgimento di attività da parte di diverse figure professionali.Si elencano di seguito le attività, con i rispettivi ruoli professionali, nell’ordine che è necessario seguire per realizzare l’attivazione dei Tool.

3.1 Amministrazione del nodo applicativo localeCoinvolge l’Amministratore del nodo, figura di operatore cui sono demandate le attività di gestione del nodo applicativo locale e che, di conseguenza, riguardano tutti gli URP ospitati.I suoi compiti sono:censire i nuovi URP mediante uno specifico codice identificativo fornito da Regione Toscana;definire eventuali nuovi utenti e specificarne i ruoli (SRTY e applicativo);associare gli utenti agli URP ospitati nel nodo.Per i dettagli operativi si veda il paragrafo Amministrazione del Nodo.

3.2 Definizione informazioni di baseL’attività coinvolge l’Amministratore del singolo URP che ha il compito di definire le informazioni di base che verranno usate da tutti gli addetti dell’URP nel normale uso della procedura.Per i dettagli operativi si veda il paragrafo Gestione Tabelle.

3.3 Attivazione dei singoli componenti i ToolOgni URP può, entro certi limiti, utilizzare solo alcune parti di programma o attivare in tempi differenziati i singoli componenti dei Tool, attraverso l’operatività dell’Addetto di back-office, il quale ha il compito di mantenere il patrimonio informativo dell’URP utilizzando le funzioni offerte dai Tool della Rete degli URP.Per poter sfruttare il miglior grado di integrazione tra le diverse funzioni dei Tool, la sequenza consigliata di attivazione è la seguente:

Info URP Gestione Tabelle Organigramma Organi Politici Procedimenti Atti Schede Contatti Segnalazioni Amministrazione Web Gestione Moduli Gestione Richieste




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Per i dettagli operativi si vedano i paragrafi relativi al singolo componente, illustrati nel seguito del documento.


Ges

tione

Tab

elle

Info URP

Organigramma

Procedimenti

Atti Schede

Contatti

Segnalazioni

Ges

tione

M

odul

iG

estio

ne R

ichi

este

Organi Politici



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4 Funzionalità dei ToolL’accesso alle funzionalità dei Tool della Rete degli URP avviene indicando una specifica URL in un browser Internet. L’accesso è consentito solo ad operatori riconosciuti ed accreditati mediante certificato digitale. Nel caso specifico in cui l’operatore che richiede l’accesso sia stato abilitato ad operare su più di un URP, prima di accedere alle funzionalità, viene presentata la lista degli URP fra cui scegliere

Figura 8




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4.1 Note generaliNei prossimi paragrafi verranno descritte le funzionalità dell’Applicativo Tool della Rete degli URP con le principali modalità di utilizzo delle Aree applicative dei Tool.

4.2 Info URPConsente la gestione delle informazioni generali dell’URP localeFunzioni:

Informazioni generali Addetti Sedi

Prerequisiti: nessunoTabelle: nessuna

4.2.1 Informazioni generali URP

Figura 9

Contiene tutte le informazioni relative all’URP locale, con riferimento anche alla sede principale e agli addetti.Le informazioni sono visivamente e logicamente separate in 2 parti:la prima, che riporta il codice dell’URP in oggetto, la relativa descrizione ed i tool attivi;la seconda che contiene le informazioni relative alla sede principale.Da questa pagina di dettaglio, si può accedere a 2 pagine distinte di modifica:Tramite il pulsante “Modifica Sede” si accede alla pagina di modifica dei dati della sede principale.Tramite il pulsante “Modifica” si accede alla pagina di modifica dei dati dell’URP, che comprendono il logo dell’ente (in alto a destra), il logo dell’URP (in alto a sinistra) e l’elenco dei tool attivati.




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Nel caso l’ente non possieda un logo personalizzato dell’URP verrà visualizzato il logo standard di Regione Toscana. La dimensione del logo ente ha una dimensione prefissata ed è di 65 x 90 pixel. Per la dimensione del logo urp si consiglia una dimensione di circa 145 x 90 pixel.

Il pulsante “Genera Link” permette di aprire una finestra contenente il link da copiare per aprire la pagina di front-office contenente i dettagli dell’URP.

4.2.2 Inserimento SedeContiene tutte le informazioni relative alla sede dell’URP, alle abilitazioni ed ai servizi attivati. I valori da indicare obbligatoriamente sono i seguenti:Indirizzo: indirizzo della sedeComune: comune di appartenenza della sede

Figura 10

4.2.3 Ricerca, modifica e cancellazione sediSelezionando la voce “Sede” del menu a sinistra si accede ad una pagina contenente la sede principale ed una lista delle sedi secondarie.La lista è ordinabile per “Indirizzo” e “Località”, e ogni singolo elemento rappresenta un collegamento associato ad una pagina di dettaglio della sede prescelta con i pulsanti “Modifica” ed “Elimina”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina del tutto simile a quella dell’inserimento, con i campi compilati e modificabili.

Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione della sede stessa previa conferma da parte dell’operatore dell’URP.La consultazione del dettaglio della sede “principale” è del tutto analoga: qui manca però il pulsante “Elimina”.




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Versione4.6

4.2.4 Inserimento Addetto

Figura 11

Permette di inserire gli addetti dell’URP, assegnando loro la sede di competenza. I valori da indicare obbligatoriamente sono i seguenti:Cognome: cognome dell’addetto.

4.2.5 Ricerca, modifica e cancellazione addettiSelezionando la voce “Addetto” del menu a sinistra si accede ad una pagina contenente la lista degli addetti dell’URP.La lista è ordinabile per “Cognome”, ed ogni singolo elemento rappresenta un collegamento associato ad una pagina di dettaglio dell’addetto prescelto con i pulsanti “Modifica” ed “Elimina”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina del tutto simile a quella dell’inserimento, con i campi compilati e modificabili.Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione dell’addetto previa conferma da parte dell’operatore dell’URP.

4.2.6 Estrazione dati addettiSelezionando la voce “estrai” presente nel sottomenu “Addetto” del menu a sinistra si accede ad una pagina contenente una maschera di ricerca che permette di filtrare gli addetti per provincia, comune, tipo di ente, ente o per cognome dell’addetto.

Figura 12




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Versione4.6

Se si clicca sul pulsante “cerca” si ottiene il risultato della ricerca in una nuova pagina html. Se invece si clicca sul pulsante “Estrai XLS” il risultato della ricerca verrà salvato su un file .odf che sarà possibile salvare su hard disk.Il pulsante “Estrai XLS” è presente anche nella pagina dei risultati; è possibile quindi prima vedere quali sono i risultati della ricerca e, solo in un secondo momento esportarli su un foglio di calcolo.

4.2.7 Estrazione dati URPSelezionando la voce “estrai” presente nel sottomenu “URP” del menu a sinistra si accede ad una pagina contenente una maschera di ricerca che permette di filtrare gli URP per provincia, comune, tipo di ente o ente.

Figura 13

Se si clicca sul pulsante “cerca” si ottiene il risultato della ricerca in una nuova pagina html. Se invece si clicca sul pulsante “Estrai XLS” il risultato della ricerca verrà salvato su un file .odf che sarà possibile salvare su hard disk.Il pulsante “Estrai XLS” è presente anche nella pagina dei risultati; è possibile quindi prima vedere quali sono i risultati della ricerca e, solo in un secondo momento, esportarli su un foglio di calcolo.




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Versione4.6

4.3 Organi PoliticiConsente la gestione degli organi politici dell’ente.Funzioni:

Persone Ruoli Organi Politici Incarichi

Prerequisiti: nessuno.Tabelle: nessuna

In ogni pagina di dettaglio sono presenti dei riferimenti incrociati, cliccabili, che permettono la navigazione fra le varie funzioni degli organi.

4.3.1 Indice Organi Politici

Selezionando la voce “Organi Politici” del menu a sinistra si accede ad una pagina contenente le maschere di ricerca diretta sui 4 elementi che compongono gli organi politici: Soggetti, Organi politici, Ruoli e Incarichi.Ogni ricerca su ciascuno di questi elementi porta ad un elenco di risultati che rispondono ai criteri di ricerca inseriti.


Figura 14



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Versione4.6

4.3.2 Inserimento Persona

I valori da indicare obbligatoriamente sono i seguenti:Nome: nome della persona censita.Cognome: cognome della persona censita.I campi Sede ufficio, Telefono ufficio, Fax ufficio, Email ufficio possono essere inserite tramite l’editor grafico. Si consiglia di inserire, se esistono, tutti i recapiti di tutti gli uffici della persona.


Figura 15



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Versione4.6

4.3.3 Ricerca, modifica e cancellazione persone

Selezionando la voce “Cerca/Modifica” del sottomenu Persone del menu Organi politici si accede ad una pagina contenente i vari campi corrispondenti ai criteri secondo i quali effettuare una ricerca, ed un checkbox “CSV” che, se selezionato, fa comparire nella pagina di risultato un link cliccabile “Esporta CSV” tramite il quale si può scaricare il risultato della ricerca in un formato compatibile sia con Microsoft Excel che con OpenOffice Calc.Il risultato di una ricerca presenta una lista di soggetti corrispondenti ai criteri specificati.Il pulsante “Genera Link” permette di aprire una finestra contenente il link da copiare per aprire la pagina di front-office di ricerca dei soggetti.La lista è ordinabile per “Codice” e “Cognome” e ogni singolo elemento rappresenta un collegamento associato ad una pagina di dettaglio del soggetto prescelto con i pulsanti “Modifica” ed “Elimina”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina del tutto simile a quella dell’inserimento, con i campi compilati e modificabili.Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione del soggetto previa conferma da parte dell’operatore dell’URP

4.3.4 Inserimento Ruolo

Per inserire un ruolo è sufficiente inserirne la descrizione e salvare.

4.3.5 Ricerca, modifica e cancellazione ruoliSelezionando la voce “Cerca/Modifica” del sottomenu Ruoli del menu Organi politici si accede ad una pagina contenente i vari campi corrispondenti ai criteri secondo i quali effettuare la ricerca, ed un checkbox “CSV” che, se selezionato, fa comparire nella pagina di risultato un link cliccabile “Esporta CSV” tramite il quale si può scaricare il risultato della ricerca in un formato compatibile sia con Microsoft Excel che con OpenOffice Calc.


Figura 16

Figura 17



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Versione4.6

Il risultato della ricerca presenta una lista di ruoli corrispondenti ai criteri specificati.La lista è ordinabile per “Codice” e “Descrizione” e ogni singolo elemento rappresenta un collegamento associato ad una pagina di dettaglio del ruolo prescelto con i pulsanti “Modifica” ed “Elimina”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina del tutto simile a quella dell’inserimento, con i campi compilati e modificabili.Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione del ruolo previa conferma da parte dell’operatore dell’URP.

4.3.6 Inserimento Organo Politico

L’unico campo obbligatorio è la descrizione.È possibile definire dei ruoli sugli organi politici tramite la seguente maschera pop-up:


Figura 18

Figura 19



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Versione4.6

È anche possibile definire una struttura gerarchica di organi politici indicando il “padre” dell’organo corrente, scegliendolo fra quelli già censiti.

4.3.7 Ricerca, modifica e cancellazione Organi PoliticiSelezionando la voce “Cerca/Modifica”del sottomenu Organi Politici del menu Organi Politici si accede ad una pagina contenente i campi per effettuare una ricerca, ed un checkbox “CSV” che, se selezionato, fa comparire nella pagina di risultato un link cliccabile “Esporta CSV” tramite il quale si può scaricare il risultato della ricerca in un formato compatibile sia con Microsoft Excel che con OpenOffice Calc.Il risultato della ricerca presenta una lista di organi politici corrispondenti ai criteri specificati.La lista è ordinabile per “Codice”, “Descrizione” e “Padre”. Ogni singolo elemento rappresenta un collegamento associato ad una pagina di dettaglio dell’organo politico prescelto con i pulsanti “Modifica”, “Elimina”, “Stampa”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina del tutto simile a quella dell’inserimento, con i campi compilati e modificabili.Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione dell’organo previa conferma da parte dell’operatore dell’URP.Il pulsante “Stampa” apre una finestra pop-up dalla quale è possibile stampare la descrizione dell’organo politico.


Figura 20

Figura 21



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Versione4.6

4.3.8 Inserimento Incarico

Per inserire un incarico è necessario aver già inserito il soggetto, l’organo politico e il ruolo dalle apposite maschere di inserimento.Inserendo un incarico è possibile scegliere soggetto, organo politico e ruolo da tre menu a tendina.

Il campo “si occupa di” è associato alla seguente pagina pop-up:Il campo “si occupa di” è un campo multiplo per una classificazione a due livelli: è possibile scegliere una o più macro-categorie specificando o meno per ciascuna una sottocategoria.Con Data Inizio e Data fine si intende la data di inizio e di fine del mandato.

4.3.9 Ricerca, modifica e cancellazione IncarichiSelezionando la voce “Cerca/Modifica”del sottomenu Incarichi del menu Organi Politici si accede ad una pagina contenente i campi per effettuare una ricerca.


Figura 22

Figura 23



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Versione4.6

Il risultato della ricerca presenta una lista di organi politici corrispondenti ai criteri specificati, ed un checkbox “CSV” che, se selezionato, fa comparire nella pagina di risultato un link cliccabile “Esporta CSV” tramite il quale si può scaricare il risultato della ricerca in un formato compatibile sia con Microsoft Excel che con OpenOffice Calc.La lista è ordinabile per “Codice”, “Organo Politico”, “Ruolo” e “Data inizio”. Ogni singolo elemento rappresenta un collegamento associato ad una pagina di dettaglio dell’organo politico prescelto con i pulsanti “Modifica”, “Elimina”, “Stampa”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina del tutto simile a quella dell’inserimento, con i campi compilati e modificabili.Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione dell’incarico previa conferma da parte dell’operatore dell’URP.Il pulsante “Stampa” apre una finestra pop-up dalla quale è possibile stampare la descrizione dell’incarico.


Figura 24



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Versione4.6

4.4 OrganigrammaConsente la gestione dell’organigramma dell’ente.Funzioni:

Strutture Dipendenti Sedi

Prerequisiti: nessuno.Tabelle:Tipo atto per indicare l’atto di costituzione di una struttura.

4.4.1 Indice Organigramma

Figura 25

Selezionando la voce “Organigramma” del menu a sinistra si accede ad una pagina contenente le maschere di ricerca diretta sui 3 elementi che compongono l’organigramma: Strutture, Sedi, Dipendenti.Ogni ricerca su ciascuno di questi elementi porta ad un elenco di risultati che rispondono ai criteri di ricerca inseriti.




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Versione4.6

4.4.2 Inserimento Struttura

Figura 26

I valori da indicare obbligatoriamente sono i seguenti:Codice: codice mnemonico univoco della struttura, non è possibile inserire due strutture con lo stesso codice.Tipo Atto: tipo dell’atto della struttura.Le funzioni possono essere inserite tramite l’editor grafico.E’ possibile indicare una struttura sovraordinata per indicare l’appartenenza della struttura che si sta inserendo ad una determinata gerarchia tramite la seguente finestra pop-up:




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Versione4.6

Figura 27

Ad esempio se si intende costruire la gerarchia:Dipartimento – Unità Operativa – Ufficio

la struttura Dipartimento non avrà alcuna struttura sovraordinata, la struttura Unità Operativa avrà la struttura Dipartimento come struttura sovraordinata, la struttura Ufficio avrà la struttura Unità Operativa come struttura sovraordinata.Si consiglia di inserire le strutture procedendo dall’alto verso il basso, in modo che nell’inserire una struttura subordinata si possa collegarla alla struttura sovraordinata precedentemente inserita .Esempio: Se si devono inserire i diversi uffici del Dipartimento Cultura, si creerà prima la scheda dell’Assessorato (o Dipartimento) e poi si procederà con le schede dei diversi Settori o Servizi che lo compongono.

ATTENZIONE! Se si elimina una struttura gerarchicamente superiore (madre), le strutture sottoordinate (figlie) salgono di livello. Potranno ovviamente essere di nuovo ricondotte sotto un’altra struttura gerarchicamente superiore, ricollocandosi quindi in una posizione subalterna.Le sedi della struttura vengono scelte tramite la seguente finestra pop-up che presenta l’elenco di quelle già inserite.

ATTENZIONE! L’installazione del tool personalizzata per la Giunta e il Consiglio Regionale detta URPTOOLRT, è predisposta per importare giornalmente l’organigramma dal database ORGANO. Poiché la procedura di importazione non importa i comuni delle sedi, la ricerca per comune darà sempre esito negativo.Cliccando sul tasto cerca lasciando il filtro del comune vuoto verranno visualizzate tutte le sedi disponibili.




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Versione4.6

Figura 28

e si procede completando la selezione con le informazioni opzionali relative all’orario di apertura al pubblico:

Figura 29




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Versione4.6

I responsabili della struttura vengono scelti tramite la seguente finestra pop-up che presenta l’elenco di quelli già inseriti:

Figura 30

e si procede completando la selezione con delle informazioni opzionali riguardanti l’atto di costituzione:

Figura 31




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Versione4.6

4.4.3 Ricerca, modifica e cancellazione strutturaSelezionando la voce “Cerca/Modifica” del menu a sinistra si accede ad una pagina contenente i vari campi corrispondenti ai criteri secondo i quali effettuare una ricerca.

Figura 32

Il risultato di una ricerca presenta una lista di strutture corrispondenti ai criteri specificati.La lista è ordinabile per “Codice” e “Nome” e ogni singolo elemento rappresenta un collegamento associato ad una pagina di dettaglio della struttura prescelta con i pulsanti “Modifica” ed “Elimina”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina del tutto simile a quella dell’inserimento, con i campi compilati e modificabili.Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione della struttura previa conferma da parte dell’operatore dell’URPIl pulsante “Genera Link” permette di aprire una finestra contenente il link da copiare per aprire la pagina di front-office di ricerca delle strutture.

4.4.4 OrganizzazioneSelezionando la voce “organizzazione” del menu a sinistra si accede ad una pagina contenente l’elenco delle strutture di primo livello, cioè che non hanno assegnata alcuna struttura sovraordinata.L’unico pulsante sulla pagina è “Genera Link”, che permette di aprire una finestra contenente il link da copiare per aprire la pagina di front-office contenente l’elenco delle strutture di primo livello.Nell’esempio della gerarchia Dipartimento – Unità Operativa – Uffici, l’unica struttura presente in questo elenco è DipartimentoLa lista è ordinabile per “Codice” e “Nome” e ogni singolo elemento rappresenta un collegamento associato ad una pagina di dettaglio della struttura prescelta con i pulsanti “Modifica” ed “Elimina”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina del tutto simile a quella dell’inserimento, con i campi compilati e modificabili.Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione della struttura previa conferma da parte dell’operatore dell’URP.




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Versione4.6

4.4.5 Inserimento Sede

Figura 33

I valori da indicare obbligatoriamente sono i seguenti:Indirizzo: indirizzo della sede.Comune: comune di appartenenza della sede.Il comune di appartenenza della sede da inserire viene presentato tramite un menu a tendina precaricato con le denominazioni dei comuni.

4.4.6 Ricerca, modifica e cancellazione sedeSelezionando la voce “Cerca/Modifica” del menu a sinistra si accede ad una pagina contenente i vari campi corrispondenti ai criteri secondo i quali effettuare una ricerca.

Figura 34

Il risultato di una ricerca presenta una lista di sedi corrispondenti ai criteri specificati.La lista è ordinabile per “Indirizzo”,“Località” e “Comune”, e ogni singolo elemento rappresenta un collegamento associato ad una pagina di dettaglio della sede prescelta con i pulsanti “Modifica” ed “Elimina”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina del tutto simile a quella dell’inserimento, con i campi compilati e modificabili.Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione della sede previa conferma da parte dell’operatore dell’URP.

Il pulsante “Genera Link” permette di aprire una finestra contenente il link da copiare per aprire la pagina di front-office di ricerca delle sedi.




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Versione4.6

4.4.7 Inserimento Dipendente

Figura 35

I valori da indicare obbligatoriamente sono i seguenti:Matricola: la matricola è l’informazione che identifica il dipendente in maniera univoca, non è possibile inserire due dipendenti con la stessa matricola.Cognome: cognome del dipendente.

Le strutture di riferimento vengono scelte tramite la seguente finestra pop-up che presenta l’elenco di quelle già esistenti:

Figura 36




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Versione4.6

Le sedi di competenza vengono scelte tramite la seguente finestra pop-up che presenta l’elenco di quelle già esistenti:

Figura 37

e si procede completando la selezione con le informazioni opzionali relative alla stanza:

Figura 38




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Versione4.6

4.4.8 Ricerca, modifica e cancellazione dipendenteSelezionando la voce “Cerca/Modifica” del menu a sinistra si accede ad una pagina contenente i campi per effettuare una ricerca.

Figura 39

Il pulsante “Genera Link” permette di aprire una finestra contenente il link da copiare per aprire la pagina di front-office di ricerca dei dipendenti.

La ricerca della sede associata al dipendente viene effettuata tramite la seguente finestra pop-up:

Figura 40

Il risultato della ricerca presenta una lista di dipendenti corrispondenti ai criteri specificati.La lista è ordinabile per “Matricola” e “Nome”. Ogni singolo elemento rappresenta un collegamento associato ad una pagina di dettaglio del dipendente prescelto con i pulsanti “Modifica”, “Elimina”, “Stampa”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina del tutto simile a quella dell’inserimento, con i campi compilati e modificabili.




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Versione4.6

Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione del dipendente previa conferma da parte dell’operatore dell’URP.Il pulsante “Stampa” apre una finestra pop-up dalla quale è possibile stampare la descrizione del dipendente.




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Versione4.6

4.5 Contatti Gestisce l’inserimento dei contatti, le statistiche tematiche, generali, mensili e giornaliere.Funzioni:

Inserimento Contatti Ricerca Contatti inseriti Statistiche

Prerequisiti: Organigramma.Tabelle:

Configurazione Contatti per la configurazione delle sezioni informative del contatto. Aree ed Argomenti per la classificazione.

I contatti gestiti dall’applicazione possono essere oggetti a sé stanti, oppure essere legati ad una segnalazione.

Avvertenze: Personalizzazione pagina inserimento contatti

La pagina di inserimento del contatto è personalizzabile da parte di ogni URP. E’ possibile, tramite l’applicazione “Gestione Tabelle”, decidere di rendere visibile o non visibile alcune sezioni nella pagina di inserimento selezionando o meno il checkbox della colonna “Visibile contatti”. Da notare che, se si decide di rendere visibile una sezione il riempimento della stessa, in fase di inserimento, è obbligatorio.

A fianco della colonna “Visibile Contatti” è presente un’altra colonna di check-box che permettono di scegliere le voci che si desidera compilare nei contatti generati da segnalazioni.


Figura 41



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Versione4.6

Classificazione contattiI contatti vengono classificati secondo un sistema che deve essere gestito autonomamente da parte di ciascun URP e che può prevedere da uno a tre livelli.I tre livelli possibili sono:

Argomenti FacoltativoAree ObbligatorioUffici Facoltativo

Le Aree sono l’unico livello obbligatorio e vengono configurate da Gestione Tabelle. Sono aree che vengono definite da ciascun URP in riferimento alla peculiare organizzazione dell’ente di appartenenza.

Gli Argomenti sono un livello di classificazione facoltativo e di ulteriore specificazione e dettaglio rispetto alla Aree. Qualora presente, se deciso dall’URP, la tabella verrà compilata come “figlia” della precedente “Aree”, nel senso che ciascuna voce della Tabelle Aree avrà un certo numero di voci figlie nella tabella Argomento.

Anche la voce Ufficio è un livello di classificazione facoltativo. Si tratta di una tabella che deriva i propri dati dalle voci di 1° livello della tabella Struttura dell’Organigramma.

4.5.1 Inserimento Contatti

Figura 42

I campi obbligatori per la registrazione sono tutti i gruppi di radio presenti nella pagina ed il menu a tendina area. Nell’esempio in figura:Modalità Presentazione: modalità di presentazione del contatto Tipologia del Richiedente: specifica la tipologia del richiedente Risposta Fornita a Mezzo: mezzo con cui viene fornita la risposta Consulenza: tempo impiegato per fornire la consulenzaModalità di Risposta: modalità con la quale viene fornita la rispostaMotivo: specifica il motivo del contattoTempo di Risposta : tempo con cui viene fornita la risposta




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Versione4.6

Area: i valori disponibili per questo campo sono reperibili da un menu a tendina e corrispondono alle aree censite, a livello di singolo urp, nella sezione Gestione Tabelle. I valori del campo “Ufficio” sono reperibili mediante un apposito menu a tendina e corrispondono alle strutture apicali dell’organigramma, vale a dire a quelle strutture dell’URP che non posseggono strutture sovraordinate.I valori del campo “Argomento” sono reperibili mediante un apposito menu a tendina e corrispondono agli argomenti relativi all’Area precedentemente selezionata. E’ inoltre da sottolineare che non compilando i campi “Data di arrivo” ed “Ora di arrivo” la procedura attribuisce automaticamente la data e l’ora della registrazione del contatto.

4.5.2 Ricerca/modifica ContattiSelezionando la voce “Cerca/Modifica” del menu a sinistra si accede ad una pagina contenente come unico criterio di ricerca la data di arrivo del contatto, preimpostata con la data odierna.

Figura 43

Il risultato della ricerca presenta la lista dei contatti che rispondono ai criteri di ricerca che è ordinabile per codice, ora di arrivo (dall’ultimo inserito) e per tipologia di contatto. Ogni elemento della lista rappresenta inoltre un collegamento associato alla pagina di modifica del contatto selezionato.Se si intende modificare il contatto è sufficiente cambiare i dati inseriti e salvare.

4.5.3 Statistiche Tematiche

Nella pagina di ingresso della sezione Statistiche Tematiche sono presenti, oltre ai campi che consentono di specificare l’intervallo temporale, tre checkbox (“Uffici”, “Aree” ed “Argomenti”) per indicare che in fase di presentazione dovranno essere conteggiati e mostrati il numero di contatti relativi, rispettivamente, a tutti gli uffici, le aree e gli argomenti. Sono quindi presenti due checkbox che consentono di eseguire le statistiche


Figura 44



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Versione4.6

solamente sui contatti derivanti da segnalazioni (selezionando solamente “da Segnalazioni”), solamente dai contatti che non derivano da segnalazioni (selezionando solamente “Altri”) o su entrambi i tipi di contati (selezionandole entrambe).E’, inoltre, presente una checkbox per attivare la presentazione di un documento in formato CSV con i risultati dei conteggi.Nella pagina di output verranno così riportati, oltre alle informazioni sui criteri di ricerca impostati:

Il numero totale di contatti (sempre) Il numero di contatti e la percentuale sul numero totale di contatti per ogni Ufficio (se impostato nel filtro

di ricerca) Il numero di contatti e la percentuale sul numero totale di contatti per ogni Area (se impostato nel filtro di

ricerca) Il numero di contatti e la percentuale sul numero totale di contatti per ogni Argomento (se impostato nel

filtro di ricerca) Nel caso non sia stato impostato nessuno dei filtri relativo ai conteggi per aree, argomenti, contatti, ma

soltanto un filtro temporale, la pagina dei risultati riporterà i seguenti dati: Il numero totale dei contatti Il numero dei contatti per ciascun ufficio, ed in corrispondenza di ogni ufficio il numero totale di contatti

suddivisi per area.

4.5.4 Statistiche Generali

Figura 45

Nelle pagina di ingresso della sezione Statistiche Generali sono presenti, oltre ai campi che consentono di specificare l’intervallo temporale della statistica, i seguenti parametri opzionali: Le sezioni: vengono visualizzate solamente le sezioni attivate dalla pagina di configurazione dei contatti.Un checkbox (“Fasce Orarie”) che attiva conteggi per fasce orarieun campo relativo all’operatore che viene selezionato mediante la seguente finestra di pop-up:




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Versione4.6

Figura 46

Inoltre nella pagina è presente una checkbox che, selezionata, consente la presentazione di un documento in formato CSV con i totali ottenuti dai conteggi.Nella pagina di output verranno così riportati, oltre alle informazioni sui criteri di ricerca impostati:Il numero totale di contatti

Il numero totale di contatti via Internet

Per ciascuna delle Sezioni selezionate nei filtri di ricerca, il numero di contatti e la percentuale sul numero totale di contatti per ogni singola voce.

4.5.5 Statistiche Mensili

Figura 47

Nella pagina di ingresso della sezione “Statiche Mensili” sono presenti due menu a tendina mediante i quali selezionare mese ed anno. Nella pagina di output verranno così riportati, relativamente al mese impostato:

Il numero totale di contatti Il numero totale di contatti via Internet Il numero di contatti e la percentuale sul numero totale di contatti per le sezioni “Tipologia del

Richiedente” e “Modalità di presentazione”.




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Versione4.6

4.5.6 Statistiche GiornaliereNella pagina di ingresso della sezione “Statistiche Giornaliere” sono presenti tre menu a tendina mediante i quali selezionare giorno, mese ed anno

Sono inoltre presenti i check-box per selezionare la tipologia di contatti su cui effettuare le statistiche: contatti derivanti da segnalazioni, contatti non derivanti da segnalazioni, o entrambi i tipi di contatti.Nella pagina di output verranno così riportati, relativamente al giorno impostato:

Il numero totale di contatti Il numero totale di contatti via Internet Il numero di contatti e la percentuale sul numero totale di contatti per le sezioni “Tipologia del

Richiedente” e “Modalità di presentazione”. Il numero di contatti e la percentuale sul numero totale di contatti per fasce orarie.


Figura 48



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Versione4.6

4.6 ProcedimentiConsente la gestione dei procedimenti amministrativi attivati presso l’ente di appartenenza.Prerequisiti: organigramma.Tabelle: nessuna.

4.6.1 Inserimento Procedimenti Amministrativi

Figura 49

I valori da indicare obbligatoriamente sono i seguenti:Titolo: titolo del procedimento.Classe/Materia: classificazione per classi/materieLa classificazione per classi/materie viene effettuata mediante la seguente finestra di pop-up:




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Versione4.6

Figura 50

La classificazione per eventi della vita viene effettuata mediante la seguente finestra di pop-up:

Figura 51

L’associazione della struttura cui afferisce il procedimento può effettuarsi mediante la seguente finestra di pop-up:




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Versione4.6

Figura 52

La suddetta pop-up assegna in automatico il responsabile della struttura selezionata come responsabile del procedimento.E’ tuttavia possibile modificare il responsabile del procedimento mediante la seguente pop-up:

Figura 53

E’ inoltre possibile associare al procedimento una o più modalità di erogazione. La procedura consente di selezionare fra le sedi relative alla struttura precedentemente impostata come competente del procedimento quelle in cui è possibile effettuare l’erogazione. Ciò avviene mediante la seguente pop-up che è abilitata solo se è già stata selezionata una struttura competente:




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Versione4.6

Figura 54

Nella stessa pop-up, per ciascuna delle sedi selezionate, si fornisce la possibilità di inserire i campi della modalità di erogazione:

Figura 55

La possibilità di specificare gli incaricati del procedimento è fornita mediante la seguente pop-up:




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Versione4.6

Figura 56

Al procedimento possono essere associati dei moduli mediante la seguente finestra di pop-up:

Figura 57

Ad un procedimento possono essere associati dei riferimenti a schede di tipo normativo o link mediante la seguente pop-up. Si ricorda comunque che è preferibile inserire i link direttamente nei campi di testo tramite l’editor grafico.




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Versione4.6

Figura 58

La scelta delle relative informazioni trasversali viene effettuata tramite la seguente finestra pop-up:

Figura 59

E’ inoltre presente una checkbox che consente di rendere il procedimento attivabile via web: in questo caso, si fornisce all’utente la possibilità di compilare i moduli associati al procedimento e di trasmetterne i dati all’URP di competenza.




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Versione4.6

Ai procedimenti amministrativi possono essere associati dei documenti allegati residenti sul sistema locale, da reperire tramite il pulsante “Sfoglia” (“Browse”, a seconda della versione del browser utilizzato).Per ciascun documento allegato è prevista una descrizione obbligatoria.E’ da sottolineare che la procedura assegna automaticamente al procedimento la data corrente; essa è modificabile in fase di aggiornamento.

4.6.2 Ricerca, modifica e cancellazione Procedimenti AmministrativiSelezionando il link “cerca/modifica” del menu a sinistra si accede ad una pagina contenente i vari campi corrispondenti ai criteri secondo i quali effettuare la ricerca.

Figura 60

Il pulsante “Genera Link” permette di aprire una finestra contenente il link da copiare per aprire la pagina di front-office contenente la form di ricerca per i procedimenti.Il risultato della ricerca presenta una lista di procedimenti amministrativi corrispondenti ai criteri specificati.La lista è ordinabile per “Data”,“Titolo” e “Oggetto”, ed ogni singolo elemento è un collegamento associato alla pagina di dettaglio del procedimento prescelto.




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Versione4.6

4.6.3 Dettaglio Procedimento Amministrativo

Figura 61

Nella pagina di dettaglio di un procedimento amministrativo sono presenti i pulsanti: “Modifica”, “Esporta”, “Elimina”, “Genera Link” e “Stampa”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina con i campi compilati e modificabili.Il pulsante “Esporta” è visualizzato solamente se l’utente collegato è abilitato su più urp dello stesso nodo e consente di accedere ad una pagina dalla quale è possibile esportare il procedimento corrente su altri enti su cui è abilitato. La funzionalità di esportazione di procedimenti è nota come “Gestione Assistita” e verrà meglio dettagliata nel prossimo paragrafo.Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione del procedimento previa conferma da parte dell’operatore.Il pulsante “Genera Link” permette di aprire una finestra contenente il link da copiare per aprire la pagina di front-office contenente il dettaglio dello specifico procedimento.Il pulsante “Stampa” permette di aprire una finestra dalla quale è possibile stampare, senza intestazione e menu laterale il dettaglio del procedimento corrente.

4.6.4 Gestione Assistita - Esportazione Procedimenti AmministrativiSe un utente è accreditato su più enti, è probabile che debba gestire gli stessi procedimenti amministrativi su più back-office. Per semplificarne il lavoro è stato introdotto il concetto di gestione assistita e di esportazione di procedimenti.Da un procedimento amministrativo creato su un ente si può generare in maniera automatica un modello (template) e renderlo disponibile per gli altri enti su cui si è accreditati.Il template generato sarà l’esatta copia del procedimento amministrativo di partenza, ma non avrà compilati i campi contenenti informazioni specifiche dell’ente sul quale è stato creato.




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Versione4.6

Figura 62

Per esportare un procedimento è sufficiente accedere alla pagina di dettaglio del procedimento desiderato e cliccare sul pulsante “Esporta”. Verrà aperta una nuova pagina composta dai campi del procedimento che verranno esportati e dalla lista di enti su cui è possibile esportarlo.Selezionati gli enti, uno o più di uno, non rimane che cliccare nuovamente sul pulsante esporta. Per rendere attivi e consultabili dal front-office i procedimenti esportati, sarà necessario accedere all’applicazione autenticandosi sull’ente sul quale si è esportato il procedimento ed importarlo, completandone i dati e salvandolo, come descritto nel paragrafo successivo.

4.6.5 Importazione Procedimenti AmministrativiTutti i procedimenti che sono stati esportati su di un ente, sia che l’esportazione sia stata effettuata tramite il meccanismo di Gestione associata, sia che sia stato utilizzato il meccanismo di Prima Attivazione che verrà descritto nei prossimi paragrafi, sono raggiungibili seguendo il link “Importazione” presente sul menu laterale sinistro sotto la voce Procedimenti Amministrativi.La pagina mostra il titolo, l’oggetto e la data di esportazione di tutti i procedimenti esportati sull’ente corrente e non ancora trattati. Tutte le voci sono cliccabili e, seguendo il link, si accede alla pagina di dettaglio del template.




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Versione4.6

Figura 63

Da qui si ha la possibilità di importarlo, eliminarlo o stamparlo. Anche se per omogeneità è stato lasciato il pulsante “Genera Link” non ha molto senso riferire un procedimento non ancora importato.Cliccando sul pulsante “Importa” si accede ad una pagina del tutto analoga alla pagina di modifica, dalla quale è possibile compilare le informazioni mancanti e, salvandolo, rendere il procedimento accessibile per il front-office e ricercabile con la funzionalità di cerca/modifica del menu Procedimenti.

4.6.6 Prima AttivazioneSul sito del Portale della Rete degli URP è stata introdotta una nuova funzionalità che permette agli Amministratori del Tool degli URP di accedere con la propria smart-card ad una banca dati di template di procedimenti e schede (detta Set di Prima Attivazione) messa a disposizione dagli amministratori del portale ed importarli sul proprio ente.Tali template, gestiti dall’amministrazione del portale, possono essere stati creati partendo da zero, oppure modificando un procedimento creato da qualche ente e giunto sullo store centrale tramite CART.

Figura 64




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Versione4.6

La ricerca dei template sul sito del portale consente di ricercare per titolo, oggetto, data di creazione, data di ultima modifica, per ente di provenienza del procedimento (per i template creati a partire da procedimenti di qualche ente) o impostando un filtro su classe/materia tramite la finestra pop-up attivabile cliccando sulla scritta “Seleziona Classe/Materia”.È inoltre presente un menu a tendina che consente di visualizzare quali fra i template già importati sull’ente selezionato sono stati aggiornati dalla data di ultimo export. Utilizzando questo menu a tendina l’utente riesce a monitorare gli aggiornamenti sui procedimenti che ha scelto di attivare.Una volta impostati i parametri, cliccando sul pulsante “cerca” si accede ad una lista di template di cui viene visualizzata la data di ultima modifica, il titolo, l’oggetto e l’ente creatore del procedimento (o la scritta PORTALE nel caso il template sia stato creato da zero).

Figura 65

Cliccando sul singolo procedimento si accede alla pagina di dettaglio del template dalla quale è possibile visualizzare tutti i campi valorizzati e gli eventuali documenti allegati.Più in basso nella pagina è presente una sezione che consente di controllare se il template è stato importato su uno degli enti su cui l’utente è accreditato e, nel caso lo sia, se ci sono stati aggiornamenti rispetto all’ultima esportazione effettuata.




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Versione4.6

Figura 66

Dalla stessa sezione è possibile esportare il procedimento su uno dei propri enti cliccando sul relativo link “Esporta”.L’esportazione di un procedimento viene effettuata tramite CART in maniera asincrona; è pertanto normale, a seconda delle singole impostazioni sia del Portale che del Tool, che il passaggio richieda più di qualche minuto.In ogni caso, si considera che l’esportazione abbia avuto successo se, una volta ricaricata automaticamente la pagina dopo il click sul link “Esporta”, non compaiono messaggi di errore e viene aggiornata la Data export dell’ente in questione.Per come è stata concepita la Prima Attivazione non ci sono limiti al numero di volte che un utente può esportare uno stesso procedimento su di un ente, ma ogni volta che viene importato uno stesso template su di un ente viene creato un procedimento nuovo. Non è previsto l’aggiornamento di un procedimento tramite template.

4.6.7 Trasferimento Procedimenti AmministrativiSelezionando la voce “trasferimento” del menu a sinistra si accede ad una pagina che consente di trasferire in blocco i procedimenti fra strutture oppure il trasferimento di competenza dei procedimenti fra responsabili.

Figura 67

Nel caso in cui l’operatore effettui il trasferimento fra responsabili viene data l’opportunità di selezionare quali procedimenti effettivamente trasferire fra i responsabili specificati, previa conferma dell’operatore, come mostrato nella figura sottostante:




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Versione4.6

Figura 68




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Versione4.6

4.7 AttiConsente la gestione della banca dati degli atti amministrativi.Prerequisiti: organigramma.Tabelle: Tipo Atto per il campo Tipo.

4.7.1 Inserimento Atti Amministrativi

Figura 69

I campi obbligatori sono:Anno: anno dell’atto.Numero: campo numerico che permette di associare un numero all’atto.Tipo: i valori di questo campo sono selezionabili mediante menu a tendina dai valori che sono censiti a livello di singolo URP nella entità tipo atto della sezione Gestione Tabelle.Data dell’atto: data dell’atto.Non è possibile inserire due atti che abbiano lo stesso anno, lo stesso numero e lo stesso tipo.

All’atto amministrativo è possibile associare un responsabile mediante la seguente finestra di pop-up:




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Versione4.6

Figura 70

La classificazione in base alle entità classe/materia può essere effettuata mediante la seguente finestra pop-up:

Figura 71

L’atto amministrativo può altresì essere classificato per eventi della vita mediante la seguente pop-up:




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Versione4.6

Figura 72

E’ inoltre possibile associare all’atto uno o più moduli con l’ausilio della seguente pop-up:

Figura 73

Agli atti amministrativi possono essere associati dei documenti allegati residenti sul sistema locale, da reperire tramite il pulsante “Sfoglia” (“Browse”, a seconda della versione del browser utilizzato).




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Versione4.6

Per ciascun documento allegato è obbligatorio inserire una descrizione.

4.7.2 Ricerca, modifica e cancellazione Atti AmministrativiSelezionando il link “cerca/modifica” sul menu di sinistra, si accede alla pagina contenente i campi su cui effettuare la ricerca.

Figura 74

Il risultato della ricerca presenta una lista di atti amministrativi corrispondenti ai criteri specificati.La lista è ordinabile per “Numero”,“Data” e “Oggetto” ed ogni singolo elemento è un collegamento associato alla pagina di dettaglio dell’atto prescelto. Quest’ultima permette di visualizzare tutti i campi valorizzati dell’atto selezionato ed in più contiene due pulsanti: “Modifica” ed “Elimina”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina con i campi compilati e modificabili.Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione dell’atto previa conferma da parte dell’operatore.




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4.8 SchedeConsente la gestione delle schede informative, normative e dei link.Prerequisiti: organigrammaTabelle: nessunaLe schede si suddividono in 3 diverse tipologie:

Schede Informative; Schede Normative; Schede Link.

Le schede normative e link sono associate a schede informative e devono essere create prima dell’inserimento della scheda informativa cui devono essere collegate.Poiché i tre tipi di scheda possiedono informazioni in comune, la loro gestione si articola in 2 passi successivi:

Inserimento dei dati comuni; Completamento dei dati in base alla specifica tipologia scelta.

4.8.1 Inserimento scheda: i dati comuni

Figura 75

I valori da indicare obbligatoriamente sono i seguenti:Titolo: titolo della scheda.Descrizione: descrizione della scheda.Tipo scheda: tipo della scheda.Si può scegliere il tipo di visibilità della scheda, ovvero se renderla “Pubblica”, “Privata” (accessibile solo agli operatori dell’URP nel quale è stata censita) oppure “Privata per URP” (accessibile a tutti gli operatori di qualsiasi URP).La classificazione per classi e materie viene effettuata tramite la seguente finestra pop-up:




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Versione4.6

Figura 76

La classificazione per eventi della vita viene effettuata tramite la seguente finestra pop-up:

Figura 77

La scelta delle relative informazioni trasversali viene effettuata tramite la seguente finestra pop-up:




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Versione4.6

Figura 78

4.8.2 Inserimento Scheda Informativa

Figura 79




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Versione4.6

E’ possibile associare a una scheda Informativa una struttura di organigramma tramite il menu a tendina che propone quelle esistenti.La scelta del referente viene effettuata tramite la seguente finestra pop-up:

Figura 80

Ad una scheda informativa possono essere associati riferimenti a schede di tipo normativo o link attraverso la seguente pop-up:




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Versione4.6

Figura 81

che in base alla scelta del tipo, qui ad esempio è stato selezionato “Link”, si completa nel seguente modo:

Figura 82

ad una scheda informativa possono essere associati dei moduli attraverso la seguente pop-up:




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Versione4.6

Figura 83

Alle schede informative possono essere associati documenti allegati residenti sul sistema locale, da reperire tramite il pulsante “Sfoglia” (“Browse”, a seconda della versione del browser utilizzato).

Se vengono scelti dei documenti da allegare per ognuno di essi è obbligatoria la descrizione.

4.8.3 Inserimento Scheda Normativa

Figura 84

Alle schede normative possono essere associati dei documenti allegati residenti sul sistema locale, da reperire tramite il pulsante “Sfoglia” (“Browse”, a seconda della versione del browser utilizzato).




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Versione4.6

Se si decide di allegare dei documenti, per ognuno di essi sarà obbligatorio inserire la descrizione.

4.8.4 Inserimento Scheda Link

Figura 85

Il campo URL è obbligatorio e consiste nell’indirizzo del sito web da associare alla scheda.

N.B. è sufficiente scrivere la URL senza http:// davanti, es. www.regione.toscana.it.

Si ricorda che piuttosto che inserire una scheda Link a corredo di una scheda informativa o normativa, è preferibile inserire l’indirizzo internet che si vuole linkare nel campo appropriato della scheda principale tramite l’editor grafico.

4.8.5 Ricerca, modifica e cancellazione scheda

Figura 86

Selezionando la voce “Cerca/Modifica” del menu a sinistra si accede ad una pagina contenente i campi su cui effettuare la ricerca.


http://www.regione.toscana.it/



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Versione4.6

Il filtro sulla struttura funziona anche su sottostringhe del nome, per cui scrivendo “Direzione” verranno estratte tutte le schede associate ad una struttura contente la parola “Direzione”.Il filtro sulla struttura inoltre è progettato per restituire fra i risultati anche le schede la cui struttura è subordinata a strutture che rispondono ai parametri di ricerca. In altre parole: il filtro sul nome della struttura estrae tutte le schede degli alberi di strutture le cui radici rispondono ai parametri inseriti.

Il pulsante “Genera Link” permette di aprire una finestra contenente il link da copiare per aprire la pagina di front-office contenente la maschera di ricerca delle schede.Il risultato di una ricerca presenta una lista di schede corrispondenti ai criteri specificati.La lista è ordinabile per “Titolo”,“Autore” ,“Tipo” e “Data ultima modifica”, ed ogni singolo elemento è un collegamento associato ad una pagina di dettaglio della scheda prescelta.

4.8.6 Dettaglio Scheda

Figura 87

Nella pagina di dettaglio di una scheda sono presenti i pulsanti: “Modifica”, “Esporta”, “Elimina”, “Genera Link” e “Stampa”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina con i campi compilati e modificabili.Il pulsante “Esporta” è visualizzato solamente se l’utente collegato è abilitato su più urp dello stesso nodo e consente di accedere ad una pagina dalla quale è possibile esportare la scheda corrente su altri enti su cui è abilitato. La funzionalità di esportazione delle schede, nota come “Gestione Assistita”, analoga a quella già descritta per i procedimenti, verrà comunque meglio dettagliata nel prossimo paragrafo.Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione del procedimento previa conferma da parte dell’operatore.Il pulsante “Genera Link” permette di aprire una finestra contenente il link da copiare per aprire la pagina di front-office contenente il dettaglio della specifica scheda.Il pulsante “Stampa” permette di aprire una finestra dalla quale è possibile stampare, senza intestazione e menu laterale il dettaglio della scheda corrente.

4.8.7 Gestione Assistita - Esportazione SchedeSe un utente è accreditato su più enti, è probabile che debba gestire le stesse schede su più back-office. Per semplificarne il lavoro è stato introdotto il concetto di gestione assistita e di esportazione di procedimenti.




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Versione4.6

Da una scheda creata su un ente si può generare in maniera automatica un modello (template) e renderlo disponibile per gli altri enti su cui si è accreditati.Il template generato sarà l’esatta copia della scheda di partenza, ma non avrà compilati i campi contenenti informazioni specifiche dell’ente sul quale è stato creato.

Figura 88

Per esportare una scheda è sufficiente accedere alla pagina di dettaglio della scheda desiderata e cliccare sul pulsante “Esporta”. Verrà aperta una nuova pagina composta dai campi del procedimento che verranno esportati e dalla lista di enti su cui è possibile esportarlo.Selezionati gli enti, uno o più di uno, non rimane che cliccare nuovamente sul pulsante esporta. Per rendere attive e consultabili dal front-office le schede esportate, sarà necessario accedere all’applicazione autenticandosi sull’ente sul quale si è esportato la scheda ed importarla, completandone i dati e salvandola, come descritto nel paragrafo successivo.

4.8.8 Importazione SchedeTutte le schede che sono state esportate su di un ente, sia che l’esportazione sia stata effettuata tramite il meccanismo di Gestione associata, sia che sia stato utilizzato il meccanismo di Prima Attivazione, sono raggiungibili seguendo il link “Importazione” presente sul menu laterale sinistro sotto la voce Schede.La pagina mostra il titolo, l’oggetto e la data di esportazione di tutte le schede esportate sull’ente corrente e non ancora trattate. Tutte le voci sono cliccabili e, seguendo il link, si accede alla pagina di dettaglio del template.




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Versione4.6

Figura 89

Da qui si ha la possibilità di importarlo, eliminarlo o stamparlo. Anche se per omogeneità è stato lasciato il pulsante “Genera Link” non ha molto senso riferire una scheda non ancora importata.Cliccando sul pulsante “Importa” si accede ad una pagina del tutto analoga alla pagina di modifica, dalla quale è possibile compilare le informazioni mancanti e, salvandola, rendere la scheda accessibile per il front-office e ricercabile con la funzionalità di cerca/modifica del menu Scheda.

4.8.9 Prima AttivazioneSul sito del Portale della Rete degli URP è stata introdotta una nuova funzionalità che permette agli Amministratori del Tool degli URP di accedere con la propria smart-card ad una banca dati di template di procedimenti e schede (detta Set di Prima Attivazione) messa a disposizione dagli amministratori del portale ed importarli sul proprio ente.Tali template, gestiti dall’amministrazione del portale, possono essere stati creati partendo da zero, oppure modificando una scheda creato da qualche ente e giunta sullo store centrale tramite CART.

Figura 90

La ricerca dei template sul sito del portale consente di ricercare per titolo, oggetto, tipo di scheda, data di creazione, data di ultima modifica, per ente di provenienza della scheda (per i template creati a partire da schede




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Versione4.6

di qualche ente) o impostando un filtro su classe/materia tramite la finestra pop-up attivabile cliccando sulla scritta “Seleziona Classe/Materia”.È inoltre presente un menu a tendina che consente di visualizzare quali fra i template già importati sull’ente selezionato sono stati aggiornati dalla data di ultimo export. Utilizzando questo menu a tendina l’utente riesce a monitorare gli aggiornamenti sulle schede che ha scelto di attivare.Una volta impostati i parametri, cliccando sul pulsante “cerca” si accede ad una lista di template di cui viene visualizzata la data di ultima modifica, il titolo, l’oggetto e l’ente creatore della scheda (o la scritta PORTALE nel caso il template sia stato creato da zero).

Figura 91

Cliccando sul singolo procedimento si accede alla pagina di dettaglio del template dalla quale è possibile visualizzare tutti i campi valorizzati e gli eventuali documenti allegati.Più in basso nella pagina è presente una sezione che consente di controllare se il template è stato importato su uno degli enti su cui l’utente è accreditato e, nel caso lo sia, se ci sono stati aggiornamenti rispetto all’ultima esportazione effettuata.

Figura 92

Dalla stessa sezione è possibile esportare la scheda su uno dei propri enti cliccando sul relativo link “Esporta”.L’esportazione di una scheda viene effettuata tramite CART in maniera asincrona; è pertanto normale, a seconda delle singole impostazioni sia del Portale che del Tool, che il passaggio richieda più di qualche minuto.




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In ogni caso, si considera che l’esportazione abbia avuto successo se, una volta ricaricata automaticamente la pagina dopo il click sul link “Esporta”, non compaiono messaggi di errore e viene aggiornata la Data export dell’ente in questione.Per come è stata concepita la Prima Attivazione non ci sono limiti al numero di volte che un utente può esportare una stessa scheda su di un ente, ma ogni volta che viene importato uno stesso template su di un ente viene creato una scheda nuova, da personalizzare. Non è previsto l’aggiornamento di una scheda tramite template.




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Versione4.6

4.9 SegnalazioniConsente la gestione delle segnalazioni.Prerequisiti: organigrammaTabelle: nessuna

4.9.1 Gestione SegnalazioniLo strumento delle Segnalazioni, se usato sfruttando tutte le sue potenzialità, permette di gestire in maniera automatizzata

l’inserimento di una segnalazione da parte del cittadino da Front-office la visualizzazione e presa in carico della segnalazione da parte degli operatori dell’URP da BackOffice, il contatto con le strutture competenti da parte degli operatori dell’URP per richiedere un supporto nella

redazione della risposta da BackOffice l’acquisizione, tramite protocollo IMAP, delle risposte redatte dal supporto con un qualsiasi strumento di

posta elettronica la composizione del messaggio di risposta per il cittadino tramite il riutilizzo delle risposte acquisite da

BackOffice l’invio del messaggio di posta elettronica al cittadino da BackOffice la chiusura della pratica l’inserimento del contatto legato alla segnalazione

È bene sapere che è possibile utilizzare lo strumento di gestione delle segnalazioni anche solo parzialmente, saltando passi inutili o non necessari:Se il segnalatore non inoltra la segnalazione utilizzando lo strumento messo a disposizione dal Front-Office, questa può essere inserita dall’operatore di Back-Office.Se l’operatore di Back-Office non ha bisogno di altre consulenze per fornire la risposta all’utente, ha la possibilità di comporla saltando la fase di inoltro alle strutture.Se la segnalazione che arriva è analoga ad un’altra già gestita, invece che inoltrare una nuova segnalazione alle strutture competenti, l’operatore di Back-Office può recuperare la risposta dall’archivio ed inoltrarla all’utente.Se il segnalatore richiede di essere contattato telefonicamente, è comunque possibile inoltrare la segnalazione alle strutture, associare alla segnalazione la risposta che le strutture danno e quindi rispondere al segnalatore con uno strumento diverso.Come vedremo più nel dettaglio nel prossimo paragrafo, sarà possibile per l’operatore di Back-Office specificare come supporto per la risposta da inviare all’utente, un numero indefinito di strutture, referenti delle strutture, dipendenti delle strutture prescelte, e altri indirizzi.Associati ad una stessa segnalazione ci potranno quindi essere molti indirizzi di posta elettronica. In questo caso, quando l’operatore di Back-Office spunta la casella che fa partire automaticamente la mail, vengono inviate tante mail quanti sono gli indirizzi specificati, ma nella prima parte del corpo della mail viene inserito una porzione di testo nella quale si specifica chi sono tutti i destinatari e chi fra loro riceve la mail come destinatario diretto e chi per conoscenza. La scelta del tipo di destinatario viene fatta automaticamente dall’applicazione seguendo i seguenti criteri:

all’interno della stessa struttura ci deve essere solamente un destinatario diretto per struttura mentre a tutti gli altri la mail viene inviata per conoscenza

il destinatario diretto di una struttura si identifica guardando la gerarchia della singola struttura dal basso: se sono specificati dipendenti, allora i destinatari diretti sono loro, altrimenti il referente, altrimenti la struttura.

tutti gli altri indirizzi di posta elettronica vengono inseriti fra i destinatari diretti.

4.9.2 Inserimento e Modifica di SegnalazioniL’inserimento di una segnalazione può essere effettuato dal Front-Office compilando una maschera dove si richiede all’utente di inserire solamente i propri dati personali ed una descrizione della segnalazione che intende fare, oppure, verosimilmente se l’utente è a telefono o si presenta di persona ad uno sportello dell’URP, dall’operatore di Back-Office tramite una maschera di inserimento completa che, oltre ai dati della segnalazione




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Versione4.6

stessa ne consente anche la gestione. Nel caso la segnalazione sia stata inserita dal Front-Office, gli operatori di Back-Office dovranno accederci in modifica per gestire la pratica.La maschera di inserimento di Back-Office è suddivisa in più porzioni:

dati del segnalatore dettaglio segnalazione supporto per la risposta risposta fornita al segnalatore

4.9.2.1 Dati del segnalatore La prima porzione contiene sostanzialmente i riferimenti del segnalatore ed è pressoché replicata nella maschera utilizzabile dai segnalatori sul Front-Office.

Figura 93

I campi obbligatori sono:Cognome o ragione sociale: il cognome o la ragione sociale del segnalante.Tipo di acquisizione: è la modalità di acquisizione della segnalazione, selezionato mediante menù a tendinaTutti i campi, anche se riempiti dal segnalatore, sono modificabili da Back-Office.

4.9.2.2 Dettaglio segnalazione La seconda porzione contiene i dati relativi alla segnalazione vera e propria, al suo stato, alla sua classificazione e alla gestione interna da parte dell’URP.I campi obbligatori sono:

Data di acquisizione della segnalazione Segnalazione: contiene la richiesta del cittadino e appare compilata se la segnalazione viene inserita da

Front-Office Classificazione Classe/Materia Stato segnalazione

Campi facoltativi: Priorità: indica la priorità della segnalazione e serve per cercare di rispondere al cittadino entro i tempi

prefissati. Nelle mail che vengono inviate al supporto per la risposta, nel caso sia impostata la priorità alla segnalazione, viene inserito in calce la scritta “Si prega di rispondere alla mail entro il giorno XXX”. Il termine entro il quale si chiede di rispondere viene calcolato sommando i GG_SUPPORTO alla data di acquisizione. Nel caso esca un giorno festivo, viene preso il primo giorno feriale precedente.Oltre al termine per la risposta degli operatori viene calcolato anche il termine ultimo per inviare la risposta al cittadino, calcolato allo stesso modo: sommando i GG_CITTADINO alla data di acquisizione; nel caso esca un giorno festivo viene restituito il giorno feriale precedente.

ID_PRIORITA DESCRIZIONE GG_SUPPORTO GG_CITTADINO1 MEDIA 10 152 ALTISSIMA 2 3




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Versione4.6

3 ALTA 5 74 BASSA 25 30

Figura 94

Operatore Staff gestione domanda e Operatore Staff gestione risposta: si considera che gli operatori dell’urp che si occupano della segnalazione possano essere due. I menu a tendina sono utili per la suddivisione del lavoro e la ricerca di pratiche, ma non sono vincolanti nel senso che non limitano l’accesso e la modifica della pratica ad operatori diversi da quelli indicati

File allegati: si da la possibilità di allegare uno o più file alla segnalazione. I file possono contenere la segnalazione stessa (se disponibile come file word o se scannerizzata e trasformata in formato immagine) o file di corredo.

Oggetto: contiene una breve descrizione della problematica che aiuti gli operatori di Back-Office a distinguere già dai primi caratteri del campo la segnalazione corrente dalle altre pervenute.

Segnalazione privata: se il checkbox è spuntato, il testo della segnalazione ed i file allegati non sono visibili da Front-Office. Quando viene inserita una segnalazione da Front-Office, viene salvata in banca dati come Segnalazione Privata, ossia non visibile da Front-Office; questo per evitare che qualche utente malintenzionato utilizzi lo strumento in maniera poco opportuna.L’operatore di Back-Office, prendendo in carico la segnalazione, se il testo inserito dall’utente lo




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Versione4.6

consente (se non contiene dati personali, se non contiene offese e se non viola nessuna legge), può togliere la spunta da Segnalazione Privata e renderla visibile anche al Front-Office.

Aree/Argomenti: classificazione non obbligatoria le cui voci sono impostabili dagli utenti di Back-Office dal menu Gestione Tabelle. Anche se la classificazione non è obbligatoria, se ne consiglia vivamente la compilazione in quanto è un campo di ricerca per il Front-Office.

4.9.2.3 Supporto per la risposta La terza sezione serve invece per gestire in maniera automatizzata i contatti con le strutture preposte a gestire le risposte ai segnalatori.

Figura 95

È possibile associare ad una segnalazione una o più strutture, scegliendole fra quelle censite nell’Organigramma tramite la seguente finestra pop-up:




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Versione4.6

Figura 96

La casella dei responsabili viene riempita automaticamente con i responsabili delle strutture scelte, ma è modificabile tramite la seguente finestra pop-up.

Figura 97

Una volta scelte le strutture è possibile indicare anche uno o più dipendenti delle strutture scelte tramite la seguente finestra pop-up:

Figura 98

Se si ha la necessità di consultare una persona o un’organizzazione non censita nella banca dati dell’organigramma, si può utilizzare la pagina pop-up che viene attivata dal link “Associa Altri Indirizzi”.




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Versione4.6

Figura 99

Poiché il meccanismo automatizzato di contatto con le strutture ed i loro dipendenti si basa sull’invio di una mail, se uno o più contatti non ha memorizzato un indirizzo di posta elettronica viene segnalata a video la mancanza di e-mail e, se si desidera utilizzare il meccanismo automatizzato, è necessario completare i dati dell’utente o della struttura in questione prima di associarlo alla segnalazione. Si ricorda che per completare i dati di dipendenti o strutture è necessario accedere al menu Organigramma.Una volta scelti i destinatari della segnalazione, per comporre ed inviare l’email è necessario spuntare la casella “Invio messaggio per struttura”. La spunta attiva una nuova casella di testo, precompilata con il testo inserito nel campo Segnalazione, ma modificabile dall’operatore di Back-Office.Dopo aver salvato una segnalazione che ha spuntata la casella di “Invio messaggio per struttura” non saranno più modificabili né i campi relativi alla scelta dei destinatari (strutture, referenti, dipendenti, altri indirizzi) né quelli relativi alla stesura e all’invio della mail.Per includere gli allegati inseriti nel messaggio di posta elettronica per il supporto per la risposta, è necessario spuntare la casella “Incluedere allegati”.

4.9.2.4 Risposta al segnalatore L’ultima sezione è dedicata alla creazione della risposta per il segnalatore.

Figura 100




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Versione4.6

Il testo della risposta può essere compilato manualmente dall’operatore di Back-Office oppure recuperato dalle risposte via mail inviate dagli operatori delle strutture, come meglio spiegato nei prossimi paragrafi.È possibile associare uno o più allegati alla risposta, che, quando viene spuntata la casella “Invia risposta” verranno inviati assieme al testo della mail all’indirizzo specificato nella casella “E-mail” prensente nella sezione “Dati segnalatore” della pagina corrente.Anche la risposta alla segnalazione può essere Privata, cioè non visibile dal Front-Office; questo per garantire la privacy ai segnalatori nel caso la risposta contenga informazioni personali.Per rendere una risposta privata è necessario spuntare la casella “Risposta Privata”.La spunta “Risposta interlocutoria” serve per distinguere risposte definitive date al cittadino da risposte interlocutorie.Dopo aver salvato una segnalazione che ha spuntata la casella “Invia risposta” non saranno più modificabili i campi relativi alla stesura e all’invio della mail all’utente.Quando si salva una nuova segnalazione, automaticamente il sistema le assegnerà un ticket, ossia un codice univoco all’interno dello stesso ente, che sarà visualizzato nel dettaglio della segnalazione.

4.9.3 E-mail di Sollecito al supporto per la risposta.Nel caso le strutture ed i loro incaricati tardino a rispondere ad una segnalazione, per le sole segnalazioni che si trovano nello stato “Inoltrato” o “Sollecitato” e per le quali effettivamente è stato scelto di inviare la mail di richiesta al team del supporto per la risposta, è possibile inviare, tramite mail, un sollecito a tutti i destinatari.Per farlo è sufficiente cliccare sul pulsante “Sollecita” che compare nella pagina di dettaglio delle segnalazioni che si trovano nello stato di “Inoltrato” o “Sollecitato”.

4.9.4 Duplicazione SegnalazioniSe ad un operatore capita di ricevere più volte segnalazioni simili, questi può accedere alla segnalazione già presente in archivio e, dalla pagina di dettaglio della segnalazione, cliccare sul pulsante “Duplica”.In questo modo verrà creata e aperta in modifica una segnalazione contenente le stesse classificazioni, le stesse descrizioni, le stesse voci del supporto per la risposta della segnalazione di partenza e le stesse informazioni presenti nella sezione dedicata alla redazione della risposta verso il cittadino.

4.9.5 Ricerca, modifica e cancellazione SegnalazioniSelezionando il link “Cerca/Modifica” sul menu di sinistra, si accede alla pagina contenente i campi su cui effettuare la ricerca.




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Versione4.6

Figura 101

Il risultato della ricerca presenta una lista di segnalazioni corrispondenti ai criteri specificati.Si rammenta qui che nel caso in cui si vogliano rinvenire le segnalazioni inserite direttamente dal cittadino sul front-office, basta effettuare una ricerca selezionando la voce “Nuovo” dal menù a tendina “Stato”.La lista ottenuta è ordinabile per “Ticket”,“Segnalato da”, “Oggetto” e “Stato” ed ogni singolo elemento è un collegamento associato alla pagina di dettaglio della segnalazione prescelta.

4.9.6 Dettaglio segnalazioneLa pagina di dettaglio di una segnalazione cambia a seconda dello stato della segnalazione.In fondo alla pagina sono presenti due pulsanti: “Modifica” e “Elimina”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina con i campi compilati e modificabili.Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione della segnalazione previa conferma dell’operatore

4.9.6.1 Supporto per la risposta Se la segnalazione non ha associato strutture, responsabili, dipendenti e altri indirizzi la porzione relativa al supporto per la risposta apparirà come segue:

Figura 102




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Versione4.6

Se sono stati inseriti i dati per il supporto alla risposta, ma la mail non è ancora stata inviata apparirà così:

Figura 103

Si noti che se, come una delle strutture in figura, qualche attore non ha associato l’indirizzo di posta elettronica compare un’icona formata da 2 punti esclamativi rossi per ricordarlo.Dopo aver spuntato la casella per l’invio dell’email e aver salvato la segnalazione è probabile che la sezione “Supporto per la risposta” appaia come segue (le icone a clessidra stanno a significare che l’email non è ancora partita dal server):

Figura 104

La gerarchia delle strutture dell’esempio è la seguente:Dipartimento Infrastrutture di Comunicazione e Trasporti:

Responsabile: Rossi MarioDipendenti: Neri Francesca

Patrimonio Naturale e Ittiofaunistico:Responsabile: Verdi LuigiDipendenti: nessuno

Osserviamo che nella figura a Neri Francesca (dipendente) viene inviata una mail come destinataria diretta, mentre al responsabile della sua struttura (Rossi Mario) la mail viene inviata per conoscenza (nella figura è evidenziato con l’icona CC) e, se la struttura avesse inserito in banca dati l’indirizzo di mail della segreteria, verrebbe mandata anche a questo per conoscenza.




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Dell’altra struttura viene specificato solamente il responsabile (Verdi Luigi) che riceverà la mail come destinatario diretto, mentre la segreteria della struttura riceverà l’email in copia.Le email vengono inviate, da un thread temporizzato, ad intervalli regolari di tempo. Dopo che almeno un tentativo di invio di email è stato effettuato le clessidre verranno sostituite da delle spunte verdi nel caso l’invio abbia avuto successo o da delle X rosse nel caso l’invia sia fallito.In caso di fallimento, l’applicazione tenterà di rimandare l’email.

4.9.6.2 Risposta al segnalatore Analogamente a quanto avviene per la sezione “Supporto per la risposta”, anche nella sezione “Risposta al segnalatore” il dettaglio cambia a seconda dello stato in cui si trova la segnalazione.Nel caso non sia ancora stata inviata la risposta al segnalatore la pagina apparirà come segue:

Figura 105

Subito dopo aver spuntato la casella per l’invio dell’email al segnalatore la pagina apparirà così:

Figura 106

E la clessidra si trasformerà in spunta verde se l’invio verrà correttamente effettuato, e in X rossa se l’invio non sarà andato a buon fine.In caso di fallimento, l’applicazione tenterà di rimandare l’email.




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4.9.7 Creazione Contatto da SegnalazioneNella pagina di dettaglio della segnalazione è presente il pulsante “Crea Contatto” cliccando il quale viene creato un nuovo contatto, aperto in modifica, parzialmente compilato prendendo i dati compatibili dalla segnalazione.I contatti derivanti da segnalazioni sono personalizzabili come i contatti “normali” e sono indipendenti da questi: le voci censite possono essere distinte.Al momento della creazione del contatto, se presenti nella pagina del contatto e se compilate nella segnalazione, vengono riempite automaticamente le seguenti voci:

Area/Argomento: nel caso nella segnalazione sia specificato più di un valore per questa classificazione, nel contatto ne verrà riportata una.

Modalità di presentazione: con i dati presi dal menu a tendina “Tipo di acquisizione” Risposta fornita a mezzo: con i dati presi dal menu a tendina “Tipo risposta” Motivo: con la voce “Segnalazione/Reclamo”.

4.9.8 Le risposte delle StruttureAd ogni segnalazione possono essere associati più dipendenti, responsabili, strutture o altri indirizzi perché qualcuno fornisca una risposta alla segnalazione.L’email che arriverà a tutti i soggetti indicati avrà come oggetto una stringa di questo tipo: “Segnalazione [13131L0000470140#2009123]”dove fra parentesi quadre è indicato il codice URP dell’ente che invia la mail e, separato da una gratella, il ticket della segnalazione.Affinché il meccanismo di acquisizione automatica delle risposte funzioni, è necessario che chi risponde alle mail utilizzi la funzionalità “Rispondi” che ogni programma di posta elettronica mette a disposizione; è necessario cioè che non venga cambiato né il destinatario né l’oggetto della risposta che dovrà essere del tipo:“Re: Segnalazione [13131L0000470140#2009123]”oppure “R: Segnalazione [13131L0000470140#2009123]”.Modificando in qualche modo l’oggetto della segnalazione l’applicazione non sarà più in grado di associare la risposta alla segnalazione giusta, e quindi andrà persa.Per semplificare il lavoro degli operatori dell’URP si prega gli operatori delle strutture di seguire le seguenti, semplici regole nel rispondere alle mail:

Utilizzare la funzione Rispondi Verificare che il programma di posta elettronica risponda in “plane text” piuttosto che in HTML Cancellare il testo della mail a cui si sta rispondendo dalla risposta. Rispondere come se si parlasse direttamente al segnalatore Allegare, se necessario, uno o più file

4.9.9 Acquisizione Risposte StruttureUn programma temporizzato controlla se sono arrivate risposte dalle strutture e le acquisisce a sistema.L’operatore di Back-Office può ricercare le risposte e associarle alle proprie segnalazioni cliccando su “Cerca Risposte” del menu Segnalazioni.




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Figura 107

Lo stato della risposta è una catalogazione automatica delle risposte che prevede i seguenti stati: Nuova: risposta non ancora aperta da nessun operatore di Back-Office Letta: risposta aperta da almeno un operatore di Back-Office, ma non riportata da programma in alcuna

segnalazione Acquisita: risposta riportata da applicazione su almeno una segnalazione Archiviata: risposta ad una segnalazione ormai archiviata Scartata: risposta scartata da un operatore di Back-Office, non più consultabile.

Quando una segnalazione viene acquisita a sistema è “Nuova”, quando viene aperta da un operatore passa nello stato “Letta”, quando viene riportata su una segnalazione diventa “Acquisita” e quando la segnalazione viene archiviata anche le corrispondenti risposte passano nello stato “Archiviato”. L’unico modo perché una segnalazione passi nello stato “Scartata” è invece che venga scartata manualmente da un operatore.Una volta compilati i campi di ricerca e cliccato il tasto “Cerca” si accede ad una pagina di elenco delle risposte arrivate, ordinabile per stato, ticket, mittente e struttura.Cliccando su ciascuna voce dell’elenco si arriva alla pagina di dettaglio della risposta.

4.9.10 Dettaglio Risposta a SegnalazioneLa pagina di dettaglio della risposta ad una segnalazione è divisa in più porzioni e consente di gestire la risposta.La prima sezione mostra alcune informazioni circa la segnalazione corrente: le operazioni effettuate dall’operatore di Back-Office si riferiranno alla segnalazione indicata nella prima porzione della pagina.

Figura 108

Viene riportato l’oggetto della segnalazione (ossia il testo scritto dagli operatori di Back-Office) lo stato della segnalazione se è già stato (anche solo parzialmente) scritto, il testo di risposta da inviare all’utente




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eventuali file già allegati alla segnalazione.

Figura 109

La seconda sezione mostra invece i dettagli della risposta: lo stato della risposta l’indirizzo email del mittente e, se è stato censito fra i dipendenti, il nome e cognome della persona legata

a tale indirizzo il testo dell’email di risposta (che può essere scorso con le frecce dell’area di testo eventuali allegati (cliccabili) inviati con la mail

Figura 110

La terza sezione è presente solamente se la risposta non è ancora stata riportata su nessuna segnalazione e permette di cancellare eventuali allegati inutili o scartare definitivamente la risposta.Per cancellare uno o più allegati è necessario selezionare gli allegati che si desidera cancellare, cliccare sul pulsante “Cancella” e confermare la cancellazione dalla finestra pop-up che viene visualizzata.Per scartare interamente la risposta è necessario cliccare sul pulsante “Scarta” e confermare la cancellazione dalla finestra pop-up che viene visualizzata.Per cancellare uno o più allegati è necessario cliccare sul pulsante “Cancella” dopo aver selezionato gli allegati da cancellare e confermare la cancellazione dalla finestra pop-up che viene visualizzata.Si ricorda che le risposte scartate e gli allegati cancellati non saranno più recuperabili.

Figura 111




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La quarta sezione consente di riportare la risposta pervenuta sulla segnalazione corrente. Il ticket della segnalazione corrente viene riportato sul pulsante da cliccare per effettuare l’operazione.Se sono presenti allegati che si desidera inoltrare al segnalatore, piuttosto che salvarli in locale e poi associarli alla segnalazione aprendola in modifica, è possibile spuntarli da questa pagina prima di cliccare sul pulsante per fare l’associazione.È possibile associare più risposte alla stessa segnalazione: nel caso la segnalazione contenga già del testo nel campo “risposta per il segnalatore”, il testo della mail verrà incollato in coda al testo già inserito.Una volta cliccato sul pulsante per associare la risposta si viene reindirizzati alla pagina di modifica della segnalazione, dalla quale sarà possibile editare il testo della risposta e, se si desidera, inviare effettivamente la mail al segnalatore.

Figura 112

L’ultima sezione serve per riportare la risposta corrente su una segnalazione diversa da quella per cui è stata inviata. Questo può essere molto utile se più segnalatori necessitano delle stesse informazioni, oppure se richiedono lo stesso file.Il menu a tendina Ticket segnalazione permette di scegliere fra le segnalazioni non archiviate e non concluse per cui non è ancora stata inviata una mail di risposta all’utente.Cliccando sul tasto “-> Altra” viene ricaricata la pagina sulla segnalazione prescelta:




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Figura 113

Per associare la risposta alla segnalazione di ticket 200910, alla segnalazione di ticket 20098 (come nell’esempio) è sufficiente, una volta ricaricata la pagina, cliccare sul tasto “->20098” avendo, se nel caso, selezionato gli allegati che si desidera riportare sulla mail da inviare al segnalatore.

4.9.11 Impostazioni E-mail Per attivare la gestione automatizzata delle email è necessario richiederne l’attivazione all’amministratore del nodo. La personalizzazione delle impostazioni è consentita all’amministratore URP per quanto riguarda l’impostazione della firma per le strutture e quella per i segnalatori ed il subject per i segnalatori.Cliccando sul link “parametri e-mail” presente nel menu laterale sotto la voce “Impostazioni” si accede ad una pagina che riassume le impostazioni salvate.Nel caso non sia stata attivata la gestione automatica delle email da parte dell’amministratore del nodo la pagina apparirà come segue.




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Figura 114

Se invece è stata attivata la gestione automatica delle email la pagina apparirà come segue

Figura 115

Si noti che il subject è composto da parte iniziale e parte finale; all’invio della mail il subject verrà composto con parte iniziale + ticket della segnalazione + parte finale.Cliccando sul pulsante modifica è possibile personalizzare i parametri. La firma può essere molto utile per dare, ad esempio, indicazioni su come rispondere al messaggio (per le strutture) oppure per dare informazioni generiche ai segnalatori o per pubblicizzare nuovi servizi.




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4.9.12 Statistiche per stato.

Figura 116

Nella pagina di ingresso delle statistiche per stato delle segnalazioni, sono presenti: il campo “Dal” che consente di specificare la data di inizio della statistica. La data di fine della statistica è

quella odierna. Se nessuna data viene specificata il filtro temporale non viene impostato. Il campo “stato” (menù a tendina) che contiene gli stati possibili della segnalazione. Se non viene

specificato nessuno stato il filtro sullo stato non sarà attivato (il risultato il risultato sarà indipendente dallo stato della segnalazione).

una checkbox per attivare la presentazione di un documento in formato CSV con i risultati dei conteggi.

Nella pagina di output verranno così riportati, oltre alle informazioni sui criteri di ricerca impostati: Il numero totale delle segnalazioni. la scomposizione in tutti gli stati delle segnalazioni (con numero di segnalazioni per singolo stato e

percentuale sul numero totale).




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4.9.13 Statistiche per tipo acquisizione.

Figura 117

Nella pagina di ingresso delle statistiche per tipo di acquisizione delle segnalazioni, sono presenti: il campo “Dal” che consente di specificare la data di inizio della statistica. La data di fine della statistica è

quella odierna. Se nessuna data viene specificata il filtro temporale non viene specificato. Il campo “tipo di acquisizione” (menù a tendina) che contiene tutti i possibili tipi di acquisizione della

segnalazione. Se non viene specificato nessuno tipo di acquisizione il filtro sullo stato non sarà attivato (il risultato il risultato sarà indipendente dal tipo di acquisizione della segnalazione).


Nella pagina di output verranno così riportati, oltre alle informazioni sui criteri di ricerca impostati: Il numero totale delle segnalazioni. la scomposizione in tutti i tipi di acquisizione delle segnalazioni (con numero di segnalazioni per singolo

tipo di acquisizione e percentuale sul numero totale).




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4.9.14 Statistiche Generali delle Segnalazioni.

Figura 118

La pagina di ingresso per le statistiche generali delle segnalazioni è composta dai seguenti campi:

Classe/materia. Questo campo (popolato tramite pop-up) consente di selezionare una classe. Se non viene specificata nessuna classe il filtro sulla classe non sarà attivato (il risultato sarà indipendente dalla classe associata alla segnalazione).

Struttura. Questo campo (popolato tramite pop-up) consente di specificare una struttura. Se non viene specificato nessuna struttura il filtro sulla struttura non sarà attivato (il risultato sarà indipendente dalla struttura associata alla segnalazione).

Dal. Questo campo (testuale) contiene la data di inizio della statistica. Se non viene specificato nessuna data il filtro temporale non avrà data di inizio.

Al. Questo campo (testuale) contiene la data di fine della statistica.. Se non viene specificato nessuna data il filtro temporale non avrà data di fine.


Se non è stata impostata nessuna classe la sezione di uscita sarà composta dal numero totale delle segnalazioni, più la scomposizione in tutte le classi (con numero di segnalazioni per singola classe e percentuale sul numero totale). Tale scomposizione sarà relativa alla sola struttura impostata come filtro oppure, nel caso di non selezione della struttura, a tutte le strutture. Se è stata invece specificata una singola classe verrà riportato soltanto il numero di segnalazioni per quella classe per una o tutte le strutture a seconda di quanto impostato nel filtro di ricerca




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4.10Cerca In ReteQuesta funzione permette di accedere al portale della Rete degli URP ospitato sui sistemi della Regione Toscana, la si può utilizzare per consultare il patrimonio informativo prodotto da tutti gli URP aderenti al progetto.

4.11 Gestione tabelleConsente la gestione delle tabelle di base e dei parametri di personalizzazione dell’URP locale.Funzioni:

Personalizzazione Tipo Atto Utenti Aree Argomenti Contatti

Prerequisiti: nessunoTabelle: nessuna

4.11.1 Inserimento PersonalizzazioneLe personalizzazioni sono informazioni su cui è possibile agire per modificare alcuni comportamenti del programma. La natura delle informazioni modificabili, così come i valori assumibili, sono definiti centralmente nell’ambito della manutenzione del prodotto. Si consiglia di usare questa parte di programma solo in seguito a specifiche indicazioni.

Figura 119

Pagina di inserimento delle personalizzazioni di configurazione relative all’URP specifico. I valori da indicare obbligatoriamente sono i seguenti:Chiave: chiave identificativa dell’informazione personalizzabile.

4.11.2 Ricerca, modifica e cancellazione personalizzazioniLe personalizzazioni sono informazioni su cui è possibile agire per modificare alcuni comportamenti del programma. La natura delle informazioni modificabili, così come i valori assumibili, sono definiti centralmente nell’ambito della manutenzione del prodotto. Si consiglia di usare questa parte di programma solo in seguito a specifiche indicazioni.




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Versione4.6

Selezionando la voce “Personalizzazione” del menu a sinistra si accede ad una pagina contenente la lista delle personalizzazioni dell’URP.La lista è ordinabile per “Chiave” e “Testo” e ogni singolo elemento rappresenta un collegamento associato ad una pagina di dettaglio della personalizzazione prescelta con i pulsanti “Modifica” ed “Elimina”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina del tutto simile a quella dell’inserimento, con i campi compilati e modificabili.Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione della personalizzazione previa conferma da parte dell’operatore dell’URP.

4.11.3 Inserimento Tipo attoUtilizzabile per personalizzare la tabella relativa alla tipologia degli atti dell’ente di appartenenza.

Figura 120

I valori da indicare obbligatoriamente sono i seguenti:Tipologia: tipologia dell’atto.

4.11.4 Ricerca, modifica e cancellazione tipo attoSelezionando la voce “Tipo Atto” del menu a sinistra si accede ad una pagina contenente la lista delle tipologie di atto inserite nell’URP.La lista è ordinabile per “Tipologia” e “Descrizione”, e ogni singolo elemento rappresenta un collegamento associato ad una pagina di dettaglio del tipo di atto prescelto con i pulsanti “Modifica” ed “Elimina”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina del tutto simile a quella dell’inserimento, con i campi compilati e modificabili.Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione del tipo di atto previa conferma da parte dell’operatore.

4.11.5 Inserimento UtentiI valori da indicare obbligatoriamente sono i seguenti:Identificativo SRTY: identifica univocamente l’utente nel database SRTY. E’ necessario che il valore indicato coincida con il codice fiscale (formato da lettere maiuscole) dell’utente dell’inserimento.




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4.11.6 Ricerca, modifica e cancellazione utenti

Figura 121

Selezionando la voce “Utenti” del menu a sinistra si accede ad una pagina contenente la lista degli utenti censiti nell’URP.La lista è ordinabile per “Codice SRTY”, “Codice Addetto” e “Nome”, e ogni singolo elemento rappresenta un collegamento associato ad una pagina di dettaglio dell’utente prescelto con i pulsanti “Modifica” ed “Elimina”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina del tutto simile a quella dell’inserimento, con i campi compilati e modificabili.Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione dell’utente previa conferma da parte dell’operatore.

4.11.7 Inserimento Aree

Figura 122




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I valori da indicare obbligatoriamente sono i seguenti:Descrizione: descrizione dell’area.

4.11.8 Ricerca, modifica e cancellazione AreeSelezionando la voce “Aree” del menu di sinistra si accede ad una pagina contenente la lista delle aree inserite nell’URP.La lista è ordinabile per “Descrizione”: ogni singolo elemento è un collegamento associato ad una pagina di dettaglio dell’argomento prescelto, contenente due pulsanti: “Modifica” ed “Elimina”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina con il campo “Descrizione” compilato e modificabile.Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione dell’area previa conferma da parte dell’operatore.

4.11.9 Inserimento Argomenti

Figura 123

I valori da indicare obbligatoriamente sono i seguenti:Descrizione: descrizione argomento.Area: l’area cui l’argomento fa riferimento. Essa è selezionabile mediante un menu a tendina in cui sono presenti tutte le aree censite dall’URP di riferimento.

4.11.10 Ricerca, cancellazione e modifica ArgomentiSelezionando la voce “Argomenti” del menu di sinistra si accede ad una pagina contenente la lista degli argomenti censiti nell’URP.La lista è ordinabile per “Descrizione” ed “Area”: ogni singolo elemento è un collegamento associato ad una pagina di dettaglio dell’argomento prescelto. Quest’ultima contiene due pulsanti: “Modifica” ed “Elimina”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina con i campi “Descrizione” ed “Area” compilati e modificabili.Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione dell’argomento previa conferma da parte dell’operatore.




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4.11.11 Personalizzazione Contatti

Figura 124

Selezionando il link “Contatti” del menu di sinistra si accede ad una pagina che consente di configurare opportunamente la registrazione dei contatti.In questa pagina, infatti, sono presenti sei sezioni corrispondenti alle sei voci informative dei contatti (“Tipologia del Richiedente”, “Modalità Presentazione”, “Risposta Fornita a Mezzo”, “Modalità di Risposta”,“Consulenza”,“Tempo di Risposta”, “Motivo”).Per ciascuna di suddette sezioni sono presenti:una checkbox la cui selezione indica che la sezione corrispondente è visibile nella pagina di inserimento dei contattiuna checkbox la cui selezione indica che la sezione corrispondente è visibile nella pagina di inserimento dei contatti derivanti da segnalazioniun menu a tendina che, nel caso in cui la sezione corrispondente non sia stata impostata visibile, permette di impostare all’atto dell’inserimento del contatto un valore di default per la sezione corrispondenteun menu a tendina che, nel caso in cui la sezione corrispondente sia stata impostata visibile, consente di specificare la posizione, in relazione alle altre sezioni, della sezione corrispondente nella pagina di inserimento dei contattiun campo di testo, la cui etichetta è “Titolo”, che, nel caso in cui la sezione corrispondente sia stata impostata visibile, dà la possibilità di specificare l’etichetta con la quale la sezione corrispondente comparirà sulla pagina di inserimento dei contatti.

4.12Amministrazione webConsente la gestione delle aree e dei contenuti da pubblicare nel front-office, ossia nel portale dell’URP locale.Funzioni: AreeNotiziePrerequisiti: nessunoTabelle: nessuna




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4.12.1 Inserimento Aree

Figura 125

Pagina di definizione delle varie aree (porzioni di schermo) in cui suddividere il portale dell’URP locale.La posizione specificata indica la posizione che l’area deve occupare nello schermo, nello specifico esistono già le seguenti posizioni fisse:Posizione Identificativo Area Descrizione Area1 Area “banner” Nel Front–Office occupa la porzione di schermo in basso a destra sotto l’area 52 Area “In evidenza” Nel Front–Office occupa la porzione di schermo in alto e centrale, contiene le

notizie di massimo risalto3 Area “Altre Info” Nel Front–Office occupa la porzione di schermo in basso e centrale, contiene

notizie di rilevanza4 Area “menu” Nel Front–Office occupa la porzione di schermo che sta sotto l’intestazione,

contiene il link “Home Page” per tornare alla pagina principale in qualsiasi punto della navigazione ci si trovi

5 Area “altro” Nel Front–Office occupa la porzione di schermo a destra sotto la sezione dedicata alla ricerca tramite l’ “Information Retrieval”

6 Area “banche dati” Nel Front-Office occupa la porzione di schermo a destra sotto la sezione “Come fare per”

In seguito al restyling grafico la disposizione delle aree è stata modificata.Questa è la disposizione degli elementi nella pagina di Front-Office come era prima del restyling:




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E questa come è adesso:

4.12.2 Ricerca, modifica e cancellazione areaSelezionando la voce “Aree” del menu a sinistra si accede ad una pagina contenente la lista di tutte le aree censite.Ogni singolo elemento della lista rappresenta un collegamento associato ad una pagina di dettaglio dell’area prescelta con i pulsanti “Modifica” ed “Elimina”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina del tutto simile a quella dell’inserimento, con il campo “Titolo” compilato ed editabile, in modo da poter personalizzare anche il titolo delle aree di default presenti nel sistema.Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione delle aree previa conferma da parte dell’operatore dell’URP.


Area Menu (numero 4)

Area Come fare per (area fissa)

Area Banner(numero 1)

Area Altro(numero 5)

Area Banche Dati(numero 6)

Area In Evidenza (numero 2)

Area IR(Area fissa)

Area Altre notizie (numero 3)

Area Menu (numero 4)

Area Come fare per (area fissa)

Area Banche Dati(numero 6)

Area Altro(numero 5)

Area Banner(numero 1)

Area In Evidenza (numero 2)

Area IR(Area fissa)

Area Altre notizie (numero 3)



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4.12.3 Inserimento Notizia

Figura 126

Permette la gestione dei contenuti del portarle dell’URP locale.

L’unico dato obbligatorio è la posizione per individuare la porzione di schermo o area nella quale questa notizia deve essere pubblicata.

Il campo “Peso” indica l’importanza che una notizia deve avere all’interno di un’area per stabilire un criterio di precedenza di notizie appartenenti alla medesima area.

Il campo “Pubblicazione”, indica il tipo di visibilità della notizia, in particolare se deve essere presentata sulla Home Page del Portale locale, se deve essere mostrata solo a seguito di una ricerca o se deve rimanere comunque nascosta.

La notizia può essere corredata da un’immagine da scegliere sul sistema locale tramite il pulsante “Sfoglia” (“Browse”, a seconda della versione del browser utilizzato).

Il campo “Finestra” permette di decidere se la notizia deve essere visualizzata nella stessa pagina del portale locale o aprendo una nuova istanza del browser.

È possibile associare ad una notizia uno o più documenti allegati tramite la sezione “Documenti Allegati”. Per ogni documento è necessario inserire una descrizione. Se si desidera inserire più di un allegato, dopo aver inserito il primo, è necessario cliccare sul link “Allega ulteriore documento”.

Si ricorda, che con l’introduzione dell’editor di testo, e con la possibilità di generare il link ad una qualunque pagina dell’applicazione, la vecchia gestione dei link qui di seguito descritta può risultare superflua.

Il campo “Tipo Link” permette di scegliere la tipologia della notizia stessa, in particolare:

Nessuno: la notizia non è corredata da alcun riferimento




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Esterno: appare un campo di testo dove scrivere l’url di riferimento

Interno: appare un menu a tendina che permette di scegliere un collegamento interno ai tool.

Tra i link interni presentati ve ne sono alcuni particolari che permettono, tramite finestre pop-up, di selezionare una scheda, un atto o un procedimento da corredare alla notizia.

Le finestre pop-up si avviano automaticamente alla scelta dell’opzione. In particolare se si sceglie “Pubblica Singola Scheda” si avvia la pop-up di ricerca della scheda, che ha il compito di riportare i riferimenti della scheda selezionata nell’area “Scheda da Pubblicare”:

Figura 127

Se, invece, si sceglie “Pubblica Singolo Atto” si avvia la pop-up di ricerca dell’atto, che ha il compito di riportare i riferimenti dell’atto selezionato nell’area “Atto da Pubblicare”:




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Figura 128

Nel caso venga scelto “Pubblica Singolo Procedimento” si avvia la pop-up di ricerca del procedimento:

Figura 129

E’ prevista inoltre una classificazione della notizia per classe e materia tramite la pop-up:




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Figura 130

4.12.4 Ricerca, modifica e cancellazione notiziaSelezionando la voce “Notizie” del menu a sinistra si accede ad una pagina contenente i vari su cui effettuare la ricerca.

Figura 131

Il risultato di una ricerca presenta una lista di notizie corrispondenti ai criteri specificati.La lista è ordinabile per “Posizione”,“Titolo” e “Data di pubblicazione”, e ogni singolo elemento rappresenta un collegamento associato ad una pagina di dettaglio della notizia prescelta con i pulsanti “Modifica” ed “Elimina”.




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Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina del tutto simile a quella dell’inserimento, con i campi compilati e modificabili.Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione della notizia previa conferma da parte dell’operatore.

4.13Gestione Richieste

4.13.1 Nota IntroduttivaPer richiesta si intende un modulo inviato elettronicamente tramite la procedura associata ai procedimenti, schede e atti.

4.13.2 Ricerca delle richieste

Figura 132

La maschera di ricerca delle richieste presenta i seguenti campi opzionali (se non si valorizza nessun campo verranno visualizzate tutte le richieste inviate all’ente dell’operatore) :Ticket: campo di input alfanumerico per ricerca libera;Data: campo di input in formato data standard (gg/mm/aaaa);Stato: menu a tendina già compilato al caricamento della pagina;Titolo: campo di input alfanumerico per ricerca libera;Codice: campo di input alfanumerico per ricerca libera;Evento/Servizio: campo valorizzato da una pop-up che permette di selezionare elementi della gerarchia Evento/Sottoevento/Servizio come mostrato nella figura seguente:




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Figura 133

Nella maschera di ricerca sono presenti i seguenti pulsanti:Cerca: avvia la ricerca secondo i criteri impostati nella maschera di ricerca;Annulla: cancella dalla maschera tutti gli input dell’utente ripristinando così lo stato iniziale.L’esito della ricerca richieste presenta quelle richieste, che soddisfano i criteri precedentemente impostati, ordinate per data in maniera discendente.Se nessuna richiesta soddisfa i criteri di ricerca verrà visualizzato un messaggio di avvertimento.




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Figura 134

L’elenco delle richieste visualizza le seguenti informazioni per ciascuna richiesta:Titolo;Ticket;Data;Stato.Per ciascuna richiesta presente nella lista è possibile eseguire una delle seguenti funzioni: Visualizzazione della richiesta in formato HTMLCambiamento di stato alla richiestaVisualizzazione della richiesta in formato PDFEliminazione della richiesta.Ciò è mostrato in dettaglio nella figura sottostante:




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Figura 135

4.13.3 Visualizzazione della richiesta in formato HTMLCliccare sul titolo della richiesta per visualizzare l’HTML di un modulo della lista moduli. Si aprirà una nuova finestra come mostrato nella Figura sottostante. Questa funzione è di sola visualizzazione.


Visualizza HTML Modifica stato

Visualizza PDF

Elimina richiesta



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Figura 136

4.13.4 Modificare lo stato di una richiesta Cliccalre sull’apposito icona per modificare lo stato di una richiesta nell’elenco richieste. La maschera è del tutto identica a quella della ricerca e pre-caricata con i dati della richiesta selezionata, come si vede nella figura sottostante:




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Figura 137

Per modificare lo stato di una richiesta selezionare una voce dal menu a tendina e premere il pulsante “Modifica”. Successivamente verrà visualizzata unicamente la richiesta selezionata e sarà possibile compiere tutte le azioni mostrate nella figura sottostante:

Figura 138


Visualizza HTML Modifica stato

Visualizza PDF

Elimina richiesta



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Nella maschera di modifica dello stato è possibile riportare la selezione del menu a tendina allo stato con cui era stata pre-caricata semplicemente premendo il pulsante Annulla.

4.13.5 Visualizzazione della richiesta in formato PDFPer visualizzare la richiesta in formato PDF cliccare sull’icona presente nella lista richieste Si aprirà una nuova finestra di Acrobat Reader (oppure verrà visualizzata una finestra di avvertimento del browser per consentire il salvataggio o l’apertura del documento PDF a seconda di come siano stati impostati il browser ed Acrobat Reader) come mostrato nella figura sottostante:

Figura 139

4.13.6 Eliminazione di una richiestaCliccare sull’icona dell’opzione per eliminare una richiesta presente nell’elenco delle richieste.Verrà visualizzata un pop-up di conferma dell’eleminazione; cliccando su “OK” la richiesta verrà eliminata e verrà ricaricato l’elenco delle richieste, mentre cliccando su “Annulla” non verrà eseguita alcuna azione, come mostrato nella figura sottostante:




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Figura 140

4.14 Implicazioni sull’Information RetrievalL’inserimento di un procedimento, di un atto o di una scheda comprendenti degli allegati è un processo che alimenta il sistema di Information Retrieval.Infatti il documento scelto da allegare, viene corredato da meta-informazioni, reperite sempre tra gli attributi selezionati dall’operatore per il procedimento, l’atto o la scheda specifica (ad esempio classi-materie, eventi-sottoeventi-servizi) e opportunamente memorizzato in modo da essere fruibile per le successive richieste via Information Retrieval.




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5 Amministrazione del nodo5.1 Note generali

L’amministratore del nodo è la figura di operatore a cui sono demandate le attività di gestione del nodo applicativo locale e che, di conseguenza, riguardano tutti gli URP ospitati.L’insieme delle funzioni di gestione affidate all’amministratore del nodo sono reperibili mediante una URL differenziata rispetto a quella che gli addetti degli URP utilizzano per accedere al back-office. Le funzioni sono le seguenti:Definizione nuovi URPDefinizione nuovi utentiAssociazione utenti ai singoli URP.Monitor della coda eventiMigrazione di URP fra i nodi della RetePermette inoltre di definire l’insieme dei parametri di configurazione propri del nodo e di monitorare la coda degli eventi in uscita, per verificare la comunicazione con il proxy.

5.2 Definizione nuovi URP

Figura 141

Consente di censire un nuovo URP. I valori da indicare obbligatoriamente sono i seguenti:




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Codice: codice dell’URP fornito da Regione Toscana.

Descrizione: descrizione dell’URP.

Inoltre è possibile inserire le seguenti informazioni nella sezione “Struttura”:

Indirizzo email: l'indirizzo email da cui inviare le email alle strutture, ad esempio [email protected]

Firma: la firma che viene inserita in calce alle email inviate alle strutture;

User: l'utente con cui si accede alla casella di posta per le email inviate alle struture

Password: la password dell'indirizzo di posta utilizzato per le email inviate alle struture

Inoltre è possibile inserire le seguenti informazioni nella sezione “Utente”:

Indirizzo email: l'indirizzo email da cui inviare le email per i segnalatori

Password: la password dell'indirizzo email da cui inviare le email per i segnalatori

Firma: la firma che viene inserita in calce alle email inviate ai segnalatori

“Oggetto: parte iniziale”: la parte iniziale del subject delle mail che verranno inviate ai segnalatori, alla quale verrà concatenato il ticket della segnalazione e la parte finale del subject

“Oggetto: parte fine”: la parte finale del subject delle mail che verranno inviate ai segnalatori

L’amministratore può stabilire quali tool abilitare per l’URP specifico.

5.3 Ricerca,modifica e cancellazione URPIl click sulla voce “Cerca/Modifica” del menu a sinistra accede ad una pagina in cui è possibile effettuare la ricerca degli enti installati nel nodo. I criteri di ricerca disponibili sono:Codice URP: si ricerca per un ente specifico per codiceComune: è possibile scegliere il comune di appartenenza dell’ente da ricercaDescrizione: è possibile ricercare gli enti la cui descrizione contengano la stringa inserita


mailto:[email protected]



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Figura 142

La ricerca può anche essere effettuata su tutti gli URP esistenti nel nodo, lasciando il valore di default “Tutti” in corrispondenza della voce “Comune” come mostrato nella figura sopra riportata. Il risultato della ricerca è una lista di URP che corrispondono ai parametri di ricerca specificati. Ogni singolo elemento della lista rappresenta un collegamento associato ad una pagina di dettaglio dell’URP contenente oltre le informazioni dell’ente anche il pulsante “Modifica” ed “Elimina”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina con i campi compilati e modificabili.Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione dell’ente dal nodo. La funzione di cancellazione rimuove tutte le informazioni associate all’ente. Per procedere alla cancellazione sarà richiesta una doppia conferma, i dati rimossi salvati in una directory di backup il cui path è contenuto nella proprietà di configurazione “URP_BACKUP_PATH”. Nella directory di backup sarà creato uno script SQL contenente le insert per il ripristino dell’ente, inoltre saranno salvati i documenti e le immagini.




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5.4 Inserimento Utenti

Figura 143

L’inserimento degli utenti si articola in 2 passi. Il primo passo richiede di specificare l’URP al quale associare l’utente e l’identificativo SRTY dell’utente stesso:

I valori da indicare obbligatoriamente sono i seguenti:URP: URP che verrà associato all’utenteIdentificativo SRTY: identifica univocamente l’utente nel database SRTY. E’ necessario che il valore indicato coincida con il codice fiscale (formato da lettere maiuscole) dell’utente in corso di inserimento.Nel secondo passo si procede con il completamento delle informazioni:

Figura 144

È possibile scegliere un operatore tra quelli già esistenti, da associare al nuovo utente, oppure spuntando la checkbox “Crea operatore” è possibile creare un nuovo operatore da associare all’utente. Se si spunta la checkbox “Crea operatore” appaiono i campi per inserire le informazioni del nuovo operatore (vedi l’immagine seguente).




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Figura 145

5.5 Ricerca, modifica e cancellazione utenti

Figura 146

Il click sulla voce “Cerca/Modifica” del menu a sinistra accede ad una pagina in cui specificare l’URP nel quale effettuare la ricerca, ed eventualmente il cognome dell’utente.La ricerca può anche essere effettuata su tutti gli URP esistenti nel nodo, lasciando reimpostato il valore di default “Tutti” in corrispondenza della voce URP.Il risultato della ricerca è una lista di utenti appartenenti all’URP selezionato, o di tutti gli URP nel caso in cui non sia stato esplicitato alcun valore corrispondente alla voce URP, e che corrispondono ai parametri di ricerca specificati.Ogni singolo elemento della lista rappresenta un collegamento associato ad una pagina di dettaglio dell’utente prescelto con i pulsanti “Modifica” ed “Elimina”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina con i campi compilati e modificabili.Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione delle aree previa conferma da parte dell’operatore.È possibile anche visualizzare la lista di operatori organizzati per ente, dalla voce del menù a sinistra Utente -> lista operatori. Ciascun elemento della lista mostrata riporta ad un pagina di dettaglio.




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Figura 147

5.6 Inserimento Parametri ConfigurazioneL’unico parametro obbligatorio è la chiave. I parametri di configurazione sono da impostare facendo riferimento al documento Manuale d’installazione.

5.7 Ricerca, modifica e cancellazione parametri di configurazioneIl click sulla voce “Cerca/Modifica” del menu a sinistra accede ad una pagina che riporta la lista dei parametri di configurazione.Ogni singolo elemento della lista rappresenta un collegamento associato ad una pagina di dettaglio del parametro prescelto con i pulsanti “Modifica” ed “Elimina”.Il pulsante “Modifica” permette di accedere ad una pagina con i campi compilati e modificabili.Il pulsante “Elimina” permette la cancellazione del parametro previa conferma da parte dell’operatore.

5.8 Verifica EventiQuesta funzione permette di verificare il corretto funzionamento della comunicazione con la struttura di cooperazione applicativa e conoscere se esistono eventi in attesa di essere elaborati ed eventualmente gli eventi che all’ultimo tentativo di spedizione hanno generato errori.La situazione ottimale vede la coda completamente vuota ma è possibile che vi siano rallentamenti di varia natura e che l’elaborazione subisca momentanee sospensioni.




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Figura 148

In tali circostanze questa funzione presenta una pagina che mostra il numero degli eventi presenti ancora in coda, la data dell’evento più recente e quella dell’evento meno recente.

Figura 149

Nel caso in cui ci siano degli eventi in coda per i quali si sono verificati errori al momento dell’ultimo tentativo di invio viene riportata sotto al gruppo di informazioni della coda eventi il numero di eventi in errori e la lista degli eventi che si trovano in tale stato.




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La lista degli eventi in errore riporta le seguenti informazioni:Id evento: è l’id dell’evento per cui si è verificato l’erroreCodice urp: è il codice dell’ente che ha generato l’evento in erroreDescrizione: contiene la descrizione dell’errore generato ( nel tooltip è presente il messaggio completo )Data: è la data in cui l’evento è stato elaborato Ora: è l’ora in cui l’evento è stato elaborato

Figura 150

Selezionando il link associato ad una riga della lista è possibile visualizzare il dettaglio dell’errore. Nella pagina di dettaglio sono visualizzate le seguenti informazioni:Id evento: è l’id dell’evento per cui si è verificato l’erroreCodice urp: è il codice dell’ente che ha generato l’evento in erroreDescrizione: contiene la descrizione dell’errore generato Stack trace: cotiene lo strack trace relativo all’eccezione che ha generato l’erroreContenuto: è l’XML dell’evento




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Figura 151

La situazione di errore è comunque da considerarsi temporanea e quando l’evento in errore viene correttamente inviato l’errore associato viene rimosso ( non è prevista una funzione di storico degli errori ). Nel caso non si ripristini la condizione ottimale nell’arco di breve tempo, avvertire il personale sistemistico di riferimento.

5.9 Migrazione URP

La procedura della Rete degli URP consente di eseguire le funzionalità di importazione/esportazione dei dati di uno specifico URP presente nel Nodo.

Sono quindi accessibili all'utente abilitato le funzioni di eliminazione e di esportazione dei documenti censiti nella base dati per ogni specifico URP.Entrambe le operazioni richiedono una conferma da parte dell'utente che le ha attivate.

L' operazione di eliminazione, rimuove i documenti indicizzati nel motore di ricerca centralizzato. Questa operazione deve essere eseguita prima di richiedere l'esportazione dei documenti selezionando l'URP prescelto dalla lista proposta e cliccando sul pulsante “Elimina”.




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Figura 152

L'operazione di esportazione, esporta i documenti indicizzati nel motore di ricerca centralizzato e si esegue selezionando l'URP prescelto dalla lista proposta e cliccando sul pulsante “Esporta”.Questa operazione deve essere eseguita dopo aver richiesto l'eliminazione dei documenti.




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6 Amministrazione utenti SRTYL’accesso all’applicativo SRTY avviene indicando una specifica URL in un browser Internet e selezionando fra i profili attivi presentati quello di “Amministratore”.

6.1.1 Utenti amministratori di nodoLe competenze/abilità degli utenti amministratori nodo sono:Definizione di nuovi URPDefinizione di nuovi utenti associati agli URPGestione dei parametri di configurazione del nodo.Per definire utenti di questo tipo usando il modulo di amministrazione web di SRTY, eseguire le seguenti attività:selezionare la funzione “Ruoli & Deleghe Gestione certificati” ed inserire i valori “C”, “O” , “OU”, “CN” del certificato relativo all’utente che si vuole definire come “amministratore nodo”, prestando attenzione nello specificare nel campo “CN” solamente la porzione riguardante il codice fiscale

Figura 153

selezionare la funzione “Ruoli & Deleghe Gestione Ruoli” ed inserire, se non già esistente, il ruolo “Ruolo Amministratore Nodo”




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Figura 154

selezionare la funzione “Ruoli & Deleghe Gestione deleghe” selezionare il ruolo “Ruolo Amministratore Nodo” e associargli il certificato desiderato

Figura 155




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selezionare la funzione “Associazioni Ruolo-Profilo”, quindi scegliere nella lista dei servizi amministrabili “StruttureURP”, selezionare il Ruolo “Ruolo Amministratore Nodo” e associargli il profilo relativo “Amministratore nodo”.

Figura 156

6.1.2 Utenti amministratori di un URPLe competenze/abilità degli utenti amministratori di un URP sono:Gestione completa di tutte le funzionalità del back-officeModifica dati e abilità del singolo URPGestione tabelle di basePer definire utenti di questo tipo usando il modulo di amministrazione web di SRTY, eseguire le seguenti attività:selezionare la funzione “Ruoli & Deleghe Gestione certificati” inserire i valori “C”, “O” , “OU”, “CN” del certificato relativo all’utente che si vuole definire come “amministratore URP”, prestando attenzione nello specificare nel campo “CN” solamente la porzione riguardante il codice fiscaleselezionare la funzione “Ruoli & Deleghe Gestione Ruoli” inserire se non già esistente il ruolo “Ruolo Amministratore URP”selezionare la funzione “Ruoli & Deleghe Gestione deleghe” selezionare il ruolo “Ruolo Amministratore URP” e associargli il certificato desideratoselezionare la funzione “Associazioni Ruolo-Profilo” selezionare nella lista dei servizi amministrabili “StruttureURP”, selezionare il Ruolo “Ruolo Amministratore URP” e associargli il profilo relativo “Amministratore URP”.Le figura descrittive dei passi sono state omesse in quanto del tutto analoghe a quelle del paragrafo Utenti amministratori di nodo.Per completare la definizione di questo utente usare l’interfaccia di amministrazione del nodo della Rete degli URP integrando le informazioni del nuovo utente e abilitarlo alla gestione dell’URP che gli si vuole associare.




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6.1.3 Utenti addetti di back-officeLe competenze/abilità degli utenti di back-office sono:Gestione di tutte le funzionalità del back-office, escluse le tabelle di base presenti solo in modalità di consultazionePer definire utenti di questo tipo usando il modulo di amministrazione web di SRTY, eseguire le seguenti attività:selezionare la funzione “Ruoli & Deleghe Gestione certificati” inserire i valori “C”, “O” , “OU”, “CN” del certificato relativo all’utente che si vuole definire come “addetto di back-office”, prestando attenzione nello specificare nel campo “CN” solamente la porzione riguardante il codice fiscaleselezionare la funzione “Ruoli & Deleghe Gestione Ruoli” inserire se non già esistente il ruolo “Ruolo Addetto back-office”selezionare la funzione “Ruoli & Deleghe Gestione deleghe” selezionare il ruolo “Ruolo Addetto back-office” e associargli il certificato desideratoselezionare la funzione “Associazioni Ruolo-Profilo” selezionare nella lista dei servizi amministrabili “StruttureURP”, selezionare il Ruolo “Ruolo Addetto Back-office” e associargli il profilo relativo “Addetto back-office”.Le figura descrittive dei passi sono state omesse in quanto del tutto analoghe a quelle del paragrafo Utenti amministratori di nodo.Per completare la definizione di questo utente usare l’interfaccia di amministrazione del nodo della Rete degli URP integrando le informazioni del nuovo utente e abilitarlo alla gestione dell’URP che gli si vuole associare.




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7 GlossarioTerminologia ed acronimi utilizzati nel progetto2

Accesso Nella terminologia informatica, il termine accesso indica la disponibilità o la possibilità da parte di un programma o di un utente di utilizzare un insieme di dati

ASP Application server provider = Fornitore di servizi applicativiPrestatore di servizi che mette a disposizione soluzioni software

oppureApplication server providing = Fornitura di servizi applicativiModello di gestione di software grazie a cui determinati fornitori garantiscono agli utenti l’utilizzo di applicazioni e dei servizi correlati

Back-office Insieme delle funzioni dei Tools della Rete degli URP destinate ad essere usate dagli operatori dell’URP per la predisposizione delle informazioni da pubblicare su web

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la fase di programmazione e quella di beta testE-R Entity Relationship, indica un diagramma che evidenzia le correlazioni

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Gathering Sistema adottato dai moderni motori di ricerca per Internet che attraverso agenti provvedono ad indicizzare informazioni disposte su rete geografica (il Web)

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Information retrieval (IR) Sistema di archiviazione e indicizzazione di documenti digitaliIS Invocazione metodi mediante protocollo SOAP

2 Alcune descrizioni sono tratte dal Glossario della Società dell’informazione, a cura del Dipartimento di Informatica dell’Università di Pisa, pubblicato su http://www.e.toscana.it/webgrafia/soc_inf/glossario_si.pdf


http://www.e.toscana.it/webgrafia/soc_inf/glossario_si.pdf



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Java Virtual Machine Insieme di procedure e funzioni di controllo del browser che permettono l'esecuzione ed il controllo di un codice Java (linguaggio di programmazione orientato ad oggetti che permette di arricchire le pagine del Web con animazioni e altri effetti speciali)

Knowledge management Processo aziendale grazie al quale le conoscenze del singolo vengono rese disponibili a tutti gli altri colleghi ed integrate in un sistema informatico che le gestisce

NAL Nodi applicativi localiNodo Computer direttamente collegato a InternetOpen-source Sorgente aperto. La filosofia deIl'Open Source è quella di consentire la

modifica del codice sorgente che deve obbligatoriamente essere reso pubblico assieme alla libertà di modificarlo da parte di altri sviluppatori senza limiti di utilizzo. Il software rimane comunque coperto da copyright a tutela dell'autore

Pipeline Meccanismo di recupero ed esecuzione delle istruzioni, da parte del processore, per cui ad un dato momento più istruzioni a vari stadi vengono recuperate e decodificate contemporaneamente

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Pop-up Così viene chiamato il menu "mobile" al quale si ha accesso cliccando con il tasto destro del mouse

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codice generato da un linguaggio di programmazione più ampioSearch engine Sinonimo dei programmi usati per cercare informazioni in rete (vedi

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server Web. Questi programmi hanno la stessa funzione degli script CGI (protocollo che consente lo scambio di informazioni fra Server e Client Web)

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SIL Sistema Informativo LocaleSOAP Simple Object Access ProtocolSRTY Contrazione del termine inglese SecuRiTY, identifica il sistema di

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URL Uniform resource locator. Letteralmente identificatore uniforme di risorse. Metodo standard per comunicare con un server in rete e passargli indirizzi per raggiungere una pagina web o un insieme di comandi (ftp)

W.A. Web applicationWeb Service è un sistema software che supporta l’interoperabilità tra macchine in una

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